คำนำ โปรแกรม Express ไดมีการพัฒนามาจนถึงเวอรชั่นที่สามารถทํางานไดบนระบบปฏิบัติการ Windows ซึ่งเปน ระบบปฏิบัติการที่ไดรับความนิยมมากที่สุดตัวหนึ่ง ก็เพื่อใหทานผูใชงานไดสามารถ ใชงานโปรแกรมไดอยาง สะดวกมากยิ่งขึ้น โดยบริษัทฯ มีความมุงหมายที่จะใหทานผูใชสามารถนํา โปรแกรม Express ไปใชไดอยาง สมบูรณและตรงกับความตองการมากที่สุด โดยพยายามไมให เงื่อนไขของพื้นฐานความรูดานคอมพิวเตอรหรือ บัญชีมาเปนขอจํากัดทําใหผูใชงานไมสามารถใชงานไดอยางตรงตามจุดประสงค หนังสือคูมือฉบับนี้มุงเนนให ผูใชที่มีพื้นฐานการใชงานจากโปรแกรม เวอรชั่นเดิมพอสมควรแลว สามารถใชงานโปรแกรมไดอยางครอบคลุม การทํางานทั้งหมด หรือแมจะ เปนผูที่เพิ่งเริ่มใชงานโปรแกรมเปนครั้งแรก ก็สามารถใชคูมือเลมนี้ในการอางอิง เพื่อที่จะนําเอาความสามารถของโปรแกรมที่มีอยูออกมาใชใหเหมาะสมและรองรับการทํางานในธุรกิจของคุณ เองได และนอกจากจะไดอธิบายวิธีการใชงานในรูปแบบของ Windows ซึ่งแตกตงไปจากเดิมบาง ในหนังสือ เลมนี้ก็ยังคงอธิบายถึงความสามารถที่มีมาตั้งแตดั้งเดิม เพื่อใหมีความเขาใจอยางชัดเจนมากยิ่งขึ้น หาก คุณ พบขอผิดพลาดประการใดในหนังสือคูมือฉบับนี้ กรุณาแจงใหกับบริษัทฯ ไดรับทราบ ก็จักเปน พระคุณยิ่ง เพื่อที่บริษัทฯ จะไดนําไปปรับปรุงในการจัดพิมพครั้งตอ ๆ ไป
สารบัญ บทที่ 1 บทนำ 1 การเตรียมพร้อมสำหรับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ 1 รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลตัวอย่าง 2 การอ้างอิงเมนูต่าง ๆ ในคู่มือเล่มนี้ 3 สำหรับผู้ใช้งานโปรแกรมเวอร์ชั่น 1.5 3 ข้อเสนอแนะและการติดต่อสอบถาม 4 จะเริ่มใช้งานโปรแกรมอย่างไร 4 บทที่ 2 การติดตั้งโปรแกรมและเรียกเข้าโปรแกรม 5 ความต้องการระบบ 5 การตรวจสอบอุปกรณ์ต่าง ๆ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ 6 การตรวจสอบซีพียูและแรม 6 การตรวจสอบฮาร์ดดิสก์ 7 อุปกรณ์อื่นที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานโปรแกรม 9 การติดตั้งโปรแกรม 9 การเรียกเข้าใช้งานโปรแกรม 23 การอัพเดทโปรแกรม 24 บทที่ 3 รูปแบบและวิธีการใช้งานของโปรแกรม 25 ส่วนประกอบหน้าจอการป้อนข้อมูล 28 วิธีการเพิ่มข้อมูลในแต่ละหน้าจอ 30 การแก้ไขข้อมูล 35 การเรียกดูและค้นหาข้อมูล 36 การยกเลิกเอกสาร 37 กรณีต้องการนำเอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานใหม่ 38 การพิมพ์เอกสาร 39
สรุปปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อย 41 การเชื่อมโยงของระบบต่าง ๆ ในโปรแกรม 43 แฟ้มข้อมูลหลักที่ต้องจัดเตรียมก่อนเริ่มใช้งาน 45 บทที่ 4 กำหนดบริษัทใหม่ 46 วิธีการกำหนดบริษัทใหม่ 47 เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ 51 บทที่ 5 กำหนดค่าเริ่มต้น 53 รายละเอียดกิจการ 53 เรื่องทั่วไป 54 ระบบสินค้าคงเหลือ 56 รายละเอียดทั่วไป 56 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า 64 ระบบขายและลูกหนี้ 67 รายละเอียดทั่วไป 67 กำหนดวิธีการรับชำระหนี้ 71 ระบบซื้อและเจ้าหนี้ 72 รายละเอียดทั่วไป 72 วิธีการจ่ายชำระหนี้ 74 ระบบการเงินและเงินฝากธนาคาร 75 ระบบบัญชี 76 ระบบทรัพย์สินถาวร 78 รายละเอียดทั่วไป 78 กำหนดกลุ่มบัญชีทรัพย์สิน 79 บทที่ 6 การกำหนดรอบบัญชีและตารางข้อมูล 80 การกำหนดรอบบัญชี 82
กำหนดตารางข้อมูล 83 ตัวอย่างตารางข้อมูลโปรแกรม 86 กำหนดแผนก 88 บทที่ 7 การกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก 89 แฟ้มข้อมูลหลักทั้งหมดในโปรแกรม 90 ก่อนเริ่มกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก 90 การค้นหาข้อมูลที่ต้องการ 91 การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติม 92 การพิมพ์รายชื่อลงในซองจดหมายหรือสติ๊กเกอร์ 93 กำหนดผังบัญชี 93 การเปลี่ยนเลขที่บัญชี 96 การลบเลขที่บัญชีคุม 97 สิ่งที่ต้องปฏิบัติหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงผังบัญชี 97 กำหนดรายละเอียดสินค้า 98 การแก้ไขรหัสสินค้า 102 กำหนดรายละเอียดสินค้าชุด 103 กำหนดรายละเอียดสินค้าบริการ 107 ตารางราคาขาย 109 วิธีการป้อนข้อมูลในเมนูตารางราคาขาย 110 กำหนดจุดสั่งซื้อของสินค้า 112 การป้อนข้อมูลในเมนูกำหนดจุดสั่งซื้อสินค้า 113 รายงานสินค้าที่ไม่ถึงจุดสั่งซื้อ 114 กำหนดรายละเอียดผู้จำหน่าย 115 ข้อมูลอื่น ๆ ในหน้าจอรายละเอียดผู้จำหน่าย 118 กำหนดรายละเอียดลูกค้า 120 สถานที่ส่งของ 124 ข้อมูลอื่น ๆ ในหน้าจอรายละเอียดลูกค้า 125 รายละเอียดพนักงานขาย 128
กำหนดรายละเอียดบัญชีเงินฝาก 130 การพิมพ์รายการเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝาก 131 กำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ 132 กำหนดรายละเอียดรายได้อื่น ๆ 133 บทที่ 8 การบันทึกยอดยกมาของระบบต่างๆ 136 การบันทึกยอดยกมาของสินค้า 136 กรณีกำหนดวิธีคิดต้นทุนสินค้าแบบ FIFO 136 กรณีกำหนดวิธีคิดต้นทุนแบบ Average 138 การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัว 139 การป้อนยออดยกมาของลูกหนี้รายตัว 141 การป้อนยอดยกมาของเช็ครับและเช็คจ่าย 143 การป้อนยอดยกมาด้านบัญชี 145 บทที่ 9 กำหนดเลขที่เอกสาร 147 การลำดับเลขที่เอกสาร 147 บทที่ 10 กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี 151 กำหนดการผ่านรายการไปสมุดบัญชี 152 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน 153 บทที่ 11 การป้อนข้อมูลในระบบซื้อและเจ้าหนี้ 155 ก่อนเริ่มป้อนข้อมูลในระบบซื้อและร ะบบเจ้าหนี้ 155 การพิมพ์แบบฟอร์ม 157 ภาระภาษีซื้อ 157 การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติม 159 การป้อนข้อมูลใบสั่งซื้อ 160 ยกเลิกยอดสั่งซื้อ 163 การดูยอดสินค้าค้างรับในใบสั่งซื้อ 164 การตรวจสอบการรับสินค้าตามใบสั่งซื้อ 164
การป้อนข้อมูลจ่ายเงินมัดจำ 164 การป้อนข้อมูลการซื้อ 167 การป้อนข้อมูลใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้ 171 การลดหนี้/ส่งคืนสินค้า 173 การป้อนข้อมูลใบรับวางบิล 176 การจ่ายชำระหนี้ 178 กรณีมีผลต่างจากกการชำระหนี้ 182 การป้อนข้อมูลค่ายใช้จ่ายอื่น ๆ 183 รายการของแถม 185 สินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี 186 การหักภาษี ณ ที่จ่าย 187 การพิมพ์ใบรับรองการหักภาษี 189 บทที่ 12 การป้อนข้อมูลระบบขายและลูกหนี้ 190 ก่อนเริ่มป้อนข้อมูลในระบบขายและระบบลูกหนี้ 191 ภาระภาษีขาย 192 การพิมพ์แบบฟอร์ม 194 การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติม 194 การป้อนข้อมูลใบเสนอราคา 195 การป้อนข้อมูลใบสั่งขาย 199 ยกเลิกยอดสั่งขาย 20 2 การดูยอดสินค้าค้างส่งในใบสั่งขาย 202 การตรวจสอบการส่งสินค้าตามใบสั่งขาย 203 การป้อนข้อมูลรับเงินมัดจำ 203 การป้อนข้อมูลการขาย 206 การป้อนข้อมูลใบเพิ่มหนี้ลูกหนี้ 212 การลดหนี้/รับคืนสินค้า 215 การป้อนข้อมูลใบวางบิล 218
การป้อนวันนัดรับชำระเงินในภายหลัง 219 การรับชำระหนี้ 220 กรณีมีผลต่างจากการรับชำระหนี้ 224 การป้อนข้อมูลรายได้อื่นๆ 225 รายการของแถม 227 สินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี 227 บทที่ 13 บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก 229 การป้อนข้อมูลในเมนูบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก 229 การฝากเงินสด 229 การโอนเงินระหว่างบัญชี 230 ขั้นตอนการทำงานเกี่ยวกับเช็คในโปรแกรม 232 สถานะเช็ค 232 การนำฝากเช็ค 233 การผ่านเช็ครับ 237 การผ่านเช็คจ่าย 240 บันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน 241 กรณีลูกค้านำเงินสดมาเปลี่ยนแทนเช็คคืน 244 ตัดยอดคงเหลือในเช็คเป็นรายได้อื่น ๆ 245 บทที่ 14 การบันทึกรายการประจำวันสินค้า 247 จ่ายสินค้าภายใน 247 โอนย้ายระหว่างคลัง 250 ปรับปรุงยอดสินค้า 250 ปรับปรุงต้นทุนสินค้า 251 ทะเบียนหมายเลขสินค้า 253 การพิมพ์ใบรับประกันสินค้า 255 รายการตรวจนับสินค้า 256
