Sage X3 Ventes v140 - v5

FORMATION VENTES

A partir de la version 140

La solution globale pour la gestion de l'entreprise et l'e-business

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Plan général du cours 2.7 Le colisage
2.8 Les retours
1. Les données de base 2.9 Les factures ventes
1.1 Définition des caractéristiques de 2.10 La D.E.B.
l’article 2.11 Les statistiques
1.2 La fiche client 3. Les utilitaires
1.3 La fiche prospect 3.1 La resynchro en-cours client
1.4 La fiche représentant
1.5 La fiche transporteur Groupe ADONIX // 2

2. Les fonctionnalités ventes
2.1 Les tarifs
2.2 Les éléments de facturation
2.3 Les devis
2.4 Les commandes
2.5 Les allocations de stock
2.6 Les livraisons

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1. Les données de base

1.1 Définition des
caractéristiques de l’article

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1.1.1 La catégorie article Données de base / Articles / Catégories articles
1.1.1 La catégorie article

La catégorie article contient en version 140 l’ensemble des informations de gestion de l’article :
9 Une catégorie est définie au niveau dossier et au niveau site.
9 Certaines informations préalablement définies au niveau transactions de stock sont maintenant
rattachées à la catégorie.
9 Ces informations servent de valeurs par défaut pour l’article et l’article-site, et sont modifiables au niveau
article et article-site.
9 A l’exception des règles de gestion et règles d’allocation qui sont définies uniquement sur la catégorie
article.

Bénéfices :
9 Génération rapide de la base article et article-site.
9 Fédération des informations communes à un ensemble d’articles.

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Groupe ADONIX // 4

1.1.1 La catégorie article

Remarques

Toute modification postérieure ne se reportera pas sur les articles préalablement créés.
Le paramétrage de la catégorie doit être minutieusement préparé car elle conditionne la création
des articles et articles-sites. Toute modification de la catégorie n’a pas de répercussion sur les
articles et articles-sites.
Ex : si on modifie la gestion de lot de géré à non géré sur la catégorie, les articles associés à cette
catégorie gardent une gestion de lot.
Le paramétrage des règles de gestion et d’allocation sont les éléments les plus importants de la
gestion des stocks : tous les mouvements d’entrées et de sorties, ainsi que les fonctions (entrées
diverses, réceptions, livraisons, mouvements d’OF, …) sont dépendants de ces règles.

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Groupe ADONIX // 5

1.1.1 La catégorie article Menu local 222

Une catégorie peut être décrite niveau
dossier ou niveau site.

Menu local 223
une création avec validation
implique que l’article sera
créé avec le statut élaboration

Codes d’accès habilitant ou non l’utilisateur à maintenir l’article
et/ou à effectuer son contrôle qualité (définis dans son profil)

Filtres par gestionnaire utilisés dans les
réapprovisionnements des articles gérés
en stock

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Groupe ADONIX // 6

1.1.1 La catégorie article Gestion soumise au code
activité SER
La gestion des lots peut être facultative (lot
blanc autorisé) et dépend des codes
activité LOT et SLO

(1)
(2)

(3)

(4)

(1) Autorisation sortie de stock non présent informatiquement (génère des mouvements en attente) Gestion des lots et n° de
série par compteur –
Compteurs LOT et SER

(2) Un sous-lot est une subdivision d’un lot qui permet de différencier une ligne de stock.

(3) Le mode de gestion de l'article peut être :
- pas de gestion (si Gestion stock vaut 'Non géré')
- sur stock
- à la commande

(4) Définir si l’article doit être contrôlé à l’entrée en stock (Les valeurs possibles sont : Pas de contrôle, Contrôle non modifiable,
Contrôle modifiable)

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Groupe ADONIX // 7

1.1.1 La catégorie article

L’onglet Unités permet de référencer toutes les unités à proposer par défaut aux articles de la
catégorie. Ces informations sont modifiables article par article.

