FLIPBOOK KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

2. Surat Referensi Kerja

Sumber: https://www.dosenpendidikan.co.id/surat-referensi-kerja/

Gambar 40. Surat Referensi Kerja

99 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat referensi adalah sebuah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk
menerangkan mengenai jabatan, perilaku, dan kinerja seseorang karyawan dalam jangka waktu
tertentu. Surat ini memiliki sifat rahasia karena diketahui oleh pihak-pihak tertentu saja, dan dasar
pembuatannya bisanya berdasarkan permintaan pribadi si pegawai dan bisa atas permintaan dari
suatu perusahaan. Maka dari itu pembuatannya harus benar-benar diperhatikan dari bagian-bagian
dan ketentuan penulisan surat refrensi yang sudah dibahas di materi ini.
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, analisisilah studi kasus dibawah
ini!
1. Jelaskan pengertian surat refrensi menurut sepemahaman Anda!
2. Ninda adalah seorang HRD dari PT UTAMA dan kebetulan rekan kerjanya Fitri berencana
untuk mengundurkan diri dalam jangka dekat, karena Fitri akan mengembangkan akrinya di PT
Fast Food dengan posisi yang tidak berhubungan dengan posisi Fitri saat ini di PT Utama. Sebelum
mengundurkan diri Fitri meminta untuk Ninda untuk membuatkannya surat referensi untuk
dijadikan dukungan agar dia bisa diterima di perusahaan PT Fast Food.
Jadikan diri kalian berada diposisi Ninda, bagaimana Ninda membuatkan surat referensi untuk
Fitri sesuai dengan kondisi tersebut! Perhatikan ketentuan-ketentuan pembuatan surat sesuai
dengan bab ini!
3. Menurut A.G Elliot (1962:79) dianggap tidak bijaksana mengirim surat referensi bersamaan
dengan surat lamaran karena ada kemungkinan untuk hilang, atau hal lain, jadi diperlukan adanya
salinan surat referensi atau hal lain sehingga surat referensi yang asli tidak bisa didapatlkan
kembali. Dari pernyataan tersebut analisislah mengapa membuat salinan surat refrensi itu perlu
dilakukan!

100 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

11 SURAT JANJI TEMU

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat janji temu

janji temu

Bab ini akan mempelajari terkait surat janji temu mengenai fungsi, bagian-bagian surat, dan

ketentuan penulisan surat janji temu.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Pendekatan Keterampilan Peroses

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat janji temu.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat janji temu.
3. Mempraktekkan penulisan surat janji temu.

Peta Konsep Pengertian Surat Janji
Surat Janji Temu Temu

Fungsi Surat Janji
Temu

Bagian Surat Janji
Temu

Ketentuan Pembuatan
Surat Janji Temu

Contoh Surat Janji
Temu

Rangkuman

Latihan

101 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Janji Temu
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata “Janji” berarti kesanggupan atau

kesediaan untuk berbuat sesuatu, sedangkan kata “Temu” berarti menemui. Dari keduanya diambil
pengertian yang sesuai dengan surat janji temu, yaitu sebuah surat yang dibuat oleh suatu
perusahaan atau instansi bertujuan untuk mengadakan pertemuan dengan pihak tertentu baik secara
individu maupun kelompok untuk membahas suatu urusan (biasanya kerja sama bisnis).
Mengadakan sebuah pertemuan dalam rangka bekerja sama tentunya merupakan hal umum, karena
pertemuan ini dianggap penting untuk membahas tujuan bersama dalam melakukan bisnis
sehingga memperlancar proses urusan dalam bekerja sama. Ada banyak hal yang perlu untuk
dibahas saat mengadakan pertemuan instansi atau perusahaan seringkali perlu mempresentasikan
atau memaparkan tujuan-tujuan terhadap perusahaan lain untuk mencapai kesepakatan yang dapat
menguntungkan kedua belah pihak. Dan sebelum pertemuan ini diadakan tentunya perlu ada janji
temu dengan pihak yang bersangkutan dengan urusan ini. biasanya surat ini diurus oleh sekertaris
suatu perusahaan.

Fungsi Surat Janji Temu
1. Surat janji temu bagi pihak yang dituju digunakan sebagai kabar, untuk memberitahukan

mengenai kerja sama yang akan dilakukan.
2. Menjadi dasar persiapan yang dilakukan suatu perusahaan.
3. Surat janji temu memilki fungsi untuk memberikan kepastian mengenai pertemuan yang akan

dilakukan.

Bagian-Bagian Surat Janji Temu
Seperti pada umumnya suatu surat resmi, surat undangan dinas terdiri dari tiga bagian kop
surat/kepala surat, isi surat, dan kaki surat.
• Kop Surat memuat: nama organisasi, alamat/kedudukan organisasi, nomor telepon, logo
organisasi, dan identitas lainnya.
• Isi/badan surat memuat: tanggal surat, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka,
isi (ditulis dengan jelas tentang maksud pertemuan, waktu dan tempat pertemuan rencananya akan
dilangsungkan dan tentunya ditanyakan apa bisa pertemuan itu dilangsungkan), dan salam
penutup.
• Kaki surat memuat: nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan¸nama jelas, nomor induk
pegawai, tembusan jelas dan stempel.

Ketentuan Pembuatan Surat Janji Temu
1. Surat janji temu harus dengan bahasa yang formal dan tentunya sopan.
2. Surat janji temu juga harus ditulis dengan jelas isinya, baik mengenai lokasi, waktu dsb.
3. Bisa sertakan informasi kontak pengirim.
4. Surat ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

102 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Janji Temu

Sumber: https://surat.porosilmu.com

Gambar 41. Surat janji temu

103 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Sumber: https://surat.porosilmu.com

Gambar 42. Surat Janji Temu

104 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat janji temu adalah sebuah surat yang dibuat oleh suatu perusahaan atau instansi bertujuan
untuk mengadakan pertemuan dengan pihak tertentu baik secara individu maupun kelompok untuk
membahas suatu urusan (biasanya kerja sama bisnis). Surat diperlukan oleh suatu instansi untuk
membuat janji pertemuan dalam rangka bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dalam
melakukan bisnis sehingga memperlancar proses urusan dalam bekerja sama. Sehingga pembuatan
surat ini perlu diperhatikan mulai dari bagian dan ketentuan pembuatan surat yang sudah dibahas
di materi ini.
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Jelaskan pengertian janji temu dengan bahasa kalian sendiri!
2. Dalam ketentuan pembuatan surat disebutkan perlu menambahakan kontak peribadi penulis
surat referensi ini, menurut Anda mengapa itu diperlukan?
3. Buatlah surat janji temu dengan suatu instansi, dengan tujuan membahas pencairan dana untuk
oprasional suatu proyek. Sesuaikan dengan apa yang sudah kalian pelajari dibab ini!

105 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

12 SURAT KEPUTUSAN
2

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan

fungsi, bagian, dan ketentuan surat ketentuan surat keputusan.

keputusan.

Bab ini akan mempelajari terkait surat keputusan mengenai fungsi surat keputusan, bagian-

bagian surat, dan ketentuan penulisan surat keputusan.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat keputusan.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat keputusan.
3. Mempraktekkan penulisan surat keputusan..

Peta Konsep

Pengertian Surat Keputusan

Surat Keputusan Fungsi Surat Keputusan

Bagian Surat Keputusan &
Ketentuannya

Contoh Surat Keputusan

Rangkuman

Latihan

106 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Keputusan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), keputusan adalah hal yang berkaitan dengan

putusan akhir, setelah dilakukan pertimbangan, pemikiran, dsb. Surat keputusan adalah surat dari
instansi pemerintah atau perusahaan untuk memperjelas hal-hal yang sebelumnya tidak jelas. Surat
ini berfungsi sebagai pernyataan akhir yang menandai akhir dari solusi atau masalah. Mengajukan
keputusan merupakan solusi dari masalah yang muncul. Masalah dengan otoritas atau perusahaan
yang biasanya memerlukan keputusan adalah:

• Masalah status karyawan seperti janji temu, promosi, transfer, liburan, Sanksi dan
pensiun.

