FLIPBOOK KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

Dengan hormat,

Sesuai dengan informasi yang saya dapatkan melalui website pencari kerja
Saya bermaksud untuk mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan
Bapak/Ibu sebagai seorang sekretaris

4. Isi Surat
Selanjutnya adalah pengisian bagian isi surat lamaran. Pada bagian ini, silahkan untuk
menuliskan data diri yang diperlukan seperti nama, tempat tanggal lahir,alamat tinggal,no
hp,email dan riwayat pendidikan terakhir. Juga bisa mencantumkan soft skill atau hard skill
apa yang dimiliki serta pengalaman kerja yang pernah dilakukan. Apabila memiliki
prestasi-prestasi yang ada hubungannya dengan lowongan pekerjaan yang diincar, bisa
dimasukkan. Sehingga bisa menjadi bahan pertimbangan yang baik.

• Contoh :

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Esyidin Putri

Tempat Tanggal Lahir : Waingapu,3 Januari 1996

Alamat : Jalan anggrek No. 45, Waingapu

No. Hp : 08567890465

Email : [email protected]

Saya merupakan lulusan dari Universitas Negeri Surabaya pada tahun 2018 dengan jurusan
Administrasi Perkantoran. Saya memiliki pengalaman kerja selama setahun di perusahaan
indo raya sebagai seorang sekretaris. Saya juga menguasai berbagai macam softskill, seperti :
mengetik dengan 10 jari, mahir menggunakan microsoft word,excel,powerpoint.

5. Lampiran/Syarat Lamaran
Selanjutnya adalah menuliskan dan melampirkan syarat-syarat apa saja yang sudah kaliann
penuhi sesuai dengan ketentuan perusahaan dan menuliskannya. Dituliskan pada paragraf
baru setelah penulisan isi surat.

• Contoh :

Berikut saya lampirkan ketentuan-ketentuan yang sudah ditetapkan :
1. Pas foto 3x4 ( 4 lembar ),
2. Fotocopy KTP ( 2 lembar ),
3. Fotocopy Ijazah terakhir,
4. Fotocopy transkrip nilai,
5. CV.

49 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

6. Penutup Surat
Yang berikutnya adalah bagian penutup surat. Pada bagian ini dituliskan bahwa pelamar
memiliki harapan agar lamarannya bisa diterima oleh perusahaan yang dituju. Dituliskan
pada paragraf baru setelah lampiran.
• Contoh :

Demikian surat lamaran pekerjaan ini saya buat dengan sejujur-jujurnya
dan sebenar-benarnya. Besar harapan saya Bapak/Ibu bisa
mempertimbangkannya dan memberikan saya kesempatan untuk tahap
selanjutnya. Atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

7. Tanda Tangan dan Nama Pelamar
Terakhir adalah menuliskan tanda tangan dan juga nama. Dituliskan pada bagian bawah
sebelah kanan.
• Contoh :

Hormat saya,
( tanda tangan )

Esyidin Putri

50 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

CONTOH SURAT LAMARAN PEKERJAAN

SURAT LAMARAN KERJA
Surabaya, 14 Oktober 2020

Yth. Bapak/Ibu HRD PT Rystu Furniture
Jalan Watuhadang No.13
Jakarta Timur

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Esyidin Putri

Tempat Tanggal Lahir: Waingapu,3 Januari 1996

Alamat : Jalan anggrek No. 45, Waingapu

No. Hp : 08567890465

Email : [email protected]

Saya merupakan lulusan dari Universitas Negeri Surabaya pada tahun 2018 dengan jurusan
Administrasi Perkantoran. Saya memiliki pengalaman kerja selama setahun di perusahaan indo
raya sebagai seorang sekretaris. Saya juga menguasai berbagai macam softskill, seperti: mengetik
dengan 10 jari, mahir menggunakan microsoft word,excel,powerpoint.

Berikut saya lampirkan ketentuan-ketentuan yang sudah ditetapkan :
1. Pas foto 3x4 ( 4 lembar ),
2. Fotocopy KTP ( 2 lembar ),
3. Fotocopy Ijazah terakhir,
4. Fotocopy transkrip nilai,
5. CV.

Demikian surat lamaran pekerjaan ini saya buat dengan sejujur-jujurnya dan sebenar - benarnya .
Besar harapan saya Bapak/Ibu bisa mempertimbangkannya dan memberikan saya kesempatan
untuk tahap selanjutnya. Atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Esyidin Putri

51 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Lampiran Surat Lamaran Kerja
Lampiran surat lamaran kerja adalah sebuah dokumen yang menjadi tambahan yang dimana
dokumen ini di tambahkan pada surat lamaran kerja yang dibuat yang dimana surat lamaran
merupakan dokumen utamanya. Lampiran surat biasa merupakan dokumen-dokumen
pendukung yang diperlukan untuk menguatkan surat lamaran yang dibuat ataupun merupalan
dokumen yang diminta oleh perusahaan/organisasi yang dituju sebagai sebuah dokumen
kelengkapan. Lampiran surat lamaran biasanya terdiri dari :

a. Fotocopy KTP ( Kartu Tanda Pendudukan ),
b. Pas foto ( sesuai dengan ukuran dengan yang minta, misalnya : 3x4,
c. Fotocopy Tranksrip nilai pendidikan terakhir,
d. Fotocopy ijazah terakhir,
e. CV ( Curiculum Vitae/Daftar Riwayat Hidup/Resume Diri).
Curiculum Vitae ( Daftar Riwayat Hidup )
Merupakan sebuah lampiran yang mempunya nilai penting dalam surat lamaran pekerjaan. CV
merupakan resume atau sebuah gambaran diri sesorang yang berisikan berbagai
infomarsi,biodata serta hal-hal yang pernah diraih oleh sesorang .
• Contoh :

sumber:https://www.canva.com/design/

Gambar 22. Curiculum Vitae (Daftar Riwayat Hidup)

52 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman

1. Surat lamaran pekerjaan merupakan surat yang dibuat dengan tujuan mengajukan
sebuah pkerjaan yang dibutuhkan untuk bisa didapatkan

2. Ada 6 jenis dari surat lamaran pekerjaan
3. Surat lamaran memiliki fungsi sebagai :

➢ Alat komunikasi
➢ Tanda pengajuan permohonan perkerjaan
➢ Sebagai bahan pertimbangan
4. Surat lamaran terdiri dari 7 bagian, yaitu :
➢ Tempat & Tanggal Pembuatan
➢ Alamat perusahaan
➢ salam dan pembuka surat
➢ Isi surat
➢ Lampiran/syarat lamaran
➢ Penutup Surat
➢ Tanda tangan dan nama pelamar
5. Surat lamaran berisikan lampiran sesuai dengan ketentuan yang dibutuhkan
6. Curiculum Vitae merupakan lampiran yang dering terdapat dalam sebuah surat
lamaran pekerjaan.