Seulement utilisé dans
le cadre des commandes
de vente

Remarques Dimensionné par le
code activité NUC

9 Dans le cas d’une gestion multi-unités, il est préconisé de décimaliser l’UV pour éviter les
problèmes d’arrondis.

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Groupe ADONIX // 8

1.1.1 La catégorie article

Les informations de l’onglet Règles ne sont pas reprises sur l’article.

Intitulés* repris sur la fiche article-site pour pré-
charger les types d’emplacements requis

Zone permettant Paramétrage d’une règle
l’allocation de différents d’allocation détaillée par
statuts lors d’allocation catégorie
globale

* Définis dans le menu local utilisateur 2707 et dimensionnés par défaut à 4 (dimensionnement possible à 9 intitulés via le code
activité NDL)

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Groupe ADONIX // 9

1.1.1 La catégorie article

Définition des règles de gestion de l’article

Généralités
9 Ce tableau permet de définir pour chaque type de mouvement (menu local 704) les règles de gestion, notamment dans le cadre

des entrées de stock (telles que les réceptions clients) et des sorties (retours avec mouvement de stock).
9 Les règles de gestion sont pré-chargées à partir du paramétrage de règles globales dans la fonction Règles de Gestion du

paramétrage stocks (Paramétrage / Stocks / Règles de gestion).
9 Pour chaque type de mouvement, les règles de gestion peuvent être affinées par code de mouvement (codes définis dans la

table diverse 14), de manière à disposer de plusieurs règles de gestion pour un même type de mouvement.
9 Les codes mouvements sont rattachés à une transaction de bordereau de stock : le choix d’un bordereau portant un code

mouvement particulier détermine la règle de gestion qui y sera employée.
9 Les informations paramétrables par mouvement et code mouvement sont :

- Le libellé de l’emplacement à proposer par défaut pour le mouvement.

- Les statuts et sous statuts autorisés pour le mouvement ainsi qu’un statut par défaut.

- Paramétrage d’une demande d’analyse en cas d’entrée en statut Q.

- Numérotation des lots en entrée : ce paramétrage vient s’ajouter au compteur lot éventuellement défini dans
l‘onglet Gestion de l’article.

© 2007 Sage– Di-visSioonrMtoieyendn’eusn& lGortanpdeésrEimntréep.rises

Groupe ADONIX // 10

1.1.1 La catégorie article
Tableau des règles de gestion

Les informations ci-dessous sont pré-chargées par défaut à partir de règles globales définies dans la
fonction Règles de Gestion. Elles sont également filtrées selon la catégorie Ach, Ven, Fab…

Règles par défaut Définition et application

Type de mouvement Menu local 704
Il peut s’agir des réceptions clients ou
Code mouvement encore des retours sur réceptions.
Chaque code est défini dans la table
Emplacement diverse 14. Il peut être associé à une
Statuts autorisés transaction de stock pour en affiner les
Sous-statuts autorisés règles de gestion.
Il s’agit de l’intitulé de l’emplacement dédié
© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises ( menu local utilisateur 2707).
Liste des statuts autorisés et contrôlés pour
un mouvement donné (A*…).
Sous-statuts autorisés dans ce type de
mouvement de stock.

Groupe ADONIX // 11

1.1.1 La catégorie article Sous-statut initialisé par exemple, lors
d’une entrée en stock de type réception. Il
Statut par défaut facilite la saisie des mouvements de stock
Demande d’analyse et doit correspondre à l’un des statuts
autorisés précédemment.
Saisie lot Indicateur permettant la génération d’une
DA lors du mouvement de stock. Si ce
Lot par défaut paramètre prend par défaut la valeur
Sortie lot périmé « non » , alors il faut passer par les
changements de stock (option changement
© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises de statuts) et non par le contrôle qualité
pour passer un statut Q en A ou R.
Choix possibles : saisie libre oui, non,
nouveau lot.
Permet la saisie ou non des lots avec
contrôle des lots existants – Zone
conditionnée par le mode de gestion.
Lot interne initialisé par le lot client ou le
numéro du document (ex : numéro de
réception)
Permettre ou non la sortie de lots ayant
dépassé leur date de péremption

Groupe ADONIX // 12

1.1.1 La catégorie article

L’onglet Compta / coûts permet de définir des données comptables (code comptable, niveaux
de taxes et sections analytiques) qui seront reportées sur la fiche article, mais aussi les
données de valorisation de l’article en stock.

