การพิมพ์เอกสาร เมื่อคลิกที่ปุ่มลูกศรข้าง ๆ ไอคอนพิมพ์เอกสาร หรือกดคีย์ลัด <Shift+Alt+P> โปรแกรมจะแสดงเมนูย่อย ดังรูป (จากรูป เป็นตัวอย่างชนิดของแบบฟอร์มในเมนูขายเงินเชื่อ ซึ่งอาจจะแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละหน้าจอของ โปรแกรม) รูปที่ 19 ชนิดของแบบฟอร์มที่มีในโปรแกรม ฟอร์ม 12 แบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์จะมีขนาดตัวอักษร 12 ตัวอักษรต่อนิ้ว ฟอร์ม 15 แบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์จะมีขนาดตัวอักษร 15 ตัวอักษรต่อนิ้ว (รายละเอียดที่พิมพ์จะมี มากกว่าฟอร์ม 12 เช่น พิมพ์ชื่อสินค้าได้ยาวกว่า และพิมพ์ช่องคลังสินค้าด้วย) ในแบบฟอร์มแต่ละประเภทข้างต้น ยังสามารถแบ่งได้อีกเป็น 2 ชนิด คือ ต้นฉบับมีเส้น เป็นแบบฟอร์มที่ โปรแกรมจะตีเส้นกรอบตารางให้ด้วย เหมาะสำหรับใช้พิมพ์ลงในกระดาษเปล่า ต้นฉบับไม่มีเส้น เป็นแบบฟอร์มที่โปรแกรมจะพิมพ์เฉพาะข้อมูลเท่านั้น (ไม่พิมพ์เส้นกรอบเหมาะสำหรับใช้พิมพ์ ลงในแบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์มาจากโรงพิมพ์ (Pre-printed Form) คุณสามารถสั่งพิมพ์แบบฟอร์มประเภทต่าง ๆ ได้ทันทีหลังจากบันทึกข้อมูลเสร็จเรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับ ภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน โดยสามารถจะแก้ไขแบบฟอร์มในรูปแบบที่คุณต้องการได้(หากต้องการรายละเอียด เพิ่มเติมในการแก้ไขแบบฟอร์ม ขอให้ศึกษาจากบทที่ 25 การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม)
เมื่อต้องการพิมพ์เอกสาร ถ้ำเป็นเอกสารหลัก (หรือฟอร์มที่ 1) คุณสามารคลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสาร หรือ กด <AIt+P> โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกว่า จะแสดงผลการพิมพ์ไปที่ใด รูปที่ 20 เลือกวิธีการแสดงผลเมื่อสั่งพิมพ์แบบฟอร์มจอภาพ โปรแกรมจะพิมพ์เอกสารออกทางจอภาพ เพื่อให้คุณตรวจสอบข้อมูลก่อนพิมพ์จริงเครื่องพิมพ์โปรแกรมจะพิมพ์ เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ คุณต้องใส่กระดาษในเครื่องพิมพ์ไว้ให้พร้อมก่อนแฟ้มข้อมูลโปรแกรมจะพิมพ์เอกสาร ออกทางไฟล์ข้อมูล ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในโปรแกรมอื่น ๆ ได้ เช่น Microsoft Excel, Microsoft Word ฯลฯ รูปที่ 21 แบบฟอร์มใบกำกับภาษีเมื่อสั่งพิมพ์ทางจอภาพ
สรุปปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อย แม้ว่าคุณจะสามารถเลือกใช้งานไอคอนบนแถบเครื่องมือ เพื่อทำงานในโปรแกรมได้ในทุก ๆ หน้าจอการป้อน ข้อมูล แต่หากกุณสามารถจดจำปุ่มคำสั่งที่คุณจะต้องใช้งานบ่อย ๆ ได้ เช่น การเพิ่ม แก้ไขลบข้อมูล ฯลฯ ก็จะทำ ให้การปฏิบัติงานรวดเร็วยิ่งขึ้น <AIt+A> เพิ่มข้อมูล <Ctrl+L>เรียกดูข้อมูลตั้งแต่ต้น <Alt+E> แก้ไขข้อมูล <Alt+L> เรียกดูข้อมูลตั้งแต่ปัจจุบัน <Alt+C> ยกเลิกเอกสาร <Ctrl+Home> ไปที่ข้อมูลแรก <Alt+D> ลบข้อมูล <Ctrl+End > ไปที่ข้อมูลสุดท้าย <Alt+P> พิมพ์แบบฟอร์ม/รายงาน <F4> แสดงแท็บถัดไป <Alt+s> ค้นหาข้อมูล <F3> แสดงแท็บก่อนหน้านี้ มีปุ่มคำสั่งพิเศษอื่น ๆ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานในโปรแกรมสะดวกยิ่งขึ้น คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานได้จาก ภาคผนวกของคู่มือเล่มนี้ การรับรองเอกสาร เมื่อผู้ใช้งานได้บันทึกข้อมูลต่าง ๆ เข้าในโปรแกรมแล้ว หากเป็นเอกสารที่มีความสำคัญ ก็ควรจะได้รับการ ตรวจสอบและรับรองโดยผู้มีอำนาจ ประโยชน์ของการรับรองเอกสารในโปรแกรม จะทำให้ผู้ใช้งานไม่สามารถ แก้ไขเอกสารที่มีการรับรองหรืออนุมัติไปแล้วได้จนกว่าจะยกเลิกการรับรองเอกสารโดยผู้มีอำนาจเสียก่อน (คุณ สามารถกำหนดระดับของผู้ที่มีสิทธิในการรับรองเอกสาร เช่นสมุห์บัญชี หัวหน้าแผนก ซึ่งจะได้กล่าวถึงในหัวข้อ 'การกำหนดต่ำเริ่มต้น' ในบทที่ 5) วิธีการรับรองเอกสารให้คุณคลิกที่ไอคอนรูปตราประทับบนแถบเครื่องมือ ดังรูป ไปที่ข้อมูลแรก รูปที่ 22 เมนูรับรองเอกสารจะมีในเอกสารสำคัญทุกหน้าจอ โปรแกรมจะให้ยืนยันการรับรองเอกสาร ให้ตอบตกลง แต่หากคุณกำหนดที่ค่าเริ่มต้น ในส่วนของเรื่องทั่วไปว่าต้อง มีการพิมพ์เอกสารก่อนจึงจะรับรองเอกสารได้ และพยายามจะรับรองเอกสารก่อน
การพิมพ์โปรแกรมจะแจ้งข้อความเดือนขึ้นมาดังรูป หากคุณยืนชันที่จะรับรองเอกสารไปก่อน ให้ตอบ'ตกลง' รูปที่ 23 ข้อความเตือนกรณีพยายามรับรองเอกสารก่อนพิมพ์ นอกจากนั้นคุณยังสามารถรับรองเอกสารเป็นช่วงได้ โดยในแถบเครื่องมือ ให้คุณคลิกที่ปุ่มรับรองเอกสารเป็นช่วง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้ป้อนวันที่ของเอกสารที่จะเริ่มต้นรับรอง และวันที่สุดท้ายของเอกสารที่จะมีการรับรอง เอกสาร ดังรูป แต่หากคุณได้ตรวจสอบเอกสารทั้งหมดแล้วและต้องการรับรองเอกสารทั้งหมด ให้คุณปล่อยช่อง 'เลขที่เอกสารจาก' ว่างไว้ และใส่ข้อมูลในช่องถึง' เป็น ๙๙๙๙๙๙๙๙๙๙ แต่ป้อนช่วงวันที่ตามที่ต้องการ จากนั้น จึงคลิกที่ปุ่ม ทำงาน หรือกด<F5> เพื่อยืนยันการรับรองเอกสารทั้งหมด รูปที่ 24 หน้าจอรับรองเอกสารเป็นช่วง คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ป้อนข้อมูลเข้าในโปรแกรมแล้วได้ถูกรับรองเอกสารไปแล้วหรือไม่ โดยกดปุ่ม <Tab> หรือกดปุ่ม <Cr1+1> ที่หน้าจอของเอกสารที่ต้องการ จะปรากฏหน้าจอดังรูป
รูปที่ 25 หน้าจอแสดงข้อมูลว่าเอกสารนี้ได้ถูกรับรองไปแล้ว จากในรูปเป็นการกดปุ่ม <Tab> ที่หน้าจอขายเงินเชื่อ สังเกตในบรรทัดล่างสุดของหน้าจอจะปรากฏรหัสของผู้ รับรองเอกสารในช่อง 'รับรองโดย' และวันที่ที่มีการรับรองเอกสารในช่อง 'วันที่ การเชื่อมโยงของระบบต่าง ๆ ในโปรแกรม ในโปรแกรม Express จะประกอบไปด้วยระบบงานหลาย ๆ ระบบด้วยกัน เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบควบคุม สินค้าคงคลัง ระบบการเงิน ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งในแต่ละระบบเองก็ยังมีการเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น การป้อนข้อมูลขายเงินเชื่อโปรแกรมจะตั้งลูกหนี้ ลดยอดจำนวนในสต๊อก ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภท รวมทั้งแสดงในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม และยังสามารถนำข้อมูลการขายที่ได้ซ้อนเข้าโปรแกรมไปทำการวิเคราะห์ การขาย เช่น การจัดลำดับยอดขายแยกตามสินค้าหรือลูกค้า การดูยอดขายประจำเดือน/ประจำปี การดูยอดขาย แยกตามเขตการขายหรือพนักงานขาย เป็นต้น
รูปที่ 26 การเชื่อมโยงของระบบงานต่าง ๆ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่คุณจะต้องเข้าใจรูปแบบการทำงานของโปรแกรมเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการ ปฏิบัติงาน เช่น การเข้าไปป้อนข้อมูลการขายซ้ำอีกครั้งในสมุดรายวันขาย หรือปรับปรุงลดยอดสินค้าหลังจากป้อน ข้อมูลขายเงินเชื่อในโปรแกรมไปแล้ว สิ่งที่ควรทราบอีกประการหนึ่งในส่วนของการเชื่อมโยงข้อมูลคือการแก้ไขหรือลบข้อมูลใด ๆ ควรทำที่เอกสารต้น ทาง เช่นในกรณีเอกสารขายเงินเชื่อที่ได้กล่าวถึง หากคุณต้องการแก้ไขหรือลบข้อมูลควรจะทำที่หน้าจอขายเงิน เชื่อ ซึ่งโปรแกรมจะทำการแก้ไขข้อมูลส่วนอื่นที่เกี่ยวข้องให้โดยอัตโนมัติเช่น ในสมุดรายวัน ลูกหนี้รายตัว แฟ้ม ภาษีขาย แต่หากคุณแก้ไขหรือลบข้อมูลในเอกสารปลายทางโดยตรง เช่น การแก้ไขหรือลบข้อมูลในสมุดรายวันซึ่ง ถูกผ่านรายการมาจากขายเงินเชื่อ จะทำให้ในระบบอื่น ๆ เช่น ลูกหนี้รายตัว หรือแฟ้มภาษีขาย จะไม่ถูกแก้ไขตาม ไปด้วย ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาเมื่อคุณพิมพ์รายงานของแต่ละระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (Re-Check) เช่นเปรียบเทียบระหว่างรายงานทางบัญชี กับรายงานลูกหนี้รายตัว ซึ่งยอดจะไม่เท่ากัน
แฟ้มข้อมูลหลักที่ต้องจัดเตรียมก่อนเริ่มใช้งาน ก่อนที่จะเริ่มต้นการทำงานในโปรแกรม Express คุณจำเป็นต้องจัดเตรียมข้อมูล ซึ่งจะต้องใช้ในการทำรายการ เช่น รายชื่อลูกค้า, ผู้จำหน่าย, สินค้า ฯลฯ เนื่องจากแฟ้มข้อมูลหลักดังต่อไปนี้ จะถูกนำไปใช้งานในการป้อนข้อมูล ประจำวัน ตัวอย่างเช่น การป้อนข้อมูลการซื้อ การป้อนข้อมูลการขาย • กำหนดค่าเริ่มต้น • กำหนดตารางข้อมูล • ผังบัญชี • รายละเอียดสินค้า • รายละเอียดลูกค้า • รายละเอียดผู้จำหน่าย • รายละเอียดพนักงานขาย • รายละเอียดบัญชีเงินฝาก จะได้กล่าวถึงวิธีการกำหนดแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้ในบทต่อ ๆ ไป
