FAIL KUASA PSS 2022

Gunakan kepala surat hanya muka surat pertama
2. Di bawah garisan kiri tulis berdaftar/sulit/hantar dengan tangan
Peringatan:
Permulaan rencana hendaklah dari segi sebelah kiri indensi (Indentation). Semua perenggan
melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor yang berturut. Gunakan Huruf abjad atau
huruf roman bagi peringkat pecahan. Bagi perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat
pecahan, pemberian nombor gunakan peringkat pecahan pertama seperti – 2.1, 2.2 dan seterusnya.
Pecahan perenggan dalam satu surat jangan melebihi dua peringkat pecahan
3. Taip titik-titik di tepi jika ada lampiran
4. Akhir surat rasmi dengan perkataan-perkataan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” dalam
huruf besar dan diikuti dengan ‘Saya yang menurut perintah’

Peringatan:
Dua jarak ‘spacing’ juga hendaklah digunakan dan jangan gunakan indensi
5. Tinggalkan empat jarak spacing dan taip nama guru besar yang menandatangani surat itu
dalam huruf besar dan juga dalam kurungan (bracket) diikuti dengan nama jawatan
Peringatan:
Jangan gunakan indensi (indentation)
6. Taip perkataan ‘s.k’ untuk surat-surat salinan dan jarak ke bawah ‘s.k’ taipkan nama dan
alamat penerima salinan-salinan
Peringatan:
Sekiranya ada lebih daripada satu ‘s.k’ nombor turutan tidak perlu diberikan

6.2. REKOD-REKOD PSS
A. Rekod Pinjaman dan Pemulangan

(Sila Rujuk Lampiran)

51

52

i. PINJAMAN BERKELOMPOK

a. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BUKU PSS (G

No. Nama Peminjam No. Judul / Tajuk Peng
Panggilan

b. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN PERALATAN

No. Nama Nama Jenama Model No. B
Peminjam Alatan Perolehan

c. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN BAN

No. Nama Peminjam Mata No. Bil. Fail Taju
Pelajaran Rujukan

Fail

d. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN GUN

No. Nama Peminjam Nama Bahan Bila

e. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN ALAT / BAHA

Institusi/

No. Nama No. KP Jabatan/ Tujuan Nama
Peminjam Badan/ Alat/Baha

Persatuan

GURU) Tarikh T. T Tarikh T. T Catatan
garang Pinjam Pulang

N

Bilangan Tujuan Tarikh T.T Tarikh T.T Catatan
Pinjam Pulanga

NK SOALAN

uk Fail Tarikh T.T Tarikh T.T Catatan
Pinjam Pulang

NA (KEKAL)

angan Tarikh T.T Tarikh T.T Catatan
Pinjam Pulang

AN PSS (PIHAK LUAR)

an Bilangan Tarikh T.T Tarikh T.T Catatan
Pinjam Pulang

53

f. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN KUNCI BILIK

No. Nama Peminjam Tujuan

K SUMBER

Tarikh T.T Tarikh T.T Catatan
Pinjam Pulang

54

B. Rekod Penggunaan
i. Bilik-bilik / ruang-ruang di PSS

55

a. REKOD PENGGUNAAN BILIK / RUANG TAYANGAN / ALAT P

No. Nama Kelas Tarikh Masa Masa
Pengguna Masuk Keluar

b. REKOD PENGGUNAAN BILIK / RUANG KERJA

No. Nama Pengguna Tarikh Masa Masuk Masa K

ii. REKOD PENGGUNAAN RANCANGAN RADIO / TV PEN

Tarikh Masa T/R Subjek Ting/ No. Tajuk
Thn Rancangan

Nota : Siaran Terus isi mana yang pe
T- Rakaman
R-

PANDANG DENGAR / KOMPUTER

Mata Judul Nama Bilangan T.T Catatan
Pelajaran Alat / Alat /
Bahan Bahan

A

Keluar Nama Alat / Bilangan Bahan T.T Catatan
Bahan

NDIDIKAN T.T Catatan

k Komen / Ulasan
1. ISI PELAJARAN …………………..
2. OBJEKTIF………………………….
3. PENYAMPAIAN …………………...
4. CONTOH …………………………..
5. GAMBAR/BUNYI ………………….

1. ISI PELAJARAN …………………..
2. OBJEKTIF………………………….
3. PENYAMPAIAN …………………...
4. CONTOH …………………………..
5. GAMBAR/BUNYI ………………….

erlu

56

iii. REKOD PENGGUNAAN RANCANGAN TELEVISYAN P
Mata Pelajaran …………………

Tarikh Masa T/R Subjek Ting / T

iii. UNIT PERCETAKAN

a. REKOD PENGGUNAAN UNIT PERCETAKAN / MESIN PENDUA

No. Nama Pengguna Tarikh Masa

C. Rekod Pelawat

Bil Tarikh Nama Pelawat Alama
Tempat Ber

PENDIDIKAN
………………………………….