Nombre d’axes Méthode de valorisation à
analytiques, défini définir pour la catégorie ;
au niveau dossier possibilité de la modifier au
– Codes activités niveau article-site.
ANA – maximum 9
(AX1 à AX9) Groupe ADONIX // 13

Codes contrôlés dans la table des niveaux
de taxe et permettant de déterminer les
taux de taxe à appliquer dans les
transactions - Table « Niveaux de taxe »

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1.1.1 La catégorie article

Les informations paramétrées dans l’onglet Achat/Vente sont caractéristiques des articles de la
catégorie et constituent des valeurs par défaut modifiables pour les articles.

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Groupe ADONIX // 14

1.1.2 La fiche article Données de base / Article / Article
1.1.2 La fiche Article

9 Entité nécessaire à la gestion, rassemblant les informations de
l’article : Identification, Gestion, Unités, etc.

9 Les caractéristiques de l’article sont initialisées à partir des
données saisies dans sa catégorie, mais restent modifiables.

9 La fiche article se compose de 9 onglets maximum dépendant des
modules installés et de la catégorie de l’article (zones grisées non
saisissables).

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Groupe ADONIX // 15

1.1.2 La fiche article Statut de l’article –
Caractère bloquant dans
Fiche article / En-tête certains traitements

Code de la catégorie article
– Regroupement d’articles
de même nature – les
informations de la catégorie
sont pré-chargées dans la
fiche article

Code article en saisie Désignation article – Saisie
manuelle ou obligatoire
automatique si un
compteur article est
renseigné dans la
catégorie

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Groupe ADONIX // 16

2. Paramétrage/Article

Fiche article / identification

Norme de l'article (norme Désignations complémentaires –
nationale ou internationale de Saisie libre
fabrication ou de qualité)

Familles statistiques, nombre défini par code activité (5 Critère de tri dans les
maximum) fonctions de recherche
Durée d’existence article
© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises Code à barre identifiant
cet article
Code d’accès permettant
ou interdisant la
maintenance de l'article
Code alphanumérique de 12 caractères
servant à identifier l'article dans les
formalités de douanes

Groupe ADONIX // 17

1.1.2 La fiche article

Fiche article / Gestion

Zones pré-chargées par la catégorie

Possibilité d’accéder aux zones relatives au contrôle qualité même
si l’article n’y est pas soumis car cela peut être le cas d’un client
de cet article.

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Groupe ADONIX // 18

1.1.2 La fiche article

Fiche article / Unités et Comptabilité

© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises Données initialisées
par la catégorie de
l’article

Remarque
Le champ ACCCOD (code
comptable) de la fiche article
est obligatoire si le module
comptable est activé.

Groupe ADONIX // 19

1.1.2 La fiche article

Fiche article-Ventes

Réservation de Lignes de commandes Idem composé
stock sur l ’article générées sur composés nomenclature, mais
et composants lignes composants non
modifiables

Pourra remplacer
l ’article courant à la date
de substitution

Emballage déclaré dans la
table des emballages et
capacité modifiable

Champ informatif

Quantité mini et maxi Autorisation de solde en livraison partielle
par ligne de commande

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Groupe ADONIX // 20

1.1.2 La fiche article

(4) Paramétrage de la contremarque

9 L’article doit être acheté et vendu pour pouvoir 9 Au moins un Fournisseur listé sur la fiche article
faire l’objet d’une contremarque « commerciale ». doit être flagué « contremarque ».
9 L’indicateur de contremarque doit être activé dans 9 Un tarif d’achat associé au fournisseur, à l’article
l’onglet Vente de la fiche article. doit aussi exister.
9 Une contremarque peut être « directe » si une
quantité directe est spécifiée et que la quantité
vendue est au moins égale à cette quantité.
9 Sinon, il s’agit d’une contremarque de réception.

