FAIL KUASA PSS 2022

FAIL KUASA
PUSAT SUMBER SEKOLAH (PSS)
SK SUNGAI BULOH, SELANGAU

YBB 3409

1

BAB 1

PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA
PUSAT SUMBER SEKOLAH

2

BAB 1
PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA

PUSAT SUMBER SEKOLAH

1. DEFINISI

Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam
pengurusan dan pentadbiran sesebuah Pusat sumber Sekolah (PSS). Fail Kuasa merupakan
rekod penting tentang dasar/ polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-
satu prosedur PSS.

Anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan “Rancangan Pemngunan
PSS (Blue Print)” adalah salah. Blue Print adalah sebahagian daripada Fail Kuasa. Dengan
itu segala perkhidmatan, program dan aktiviti yang dirancangkan dapat dilaksanakan
mengikut landasan yang ditetapkan dalam Fail Kuasa.

Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang diambil
tentang satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa harus dirangka secara kolektif oleh guru-guru
PSS dan perlu diubah suai dari masa ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan.

2. TUJUAN MENYEDIAKAN FAIL KUASA PSS

Fail Kuasa disediakan dengan tujuan:

a. Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru
Perpustakaan dan Media Sekolah

b. Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail
Kuasa yang disediakan

c. Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan ahli jawatankuasa
dan kakitangan PSS

d. Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam
pengurusan dan pentadbiran PSS

Terdapat 15 bab dalam sesuatu Fail Kuasa. Fail Kuasa lazimnya disimpan dalam bentuk
‘ring-file’ supaya sesuatu keputusan / pindaan dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan
isi asal sekiranya terdapat apa-apa perubahan / pindaan. Fail Kuasa yang lengkap
mempunyai tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur itu. Ini memudahkan kita Mengenalpasti
prosedur mana yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula. Biasanya
penyemakan semula Fail Kuasa dilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan.

3. PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KUASA PSS

Guru Perpustakaan dan Media Sekolah harus bertanggungjawab merangka isi kandungan
sesebuah Fail Kuasa sebelum ia dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS. Ini adalah
kerana salah satu fungsi utama jawatankuasa tersebut adalah menentukan dasar / polisi
mengenai peraturan, perlantikan jawatankuasa kerja, pemerolehan bahan dan sebagainya.
Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarat barulah Fail Kuasa berkenaan
dikuatkuasakan sepenuhnya (sila rujuk Lampiran A – Borang Penguatkuasa Fail Kuasa
Mengikut Bab)

3

4. KANDUNGAN FAIL KUASA PSS

A. Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa:
Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan seperti
berikut:

a. muka surat judul
b. pengenalan kepada Fail Kuasa
c. isi kandungan Fail Kuasa
d. kandungan dan pindaan mengikut bab

B. Susunan kandungan Fail Kuasa
Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut:

a. Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama
b. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan
c. Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan
d. Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab

berkenaan mengikut bilangan pindaan (sila rujuk Lampiran B)

5. PERINCIAN ISI KANDUNGAN DALAM FAIL KUASA PSS

Bab 1 : Pengenalan Kepada Fail Kuasa Pusat Sumber Sekolah
1.1 Pendahuluan
1.2 Tujuan
1.3 Isi kandungan
1.4 Prosedur pindaan

Bab 2 : Maklumat Pusat Sumber Sekolah
2.1 Sejarah penubuhan PSS
2.2 Lokasi PSS (pelan)
2.3 Visi PSS
2.4 Misi PSS
2.5 Piagam PSS
2.6 Matlamat PSS
2.7 Objektif PSS
2.8 Fungsi & peranan PSS

Bab 3 : Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah
3.1 Jawatankuasa Induk PSS

a. Struktur Organisasi
b. Senarai tugas
3.2 Jawatankuasa Kerja PSS
a. Struktur organisasi
b. Senarai tugas

4

Bab 4 : Pengawas Pusat Sumber Sekolah
4.1 Badan Pengawas PSS (struktur organisasi)
Bab 5 : 4.2 Prosedur pemilihan Pengawas PSS:
Bab 6 :
a. Kriteria pemilihan
Bab 7 : b. Pakaian seragam
Bab 8 : c. Kehadiran
Bab 9 : d. Senarai tugas
e. Senarai semak
f. Borang kebenaran
g. Surat perlantikan
4.3 Sistem Merit Pengawas PSS

Peraturan Pusat Sumber Sekolah
5.1 Peraturan Am
5.2 Peraturan Khusus
5.3 Peraturan Penggunaan alat / Ruang (Bilik)
5.4 Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan / Alat

Pengurusan & Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah
6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS
6.2 Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman & Pemulangan
6.3 Rancangan Tahunan PSS
6.4 Laporan PSS (bulanan & tahunan)
6.5 Manual Prosedur Kerja (MPK)
6.6 Fail Meja (FM)
6.7 Rancangan Pembangunan PSS
6.8 Dokumentasi

Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah
7.1 Dasar pemilihan buku & bukan buku
7.2 Prosedur pemilihan koleksi buku dan bukan buku (jenis,

nisbah, bahasa dan sebagainya)
7.3 Proses pemilihan dan pemerolehan bahan / alat
7.4 Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS

Kewangan Pusat Sumber Sekolah
8.1 Prosedur Kewangan
8.2 Punca Kewangan
8.3 Anggaran Perbelanjaan
8.4 Laporan Kewangan

Organisasi Bahan Pusat Sumber Sekolah
9.1 Sistem Pengelasan
9.2 Proses Teknik
9.3 Pengkatalogan
9.4 Lokasi Bahan
9.5 Penyusunan Bahan

5

Bab 10: Aktiviti Pusat Sumber Sekolah
10.1 Mesyuarat / Taklimat
Bab 11: 10.2 Kursus / Bengkel
10.3 Pertandingan
Bab 12: 10.4 Program Perkembangan Staff
Bab 13: 10.5 Program Orientasi PSS
10.6 Lawatan
10.7 Gotong Royong
10.8 Pameran
10.9 Minggu PSS
10.10 Promosi PSS
10.11 Program Panitia Mata Pelajaran
10.12 Aktiviti Galak Guna PSS

Stok dan Inventori Pusat Sumber Sekolah
11.1 Pengurusan Harta Modal (Kew 312)
11.2 Penyenggaraan Harta Modal (Kew 312A)
11.3 Daftar Inventori (Kew 313)
11.4 Daftar Bekalan Pejabat (Kew 314)
11.5 Rekod Perolehan Bahan Buku
11.6 Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku
11.7 Rekod Perolehan Akhbar
11.8 Rekod Perolehan Majalah
11.9 Semakan Stok (buku, bahan bukan buku, perabut dan

peralatan)
11.10 Pelupusan
11.11 Hapuskira
11.12 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315)

Sirkulasi / Edaran Bahan Pusat Sumber Sekolah
12.1 Sistem sirkulasi
12.2 Keahlian
12.3 Pinjaman berkelompok

Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah
13.1 Jenis-jenis perkhidmatan:

a. Peminjaman buku
b. Peminjaman buku rujukan
c. Peminjaman berkelompok
d. Peminjaman bahan bukan buku
e. Peminjaman peralatan
f. Peminjaman pihak luar
g. Reprografi
h. Bank soalan
i. Rakam salin
j. Sebaran maklumat
k. Rekreasi
l. Khidmat nasihat dan bimbingan
m. Pameran

6

Bab 14: n. Promosi dan sebagainya
13.2 Waktu perkhidmatan:

a. satu masa khas setiap kelas
b. waktu rehat
c. waktu tengahari
d. waktu petang
e. hari Sabtu
f. cuti sekolah
g. jadual waktu Guru Perpustakaan dan Media Sekolah

Automasi Pusat Sumber Sekolah
14.1 Sistem yang digunakan
14.2 Sistem keselamatan
14.3 Menu utama
14.4 ‘Output’
14.5 Prosedur memasukkan data
14.6 ‘Bar code’
14.7 Rangkaian networking
14.8 Laporan ( Bahagian ini ditentukan sendiri mengikut sekolah

masing- masing)

Bab 15: Program Bacaan (NILAM)

15.1 Konsep Program NILAM:
a. Latar belakang
b. Rasional
c. Asas pertimbangan
d. Pendekatan
e. Model Program NILAM
f. Tahap Program NILAM (Jauhari & Rakan Pembaca)
g. Sistem ganjaran

15.2 Strategi pelaksanaan Program NILAM:
a. pengenalan
b. pelaksanaan
c. bahan
d. peranan
e. pengumpulan data
f. contoh-contoh rekod bacaan

6. PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FAIL KUASA PSS

Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu pindaan atau
perubahan dalam Fail Kuasa. Guru Perpustakaan dan Media Sekolah akan merangka
pindaan / tambahan dan membentangkannya dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS
untuk mendapatkan kelulusan. Selepas itu, barulah pindaan / tambahan tersebut akan
dikuatkuasa sepenuhnya.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS:

