การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัว หากคุณมีหนี้ที่ยังค้างชำระกับผู้จำหน่ายรายใด ๆ ก่อนวันเริ่มใช้งานโปรแกรม คุณจะต้องป้อนรายการดังกล่าวเข้า ในโปรแกรมด้วย โดยโปรแกรมจะถือว่ายอดดังกล่าวเป็นยอดยกมาของเจ้าหนี้รายนั้นๆ รูปที่ 3 หน้าจอบันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้าง-ยกมา การป้อนยอดยกมาของเข้าหนี้แต่ละราย หากคุณเก็บรายละเอียดได้ว่ายอดหนี้ค้างชำระดังกล่าวเป็นของเอกสาร เลขที่ใด ก็ควรจะป้อนข้อมูลเป็นแต่ละเอกสารเข้าไป แต่หากไม่ทราบรายละเอียดคุณสามารถป้อนข้อมูลเป็นยอด หนี้คงค้างทั้งหมดของเจ้าหนี้รายนั้น ๆ ในเอกสารเดียวกันก็ได้การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัวให้คุณเข้าที่เมนู การเงิน 2.5 บันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้าง+ยกมารายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อน จะมีดังต่อไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบรับสินค้าฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 7 กำหนดแผนกแล้ว คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน
• วันที่ เป็นวันที่ของใบรับสินค้าฉบับนี้ ใบรับสินค้าทั้งหมดที่คุณป้อนในเมนูเข้าหนี้คงค้างนี้ จะต้อง เป็นยอดหนี้ค้างชำระก่อนวันที่เริ่มใช้โปรแกรม เช่น หากคุณเริ่มใช้โปรแกรมตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2548 ใบรับสินค้าที่คุณจะป้อนในหน้าจอบันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้างนี้ได้ จะต้องเป็น ใบรับสินค้าก่อนวันที่ 1 มกราดา 2548 เท่านั้น • เลขที่เอกสาร เป็นเลขที่ของบิลซื้อหรือใบรับสินค้า (ที่คุณลำดับเลขที่เอกสารเอง) ที่ยังค้างชำระ กับผู้จำหน่ายก่อนเริ่มใช้โปรแกรมมีข้อสังเกตว่าเลขที่ใบรับสินค้าที่ยกมาจะต้องไม่ซ้ำกับเลขที่ใบ รับสินค้าที่ออกในปีปัจจุบัน ดังนั้นเพื่อป้องกันการลำดับเลขที่ ใบสำคัญซ้ำในปีปัจจุบัน เลขที่ใบ รับสินค้าที่ยกมาคุณอาจจะป้อนปีไว้ด้านหน้า เช่น RR43/9568 • เลขที่บิล เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีหรือเลขที่เอกสารของผู้จำหน่าย (เลขที่เอกสาร เป็นเลขที่ ภายในที่คุณลำดับเอง ส่วน เลขที่บิล เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้) • รหัสผู้จำหน่าย รหัสผู้จำหน่ายที่เปิดใบกำกับภาษีฉบับนี้ • วันครบกำหนด ป้อนวันครบกำหนดชำระเงินของบิล (โปรแกรมจะคำนวณให้โดย อัตโนมัติก่อน จากจำนวนวันเครดิตที่ผู้จำหน่ายมอบให้กับคุณ ซึ่งกำหนดไว้ใน เมนูซื้อ ข้อ 6 รายละเอียดผู้ จำหน่าย • ประเภทราคา ระบุว่าจำนวนเงินในบิลซื้อที่ยกมาฉบับนี้ เป็นมูลค่าที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดย ค่าที่คุณสามารถป้อนได้คือ 0 หมายถึง เอกสารใบนี้ได้รับการยกเว้นภาษี, 1 หมายถึง จำนวนเงิน ที่ป้อนเข้าไปได้รวมภาษีแล้ว, 2 หมายถึง จำนวนเงินที่ป้อนเข้าไปยังไม่รวมภาษี • จำนวนเงิน ยอดเงินที่ค้างชำระในใบรับสินค้าหรือบิลซื้อยกมาฉบับนี้ โดยยอดเงินที่คุณป้อนเข้า ไปนั้น จะเป็นจำนวนเงินที่รวมภาษีแล้วหรือไม่ ขึ้นอยู่กับประเภทราคาที่คุณกำหนดข้างต้น • ส่วนลด ส่วนลดการค้าของใบรับสินค้าหรือบิลซื้อฉบับนี้ โปรแกรมจะแสดงส่วนลดที่คุณระบุไว้ ในเมนูรายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมาให้ก่อน แต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการ • ยอดหลังหักส่วนลด โปรแกรมจะคำนวณให้โดยอัตโนมัติ • ภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของใบรับสินค้าหรือบิลซื้อฉบับนี้ โปรแกรมจะ คำนวณ ยอดภาษีมูลค่าเพิ่มให้โดยอัตโนมัติ กรณีที่โปรแกรมคำนวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ตรงกับบิล (ซึ่งอาจจะเกิดจากการปัด เศษทศนิยม) ให้ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็น 0% แล้วป้อนจำนวนเงินภาษีเอง
• ยอดเงินสุทธิ ยอดเงินหลังจากรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว • ภาษีซื้อเกิดขึ้นแล้วเมื่อ กรณีซื้อสินค้าทั่วไป ภาษีซื้อจะเกิดขึ้น ณ วันที่ซื้อ (เกณฑ์สิทธิ) ดังนั้น ให้ป้อนวันที่ในช่องข้อมูลนี้เป็นวันที่เดียวกับวันที่ของบิลซื้อ แต่หากคุณชำระค่าบริการหรือซื้อ สินค้าแบบผ่อนชำระ ภาษีซื้อจะเกิดขึ้นเมื่อมีการง่ายชำระหนี้ (เป็นภาระภาษีแบบเกณฑ์เงิน สด) กรณีนี้ให้คุณปล่อยช่องวันที่นี้ว่างไว้ เพราะภาษีซื้อยังไม่เกิดขึ้น • ภาระภาษีซื้อ โปรแกรมจะบันทึกค่านี้ให้เอง โดยดูจากช่องข้อมูล ภาษีซื้อเกิดขึ้นแล้วเมื่อ หาก คุณมีการป้อนวันที่ไว้โปรแกรมจะบันทึกภาระภาษีซื้อเป็นเกณฑ์สิทธิ แต่หากคุณปล่อยช่อง ภาษีซื้อเกิดขึ้นแล้วเมื่อ ว่างไว้โปรแกรมจะบันทึกเป็นเกณฑ์เงินสด การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้รายตัว หากคุณมีลูกหนี้ที่ยังค้างชำระก่อนวันเริ่มใช้งานโปรแกรม คุณจะต้องป้อนรายการดังกล่าวเข้าใน โปรแกรมด้วย โดยโปรแกรมจะถือว่ายอดดังกล่าวเป็นยอดยกมาของลูกหนี้รายนั้นๆ รูปที่ 4 หน้าจอบันทึกรายการลูกหนี้คงค้าง-ยกมา
การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้แต่ละราย หากคุณเก็บรายละเอียดได้ว่ายอดหนี้ค้างชำระดังกล่าวเป็นของใบกำกับ ภาษีเลขที่ใด ควรจะป้อนข้อมูลเป็นแต่ละรายการเข้าไป แต่หากไม่ทราบรายละเอียดคุณสามารถป้อนข้อมูลเป็น ยอดหนี้คงค้างทั้งหมดของลูกหนี้รายนั้น ๆ การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้รายตัวให้เข้าที่ เมนูการเงิน 1.6 บันทึก รายการลูกหนี้องค้าง-ยกมา จะมีรายละเอียดที่ต้องข้อมูลดังนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปิดบิลขายใบนี้ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมา ใช้งานได้ หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน • วันที่ เป็นวันที่ของใบกำกับภาษีฉบับนี้ ใบกำกับทั้งหมดที่คุณป้อนในเมนูลูกหนี้คงค้าง นี้ จะต้องเป็น ยอดหนี้ค้างชำระก่อนวันที่เริ่มใช้โปรแกรม เช่น หากคุณเริ่มในโปรแกรมตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2547 ใบกำกับที่คุณจะป้อนในหน้าจอบันทึกรายการลูกหนี้คงค้างนี้ได้ จะต้องเป็นใบกำกับก่อนวันที่ 1 มิถุนายน 2547 เท่านั้น • เลขที่ใบกำกับ เป็นเลขที่ของใบกำกับภาษีที่ยังค้างชำระก่อนเริ่มใช้โปรแกรม มีข้อสังเกตว่าเลขที่ ใบกำกับที่ยกมาจะต้องไม่ซ้ำกับเลขที่ของใบกำกับที่ออกในปีปัจจุบัน ดังนั้นเพื่อป้องกันการลำดับ เลขที่ใบกำกับภาษีซ้ำในปีปัจจุบัน เลขที่ใบกำกับที่ยกมาคุณ อาจจะป้อนปีไว้ค้านหน้า เช่น IV480000 1 ซึ่งหมายถึงเป็นบิลยกมาของปี พ.ศ. 2548 • รหัสลูกค้า หากทราบรหัสลูกค้าสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณคลิกที่ไอคอนรูป แว่นขยาย จะปรากฎรหัสและชื่อลูกค้า ให้คุณเลือกลูกค้าตามใบกำกับภาษีฉบับนี้ จากนั้นค่าต่าง ๆ เช่น รหัสพนักงานขาย เขตการขาย คำนวณวันครบกำหนดอัตราเปอร์เซ็นต์ส่วนลดที่คุณกำหนดไว้ใน เมนูขาย ข้อ 6 รายละเอียดลูกค้า จะแสดงขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหากไม่ตรงกับข้อมูลในเอกสารนี้ก็ จะสามารถแก้ไขใหม่ได้ • พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย • เขตการขาย ป้อนเขตการขายของใบกำกับภาษีฉบับนี้ • วันครบกำหนด วันที่ครบกำหนดชำระตามบิลขาย • ประเภทราคา ระบุว่าจำนวนเงินในบิลขายที่ยกมาฉบับนี้ เป็นมูลค่าที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่ คุณสามารถป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 • จำนวนเงิน ขอดเงินที่ค้างชำระในใบกำกับฉบับนี้ โดยจะเป็นยอดเงินที่รวมภาษี หรือยัง ไม่รวมภาษี ขึ้นอยู่กับประเภทราคาที่คุณกำหนดข้างต้น • ส่วนลด ส่วนลดการค้าของใบกำกับสินค้าหรือบิลขายฉบับนี้ • ยอดหลังหักส่วนลด โปรแกรมจะคำนวณให้โดยอัตโนมัติ จากยอดจำนวนเงินหักด้วยส่วนลด
