BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

DASAR KUALITI KV KPM

“ Pengurusan KVKPM beriltizam untuk mencapai kecemerlangan melalui perlaksa-
naan SPK MS ISO 9001:2015 dalam mengendalikan program latihan kemahiran
vokasional yang berkualiti untuk melahirkan modal insan yang holistik”

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Sistem pengurusan yang memandu dan mengawal sesebuah organisasi terhadap
kualiti produk /perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan

TUJUAN SPK

Membantu agensi awam/organisasi mewujudkan SPK yang cekap dan berkesan bagi
memastikan:
 Kualiti yang dihasilkan adalah konsisten
 Memenuhi kehendak pelanggan
 Mempunyai bukti dalam bentuk dokumentasi dan rekod
 Memastikan pelanggan mendapat kepuasan
 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan kerja

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 496

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

CARTA ORGANISASI PEMANDU DAN PEMILIK PROSES
SPK TAHUN 2020

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 497

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

CARTA ORGANISASI PEMEGANG DOKUMEN SPK KV
KPM 2020

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 498

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

INDEKS PEMEGANG DOKUMEN SPK KV KPM 2020

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 499

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

SKOP TUGAS JK PEMANDU SPK KV MATANG
SISTEM PENGURUSAN KUALITI TAHUN 2020

BIL. PORTFOLIO DESKRIPSI TUGAS PEGAWAI

1. Pengerusi • Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa PENGARAH KV MA-
(Wakil Pengurusan) Pemandu SPK KV Matang. TANG

Timbalan Pengerusi 1 • Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan (TN. HJ. SAHRAN BIN
& • Melaporkan prestasi pelaksanaan SPK HJ. AMIN)

2. Timbalan Pengerusi 2 kepada pengurusan atasan semasa TIMB. PENGARAH
Mesyuarat Pengurusan BPTV (jika perlu) AKADEMIK
( Timbalan Wakil •
Pengurusan) (PN. DISIN NYAOM)
• Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa TIMB. PENGARAH
3. Pengurus Kualiti Pemandu SPK KV Matang semasa ketiadaan SOKONGAN AKADE-
pengerusi
4. Penyelaras SPK MIK
• Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan (EN. SPENCER MI-

ketika ketiadaannya CHAEL)
• Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem
KETUA JAMINAN
pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan KUALITI
semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan
• (TN. HJ. EDERIN BIN
AMID)
• Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa
Pemandu SPK KV Matang semasa ketiadaan EN. ABANG ABDUL
pengerusi /timbalan pengerusi MALIK HJ. YUSUF

• Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem

pengurusan kualiti kepada Wakil Pengurusan
• Membantu JK SPK khususnya Pengurus Lati-

han dalam mendapatkan latihan / kursus
berkaitan SPK kepada JK SPK dan warga KV
Matang.
• Menjalankan tugas-tugas Pengurus Kualiti
• Memantau keseluruhan perjalanan SPK di
peringkat Kolej.

1. Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem
pengurusan kualiti kepada Pengurus Kualiti

2. Menyelaras program / aktiviti / agihan skop
tugas Jawatankuasa Pemandu SPK KV Ma-
tang.

3. Menyediakan Carta Gantt Perancangan
Perlaksanaan SPK KV Matang

Menyampaikan maklumat kepada ahli organisasi
sebagai latihan dan rujukan berkaitan SPK

Menjalankan tugas sebagai pegawai penghubung
dengan agensi-agensi lain bagi program
peningkatan kualiti

Menjalankan tugas-tugas Penyelaras SPK dengan
membimbing tugas-tugas JK SPK yang lain.

Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa
Pemandu SPK KV Matang semasa ketiadaan
pengerusi/timbalan pengerusi/pengurus kualiti

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 500

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

SKOP TUGAS JK PEMANDU SPK KV MATANG
SISTEM PENGURUSAN KUALITI TAHUN 2020

5. Setiausaha SPK 1 • Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa PN. KASSEY BINTI SEBLI
6. Setiausaha SPK 2 Pemandu SPK KV Matang dan berhubung
7. Pengurus Dokumen dengan Pengurus Tugas Khas berkaitan penye- CIK ZAHHIRAH BINTI
diaan tempat taklimat & mesyuarat SPK. SAPUAN

• Menyediakan dokumen awal (fail) Prosedur CIK NURUL ATHIRAH
BINTI RUSLI (K)
Kualiti kepada semua pemilik proses SPK KV
Matang serta pihak yang terlibat. CIK FARAH WAHIDA
• Mencatat minit mesyuarat JK SPK KV Matang BINTI MOHAMAD ZI-
• Memantau pengurusan jabatan berjalan
mengikut Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) NIN
• Menasihatkan Penyelaras dan Wakil
Pengurusan berkaitan SPK yang diamalkan di 501
jabatan

• Memastikan semua keputusan mesyuarat

diambil tindakan
• Membuat laporan perlaksanaan SPK
• MS ISO 9001:2015 KV Matang
• Menyampaikan maklumat sebagai latihan dan

rujukan berkaitan SPK
•

• Menyediakan surat lantikan JK Pemandu SPK
KV Matang dan Pemilik Proses/Penyelia Doku-
men SPK / ISO