7

i. Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan / tambahan
ii. Guru Perpustakaan dan Media sekolah perlu menyediakan draf pindaan /

tambahan berkenaan
iii. Draf pindaan / tambahan tersebut hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat

Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan.
iv. Selepas mendapat kelulusan, Guru Perpustakaan dan Media Sekolah

hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan
mendapatkan tandatangan untuk pengesahan (Pengetua/Guru Besar)
v. Tarikh berkuatkuasa pindaan tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh
mesyuarat)

8

Lampiran A

KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI DALAM
MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI PERTAMA YANG TELAH
DIADAKAN PADA 25.01.2022

Disediakan oleh; Disahkan oleh;

…………………………………………. ………………………………………….
() ()
Cop: Cop:

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA GURU BESAR :
TARIKH : 30.01.2022 TARIKH : 30.01.2022

9

BORANG PINDAAN DASAR / POLISI FAIL KUASA PSS

Pindaan : Bil 1 Tahun : 2022

BAB 3 : Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah 2021

BAB 4 : Pengawas Pusat Sumber Sekolah 2021

Ceraian Perkara Tarikh Tarikh

Bab Dikuatkuasa Dimansuh

DASAR / POLISI ASAL

Bab 3 Jawatankuasa Pentadbiran Pusat 30.01.2021 25.01.2022

Sumber Sekolah 2021

Bab 4 Pengawas Pusat Sumber Sekolah 30.1.2022 25.01.2022

PINDAAN / TAMBAHAN DASAR / POLISI

Bab 3 Pelantikan Ahli Jawatankuasa PSS 25.01.2022
yang baharu bagi sesi 2022

Bab 4 Pelantikan Pengawas Pusat
Sumber Sekolah yang baharu bagi 25.01.2022
sesi 2022

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT
JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH BIL 1/2022 YANG TELAH
DIADAKAN PADA : 25.01.2022

Disediakan oleh; Disahkan oleh;

…………………………………………. ………………………………………….
() ()
Cop: Cop:

10

BAB 2

Maklumat Pusat Sumber Sekolah

11

BAB 2
MAKLUMAT PUSAT SUMBER SEKOLAH

1. DEFINISI PSS

i. Sebuah organisasi yang menggabungjalinkan bahan cetak dan bukan cetak
dalam satu pengurusan yang dipusatkan

ii. Pengurusan yang dijalankan mengikut sistem dan teratur dapat memberi
perkhidmatan kepada proses pengajaran dan pembelajaran dengan lebih
berkesan

iii. Hasil gabungjalin pengurusan adalah usahasama guru dan pelajar, bahan
dan Kemahiran akan dapat mempertingkatkan prestasi pengajaran dan
pembelajaran

2. SEJARAH PENUBUHAN PSS SK SUNGAI BULOH

PSS SK Sungai Buloh, Selangau berkembang selari dengan perkembangan sekolah
ini. Pada masa itu PSS hanyalah dikenali sebagai khutub khanah yang menempatkan bahan
bacaan sahaja. Pusat Sumber sekolah ini ditubuhkan pada tahun 1960. Selepas
berkembangnya sistem pendidikan, istilah khutub khanah bertukar kepada perpustakaan
dengan mengekalkan fungsinya koleksi bahan bacaan dan memberi perkhidmatan pinjaman
kepada pelajar-pelajar.

Perpustakaan SK Sungai Buloh pada asalnya ditempatkan di bahagian bawah
Dewan Makan Asrama SK Sungai Buloh. Namun banjir besar pada 2015 telah menyebabkan
banyak buku yang rosak dan rak-rak buku telah dialihkan ke bahagian atas Dewan Makan.
Namun demikian, ancaman banjir masih tidak dapat diselesaikan. Pada Januari 2019, rak-
rak buku telah dialihkan ke Makmal Komputer sekolah untuk mengelak daripada kejadian
banjir yang akan merosakkan lebih banyak buku.

Bagi memudahkan PdPc, sebahagian daripada buku cerita dan kamus ditempatkan
di rak bacaan di dalam kelas dan juga bilik guru. Namun banjir terburuk dalam sejarah
sekolah pada 2021 telah memusnahkan 90% daripada buku yang ditempatkan di bilik guru
dan kelas. Pada pertengahan tahun 2021, AJK Induk telah bersetuju untuk tidak lagi
menyimpan buku dalam bilik darjah dan bilik guru sebaliknya semua disimpan di dalam
Makmal Komputer yang menjadi bilik tumpangan sementara sehingga PSS mempunyai
bangunan atau bilik sendiri suatu hari kelak.

Pada 2020, perkataan perpustakaan juga tidak lagi digunakan dan telah ditukarkan
kepada Pusat Sumber Sekolah (PSS). Ini bermakna PSS SK Sungai Buloh, Selangau
mempunyai peranan yang lebih besar sebagai nadi pembangunan P & P di sekolah ini. Unit-
unit di bawah kawalan PSS telah diwujudkan termasuklah Unit Perpustakaan, Unit Bahan
Bantu Belajar, Unit Multimedia, Unit Bilik Tayangan dan sebagainya. Selaras dengan

12

kehendak pembelajaran masa kini. Ini membolehkan PSS sekolah ini berkembang dari segi
fizikal dan bersesuaian dengan peranannya sebagai nadi ilmu.
3. LOKASI PSS (PELAN)
Pada keseluruhannya PSS Sungai Buloh, Selangau mempunyai bilik-bilik dan ruang-ruang
seperti berikut:

i. Bilik Perpustakaan
Bilik ini mengandungi:
 ruang bacaan
 ruang rujukan
 ruang kaunter
 Sudut guru
 ruang pameran
 ruang pembelajaran kendiri
 unit kerja
 ruang aktiviti
 ruang tayangan
 Sudut Mini Muzium

ii. Bilik Bahan Bantu Belajar
Bilik ini mengandungi:
 ruang kaunter edaran
 ruang alatan & bahan

iii. Lokasi PSS
Dari segi lokasinya PSS ini adalah dianggap sesuai kerana Unit Perpustakaan
dan Bilik Tayangan terletak di tempat yang senang dikunjungi oleh murid-
murid.

13

4. VISI PSS

i. Mewujudkan PSS yang lengkap dengan pelbagai kemudahan, perkhidmatan
dan pengisihan ruang agar semua murid khususnya dapat menguasai
Kemahiran berfikir di samping membantu guru-guru mencari maklumat.

ii. Mengekalkan prasarana menuju ke arah penggunaan komputer dan internet.
Melahirkan insan yang berilmu pengetahuan dalam pelbagai bidang.
Menjadikan Pusat Sumber Sekolah yang terbaik di daerah Selangau dan
seterusnya di peringkat negeri Sarawak.

5. MISI PSS

i. Memberikan pengajaran dan pembelajaran yang terbaik kepada semua
lapisan murid seiiring dengan kehendak Falsafah Pendidikan Negara.

ii. Membentuk generasi sekolah sebagai sebuah generasi yang berilmu
pengetahuan luas dalam pelbagai bidang selaras dengan era multimedia.

6. PIAGAM PSS

i. Membantu meningkatkan taraf murid-murid di sekolah ini.
ii. Mengintegrasikan penggunaan PSS dalam kurikulum
iii. Membantu murid-murid kearah kecemerlangan akademik dan intelek
iv. Membentuk generasi yang gemar membaca dan menimba ilmu pengetahuan

dari sekolah rendah
v. Menyediakan pelbagai perkhidmatan dan Kemahiran maklumat kepada para

pelajar dan guru

7. MATLAMAT PSS
Bersesuaian dengan konsep PSS, PSS telah ditubuhkan dengan matlamat amnya
seperti berikut:

i. Untuk menyokong Falsafah Pendidikan Negara, iaitu:

“………………Sebagai satu usaha berterusan ke arah perkembangan potensi
individu secara menyeluruh dan seimbang dari segi intelek, rohani, emosi dan
jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini
adalah melahirkan Malaysia yang berilmu pengetahuan, berakhlak mulia,
bertangung jawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta
memberi sumbangan terhadap keharmonian masyarakat dan negara”.

ii. Untuk mempertingkatkan lagi mutu pengajaran dan pembelajaran bagi
melahirkan pendidikan bermutu

iii. Melahirkan tabiat belajar dan kegembiraan menggunakan alat dan bahan
pengajaran di kalangan murid-murid dan guru

iv. Mewujudkan satu sistem pengurusan yang digabungjalinkan di antara bahan
cetak dan bukan cetak

14

v. Memupuk lagi daya pemikiran murid-murid secara kreatif dan inovatif

vi. Menggalakkan murid-murid dengan daya inisiatif sendiri membuat kerja-kerja
projek dengan menggunakan sumber pelajaran yang ada di PSS

vii. Membantu mencapai prestasi yang cemerlang dalam peperiksaan bulanan,
penggal dan PMR dan SPM

8. OBJEKTIF PSS

i. Membantu meningkatkan keberkesanan proses pengajaran dan
pembelajaran

ii. Menggalakkan guru dan pelajar menggunakan berbagai kaedah dan media,
kemudahan perkhidmatan pengajaran dan Pembelajaran supaya tidak terikat
atau bergantung hanya kepada buku teks dan kapur sahaja

iii. Menggalakkan pertumbuhan tabiat ingin tahu (inkuiri) supaya dapat
menjalankan aktiviti belajar sendiri dengan menggunakan pelbagai media
sesuai dengan minatnya

iv. Dapat menyediakan dan membantu guru dan murid dalam usaha
menghasilkan, mengguna dan menilai berbagai alat dan bahan pengajaran
dan pembelajaran

v. Mengadakan kemudahan dan perkhidmatan yang munasabah untuk memberi
peluang dan memenuhi keperluan-keperluan setiap individu murid dan guru
yang berbeza-beza.