Latihan
Untuk mengukur kemampuan dan menerapkan apa yang telah anda pelajari, kerjakanlah
latihan dibawah ini !
1. Carilah 1 buah surat lamaran diinternet lalu analsis struktur dari surat tersebut. Patikan

untuk mencantumkan sumber dari surat lamaran tersebut !
2. Buatlah sebuah surat lamaran pekerjaan. Silahkan mencari lowongan pekerjaan melalui

internet, sertakan bukti lowongan pekerjaan yang sudah didapatkan!
3. Buatlah CV dari surat lamaran pekerjaan yang telah anda buat !

53 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

8. SURAT DINAS

6

INDIKATOR KEMAMPUAN AKHIR
Dapat Menyusun Surat Dinas : Menyusun Surat Dinas :

1. Pengertian Surat Dinas 1. Pengertian Surat Dinas
2. Bentuk-Bentuk Surat Dinas 2. Bentuk-Bentuk Surat Dinas

Pada Bab ini kita akan mempelajari terkait dengan pengertian dari surat dinas serta apa saja

bentuk-bentuk dari surat dinas.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Pendekatan Saintifik

Pengalaman Belajar
1. Menjelaskan pengertian surat dinas
2. Menganalisis bentuk-bentuk surat dinas

Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:

1. Mampu menjelaskan bagaimana pengertian surat dinas
2. Mampu mengalisis bentuk-bentuk surat dinas

Peta Konsep

Surat Dinas Pengertian Surat Dinas
Fungsi Surat Dinas

Syarat-syarat Surat Dinas
Ciri-ciri Surat Dinas
Struktur Surat Dinas

Bentuk-bentuk Surat Dinas

54 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat dinas yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta. Surat
ini harus singkat, padat, dan jelas sehingga pembaca dapat dengan mudah memahaminya.
Surat dinas sering diartikan sebagai surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau
lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Sebagai salah satu surat perintah resmi, surat
perintah sering digunakan untuk tujuan formal. Oleh karena itu, surat dinas harus disusun
sesuai dengan tata tertib atau ketentuan yang telah ditetapkan, dimulai dengan penggunaan
bahasa baku, dan isi surat harus efektif dan jelas serta disusun dengan cermat sesuai
kebutuhan.

Fungsi Surat Dinas
Adapun beberapa sungsi daripada surat dinas :

1. Sebagai sebuah sarana informasi atau pemberitahuan terkait dengan hal-hal khusus
yang dikirimkan dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.

2. Sebagai bukti tertulis berupa dokumen yang menjelaskan isinya.
3. Sebagai alat bantu dalam melaksanakan kegiatan, surat dinas memuat tata cara kerja

untuk tujuan tertentu.
4. Sebagai alat pengingat bagi penerima surat baik perorangan, organisasi maupun

lembaga.
5. Sebagai bukti sejarah atau kronologis bilamana diperlukan. Ini juga menjelaskan

kemampuan untuk mengarsipkan surat-surat resmi.

Syarat-Syarat Surat Dinas

Ada beberapa syarat dari surat dinas :
• Format surat dinas harus sesuai dengan kriteria surat dinas dalam bentuk yang dipesan.
• Isi surat dinas harus ringkas, padat dan jelas.
• Penggunaan bahasa dalam pembuatan surat dinas perlu diperhatikan, gunakanlah

bahasa yang baku, sopan serta santun dan juga tulisan mudah dipahami.
• Surat dinas harus menyertakan foto yang sesuai dengan instansi/lembaga yang

menerbitkannya.
• Format penulisan harus sesuai dan mendukung format karakter resmi.
• Surat menampilkan citra yang baik dari sebuah perusahaan , dengan memperhatikan

bagaimana surat tersebut dibuat.

55 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Ciri-Ciri Surat Dinas
Berikut adalah ciri-ciri daripada surat dinas :
• Ciri-ciri daipada surat dinas yg pertama pengguanann bahasa standar yang

menggunakan kaidah bahasa Indonesia yang beanr & Ejaan Yang Disempurnakan
(EYD).
• Selain itu, surat dinas dilengkapi harus kop surat yg menjelaskan nama forum atau
instansi yg mengeluarkan surat resmi tersebut
• Surat dinas dibentuk menggunakan bahasa yg singkat, padat, & efektif, dan guna
memudahkan untuk memahami konteks dari surat dinas.
• Surat dinas tidak memakai bahasa implisit, melainkan menggunakan bahasa eksplisit
& dibentuk pada format tertentu.
• Di pada surat dinas selalu dicantumkan angka surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, &
lampiran bila tersedia.
• Dibubuhkan stempel atau cap spesifik guna untuk memenuhi syarat tertentu.

Struktur Surat Dinas

1. Kepala Surat ( Kop Surat )
Kop surat berada pada bagian paling atas dan pertama daripada sebuah surat ,
didalamnya terdapat logo agensi atau institusi, nama agensi atau
institusi,alamat,nomor,email,telepon/faks dari agens/lembaga.

2. Nomor Surat
Nomor surat setiap organisasi/institusi berbeda, tergantung bagaimana ketentuan
masing-masing yang dibuat. Nomor surat pada umumnya terdiri dari :
- Kode nomor surat
- Nomor urutan dari surat yang dikeluarkan
- Nama dari lembaga yang mengeluarkan surat
- Bulan pembuatan surat/bulan berjalan, penulisannya menggunakan angka
romawi
- Tahun pembuatan surat ( Tahun berjalan )

3. Tanggal surat
Tanggal merupakan hal penting yang perlu di cantumkan didalam sebuah surat.
Tanggal yang dituliskan merupakan tanggal dari pembuatan surat.

56 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

4. Lampiran/hal ( perihal )
Selanjutnya adalah penulisan daripada lampiran dan juga perihal surat. Apabila
lampiran surat tidak ada, maka penulisan kata lampiran tidak perlu dilakukan. Untuk
hal atau perihal wajib dituliskan, untuk memudahkan penerima surat mengetahui
maksud dari surat yang dituliskan.

5. Alamat tujuan
Penulisan alamat tujuan penerima surat harus dituliskan didalam sebuah surat, apabila
alamat tujuan tidak dituliskan, maka surat tersebut tidak akan sampai pada tujuan yang
dimaskudkan atau aka terjadi miskomunikasi.

6. Salam Pembuka
Didalam surat, salam pembuka merupakan salam yang dituliskan pada awal kalimat
sebelum isi surat. Layaknya ketika kita bertamu ke rumah seseorang pastinya kan
mengucapkan salam, demikian juga didalam sebuah surat. Surat mewakili sebuah
organisasi/institusi didalam menyampaikan sesuatu. Bahasa yang digunakan untuk
salam pembuka didalam surat dinas ini, adalah salam pembuka dengan bahasa formal.

7. Isi Surat
Isi surat merupakan inti tulisan dari tujuan mengapa surat tersebut dibuat. Bahasa yabg
digunakan haruslah menggunakan bahasa baku, mudah dimengerti , sopan dan juga
santun.

8. Salam Penutup
Karena surat diawalai dengan salam pembuka, maka harus diakhiri juga dengan salam
penutup.

9. Tanda Tangan pengirim surat
Tanda tanganb dibuat sebagai bentuk bahwa surat tersebut benar adanya dan ada pihak
yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

10. Tembusan
Salinan tembusan daripada surat dibuat dengan maksud apabila surat tersebut ingin
diketahui jug aoleh pihak lainnnya, yang bersangkutan.