บทที่ 15 การป้อนข้อมูลในระบบบัญชี 264 ต้นแบบวิธีการบันทึก 265 การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน 266 วิธีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม 269 วิธีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเช็ค 271 การอ้างอิงถึงต้นแบบวิธีการบันทึก 273 การคัดลอกรายการบัญชีจากใบสำคัญอื่น 273 การผ่านรายการไปยังแยกประเภท 274 การแก้ไขรายการบัญชี 277 การลบใบสำคัญ 277 การแก้ไขแบบมีร่องรอย 278 สร้างสมุดรายวัน 279 เงินสดย่อย 281 การตั้งวงเงินสดย่อย 282 การจ่ายเงินเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย 283 การจ่ายเงินสดย่อย 285 การเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย 286 การบันทึกบัญชีสินค้าสำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic 287 ยอดปีที่แล้ว 290 งบประมาณ 291 บทที่ 16 การป้อนข้อมูลในระบบภาษี 292 แฟ้มภาษีซื้อ 293 ภาษีซื้อที่ขอคืนไม่ได้ 295 การลำดับเลขที่ใหม่ 295 การยื่นภาษีซื้อเพิ่มเติม 297 การเลือกรูปแบบของรายงานภาษีซื้อ 298 แฟ้มภาษีขาย 298 การยื่นภาษีขายเพิ่มเติม 300
การเลือกรูปแบบของรายงานภาษีขาย 302 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 303 บทที่ 17 การพิมพ์รายงาน 306 บทที่ 18 สิ่งที่ต้องปฎิบัติในทุก ๆ สิ้นเดือน 313 การปรับปรุงรายการบัญชีประจำเดือน 313 ล็อคงวด 314 บทที่ 19 ระบบทรัพย์สินถาวร 316 การสั่งคำนวณยอดค่าเสื่อมราคาและลงบัญชีใหม่ 320 เปลี่ยนรหัสทรัพย์สิ น 320 การบันทึกขายทรัพย์สิน 321 บทที่ 20 การจัดเรียงข้อมูลและสำรองข้อมูล 323การจัดเรียงข้อมูล 323 การสำรองข้อมู ล 325 การนำข้อมูลสำรองกลับมาใช้งาน 330 บทที่ 21 การตร วจสอบข้อมูลและการแก้ไขปัญหา 333 การตรวจสอบข้อมูลระบบขายและลูกหนี้ 333 การคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่ 334 การตรวจสอบข้อมูลระบบซื้อและเจ้าหนี้ 33 6 การคำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่ 33 7 การตรวจสอบข้อมู ลระบบบัญชี 339 การตร วจสอบข้อผิดพลาดในระบบบัญชี 341 สั่งให้ระบบอื่น ๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่ 342 การคำนวณยอดบัญชี 343 การตรวจสอบข้อมูลและการคำนวณยอดระบบสินค้า 344
บทที่ 22 ประมวลผลสิ้นปี 347 บทที่ 23 การกำหนดระบบรักษาความปลอดภัย 352 กลุ่มของผู้ใช้งานระบบ 353 การกำหนดแฟ้มผู้ใช้งานระบบ 354 การกำหนดสิทธิการใช้งานเป็นรายบุคคล 358 การกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม 362 การกำหนดสิทธิการใช้งานของแต่ละระบบงาน 362 แฟ้มบันทึกประวัติการใช้งานของผู้ใช้งาน (Log File) 364 การเปลี่ยนรหัสผ่าน 367 การแก้ไขปัญหากรณีที่ลืมรหัสผ่าน 368 การสำรองข้อมูลผู้ใช้งาน 368 การนำข้อมูลที่สำรองไว้ลงระบบผู้ใช้ 370 บทที่ 24 การสร้างงบการเงิน 372 การคัดลอกงบการเงิน 373 ส่วนประกอบของหน้าจอสร้างงบการเงิน 374 การสร้างงบการเงินแบบ Perpetual 380 การสร้างงบการเงินแบบ Periodic 385 ตัวอย่างการสร้างงบการเงินที่น่าสนใจ 387 การคำนวณยอดภาษีเงินได้นิติบุคคลในงบกำไรขาดทุน 387 การแสดงอัตราเปอร์เซ็นต์เปรียบเทียบในงบการเงิน 387 การพิมพ์งบการเงิน 389 บทที่ 25 การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม 392 ชนิดของแบบฟอร์มในโปรแกรม 393 การแก้ไขแบบฟอร์มต่าง ๆ ของโปรแกรม 395 ฟังก์ชั่นที่ใช้ในส่วนของ {Report Frame} 397 การแก้ไขในส่วนของการแสดงผลของโปรแกรม {Report Frame} 398
Ti: (Title) 398 He: (Header) 398 ความหมายของตัวแปรในบรรทัด He: 399 การกำหนดลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษรหรือข้อความ 400 Bo: (Body) 400 Ih: (Item head) 400 Ib: (Item body) 401 Bt: (Body Template) 402 Fo: (Footer) 402 Su: (Summary) 402 การปรับระยะบรรทัดให้ต่ำลงน้อยกว่า 1 บรรทัด 403 การบันทึกแบบฟอร์มที่แก้ไขและการนำไปใช้งาน 404 การแก้ไขในส่วนของเงื่อนไขในการพิมพ์ {print options} 405 การกำหนดขนาดตัวอักษร 406 แฟ้มข้อมูลที่ถูกเรียกใช้งานในการพิมพ์ (Data File) 406 การแก้ไขในส่วนของ {master File} 408 การแก้ไขในส่วนของ {item file} 408 การแก้ไขในส่วนของ {Relate File} 409 การกำหนดค่าตัวแปรที่จะนำมาใช้งาน 411 การสำรองข้อมูลแบบฟอร์ม 412 การนำแบบฟอร์มที่สร้างใหม่ไปใช้ในที่เก็บข้อมูลอื่น 413 การสร้าง/แก้ไขรายงาน 413 การพิมพ์รายงานที่สร้าง/แก้ไขใหม่ 415 การนำรายงานไปใช้ในโปรแกรมอื่น 415 บทที่ 26 การประยุกต์ใช้งานสำหรับธุรกิจประเภทต่าง ๆ 418 ธุรกิจผลิต 418 ธุรกิจนำเข้า 422 บทที่ 27 การติดตั้งเครื่องพิมพ์ 429
บทที่1 บทนำ การลำดับเนื้อหาในคู่มือเล่มนี้จะเป็นไปตามขั้นตอนการทำงานจริง คือ เริ่มตั้งแต่เตรียมข้อมูล กำหนด รายละเอียดของฐานข้อมูลที่จำเป็น เช่น รายละเอียดสินค้า รายละเอียดลูกหนี้ รายละเอียดเจ้าหนี้ จากนั้นจึงเริ่มการป้อนข้อมูลรายวัน เช่น การเปิดบิลซื้อ บิลขายไปจนกระทั่งได้ผลลัพธ์เป็นรายงาน หรืองบการเงินประเภทต่างๆ แต่เนื่องจากในโปรแกรมมีระบบการทำงานในด้านต่างๆ มากมาย ซึ่ง อาจจะมีบางระบบงานที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้งาน ตัวอย่างเช่น ในระบบขายและลูกหนี้ของโปรแกรม จะมีระบบงานตั้งแต่การทำใบเสนอราคา ใบสั่งขาย เปิดบิลขาย วางบิล เพิ่มหนี้/ลดหนี้ และรับชำระหนี้ ซึ่งหากในองค์กรของคุณไม่จำเป็นต้องทำใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายก่อน ก็สามารถข้ามไปอ่านในหัวข้อถัดๆ ไป ของคู่มือได้ การเตรียมพร้อมสำหรับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ แม้ว่าการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้อย่างมาก แต่การจัดการให้การ ปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานหรือระเบียบปฏิบัติ ยังคงมีความจำเป็นที่ควรจะต้องนำมาพิจารณา ซึ่งรวมถึงข้อ ควรพิจารณาดังต่อไปนี้ 1.ควรจัดรูปแบบและขั้นตอนการทำงานให้เป็นมาตรฐาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้อย่างเหมาะสมกับระบบ คอมพิวเตอร์ 2.ลักษณะการทำงานอาจเปลี่ยนแปลงไป ฉะนั้นควรจะมีการจัดระบบการทำงานให้เหมาะสมขึ้น โดยกำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ สำหรับพนักงงานแต่ละคนใหม่ เนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์อาจจะทำให้งานบางอย่างใช้กำลังคน น้อยลง หรือสามารถรวมกันเป็นหน่วยงานเดียว โดยอาจมีงานบางประเภทเพิ่มเติมขึ้นมาแทน เป็นต้น 3.การทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ระยะแรก ควรจะทำงานในระบบเดิมควบคู่กันไป จนกว่าระบบคอมพิวเตอร์ จะพร้อมหรือสมบูรณ์ ดังนั้นในระยะแรกของการเริ่มต้นจะมีงานเพิ่มมากขึ้น ซึ่งต้องจัดแบ่งเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ ให้เหมาะสม และควรจะให้ความสำคัญกับงานในขั้นตอนนี้