• Memantau pindaan (edit) dokumen kualiti yang

terkini daripada Pengurus Dokumen selepas
proses penambahbaikan diambil
• Membantu tugas-tugas Setiausaha 1
• Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat dan
taklimat JK SPK.
• Mencatat minit mesyuarat JK Pemandu SPK
• Merakam, merekod, menyimpan bahan dan
maklumat bagi tujuan dokumentasi

• Menyediakan Carta Organisasi JK SPK KV Ma-

tang
•

• Memastikan semua dokumen kualiti dikawal dan
disenggara mengikut prosedur Kawalan
Dokumen yang diwujudkan

• Mengurus pindaan (edit) selepas proses penam-
bahbaikan dan pengedaran dokumen kualiti

• Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti
• Menyediakan dokumen hardcopy & softcopy

serta memfailkan dokumen Manual Kualiti.
• Menyebarluas dokumen SPK kepada pemilik

proses dan pihak terlibat.
• Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan

audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (survillance) sekiranya berlaku
ketidakpatuhan dalam kawalan dokumen
•

Enter With Low Skills, Leave With High Skills

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

SKOP TUGAS JK PEMANDU SPK KV MATANG
SISTEM PENGURUSAN KUALITI TAHUN 2020

8. Pengurus Rekod • Mendaftar senarai rekod fail kualiti bagi semua CIK CASSIPIA ANAK
Prosedur Dokumen SPK KV Matang. PUGGY (K)

• Memastikan semua rekod kualiti (Fail Prosedur PN. IZREEN IZRENA BT
Kualiti) dikawal dan disenggara mengikut BUJANG
prosedur Kawalan Rekod yang diwujudkan.

• Merancang dan melaksanakan program
• penambahbaikan dalam pengurusan

rekod.

• Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan
audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (survillance) sekiranya berlaku
ketidakpatuhan dalam kawalan rekod

•

• Menjalankan tugas Ketua Juruaudit Dalaman PN. NORAZIRA BINTI
SELAMAT (K)
SPK KV Matang
• Menyediakan takwim / perancangan audit

dalaman

• Memantau dan memastikan proses audit

dalaman yang dijalankan memenuhi kehendak PN. NURUL KHAIRIN
SPK BINTI SARIPIN

Juruaudit Dalaman SPK / • Menyelaras taklimat / latihan Juruaudit Dalaman
bersama Pengurus Latihan
9. ISO • Menyediakan laporan dapatan audit dalaman

untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan
atasan

• Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan
audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (survillance) sekiranya berlaku
ketidakpatuhan dalam pengurusan audit dalaman
SPK / MS ISO 9001:2015

•

• Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan kursus FATIN NAJIHAH BINTI
audit / aktiviti latihan / kursus kesedaran ABU BAKAR (K)
(awareness) bagi memupuk budaya SPK / ISO
kepada semua warga kerja organisasi KV Ma-
tang

10. Pengurus Latihan • Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari EN. MOHD ALIFF
semasa ke semasa bagi mengukuhkan sistem AKHBAR BIN MADINI
ISO; dan

• Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja
diberikan latihan pengurusan ISO untuk kompe-
tensi staf

• Menyampaikan maklumat sebagai latihan dan
rujukan berkaitan ISO KV Matang

• Berhubung dengan Pengurus Kualiti (KJK),
Penyelaras SPK, Penyelaras ULKS dan TPA
berkaitan latihan yang diperlukan oleh JK SPK
dan warga kerja organisasi KV Matang.

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 502

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

SKOP TUGAS JK PEMANDU SPK KV MATANG
SISTEM PENGURUSAN KUALITI TAHUN 2020

• Mengambil tindakan ke atas aduan dan maklum
balas pelanggan
EN. ZAIDEN BIN ZULKIPLI (K)
• Melaporkan status aduan dan maklum balas

• pelanggan kepada pihak pengurusan atasan

• Merancang dan menyediakan kertas

11. Pengurus Aduan & • cadangan untuk meningkatkan kualiti khidmat
Maklum Balas pelanggan

• Memantau dan memastikan kemudahan-

• kemudahan yang disediakan untuk

• pelanggan diselenggara dengan baik

• Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan
audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (survillance) sekiranya berlaku
ketidakpatuhan dalam pengurusan aduan dan
maklum balas pelanggan

• Menjadi urus setia dan penyelaras program- EN. MOHAMAD ZARIF
program khas kualiti MUAZ BIN ROSLAM (K)

• Menjalankan tugas sebagai pegawai
penghubung dengan agensi-agensi lain bagi
program peningkatan kualiti

Pengurus Penam- • Membantu tugas-tugas Wakil Pengurusan, EN. WAN MOHD. AFIS BIN
12. bahbaikan Kualiti & Pengurus Kualiti dan Penyelaras SPK WAN ALI

Tugas Khas • Mengurus dan mengemaskini papan notis ISO
KVMAT dengan carta organisasi dan maklumat
berkaitan ISO.