9. FUNGSI DAN PERANAN PSS

i. Sebagai pusat untuk mengurus, memperoleh, menghasilkan dan
menyebarkan sumber maklumat

ii. Sebagai pusat yang memberi perkhidmatan menyediakan bahan-bahan
pengajaran dan pembelajaran di sekolah

iii. Sebuah organisasi bank sumber, sumber kemahiran, kepakaran bahan-
bahan, mudah dicari dan digunakan dalam melaksanakan aktiviti pengajaran
dan pembelajaran di sekolah

iv. Mengenalpasti sumber yang dipunyai, sumber manusia dan bukan manusia
yang diperlukan dalam memenuhi kehendak kurikulum dan kokurikulum
sekolah

v. Dapat menyediakan panduan, memberi galakan kepada guru dan murid untuk
mencari, memilih, menghasilkan dan menggunakan media yang sesuai untuk
dirinya

15

vi. Dapat menilai bahan sumber yang baru dan kemas kini dari segi
kesesuaiannya untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran semasa

16

BAB 3

Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah

17

BAB 3
JAWATANKUASA PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH
1. PENGENALAN
Organisasi Pusat Sumber Sekolah (PSS) merupakan unsur asas dan terpenting yang perlu
diberi perhatian dalam aspek pengurusan dan pentadbiran sesuatu PSS. Organisasi sesuatu
PSS memainkan peranan yang amat penting dalam menentukan keberkesanan pengurusan
dan pentadbiran PSS. Dua bentuk jawatankuasa diwujudkan dalam organisasi PSS, iaitu
Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kerja. Kedua-dua jawatankuasa tersebut
mempunyai peranan, tanggungjawab dan senarai tugas masing-masing dalam menentukan
pengurusan dan perkhidmatan di PSS berjalan lancar.
Jawatankuasa Induk PSS memainkan peranan sebagai jawatankuasa utama dalam
menetapkan dasar-dasar atau polisi-polisi, peraturan, perancangan dan sebagainya bagi
sesuatu PSS. Biasanya jawatankuasa ini akan bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga kali
setahun, iaitu awal, pertengahan dan akhir tahun. Manakala Jawatankuasa Kerja pula, akan
melaksanakan dasar-dasar atau polisi-polisi, peraturan, perancangan dan sebagainya yang
telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Induk PSS. Pada lazimnya jawatankuasa ini
mengadakan mesyuarat mengikut keperluan dan kehendak ahli jawatankuasa berkenaan.
Nota ini merupakan satu panduan yang boleh dijadikan sebagai rujukan untuk
mengurus dan mentadbir sesebuah PSS dengan cekap, tersusun dan sistematik. Organisasi
PSS perlu disusun dengan teratur supaya perkhidmatan yang diberikan lebih berkualiti dan
dapat memenuhi keperluan pengguna.

2. JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH

18

ii. Bidang Tugas, Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Induk PSS
a. Merancang peranan, kepentingan dan perkembangan PSS

b. Menentukan segala hal yang berkaitan dengan kemudahan fizikal,
koleksi dan aktiviti PSS

c. Mengadakan mesyuarat AJK Induk PSS sekurang-kurangnya 3 kali
setahun, iaitu awal tahun, pertengahan tahun dan akhir tahun

d. Berbincang dasar pemilihan bagi menambahkan koleksi bahan-bahan
PSS

e. Menentukan dasar dan membuat cadangan-cadangan pembelian,
pemilihan dan pembelian bahan

f. Menguruskan penggunaan PSS seperti menentukan jadual
penggunaan PSS dan sebagainya

g. Menentukan peraturan-peraturan PSS
h. Menentukan dasar atau polisi mengenai pengurusan dan pentadbiran

PSS

i. Meluluskan pindaan polisi atau dasar PSS dalam fail kuasa PSS
j. Merancang program untuk mendapatkan sumbangan pelbagai bentuk

bagi menambahkan koleksi PSS
k. Merancang dan merangka strategi untuk mendapatkan sumber-

sumber kewangan bagi menambahkan tabungan kewangan PSS

l. Merancang aktiviti-aktiviti tahunan yang sepatutnya diadakan

iii. Senarai Tugas Jawatankuasa Induk PSS
a. PENGERUSI PSS
 Sebagai ketua pentadbir
 Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS
 Mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi
mencapai objektif-objektif

19

 Membentuk satu dasar yang praktikal mengenai
perkhidmatan media di sekolah dan menyelaraskan
kegiatan-kegiatan ini dengan PSS yang lain dengan
kerjasama dan bantuan PKG, PTPB dan BTPN

 Merancang dan melaksanakan program untuk mendapatkan
alat atau bahan media serta kemudahan lain untuk
memenuhi keperluan pendidikan yang bertambah

 Menyelaras kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang
berminat, berbakat dan memerlukan

 Mengadakan perbincangan dengan pegawai-pegawai PKG,
PTPB dan BTPN mengenai program media pendidikan di
sekolah

 Merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan
AJK PSS

 Membuat penilaian berterusan terhadap aktiviti-aktiviti
pengajaran dan Pembelajaran di sekolah

 Menjalankan penyelidikan dan percubaan mengenai
penggunaan media baru dan yang kerap digunakan dengan
kerjasama AJK PSS, PKG, PTPB serta BTPN

 Menyediakan kemudahan membaiki dan mengendalikan
alat-alat pengajaran dan Pembelajaran

 Menyebarkan kosnsep PSS kepada guru-guru, pelajar-
pelajar dan masyarakat tempatan menggunakan PSS secara
berkesan

 Melahirkan satu suasana yang boleh menggalakkan bagi
guru-guru, pelajar-pelajar dan masyarakat tempatan
menggunakan PSS

b. NAIB PENGERUSI PSS

 Sebagai penolong ketua pentadbir

 Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS jika
pengerusi tiada

 Membantu mempastikan PSS berjalan dengan berkesan
demi mencapai objektif-objektif PSS

 Membantu membentuk satu dasar yang praktikal mengenai
perkhidmatan media di sekolah dan menyelaraskan
kegiatan-kegiatan ini dengan PSS yang lain dengan
kerjasama dan bantuan PKG, PTPB dan BTPN

20

 Membantu merancang dan melaksanakan program untuk
mendapatkan alat atau bahan media serta kemudahan lain
untuk memenuhi keperluan pendidikan yang bertambah

 Membantu menyelaras kursus dalam perkhidmatan bagi
guru-guru yang berminat, berbakat dan memerlukan

 Membantu mengadakan perbincangan dengan pegawai-
pegawai PKG, PTPB dan BTPN mengenai program media
pendidikan di sekolah

 Membantu merancang belanjawan tahunan dan jangka
panjang dengan AJK PSS

 Membuat penilaian berterusan terhadap aktiviti-aktiviti
pengajaran Pembelajaran di sekolah

 Membantu menjalankan penyelidikan dan percubaan media
baru dan yang kerap digunakan dengan kerjasama AJK
PSS, PKG dan PTPB serta BTPN

 Membantu menyediakan kemudahan membaiki dan
mengendalikan alat-alat pengajaran Pembelajaran

 Membantu menyebarkan konsep PSS kepada guru-guru,
pelajar-pelajar dan masyarakat tempatan menggunakan
PSS secara berkesan

 Membantu melahirkan satu suasana yang boleh
menggalakkan bagi guru-guru, pelajar-pelajar dan
masyarakat tempatan menggunakan PSS secara berkesan

c. SETIAUSAHA PSS

 Sebagai pentadbir utama PSS

 Menyediakan minit mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS

 Mempengerusiakan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS

 Menyelaraskan semua program media yang dirancang dan
dilaksanakan

 Mendapatkan peruntukan perbelanjaan pengurusan dan
pembangunan PSS

 Membantu Bendahari menyediakan anggaran perbelanjaan
tahunan PSS

21

 Menyediakan laporan bulanan dan tahunan tentang
kemajuan PSS

 Memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang
memerlukan

 Merancang dan melaksanakan program perkembangan staf

 Menggalakkan guru, pelajar dan kakitangan sekolah
menggunakan pelbagai media pendidikan yang terdapat di
PSS

