รูปที่ 10 กรณีการคา นวณยอดเจา้หน้ีใหม่ตรวจไม่พบปัญหาใด ๆ การตรวจสอบข้อมูลระบบบัญชี ข้นัตอนการตรวจสอบการป้อนขอ้มูลทางบญัชี 1. พิมพ์รายงานสมุดรายวันเรียงตามวันที่หรือเลขที่ใบส าคัญแล้วแต่จะจัดเก็บ เอกสารของคุณโดยควรจะสั่ง พิมพใ์นช่วงระยะเวลาส้ัน ๆ หากเอกสารของคุณมีเป็นจา นวนมากเพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ รูปที่ 11 เมนูรายงานสมุดรายวันเรียงตามวันที่
รูปที่ 12 ตัวอย่างสมุดรายวันเรียงตามวันที่ 2. ตรวจสอบการบันทึกบัญชีแต่ละเอกสารจากรายงาน โดยพิจารณาว่า โปรแกรมบันทึกบัญชีให้ครบถ้วน ตามหลักบัญชี (Perpetual,Periodic)และเป็ นจ านวนเงินที่ถูกต้องหรือไม่ 3. หากเป็ นรายการบัญชีที่ไม่ถูกต้อง เช่น มีจ านวนบัญชีไม่ครบถ้วน, จ านวนเงินไม่ถูกต้อง ฯลฯ ซึ่งอาจจะ เกิดจากขณะบันทึกข้อมูลมีปัญหากระแสไฟฟ้าขัดข้อง หรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุดการท างาน (Hang) ให้ คุณกลับไปที่รายการต้นทาง เช่น หากเป็ นรายการที่ผ่านมาจากระบบขายเงินเชื่อให้คุณไปที่เมนูขายเงินเชื่อ คน้หาเลขที่เอกสารดงักล่าวข้ึนมาจากน้นัคลิกที่ไอคอน สั่งให้ลงบัญชีใหม่ หรือกด <Alt+J> ดังรูป โปรแกรมจะบนัทึกรายการในสมุดรายวนัใหใ้หม่อีกคร้ัง (เป็นการบนัทึกทบัรายการเดิม) รูปที่ 13 หวัขอ้ สั่งลงบญัชีใหม่
ข้นัตอนการตรวจสอบขา้งตน้อาจจะปฏิบตัิบ่อยคร้ัง ในกรณีเพิ่งเริ่มใชง้านโปรแกรม เพื่อตรวจสอบการ บันทึกบัญชีว่าเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงกับความต้องการหรือไม่ เมื่อปฏิบัติงานในโปรแกรมจนมีความ ช านาญพอสมควรแล้วจึงกา หนดช่วงระยะเวลาในการตรวจสอบใหเ้วน้ช่วงมากข้ึนได้ การตรวจสอบข้อผิดพลาดในระบบบัญชี เมื่อคุณเข้าไปที่เมนูรายงาน 5.A ตรวจสอบข้อมูลคุณจะพบรายงานตรวจสอบข้อมูล 2 ประเภท คือ • รายการที่เลขที่บัญชีไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะแสดงไว้ส าคัญที่บันทึกเลขที่บัญชีไว้ไม่ถูกต้อง เช่น หากคุณเคยบันทึกบัญชีไว้เป็ นเลขบัญชีหนึ่ง ต่อมามีการเปลี่ยนเลขที่บัญชีและในสมุดรายวันไม่ได้ เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย โปรแกรมจะแสดงรายการที่มีปัญหาดงักล่าวข้ึนมา • ใบส าคัญที่ยอดไม่ได้ดุลย์ โปรแกรมจะแสดงใบส าคัญที่บันทึกในสมุดรายวันและยอดไม่ได้ดุลย์ (ยอดเดบิต ไม่เท่ากับยอดเครดิต) รูปที่ 14 รายงานการตรวจสอบข้อมูลบัญชีประเภทต่าง ๆ
สั่งให้ระบบอื่น ๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่ ดังที่กล่าวไว้ในตอนต้น การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันจ่ายถูกผ่านหน้าจากระบบต่าง ๆ ของโปรแกรม เช่น ระบบซ้ือระบบขาย ระบบรับเงิน-จ่ายเงิน แต่หากหลังจากที่โปรแกรมผ่านรายการมาในสมุดรายวันแล้ว มี การเข้ามาแก้ไขเลขที่บัญชีที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันโดยตรง หรืออาจจะเกิดจากปัญหาไฟตก/ไฟดับท าให้ โปรแกรมให้เชื่อมโยงข้อมูลจากระบบต่าง ๆ มาที่ระบบบัญชีซ่ึงจะทา ใหเ้กิดปัญหารายงานท้งัดา้นบญัชี และรายงานของระบบอื่น ๆ มียอดหรือมูลค่าไม่ตรงกัน เช่น ยอดคงเหลือในบญัชีแยกประเภทลูกหน้ีไม่ เท่ากบัรายงานสถานะลูกหน้ีกรณีเช่นน้ีคุณสามารถตรวจสอบวา่รายการบญัชีมีการแกไ้ขจากที่โปรแกรม บนัทึกใหไ้วใ้นคร้ังแรกหรือไม่โดยการตรวจสอบการลงบญัชีใหม่วิธีการใชง้านเมนูการตรวจสอบการ ลงบญัชีใหม่น้ีใหคุ้ณกา หนดช่วงวนัที่ที่ตอ้งการจะตรวจสอบ จากน้นั ให้ระบุวา่ตอ้งการตรวจสอบรายการที่ มีการแก้ไขเองในสมุดรายวันด้วยหรือไม่ซึ่งหากมีรายการบัญชีที่เจตนาแก้ไขเลขที่บัญชีในสมุดรายวันก็ให้ ท าเครื่องหมายหน้าช่องข้อมูล ข้างใบส าคัญที่กูใช้แก้ไขเลขที่บัญชีเองหรือไม่แต่หากต้องการให้โปรแกรม ตรวจสอบด้วยก็ให้ปล่อยเป็ นช่องว่างไว้ (ไม่ท าเครื่องหมาย) รูปที่ 15 เมนูตรวจสอบการลงบัญชีใหม่
นอกจากน้นัคุณยงัสามารถตรวจสอบวา่การป้อนขอ้มูลที่เกี่ยวขอ้งกบัภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น รายการซ้ือ–ขาย มี การผา่นรายการเป็นยงัรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่โดยการท าเครื่องใหม่หน้าช่องข้อมูล ตรวจสอบ รายการภาษีมูลค่าเพิ่มดว้ยหรือไม่กรณีต้องการให้ตรวจสอบ หรือปล่อยให้ว่างไว้ในกรณีไม่ต้องการให้ ตรวจสอบ จากน้นัจึงเลือกระบบที่ตอ้งการจดัตรวจสอบ จากเมนูการทา งานท้งัหมดของโปรแกรมในส่วนล่างของ หน้าจอเช่น ระบบเจา้หน้ีระบบลูกหน้ีโดยการท าเครื่องหมายในแต่ละหัวข้อเมื่อเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ ม ตกลง เพื่อเริ่มตน้การตรวจสอบ การค านวณยอดบัญชี เช่นเดียวกบัการคา นวณยอดลูกหน้ีเจา้หน้ีหากคุณพบปัญหาว่ายอดด้านบัญชีไม่ถูกต้องตามข้อมูลที่คุณ ป้อนเข้าไป ซึ่งอาจจะเกิดปัญหาใดก็ตามที่ท าให้คุณต้อง ปิ ด-เปิ ด เครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ขนาดตามรายการที่ เกี่ยวขอ้งกบัระบบบญัชีเช่น เมนูซ้ือ/ขายรับเงิน/จ่ายเงิน หรือการบนัทึกรายการในสมุดรายวนัโดยตรงการ ค านวนยอดเปลี่ยนแปลงจ้าช่วยให้คุณอัพเดทยอดทางบัญชีให้เป็ นยอดที่ถูกต้อง รูปที่ 16 เมนูค านวณยอดเปลี่ยนแปลง เมื่อคุณเข้ามาในเมนูค านวณยอดที่เปลี่ยนแปลงแล้ว โปรแกรมจะข้ึนมาทา งวดรายเดือนที่ตอ้งการอพัเดท ยอดทางบัญชีใหม่ให้คุณระบุว่าที่ต้องการ หากต้องการให้โปรแกรมค านวณยอดใหม่ใน
ทุก ๆ เดือนซึ่งโปรแกรมจะบันทึกข้อมูลในโปรแกรม 2 ปี ต่อเนื่องให้คุณระบุเป็ นงวดที่ 1 ถึง 24 จากน้นัจึง คลิกที่ปุ่ ม ค านวณ เพื่อเริ่มการคา นวณ รูปที่ 17ระบุงวดที่ต้องการค านวณยอดบัญชีใหม่ การตรวจสอบข้อมูลและการค านวณยอดระบบสินค้า หากในขณะที่เปิดบินซ้ือ บิลขายหรือท ารายการที่เกี่ยวกับสต๊อกเช่น การจ่ายสินค้าใช้ภายใน การปรับปรุง ต้นทุน การปรับปรุงเพิ่ม-ลดยอดสินค้า ได้เกิดปัญหาเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์และก่อใหเ้กิดผิดพลาดใน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบสต๊อกเช่น ยอดสินคา้คงเหลือในบญัชีไม่ถูกตอ้งหรือตน้ทุนสินคา้ที่ซ้ือหรือขาย บันทึกในสมุดรายวัน ไม่ตรงกับความเป็ นจริงการค านวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี จะช่วยให้คุณจะ แกไ้ขปัญหาที่เกิดข้ึนกบัระบบสินคา้ได้ รูปที่ 18 เมนูซ่อมแซมระบบสินค้า
• พิมพ์รายงานตรวจยอดยกมายอดยกมาของสินค้าในโปรแกรม จะถูกเก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลมากกว่า 1 แฟ้ม คือ ท้งัยอดยกมาดว้งยอดยกมาในแต่ละคร้ังสินคา้ และยอดยกมาตามสต๊อกสินค้า (กรณี ค านวณต้นทุนสินค้าแบบ FIFO) หากการเปลี่ยนประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรมปฏิบตัิอยา่ง ไม่ ถูกต้อง อาจจะท าให้ยอดยกมาของสินค้าในแต่ละระบบคลาดเคลื่อน ซ่ึงก่อใหเ้กิดปัญหาตามมา คือ เมื่อพิมพ์รายงานสินค้าคงเหลือประเภทต่าง ๆ จะได้ยอดที่ไม่ตรงกัน เช่น รายงานสินค้าคงเหลือ เปรียบเทียบกับยอดรวมในรายงานสินค้าคงเหลือแยกตามคลัง การพิมพ์รายงานตรวจสอบยอดยกมา จดัแสดงขอ้ผิดพลาดดงักล่าวน้ีข้ึนมา โดยแจ้งข้อมูลของสินค้ายกมาในแต่ละระบบว่ามียอดยกมา แตกต่างกันเท่าใดบ้าง การแก้ไขให้ยอดยกมาของสินค้าในแต่ละยอดตรงกันให้คุณกลับไป ตรวจสอบที่การป้อนยอดยกมาของระบบสินค้า (ศึกษาวิธีการป้อนสินค้าได้จากหมวดที่ 8 ในหัวข้อ ‘การป้อนยอดยกมาของระบบสินค้า’) แต่หากตรวจสอบแล้วไม่พบข้อผิดพลาดใด ๆ ก็จะกลับมาที่ เมนูพิมพ์รายงานตรวจสอบยอดยกมาเหมือนเดิม • ปรับปรุงยอดยกมาตามข้อมูลล๊อต จะใช้ต่อเมื่อคุณมีการตรวจสอบยอดยกมา โดยอาจจะพิมพ์จาก รายงานตรวจสอบยอดยกมาที่กล่าวถึงในหวัขอ้ก่อน ซึ่งหากคุณตรวจสอบแล้วว่ายอดยกมาตาม ล๊อตสินค้าเป็ นยอดที่ถูกต้อง ส่วนยอดในคลังสินค้าและยอดยกมารวม เป็ นยอดที่ผิดพลาด ให้คุณท า รายการปรับปรุงยอดยกมาตามขอ้มูลล๊อตน้ีโปรแกรมจะน ายอดยกมาตามล๊อตสินค้าไปปรับเข้าใน ยอดยกมารวมให้มีมูลค่าตรงกัน วิธีการใชง้านเมื่อคุณเขา้ในเมนูน้ีแลว้ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้ คนป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการจะปรับปรุงยอดยกมา ให้ป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการจะปรับปรุง หรือ สามารถก าหนดให้ปรับปรุงยอดยกมาของทุกรหัสสินค้าโดยในช่อง ‘รหัสสินค้าจาก’ ให้ป้อนเป็ น รหสัสินคา้ตวัแรก และช่อง ‘ถึง’ ใหป้ ้อนเป็นสินคา้รหสัสุดทา้ย ดงัรูป จากน้นัจึง กดคลิกปุ่ม ตกลง เพื่อเริ่มการปรับปรุง รูปที่ 19 ป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการปรับปรุงยอดยกมา หมายเหตุ การใชง้านเมนูน้ีควรเป็นไปตามความระมดัระวงัและควรจะแน่ใจวา่ยอดยกมาตามล๊อตสินคา้ ของรหัสสินค้าที่จะปรับปรุงที่เป็ นยอดที่ถูกต้องจริง