• Masalah peraturan seperti perintah, kebijakan komunikasi, kebijakan pendaftaran,
legislasi, Masalah dalam melakukan tugas-tugas seperti: Jalankan tes, jalankan tes
wisuda, hukuman siswa.

• Masalah pendelegasian wewenang seperti keputusan kepada pihak berwenang. Jika baru
menjabat atau baru mengundurkan diri.

Surat ini merupakan yang terdepan dari surat-surat lainnya, maka surat keputusan yang dibuat
oleh penciptanya harus menjaga dan memelihara sifat kewibawaannya. Surat ini ditulis dengan
keputusan yang dipikirkan matang-matang. Surat ini berisi pernyataan yang mengikat semua pihak
yang terlibat dan berisi pedoman atau petunjuk tentang cara melaksanakan peraturan atau arahan
tersebut.

Fungsi Surat Keputusan
1. Sebagai solusi dari sebuah permasalahan.
2. Untuk pemberian kepastian atau keputusan.
3. Untuk mendapat penetapan yang konkrit, karena tertulis secara resmi dari instansi atau badan

terkait, dan dapat menjadi tindakan hukum perundang-undangan.
4. Mendapatkan aspek legalitas terjamin.

Bagian-Bagian Surat Keputusan Dan Ketentuannya
Seperti pada umumnya suatu surat resmi, surat keputusan terdiri dari tiga bagian kop surat/kepala
surat, isi surat, dan kaki surat.
• Kop Surat memuat: nama organisasi, alamat/kedudukan organisasi, nomor telepon, logo
organisasi, dan identitas lainnya.
• Isi/badan surat memuat :

✓ Pembuka :
❖ Tulisan “Surat Keputusan ” diketik di bawah dan simetris dengan logo
❖ Nama Jabatan yang berwenang menetapkan keputusan, di ketik di bawah dan
❖ Simetris dengan kata “ SURAT KEPUTUSAN” dan diketik dengan huruf capital.
(Opsional)
❖ Nomor, diketik di bawah dan simetris dengan nama jabatan pejabat.

107 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

❖ Kata “TENTANG” diketik di bawah dan simetris dengan nomor surat (Spasi 1x)
❖ Hal surat keputusan diketik di bawah dan simetris dengan TENTANG (Spasi 1x)
❖ Nama jabatan pejabat diketik di bawah dan simetris dengan hal surat keputusan (Spasi

1x)
✓ Isi

Isi Surat Keputusan terdiri atas dua bagian, yaitu
❖ Konsideran, Isi konsiderans memiliki minimal dua atau maksimal lima sub topik

biasanya terdiri dari kata-kata :
- Menimbang. (Sub topik penting)
- Mengingat. (Sub topik penting)
- Membaca.
- Mendengar.
- Memperhatikan.
❖ Diktum, Terdiri dari kata :

- Memutuskan. (Sub topik yang selalu menjadi penanda untuk memasuki isi
diktum)

- Menetapkan.
Selanjutnya untuk menyebutkan apa saja yang akan diputuskan, menggunakan kata
pertama, kedua, ketiga, dst.
✓ Penutup :
Penutup Surat Keputusan terdiri atas:
❖ Frasa “Ditetapkan di (kota)”
Diketik di sebelah kanan bawah pada baris akhir kalimat penetapan
❖ Frasa “Pada tanggal (tgl/bln/thn)”
Diketik di bawah dan simetris dengan frasa
“Ditetapkan di...”
❖ Jabatan, tanda tangan nama pejabat, nama terang pejabat, NIP, dan cap dinas.
❖ Kata “Tembusan”: diketik sejajar dengan kata “Ketiga”: dan sebaris dengan nama
terang pejabat penanda tangan.
Catatan
▪ Setiap kata konsideran dan diktum, kecuali kalimat terakir, diakhiri dengan tanda baca
titik koma (;).
▪ Dibelakang kata MEMUTUSKAN dibubuhkan tanda titik dua (:)
▪ Dalam surat keputusan tidak digunakan kata ganti kami, saya, kita, dia atau –nya
▪ Subyek dalam surat keputusan adalah nama jabatan pejabat.

108 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Keputusan

Sumber Pribadi

Gambar 43. Surat Keputusan

109 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Sumber: Surat Keputusan: Ketahui Fungsi, Format, dan Contohnya! (hashmicro.com)

Gambar 44. Surat keputusan

110 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat keputusan adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi atau perusahaan untuk memperjelas
hal-hal yang selama ini belum jelas putusannya. Surat ini membantu dalam mencarikan solusi atas
sebuah permasalahan. Dan surat ini biasanya berkaitan dengan peraturan atau hukum, maka dari
itu pembuatan surat keputusan ini harus benar-benar diperhatikan dalam penulisannya mulai dari
bagian-bagaiannya hingga ketentuan-ketentuannya.
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Jelaskan maksud poin-poin dari fungsi surat keputusan!
2. Buatlah 1 contoh surat keputusan keputusan niaga, dan sesuaikan pembuatannya dengan yang
kalian pelajari di materi ini!
3. Buatlah 1 contoh surat keputusan keputusan dinas, dengan tema “sengekta tanah” dan sesuaikan
pembuatannya dengan yang kalian pelajari di materi ini!

111 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

13 SURAT PERKENALAN

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat perkenalan.

perkenalan .

Bab ini akan mempelajari terkait surat pereknalan mengenai fungsi surat perkenalan., bagian-

bagian surat, dan ketentuan penulisan surat perkenalan.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat perkenalan.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat perkenalan.
3. Mempraktekkan penulisan surat perkenalan.

Peta Konsep

Surat Perkenalan Pengertian Surat
Perkenalan

Fungsi Surat Perkenalan

Bagian Surat Perkenalan

Ketentuan Pembuatan
Surat Perkenalan

Contoh Surat Perkenalan

Rangkuman
Latihan

112 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Perkenalan
Surat perkenalan merupakan bagian dari salah satu jenis surat niaga. Surat Perkenalan

adalah surat niaga yang berisi informasi dari suatu produk atau layanan dan berasal dari penjual
yang ditujukan kepada calon pembeli. Surat perkenalan juga bisa disebut sebagai promosi, dalam
pengertian promosi pemasaran di Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), mengarah pada
perkenalan dalam rangka memajukan usaha, dagang, dsb. Karena memang surat ini cukup sering
digunakan oleh beberapa penjual untuk mengenalkan perusahaan dan bisnis yang dikelola
perusahaan tersebut, isi surat berkaitan dengan informasi produk dan layanan dari bisnis yang
sedang dikelola penjual, surat perkenalanan ini disebar sesuai dengan target pemasaran produk dan
layanan. Surat perkenalan ini banyak dibuat oleh perusahaan jasa dan barang seperti pengiriman
barang, konsultan, konstruksi atau bisa juga oleh perusahan barang elektronik, furnitur dan
makanan untuk memperkenalkan produk baru mereka ke konsumen. Dan biasanya akibat dari surat
perkenalan ini, bisa menjadi penyebab dikirimnya surat permintaan penawaran oleh calon
konsumen, dimana pada akhirnya akan berkemungkinan berlanjut ke surat-surat niaga berikutnya
seperti surat pesanan barang, surat dll.

