KATA PENGANTARDalam setiap proses perjalanan organisasi, 'Semangat Menjadi Lebih Baik' merupakan hal yang sangat mendasar dan berdampak positif bagi organisasi.Dalam perjalanan kita sebagai HC Operation di mana kita harus menjadi pelaksana dari 4 pilar (Recruitment, People Management, People Developmen dan Industrial Relation) sebagai bentuk end to end proses dalam pengelolaan man power di Kawan Lama Group, maka sangat diperlukan panduan yang jelas dan standar agar Hc Ops squads yang tersebar di seluruh Indonesia dapat dimudahkan dalam menjalankan tugas dan kewajibannya. Untuk itu, dengan mengucap Syukur Kepada Tuhan Yang Maha Esa, kita telah berhasil merampungkan E book revisi I pada 1 September 2022. E book ini adalah bentuk nyata kita mewujudkan semangat menjadi lebih baik dengan 3 tujuan utama :1. HC Ops standardization 2. HC Rep enhancement for serving operation 3. HC Ops development journeySemoga buku ini bermanfaat dalam kita berkolaborasi dengan bisnis dan HC Corporate, serta membawa kebaikan senantiasa dalam perjalanan HC Operation selanjutnya. Salam I AM ELITEHC OperationsSeptember 2022
DAFTAR ISICHAPTER 1:Recruitment…………………………………………………………………………………. 1KPI (Measurement Process)……………………………………………………………….. 21.1 Employee Request……………………….……………………………………….. 31.1.A Employee Request (Untuk Store Existing)………………………………….. 31.1.B Syarat Pengajuan ERF……………………………………………………….. 41.1.C Flow Pengisian ERF di People Pro…………………………………………... 41.1.D Approval Employee Request Form (ERF)…………………………………… 61.1.E Service Level Agreement (SLA) ERF…………………………………………. 61.2 Sourcing……………………………………….…………………………………... 71.2.A Pencarian Kandidat…………………………………………………………. 71.2.B E-Rec for Sourcing and Hiring….…………………………………………… 131.2.C EDMS (Employee Document Management System)……………………….. 181.3 Hiring……………………………………………………………………………… 201.3.A Pemberkasan Kandidat Saat Tanda Tangan Kontrak………………………... 201.3.B Offering and Hiring at People Pro (proses submit data karyawan baruhingga keluar NIK)………………………………………………………………… 201.3.C Flow Alur Kerja KLG…………..……………………………………………... 281.3.D Matrix Salary Retail…………………………………………..……………... 281.4 New Employee Maintenance…………………………………………………….. 291.4.A Cara Pendaftaran Absen Finger Newcomer………………………………… 291.4.B Seragam………………………….………………..………………………... 301.4.C Orientasi Training for New Comer………………………………………….. 331.5 Cara Penginputan Karyawan Yang Rejoin………………………………………... 351.5.A Cetak Name Tag Karyawan…………………………………….…………… 361.6 Peralihan (Karyawan Rejoin)……………………………….…………………….. 391.6.A Proses Peralihan Karyawan KLG ke Elite…….…………………………..….. 391.6.B Proses Peralihan Karyawan Elite ke KLG……………………………………. 39CHAPTER 2:People Management……………………………………………………..…………………. 40KPI (Measurement Process)……………………………………………………………….. 41Pengertian People Management………………………………………………………….. 422.1 Personnel Administration……………….……………………………………..… 432.1.A New Employee………………………………………..…………………….. 432.1.B Staff Existing……………………………………………..………………….. 472.1.C Termination…………………………………….…..……………………….. 602.1.D Compensation & Benefit…………………………………………………… 632.2 Employee Care……………………………………………………………………. 792.2.A Penanganan Covid 19………………………………………………………. 792.2.B Penanganan Bencana Alam………………………………………………… 802.2.C Penanganan Karyawan Sakit………………………………………………... 802.2.D Penanggulangan Kecelakaan Kerja…………………………………………. 802.2.E Penanganan Karyawan Meninggal Dunia…………………………………… 882.3 Employee Event………………………………………….……………………….. 90