4.ประเมินปริมาณข้อมูลของระบบ ให้เหมาะสมกับระบบคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้งานขณะเดียวกันต้องพิจารณา การเพิ่มขึ้นของปริมาณข้อมูลในอนาคตด้วย 5.ประเมินเวลาการใช้งานคอมพิวเตอร์ ในแต่ละหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อจัดสรรเวลาให้เพียงพอต่อการใช้งาน ทั้งนี้อาจจะต้องขยายระบบ (เช่น การเพิ่มเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือการต่อเป็นระบบเครือข่าย) หากเกิดปัญหา เกี่ยวกับเวลาใช้งานที่ไม่เพียงพอของแต่ละหน่วยงาน รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลตัวอย่าง เพื่อใช้คุณสามารถใช้งานคู่มือเล่มนี้ได้อย่างสะดวก และทำความเข้าใจเกี่ยวกับเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว เนื้อหาในคู่มือเล่มนี้จึงจะอ้างอิงตามข้อมูลตัวอย่างของบริษัท Express Software Group ซึ่งติดตั้งมาพร้อมกับ โปรแกรม Express โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลดังต่อไปนี้ ชื่อบริษัท Express Software Group Co.,Ltd. เกี่ยวกับบริษัท บริษัทก่อตั้งมา 10ปี เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ลักษณะการดำเนินงานของบริษัท จำหน่ายคอมพิวเตอร์ประกอบสำเร็จรูป และประกอบตามคำสั่งของลูกค้า, จำหน่ายอุปกรณ์ต่อพ่วงคอมพิวเตอร์หลากหลายชนิด ให้บริการซ่อมแซม คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่ชำรุด รอบัญชีของบริษัท 1มกราคม-31ธันวาคม สินค้าที่จำหน่าย อุปกรณ์ต่างๆเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เช่น ซีพียู ,เมนบอร์ด,ฮาร์ดดิสก์,แรม, การ์ดจอ ,ซีดีรอม,จอภาพ,เครื่องพิมพ์,ยูพีเอส,อื่นๆ(เช่น ฟลอปปี้ไดร์ฟ เม้าส์ และเคส) นอกจากนั้นยังมีรายดื่นจากการบริการซ่อมแซมอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ วิธีการบันทึกบัญชีสินค้า ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง(Perpetual) วิธีการคำนวนต้นทุน ใช้ระบบเข้าก่อนออกก่อน(FIFO) ทรัพย์สินของบริษัท วิธีตัดค่าเสื่อมราคา คอมพิวเตอร์,อุปกรณ์สำนักงาน,ยานพาหนะ ใช้แบบเส้นตรง วันที่เริ่มใช้โปรแกรม บริษัทไม่ได้ใช้งานโปรมแกรมตั้งแต่ต้นปี โดยมาเริ่มใช้เมื่อวันที่1 มิถุนายน 2547
ขอให้คุณศึกษาข้อมูลจากตารางข้างต้น และดูวิธีกากำหนดต่างๆ จากข้อมูลจัวอย่างในโปรมเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ ให้เข้ากับธุรกิจของคุณได้รวดเร็วยิ่งขึ้น การอ้างอิงถึงเมนูต่างๆ ในคู่มือเล่มนี้ เนื่องจากระบบงานในโปรแกรม Express มีอยู่หลายระบบด้วยกัน และระบบต่างๆ เหล่านี้มีความสัมพันธ์กัน ดังนั้นในเนื้อหาในคู่มิเล่มนี้หลายๆ ครั้งจะกล่าวอ้างอิงถึงระบบงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะเขียนในรูปแบบที่กระซับเพื่อ สะดวกในการอ่านคู่มือ ดังตัวอย่างต่อไปนี้ รูปที่1 เมนูเรื่องทั่วไปของระบบสินค้าคงเหลือ จากรูปด้านบน การอ้างอิงถึงเมนูย่อยดังกล่าว จะใช้คำว่า เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป สำหรับผู้ใช้งานโปรแกรมเวอร์ชั่น 1.5 (รองรับประกาศกรมสรรพากร) สำหรับผู้ใช้โปรมแกรม Express เวรอร์ชั่น 1.5 (Audit) หรือโปรแกรมเวอร์ชั่นที่รองรับประกาศของกรมสรรพากร วิธีการใช้งานทั่วไปจะเหมือนกับเวอร์ชั่น 1.0 (lnternal) ทุกประการ จะต่างกันตรงวิธีการผ่านรายการไปยังบัญชี แยกประเภท ซึ่งโปรแกรมในเวอร์ชั่น 1.0 จะผ่านรายการไปยังแยกประเภทให้คุณทันทีหลังบันทึกข้อมูลเสร็จ แต่ สำหรับเวอร์ชั่น 1.5 คุณจะต้องเป็นผู้สั่งผ่านรายการไปยังแยกบัญชีประเภทเอง เมื่อผ่านบัญชีแล้วจึงจะดูงบต่างๆ ไดเ แต่จะไม่สามารถแก้ไขข่อมูลที่ผ่านบัญชีได้ ถ้าจะแก้ไขต้องใช้วิธีปรับปรุงรายการ ซึ่งคุณสามารถศึกษาวิธีการใช้
งานที่แตกต่างกันระหว่างเวอร์ชั่น 1.0 และเวอร์ชั่น 1.5 ได้จากบทที่15 การป้อนข้อมูลในระบบบัญชี ‘หัวข้อ ‘การ ผ่านรายการไปยังแยกประเภท’ ข้อเสนอแนะและการติดต่อสอบถาม หากคุณมีปัญหา หรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้งานโปรมแกรม Express คุณสามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าของ บริษัทฯ ตลอดเวลาทำการ 8.30-17.00น. จันทร์ถึงเสาร์ (ยกเว้นเสาร์ปลายเดือนและวันหยุดนักขัตฤกษ์) และหาก มีข้อเสนอแนะใดๆ เกี่ยวกับโปรแกรมหรือการบริการของบริษัทฯ กรุณาแจ้งให้ทางบริษัทได้รับทราบ เพื่อปรับปรุง การบริการให้ดียิ่งขึ้น สำหรับการติดต่อสอบถามข้อมูลกับทางบริษัทฯ ขอให้คุณดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้ เพื่อให้การติดต่อเป็นไปด้วยความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น 1.หลังจากได้รับโปรมแกรม ขอให้คุณกรอกข้อมูลในบัตรลงทะเบียนและส่งกลับไปยังบริษัทฯ ทันทีเนื่องจากบริษัท ฯจะใช้ข้อมูลดังกล่าวในการให้บริการและแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับโปรแกรมให้คุณได้ทราบ 2.การสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมกับฝ่ายบริการลูกค้า คุณควรจะมีโทรศัพท์อยู่ใกล้เครื่อง คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรมแกรม Express เพื่อให้การสอบถาทและการแก้ไขปัญหาเป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว 3.ทุกครั้งที่มีการโทรสอบถามเกี่ยวกับการใช้งานโปรมแกรม คุณจะต้องแจ้งหมายเลขทะเบียนโปรแกรม (S/N) โดย สามารถดูหมายเลขดังกล่าวได้จากหน้าแผ่นซีดีที่ใช้ติดตั้งโปรแกรมหรือดูจากหน้าจอโปรแกรมที่คุณติดตั้งไปแล้วก็ ได้ 4.สอบถามรหัสประจำตัวพนักงงานที่ติดต่อไว้ด้วยทุกครั้ง เผื่อเวลาสายหลุดไปจะได้ขอคุยกับคนเดิมเพื่อคสาม ต่อเนื่อง ไม่ต้องเริ่มคุยปัญหาใหม่ตั้งแต่แรกกับผู้ให้บริการคนใหม่ จะเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมอย่างไร ในบทถัดไปจะกล่าวถึงวิธีการติดตั้งโปรแกรม Express และวิธีการเรียกใช้งานโปรแกรม ซึ่งจะทำให้คุณสามารถ ติดตั้งโปรแกรมได้ด้วยตนเอง และรวมทั้งการอัพเดทโปรแกรมเพื่อให้โปรแกรมในเครื่องทันสมัย (ใหม่ขึ้น) ส่วนในบทที่3 ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม คุณควรจะเข้าใจรูปแบบและวิธีการทำงานของโปรแกรม รวมทั้งฝึกทักษะในการใช้งานโปรแกรมขั้นพื้นฐาน เช่น การเพิ่ม แก้ไข ลบ หรือยกเลิกข้อมูลที่ป้อนเข้าในโปรแกรม ดังนั้นในบบทนี้จึงมีความสำคัญที่คุณจะต้องศึกษาทำความเข้าใจเป็นอย่างดี และเนื่องจากการป้อนข้อมูลใน
หน้าจอของระบบต่างๆ ในโปรแกรมมีความคล้ายคลึงกัน จึงขอกล่าวถึงวิธีการใช้งานนี้เพียงครั้งเดียวเพื่อให้เนื้อหา ในคู่เล่มนีเกะชับและจะกล่าวถึงวิธีการใช้งานในแต่ละระบบอีดครั้งหากมีวิธีการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป บทที่2 การติดตั้งโปรแกรมและเรียกเข้าโปรแกรม ก่อนติดตั้งโปรแกรม จะต้องพิจารณาในเรื่องเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้งาน โดยต้องคำนึงถึงจำนวนข้อมูล ที่จะป้อนเข้าในโปรมแกรม และประเมินความเร็วในการทำงานของเครื่องว่าอยู่ในเกณฑ์ที่ยอมรับได้หรือไม่ โดย อาจจะโทรสอบถามจากบริษัทฯ ก่อนก็ได้เพราะสิทธิในการติดตั้งโปรแกรมมีจำนวนจำกัด เมื่อติดตั้งไปแล้วไม่ สามารถถอนสิทธิกลับคืนได้ ในบทนี้คุณจะได้ศึกษาวิธีการติดตั้งโปรแกรมซึ่งจะแบ่งออกเป็น 2ลักษณะ คือ การ ติดตั้งโปรแกรมในระบบเครือข่าย (LAN) และการติดตั้งโปรแกรมลงบนรบบที่ใช้งานเพียงเครื่องเดียว (Stand Alone)) ความต้องการของระบบ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในการติดตั้งหรือใช้งานโปรแกรม คุณควรตรวจสอบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะใช้ว่าสามารถ รองรับการติดตั้งโปรแกรม Express ได้หรือไม่ ซึ่งมีข้อพิจารณาดังนี้ สเปคขั้นต่ำ สเปคที่แนะนำ ซีพียู รุ่น Celeron ควรจะเป็นระดับ Pentium III (เพนเทียมทรี) ขึ้นไป ระบบปฏิบัติการ (OS) Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, windows 2003, Windows XP หรือ Novell Netware ตั้งแต่เวอร์ชั่น 3.12 ขึ้นไป แรม อย่างน้อย 128 เมกกะไบท์ 256 เมกกะไบท์ สำหรับระบบการปฏิบัติการ Windows 2000,XP และ ควรเพิ่มขึ้นอย่างมาก (512เมกะไบท์ขึ้นไป) สำหรับ Windows 2003,หรือ Windows รุ่น 64 BIT