57 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Bentuk-Bentuk Surat Dinas
1. Full Block Style ( Bentuk Lurus Penuh )

(Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Gambar 23. Format Surat Dinas Full Block Style

58 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

2. Modified Block Style ( Bentuk Lurus )

(Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Gambar 24. Format Surat Dinas Block Style

59 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

3. Bentuk Setengah Lurus Lama

(Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Gambar 25. Surat Bentuk Setengah Lurus Lama

60 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

4. Bentuk Setengah Lurus Baru

(Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Gambar 26. Surat Bentuk Setengah Lurus Baru

61 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

5. Indented Style ( Bentuk Lekuk )

(Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Gambar 27. Surat Indented Style ( Bentuk Lekuk )

62 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

6. Hanging Paragraph Style ( Bentuk Menggantung )

(Sumber: https://surat.porosilmu.com/)

Gambar 28. Surat Hanging Paragraph Style ( Bentuk Menggantung )

63 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

7. Official Block Style ( Bentuk Resmi Lurus)

(Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Gambar 29. Surat official Block Style ( Bentuk Resmi Lurus)

64 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

8. Official Indeted Style ( Bentul Resmi Lekuk )

(Sumber: Buku “Menulis Surat Dinas”)

Gambar 30. Surat official Indeted Style ( Bentul Resmi Lekuk )

65 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Macam-Macam Surat Dinas

1. Surat Dinas Biasa
Surat Dinas Biasa adalah surat yang digunakan kementerian sebagai alat komunikasi untuk
menyampaikan pesan tertulis yang memuat hal-hal yang berkaitan dengan kementerian
pemerintah.

2. Nota Resmi
Nota Resmi adalah surat yang berisi komentar-komentar singkat tentang fakta-fakta.
Catatan dinas biasanya dari atasan ke bawahan, atau dari Bawalan ke atas :;. N.

3. Memo
Memo adalah surat yang isinya berupa komentar singkat tentang suatu hal. Notes atau nota
biasanya dibawa oleh atasan setingkat atau bawahan.

4. Surat Telegraf
Surat telegraf adalah surat pendek yang menggunakan kata-kata dan sandi yang umum
dan dikirim dan diterima melalui radio atau telegraf dan memerlukan penyelesaian segera.

5. Surat Pengantar
Surat pengantar memiliki dua arti: Sebagai surat dinas biasa kepada seorang atau lebih
anggota staf, termasuk uraian singkat tentang surat, dokumen, atau bahan lain yang
dikirimkan bersama surat pengantar. b. Sebagai surat dalam bentuk daftar multi kolom
untuk pengiriman surat atau barang.

6. Pemberitahuan
adalah komunikasi tertulis yang ditujukan kepada pegawai negeri sipil tertentu dan tidak
mencakup kebijakan-kebijakan utama, tetapi hanya memberikan penjelasan atau petunjuk
mengenai pelaksanaan tata cara atau perintah yang ada.

7. Undangan
Undangan adalah pemberitahuan yang mengundang Anda ke waktu, tempat, atau tempat
tertentu.

8. Surat Perintah Penangkapan
Surat Perintah Penangkapan adalah surat yang berisi perintah dari Dahl! Bawahan adalah
bos.

9. Pemberitahuan
Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang hal-hal yang disampaikan
kepada karyawan atau masyarakat umum, atau terhadap isi atau hal-hal yang dipengaruhi
oleh pengumuman tersebut.

66 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

10. Keputusan
Keputusan adalah surat resmi dengan kebijakan internal dan/atau penegakan supremasi
hukum dengan prioritas tertinggi.

11. Laporan
Laporan adalah pemberitahuan berupa pertanggungjawaban kepada seorang pejabat atau
sebab yang harus dibuat surat pemberitahuan tanggung jawab atas segala tugas yang
dibebankan kepadanya.

67 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
1. Surat dinas adalah sebuah surat reesmi yang dikeluarkan oleh sebuah instasi pemerintah

atapun swasta, dengan tujuan tertentu.

2. Surat dinas memiliki beberapa fungsi :
▪ Sebuah sarana informasi/pemberitahuan
▪ Sebagai bukti tertulis
▪ Alat bantu pelaksanaan kegiatan
▪ Alat pengingat
▪ Bukti sejarah atau kronologis

3. Syarat-syarat surat dinas :
o Format sesuai kriteria
o Ringkas,padat dan jelas
o Memperhatikan penggunaan bahasa
o Format penulisan harus sesuai
o Menampilkan citra perusahaan yang baik

4. Ciri-Ciri Surat Dinas
➢ Penggunaan bahasa sesuai standar di Indonesia
➢ Kop surat yang jelas
➢ Singkat , padat dan efektif
➢ Menggunakan bahsa eksplist dengan format tertentu
➢ Mencamtumkan struktur yang jelas
➢ Stemple/cap

5. Struktur surat dinas :
- Kop Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Lampiran / hal
- Alamat Tujuan
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Tanda Tangan Pengirim Surat
- Tembusan

6. Bentuk-bentuk Surat Dinas :
▪ Full Block Style
▪ Modified Block Style
▪ Bentuk Lurus Lama
▪ Bentuk Lurus Baru

68 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

▪ Indented Style
▪ Hanging Paragrapgh
▪ Official Block Style ( Bentuk Resmi luurs )
▪ Official Indented Style
7. Surat Dinas terdiri dari beberapa macam, yaitu :

Surat Dinas Biasa
Nota Resmi
Memo
Surat Telegraf
Surat Pengantar
Pemberitahuan
Undangan
Surat Perintah Penangkapan
Keputusan
Laporan

Latihan
Untuk mengukur kemampuan dan menerapkan apa yang telah anda pelajari, kerjakanlah
latihan dibawah ini !
1. Buatlah 1 buah surat dinas dengan bentuk official indented style. Surat dibuat dengan
tulis tangan!
2. Membuat 2 buah surat dinas dalam bentuk full block style dan indented style. Dikerjakan
dalam lembaran kertas secara tulis tangan!
3. Carilah 1 buah surat dinas, dari sumber apapun diperbolehkan. Lalu lakukan analisis pada
surat tersebut, terkait dengan: Bentuk da struktur surat. Jawaban ditulis tangan !