2.3.A Pelaksanaan Vaksin…………………………………..………………….….. 902.3.B Sosialisasi Event (HOP, Asuransi Komersial, Peluncuran Buku, dll)…………. 912.3.C Outing Store………………………………………………………………… 912.4 Employee Facility…………………………………………………………………. 932.4.A Pelaksanaan Hai Business…………………………………………………... 932.4.B Pelaksanaan Opex Project…………………………………………………... 942.5 Employee Community……………………………………………………………. 95CHAPTER 3:People Development………………………………………………………………………... 96KPI (MeasurementProcess)…………………………………………………………………………………….. 973.1 Coaching danCounseling……………………………………………………………………………. 983.1.A Pengertian Coaching………………………………………………….…….. 983.1.B Pengertian Counseling……………………………………………………… 983.1.C Fungsi Coaching dan Counseling………….………………………………… 983.1.D Teknik Terbaik untuk Coaching dan Counseling…………………………….3.1.E Coaching Berakhir PKWT…………………………….981003.2 Trainer………………………..………………….………………………………... 1043.2.A Training Activities…………………………………………………………… 1043.2.B Fasilitator Training…………………………………………..………………. 1053.3 Individual Development Plan (IDP)……………………………………………… 1073.3.A Jenis Individual Development Plan (IDP)…………………………………… 1073.3.B Petunjuk Pengisian………………………………………….………………. 1083.3.C Panduan Input IDP untuk Setiap Metode Pengembangan…………………. 1103.3.D Petunjuk Approve Individual Development Plan (IDP) – Employee………... 1223.3.E Individual Development Plan (IDP) Assessment……………………………. 1253.3.F Panduan Input IDP untuk Setiap Metode Pengembangan………………..... 1273.4 Leadership Development Program (LDP)………………………………………... 1383.4.A Definisi LDP……………………………………..…………………………... 1383.4.B TrainingGuideline……………………………………………………………3.4.C Pengajuan Leadership Development Program……………3.4.D Syarat Leadership Development Program (HCIR)……………3.4.E Job Requirement (AHI)……………1391401401413.5 Talent Management……….……………………………………………………... 1433.5.A People Mapping…………………………………………………………….. 1433.5.B Human Asset Value………………………………………………..………... 1433.5.C Succession Planning Activity………………………………………………... 1453.5.D Peran HCBP…………………………………………………………………. 1473.5.E Peran HC Operation………………………………………………………… 1473.5.F Peran Talent Management………………………………………………..… 147Employee Movement System (Promotion, Mutation, Demotion)………………….. 148CHAPTER 4:Industrial Relations……………………………………………………………..…………… 162
KPI (Measurement Process)……………………………………………………………….. 1634.1 Handling Case Store & DC………………………………………………………... 1644.2 Litigasi Proses…………………………………………………………………….. 1654.2.A Hubungan Industrial………………………………………………………... 1654.2.B Perselisihan Hubungan Industrial…………………………………………... 1654.2.C Tata Cara Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial………..………… 1664.2.D Kasasi……………………….…………...………………………………….. 1694.2.E Salinan Putusan MA……………………………….…………..….………… 1704.3 Wajib Lapor Tenaga Kerja…………………………………………….…………... 1714.4 Uang Pisah KaryawanPKWTT………………………………………………………………….4.5 UUCK KaryawanPKWT……………………………………………………..1751764.5.A Alur Proses Perpanjangan PKWT……………………………... 176 4.6 Peraturan Perusahaan……………………….…………………………………. 186Quotes………………………………………………………………………………… 187Penutup……………………………………………………………………………………… 188Struktur HC Operation..……………………………………………………………………... 189Struktus HC Corporate…..…………………………………………………………………... 216
#Chapter 1:RECRUITMENTE Book HC Ops - Recruitment
KPI (measurement proses)● Pengelolaan data base kandidat yang rapi dan memenuhi kebutuhan pemenuhan ERF.● Pemenuhan SLA recruitment sesuai standar dept Recruitment.2E Book HC Ops - Recruitment