• Mengambil gambar-gambar berkaitan taklimat,
mesyuarat, aktiviti SPK KV Matang

• Membantu Setiausaha SPK dalam peyediaan
tempat taklimat, mesyuarat dan aktiviti SPK KV
Matang.

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 503

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

SKOP TUGAS JK PEMANDU SPK KV MATANG
SISTEM PENGURUSAN KUALITI TAHUN 2020

• Melaksanakan arahan Prosedur Kualiti (PK) 1. TPA
SPK KV Matang seperti yang telah ditetapkan.
• 2. TPSA
Menjalankan tugas menyemak, membuat 3. KJK
penambahbaikan terhadap Prosedur Kualiti bagi
proses kerja. 4. PENYELARAS SPK

• Memahami PK, mencetak borang-borang mengi- 5. SETIAUSAHA 1 SPK
kut keperluan, mengedar borang dan memasti-
kan ahli organisasi melaksanakan arahan PK 6. KETUA PEGAWAI SE-
selaras kepatuhan terhadap SPK KV Matang,
MAKAN

• Merekod dokumen sebagai simpanan dan ru- 7. KJPU

jukan pihak JK Audit. 8. KJPP

• Melaporkan penambahbaikan (jika ada) kepada 9. KU HEM
Setiausaha & Pengurus Dokumen berkaitan
Pemegang Dokumen / Prosedur Kualiti untuk diambil tindakan pembet- 10. KU PA
Pemilik Proses PK
13. ulan mengikut ketetapan dan kelulusan dalam 11. PENYELARAS ULKS

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) 12. PENYELARAS PTA
• Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan
audit dalam, audit pematuhan dan audit 13. PENYELARAS
pengawasan (survillance) sekiranya berlaku 14. PENCERAPAN

ketidakpatuhan dalam pengurusan audit 15. SU KURIKULUM
dalaman SPK / MS ISO 9001:2015
• 16. KUPLI
17. PENYELARAS JADUAL

WAKTU

18. PENYELARAS JPP

19. PEN.PENYELARAS JPP

20. SU MQA

21. KU PK

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 504

LAPORAN TAHUNAN 2020 BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

CARTA GANTT PERLAKSANAAN SPK KV MATANG TAHUN 2020

Enter With Low Skills, Leave With High Skills

505

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

LAPORAN AKTIVITI

Bil. AKTIVITI LAMPIRAN

1 MESYUARAT SPK BIL
1/2020

Semua pemandu dan pem-
ilik proses terlibat dengan
mesyuarat SPK kali per-
tama tahun 2020

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 506

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

LAPORAN AKTIVITI

Bil. AKTIVITI LAMPIRAN

2 PERJUMPAAN DALAMAN
PEMANDU SPK DAN
PENYUSUNAN DOKUMEN

Perbincangan berkaitan
dokumen dan rekod bersa-
ma AJK Dokumen: Cik Nur
Athirah dan Cik Farah Wa-
hida dan AJK Rekod: Cik
Cassipia.

AJK Dokumen membuat
penyediaan dan susunan
fail dokumen untuk setiap
pemegang pemilik proses.

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 507

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

LAPORAN AKTIVITI

Bil. AKTIVITI LAMPIRAN

3 PENYERAHAN FAIL
DOKUMEN KEPADA
PEMILIK PROSES

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 508

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

LAPORAN AKTIVITI

Bil. AKTIVITI LAMPIRAN

3 PENYERAHAN FAIL
DOKUMEN KEPADA
PEMILIK PROSES

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 509

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

LAPORAN AKTIVITI

Bil. AKTIVITI LAMPIRAN

3 PENYERAHAN FAIL
DOKUMEN KEPADA
PEMILIK PROSES

Enter With Low Skills, Leave With High Skills 510

BUKU LAPORAN TAHUNAN KOLEJ VOKASIONAL MATANG 2020

LAPORAN TAHUNAN 2020
SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

PENUTUP

Pelbagai aktiviti yang dirancang pada tahun 2020 adalah bagi meningkatkan lagi kualiti
perlaksanaan dan sebarluas dokumen sistem pengurusan kualiti. Namun kekangan masa
disebabkan pandemic Covid-19 telah menyebabkan banyak aktiviti yang dirancang tidak
dapat dilaksanakan dengan sempurna. Walau bagaimanapun, sistem pengurusan kualiti tetap
berjalan seperti biasa oleh pemegang pemilik proses dengan perlaksanaan dan sebarluas SPK.
Diharap tahun 2021 nanti aktiviti-aktiviti berkaitan dapat dilaksanakan dengan lebih baik dan
teratur.

Laporan disediakan oleh:

…………………………………… ………………………………………..
(KASSEY BINTI SEBLI) (ZAHHIRAH BINTI SAPUAN)
SETIAUSAHA 1 SETIAUSAHA 2
SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI
KV MATANG, SARAWAK KV MATANG, SARAWAK

Laporan disahkan oleh:

…………………………………………………… 511
(Ts ABANG ABDUL MALIK BIN HJ YUSUF)
PENYELARAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI
KV MATANG, SARAWAK

Enter With Low Skills, Leave With High Skills