บทที่ 4 กำหนดบริษัทใหม่ เมื่อคุณติดตั้งโปรแกรมเสร็จสมบูรณ์แล้ว เมื่อเข้ามาในโปรแกรมครั้งแรกคุณจะพบกับข้อมูลทคสอบเวอร์ชั่น 1 และ ข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1 ดังในรูป รูปที่ 1 หน้าจอหลังจากเรียกเข้าในโปรแกรม Express • ข้อมูลทดสอบ เป็นตัวอย่างการปฏิบัติงานในโปรแกรม และยังใช้เป็นข้อมูลประกอบในการอ่านคู่มือการใช้ งานเล่มนี้ • ข้อมูลเปล่า เป็นข้อมูลที่เตรียมไว้เพื่อให้ผู้ใช้งาน นำไปคัดลอกเพื่อกำหนดเป็นใหม่ของตนเองขึ้นมา โดยจะ มีเฉพาะฐานข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น คุณควรจะสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ เพื่อป้อนข้อมูลของบริษัทคุณเข้าไป ไม่ควรใช้ข้อมูลที่ติดตั้งพร้อมกับ โปรแกรมเนื่องจากหากมีการอัพเดทโปรแกรมและจำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมใหม่ จะได้ไม่มีผลกระทบกับข้อมูลที่ ใช้งานอยู่ดังนั้นให้คุณเลือกเข้าที่ข้อมูลทดสอบของโปรแกรม เพื่อเข้าไปดำเนินการสร้างบริษัทขึ้นมาใหม่ โปรแกรมจะขึ้นมาถามวันที่ทำการซึ่งเป็นวันที่ที่อยู่ในรอบบัญชีที่คุณจะป้อนข้อมูลเข้าไป เช่น หากคุณ ต้องการบันทึกข้อมูลการซื้อ การขายหรือรายการบัญชีอื่น ๆ ของปี 48 วันที่ที่คุณจะป้อนเข้าไปก็ต้องอยู่ในรอบปี 48 ในขั้นแรกนี้เมื่อคุณเลือกเข้าที่ข้อมูลทดสอบ โปรแกรมได้กำหนดรอบบัญชีไว้เป็นปี 2548 ดังนั้นคุณจึงต้องป้อน วันที่ใด ๆ ซึ่งอยู่ในปี 2548 เพื่อผ่านเข้าไปใช้งานในข้อมูลนี้ได้แต่หากคุณพยายามป้อนวันที่ซึ่งไม่อยู่ในช่วงรอบ บัญชี โปรแกรมจะแจ้งข้อผิดพลาคให้ทราบดังรูป
รูปที่ 2 โปรแกรมจะแจ้งข้อผิดพลาดในกรณีป้อนวันที่ทำการไม่อยู่ในรอบบัญชีที่กำหนดไว้ ซึ่งเมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม ตกลง หรือกด <Enter> ผ่านข้อผิดพลาดที่โปรแกรมแจ้งให้ทราบ จะพบกับหน้าจอซึ่งระบุถึง ช่วงรอบบัญชีที่ได้กำหนดไว้ในข้อมูลนั้น (เช่น ข้อมูลเปล่า หรือข้อมูลทดสอบ) การแก้ไขปัญหาข้างต้นให้คุณป้อน วันที่ทำการใหม่ โดยให้วันที่อยู่ในช่วงของรอบบัญชีดังกล่าว รูปที่ 3 รอบบัญชีซึ่งถูกกำหนดไว้แล้วในข้อมูล วิธีการทำหนดบริษัทใหม่ ให้คุณคลิกเข้าไปที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 8 กำหนดบริษัทใหม่ จะพบข้อมูลที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ ดังรูป รูปที่ 4 หน้าจอที่ใช้สร้างบริษัทขึ้นมาใหม่
การเพิ่มข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูล หรือกด <Alt+A> เพื่อเพิ่มข้อมูลบริษัทใหม่ ชื่อข้อมูล คุณอาจจะป้อนเป็นชื่อย่อ ๆ ของบริษัท โดยใส่ตัวเลขนำหน้าชื่อไว้ด้วย เพื่อเรียงลำดับบริษัทที่ใช้ บ่อยให้มาอยู่ลำดับต้น ๆ เพื่อความสะดวก รหัส บันทึกชื่อกลุ่ม หรือชื่อย่อของบริษัท เพื่อนำไปใช้กำหนดสิทธิการใช้งานแต่ละคนว่ามีสิทธิเข้ามา ใช้ข้อมูลนี้หรือไม่ เช่น บริษัท รหัส บริษัท ก จำกัด GROUP_A บริษัท ข จำกัด GROUP_A บริษัท ค จำกัด GROUP_B บริษัท ง จำกัด GROUP_B จากตัวอย่างนี้ มีกลุ่มบริษัท 2 กลุ่ม คือ GROUP-A และ GROUP_B สมมติว่าผู้ดูแลระบบกำหนดสิทธิให้นาย สมชาย สามารถใช้ข้อมูล GROUP A ได้ ดังนั้นนายสมชายสามารถเข้าไปใช้งานในบริษัท ก และบริษัท ข ได้ แต่ไม่ สามารถมองเห็นข้อมูลของบริษัท ค และบริษัท ง เป็นต้น หมายเหตุวิธีการกำหนดสิทธิของผู้ใช้งานในแต่ละที่เก็บข้อมูลจะกล่าวถึงอีกครั้งหนึ่งในหัวข้อ 'การกำหนดระบบ ความปลอดภัย'ที่เก็บข้อมูลเป็นชื่อโฟลเดอร์หรือไคเรคทอรี่ที่จะใช้เก็บข้อมูล ซึ่งที่เก็บข้อมูลจะต้องไม่ซ้ำกันในแต่ ละที่เก็บข้อมูล ชื่อที่ตั้งยาวไม่เกิน 8 ตัวอักษร (ใช้ได้ทั้งตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลข แต่ห้ามมีช่องว่างในชื่อที่ เก็บข้อมูล) ตัวอย่างการกำหนดชื่อที่เก็บข้อมูล ที่เก็บข้อมูล เป็นชื่อโฟลเดอร์หรือไคเรคทอรี่ที่จะใช้เก็บข้อมูล ซึ่งที่เก็บข้อมูลจะต้องไม่ซ้ำกันในแต่ละที่เก็บ ข้อมูล ชื่อที่ตั้งยาวไม่เกิน 8 ตัวอักษร (ใช้ได้ทั้งตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลข แต่ห้ามมีช่องว่างในชื่อที่เก็บ ข้อมูล) ตัวอย่างการกำหนดชื่อที่เก็บข้อมูล วันที่ จะเป็นวันที่ที่คุณสร้างที่เก็บข้อมูลนี้ขึ้นมา โคยโปรแกรมจะใส่ค่าให้โคยอัตโนมัติเมื่อกำหนคชื่อที่เก็บข้อมูล เสร็จเรียบร้อย ให้กด <Enter> ผ่าน จะมีหน้าจอแสดงขึ้นมาดังรูป ชื่อข้อมูล รหัส ที่เก็บข้อมูล 1.บ.อัลติมา ปี 48 GROUP_A ULTIMA48 2.บ.สบายใจ ปี48 GROUP_B SABAI48 3.บ.เค.วาย ปี48 GROUP_A KY48
รูปที่ 5 โปรแกรมจะให้เลือกรูปแบบในการสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ • สร้างข้อมูลจากตัวอย่าง คือ การคัดลอกฐานข้อมูลจากแผ่นดิสก์เพื่อกำหนดเป็นบริษัทใหม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้เตรียมแฟ้มข้อมูลหลักไว้แล้ว อาทิ ผังบัญชี, รายละเอียดลูกค้า-ผู้จำหน่าย, รายละเอียดสินค้า เป็นต้น และบันทึกไว้ในแผ่นดิสก์ เมื่อคุณต้องการสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ โดยใช้ฐานข้อมูลเดียวกับที่เคย สร้างไว้ คุณสามารถสร้างข้อมูลจากตัวอย่างนี้ได้ • คัดลอกข้อมูลจากบริษัทเดิม จะแตกต่างจากการสร้างข้อมูลจากตัวอย่าง คือ เป็นการคัดลอกข้อมูลที่มีอยู่ แล้วในโปรแกรม เพื่อนำมาสร้างเป็นที่เก็บข้อมูลใหม่ เช่น หากคุณเริ่มใช้โปรแกรมครั้งแรก คุณสามารถ คัดลอกข้อมูลจาก ข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1" เพื่อสร้างเป็นบริษัทของคุณเอง หรือในกรณีคุณมีบริษัทใน เครือหรือสาขาที่ต้องทำงานด้วยเป็นจำนวนมาก คุณอาจจะเตรียมฐานข้อมูลที่เหมือน ๆ กัน เช่น รายละเอียดลูกค้า, ผู้จำหน่าย, สินค้า ฯลๆ ไว้ในที่เก็บข้อมูลหนึ่ง เมื่อต้องการเปิดบริษัทใหม่ก็เพียง คัดลอกฐานข้อมูลจากบริษัทนั้น เป็นต้น ในเบื้องต้นนี้ให้คุณเลือกข้อที่ 2.คัดลอกข้อมูลจากบริษัทเดิม เพื่อ กำหนดเป็นบริษัทใหม่ โปรแกรมจะแสดงข้อมูลที่ติดตั้งมาพร้อมกับโปรแกรมขึ้นมาให้เลือก (ดังรูป) ให้ เลือกที่ 'ข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1" รูปที่ 6 ข้อมูลเบื้องต้นที่ติดตั้งมาพร้อมกับโปรแกรม เมื่อคุณเลือกข้อมูลที่ต้องการแล้ว โปรแกรมจะเริ่มคัดลอกข้อมูลจากบริษัทที่คุณเลือกไปยังที่เก็บข้อมูลใหม่ การ คัดลอกจากข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1 จะได้ข้อมูลที่มีเฉพาะโครงสร้างเท่านั้นไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่ เมื่อคัดลอกข้อมูล เสร็จสิ้นจะปรากฎข้อความดังรูป ให้คลิกที่ปุ่มตกลงหรือกด <Enter> ผ่านไป
รูปที่ 7 ข้อความที่แจ้งขึ้นมาหลังจากตัดลอกข้อมูลเสร็จสิ้น รูปที่ 8 ที่เก็บข้อมูลที่สร้างขึ้นใหม่ การแก้ไขข้อมูล เลื่อนไปที่บริษัทที่ต้องการแก้ไข และคลิกที่ไอคอนแก้ไขข้อมูลบนแถบเครื่องมือหรือกด <AI+E> โปรแกรมจะให้แก้ไขข้อมูลทันที ข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้ คือ ชื่อบริษัท และรหัสส่วนที่เก็บข้อมูลและวันที่ไม่ สามารถแก้ไขได้หากต้องการแก้ไขจะต้องลบบริษัทนั้นออกแล้วจึงสร้างขึ้นมาใหม่ การลบข้อมูล เลื่อนไปที่บริษัทที่ต้องการแก้ไข และคลิกที่ไอคอนลบข้อมูลบนแถบเครื่องมือ หรือกด <AIt+D> โปรแกรมจะให้ยืนข้นการลบข้อมูล ถ้าต้องการลบเลือก <ตกลง> ถ้าไม่ต้องการลบเลือก <ยกเลิก> หมายเหตุ โปรแกรมจะลบเฉพาะชื่อของบริษัทที่แสดงในหน้าจอนี้ให้เท่านั้น แต่ข้อมูลที่เก็บในฮาร์ดดิสก็ยังคงอยู่ หากต้องการลบไดเรกทอรี่ที่เก็บข้อมูลทิ้งด้วย จะต้องออกจากโปรเกรมและใช้คำสั่งของดอส (คำสั่ง Del)ลบข้อมูล และไคเรกทอรี่เองให้ออกจากหน้าจอกำหนดบริษัทใหม่ โดยกด <Esc> จากนั้นคุณสามารถเริ่มต้นป้อนข้อมูลต่าง ๆ ในที่เก็บข้อมูลใหม่นี้ได้ทันที
เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ หากคุณต้องการเริ่มต้นการป้อนข้อมูลในโปรแกรมใหม่ซึ่งอาจจะมีสาเหตุมาจากการทดลองใช้โปรแกรมมาในช่วง ระยะเวลาหนึ่ง และต้องการเริ่มต้นทำงานจริง หรือคุณอาจจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมอย่างไม่ถูกต้อง และข้อมูลมี ข้อผิดพลาดเป็นจำนวนมาก ซึ่งคุณไม่ต้องการเสียเวลาในการตรวจสอบหาสาเหตุ ในกรณีเช่นนี้คุณไม่จำเป็นต้อง ลบที่เก็บข้อมูลที่สร้างขึ้นมานี้ทิ้งทั้งหมด แต่จะสามารถใช้เมนูเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ของโปรแกรมเพื่อลบข้อมูลที่ป้อน ไว้ในที่เก็บข้อมูลนี้ทิ้ง (โดยชื่อที่เก็บข้อมูลยังอยู่ตามปกติ) อย่างไรก็ตามแม้ว่าจะมีความสะดวกในการใช้งาน แต่ การใช้งานเมนูเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ควรจะพิจารณาอย่างระมัดระวังเนื่องจากคุณจะไม่สามารถดึงข้อมูลที่ถูกลบทิ้ง จากการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ขึ้นมาได้อีก การเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ให้คุณเข้าที่ เมนูอื่น ๆ ข้อ 5 เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ รูปที่ 9 หน้าจอเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่