 Bertindak sebagai agen perhubungan antara pihak sekolah
dengan agensi-agensi kerajaan dan swasta dalam perkara-
perkara yang berkaitan dengan aktiviti PSS

d. PENOLONG SETIAUSAHA PSS

 Sebagai penolong pentadbir utama PSS

 Membantu menyediakan minit mesyuarat Jawatankuasa
Induk PSS

 Mempengerusiakan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS
jika setiausaha tiada

 Membantu menyelaraskan semua program media yang
dirancang dan dilaksanakan

 Membantu mendapatkan peruntukan perbelanjaan
pengurusan dan pembangunan PSS

 Membantu Setiausaha dan Bendahari menyediakan
anggaran perbelanjaan tahunan PSS

 Membantu menyediakan laporan bulanan dan tahunan
tentang kemajuan PSS

 Membantu memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada
pihak yang memerlukan

 Membantu merancang dan melaksanakan program
perkembangan staf

 Menggalakkan guru, pelajar dan kakitangan sekolah
menggunakan pelbagai media pendidikan yang terdapat di
PSS

 Membantu Setiausaha PSS bertindak sebagai agen
perhubungan antara pihak sekolah dengan agensi-agensi

22

kerajaan dan swasta dalam perkara-perkara yang berkaitan
dengan aktiviti PSS
e. BENDAHARI PSS
 Sebagai pengurus kewangan PSS
 Membantu mendapatkan peruntukan perbelanjaan
pengurusan dan pembangunan PSS
 Membantu menyediakan minit mesyuarat Jawatankuasa
Induk PSS
 Mempengerusiakan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS
jika setiausaha tiada
 Membantu mendapatkan peruntukan untuk mengendalikan
program media yang dirancang dan dilaksanakan
 Membantu mendapatkan peruntukan perbelanjaan
pengurusan dan pembangunan PSS
 Membantu menyediakan anggaran perbelanjaan, laporan
kewangan bulanan dan tahunan PSS
3. JAWATANKUASA KERJA PUSAT SUMBER SEKOLAH
i. Carta Organisasi

23

ii. SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KERJA PSS

PENGERUSI

1. Sebagai pengerusi Jawatankuasa Kerja PSS
2. Mengadakan mesyuarat AJK Kerja mengikut keperluan (sebulan sekali, dua bulan

sekali atau tiga bulan sekali)
3. Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS
4. Mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif PSS
5. Melaksanakan semua program yang telah dirancangkan oleh Jawatankuasa Induk

PSS
6. Membantu mengendalikan kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang

berminat, berbakat dan memerlukan
7. Merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS
8. Melaksanakan dasar-dasar atau polisi bagi pengurusan dan pentadbiran, pembinaan

koleksi bahan serta pembangunan PSS
9. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar, PKG,

PSPN dan BTP dari semasa ke semasa

NAIB PENGERUSI

1. Sebagai Naib pengerusi Jawatankuasa Kerja PSS.
2. Mengadakan mesyuarat AJK Kerja mengikut keperluan (sebulan sekali, dua bulan

sekali atau tiga bulan sekali)
3. Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS semasa ketiadaan

pengerusi
4. Mempastikan PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif PSS
5. Melaksanakan semua program yang telah dirancangkan oleh Jawatankuasa Induk

PSS
6. Membantu mengendalikan kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru yang

berminat, berbakat dan memerlukan
7. Merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK PSS
8. Melaksanakan dasar-dasar atau polisi bagi pengurusan dan pentadbiran, pembinaan

koleksi bahan serta pembangunan PSS
9. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar, PKG,

PSPN dan BTP dari semasa ke semasa

SETIAUSAHA JAWATAN KUASA KERJA PSS

1. Sebagai setiausaha jawatan kuasa kerja PSS.
2. Mencatat dan menyediakan minit mesyuarat jawatankuasa kerja PSS.
3. Membantu PSS berjalan dengan berkesan demi mencapai objektif-objektif PSS.
4. Membantu dan melaksanakan semua program yang telah dirancang oleh JK Induk

PSS.
5. Membantu ajk kerja PSS mengedalikan kursus dalam perkhidmatan bagi guru-guru

yang berminat dan berbakat dan memerlukan.
6. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah melatih guru PSS, guru-guru lain,

kerani dan pengawas PSS.
7. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih pengawas

PSS.

24

8. Membantu dan merancang belanjawan tahunan dan jangka panjang dengan AJK
PSS.

9. Membantu melaksanakan dasar-dasar atau polisi bagi pengurusan dan pentadbiran,
pembinaan koleksi bahan serta pembangunan PSS.

10. Membantu menyediakan laporan tahunan PSS.
11. Membantu menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengetua, PKG, PSPN

dan BTP dari masa ke semasa.

UNIT PERPUSTAKAAN

1. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah dalam merancang, mengelola,
mentadbir dan penggunaan unit perpustakaan.

2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah melatih pengawas PSS.
3. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah melatih dan menyelia kerani

perpustakaan dan pengawas PSS menguruskan perpustakaan.
4. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan perpustakaan secara

manual dan automasi.
5. Menyediakan satu sistem katalog yang kemas kini.
6. Menjamin ruang/ bilik perpustakaan dengan baik dan teratur.
7. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit perpustakaan.
8. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang buku-buku dan

bahan bacaan yang terkini diperolehi.
9. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit perpustakaan.
10. Menyediakan jadual waktu penggunaan perpustakaan untuk semua kelas (jika

berkaitan).
11. Menentukan pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik perpustaakaan

dalam buku rekod penggunaan.
12. Mengadakan dan menyimpan buku rekod peminjaman dan rekod penggunan

perpustakaan.
13. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan

kemudahan buku-buku dan perpustakaan.
14. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan

unit perpustakaan.
15. Menyediakan bibliografi untuk buku-buku yang dibeli mengikut tahun semasa.
16. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
17. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan memesan bahan

buku dan bahan bacaan yang lain untuk bacaan dan rujukan.
18. Mengurus pinjaman dan pemulangan (sirkulasi) bahan perpustakaan secara

manual dan automasi.
19. Menyediakan laporan tahunan unit perpustakaan.
20. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.
21. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan

unit perpustakaan kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.
22. Bertindak sebagai Guru Perpustakaan & Media Sekolah semasa ketiadaannya.

UNIT PROGRAM NILAM

1. Menentukan dasar pentadbiran dan pengendalian Program NILAM.
2. Menjaminkan dokumentasi program NILAM diurus dengan baik dan teratur.
3. Menyediakan jadual dan peraturan program NILAM.

25

4. Mengedar buku rekod NILAM dan Kad Rakan Pembaca.
5. Memilih pelajar yang telah mencapai tahap Jauhari dan memberikan pengiktirafan.
6. Memilih pelajar yang layak dalam tahap Rakan Pembaca dan memilih Guru

Pembimbing dan memberi pengiktirafan.
7. Memilih tokoh pembaca dalam Majlis Anugerah Cemerlang (MAC) tahunan pada

setiap tahun.
8. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang program NILAM

kepada warga sekolah khususnya para pelajar dari masa ke semasa.
9. Merancang dan melaksanakan aktiviti GALAKAN MEMBACA supaya semua pelajar

mampu mengikuti program NILAM secara maksimum mengikut tahap masing-
masing.
10. Membuat pemantauan terhadap guru tingkatan, guru matapelajaran dan pelajar
untuk memastikan semua pelajar terlibat dengan program NILAM.
11. Memantau dan memastikan semua pelajar membuat catatan dalam buku Rekod
Bacaan Nilam (bagi tahap Jauhari) dan dalam Kad (Rakan Pembaca).
12. Mengadakan sesi penerangan tentang program NILAM dan tunjuk cara mengisi
rekod tahap jauhari dan Rakan Pembaca kepada pelajar-pelajar dan guru-guru
berkenaan.
13. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
14. Menyediakan analisis dan laporan pencapaian program NILAM seperti yang diminta
oleh pihak PKG, PPD, JPN, PSPN, BTP dan KPM.
15. Menyimpan semua data yang berkaitan dengan pencapaian dan penglibatan setiap
pelajar dalam program NILAM untuk tujuan persijilan, berhenti sekolah atau
berpindah sekolah.
16. Menyediakan pelaporan berkaitan pencapaian dan penglibatan setiap pelajar dalam
sebarang bentuk dokumentasi yang dikehendaki oleh pihak pentadbir sekolah.

UNIT BAHAN BANTU BELAJAR

1. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah dalam mengelolakan, pentabiran
dan penggunan bahan BBB.

2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih Pengawas
PSS.

3. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan BBB yang diterima
daripada KPM/JPN/BTPN/PPD atau agensi lain serta penghasilan oleh pihak-pihak
PSS sekolah sendiri dan merekodkan bahan bahan tersebut dalam buku rekod
perolehan PSS (Rekod perolehan bahan bukan buku).