ฮาร์ดดิสก์ คงเหลืออย่างน้อย 200MB (200 เมกะไบท์) ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่ป้อนเข้าในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ หากใช้ windows 2000,2023,XPควรจะเหลืออย่างน้อย500 เมกะไบท์ การตรวจสอบอุปกรณ์ต่างๆ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ต่อไปนี้จะเป็นวิธีการตรวจสอบอุปกรณ์ต่างๆ ของคอมพิวเตอร์ว่าสามารถนำมาใช้ติดตั้งโปรแกรมได้หรือไม่ โดย เป็นวิธีการตรวจสอบบนระบบวินโดว์ XP การตรวจสอบซีพียูและแรม หาไอคอน My Computer จากหน้าจอ (Desktop) จากนั้นคลิกเม้าส์ขวา เลือกเมนู Properties ดังรูป รูปที่1 คลิกเม้าส์ที่ My Computer และเลือกที่ Properties วินโดว์จะแสดงหน้าจอเกี่ยวกับรายละเอียดของระบบ ให้ดูรุ่นซีพียูและขนาดของแรมที่มุมล่างด้านขวาหน้าจอที่ แสดงขึ้นมานี้
รูปที่2ดูร่นของซีพียูและขนาดของแรม จากในรูปเป็นซีพียูของ AMD รุ่น Atnlon XP 2500+ ความเร็ว 1.84 GHz และมีแรมขนาด 256 เมกกะไบท์ ยี่ห่อ และรุ่นของซีพียูอาจจะแสดงข้อความในแบบอื่นๆ เช่น Pentium (r) Processor การตรวจสอบฮาร์ดดิสก์ ดับเบิลคลิกเข้าในไอคอน My Computer จะปรากฏไดร์ฟที่มีอยู่ทั้งหมดในเครื่องของคุณ ให้คลิกเมาส์ขวาที่ไดร์ฟ ซึ่งคุณต้องการจะติดตั้งโปรมแกรม (จากในรูปเป็นไดร์ฟ C:) และเลือกที่ Properties
รูปที่ 3 คลิกขวาที่ไดร์ฟที่ต้องการจะติดตั้งโปรแกรมและเลือก Properties ดูพื้นที่คงเหลือได้จากตัวเลขหลังข้อความ Free space จากในรูปเหลือประมาณ 5.43 กิกะไบท์(หรือประมาณ 5430 เมกกะไบท์) ในการติดตั้งโปรแกรมต้องการพื้นที่เพียง 20 เมกกะไบท์เท่านั้น รูปที่ 4 ดูพื้นที่ว่างที่ยังไม่ถูกใช้งาน
หมายเหตุ อุปกรณ์อื่นที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานโปรแกรม แม้ว่าคุณจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่พร้อมจะติดตั้งโปรแกรมแล้ว คุณอาจจะต้องมีอุปกรณ์ต่อไปนี้เพื่ออำนวยความ สะดวก หรือปกป้องข้อมูลที่มีความสำคัญของคุณ 1.เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม (Dot Matrix Printer) และควรเป็นเครื่องพิมพ์แคร่ยาว (หน้ากว้าง 15นิ้ว) นอกจากนั้นคุณยังสามารถใช้เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Printer) หรืออิงค์เจ็ท (lnkjet) อย่างไรก็ตามคุณ ควรจะมีเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็มอย่างน้อย 1 เครื่องพิมพ์ให้สามารถพิมพ์ เอกสารซึ่งมีสำเนา หรือรายงาน ต่างๆ ที่มีความกว้างมากๆ ได้ 2.กระดาษต่อเนื่องขนาด 8 นิ้วหรือ 15 นิ้ว 3.อุปกรณ์สำรองข้อมูล เช่น Thumb Drive หรือ External Hard Disk เป็นต้น 4.เครื่องสำรองไฟ (UPS) เพื่อป้องกันข้อมูลเสียหาย เมื่อไฟฟ้าดับ (อุปกรณ์นี้แนะนำว่าต้องมี) การติดตั้งโปรแกรม เมื่อคุณจัดเตรียมและเลือกเครื่องที่จะนำมาติดตั้งโปรแกรมพร้อมแล้ว ก็สามารถทำการติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง คอมพิวเตอร์เครื่องนั้นได้ทันที แต่หากคุณต้องการติดตั้งโปรแกรมลงบนระบบแลน เพื่อให้สามารถแชร์โปรแกรม และข้อมูลให้กับเครื่องอื่นๆ ที่อยู่ในระบบแลนร่วมกัน คุณจะต้องทำการสร้างไดร์ฟของระบบเครือข่าย (Map Network Drive) ขึ้นมาก่อนที่จำทำการติดตั้ง ซึ่งคุณสามารถสอบถามจากผู้ติดตั้งระบบแลนให้กับบริษัทของคุณ (Administrator) ได้ว่าเป็นไดร์ฟใด ในที่นี้ขออธิบายวิธีการสร้างไดร์ฟของระบบเครือข่าย (Map Network Drive) โดยสังเขปดังนี้ หากคุณติดตั้งโปรแกรมบนเครื่องสำหรับผู้ใช้งานคนเดียว (Stand Alone)ให้ข้ามหัวข้อนี้ไปเลย ความจุของหน่วยความจ า (RAM) หรือพื้นที่ของฮาร์ดดิสก์ มักจะนิยมใช้หน่วยนับที่เป็น เมกกะไบท์(MB) โดยมีอัตราเปรียบเทียบดังต่อไปนี้ 1ไบท์ (Bytes) =1ตัวอักษร (Character) 1,024 ไบท์ (Bytes)= 1กิโลไบท์ (KB) 1,024 กิโลไบท์ (KB) =1 เมกกะไบท์ (MB) 1,024 เมกกะไบท์ (MB) = 1กิกะไบท์ (GB)
1.ดับเบิลคลิกบนไอคอน My Network Places ดังรูป รูปที่นำมาประกอบเป็นการอ้างอิงจากการติดตั้งโปรแกรม ลงบน Windows XP ดังนั้นชื่อไอคอนหรือหน้าตาของไอคอนอาจจะแต่งต่างกันบ้างใน Windowsเวอร์ชั่นอื่น รูปที่ 5 ดับเบิลคลิกบนไอคอน My Network Places 2.จากนั้นให้คลิกที่ View workgroup computer ในรายการทางด้านซ้ายมือ เพื่อเรียกดูคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่อยู่ ในระบบแลนของคุณ รูปที่ 6 คลิกที่ View workgroup computer
3.คุณจะพบกับชื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่อยู่ในระบบเครือข่าย ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ เป็นเครื่องแม่ข่ายหรือเซิร์ฟเวอร์ (คุณสามารถสอบถามชื่อเซิร์ฟเวอร์ได้จากผู้ติดตั้งระบบแลนให้กับบริษัทของคุณ) จากตัวอย่างเป็นเครื่องเซร์ฟเวอร์ชื่อ ESG-RH รูปที่ 7 ดับเบิลคลิกที่ชื่อเซิร์ฟเวอร์ที่ต้องการติดตั้งโปรแกรม 4.จะพบว่าที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์มีการจัดสรรทรัพยากรหรือแชร์ (Shared Resource) อะไรไว้บ้าง จากตัวอย่างในรูป ที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์ได้ทำการแชร์ไดร์ฟ C: ของเครื่องเซิร์ฟเวอร์ไว้ในชื่อ Express ซึ่งเราจะใช้โฟลเดอร์นี้ในการ ติดตั้งโปรแกรม Express เข้าไป รูปที่ 8 ทรัพยากรที่มีการแชร์ไว้ที่ตัวเซิร์ฟเวอร์แล้ว
หมายเหตุ 5.ให้คุณคลิกขวาที่ชื่อไดร์หรือโฟลเดอร์ที่ผู้ดูแลระบบของคุณทำการแชร์ (Shared) ไว้ให้แล้ว ในตัวอย่างนี้คือชื่อ Express จากนั้นคลิกที่คำว่า Map Network Drive ดังรูป รูปที่ 9 คลิกเม้าส์ขวาที่ชื่อไดร์ฟที่ต้องการจะติดตั้งโปรแกรม 6.จะมีหน้าจอให้คุณเลือกไดร์ฟที่จะใช้งานเป็นไดร์ฟของระบบเครือข่าย ในที่นี้เลือกไว้เป็นไดร์ฟ X: (คุณสามารถ เลือกเป็นไดร์ฟใดก็ได้ แต่ที่นิยมใช้กันมักจะเริ่มจากไดร์ฟ F: เป็นต้นไป โดยจะสงวนไม่มีการนำไดร์ฟ C: ถีงไดร์ฟ E: มาใช้งานเป็นไดร์ฟของระบบเครือข่ายเนื่องจากไดร์ฟดังกล่าวมักจะนำมาใช้เป็นฮาร์ดดิสก์ของเครื่อง) และคลิก เพื่อทำเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความ Reconnect at logon ซึ่งจะทำให้ทุกครั้งที่คุฯปิด-เปิดเครื่องใหม่ ไดร์ฟของ ระบบเครือข่ายนี้ก็จะถูกเรียกใช้งานทุกครั้ง (ไม่ต้องเสียเวลาสร้างไดร์ฟของระบบเครือข่ายทุกครั้งที่เปิดเครื่อง) เมื่อ เรียบร้อยแล้วให้คุณคลิกที่ OK ทรัพยากรในที่นี้อาจจะเป็นดิสก์ (Disk) ,ซีดีรอม (CD-ROM) หรือ เครื่องพิมพ์ (Printer) ที่ต่ออยู่กับเครื่องเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งคุณสามารถจ า น ามาใช้งานได้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณตามสิทธิการใช้งานที่คุณ มี เช่นเดียวกันหากคุณไม่ทราบว่าผู้ติดตั้งระบบแลนตั้งชื่อฮาร์ดดิสก์ ไว้เป็นชื่อใด ก็ควรจะสอบถามจากผู้ติดตั้งระบบแลนให้แน่นอนก่อน การติดตั้งโปรแกรม