69 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

7 SURAT KUASA DAN SURAT TUGAS

INDIKATOR KEMAMPUAN AKHIR
Dapat Menyusun : Menyusun Surat Dinas :

1. Susunan Surat Kuasa 1. Surat Tugas
2. Susunan Surat Tugas 2. Surat Kuasa

Bab ini akan mempelajari tentang surat tugas dan surat kuasa serta bagaimana cara

menyusunnya.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Pendekatan Saintifik

Pengalaman Belajar
Menyusun Surat Dinas:

1. Surat Kuasa
2. Surat Tugas

Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:

1. Menerapkan dan mampu menyusun Surat Kuasa
2. Menerapkan dan mampu menyusun Surat Tugas

Peta Konsep

Pengertian Surat Kuasa & Tugas

Surat Kuasa Ciri-Ciri Surat Kuasa & Surat Tugas
&
Jenis-jenis Surat Kuasa & Macam -macam Surat
Surat Tugas Tugas

Hal-hal Yang Perlu di Perhatikan

Struktur Surat Kuasa & Surat Tugas

Contoh-contoh Surat
Rangkuman

Latihan

70 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Kuasa
Merupakan sebuah surat yang dimana berisikan sebuah pernyataan tentang pelimpahan
sebuah wewenang yang berasal dari seseorang kepada orang atau pihak lainnya dengan
tujuan untuk melakukan sebuah kegiatan atau seseuatu hal, sesuai dengan apa yang
tercantum didalam surat tersebut.

Ciri-Ciri Surat Kuasa
1. Penyusunan surat kuasa menggunakan bahasa indonesia yang baku serta mudah

dipahami
2. Penyusunan kalimat adalah jelas, singkat serta padat.
3. Didalamnya tercantum pernyataan terkait dengan adanya pengalihan atau pelimpahan

kekuasaan tertentu atau wewenang tertentu kepada seseorang yang dimaksudkan atau
wali kuasa

Jenis-jenis Surat Kuasa

1. Surat Kuasa Resmi
Merupakan jenis surat yang bersifat formal. Yang dimana apda umunya surat ini
diterbitkan oleh suatu perusahaan, atapun lembaga serta instasi suatu pemerintahan
untuk melakukan dinas kelauar kota atau mengahadiri suatu acara atapun yang
lainnya.

2. Surat Kuasa Khusus
Merupakan surat yang berisikan bukti terkait dengan pemindahan kuasa secara khusus
yang ditujukan kepada seseorang sebagai yang menerima kuasa atau wewenang
sebagai perwalian. Agar surat ini memiliki nilai hukum, maka harus ada penulisan
yang dirinci didalamnya.

3. Surat Kuasa Pribadi
Surat ini bersifat nonformal, yang dimana surat ini diterbitkan secara pribadi atau
personal. Pada umumnya surat ini dibuat dengan tujuan untuk melakukan beberapa
urusan yang memiliki hubugan dengan dokumen pribadi.

4. Surat Kuasa Perantara
Adalah surat yang dibuat untuk melakukan penunjukkan pada perwakilan dari sebuah
agen perdagangan. Didalam surat iji dimuat informasi yang berisikan perintah
daripada pihak pertama terhadap pihak kedua dalam melaksanakan tindakan dibawah
hukum yang berlaku. Pihak kedua memiki peran sebagai agen , yang dimana pihak
kedua ini akan melalukan kegaitan perdagangan pada pihak ketiga. Identitas dari
pihak ketiga harus dituliskan dengan jelas didalam isi surat.

71 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

5. Surat Kuasa Insidentil
Insidentil yang dimaksudkan dalam hal ini adalah sebuah insiden atau peristiwa. Pada
umumnya, surat jenis ini diabut oleh pmeberi yang mempubyai hubungan darah
dengan penerima kuasa yang dituju. Contohnya adalah, surat yang dibuat untuk
menjadi saksi didalam sebuah pengadilan dengan adanya persetujuan dari pihak
pengadilan juga.

6. Surat Kuasa Istimewa
Surat kuasa istimewa memiliki sifat limitatif, yang memiliki aarti terbatas didalam
sebuah tindakan tertentu dan sangat penting. Sehingga hanya dapat dilakukan oleh
pihak yang bersangkutan yang tercamtum didalam surat tersebut.

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menangani surat kuasa ini.

1. Memilih Orang yang Dapat dipercaya
Surat Kuasa mengandung informasi yang penting didalamnya. Oleh karena itu,
pastikan bahwa orang yang anda pilih sebagai penerima kuasa adalah orang yang
dapat anda percaya.

2. Cap / Materai
Materai adalah sebagai bukti bahwasannya surat tersebut sudah sah di mata hukum.
Sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak inginkan , dapat dihindari. Perlu
memastikan bahwa surat sudah ditandangi oleh pemberi kuasa dan penerima kuasa.

3. Identitas Penerima Kuasa
Pastikan untuk menuliskan identitasnya dengan tepat dan benar, agar tidak terjadi
kekeliruan yang dapat menyebabkan hal yang lainnya terjadi.

4. Tujuan Surat
Tuliskan maksud dan tujuan surat dengan jelas dan tepat

5. Tanda Tangan Pemberi Kuasa dan Penerima Kuasa serta Nama yang jelas
Sesudah materai ditempelkan , pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa
menandatangi surat yang sudah dibuat. Tanda Tangan tidak boleh digantikan oleh
pihak yang lainnya.

72 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Struktur Surat Kuasa

1. Kepala Surat
Berada pada bagian atas sebuat surat, yang dimana berisika logo dadi perusahaan
/instansi,alamat,faks,email, no telepon. dan informasi yang lainnya yang berhubungan
dengan identitas perusahaan/instansi.

2. Nomor Surat
Sama seperti surat pada umumnya, surat kuasa juga berisikan nomor daripada surat
tersebut. Namun pada surat kuasa pribadi, tidak perlu mencantumkan nomor surat. Nomor
surat merupakan nomor yang dikeluarkan oleh perusahaan/instansi yang membuat surat
tersebut.

3. Pemberi Kuasa
Adalah pihak yang akan melimpahkan kekuasannya atau wewenangnya

4. Identitas Pemberi Kuasa
Berisikan informasi tentang pihak pemberi kuasa/yang melimpahkan wewenang. Dibuat
dengan data yang sebenarnya, seperti nama, nomor identitas (KTP), pekerjaan yang
dimiliki serta nomor telepon.

5. Penerima Kuasa
Merupakan pihak atau orang yang akan menerima kuasa atau wewenang yang akan
dilimpahakan

6. Identitas Penerima Kuasa
Sama halnya dengan identitas pemberi kuasa, informasi yang diisikan adalah
sama.Pastikan tidak ada kesalahan didalam penuliasan infrmasi identitas

7. Isi dari Kuasa atau Hal yang dikuasakan atau dilimpahkan
Bagian ini berisikan maksud dan tujuan dari surat kuasa yang dibuat, yang berisikan apa
saja yang diberikan dan apa yang harus dilakukan.

8. Waktu
Waktu yang dimaksudkan adalah waktu yang berdasarkan pada saat kapan surat tersebut
dibuat serta langsung diberikan kepada penerima kuasa. Tteapi, untuk surat kuasa pribadi,
ada diskusi terlebih dulu, terkait kapan surat akan diberikan dan diterima.

9. Tanda Tangan
Tanda tangan yang dituliskan adalah tanda tangan dari pihak pemberi kuasa dan tanda
tangan dari pihak yang menerima kuasa. Hal ini menjadi bukti, bahwa kedua belah pihak
sudah menyetujui surat tersebut.