Thn No. Tajuk Komen / T.T Catatan
Rancangan Ulasan

A Tujuan T.T Catatan
Jumlah Kertas

at Jawatan Perihal Lawatan T.T Catatan
rtugas

57

D. Minit Mesyuarat

i. Tajuk : …………………………………..

ii. Tarikh : …………………………………..

iii. Masa : …………………………………..

iv. Tempat : …………………………………..

v. Pengerusi Mesyuarat : ……………………………………………

vi. Kehadiran : …………………………………..

a. Hadir

Bil. Nama Pegawai Jawatan
1. Jawatan
2. Jawatan
3. Tindakan

b. Tidak Hadir Nama Pegawai
Bil.
1.
2.
3.

c. Turut Hadir

Bil. Nama Pegawai
1.
2.
3.

vii. Minit Mesyuarat Perkara
Agenda

Dicatat Oleh,
___________________

58

E. Data Statiktik DATA STATISTIK PINJAMAN BUKU
i. Pinjaman Buku (Mengikut Jenis / Kelas Buku)

Bulan : ……………………….. Minggu : ………………………. Tahun : ……………………….

Tahun Bahasa F 000 100 200 Kelas Bahan 600 700 800 900 Jenis Jumlah Catatan
300 400 500 F BF

Bhs.

Melayu

Bhs.

Inggeris

Lain-lain

JUMLAH

Bhs.

Melayu

Bhs.

Inggeris

Lain-lain

JUMLAH

Bhs.

Melayu

Bhs.

Inggeris

Lain-lain

JUMLAH

Bhs.

Melayu

Bhs.

Inggeris

Lain-lain

JUMLAH

Disediakan oleh; Disahkan oleh;

……………………………….. ………………………………..
() ()
Tarikh : _______________
Tarikh : _______________

59

DATA STATISTIK PINJAMAN BUKU
(Mengikut Jenis / Kelas Buku)

Bulan : …………………………….. Tahun : …………………………..

Bahasa Kelas Bahan Jenis Jumlah Catatan

Bahasa F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 F BF
Melayu
Bahasa
Inggeris
Bahasa

Lain
JUMLAH

Disediakan oleh; Disahkan oleh;

……………………………….. ………………………………..
() ()

Tarikh : _______________ Tarikh : _______________

DATA STATISTIK PINJAMAN BUKU
(Mengikut Tahun / Tingkatan)

Bulan : …………………………….. Tahun : …………………………..

Bahasa Jenis 1 2 Tahun 5 6 Jumlah Catatan
34
Bahasa Fiksyen
Melayu Bukan
Fiksyen
Bahasa Fiksyen
Inggeris Bukan
Fiksyen
Bahasa Fiksyen
Lain Bukan
Fiksyen

JUMLAH

60

CONTOH PERSEMBAHAN DATA STAT

20
15
JUMLAH 10

5
0

1A 1B 2A 2B 3A 3B 4A 4B

Buku Fiksyen B

TISTIK PINJAMAN MENGIKUT KELAS

5A 5B 6A 6B
KELAS

Bukan Bukan Fiksyen

61

ii. Pinjaman Bahan Bukan Buku

DATA STATISTIK PENGGUNAKAN BAHAN BUKAN BUKU

Bulan : ……………………….. Minggu : ………………………. Tahun : ……………………….

Nama Bahan F 000 100 200 Kelas Bahan 600 700 800 900 Jumlah Catatan
300 400 500
Bahan
Tayangan
1.1
Transparensi
1.2 Pita Slide
1.3
Jumlah
Bahan Audio /
Video
2.1 Pita Kaset
2.2 Pita Video
2.3
JUMLAH

DATA STATISTIK PENGGUNAAN BAHAN BUKAN BUKU (HARDWARE)

Bulan : …………………………….. Tahun : …………………………..

Bil Nama Alat / Bahan Kekerapan Penggunaan

62

90
80
70
60
50

Jumlah Kekerapan

40
30
20
10

0

Slaid Carta Peta Glob

Jenis Bahan

63

iii. Pinjaman dan Pemulangan Bahan Guna

DATA STATISTIK PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN GUNA
Bulan : ………………………..

Bil. Nama Alat / Bahan Kekerapan Pinjaman
1.
2.
3.
4.