4. Menjamin ruang/ bilik BBB diuruskan dengan baik dan teratur.
5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit BBB.
6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/informasi tentang BBB yang diperolehi.
7. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit BBB.
8. Menentukan pengguna membuat catatan penggunaan bilik BBB dalam rekod

penggunaan.
9. Menyediakan buku rekod penggunaan BBB dan memastikan guru membuat catatan

penggunaannya dalam buku tersebut.
10. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan

di bilik BBB.
11. Mengurus dan mengelolakan penghasilan bahan serta penggunan bahan tersebut

dengan kerjasama panitia matapelajaran.

26

12. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah dalam memberi pendedahan dan
latihan terhadap penggunaan sumber-sumber BBB di PSS kepada guru-guru lain,
kerani PSS dan pengawas PSS.

13. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit
BBB

14. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
15. Bertanggungjawab dalam kerja-kerja pembaik pulih, menyemak dan menghapus kira

BBB dengan kerjasama guru-guru PSS yang lain.
16. Memantau dan menggalakkan penggunaan sumber-sumber BBB di PSS bagi

meningkatkan tahap pencapaian pengajaran dan pembelajaran.
17. Penyediaan indek keratan akhbar dan indek majalah mengikut tahun semasa.
18. Mengurus tempahan, pinjaman dan pemulangan alat/ bahan BBB.
19. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.
20. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/data dan laporan bertulis) terhadap

perkhidmatan dan penggunaan unit BBB.
21. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit

BBB kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

UNIT BILIK TAYANGAN

1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat dan penggunaan audio visual (AV).
2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih Pengawas

PSS.
3. Membuat pengurusan stok dan inventori AV.
4. Menjamin ruang/ bilik tayangan diuruskan dengan baik dan teratur.
5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit AV.
6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang AV yang diperolehi.
7. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit AV.
8. Menentukan pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik AV dalam rekod

penggunaan.
9. Mengada dan menyimpan buku rekod peminjaman dan rekod penggunaan unit AV.
10. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan

di bilik tayangan.
11. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit

AV.
12. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
13. Mengurus tempahan, pinjaman dan pemulangan bilik tayangan.
14. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.
15. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/data dan laporan bertulis) terhadap

perkhidmatan dan pengunaan unit AV.
16. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media

Sekolah, Penolong Kanan atau pengetua.
17. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan Unit

AV kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

27

UNIT PEMBELAJARAN AKSES KENDIRI (PAK)

1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat dan penggunaan bilik Pembelajaran
Akses Kendiri.

2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih pengawas
PSS.

3. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan unit Pembelajaran Akses
kendiri.

4. Menjamin ruang/ bilik PAK diuruskan dengan baik dan teratur.
5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang PAK.
6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang alatan / bahan yang

diperolehi dan dilokasikan di bilik/ruang PAK.
7. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit PAK.
8. Menentu pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik PAK dalam rekod

penggunaan.
9. Mengada dan menyimpan buku rekod peminjaman dan rekod penggunaan unit PAK.
10. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan

bilik/ ruang PAK.
11. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit

PAK.
12. Mengurus tempahan, pinjaman dan pemulangan bahan di bilik PAK.
13. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.
14. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/ data dan laporan bertulis) terhadap

perkhidmatan dan pengunaan bilik PAK.
15. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media

Sekolah, Penolong Kanan atau pengetua.
16. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit

PAK kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

UNIT BACAAN LUAR / PROJEK KHAS

1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat, penggunaan dan perkhidmatan
bagi unit bacaan luar/ projek khas.

2. Merancang dan melaksanakan sekurang-kurangnya 2 aktiviti /projek baru bagi
setiap tahun. Satu daripada projek perlulah melibatkan program bacaan luar bilik
darjah.

3. Menyediakan kertas kerja projek bagi setiap projek yang dirancang.
4. Projek yang baik dan mendatangkan manafat mengikut penilaian Ajk perlu

diteruskan ke tahun berikutnya.
5. Menjamin ruang/lokasi unit bacaan luar dan projek khas diurus dengan baik dan

teratur.
6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/informasi tentang unit bacaan luar dan

projek yang dibuat.
7. Menggalakkan penyertaan murid dan guru dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh

unit bacaan luar dan Projek Khas.
8. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan

unit bacaan luar / projek khas.
9. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
10. Menguruskan dan menyediakan keperluan aktiviti/projek bersesuaian dengan dasar

dan polisi yang telah ditetapkan.
11. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.

28

12. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit
bacaan luar/projek khas kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

UNIT KESELAMATAN ,KECERIAAN DAN GRAFIK

1. Menentukan dasar pentadbiran dan pembelian alatan unit keselamatan, keceriaan
dan grafik.

2. Menjamin unit keselamatan, keceriaan dan grafik diuruskan dengan baik dan teratur.
3. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit keselamatan,

keceriaan dan grafik.
4. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang keselamatan,

keceriaan dan grafik.
5. Menentukan pengguna membuat catatan penggunaan bilik /ruang unit keselamatan,

kecerian dan grafik.
6. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan bahan di

unit keselamatan, keceriaan dan grafik.
7. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit

keselamatan, keceriaan dan grafik.
8. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
9. Menguruskan tempahan, peminjaman dan pemulangan bahan/ alatan unit

keselamatan, keceriaan dan grafik.
10. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.
11. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit

keselamatan, keceriaan dan grafik kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

UNIT PAMERAN DAN PENERBITAN

1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alatan dan penggunaan unit pameran dan
penerbitan.

2. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalong bahan unit pameran dan
penerbitan.

3. Menjamin unit pameran dan penerbitan diuruskan dengan baik dan teratur.
4. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit pameran dan

penerbitan.
5. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/informasi tentang unit Pameran dan

keceriaan.
6. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit pameran dan penerbitan.
7. Menentukan pengguna membuat catatan penggunaan bilik/ ruang unit pameran dan

penerbitan dalam buku rekod penggunaan.
8. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan

daripada unit pameran dan penerbitan.
9. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit

pameran dan penerbitan.
10. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
11. Menguruskan tempahan, pinjaman dan pemulangan bahan/ alatan unit pameran dan

penerbitan.
12. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan oleh unit pameran

dan penerbitan.
13. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/ data dan laporan bertulis) terhadap

perkhidmatan dan pengunaan bahan/alatan.

29

14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media,
Penolong Kanan atau pengetua.

15. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan
pameran dan penerbitan kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

UNIT ASTRO

1. Menentukan dasar pentadbiran dan penggunaan unit Astro.
2. Membantu Guru Perpustakaan & Media Sekolah memilih dan melatih Pengawas

Pusat Sumber Sekolah.
3. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalong bahan unit Astro.
4. Menjamin ruang unit Astro diuruskan dengan baik dan teratur.
5. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan bilik/ ruang unit astro.
6. Menyediakan dan menyebarkan maklumat/ informasi tentang siaran dan

perkhidmatan yang disediakan oleh unit Astro.
7. Menentukan, merancang dan membuat catatan tentang penggunaan bilik Astro

dalam buku rekod penggunaan.
8. Memantau dan menyimpan buku rekod peminjam dan rekod penggunaan unit Astro.
9. Mengadakan sesi tunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan kemudahan

unit Astro.
10. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit

Astro.
11. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan
12. Menguruskan tempahan unit Astro.
13. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.
14. Membuat penilaian (dalam bentuk statistik/ data dan laporan bertulis) terhadap

perkhidmatan dan pengunaan unit Astro.
15. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Perpustakaan & Media

Sekolah, Penolong Kanan atau pengetua.
16. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit

Astro kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.

UNIT MULTIMEDIA/ KOMPUTER

1. Menentukan dasar pentadbiran, pembelian alat dan penggunaan komputer termasuk
keperluannya.

2. Mencatatkan semua bekalan alat dan perisian komputer dalam stok/ inventori.
3. Melatih guru-guru menggunakan komputer dalam proses pengajaran dan

pembelajaran.
4. Mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan perisian komputer.
5. Menjamin ruang /bilik komputer diuruskan dengan baik dan teratur.
6. Menyediakan jadual dan peraturan penggunaan komputer.
7. Melatih guru dan kerani cara-cara pengendalian penggunaan komputer.
8. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit Teknologi Maklumat.
9. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit

Teknologi Maklumat.
10. Menentukan pengguna membuat catatan tentang penggunaan bilik/ ruang dalam

rekod penggunaan.
11. Memberi khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
12. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.

30

13. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan Unit
TM kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.
UNIT KOLEKSI SOALAN

1. Menentukan dasar pentadbiran dan pengendalian unit Koleksi Soalan.
2. Membantu mengelaskan, memproses teknik dan mengkatalog bahan bank soalan.
3. Menjamin bahan bank soalan diurus dengan baik dan teratur.
4. Membantu menyediakan dan menyebarkan maklumat tetang bahan bank soalan

yang diperolehi.
5. Merancang dan melaksanakan aktiviti unit bank soalan.
6. Mengadakan sesi tiunjuk ajar kepada murid dan guru cara menggunakan bahan bank

soalan.
7. Merancang anggaran belanjawan tahunan dan menyediakan rekod perbelanjaan unit

bank soalan.
8. Memberikan khidmat nasihat dan kepakaran kepada pihak yang memerlukan.
9. Menyediakan senarai bahan bank soalan dari masa ke sema.
10. Membut analisis soalan berdasarkan kriteria analisis item dan JPU.
11. Menjalankan semakan stok berdasarkan polisi yang ditetapkan.
12. Melaporkan sebarang kerosakan atau kehilangan bahan, perabot dan peralatan unit

bank soalan kepada Guru Perpustakaan & Media Sekolah.
13. Mendapatkan satu naskah atau lebih soalan PBD dan dalaman dari setiausaha

peperiksaan sekolah.