รูปที่ 10 เลือกไดร์ฟที่ต้องการนำมาใช้งานเป็นไดร์ฟของระบบเครือข่าย 7.ระบบ Windows จะพยายามทำการเชื่อมต่อไดร์ฟของระบบแลน จากนั้นจะมีหน้าจอแสดงว่าภายในไดร์ฟของ ระบบเครือข่าย มีข้อมูลอะไรอยู่บ้างปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิกปิดหน้าจอนั้นไป เริ่มติดตั้งโปรแกรม 1.ใส่แผ่นซีดีโปรแกรม Express เข้าไปในไดร์ฟซีดีรอม หลังจากรอสักครู่ระบบออโต้รัน (Autorun) ในแผ่นซีดี จะ แสดงหน้าจอขึ้นมา ดังรูป รูปที่ 11 หลังจากใส่แผ่นซีดี ระบบออโต้รันของแผ่นจะเริ่มทำงาน
หมายเหตุ 2.คุณสามารถเลือกภาษาที่จะใช้การติดตั้งโปรแกรม โดยสามารถเลือกได้ 2 ภาษา คือภาษาอังกฤษกับภาษาไทย จากตัวอย่างในรูปต่อไปๆ ไปจะใช้เป็นภาษาไทย เมื่อเลือกภาษาเสร็จเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม OK รูปที่ 12 เลือกภาษาที่จะใช้ในการติดตั้งโปรแกรม 3.เลือกโฟลเดอร์ที่ใช้ติดตั้งโปรแกรมโดยปกติระบบติดตั้งจะแสดงค่าเริ่มต้นเป็น C:/Programs Files/Expressl แต่ ขอแนะนำให้คุณติดตั้งลงในไดร์ฟ ที่ไม่ใช่ไดร์ฟสำหรับบู๊ทระบบ เช่น ไดร์ฟ D: หรือไดร์ฟ E: (ปกติไดร์ฟ สำหรับบุ๊ทระบบคือไดร์ฟ C: ) ทั้งนี้เพื่อป้องกันข้อมูลที่บันทึกไว้ภายในโปรแกรมบัญชีไม่ให้สูญหาย ในกรณีที่เครื่อง ไม่สามารถเปิดใช้งานได้ หรือในกรณีที่ต้องการจะฟอร์แมทเครื่อง เพื่อติดตั้งระบบปฎิบัติการของคอมพิวเตอร์ใหม่ หรือหากคุณกำลังจะติดตั้งโปรแกรมบนระบบแลน จะต้องระบุไดร์ฟที่จะติดตั้งโปรแกรมเป็นไดร์ฟของระบบ เครือข่าย(Network Drive) ตามที่ได้สอบถามจากผู้ดูแลระบบแลนของคุณ หรือทำการสร้างไดร์ฟระบบเครือข่าย ขึ้นมาใหม่ตามขั้นตอนที่ได้กล่าวถึงไปแล้วในหัวข้อก่อนหน้านี้และเพื่อความสะดวกต่อโทร.มาสอบถามวิธีการใช้ งานหรือวิธีการแก้ไขปัญหา ขอแนะนำให้ใช้โฟลเดอร์ที่โปรแกรมกำหนดให้ จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ต่อไป> ถ้าคุณปิดระบบออโต้รันของระบบ Windows ไว้อาจจะท าให้โปรแกรมไม่แสดง หน้าจอขึ้นมาดังในรูปข้างบน ให้คุณเข้าไปที่ My Computer จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่ ไอคอนติดตั้งโปรแกรม หรือก็คือไดร์ฟซีดีรอมของคุณ ดังรูป
รูปที่ 13 เลือกโฟลเดอร์ที่จะใช้ในการติดตั้งโปรแกรม 4.ในหน้าจอต่อไป จะทำให้คุณเลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้ง ซึ่งมีอยู่ 2 ส่วน คือตัวโปรแกรมและ ข้อมูลตัวอย่าง หากเป็นการติดตั้งครั้งแรก คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขค่าใดๆ ให้คลิกที่ปุ่ม ต่อไป >เพื่อดำเนินการใน ขั้นตอนต่อไปได้เลย แต่หากเป็นการติดตั้งเพื่ออัพเดทโปรแกรม คุณอาจจะไม่ต้องลงส่วนประกอบที่เป็นข้อมูลตัวอย่างลงไปด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีการป้อนข้อมูลเข้าไปในที่เก็บข้อมูลตัวอย่าง หรือมีการกำหนดค่าต่างๆ ในระบบความ ปลอดภัยไว้ ในกรณีดังกล่าวนี้ ให้คลิกเม้าส์ เพื่อเอาเครื่องหมายด้านหน้า “ข้อมูลตัวอย่าง” ออก (ปล่อยเป็น ช่องว่าง) เพื่อไม่ให้โปรแกรมทำการติดตั้งข่อมูลตัวอย่างทับของเดิมที่ใช้งานอยู่
รูปที่ 14 เลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้ง 5.โปรแกรมจะสร้างชอร์ทคัท (Shortcut) สำหรับเข้าโปรแกรมไว้ในเมนู Start เพื่อให้คุณเรียกใช้งาน เมื่อต้องการ เข้าโปรแกรม ให้คลิกปุ่ม ติดตั้ง เพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป รูปที่ 15 เลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้ง
6.จากนั้นโปรแกรมจะเริ่มขั้นตอนการติดตั้ง โดยมีแถบแสดงสถานะความคืบหน้าในการติดตั้งโปรแกรม ดังรูป รูปที่ 16 หน้าจอแสดงความคีบหน้าในการติดตั้งโปรแกรม 7.เมื่อการติดตั้งโปรแกรมเสร็จสิ้น โปรแกรมจะแสดงหน้าจอของไฟล์ Readme.txt ซึ่งจะบอกวิธีการเรียกเข้าใช้ งานโปรแกรม พร้อมทั้งวิธีการกำหนดค่าเบื้องต้น คุณอาจจะพิมพ์ข้อมูลออกทางเครื่องพิมพ์ เพื่อเก็บไว้อ่านพร้อม กับปฏิบัติตามในภายหลัง เมื่อเรียบร้อยแล้วให้ปิดหน้าจอนี้ไป
รูปที่ 17 หน้าจอแสดงวิธีเรียกเข้าใช้งานโปรแกรม 8.จะมีหน้าจอแสดงความยืนยันว่าการติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกที่ปุ่มปิด รูปที่ 18 หน้าจอที่แสดงว่าการติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรียบร้อยแล้ว
9.จากนั้นจะกลับมาที่หน้าจอ Desktop ของคุณอีกครั้งหนึ่ง และจะมีชอร์ทคัทที่ใช้เรียกเข้าโปรแกรมปรากฎขึ้นมา บนหน้า Desktop ด้วย ดังรูป รูปที่ 19 หลังการติดตั้งเสร็จสิ้นจะมีชอร์ทคัทที่เรียกเข้าโปรแกรมอยู่หน้า Desktop 10.ให้คุณดับเบิลคลิกที่ชอร์ทคัทของโปรแกรม เพื่อเข้าไปในโปรแกรม Express ซึ่งจะมีหน้าจอขึ้นมาถามรหัส ผู้ใช้งาน และรหัสผ่าน ดังรูป ในเบื้องต้นให้คุณป้อนรหัสผู้ใช้ และรหัสผ่านเป็น BIT9 รูปที่ 20 โปรแกรมจะตรวจสอบสิทฺธิก่อนที่จะยินยอมให้เข้าไปในระบบ
11.เลือกที่เก็บข้อมูล ในเบื้องต้นนี้ให้คุณดับเบิลคลิกเลือกที่ ข้อมูลทดสอบเวอร์ชั่น 1.0 รูปที่ 21 ดับเบิลคลิกที่ข้อมูลทดสอบเวอร์ชั่น 1.0 12.โปรแกรมจะแสดงวันที่ทำการขึ้นมา ดังรูป ให้คุณคลิกตกลงเพื่อผ่านไปในโปรแกรม รูปที่ 22 คลิกปุ่มตกลงเพื่อผ่านเข้าไปในโปรแกรม 13.จะปรากฏหน้าจอหลักของโปรแกรม ดังรูป
รูปที่ 23 หน้าจอหลักของโปรแกรม Express 14.หากเป็นการติดตั้งโปรแกรมเป็นครั้งแรกในเครื่อง (ไม่เคยมีโปรแกรมที่เคยลงทะเบียนไว้มาก่อน)ให้คลิกที่เมนู อื่นๆ จากนั้นเลือกที่หัวข้อ ลงทะเบียนโปรแกรม ดังรูป รูปที่ 24 คลิกที่หัวข้อลงทะเบียนโปรแกรม 15.จะมีหน้าจอให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการลงทะเบียน ซึ่งมีวิธีการป้อนข้อมูลดังนี้
รูปที่ 25 ป้อนรายละเอียดข้อมูลการลงทะเบียนให้ถูกต้อง 15.1 ป้อนรหัส S/N ให้คุณดูจากี่หน้าแผ่นซีดีที่ใช้ติดตั้งโปรแกรม โดยจะต้องป้อนตัวเลขหรือตัวอักษรให้ตรงกับ หน้าแผ่นซีดีทุกอย่าง เมื่อป้อนเสร็จและตรวจสอลความถูกต้องแล้วให้คุณโทร.มาที่บริษัท เอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์ กรุ๊ป จำกัด ตามเบอร์โทร.ที่แจ้งอยู่บนหน้าจอ เพื่อขอรับรหัสที่จะใช้ในการลงทะเบียน 15.2 รหัสเครื่อง จะเป็นรหัสประจำเครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งาน แก้ไขไม่ได้ 15.3 รหัสที่ลงทะเบียนให้คุณป้อนรหัสที่ลงทะเบียนให้ตรงกับที่ได้รับแจ้งจากทางเจ้าหน้าที่ของบริษัทเอ็กซ์เพรสฯ หมายเหตุ 16.ให้คุณออกจากโปรแกรม Express โดยคลิกที่เมนูอื่นๆ แล้วเลือกที่หัวข้อ Exit ด้านล่างสุดหรืออาจจะคลิกปิดโป รมแกรม โดนคลิกที่ปุ่มกากบาทที่มุมขวาบนของหน้าจอหลักของโปรแกรม 17.เมื่อถึงขั้นตอนนี้ คุณสามารถเรียกเข้าโปรแกรม และเริ่มใช้งานโปรแกรมได้ทันที เบอร์โทรศัพท์และเงื่อนไขต่างๆ ให้คุณดูจากหน้าจอที่ปรากฏขึ้นมาเป็นหลัก เพราะอาจมี การเปลี่ยนแปลงหลังจากพิมพ์คู่มือเล่มนี้