CONTOH PERSEMBAHAN DATA PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN GUNA

20

15

Jumlah

kekerapan 10

5

0

Lutsinar Stapler Pen OHP
Alat / Bahan

64





iii. Pinjaman dan Pemulangan Alatan ANALISA PENGG
Minggu : ……………………. Bulan : …………………

Nama Alatan Tahun
1A 1B 2A 2B 3A 3B

ALAT AUDIO / VIDEO

1.1 Radio Kaset

1.2 Alat Perakam video

1.3 Televisyen

1.4

JUMLAH

ALAT-ALAT TAYANGAN

2.1 Projektor Overhead

2.2 Projektor Slaid

2.3

JUMLAH

ALAT-ALAT REPROGRAFI

3.1 Mesin pendua

3.2 Mesin fotostat

3.3

JUMLAH

ALAT-ALAT LAIN

4.1 alat-alat grafik lengkap

4.2 Komputer

4.3

JUMLAH

Tarikh : ……

GUNAAN ALATAN Tahun : ………………………….
……………

n / Tingkatan Jumlah Catatan
B 4A 4B 5A 5B 6A 6B

…………………………. Disediakan Oleh;

……………………………..
()

66

ANALISA PENGG

Tahun Keker

Nama Alatan 1A 1B 2A 2B 3A 3B
A. ALAT-ALAT

AUDIO / VIDEO
B. ALAT-ALAT

TAYANGAN
C. ALAT-ALAT

REPROGRAFI
D. ALAT-ALAT

LAIN

Disediakan oleh; Tarikh : …………………

………………………………
()

ANALISA PENGGUNAAN BAHAN-BAHAN
Bulan: ………………………..

Tahun Tahun 1 Tahun

Nama Bahan
A. BAHAN TAYANGAN
B. BAHAN AUDIO / VIDEO
C. PAPAN-PAPAN
D. BAHAN DUA/TIGA DIMENSI
E. BAHAN-BAHAN BERANEKA MEDIA
F. LAIN-LAIN BAHAN

Tarikh : ……………………………

GUNAAN ALATAN Catatan

rapan
4A 4B 5A 5B 6A 6B

………… Disahkan oleh;

………………………………
()

Tahun : ………………………. Tahun 5 Tahun 6 Jumlah

Kekerapan
n 2 Tahun 3 Tahun 4

67

GRAF STATISTIK PENG

45 Tahun 2 Tahun 3
Tahun
40

35

30

25
Kekerapan

20

15

10

5

0
Tahun 1

Alat-alat audio/video Alat-alat tayangan

GGUNAAN ALAT-ALAT

3 Tahun 4 Tahun 5 Tahun 6
n / Tingkatan

Alat-alat reprografi Alat-alat lain

68

LAPORAN TAHUNAN
PUSAT SUMBER SEKOLAH

1. MAKLUMAT SEKOLAH

1.1 Kod Sekolah : __________________________

1.2 Nama Sekolah : __________________________________________________

1.3 Alamat Sekolah : __________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

1.4 No. Telefon Sekolah : __________________________

2. MAKLUMAT GURU

2.1 Nama Penuh Guru Besar / Pengetua:
* Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________

2.2 Nama Penuh Guru Penolong kanan Pentadbiran (Kurikulum):
* Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________

2.3 Nama Penuh Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid / Pelajar:
* Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________

2.4 Nama Penuh Guru Penolong Kanan Kokurikulum:
* Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________

2.5 Nama Penuh Penyelia Petang:
* Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________

2.6 Nama Penuh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah (PSS):
* Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________

2.7 Nama Penuh Guru Pembantu Perpustakaan dan Media Sekolah (PSS):
* Tn. / Pn. / En. / Cik : __________________________________________________

• Potong mana yang tidak berkenaan

69

3. MAKLUMAT GURU
3.1 Statistik Guru Terlatih dan Tidak Terlatih

GURU TERLATIH GURU TIDAK TERLATIH

Melayu Cina India Jumlah Melayu Cina India Jumlah

JUMLAH BESAR : _______________ ORANG

3.2 Satatistik Guru Siswazah dan Bukan siswazah

GURU SISWAZAH GURU BUKAN SISWAZAH

Melayu Cina India Jumlah Melayu Cina India Jumlah

JUMLAH BESAR : _______________ ORANG

70

4. MAKLUMAT MURID/PELAJAR
4.1 Statistik Pelajar Lelaki dan Perempuan

LELAKI PEREMPUAN

Melayu Cina India Jumlah Melayu Cina India Jumlah

JUMLAH BESAR : _______________ ORANG

4.2 Satatistik Pelajar Mengikut Tahun / Tingkatan

TAHUN TINGKATAN BILANGAN
Peralihan
________________ orang
Tahun 1 / Tingkatan 1 ________________ orang
Tahun 2 / Tingkatan 2 ________________ orang
Tahun 3 / Tingkatan 3 ________________ orang
Tahun 4 / Tingkatan 4 ________________ orang
Tahun 5 / Tingkatan 5 ________________ orang