1.1 EMPLOYEE REQUEST1.1.A Employee Request (Untuk Store Existing)a. PIC yang mengajukan kebutuhan karyawan baru adalah User dengan minimumlevel Managerial.b. Pengajuan penggantian/penambahan kebutuhan karyawan baru dilakukanberdasarkan MPP terbaru atau Struktur Organisasi dari Organization & CareerManagement Dept.Langkah – Langkah:1. User mengajukan kebutuhan karyawan baru kepada HC Representative(penambahan MPP/penggantian).2. HC Representative melakukan review atau pengecekan MPP Ideal.People Pro – Core – Organization and Job Design – MPP Transaction –Planning Realization – Filter sesuai store yang dibutuhkan – Cek apakahMPP vacant tersedia pada kolom “Variance”.3. MPP Variance tersedia → HC Representative berkoordinasi dgn User untukpenginputan Employee Request Form pada People Pro User.4. MPP Variance tidak tersedia → HC Representative menginformasikankepada User atas ketidaktersediaan slot. Jika User tetap ingin mengajukanpenambahan, User dapat mengajukan penyesuaian MPP Ideal melalui ODTools.◆ Kolom PLANNING: Total MPP Ideal untuk posisi jabatan tersebut.◆ Kolom CURRENT HEADCOUNT: Jumlah MPP existing saat ini.◆ Kolom OUTSTANDING: Data perpindahan MPP (PCN Mutasi/EMS Mutasi) yang belum terposting.◆ Kolom VARIANCE: Slot MPP kosong yang tersedia.3E Book HC Ops - Recruitment
1.1.B Syarat Pengajuan ERFa. AHIUntuk perekrutan karyawan baru level staff dapat dilakukan dengancatatan jika produktivitas store minimal 50 juta rupiah/person (dilihat daripencapaian Sales pada bulan sebelumnya).b. HCI GROUP1.1.C Flow Pengisian ERF di People ProPeople Pro → Management Self Service → Workforce Administration → Employee Request1. Klik New2. Job Title: Isikan dengan job title code/name yang dibutuhkan (list job title code/name dapat dilihat pada menu Matrix Employee HC Plus).3. Create Date: Tanggal pengisian ERF.4. Required Date : Tanggal MPP diharapkan sudah bergabung.5. Reason: Pilih sesuai dengan alasan permintaan kebutuhan.✔ Additional untuk penambahan MPP.✔ Replacement untuk penggantian MPP karena adanya karyawanmutasi/mengundurkan diri/habis kontrak.● Untuk pilihan reason Replacement diisikan data karyawan yangdigantikan:o Employee Replace: isikan nama & NIP karyawanmutasi/mengundurkan diri/habis kontrak.o Replaced Caused by: pilih alasan penggantian karyawan(Rotasi/Replacement Temporer/Terminasi).✔ Temporary untuk penambahan MPP sementara.6. Total Need: Isi dengan jumlah permintaan karyawan.7. Description: Isi dengan lengkap alasan permintaan karyawan baru.8. Pada kolom SUBJECT isikan dengan data-data permintaan karyawan baru yangdibutuhkan.4E Book HC Ops - Recruitment
✔ Organization: Isi dengan Organization code/name yang dibutuhkan (list Organization code/name dapat dilihat pada menu Matrix Employee HC Plus).✔ Job Level: Pilih sesuai dengan jabatan yg dituju1A : Level NonStaff seperti Asst to Driver (Kenek/Co Driver) dan Office Boy 1B : Level NonStaff seperti Driver (SIM A) 1C : Level NonStaff seperti Driver (SIM B1) 2A :Level Staff (Sales Executive, Advisor, Cashier, Receiving/Logistic Staff, CS) 2B : Level Senior Staff 2C : Level Supervisor (Store SPV, SPV Support, Sales Lead) 2D : Level Senior Supervisor✔ Location: Pilih sesuai lokasi store masing-masing✔ Company: Pilih sesuai company yang dituju✔ Klik tombol Calculate MPP pada pojok kanan (jika MPP vacant tersediamaka akan muncul nilai variance yang tersedia).9. Pada kolom JOB SPECIFICATION klik Add – Specification pilih LPT01(None/Existing)10. Klik SAVE (pojok kiri atas) → ERF sudah tercreate dan siap dimintakan approvalby system.11.5E Book HC Ops - Recruitment
1.1.D Approval Employee Request Form (ERF)1. Status ERF● OPEN : Form ERF sudah di submit oleh User, namun belum disetujuioleh Approver● INPROGRESS : Form ERF sudah disetujui oleh sebagian Approver● APPROVED : Form ERF sudah disetujui oleh semua Approver. SLA Datepemenuhan MPP sudah mulai dihitung sejak Approved terakhirmelakukan approve by system● SELECTION PROCESS : Sebagian kebutuhan yang dicantumkan padaERF (Total Need) sudah dipenuhi. Misalnya Total Need MPP 2 dansudah dipenuhi 1.● CANCELED : Permintaan ERF telah diproses pembatalan (diajukan keHC Area melalui email informasi pembatalan dari User).