73 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

• CONTOH SURAT KUASA KHUSUS

Sumber : contoh.pro

Gambar 31. Surat kuasa khusus

74 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

• CONTOH SURAT KUASA PRIBADI

Sumber : https://www.cermati.com

Gambar 32. Surat kuasa pribadi

75 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Tugas
Surat tugas merupakan sebuah surat resmi yang dimana surat ini dikeluarkan oleh pejabat
yang memiliki wewenang dan kuasa disebuah instansi ataupun dikeluarkan oleh lembaga
tertentu yang dimana suart ini berisikan penugasan yang diberikan kepada pegawai atau
staff dengan tujuan melakukan suatu pekerjaan tertentu. Pada umunya, surat tugas ini
dikeluarakan dengan satu jenis pekerjaan yang akan ditugaskan, dan setelah tugas tersebut
sudah terlaksana maka surat tugas tersebut tidak bisa digunakan lagi atau tidak berlaku
lagi.

Beberapa orang memiliki anggapan bahwasannya surat dinas dan surat tugas adalah sama.
Pada faktanya, kedua surat tersebut memiliki perbedaan. Surat Dinas dikeluarkan untuk
pekerjaan yang bersifat rutin sedangkan Surat Tugas dikeluarkan hanya untuk satu jenis
pekerjaan tertentu.

Ciri-Ciri Surat Tugas
Beberapa ciri surat tugas adalah:
➢ Surat penugasan harus menjelaskan keberadaan penugasan manajer-ke-karyawan atau dari
pimpinan kepada staff untuk jabatan pekerjaan tertentu.
➢ Surat tugas harus menggunakan bahasa baku atau resmi dan singkat, padat serta jelas.
➢ Mencantumkan kop surat, judul surat, nomor surat, isi surat, tanggal, nama dan tanda
tangan karyawan/satff yang melakukan tugas yang dimaksud , serta nama dan tanda tangan
pimpinan/manajer yang memberikan
➢ Pemberitahuan penugasan harus dicap dengan instansi terkait.

Macam-Macam Surat Tugas
➢ Surat Tugas Karyawan
➢ Surat Tugas Guru
➢ Surat Tugas Guru Pengganti Sementara
➢ Surat Tugas Guru Penanggung Jawab Kegiatan
➢ Surat Tugas Penanggung Jawab Acara
➢ Surat Tugas Mengikuti Bimbingan
➢ Surat Tugas Perusahaan
➢ Surat Tugas Organisasi
➢ Surat Tugas Mengikuti Workshop
➢ Surat Tugas Kepada Siswa
➢ Surat Tugas Pengawasan
➢ Surat Tugas Perjalanan Dinas
➢ Surat Tugas Pramuka
➢ Surat Tugas Sekolah
➢ Surat Tugas Pengambilan Dokumen
➢ Surat Tugas Untuk Pengurusan Dokumen
➢ Surat Tugas Layanan Jasa

76 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan
➢ Penulisan identitas daripada atasan ataupun pejabat yang melakukan pemberian tugas,

yaitu yang terdiri dari nama, jabatan serta nomor pegawai yang dimiliiki. Perlu diingat
untuk mencantumkan alamat daripada instansi yang melakukan pemberian tugas
➢ Menuliskan identitas orang yang diberikan tugas dengan jelas
➢ Menuliskan dengna detail apa saja tugas yang diberikan serta apa saja wewenang yang
diberikan terhadap tugas tersebut
➢ Menuliskan dengan jelas terkait dengan lokasi serat durasi dari waktu pelaksanaan tugas.
Dituliskan dengan detail dan lengkap.

Struktur Surat Kuasa

1. Kop Surat
Bagian ini berisikan logo, nama instansi,alamat, email, no telepon, faks alamat website (
jika ada ). Kop Surat menunjukkan bahwa surat resmi dikeluarkan dari intansi tersebut.

2. Nomor Surat serta Perihal Surat
Bagian ini bertujuan dalam melakukan proses pengarsipan. Nomor surat disusun
berdasarkann aturan dari instansi . Perihal surat bertuliskan tugas tersebut berisikan tentang
apa.

3. Identitas Pemberi Tugas
Berisikan data dari seseorang yang melakukan pemberian tugas

4. Identitas Penerima Tugas
Berisikan data dari seseorang yang akan diberikan tugas

5. Penjelasan Tugas/Isi
Berisikan penjelasan terkait dengan tugas akan harus dilakukan oleh seseorang yang
dimaksudkann didalam surat tersebut.

6. Lokasi dan Waktu
Berisikan dimana tempat pelaksanaan tugas serta berapa lama jangka waktunya

7. Penutup
Berisikan kalimat penutup yang biasanya diikuti dengan tanggal daripada kapan surat
tersebut dibuat serta tanda tangan daripada pemberi tugas tersebut . Jika surat tersebut
berasal dai instansi resmi, maka akan dibubuhi dengan stempel.

77 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Sumber : https://www.scribd.com

Gambar 33. Surat tugas khusus

78 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Sumber : https://forbes.id

Gambar 34. Surat tugas

79 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

➢ CONTOH SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS

Sumber : https://forbes.id

Gambar 35. Surat tugas perjalanan dinas

80 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman

1. Surat Kuasa adalah sebuah surat yang berisikan pernytaan tentang pelimpahan wewenang
atapun kuasa

2. Ciri-ciri surat kuasa :
➢ Menggunakan bahasa indonesia yang baku dan mudah dipahami
➢ Penyusunan kalimat yang jelas
➢ Tercantum pernyataan tentang pengalihan atau pelimpahan kuasa

3. Jenis-Jenis Surat Kuasa :
❖ Resmi
❖ Khusus
❖ Pribadi
❖ Perantara
❖ Insidentil
❖ Istimewa

4. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan :
• Memilih orang yang dapat dipercaya
• Cap/materai
• Identitas penerima kuasa
• Tujuan surat
• Tanda tangan pemberi kuasa dan penerima kuasa serta nama yang jelas

5. Struktur surat kuasa
Kepala Surat
Nomor Surat
Pemberi Kuasa
Identutas Pemberi Kuasa
Penerima Kuasa
Identitas Penerima Kuasa
Isi
Waktu
Tanda Tangan

6. Surat Tugas adalah sebuah surat resmi yang berisikan tentang pemberian tugas kepada
seseorang

7. Ciri-Ciri Surat Tugas
o Menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
o Didalamnya tercantum kop surat
o Terdapat cap daripada instansi yang membuat surat tugas tersebut
o Berisi penjelasan keberadaan penugasan manajer ke karyawan atau dari pimpinan kepada

staff untuk jabatan pekerjaan tertentu

8. Macam-macam surat tugas

81 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

▪ Surat Tugas Karyawan
▪ Surat Tugas Guru
▪ Surat Tugas Guru Pengganti Sementara
▪ Surat Tugas Guru Penanggung Jawab KegiatanSurat Tugas Penanggung Jawab Acara
▪ Surat Tugas Mengikuti Bimbingan
▪ Surat Tugas Perusahaan
▪ Surat Tugas Organisasi
▪ Surat Tugas Mengikuti Workshop
▪ Surat Tugas Kepada Siswa
▪ Surat Tugas Pengawasan
▪ Surat Tugas Perjalanan Dinas
▪ Surat Tugas Pramuka
▪ Surat Tugas Sekolah
▪ Surat Tugas Pengambilan Dokumen
▪ Surat Tugas Untuk Pengurusan Dokumen
▪ Surat Tugas Layanan Jasa