เมื่อคุณเข้าในหน้าจอเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ จะพบกับหน้าจอดังในรูป ซึ่งจะมีคำเตือนให้คลิก <ยกเลิก >ออกจาก หน้าจอนี้เพื่อไปสำรองข้อมูลเก็บไว้ก่อนที่จะทำการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ เนื่องจากหากต้องการนำข้อมูลนี้กลับมาใช้ งานในภายหลังก็จะสามารถทำได้โดยไม่มีปัญหาใด ๆ ในส่วนตารางจะแสดงชื่อของแฟ้มข้อมูลหลักต่าง ๆ ขึ้นมา เช่น ทะเบียนลูกค้า, ทะเบียนผู้จำหน่าย, พนักงานขาย เป็นต้น โปรแกรมจะให้คุณเลือกลบแฟ้มข้อมูลหลักแต่ละ ประเภท อย่างไรก็ตามไม่ว่าคุณจะทำเครื่องหมายหน้าชื่อแฟ้มข้อมูลหลักใดก็ตาม ข้อมูลยอดยกมาของทุกระบบ และ ข้อมูลการเดินรายการประจำวันของทุกระบบ จะถูกลบทิ้งเสมอ (จะสังเกตว่า 2 บรรทัดแรกโปรแกรมจะทำ เครื่องหมายไว้เสมอ ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้) ตัวอย่างเช่น หากคุณทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดสินค้าจะหมายถึง ให้โปรแกรมลบข้อมูลยอดยกมาและการเดินรายการประจำวันของทุก ๆ ระบบ รามทั้งลบรายละเอียดสินค้าออก ทั้งหมด แต่หากไม่มีการทำเครื่องหมายไว้ในบรรทัดใด และคลิกที่ปุ่ม ตกลง ก็จะหมายถึง เป็นเพียงการลบข้อมูล ยอดยกมาและการเดินรายการประจำวันของทุก ๆ ระบบ เท่านั้น ส่วนรายละเอียดของแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น ลูกค้า ผู้จำหน่าย พนักงานขาย รายละเอียดบัญชีเงินฝาก สินค้า ฯลฯ ก็จะยังอยู่ครบ ไม่สูญหายไปด้วย
บทที่5 กำหนดค่าเริ่มต้น เป็นการกำหนดค่าที่จำเป็น ซึ่งต้องใช้ในการเดินรายการประจำวัน เช่น ชื่อที่อยู่ของบริษัทที่ใช้ในการเปิดบิล วิธีการบันทึกบัญชีสินค้า วิธีการคำนวณต้นทุน เป็นต้น ให้คุณเลื่อนไปที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้น ต่าง ๆ ซึ่งจะมีเมนูย่อยที่ต้องป้อนข้อมูลดังต่อไปนี้ รายละเอียดกิจการ จะเป็นการบันทึกรายละเอียดข้อมูลของบริษัท ได้แก่ ชื่อ, ที่อยู่, เลขผู้เสียภาษี และลำดับสาขา ชื่อบริษัทใน หน้าจอนี้ จะถูกนำไปใช้ในการพิมพ์ที่หัวรายงานและฟอร์มเอกสารต่าง ๆ (แต่ชื่อบริษัทตรงเมนูกำหนดบริษัท ใหม่ ใช้เพื่อแยกแยะข้อมูลกรณีที่มีหลายบริษัท เพื่อให้ผู้ใช้เลือกตอนเข้าโปรแกรมเท่านั้น) รูปที่ 1 หน้าจอรายละเอียดของกิจการ
เรื่องทั่วไป ใช้กำหนดค่า เพื่อให้โปรแกรมนำไปใช้ในการทำงาน ซึ่งมีรายละเอียดที่คุณต้องกำหนดค่าดังนี้ รูปที่ 2 หน้าจอของเมนูเรื่องทั่วไป •ระบบปีที่ใช้ กำหนดว่าจะป้อนข้อมูลวันที่ ตรงส่วนของปี เป็นแบบ ค.ศ. หรือ พ.ศ. •อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โปรแกรมจะนำอัตราตรงนี้ไปใส่ให้ตอนเปิดบิลขาย •ประเภทราคาขาย กำหนดว่าราคาขายของสินค้าที่จำหน่ายให้กับลูกค้าเป็นราคาที่รวมภาษีแล้วหรือไม่ หาก คุณจำหน่ายสินค้าโดยใช้ทั้งราคาที่รวมและแยกภาษี ให้กำหนดค่าใดค่าหนึ่งไปก่อน โปรแกรมจะให้คุณแก้ไข อีกครั้งในขณะเปิดบิลขาย •เฉลี่ยภาษีซื้อหรือไม่ หากธุรกิจของคุณไม่ต้องเฉลี่ยภาษีซื้อ ให้ป้อนค่าเป็น 'N' แต่ถ้าหากคุณเป็น ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ประกอบธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีและเสียภาษีมูลค่าเพิ่มอยู่ ด้วยกัน เช่น กรณีมีส่งออกและขายในประเทศ ซึ่งธุรกิจส่งออกจะได้รับการยกเว้นภายี แต่การขายในประเทศ จะต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้นภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อสินค้า หรือง่ายค่าใช้ง่ายใด ๆ ก็ตาม จะนำมาขอคืน ได้เพียงบางส่วน โดยอาจจะใช้สัดส่วนของรายได้ 2 ประเภท (ในปีก่อน) มาเป็นตัวเฉลี่ยภาษีซื้อ ตัวอย่างเช่น รายได้จากการส่งออกในปีก่อนเมื่อเปรียบเทียบกับรายได้จากการขายในประเทศของปีก่อนเช่นกัน เป็น อัตราส่วน 70/30 (ส่งออก 70% ขายในประเทศ30%) อัตราที่ขอคืนได้จะเท่ากับ 30% อัตราที่ขอคืนไม่ได้ เท่ากับ 70%
•รับรองเอกสาร ต้องอนุมัติระดับใคร การทำเอกสารที่มีความสำคัญ อาทิ ใบกำกับภาษีใบเสร็จรับเงิน ควรจะ ได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ ซึ่งอาจจะเป็นสมุดบัญชี หรือหัวหน้าแผนกบัญชี การรับรองเอกสาระมีประ โยชน์เพื่อป้องกันเอกสารที่รับรองไปแล้ว ไม่ให้ถูกแก้ไขโคยบุคคลที่ไม่มีอำนาจ การระบุระดับอนุมัติในช่อง ข้อมูลนี้ จะเป็นการกำหนดผู้ใช้งานที่มีอำนาจในการรับรองเอกสาร(ในโปรแกรมจะแบ่งระดับผู้ใช้งานออกเป็น 3 ระดับคือ 0 ถึง 4 = พนักงานทั่วไป 5 ถึง 8 = หัวหน้าแผนก 9 = ผู้จัดการระบบ) ระดับผู้ใช้งานของ พนักงานแต่ละคนที่ใช้งานโปรแกรม Express คุณสามารถกำหนด ได้จากเมนูกำหนดระบบความปลอดภัย จะ ได้กล่าวถึงโดยละเอียดในหัวข้อ 'กำหนดระบบรักษาความปลอดภัย' •วิธีการพิมพ์หรือรับรองเอกสาร คุณสามารถเลือกกระบวนการในการรับรองเอกสารได้ว่าต้องพิมพ์เอกสาร นั้นๆ ออกมาก่อน (ทางเครื่องพิมพ์) จึงจะทำการรับรองเอกสารได้หรือให้รับรองเอกสารก่อนแล้วจึงจะ สามารถพิมพ์เอกสาร ได้ แต่หากขั้นตอนดังกล่าวจะทำสิ่งใดก่อนหรือหลังก็ได้ ให้คุณปล่อยค่าในช่องนี้ว่างไว้ •พิมพ์เอกสารซ้ำต้องอนุมัติระดับ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาคจากการทำงานหรือป้องกันการทุจริต ในการพิมพ์ เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ซ้ำซ้อน คุณสามารถกำหนดระดับของผู้ใช้งานที่มีสิทธิพิมพ์เอกสารซ้ำได้ เช่น ใน กรณีของใบกำกับภาษี ซึ่งควรจะถูกพิมพ์เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเพียงครั้งเดียวให้คุณป้อนระดับผู้ใช้งานที่ มีอำนาจในการอนุมัติการพิมพ์เอกสารซ้ำนี้เข้าไป •แยกประเภท VAT. ที่รายการสินค้า หากคุณมีการจำหน่ายสินค้าทั้งที่มีภาษีมูลค่าเพิ่มและสินค้าที่ได้รับการ ยกเว้นภาษี (เช่น สินค้าเกษตร ฯลฯ) ให้คุณระบุค่าในช่องข้อมูลนี้เป็น 'Y' ซึ่งทำให้คุณสามารถป้อนข้อมูลการ ซื้อหรือขายสินค้าทั้งแบบที่มีภาษี และได้รับการยกเว้นภาษีในใบกำกับภาษีใบเดียวกันได้ •ตั้งเวลาพักหน้าจอ กำหนดระยะเวลาที่เป็นนาที เพื่อถนอมจอภาพ ในกรณีที่ไม่ได้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็น ระยะเวลานาน ๆ แต่ไม่ได้ปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ หมายเหตุ สำหรับการกำหนดค่ำในข้อ 5 ถึง 8 นั้น สามารถจะไปกำหนดเฉพาะเจาะจงที่เอกสารได้อีก (ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4.กำหนดเลขที่เอกสาร) ซึ่งถ้าหากในเอกสารใบใดไม่ได้กำหนดค่าเฉพาะ เจาะจงไว้ โปรแกรมก็จะถือตามค่าที่กำหนดไว้ที่หน้าจอนี้
ระบบสินค้าคงเหลือ รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 3 หน้าจอรายละเอียดทั่วไปของระบบสินค้าคงเหลือ •รูปแบบของรหัสสินค้า การกำหนดรูปแบบของรหัสสินค้าเป็นสิ่งที่ผู้วางระบบควรจะพิจารณาให้ละเอียด รอบคอบ เนื่องจากต้องคำนึงถึงนโยบายของบริษัท, ความสะดวกที่ผู้ใช้งานจะนำไปใช้ รวมทั้งข้อจำกัดที่มีอยู่ ในโปรแกรม เป็นต้น โดยรูปแบบของรหัสสินค้าสามารถกำหนดได้ 3 ลักษณะ ดังนี้ 9 หมายถึง ป้อนได้เฉพาะตัวเลข 0 - 9 เท่านั้น x หมายถึง ป้อนได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร และเครื่องหมายต่างๆ ! หมายถึง ป้อนได้เหมือนแบบ X แต่พิเศษกว่าตรงที่ หากป้อนเป็นภาษาอังกฤษตัวเล็ก จะถูก แปลงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ให้โดยอัตโนมัติ หมายเหตุ ในโปรแกรม Express รหัสของสินค้าทั่วไป สินค้าชุด สินค้าบริการ รายได้ค่าใช้จ่าย จะ อยู่ในแฟ้มข้อมูลเดียวกัน ซึ่งหมายถึงว่าการกำหนดรหัสของสินค้ารายได้ ค่าใช้จ่าย ดังกล่าวจะต้องเป็นหมวดหมู่ และไม่ซ้ำซ้อนกัน
ตัวอย่าง รูปแบบรหัสสินค้าที่กำหนดไว้ในข้อมูลตัวอย่างของโปรแกรม 99-!!!!-!!!!!! 9 9 - ! ! ! ! - ! ! ! ! ! ! ตัวที่ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ตัวที่ ความหมายที่จะใช้ 1-2 4-7 9-14 หมวดสินค้า ยี่ห้อของสินค้า รุ่นของสินค้า ตัวอย่างบางส่วนของการกำหนดหมวดสินค้า ยี่ห้อ และ รุ่น หมวดสินค้า ยี่ห้อ รุ่น ยี่ห้อ ความหมาย INTL ASUS GIGA HITC Intel Asustec Gigabyte Hitachi หมวดสินค้า ความหมาย 01 02 03 04 รด คช ซีพียู เมนบอร์ด แรม ฮาร์ดดิสก์ รายได้ ค่าใช้จ่าย เมนบอร์ด รุ่น ความหมาย CUV4X 6VX7 CUV4X-133 Socket 370 GA-6VX7SOCKET370 ซีพียู รุ่น ความหมาย CL-600 P3-750 Celelon 600 Mhz. Pentium III 750Mhz.