● CLOSED : Permintaan MPP melalui ERF sudah selesaidipenuhi(karyawan joined)● REJECTED: Permintaan MPP ditolak pengajuannya oleh Approved1.1.E Service Level Agreement (SLA) ERF1. Pengertian SLASLA adalah kesepakatan, komitmen atau batas waktu pemenuhanperekrutan karyawan baru yang diajukan oleh User. SLA dihitung mulai dariERF yang telah diajukan User telah disetujui oleh Approver terakhir.2. Batas Waktu SLA Recruitment● Level 1 – 2B (All BU): 1 bulan sejak ERF dilakukan approve olehApproved terakhir (untuk posisi Teknisi Staff Dihitung 2 bulan sejakERF dilakukan approve).● Level 2C keatas (All BU): 2 bulan sejak ERF dilakukan approve olehApproved terakhir.6E Book HC Ops - Recruitment
1.2 SOURCING1.2.A Pencarian Kandidat1. Sourcing Kandidat bisa dilakukan dengan cara :✔ Job Fair✔ Menyebar Flyer secara online maupun offline✔ Bekerja sama dengan sekolah/kampus/disnaker setempat/hijack2. Flyer/Iklan Lowongan Kerja:✔ Terdapat 2 tipe template flyer:Type 1: Business Unit DedicatedTemplate ini digunakan ketika ingin membuat flyer lowongan pekerjaandengan hanya SATU BUSINESS UNIT.Type 2: All Business UnitTemplate ini digunakan ketika ingin membuat flyer lowongan pekerjaandengan hanya ALL BUSINESS UNIT.7E Book HC Ops - Recruitment
✔ Ketentuan editTemplate Lowongan Kerja Kawan Lama Group dapat diakses melalui linkbit.ly/TemplateLokerKLG Untuk menggunakan template tersebut, Andadapat melakukan langkah berikut:6. Untuk menambahkan QR Code, ikuti langkah berikut:7. Untuk penamaan posisi dan gambaran pekerjaan, Anda dapat akses metrix berikut: https://bit.ly/MatrixLoker Jika Anda tidak menemukan posisi dan/atau gambaran pekerjaan yang Anda butuhkan, silakan menghubungi Yesi (081510095081) atau Venes (08174995978)8. Untuk template tipe 2 (All Business Unit), Anda dapat memilih foto karyawan (https://bit.ly/ImageLoker) yang sesuai dengan kebutuhan bisnis unit Anda. Ikuti langkah berikut:8E Book HC Ops - Recruitment
9. Untuk menyimpan file dalam bentuk JPEG Image, silakan ikuti langkah berikut :- Pilih no slide yang ingin anda unduh sebagai JPEG image- Klik menu “File”- Klik “Download”, lalu pilih “JPEG Image”9E Book HC Ops - Recruitment
Catatan:✔ Jika membutuhkan flyer dengan lebih dari tiga posisi, maka dapatmembuat lebih dari satu flyer dengan versi yang ada.✔ Cara membuat link bit.ly:● Masuk ke app.bitly.com● Klik tombol “Create new” dan pilih “Link”● Masukkan link di kolom “Enter Long URL”● Klik tombol “Create”● Ubah back-half link Anda dengan kata yang dapat dibaca dantidak terlalu panjang, contohnya bit.ly/LokerJatim1● Klik tombol “Save”● Klik “Copy” untuk dapat menyalin link bit.ly yang telah Andabuat1.2.B E-Rec for Sourcing and Hiring1. Pengertian E-RecE-recruitment adalah online platform Kawan Lama Group yangdigunakan recruiter untuk memasang lowongan pekerjaan dan kandidat untukmelamar pada lowongan perkerjaan yang dibuka.2. 2 jenis laman E-recruitment:● E-recruitment untuk kandidat, dapat diakses melalui link berikut:https://biodata.karirkawanlama.com/● E-recruitment untuk recruiter, dapat diakses melalui link berikut:https://biodata.karirkawanlama.com/Recruiter/Login3. Panduan E-Recruitment (FOR RECRUITER)i. Login1. Akses website e-recruitment dengan link:https://biodata.karirkawanlama.com/Recruiter/login2. Login dengan memasukkan:ID: (NIP Anda)Password: (sesuaikan dengan password HC Plus)ii. Create Job Vacancy1. Masuk ke web site e-Recruitment2. Menu : Vacancy - Master3. Cek apakah sebelumnya sudah ada vacancy yang ter-create.Dengan cara search by Title & pilih City10E Book HC Ops - Recruitment