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของใบกำกับภาษีฉบับนี้ โปรแกรมจะคำนวณยอด ภาษีมูลค่าเพิ่มให้โดยอัตโนมัติ • ยอดเงินสุทธิ ยอดเงินหลังจากรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว • ภาษีขายเกิดขึ้นแล้วเมื่อ หากคุณขายสินค้ทั่วไป ภาษีขายจะเกิดขึ้น ณ วันที่ขาย (เป็นเกณฑ์สิทธิ) ดังนั้นให้ป้อนวันที่ในช่องข้อมูลนี้เป็นวันที่เดียวกับวันที่ของบิลขาย แต่หากคุณมีรายได้จากการ ให้บริการค้างชำระหรือขายสินค้าแบบผ่อนชำระ ภาษีขายจะเกิดขึ้นเมื่อมีการรับชำระหนี้ (เป็นเกณฑ์ เงินสด) กรณีนี้ให้คุณปล่อยช่องวันที่นี้ว่างไว้ • ภาระภาษีขาย โปรแกรมจะบันทึกค่านี้ให้เอง โดยดูจากช่องข้อมูล ภาษีขายเกิดขึ้นแล้วเมื่อหากคุณมี การป้อนวันที่ไว้โปรแกรมจะบันทึกภาระภาษีขายเป็นเกณฑ์สิทธิ แต่หากคุณปล่อยช่อง ภาษีขาย เกิดขึ้นแล้วเมื่อ ว่างไว้โปรแกรมจะบันทึกเป็นเกณฑ์เงินสด การป้อนยอดยกมาของเช็ดรับและเช็ดจ่าย หากคุณมีการรับหรือจ่ายเช็ดก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรม และเช็คดังกล่าวคุณยังไม่ได้นำไปขึ้นเงินหรือเช็คที่คุณ จ่ายให้กับเจ้าหนี้ แต่เจ้าหนี้ยังไม่ได้นำไปขึ้นเงิน ณ วันที่ที่คุณป้อนยอดยกมา คุณจะต้องนำเช็คเหล่านี้ป้อนเข้าใน โปรแกรมเป็นรายใบ วิธีป้อนยอดยกมาของเช็ครับหรือเช็ดจ่ายจะคล้ายคลึงกัน จึงขอยกตัวอย่างการป้อนยอดยกมาของเช็ดรับเพียง อย่างเดียว ให้เข้าที่ เมนูการเงิน 3.3 ทะเบียนเช็ครับ (เช็คจ่ายให้เข้าที่ เมนูการเงิน ข้อ 3.5) กรณีที่โปรแกรมคำนวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ตรงกับบิล (ซึ่งอาจจะเกิดจากการปัดเศษทศนิยม) ให้ป้อน อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็น 0% แล้วป้อนจำนวนเงินภาษีเอง มีข้อควรพิจารณา คือ ในโปรแกรม Express นั้น ลูกหนี้จะถูกตัดยอดทันที เมื่อลูกหนี้รายนั้นได้ชำระหนี้ เป็นเช็ดให้กับคุณแล้ว แม้ว่าเช็ครับบับนั้น คุณจะยังไม่ได้นำไปขึ้นเงินก็ตาม ดังนั้นหากคุณป้อนเช็คยกมา ตามวิธีการในหัวข้อนี้แล้ว จะต้องไม่ป้อนยอดยกมาของลูกหนี้ ด้วยยอดเงินในเช็ครับใบดังกล่าวนี้ซ้ำเข้า ไปอีก
รูปที่ 5 โปรแกรมจะให้คุณยืนยันว่าเป็นเช็คยกมาหรือเช็ครับล่วงหน้า • แผนก หากต้องการแยกเช็คตามแผนก ให้ระบุรหัสแผนกที่ต้องการเข้าไป • วันที่เช็ค วันที่ในเช็ครับที่ยกมานี้ • วันที่รับเช็ค วันที่รับเช็ค ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นวันเดียวกับวันที่เช็ค • เลขที่เช็ค เลขที่ของเช็คยกมา • เช็คของธนาคาร ระบุรหัสธนาคารของเช็คที่ยกมา • เช็คสาขา ระบุสาขาธนาคารของเช็คที่ยกมา • รหัสลูกค้า ป้อนรหัสลูกค้าที่จ่ายเช็คฉบับนี้ให้กับคุณหลังจากคุณ <Enter> ผ่านช่อง รหัสลูกค้า แล้ว โปรแกรมจะให้คุณยืนขันว่าเช็คที่ป้อนเข้าไปนี้เป็นเช็คยกมาจากงวดก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรม หรือ เป็นเช็คที่เกิดจากการชำระล่วงหน้าของลูกค้า ในกรณีการป้อนยอดยกมานี้ให้ตอบ ตกลง • จำนวนเงิน จำนวนเงินตามหน้าเช็ค • ผู้สั่งจ่าย ชื่อผู้สั่งจ่ายเช็คฉบับนี้ • หมายเหตุ หมายเหตุหรือข้อความอื่น ๆ ที่คุณต้องการป้อนเกี่ยวกับเช็คฉบับนี้
การป้อนยอดยกมาด้านบัญชี การป้อนยอดยกมาด้านบัญชีจะเป็นมูลค่าของทรัพย์สิน หนี้สิน และทุน ที่ยกมาก่อนเริ่มใช้โปรแกรม มีข้อควร พิจารณาคือหากมีการป้อนยอดยกมาในแฟ้มข้อมูลหลักต่าง ๆ ไปแล้ว เช่น ยอดยกมาของลูกหนี้-เจ้าหนี้รายตัว ยอดยกมาของสินค้า ฯลฯ ยอดยกมาของแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้ เช่น ลูกหนี้รายตัวทุกรายรวมกันจะต้องเท่ากับ ยอดของบัญชีลูกหนี้การค้า ทั้งนี้เพื่อให้การเปรียบเทียบรายงานระหว่างรายงานทางบัญชีกับรายงานของ แฟ้มข้อมูลหลักแต่ละประเภทมีความถูกต้อง การป้อนยอดยกมาด้านบัญชีให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ 3.1 บันทึกยอดยกมา จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 6 หน้าจอบันทึกยอดยกมา ให้เพิ่มเลขที่บัญชีที่ต้องการป้อนยอดยกมา (ถ้ายังไม่มีให้คลิกไอคอนเพิ่มข้อมูลบนแถบเครื่องมือ หรือกด <AIt+A> เพื่อเพิ่มได้) ในช่องเลขที่บัญชีสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกเลขที่บัญชีที่ต้องการ ในช่องแผนกหาก ยอดยกมามีการแยกแผนกไว้ให้ระบุแผนกที่ถูกต้องเข้าไป ยอดเงินที่จะป้อนในช่องยอดยกมาจะต้องระบุยอดดุลย์ ให้ถูกต้องว่าเป็นยอดทางด้านเดบิตหรือเครดิต หากเป็นยอดด้านเดบิต ให้ป้อนเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม แต่หากเป็น ยอดด้านเครดิตให้ป้อนเป็นตัวเลขติดลบ
การป้อนยอดยกมานี้จะใช้ทั้งในกรณีที่คุณเริ่มใช้โปรแกรมตั้งแต่ต้นปี หรือเริ่มใช้โปรแกรมระหว่างปีแต่มีการป้อน ข้อมูลข้อนหลังเข้าไป ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเริ่มใช้โปรแกรมในวันที่ 1 มิถุนายน 2547 แต่การป้อนข้อมูลของเดือน มกราคมถึงพฤษภาคม 2547 เข้าไปด้วย ในกรณีนี้ให้คุณป้อนยอดคงเหลือ ณ สิ้นปี 2546 เข้าไป โดยโปรแกรมจะ ถือว่าเป็นยอดยกมา หรือแม้จะเริ่มใช้โปรแกรมวันที่ 1มิถุนายน 2547 และไม่ต้องการป้อนข้อมูลย้อนหลัง (เดือน มกรากมถึงพฤษภาคม 2547) คุณยังสามารถบันทึกยอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆ ณ สิ้นเดือนพฤษภาคมไว้ที่เมนูนี้ ได้เช่นกัน แต่จะต้องไม่มีการป้อนข้อมูลย้อนหลัง (ตั้งแต่เดือนมกราคมถึงพฤษภาคม) ซ้ำเข้าไปอีก เนื่องจากจะทำ ให้ยอดยกมาไม่ถูกต้องการบันทึกยอดยกมานี้ โปรแกรมจะไม่มีการตรวจสอบยอดดุลย์ระหว่างบัญชีด้านเดบิต และเครคิดให้ดังนั้นการตรวจสอบให้คุณพิมพ์ งบทดลองแบบเต็ม (มนูรายงาน ข้อ 5.6.1) ณ งวดที่ 1 และดูยอด รวมของบัญชีด้านเดบิตและเครดิตว่าได้ดุลย์กันหรือไม่ ดังในรูป รูปที่ 7 พิมพ์งบทดลองเพื่อตรวจสอบยอดยกมา ยอดยกมาของบัญชีสินค้าสำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic นอกจากจะต้องป้อนยอดยกมาตามขั้นตอน ข้างต้นแล้ว ยังต้องนำยอดยกมาของสินค้าคงเหลือนี้ไปป้อนที่ เมนูบัญชี ข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ ศึกษาวิธีการ บันทึกได้จากบทที่ 15 ในหัวข้อ 'การบันทึกบัญชีสินค้าสำหรับการบันทึกบัญชี แบบ Periodic ' หากคุณมีบัญชีที่ต้องป้อนยอดยกมาเป็นจำนวนมาก คุณสามารถกำหนดให้โปรแกรมแสดงเลขที่บัญชี ทุก ๆ บัญชี ขึ้นมาโดยการ คำนวณยอดเปลี่ยนแปลง ที่เมนูบัญชี ข้อA คำนวณตั้งแต่งวดที่ 1 ถึง 24
บทที่ 9 กําหนดเลขที่เอกสาร ในโปรแกรม Express จะประกอบไปดวยระบบงานตาง ๆ เชน ระบบซื้อ ระบบขาย ซึ่งในแตละ ระบบก็ยังแยกประเภทออกเปนเมนูยอยๆ เชน ระบบซื้อประกอบไปดวยเอกสาร จายเงินมัดจํา ซื้อ เงินสด ใบสั่งซื้อ ซื้อเงินเชื่อ ฯลฯ การลําดับเลขที่ใบสําคัญของเอกสารตาง ๆ ไมจําเปนตองเริ่มลําดับ จากลําดับที่ 1 เหมือน ๆ กัน คุณอาจจะลําดับเลขที่เอกสารมา กอนที่จะเริ่มใชงานโปรแกรม และ ตองการใหการปอนขอมูลในเอกสารตาง ๆ ของ โปรแกรมลําดับเลขที่ใบสําคัญตอจากเลขที่เอกสาร เดิม ในเมนูกําหนดเลขที่เอกสารนี้จะให คุณกําหนดเลขที่เอกสารเริ่มตน จากนั้นโปรแกรมจะลําดับ เลขที่เอกสารตอเนื่องไปใหโดยอัตโนมัติ การลําดับเลขที่เอกสาร การลําดับเลขที่ใบสําคัญโดยโปรแกรมจะเริ่มลําดับจากเลขที่ 1..2...3 เชน ใบกํากับสินคาจะเริ่ม ลําดับ จาก IV0000001 ตอไปเปน IV0000002 และลําดับตอเนื่องไปเรื่อย ๆ คุณสามารถแกไขการ ลําดับ เลขที่ใหเริ่มตนจากเลขที่ที่ตองการไดเชนใหเริ่มลําดับเลขที่ใบสําคัญในโปรแกรมจาก เลขที่IV0000101 โดยเลขที่ที่จะลําดับจะตองเปนไปตามหลักเกณฑดังนี้ • ตองมีเลขที่ไมเกิน 7 หลัก ตัวอยางเชน คุณจะลําดับเลขที่ใบกํากับโดยเริ่มตั้งแตเลขที่ IV12345678 ไมได แตสามารถเริ่มจากเลขที่ IV1234567 ได • ไมมีเครื่องหมายใด ๆ คั่นระหวางหลักของเลขที่ เชน คุณจะลําดับเลขที่เอกสารในลักษณะ IV48/0001 ไมได แตคุณสามารถเริ่มลําดับเลขที่จาก IV4800001 ได การลําดับเลขที่ใบสําคัญตาง ๆ ของโปรแกรมจะเปนการลําดับแบบตอเนื่องไปเรื่อย ๆ แมจะ ขึ้นรอบ บัญชีปใหม ซึ่งหมายถึงวาแมจะขึ้นรอบบัญชีใหมก็จะไมมีการเริ่มลําดับเลขที่ 1 ใหม
หมายเหตุ บิลขายหรือบิลซื้อที่มีการชำระหนี้แลว จะถือวาเปนเอกสารที่สิ้นสุดกระบวนการแลว และจะถูกลบทิ้ง ตอนปดประมวลผลสิ้นปในโปรแกรม ทําใหสามารถนําเลขที่ ใบสําคัญเหลานี้กลับมาใชงานได โดย แกไขขอมูลในชอง “เลขที่ถัดไป” ใหเปนเลขที่ที่ตองการ แตไมขอแนะนําใหปฏิบัติดวยวิธีนี้เนื่องจาก เลขที่ที่ลําดับใหมนี้ ซําซอนกับเลขที่เอกสารที่ยังคางอยูในโปรแกรม – ผูเขียน การกําหนดการลําดับเลขที่เอกสารใหคุณเขาที่ เมนูเริ่มระบบ ขอ 4 โปรแกรมจะแสดงหนาจอดังในรูป รูปที่ 1 หนาจอการกําหนดเลขที่เอกสาร ใหเลื่อนไปยังเอกสารที่ตองการจากนั้นคลิกไอคอนแกไขขอมูลบนแถบเครื่องมือ หรือกด Alt+E> รายละเอียดของแตละชองขอมูลจะมีดังตอไปนี้ หมวด โปรแกรมจะแบงเอกสารในระบบตาง ๆ ออกเปนแตละหมวด เชน ขายเงินเชื่อ จะเปน หมวด IV ขายเงินสดจะเปนหมวด HS ฯลฯ ซึ่งในหมวดเอกสารเดียวกันนี้ คุณ อาจจะแยกเปน เอกสารยอยอีกหลาย ๆ ประเภท เชน หมวด I คุณอาจจะเพิ่มแยกเปน เอกสารขายเงินเชื่อในประเทศ ขายเงินเชื่อตางประเทศ