71

________________ orang

Tahun 6 / Tingkatan 6

JUMLAH BESAR : _______________ ORANG

5. KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

5.1 Statistik Bilangan Bahan Buku
BAHASA MELAYU

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

Bilangan

Jumlah Buku Fiksyen : ________________ buah
Jumlah Buku Bukan Fiksyen : ________________ buah
Jumlah Buku : ________________ buah

BAHASA INGGERIS

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

Bilangan

Jumlah Buku Fiksyen : ________________ buah
Jumlah Buku Bukan Fiksyen : ________________ buah
Jumlah Buku : ________________ buah

72

BAHASA IBAN

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

Bilangan

Jumlah Buku Fiksyen : ________________ buah
Jumlah Buku Bukan Fiksyen : ________________ buah
Jumlah Buku : ________________ buah

JUMLAH KESELURUHAN

JENIS BUKU BILANGAN

Buku Fiksyen _________________ buah
Buku Bukan Fiksyen _________________ buah

JUMLAH BESAR _________________ buah

5.2 Statistik Bilangan Bahan Bukan Buku / Perisian (Software)

KOD BAHAN F 000 100 200 KELAS BAHAN 600 700 800 900 JUMLAH
300 400 500

Kad Audio

Boneka

Carta

Compact
Disc

Disket
Komputer
Filem
8/16/35 mm
Filem Jalur

73

Gambar
Glob
Kit
Kad Imbasan
Model
Multimedia
Kit
Peta
Pita Audio
Piring Hitam
Pita Video
Permainan
Realia
Pita Slaid
Lutsinar

5.3 Statistik Bilangan Peralatan (Hardware)
NO. A. TAYANGAN

NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN

01. Projektor Overhead 74

02. Projektor Slaid

03. Projektor Filem

04. Projektor Opeque
05.

06.
07.
08.
09.

A. BUKAN TAYANGAN

NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN

01. Papan Tulis
02. Papan Magnet
03. Papan ‘Flannel”
04. Papan Gulung
05. Papan Kenyataan
06.

07.

08.

09.

C. AUDIO

NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN

01. Radio 75
02. Radio Kaset
03. Alat Pemain Piring Hitam
04. Syncrecorder

05. Perakam Pita Gelendong (Rel
Terbuka)

06. Sistem Pembesar suara (PS System)
07.

08.

09.

D. AUDIO - VISUAL

NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN

01. Televisyen
02. Video Cassette Recorder (VCR)
03. Projektor Slaid dengan Kaset
04. Projektor filem Jalur dengan Kaset

05. Projektor Filem 8 mm, 16 m dan
35mm

06.

07.

08.

09.

E. PERALATAN-PERALATAN SOKONGAN LAIN

NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN

01. Kamera Fotografi dan Aksesori
02.

76

Kamera Video dan Aksesori
03. Kit Grafik
04. Kit Pertukangan
05. Transparency maker
06. Mesin Taip (Manual)
07. Mesin Taip Elektronik
08. Mesin Photostat
09. Mesin Pendua
10. Mesin Risograph
11. Komputer
12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

77

Lampiran 1

AHLI JAWATANKUASA INDUK
PUSAT SUMBER SEKOLAH
TAHUN : _2022

78

Lampiran 2

AHLI JAWATANKUASA KERJA
PUSAT SUMBER SEKOLAH
TAHUN : 2022

79

MANUAL PROSEDUR KERJA

1. KONSEP

Manual Prosedu Kerja (MPK) ialah satu dokumen rasmi yang perlu pada peringkat Jabatan/Pejabat
yang boleh dibuat rujukan kerana MPK mengandungi prosedur-prosedur yang perlu dilalui dan
dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti operasi sesebuah Jabatan/ Pejabat. Lihat rajah
di bawah:

JABATAN / MPK Kenyataan harapan Jabatan
PEJABAT / Pejabat

Tuju arah yang jelas Peningkatan

Penentuan fungsi yang jelas kecekapan dan

Pembahagian aktiviti / tugas keberkesanan
antara bahagian / unit yang
Jabatan /
jelas
Pejabat