9. Struktur Surat Tugas
✓ Kop surat
✓ Nomor surat serta perihal surat
✓ Identitas pemberi tugas
✓ Identitas penerima tugas
✓ Penjelasan tugas/isi
✓ Lokasi dan waktu
✓ Penutup

Latihan

Untuk mengukur kemampuan dan menerapkan apa yang telah anda pelajari, kerjakanlah
latihan dibawah ini !
- Jawaban diketik menggunakn Ms. Word.
1. Buatlah 1 buah Surat Tugas secara mandiri serta identifikasi struktur surat tersebut !
2. Buatlah 1 buah Surat Kuasa secara mandiri serta identifikasi struktur surat tersebut !
3. Carilah 1 buah Surat Kuasa dan Surat Tugas di internet serta lakukan identifikasi

apakah surat tersebut sudah masuk dalam kategori Surat Kuasa dan Tugas yang baik
dan benar, jika ya mengapa? dan jika tidak mengapa? Sertakan alasannya!

82 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

8
SURAT UNDANGAN DINAS

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat undangan dinas.

undangan dinas.

Bab ini akan mempelajari terkait surat undangan dinas mengenai fungsi surat undangan dinas,

bagian-bagian surat, dan ketentuan penulisan surat undangan dinas.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat undangan dinas
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat undangan dinas
3. Mempraktekkan penulisan surat undangan dinas.

Peta Konsep Pengertian Surat
Undangan Dinas
Surat Undangan
Dinas Fungsi Surat Undangan
Dinas

Bagian Surat Undangan
Dinas

Ketentuan Pembuatan
Surat Undangan Dinas

Contoh Surat Undangan
Dinas

Rangkuman

Latihan

83 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Undangan Dinas
Menurut A. Fauzi (2007:11) Surat undangan resmi penyelenggaranya adalah antar-instansi

atau organisasi untuk kepentingan dinas. Bersifat resmi untuk kepentingan hubungan kedinasan
atau bisnis. Surat undangan dinas merupakan salah satu dari berbagai macam jenis surat yang
digunakan untuk urusan perdinasan. Surat undangan dinas ini merupakan bagian dari surat resmi
yang dikeluarkan oleh suatu instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan.
Sebagaimana dikemukakan Soedjito dan Solchan (1994: 14), surat-surat dinas dikirimkan oleh
kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Undangan
pada umumnya adalah untuk memanggil dan mengundang kehadiran seseorang (penerima surat)
pada waktu, hari, tanggal, atau tempat tertentu, sebagaimana undangan dinas yang fungsinya sama.
Surat undangan dinas merupakan surat yang dibuat serta disampaikan dengan tujuan meminta
kehadiran orang-orang tertentu pada suatu acara yang diselenggarakan sebuah organisasi. Oleh
karena itu, surat undangan harus secara jelas memberikan mengapa aktivitas itu wajib dilakukan,
kapan, dimana, acaranya apa, serta mengapa orang-orang tadi harus hadir.

Fungsi Surat Undangan Dinas
1. Surat undangan dinas digunakan sebagai pedoman dalam menjalankan pekerjaan.
2. Surat undangan dinas digunakan sebagai alat pengingat.
3. Surat undangan dinas sebagai bukti perkembangan kelembagaan, dan alat bukti (hukum),
terutama formulir persetujuan.

Bagian-Bagian Surat Undangan Dinas
Seperti pada umumnya suatu surat resmi, surat undangan dinas terdiri dari tiga bagian kop
surat/kepala surat, isi surat, dan kaki surat.
• Kop Surat: Nama organisasi, alamat organisasi, kontak (nomor telepon, faks, email, dll.),

logo organisasi, dan tanda pengenal lainnya.
• Isi/badan surat: Tanggal surat, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, isi

(alasan, hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara.), dan salam penutup.
• Kaki surat: Nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan¸nama jelas, nomor induk pegawai,

tembusan jelas dan stempel.

Ketentuan Pembuatan Surat Undangan Dinas
Surat undangan dianggap sebagai penghormatan untuk mendapatkan kehadiran penerima surat,
maka dari itu untuk dapat bertindak sebagai tanda penghormatan, pembuatan atau penyusunan
surat undangan dinas perlu untuk diperhatikan dan diikuti :
1. Surat undangan dinas baiknya disusun pada kertas yang bagus, menarik, dan berkualitas;
2. Menggunakan sampul yang sesuai;
3. Penyampaian isi surat harus tegas dan memakai ungkapan kata serta bahasa yang tidak

memberikan kesan “fleksibel”.
Contoh:
“Hari : Selasa
Tanggal : 15 Januari 2022

84 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Jam : 16.00-19.00
Tempat : Ruang CB-B03, Gedung 06 PT Utama
Acara : Evaluasi kinerja“
4. Menjelaskan isi , seperti :

• Dalam perihal surat ditulis secara eksplisit: “Undangan …” (sesuaikan untuk acara apa)
dan sebutkan jumlah lampiran surat (bila ada);

• Berikan kejelasan mengapa surat undangan ini dibuat dan sampaikan kepentingannya
dengan megunakan redaksi dan bahasa yang bisa meyakinkan orang tentang pentingnya
diadakan pertemuan/kegiatan tersebut.
Contoh : “Sehubung dengan Omset perusahaan mengalami penurunan yang cukup
siginifikan pada periode triwulan ini, maka dengan ini kami mengadakan rapat darurat“.

• Isi surat harus dengan eksplisit dan jelas menyatakan tujuan surat..
Contoh : “Sehubungan dengan keperluan tersebut di atas, kami mengundang seluruh para
pemegang saham PT Utama untuk hadir pada rapat . . .”

5. Di bagian isi penutup surat ditutup dengan kalimat atau paragraf yang menekankan kembali
pentingnya acara/kegiatan dengan menggunakan gaya penyampaian yang persuasif.
Contoh:
“Mengingat pentingnya rapat tersebut, kami harapkan seluruh pemegang saham dapat
menghadiri rapat ini. Apabila berhalangan untuk hadir, diharapkan dapat menyertakan pengganti
yang diberi wewenang”
6. Dan disampaikan dengan tenggang waktu cukup.
7. Khusus surat undangan dinas yang bertujuan untuk membahas suatu masalah yang memerlukan
daya pikir dan diharapkan membuahkan keputusan tertentu, sebaiknya disertai berkas-berkas atau
bahan yang menjadi bahan rapat atau pertemuan. Sebaiknya, bahan itu disampaikan jauh
sebelumnya agar si penerima penerima undangan dapat mempelajari terlebih dahulu materi
tersebut.