ชื่อเอกสาร ชื่อของเอกสาร เชน ขายเงินเชื่อ ขายเงินสด ใบวางบิล ฯลฯ ชื่อภาษาอังกฤษชื่อเอกสารที่เปนภาษาอังกฤษซึ่งจะนําไปใชกรณีคุณใชโปรแกรมExpress เวอรชั่นภาษาอังกฤษ เลขที่ถัดไป กําหนดเลขที่ใบสําคัญของแตละเอกสารวาจะใหลําดับเริ่มตนตั้งแตเลขที่ใด ตัวอยางเชน หากระบบบัญชีเดิมที่ทําไวดวยมือหรือโปรแกรมอื่น ลําดับใบกํากับสินคา (เอกสารขายเงินเชื่อ) มาถึง เลขที่ 100 และตองการใหโปรแกรมลําดับตอเนื่องไปโดย เริ่มจากเลขที่ 101 ใหคุณแกไขขอมูลในชอง เลขที่ถัดไปนี้เปน IV0000101 หากไมมี การแกไขใด ๆ คาปกติที่โปรแกรมกําหนดใหเริ่มตนจะเริ่ม ลําดับตั้งแตเลขที่ 0000001 เมื่อกําหนดขอมูลขางตนเรียบรอยแลว ใหคุณคลิกไอคอนบันทึกขอมูล หรือกด <Enter> ตอไป โปรแกรมจะแสดงหนาจอขึ้นมาดังรูป (จากในรูปเปนหนาจอกําหนดเลขที่เอกสาร “ขายเงินเชื่อ” ซึ่ง หากเปนหนาจอกําหนดเลขที่เอกสารของระบบอื่น เชน ซื้อเงินสด ซื้อเงินเชื่อ จายหรือรับชําระหนี้ หนาจอก็จะแตกตางกันออกไป) ซึ่งคุณสามารถคลิกไอคอน ยกเลิกการเพิ่มหรือแกไขขอมูล (หรือกด ปุม <Esc>) เพื่อออกจากหนาจอนี้โดยไมตองแกไขขอมูลใด ๆ รูปที่ 2 รายละเอียดเพิ่มเติมในหนาจอกําหนดเลขที่เอกสาร
รายละเอียดตาง ๆ ของหนาจอที่ปรากฏขึ้นมานี้ จะเกี่ยวของกับเฉพาะกับเอกสารที่คุณแกไขนี้เทานั้น โดยไมมีผลถึงเอกสารอื่น ๆ โดยมีรายละเอียดของแตละชองขอมูลดังตอไปนี้ ลงสมุดรายวัน กําหนดวาจะใหการปอนขอมูลในเอกสารนี้ ผานไปยังสมุดรายวันเลมใด โดย คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกดูสมุดรายวันทั้งหมดที่ไดกําหนดไวแลวในโปรแกรม แผนก หากคุณมีการแยกแผนกไว และตองการใหการปอนขอมูลแยกไปตามแผนกที่ได กําหนดไว คุณสามารถระบุแผนกในชองขอมูลนี้ ซึ่งจะมีผลใหเมื่อคุณปอนรายการใน เอกสารนี้เมื่อใด โปรแกรม จะแสดงรหัสแผนกดังกลาวนี้ขึ้นมาใหโดยอัตโนมัติ คําอธิบายในสมุดรายวัน ขอความที่จะบันทึกในสมุดรายวันเมื่อคุณมีการทํารายการใน เอกสารนี้ เชน จากในรูปเปนเอกสารขายเงินเชื่อ ซึ่งเมื่อผานไปยังสมุดรายวัน ในสวน ของคําอธิบายจะเปน “ขายเงินเชื่อให บริษัท + (ARMAS->PRENAM - ' ' – ARMAS- >CUSNAM) จะเปนคําสั่งของ โปรแกรมที่ใชดึงชื่อบริษัทของลูกคาที่อางถึงในเอกสาร นั้น ๆ มาแสดง วิธีการบันทึกบัญชี จะไมตองมีการแกไขใด ๆ โดยโปรแกรมจะนําเลขที่บัญชีที่กําหนด ไวใน เมนู เริ่มระบบ 5.2 กําหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน มาใชในการบันทึกในสมุดรายวัน ใหอยูแลว เวนแตคุณ ตองการระบุเลขที่บัญชีที่เฉพาะเจาะจงเขาไป ในสวนของชองขอมูล ประเภทราคา, อัตราภาษี, ภาระภาษีขาย, รับรองเอกสารตองขออนุมัติระดับ, วิธีการพิมพหรือรับรองเอกสาร, พิมพเอกสารซําตองขออนุมัติระดับ, แยกประเภท VAT ที่รายการ สินคา และรหัสคลังสินคาที่จะตัด ไดถูกกําหนดคาจากเมนูกําหนดคาเริ่มตนที่ไดกลาวถึงไวแลวใน ตอนตนของคูมือฉบับนี้ แตหากคุณตองการกําหนดคาตาง ๆ เหลานี้ใหกับเอกสารแตละประเภท โดยเฉพาะก็สามารถปฏิบัติไดเชนเดียวกัน
บทที่ 10 กําหนดการเชื่อมตอบัญชี ระบบบัญชีจะเปนระบบที่รับขอมูลที่คุณบันทึกมาจากระบบตาง ๆ เชน ระบบซื้อ ระบบขาย รับ เงิน จายเงิน แตหากคุณยังไมตองการใหมีการเชื่อมโยงขอมูลมายังระบบบัญชี ซึ่งอาจจะเนื่องจาก ระบบ บัญชีที่วางไวยังไมสมบูรณ หรือตองการใชโปรแกรมเพื่อควบคุมเฉพาะระบบลูกหนี้ เจาหนี้ สินคาคง คลัง โดยมีสํานักงานบัญชีเปนผูรับผิดชอบจัดการขอมูลที่เกี่ยวกับบัญชี ในกรณีเชนนี้คุณ อาจจะยังไมเชื่อมตอขอมูลมายังระบบบัญชี และรอจนกวามีความพรอมจึงมาเริ่มดําเนินการใน ภายหลัง การเขาไปยังเมนูกําหนดการเชื่อมตอบัญชี ใหมาที่ เมนูเริ่มระบบขอ 5 กําหนดการเชื่อมตอบัญชี โดย จะปรากฏเมนูยอยๆ ดังรูป รูปที่ 1 เมนูกําหนดการเชื่อมตอบัญชี
กําหนดการผานรายการไปสมุดบัญชี เพื่อกําหนดวาจะใหการปอนขอมูลในเมนูตาง ๆ มีการเชื่อมโยงขอมูลเหลานั้นมาบันทึกในสมุด รายวัน หรือไม หากในบรรทัด เชื่อมตอระบบบัญชี ไมมีการทําเครื่องหมายไว โปรแกรมจะไมมีการ เชื่อมตอ ขอมูลตาง ๆ มายังระบบบัญชี แตหากมีการทําเครื่องหมายเอาไว โปรแกรมจะนําขอมูลที่ บันทึกจากเมนูตาง ๆ มายังสมุดรายวันประเภทตาง ๆ ดังแสดงในรูป รูปที่ 2 หนาจอกําหนดการผานรายการไปสมุดบัญชี หมายเหตุ หากมีการเดินรายการขณะที่กําหนดการเชื่อมตอบัญชีเปน “N” ในภายหลังจึงกลับมา เปลี่ยนคาเปน 'Y' โปรแกรมจะไมบันทึกบัญชีในสมุดรายวันยอนหลังให คุณจะตอง กลับไปสั่งลงบัญชีใหม ที่เอกสาร แตละรายการเองอีกครั้งหนึ่ง จากในรูป จะเห็นวาโปรแกรมจะมีการแสดงรายชื่อระบบงานบางสวนของโปรแกรม ที่เกี่ยวของกับ ระบบบัญชี คุณเพียงแคระบุ“รหัสสมุดรายวัน” ที่ตองการจะใหระบบงานตาง ๆ เหลานั้นบันทึก ขอมูล เขาไป ตัวอยางจากในรูปหากคุณมีการผานเช็ครับหรือผานเช็คจาย โปรแกรมจะบันทึกเขาใน สมุด รายวันรับ (รหัส 02) หรือสมุดรายวันจาย (รหัส 01) ตามที่ระบุไว หรือการคิดคาเสื่อมราคาให บันทึก ขอมูลเขาในสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งรหัสของสมุดรายวันคือ “00 คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวน ขยาย เพื่อเรียกดูสมุดรายวันที่กําหนดไวแลวใน เมนูบัญชี ขอ 8 สรางสมุดรายวันได
สวนระบบงานอื่น ๆ ของโปรแกรมที่ไมไดแสดงในหนาจอ การผานรายการไปสมุดบัญชี โปรแกรม จะ มีการกําหนดสมุดรายวันเพื่อรับขอมูลจากระบบงานเหลานี้ไวแลว หากคุณตองการแกไขสามารถทํา ไดจากเมนู กําหนดเลขที่เอกสาร (เมนู เริ่มระบบ 1.4) กําหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน โปรแกรมจะใชเลขที่บัญชีในเมนูกําหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน ในการบันทึกรายการบัญชีประเภทตาง ๆ ในสมุดรายวันเชน รายการซื้อสินคา ขายสินคา บันทึกรายได คาใชจาย ซึ่งจะถูกผานรายการมาจาก เมนู ตาง ๆ ของโปรแกรม โปรแกรมจะนําเลขที่บัญชีเหลานี้ไปใชงาน ในกรณีที่เลขที่บัญชีนั้น ๆ ไมมี แฟมขอมูลหลัก ตัวอยางเชน หากคุณมีการเปดบิลขายเงินเชื่อ โปรแกรมจะบันทึกบัญชีใหดังนี้ (กรณี บันทึกบัญชีสินคาแบบ Perpetual) เดบิต เครดิต ลูกหนี้ (จากรายละเอียดลูกคา) ภาษีขาย รายไดจากการขาย ตนทุนขาย สินคาสำเร็จรูป (จากรายละเอียดสินคา) จากตัวอยาง โปรแกรมจะนําเลขที่บัญชีภาษีขาย รายไดจากการขาย ตนทุนขาย จากในเมนูกําหนด บัญชี เพื่อลงรายวันนี้ ไปใชในการบันทึกรายการในสมุดรายวัน (แตถามีการกําหนดเลขที่บัญชีเหลานี้ ไวใน เมนูเริ่มระบบ ขอ 4.กําหนดเลขที่เอกสาร โปรแกรมจะใชเลขที่บัญชีตามนั้น) สวนบัญชีลูกหนี้ โปรแกรมจะไปดึงมาจากแฟมรายละเอียดลูกคา (เมนูขาย ขอ 6) ของลูกหนี้รายนั้น สําหรับบัญชี สินคาสําเร็จรูปจะมีการเชื่อมโยง 2 ชั้นกลาวคือ โปรแกรมจะไปดูที่รายละเอียดของสินคาที่ขาย (เมนู สินคาขอ 2) แลวจึงนํารหัสกลุมบัญชีสินคาอันนั้น ไปคนหาเลขที่บัญชีตางๆ ตามที่กําหนดไวในเมนู เริ่มระบบ 1.3.2 กําหนดกลุมบัญชีสินคา แตคุณไมไดกําหนดเลขที่บัญชีในแฟมหลักไว เชน ในรายละเอียดลูกคาไมไดกําหนดเลขที่บัญชีไว โปรแกรมจะนําเลขที่บัญชีลูกหนี้ ที่กําหนดไวในเมนูกําหนดบัญชีเพื่อลงรายวันนี้ไปใชงานแทน
รูปที่ 3 กําหนดเลขที่บัญชีเพื่อใชบันทึกในสมุดรายวัน สิ่งสําคัญอีกประการหนึ่งคือ หากคุณมีการแกไขเลขที่บัญชีในผังบัญชีซึ่งเกี่ยวของกับหนาจอ กําหนด บัญชีเพื่อลงรายวัน เชน บัญชีกําไรสะสม บัญชีเงินสด บัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย ฯลฯ คุณ จะตองเขามา แกไขเลขที่บัญชีตาง ๆ ใน เมนูเริ่มระบบ 5.2 กําหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน ใหตรงกับ เลขที่บัญชีในผัง บัญชีที่แกไขเปลี่ยนแปลงไปแลวนี้ดวย บัญชีพัก จะถูกโปรแกรมนําไปใช เพื่อใหการลงบัญชีในสมุดรายวันถูกตองยิ่งขึ้น (เปนเทคนิค ภายใน โปรแกรม) ดังนั้นคุณจะตองสรางบัญชีพักนี้ในผังไวดวย และไมควรนําไปใชในการบันทึกบัญชี ใด ๆ ดังนั้นหากคุณตรวจสอบพบวา บัญชีพักนี้ มีมูลคาคงเหลืออยู ก็แสดงวาเกิดปญหาขึ้นที่บัญชีนี้ วิธีแกไข ก็ใหไปพิมพแยกประเภทบัญชีพัก จะพบวามีเอกสารใดบางที่จะตองไปสั่งใหลงบัญชีใหม สําหรับเมนู เริ่มระบบ 5.3 สั่งใหระบบอื่น ๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม จะไดกลาวถึงใน บทที่ 21 การ ตรวจสอบขอมูลและการแกไขปญหา
บทที่ 11 การปอนขอมูลในระบบซื้อและเจาหนี้ การปอนขอมูลในระบบซื้อและเจาหนี้ ขั้นตอนการทํางานในระบบซื้อและระบบเจาหนี้ของโปรแกรม สามารถ จะแสดงไดดังรูป จากในรูป ขั้นตอนของระบบซื้อและระบบเจาหนี้ จะเริ่มจากการเปดบิลซื้อ โดยคุณสามารถอางถึง ใบสั่งซื้อได หากมีการทํารายการสั่งซื้อไวกอน หรืออาจจะเปดบิลซื้อไดทันทีโดยไมตองอางถึงใบสั่ง