Fungsi Surat Perkenalan
1. Media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi barang atau jasa perusahaan.
2. Menciptakan faktor ketertarikan bermitra dengan perusahaan dan berkelanjutan untuk proses
berikutnya.
3. Untuk menjaring calon pembeli besar yang berpotensial tinggi untuk membeli produk atau
layanannya dalam sekala besar.
4. Surat perkenalan ini digunakan untuk menjalin kerja sama dengan konsumen baru. Surat
perkenalan membuat perusahaan bisa lebih dikenal lebih luas dan bisa menjaring banyak
kerjasama dengan rekan bisnis.
5. Surat perkenalan ini digunakan juga untuk mempertahankan konsumen lama, seperti
mengirimkan surat perkenalan tentang informasi produk baru yang sedang dikelola perusahaan.

Bagian-Bagian Surat Perkenalan
Seperti penyusunan surat niaga pada umumnya, surat perkenalan juga memiliki penyusunan
pembuatan surat yang sama, ada kop surat/kepala surat, isi surat, dan kaki surat.

• Kop Surat memuat: nama organisasi, alamat/kedudukan organisasi, nomor telepon, logo
organisasi, dan identitas lainnya.

• Isi/badan surat memuat: tanggal surat, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam
pembuka, isi, dan salam penutup. Menuliskan dengan jelas isi apa saja yang perlu
disampaikan mengenai informasi produk atau jasa yang dikelola dan bisa didukung
dengan informasi perusahaan untuk meyainkan calon mitra.

• Kaki surat memuat: nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan¸nama jelas, nomor
induk pegawai, dan tembusan jelas.

113 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Ketentuan Pembuatan Surat Perkenalan
Surat perkenalan merupakan alat komunikasi dalam bisnis yang digunakan untuk menjalin kontak,
meminta informasi, atau membuat gambaran tentang sebuah produk atau layanan baru.
Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, karena pengirim harus menulis surat perkenalan yang
dapat meyakinkan kepada pihak yang belum dikenal sebelumnya (Konsumen baru khususnya) dan
berlaku juga untuk pada penulisan pengenalan produk baru yang harus dapat meyakinkan pada
konsumen lama, sehingga membuatnya agak sulit dalam hal membangun suasana maupun gaya
penulisan. Maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin. Hal-hal yang perlu diperhatikan
sebagai berikut :
1. Utamanya adalah harus menciptakan first impressions yang baik pada penyampaian isi surat
yang ditulis. Membuat perusahaan atau informasi dari produk dan layanan yang dikelola
perusahaan mudah untuk diingat, maka surat wajib untuk ditulis secara jelas dan padat
menyampaikan hal yang perlu untuk disampaikan.
2. Informasi tentang perusahaan penjual harus dicantumkan secara jelas, agar memudahkan
meyakinkan konsumen dan memberi kemudahan saat calon konsumen hendak menghubungi
perusahaan untuk menjalin kerja sama. Berikut hal penting dalam menulis surat perkenalan :

• Nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya, penting untuk dicantumkan agar
pihak yang dituju mengtahui dengan siapa mereka akan berkemungkinan bermitra.
(biasanya ada di bagian pembuka)

• Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai. (bagian
isi)

• Pekerjaan/projek yang pernah ditangani, ini dicantumkan untuk mendukung meyakinkan
calon mitra untuk bekerja sama. (bagian isi)

• (Untuk pengenalan produk atau layanan baru), menjelaskan keunggulan dari bisnis yang
sedang dikelola, berikan kejelasan informasi yang dibutuhkan untuk meyakinkan calon
mitra kerja sama melalui surat perkenalan ini. (bagian isi)

• Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual, untuk bisa berkelanjutan ke proses
berikutnya.
Contoh:
”Kami berharap melalui surat ini, kami bisa menjadi salah satu kepercayaan bapak/ibu
untuk menjadi mitra kedepannya”. (ada dibagian penutup)

• Khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus ditambah lampiran Tanda
Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak
(NPWP)

3. Penulisan sudah tahu mau menyasar target mana yang akan dituju, agar bisa langsung tepat
sasaran dan pembaca tertarik dengan produk atau layanan yang dihasilkan dan berlanjut dengan
memesan produk atau layanan tersebut.

114 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Perkenalan

Sumber Pribadi

Gambar 45. Surat Perkenalan

115 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat Perkenalan adalah surat niaga yang berisi informasi dari suatu produk atau layanan dan
berasal dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli. Surat perkenalan dibutuhkan olesh suatu
perusahaan untuk mengenalkan keberadaan suatu perusahaan serta mengenalkan produk atau jasa
yang dimilikinya pada target pemasaran sesuai dengan produk atau jasa yang diproduksinya.
Sehingga untuk menarik minat target pemasaran perlu untuk dibuat sebaik mungkin menyesuaikan
bagian dan ketentuan dalam penulisan surat yang sudah dibahas dimateri ini.
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Jelaskan mengapa surat perkenalan perlu untuk dibuat dengan baik dan benar!
2. Jelaskan mengapa surat perkenalan ini memiliki kedudukan yang lemah?
3. Buatlah dengan baik dan benar sesuai dengan ketentuan penyusunan surat perkenalan yang
sudah dijelaskan! Dengan sekema sebagai berikut :
a. Surat pereknalan untuk bermitra dengan perusahaan baru
b. Surat perekenalan untuk pengenalan produk baru kepada mitra lama.

116 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

14 SURAT IKLAN

14

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat iklan.

iklan.

Bab ini akan mempelajari terkait surat iklan mengenai fungsi, bagian-bagian surat, dan

ketentuan penulisan surat iklan.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat iklan.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat iklan.
3. Mempraktekkan penulisan surat iklan.

Peta Konsep

Pengertian Surat Iklan

Surat Iklan Fungsi Surat Iklan

Bagian Surat Iklan

Ketentuan Pembuatan
Surat Iklan

Contoh Surat Iklan

Rangkuman
Latihan

117 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Iklan
Surat iklan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk ditujuakan kepada calon pembeli

berisi tentang pengenalan produk baru terhadap klien baru. Jadi surat iklan penjualan tersebut
harus dapat memberikan penjelasan mengenai produk yang dijual, dan harus mampu memberikan
daya tarik yang lebih kuat terhadap produk yang dijual. Surat ini hampir mirip dengan surat
perkenalan karena sama-sama bermaksud untuk mengenalkan bisnis yang sedang dikelolanya
kepada calon mitranya, namun tujuan utama keduanya berbeda dimana surat perkenalan hanya
ingin agar surat yang dikirimkannya menjadi informasi mengenai keberadaan usahanya atau
supaya bisa dikenal dan mendapatkan keberlanjutan dari adannya pengiriman surat selanjutnya
bukan menjadi tujuan utama dari dikirmnya surat ini. Sedangkan surat iklan ini tujuan utamanya
adalah untuk menggiring tindakan orang agar melakukan pembelian pada produk akibat kalimat
persuasif yang digunakan penjual untuk memberikan penjelasan dan berujung dengan penguatan
daya tarik terhadap produk yang dijual, sehingga bisa memikat pembeli. Durianto (2003)
mendefinisikan iklan sebagai proses komunikasi yang tujuannya untuk membujuk atau menggiring
orang agar mengambil tindakan yang menguntungkan bagi pihak pembuat iklan.

Fungsi Surat Iklan
Surat iklan ini memiliki 5 fungsi dasar dari suatu iklan seperti yang dikatakan Terence A. Shimp
(2000:7), seorang pakar komunikasi asal Amerika Serikat yaitu iklan dapat berfungsi :
• Memberikan informasi (Informing).
• Membujuk (Persuading).
• Mengingatkan (Reminding).
• Memberikan nilai tambah (Adding value).
• Mendampingi upaya-upaya lain dari perusahaan (Assisting)
Surat iklan bisa menjadi referensi yang menjelaskan detail dari produk yang dijual serta dapat
membangun list building untuk menjaring calon-calon konsumen, sehingga meningkatkan angka
penjualan dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan bisnis bagi pihak yang mengirimkan surat
iklan ini. Selain itu juga meningkatkan brand awareness sebuah merek di masyarakat luas
sehingga masyarakat mudah mengidentifikasi produknya.