• แก้ไขรายการต่าง ๆ ของสินค้า เป็ นการแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบสินค้าซึ่งควรจะได้รับ ค าแนะน าเกี่ยวกับวิธีใช้งานจากพนักงานแผนกบริการลูกค้าของบริษัทเอ็กซ์เพรส • ค านวนยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชีเพื่ออัพเดทข้อมูลเกี่ยวกับยอดคงเหลือของสินค้า มูลค่าของ ต้นทุนสินค้าให้เป็ นปัจจุบัน ในกรณีมีปัญหายอดคงเหลือของสินค้าไม่ตรงกับความเป็ นจริง เมื่อคุณ คลิกเขา้ในเมนูน้ีโปรแกรมจะแสดงรหสัสินคา้ต้งัแต่รหสัไดจ้นถึงหนา้สุดทา้ยคุณสามารถเลือก ค านวณเฉพาะบางรหัสสินค้าได้ ส่วนในหัวข้อ ตรวจสอบ ‘ตัวคูณเป็ นหน่วยย่อย’ ในรายการสินค้า จะเป็ นการตรวจสอบว่าการป้อนตัวคูณเป็ นหน่วยย่อยในหน้าเอกสารการเดินรายการที่เกี่ยวข้องกับ สินคา้เช่น บิลซ้ือ บิลขาย ตรงกบัที่กา หนดไวใ้นเมนูรายละเอียดสินคา้หรือไม่ซ่ึงควรจะตรวจสอบ ในเรื่องน้ีอยา่งนอ้ยเดือนละหน่ึงคร้ัง เมื่อกา หนดค่าทุกอยา่งเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ ม ค านวณ เพื่อ เริ่มการคา นวณ รูปที่ 20 ป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการปรับปรุงยอดยกมา • คา นวนยอดสั่งซ้ือ/สั่งขายใหม่หายอดสั่งซ้ือ/สั่งขาย ที่เกิดจากการทา รายการใบสั่งซ้ือใบสั่งขายไม่ ตรงกับข้อมูลที่คุณป้อนเข้าไป ใหล้องคา นวณยอดสั่งซ้ือ/สั่งขายใหม่โปรแกรมทา การอพัเดทขอ้มูล เกี่ยวกบัยอดสั่งซ้ือ/สั่งขายใหเ้ป็นไปตามขอ้มูลตามใบสั่งซ้ือใบสั่งขายที่ป้อนเขา้ไปเมื่อคุณเขา้ใน เมนูน้ีโปรแกรมจะแสดงรหัสสินคา้ต้งัแต่รหสัแรกจนถึงรหสัสุดทา้ยคุณสามารถเลือกคา นวณ เฉพาะสินค้าได้ หรือหากตอ้งการคา นวณยอดสั่งซ้ือ/สั่งขายทุก ๆ รหสัสินคา้ใหค้ลิกปุ่ม ตกลง เพื่อ เริ่มการคา นวนคา นวณ
บทที่22 ประมวลผลสิ้นปี หลังจากปฏิบัติงานในโปรแกรมจนครบรอบระยะเวลาบญัชีแลว้ซ่ึงโดยปกติเริ่มต้งัแต่วนัที่ 1 มกราคม สิ้นสุดวนัที่31ธนัวาคม การปิดประมวลผลสิ้นปีจะเป็นการหาผลการดา เนินงาน ปละฐานะการเงินในรอบปีทผา่นมา นอกจากน้นัยงัเป็นการลบรายการประจา วนัเช่น บิล ซ้ือ บิลขายรายการในสมุดรายวนัของปีที่ผา่นมาทิ้ง โดยจะยกเฉพาะยอดคงเหลือของ ทรัพยส์ิน หน้ีสิน และส่วนของเจา้ของ (ทุน)ไปยงัปีถดัไป ซ่ึงมีผลในการทา งานในเมนู ต่าง ๆ ของโปรแกรมทา ไดร้วดเร็วยงิ่ข้ึน ก่อนปิดประมวลผลสิ้นปี ก่อนการปิดประมวลผลคุณควรจะตรวจสอบงานเหล่าน้ี • ข้อมูลในปี ที่คุณจะปิ ดประมวลได้ป้อนไว้อย่างครบถ้วน สมบูรณ์แล้ว • ยอดในรายงาน เช่น ยอดเจา้หน้ี-ลูกหน้ีคงเหลือ,ยอดสินค้าคงเหลือ, งบการเงิน เป็ นยอดที่ ถูกต้องและได้รับการอนุมัติจากผรู้ับผิดชอบแลว้รวมท้งัพิมพร์างานที่ส าคัญต่าง ๆ เก็บไว้ เช่น รายงานสินค้าและวัตถุดิบ, งบดุล-งบก าไรขาดทุน, รายงานสถานะลูกหน้ี-เจา้หน้ี • ปรับปรุงรายการด้านบัญชีในสมุดรายวันเรียบร้อยแล้ว เช่น กสรปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย, รายได้ค้างรับ, ต้งัภาษีเงินไดน้ ิติบุคคลคา้งจ่าย ฯลฯ • ส ารองข้อมูลเก็บไว้ในแผ่นดิสก์อย่างน้อย 2 ชุด ในกรณีที่คุณเลือกวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic จะมีข้นัตอนเพิ่มเติมจากขา้งตน้คือการปิดบญัชี สินค้าคงเหลือในสมุดรายวัน ซึ่งจะแยกท าเป็ น 2 จะเดบิต รายการคือ รายการแรกจะเดบิต ต้นทุนขาย เครดิต สินค้าคงเหลือต้นปี รายการที่ 2 จะเดบิต สินค้าคงเหลือปลายปี และเครดิต ต้นทุนขาย ดังแสดง ในรูป การหายอดต้นปี ของบัญชีสินค้าที่จะน ามาบันทึกบัญชีในตรวจสอบจากในแยกประเภท ส่วน สินคา้คงเหลือปลายปีจะไดจ้ากยอดตรวจนบัณ วนัสิ้นปี
รูปภาพที่ 1 ปิ ดบัญชีสินค้าคงเหลือต้นปี เข้าบัญชีต้นทุนขาย รูปที่ 2ยอดยกสินค้าปลายปี ไปเป็ นยอดยกมาของปี ถัดไป
การปิ ดบัญชีข้างต้นจะท าเพื่อยกยอดสินค้าปลายปี ของปี ที่ผ่านมาไปเป็ นสินค้าต้นปี ของปี ถัดไป และปิ ด บัญชีสินค้าต้นปี ของปี ที่ผ่านมาเข้าต้นทุนขาย เนื่องจากส าหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic น้ีบญัชีสินคา้ จะไม่มีการเคลื่อไหวตลอดท้งัปีดงัน้นัยอดคงเหลือที่มีอยู่ในแยกประเภทสินคา้จะเป็นยอดตน้ ปีเสมอ หลงัจากปฏิบตัิตามขอ้ความขา้งตน้เสร็จเรียบร้อยแลว้ ให้คุณเขา้ที่เมนูประมวลผลสิ้นปีโปรแกรมจะใหคุ้ณ ยนืยนัการประมวลผลรวมท้งัมีขอ้ความเตือนใหคุ้ณสา รองขอ้มูลไวก้่อนทา การประมวลผล ดงัรูป หาก ต้องการยืนยันการปิ ดประมวลให้พิมพ์ YES จากน้นัคลิกที่ปุ่ม ตกลง เพื่อเริ่มทา งาน รูปภาพที่ 3 โปรแกรมจะให้ยืนยันการประมวลผล โปรแกรมจะท าการค านวณหายยอดก าไนสะสม โดยแสดงหน้าจอดังรูป ให้คุณคลิกที่ปุ่ ม ‘ตกลง’ ใน ข้นัตอนน้ีจะเป็นข้นัตอนสุดทา้ยที่คุณสามารถจะยกเลิกการประมวลผลได้ รูปภาพที่ 4โปรแกรมค านวณหายอดก าไรสะสม
เมื่อตอบตกลงแลว้โปรแกรมจะแสดงรอบบญัชีของปีถดัไปข้ึนมาใหโ้ดยอตัโนมตัิดงัรูป ใหค้ลิกที่ปุ่มตกลง อีกคร้ัง เพื่อบนัทึกขอ้มูล รูปที่ 5รอบบัญชีของปี ถัดไป โปรแกรมจะเริ่มปิดประมวลผลขอ้มูลของปีที่ผา่นมา ท้งัระบบลูกหน้ีระบบเจา้หน้ีสินคา้รวมถึงระบบอื่นๆ โดยระยะเวลาในการประมวลจะข้ึนอยกู่บัจา นวนรายการขอ้มูล หากมีขอ้มูลมากจะใชเ้วลาในการ ประมวล ค่อนข้างช้า เมื่อประมวลผลเสร็จสิ้น จะกลบัมาที่เมนูประมวลสิ้นปีเหมือนเดิม และหลงัจากประมวลผล เรียบร้อยแลว้คุณสามารถเริ่มตน้ ปฏิบตัิงานของปีถดัไปไดท้นัที
บทที่ 23 การกําาหนดระบบรักษาความปลอดภัย 355 บทที่ 23 การกําหนดระบบรักษาความปลอดภัย หากคุณเปนผูใชโปรแกรม Express เพียงคนเดียวในกิจการ ก็คงไมตองสนใจเรื่อง ระบบรักษาความ ปลอดภัยมากนัก เพราะคุณสามารถใชรหัส BIT9 ทํางานไดทุกอยางอยู แลว แตอยาลืมวา ถามีผูอื่นที่ ใชโปรแกรม Express เปน เขามานั่งที่เครื่องของคุณแลว เรียกเขาโปรแกรมดวยรหัส BIT9 ได อะไร จะเกิดขึ้น!! (ในกรณีนี้ขอแนะนําวา คุณจะตอง เปลี่ยนรหัสผาน (รหัสลับ) ของรหัสผูใช BIT9 เปน อยางอื่นเสีย (จะกลาวถึงวิธีการเปลี่ยน รหัสผานในหัวขอ “การเปลี่ยนรหัสผาน ในตอนกลางเนื้อหา ของบทนี้) หรือถาในระบบงานของคุณมีคนที่ตองใชงานหลายคน แตละคนทํางานคนละหนาที่ถา ปลอยใหทุก คนใชงานไดทุกเมนู ก็อาจเกิดปญหาได เชน มีคนไปลองเลนเมนู เปด แฟมขอมูลใหม” โดยไมรูวาเปน เมนูที่ใชลบขอมูลทิ้งทั้งหมด หรือพนักงานที่ไมมีหนาที่ เกี่ยวของแอบสํารองขอมูลของบริษัทออกไป เปนตน คุณคงไมอยากใหเหตุการณลักษณะนี้เกิดขึ้นอยางแนนอน ระบบความปลอดภัย ใชสําหรับกําหนดสิทธิการใชงานของแตละคน วาจะเห็นขอมูลไหนบาง (ใน กรณีมีขอมูล หลายบริษัท) และสามารถเลนเมนูไหนไดบาง วิธีการกําหนดใหคุณเขาที่ เมนูอื่น ๆ ขอ 3 ระบบความปลอดภัย โปรแกรมจะแสดงเมนูยอย ดังรูป
356คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 รูปที่ 1 เมนูระบบความปลอดภัย คุณสามารถเลือกวิธีการกําหนดสิทธิการใชงานไดหลายรูปแบบ เชน • กําหนดเปนกลุม เชน หากองคกรของคุณมีผูใชงานโปรแกรม Express เปนจํานวนมาก และ มีการจัดแบง สวนงานไวเปนแผนกหรือฝายไวแลว การกําหนดโดยแบงตามกลุมผูใชงานนี้ จะทํา ใหคนที่สังกัดอยูในกลุมนั้น มีสิทธิใชงานตามที่กําหนดเหมือน ๆ กัน และมีขอดีอีกประการหนึ่ง คือ หากมีพนักงานคนใหม ก็เพียงแตปอน ขอมูลวาสังกัดอยูในแผนกหรือกลุมใด ก็สามารถจะใช งานตามที่กําหนดนั้นไดเลย • หากมีผูใชงานโปรแกรมจํานวนไมมากนัก ผูใชงานแตละคนมีสิทธิการใชงานแตกตางกัน ก็ควร จะเลือกเปน การกําหนดสิทธิรายบุคคล กลุมของผูใชงานระบบ หากคุณตองการกําหนดระบบความปลอดภัยตามกลุมผูใชงาน ในโปรแกรม Express ได จัดเตรียมกลุม ผูใชงานไวใหบางสวนแลว ซึ่งคุณสามารถแกไขเพิ่มเติมกลุมหรือแผนกงานที่มีอยูจริง ภายในบริษัทตามความ ตองการ แตหากคุณตองการกําหนดระบบความปลอดภัยแยกตามผูใชงานแตละ บุคคล คุณสามารถขามหัวขอ นี้ไปได การเขาไปกําหนดกลุมของผูใชงานระบบ ใหคุณเขาที่ เมนูอื่น ๆ ขอ 3.1 จากนั้นลองกด <Ctrl+L> โปรแกรมจะแสดงรายชื่อกลุมผูใชงานทั้งหมดที่เตรียมไวใหขึ้นมา ดังรูป
บทที่ 23 การกําหนดระบบรักษาความปลอดภัย357 รูปที่ 2 กด <Ctrl+L> เพื่อเรียกดูกลุมผูใชงานระบบทั้งหมดตั้งแตตน เมื่อคุณเขามาในหนาจอกลุมผูใชงานระบบแลว จะพบกับกลุมผูใชงานที่โปรแกรมไดจัดเตรียมมาให เปน เบื้องตนแลว เชน แผนกการเงิน แผนกซื้อ แผนกบัญชี แผนกสโตร บุคคลทั่วไป หากคุณตองการ กําหนดกลุม ผูใชงานเพิ่มเติม ใหเพิ่มขอมูลโดยระบุรหัสกลุม และชื่อกลุมตามความตองการ ในสวนตารางดานลางจะเปนการกําหนดสิทธิการใชงานของกลุมผูใชงานกลุมนี้ หัวขอถัดไปในเรื่อง “การ กําหนดสิทธิการใชงานของผูใชงานแตละกลุม การกําาหนดแฟมผูใชงานระบบ แฟมผูใชงานระบบจะเปนแฟมที่เก็บประวัติของผูใชงานโปรแกรมทุกคน เพื่อระบุถึงระดับของสิทธิ ในการใช งานโปรแกรม เชน ระดับพนักงานทั่วไป ระดับหัวหนาแผนก หรือระดับผูจัดการระบบ รวมทั้งเครื่องพิมพที ผูใชงานแตละรายจะใชเพื่อพิมพเอกสารหรือรายงานในโปรแกรม Express ใหคุณเขาที่เมนูอื่น ๆ ขอ 3.2 แฟมผูใชงานระบบ จะปรากฏหนาจอดังรูป
358 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 รูปที่ 3 หนาจอแฟมผูใชงานระบบ เมื่อเริ่มใชโปรแกรม จะมีขอมูลรหัสผูใชเตรียมไวใหอยูแลว 3 รหัส คือ BIT1 (ระดับพนักงาน) BIT5 (ระดับ หัวหนาแผนก) BIT9 (ผูจัดการระบบ) เพื่อใหเกิดความเขาใจวิธีใชระบบรักษาความปลอดภัยดี ยิ่งขึ้น จึงขอ สมมติตัวอยางใหคุณลองปฏิบัติตาม ใหคลิกที่ไอคอนเพิ่มขอมูล หรือกด <Alt+A> แลว ปอนพนักงานใหม 1 คน โดยมีรายละเอียดที่ตองปอน ตามรูป
บทที่ 23 การกําาหนดระบบรักษาความปลอดภัย359 รูปที่ 4 สรางรหัสผูใชงาน รหัสผูใช เปนตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลข เชน SOMCHAI โดยมีความยาวสูงสุด ไมเกิน 8 ตัวอักษร สําหรับในสวนของรหัสนี้ไมแนะนําใหใชอักษรไทย กลุมของผูใช แผนกหรือสวนงานของผูใชงานคนดังกลาวนี้ เชน แผนกบัญชี แผนก การเงิน แผนกสโตร ฯลฯ หากคุณไมตองการจัดแบงผูใชงานตามแผนก ใหคุณระบุ แผนกเปน ” หมายถึง บุคคลทั่วไป ********* - ระดับอนุมัติ จะมีใหคุณเลือก 3 ระดับคือ 0 ถึง 4 – พนักงาน มีสิทธิการใชงานพื้นฐานที่จํากัดมาก เชน สามารถเพิ่ม หรือแกไข ขอมูลไดเทานั้น ไม สามารถยกเลิกหรือลบขอมูลทิ้ง รวมทั้งไมมีสิทธิในการกําหนดคาที่ เกี่ยวของกับการทํางานของโปรแกรม เชน กําหนดคาเริ่มตน กําหนดรอบบัญชี เปนตน 5 ถึง 8 – หัวหนาแผนก มีสิทธิการใชงานพื้นฐานที่มากขึ้นกวา ระดับที่ 1 เชน สามารถ ยกเลิกเอกสารได กําหนดคาที่เกี่ยวของกับการทํางานของโปรแกรม เชน กําหนดคา เริ่มตน กําหนดรอบบัญชี หรือแมกระทั่งการเปดแฟมขอมูลใหม ซึ่งหมายถึงการลบ
360 คูมือการใชงาน Express for Windows V.1 ขอมูลทั้งหมดทิ้ง โดยจะถูกจํากัดสิทธิบางประการ เชน ไมสามารถเขาในเมนูกําหนด ระบบความปลอดภัย หรือทําการแกไขแบบฟอรมได 9 - ผูจัดการระบบ มีสิทธิการใชงานทุกอยางในโปรแกรม ผูที่ถูกจัดอยูในฐานะนี้ จะตองเขาใจการทํางานของโปรแกรมเปนอยางดี สิทธิการใชงานที่กลาวขางตนนี้ จะเปนการใหสิทธิการใชงานขั้นพื้นฐานที่ถูกกําหนด ไวลวงหนาโดยโปรแกรมซึ่งคุณไมสามารถแกไขเปลี่ยนแปลงสิทธิดังกลาวได เชน พนักงานในระดับ 0-4 จะทําการยกเลิกเอกสารไมได ดังนั้นหากคุณตองการใหมีสิทธิ ยกเลิกได ก็จําเปนตองกําหนดระดับผูใชงานให สูงขึ้นเปนระดับ 5 แตเมื่อเปนระดับ 5 ก็ จะสามารถเขาไปกําหนดคาเริ่มตนได ดังนั้นจึงตองมีการจํากัดสิทธิอีกครั้ง หนึ่ง ซึ่งจะ ไดกลาวถึงวิธีการตอไป หมายเหตุ วิธีการทดสอบสิทธิขั้นพื้นฐาน ใหคุณเขาโปรแกรมดวยรหัสระดับ 1 (BIT1) แลว ลองเขาไปใชงานเมนูตาง ๆ ถาเมนูใดตองการระดับการใชงานที่สูงกวาระดับ 1 ก็จะ แสดงหนาจอใหคุณปอนรหัสผูอนุมัติตามระดับ ที่โปรแกรมตองการ ตรวจสอบสิทธิ ถากําหนดใหไมตองตรวจสอบสิทธิ (กําหนดเปน 0) ผูใชงานทุกคนจะ มีสิทธิการใชงานพื้นฐานตาม ระดับที่กลาวถึงไปแลว หากคุณตองการกําหนดสิทธิการใชงานเพิ่มเติม คุณตองการกําหนดคาในหัวขอตรวจสอบ สิทธินี้เปน 1 คือใหมีการตรวจสอบสิทธิกอนใชงาน สถานะผูใช มีรายละเอียดขอมูลที่คุณสามารถปอนไดดังนี้ หามใช ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากพนักงานคนนี้มีการลาพักชั่วคราว และคุณไมตองการ ใหใครนํารหัสผูใชของ พนักงานคนดังกลาวนี้มาลักลอบใชงานได ตรวจสอบ จะใชในกรณีคุณตองการติดตามการทํางานทุก ๆ อยาง ของพนักงานคนนี้ เขมงวด นี้ โดยโปรแกรมจะสรางบันทึก (Log file) ซึ่งจะแสดงถึงการทํางานทุกอยาง ภายในโปรแกรมของผูใชงาน รหัสนี้ เชน การเพิ่ม ลบ แกไขขอมูล คุณควร จะพิจารณาใชคานี้อยางระมัดระวัง เนื่องจากหากมีการเดินรายการใน โปรแกรมเปนจํานวนมาก ไฟล บันทึกประวัติการทํางานดังกลาวจะมีขนาด ใหญมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งอาจจะมีผลทําใหพื้นที่เก็บขอมูลของ คุณลดนอยลง ปกติ ใหมีการตรวจสอบและกําหนดสิทธิตามปกติ
บทที่ 23 การกําหนดระบบรักษาความปลอดภัย 361 หมายเหตุ คุณสามารถกําหนดใหโปรแกรมบันทึกเฉพาะประวัติการทํางานที่คุณสนใจจะ ติดตามตรวจสอบกับ พนักงานไดเชน บันทึกเฉพาะกรณีที่แกไขหรือยกเลิกขอมูล เทานั้น ซึ่งในกรณีนี้ใหคุณเวนวางคาในชอง สถานะผูใชตรงนี้ไวและจะไดกลาวถึง วิธีการบันทึกเฉพาะประวัติการทํางานบางสวนในหัวขอถัดไป เครื่องพิมพ จะสัมพันธกับเครื่องพิมพที่คุณไดกําหนดไว ในเมนู เริ่มระบบ ขอ 6.2 กําหนดรหัสเครื่องพิมพ หากผูใช แตละคนใชเครื่องพิมพตางกัน คุณสามารถระบุลําดับ เครื่องพิมพในสวนนี้แตกตางกันได เมนูเปนภาษา จะมีใหกําหนดคานี้ไดเฉพาะโปรแกรม Express เวอรชั่น ภาษาอังกฤษเทานั้น คุณสามารถเลือก หนาจอสําหรับผูใชงานแตละคนไดวาผูใชงานคน ใดใชเมนูเปนภาษาอังกฤษ หรือเปนเมนูภาษาไทย วันที่ใชลาสุด โปรแกรมจะแสดงวันที่ที่พนักงานเขามาใชงานโปรแกรมครั้งลาสุด หมายเหตุ ในเบื้องตนหลังจากคุณสรางรหัสผูใชรหัสใหมขึ้นมา โปรแกรมจะกําหนดรหัสผาน (Password) ของผูใช รายใหมใหเหมือนกันกับรหัสผูใช (หลังจากนี้ผูใชรายนั้น จะตองเขาไปเปลี่ยนรหัสผานเอง) การกําาหนดสิทธิการใชงานเปนรายบุคคล หลังจากกําหนดรายละเอียดเกี่ยวกับผูใชงานแตละคนแลว เมื่อคุณตองการกําหนดสิทธิการใชงาน เพิ่มเติมจากสิทธิการใชงาน พื้นฐานตามระดับของผูใชงาน ใหเขาที่ เมนูอื่น ๆ 3.2 แฟมผูใชงานระบบ และเลือกวาจะกําหนดสิทธิของผูใชคนใด จากนั้น คลิกที่แท็บ ขอมูลและเมนูที่อนุญาตใหผูใชรายนี้ (หรือกด <F8>) จะมีวิธีการกําหนดสิทธิการใชงานดังนี้ รูปที่ 5 การกําหนดสิทธิเพิ่มเติมนอกเหนือจากสิทธิตามระดับผูใช