Rangkaian prosedur dan
pegawai staf yang jelas bagi

setiap aktiviti

Rajah : KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA

2. FAEDAH PENYEDIAAN MPK

2.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi;
2.2 Mewujudakan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
2.3 Menentukan peraturan Jabatan / Pejabat dipatuhi;
2.4 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
2.5 Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru;
2.6 Menyenangkan pertukaran kakitangan dari datu jabatan ke jabatan lain;
2.7 Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan sistem dibaiki;
2.8 Mengurangakan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja;
2.9 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

80

3. KANDUNGAN MPK Latar belakang Jabatan /
Pejabat
Senarai borang-borang yang
digunakan Objektif Jabatan / Pejabat

Carta Aliran Kerja Aktiviti- MANUAL Carta Organisasi Jabatan /
aktiviti Utama PROSEDUR Pejabat
KERJA

Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama Jabatan /
Utama Pejabat

Aktiviti-aktiviti bagi setiap Fungsi
Utama

Rajah : KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA

3.1 Latar belakang Jabatan / Pejabat
Latar belakang ini mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah Jabatan / Pejabat dan juga maklumat
seperti matlamat dan tujuan penubuhannya. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk
membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi
dan objektif Jabatan / Pejabat. Selain itu maklumat tersebut dapat membantu para penyelidik untuk
Mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenainya.

3.2 Objektif Jabatan / Pejabat
Objektif jabatan / Pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya dan menjadi asas bagi proses
pengurusan strategic serta pembentukan objektif bahagian / unit. Tujuan ialah:

i. Memberi hala cara yang jelas supaya segala usaha yang dijalankan menjurus kepada
matlamat penubuhannya
ii. Menjadi asas penilaian keberkesanan Jabatan / Pejabat
iii. Memberi tuju arah dan asas bagi pembentukan objektif lebih khusus dan terperinci pada
peringkat bahagian / unit
iv. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang Jabatan / Pejabat

3.3 Carta Organisasi jabatan / Pejabat
Carta ini menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki dalam sesebuah
Jabatan / Pejabat dengan Jabatan / Pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan
peranan yang dimainkan. Malah carta ini boleh berubah-ubah sari semasa ke semasa selaras dengan
perkembangan yang berlaku dalan Jabatan / Pejabat. Oleh itu carta perlu dikemaskini. Carta ini
dijadikan rangka kerja dan panduan kepada kakitangan untuk;

i. Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan / Pejabat mengikut unit / seksyen /
bahagian

81

ii. Rantaian perintah yang menunjukkan peringkat hirarki sesebuah Jabatan / Pejabat bagi
membantu kakitangan menganal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan,
membuat keputusan dan memantau kerja-kerja yang ditetapkan

Carta Organisasi ini juga berguna kepada pihak pengurusan bagi
Membantu membuat perancangan seperti:

i. penambahan dan pengurangan kakitangan
ii. pembesaran fungsi-fungsi Jabatan / pejabat dan
iii. saluran maklumat-maklumat pengurusan

3.4 Fungsi Utama Jabatan / Pejabat
Fungsi utama Jabatan / pejabat adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan
Jabatan / Pejabat mencapai objektif penubuhannya. Fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan
sesebuah Jabatan / Pejabat itu sama ada yang khusus atau yang biasa

3.5 Aktiviti-aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama
Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama dan pelaksanaanya melibatkan tenaga
manusia, peraltan, bahan, masa dan kos

3.6 Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang
ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Sangat penting proses kerja ini disenaraikan dengan
jelas supaya dapat:

i. Mengelakkan kesilapan operasi dan perudnangan kerana menjalankan tugas;
ii. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas;
iii. Membantu kerja-kerja penyeliaan;
iv. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskiniaan
diperlukan;
v. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang;
vi. Memendekkan masa latihan kakitangan baru;
vii. Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang kakitangan;
viii. Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat; dan
ix. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan

3.6.1 Langkah-langkah menyediakan proses kerja
i. Semak senarai aktiviti bagi Mengenal pasti jenis-jenis aktivti yang
emmerlukan penyediaan proses kerja
ii. Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut
iii. Mulakan dengan perkataan ‘kata kerja’ bagi Menyenaraikan
setiap proses
iv. Senaraikan jawatan kakitangan / Jk / staf yang perlu mengambil
tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan

3.7 Carta Aliran Kerja
Carta Aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah menganai tindakan-tindakan yang
terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja ini diperlukan kerana:

i. dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu
diambil mengikut turutan yang betul iaitu dari peringkat permulaan hingga
selesai

82

ii. memberi pemahaman kepada kakitangan mengenai tugas dan
tanggungjawab masing-masing secara ringkas