ซื้อก็ได การทํารายการซื้อในโปรแกรมสามารถแบงไดเปน 2 รูปแบบ คือ ซื้อสินคาเปนเงินสด หรือซื้อ สินคา เปนเงินเชื่อ การซื้อสินคาเปนเงินสดโปรแกรมจะถือวาเปนรายการที่เสร็จสิ้นในขั้นตอนเดียว เพราะจะจาย ชําระเปนเงินสด หรือเช็คจายในบิลซื้อนั้นเลย แตหากซื้อสินคาเปนเงินเชื่อ จะมีขั้นตอน เพิ่มเติม คือ ตองทําใบ จายชําระหนี้เมื่อครบกําหนดจายเงินตามบิลซื้อเงินเชื่อ โดยหากทางผูจําหนายมี การเปดใบวางบิลมากอนการ จายชําระหนี้ คุณก็สามารถทําใบรับวางบิลได และหากคุณประสบปญหา ในการซื้อสินคา เชน สินคาที่ไดรับ ชํารุด (ตองสงคืน) หรือในบิลซื้อแจงราคาสูงหรือตําเกินไป ทําให ตองเปดใบลดหนี้ หรือใบเพิ่มหนี้ ก็สามารถ จะทําเอกสารเหลานี้ในโปรแกรมไดเชนกัน กอนเริ่มปอนขอมูลในระบบซื้อและระบบเจาหนี้ มีชองขอมูลบางชองที่จะถูกกลาวถึงบอยครั้งในเนื้อหาของบทนี้ ดังนั้นจึงขออธิบายวิธีการปอนขอมูลดังกลาว ดังตอไปนี้ ประเภทราคา เพื่อระบุวาราคาของสินคาแตละรายการ ที่แสดงในบิลเปนราคาที่รวม VAT แลว หรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ • 0 หมายถึง ราคาสินคาไดรับการยกเวนภาษี • 1 หมายถึง ราคาสินคาไดรวมภาษีไวแลว • 2 หมายถึง ราคาสินคายังไมรวมภาษี ตัวอยางเชน หากคุณซื้อสินคาราคา 100 บาท จะไดภาษีมูลคาเพิ่มดังกรณีตอไปนี้ ประเภทราคา 0 โปรแกรมจะไมคํานวณภาษีให ประเภทราคา 1 จะไดยอดภาษีมูลคาเพิ่ม 6.54 (คํานวณจาก 100 x 7/107) ประเภท ราคา 2 จะไดยอดภาษีมูลคาเพิ่ม 7 (คํานวณจาก 100 x 7/100) สวนลด คุณสามารถปอนไดทั้งแบบที่เปนจํานวนเงิน เชน 1500.00 หรือแบบที่เปนอัตรา เปอรเซ็นต เชน 10% และยังสามารถปอนเปนสวนลดซอนได เชน 5+2% โดย วิธีการปอนเครื่องหมาย เปอรเซ็นต คุณอาจจะปอนเปน 10% เลย หรือปอนเปน 10+ และกด <Enter> โปรแกรม จะเปลี่ยนเปน 10% ใหโดยอัตโนมัติ Bill be จะใชในกรณีที่เราไดมีการติดตอซื้อสินคาหรือบริการจากผูจําหนาย ใบกํากับภาษีเปนของอีก สาขาหนึ่งของผูจําหนายรายนี้ เชน สั่งซื้อสินคาและตองจาย คาสินคาใหกับสํานักงานใหญ แตไดรับใบกํากับเปนชื่อของสาขา ในกรณีลักษณะนี้
ใหระบุในชองรหัสผูจําหนายเปนรหัสของผูจําหนายที่เราตองตั้งหนี้ เพื่อจายชําระ หนี้คา สินคาหรือบริการไปให สวนในชอง Bill be ใหระบุเปนรหัสผูจําหนายที่ระบุ ที่อยูตาม ใบกํากับภาษีที่ไดรับ โดยระบบจะทําการตั้งหนี้ตาม “รหัสผูจําหนาย” ที่ระบุ ไวในหนาจอซื้อ เงินเชื่อนี้ รวมไปถึงรายงานวิเคราะหการซื้อ หรือรายงานเจาหนี้ ก็ จะแสดงเปนยอดหนี้ของ รหัสผูจําหนายที่อางถึงนี้ สําหรับรหัสผูจําหนายที่ระบุไวใน ชอง Bill be นั้น จะใชแสดงผล ในตอนสั่งพิมพใบรับของ (บิลซื้อ) และในรายงาน ภาษีซื้อเทานั้น และยังมีรายการบางประเภท ที่มีวิธีการใชงานเหมือน ๆ กันในแตละหนาจอการปอนขอมูล เชน การปอน ขอมูลเกี่ยวกับสินคาที่ไดรับการยกเวนภาษีการหักภาษี ณ ที่จาย จะกลาวถึง วิธีการใชงานในตอนทายของบทนี้ การพิมพแบบฟอรม คุณสามารถสั่งพิมพแบบฟอรมตาง ๆ เชน ใบสั่งซื้อ บิลซื้อ ไดทันทีเมื่อบันทึกรายการเรียบรอย ดวย การคลิก ไอคอนพิมพเอกสาร (หรือกด Alt+P>) เพื่อเลือกพิมพทางจอภาพ เครื่องพิมพหรือ แฟมขอมูล และหาก ตองการรายละเอียดเพิ่มเติมในการแกไขแบบฟอรม ขอใหศึกษาจากบทที่ 25 การ แกไขรายงาน/แบบฟอรม ภาระภาษีซื้อ หากคุณชําระคาบริการ เชน การชําระคาบริการซอมแซมอุปกรณ หรือชําระคางวดจากการผอนชําระ คุณ สามารถเลือกเกณฑภาษีไดวา จะใชเปนเกณฑสิทธิหรือเกณฑเงินสด โดยเกณฑภาษีหรือภาระภาษี จะมีผลกับ เวลาในการนําสงภาษีมูลคาเพิ่ม คือ หากคุณเลือกเกณฑภาษีเปนเกณฑสิทธิ ภาษีจะเกิดขึ้น ในวันเดียวกับวันที่ ในใบกํากับภาษีซื้อ แตหากเลือกเปนเกณฑเงินสด ภาษีจะเกิดขึ้นเมื่อคุณมีการจาย ชําระหนี้ หรือจายเงินคา งวดผอนชําระใหกับเจาหนี้ โดยเมื่อคุณเปดบิลซื้อสินคาบริการ จะมีหนาจอ ขึ้นมาถามเกี่ยวกับภาระภาษี ดัง รูป
รูปที่ 1 เลือกภาระภาษีซื้อของบิลซื้อ หมายเหตุ โปรแกรมจะแสดงหนาจอขึ้นมาถามเกณฑภาษี เมื่อสินคารายการแรกที่คุณปอนในเอกสารเปนสินคาบริการ เทานั้น นอกจากนั้นคุณยังสามารถตรวจสอบวาใบกํากับหรือบิลซื้อที่ไดบันทึกขอมูลไปแลวเปนภาระภาษีแบบใด โดย ใหคุณอยูที่หนาจอเอกสารการซื้อที่ตองการตรวจสอบ จากนั้นคลิกที่แท็บ รายการจาย ชําระ (หรือกด <F7>) สังเกตตรงชองใตคําวา ภาระภาษีซื้อ ดังรูป รูปที่ 2 แท็บรายการจายชําระ ในหนาจอบิลซื้อจะแสดงภาระภาษีซื้อ
ในกรณีที่คุณบันทึกรายการไปแลว แตเลือกเกณฑภาษีไวผิด คุณสามารถแกไขไดโดยคลิกที่ไอคอน ลงบัญชีใหม โปรแกรมจะขึ้นมาถามเกณฑภาษีเชนเดียวกับรูปที่ 1 ใหคุณเลือกเกณฑภาษีที่ถูกตอง การปอนหมายเหตุเพิ่มเติม การปอนขอมูลรายการประจําวันตาง ๆ เชน การเปดใบสั่งซื้อ บิลซื้อ หากคุณมีรายละเอียดเพิ่มเติมของ เอกสารซึ่งไมสามารถปอนไวในชองขอมูลที่โปรแกรมไดจัดเตรียมไวให คุณสามารถปอนขอความ หรือหมาย เหตุเพิ่มเติมไดโดยคลิกไอคอน เพิ่ม/แกไขหมายเหตุของเอกสาร (หรือกด Alt+R) ที่ หนาจอการปอนขอมูล นั้นๆ จากในรูปเปนหมายเหตุเพิ่มเติมที่หนาจอซื้อเงินเชื่อ ซึ่งคุณสามารถปอน ไดทั้งหมดอีก 5 บรรทัด หาก ตองการบันทึกขอมูลใหปุม ตกลง แตหากไมตองการบันทึกหมายเหตุให คลิก ยกเลิก (หรือกด <Esc>) ออก จากหนาจอนี้ รูปที่ 3 การปอนหมายเหตุเพิ่มเติมของเอกสาร ในแตละรายการสินคาที่คุณปอน คุณยังสามารถคลิกไอคอน เพิ่ม/แกไขหมายเหตุของเอกสาร (หรือกด <Alt+R>) ขณะที่อยูที่รายการสินคานั้น เพื่อเพิ่มหมายเหตุไดอีก 10 บรรทัดเชนเดียวกัน ซึ่งเปนหมาย เหตุ ของแตละรายการสินคา ดังนั้นในแตละรายการสินคาจะมีหมายเหตุไดอีกรายการละ 10 บรรทัด
รูปที่ 4 หมายเหตุของแตละรายการสินคา หมายเหตุ การเพิ่มหมายเหตุของแตละรายการสินคา จะทําไดเมื่อคุณบันทึกรายการสินคานั้นเรียบรอยแลว และเลื่อนไป ยังรายการสินคาที่ตองการแลวจึงคลิกที่ไอคอน เพิ่ม/แกไขหมายเหตุของเอกสาร การปอนขอมูลใบสั่งซื้อ เมื่อทําใบสั่งซื้อ โปรแกรมจะเก็บยอดสั่งซื้อ และยอดคางรับไวให เมื่อผูจําหนายสงสินคามาให คุณก็ จะตองไป บันทึกการรับสินคา (ที่เมนูซื้อเงินสด, ซื้อเงินเชื่อ) โดยอางถึงใบสั่งซื้อดังกลาว จากนั้น โปรแกรมก็จะลดยอด คางรับลง กรณีที่ทะยอยรับสินคา คุณสามารถติดตามไดวายังคางรับอีกเทาใด ซึ่งเปนประโยชนในการวางแผน จัดเตรียมสินคาใหเพียงพอตอการจําหนาย เชน หากคุณประมาณการ วาภายในชวงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง จะ มีคําสั่งซื้อจากลูกคาเปนจํานวนมาก ก็ควรจะสั่งซื้อสินคาให เพียงพอกอนชวงระยะเวลานั้น เพื่อไมใหสูญเสีย โอกาสในการขายไป
รูปที่ 5 หนาจอการปอนขอมูลใบสั่งซื้อ การปอนใบสั่งซื้อ ใหคุณเขาที่ เมนูซื้อ ขอ 3 ใบสั่งซื้อ โดยวิธีการปอนขอมูลขอใหคุณศึกษาจากบทที่ 3 รูปแบบ และวิธีการใชงานโปรแกรม” รายละเอียดขอมูลที่จะตองปอนในหนาจอใบสั่งซื้อ จะมีดังนี้ แผนกไวที่ เมนูเริ่มระบบขอ 7 กําหนดแผนกแลว คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือก แผนกที่มีอยูขึ้นมาใช งานได หากไมมีใหกด <Enter> ผาน เลขที่ใบสั่งซื้อ คุณสามารถใหเครื่องลําดับเลขที่ใบสําคัญใหโดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชอง เลขที่ใบสั่งซื้อนี้ แตหากตองการลําดับเลขที่ดวยตนเอง ใหปอน ขที่ที่ตองการเขาไปเลขที่ที่ตองการเขา ไป วันที่ ใหปอนวันที่ของใบสั่งซื้อฉบับนี้ รหัสผูจําหนาย หากทราบรหัสผูจําหนายสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไม ทราบใหคุณคลิกที่ ไอคอนรูปแวนขยาย จะปรากฏรหัสและชื่อผูจําหนายทั้งหมดที่คุณ ปอนไวในเมนูรายละเอียดผู จําหนายขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยูกับที่ คุณกําหนดไวที่ เมนูเริ่มระบบ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป หัวขอ “คนหาผูจําหนาย
หมายเหตุขอความหรือหมายเหตุที่ตองการจะอางอิงในใบสั่งขายฉบับนี้ตองการหากไม ระบุใหกด <Enter> ผาน ขนสงโดย ระบุวิธีการขนสงสินคาของใบสั่งขายฉบับนี้ หากไมตองการระบุใหกด<Enter> ผาน เครดิต เงื่อนไขการชําระเงินที่ผูจําหนายรายนี้มอบใหกับคุณ เชน 30 วัน 60 วัน โดย ปกติโปรแกรม จะนําคาที่ระบุไวในรายละเอียดผูจําหนายขึ้นมาใหกอน ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงไดตามความ ตองการ รับของวันที่ กําหนดวันที่ที่ผูจําหนายนัดหมายจะสงสินคาใหกับคุณ กําหนดวันที่รับของในรายการสินคาหรือไม ในกรณีคุณมีการสั่งซื้อสินคาหลายรายการ ซึ่งผูจําหนาย ไมไดสงของทั้งหมดใหคุณภายในวันเดียวกัน หากคุณตอบในชองขอมูลนี้ เปน “Y” โปรแกรมจะให คุณใสวันที่รับของในแตละรายการสินคา ประเภทราคา ระบุวาราคาของสินคาแตละรายการ ที่คุณปอนเขาไปเปนราคาที่รวม VAT แลวหรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0, 1 และ 2 สถานที่สงของ หากสถานที่ที่ผูจําหนายจะจัดสงสินคาให ไมใชที่อยูตามปกติของคุณคุณสามารถระบุ สถานที่ที่จะใหสงสินคาเองได สวนลด เปนสวนลดการคารวมของเอกสารที่ผูจําหนายมอบใหกับคุณ ซึ่งโปรแกรมจะ แสดงสวนลดที่ คุณกําหนดไวในเมนูรายละเอียดผูจําหนายขึ้นมาใหโดยอัตโนมัติ ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจํานวนเงินภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอย วางไว เมื่อคุณ ปอนรายการสินคาที่สั่งซื้อเสร็จเรียบรอย โปรแกรมจะคํานวณยอดภาษีใหโดยอัตโนมัติ รายการสินคา เลือกรหัสสินคาที่ตองการสั่งซื้อ โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผานชอง รหัสสินคา โปรแกรมจะแสดงรายการสินคาทั้งหมดเรียงลําดับตามรหัสหรือชื่อสินคา ตามที่คุณกําหนดไวที่ เมนู เริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป การคนหาสินคาที่ตองการ ขายใหรวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัส หรืออักษรนําหนาเพียง 1 - 2 ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินคาทั้งหมดที่ขึ้นตนดวยตัวอักษรดังกลาว คลัง ปอนคลังหรือโกดังสินคาที่ตองการจะสั่งซื้อสินคารายการนี้ จํานวน ปอนจํานวนสินคาที่สั่งซื้อโดยคุณสามารถเลือกจะสั่งซื้อไดทั้งหนวยนับใหญและหนวยนับยอย
หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ ใหปอนราคาตามที่ตกลงกับผูจําหนาย สวนลด สวนลดของสินคาแตละรายการ คุณสามารถปอนทั้งในรูปของจํานวนเงินหรือ อัตรา เปอรเซ็นตสวนลด จํานวนเงิน โปรแกรมจะคํานวณจํานวนเงินโดยนํา จํานวนสินคาที่สั่งซื้อ x ราคา/หนวย - สวนลดแตละรายการ ยกเลิกยอดสั่งซื้อ หากคุณตองการยกเลิกการสั่งซื้อสินคา ที่ไดทําใบสั่งซื้อสินคาไปแลว โดยตองการยกเลิกการสั่งซื้อ สินคาเพียง บางสวนหรือบางรายการ คุณไมจําเปนตองยกเลิกทั้งเอกสาร เนื่องจากจะทําใหคุณไม สามารถเก็บประวัติการ สั่งซื้อสินคาจากผูจําหนาย และไมสามารถนําขอมูลไปวิเคราะหหาสาเหตุใน ภายหลังไดวาการยกเลิกการสั่งซื้อ มีเหตุผลอยางไร ดังนั้นวิธีการยกเลิกการสั่งซื้อสินคา ใหคุณเขาที่ เมนูใบสั่งซื้อ และคนหาเอกสารที่ตองการ ยกเลิกยอดสั่งซื้อขึ้นมา จากนั้นคลิกแท็บ รายการแสดงยอด สินคาคางรับ (หรือกด <Ctrl+F8>) เขาไปใน รายการสินคา ดับเบิ้ลคลิกที่ชอง ยกเลิก ของรายการ สินคาที่ตองการยกเลิกยอดสั่งซื้อ คุณจะพบกับหนาจอ ดังในรูป รูปที่ 6 ปอนจํานวนสินคาที่ตองการยกเลิกการสั่งซื้อ ใหคุณปอนจํานวนสินคาที่ตองการยกเลิกการสั่งซื้อ โดยอาจจะยกเลิกการสั่งซื้อสินคาเพียงบางสวน หรือ ยกเลิกการสั่งซื้อทั้งจํานวน จากนั้นกด <Enter> ผาน โปรแกรมจะแสดงวันที่ยกเลิก ใหคุณปอน วันที่ที่มีการ ยกเลิกการสั่งซื้อกับทางผูจําหนาย และกด <Enter> เพื่อปอนเหตุผลในการยกเลิกยอด สั่งซื้อ ตัวอยางเชน สินคาขาดตลาด ผูจําหนายขึ้นราคาสินคา ฯลฯ ซึ่งเหตุผลในการยกเลิกยอดสั่งซื้อนี้ คุณสามารถกําหนดไดจาก เมนูเริ่มระบบ ขอ 2 ตารางขอมูล
โปรแกรมจะมีรายงานทีแสดงเอกสารที่ยกเลิกการสั่งซือ แยกตามเหตุผล (เมนูรายงาน 1.3.A รายงาน สินคา ถูกยกเลิก แยกตามเหตุผล) เพื่อใหคุณนํามาปรับปรุงประสิทธิภาพของฝายจัดซื้อในการสั่งซื้อสินคาตอไป การดูยอดสินคาคางรับในใบสั่งซื้อ คุณสามารถตรวจสอบไดวาหลังจากมีการเปดใบสั่งซื้อสินคาจากผูจําหนายแลวผูจําหนายไดจัดสงสินคาใหกับ คุณครบถวนตามที่ไดสั่งซื้อหรือไม โดยคุณสามารถดูไดจาก เมนูรายงาน 2.3 ซึ่งจะเปน รายงานสินคาคางรับ แยกตามสินคา ใบสั่งซื้อ หรือผูจําหนาย นอกจากนั้นคุณยังสามารถตรวจสอบได จากในหนาจอใบสั่งซื้อ โดย เมื่อคุณบันทึกรายการใบสั่งซื้อเรียบรอยแลว ใหคุณคลิกที่แท็บ สินคา (หรือกดปุม <F8>) ซึ่งจะเขาไปยัง รายการสินคาในใบสั่งซื้อ จากนั้นกดปุมเลื่อนไปทางดานขวา ซึ่งเปนหนาที่ 2 ของรายการสินคา โปรแกรมจะ แสดงยอดคางรับ หรือหากคุณมีการยกเลิกยอดสั่งซื้อ โปรแกรมจะแสดงจํานวนสินคาที่ถูกยกเลิก รวมทั้งวันที่ ยกเลิกการสั่งซื้อ ดูรูปที่ 4 ประกอบ การตรวจสอบการรับสินคาตามใบสั่งซื้อ หากคุณตองการตรวจสอบวาเอกสารการสั่งซื้อสินคาแตละรายการ ไดมีการจัดสงจากผูจําหนายตาม เลขที่ใบ รับสินคา (บิลซื้อ) เลขที่ใดบาง ใหคุณอยูที่หนาจอใบสั่งซื้อที่เอกสารที่ตองการตรวจสอบ จากนั้นคลิกแท็บ รายการสินคาที่ไดรับแลว (หรือกดปุม <F7>) ไปที่หนาที่ 2 โปรแกรมจะแสดง รายการสินคาที่สั่งซื้อและเลขที่ ใบรับสินคาที่รับสินคาแตละรายการเขามา รูปที่ 7 แสดงเอกสารการรับสินคาเขาตามที่สั่งซื้อ การปอนขอมูลจายเงินมัดจํา หากผูจําหนายมีการเรียกเก็บเงินมัดจําคาสินคาลวงหนาจากคุณเพื่อเปนการยืนยันการซื้อ-ขายระหวางกัน คุณ สามารถนํายอดมัดจํานั้นมาหักจากยอดที่ตองชําระในขณะที่คุณเปดบิลซื้อได
รูปที่ 8 หนาจอการปอนขอมูลจายเงินมัดจํา การปอนขอมูลจายเงินมัดจําใหคุณเขาที่ เมนูซื้อ ขอ 1 วิธีการปอนขอมูลและรายละเอียดของขอมูลที่ จะตอง ปอนในหนาจอบันทึกจายเงินมัดจํา จะมีดังตอไปนี้ แผนก ระบุแผนกที่บันทึกจายเงินมัดจํารายการนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนู กําหนดแผนกแลว คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใช งานได ใบจายเงินมัดจํา เปนเลขที่ของใบจายเงินมัดจํานี้ คุณสามารถใหเครื่องลําดับเลขที่ ใบสําคัญใหโดย อัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชองใบจายเงินมัดจํานี้ แตหาก ตองการลําดับเลขที่ใบสําคัญดวย ตนเอง ใหปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป วันที่ เปนวันที่ของใบจายเงินมัดจําฉบับนี้ รหัสผูจําหนาย หากทราบรหัสผูจําหนายสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไม ทราบใหคุณคลิก ไอคอนรูปแวนขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อผูจําหนายทั้งหมด
ที่คุณปอนไวในเมนูรายละเอียดผูจําหนายขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยู กับที่คุณ กําหนดไวที่ เมนูเริ่มระบบ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป หัวขอ “คนหาผูจําหนาย เลขที่บิล เลขที่ใบกํากับภาษีที่ผูจําหนายเปดมาใหเมื่อไดรับเงินมัดจําจากคุณ หากไมตองการระบุให กด <Enter> ผาน ลวท. วันที่ตามใบกํากับภาษีที่ผูจําหนายเปดมาให หมายเหตุ เปนขอความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการจายเงินมัดจําครั้งนี้เชน จายเงินมัดจํา ลวงหนา 30 % หากไมตองการระบุใหกด <Enter> ผาน ครบกําหนด กรณีมีสัญญาที่ตองจายเงินลวงหนาใหกับผูจําหนาย คุณสามารถกําหนด วันครบกําหนด เพื่อตรวจสอบไดวาการจายเงินมัดจําเปนไปตามกําหนดหรือไม ประเภทราคา ระบุวาจํานวนเงินมัดจําแตละรายการ ที่คุณปอนขอมูลเขาไปเปนมูลคาที่ รวม VAT แลวหรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0, 1 และ 2 ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจํานวนเงินภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอย วางไว เมื่อคุณ ปอนรายการจายเงินมัดจําเสร็จเรียบรอย โปรแกรมจะคํานวณยอดภาษีให โดยอัตโนมัติ คําอธิบาย ปอนขอมูลที่เหมาะสมเขาไป เชน ชื่อสินคาที่มีการจายเงินมัดจําลวงหนา จํานวนเงิน ใหคุณปอนจํานวนเงินมัดจําที่จายใหกับผูจําหนาย หากคุณมียอดเงินมัดจําจายหลายรายการ เชน เปนเงินมัดจําของสินคาแตละชนิด ใหปอนขอมูลเขาไป จน ครบถวน เมื่อเรียบรอยแลวและตองการออกจากการปอนขอมูล ใหกดปุม <Esc> ในเบื้องตนโปรแกรมจะถือวาการบันทึกจายเงินมัดจํานี้ เปนการจายชําระดวยเงินสด หากคุณตองการ แกไข รูปแบบการจายชําระ จะมีรูปแบบใหคุณเลือกอยู 2 ประเภทคือ • จายมัดจําเปนเงินสด ซึ่งจะเปนคาโดยปกติของโปรแกรมอยูแลว รูปที่ 9 การจายมัดจําเปนเงินสดจะเปนคาปกติของโปรแกรม
• จายมัดจําเปนเช็คหรืออื่น ๆ ใหคุณดับเบิ้ลคลิกในชองรายการในตารางการชําระโดยอื่นๆ จากนั้น โปรแกรมจะแสดงหนาจอใหเลือกวิธีการจายชําระ ดังรูป หากเปนเช็คใหปอนรายละเอียดเลขที่ เช็ค, วันที่เช็ค, รหัสธนาคาร และจํานวนเงิน จากนั้นใหคลิกไอคอนบันทึกขอมูล หรือคลิกตรง สววน รายการที่วางๆ เพื่อบันทึกรายการ รูปที่ 10 หนาจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกเขามาในตารางชําระโดยอื่นๆ อยางไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกจายชําระเปนเงินสดบางสวน และเปนเช็คจายในสวนที่เหลือได โดยสวนที่ ตองพิจารณาคือ ชองจํานวนเงินรวมทั้งสิ้นและชองยอดจายจริงจะตองเทากันเสมอ การปอนขอมูลการซื้อ คุณสามารถเลือกวิธีการซื้อสินคาในโปรแกรมได 2 ลักษณะ คือ การซื้อสินคาเปนเงินสด และการซื้อ สินคา เปนเงินเชื่อ โดยมีความแตกตางกันในสวนของวิธีการบันทึกบัญชี และการตั้งยอดเจาหนี้ เนื่องจากการซื้อเงิน สด จะมีการบันทึกบัญชีตัดจายเงินสดใหกับผูจําหนายทันที (ไมมีการตั้งยอด เจาหนี้) ซึ่งตางกับการซื้อสินคา เปนเงินเชื่อ โปรแกรมจะตั้งยอดเจาหนี้รายตัว ซึ่งคุณจะตองไปทําใบ จายชําระหนี้เมื่อครบกําหนดการชําระ เงิน รายละเอียดของหนาจอการปอนขอมูลซื้อเงินสดและซื้อเงินเชื่อจะคลายคลึงกัน จึงขออธิบายเฉพาะ วิธีการ ปอนขอมูลซื้อเงินเชื่อ ดังนี้