รหัสสินค้าที่กำหนดจากตัวอย่างข้างต้น รหัสสินค้า ความหมายจากรหัสสินค้า 01-INTL-CL-600 01-INTL-P3-750 02-ASUS-CUV4X 02-GIGA-6VX7 ซีพียู อินเทล ซิลิลอน 600 Mhz. ซีพียู อินเทล เพนเทียมทรี่ 750 Mhz เมนบอร์ด เอซัส CUV4X-133 SOCKET 370 เมนบอร์ด GIGABYTE GA6VX7 SOCKET 370 • ค้นหาสินค้า กำหนดวิธีการค้นหาสินค้าซึ่งสามารถทำได้ 2 วิธี คือ ค้นหาตามรหัสสินค้าและดันหาตามชื่อ สินค้า โคขจะอำนวยความสะดวกกับผู้ใช้งาน ในขณะที่เปิดบิลซื้อ บิลขาย หรือทำรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง กับสินค้า ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้งานสะดวกกับการค้นหาสินค้าตามรหัสสินค้า หรือตามชื่อของสินค้ามากกว่าวิธี คำนวณดันทุนสินค้า จะต้องไปกำหนดที่เมนู เริ่มระบบ 1.3.2 กลุ่มบัญชีสินค้า ที่จะได้กล่าวถึงในหัวข้อ ถัดๆไป • บันทึกบ/ชสินค้าแบบ สามารถกำหนดได้ 2 วิธีคือ Y หมายถึง Perpetual เป็นการบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง N หมายถึง Periodic เป็นการบันทึกบัญชีสินค้า ณ สิ้นงวด การบันทึกบัญชีแบบ Perpetual บัญชีสินค้าจะมีการเคลื่อนไหวตามรายการซื้อ รายการขาย ตลอดเวลาทำให้คุณสามารถทราบต้นทุนที่เกิดขึ้นจากบัญชีแยกประเภทต้นทุนขายได้ทันที ดังนั้นการบันทึกบัญชีด้วยวิธีนี้จะไม่มีงบต้นทุนขาย ดังตัวอย่างต่อไปนี้ การซื้อสินค้า การขายสินค้า สินค้า ภาษีซื้อ เงินสด/เช็คจ่าย เงินสด/ลูกหนี้ ภาษีขาย รายได้จากการขาย ต้นทุน สินค้า
การบันทึกบัญชีแบบ Periodic บัญชีสินค้าจะไม่มีการเคลื่อนไหว ดังนั้นจะทราบต้นทุนต่อ เมื่อมีการตรวจนับสินค้า (สต็อก) จากนั้นจึงนำตัวเลขสินค้าคงเหลือที่ได้มาเข้าสูตรคำนวณต้นทุนขายคือ สินค้าตันงวด + ซื้อสุทธิ- สินค้าปลายงวด ดังนั้นวิธีการบันทึกบัญชีแบบนี้คุณสามารถดูต้นทุนขาย ได้จากงบต้นทุนขาย ดังตัวอย่างต่อไปนี้ การซื้อสินค้า การขายสินค้า เดบิต(DR) เครดิต(CR) เดบิต(DR) เครดิต(CR) สินค้า ภาษีซื้อ เงินสด/เช็คจ่าย เงินสด/ลูกหนี้ ภาษีขาย รายได้จากการขาย • ทศนิยมของราคาสินค้า สามารถกำหนดทศนิยมของราคาสินค้าได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง แต่การกำหนดทศนิยม ให้มีหลายตำแหน่งจะทำให้โปรแกรมเก็บจำนวนเต็มของราคาสินค้าได้น้อยลง เช่น หากคุณกำหนดทศนิยม ของราคาสินค้า 4 ตำแหน่ง จะได้ราคาสินค้าเป็นหลักล้านเท่านั้น (9,999,999.9999) แต่หากกำหนดทศนิยม เหลือ 3 ตำแหน่งจะได้ราคาสินค้าเพิ่มขึ้นเป็นหลักสิบล้าน (99,999.999.999) เป็นต้น • ทศนิยมของจำนวนสินค้า เช่นเดียวกับราคาสินค้า คุณสามารถกำหนดทศนิยมของจำนวนสินค้าได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง ซึ่งจะทำใให้ป้อนจำนวนสินค้าในรายการซื้อ-ขาย ได้เป็นหลักหมื่น (99,999.9999) แต่หากลด ตำแหน่งทศนิยมลงเหลือ 3 ตำแหน่งจะสามารถป้อนจำนวนสินค้าได้ถึงหลักแสน (999,999.999) และจะเพิ่ม จำนวนสินค้าให้มีหลักมากขึ้นตามลำดับ เมื่อมีการลดตำแหน่งของทศนิยมลง • ทศนิยมของตัวคูณเป็นหน่วยย่อย ตัวคูณเป็นหน่วยย่อย คือ ตัวคุณที่ทำให้หน่วยนับของสินค้าซึ่งเป็นหน่วย ใหญ่ให้เปลี่ยนเป็นหน่วยนับย่อย เช่น หากคุณจำหน่ายสินค้าปากกาที่มีทั้งหน่วยนับที่เป็นโหล และเป็นด้าม ตัวคุณเป็นหน่วยย่อยเป็น 12 ซึ่งเวลาซื้อหรือขายโดยใช้หน่วยนับเป็นโหล โปรแกรมจะคูณหน่วยนับโหลคัง กล่าวให้ออกมาเป็นหน่วยนับด้ามโดยอัตโนมัติ เช่น หากคุณซื้อปากกา 1 โหล โปรแกรมะรับเข้าในสต็อกเป็น 12 ด้ามให้ทันที การกำหนดตัวคูณเป็นหน่วยย่อยจะได้กล่าวถึงอีกครั้งในเมนูรายละเอียดสินค้า สำหรับการ กำหนดค่าในช่องนี้ จะใช้วิธีเช่นเดียวกับการกำหนดทศนิยมของจำนวนสินค้า • ปรับหน่วยนับรับ-จ่ายได้ จะใช้เมื่อคุณไปบันทึกรายการที่เมนู สินค้า 1.ลงประจำวันสินค้า เมื่อมีการรับหรือ จ่ายสินค้าจากสต็อก เช่น การเบิกสินค้าใช้ภายใน การปรับปรุงยอดสินค้า การโอนข้ายระหว่างคลัง (ซึ่งไม่ เกี่ยวกับการปรับหน่วยนับซื้อ-ขาย) โดยจะยินขอมให้มีการเปลี่ยนแปลงหน่วยนับที่กำหนดไว้แล้วที่เมนู
รายละเอียดสินค้าหรือไม่เช่น หากคุณกำหนดหน่วยนับของสินค้าปากกาเป็นด้ามไว้แล้ว จะยินยอมให้ผู้ใช้ เปลี่ยนเป็นโหลหรือหน่วยนับอื่น ในขณะที่ทำรายการรับจ่ายสินค้าหรือไม่ • ปรับตัวคุณได้ ดังที่กล่าวมาแล้ว ตัวคูณเป็นตัวที่ทำให้หน่วยนับใหญ่ เปลี่ยนเป็นหน่วยนับฮ่อย (เช่น จากโหล เป็นด้าม) ดังนั้นการกำหนดค่ำในช่องข้อมูลนี้จึงหมายถึงการทำรายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้า เช่น การจ่าย สินค้าใช้ภายใน การปรับปรุงยอดสินค้า การโอนข้าขระหว่างคลัง ซึ่งเมื่อโปรแกรมหาตัวคูณที่กำหนดไว้ ล่วงหน้าได้แล้ว คุณจะยอมให้ผู้ใช้งานเปลี่ยนตัวคูณเหล่านี้ได้เองอีกหรือไม่ กรณีที่หน่วยนับบางอย่างมีตัวคูณ ที่ไม่แน่นอน เช่น หน่วยนับของคุณเป็น ห่อ ซึ่งอาจมี 10 ชิ้น หรือ 100 ชิ้น ก็ได้ ในกรณีนี้ ก็ควรจะทำ เครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ ㆍ ยอดคงเหลือสินค้าติดลบได้กรณีคุณจำเป็นต้องออกบิลขายก่อนที่จะเปิดใบรับสินค้าเข้าในสต็อก ซึ่ง อาจจะเกิดเนื่องจากได้รับใบกำกับภาษีล่าช้า แต่ตัวสินค้าได้เข้ามาในสต็อกแล้ว กรณีเช่นนี้คุณสามารถ กำหนดค่าให้โปรแกรมขอมให้สินค้ามีการติคลบไปก่อน โดยป้อนค่าในช่องข้อมูลนี้เป็น Y ทั้งนี้เพื่อเปีดบิล ขายให้กับลูกค้าได้ แต่หากไม่ต้องการให้ยอดสินค้าติดลบได้เลข ให้ระบุค่าเป็น N ส่วนในกรณีที่ยอมให้ติด ลบได้แต่ต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ ให้ระบุค่าเป็น A โดยระดับของผู้มีอำนาจคังกล่าวจะกำหนดไว้ที่ หัวข้อถัดไป ㆍตัดสินค้าติดลบ ขออนุมัติระดับ หากต้องการตัดสินค้าในขณะที่ไม่มีสินค้าอยู่ในสต็อกจะต้องขออนุมัติจากผู้ มีอำนาจในระดับใด (0-9) ระดับการตรวจสอบยอดสินค้าติดลบ การตรวจสอบยอดสินค้าติดลบในขณะที่ กำลังป้อนจำนวนสินค้าในบิลขายหรือใบเบิกสินค้า จะกำหนดค่าได้ 3 ระดับคือ 0 ไม่มีการตรวจสอบยอดสินค้าในสต็อก ในขณะที่มีการขายหรือจ่ายสินค้าออกเลย ซึ่งจะมีข้อดีคือทำให้ การตัดสต็อกเป็นไปด้วยความรวดเร็ว เหมาะสำหรับกิจการที่มีระบบการควบคุมสต็อกรัดกุม คือ จะต้อง มีการรับสินค้าเข้ามาก่อนที่จะจ่ายออกไปเสมอหากคุณเลือกค่านี้จะต้องหมั่นตรวจสอบยอดสินค้า คงเหลือในสต็อก 1 มีการตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือ ณ ปัจจุบันก่อนที่จะมีการตัดสต็อก ซึ่งจะป้องกันปัญหายอดสินค้า คงเหลือติดลบได้ในระดับหนึ่ง แต่หากมีการป้อนข้อมูลตัดสต็อกย้อนหลังอาจจะทำให้มีปัญหายอดสินค้า คงเหลือติดลบได้เช่นกัน 2 การตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลืออย่างเข้มงวด คือ จะตรวจสอบยอดสินค้า ณวันที่ตัดสินค้าออกจาก สต็อก รวมทั้งยอดสินค้า ณ ปัจจุบันด้วย ซึ่งหมายถึงหากการตัดสต็อกทำให้ยอดสินค้า ณ วันที่ตัดสต็อก หรือ ณ ปัจจุบันติดลบโปรแกรมจะไม่ยินยอมให้ปฏิบัติได้ระดับการตรวจสอบยอดสินค้าในที่นี้ จะ เกี่ยวข้องกับความเข้มงวดในการตรวจสอบยอดสินค้า และมีผลต่อความเร็วในการหาขอดคงเหลือเพื่อตัด
สต็อก อังนั้นหากคุณกำหนดในช่องข้อมูลขอดคงเหลือสินค้าติดลบได้เป็น 'N' ไว้แล้ว ไม่ว่าจะเลือกระดับ การตรวจสอบยอดเป็นระดับใดก็ตาม โปรแกรมก็จะไม่ยินยอมให้ตัดสต็อกในขณะที่ไม่มีสินค้าอยู่ยอมให้ เก็บสินค้าได้ทุกคลัง หากมีการจัดเก็บสินค้าไว้หลายคลัง โคยปกติคุณจะต้องเสียเวลาไปสร้างคลังใน สินค้าแต่ละตัวไว้ก่อน แต่ถ้าคุณทำเครื่องหมายที่บรรทัดนี้ คุณสามารถรับสินค้าเข้าได้ทุกคลังแม้ไม่ได้ กำหนดคลังของสินค้านั้นเอาไว้ (แต่ก็มีข้อเสียคือ ถ้าเผลอคีย์คลังผิดเข้าไป โปรแกรมก็สร้างคลังนั้นให้ อาจทำให้ข้อมูลคลังของสินค้ากระจัดกระจายได้ ดังนั้นเมื่อใช้งานไประยะหนึ่ง ซึ่งคุณคิดว่าในแต่ละ สินค้ามีคลังครบถ้วนถูกต้องแล้ว ก็ควรกลับมายกเลิกการทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ เพื่อป้องกันไม่ให้ คีย์คลังผิด) ส่วนในกรณีที่ต้องการให้รับเข้าได้เฉพาะคลังสินค้าที่กำหนดไว้แล้วเพียงแค่ยกเลิกการทำ หมาย หรือปล่อยบรรทัดให้ว่างไว้ ㆍ ตัดต้นทุนสินค้าแยกตามคลัง ปกติการคำนวณต้นทุนสินค้าในโปรแกรมจะเป็นไปตามวิธีการคำนวณต้นทุน ที่ได้กำหนดไว้ที่เมนู 1.3.2 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า โดยไม่ว่าคุณจะซื้อสินค้าเข้ามาในคลังสินค้าใดก็ตาม เมื่อมีการตัดสต็อก โปรแกรมจะคำนวณต้นทุนโดยไม่สนใจว่าจะเป็นของคลังไหน แต่หากคุณกำหนดให้ การตัดต้นทุนสินค้าแยกตามคลัง โปรแกรมจะคำนวณต้นทุนจากคลังที่ตัดจ่ายเท่านั้นตัวอย่าง หาก กำหนดวิธีการคำนวณต้นทุนเป็นแบบเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และมีรายการรับ-จ่ายสินค้าดังต่อไปนี้ วันที่/เดือน คลัง รับ จ่าย คงเหลือ จำนวน ราคา/หน่วย จำนวน ราคา/หน่วย 01/06 01 10 100 10 03/06 02 25 120 35 04/06 01 15 140 50 07/06 01 15 ? 35 10/06 02 5 ? 30 จากตารางข้อมูลข้างต้น ต้นทุนที่จะดัดจ่ายในวันที่ 7 และวันที่ 10 ของเดือน 6 จะแบ่งเป็นตามกรณีดังนี้ หากตัดต้นทุนแยกตามคลัง วันที่ 07/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (10 x 100) + (5 x 140) = 1,700.- วันที่ 10/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (5 x 120) = 600 .- หากไม่ตัดต้นทุนแยกตามคลัง