362 คูมือการใชงาน Express for Windows V.1 ขอมูล ใหคุณเลือกบริษัทซึ่งตองการจะใหผูใชงาน SOMCHAI เขาไปใชงานได ถาคุณ ไมปอนคาใน ชองนี้ จะหมายความวาไมเจาะจงบริษัท (จะมีผลกับขอมูลทุก ๆ บริษัทที่ คุณสรางไวในโปรแกรม) ถา คุณคลิกไอคอนรูปแวนขยาย จะปรากฏชื่อกลุมขอมูลของ บริษัทตาง ๆ ขึ้นมาใหเลือกดังรูป รูปที่ 6 เลือกกลุมขอมูลที่ตองการอนุญาตใหใชงาน ใหสังเกตคาในชอง “รหัสขอมูล” จะเห็นวามี DATAZ อยู 2 บริษัท นั่นหมายความวา ถาคุณ เลือก DATAZ ก็ จะมีผลกับขอมูลของ 2 บริษัทนี้ (คุณสามารถกําหนดหรือแกไข “รหัสขอมูล ที่แสดงขึ้นมานี้ ไดจากเมนู เริ่ม ระบบ ขอ 8 กําหนดบริษัทใหม) เมนู ใหเลือกเมนูหรือระบบงานที่ตองการจะใหพนักงานรายนี้ใชงาน โดยการคลิก ไอคอนรูปแวน ขยาย เชนเดียวกัน โดยจะแสดงชื่อเมนูขึ้นมาดังรูป โดยเรียงระบบงาน ตามตัวอักษรของรหัสเมนู รหัสเมนูจะแสดงเปนคํายอ เชน “กง” หมายถึง เมนูการเงิน ขอ 1 รับเงิน หรือคําวา ‘เริ่ม1” หมายถึง เมนูเริ่มระบบขอ 1 กําหนดคาเริ่มตน และมีเมนู พิเศษ “ทุกระบบ” ใหใชกรณีที่จะอนุญาต หรือจะจํากัดสิทธิการใชงานทุกเมนู
บทที่ 23 การกําาหนดระบบรักษาความปลอดภัย 363 รูปที่ 7 เลือกระบบงานที่อนุญาตใหใช หมายเหตุ เมื่อคุณเปดเขาไปเพื่อทํางานในแตละหนาจอของโปรแกรม คุณสามารถสังเกตรหัสเมนู หรือ รหัสระบบงาน ที่จะนํามาใชในการกําหนดระบบความปลอดภัย ไดจากมุมขวามือ ดานลางใน หนาจอหลักของโปรแกรม ดังรูป เมื่อเขาเมนูที่เมนูขายเงินเชื่อ ซึ่งอยูในเมนู ขาย ขอ 4 ก็จะ แสดงขึ้นมาเปนคําวา ขาย4
364 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 เมนูยอย จะใชในกรณีคุณมีการเพิ่มเมนูยอย โดยเพิ่มเติมจากเมนูหลักที่โปรแกรมได เตรียมไวใหแลว ซึ่งจะยังไมกลาวถึงในขณะนี้ ใหคุณกด <Enter> ผานไป อาน เพิ่ม แกไข ยกเลิก ลบ พิมพ และรับรอง ใหกําหนดคาแตละเรื่อง เขาไปดังนี้ Y ถาตองการใหใชงานได L ถาตองการใหใชงานได และบันทึกเหตุการณใชงานในเรื่องนั้น ๆ เก็บไวดวย N ถาไมตองการใหใชงาน S ใชกําหนดไดเฉพาะในชอง พิมพ เพื่อกําหนดใหพิมพออกเฉพาะจอภาพเทานั้น ไมสามารถพิมพออกทางเครื่องพิมพ หรือแฟมขอมูลไดถาไมตองการใหใชงาน ใหคุณลองเพิ่มสิทธิของผูใช SOMCHAI เขาไป 1 รายการ ดังนี้ รูปที่ 8 ตัวอยางการกําหนดความสามารถในการใชงาน
บทที่ 23 การกําาหนดระบบรักษาความปลอดภัย 365 การกําหนดสิทธิการใชงานของผูใชงานแตละกลุม รูปที่ 9 กลุมผูใชงานระบบ ใหคุณเขาที่ เมนู อื่น ๆ 3.2 กลุมผูใชงานระบบ จะสังเกตเห็นตารางกําหนดสิทธิการใชงานของกลุมอยู ที่ ดานลาง ซึ่งจะเหมือนกับที่กําหนดใหกับผูใชงานแตละบุคคล แตกตางกันเพียงในหัวขอนี้ เปนการ กําหนดสิทธิ ตามกลุมผูใชงาน ซึ่งจะชวยคุณประหยัดเวลาในการกําหนดสิทธิ เนื่องจากบุคคลใดที่อยู ในกลุมหรือแผนกงาน นี้ก็จะมีสิทธิเทาเทียมกัน การกําาหนดสิทธิการใชงานของแตละระบบงาน ใหคุณเขาที่เมนู อื่น ๆ 3.3 ระบบงานที่อนุญาตใหใช จะพบขอมูลดังในรูป ใหกด <Page Down> มาดู ที่เมนู “กง” จะพบวา ขอมูลที่คุณปอนไวกอนหนานี้จะปรากฏในหนาจอนี้ดวย
366 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 รูปที่ 10 ระบบงานในโปรแกรม Express นั่นหมายความวา หนาจอนี้เปนอีกวิธีการหนึ่งที่คุณสามารถเขามากําหนดสิทธิการใชงานได และใชวิธี เชนเดียวกับการกําหนดสิทธิการใชงานใหกับผูใชงานแตละบุคคล หรือแตละกลุม โดยแตกตางกัน เพียงใน หัวขอนี้เปนการกําหนดสิทธิตามระบบงาน ซึ่งเหมาะสําหรับระบบความปลอดภัยที่เนนไปที่ ระบบงาน เชน คุณสามารถระบุไดทันทีวาในเมนูการเงิน จะใหบุคคลใดเขามาใชงานไดบาง เมื่อคุณกําหนดระบบรักษาความปลอดภัยตาง ๆ มาถึงจุดนี้ คุณอาจจะลองออกจากโปรแกรม แลวกลับ เขามา ในโปรแกรมใหม โดยใชรหัส SOMCHAI ที่สรางไว ก็จะทําใหเขาใจการทํางานของระบบความ ปลอดภัยมาก ขึ้น
บทที่ 23 การกําหนดระบบรักษาความปลอดภัย 367 แฟมบันทึกประวัติการใชงานของผูใชงาน (Log File) โดยปกติโปรแกรม Express จะมีการบันทึกประวัติการเขาทํางาน หรือออกจากโปรแกรม, การดึงขอมูลสํารอง มาใช, การเปลี่ยนบริษัท, การปอนรหัสผานผิด และการแกไขขอมูลที่ผานบัญชีไปแลว (สําหรับผูที่ใชโปรแกรม เวอรชั่น 1.5) หากคุณตองการดูรายละเอียดประวัติการใชงานที่โปรแกรมบันทึกไว ใหคุณเขาที่เมนู อื่น ๆ 3.4 แฟม บันทึก เหตุการณทํางาน จะปรากฏหนาจอดังรูป รูปที่ 11 หนาจอแสดงประวัติการใชงานโปรแกรมของพนักงานทั้งหมด การกําหนดใหโปรแกรมบันทึกเหตุการณทํางาน สามารถทําได 2 วิธี คือ กําหนดการตรวจสอบแบบเขมงวดที่เมนูแฟมผูใชงานระบบ ในกรณีนี้โปรแกรมจะบันทึก เหตุการณ การทํางานทุกอยางของผูใชงานรายนั้น ๆ ในแฟมบันทึกเหตุการณการทํางานนี้ ปอนตัวอักษร L ในชองขอมูลที่ตองการอนุญาตใหใชงาน เชน เพิ่ม แกไข ลบ ซึ่งโปรแกรม จะทําการ บันทึกเหตุการณการทํางานเฉพาะชองขอมูลนั้น ๆ
368 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 จากหนาจอการบันทึกเหตุการณทํางาน ดังรูปขางตน โปรแกรมจะแสดงวันที่ และเวลาที่เกิดเหตุการณ นั้นขึ้น รวมทั้งรหัสพนักงานผูเขามาทํารายการ โดยหากคุณเลือกตรวจสอบแบบเขมงวด นอกจาก โปรแกรมจะบันทึก ประวัติทั้งการเขา และออกจากโปรแกรม (LOG IN, LOG OUT) แลว การทํางานทุกอยางในโปรแกรมจะถูก บันทึกเปนประวัติไวดวยเชนกัน การบันทึกประวัติดังกลาวโปรแกรมจะบันทึกเรียงตามวันที่และเวลาที่เกิดรายการนั้นขึ้น แตไมไดแยกตาม ผูใชงานแตละคน ดังนั้นหากคุณตองการติดตามตรวจสอบการทํางานเฉพาะพนักงานคนใดคน หนึ่ง ใหคลิกที่ ไอคอน คนหาขอมูลทางจอภาพ โดยกําหนดเงื่อนไข รูปที่ 12 คลิกเลือกคนหาขอมูลทางจอภาพภาพ โดยกําหนดเงื่อนไข หมายเหตุ รายงานทั้ง 4 รายงานดานบน เปนรายงาน กรมสรรพากร บังคับใหตองมีไว เพื่อ เรียก ได เมื่อมีการตรวจสอบ โปรแกรมจะแสดงชองวางใหคุณปอนเงื่อนไขที่ตองการ เชน หากคุณตองการดูประวัติการทํางาน เฉพาะของ ผูใชงานรหัส SOMCHAI ใหคุณปอนขอมูลเขาไปดังในรูป โดยฟลดชื่อ USERID จะแทน ความหมายของรหัส ผูใชงาน รูปที่ 13 ปอนเงื่อนไขในการคนหาขอมูลที่ตองการ หมายเหตุ คุณสามารถปอนเงื่อนไขโดยใชตัวเชื่อม เชน AND, .OR. เชน USERID=BIT9 OR AUTHIDBITS" ซึ่งหมายถึงใหหารายการที่ BIT9 เปนผูปอนเองหรือเปน ผูอนุมัติ คาตาง ๆ ของ เงื่อนไข คุณสามารถกด <F1> ดูที่หนาจอนี้ได
บทที่ 23 การกําหนดระบบรักษาความปลอดภัย 369 ขอมูล ชื่อฟลด ตัวอยางวิธีใชงาน วันที่ TRNDATE DTOS(TRNDATE) >= '20001201' AND. DTOS(TRNDATE) <= '20001231' เวลา TRNTIME TRNTIME >= '10:00' รหัส TRNCODE TRNCODE='00' ผูใชงาน USERID USERID='SOMCHAI' ผูอนุมัติ AUTHID AUTHID='BIT9' ขอมูล DATA DATA='TEST' ระบบ MODULEDATA MODULE='ขาย4 เอกสาร DOCNUM DOCNUM='IV นอกจากนั้นคุณยังสามารถพิมพรายงานบันทึกเหตุการณทํางาน เพื่อเก็บไวเปนหลักฐานในการ ตรวจสอบหรือเพื่อแสดงตอทางราชการ โดยจะมีรายงานในหลาย ๆ รูปแบบใหเลือกใช เชน หาก ตองการ ตรวจสอบเฉพาะการแกไขรายการของพนักงาน ก็จะสามารถดูไดจากรายงานแกไขปรับปรุง รายการ (Audit Trail) หรือหากตองการดูวามีการนําขอมูลสํารองมาใชโดยผูใชงานคนใด และวันเวลา ใดบางก็จะสามารถเลือก ไดจาก รายงานการดึงขอมูลสํารองมาใช ในกรณีที่มีการเก็บประวัติการทํางานตอเนื่องมาเปนระยะเวลานาน และตองการลบประวัติการทํางาน เกา ๆ ออกจากแฟมบันทึกเหตุการณทํางาน ซึ่งควรจะเปนไปตามขอกําหนดของทางราชการที่ กําหนดใหเก็บประวัติ การทํางานไวอยางนอย 2 ป ใหคุณเลือกที่เมนู“ลบรายการในแฟมบันทึก เหตุการณทํางาน' จะปรากฏหนาจอ ดังรูป ใหเลือก ตกลง รูปที่ 14 โปรแกรมจะใหยืนยันการลบรายการในแฟมบันทึกการทํางาน