รูปที่ 11 หนาจอการปอนขอมูลซื้อเงินเชื่อ การปอนขอมูลซื้อเงินเชื่อใหคุณเขาที่ เมนูซื้อ ขอ 4 สําหรับวิธีการปอนขอมูลขอใหคุณศึกษาจากบทที่ 3 รูปแบบและวิธีการใชงานโปรแกรม” ซึ่งรายละเอียดของขอมูลที่จะตองปอนในหนาจอซื้อเงินเชื่อ จะ มี ดังตอไปนี้ แผนก ระบุแผนกที่เปดบิลซื้อใบนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกําหนดแผนกแลว ใหคลิกไอคอน รูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานได หากไมมีใหกด<Enter> ผาน เลขที่ใบรับสินคา เปนเลขที่ของบิลซื้อหรือใบรับสินคา คุณสามารถใหเครื่องลําดับเลขที่ ใหโดย อัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชองเลขที่ใบรับสินคานี้ แตหากตองการลําดับ เลขที่ดวยตนเอง ให ปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป วันที่ เปนวันที่ของใบรับสินคาฉบับนี้ รหัสผูจําหนาย หากทราบรหัสผูจําหนายสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไม ทราบใหคุณคลิก ไอคอนรูปแวนขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อผูจําหนายทั้งหมด
ที่คุณปอนไวในเมนูรายละเอียดผูจําหนายขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยู กับที่คุณ กําหนดไวที่ เมนูเริ่มระบบขอ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป หัวขอ “คนหาผูจําหนาย อางถึงใบสั่งซื้อ กรณีที่มีการปอนใบสั่งซื้อสินคากับผูจําหนายรายนี้ไวแลว คุณสามารถ คลิกไอคอนรูป แวนขยาย เพื่อเรียกใบสั่งซื้อดังกลาวขึ้นมาอางอิงได ซึ่งจะอํานวยความสะดวกทําใหผูใชงานไมตอง ปอนขอมูลการซื้อนี้เขาไปเอง ขอผิดพลาดที่ปอนขอมูลไมตรงกับขอมูลที่ไดปอนไวในใบสั่งซื้อและลด โอกาสที่จะเกิดหากไมมีใหกด<Enter> ผาน รูปที่ 12 คลิกไอคอนรูปแวนขยาย ในชองใบสั่งซื้อ โปรแกรมจะแสดงใบสั่งซื้อขึ้นมาใหเลือก เลขที่บิล เลขที่ใบกํากับภาษีที่ผูจําหนายเปดบิลมาใหกับคุณ ลวท. วันที่ของใบกํากับภาษีที่ผูจําหนายเปดมาใหกับคุณ ครบกําหนด เครดิตที่ผูจําหนายใหแกคุณ ซึ่งโปรแกรมจะนําขอมูลมาจากที่คุณกําหนด ไวในเมนู รายละเอียดผูจําหนาย พรอมกับคํานวณวันที่ครบกําหนดใหโดยอัตโนมัติ หมายเหตุ ขอความหรือหมายเหตุที่ตองการอางอิงถึงในบิลซื้อฉบับนี้ หากไมตองการ ระบุใหกด <Enter> ผาน ประเภทราคา ระบุวาราคาของสินคาแตละรายการ ที่ผูจําหนายเปดบิลมาใหเปนราคาที่ รวม VAT แลวหรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0 1 และ 2
หักสวนลด เปนสวนลดการคาที่ผูจําหนายมอบใหกับคุณ ซึ่งโปรแกรมจะนําขอมูลมา จากที่คุณ กําหนดไวในเมนูรายละเอียดลูกคา แตจะสามารถเปลี่ยนแปลงในขณะที่เปดใบรับสินคานี้ได หักมัดจําหากเคยจายเงินมัดจําใหกับผูจําหนายรายนี้ไวในเมนูจายเงินมัดจําของโปรแกรมแลว จะมี ขอความขึ้นมาถามวาตองการจะนําใบจายเงินมัดจํามาหักกับบิลซื้อ ฉบับนี้หรือไม หากตองการให ตอบตกลง หรือตอบ ยกเลิก หากยังไมตองการนํามาหัก ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตราภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจํานวนเงินภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอย วางไว เมื่อคุณ ปอนรายการสินคาที่รับเขามาเสร็จเรียบรอย โปรแกรมจะคํานวณยอด ภาษีใหโดยอัตโนมัติ รายการสินคา เลือกรหัสสินคาที่ตองการรับเขา โดยโปรแกรมจะเรียงลําดับตามรหัส หรือชื่อสินคา ตามที่คุณกําหนดไวที่ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป การคนหา สินคาที่ตองการซื้อใหรวดเร็ว ขึ้น รวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัสหรืออักษรนําหนาเพียง 1-2ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินคา ทั้งหมดที่ขึ้นตนดวยตัวอักษรดังกลาว คลัง ปอนคลังหรือโกดังสินคาที่ตองการจะรับสินคารายการนี้เขา จํานวน ปอนจํานวนสินคาที่รับเขา หนวยละ ราคา/หนวยของสินคารายการนี้ โดยคุณจะตองปอนราคาตอหนวยตามหนา บิลที่ผูจําหนาย เปดมาใหอยางถูกตอง สวนลด สวนลดของสินคาแตละรายการ คุณสามารถปอนทั้งในรูปของจํานวนเงินหรือ อัตรา เปอรเซ็นตสวนลด จํานวนเงิน โปรแกรมจะคํานวณจํานวนเงินโดยนําจํานวนที่ซื้อ (หรือรับเขา) คูณกับราคาตอหนวย และลบสวนลดแตละรายการ หลังจากบันทึกรายการซื้อสินคารายการแรกเสร็จสิ้นโปรแกรมจะขึ้นรายการใหมใหโดยอัตโนมัติเพื่อรอรับการ ปอนขอมูลการซื้อสินคารายการตอ ๆ ไป โดยใชวิธีการเดียวกับวิธีขางตน ซึ่งเมื่อบันทึก รายการซื้อสินคา ครบถวนแลว ใหคลิกไอคอนบันทึกขอมูล เพื่อออกจากการบันทึกรายการ หมายเหตุ บางกรณีที่ราคาตอหนวยเปนทศนิยมไมรูจบ เชน สินคา 3 ชิ้น เปนเงิน 10.- บาท (สินคา ชิ้นละประมาณ 3.3333) ในกรณีนี้ใหปอนจํานวน เปน 3 สําหรับราคาหนวยละและสวนลด ไมตองปอน(ใหเวนไว) และขามไป ปอนจํานวนเงินเปน 10 บาท จากนั้นโปรแกรมจะคํานวณหาราคาตอหนวย และสวนลดใหเอง
การปอนขอมูลใบเพิ่มหนี้เจาหนี้ หากคุณมีการรับสินคาจากผูจําหนายแลว แตมีการเพิ่มยอดหนี้มาในภายหลัง ซึ่งอาจจะเนื่องจากราคาที่ ผู จําหนายเปดมาในใบกํากับสินคาเปนราคาที่ตําเกินไป ผูจําหนายจะออกเอกสารเพิ่มหนี้ใหกับคุณ ซึ่งจะตองนํามาบันทึกในโปรแกรมดวยเชนเดียวกัน รูปที่ 13 หนาจอการปอนขอมูลใบเพิ่มหนี้ที่ไดรับจากผูจําหนาย การปอนขอมูลใบเพิ่มหนี้ ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 2.2 โดยมีรายละเอียดขอมูลที่ตองปอนดังนี้ แผนก ระบุแผนกที่เปดใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ เลขที่ใบเพิ่มหนี้ คุณสามารถใหเครื่องลําดับเลขที่ใบสําคัญใหโดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ ชองเลขที่ใบเพิ่มหนี้นี้ แตหากตองการลําดับเลขที่ใบสําคัญดวยตนเองใหปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป วันที่ เปนวันทีของใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ รหัสผูจําหนาย ใหปอนรหัสผูจําหนายที่ตองการจะเพิ่มหนี้
เลขที่ใบรับสินคา ใหคุณคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกใบรับสินคา (หรือบิลซื้อ) ที่ ยังคางชําระ กับผูจําหนายรายนี้ขึ้นมาใหเลือกใบรับสินคาที่คุณตองการจะเพิ่มหนี้โปรแกรมจะแสดงมูลคาของ สินคาหรือบริการตามใบรับสินคาที่คุณอางถึง ดังรูป รูปที่ 14 แสดงมูลคาสินคาหรือบริการของใบรับสินคาที่อางถึง อางอิงใบเพิ่มหนี้ เลขที่ของใบกํากับภาษี (ใบเพิ่มหนี้) ที่ผูจําหนายเปดมาใหกับคุณ วันที่ของภาษีซื้อ วันที่ในใบเพิ่มหนี้ที่ผูจําหนายเปดมาใหกับคุณ เมื่อคุณ <Enter> ผานชองสวนลดดานลางของหนาจอแลว โปรแกรมจะแสดงรายการสินคาในใบรับ สินคาที่ อางอิงถึง ใหคุณ <Enter> ที่รายการสินคาที่ตองการเพิ่มหนี้ จะปรากฏหนาจอดังรูป รูปที่ 15 รายการสินคาในใบรับสินคาที่ถูกอางอิง ถาสามารถระบุรหัสสินคาที่เพิ่มหนี้ไดก็จะทําใหขอมูลวิเคราะหการขายสมบูรณขึ้น เพราะรูวาเพิ่มหนี้ รหัสสินคาใด และโปรแกรมจะไปเพิ่มตนทุนสินคาดังกลาวให (แตจะไมมีการรับสินคาเขาสต็อก)
ในชองจํานวนและราคา/หนวยจะปอนหรือไมก็ได สําหรับชองจํานวนเงินจะเปนยอดเงินที่จะเพิ่มหนี้ ของ สินคารายการนี้ เมื่อกด <Enter> จนสุด โปรแกรมจะทําเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยูดานหนา รายการที่ เลือก เมื่อทํารายการครบถวนแลว ใหคลิกที่ปุม ทํางาน (หรือกดฟงกชั่น <F5>) เพื่อบันทึก โปรแกรมจะแสดง หนาจอขึ้นมาถามวาการเพิ่มหนี้ในครั้งนี้ จะจายเปนเงินสดใหผูจําหนายไป หรือเก็บไวรอจายตอนที่ทําการจาย ชําระหนี้ในครั้งถัดไป (ตามรูป) รูปที่ 16 เลือกวาจะจายคืนเปนเงินสดหรือเก็บไวจายตอนจายชําระหนี้ การลดหนี้/สงคืนสินคา หากคุณไดรับใบลดหนี้จากผูจําหนาย ดวยสาเหตุตาง ๆ อาทิ ผูจําหนายเปดบิลขายใหคุณดวยราคาที่สูง หรือ สินคาผิดจากสเปคที่ตกลงกันไว เปนตน ซึ่งในหนาจอการลดหนี้ สงคืนสินคา จะมีรายละเอียดที่คุณตองปอน ขอมูลดังนี้ รูปที่ 17 หนาจอใบลดหนี้ สงคืนสินคา
การปอนขอมูลการลดหนี้หรือการสงคืนสินคาใหกับผูจําหนาย ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 2.3 โดยมีรายละเอียด ขอมูลที่ตองปอนดังนี้ แผนก ระบุแผนกที่เปดใบลดหนี้ฉบับนี้ เลขที่ใบลดหนี้ คุณสามารถใหเครื่องลําดับเลขที่ใบสําคัญใหโดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชอง เลขที่ใบลดหนี้นี้ แตหากตองการลําดับเลขที่ใบสําคัญดวยตนเองใหปอนเลขที่ที่ตองการเขาไป วันที่ เปนวันที่ของใบลดหนี้ฉบับนี้ รหัสผูจําหนาย ใหปอนรหัสผูจําหนายที่เปดใบลดหนี้ฉบับนี้มาให อางถึงใบลดหนี้ เลขที่ของใบลดหนี้ที่ผูจําหนายเปดมาใหกับคุณ หากไมตองการระบุใหกด <Enter> ผาน วันที่ของภาษีซื้อ วันที่ของใบลดหนี้ที่ผูจําหนายเปดมาใหกับคุณ เลขที่ใบรับส/ค ใหคุณคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเรียกใบรับสินคาที่ยังคางชําระของ ผูจําหนายนี้ ขึ้นมา ใหเลือกใบรับสินคาที่คุณตองการจะนํามาหักยอดกับใบลดหนี้ฉบับนี้(แตหากใบรับสินคาหรือ บิลซื้อที่จะอางถึงนี้ไดถูกจายชําระหนี้ไปแลว คุณจะตองปอน เลขที่บิลซื้อนี้เขาไปเอง) จากนั้น โปรแกรมจะแสดงมูลคาของสินคา หรือบริการตาม ใบกํากับภาษีที่คุณอางถึงขึ้นมาดังรูป ใหคุณคลิก ปุม ตกลง เพื่อขามไป รูปที่ 18 แสดงมูลคาสินคาหรือบริการของใบรับสินคาที่อางถึง เมื่อคุณ <Enter> ผานชองสวนลดแลว โปรแกรมจะแสดงรายการสินคาในใบกํากับที่อางอิงถึง ดังรูป รูปที่ 19 รายการสินคาในใบกํากับที่ถูกอางอิง