วันที่ 07/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (10 x 100) + (5 x 120) = 1,600.- วันที่ 10/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (5 x 120) = 600.- ดังนั้นจะสังเกตได้ว่า หากกำหนดให้ตัดต้นทุนแยกตามคลัง เมื่อมีการขายหรือเบิกไม่ เกี่ยวข้องกับคลังสินค้าอื่นสินค้าจะตัดต้นทุนสินค้าเฉพาะคลังสินค้านั้นๆและการตัดต้นทุน แยกตามคลังทำให้ทราบได้ว่าคลังใดมีมูลค่าสินค้าคงเหลือเท่าใด ซึ่งจะมีประโยชน์สำหรับ ธุรกิจบางประเภท เช่น ธุรกิจฝากขาย หรือก่อสร้าง ㆍ รหัสคลังสินค้าหลัก เป็นคลังสินค้าหลักที่คุณใช้ในการรับหรือจ่ายสินค้า โดยโปรแกรมจะแสดงคลังนี้ขึ้นมา ให้เสมอเมื่อทำรายการที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ง่ายสินค้า ในกรณีที่คุณมีคลังสินค้าเดียว ให้ใช้รหัสคลังเป็น 01แต่ถ้าคุณมีหลายคลังสินค้าหลังจากที่กำหนดรหัสคลังไว้ที่เมนูเริ่มระบบข้อตารางข้อมูลในหัวข้อ คลังสินค้า เรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องมากำหนดค่าดรงนี้ ว่าจะให้รหัสคลังใดเป็นคลังหลัก ㆍ แสดงหน่วยใหญ่/หน่วยย่อยในรายงานสินค้าคงเหลือ ในโปรแกรม Express คุณสามารถเก็บหน่วยนับของ สินค้าได้มากกว่า 1 หน่วยนับ ตัวอย่างเช่น หากคุณจำหน่ายปากกา อาจจะมีหน่วยนับโหล และด้าม โดย ปกติโปรแกรมจะแสดงยอดในรายงานเป็นหน่วยนับที่เล็กที่สุดเสมอ ในที่นี้คือด้าม แต่หากคุณต้องการให้ รายงานสินค้าคงเหลือแสดงทั้งหน่วยนับใหญ่ และหน่วยนับย่อย ให้คุณทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ เอาไว้เช่น หากมีปากกาเหลืออยู่ทั้งหมด 15 ด้าม ในรายงานสินค้าคงเหลือจะแสดงจำนวนคงเหลือเป็น 1 โหล 3 ด้าม เป็นต้น ㆍ แก้ไขราคาซื้อ-ขายล่าสุดได้ ตามปกติราคาซื้อ หรือราคาขายล่าสุดโปรแกรมจะนำมาจากรายการ ซื้อ-ขายที่คุณป้อนเข้าในโปรแกรม แต่หากมีความจำเป็นต้องแก้ไขราคาดังกล่าวซึ่งอาจจะเนื่องจากมีการ เปิดบิลขายไปแล้วมาทำการยกเลิกในภายหลัง ราคาขายล่าสุดจะยังเป็นราคาของใบกำกับที่ได้ยกเลิกไป หากคุณกำหนดให้สามารถแก้ไขราคาขายล่าสุดได้ ก็จะเข้าไปแก้ไขราคาขายล่าสุดที่เมนูรายละเอียด สินค้าได้ ㆍขาย/เบิกต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ จะให้เตือนทันทีหรือไม่? นอกจากโปรแกรมจะสามารถป้องกันการขาย หรือ เบิกสินค้าในขณะที่ไม่มีสินค้าอยู่ในสต็อกได้แล้ว คุณยังสามารถกำหนดให้โปรแกรมเตือนทันทีที่ขายหรือ เบิกสินค้าจนทำให้ยอดสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีสินค้าคงเหลือใน สต็อก 20 หน่วย และตั้งจุดสั่งซื้อสินค้าดังกล่าวไว้ที่ 10 หน่วย และต้องการขายสินค้า 15 หน่วย (ซึ่งทำ ให้สินค้าคงเหลือเพียง 5 หน่วยซึ่งต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ) หากคุณกำหนดให้เตือนทันทีโปรแกรมก็จะคำนวณ
ยอดคงเหลือเทียบกับจุดสั่งซื้อให้ทุก ๆ ครั้ง (ซึ่งจะทำให้โปรแกรมทำงานช้าลงเล็กน้อย แต่อาจทำให้การ ควบคุมสินค้าคงเหลือมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น) ㆍ กำหนดช่วงวิเคราะห์อายุสินค้า การที่สินค้าไม่มีการเคลื่อนไหวเป็นเวลานาน (คิดจากวันที่ขายล่าสุด) เป็นสิ่งหนึ่งที่เตือนถึงปัญหาในการควบคุมสินค้าคงคลัง จึงควรจะวิเคราะห์ระยะเวลาที่สินค้าแต่ละชนิดไม่ มีการเคลื่อนไหว หรือไม่มีการขายเกิดขึ้นชื่อฟิลด์เพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มข้อมูลบางอย่างที่ โปรแกรม ไม่ได้จัดเตรียมไว้ให้ในหน้าจอรายละเอียดสินค้า และสามารถนำข้อมูลที่เพิ่มเติมเหล่านี้ไปแสดงผลใน รายงานหรือแบบฟอร์มที่ต้องการได้ ซึ่งประเภทของฟิลด์ที่คุณสามารถเพิ่มเข้าไปได้จะมีฟิลด์ประเภท วันที่, ตัวเลข และข้อความ ㆍ เปลี่ยนชื่อสินค้าในเอกสารรายการประจำวันสินค้า ในเอกสารที่ป้อนที่เมนู สินค้า ข้อ1.ลงประจำวัน สินค้า โดยทั่วไปเวลาป้อนรายการสินค้า โปรแกรมจะใช้ชื่อสินค้ากำหนดไว้ในแฟ้มรายละเอียดสินค้า ดังนั้นชื่อสินค้าที่เก็บในแฟ้มสต๊อกการ์ดจะไม่ได้ใช้ประโชชน์ หากคุณจะดัดแปลงเพื่อนำข้อมูลอื่นมา ป้อนเก็บไว้ตรงชื่อสินค้า ก็จะมีประโยชน์มากขึ้น (เช่นป้อนเป็นเลขที่ใบสั่งผลิตเข้าไปแทน) หากต้องการ ให้โปรแกรมสามารถปฏิบัติในกรณีดังกล่าวได้ ก็ให้ทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้เอาไว้
กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า รูปที่ 4 คลิกเข้าเมนูย่อย กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า เพื่อกำหนดวิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าและวิธีการบันทึกบัญชีของสินค้าในแต่ละกลุ่มของสินค้า เช่นหากคุณมี รายการสินค้าเป็นจำนวนมาก และแบ่งกลุ่ม ประเภทของสินค้าออกเป็นหลาย ๆ กลุ่ม เช่นหากธุรกิจของคุณ จำหน่ายสินค้าบริโภคทั่ว ๆ ไป เช่น นมข้นหวาน กาแฟ ครีมเทียม ฯลฯ คุณอาจจะแบ่งกลุ่มสินค้าออกเป็น กลุ่มสินค้ากาแฟ ครีมเทียม ของทานเล่น ซึ่งในแต่ละกลุ่มก็จะประกอบไปด้วยสินค้าแต่ละรุ่นหรือแต่ละชนิด เช่น สินค้าในกลุ่มกาแฟก็อาจจะประกอบไปด้วยกาแฟขนาดใหญ่ กลางเล็ก หรือในกลุ่มของทานเล่นประกอบ ไปด้วย มันฝรั่งทอด ข้าวเกรียบกุ้ง ขนมอบกรอบ ฯลฯ ในการบันทึกบัญชี คุณสามารถยกเลขที่บัญชีที่จะใช้ บันทึกในสมุดรายวัน สำหรับสินค้าในแต่ละกลุ่มได้โดยจะมีประโยชน์ในการออกงบการเงิน เช่น ในงบกำไร ขาดทุน คุณก็จะสามารถดูต้นทุนขายของสินค้าแต่ละกลุ่มได้เช่นเดียวกัน
รูปที่ 5 หน้าจอกำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า การกำหนดกลุ่มบัญชีสินค้านี้จะถูกนำไปใช้กำหนดให้กับรหัสสินค้าแต่ละตัวที่คุณป้อนไว้ในเมนูสินค้าข้อ 2 รายละเอียดสินค้า รายละเอียดของข้อมูลที่ต้องป้อนเข้าไปจะมีดังนี้ •รหัสกลุ่มบัญชี เป็นอักษรหรือตัวเลขไม่เกิน 4 ตัวอักษร •คำอธิบายไทยและอังกฤษ เป็นคำอธิบายสั้น ๆ พอให้ทราบว่า ใช้สำหรับสินค้ากลุ่มใด •วิธีคิดต้นทุนสินค้า มีอยู่ 2 วิธี คือ เข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และถั่วเฉลี่ย (Average) ตัวอย่าง หากมีรายการรับ-จ่ายสินค้าดังต่อไปนี้ วันที่/เดือน รับ จ่าย คงเหลือ จำนวน ราคา/หน่วย จำนวน ราคา/หน่วย 01/06 10 100 10 03/06 25 120 35 07/06 15 ? 20 08/06 15 140 35 10/06 10 ? 20
จากตารางข้อมูลข้างต้น ต้นทุน(คำนวณแบบไม่แยกตามคลัง) ที่จะตัดจ่ายในวันที่ 7 และวัน แบ่งเป็นตามกรณีดังนี้ กรณีใช้วิธีคำนวณต้นทุนแบบ FIFO วันที่ 07/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (10 x 100) + (5 x 120) = 1,600 วันที่ 10/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (5 x 120) = 600 กรณีใช้วิธีคำนวณต้นทุนแบบ Average ยอดยกมา วันที่ 07/06 มีสินค้า = 35 ชิ้น เป็นเงิน (10 x 100) + (25 x 120) = 4,000 ราคาทุนต่อ หน่วยจะได้ 4,000 / 35 = 114.2857 (ถ้าตั้งทศนิยมราคาต่อหน่วยที่ 2 ตำแหน่ง ก็จะปัด เศษทศนิยมเป็น 114.29) วันที่ 07/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (15 x 114.49) = 1,714.35 สิ้นวันที่ 0706 เหลือสินค้า 20 ชิ้น มูลค่าสินค้า (4,000 - 1,7 14.35) = 2,285.65 สิ้นวันที่ 08/06 เหลือสินค้า 35 ชิ้น มูลค่าสินค้า 2,285.65 + (15 x 140) = 4,385.65 ราคา ทุนต่อหน่วยจะได้ 4,385.65 / 35 =125.3042(ถ้าตั้งทศนิยมราคาต่อหน่วยที่ 2 ตำแหน่ง ก็ จะปัดเศษทศนิยมเป็น 125.30) วันที่ 10/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (5 x 125.30) = 626.50 • บัญชีสินค้า ปกติป้อนเป็นเลขที่บัญชีสินค้าคงเหลือ (ตามผังบัญชี) หรือถ้าเป็นวัตถุดิบ ก็ป้อนเป็นบัญชีวัตถุดิบคงเหลือ • สำหรับบัญชีที่เหลือถูกป้อนไว้โปรแกรมก็จะนำไปใช้ลงบัญชีตามนี้ แต่ถ้าไม่ได้ป้อน(ปล่อยว่างไว้) โปรแกรมก็ จะไปดึงเลขที่บัญชีเหล่านี้ที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ 5.2 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน มาใช้ลงบัญชี หมายเหตุ ในกรณีที่คุณต้องการลงบัญชีรายได้จากการขาย แยกไปตามประเภทของสินค้า คุณจะต้องสร้าง กลุ่มบัญชีให้ครบทุกประเภท เพื่อนำรหัสกลุ่มเหล่านี้ไปกำหนดให้กับสินค้าแต่ละตัว เวลาที่ โปรแกรมลงบัญชี ก็จะแขกรายได้ไปตามสินค้าที่ขาย