3.8 Borang Yang Digunakan
Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat kerana borang
dapat menyimpan dan merekodkan maklumat penting. Menyenarai dan menyertakan contoh-contoh
borang dalam MPK, akan dapat:

i. menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan
ii. Mengumpulkan borang-borang yang digunakan oleh Jabatan / Pejabat sebagai rujukan;

iii. Memberi kefahaman kepada pegawai-pegawai mengenai prosedur-
prosedur dan borang-borang yang digunakan dalam menjalankan tugas-
tugasnya dengan berkesan

4. PENUTUP

Dengan menyediakan MPK sebuah Jabatan / Pejabat itu pasti dapat melaksanakan tugas dan
tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan seterusnya dapat mempertingkatkan produktiviti
dan kualiti Jabatan / Pejabat berkenaan kerana:

i. MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan terhadap sesuatu
tindakan;

ii. Kecuaian akan menajdi etara kerana proses kerja akan dijelaskan melalui carta aliran
kerja;

iii. Pertindihan kerja, ketidakpastian dan kesamaran dapat dikenalpasti dan sistem kerja
dapat dibaiki dengan mudah;

iv. Kerja yang tergendala, terbengkalai atau tidak dapat dibuat dapat dipastikan di
samping mengenap pasti siapa yang bertanggung jawab terhadapnya dan

v. Setiap langkah diteliti, diikuti dan disemak supaya hasilnya tepat dan berkesan.

Kesimpulan, MPK boleh dianggap sebagai satu langkah ke arah pembaharuan dalam pentadbiran
bagi mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan bekerja dalam sesebuah Jabatan / Pejabat
kerana MPK mempunyai susun cara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan lebih sistematik,
mempunyai saluran dan prosedur.

FAIL MEJA

1. KONSEP

Fail Meja (FM) merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam sesebuah Jabatan/Pejabat.
Fm adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti
Jabatan/Pejabat keseluruhannya. Lihat rajah di bawah;

INDIVIDU / FM Arah tuju yang jelas
JAWATAN
Tugas dan tanggungjawab
yang jelas Peningkatan
kecekapan
Kedudukan yang jelas dalam dan
pejabat / jabatan keberkesana
n individu
Dasar-dasar / peraturan
Rajah : KONSEP FAIL MEJA yang jelas

Prosedur / aliran kerja yang 83
jelas

FM berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu
dalam pejabat / jabatan. Oleh itu FM dirangka khusus untuk memberi panduan terperinci mengenai
semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan
tanggungjawab seseorang individu dalam pejabat / jabatan. Rangkaian prosedur dan senarai semak
yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah yang dapat memandu setiap individu
menjalankan tugas mereka dengan cekap. Tegasnya FM adalah dokumen rujukan untuk setiap
pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai.

2. FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA

2.1 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kekrja untuk dijadikan rujukan rasmi;
2.2 Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
2.3 Menentukan peraturan pejabat / jabatan dipatuhi;
2.4 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
2.5 Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru;
2.6 Menyenangkan peraturan staf dari satu jabatan ke jabatan lain;
2.7 Menyenangkan kajian atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat
2.8 Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan tugas; dan
2.9 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan kakitangan lain

3. KANDUNGAN FAIL MEJA

Senarai Senarai Tugas Objektif Pejabat
Jawatankuasa Harian
Norma Kerja / Jabatan
MANUAL Carta
Senarai Semak PROSEDUR
KERJA OSergnaanraisi aTsui gas /

Fungsi Jabatan /

Peraturan / Carta Aliran

Undang-undang KSeenrjaarai tugas /

Borang

Kuasa &

Proses Kerja

Rajah : KANDUNGAN FAIL MEJA

84

3.1 Objektif Pejabat / Jabatan

3.1.1 Objektif adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah
pajabat / jabatan, iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif
amat penting kerana objektif menjelaskan dengan tepat arah tuju pejabat /
jabatan dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik. Oleh itu, objektif
yang baik dapat menjelaskan kepada kakitangan dan memastikan objektif ini
dicapai

3.1.2 Tujuan mengadakan objektif:

i. memberi hala tuju yang jelas kepada pejabat / jabatan supaya segala
usaha yang dijalankan adalah selaras dengan metlamat
penubuhannya

ii. Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan
aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah pejabat / jabatan supaya
memenuhi keperluan pelanggan

iii. Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan pejabat / jabatan bagi
tujuan meningkatkan lagi prestasi pejabat / jabatan berkenaan

iv. Memberi arah tuju ke arah pembentukan objektif yang lebih khusus
dan terperinci pada peringkat bawah dalam pejabat / jabatan

v. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang pejabat /
jabatan

CONTOH OBJEKTIF PSS:
Meningkatkan taraf pengajaran dan pembelajaran

3.2 Carta Organisasi

3.2.1 Carta organisasi pejabat / jabatan menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti
dan hirarki dalam sesebuah pejabat / jabatan yang dijadikan sebagai rangka kerja dan panduan
menjalankan aktiviti-aktiviti pejabat bagi membantu pejabat / jabatan mencapai objektif yang
ditetapkan. Carta organisasi adalah berbeza-beza di antara satu pejabat / jabatan dengan jabatan
yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Carta organisasi ini
juga boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam
pajabat / jabatan. Oleh itu carta ini perlu dikemas kini.