31

BAB 4

Pengawas Pusat Sumber Sekolah

32

BAB 4
PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH

4.1 PENGENALAN
Satu badan yang terdiri daripada murid-murid yang ditubuhkan untuk membantu pengurusan
dalam mencapai matlamat dan objektif PSS.
4.2 TUJUAN
4.2.1 Kemas bilik PSS

a. Menyapu, mengelap lantai, mengelap cermin tingkap dan membuang sampah.
b. Menceriakan bilik Perpustakaan, bilik APD, Bilik Multimedia dan bilik BBB
4.2.2 Mengemaskan koleksi PSS
a. Menyusun buku-buku di rak mengikut nombor pengelasan sistem Dewey.
b. Memastikan susunan buku kemas dan teratur.
c. Membantu guru perpustakaan memproses buku dalam kerja-kerja teknikal

sahaja. Contoh : menampal poket buku, tampal skrip pulang dan pinjaman dan
menampal label/ automasi PSS.
4.2.3 Membantu melaksanakan aktiviti PSS
a. Membantu guru dalam mengendalikan aktiviti seperti pertandingan, pameran,
menceriakan PSS, membuat keratan akhbar.
b. Menambah bahan koleksi. Contoh membuat buku skrap, carta bergambar dan
sebagainya.
c. Membantu guru dalam membuat huruf daripada polisterin untuk digunakan di
PSS.
4.3 KRITERIA PEMILIHAN PENGAWAS PSS
Pemilihan adalah berdasarkan beberapa kriteria:
4.3.1 Boleh bekerja
4.3.2 Ada minat
4.3.3 Berdisiplin
4.3.4 Ada personaliti
4.3.5 Sanggup bekerjasama

33

4.3.6 Bertanggungjawab
4.4 SENARAI TUGAS PENGAWAS PSS
4.4.1 Mengemas bilik Pusat Sumber Sekolah

a. Menyapu sampah
b. Membersihkan habuk, mengelap tingkap
c. Menyusun bahan bukan buku dan buku
4.4.2 Membantu guru dalam aktiviti proses teknik
a. Menampal poket buku
b. Menampal slip kerja
c. Mengisi butiran ke dalam kad buku
d. Melabel buku
e. Kerja-kerja automasi

4.4.3 Membantu guru mengawasi pelajar di bilik PSS
a. Beratur dalam barisan.
b. Tidak bising.
c. Tidak menganggu ketenteraman orang lain.

4.4.4 Membantu guru-guru menguruskan pinjaman buku oleh guru dan pelajar.
a. Menyemak buku semasa pinjaman dan pemulangan.
b. Mengecop slip tarikh pulang.
c. Memasukkan kad buku dalam poket buku berkenaan.
d. Menyusun kad-kad ahli dan kad buku dalam rak berkenaan.
e. Merekodkan data statistik pinjaman buku dan bahan bukan buku.
f. Menerima dan merekod bayaran (denda) jika lewat pemulangan buku.
g. Mengendalikan automasi PSS

34

4.4.5 Mengawas bilik PSS
a. Waktu pagi
b. Waktu rehat
c. Waktu petang
d. Hari yang difikirkan sesuai

4.4.6 Membantu guru dalam aktiviti pemuliharaan bahan PSS
a. Menampal kulit buku.
b. Menampal muka surat yang telah koyak.
c. Menjilid majalah dan akhbar.
d. Lain-lain aktiviti yang difikirkan sesuai

4.4.7 Membantu/membimbing pelajar-pelajar lain.
a. Mencari buku
b. Mendapatkan bahan bukan buku

4.5 JADUAL TUGAS
4.5.1 Tugas harian adalah mengikut giliran.
4.5.2 Senarai tugas yang dijalankan dari hari Isnin hingga hari Khamis.
4.5.3 Jadual Tugas Pengawas PSS 2022:

Kumpulan pengawas mempunyai giliran dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah
ditetapkan. Perubahan akan dibuat dari semasa ke semasa mengikut arahan guru penyelar

35

4.6 CARTA ORGANISASI PENGAWAS PSS 2022
36

Contoh Surat Pelantikan Pengawas PSS

Ruj. Tuan Sekolah Kebangsaan Sungai Buloh,
Ruj. Kami
Tarikh D/A Pejabat Pendidikan Daerah Selangau,

: 96010 Selangau Sarawak
: Bil. ( ) dlm. PSS/ SKSB
:

Kepada:
______________________
Ibu bapa/Penjaga Murid,
SK Sungai Buloh, Selangau

Perlantikan Sebagai Pengawas Pusat Sumber Sekolah Tahun 2022

Dengan segala hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2. Adalah dimaklumkan bahawa anak tuan/puan _______________ dari kelas ___________ telah terpilih untuk
menjadi Pengawas Pusat Sumber Sekolah bagi Tahun 2022. Murid yang terpilih akan membantu guru Pusat Sumber
Sekolah bagi melaksanakan aktiviti yang telah dirancang dan mengendalikan perpustakaan sekolah agar dapat berjalan
dengan lancar dan sempurna.

3. Untuk makluman pihak tuan/puan, Pengawas Pusat Sumber Sekolah akan memakai dua perkara seperti berikut;

i) Nametag Pengawas Pusat Sumber Sekolah
ii) Tali leher berwarna hijau tua

Sekian untuk tindakan dan makluman pihak tuan. Kerjasama pihak tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan diucapkan terima
kasih.

Sekian terima kasih.
Yang menjalankan amanah,

______________________
Guru Besar
SK Sungai Buloh,
96010, Selangau Sarawak
-----------------------------------------( SURAT JAWAPAN POTONG DI SINI )--------------------------------------------------------------------
Guru Besar
(U.P. Guru Perpustakaan dan Media Sekolah)

Tuan/ puan,
Penerimaan Perlantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah Tahun 2022

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Saya *ibu bapa/ penjaga yang bernama ___________________ dengan ini membenarkan anak saya dari kelas
__________________ *menerima/tidak menerima perlatikan tersebut.

Sekian, terima kasih.
Yang benar,

_________________

( )
Tarikh :
37

BAB 5

Pengawas Pusat Sumber Sekolah

38

BAB 5

PERATURAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

5.1 PERATURAN AM

5.1.1 Pusat Sumber dibuka pada hari Isnin hingga hari Jumaat , masa 08.00 pagi sehingga
pukul 3.30 petang.

5.1.2 Murid-murid tidak dibenarkan masuk tanpa urusan.

5.1.3 Murid-murid tidak dibenarkan membawa beg sekolah, buku, minuman dan makanan
serta payung ke dalam Pusat Sumber Sekolah.

5.1.4 Buka kasut dan susun di rak yang disediakan.

5.1.5 Semasa di dalam Pusat Sumber, murid-murid dilarang membuat bising, bercakap
apabila perlu sahaja.

5.1.6 Sekiranya menggunakan alat elektrik, jangan lupa memadamkan suisnya sebelum
meninggalkan Pusat Sumber.

5.1.7 Pastikan semua murid memasukkan kerusi ke dalam meja sebelum keluar dari Pusat
Sumber.

5.1.8 Ketua Kelas dan Pengawas Pusat Sumber pastikan semua kerusi dan buku teratur
sebelum menutup/keluar dari Pusat Sumber.

5.1.9 Masukkan sampah ke dalam bakul sampah yang disediakan.

5.1.10 Berpakaian uniform sekolah yang lengkap.

5.1.11 Murid dilarang merosakkan bahan-bahan yang terdapat di dalam Pusat Sumber
Sekolah.

5.1.12 Dilarang membawa keluar akhbar, majalah dan buku tanpa kebenaran.

5.1.13 Guru mata pelajaran yang membawa masuk murid ke Pusat Sumber dikehendaki
berada bersama-sama murid sepanjang waktu mengajar di kelas tersebut.

5.1.14 Guru Perpustakaan dan Media Sekolah berhak mengarah murid-murid balik ke kelas
semula ketika guru mata pelajaran tiada bersama-sama murid.

5.2 PERATURAN KHUSUS

5.2.1 Peraturan masuk ke Perpustakaan

a. Berpakaian uniform sekolah yang lengkap serta bertanda nama.