Bagian-Bagian Surat Iklan
Seperti penyusunan surat niaga pada umumnya, surat perkenalan juga memiliki penyusunan
pembuatan surat yang sama, ada kop surat, isi surat, dan kaki surat.
• Kop Surat memuat: nama organisasi,
alamat/kedudukan organisasi, nomor telepon,
logo organisasi, dan identitas lainnya.

118 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

- Tanggal surat;
- Nomor;
- Lampiran;
- Hal;
- Alamat Yang Dituju;
- Salam Pembuka;
- Isi, Menuliskan dengan jelas isi apa saja yang perlukan, khususnya dalam membuat suatu
penawaran yang menguntungkan, dapat bermanfaat, keunggulan dari produk/jasa yang
ditawarkan. Berikan suatu bukti sederhana yang nyata.
- Salam penutup, bisa ditutup dengan mengucapkan terima kasih atau bisa menggunakan jargon
yang menggambarkan produk atau layanan yang dikelola perushaan. Ini dilakukan agar
meningkatkan daya tarik produk yang diiklankan.
• Kaki surat memuat: nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan¸nama jelas, nomor induk
pegawai, dan tembusan jelas.
• Pada bagian Postscript (P.S), berikan kalimat bujukan yang dapat menyebabkan klien
termotivasi untuk membeli. (Opsional).
(Semua bagian bisa dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan penulis kepada siapa surat itu
ditujukan), contoh: bagian Kop Surat opsional tergantung dari mana surat iklan ini berasal apa
dari individu atau instansi

Ketentuan Pembuatan Surat Iklan
Dalam menuliskan surat iklan harus dilakukan dengan baik sesuai dengan empat dasar fungsi
yang sudah disebutkan diparagraf sebelumnya. Penulisannya harus memperhatikan :
1. Ketentuan dasar pembuatan surat pada umumnya.
2. Surat iklan bersifat obyektif, proporsional, dan jujur.
3. Berisi informasi yang jelas, padat, dan mudah dipahami pembaca atau calon konsumennya.
4. Menggunakan kata-kata (diksi) atau bahasa yang tepat, logis, sopan, dan mudah dimengerti
oleh pembaca atau calon konsumennya.
5. Penulisan surat menggunakan kalimat persuasif sehingga bisa menarik perhatian dan minat
pembaca atau calon konsumennya.
6. Isi surat iklan tidak seharusnya menyinggung, atau merendahkan pihak/ produk lain.

119 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Iklan

Sumber Pribadi

Gambar 46. Surat Iklan

Rangkuman
Surat iklan adalah surat yang dibuat oleh penjual untuk ditujuakan kepada calon pembeli berisi
tentang pengenalan produk baru terhadap klien baru. Dalam isinya surat harus berisi penjelasan
mengenai produk yang dijual, dan harus mampu memberikan daya tarik yang lebih kuat
terhadap produk yang dijual. Maka dari itu bagian dan ketentuan dalam surat iklan ini perlu
untuk diperhatikan dengan benar penulisannya. Surat ini hampir mirip dengan surat perkenalan
karena sama-sama bermaksud untuk mengenalkan bisnis yang sedang dikelolanya kepada
calon mitranya, namun tujuan utama keduanya berbeda dimana surat perkenalan hanya ingin
agar surat yang dikirimkannya menjadi informasi mengenai keberadaan usahanya atau supaya
bisa dikenal dan mendapatkan keberlanjutan dari adannya pengiriman surat selanjutnya bukan
120 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

menjadi tujuan utama dari dikirmnya surat ini. Sedangkan surat iklan ini tujuan utamanya
adalah untuk menggiring tindakan orang agar melakukan pembelian pada produk
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
1. Jelaskan maksud poin-poin dari fungsi surat iklan!
2. Mengapa ketentuan isi surat iklan tidak seharusnya menyinggung, atau merendahkan pihak/
produk lain?
3. PT Arum Jeram baru saja melauncing beberapa produk baru di bulan ini. Dan karena produk
barunya ini baru dilauncing PT Arum Jeram ingin produknya cepat dikenal oleh semua pasar
agar bisa cepat mengembalikan modal, kebetulan target pasar perusahaan ini adalah
perusahaan-perusahaan besar yang berkaitan dengan produk yang dikelola PT Arum Jeram.
Dari studi kasus ini apa yang harus dilakukan perusahaan ini agar produknya dapat dikenal
dengan luas? (Tema industry fashion)

121 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

15 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Kompetensi Inti Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat permintaan penawaran.

permintaan penawaran.

Bab ini akan mempelajari terkait permintaan penawaran mengenai fungsi surat

permintaan penawaran, bagian-bagian surat, dan ketentuan penulisan surat permintaan

penawaran.

Pendekatan/Metode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. Menganalisis bagian-bagian surat permintaan penawaran.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat permintaan penawaran.
3. Mempraktekkan penulisan surat permintaan penawaran.

Peta Konsep

Surat Permintaan Pengertian Surat
Penawaran Permintaan Penawaran

Fungsi Surat Permintaan
Penawaran

Bagian Surat Permintaan
Penawaran

Ketentuan Pembuatan
Surat Permintaan
Penawaran

Contoh Surat Permintaan
Penawaran

Rangkuman

Latihan

124 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Permintaan Penawaran
Kebutuhan informasi pada kegaiatan niaga memang merupakan hal yang sangat

penting selalu mengalir dalam prosesnya, akan selalu ada permintaan akan informasi tentang
barang atau jasa yang dikirim dan diterima. A. Fauzi (2007:3) mendefinisikan surat
permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau organisasi perusahaan
atau calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran suatu produk atau
layanan berdasarkan bisnis yang dikelola suatu perusahaan, melewati pengiriman daftar
barang dan harga barang atau katalog produk yang dihasilkan oleh penjual. Surat ini ditulis
oleh calon konsumen kepada penjual bertujuan menanyakan informasi tentang barang yang
akan dibeli. Surat ini biasanya dibuat karena ada beberapa faktor, pertama atas keinginan
dan inisiatif dari calon pembeli sendiri dan yang kedua sebagai dasar respon keberlanjutan
surat perkenalan yang telah dikirim oleh penjual sebelumnya.

Surat permintaan penawaran dibuat calon konsumen (inisiatif) kepada penjual agar
mengirimkan penawaran secara resmi tentang produk atau layanan bisnis yang dikelola
penjual. Sehingga dari pengiriman surat permintaan penawaran ini, bisa memnuhi harapan
calon konsumen untuk dapat mengetahui informasi megenai harga, syarat jual beli, dan
keterangan tentang barang atau layanan yang akan dibeli. Bila calon pembeli telah
mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu tidak perlu
lagi meminta penawaran dari penjual. Hal ini tentunya mempercepat proses transaksi bisnis,
dari yang seharusnya dari surat permintaan-penawaran-pesanan jadi bisa lebih cepat dari
permintaan penawaran bisa berkemungkinan besar (karena bisa tidak berlanjut) berlanjut ke
surat pemesanan.

Fungsi Surat Permintaan Penawaran
Fungsi dari surat permintaan penawaran tentunya membantu suatu perusahaan mengetahui
informasi mengenai barang atau layanan yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang
berkemungkinan menjadi mitra kerja sama kedepannya. Dibuatnya surat ini bertujuan untuk
digunakan sebagai bahan pertimbangan sebelum melakukan pembelian barang atau layanan,
shingga perusahaan dapat memilih dan membeli barang yang tepat sesuai dengan keuangan
dan kebutuhan.