การเรียกเข้าใช้งานโปรแกรม หลังจากติดตั้งโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเรียกเข้าโปรแกรมได้โดยดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนของโปรแกรม Express บนหน้าจอ Desktop โปรแกรมจะถามรหัสผู้ใช้และรหัสผ่าน (ดังรูป) ในเบื้องต้นให้คุณป้อนรหัสผู้ใช้เป็น BIT9 และรหัสผ่านเป็น BIT9 (โปรแกรมจะแสดงขึ้นมาเป็น ‘****’เพื่อป้องกันผู้อื่นเห็นรหัสผ่าน) คุณจะต้องป้อน รหัสผู้ใช้และรหัสผ่านให้ถูกต้อง หากป้อนรหัสผิดเกิน 3 ครั้ง จะหลุดออกจากหน้าจอการป้อนรหัส คุณจะต้องเรียก เข้าโปรแกรม และเริ่มป้อนรหัสผ่านใหม่อีกครั้ง รูปที่ 26 โปรแกรมจะให้คุณป้อนรหัสผ่านก่อนเข้าโปรแกรม หมายเหตุ เมื่อคุณป้อนรหัสผู้ใช้งาน และรหัสผ่านถูกต้อง คุณจะพบกับข้อมูลตัวอย่างโปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ให้คุณเลือก เข้าใน 9. ข้อมูลทดสอบเวอร์ชั่น 1 เพื่อศึกษาวิธีการใช้งาน ซึ่งตัวอย่างนี้ยังจะถูกใช้เป็นตัวอย่างประกอบในคู่มือ การใช้งานเล่มนี้ ในเบื้องต้นโปรแกรมได้เตรียมรหัสผู้ใช้งานไว้ 3 รหัส ได้แก่ BIT1,BIT5 และ BIT9 (ส าหรับรหัสผ่านก็จะสามารถเหมือนกับรหัสผู้ใช้) คุณสามารถศึกษา วิธีการเพิ่มรหัสผู้ใช้รายใหม่หรือการเปลี่ยนรหัสผ่าน ได้จากบทที่ 23 ‘ก าหนด ระบบรักษาความปลอดภัย’
รูปที่ 27 ข้อมูลตัวอย่างที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้ หมายเหตุ การอัพเดทโปรแกรม หากคุณต้องการติดตั้งโปรแกรมใหม่ เนื่องจากโปรแกรมเดิมในเครื่องเสียหาย เช่น เกิดจากติดไวรัสคอมพิวเตอร์ หรือกรณีที่ส่งแผ่นโปรแกรมไปอัพเดทที่บริษัทเอ็กซ์เพรสฯ เมื่อได้รับแผ่นโปรแกรมกลับมา ก็จะต้องนำมาติดตั้งลง เครื่องเดิม ซึ่งวิธีการติดตั้งให้ปฏิบัติตามขั้นตอน “การติดตั้งโปรแกรม”ดังกล่าวไว้แล้วทุกประการ โดยจะมีข้อ แตกต่างเพียงเล็กน้อย คือ หลังจากติดตั้งมาจนถึงขั้นตอนที่ให้เลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้ง ในกรณี เป็นการอัพเดทโปรแกรมที่มีอยู่แล้วในระบบคอมพิวเตอร์ของคุณ (เพื่อเพิ่มคุณสมบัติใหม่ๆ ของโปรแกรมเข้าไป) ให้เอาเครื่องหมายหน้าบรรทัดข้อมูลตัวอย่างออก เพื่อทำการอัพเดทเฉพาะโปรแกรมเพียงอย่างเดียว แต่หากโปรแกรมคุณเสียหาย เนื่องจากเผลอลบไฟล์ของโปรแกรมบางส่วนทิ้งไป หรือฮาร์ดดิสก์เสีย (กรณีให้โทรไป ปรึกษากับฝ่ายบริการของบริษัทเอ็กซ์เพรสฯ ก่อนทำก็ได้) กรณีลักษณะนี้คุณอาจจะต้องเลือกลงข้อมูลตัวอย่าง ด้วย ซึ่งหากเลือกนี้ โปรแกรมจะแสดงข้อความให้ยืนยันการลงทับข้อมูลเดิมที่อยู่ภายในเครื่อง ดังรูป และหากคุณ เคยมีการป้อนข้อมูลที่สำคัญไว้ในข้อมูลเปล่าหรือข้อมูลทดสอบของโปรแกรม รวมทั้งในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง รหัสผู้ใช้กับรหัสผ่านของโปรแกรมคุณจะต้องดึงข้อมูลที่ได้สำรองไว้ก่อนที่โปรแกรมจะเสียกลับขึ้นมาใช้งานด้วย การสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ เพื่อเก็บข้อมูลบริษัทของคุณให้คณุศึกษาจากหัวข้อ ‘การ ก าหนดบริษัทใหม่’ในบทที่4
รูปที่ 28 จะมีข้อความเตือนในกรณีที่คุณติดตั้งโปรแกรมลงในไดร์ฟและไดเรคทอรีเดิม หลังจากเลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้งเรียบร้อย ขั้นตอนการติดตั้งที่เหลือจะเหมือนกับการติดตั้ง โปรแกรมใหม่ทุกประการ หมายเหตุ ทางบริษัท เอ็กซ์เพรสฯ มีการพัฒนาโปรแกรมอย่างสม ่าเสมอ และหากคุณมีความ จ าเป็นจะต้องใช้ใช้งานในคุณสมบัติใหม่ๆ ที่เพิ่มขึ้นก็สามารถส่งแผ่นโปรแกรมไป อัพเดทได้ การส่งแผ่นไปยังบริษัทฯ เพื่อขออัพเดทโปรแกรมนั้น คุณจะต้องได้รับการ ยืนยันจากพนักงานในฝ่ายบริการลูกค้า หรือฝ่ายขายของบริษัทฯ แล้วเท่านั้น
บทที่ 3 รูปแบบและวิธีการใช้งานของโปรแกรม การใช้งาน โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใด ๆ ก็ตาม คุณจะต้องศึกษารูปแบบและวิธีการทำงานของโปรแกรมนั้น ๆ เช่นเดียวกับโปรแกรม Express ที่คุณควรจะได้ศึกษาทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการทำงาน เพื่อให้สามารถป้อน ข้อมูลได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว ในบทนี้จะได้แสดงให้เห็นถึง ภาพรวมในการทำงานของโปรแกรม การเชื่อมโยงข้อมูล ระหว่างระบบงานต่าง ๆ วิธีการป้อนข้อมูลพื้นฐาน และเทคนิคการใช้งาน เมื่อคุณเรียกเข้าโปรแกรม Express ให้คลิกที่เมนูหลักของโปรแกรม ดังในรูป รูปที่ 1 เมนูหลักของโปรแกรม Express
ในเมนูหลักนี้จะประกอบไปด้วยระบบงานต่าง 1 เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบการเงิน ระบบสินค้า ระบบบัญชี เป็นต้น เมนูของไปรแกรมจะมีลักษณะเป็น Pull Down Menu คือเมื่อคุณคลิกไปยังเมนูต่าง ๆ จะปรากฎเมนูย่อย ซ้อนกันขึ้นมาดังเช่นจากในรูปเป็นเมนูขายซึ่งจะประกอบไปด้วยเมนูย่อย ๆ ได้แก่ เมนูรับเงินมัดจำ ขายเงินสด ใบสั่งขาย ขายเงินเชื่อ เป็นต้น การจะเข้าไปป้อนข้อมูลในเมนูใด ๆ ให้คุณเลื่อนไปยังเมนูนั้นและคลิกเม้าส์ปุ่มช้าย (หรืออาจจะใช้วิธีกดปุ่ม <Enter>) และหากในเมนูนั้นมีเมนูย่อยอีก ก็จะปรากฏเมนูย่อยขึ้นมา ในส่วนล่างของหน้าจอเมนูหลักนี้ จะมีกรอบแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ • ชื่อบริษัท เป็นชื่อบริษัทที่คุณกำหนดไว้ที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ 1.1 รายละเอียดกิจการ • ที่เก็บข้อมูล (Data Path) หรือเป็นชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูล ที่กำลังเปิดใช้งานอยู่ • เวอร์ชั่น หรือรุ่นของโปรแกรม Express • S/N หมายเลขทะเบียนโปรแกรม (ใช้สำหรับแจ้งฝ่ายบริการเมื่อโทรไปสอบถามปัญหา) • วันที่ทำการ วันที่ที่คุณกำหนด ขณะที่เรียกเข้ามาในโปรแกรม • รหัสผู้ใช้ รหัสผู้ใช้งานที่คุณใช้ล็อกอินเข้ามาในโปรแกรม หมายเหตุ คุณสามารถเปลี่ยนรูปพื้นหลังของโปรแกรม (Background)โดยหาไฟล์ภาพ(เฉพาะไฟล์ประเภท JPG) โดยต้องตั้ง ชื่อเป็น Express.JPG จากนั้นนำไปทับไฟล์เดิม ซึ่งอยู่ใน โฟลเดอร์ที่เก็บโปรแกรม Express หากภาพที่คุณนำมา ทับ มีขนาดเล็กกว่าครึ่งหนึ่งของความกว้างของพื้นหลัง โปรแกรมก็จะวางรูปซ้อนต่อกัน (Tile)จนเต็มกรอบให้เอง แต่ถ้าภาพใหญ่กว่านั้น โปรแกรมจะปรับสัดส่วนให้พอดีกับกรอบของพื้นหลัง ( ลักษณะของรูปที่จะนำมาเปลี่ยน ควรเป็นรูปวิว สี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน เพราะเป็นสัดส่วนที่สัมพันธ์กับพื้นหลัง )
ส่วนประกอบของหน้าจอการป้อนข้อมูล หน้าจอการป้อนข้อมูลของโปรแกรม จะมีส่วนประกอบต่าง ๆ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานโปรแกรมได้ โดยสะดวก และทุกหน้าจอของการทำงานจะมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน รวมทั้งปุ่มคำสั่ง (Hot Key ที่ สามารถใช้งานได้ในหน้าจอนั้น ๆ และหากคุณไม่ถนัดกับการกดปุ่มคำสั่ง คุณสามารถใช้เม้าส์คลิกไอคอนบนแถบ เครื่องมือ (Tools Bar) ซึ่งจะช่วยให้การทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น แถบเครื่องมือ ( Tools Bar ) ปุ่มขยายจอภาพ-หดกลับคืน ( Maximice-Restore ) ปุ่มปิดหน้าจอ ( Close ) ไตเติ้ลบาร์ ( Title Bar ) ปุ่มย่อหน้าจอ ( MiniMice ) บริเวณที่สามารถใช้เมาส์ลากขยายหน้าจอ ( Resize Grip ) สกรอลล์บาร์ ( Scroll Bar ) แท็บ ( Tab ) รูปที่ 2 ส่วนประกอบของหน้าจอการป้อนข้อมูล
แถบเครื่องมือ (Tools Bar) บนแถบเครื่องมือ จะมีไอคอนการทำงานภายในหน้าจอการป้อนข้อมูลนั้น ๆ ซึ่งอาจจะแตกต่างกัน เล็กน้อยในแต่ละหน้าจอการป้อนข้อมูล รูปที่ 3 แถบเครื่องมือของโปรแกรม เมื่อคุณนำเม้าส์ไปวางไว้เหนือไอคอน โปรแกรมจะแสดงความหมายของไอคอนการทำงานนั้นขึ้นมา (Tools Tip) ความหมายของแต่ละไอคอนบนแถบเครื่องมือ หมายเหตุ ไอคอนที่มีเครื่องหมายลูกศรชี้ลงด้านข้าง หมายถึง คุณยังสามารถคลิกเพื่อให้แสดงเมนูย่อยของไอคอนนั้นได้อีก เช่น หากคุณเครื่องที่เครื่องหมายลูกศรขี้ลงด้านข้าง คุณจะพบกับเมนูย่อย ดังรูป เพิ่มข้อมูล <Alt+A> แก้ไขข้อมูล <Alt+E> ยกเลิก <Alt+C> ลบข้อมูล <Alt+D> ยกเลิกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล <Esc> ลบข้อมูล <Alt+D> ไปยังข้อมูลแรก <Ctrl+Home> ไปยังข้อมูลก่อนหน้านี้ <Page up> Up> ไปยังข้อมูลถัดไป <Page Down> Up> ไปยังข้อมูลสุดท้าย <Ctrl+End> ค้นหาข้อมูล <Alt+s> พิมพ์ <Alt+p> เพิ่มหมายเหตุของเอกสาร /หรือของรายการสินค้า เข้าไปในส่วนของรายการสินค้า <F8> เลือกรายการจากใบสั่งขายที่อ้างถึง <Fสั่งให้ลงบัญชีใหม่ 6> <Alt+J> รับรองเอกสารใบนี้ <Alt+O> ยกเลิกการรับรองเอกสาร <Ctrl+0> รับรองเอกสารเป็นช่วง <Alt+Shift+O>