ระบบขายและลูกหนี้ รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 6 หน้าจอรายละเอียดทั่วไปของระบบขายและลูกหนี้ • ค้นหาลูกค้า เวลาเปิดบิลขายหรือรับชำระหนี้ โปรแกรมจะแสดงรายชื่อลูกค้าทั้งหมดขึ้นมาให้เลือกนั้น คุณจะต้องการให้เรียงลำคับตามรหัสถูกค้าหรือชื่อลูกค้า ตัวอย่างเช่น คุณกำหนดรหัสลูกค้าเป็นตัวเลข ทำให้ การค้นหาตามรหัสไม่สะดวก การกำหนดให้ค้นหาตามชื่อจะทำให้ทำงานง่ายกว่า เป็นต้น • เปลี่ยนชื่อสินค้าในบิลขาย การขายสินค้าให้กับทางราชการ บางครั้งต้องระบุชื่อสินค้าในบิลขายให้ตรงกับ ที่ใบสั่งซื้อ ดังนั้นให้ทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ ซึ่งเมื่อเปิดบิลโปรแกรมจะให้คุณแก้ไขชื่อสินค้าที่จะพิมพ์ใน บิลได้ แต่หากคุณคิดว่าในธุรกิจของคุณไม่มีกรณีเช่นนี้เกิดขึ้นเลย อาจจะยกเลิกการทำเครื่องหมาย (หรือ ปล่อยว่างไว้) เพื่อป้องกันไม่ให้ชื่อสินค้าถูกเปลี่ยนแปลงจากการป้อนข้อมูลผิด • ปรับหน่วยนับขายได้? สินค้าที่คุณจำหน่ายในบางครั้งอาจจะมีหลายหน่วยนับ เช่นกาแฟสำเร็จรูป คุณ อาจจะจำหน่ายทั้งแบบเป็นขวด และเป็นลัง กรณีเช่นนี้คุณควรจะกำหนดให้สามารถปรับหน่วยนับขาย ขณะที่เปิดบิลขายได้
• แก้ไขราคาต่อหน่วยขายได้ เมื่อคุณมีการกำหนดราคาขายให้กับสินค้ไปแล้ว(จะกล่าวถึงการกำหนดราคาขาย สินค้าในหัวข้อ กำหนดรายละเอียดสินค้า) จะยอมให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงราคาขายขณะเปิดบิลขายได้ หรือไม่ ถ้าทำเครื่องหมายจะข้ามช่องราดาต่อหน่วยไปเลย (ไม่ให้แก้) ยกเว้นว่าราคาเป็นศูนย์ (ไม่ได้ตั้งราคา ไว้)โปรแกรมจึงจะยอมให้ป้อนราคาได้ • ขายต่ำกว่าราคาทุนให้เตือนหรือไม่ กรณีที่มีการขายสินค้าในราคาต่ำกว่าราคาทุนจะให้มีการแจ้งเตือนขึ้น มาหรือไม่ ถ้าคุณกำหนดให้มีการแจ้งเตือน โปรแกรมจะตรวจสอบและแจ้งให้ทราบ ถ้ารายการใดต้นทุนสูง กว่าราคาขาย หมายเหตุถ้าไม่ต้องการให้ฝ่ายขายรู้ต้นทุนสินค้า ก็ไม่ควรกำหนดทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ เพื่อ ไม่ให้โปรแกรมเตือน มิฉะนั้นฝ่ายขายจะพยายามป้อนราคาขายลดลงเรื่อย ๆ จนโปรแกรม เตือน ก็จะทราบราคาทุนที่แท้จริงได้ • ป้อนลำดับรายการสินค้าเองได้ โดยปกติหากคุณมีการลบรายการสินค้าในรายการซื้อหรือขายทิ้ง เมื่อมีการ ป้อนรายการสินค้าใหม่เข้าไป โปรแกรมจะลำดับเลขใหม่ต่อด้านท้ายเสมอ เช่น หากป้อนรายการสินค้าในบิล ขายไว้ทั้งหมด 3 รายการ หากมีการลบรายการสินค้ารายการที่ 2 ทิ้ง เมื่อคุณเพิ่มรายการสินค้าใหม่เข้าไป โปรแกรมจะลำดับ รายการเป็นรายการที่ 4 ให้โดยอัตโนมัติ แต่หากคุณต้องให้มีการแทรกรายการที่ป้อนใหม่ เข้าในลำดับเดิมได้ ก็ให้ทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ไว้ • วิธีการหักขอดใบลดหนี้/รับคืน คุณสามารถเลือกรูปแบบการหักยอด ได้ 2 วิธีคือ 1 หมายถึง หักจากใบกำกับที่อ้างถึง กล่าวคือ โปรแกรมจะนำยอดใบลดหนี้)รับคืน หักจากยอด คงค้างในบิลขาย (ใบกำกับภาษี) ทันที เมื่อทำการรับชำระหนี้ ยอดหนี้ในบิลขายจะเหลือน้อยลง 2 หมายถึง เก็บไว้หักตอนรับเงิน กล่าวคือ โปรแกรมจะเก็บยอดใบลดหนี้ รับคืนไว้ก่อน โดยยัง ไม่หักจากบิลขายในทันที และตอนที่รับชำระหนี้ ก็สามารถนำยอดใบลดหนี้ ไปหักกับบิลขาย เลขที่ใดก็ได้(ของลูกค้ารายเดียวกัน) • ล็อคเรื่องขายเกินวงเงินที่ S/0 โดยปกติโปรแกรมจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานเปิดบิลขายให้กับลูกค้ารายใด ๆหาก ลูกค้ามียอดหนี้ค้างชำระเกินวงเงินอนุมัติ (Credit Limi)ที่กำหนดไว้ แต่หากคุณทำเครื่องหมายในบรรทัดนี้ไว้ โปรแกรมจะป้องกันไม่ให้เกิดรายการขายตั้งแต่ขั้นตอนที่คุณเริ่มเปีดใบสั่งขาย (Sales Order)
• ถ้าลูกค้าเกินวงเงินจะยอมให้ออกเอกสารไปก่อนหรือไม่? กรณีลูกค้าซึ่งมียอดหนี้ค้างชำระเกินวงเงินอนุมัติ ที่ได้กำหนดไว้จะยินยอมให้เปิดบิลขายไปก่อนได้หรือไม่ หากทำเครื่องหมายที่บรรทัดนี้ไว้ โปรแกรมจะ อนุญาตให้เปิดบิลขายไปก่อนได้ (แต่ยังพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ไม่ได้ จนกว่าจะผ่านการอนุมัติ) แต่หากไม่มีการทำเครื่องหมาย (หรือปล่อยว่างไว้ โปรแกรมจะเตือนให้ทราบว่าเกินวงเงิน และจะรอรับรหัส จากผู้มีอำนาจอนุมัติก่อน จึงจะยอมให้ป้อนข้อมูลต่อ • บังคับให้ป้อนคลังสินค้าที่ S/O กรณีที่คุณมีคลังสินค้าหลายคลัง อาจจะกำหนดค่าตรงนี้เป็น Y เพื่อให้ผู้ใช้ ป้อนรหัสคลังสินค้าไว้ด้วยในใบสั่งขาย เวลาที่นำใบสั่งขายมาเปิดบิลก็จะง่ายขึ้น แต่หากมีคลังสินค้าเดียว หรือว่าตอนที่ทำใบสั่งขาย ผู้ที่ป้อนข้อมูลยังตัดสินใจไม่ได้ว่าจะให้ตัดจากคลังสินค้าใด ก็ให้ยกเลิกการทำ เครื่องหมายในบรรทัดนี้(หรือปล่อยให้ว่างไว้) • ภาระภาษีขาย (สินค้าบริการ) เป็นเกณฑ์ภายีที่คุณจะเลือกใช้ในกรณีขายสินค้าบริการ เช่น การให้บริการ ซ่อมแซมอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ โดยคุณสามารถจะกำหนดเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่างเกณฑ์สิทธิและเกณฑ์ เงินสด หรือกำหนดให้ผู้ใช้งานเลือกเองเมื่อเปิดบิลขาย • กำหนดช่วงวิเคราะห์อายุลูกหนี้ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการติดตามหนี้และใช้ประเมินรายรับ ที่จะเกิดขึ้นในระยะเวลาอันใกล้ โดยสามารถกำหนดช่วงอายุหนี้ ได้ 2 ลักษณะ คือ (ค่าที่กำหนดตรงนี้ สามารถไปเปลี่ยนได้อีก ตอนที่จะพิมพ์รายงาน) เกินกำหนด คุณสามารถเลือกช่วงเวลาในการวิเคราะห์อายุหนี้ที่เกินกำหนดได้ 3 ช่วงเวลา เช่น 7 วัน 15 วัน และ 30 วัน ยังไม่ครบกำหนด สำหรับแยกหนี้ที่ยังไม่ถึงกำหนด ไปตามช่วงเวลาที่ต้องการ กำหนดระดับวงเงินขายเชื่อ ในกรณีที่มีการกำหนดวงเงินในข้อนี้ไว้ เมื่อลูกค้ารายใดมีหนี้เกินวงเงินที่ ถูกกำหนดไว้ในรายละเอียดของลูกหนี้รายนั้นโปรแกรมก็จะนำยอดหนี้มาเทียบกับวงเงินที่กำหนดไว้ ตรงนี้ เพื่อขออนุมัติตามระดับที่กำหนดไว้
ตัวอย่างเช่น หากมีการกำหนดระดับวงเงินไว้ ดังนี้ วงเงินระดับ จำนวนเงินไม่เกิน ระดับที่อนุมัติได้ 1 2 3 4 5 20,000.00 50,000.00 0 5 ถ้าหากลูกหนี้เกินวงเงิน แต่หนี้ที่ด้างชำระไม่ถึง 20,000.- ผู้ใช้ทุกคน (ระดับ 0 ขึ้นไป)สามารถออกบิลได้ (ผู้ที่ออกบิลเป็นผู้รับผิดชอบเอง)แต่ถ้าหากลูกหนี้เกินวงเงินแต่ค้างชำระไม่เกิน 50,000.- จะต้องได้รับ การอนุมัติจากผู้ใช้ระดับ 5 ก่อนและถ้าค้างชำระไม่เกิน 50,000.- จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ระดับ 5 ก่อนลูกค้าค้างชำระตั้งแต่ 50.000- ขึ้นไป จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ระดับที่มากกว่า 5 เป็นต้น (ซึ่งการป้อนวงเงินที่หน้าจอรายละเอียดลูกค้าก็จะเทียบตามเกณฑ์นี้ด้วย) • ขายเกินวงเงิน ขออนุมัติระดับในกรณีที่คุณไม่ได้แบ่งระดับวงเงินอนุมัติไว้ในข้อที่แล้วคุณอาจจะกำหนด แค่เพียงว่าหากมีการขายเกินวงเงินที่ถูกกำหนดในหน้าจอรายละเอียดลูกค้าจะต้องได้รับการอนุมัติ จากผู้ใช้งานระดับใด หมายเหตุ ในโปรแกรมจะแบ่งระดับผู้ใช้งานออกเป็น 3 ระดับคือ 0 ถึง 4 – พนักงานทั่วไป 5 ถึง 8 - หัวหน้าแผนก 9 - ผู้จัดการระบบ • ห้ามแก้ใบสั่งขายในงวดที่ปิดแล้ว ใช้เพื่อป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูลในใบสั่งขายได้อีก หากวันที่ในใบสั่ง ขายอยู่ในช่วงเวลาที่ถูกล็อคงวดไปแล้วจึงราคาขายจากใบเสนอราคาเสมอ หากพบว่าเคยทำใบเสนอราคาไว้ และอยู่ในกำหนดราคา (ถ้าไม่ติ๊กจะถามก่อน) กำหนดให้โปรแกรมดึงราคาขายจากใบเสนอราดาที่ได้เคยเปิด ให้กับลูกค้าที่กำลังเปิดบิลขาย โดยไม่ต้องแสดงหน้าจอให้ทำการยืนยัน • ข้ามช่อง 'BI to' หรือไม่? กำหนดค่าให้ข้ามช่อง 'Bill 0' ในหน้าจอการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อความ รวดเร็วในการป้อนข้อมูล
กำหนดวิธีการรับชำระหนี้ กำหนดที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.5.2 รูปที่ 7 หน้าจอวิธีการรับชำระหนี้ของระบบขายและลูกหนี้ ในการรับชำระหนี้จากลูกค้าคุณสามารถเลือกรูปแบบวิธีการรับชำระหนี้ได้หลากหลายรูปแบบ(สามารถกำหนด เพิ่มเติมได้อีก) เช่น การรับชำระหนี้ด้วยเงินสด, เช็ครับ, เงินโอนเข้าบัญชี, ดร๊าฟฯลฯ การกำหนดค่าในหน้าจอ นี้อาจจะแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะคือ เช็ครับ หรือตั๋วเงินประเภทอื่น ๆ ที่ต้องนำฝาก(ขึ้นเงิน) และรอผ่านรายการเข้าบัญชีธนาคารอีกครั้ง เช่น รับ ชำระด้วยเช็ดหรือบัตรเครดิต ซึ่งจะต้องกำหนดค่าในช่องเช็ค? ให้เป็น Y เพื่อบังคับให้ผ่านกระบวนการนำฝาก และผ่านเช็คในภายหลังดังนั้นในช่องเลขที่บัญชีให้ป้อนเป็นเลขที่บัญชีเช็ครับถ่วงหน้า หรือบัญชีอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้โปรแกรมใช้ลงบัญชีเมื่อรับชำระหนี้เงินโอนเข้าบัญชี ปกติแล้วรายการโอนเงินนี้ คุณต้องการให้ไป ปรากฏในสเตทเมนท์ของธนาคารด้วย ดังนั้นในช่องธนาคารจะต้องป้อนรหัสธนาคารไว้ แต่ไม่ต้องป้อนค่าใน ช่องเลขที่บัญชี เพราะโปรแกรมจะไปดึงมาจากรายละเอียดธนาคารที่ป้อนไว้อยู่แล้ว ส่วนในช่องเช็ค?ไม่ต้อง ป้อน เพราะไม่ต้องนำฝากหรือผ่านเช็คอีกครั้งอื่นๆเป็นรายการที่เสร็จสมบูรณ์ภายในขั้นตอนเดียว เช่น รับ ชำระเป็นเงินสด ซึ่งไม่ต้องผ่านกระบวนการใด ๆ อีก ดังนั้นให้ป้อนเฉพาะค่าในช่องเลขที่บัญชี เป็นบัญชีเงินสด (ถ้าเป็นรายการประเภทอื่น ก็ป้อนบัญชีที่เกี่ยวข้องลงไป)