Bagian-Bagian Surat Permintaan Penawaran
Seperti penyusunan surat niaga pada umumnya, surat perkenalan juga memiliki penyusunan
pembuatan surat yang sama dengan memperhatikan kaidah penulisan surat pada umunya,
ada kop surat, isi surat, dan kaki surat.

• Kop Surat memuat: nama organisasi, alamat/kedudukan organisasi, nomor telepon,
logo organisasi, dan identitas lainnya.

• Isi/badan surat memuat: tanggal surat, nomor, lampiran (opsional), hal, alamat yang
dituju, salam pembuka, isi, dan salam penutup. Menuliskan dengan jelas isi apa saja
yang perlu disampaikan segala macam pertanyaan yang dibutuhkan untuk
mendapatkan infrormasi mengeani calon mitra, manfaatkan sebaik mungkin
kesempatan menulis surat kecalon mitra sesuai dengan ketentuan penulisan
permintaan penawaran, agar pihak penjual atau pembaca bisa dalam memberikan

125 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

sesuatu yang kita butuhkan dengan cara menunjukkan semua data yang ada
kaitannya dengan barang yang dibutuhkan.
• Kaki surat memuat: nama organisasi, nama jabatan, tanda tangan¸nama jelas,
nomor Induk pegawai, dan tembusan jelas.

Ketentuan Pembuatan Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran merupakan step awal suatu transaksi bisnis dapat terjadi.

Karena surat permintaan penawaran dapat memberikan kesempatan calon konsumen
bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Dan sebagai
responnya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan
akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli. Biasanya yang paling
sering ditanyakan oleh calon konsumen berkaitan dengan :

• Nama dan jenis barang;
• Ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan

lain-lain;
• Harga satuannya.
• Potongan;
• Cara pembayarannya;
• Cara penyerahan, dan
• Kemudahan yang diperoleh pembeli, seperti after sales service.

Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur
secara resmi atau secara tertulis. Maka dari itu dalam membuat surat permintaan penawaran
perlu untuk diperhatikan dan dilakukan dengan baik, berikut pedoman pembuatannya :
1. Biasanya dibagian paragraph pembuka dituliskan dari mana pihak penulis mengetahui
informasi mengenai pihak calon mitra, biasanya dibedakan dalam tiga bagian :

• Solicited : diminta melalui iklan di surat kabar, majalah, radio
• dan sebagainya
• Unsolicited : tidak diminta atau tanpa informasi
• On introduction : melalui relasi atau perantara
2. Buat keterangan secara rinci terkait produk atau barang yang dibutuhkan. Bisa berupa
informasi umum, katalog, daftar harga, sampel, penawaran harga, dsb.
3. Tulis secara jelas tentang alasan apa yang mendorong untuk mengajukan surat
permintaan penawaran kepada penjual.
4. Tulis semua informasi yang dibutuhkan untuk membantu pihak penjual atau pembaca
dalam memberikan sesuatu yang kita butuhkan
5. Permintaan diusahakan ringkas dan singkat.
6. Surat diakhiri dengan kata-kata yang baik dengan menunjukan adanya hubungan yang
saling menguntungkan antara kedua belah pihak. Misalkan dengan ucapan terimakasih
atau pengharagaan.

126 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Permintaan Penawaran

Sumber Pribadi

Gambar 47. Surat Permintaan Penawaran

127 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau organisasi
perusahaan atau calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran suatu produk
atau layanan berdasarkan bisnis yang dikelola suatu perusahaan, melewati pengiriman daftar
barang dan harga barang atau katalog en produk yang dihasilkan oleh penjual. Surat ini
merupakan inisiatif dari calon pembeli yang ingin mengetahui produk yang dimiliki oleh
suatu penjual (perusahaan), sehingaa penulisannya harus jelas agar nantinya bisa
mendapatkan informasi yang jelas sesuai harapan. Bagain-bagian dan ketentuan surat
permintaan penawaran harus dituliskan dengan baik dan benar seperti yang sudahdibahas
dimateri ini.

Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan
berikut!
1. Jelaskan mengapa perlu dibuat surat permintaan penawaran dari segi calon pembeli!
2. Apa keuntungan dari dibuatnya surat permintaan penawaran ini dari segi penjual!
3. Eksposur produk baru milik PT Angkasa lenovo smart mirror glasses telah sampai pada
perusahan PT Frigma melalui website resmi PT Angkasa. Dan PT Frigma tertarik, dan
berkeinginan untuk mengetahui lebih lanjut spesifikasi produk smart mirror glasses ini serta
meminta sampel percobaan jika disediakan, dan tentunya lengkap dengan meminta
informasi transaksi pembelian. Pecahkan masalah ini dengan relevan sesuai materi yang
telah dipelajari dibab ini!

128 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

16 SURAT PENAWARAN

Indikator Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 4. Mempraktekkan penulisan surat

fungsi, bagian, dan ketentuan surat penawaran
penawaran

Bab ini akan mempelajari terkait surat penawaran mengenai fungsi surat penawaran, bagian-
bagian surat, dan ketentuan penulisan surat penawaran.

Pendekatan/Motode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:
4. Menganalisis bagian-bagian surat penawaran.
5. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat penawaran
6. Mempraktekkan penulisan surat penawaran.

Peta Konsep

Pengertian Surat Penawaran

Surat Fungsi Surat Penawaran
Penawaran Bagian Surat Penawaran
Contoh Surat Penawaran

Rangkuman
Latihan

129 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk
menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang
hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa. Supaya calon pembeli menjadi tertarik
membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui
suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang
pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

Surat penawaran memiliki beberapa jenis, yaitu (1) surat penawaran bebas ialah surat
penawaran yang tidak terikat, maksudnya bila sewaktu-waktu ada perubahan harga barang
yang ditawarkan maka tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu, (2) surat penawaran
terikat ialah penawaran tetap, yakni bila sewaktu-waktu ada perubahan harga barang yang
ditawarkan maka harus memberitahukan terlebih dahulu, dan (3) surat penawaran berjangka
ialah penawaran yang hanya berlaku pada waktu tertentu.

Fungsi Surat Penawaran

Fungsi utama dari surat penawaran adalah untuk menawarkan kerjasama jual-beli dengan
pihak lain. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat penawaran tersebut:

1. Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
2. Sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
3. Untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang atau jasa.
4. Sebagai sarana menjalin kerjasama dengan pihak lain.
5. Untuk membantu memperluas jaringan bisnis

Melihat beberapa fungsi surat penawaran tersebut, dapat diketahui bahwa surat penawaran
begitu penting bagi suatu bisnis. Karena itu, perlu diperhatikan pula cara membuat surat
penawaran yang baik. Tidak ada salahnya melihat beberapa contoh surat penawaran yang
pernah dikeluarkan oleh perusahaan lain sebagai referensi.

Bagian Surat Penawaran

Dalam pembuatan surat penawaran barang, format yang digunakan hampir sama dengan
surat-surat resmi lainnya.

Hal yang harus ada di dalam surat penawaran antara lain:
1. Nama perusahaan yang membuat surat penawaran dalam bidang bisnis yang
dijalankan;
2. Nama, jenis, merek, mutu, dan jumlah produk yang ditawarkan;
3. Gambaran berupa kemampuan yang dimiliki sebuah perusahaan seperti jumlah stok
barang atau jasa yang mampu disediakan pada konsumen;
4. Harga barang atau jasa yang ditawarkan;
5. Rincian keunggulan seperti garansi, free service, atau gratis biaya kirim;
6. Metode pembayaran yang bisa digunakan;
7. Proses pengiriman barang;
8. Dokumen administrasi pendukung, seperti TDR, SIP, NPWP, katalog produk, dan
lain sebagainya.