370 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 การเปลี่ยนรหัสผาน ในเบื้องตนโปรแกรมจะใชรหัสผาน (Password) เปนขอความเดียวกับรหัสของผูใช ตัวอยางเชน หาก คุณ กําหนดผูใชงานรหัส SOMCHAI เขาไป เมื่อผูใชงานรหัส SOMCHAI เรียกใชงานโปรแกรม สังเกตเห็น และ ลักลอบเขามาใชงานโปรแกรมไดโดยงาย ดังนั้นจึงควรจะสอนใหผูใชงานทําการ รหัสผานที่จะตองปอนก็จะ เปน SOMCHAI เชนเดียวกัน ซึ่งอาจจะทําใหบุคคลที่ไมมีสวนเกี่ยวของ เปลี่ยนรหัสผานของตนเอง โดยตองมี นโยบายเรื่องระบบความปลอดภัยอยางเขมงวด เพื่อใหผูใชงานรักษารหัสผานของตนเองใหเปนความลับ วิธีการเปลี่ยนรหัสผาน ใหผูใชงานที่ตองการเปลี่ยนรหัสผานเรียกใชงานโปรแกรม โดยใชรหัสผูใช และ รหัสผานของผูใชงานคนนั้นเอง จากนั้นไปที่ เมนูอื่น ๆ ขอ 2 เปลี่ยนรหัสผาน เมื่อเขาไปแลว โปรแกรมจะให ปอนรหัสผานเกา จากตัวอยางผูใชงานรหัส SOMCHAI จะใชรหัสผานเดิมเปน SOMCHAI เชนเดียวกัน จากนั้นใหปอน รหัสผานใหม ซึ่งคาดเดาไดยาก (เปนอักษรภาษาอังกฤษหรือ ตัวเลข) และปอนรหัสผานใหมซา อีกครั้งหนึ่งใหเหมือนกัน ก็จะเสร็จสิ้นขั้นตอนการเปลี่ยนรหัสผาน รูปที่ 15 เปลี่ยนรหัสผาน เมื่อเปลี่ยนรหัสผานแลว เวลาที่จะเรียกเขาโปรแกรม ก็ใหปอนรหัสผูใชเปน SOMCHAI และปอน รหัสผานเปน รหัสผานใหมที่ไดเปลี่ยนไว การเปลี่ยนรหัสผานของผูใชงานแตละคนไมมีผลใด ๆ ตอขอมูลภายในโปรแกรม และผูใชงานที่มี ระดับการใช งานสูงสุดยังสามารถตรวจสอบและติดตามการใชงานของผูงานแตละคนไดตามปกติ
บทที่ 23 การกําหนดระบบรักษาความปลอดภัย 371 การแกไขปญหากรณีที่ลืมรหัสผาน หากผูใชที่ไมใชผูดูแลระบบ ลืมรหัสผานของตนเอง ผูดูแลระบบสามารถเขาไปตั้งรหัสผานใหผูใชราย นั้นใหม ได โดยเขาไปที่เมนู อื่น ๆ 3.2 แฟมผูใชงานระบบ จากนั้นใหหาขอมูลของผูใชรายนั้นขึ้นมา แลวคลิกเมนู ตั้ง รหัสผาน โปรแกรมจะตั้งรหัสผานใหม (โดยตั้งคาเหมือนกับรหัสผูใชรายนั้น) แตถา ผูดูแลระบบ (รหัสระดับ 9) ลืมรหัสผานของตนเอง ก็จะไมสามารถเขาไปใชงานเมนูระบบความ ปลอดภัยได ในกรณีนี้ใหติดตอแผนก บริการลูกคา บริษัทเอ็กซเพรสซอฟทแวรกรุป หรือหากตองการ ปองกันการเกิดปญหาในกรณีนี้ คุณควร ปฏิบัติตามขอแนะนําดังตอไปนี้ 1. สรางรหัสผูใชสํารองไว 1 รหัส โดยกําหนดใหเปนผูใชระดับ 9 2. เขาโปรแกรมดวยรหัสใหมที่สรางสํารองไวนี้ และทําการเปลี่ยนรหัสผานใหเปนรหัส อื่น โดยปฏิบัติตาม วิธีการที่ไดกลาวถึงในหัวขอ “การเปลี่ยนรหัสผาน 3. บันทึกรหัสผูใชและรหัสผานใหม ไวในบันทึกสวนตัวของคุณ และเก็บไวเปนความลับ เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินก็จะสามารถนํามาใชงานทดแทนรหัสผานที่ลืมไปได การลารองขอมูลผูใชงาน ทั้งกอนและหลังจากการกําหนดสิทธิการใชงานของผูใชงานแตละคนหรือแตละกลุมเรียบรอย คุณควร สํารอง ขอมูลเกี่ยวกับระบบความปลอดภัยของโปรแกรม (ไดแก แฟมผูใชงานระบบ สิทธิการใชงาน ของผูใชงานแต ละคน ยกเวนแฟมบันทึกเหตุการณทํางาน) เพื่อปองกันหากมีปญหาเกิดขึ้นในภายหลัง เกี่ยวกับระบบความ ปลอดภัยของโปรแกรม เชน การแกไขสิทธิการใชงานอยางไมถูกตอง การสูญหาย ของระบบไฟลที่เกี่ยวกับ ระบบความปลอดภัย หมายเหตุ การสํารองขอมูลผูใชงานในสวนนี้ จะไมเกี่ยวของกับขอมูลการเดินรายการภายใน โปรแกรม เชน ขอมูลการซื้อ-ขาย, ขอมูลบัญชี ฯลฯ เมื่อคุณคลิกเขาใน เมนูอื่น ๆ 3.5 สํารองขอมูลผูใชงาน จะปรากฏหนาจอดังรูป
372 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 รูปที่ 16 การสํารองขอมูลระบบความปลอดภัย รูปที่ 17 ไดรหรือโฟลเดอรที่จะสํารองขอมูลจากนั้นคลิกที่ปุม เริ่มสํารอง
บทที่ 23 การกําาหนดระบบรักษาความปลอดภัย 373 ใหคุณคลิกเพื่อทําเครื่องหมายหนาคําวา A: เพื่อสั่งใหโปรแกรมสํารองขอมูลลงแผนดิสกที่ไดรฟ A และคลิกที่ปุม เริ่มสํารอง จากนั้นโปรแกรมจะแสดงขอความใหคุณยืนยันการสํารองขอมูลไปไวที่ไดรฟ A: ใหคุณคลิกตกลงจากนั้นใสแผนดิสกซึ่งฟอรแมท (Format) แลว ที่จะใชเก็บสํารองระบบความปลอดภัยที่ได กําหนดไวแลว สุดทายจึงคลิก ตกลง เพื่อเริ่มตนการสํารอง หมายเหตุ เมื่อคุณกําหนดคาตาง ๆ ของผูใชในระบบความปลอดภัยเรียบรอยแลว มีความจําเปน อยาง ยิ่งที่จะสํารองขอมูลสวนนี้เก็บไวบนแผนดิสก 1 ชุด เพื่อปองกันปญหาในอนาคต กรณีมีเหตุ จําเปนตองกําหนดระบบความปลอดภัยใหม การนําาขอมูลที่สํารองไวลงระบบผูใช เมื่อตองการนําระบบความปลอดภัยที่กําหนดไวกลับมาใชงานใหม ใหคุณเขาใน เมนูอื่น ๆ 3.6 นํา ขอมูลที่สํารองไว ลงระบบผูใช รูปที่ 18 การนําขอมูลระบบความปลอดภัยที่สํารองไวกลับมาใชงาน ใหคุณคลิกที่ปุม ... ดานหลังบรรทัด แฟมขอมูลสํารองผูใชงาน เพื่อเลือกที่เก็บไฟลสํารองขอมูลระบบ ความปลอดภัย ซึ่งปกติจะเปนที่ไดรฟ A: หนาจอควรจะแสดงขึ้นมา ดังในรูป
374 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 รูปที่ 19 เลือกไดรฟหรือโฟลเดอรที่เก็บขอมูลสํารองไว จากนั้นคลิกที่ปุม คลายขอมูล ใหคุณคลิกที่ปุม คลายขอมูล โปรแกรมจะแสดงขอความใหคุณยืนยันการนําขอมูลผูใชงานมาทับลงใน ที่เก็บ โปรแกรม ใหคุณคลิก ตกลง จากนั้นใสแผนดิสกที่สํารองขอมูลระบบความปลอดภัยไว และคลิก ปุม ตกลง จากหนาจอที่แสดงขึ้นมาอีกครั้ง โปรแกรมจะดึงขอมูลจากในแผนดิสกลงในโปรแกรมใหทันที มีขอพิจารณาในการดึงสํารองขอมูลผูใชงานมาใช เนื่องจากจะมีผลกระทบกับคนที่เปลี่ยนรหัสผานใน ชวงเวลา ระหวางเวลาที่มีการสํารองขอมูลผูใชงานครั้งสุดทาย กับเวลาที่มีการดึงสํารองขอมูลผูใชงาน ขึ้นมาใชงาน โดยจะทําใหรหัสผานของผูใชงานที่มีการเปลี่ยนแปลงในชวงเวลาดังกลาว เปลี่ยน กลับไปเปน รหัสผานเกา ดังนั้นหากผูใชงานเหลานั้นตองการกลับเขามาใชงานโปรแกรม หลังจากมี การดึงสํารองขอมูล ผูใชงานขึ้นมา ก็ตองปอนรหัสผานเปนรหัสผานเดิม
บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 375 บ ท ที่ 24 การสรางงบการเงิน หากคุณไมไดมีการเพิ่มเติม หรือเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับเลขที่บัญชีในผังบัญชีตนฉบับ ที่ติดตั้ง มาพรอมกับโปรแกรม ตั้งแตเริ่มแรก คุณสามารถสั่งพิมพงบการเงินตาง ๆ ตามที่ตองการได ทันที โดยโปรแกรมจะเตรียมหนางบการเงิน มาตรฐานไวใหแลว แตหากคุณตองการเปลี่ยน รูปแบบหนางบการเงิน เชน งบดุล, งบกําไรขาดทุน หรือหากคุณมี การเปลี่ยนแปลงเลขที่ บัญชีใด ๆ คุณจะตองแกไขงบการเงินใหม กอนที่จะเริ่มสรางงบการเงิน เชน งบดุล งบกําไรขาดทุน ขอใหคุณศึกษาและทําความเขาใจเกี่ยวกับ โครงสรางผังบัญชีใน โปรแกรม โดยสามารถอานไดจาก บทที่ 7 ในหัวขอ “การกําหนดผังบัญชี บริษัท เอ็กซเพรสซอฟทแวร กรุป จํากัด งบดุล หนา : 1 งบดุล ลิ้นสุด ณ วันที่ 30 มิถุนายน 2548 สินทรัพย สินทรัพยหมุนเวียน : เงินสด 30,172.09 0.00 เงินฝากธนาคาร 161,095 0.00 ลูกหนี้และตั๋วเงินรับ 99,355.70 0.00 สินคาคงเหลือ 466,750.00 0.00 สินทรัพยหมุนเวียนอื่น ๆ 40,210.40 0.00 สินทรัพยหมุนเวียน 777,583.19 0.00 ที่ดิน ย า ก า ร และ อุปกรณ 9,693,863.02 0.00 รูปที่ 1 รูปแบบงบดุลที่โปรแกรมจัดเตรียมไวให
376 การใชงาน Express for Windows v.1 หลังจากคุณเขามาใน เมนูบัญชี ขอ 9 สรางงบการเงิน แลว จะปรากฏหนาจอดังในรูป รูปที่ 2 เมนูสรางงบการเงิน กอนการแกไขใด ๆ ขอใหคุณคัดลอกงบการเงินขึ้นมาใหม เพื่อจะไดมีตนฉบับไวพิจารณาเปรียบเทียบ ใน ภายหลังได การคัดลอกงบการเงินขึ้นใหม ใหคุณคลิกที่ไอคอน คัดลอกรายงาน ดังรูป รูปที่ 3 คัดลอกงบการเงินกอนการแกไข คัดลอก
บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 377 โปรแกรมจะแสดงหนาจอ โดยมีรหัสงบเดิมที่ชอง "รายงานตนฉบับ” และใหปอนรหัสงบการเงินใหม ที่ชอง “รหัสรายงานใหม” รหัสงบการเงินควรจะเปนตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขไมเกิน ตัวอักษร เมื่อเรียบรอย แลวใหคลิกที่ปุม คัดลอก คุณจะไดงบการเงินใหม (สังเกตไดจากรหัสงบ) รูปที่ 4 ปอนรหัสงบการเงินที่ตองการสรางขึ้นใหม สวนประกอบของหนาจอสรางงบการเงิน รายละเอียดขอมูลที่คุณตองกําหนดในหนาจอแรกของเมนูสรางงบการเงินจะมีดังตอไปนี้ รหัส เปนรหัสงบการเงิน คุณ ไมสามารถแกไขรหัสงบการเงินนี้ได หากตองการเปลี่ยน 0 รหัสงบ การเงินคุณตองคัดลอกงบการเงินตามวิธีที่กลาวไวในตอนตน และกําหนดรหัสการ งบการเงินใหมตามตองการ หัวรายงาน เปนการกําหนดขอความที่จะแสดงในสวนหัวของงบการเงินที่ ซึ่งคุณ - สามารถปอน ขอความไดถึง 4 บรรทัด เชน หากคุณกําหนดหัวรายงานดังในรูป รูปที่ 5 ตัวอยางหัวรายงาน จากตัวอยางเมื่อสั่งพิมพออกเปนงบการเงินจะไดหนางบดังนี้
378 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 บริษัท เอ็กซเพรสซอฟทแวร กรุป จํากัด หนา 1 งดุล สิ้นสุด ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2548 รูปที่ 6 สวนหัวของรายงานที่ปรากฏในหนางบ โดยตัวแปร \NAME จะถูกแทนดวยชื่อบริษัทของคุณ และ \END_PRD จะแสดงเปน วันที่สิ้นงวดของงวดที่สั่ง พิมพ จากตัวอยางเปนการสั่งพิมพในเดือน 6 (มิถุนายน) หมายเหตุ ยังมีตัวแปรอีกตัวหนึ่งที่นํามาใชในสวนหัวรายงานนี้ได คือ \DEPT ซึ่งจะใชแสดงแผนก ใน กรณีที่คุณพิมพงบการเงินแยกตามแผนก รูปแบบตัวเลข เปนการระบุจํานวนหลักของตัวเงิน ที่จะแสดงในหนางบ ตัวอยางเชน 999,999,999.99 หมายถึง ใน งบการเงินนี้จะแสดงจํานวนเงินไดถึงหลักรอยลานและมี ทศนิยม 2 ตําแหนง และหากบัญชีใดมีตัวเลขติดลบ โปรแกรมจะแสดงเครื่องห หนาตัวเลขนั้น เชน –123,000 (999,999,999.99) จะมีความหมายเชนเดียวกับรูปแบบที่ไดกลาวถึงขางตน เวนแต จํานวนเงินติดลบ จะแสดงอยูในเครื่องหมายวงเล็บ เชน (123,000) หมายถึง –123,000 รูปแบบ % เปนการกําหนดจํานวนหลักของอัตราเปอรเซ็นต ใชสําหรับกรณีกําหนดให มีการพิมพคอลัมนเปอรเซ็นต เชน ในงบดุลคุณสามารถใหโปรแกรมแสดงอัตรา เปอรเซ็นตเปรียบเทียบไดวา เงินสดหรือทรัพยสินอื่น ๆ เปนกี่ เปอรเซ็นตของยอด ทรัพยสินรวม ซึ่งจะไดกลาวถึงวิธีการสรางอัตราเปรียบเทียบในหัวขอตอ ๆ ไป คําสั่งการพิมพ คุณสามารถกําหนดขนาดตัวอักษรของงบการเงิน ที่จะพิมพออกทาง เครื่องพิมพได โดยกําหนดเปน คําสั่งเครื่องพิมพดังตอไปนี้ ขนาดตัวอักษรที่ตองการ คําสั่งเครื่องพิมพ 10 ตัวอักษร / นิว 1027\033\000 12 ตัวอักษร / นิว 1027\033\001 15 ตัวอักษร / นิว 1027\033\0001027\103 17 ตัวอักษร / นิ้ว 1027\033\004 20 ตัวอักษร / นิ้ว 1027\033\005
บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 379 คอลัมนที่ 1 – 4 ใชสําหรับพิมพงบการเงินเปรียบเทียบ เชน เปรียบเทียบระหวางปนี้กับ TOS ปที่แลว เดือนนี้กับเดือนกอน หรือแสดงงบตั้งแตเดือนที่ 1 – 4 แลวแตฟลด สูตรที่คุณ จะปอนขอมูลเขาไป โดยจะมีคอลัมนใหคุณสามารถใชงานไดถึง 18 คอลัมน สวนหัว 1 – 2 ขอความที่จะแสดงไวที่สวนหัวของแตละคอลัมน (ดูรูปที่ 7 และ 8) ฟลด สูตร คุณสามารถเลือกดูงบการเงินในแบบที่ตองการ เชน เปนยอดสะสม, ประจําเดือน, ยอดปที่แลว ฯลฯ โดยเลือกจากสูตรที่ โปรแกรมจัดเตรียมไวให วิธีการ เรียกใชใหคลิกไอคอนรูปแวนขยาย โปรแกรมจะแสดงฟลด สูตรทั้งหมด ตัวอยางการกําหนดรูปแบบการแสดงผลในแตละคอลัมน รูปที่ 7 ตัวอยางการกําหนดรูปแบบการแสดงผล จากตัวอยางเมื่อสั่งพิมพออกเปนงบการเงินจะไดหนางบดังนี้ ปปจจุบัน ปที่แลว ปเปลี่ยนแปลง รายได: รายไดจากการขาย 110,527.00 0.00 0.00 รายไดอื่น ๆ 1,000 0.00 0.00 รวมรายได 111,527.00 0.00 0.00 คาใชจาย: ตนทุนขาย สุทธิ 95,080.00 0.00 0.00 คาใชจายในการขาย 7,300 0.00 0.00 คาใชจายในการบริหาร คาใชจายเกี่ยวกับพนักงาน 40,600.00 0.00 0.00 คาใชจาย นักงาน 4,600.00 0.00 0.00 ถาเสื่อมราคา 6,136.98 0.00 0.00 จาภาษีและคาธรรมเนียม 30.00 0.00 0.00
380 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 แผนก กําหนดใหคอลัมนนี้แสดงยอดบัญชีเฉพาะแผนกที่ระบุเทานั้น พิมพ % กําหนดใหพิมพอัตราเปอรเซ็นตเปรียบเทียบ เชน ในกรณีที่คุณตองการทราบ วาในงบดุล ยอดเงินสดเปนกี่เปอรเซ็นตของทรัพยสินรวม ในสวนของวิธีการพิมพ อัตราเปอรเ มนตจะไดกลาวถึง ตอไป แสดงผล จะแสดงผลคอลัมนนี้ในหนางบการเงินหรือไม ในบางครั้งคุณอาจจะสราง คอลัมนขึ้นมาเพื่อ ใชในการคานวณเพียงอยางเดียว คุณสามารถปอนขอมูลในชองนี้เปน 'N' ได เมื่อคุณกําาหนดขอความที่จะแสดงในสวนหัวของงบ และรูปแบบของงบการเงิน (ยอดประจําเดือน, ยอดสะสม ฯลฯ) เรียบรอยแลว สิ่งที่จะตองปฏิบัติตอมาคือนาเลขที่บัญชีที่ตองการ มาแสดงในหนางบ โดยใหคุณคลิกที่ แท็บ Item Report โปรแกรมจะแสดงรายการเลขที่บัญชีที่ใชสรางงบการเงิน ดังรูป รูปที่ 9 หนาจอการกําหนดเลขที่บัญชีที่จะนํามาแสดงในหนางบ
บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 381 รหัส จะเปนรหัสงบการเงินที่คุณกําหนดขึ้นจากการคัดลอกงบการเงินที่ไดกลาวถึงใน ตอนตน รหัสบรรทัด โดยปกติจะเปนรหัสเดียวกับรหัสงบการเงิน ใชเพื่อคัดลอกโครงสรางงบ ซึ่งจะคลายกับ การคัดลอกงบการเงินที่การเงินที่คุณสรางไวแลวไปยังงบการเงินอื่นกลาวถึงในขางตน แตรหัสบรรทัด จะสามารถใชเปนตนแบบในการสรางงบการเงินอื่น และหากมีการเปลี่ยนแปลงที่ตนแบบ โปรแกรม จะเปลี่ยนแปลงงบการเงินอื่นที่นํารหัส บรรทัดนี้ไปใชดวย ลําดับ การเรียงลําดับบรรทัดที่จะแสดงผลในหนางบ เชน ขอความหรือเลขที่บัญชีใน ลําดับ 100 จะ ถูกแสดงผลกอนขอความหรือเลขที่บัญชีในลําดับที่ 110 หรือ 120 ลําดับ บรรทัดในที่นี้จะสามารถเริ่ม ลําดับไดตั้งแต 0001 จนถึง 9999 ขอมูล ประเภทของขอมูลที่จะแสดงในลําดับบรรทัดนี้ โดยมีขอมูลใหเลือกไดดังนี้ A/C บัญชี ขอมูลที่ปอนเขาไปจะตองเปนเลขที่บัญชีเทานั้น โปรแกรมจะถือวา ขอมูล ประเภทนี้เปนขอมูลที่สามารถนํามาใชในการคํานวณได VAR ตัวแปร การสั่งใหรวมยอดในแตละชองตัวแปร TXT ขอความ ขอมูลที่ปอนเขาไปจะเปนขอความ, ตัวเลข หรือเครื่องหมายใดก็ได โปรแกรมจะเพียงแคแสดงผลแตไมนําไปคํานวณ NUM เลขคงที เลขคงที่จะนําไปใชในการคํานวณ หรือเพื่อแสดงในหนางบ - - - เสนเดี่ยว การตีเสนเดี่ยวเพื่อแบงหมวดบัญชี หรือเพื่อแบงกอนรวมตัวเลข เสนคู การตีเสนคูหลังรวมตัวเลข เสนคู BEG สินคาตน งวด การแสดงผลบัญชีสินคาตนงวด สําหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic INV สินคาปลายงวด การแสดงผลบัญชีสินคาปลายงวด สําหรับบันทึกบัญชีPeriodic PAG ขึ้นหนาใหม การแบงหนางบในสวนที่ตองการ ขึ้นหนากระดาษใหม แตจะแสดง สวนหัว ของรายงานในหนาใหมดวย FF ขึ้นหนาใหม การแบงหนางบในสวนที่ตองการ ขึ้นหนากระดาษใหม แตจะไมแสดง สวนหัว ของรายงานในหนาใหม เลขที่บัญชีหรือตัวแปร เลขที่บัญชี ขอความ หรือตัวแปร โดยจะตองสัมพันธกับประเภท ขอมูลที่คุณ เลือกไว เชน หากคุณเลือกประเภทขอมูลเปน AC ในชองเลขที่บัญชีหรือตัว
382 คูมือการใชงาน Express for Windows V.1 แปรนี้จะตองกําหนดเปนเลขที่บัญชี แตหากกําหนดในชองขอมูลเปน VAR ในชอง เลขที่บัญชีหรือตัวแปรนี้จะตองเปน A ถึง E แผนก หากคุณตองการนํายอดของเลขที่บัญชีมาเฉพาะบางแผนกที่ตองการ คุณสามารถ ระบุรหัสแผนกในชองขอมูลนี้ได +- นํามาแสดงเฉพาะคาบวกหรือคาลบอยางใดอยางหนึ่ง เชน กรณีที่คุณมีบัญชีเงินฝาก กระแส รายวันหลาย ๆ บัญชี คุณสามารถเลือกที่จะนําเฉพาะบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน ที่มียอดบวกเทานั้น มาแสดงในสวนของทรัพยสิน สวนบัญชีเงินฝากกระแสรายวันที่มี ยอดลบใหแสดงในสวนของหนี้สิน คําอธิบาย หากในชองขอมูลคุณเลือกเปนประเภท “A/C และในชองเลขที่บัญชีหรือตัว แปรไดนํา เลขที่บัญชีมาใชงาน โปรแกรมจะแสดงชื่อบัญชีในชองคําอธิบายนี้ใหโดย อัตโนมัติ แตหากเปน ประเภทขอมูลชนิดอื่น คุณจะตองระบุคําอธิบายรายการตามความ ตองการเขาไปเอง PC (Print Condition) เงื่อนไขในการพิมพ ในเมนูสรางงบการเงินนี้คุณอาจจะนําเลขที่ บัญชีมาใชใน การคํานวณเปนจํานวนมาก แตเมื่อแสดงผลคุณสามารถเลือกใหแสดง เฉพาะบัญชีที่คุณตองการได โดยมีตัวเลือกดังนี้ พิมพไมมีเงื่อนไข ใหพิมพขอมูลในบรรทัดนี้ออกมาไมวาจะเปนคาใดก็ตาม N ไมพิมพ ไมพิมพขอมูลในบรรทัดนี้ ไมวาจะเปนคาใดก็ตาม Z ขามไปถายอดเปน 0 จะไมพิมพคาในบรรทัดนี้ออกมา หากคาเปน 0 แตหากเปนคาบวกหรือลบให พิมพตามปกติ C พิมพตรงกลาง ใชสําหรับประเภทขอมูลที่เปน “TXT” โดยจะจัดวางตําแหนงขอความไวที่ กึ่งกลาง ของหนางบ (ในสวนของชื่อบัญชี) คอลัมน A B C D E % เปนการแบงชองใหคุณสามารถทดตัวเลขและเก็บคาไวเพื่อนํามาคํานวณในภายหลังได ซึ่งขอมูลที่คุณ สามารถปอนเขาในชองตัวแปร A B C D E % จะมีดังนี้