วิธีการเพิ่มข้อมูลในแต่ละหน้าจอ ขอยกตัวอย่างการเพิ่มข้อมูลที่หน้าจอขายเงินเชื่อ (เมนูขาย ข้อ 4 ขายเงินเชื่อ) ซึ่งหน้าจออื่นๆ ก็จะมีวิธีการใช้งาน คล้าย ๆ กัน ให้คลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูลบนแถบเครื่องมือ (หรือกด <Alt+A>) คุณจะสังเกตเห็นว่า ปุ่มเพิ่มข้อมูลจะ ยุบลงไป และปุ่มอื่น ๆ ที่ทำงานไม่ได้ จะกลายเป็นสีเทา เหลือเฉพาะปุ่ม เพื่อให้ยกเลิกการเพิ่ม และปุ่ม เพื่อใช้บันทึกข้อมูลเก็บไว้ ดังรูป โปรแกรมจะให้คุณป้อนข้อมูลในส่วนหัวของเอกสารก่อน จากนั้นถ้าในหน้าจอที่คุณกำลังป้อนข้อมูลส่วนล่างของ เอกสาร (บางหน้าจออาจจะไม่มีส่วนล่างของเอกสาร) โปรแกรมก็จะให้ป้อนของเอกสารให้เสร็จเรียบร้อยก่อน จึง จะป้อนส่วนรายการของเอกสาร เมื่อใช้เม้าส์ทำงานในโปรแกรมเอ็กซ์เพรสฯ จะเร็วกว่าการใช้คีย์บอร์ดตรงไหน 1. กรณีเพิ่มเอกสาร หลังจากคลิกไอคอนเพิ่มข้อมูล (หรือกด <AIt+A>) แล้ว คุณสามารถคลิกไปที่ช่องที่ต้องการ ป้อนได้เลข (ไม่ต้องกด Enter ซ้ำ ๆ เพื่อไปยังช่องนั้น) เช่น เวลาออกบิลขาย ก็คลิกไปที่ช่องรหัสลูกค้า จากนั้นอาจ คลิกเข้าไปในรายการสินค้า เพื่อป้อนรายการสินค้าได้เลย 2. กรณีแก้ไขเอกสารให้ดับเบิ้ลคลิกในช่องที่ต้องการแก้ไขได้เลย หรือจะใช้วิธีคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล (หรือกด <AI+E>) ก่อน แล้วใช้เม้าส์คลิกไปที่ช่องที่ต้องการแก้ไขก็ได้ ส่วนรายการของเอกสาร ส่วนหัวเอกสาร ส่วนล่างของเอกสาร
3. กรณีจะเพิ่มรายการสินค้าที่อยู่ในตารางด้านในของเอกสาร สามารถดับเบิ้ลคลิก ที่บรรทัดว่างๆในรายการได้เลย หรือถ้ารายการเต็ม อาจคลิกขวา แล้วเลือกเมนู "เพิ่มข้อมูล" ก็ได้ 4. กรณีจะลบรายการสินค้าที่อยู่ในตารางด้านในของเอกสาร สามารถคลิกขวาตรงรายการที่ต้องการลบ แล้วเลือก เมนู "ลบข้อมูล" ได้เลย 5. กรณีที่เม้าส์มีล้อ (Wheel Mouse) สามารถใช้เลื่อนดูรายงาน หรือเลื่อนดูรายการสินค้าที่อยู่ในเอกสารได้ (โปรแกรมจะเลื่อนคลิกละ 3 บรรทัด) 6. เวลาดูรายงาน ใช้เม้าส์เลื่อนดูรายงานสะดวกกว่าใช้คีย์บอร์ด โดยเฉพาะรายงานมีจำนวนบรรทัดมาก ๆ ให้คุณกด <Enter> ไปตามช่องข้อมูลต่าง ๆ และป้อนข้อมูลที่เหมาะสมเข้าไป สำหรับ เลขที่ กรณีต้องการลำดับ เลขที่เองก็ให้ป้อนเข้าไป แต่ถ้าหากต้องการให้โปรแกรมลำดับเลขให้โดยอัตโนมัติ ให้คุณกด <Enter> ผ่านไป โปรแกรมจะขึ้นข้อความ เลขที่ ให้ก่อน เมื่อคุณป้อนข้อมูลต่าง ๆ ในหน้าจอจนครบถ้วนและเข้า ไปป้อนส่วนรายการของสินค้าแล้วโปรแกรมจึงจะออกเลขเอกสารใหม่ให้สำหรับช่องรหัสลูกค้าคุณสามารถกด <Enter> ผ่านเพื่อเรียกดูฐานข้อมูลลูกค้าที่ได้กำหนดไว้แล้วจากเมนูรายละเอียดลูกค้า(หรือกดปุ่ม<F6>ก็ได้) ดังรูป รูปที่ 5 ถ้ามีไอคอนรูปแว่นขยายแสดงอยู่ หมายถึงสามารถดึงฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วขึ้นมาใช้ได้
ในตารางรหัสที่ โปรแกรมแสดงขึ้นมาให้เลือกนั้น จะมีปุ่มคำสั่งเพิ่มเติมอีก คือ หากคลิกปุ่มเพิ่ม (หรือใช้คีย์ลัด <Alt+A>) จะเป็นการเพิ่มลูกค้ารายใหม่ หรือหากคลิกปุ่มแก้ไข (หรือใช้คีย์ลัด <Alt+E>) เพื่อแก้ไขรายละเอียด ลูกค้าที่ได้กำหนดไว้แล้วก็ได้ เมื่อกด <Enter> ที่ช่องรหัสลูกค้า(โดยไม่ได้ป้อนข้อมูล) โปรแกรมจะแสดงฐานข้อมูลถูกขึ้นมาดังรูป คุณสามารถ ค้นหาลูกค้าที่ต้องการด้วยการกดตัวอักษรนำเพียงบางส่วนของรหัสหรือชื่อของลูกค้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการค้นหา ลูกค้าที่คุณกำหนดไว้ในเมนูกำหนดค่าเริ่มต้น ( ซึ่งสามารถคันหาลูกค้าได้ 2 ลักษณะ คือ ค้นหาตามรหัส หรือ ค้นหาตามชื่อ) จากในรูปจะค้นหาลูกค้าเรียงตามชื่อ(สังเกตได้จากแถบสีเข้มจะคลุมอยู่ในส่วนของชื่อ และมี เครื่องหมาย แสดงอยู่ด้านท้ายดังรูป รูปที่ 6 ฐานข้อมูลลูกค้าซึ่งถูกกำหนดให้เรียงลำดับตามชื่อลูกค้าไว้ คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการเรียงข้อมูลใหม่ โดยการคลิกที่ปุ่มเรียงใหม่ หรือกดปุ่ม <Tab> หรือคลิกที่หัวตารางรหัส แถบสว่างจะเปลี่ยนไปคลุมในส่วนของรหัส จากนั้นให้คุณพิมพ์อักษรขึ้นดันของรหัสลูกค้าเพียงบางส่วนในขณะที่ขัง อยู่ในหน้าจอแสดงฐานข้อมูลลูกค้าทั้งหมดนี้ (เช่น ลูกค้ารหัส 'ไซเบอร์') คุณอาจจะพิมพ์เพียงคำว่า 'ไซ' และกด <Enter> โปรแกรมจะค้นหารหัสลูกค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรดังกล่าวขึ้นมา สำหรับช่องใบสั่งขาย หากคุณต้องการอ้างถึงใบสั่งขายซึ่งเดยป้อนไว้ก่อนหน้านี้แล้ว ก็สามารถคลิกที่ไอคอนรูปแว่น ขยาย หรือกด <F6> ที่อยู่ด้านหลังของบรรทัดเลขที่ใบสั่งขาย เพื่อเรียกเลขที่ใบสั่งขายขึ้นมาได้ แต่ถ้าไม่ต้องการ อ้างถึง ก็ให้ข้ามไปได้ รูปที่ 7 ไอคอนรูปแว่นขยายจะทำให้คุณทราบว่าสามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วมาใช้งานได้
เมื่อคุณป้อนข้อมูลในส่วนหัวของเอกสารเรียบร้อยโปรแกรมจะให้คุณป้อนข้อมูลในส่วนล่างของเอกสาร ซึ่งจะเป็น ส่วนที่รวมยอดเงินจากรายการขายสินค้าที่ได้ป้อนเข้าไป โดยโปรแกรมจะคำนวณยอดเงินให้โดยอัตโนมัติ สำหรับ ช่อง หักมัดจำ" คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อนำข้อมูลที่บันทึกไว้ในหน้าจอรับเงินมัดจำมาอ้างอิงได้ ในขั้นตอนสุดท้าย โปรแกรมจะให้คุณกรอกข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้าที่ขาย (ในส่วนรายการของเอกสาร) คุณ สามารถเลือกรายการสินค้าจากในฐานข้อมูลสินค้าที่บันทึกไว้ และเช่นเดียวกับฐานข้อมูลลูกค้าคุณสามารถพิมพ์ อักษรขึ้นต้นแค่บางส่วนของรหัสหรือชื่อของสินค้า (ขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนดกำเริ่มต้นวิธีการค้นหาสินค้าไว้) จากนั้น โปรแกรมจะแสดงรายชื่อสินค้าทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรที่คุณพิมพ์เข้าไป ให้คลิกเลือกรหัสสินค้าที่ต้องการ รูปที่ 8 หน้าจอแสดงสินค้าทั้งหมดเมื่อเข้ามาในส่วนรายการของหน้าจอป้อนข้อมูล โปรแกรมจะให้คุณป้อนรหัสคลังสินค้าที่จะตัดสต๊อก ป้อนจำนวนและราคาต่อหน่วย รวมทั้งส่วนลดของรายการ สินค้า จากนั้นโปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินรวมของสินค้าให้โดยอัตโนมัติ และเมื่อคุณ<Enter> ผ่านช่องจำนวน เงิน โปรแกรมจะขึ้นบรรทัดใหม่เพื่อให้คุณป้อนรายการสินค้ารายการต่อไปเมื่อคุณป้อนข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิก ที่ไอคอน หรือจะกดปุ่ม <Esc> เพื่อหยุดการเพิ่มรายการสินค้าและกดปุ่ม <Esc> อีกครั้ง เพื่อออกจาก ส่วนของรายการสินค้าโปรแกรมจะบันทึกข้อมูลรวมทั้งผ่านข้อมูลไปยังระบบที่เกี่ยวข้องโดยทันทีจะสังเกตเห็นว่า ไอคอนต่าง ๆ บนแถบเครื่องมือกลับมาพร้อมใช้งานได้ทั้งหมดอีกครั้ง หมายเหตุกรณีที่ใช้เม้าส์ทำการเพิ่มข้อมูล คุณสามารถคลิกไปที่ช่องที่ต้องการป้อนข้อมูลได้โดยตรง เช่น ป้อน ข้อมูลในช่องรหัสถูกค้า แล้วคลิกที่ตารางสินค้าเลย โปรแกรมก็จะตรวจสอบว่า มีช่องใดต้องป้อนข้อมูลให้ครบ ก็จะ ไปรอให้ป้อนในช่องนั้น แต่ถ้าครบแล้ว ก็จะให้ป้อนรายการสินค้า ทำให้สะควก รวดเร็วกว่าการกดปุ่ม <Enter> ซ้ำกันหลายๆ ครั้ง