39

b. Pelajar dan guru mencatat nama mata pelajaran yang diajar, masa, kelas dan
bilangan murid pada buku rekod penggunaan perpustakaan.

c. Dilarang membawa masuk buku-buku rujukan sendiri, bahan makanan dan
minuman serta alatan berbahaya seperti pisau, gunting dan payung.

d. Dilarang membuat bising, berbual, berbincang, makan dan minum serta tidur.
e. Dilarang memotong, menggunting dan mengoyak buku, akhbar dan majalah.
f. Murid diminta beratur semasa hendak masul dan keluar dari perpustakaan.
g. Gunakan Pusat Sumber mengikut jadual yang telah ditetapkan.
h. Susun semula buku yang sudah dibaca ke dalam bekas yang telah disediakan

untuk disimpan oleh Pengawas Pusat Sumber.

5.2.2 Peraturan Bilik Tayang / Alat Pandang Dengar
a. Membuat tempahan penggunaan bilik.
b. Rekod semua penggunaan bilik tayang dan media dalam buku rekod
penggunaan.
c. Dilarang sentuh peralatan elektrik dan lain-lain kecuali dengan kebenaran guru.
d. Dilarang makan dan minum
e. Jaga kebersihan bilik.
f. Menyusun semula kerusi setelah digunakan

5.2.3 Peraturan Bilik Kerja
a. Dilarang masuk tanpa kehadiran dan kebenaran mana-mana guru Pusat Sumber
Sekolah.
b. Letakkan alatan di tempat asalnya semula selepas digunakan.
c. Buku-buku atau bahan-bahan yang rosak atau koyak tidak boleh dikeluarkan
sebelum dibaikpulih.
d. Dilarang mengeluarkan buku-buku yang belum diproses dari bilik kerja.
e. Alat-alat seperti pen, stapler, klip dan lain-lain di bilik kerja tidak boleh digunakan
untuk tujuan peribadi.
f. Jaga kebersihan bilik kerja.

40

g. Pastikan semua suis ditutup sebelum meninggalkan bilik kerja.
h. Bilik kerja mestilah dikunci.

5.2.4 Peraturan Bilik / Ruang Rujukan
a. Jangan berkumpul dan membuat bising di ruang rujukan.
b. Jangan ubah susunan buku-buku rujukan.
c. Jangan menggoyakkan, melaporkan atau menandakan sebarang muka surat
pada buku rujukan.
d. Gunakan bahan-bahan rujukan dengan berhati-hati.
e. Laporkan sebarang kerosakan bahan rujukan kepada mana-mana guru Pusat
Sumber.

5.3 PERATURAN PENGGUNAAN ALAT / RUANG (BILIK)
5.3.1 Peraturan Penggunaan Speaker

a. Hubungi GPM.
b. Pastikan speaker yang diambil berfungsi dengan baik.
c. Catatkan semua penggunaan speaker dalam buku penggunaan bahan AV.
d. Laporkan segala kerosakkan kepada guru yang bertanggungjawab dengan

segera.

5.3.2 Peraturan Penggunaan Carta/Peta/Globe
a. Rekodkan setiap penggunaan.
b. Rujuk senarai tajuk/peta dengan untuk tentukan nombor rujukan dan diambil
carta/peta dari kotak pengelasan.
c. Gulung semula carta/peta dengan kemas dengan nombor rujukan carta/peta di
bahagian luar.
d. Letakkan semula ke dalam kotak mengikut kedudukan asal setelah selesai
menggunakannya.

5.3.3 Peraturan Penggunaan Bahan Bahan Belajar
a. Hanya guru boleh mengambil dan memulangkan alat.

41

b. Pulangkan alatan dengan segera setelah menggunakannya.

c. Buku rekod pinjaman hendaklah diisi oleh guru.
d. Jaga keselamatan alatan dan diri sendiri.

e. Jangan sentuh alatan tanpa arahan guru.

5.4 PERATURAN PINJAMAN DAN PEMULANGAN

5.4.1 Peminjaman dan Pemulangan Buku (Untuk semua murid)

a.. Murid diberi dua kad pinjaman, kad pinjaman yang bergambar sahaja yang sah
digunakan.

b. Kad pinjaman peminjam buku disimpan di Pusat Sumber.

c. Tarikh pemulangan buku mesti dicatat oleh Pengawas Pusat Sumber Sekolah
pada buku dan kad perpustakaan.

e. Seorang murid tidak boleh memiliki lebih daripada dua kad.

f. Setiap awal sesi kad pinjaman itu diperbaharui, kad ini tidak boleh bertukar milik.
Kad yang hilang boleh diperbaharui dengan membayar denda.

g. Buku-buku yang dipinjam mesti dijaga dengan baik. Peminjam yang merosakkan
dan menghilangkan buku akan didenda atau bayar ganti rugi.

h. Buku rujukan bertanda merah hanya boleh digunakan di dalam Pusat Sumber,
tidak boleh dipinjam begitu juga majalah.

i. Tempoh pinjaman buku fiksyen ialah seminggu sementara buku rujukan cuma tiga
hari. Murid yang lewat memulangkannya mesti membayar denda.

5.4.2 Peminjaman dan Pemulangan Buku (Untuk guru dan kakitangan bukan
akademik)

a. Setiap guru / kakitangan diberi dua kad pinjaman yang boleh digunakan
untuk meminjam dua buah buku dalam satu masa. Kad pinjaman bergambar
sahaja yang sah digunakan.

b. Kad pinjaman disimpan oleh pihak Pusat Sumber Sekolah.
c. Tidak boleh lebih daripada dua keping kad.

d. Kad pinjaman mesti diperbaharui pada awal sesi, tidak boleh bertukar milik.
Jika hilang bayar untuk mendapatkan ganti.

42

e. Buku yang dipinjam mesti dijaga dengan baik.
f. Buku yang hilang dan rosak mestilah dibayar ganti rugi.
g. Tempoh pinjaman bagi buku fiksyen selama dua minggu dan buku rujukan

selama tiga hari.
h. Buku pinjaman yang lewat dipulangkan akan dikenakan denda.
i. Buku bertada merah dan majalah tidak boleh dibawa keluar dari

perpustakaan.

5.4.3 Peminjaman dan Pemulangan Bahan Bukan Buku
a. Semua guru layak meminjam bahan bukan buku dari Pusat Sumber.
b. Pinjaman perlu dibuat mengikut jadual yang disediakan.
c. Pemulangan mengikut tarikh/masa yang ditetapkan.
d. Denda dikenakan kepada sesiapa yang lewat memulangkan bahan.
e. Kerosakan dan kehilangan bahan perlu dilaporkan kepada Guru Perpustakaan
dan Media atau ketua Unit APD / BBB.
f. Peminjam bertanggungjawab atas keselamatan bahan yang dipinjam.
g. Peminjam yang merosakkan atau menghilangkan bahan akan dikenakan denda
atau bayar ganti rugi.
h. Merekodkan pinjaman dan pemulangan bahan.

5.4.4 Peminjaman dan Pemulangan Buku Peralatan
a. Rujuk senarai peralatan yang boleh dipinjam kepada Guru Perpustakaan dan
Media Sekolah atau Ketua Unit APD / BBB Sekolah.
b. Peminjaman dan pemulangan perlu dibuat mengikut jadual yang telah ditetapkan.
c. Peminjam bertanggungjawab ke atas peralatan yang dipinjamnya.
d. Peminjam yang telah merosakkan atau menghilangkan peralatan perlu
membayar ganti rugi.
e. Merekodkan peminjaman dan pemulangan alat.

5.4.5 Pinjaman Alat Tulis / Alatan Pejabat

43

a. Segala alat tulis/alatan pejabat seperti stapler, maker pen, pen, mestilah
direkodkan.

b. Pengguna adalah bertanggungjawab, jika berlaku kehilangan dan kerosakan
hendaklah diganti.

c. Tidak boleh meminjam peralatan ini untuk kepentingan peribadi.
d. Semua alat yang dipinjam tidak dibenarkan di bawa balik tanpa kebenaran.
e. Alatan yang dipinjam mestilah diletakkan ke tempat asalnya semula apabila

dipulangkan.
5.4.6 Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Oleh Pihak Luar.

a. Mendapat kebenaran dari Pengetua atau mana-mana pengurusan sekolah.
b. Pihak luar yang meminjam haruslah bertanggugjawab terhadap bahan yang

dipinjam.
c. Bahan yang dipinjam haruslah direkodkan oleh guru yang berkenaan di dalam

buku rekod inventori.
d. Pemulangan hendaklah dibuat pada tarikh yang ditetapkan.
e. Jika berlaku kerosakan/ kehilangan, pihak peminjam haruslah mengganti atau

membaikpulih bahan tersebut.
f. Peminjaman dan pemulangan bahan haruslah dilakukan oleh orang yang sama.