Contoh: CARTA ORGANISASI JK INDUK PSS
CARTA ORGANISASI JK KERJA PSS
➢ CARTA ORGANISASI JK PENGAWAS PSS
➢
➢

3.2.2 Faedah Kepada Kakitangan

i. menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh pejabat / jabatan.
Contoh Unit Pengkatalogan, Unit APD, Unit BBM, Unit Sirkulasi, Unit
Perolehan, Unit Data dll

ii. menjelaskan rantaian perintah yang dapat menunjukkan peringkat
hierarki sesebuah pejabat / jabatan. Ini akan dapat membantu

85

mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi
arahan, membuat keputusan dan menyelia atau memantau kerja-
kerja yang ditetapkaN

3.2.3. Faedah Kepada Pihak Pengurusan

i. mmebuat perancangan bagi penambahan atau pengurangan
kakitangan

ii. pembesaran fungsi-fungsi pejabat / jabatan
iii. perancangan latihan staf dan
iv. saluran-saluran maklumat-maklumat pengurusan

3.3 Senarai Tugas / Fungsi Pejabat / Jabatan

3.3.2 Fungsi utama pejabat / jabatan adalah tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan
pejabat / jabatan mencapai objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi ini bergantung kepada
jenis-jenis kegiatan sesebuah pejabat / jabatan sama ada kegiatan yang khusus atau kegiatan
rutin

CONTOH:

Lihat Senarai Tugas:

➢ Penyelaras / Guru Media
➢ Ketua Unit Perpustakaan
➢ Ketua Unit APD
➢ Ketua Unit BBM dll

3.4 Proses Kerja

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang
ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti

3.4.2 Kepentingan proses kerja yang jelas dapat;

i. mengelakkan kesilapan operasi ketika menjalanakan tugas;
ii. memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil semasa

menjalankan tugas;
iii. membantu kerja penyeliaan;
iv. memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila

pengemaskinian diperlukan;
v. menguranfkan arahan biasa yang berulang-ulang;
vi. memendekkan masa latihan kepada kakitangan baru;
vii. mengkalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seorang

pegawai;
viii. memudahkan dna melicinkan urusan harian pejabat / jabatan
ix. menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang

ditetapkan

3.4.3 langkah-langkah menyediakan proses kerja;

86

i. semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang
memerlukan penyediaan proses kejara;
ii. sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut;
iii. mula dengan perkataan kata kerja bagi menyenaraikan setiap
proses; dan
iv. senaraikan jawatan kakitangan yang perlu mengambil tindakan ke
atas langkah-langkah yang berkenaan.
3.5 Carta Aliran Kerja

Carta aliran ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas indakan-tindakan yang

terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta ini iperlukan kerana carta ini dapat

memperlihatkan dengan jelas setiap angkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut urutan

yang betul, iaitu enunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan

secara ringkas serta menggunakan simbol-simbol tertentu;

CONTOH: Carta Aliran Proses Teknik Buku / Bukan Buku
➢

3.6 Borang

Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat.

3.6.1 Kegunaan borang untuk:

i. menyimpan dan merekodkan maklumat
ii. menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang
sistematik
iii. membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak shaja
yang direkodkan

3.6.2 Tujuan digunakan:

i. dapat menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan;
ii. semua borang yang digunakan dapat dijadikan rujukan;

iii. kakitangan dapat memahamai prosedur-prosedur dalam
menjalankan tugas dengan lebih berkesan

CONTOH: Borang Slip Kerja Buku / Bukan Buku
Borang Biodata Guru / Pengawas PSS
➢
➢

3.7 Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan Kakitangan

Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai

tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang kekitangan untuk menjalankan tugas-tugasnya.