130 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Penawaran
1. Surat penawaran barang

Sumber: https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-penawaran.html

Gambar 48. Surat Penawaran Barang

131 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

2. Surat penawaran jasa

Jalan Kertajaya, Surabaya 60625
Telp: (+62) 838 5555 6666 | Website: www. semestakatering.co.id

Surabaya, 06 Oktober 2021

Nomor : 106/SK-TDD/X/2021
Perihal : Surat Penawaran
Lampiran : 1 lembar

Yth. Ibu Cecilia
Asmaraloka Event Organizer
Surabaya

Dengan hormat,

Pada kesempatan ini, kami dari Semesta Katering ingin memberikan penawaran salah
satu produk kami yang paling banyak diminati untuk event-event tertentu. Produk nasi
tumpeng kami kini hadir dengan berbagai macam menu baru yang tidak kalah enak
dari menu sebelumnya.

Nasi tumpeng kami saat ini telah memiliki varian baru pada pilihan nasi, yaitu nasi
hijau. Nasi hijau yang kami, dibuat dengan saripati bayam yang tentunya memiliki
kandungan yang baik.

Kami lampirkan daftar harga nasi tumpeng terbaru kami, dan kami juga akan
memberikan potongan harga apabila Ibu Cecilia memesan pilihan porsi lebih dari 30

Besar harapan kami, dan semoga Ibu Cecilia tertarik untuk memesan produk kami.
Atas perhatian saudara kami ucapkan banyak terima kasih.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan dan kerja sama
yang diberikan, kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,
Semesta Katering

Marelda Acintya Riela

Sumber: dokumen surat pribadi

Gambar 49. Surat Penawaran Jasa

132 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Surat penawaran merupakan surat dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk
menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang
hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa. Surat penawaran memiliki beberapa
jenis, yaitu surat penawaran bebas, surat penawaran terikat, dan surat penawaran berjangka.
Latihan
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan
berikut!
1. Salah satu fungsi surat penawaran adalah untuk membantu memperluas jaringan bisnis.

Jelaskan dan berikan contoh dari pernyataan tersebut!
2. Buatlah surat penawaran barang/jasa untuk CV Maju Sentosa yang bergerak pada

bidang elektronik.

133 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

17 SURAT PESANAN

Indikator Kemampuan Akhir
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan penulisan surat
fungsi, macam-macam, dan pesanan
ketentuan surat pesanan

Bab ini akan mempelajari terkait surat pesanan mengenai fungsi surat pesanan, bagian-
bagian surat, dan ketentuan penulisan surat pesanan.

Pendekatan/Motode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu:

1. Menganalisis bagian-bagian surat pesanan.
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat pesanan.
3. Mempraktekkan penulisan surat pesanan.

Peta Konsep

Pengertian Surat Pesanan

Surat Fungsi Surat Pesanan
Pesanan Macam-macam Surat

Pesanan
Bagian Surat Pesanan

Contoh Surat Pesanan

Rangkuman

Latihan

134 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau jasa tertentu dari pembeli
kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar
harga. Surat pesanan adalah surat pembeli sehingga kedudukannya kuat. Tetapi belum
melakukan pembelian, pembeli harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

a. Apakah barang yang ditawarkan sesuai atau tidak, sehingga nantinya dapat
menguntungkan perusahaan atau tidak.
b. Syarat-syarat yang ada dalam surat penawaran, apakah dapat diterima atau tidak.
c. Keadaan keuangan, apakah uang mencukupi atau tidak. Apakah barang yang dipesan
sesuai kebutuhan.

Surat pesanan harus menyebutkan dengan jelas, singkat, padat dan sopan segala sesuatu yang
menyangkut pesanan, yaitu:

a. Banyaknya pesanan.
b. Cara pembayaran.
c. Nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri lain barang yang dipesan.
d. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.
e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.

Fungsi Surat Pesanan

Berikut merupakan fungsi-fungsi dari surat pesanan:
• Sebagai tolak ukur kualitas suatu barang.
• Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang.
• Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.
• Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya suatu pembayaran.

Macam-macam Surat Pesanan

1. Surat pesanan berdasarkan penawaran
2. Surat pesanan berdasarkan penawaran yang berfaktur
3. Surat pesanan berdasarkan inisiatif sendiri
4. Surat pesanan berdasarkan iklan.

Bagian Surat Penawaran

Dalam pembuatan surat penawaran pesanan, format yang digunakan hampir sama dengan
surat-surat resmi lainnya, yaitu terdapat:

a. Kop surat.
b. Nomor surat.
c. Lampiran.
d. Hal (perihal).
e. Tujuan surat.
f. Salam pembuka.
g. Isi surat.
h. Salam Penutup.
i. Tanda tangan pengirim.
j. Nama pengirim.
k. Jabatan pengirim

135 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Pesanan

1. Surat pesanan barang

PT. ANUGERAH BANGKIT ELEKTRIK
Jalan Soepomo No.323 Telp. (0361) 2647819 Bekasi

Bekasi, 29 januari 2013

No :100/ABE-PS/1/2013
Lampiran :-
Hal :Pesanan

PT. TRI SARANA MULTIGUNA
Jl. Imam Bonjol No.909
Jakarta Pusat

Dengan Hormat,

Guna meningkatkan meningkatkan kinerja para pegawai kami, maka kami ingin
memesan barang elektronik sebagai media yang digunakan dalam bekerja, untuk itu
kami ingin memesan barang-barang ditempat saudara.

Adapun barang yang ingin kami pesan sebagai berikut:

No Nama Barang Merk Kuantitas Harga Jumlah

1 Laptop Dell 4 unit Rp. 5.000.000 Rp. 20.000.000

2 Laptop Accer 3 unit Rp. 7.000.000 Rp. 21.000.000

3 Laptop Samsung 2 unit Rp. 4.000.000 Rp. 8.000.000

4 Laptop Toshiba 1 unit Rp. 7.000.000 Rp. 7.000.000

Total RP. 56.000.000

Kami harap saudara mengirimkan barang selambat-lambatnya satu minggu setelah
setelah tanggal surat ini.

Demikian surat pesanan ini kami buat, sambil menunggu barang yang kami pesan.
Kami

ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Budiana,S.T.
Direktur

Sumber: https://id.scribd.com

Gambar 50. Surat Pesanan Barang

136 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

2. Surat pesanan jasa

Jalan Kertajaya, Surabaya 60625
Telp: (+62) 838 5555 6666 | Website: www. semestakatering.co.id

Surabaya, 07 Oktober 2021

Nomor : 112/SK-SM/X/2021
Perihal : Surat Pesanan

Yth. Bapak Leo
Sunday Market
Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat penawaran saudara nomor 271/SM/X/2021 telah kami
terima tanggal 06 Oktober 2021, dengan surat ini kami akan memesan beberapa
produk dari Sunday Market, antara lain:

No Nama Produk Jumlah Harga Satuan (Rp) Total Harga (Rp)
1 Beras Jago 5kg
2 Beras Merah 5 karung 70.000 350.000

Menawan 2kg 3 karung 45.000 90.000

Total 440.000

Terkait pembayaran akan kami lakukan pada saat pengiriman lengkap barang sacara
cash on delivery. Mengingat barang-barang tersebut sangat kami butuhkan, mohon
pengiriman dilakukan ASAP (As soon as possible) sebelum tanggal 10 Oktober 2021.
Atas perhatian saudara kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,
Semesta Katering

Marelda Acintya Riela

Sumber: dokumen milik pribadi

Gambar 51. Surat Pesanan Jasa

137 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau jasa tertentu dari pembeli
kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar
harga. Surat pesanan adalah surat pembeli sehingga kedudukannya kuat. Fungsi surat
pesanan diantaranya: sebagai tolak ukur kualitas suatu barang, sebagai pedoman untuk
pengiriman suatu barang, sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan, sebagai
pedoman untuk menentukan besar kecilnya suatu pembayaran.