ใหคุณ <Enter> ที่รายการสินคาที่ตองการลดหนี้หรือสงคืน จะปรากฏหนาจอดังรูป รูปที่ 20 หนาจอหลังจากเลือกรายการสินคาในใบรับสินคาที่อางถึง หากเปนการลดเฉพาะยอดหนี้เพียงอยางเดียว ใหคุณตอบ “N” ในชอง สงคืนสินคา? โปรแกรมจะไมตัด สินคา ที่ถูกอางถึงจากสตอก แตจะปรับตนทุนสินคาลดลงตามยอดที่ไดลดหนี้ และลดยอดหนี้คางชําระ กับผูจําหนาย รายนี้ลงไปดวย เมื่อเรียบรอยแลว ใหคลิกที่ปุม ตกลง แตหากเปนการสงคืนสินคา ใหคุณตอบ “Y” ในชอง สงคืนสินคา? โปรแกรมจะสงคืนสินคาที่อางถึง โดยตัด ยอดสินคาออกจากในสต็อก พรอมทั้งลดยอดหนี้ที่คางชําระกับผูจําหนายรายนี้ โดยคุณจะตอง ปอนจํานวน สินคาที่จะสงคืน และตรวจสอบชองจํานวนเงินวาถูกตองหรือไม จากนั้นใหคลิกที่ปุม ตกลง รูปที่ 21 หนาจอหลังจากเลือกรายการสินคาที่จะลดหนี้หรือรับคืน รายการสินคาที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยูดานหนาโดยในชองรายการจะบอกจํานวน รายการสินคาที่คุณเลือก เมื่อคุณเลือกรายการสินคาครบถวนแลวใหคลิกที่ปุม ทํางาน (หรือกดฟงกชั่น <F5>) เพื่อบันทึกรายการ
การปอนขอมูลใบรับวางบิล หลังจากคุณทําการรายการซื้อเงินเชื่อแลวหากผูจําหนายมีการวางบิลกับคุณกอนที่จะมีการเรียกชําระหนี้ คุณ สามารถบันทึกการวางบิลของผูจําหนายนี้ในหนาจอใบรับวางบิล การปฏิบัติงานในขั้นตอนนี้ จะทําใหคุณ สามารถพิมพรายงานใบรับวางบิลเรียงตามวันที่นัดจายเงิน เพื่อประมาณการสํารองเงินสดที่จะตองจายชําระ ในอนาคตได รูปที่ 22 หนาจอการปอนขอมูลใบรับวางบิล การปอนขอมูลใบรับวางบิล ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 2.1 เมื่อคุณเขาในหนาจอใบรับวางบิล และเพิ่มขอมูล คุณจะตองปอนรายละเอียดดังตอไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปดใบรับวางบิลฉบับนี้ • เลขที่ใบรับวางบิล เปนเลขที่ของใบรับวางบิลของคุณ • วันที่ เปนวันที่ของใบรับวางบิลฉบับนี้
• รหัสผูจําหนาย หากทราบรหัสผูจําหนายสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง แตหากไมทราบใหคุณคลิก ไอคอนรูปแวนขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อผูจําหนายทั้งหมด ที่คุณปอนไวในเมนูรายละเอียด ผูจําหนายขึ้นมา • เงื่อนไขการชําระเงิน โปรแกรมจะนําเงื่อนไขการชําระเงินที่ไดกําหนดไวในเมนู รายละเอียดผูจําหนาย สําหรับผูจําหนายรหัสนี้ขึ้นมาแสดงใหโดยอัตโนมัติ • หมายเหตุ ขอความหรือหมายเหตุที่คุณตองการปอนเขาไปเปนพิเศษ • วันที่นัดจายเงิน วันที่ที่คุณนัดใหผูจําหนายมารับเช็ค หากคุณทราบวันที่ที่แนนอน คุณสามารถปอน วันที่ดังกลาวเขาไปไดทันที แตหากยังไมทราบใหเวนวางไว เมื่อคุณปอนขอมูลขางตนเสร็จเรียบรอย โปรแกรมจะแสดงใบรับสินคาที่ยังคางชําระกับผูจําหนาย รหัสนี้ขึ้นมา ดังตัวอยางในรูป ขอมูลที่แสดงจะเรียงตามวันที่ครบกําหนด (สังเกตที่หัวตาราง) แตคุณ สามารถกด <Tab> เพื่อเปลี่ยนไปเรียงตาม บิลเลขที่ ได เพื่อเพิ่มความสะดวกในการเลือก รูปที่ 23 หนาจอแสดงเลขที่ใบรับสินคาใหคุณเลือกรับวางบิล จากนั้นใหเลือกเลขที่รับสินคาที่ตองการจะรับวางบิล โดยการดับเบิ้ลคลิกที่เลขที่บิลใบนั้น โปรแกรม จะแสดง เครื่องหมายสามเหลี่ยมหนาเลขที่ใบรับสินคา คุณสามารถเลือกใบรับสินคาที่จะรับวางบิลได มากกวา 1 ฉบับ จํานวนใบรับสินคาที่คุณเลือกทั้งหมดจะถูกแสดงที่ชอง “ถูกเลือก ดานลางของหนาจอ ดังแสดงในรูป เมื่อ ตองการบันทึกขอมูลใหคลิกที่ปุม ทํางาน รูปที่ 24 สามารถเลือกบิลซื้อที่ตองการจะรับวางบิลไดมากกวา 1 ฉบับ
การจายชําระหนี้ หากคุณซื้อสินคาเปนเงินเชื่อ คุณจะตองทํารายการจายชําระหนี้เพื่อหักยอดหนี้ที่คางชําระกับผูจําหนายราย นั้น ๆ การจายชําระหนี้ใหคุณเขาที่ เมนูการเงิน 2.4 จายชําระหนี้ มีดังตอไปนี้ รูปที่ 25 หนาจอจายชําระหนี้ แผนก ระบุแผนกที่เปดใบจายเงินฉบับนี้ เลขที่ใบจายเงิน จะใหเครื่องลําดับเลขที่ใบสําคัญใหโดยอัตโนมัติ หรือลําดับเองก็ได วันที่ทําเอกสาร ทําเอกสาร วันที่ปอนขอมูลเอกสารการจายเงินฉบับนี้ซึ่งไมจําเปนตองเปนวันที่ เดียวกับวันที่จายชําระหนี้จริง รหัสผูจําหนาย ใหปอนรหัสผูจําหนายที่ตองการจะจายชําระหนี้ หมายเหตุ ขอความหรือหมายเหตุที่ตองการระบุในใบจายเงินฉบับนี้ วันที่จายเงิน โปรแกรมจะยังไมใหคุณปอนในขณะที่ปอนขอมูลครั้งแรก โดยจะแสดง เปนวันที่เดียวกับ วันที่เอกสาร แตหากวันที่ทําเอกสารและวันที่จายเงินไมใชวันเดียวกัน
หลังจากบันทึกรายการเสร็จสิ้นแลวใหคุณคลิกไอคอนแกไขขอมูล หรือกด Alt+E>เพื่อแกไขใหเปน วันที่ที่ถูกตอง จากนั้นโปรแกรมจะแสดงใบรับสินคาที่ยังคางชําระของรหัสผูจําหนายที่อางถึง ดังรูป รูปที่ 26 หนาจอแสดงรายการใบรับสินคาที่ยังคางชําระ ใหคุณเลือกใบรับสินคาที่ตองการจะจายชําระหนี้ โปรแกรมจะแสดงหนาจอขึ้นถามยอดเงินที่ตองการ จาย ชําระ ใหคุณปอนยอดเงินที่ตองการจะจายชําระ โดยอาจจะเปนเพียงบางสวนหรือเต็มจํานวนก็ได รูปที่ 27 ปอนยอดเงินที่ตองการจายชําระหนี้ หมายเหตุ หากเปนการจายชําระหนี้คาบริการหรือคางวดในการผอนชําระและไดเลือกภาระภาษีในขณะเปดบิลซื้อไวเปน เกณฑเงินสด หนาจอที่ใหคุณปอนยอดชําระ จะมี หมายเหตุ บรรทัดใหคุณปอนยอดภาษีมูลคาเพิ่ม ซึ่ง โปรแกรมจะคํานวณใหโดยอัตโนมัติกอน (แตสามารถแกไขไดตามตองการ) รวมทั้งรายละเอียดอื่น ๆ เชน เลขที่ใบกํากับภาษีที่ไดรับจากผูจําหนาย วันที่ เปนตน
ในใบจายเงิน 1 ใบ คุณสามารถเลือกจายชําระหนี้ใบกํากับภาษีไดมากกวา 1 ใบ โดยปฏิบัติตาม ขั้นตอน ขางตน ซึ่งใบรับสินคาที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงไวดานหนา และแสดงจํานวนใบกํากับภาษี ทั้งหมดที่เลือกไวที่ชอง รายการ เมื่อเรียบรอยแลวใหคลิกที่ปุม ทํางาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกรายการ โปรแกรมจะเตือนเรื่องที่คุณยังไมไดปอนรูปแบบของการจายชําระหนี้ ที่มุมขวาดานบนดังรูป รูปที่ 28 แสดงขอความเตือนในกรณีที่คุณยังไมปอนรูปแบบการจายชําระ ใหคุณเลือกรูปแบบการจายชําระหนี้ โดยมีรูปแบบที่สําคัญอยู 2 ประเภทคือ จายชําระหนี้เปนเงินสด ใหคลิกไอคอนแกไขขอมูล หรือกด Alt+E> จากนั้นกด <Enter> มาที่ ชอง เงินสด ปอนยอดเงินสดที่ชําระเขาไป เมื่อเรียบรอยแลวใหคลิกที่ไอคอนบันทึกขอมูล รูปที่ 29 ปอนยอดเงินที่จายชําระที่ชอง “เงินสด จายชําระหนี้เปนเช็ค ใหคุณดับเบิ้ลคลิกที่รายการในตารางการชําระโดยอื่น ๆ จะมีหนาจอให เลือกวิธี ชําระ ดังรูป ใหเลือก เช็คจายลวงหนา จากนั้นปอนเลขที่เช็ค วันที่เช็ค รหัสธนาคาร และ จํานวนเงิน ในเช็ค เมื่อกด <Enter> ผาน โปรแกรมจะแสดงหนาจอใหเลือกวิธีการจายชําระหนี้อีก ครั้ง เพื่อให คุณสามารถจายชําระหนี้ดวยเช็คไดมากกวา 1 ฉบับ แตหากคุณจายชําระหนี้ดวยเช็ค เพียงฉบับเดียว ใหคลิกไอคอนยกเลิกการเพิ่มหรือแกไขขอมูล (หรือกด <Esc) โปรแกรมจะ บันทึกขอมูลใหทันที รูปที่ 30 หนาจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกที่ตารางการจายชําระหนี้โดยอื่นๆ โปรแกรมจะใหเลือกวิธีจายชําระ หนี้
• จายชําระหนี้ดวยรูปแบบอื่น เชน การจายเปนตั๋วเงินจะปอนขอมูลเหมือนกับการจายดวยเช็คทุก ประการ แตหากเลือกจายเปนเงินโอนผานธนาคาร (โดยคุณจะตองกําหนดไวจาก เมนูเริ่มระบบ ขอ 1.5.2 วิธีการจายชําระหนี้) จะระบุเพียงวันที่โอนและยอดเงินที่โอนในชอง ยอดชําระ เทานั้น อยางไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกจายชําระเปนเงินสดเพียงบางสวนและจายชําระดวยรูปแบบอื่น ๆ ใน สวนที่เหลือได ที่สําคัญคือชอง ยอดชําระตามใบรับสินคา และ ชองยอดจายจริง จะตองเทากันเสมอ และ ในกรณีที่คุณจายชําระหนี้ดวยเช็คหรือตั๋วเงินจาย ดวยยอดเงินที่มากกวายอดตามใบกํากับภาษีที่ เลือกไว หลังจากทําจายแลวจะมียอดคงเหลือในเช็คจาย ที่สามารถนําไปชําระกับผูจําหนายรายเดิมใน ครั้งถัดไปได ตัวอยางเชน หากคุณชําระหนี้ตามใบกํากับภาษีมูลคา 32,100 บาท แตจายดวยเช็คจาย มูลคา 33,000 บาท ยอดคงเหลือในเช็คจาย 900 บาท (ซึ่งถามียอดคงเหลือจะแสดงในชอง ยอด คงเหลือ ตามรูปที่ 31) จะนําไปชําระหนี้กับผูจําหนายรายเดิมในการจายชําระหนี้ในคราวถัดไป โดย เมื่อมีการจายชําระหนี้ใน คราวถัดไป ในจังหวะที่จะตองปอนเลขที่เช็ค ก็ใหคุณคลิกที่ไอคอนรูปแวน ขยาย (หรือกด <Enter> โดย ไมตองปอนเลขที่เช็คเขาไป) โปรแกรมจะแสดงเช็คที่ยังคงเหลือจากการ ชําระหนี้ในครั้งกอนขึ้นมาดังรูป ใหคุณเลือกเลขที่เช็คที่ตองการ รูปที่ 31 เลือกเช็คจายหรือตั๋วจายที่เหลือจากการจายชําระหนี้ครั้งกอน