85 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Undangan Dinas

Sumber Pribadi

Gambar 36. Surat Undangan Dinas

86 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat undangan dinas ini merupakan bagian dari surat resmi/dinas yang dikeluarkan oleh suatu
instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan. Seperti yang dikatakan Soedjito dan
Solchan (1994:14) surat dinas yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor
pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Sehingaa dalam pembuatannya perlu diperhatikan dengan
baik dan benar sesuai ketentuan dalam pembuatan surat undangan dinas.
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Jelaskan pengertian dari surat undangan dinas dengan pemahaman kalian sendiri!
2. Sebutkan fungsi dari surat dinas beserta penjelasannya!
3. Buatlah Surat undangan dinas, sesuai dengan ketentuan berikut :

a. Undangan Surat undangan dinas dari PT Angkasa (penulis) dan SMKN 1 TIRA (Penerima)
b. Perihal rapat kerja sama distribusi lenovo tech untuk bahan ajar sekolah.
c. New block style, font Times New Roman uk. 12

87 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

9
SURAT JALAN

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat jalan.

jalan.

Bab ini akan mempelajari terkait surat jalan mengenai fungsi, bagian-bagian surat, dan

ketentuan penulisan surat jalan.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat jalan.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat jalan.
3. Mempraktekkan penulisan surat jalan.

Peta Konsep

Surat Jalan Pengertian Surat Jalan

Fungsi Surat Jalan
Bagian Surat Jalan
Ketentuan Pembuatan

Surat Jalan

Contoh Surat Jalan

Rangkuman
Latihan

88 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Jalan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat jalan adalah surat keterangan

berpergian. Surat jalan memiliki pengertian yaitu surat yang ditulis oleh pengirim dengan tujuan
mengantar dan menjelaskan informasi mengenai barang atau seseorang yang akan dikirimkan
kepada penerima. Surat ini biasanya sering digunakan untuk kepentingan dinas dan niaga. Pada
kepentingan dinas yang biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, surat jalan ini dibutuhkan untuk
memberikan kelancaran dalam menjalankan tugas yang telah diberikan oleh atasan, dengan surat
jalan ini, karyawan mendapat surat pengantar mengikuti seminar, workshop, dan tugas dinas
lainnya. Dan pada kepentingan niaga biasanya, surat ini diperlukan saat melakukan kegiatan
distribusi barang dan jasa karena berhubungan dengan keluar dan masuknya barang.

Fungsi Surat Jalan

Tabel Perbedaan Surat Jalan Dinas & Niaga

Surat Jalan Dinas Surat Jalan Niaga

Bisa digunakan sebagai identitas. Memperlancar proses pengiriman barang.

Bukti legal tertulis. Untuk melakukan pengecekan barang yang
diterima dan dikirim.
Untuk memindahtugaskan atau menugaskan Mempermudah proses tanggung jawab.
karyawan.

Bagian-Bagian Surat Jalan Dan Ketentuannya

1. Bagian-bagian Surat Jalan (Dinas)

Seperti penyusunan surat pada umumnya, surat jalan juga memiliki ketentuan pembuatan surat

yang sama, ada kop surat/kepala surat, isi surat, dan kaki surat. penulisannya harus dibuat sejelas

mungkin.
• Kop Surat memuat: nama organisasi, alamat/kedudukan organ isasi, nomor telepon, logo

organisasi, dan identitas lainnya. dinas harus berisi keterangan
• Isi/badan surat memuat : meliputi:
- Identitas Penerima Tugas, berisi data
✓ Tulisan “Surat Jalan Dinas”; diri orang yang diberi tugas seperti
✓ Nomor; nama, alamat, jabatan, instansi,
✓ Lampiran; (Opsional)(opsional) ataupun nomor pegawai.
✓ Hal; - Penjelasan Tugas, tuliskan apa saja
✓ Alamat Yang Dituju;
✓ Salam Pembuka;
✓ Isi, menuliskan inti pesan berisi

pokok isi surat yang hendak yang harus diselesaikan oleh orang

diberitahukan, Bagian isi surat jalan

89 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

yang diberi tugas secara detail di - Tanda tangan penerima, pengirim,

sini. dan juga pihak ekspedisi.

- Lokasi dan Waktu, Sebutkan di mana - (Bisa ditambahkan lagi sesuai

dan sampai kapan tugas harus kebutuhan)
diselesaikan.Nomor order tanda ✓ Salam penutup.

bukti transaksi.
• Kaki surat memuat: Tanggal surat dibuat, nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan dan

dibubuhi stempel (jika pemberi tugas adalah instansi resmi)¸ nama jelas, nomor induk pegawai,
dan tembusan jelas.

2. Bagian-bagian Surat Jalan (Niaga)

Seperti penyusunan surat pada umumnya, surat jalan juga memiliki ketentuan pembuatan surat

yang sama, ada kop surat/kepala surat, isi surat, dan kaki surat, penulisannya harus dibuat sejelas

mungkin.
• Kop Surat memuat: nama organisasi, alamat/kedudukan organisasi, nomor telepon, logo

organisasi, dan identitas lainnya. - Nama barang baik merk dan seri
• Isi/badan surat memuat : - Jumlah barang dibawa.
- Keterangan lain seperti seperti
✓ Tulisan “Surat Jalan Barang”;
✓ Nomor; warna, tinggi, lebar, panjang, atau
✓ Lampiran; (Opsional) berat.
✓ Alamat Yang Dituju; - Nomor order tanda bukti transaksi.
✓ Salam Pembuka;
✓ Isi, menuliskan inti pesan berisi

pokok isi surat yang hendak - (Bisa ditambahkan lagi sesuai

diberitahukan, Bagian isi surat jalan kebutuhan)
niaga harus berisi keterangan barang ✓ Salam penutup.

meliputi:
• Kaki surat memuat: Tanggal surat dibuat,

nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan
dan dibubuhi stempel (jika pemberi tugas
adalah instansi resmi)¸ nama jelas, nomor
induk pegawai, dan tembusan jelas.

Surat jalan niaga umumnya terdiri dari dua rangkap utama, yaitu lembar pertama
biasanya berwarna putih harus dikembalikan kepada pihak pengirim untuk digunakan
sebagai dokumen penagihan (invoice). Dan lembar kedua atau rangkap kedua dari
dokumen ini adalah lembaran berwarna merah yang diberikan kepada pihak penerima.

90 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Jalan
1. Surat Jalan (Dinas)

Sumber: https://suratku.id/surat-jalan/

Gambar 37. Surat jalan dinas

91 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

2. Surat Jalan (Niaga)

Sumber: https://suratku.id/surat-jalan/

Gambar 38. Surat jalan niaga

92 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat jalan memiliki pengertian yaitu surat yang ditulis oleh pengirim dengan tujuan mengantar
dan menjelaskan informasi mengenai barang atau seseorang yang akan dikirimkan kepada
penerima. Surat ini biasanya sering digunakan untuk kepentingan dinas dan niaga. Dalam
penulisannya perlu untuk memperhatikan bagian-bagain dan ketentuan yang sudah tertera pada
materi ini.
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Jelaskan perbedaan dari surat jalan dinas dan surat niaga!
2. Buatlah contoh surat jalan dinas sesuai dengan bagian dan ketentuan yang sudah dipelajari di
materi ini!
3. Buatlah contoh surat jalan niaga sesuai dengan bagian dan ketentuan yang sudah dipelajarai di
materi ini!