ลักษณะการใช้สกรอลล์บาร์ในโปรแกรม Express สกรอลล์บาร์แนวดิ่ง ปกติจะใช้เลื่อนดูข้อมูลที่มีหลายบรรทัด รูปที่ 9 สกรอลล์บาร์ใช้เพื่อเลื่อนดูข้อมูลในหน้าจอเดียวกันที่มีหลายรายการ จากรูป จะสังเกตเห็นว่าปุ่มที่ใช้เม้าส์ลากเพื่อเลื่อนดูข้อมูลลูกค้า เป็นแบบธรรมดาของ Windows คุณสามารถจะ เลื่อนดูข้อมูลต่าง ๆ ได้โดยง่าย (แต่โปรแกรมจะต้องเสียเวลาอ่านข้อมูลลูกค้าจนครบทุกรายซึ่งถ้ามีจำนวนลูกค้า มาก ๆ ก็ต้องเสียเวลามาก) โปรแกรม Express ได้คำนึงถึงเวลาที่ต้องเสียไปสำหรับการเถื่อนหาในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก จึงได้เปลี่ยน วิธีการอ่านข้อมูลที่จะนำมาแสดง กรณีมีข้อมูลที่ต้องแสดงขึ้นมามากกว่า 100รายการ ก็จะปรับวิธีการแสดง สกรอลล์บาร์ เป็นแบบใหม่ดังรูป รูปที่ 10 กรณีที่มีข้อมูลมากกว่า 100 รายการ สกรอลล์บาร์จะอยู่ที่กึ่งกลางเสมอ สกรอลล์บาร์ ( Scroll Bar ) เลื่อนลง 1 หน้า เลื่อนขึ้น 1 หน้า เลื่อนลง 1 บรรทัด เลื่อนขึ้น 1 บรรทัด
ถ้าต้องการเลื่อนไปยังข้อมูลที่อยู่ด้านล่างสุด ให้คลิกที่ปุ่มตรงกลาง แล้วลากมาชนกับปุ่มด้านล่าง (เมื่อปล่อยการ กดเม้าส์ ปุ่มจะเลื่อนไปอยู่ตรงกลางเหมือนเดิม) หรือจะกด <Ctrl+End> ก็ได้ การเลื่อนไปดูข้อมูลด้านบนก็ทำใน ลักษณะเดียวกัน คือ ลากปุ่มที่อยู่ตรงกลางไปชนกับปุ่มด้านบน หรือจะกด <Ctrl+Home> ที่โปรแกรมสร้างวิธีการเลื่อนสกรอลล์บาร์ในลักษณะนี้ ก็เพื่อทำให้เสียเวลาในการอ่านข้อมูลน้อยลงและจะอ่าน ข้อมูลเพิ่มติมโดยใช้เวลาเพียงเล็กน้อยเมื่อคุณต้องการ หมายเหตุในส่วนของรายการในแต่ละหน้าจอของโปรแกรม จะแสดงสกรอลล์บาร์เป็นใหม่นี้เหมือนกันทุกหน้าจอ การแก้ไขข้อมูล ในกรณีที่คุณป้อนข้อมูลผิดพลาด เช่น ป้อนเลขที่อ้างอิง, รหัสพนักงานขาย, เขตการขาย, ส่วนลด หรือเงินมัดจำไว้ ไม่ถูกต้อง และยังไม่ได้พิมพ์เอกสารให้กับบุคคลภายนอก คุณสามารถแก้ไขข้อมูลซึ่งทำได้หลายวิธี วิธีที่ง่ายที่สุด คือ ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ช่องข้อมูลที่ต้องการแก้ไขได้โดยตรง หรือจะใช้วิธีคลิกที่ไอคอน แก้ไขข้อมูล บนแถบเครื่องมือ ดังรูป (หรือกดคีย์ลัด <Alt+E>) จากนั้นจึงจะไปคลิกในช่องที่ต้องการจะแก้ไขก็ได้เช่นเดียวกัน รูปที่ 11 ส่วนหัวของเอกสารขายเงินเชื่อหลังจากคลิกไอคอนแก้ใขข้อมูล แต่หากคุณต้องการแก้ไขในส่วนรายการของเอกสาร ให้ดับเบิ้ลคลิกรายการสินค้าที่ต้องการจะแก้ไขคุณสามารถ แก้ไขจำนวน ราคาหน่วย ส่วนลด หรือจำนวนเงิน แต่คุณจะไม่สามารถแก้ไขรหัสสินค้าหรือคลังสินค้าในหน้าจอ การป้อนข้อมูลนี้ได้ หากต้องการแก้ไขรหัสสินค้าหรือคลังสินค้า คุณจะต้องลบรายการสินค้าทั้งรายการทิ้งเสียก่อน (โดยคลิกเม้าส์ขวาที่รายการนั้น แล้วเลือกลบข้อมูล หรือใช้คีย์ลัด <AIt+D>) แล้วจึงเพิ่มรายการรหัสหรือคลังสินค้า ใหม่เข้าไป หมายเหตุกรณีที่ต้องการเพิ่มรายการสินค้า คุณสามารถดับเบิ้ลคลิกที่บรรทัดรายการสินค้าที่ว่างๆ โปรแกรมก็จะ เข้าสู่โหมดการเพิ่มรายการให้ทันที หรือเลื่อนเม้าส์ไปที่รายการสินค้า แล้วคลิกขวา ก็จะมีคำสั่งขึ้นมาเพื่อให้เลือก เพิ่ม, แก้ไข หรือลบรายการได้
รูปที่ 12 หน้าจอขายเงินเชื่อหลังจากดับเบิ้ลคลิกเข้ามาแก้ไขรายการสินค้าที่บันทึกไปแล้ว หมายเหตุ เพื่อให้ผู้ใช้งานที่เคยใช้โปรแกรม Express (หรือกดฟังก์ชั่น <F8>) เพื่อสั่งให้เข้าคำสั่งเดิม ๆ ได้ โปรแกรมจึงมีไอคอน(จะมีแถบสีแดงรอบรายการสินค้าไปในรายการสินค้าค้านในเอกสารก่อนบรรทัด) จากนั้นก็ สามารถกดคีย์ลัด <Alt+A> เพื่อเพิ่มรายการสินค้า หรือถ้ำต้องการแก้ไขรายการใด ให้กด <AIt+E> หรือถ้า ต้องการลบให้กดคีย์ลัด <AIt+D> มีข้อมูลบางอย่างที่ไม่สามารถแก้ไขตามปกติได้หากมีการบันทึกข้อมูลเข้าในโปรแกรมแล้ว เช่น รหัสลูกค้า, เลขที่ เอกสารและวันที่เอกสาร ซึ่งหากต้องการแก้ไขคุณจะต้องลบรายการสินค้าในส่วนรายการของเอกสารทิ้งเสียก่อน ในกรณีที่ป้อนข้อมูลผิดพลาด และได้ออกเอกสารให้กับลูกค้าหรือบุคคลภายนอกไปแล้ว ควรจะเปิดเป็นใบลดหนี้/ รับคืนสินค้าให้แก่ลูกค้าแทน การเรียกดูและค้นหาข้อมูล เมื่อคุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็นจำนวนมาก และต้องการเรียกดูหรือค้นหาข้อมูลที่ต้องการ คุณสามารถทำได้โดยการ คลิกที่รูปลูกศรชี้ลงด้านข้างของไอคอนค้นหาเอกสารแล้วเลือกที่หัวข้อ เรียกดูข้อมูล ตั้งแต่ต้น (หรือใช้คีย์ลัด <Ctrl+L> แทนก็ได้) รูปที่ 13 กด <Ctrl+L> เพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดที่คุณป้อนเข้าไป
จากรูป คุณสามารถไปยังเอกสารต่าง ๆ โคยการใช้เม้าส์เลื่อนแถบบาร์ด้านข้างเพื่อค้นหาเลขที่เอกสารที่ต้องการ จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่เอกสารรายการนั้น โปรแกรมจะแสดงข้อมูลของเอกสารฉบับนั้นให้นอกจากนี้คุณยังสามารถ เรียกดูข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ถัดจากข้อมูลปัจจุบันจากแถบเครื่องมือ หรือกดคีย์ลัด <AIt+L> ซึ่งโปรแกรมจะแสดง หน้าจอขึ้นมาเช่นเดียวกับการเรียกดูข้อมูลตั้งแต่ต้นแต่จะเป็นเอกสารทั้งหมดที่อยู่ถัดจากเอกสารปัจจุบันที่คุณ กำลังดูอยู่การค้นหาข้อมูลที่ต้องการโดยตรง (โดยไม่เลือกจากตาราง)ให้คุณคลิกที่ไอคอนค้นหาข้อมูล หรือ กดคีย์ลัด <AIt+s> โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้คุณป้อนเลขที่เอกสารที่ต้องการ ให้ป้อนเลขที่เอกสารที่ต้องการ แล้ว <Enter> โปรแกรมจะแสดงข้อมูลที่ต้องการขึ้นมาทันที รูปที่ 14 คลิกไอคอนค้นหาข้อมูลหรือกด <Alt+s> เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ การค้นหาข้อมูลนี้ หากเลขที่เอกสารที่คุณต้องการค้นหาขึ้นต้นด้วยเลข 0 ทั้งหมด คุณสามารถป้อนเฉพาะเลขที่ เอกสารโดยไม่ต้องใส่เลข 0 ได้ เช่น หากเลขที่เอกสารที่คุณต้องการค้นหาคือ IV0000013 ให้ป้อนเพียง 13 แล้วกดู <Enter> โปรแกรมจะค้นหาเอกสารเลขที่ IV0000013 ขึ้นมาให้ทันที แต่หากเลขที่เอกสารไม่ได้ขึ้นต้นด้วยเลข 0 คุณจะต้องป้อนเลขที่เอกสารแบบเต็ม การยกเลิกเอกสาร หากคุณต้องการยกเลิกเอกสารที่ได้บันทึกไว้แล้วและต้องการเก็บเอกสารนั้นไว้เป็นหลักฐานซึ่งอาจจะมีสาเหตุมา จากในแบบฟอร์มของคุณมีการลำดับเลขที่ไว้แล้ววิธีการยกเลิกเอกสารให้คลิกที่ไอคอน ยกเลิกเอกสาร หรือกดปุ่ม <AIt+C> ดังรูป โปรแกรมจะให้ยืนขันอีกครั้งหนึ่ง ให้ตอบ 'ตกลง
โปรแกรมจะแสดงสถานะ ถูกยกเลิก ที่มุมขวาบนของเอกสาร ดังรูป รูปที่ 17 สถานะของเอกสารหลังถูกยกเลิก การยกเลิกอกสาร จะมีผลทำให้คุณไม่สามารถนำเลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานได้อีก เมื่อคุณเปิดเอกสาร ใบถัดไป โปรแกรมจะลำดับเลขที่ถัดจากเอกสารที่ถูกยกเลิก (กรณีคุณให้เครื่องลำดับเลขที่เอกสารให้โดยอัตโนมัติ) กรณีต้องการนำเอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานใหม่ หากคุณได้ยกเลิกเอกสารไปแล้ว และต้องการนำเลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานอีก ให้คุณไปที่เอกสารที่ถูก ยกเลิก และคลิกที่ไอคอนลบข้อมูลบนแถบเครื่องมือ หรืออาจะใช้การกดปุ่มคีย์ลัด<Alt+D> เพื่อลบข้อมูล ดังในรูป รูปที่ 18 ลบเอกสารที่ถูกยกเลิก แม้ว่าคุณจะได้ลบเอกสารที่ถูกยกเลิกทิ้งไปแล้วก็ตาม หากคุณมีการป้อนข้อมูลใหม่เข้าไป โปรแกรมจะยังลำดับ เลขที่เอกสารถัดไปจากเลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกเดิม ดังนั้นหากต้องการใช้เลขที่เอกสารเดิมที่ถูกยกเลิกและลบทิ้ง ไปแล้ว คุณจะต้องป้อนเลขที่ดังกล่าวเข้าไปเอง