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Groupe ADONIX // 21

1.1.3 La fiche article-site Données de base / Articles / Articles-site
1.1.3 La fiche article-site

Définition : Donnée de base permettant une personnalisation des règles de gestion des stocks
(gestion des emplacements, politiques de réapprovisionnement,) de production et de
valorisation pour un site donné.

Caractéristiques de la fonction :
9 Fonction permettant la création, la consultation et la mise à jour des informations.
9 Fonction comportant 8 onglets :
- 4 onglets de saisie de données (gestion de stock, de planification, de production et de
coût.
- 4 onglets de consultation (des stocks, de cumuls, des données calculées et des
inventaires).

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Groupe ADONIX // 22

1.1.3 La fiche article-site

Fiche article-site / Gestion

Informations initialisées par la
catégorie article

Informations initialisées par la Intitulés des emplacements dédiés associés aux mouvements des règles de gestion
catégorie article de la catégorie. Possibilité de saisir des types et emplacements par défaut pour les
mouvements de stock

Opérateurs en charge de la planification de l’approvisionnement
et définis dans la description de la catégorie article

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Groupe ADONIX // 23

1.2 La fiche client

Données de base / Tiers / clients

1.2 La fiche Client

9 Chaque tiers est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des clients. Cette fonction permet la
maintenance de la table clients et de ses tables associées : Tiers, Adresses, Contacts et RIB.

9 4 onglets communs à la fiche tiers :
- Identité
- Adresses
- RIB
- Contacts

9 4 onglets spécifiques à la gestion des clients :
- Commerciales
- Gestion
- Financières
- Clients livrés

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Groupe ADONIX // 24

1.2 La fiche client Données de base / Tiers / clients

Fiche client / Identité Identification générale du
client
S’il s’agit d’un tiers / client inter-sites (dans le
cadre d’échanges multi-sites) Code site à identifier en tant que
tiers dans le cadre des échanges
© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises multi-sites.

Groupe ADONIX // 25

1.2 La fiche client Données de base / Tiers / clients

Fiche Client / Adresses

Une adresse par défaut doit être définie.

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Groupe ADONIX // 26

1.2 La fiche client

Fiche client / Commerciales Données de base / Tiers / clients

L’onglet commerciales permet de renseigner les informations commerciales propres au client.

© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises Remises et/ou frais (en pourcentage et/ou en valeur),
utilisés pour donner des valeurs par défaut à des
éléments de pied de facture dans la facturation client

Groupe ADONIX // 27

1.2 La fiche client Données de base / Tiers / clients

Fiche client / Gestion

Texte d’information
renvoyé en saisie de
documents ventes

Contrôle de l’en-cours : un message avertit l’utilisateur lorsque le client
est contrôlé et qu’il a dépassé le montant de son en-cours autorisé. Si le
client est bloqué, la saisie de livraisons lui est interdite.

Cours utilisé par défaut pour trouver le cours de comptabilisation des factures.

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Groupe ADONIX // 28

1.2 La fiche client Données de base / Tiers / clients

Fiche client / Financières

Cet onglet permet de saisir des informations financières ou comptables.

Gestion des factures
et des règlements

Permet de déterminer le code
taxe applicable à la ligne
d’une facture par croisement
avec le niveau de taxe de
l’article.

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Groupe ADONIX // 29

1.2 La fiche client Données de base / Tiers / clients

Fiche client / Client livré Représentants /
clients livrés
Lieu Gestion des textes
d ’expédition
et site de Gestion des
réception impressions
Champs pris en
© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises compte pour le
calcul de la date
d ’expédition

Groupe ADONIX // 30

1.3 La fiche prospect

Données de base / Tiers / prospects

1.3 La fiche prospect

9 Chaque tiers est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des prospects. Cette fonction permet la
maintenance de la table prospects et de ses tables associées : Tiers, Adresses, Contacts.