44

BAB 6

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PUSAT SUMBER
SEKOLAH

45

6.1 SISTEM FAIL
A. Pengenalan
Cara untuk menyimpan segala rekod kegiatan yang dijalankan di PSS adalah melalui sistem
fail

B. Objektif mewujudkan sistem fail
i. Mengetahui definisi fail
ii. Mengetahui prinsi-prinsip sistem fail
iii. Mengetahui proses sistem fail
iv. Mengetahui cara-cara pengelasan fail. Antaranya:

 Memberi tajuk kecil
 Membuat pengelasan
 Retrieval
 Menyimpan selamat

C. Definisi Fail
Proses menyimpan segala rekod dan butir-butir untuk simpan selamat

D. Prinsip-prinsip Sistem Fail

i. Tidak banyak menggunakan ruang fail berkulit nipis lebih daripada berkulit
tebal

ii. Mudah disediakan dan disimpan
iii. Murah dan mudah didapati
iv. Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan
v. Rekod mudah dicari bila diperlukan tanpa membuang banyak masa
vi. Cross reference – maklumat-maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail

berkenaan
vii. Beri tanda (art-guide) bila digunakan

E. Pengkelasan Fail
i. Memberi tajuk fail:

Fail boleh diberi tajuk seperti berikut:
01 Pengurusan dan pentadbiran PSS
02 Pusat Kegiatan Guru
03 Unit Teknologi Pendidikan
Pejabat Pelajaran Daerah
04 Unit Teknologi Pendidikan
Jabatan Pelajaran Selangor
05 Bahagian Teknologi Pendidikan
Kementerian Pelajaran Malaysia
06 Aktiviti PSS
07 Kewangan PSS
08 Koleksi PSS
09 Am

F. Pendaftaran, Pengeluaran dan Retrieva
i. Definisi Pendaftaran:
Satu cara merekod segala fail yang telaj dibina dengan sistematik
ii. Jenis Pendaftaran Fail:

46

a. Sistem Doket

I. Sistem ini adalah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan
II. Sistem ini memerlukan satu pendaftaran berpusat (central registry), tiap-tiap pergerakan

fail hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan
menggunakan borang-borang am 89 dan 89A. Tiap-tiap fail hendaklah dicatat
pergerakannya
III. Borang 89 dan 89A ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau kedai-kedai. Sistem Doket ini
diamalkan oleh organisasi besar
IV. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah direkodkan dalam disket senarai
fail dan dituliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan. Seterusnya pegawai
berkenaan akan membuat Catatan selanjutnya hingga selesai dan fail itu dikembalikan
kepada pegawai yang menjaga fail. Butir pengedaran, nama pegawai, tarikh dikeluarkan
dan tarikh dikembalikan.

G. Perkara-perkara lain dalam fail
i. Sampul Kecil

Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi satu tajuk
sahaja. Bila sudah digunakan ia hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar. Fail ini tidak
aktif

ii. Kertas minit

Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit dan salinan surat-surat dihantar dan dimasukkan
surat-surat berkenaan dengan memberi nombor rujukan (enclosure number). Surat-surat yang
dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit.

Borang Am 6 hendaklah digunakan. Bila memerlukan fail hendaklah ditentukan Borang Am 6

(keratas minit) disematkan disebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar masuk surat menyurat.

Bila mencatat tentukan:

a. Kandungan masuk – dakwat merah

b. Kandungan keluar – dakwat biru/hitam

Contoh: Surat Bil …………… dari Kementerian Pelajaran dikandungkan
pada …………….. surat seperti

c. Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan

d. Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor bilangan

nombor turutan yang telah tercatat dan dibulatkan nombor itu.

H. Arahan Penutupan Fail

i. Arahan Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup apabila ia telah mengandungi 100 lampiran atau setebal I in atau bila
difikirkan terlalu tebal

ii. Setelah fail itu penuh, buka fail lain dengan menggunakan jilid – 2 dan

seterusnya dan nombor rujukan yang sama digunakan hanya bila bilangan kemasukan boleh

dimulakan dengan nombor baru

iii. Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang
menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail

I. Peringkat …………….

i. Ketua Pejabat …………..

47

ii. Rahsia Besar …………..
iii. Rahsia
iv. Sulit
v. Terhad
vi. Biasa

J. Fail-fail yang diberi pengkelasan ……………………
K. Fail-fail yang disimpan dalam ……………………………..

L. Surat menyurat

i. Objektif-objektif
a. Mengetahui cara-cara baru dalam menulis/menaip surat terutama sekali dalam

urusan rasmi dalam jabatan kerajaan

b. Mengetahui amalan-amalan biasa mengenai menerima dan melayan surat-
surat masuk seperti ………… jenis-jenis surat bernilai

ii. Menyediakan surat rasmi

a. Draf isi kandungan surat:
✓ Dapatkan kertas kosong atau ………….
✓ Tuliskan isi kandungan surat dengan selengkap-lengkapnya
✓ Mulakan dengan menulis nombor rujukan sekolah yang

didapati dari fail. Tinggalkan no. kandungan
✓ Tulis perkataan berikut jika surat itu ‘berdaftar’ atau ‘Hantar

Dengan Tangan’ (Despatch) atau ‘Luar Negeri’ di atas sekali

Peringatan:
Surat-surat yang hendak dihantar dengan berdaftar, surat-surat yang mengandungi perkara
berikut:

✓ Berharga atau surat-surat yang memerlukan bukti yang telah
dikirim

✓ Surat yang mengandungi dokumen berharga

iii. Sediakan surat dan salinan

Format dan cara bagi menaip surat ialah dengan tidak menggunakan ‘indentation’ bagi

perenggan-perenggan. Bila lihat lampiran dan rujukan kepada surat pekeliling. Bil. 8

Tahun 1980

M. Mengirim Surat Rasmi
i. Semak surat dan sampul sebelum dikirim

a. Sebelum surat dikirim, hendaklah disemak perkara berikut betul:

48

✓ Tarikh
✓ Bilangan Rujukan
✓ Sipenerima
✓ Alamat
✓ Gelaran
✓ Tajuk
✓ Perenggan-perenggan
✓ Lampiran-lampiran ditandakan no. turutan dan dikepilkan
✓ Kata penutup
✓ Tandatangan
✓ Salinan-salinan kepada

Peringatan:
Surat asal ditujukan kepada penerima

ii. Semak sampul surat yang telah ditaip untuk menentukan yang berikut adalah
betul:

✓ Sipenerima
✓ Alamat
✓ Perkataan ‘Berdaftar’ atau ‘Sulit’ jika diperlukan
✓ Hantar tangan atau dengan pos
✓ Cop Sekolah

iii. Rekod dan failkan salinan sekolah

a. Dapatkan fail yang berkenaan

b. Catat dengan dakwat biru / hitam pada kertas minit
perkara berikut:

Kepada siapa dan tarikh hantaran
Nombor turutan mengikut giliran masa (kronologi)

N. Melayan surat-surat
i. Terima surat-surat / bahan pos

a. Letakkan surat-surat yang diterima dalam tray ‘surat
masuk’ atau meja pos

Peringatan :
Catatan-catatan haruslah betul dan lengkap seperti yang dikehendaki dalam buku pendaftaran

b. Baca semua tanda-tanda atau tulisan pada sampul- sampul surat dengan teliti

c. Asingkan surat-surat / bahan pos kepada 5 kumpulan:

✓ Surat
✓ Segera / Mustahak
✓ Biasa / Berdaftar
✓ Persendirian
✓ Berharga

ii. Catatkan semua surat atau bahan pos yang diterima

49

a. Rekod dalam Buku Daftar Penerima semua jenis surat yang diterima. Catat
sama ada sulit, segera, biasa, berdaftar atau berharga
Peringatan:
Jangan catat surat-surat persendirian

b. Catat sama ada mempunyai pengelasan peringkat keselamatan
Peringatan:
Catatan hendaklah jelas
iii. Serahkan surat-surat

a. Serahkan surat-surat persendirian kepada pegawai berkenaan terus tanpa dibuka
dengan segera

b. Surat-surat rasmi, surat-surat hanya dibuka oleh pengetua
Peringatan:

Surat-surat yang tidak memerlukan perhatian pengetua seperti ‘montly return’, penyata-
penyata Bulanan. Senarai nama murid yang memegang biasiswa arahan daripada lampiran gaji boleh
diambil tindakan oleh kerani

c. Letakkan surat untuk tindakan dalam ‘In-tray’
iv. Failkan surat-surat

a. Susunkan semua surat-surat untuk diambil tindakan
mengikut keutamaan

b. ambil tindakan terlebih dahulu bagi surat-surat yang mustahak, segera, yang
hamper pada tarikh yang ditetapkan dan yang memerlukan pembayaran wang.

Peringatan:
Fahamkan isi kandungan surat itu

d. Keluarkan fail bagi sesuatu yang hendak dibuat Tindakan
Peringatan:
Fail dikeluarkan hanya pada waktu hendak mengambil tindakan. Untuk mengeluarkan fail yang
betul, ikut nombor rujukan fail jika ada atau semak tajuk dalam surat berkenaan.

Lampiran
1. Ambil kepala surat kertas yang mempunyai alamat sekolah yang sudah sedia bercetak

Peringatan:

50