ระบบซื้อและเจ้าหนี้ รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 8 หน้าจอรายละเอียดทั่วไปของระบบซื้อและเจ้าหนี้ • ค้นหาผู้จำหน่ายเวลาเปิดใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า หรือจ่ายชำระหนี้ โปรแกรมจะแสดงรายชื่อผู้จำหน่าย (เจ้าหนี้) ทั้งหมดขึ้นมาให้เลือก คุณจะต้องการให้เรียงลำดับตามรหัส หรือชื่อผู้จำหน่าย ขอแนะนำว่า ควรตั้งค่าเป็น 2 เพื่อให้เรียงตัวชื่อจะทำงานง่ายกว่า • เปลี่ยนชื่อสินค้าในบิลซื้อ หากมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนชื่อสินค้าชั่วคราว ตัวอย่างเช่นถ้าต้องการให้ชื่อสินค้า ที่ปรากฎในใบสั่งซื้อ เป็นชื่อเดียวกับทางผู้จำหน่าย โดยที่ไม่ต้องการเปลี่ยนชื่อสินค้าที่คุณใช้ภายใน ให้คุณทำ เครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ไว้ •ปรับหน่วยนับซื้อได้? สินค้าที่คุณซื้อในบางครั้งอาจจะมีหลายหน่วยนับ เช่น กาแฟสำเร็จรูป คุณอาจจะซื้อทั้ง แบบเป็นขวดและเป็นลังกรณีเช่นนี้คุณควรจะกำหนดให้สามารถปรับหน่วยนับซื้อได้วิธีการหักยอดใบลดหนี้/ ส่งคืนคุณสามารถเลือกรูปแบบการหักยอดได้ 2 วิธีคือ
1 หักจากใบรับที่อ้างถึงโปรแกรมจะนำอดใบลดหนี้/ส่งคืน หักจากยอดคงก้างในบิลซื้อที่อ้างถึงทันที ดังนั้นเมื่อจ่ายชำระหนี้ ยอดหนี้ในบิลซื้อจะเหลือน้อยลง 2 เก็บไว้หักตอนจ่ายเงิน โปรแกรมจะเก็บยอดใบลดหนี้/ส่งคืนไว้ก่อน โดยยังไม่หักจากบิลซื้อที่อ้างถึง ในทันที ดังนั้นตอนที่จ่ายชำระหนี้ สามารถนำยอดใบลดหนี้เหล่านี้ ไปหักกับบิลซื้อเลขที่ใดก็ได้ (ของ ผู้จำหน่ายรายเดียวกัน) • กำหนดช่วงวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้ เพื่อรักษาเครดิตทางการค้าของกิจการซึ่งสามารถกำหนดได้2 ลักษณะคือ -เกินกำหนด สามารถเลือกช่วงในการวิเคราะห์อายุหนี้ค้างชำระที่เกินกำหนดได้3 ช่วงเวลาเช่น 7 วัน 15 วัน และ 30 วัน -ยังไม่ครบกำหนด คุณสามารถดูขอดหนี้ค้างชำระซึ่งขังไม่ถึงกำหนดชำระเงินตามช่วงระยะเวลาได้ 3 ช่วง เช่นเดียวกันค่าที่กำหนดตรงนี้ สามารถไปเปลี่ยนได้อีกครั้งหนึ่ง ในขณะที่จะสั่งพิมพ์รายงาน • ห้ามแก้ใบสั่งซื้อในงวดที่ปิดแล้ว ใช้เพื่อป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูลในใบสั่งซื้อได้อีก หากวันที่ในใบสั่งซื้ออยู่ ในช่วงเวลาที่ถูกล็อคงวดไปแล้วข้ามช่อง 'Bil be' หรือไม่? กำหนดค่าให้ข้ามช่อง 'BIl be' ในหน้าจอการป้อน ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อความรวดเร็วในการป้อนข้อมูล
วิธีการจ่ายชำระหนี้ เช่นเดียวกับวิธีการรับชำระหนี้ คุณสามารถเลือกรูปแบบวิธีการจ่ายชำระหนี้ได้หลายรูปแบบ รูปที่ 9 หน้าจอวิธีการจ่ายชำระหนี้ของระบบซื้อและเจ้าหนี้
ระบบการเงินและเงินฝากธนาคาร รูปที่ 10 หน้าจอระบบการเงินและธนาคาร • ผ่านเช็กจ่ายทันที ในโปรแกรม Express หลังจากคุณจ่ายเช็คไปแล้ว โปรแกรมจะยังไม่ตัดบัญชีเงินฝากให้ โดยทันที โดยต้องการให้คุณตรวจสอบรายการก่อน จึงมาทำรายการผ่านเช็คจ่ายในโปรแกรมอีกครั้งหนึ่ง แต่หากคุณต้องการให้โปรแกรมผ่านเช็คจ่ายให้ทันทีที่มีการจ่ายเช็ด ให้คุณทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ไว้ • รหัสธนาคารที่นำเช็ดฝากเป็นประจำ กำหนดรหัสของธนาคาร ที่คุณนำเช็คที่รับจากลูกค้าฝากเข้าเป็นประจำ โดยโปรแกรมจะแสดงรหัสธนาคารนี้ขึ้นมาให้ก่อนเสมอเมื่อคุณมีการทำรายการนำฝากเช็ค • ยอดเงินขั้นต่ำที่จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ตามกฎหมายในปัจจุบันกำหนดไว้ว่า ถ้าจ่ายเงินตั้งแต่ 1,000 บาท จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ ดังนั้นให้ป้อนค่านี้เป็น1,000.00 (หากในอนาคตมีการเปลี่ยนแปลง ก็ให้แก้ไขที่นี่) การกำหนดยอดเงินในช่องข้อมูลนี้จะมีประโยชน์ขณะที่กำลังบันทึกใบรับรองการหักภาษีณ ที่จ่าย ซึ่งต้อง ป้อนยอดเงินที่จ่าย ถ้าเผลอป้อนน้อยกว่าค่าตรงนี้ โปรแกรมจะแจ้งเดือนให้ทราบ • เลขที่บัตรประกันสังคม และเลขใบอนุญาตกองทุนทดแทน ป้อนเลขประกันสังคม และเลขที่ใบอนุญาต กองทุนทดแทนของบริษัท(ถ้ามี) และสามารถดึงไปพิมพ์ในใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้
ระบบบัญชี รูปที่ 11 หน้าจอกำหนดค่าเริ่มต้นของบัญชี • รูปแบบของรหัสบัญชี โดยมีสัญลักษณ์ใช้แทนดังนี้ 9 หมายถึง ป้อนได้เฉพาะตัวเลข 0 - 9 เท่านั้น X หมายถึง ป้อนได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร และเครื่องหมายต่างๆ ! หมายถึง ป้อนได้เหมือนแบบ X แต่พิเศษกว่าตรงที่ ถ้าป้อนเป็นภาษาอังกฤษตัวเล็ก จะถูกแปลงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ให้โดยอัตโนมัติ ในโปรแกรมจะมีผังบัญชีเตรียมไว้อยู่แล้ว โดยใช้รูปแบบคือ 9999-99 ขอให้คุณศึกษาวิธีการกำหนดผังบัญชี ก่อนจะมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกี่ยวกับรูปแบบรหัสบัญชีนี้ • ลำดับเลขที่ใบสำคัญ เมื่อคุณมีการบันทึกบัญชีเองโดยตรงที่สมุดรายวัน คุณสามารถเลือกที่จะลำดับเลขที่ ใบสำคัญได้ 4 วิธีคือ 0 - ป้อนเลขเอง หมายถึง คุณจะต้องป้อนเลขที่ใบสำคัญเองทุกครั้ง โปรแกรมจะไม่ลำดับเลขที่ให้ 1 – YMMDDxx หมายถึง โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยขึ้นต้นด้วยเลขท้ายของปีตามด้วยเดือน และวันที่ที่มีการบันทึกรายการ ตัวอย่างเช่น หากคุณบันทึกรายการในสมุครายวัน ในวันที่ 30/06/43 โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใบสำคัญเป็น 3063001 หากในวันเดียวกันนี้มีการบันทึกรายการเพิ่ม ก็จะลำดับ ต่อเนื่องไปเป็น 3063002
2 - YMMxxxx หมายถึง โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใบสำคัญให้ โดยขึ้นต้นด้วยเลขท้ายปีตามด้วยเดือน ตัวอย่างเช่น หากคุณบันทึกรายการในสมุดรายวัน ในวันที่30/06/43 โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใบสำคัญ เป็น 3060001 หากในวันเดียวกันนี้มีการบันทึกรายการเพิ่ม ก็จะลำดับต่อเนื่องไปเป็น 3060002 3 - YYMMxxxx เหมือนกับแบบที่ 2 แต่ตรงเลขปีจะเป็น 2 หลัก (ซึ่งน่าใช้กว่า) เลขที่ใบสำคัญที่ โปรแกรมลำดับให้ก็จะเป็น 43060001 4 - YYMMDDxxx จะคล้ายแบบที่ 1 แต่ตรงเลขปีจะเป็น 2 หลัก รายการจ่ายเงินสดย่อย • ข้อความ 1-4 ใช้สำหรับพิมพ์รายงานสมุดเงินสดย่อย ซึ่งคุณสามารถยกค่าใช้ง่ายที่ต้องการดูเป็นพิเศษได้ 4 บัญชี ดังนั้นให้ป้อนข้อความที่จะใช้แสดงที่ส่วนหัวของรายงานแต่ละคอลัมน์ไว้ที่นี่ • เลขที่บัญชี ป้อนเลขที่บัญชีที่เกี่ยวข้องกับข้อความของแต่ละคอลัมน์ซึ่งคุณอาจจะคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกรายการจากในผังบัญชีก็ได้เมื่อพิมพ์รายงานโปรแกรมจะดึงค่าที่กำหนดไว้ในหน้าจอนี้ ไปสร้าง รายงาน (ดูรูปด้านล่างประกอบ) โดยค่าใช้จ่ายอื่นที่ไม่ตรงกับที่กำหนดไว้ จะถูกนำไปแสดงในช่องสุดท้ายเป็น "คชจ.อื่น ๆ" ถ้าภายหลังต้องการเปลี่ยนเลขที่บัญชีใหม่ สามารถทำได้ โคยมาแก้ไขที่หน้าจอนี้ นึ่งจะไม่มี ผลกระทบกับข้อมูลที่เคยป้อนไว้ เพราะดำตรงนี้ถูกนำไปใช้เพื่อพิมพ์รายงานเท่านั้น รายงานเงินสดย่อย ค่าเครื่องเขียน ค่าน้ำมันรถ ค่าล่วงหน้า ค่ารับรอง คชจ.อื่นๆ x,xxx.xx x,xxx.xx x,xxx.xx x,xxx.xx x,xxx.xx
ระบบทรัพย์สินถาวร รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 12 รายละเอียดทั่วไปของระบบทรัพย์สินถาวร • รูปแบบของรหัสทรัพย์สิน จะมีสัญลักษณ์ใช้แทนเช่นเดียวกับรูปแบบของรหัสสินค้าและรูปแบบของรหัส บัญชีดังนั้นคุณสามารถเลือกที่จะใช้ตัวอักษร, ตัวเลขหรือเครื่องหมายที่เหมาะสมได้ • คิดค่าเสื่อมราคาขณะบันทึกทรัพย์สิน เลือกให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาให้ทันทีหลังจากป้อนทรัพย์สิน แต่ละรายการเสร็จ หรือต้องการสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมเองหลังจากป้อนทรัพย์สินครบทุกรายการ แล้ววัตถุประสงค์หลักของการกำหนดดำตรงนี้คือ เมื่อแรกเริ่มที่ใช้โปรแกรม ซึ่งต้องป้อนรหัสทรัพย์สิน จำนวนมากเข้าไป ดังนั้นควรกำหนดค่าตรงนี้เป็น ยังไม่คิดไว้ก่อน (เพื่อไม่ให้เสียเวลาคำนวณขณะกำลังป้อน) เมื่อป้อนจนครบทุกตัว จึงไปสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมให้ที่เดียว จากนั้นให้กลับมากำหนดค่าตรงนี้เป็น คิดทันที ไว้เผื่อคราวต่อไปที่ซื้อทรัพย์สินใหม่มาเพิ่มเติมโปรแกรมจะได้คำนวณค่าเสื่อมให้เลย • คิดค่าเสื่อมราคารายเดือน กำหนดการคิดค่าเสื่อมรากา ว่าจะคำนวณเป็นแบบรายเดือนหรือรายปี ซึ่งจะมีผล ต่อการลงบัญชีค่าเสื่อมราคาในสมุดรายวันด้วย ว่าจะเป็นการบันทึกบัญชีทุก ๆ เดือน หรือบันทึก ณ วันสิ้นปี เพียงครั้งเดียว