บทที่ 24 mระรางงบการเงิน 383 ไมทํา ไมมีการ านวณใด ๆ ในบรรทัดนี้ ซึ่งอาจจะนําไปใชในบรรทัดที่เปนการรวม + - * / บวก ลบ คูณ หาร ยอด ใชในการคานวณระหวางแตละเลขที่บัญชีในการสรางงบการเงินนี้ 0 ลางตัวแปร ลางคาในชองตัวแปรที่ระบุในชองเลขที่บัญชีหรือตัวแปรใหเปน 0 จะใชในกรณีที่ คุณตองการจะลางคาหลังจากไดคํานวณยอดตาง ๆ เสร็จสิ้นแลว มักจะใชกับ ประเภทขอมูลที่เปน "VAR" ถานอยกวา ใชในการเปรียบเทียบคาระหวางคาคงที่ที่ใสเขาไปกับคาที่คํานวณไดในคอลัมน นั้น ๆ หากคาคงที่ที่ใสเขาไปนอยกวาใหนําคาคงที่นั้นมา ถามากกวา ใชในการเปรียบเทียบคาระหวางคาคงที่ที่ใสเขาไปกับคาที่คํานวณไดในคอลัมน นั้น ๆ หากคาคงที่ที่ใสเขาไปมากกวา ใหใชคาคงที่นั้นมาแทนที่ หมายเหตุ คอลัมน A B C D E นี้สามารถเปรียบไดกับปุม M+ M- ของเครื่องคิดเลข คือ สามารถทดตัว เลขที่เกิดจากการคํานวณไวกอน และนํามาคํานวณกับตัวเลขที่เกิดจาก การคานวณของ ตัวเลขอีกชุดหนึ่งได การสรางงบการเงินแบบ Perpetual เพื่อใหเขาใจถึงวิธีการทํางานในเมนูสรางงบการเงินใหละเอียดยิ่งขึ้น จึงขออธิบายตัวอยางวิธีการสราง งบดุล สําหรับวิธีการบันทีกบัญชีแบบ Perpetual ดังตอไปนี้ รูปที่ 10 ตัวอยางโครงสรางงบการเงิน
384 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 ลําดับ ความหมาย 100 พิมพขอความ “ทรัพยสิน” ที่กึ่งกลางของงบการเงิน 110 พิมพเครื่องหมาย------ ใตขอความทรัพยสิน (เหมือนกับการตีเสนใต) และอยูกึ่งกลางของ หนางบการเงินเชนเดียวกัน 120 พิมพขอความ “ทรัพยสินหมุนเวียน : โดยพิมพชิดซายของหนางบการเงิน 130 นําบัญชีเงินสดมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอดมูลคาใวที่ชอง ตัวแปร A 135 นําบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรกเฉพาะยอดที่เปนบวกเทานั้น มาคํานวณ แตไมแสดง ในหนางบ และเก็บยอดไวที่ตัวแปร C 136 นําบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 2 เฉพาะยอดที่เปนบวกเทานั้น มาคํานวณ แตไมแสดง ใน หนางบ และเก็บยอดไวที่ตัวแปร C เชนเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรก 137 นําบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 3 เฉพาะยอดที่เปนบวกเทานั้น มาคํานวณ แตไม แสดงใน หนางบ และเก็บยอดไวที่ตัวแปร C เชนเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชี แรกและบัญชีที่ 2 140 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร C มาเก็บไวในชองตัวแปร B จากนั้นลางคาในชองตัวแปร C ทิ้ง และไมแสดงการคํานวณนี้ขึ้นในหนางบ 150 นําบัญชีเงินฝากออมทรัพยมาคํานวณ แตไมแสดงในหนางบ และเก็บยอดไวที่ตัวแปร B เชนเดียวกับยอดรวมของบัญชีเงินฝากกระแสรายวันที่เปนยอดบวก 160 นําบัญชีเงินฝากประจํามาคํานวณ แตไมแสดงในหนางบ และเก็บยอดไวที่ตัวแปร B เชนเดียวกับ ยอดรวมของบัญชีเงินฝากกระแสรายวันที่เปนยอดบวก และบัญชีเงินฝากออม ทรัพย 170 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร B เพื่อใหไดยอดของบัญชีเงินฝากธนาคารทุกบัญชี และเก็บ คาที่ได ในชองตัวแปร A แตจะไมพิมพหากยอดรวมที่กลาวถึงนี้เปน 0 175 นําบัญชีเงินลงทุนระยะสั้นมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอด มูลคาไวที่ชองตัวแปร A
บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 385 รูปที่ 11 ตัวอยางโครงสรางงบการเงิน ลําดับ ความหมาย 180 นําบัญชีลูกหนี้และตั๋วเงินรับมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัว แปร A 190 นําบัญชีสินคาคงเหลือมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร A 200 นาบัญชีทรัพยสินหมุนเวียนอื่น ๆ มาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอด มูลคาไวที่ ชองตัวแปร A 210 ตีเสนใตเดี่ยวในชองจํานวนเงิน 220 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร A เพื่อรวมยอดของทรัพยสินหมุนเวียนนี้ทั้งหมด และยังเก็บคาที่ได ไวในชอง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 230 นาบัญชีลูกหนี้และเงินใหกูยืมแกกรรมการมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และ เก็บยอด มูลคาไวที่ชองตัวแปร A 240 นาบัญชีเงินลงทุนในบริษัทในเครือมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอด มูลคาไวที่ ชองตัวแปร A 250 นําบัญชีที่ดิน อาคารและอุปกรณมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอด มูลคาไวที่ชอง ตัวแปร A 260 นําบัญชีทรัพยสินอื่น ๆ มาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร A 270 เสนไดเดียวใน จํานวนเงิน 280 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร A เพื่อรวมยอดของทรัพยสินทั้งหมด และยังเก็บคาที่ไดไวในชอง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 290 ตีเสนคูไดในชองจํานวนเงิน
386 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 รูปที่ 12 ตัวอยางโครงสรางงบการเงิน ลําดับ ความหมาย 300 พิมพขอความ หนี้สินและสวนของผูถือหุน ที่กึ่งกลางของงบการเงิน 310 พิมพเครื่องหมาย----ใตขอความทรัพยสิน (เหมือนกับการตีเสนใต) และอยูกึ่งกลางของหนัางบการเงิน เชนเดียวกัน 320 พิมพขอความ "หนีสินหมุนเวียน : โดยพิมพชิดซายของหนัางบการเงิน 330 นําบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรกเฉพาะยอดที่เปนลบ (OD) เทานั้น มาแสดงที่หนางบ แตจะ ไมพิมพ หากยอดเปน 0 และจะเก็บยอดไวที่ตัวแปร A 340 นําบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 2 เฉพาะยอดที่เปนลบ (OD) เทานั้น มาแสดงที่หนางบ แต จะไมพิมพ หากยอดเปน 0 และจะเก็บยอดไวที่ตัวแปร A เชนเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน บัญชีแรก 350 นําบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 3 เฉพาะยอดที่เปนลบ (OD) เทานั้น มาแสดงที่หนางบ แต จะไมพิมพ หากยอดเปน 0และจะเก็บยอดไวที่ตัวแปร A เชนเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน บัญชีแรกและบัญชีที่ 2 360 นาบัญชีเจาหนี้การคาและตั๋วเงินจายมาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บ ยอดมูลคาไว องตัวแปร A 370 นําบัญชีหนี้สินหมุนเวียนอื่น ๆ มาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอด มูลคาไวที่ชอง ตัวแปร A 380 ตีเสนใตเคี่ยวในชองจํานวนเงิน 390 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร A เพื่อรวมยอดของหนี้สินหมุนเวียนทั้งหมด และยังเก็บคาที่ไดไวใน ชอง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 400 พิมพบรรทัดวาง 1 บรรทัด 410 นําบัญชีหนี้สินอื่น ๆ มาแสดงที่หนางบ โดยจะไมพิมพหากมียอดเปน 0 และเก็บยอดมูลคาไวที่ชอง ตัวแปร A