Latihan
Untuk memperdalam dan mengeksplorasi pemahaman Anda mengenai materi di atas,
kerjakanlah latihan berikut!
1 Sebutkan dan jelaskan lebih lanjut mengenai fungsu surat pesanan!
2 Analisis bagian-bagian surat penawaran di bawah ini!

CV. PANTANG MUNDUR
Jl. Kentang No. 123
Banda Aceh

Banda Aceh, 24 April 2020

Nomor : 255/IM/IV/2020
Lampiran : –
Hal : Pesanan Barang Elektronik

Kepada PT. Elektro
Jln. Buntu No. 202
Jakarta

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk
memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut :

1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit AC

Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan
saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam
keadaan baik.

Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sinta Sari

138 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

18 SURAT PENGIRIMAN BARANG

Indikator Kemampuan Akhir penulisan surat
1. Memahami tentang pengertian, 1. Mempraktekkan
dokumen yang sering dilampirkan dan pengiriman barang
cara menyusun surat pengiriman barang

Bab ini akan mempelajari terkait surat pesanan mengenai fungsi surat pengiriman barang,
bagian-bagian surat, dan ketentuan penulisan surat pesanan.

Pendekatan/Motode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu
1. Menganalisis bagian-bagian surat pengiriman barang
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat pengiriman barang
3. Mempraktekkan penulisan surat pengiriman barang

Peta Konsep

Pengertian Surat Pengiriman
Barang

Surat Dokumen Yang Dilampirkan
Pengiriman Barang
Cara Menyusun Surat
Pengiriman Barang

Contoh Surat Pengiriman
Barang

Rangkuman

Latihan

139 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Surat Pengiriman Barang

Surat pengiriman barang atau surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan surat yang
dikirim penjual kepada pembeli ketika telah terjadi transaksi. Surat pemberitahuan
pengiriman pesanan inidikirimkan supaya pembeli mengetahui proses mulai dari packing
barang sampai pada pengiriman barang dan hendaknya sampai kepada pembeli sebelum
barang yang dibeli sampai.

Hal-hal yang dicantumkan dalam surat pemberitahuan pengiriman
barang antara lain:

a. Nama barang, merk, jumlah dan harga satuan
b. Discount yang disepakati
c. Uang muka yang telah diterima
d. Kode-kode dalam bungkus barang
e. Mengingatkan akan pelunasan sisanya
f. Pemberitahuan alat angkut yang dipakai

Dokumen Yang Dilampirkan Pada Surat Pengiriman Barang

• Faktur (invoice)
• Surat jalan, bila barang diangkut lewat kendaraan darat
• Bill of lading (B/L) atau konosemen, bila barang diangkut dengan kapal laut.
• Air way bill (AWB), bila barang diangkut dengan kapal udara.
• Packing list (daftar rincian barang yang ada didalam peti atau alat pengepakan

lainnya)
• Surat karantina (Bila barang yang dikirim daging atau hewan peliharaan)
• Kwitansi (bila pembeli telah melakukan pembayaran (sebagian atau seluruh harga

barang).
• Polis asuransi atau surat pertanggungan asuransi (bila barang yang dikirimkan

diasuransikan)

Cara Menyusun Surat Pengiriman Barang

1) Hal: Pengiriman Barang Pesanan
2) Alinea Pembuka. Memuat informasi telah menerima surat pesanan dengan
menyebutkan nomor dan tanggal surat tersebut.
3) Alinea Isi (Tubuh) memuat beberapa hal berikut:

a) Informasi tanggal pengiriman dan perkiraan sampai
b) Menyebutkan kembali jumlah barang yang dipesan, merk, harga satuan
c) Jumlah terbayar setelah dipotong discount
d) Uang muka yang telah diterima sambil mengingatkan pelunasan sisa uang yang
harus dibayar
e) Kode-kode barang dalam peti
f) Lampiran yang disertakan
4) Aline Penutup. Berisi ucapan terima kasih, harapan agar puas dengan barang kiriman
sekaligus menunggu pesanan selajutnya.
5) Lampiran. Melampirkan dokumen niaga berupa: kopi faktur, packing list, surat jalan.

140 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Surat Pengiriman Barang

Jalan Kertajaya, Surabaya 60625
Telp: (+62) 838 5555 6666 | Website: www. semestakatering.co.id

Nomor Surabaya, 07 Oktober 2021
Perihal
Lampiran : 115/SK-CT/X/2021
: Surat Pemberitahuan Pengiriman Pesanan
: 1 lembar

Yth. Bapak Cakrawala
Cakrawala Traveling
Surabaya

Dengan hormat,

Telah kami terima surat pesanan Saudara dengan nomor 250/CT/X/2021 pada
tanggal 01 Oktober 2021. Produk menu makan siang yang saudara pesan berupa 20
paket makan siang Galaksi Andromeda.

Pengiriman pesanan kami lakukan hari ini melalui jasa pengiriman pribadi.
Diperkirakan pesanan akan sampai pukul 10.00 WIB. Sesuai dengan kesepakatan
bahwa tidak dipunggut biaya untuk jasa pengiriman pesanan. Selain itu, kami
mengingatkan juga untuk melunasi uang muka setelah pesanan sampai. Kami
lampirkan pula surat jalan untuk pesanan Saudara.

Besar harapan kami pesanan diterima dalam kondisi baik dan sesuai keinginan
Saudara. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Semesta Katering

Marelda Acintya Riela

Sumber: dokumen milik pribadi

Gambar 52. Surat Pengiriman Barang

141 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh lampiran surat jalan

SURAT JALAN No: 250/CT/X/2021
Kepada: Cakrawala Traveling Semesta Katering
Jalan Manyar Kertoarjo
Surabaya
Pesanan

15 Paket Makan siang Galaksi Andromeda
TTD Penerima

(...................) Marelda Acintya Riela

Sumber: dokumen milik pribadi

Gambar 53. Lampiran Surat Jalan

Rangkuman

Surat pengiriman barang atau surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan surat yang
dikirim penjual kepada pembeli ketika telah terjadi transaksi. Surat pemberitahuan
pengiriman pesanan inidikirimkan supaya pembeli mengetahui proses mulai dari packing
barang sampai pada pengiriman barang dan hendaknya sampai kepada pembeli sebelum
barang yang dibeli sampai.

Dalam surat pengiriman barang, terdapat dokumen-dokumen lain yang dilampirkan, seperti:
faktur (invoice), surat jalan, bila barang diangkut lewat kendaraan darat, bill of lading (B/L)
atau konosemen, bila barang diangkut dengan kapal laut, air way bill (AWB), bila barang
diangkut dengan kapal udara, packing list, surat karantina, kwitansi, polis asuransi atau surat
pertanggungan asuransi.

Latihan
Untuk memperdalam dan mengeksplorasi pemahaman Anda mengenai materi di atas,
kerjakanlah latihan berikut!

1 Menurut pendapat saudara, kenapa perlu melampirkan dokumen-dokumen lain untuk surat
pengiriman barang?

2 Buatlah surat pengiriman barang beserta lampirannya untuk PT Jaya Makmur Abadi yang
bergerak pada bidang elektronik!

142 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

19 FAKTUR

Indikator Kemampuan Akhir

1. Memahami tentang pengertian, fungsi, 1. Mempraktekkan penulisan faktur

komponen, dan jenis-jenis faktur

Bab ini akan mempelajari terkait faktur mengenai fungsi, komponen, dan jenis-jenis faktur.