กำหนดกลุ่มบัญชีทรัพย์สิน รูปที่ 13 หน้าจอกำหนดกลุ่มบัญชีทรัพย์สิน เช่นเดียวกับการกำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า การกำหนดกลุ่มบัญชีทรัพย์สิน จะเป็นการกำหนดวิธีการลงบัญชีของ ทรัพย์สินในแต่ละกลุ่ม เช่น คุณมีรายการทรัพย์สินแยกเป็นกลุ่ม(หมวด) ได้แก่ อุปกรณ์สำนักงาน ยานพาหนะ อาคาร ฯลฯ ซึ่งในแต่ละกลุ่มก็จะประกอบไปด้วยทรัพย์สินหลายชนิด อาทิอุปกรณ์สำนักงานอาจจะประกอบ ไปด้วย โต๊ะ, เก้าอี้, คอมพิวเตอร์ เป็นต้น ดังนั้นจึงต้องตั้งรหัสกลุ่มบัญชีที่จะใช้สำหรับกำหนดให้ทรัพย์สินแต่ ละตัว เพื่อให้ลงบัญชีได้ถูกห้อง
บทที่ 6 การกำหนดรอบบัญชีและตารางข้อมูล ก่อนเริ่มปฏิบัติงานในโปรแกรมจะต้องมีการกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีที่จะทำงานเนื่องจากข้อมูลทางบัญชี จะต้องมีการประมวลผลหรือปีดบัญชีอย่างน้อยปีละครั้งซึ่งโปรแกรมจะต้องทราบว่ารอบบัญชีดังกล่าวจะเริ่ม ตั้งแต่วันที่ใด และสิ้นสุดเมื่อใด นอกจากนี้การกำหนดรอบบัญชี ยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการใช้งานได้ โดย โปรแกรมจะป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลที่อยู่นอกเหนือจากรอบบัญชีที่กำหนดไว้สำหรับตารางข้อมูล จะเป็น ฐานข้อมูลย่อย ที่จะถูกนำไปใช้เป็นส่วนประกอบในการป้อนแฟ้มข้อมูลหลัก ตัวอย่างเช่น ในแฟ้มข้อมูลสินค้า คุณจะต้องป้อนหมวดสินค้า และหน่วยนับหรือในแฟ้มข้อมูลลูกค้า คุณจะต้องป้อนประเภทลูกค้า เขตการขาย ฯลฯ ซึ่งข้อมูลย่อยเหล่านี้ควรจะถูกเตรียมให้เรียบร้อย (ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2.ตารางข้อมูล) ก่อนที่จะเริ่มป้อน ข้อมูลในแต่ละแฟ้มข้อมูลหลัก
การกำหนดรอบบัญชี การกำหนดรอบบัญชี เป็นการกำหนดระยะเวลาที่สามารถจะปฏิบัติงานในโปรแกรม Express ได้ซึ่งโปรแกรม ได้เตรียมรอบระยะเวลาบัญชีให้คุณสามารถปฏิบัติงานได้ 4 งวด ทำให้สามารถปฏิบัติงานต่อเนื่องกันได้ 2 ปี โดยยังไม่ต้องปิดบัญชี เพราะว่าในทางปฏิบัติมักจะปิดบัญชีล่าช้าจนเลยครึ่งปีถัดไปเสมอ ๆ เมื่อเริ่มใช้งาน โปรแกรมครั้งแรกนั้น คุณจะต้องเข้ามากำหนดวันที่เริ่มรอบบัญชีของคุณ และในรอบปีถัด ๆ ไป จะมีการ กำหนดรอบใหม่ในขั้นตอนการปิดประมวลผลสิ้นปี ซึ่งจะได้กล่าวต่อไปในบทที่ 22 รูปที่ 1 หน้าจอกำหนดรอบบัญชี วันที่เริ่มรอบบัญชี ไม่ใช่วันที่ที่คุณเริ่มใช้โปรแกรม แต่เป็นวันเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีที่ยื่นงบเสียภาษีของบริษัท ของคุณ โคยส่วนใหญ่มักจะเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ตัวอย่างเช่น หากคุณเริ่มใช้งานโปรแกรม Express ใน เดือนมิถุนายน แต่รอบระยะเวลาบัญชีของคุณคือ 1 ม.ค. - 31 ธ.ค. ดังนั้นให้คุณกำหนดวันที่เริ่มรอบบัญชีเป็น วันที่ 1 มกราคม จากนั้นโปรแกรมจะคำนวณวันสิ้นงวดในแต่ละงวดให้โดยอัตโนมัติทั้ง24 งวด สำหรับบาง บริษัทที่วันสิ้นงวดไม่ใช่วันสิ้นเดือน ก็สามารถแก้ไขใหม่ได้ในกรณีที่มีการแก้ไขวันที่เริ่มรอบบัญชี โปรแกรมจะ แสดงหน้าจอแจ้งเตือนดังในรูป ขอให้อ่านข้อความเพื่อทำความเข้าใจ และหากต้องการยืนยันแก้ไขให้พิมพ์คำ ว่า 'YES' ลงในช่องข้อมูลการยืนยัน
รูปที่ 2 หน้าจอแจ้งเตือนหากมีการแก้ไขวันที่เริ่มรอบบัญชี หลังจากกำหนดรอบบัญชีตรงนี้เรียบร้อย และมีการเดินรายการรายวันประจำวัน โปรแกรมจะสะสมยอด เคลื่อนไหวต่าง ๆ เช่น อดขายของสินค้าแต่ละตัว ยอดเคบิต/เครดิตของแต่ละบัญชี ฯลฯ เพื่อเวลาที่พิมพ์ รายงาน จะได้ทราบว่าแต่ละงวดมียอดเท่าใด ะนั้นเมื่อเดินรายการไปแล้ว ห้ามกลับมาแก้ไขรอบบัญชีอีกเพราะ จะทำให้ยอดที่เคยสะสมไว้ในแต่ละงวด ไม่เปลี่ยนไปตามงวดที่แก้
กำหนดตารางข้อมูล ก่อนที่คุณจะกำหนดแฟ้มข้อมูลหลักได้แก่แฟ้มรายละเอียดสินค้า,รายละเอียดลูกค้า,รายละเอียดผู้จำหน่ายฯลฯ มีข้อมูลย่อยบางอย่างซึ่งจำเป็นต้องใช้งานในหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้ ที่คุณจะต้องจัดเตรียมไว้ก่อน เช่น รหัสหน่วยนับ,คลังสินค้า,หมวดสินค้าฯลฯ เป็นต้น รูปที่ 3 เมนูย่อย ภายใต้เมนู เริ่มระบบ ข้อ2.ตารางข้อมูล วิธีการใช้งานในแต่ละเมนูบ่อยเหล่านี้จะเหมือน ๆ กัน เมื่อลิกเลือกเข้ามาในหน้าจอของแต่ละเมนูย่อยแล้ว จะพบข้อมูลที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้ในเบื้องต้น ดังรูป
รูปที่ 4 หน้าจอกำหนดตารางข้อมูลหน่วยนับ คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบรายการเหล่าได้ รายละเอียดข้อมูลที่คุณต้องป้อนดังนี้ • รหัสเป็นตัวอักษรหรือตัวเลขเพื่อใช้สื่อความหมายของแต่ละข้อมูล ซึ่งจะถูกนำไปใช้ในการป้อนข้อมูลใน หน้าจอของเมนูต่าง ๆ จากในรูป หน่วยนับรหัส 'กล' จะหมายถึงหน่วยนับกล่อง หรือ 'คร' เป็นรหัสของ หน่วยนับเครื่อง • ชื่อย่อไทย เป็นคำย่อภาษาไทยของรหัสที่คุณกำหนดเข้าไป ตัวอย่างเช่น 'กล่อง' เป็นคำย่อของ กล หรือ 'เครื่อง' เป็นคำย่อยของ คร คุณสามารถนำคำย่อนี้ไปใช้แสดงในแบบฟอร์มหรือรายงานตามความต้องการ • ชื่อย่อEng เป็นคำอภาษาอังกฤษของรหัสที่คุณกำหนดเข้าไป คุณสามารถนำใช้แสดงในแบบฟอร์มหรือ รายงานตามความต้องการ • ชื่อเต็มไทยรายละเอียดเป็นภาษาไทยเต็มรูปแบบของรหัสที่คุณกำหนดโดยคุณสามารถนำไปใช้ในแบบฟอร์ม หรือรายงานต่าง ๆ ได้เช่นเดียวกัน • ชื่อเต็มEng รายละเอียดเป็นภาษาอังกฤษเต็มรูปแบบของรหัสที่คุณกำหนด โคยคุณสามารถนำไปใช้ใน แบบฟอร์มหรือรายงานได้(เฉพาะโปรแกรมชุดภาษาอังกฤษเท่านั้น)
ตัวอย่างตารางข้อมูลในโปรแกรม หน่วยนับ หน่วยนับของสินค้าทั้งหมดที่มีเพื่อซื้อ-ขาย (ครูปที่ 3 ประกอบ) จะมีช่องข้อมูลพิเศษ คือช่อง อัตรา ซึ่งจะเป็นตัวคุณหน่วยนับที่คุณป้อนเข้าไปนี้ให้เป็นหน่วยนับย่อยตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนหน่วยนับโหลและ ป้อนอัตราเป็น 12 เมื่อนำไปใช้กับสินค้าใดก็ตามที่มีหน่วยนับเป็นโหล โปรแกรมจะกูณด้วย 12 ก่อนที่จะเก็บ เป็นหน่วยย่อย ซึ่งจะได้กล่าวถึงตัวคูณให้เป็นหน่วยนับย่อยอีกครั้งในหัวข้อ 'การกำหนดรายละเอียดสินค้า' คลังสินค้า สถานที่เก็บสินค้าหรือโกดังสินค้า รูปที่ 5 ตัวอย่างตารางข้อมูลคลังสินค้า
หมวดสินค้า ใช้สำหรับหมวดหรือประเภทของสินค้า ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดหมวดสินค้าได้ที่ หัวข้อ 'รายละเอียดสินค้า' รูปที่ 6 ตัวอย่างตารางข้อมูลหมวดสินค้า ประเภททรัพย์สิน การจัดแบ่งหมวดหรือชนิดของทรัพย์สินที่มีอยู่ภายในบริษัทโดยอาจจะแบ่งตามชนิดของ ทรัพย์สินเช่นเฟอร์นิเจอร์,อุปกรณ์สำนักงานหรือแบ่งตามสทรัพย์สินนั้นอยู่เช่นแผนกบัญชี,แผนกสโตร์ ฯลฯ รูปที่ 7 ตัวอย่างตารางข้อมูลประเภททรัพย์สิน
สถานะใบเบิกเงินสดย่อย เพื่อใช้สำหรับกำหนดสถานะของใบเบิกเงินสดย่อย เช่น กรณีเบิกเงินสดย่อยโดยไม่มี เอกสารหลักฐานมาแสดง หรือมีเอกสารมาแสดงไม่ครบถ้วน รูปที่ 8 ตัวอย่างสถานะใบเบิกเงินสดย่อย หมวดภาษีหัก ณ ที่จ่าย แบ่งตามประเภทของแบบยื่นภาษี รูปที่ 9 ตารางข้อมูลหมวดภาษีหัก ณ ที่จ่าย ตารางข้อมูลทั้งหมดข้างต้นจะถูกใช้ในการปฏิบัติงานในโปรแกรมExpress เกือบทุกหน้าจออย่างไรก็ตามคุณ สามารถเข้ามาเพิ่มรหัส หรือแก้ไขคำอธิบายได้ตลอดเวลา โดยมีข้อควรระวังคือจะต้อง ไม่ลบหรือแก้ไขรหัส ตารางข้อมูลใดที่ถูกนำไปอ้างถึงในการเดินรายการแล้ว
กำหนดแผนก คุณสามารถกำหนดแผนกในโปรแกรมเพื่อนำไปวิเคราะห์การดำเนินงานของแผนก/ส่วนงาน/ฝ่ายงบทางบัญชี แผนกในนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ในการแบ่งแผนกตามโครงสร้างของบริษัทเท่านั้น (ตามโครงสร้างบริษัทมักจะแบ่ง แผนกเป็น แผนกบัญชี แผนกการเงิน แผนกขาย แผนกสโตร์ แผนกธุรการ หรือแผนกอื่น ๆ) คุณอาจจะแบ่ง แผนกเป็นส่วนที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำกำไรของบริษัทเช่น แผนกขายซึ่งคุณอาจจะแบ่งเป็นทีมขายย่อย ๆ เช่น ทีมขายที่ 1 , ทีมขายที่ 2 (โคยตั้งเป็นแผนกขาย 1 ขาย2) คุณก็สามารถวัดผลการทำงานของแต่ละทีมงาน ได้โดยเมื่อพิมพังบการเงิน สามารถระบุว่าจะเอาแผนกใด (ถ้ำจะดูแผนกขายทั้งหมด ให้ป้อนรหัสแผนกตอนที่ พิมพ์รายงานเป็น ขาย') รูปที่ 10 หน้าจอการกำหนดแผนกของโปรแกรม แผนกที่คุณกำหนดนี้จะถูกนำไปใช้ในการเดินรายการต่างๆของโปรแกรมเช่นการเปิดบิลซื้อบิลขายรับชำระหนี้ จ่ายชำระหนี้ฯลฯซึ่งที่หน้าจอเหล่านี้จะมีช่องให้ป้อนแผนกและถ้าในผังบัญชีมีการระบุให้แยกแผนกในบัญชี อยู่/ไว้โปรแกรมก็จะลงบัญชีแยกแผนกให้โดยอัตโนมัติ(แต่ในบางหน้าจอแม้จะมีการป้อนแผนก แต่จะไม่มีผล ทางด้านบัญชีเช่นหน้าจอใบวางบิล,ใบสั่งซื้อ,ใบโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังฯลฯเพราะเอกสารเหล่านี้ไม่ลงบัญชี)