Setiap senarai yang perlu mengandungi;

➢ Nama pejabat / Jabatan / Bahagian / Unit

➢ Jawatan yang disandang
➢ Tugas dan tanggungjawab

87

Kuasa yang diberi kepada seseorang kakitangan perlu dimaklumkan bagi memudahkan mereka
bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Hubungan kerja kakitangan
dengan kakitangan lain perlu diketahui bagi membantu kakitangan itu menyelesaikan sesuatu
tugas. Hubungan ini dibahagiakan kepada 4 cara iaitu;

➢ Hubungan kerja dengan pegawai atasan;
➢ Hubungan kerja dengan kakitangan bawahan;
➢ Hubungan kerja dengan rakan sejawat; dan
➢ Hubungan kerja dengan pegawai / kakitangan dari agensi-

agensi luar

3.7.1 Kepentingan kuasa dengan hubungan kerja dalam FM

i. Dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang yang
kakitangan;
ii. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang
sesuai untuk seseorang pegawai
iii. Memudahkan kakitangan menguruskan tugas yang
dipertanggungjawabkan
iv. Setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang
diperuntukkan; dan
v. Menjelaskan hubungan di antara seseorang kekitangan dengan kakitangan
lain, sama ada di dalam pejabat / jabatan atau pegawai-pegawai di pejabat / jabatan yang lain

3.8 Peraturan / Undang-undang

Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui dan
dipatuhi oleh kakitangan seseorang pejabat / jabatan

CONTOH: Peraturan Peminjaman alatan PSS
Peraturan Penggunaan Bilik di PSS dll
➢
➢

3.9 Senarai Semak

Senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas

dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti.

Senarai ini boleh berbentuk tangkai kata, soalan dan jawapan atau pun pernyataan peringatan

yang diperlukan mengikut jenis / bidang aktiviti yang dilakukan

CONTOH:

➢ Senarai Semak Pengurusan PSS
➢ Senarai Semak Koleksi PSS
➢ Senarai Semak Aktiviti PSS
➢ dll

88

3.10 Senarai Jawatankuasa

Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang

dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Jawatankuasa ini hendaklah sekurang-kurangnya wujud

untuk tempok 6 bulan

3.10.1 Tujuannya:

i. Kakitangan berkenaan mengetahui jawatankuasa yang
dianggotainya
ii. Membolehkannya membuat persedian dan perancangan
awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut
iii. Membolehkan kakitangan baru yang mengambil alih tugas
mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotainya.

3.10.2 Kandungan:

i. Nama kakitangan
ii. Kekerapan mesyuarat (kali ke - ……..)

iii. Jenis keanggotaan (sama ada Pengerusi, Setiausaha dll)

CONTOH:

➢ Senarai Jawatankuasa Minggu PSS
➢ Senarai jawatankuasa majlis Perlantikan

Pengawas PSS
3.11 Norma Kerja

Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi
menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja boleh menjadi panduan kepada kakitangan dalam
melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya dan menjadi
asas ukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja.
Melalui perubahan persekitaran kerja, sama ada melalui penggunaan teknologi baru, latihan staf dll,
motivasi bekerja, norma kerja boleh diubah suai supaya selaras dengan usaha-usaha
pengubahsuaian yang telah dijalankan. Dengan itu, norma kerja membantu dalam memperbaiki
kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja.

3.11.1 Langkah-langkah mewujudkan norma kerja

i. Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-
sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada dan disesuaikan dengan kebolehan / keupayaan
penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat.

ii. Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran
kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

3.12 Senarai Tugas Harian

Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang
perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya
mudah dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja atau mengambil tindakan penting
lebih awal bagi menggalakkan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.

CONTOH:

➢ Senarai tugas Penyelaras PSS mengikut hari / tarikh

89

4. LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA

i. Sediakan objektif pejabat / jabatan yang telah disediakan bagi Manual prosedur Kerja
(MPK);

ii. Sediakan objektif bahagian / unit;
iii. Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi pejabat / jabatan yang

disediakan oleh MPK;
iv. Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan kakitangan di

dalam bahagian / unit;
v. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkenaan;
vi. Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama
vii. Senaraikan semua proses kerja yang perlu, di bawah setiap tugas dan

tanggungjawab
viii. Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberi kelulusan;
ix. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan;
x. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas;
xi. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas;
xii. Rekodkan norma kerja yang ada;
xiii. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan;
xiv. Sediakan format senarai tugas harian; dan
xv. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.

5. PENUTUP

FM perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam pejabat / jabatan. Peraturan,

prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku

hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin

supaya manual ini sentiasa kemas kini dan digunakan oleh setiap kakitangan di pejabat / jabatan

masing-masing.

Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan dan staf sesebuah

pejabat / jabatan demi keberkesanan bidang pengurusan sesebuah pejabat / jabatan. Tegasnya

FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan

penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti hasil kerja

sesebuah pejabat / jabatan.

90

BAB 7

KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

91