9 3 onglets communs à la fiche tiers :
- Identité
- Adresses
- Contacts

9 1 onglet spécifique à la gestion des prospects :
- Gestion

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Groupe ADONIX // 31

1.3 La fiche prospect

Fiche prospect / Gestion

Données de base / Tiers / prospects

Prospection, champs alimentés
automatiquement par le système

Gestion des
représentants
Familles statistiques

Affichées en saisie de documents
ventes

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Groupe ADONIX // 32

1.4 La fiche représentant

1.4 La fiche Représentant Données de base / Tiers / Représentants

9 Chaque tiers est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des représentants. Cette fonction
permet la maintenance de la table représentants et de ses tables associées : Tiers, Adresses.

9 2 onglets communs à la fiche tiers :
- Identité
- Adresses

9 1 onglet spécifique à la gestion des représentants :
- Générales

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Groupe ADONIX // 33

1.4 La fiche représentant Données de base \ Tiers \ Représentants

Fiche représentant / Générales Base pour calcul de
commissions représentants

Taux et catégories liés à la
fiche client

Code comptable et axes
analytiques du
représentant

Formules définies à l ’aide de
l ’éditeur de formule© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 34

1.5 La fiche transporteur

Données de base / Tiers / Transporteurs

1.5 La fiche Transporteur

9 Chaque tiers est identifié dans la table des tiers ainsi que dans la table des transporteurs. Cette fonction permet
la maintenance de la table transporteurs et de ses tables associées : Tiers, Adresses, Contacts et RIB.

9 4 onglets communs à la fiche tiers :
- Identité
- Adresses
- RIB
- Contacts

9 3 onglets spécifiques à la gestion des transporteurs :
- Gestion
- Région
- Tarifs

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Groupe ADONIX // 35

1.5 La fiche transporteur Données de base / Tiers / Transporteurs
1.5 La fiche Transporteur

OBJECTIFS :

La fiche transporteur permet de calculer automatiquement le coût de transport d ’une
expédition :

9 Ce coût est le résultat du cumul des éléments optionnels suivants:

- Un montant fixe
- Un montant proportionnel au poids
- Une partie variable dépendante de fourchettes de poids et de la région de

livraison

Le transporteur par défaut est identifié au niveau de la fiche client.

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Groupe ADONIX // 36

1.5 La fiche transporteur Données de base / Tiers / Transporteurs

Fiche transporteur / Gestion Unité de poids, de volume et
coefficient de conversion
Case à cocher pour activer le
calcul du port Seuil de
déclenchement du
Tarification fixe port lié aux fiches tiers

© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises Partie variable du
calcul liée aux onglets
« région » et « tarifs »

Groupe ADONIX // 37

1.5 La fiche transporteur Données de base / Tiers / Transporteurs

Fiche transporteur / Région Paramétrage d ’un montant fixe et /
ou d ’un montant variable en
Déclaration des régions fonction des tranches et de la
liées à l ’onglet « tarifs » région

Fiche transporteur / Tarifs

Nota : Le nombre de régions transporteur et de fourchettes tarifs
sont fixées par les codes activité BPW et BPY.

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Groupe ADONIX // 38

1.5 La fiche transporteur

Fiche transporteur / Simulation

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Groupe ADONIX // 39

2. Les fonctionnalités
ventes

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2.1 Les tarifs

© 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

2.1 Les tarifs

2.1 Les tarifs

Généralités
Cette fonction permet de définir l’ensemble des conditions commerciales (prix, remises, frais,…)
applicables sur une ligne de devis, commande, livraison, facture…
Les tarifs peuvent être paramétrés en fonction de différents critères tels que le client, la catégorie
article, etc.
Pré-requis
La saisie d’un tarif passe nécessairement par la mise en place d’un code structure et d’un code tarif.

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Groupe ADONIX // 42

2.1 Les tarifs

STRUCTURE TARIF

CODE TARIF

Critères Tranches Prix Remises / Frais
Articles Clients Qté Début Qté Fin
ITMREF BPCNUM R1 R2 R3 F1
nn
nn UN X% X% X € X €

CENT

CD100 MATTEL SAISIE DU TARIF
1 100 150 2% 3% 8 € 10 €

101 299 140 2% 3% 8 € 10 €

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Groupe ADONIX // 43

2.1.1 La structure tarif Paramétrage / ventes / Structure tarifs
2.1.1 La structure tarif

Zones de libellés

Type de colonne (majoration ou Mode de calcul de la colonne Le % cumul s’appuie sur le prix
minoration) (% cumul, % cascade ou brut, tandis que le % cascade
montant) s’appuie sur le résultat précédent.