Pendekatan/Motode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu
1. Menganalisis bagian-bagian faktur
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan faktur
3. Mempraktekkan penulisan faktur

Peta Konsep

Pengertian Faktur

Faktur Fungsi Faktur
Komponen Faktur
Jenis-jenis Faktur

Contoh Faktur
Rangkuman

Latihan

143 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Pengertian Faktur

Faktur atau invoice adalah surat tanda bukti bahwa barang-barang yang tercantum di
dalamnya telah diperjualbelikan. Faktur berisi keterangan tentang pemesan (nama
perusahaan, alamat, nomor pesanan), barang (jumlah, model, jenis), biaya, harga dan
sebagainya. Biasanya faktur dibuat setelah terjadi kesepakatan sebagai tanda bukti. Jika
menurut perjanjian jual beli pembayaran barang dilakukan bertahap, sebelum pembayaran
dilunasi, yang memberikan adalah kopi faktur, dan aslinya diberikan setelah pembayaran
lunas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai faktur ialah:
1). Harus dibuat atas nama pemohon kredit (pembeli), kecuali ada ketentuan lain sesuai
dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.
2). Keterangan barang pada faktur harus sesuai dengan keterangan yang tertera dalam
surat pemesan.
3). Keterangan tentang jumlah harga, potongan harga, nomor wajib pa jak (NPWP), dan
meterai secukupnya serta mencantumkan petunjuk; S.E. & O Salvo errore et
ommisionem = bila ada kesalahan dapat diperbaiki.
4) Faktur dianggap sah bila ditandatangani oleh yang penjual atau kuasanya, dan
dibubuhi stempel oleh penjual.

Pada umumnya faktur dibuat empat lembar dengan rincian penggunaan nya sebagai berikut:
kopi berwarna putih diberikan untuk pembeli barang yang telah melunasi pembayarannya;
satu lembar kopi berwarna merah muda untuk arsip bagian penjualan, satu lembar berwarna
kuning untuk laporan bagian keuangan pada penjualan dan sisanya berwarna hijau untuk
bagian pengeluaran barang

Fungsi Faktur

• Tembusan piutang. Salah satu fungsi faktur adalah sebagai tembusan yang
digunakan untuk mendebit rekening buku pembantu piutang.

• Tembusan untuk langganan. Termasuk dalam fungsi faktur adalah lembar pertama
dan satu atau dua tembusan yang tergantung pada permintaan pembeli.

• Tembusan distribusi. Fungsi lain dari faktur adalah sebagai tembusan distribusi
yang digunakan untuk mengkredit rekening penjualan yang dirinci sesuai dengan
kategorinya, menghitung harga pokok penjualan dan menghitung komisi tenaga
penjual.

• Tembusan pemberitahuan (advice copy). Tembusan yang diberikan pada tenaga
penjualan sebagai pemberitahuan bahwa faktur telah dikirim. Dengan begitu tenaga
penjualan dapat menghitung besaran komisi yang akan diterima.

Selain itu, faktur adalah bukti yang valid untuk digunakan dalam menyusun laporan
keuangan perusahaan dan pelaporan pajak. Apabila barang diterima konsumen/pembeli
tidak sesuai, faktur digunakan sebagai alat komplain yang sah.

144 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Komponen Faktur
Faktur adalah bukti tertulis yang umumnya dikeluarkan oleh pihak penjual dan dibuat dalam
tiga rangkap. Dimana rangkap atau lampiran pertama akan diberikan kepada pembeli atau
konsumen. Sedangkan, rangkap kedua akan disimpan oleh penjual sebagai bukti penagihan
yang dianggap piutang. Serta lampiran terakhir akan dimasukkan dalam buku faktur.
Adapun komponen faktur adalah:

1. Nama klien/konsumen/pembeli
2. Identitas penjual
3. Nomor faktur
4. Daftar produk yang dibeli, termasuk jumlah pesanan, harga satuan, total tagihan, dan

besaran pajak yang harus dibayar
5. Biaya pengiriman produk dan diskon (apabila terdapat biaya pengiriman dan diskon)
6. Sistem pembayaran yang bisa dilakukan pembeli

Jenis Faktur
• Faktur Biasa. Dalam jenis ini, faktur akan berisikan keterangan dari badan usaha
pihak penjual dan pembeli, produk yang dibeli, dan total harga yang harus
dibayarkan.
• Faktur Proforma. Merupakan faktur sementara karena pemberian faktur akan
dilakukan penjual tepat sebelum pengiriman barang. Terutama jika pengiriman
barang dilakukan secara berkala. Apabila barang telah diterima oleh pembeli, faktur
proforma akan digantikan oleh faktur biasa.
• Faktur Konsuler. Merupakan faktur yang digunakan perdagangan internasional atau
antar negara. Proses pembuatannya faktur ini memerlukan cap khusus pada bukti
tertulis sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari kedutaan besar negara atau
perwakilan negara yang dituju.

145 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Contoh Faktur
1 Faktur biasa

Sumber: https://www.pendidik.co.id

Gambar 54. Faktur Biasa

146 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

2 Faktur proforma

Sumber: https://www.cermati.com

Gambar 55. Faktur Performa

147 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

3 Faktur Konsuler

Sumber: https://www.exim.web.id

Gambar 56. Faktur Konsular

148 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

Rangkuman
Faktur atau invoice adalah surat tanda bukti bahwa barang-barang yang tercantum di
dalamnya telah diperjualbelikan. Faktur berisi keterangan tentang pemesan (nama
perusahaan, alamat, nomor pesanan), barang (jumlah, model, jenis), biaya, harga dan
sebagainya. Biasanya faktur dibuat setelah terjadi kesepakatan sebagai tanda bukti.
Terdapat 3 jenis faktur, yaitu: (1) faktur biasa, faktur akan berisikan keterangan dari badan
usaha pihak penjual dan pembeli, produk yang dibeli, dan total harga yang harus dibayarkan,
(2) faktur proforma, faktur sementara karena pemberian faktur akan dilakukan penjual tepat
sebelum pengiriman barang dan barang telah diterima oleh pembeli, faktur proforma akan
digantikan oleh faktur biasa, (3) faktur konsuler, faktur yang digunakan perdagangan
internasional atau antar negara.
Latihan
Untuk memperdalam dan mengeksplorasi pemahaman Anda mengenai materi di atas,
kerjakanlah latihan berikut!
1 Analisis komponen-komponen faktur di bawah ini!

2 Buatlah faktur biasa dari faktur proforma pada soal sebelumnya!

149 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a

20 SURAT PENGADUAN

Indikator Kemampuan Akhir

1. Memahami tentang pengertian, fungsi, 1. Mempraktekkan penulisan surat

bagian, dan ketentuan surat pengaduan pengaduan

Bab ini akan mempelajari terkait surat pesanan mengenai fungsi surat pengiriman barang,
bagian-bagian surat, dan ketentuan penulisan surat pengaduan.

Pendekatan/Motode/Model/Strategi Pembelajaran
Metode Project Based Learning

Pengalaman Belajar
Setelah mempelajari kegiatan belajar ini diharapkan mahasiswa mampu
1. Menganalisis bagian-bagian surat pengaduan
2. Menjelaskan ketentuan pembuatan surat pengaduan
3. Mempraktekkan penulisan surat pengaduan

Peta Konsep

Pengertian Surat
Pengaduan

Fungsi Surat Pengaduan

Format Surat Pengaduan

Surat Pengaduan Contoh Surat Pengaduan

Pengertian Surat
Penyelesaian Pengaduan

Contoh Surat
Penyelesaian Pengaduan

Rangkuman

Latihan

150 | K o r e s p o n d e n s i B a h a s a I n d o n e s i a