93 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

10 SURAT REFERENSI

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat referensi

referensi.

Bab ini akan mempelajari terkait surat referensi mengenai fungsi, bagian-bagian surat

referensi, dan ketentuan penulisan surat referensi.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat referensi.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat referensi.
3. Mempraktekkan penulisan surat referensi.
4. Peta Konsep

Pengertian Surat
Referensi

Fungsi Surat Referensi

Surat Referensi Bagian Surat Referensi

Ketentuan Pembuatan
Surat Referensi

Contoh Surat Referensi

Rangkuman
Latihan

94 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Referensi
Refrensi atau rekomendasi memiliki makna yang sama sehingga surat referensi ini biasa

juga disebut sebagai surat rekomendasi. Arti rekomendasi menurut Luwis dan Harsini (2010)
adalah suatu bentuk komunikasi, yang berupa promosi tidak langsung yang dilakukan oleh para
konsumen yang pernah membeli atau menggunakan suatu produk atau jasa dan kemudian
menceritakan berbagai pengalamannya yang berkaitan dengan produk atau jasa tersebut kepada
orang lain. Dari pengertian ini membantu menggambarkan bagaimana bentuk suatu surat refrensi.
Surat referensi adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk
menerangkan mengenai jabatan, perilaku, dan kinerja seseorang karyawan dalam jangka waktu
tertentu. Surat ini dianggap sebagai surat rahasia, karena hanya diketahui oleh beberapa pihak saja.
Biasanya surat ini dikeluarkan dengan dua alasan pertama atas dasar pihak yang meminta
keterangan dan pihak yang memberi keterangan, sedangkan orang yang bersangkutan tersebut
tidak mengetahui tentang isi referensi tersebut dan alsan kedua atas dasar permintaan dari pegawai
sendiri yang sebelumnya bekerja pada perusahaan yang dimintai pembuatan suarat refrensi, jadi
sama-sama tau. Surat ini diminta akan digunakan mendukung pelamaran kerja pada perusahaan
baru yang dituju. Surat referensi dianggap berguna untuk mendukung perubahan dari karir yang
lama ke karir yang baru. Dalam penggunaanya surat referensi asli baiknya dibuatkan salinan,
menurut A.G Elliot (1962:79) dianggap tidak bijaksana mengirim surat referensi bersamaan
dengan surat lamaran karena ada kemungkinan untuk hilang, atau hal lain sehingga surat referensi
yang asli tidak bisa didapatlkan kembali.

Fungsi Surat Referensi
Fungsi surat referensi saat melamar pekerjaan antara lain:
1. Syarat administratif
2. Surat referensi ini digunakan sebagai bahan pertimbangaan perusahaan.
3. Bukti pengalaman bekerja.
4. Bukti kinerja positif/negatif karyawan selama bekerja.
5. Bukti bahwa seseorang telah resign dengan baik.
Fungsi dalam keperluan perbankan adalah:
1. Untuk meningkatkan kepercayaan dari pihak perusahaan yang akan memberikan kredit

kepada calon debitur.
2. Untuk dapat mengetahui keadaan keuangan dari nasabah dari suatu bank yang akan membuat

rekening baru dan kebetulan tidak berdomisili di wilayah tersebut.

Bagian-Bagian Surat Referensi
Seperti penyusunan surat pada umumnya, surat referensi juga memiliki ketentuan pembuatan surat
yang sama, ada kop surat/kepala surat, isi surat, dan kaki surat.
• Kop Surat memuat: nama organisasi, alamat/kedudukan organisasi, nomor telepon, logo
organisasi, dan identitas lainnya.
• Isi/badan surat memuat :

✓ Tulisan “Surat Refrensi”;

95 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

✓ Nomor;
✓ Lampiran;
✓ Alamat Yang Dituju;
✓ Salam Pembuka;
✓ Isi, menuliskan inti pesan berisi pokok isi surat yang hendak diberitahukan, Bagian isi

surat referensiberisi:

- Biodata (nama, jabatan, nomor KTP dari pembuat surat dan karyawan yang diterangkan,

lama waktu bekerja di jabatan terakhir dan penilaian atasan)
✓ Salam penutup.
• Kaki surat memuat: Tanggal surat dibuat, nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan dan
dibubuhi stempel (jika pemberi tugas adalah instansi resmi)¸ nama jelas, nomor induk pegawai,
dan tembusan jelas.

Ketentuan Pembuatan Surat Referensi

Surat referensi ini cukup penting untuk menjelaskan kinerja dan perilaku seseorang maka perlu

diperhatikan dengan baik:

Tabel Perbedaan Surat Referensi Rahasia & Inisiatif pegawai

Secara Rahasia (Pihak tertentu) Inisiatif Pegawai

1. Objek yang diterangkan dalam suatu surat Minta sejumlah informasi penting pada

referensi adalah pihak ketiga. pegawai yang bersangkutan (alasan karyawan

mengundurkan diri; CV terbaru atau resume,

dsb.)

2. Dituliskan dengan sejujur-jujurnya oleh Tulis deskripsi pekerjaan pegawai

penulis. bersangkutan.

3. Bersifat rahasia Perhatikanlah format surat referensi kerja yang

ditulis.

4. Isi harus netral. Ditulis secara runtut mulai dari sambutan awal,

isi/inti surat referensisampai penutup. Isi inti

surat referensiberkaitan dengan hal-hal berikut

:
❖ Berapa lama Anda mengenal karyawan

yang meminta surat referensi tersebut

kepada Anda.
❖ Jelaskan apa posisi Anda dan apa

hubungan struktural antara Anda dan

karyawan tersebut. (Misalnya: karyawan

tersebut adalah bawahan Anda di divisi

digital marketing)
❖ Keterampilan, pengalaman, dan

pencapaian apa saja yang dimiliki oleh

96 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

karyawan tersebut. Pastikan kesemua hal
itu relevan dengan posisi yang akan
ditempati karyawan Anda nanti. (Untuk
meyakinkan HRD)
❖ Kesan dan pandangan karyawan Anda
terhadap karyawan tersebut.
5. Pembuat referensi ini bertanggung jawab
moral kepada Tuhan akan kebenaran
keterangannya.
6. Penulis surat referensi ini tidak ikut
bertanggung jawab, bila ternyata dikemudian
hari pihak yang diterangkan dalam referensi
mengalami masalah.
7. Perlu meminta salinan deskripsi pekerjaan,
jenis posisi dan industri yang ingin diraih oleh
mantan karyawan.
8. Dalam menulis surat referensi ini, berikan
contoh spesifik cara mantan karyawan bekerja.
9. Bagikan informasi kontakmu.
Tulislah semua hal di atas secara singkat, padat, dan jelas

97 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Referensi
1. Surat Referensi Kerja Di Bank

Sumber: https://www.linovhr.com/contoh-surat-referensi-kerja/

Gambar 39. Surat referensi kerja di bank

98 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a