Le paramétrage d’un unique code structure tarif permet de définir les différentes colonnes de remises et frais
pouvant s’appliquer à un tiers. Au total, 9 frais ou remises peuvent être appliqués à la ligne et être susceptibles
d’apparaître en saisie de transaction de ventes (codes activité SPR et SP1 à SP9).

Un élément peut être raccroché au tarif (majoration ou minoration de la facture avec un calcul effectué à la
ligne). Pour cumuler des montants de remises ou frais d’une même colonne en pied de facture, il est nécessaire
d’avoir paramétré l’élément de facturation qui définit le pied en question.

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Groupe ADONIX // 44

2.1.2 Paramétrage du code tarif Paramétrage / ventes / paramétrage tarifs
2.1.2 Le code tarif
Menu local 241 :
Code tarif / Critères Priorité par ordre décroissant
Boucle de recherche active
Parmi les critères d’application du tarif, plusieurs depuis la V140 et pour les
tables sont accessibles compte-tenu des tarifs inter- tarifs normaux uniquement.
sociétés (6 en V130). Au maximum, 5 critères.
Groupe ADONIX // 45
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2.1.2 Paramétrage du code tarif Paramétrage / ventes / paramétrage tarifs

Code tarif / Prix Prix à l’unité, au cent,
etc.
Prix par tranches de
quantités Conversion respectivement
de l’UV et de la devise
Code tarif / Frais - Remises lorsque l’une et / ou l’autre
diffèrent en saisie de
commande

Si le paramètre général 'Prix HT et TTC' (NOTATI)
contient la valeur Non, cet indicateur ne peut pas être
saisi et prend alors la valeur du paramètre
général 'Type de prix' (PRITYP).

Activation des frais / remises

La valeur « initialisation » pour un frais ou une remise donné(e) implique qu’il ou elle ne s’appliquera pas, mais
en plus qu’aucun autre frais ou remise d’un tarif moins prioritaire ne pourra s’appliquer en parallèle.

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Groupe ADONIX // 46

2.1.2 Paramétrage du code tarif

Groupes de recherche :

− Exemple : on peut avoir défini différents tarifs client de la manière suivante :
9 Tarif STD : Priorité 50 : Article Prix = 25 EUROS
9 Tarif CLIENT : Priorité 50 :
Remise 10% pour les clients Î Prix net = 22,5 EUROS
Remise 20% pour les revendeurs Î Prix net = 20 EUROS
Tarif PROMO : Priorité 10 : Article Prix = 21 EUROS avec désactivation des
remises

− Dans cet exemple, si on ne fait pas de groupes de recherche, (un pour les tarifs STD et
CLIENT et un autre pour le tarif PROMO) alors les grossistes bénéficieront du tarif
PROMO qui est moins intéressant pour eux.

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Groupe ADONIX // 47

2.1.3 Saisie des tarifs ventes / Tarifs / Saisie des tarifs

2.1.3 La saisie des tarifs

Bornes de validité de la fiche tarif

Saisie d’un
code tarif

Saisie des données en fonction du paramétrage du code tarif

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Groupe ADONIX // 48

2.1.3 Saisie des tarifs

Paramétrage / Paramètres généraux / Compteurs

Paramétrage d’un compteur tarif

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Groupe ADONIX // 49

2.1.3 Saisie des tarifs

Paramétrage / Paramètres généraux / Affectation des compteurs

Depuis la V140, tous les compteurs de documents
peuvent être saisis manuellement.

Remarque
Le fait qu’un numéro manuel existe ne signifie pas pour autant que le compteur n’est pas affecté.
Le compteur ne sera alors utilisé que si on n’a pas saisi un numéro manuellement.

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Groupe ADONIX // 50