บทที่ 24การสรางงบการเงิน 387 รูปที่ 13 ตัวอยางโครงสรางงบการเงิน ลําดับ ความหมาย 420 เสนใตเดียวในชองจํานวนเงิน 430 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร A เพื่อรวมยอดของหนี้สินทั้งหมด และยังเก็บคาที่ไดไวในชอง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 440 ตีเสนใตเดี่ยวในชองจํานวนเงิน 450 พิมพขอความ 'สวนของผูถือหุน : โดยพิมพชิดซายของหนาจบการเงิน 460 นําบัญชีทุนเรือนหุนมาแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร B โดยจะแสดง บรรทัดนี้ ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 470 นําบัญชีกําไรสะสมมาแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร B โดยจะแสดงบรรทัด นี้ ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 480 นําบัญชีรายไดมา านวณ แตไมแสดงในหนางบ และเก็บยอดไวที่ตัวแปร C 490 นําบัญชีคาใชจายมานวณ แตไมแสดงในหนางบ และเก็บยอดไปหักที่ตัวแปร C 500 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร C เพื่อคํานวณหายอดกําไรหรือขาดทุนสุทธิ และเก็บคาที่ไดไว ใน ชอง B เหมียนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 510 ตีเสนใตเดี่ยวในชองจํานวนเงิน 520 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร B เพื่อรวมยอดของสวนของผูถือหุนทั้งหมด และเก็บคาที่ไดไว ใน ชอง A โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 530 ตีเสนใตเดี่ยวในชองจํานวนเงิน
388 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 รูปที่ 14 ตัวอยางโครงสรางงบการเงิน ลําดับ ความหมาย 540 รวมยอดทั้งหมดในชองตัวแปร A เพื่อรวมยอดของหนี้สินและสวนของผูถือหุนทั้งหมด และ เก็บคาที่ ไดไวในชอง A โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไมวายอดจะเปนคาบวกหรือลบก็ตาม 550 ตีเสนใตคูในชองจํานวนเงิน จากตัวอยางขางตนใหคุณสังเกตในบรรทัดลําดับที่ 480 และ 490 จะเห็นวาการนํายอดกําไรขาดทุนมา แสดง ในงบดุลของโปรแกรม Express จะใชวิธีนําบัญชีรายไดและบัญชีคาใชจายมาหักลบกัน การสรางงบการเงินแบบ Periodic สําหรับการสรางงบดุลแบบ Periodic จะมีสวนแตกตางกับการสรางงบแบบ Perpetual เฉพาะในสวน ของ บัญชีสินคาและการคํานวณยอดกําไรขาดทุน ซึ่งสามารถแสดงตัวอยางไดดังนี้ รูปที่ 15 โครงสรางงบดุลแบบ Periodic ในสวนของทรัพยสิน สังเกตวาในสวนของบัญชีสินคาคงเหลือที่จะแสดงขึ้นมาในงบจะตองดึงบัญชียอยทุก ๆ บัญชี ที่เปน สินคา คงเหลือของกิจการมาแสดง ซึ่งหากเปนธุรกิจซื้อมาขายไป ก็จะมีเฉพาะบัญชีสินคาสําเร็จรูป แต หากเปนธุรกิจ ผลิต สินคาคงเหลือยังตองรวมถึงบัญชีวัตถุดิบและงานระหวางทํา สวนในชองขอมูล ของบัญชีสินคาที่นํามาไว ในโครงสรางใหระบุเปน INV ซึ่งโปรแกรมจะนํายอดคงเหลือของสินคาที่ ปอนไวใน เมนูบัญชีขอ 5 บัญชีสินคา คงเหลือ มาแสดง สําหรับในสวนของการคํานวณยอดกําไร ขาดทุนในงบดุลแบบ Periodic จะใชวิธีดังรูป
บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 389 รูปที่ 16 การคํานวณกําไรขาดทุนสําหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic ลําดับ ความหมาย 510 นําบัญชีคุมรายไดมาคํานวณแตไมแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร C 520 นํายอดวัตถุดิบคงเหลือตนงวดที่ปอนไวที่บัญชีสินคาคงเหลือมาคํานวณ แตไมแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชอง D 530 นํายอดสําเร็จรูปคงเหลือตนงวดที่ปอนไวที่บัญชีสินคาคงเหลือมาคํานวณ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชอง D เชนเดียวกับบัญชี วัตถุดิบ 540 นํายอดงานระหวางทําคงเหลือตนงวดที่ปอนไวที่บัญชีสินคาคงเหลือมาคํานวณ แตไมแสดงที่หนา งบ และเก็บยอดมูลคาไว ที่ชอง D เชนเดียวกับบัญชีวัตถุดิบ และสินคาสําเร็จรูป 550 นําบัญชีซื้อสุทธิมาคํานวณแตไมแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร D 560 นํายอดวัตถุดิบคงเหลือปลายงวดที่ปอนไวที่บัญชีสินคาคงเหลือมาคํานวณ แตไมแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชอง D เพื่อลบกับยอดสินคาตนงวดและยอดซื้อขางบน 570 นํายอดสําเร็จรูปคงเหลือปลายงวดที่ปอนไวที่บัญชีสินคาคงเหลือมาคํานวณ แตไมแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ ชอง D เชนเดียวกับบัญชีวัตถุดิบ 580 นํายอดงานระหวางทําคงเหลือปลายงวดที่ปอนไวที่บัญชีสินคาคงเหลือมาคํานวณ แตไมแสดงที่ หนางบ และเก็บยอดมูลคา ไวที่ชอง D เชนเดียวกับบัญชีวัตถุดิบ และสินคาสําเร็จรูป 590 คํานวณยอดทั้งหมดในชองตัวแปร D เพื่อคํานวณหาตนทุนขาย แตไมแสดงที่หนางบ และเก็บคาที่ ไดไวในชอง C เพื่อนําไป ลบกับรายไดที่เก็บอยูในชองตัวแปร C เชนเดียวกัน 600 นําบัญชีคาใชจายในการขายมาคํานวณแตไมแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร C โดยเปนยอดลบรายได เชนเดียวกับตนทุนขาย 610 นําบัญชีคาใชจายในการบริหารมาคํานวณแตไมแสดงที่หนางบ และเก็บยอดมูลคาไวที่ชองตัวแปร C เพื่อลบยอดรายได เชนเดียวกับตนทุนขาย และคาใชจายในการขาย 620 คํานวณยอดทั้งหมดในชองตัวแปร C เพื่อคํานวณหากําไรขาดทุนสุทธิ และจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมา ไมวายอดจะเปนคาบวก หรือลบก็ตาม เก็บคาที่ไดไวในชอง B เพื่อนําไปบวกกับทุนและกําไรสะสมในสวนบนของโครงสรางงบ
390 คูมือการใชงาน Express for Windows v.1 ตัวอยางการสรางงบการเงินที่นาสนใจ การลํานวณยอดภาษีเงินไดนิติบุคคลในงบกําไรขาดทุน รูปที่ 17 โครงสรางงบการเงินที่มีการคํานวณภาษีนิติบุคคล ลําดับ ความหมาย 300 กําไร (ขาดทุน) ที่คํานวณไดจะถูกลางคาตัวแปรในชอง B และนําคาที่ไดเก็บไวที่ทั้งชอง C และ D 301 ตั้งคาคงที่ใหเปน 0 ซึ่งจะไมแสดงขึ้นมาในหนางบ และใชเงื่อนไขถามากกวา ซึ่งหมายถึงหาก คาคงที่ 0 มากกวากําไร ที่อยูในชอง C ใหนําคา 0 ไปเก็บคาในชอง C แทน ในกรณีนี้หากผลกําไรใน ชอง C ติดลบ ซึ่งก็คือมีผลขาดทุน โปรแกรมจะนําคา 0 ไปแทนที่ แตหากเปนยอดบวก คือ กําไร ก็ จะนํายอดกําไรที่ไดไปคํานวณตอไป 302 ตั้งคาคงที่ของอัตราภาษีเงินไดนิติบุคคล 30% (หรือ 130) ซึ่งจะไมแสดงขึ้นมาในหนางบ จากนั้น นําไปคูณกับคาใน ชอง C 303 คํานวณคาในชอง C ซึ่งหากมีผลกําไร ก็จะนําผลกําไรคูณกับอัตราภาษี และนําผลการคํานวณที่ได คือ ภาษีเงินไดนิติ บุคคล ไปลบกับยอดกําไรกอนหักภาษีที่ไดเก็บยอดไวในชอง D ตีเสนใตเดียวในชองจํานวนเงิน 304 ตีเสนคูใตในชองจํานวนเงิน 310 คํานวณหายอดกําไรหลังหักภาษี โดยนําผลกําไรหักดวยยอดภาษีเงินไดนิติบุคคล 330 ตีเสนคูใตในชองจํานวนเงิน การแสดงอัตราเปอรเซ็นตเปรียบเทียบในงบการเงิน หากคุณตองการใหมีการแสดงอัตราเปอรเซ็นตเปรียบเทียบในงบการเงินประเภทตาง ๆ เชน ในงบดุล คุณ อาจจะตองการใหแสดงยอดเงินสดหรือยอดทรัพยสินอื่น ๆ เมื่อเปรียบเทียบกับยอดทรัพยสินรวม เปนกี่เปอรเซ็นต ดังแสดงในรูป
บทที่ 24 การสรางงบการเงิน 391 บริษัท เอ็กซเพรสซอฟทแวร กรุป จํากัด งบดุล สิ้นสุด ณ วันที่ 30 มิถุนายน 2548 หนา : 1 สินทรัพย สินทรัพยหมุนเวียน : เงินสด 30,172.09 3.88 เงินฝากธนาคาร 161,095.00 20.72 ลูกหนี้และตั๋วเงินรับ 99,355.70 12.78 สินคาคงเหลือ 446,750.00 57.45 สินทรัพยหมุนเวียนอื่น ๆ 40,210.40 5.17 รวมสินทรัพยหมุนเวียน 777,583.19 100.00 รูปที่ 18 งบดุลที่มีการแสดงอัตราเปอรเซ็นตเปรียบเทียบ ใหคุณไปที่เมนูสรางงบการเงิน และเลือกงบการเงินที่ตองการแสดงอัตราเปอรเซ็นตขึ้นมา จากนั้น ดับเบิ้ลคลิกที่ชอง พิมพ % เพื่อแกไขใหเปน Y ดังรูป จากนั้นใหคลิกไอคอนบันทึกขอมูล รูปที่ 19 ใสคา Y ในชองพิมพ % ของเมนูสรางงบการเงินหนาแรก กําหนดฐานที่จะใชในการคํานวณซึ่งในกรณีของงบดุลนี้ จะใชยอดทรัพยสินรวมเปนฐานในการคํานวณอัตรา เปอรเซ็นตของทรัพยสินอื่น ๆ โดยใหคุณคลิกที่แท็บ Item Report (หรือกด <F8>) เพื่อ