แตหากไมตองการนํายอดคงเหลือจากในเช็คไปจายชําระหนี้อีกตอไปแลว คุณสามารถตัดยอดคงเหลือ ในเช็คนี้ เปนคาใชจายของกิจการ จะไดกลาวถึงวิธีการตัดยอดคงเหลือในเช็คเปนคาใชจาย ใน บทที่ 13บันทึกการ เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก กรณีมีผลตางจากการจายชําระหนี้ หากคุณมีการจายชําระหนี้มากกวาหรือนอยกวาจํานวนเงินตามใบกํากับภาษี ที่คางชําระกับผูจําหนาย เชน การจายชําระหนี้ลาชาซึ่งอาจจะตองเสียดอกเบี้ยจายใหกับทางผูจําหนาย หรือคุณอาจจะไดรับ สวนลดในกรณี จายชําระหนี้เร็วกวากําหนดการชําระเงิน หรือมีภาษีที่คุณหัก ณ ที่จายไว ในกรณีเชนนี้ หลังจากที่บันทึก รายการเรียบรอยแลว ใหคุณคลิกไอคอนแกไขขอมูล หรือกด <Alt+E> เพื่อปอนยอดผลตางดังกลาวใน สวนลางของหนาจอ รูปที่ 32 ปอนผลตางจากการจายชําระหนี้ไวที่สวนลางของหนาจอ มีขอพึงระวังคือ การปอนขอมูลผลตางจากการจายชําระหนี้ จะตองปฏิบัติกอนที่จะเลือกรูปแบบการ จายชําระ หนี้ (วาเปนเงินสด เช็คจายหรืออื่น ๆ) โดยเมื่อคุณปอนผลตางจากการจายชําระหนี้ ไมวาจะ เปนดอกเบี้ยจาย ภาษีหัก ณ ที่จาย หรือสวนลดเสร็จสิ้น โปรแกรมจะแสดงขอความเตือนขึ้นมาดังใน รูป ใหคุณคลิกที่ปุม ตกลง เพื่อผานไป แลวจึงเลือกรูปแบบในการจายชําระหนี้อีกครั้ง รูปที่ 33 ขอความเตือนเมื่อบันทึกยอดผลตางจากการจายชําระหนี้
การปอนขอมูลคาใชจายอื่น ๆ นอกจากคาใชจายที่คุณจะตองจายชําระจากการซื้อสินคาแลว ในการดําเนินธุรกิจยังมีคาใชจายอื่น ๆ ที่ ตอง บันทึกรายการ เชน คาใชจายในการขาย หรือคาใชจายในการบริหาร ทั้งนี้เพื่อรวบรวมขอมูลเกี่ยวกับการ ดําเนินงานของกิจการใหครบถวนซึ่งจะทําใหโปรแกรมสามารถคํานวณหาผลการดําเนินงาน และฐานะทางการ เงินที่แทจริงได โดยทั่วไปนักบัญชีนิยมที่จะไปบันทึกคาใชจายตาง ๆ ที่สมุดรายวันโดยตรง แตหนาจอนี้เหมาะ สําหรับผูใชงานที่ไมชํานาญทางบัญชี เพื่อใหโปรแกรมลงบัญชีใหอีกตอหนึ่ง รูปที่ 34 หนาจอการปอนขอมูลคาใชจายอื่น ๆ ใชจายอื่น ๆ ใหคุณเขาที่ เมนูซื้อ ขอ 5 โดยมีรายละเอียดของขอมูลที่จะตองปอนใน หนาจอบันทึกคาใชจาย อื่น ๆ ดังตอไปนี้ แผนก ระบุแผนกที่บันทึกคาใชจายรายการนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไวที่เมนูกําหนด แผนกแลว คุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยูขึ้นมาใชงานได
เลขที่ เปนเลขที่ของใบจายคาใชจายอื่น ๆ นี้ คุณสามารถใหเครื่องลําดับเลขที่ใบสําคัญ ใหโดย อัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผานที่ชองเลขที่นี้ แตหากตองการลําดับเลขที่ใบสําคัญดวยตนเอง ใหปอน เลขที่ที่ตองการเขาไป วันที่ เปนวันที่ของใบจายคาใชจายฉบับนี้ รหัสผูจําหนาย หากตองการระบุรหัสผูจําหนายคุณสามารถปอนเขาไปไดโดยตรง หรือ คลิกไอคอนรูป แวนขยาย จะปรากฏรหัสและชื่อผูจําหนายทั้งหมดขึ้นมา แตหากเปน คาใชจายจํานวนเล็กนอย หรือไมจําเปนตองระบุชื่อผูจําหนายใหคุณกด <Enter> ผานไป เลขที่บิล...ลวท. ใหคุณปอนเลขที่ใบกํากับภาษี และวันที่ของใบกํากับภาษีที่ไดรับจาก การจาย คาใชจายนี้หากไมตองการระบุใหกด <Enter> ผาน คําอธิบาย เปนขอความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการจายคาใชจายครั้งนี้ ประเภทราคา ระบุวาจํานวนเงินของคาใชจายแตละรายการ ที่คุณปอนขอมูลเขาไปเปน มูลคาที่รวม VAT แลวหรือไม โดยคาที่คุณสามารถจะปอนไดคือ 0, 1 และ 2 ภาษีมูลคาเพิ่ม ปอนอัตรา ภาษีมูลคาเพิ่ม โดยในชองจํานวนเงินภาษีมูลคาเพิ่มใหปลอย วางไว เมื่อคุณปอนรายการคาใชจายอื่น ๆ เรียบรอย โปรแกรมจะคํานวณยอดภาษีใหโดยอัตโนมัติ รหัสคาใชจาย/รายละเอียด เลือกรหัสคาใชจายที่ตองการ โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผาน ชองรหัส คาใชจาย โปรแกรมจะแสดงรายการคาใชจายทั้งหมดขึ้นมาใหเลือก แผนก หากคุณตองการใหโปรแกรมบันทึกบัญชีคาใชจายอื่น ๆ นี้แยกเปนแผนก ใหคุณ ปอนรหัส แผนกที่ตองการเขาไป แตหากตองการบันทึกเปนยอดคาใชจายรวม (ไมแยก แผนก) ใหกด <Enter> ผานชอง “แผนก นี้ จํานวนเงิน ใหคุณปอนจํานวนเงินของคาใชจายแตละรายการเขาไป หากคุณมีรายการคาใชจายอื่น ๆ อีก ใหปอนขอมูลเขาไปจนครบถวน เมื่อตองการบันทึก รายการใหคลิก ไอคอนบันทึกขอมูล ในเบื้องตนโปรแกรมจะถือวาการบันทึกคาใชจายอื่น ๆ เปนการจายชําระดวยเงินสด โดย จะมีรูปแบบการจายชําระใหคุณเลือกอยู 2 ประเภทคือ
จายคาใชจายเปนเงินสด ซึ่งเปนคาโดยปกติของโปรแกรมอยูแลว รูปที่ 35 โปรแกรมจะบันทึกรูปแบบการจายคาใชจายเปน “เงินสด” ไวกอน จายคาใชจายเปนเช็คหรืออื่น ๆ ใหคุณดับเบิ้ลคลิกที่ตารางการจายชําระโดยอื่นๆ โปรแกรมจะหาก เปนเช็คใหปอนรายละเอียดเลขที่เช็ค, วันที่เช็ค,แสดงหนาจอใหเลือกวิธีการจายชําระดังรูป รหัส ธนาคาร และจํานวนเงิน จากนั้นใหคลิกไอคอนบันทึกขอมูล รูปที่ 36 หนาจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกที่ตารางการชําระโดยอื่นๆ อยางไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกจายชําระเปนเงินสดบางสวน และเปนเช็คจายในสวนที่เหลือได โดย สวนที่ ตองพิจารณาคือชอง จํานวนเงินรวมทั้งสิ้น และชอง ยอดจายจริง จะตองเทากันเสมอ รายการของแถม ในหนาจอที่ตองมีการปอนรายการสินคา หากคุณไมปอนราคาตอหนวยของสินคาหรือปอนราคาตอ หนวยเปน 0.00 โปรแกรมจะถามวาคุณตองการใหรายการสินคาดังกลาวเปนของแถมหรือไม รูปที่ 37 หนาจอที่จะแสดงในกรณีที่ไมปอนราคาซื้อ
ถาเปนรายการที่ผูจําหนายแถมใหกับคุณ ใหเลือกเปน <ของแถม>แตถาเปนการปอนขอมูลผิดพลาดและ ตองการปอนราคาตอหนวยใหมใหเลือก ปอนใหม หรือกรณีเปนรายการสินคาที่คุณตองการซื้อ โดยไมถือเปน รายการของแถม (เจตนาที่จะไมปอนราคาตอหนวย เพราะรอใหผูจําหนายแจงราคาในภายหลัง) ใหเลือกเปน < ไมใช สินคาที่ไดรับการยกเวนภาษี หากคุณปอนรหัสสินคาที่ไดรับการยกเวนภาษี (โดยกําหนดการยกเวนภาษีไวที่ เมนูสินคา ขอ 2 รายละเอียด สินคา คาในชอง ประเภท VAT แลว) ในหนาจอการปอนขอมูล เชน ใบสั่งซื้อ ซื้อเงินสด ซื้อเงินเชื่อ ใบลดหนี้ สงคืนสินคา และใบเพิ่มหนี้ โปรแกรมจะคํานวณภาษีมูลคาเพิ่มในเอกสาร ดังกลาวใหเฉพาะสินคาที่มีภาษี เทานั้น ดังในรูป สมมติวาสินคารายการที่ 2 ไดรับยกเวนภาษี ภาษี ที่เกิดขึ้นจะเปนภาษีของสินคารายการแรก เทานั้น (1,000 x 7% = 70) รูปที่ 38 การเปดบิลซื้อสินคาที่ไดรับยกเวนภาษีมูลคาเพิ่ม
หมายเหตุ หากคุณตองการใหหนาจอการปอนขอมูล แสดงยอดซื้อของทั้งสินคาที่ไดรับการ ยกเวนภาษี และสินคาที่มี อัตราภาษีตามปกติ ใหคุณกําหนดจากเมนู เริ่มระบบ ขอ 4 กําหนดเลขที่เอกสาร โดยคลิกไอคอนแกไขขอมูล หรือกด Alt+E ที่เอกสารที่ ตองการ เชน ซื้อเงินเชื่อ จากนั้นแกไขที่บรรทัด แยกประเภท VAT. ที่รายการ สินคา ใหเปน Y การหักภาษี ณ ที่จาย กรณีที่คุณมีการจายชําระหนี้หรือจายคาใชจาย ซึ่งเปนประเภทเงินไดที่ทางราชการกําหนดวาจะตองมี การหัก ภาษี ณ ที่จาย ใหคุณคลิกที่ปุม ภาษีหัก ณ ที่จาย ซึ่งจะปรากฏอยูในแตละหนาจอการปอนขอมูล รายการจาย โปรแกรมจะแสดงหนาจอ ดังรูป รูปที่ 39 หนาจอปอนรายละเอียดการหักภาษี ณ ที่จาย
หมายเหตุ การปอนรายละเอียดภาษีหัก ณ ที่จายนี้ จะใชเพื่อพิมพแบบฟอรมภงด.3 หรือ ภงด. 53 ซึ่งหากคุณไมตองการ พิมพแบบฟอรมดังกลาวนี้ คุณอาจจะเพียงแคบันทึกจํานวนเงินภาษีหัก ณ ที่จาย โดยไมตองปอนรายละเอียด ตาง ๆ ก็ได ใหปอนรายละเอียดตาง ๆ โดยจะตองกรอกขอมูลใหถูกตอง ครบถวน เชน เลมที่ เลขที ของใบหัก ภาษีฉบับนี้ เดือนที่จะยื่นสงภาษีที่หักไว รายละเอียดอื่น ๆ ที่ตองปอนขอมูลจะมีดังนี้ ชื่อที่อยูของผูจําหนาย หากคุณระบุรหัสผูจําหนาย (หรือรหัสเจาหนี้) เขาไป โปรแกรม จะนําขอมูลที่ ปอนไวที่เมนูรายละเอียดลูกคาหรือผูจําหนายขึ้นมาแสดงใหโดยอัตโนมัติ ประเภทเงินได คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแวนขยาย เพื่อเลือกประเภทเงินได ดังรูป รูปที่ 40 ประเภทเงินไดที่โปรแกรมจัดเตรียมไวใหแลว จากรูป จะสังเกตเห็นวา รายการที่โปรแกรมนําขึ้นมาใหเลือกนั้น มีคาพิเศษแสดงไว ดานทายรายการดวย เชน 2.คานายหนา S01,c1,13 จายบุคคลธรรมดา หมายถึงวา ถาคุณเลือกรายการจายคานายหนา (ใหบุคคล ธรรมดา) ซึ่งเปนเงินไดประเภท 2. ที่ตอง ยื่นแบบ S01 (ภงด.1) เงื่อนไขในการหักเปน 1 และอัตราที่หัก 3% หมายเหตุ t = type (ภงด.?), c = condition (เงื่อนไขการหักภาษี), r = rate (อัตราที่หัก)