4. Jika sudah ada silakan klik tombol “Edit” dan centang box activeuntuk mengaktifkan vacancy. Klik Submit.5. Vacancy akan otomatis inactive setelah 2 minggu dari tanggalpengaktifan/create (Last update).6. Langkah create Vacancy baru : Klik Create New -Select Template7. Input keyword dari posisi jabatan yg akan di create vacancy-nya,kemudian klik “search”,8. Isi bagian “Province” - di isi dgn daerah/propinsi kebutuhankandidat9. Pilih “Type” : pilih “Cabang Operasional”10. Klik SUBMITPool Potential CandidateSebelum membuka vacancy baru, silakan screening kandidat di Pool Potential Candidate dimenu “Job Application” yang berisi kandidat-kandidat potensial yang bisa diakses dandiproses oleh All TA & HC Ops.iii. Status Kandidat di E-Recruitment 11E Book HC Ops - Recruitment
iv. Create bit.ly & QRUntuk kepentingan dalam membuat flyer, setiap vacancy memilikilink tersendiri, jadi tidak perlu membuat WII Event. v. Cek Data Kandidat1. Masuk menu “Job Application” - “Job Application List”2. Isi detail kata kunci pencarian, klik tombol “Search”3. Klik tombol “Detail” untuk melihat data pelamar4. Klik “View Profile of this application” untuk melihat data dirikandidat, tombol “Download” digunakan untuk mengunduh datadiri kandidat berupa file Pdf.5. Klik tombol “Update to latest” untuk melihat data terbaru darikandidat12E Book HC Ops - Recruitment
6. Untuk mengisi notes pada data diri, Anda dapat klik tombol[edit]. Notes ini berisi catatan-catatan khusus saat interview7. Setelah mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan,dapat pindahkan kandidat ke Working folder dengan cara :- klik “Detail” pada data kandidat yang dipilih- klik tombol “Move to Working Folder”● Screening Lamaran Kandidat di E-Recruitment Langkah-langkah : 1. Pilih Menu Job Application - Job Application List.2. Tambahan menu “Advance Search” untuk membantu screening jauh lebih spesifik dan efisien. Search by: Age, Gender, Current Address City, Employment History, EducationLevel & Major.3. Saat screening ada 3 kondisi yang harus diperhatikan : a. Kandidat tidak sesuai kebutuhaan tapi dapat digunakan untuk posisi lain → CORVb. (Change Org Rec or/and Vacancy)c. b. Kandidat tidak sesuai kebutuhan dan tidak dapat digunakan untuk posisi lain → Rejectedd. c. Kandidat sesuai kebutuhan dan dilanjutkan proses → Move toWorking Folder● Change Status ke Change OrgRec or/and Vacancy (CORV)Kandidat tidak sesuai dengan kebutuhan saat ini tapi dapat digunakan untuk posisi lainLangkah - langkah :1. Pilih tombol “Change Status”2. Pilih Candidate Tag yang sesuai dengan kandidat tsb3. Klik Change status - Pilih “Change OrgRec or/and Vacancy (CORV)”4. Isi Family Function - Function - Org Level5. Klik “Submit”.● Change Status Kandidat ke RejectedKandidat tidak sesuai dengan kebutuhan dan tidak dapat digunakan untuk posisi lain.Langkah - langkah :1. Pilih tombol “Change Status”2. Klik Change status - pilih “Rejected”3. Pilih Reject Category yang sesuai - Tuliskan “Change Status Note” dengan alasanReject4. Klik “Submit“.13E Book HC Ops - Recruitment
● Move to Working FolderKandidat yang lolos screening awal dan akan dilanjutkan prosesnya.Langkah - langkah :1. Klik tombol “Move to Working Folder”2. Pilih Working Folder yang sesuai dengan tujuan3. Klik “Save”● Create Working FolderFolder kerja untuk memproses kandidat setelah di-screening. Working Folder inidigunakan untuk folder kerja yang berisi kandidat-kandidat yang lolos screening awaldan akan diproses lanjutan.Working Folder ini juga berisi sub folder untuk melihat jumlah kebutuhan pada posisitersebut.Yang harus diisi pada saat create Working Folder:- Tipe Project (untuk Project New Store dan Program MT/DevelopmentProgram). Isi Working Folder Title dengan nama Project. Contoh: New Store -Living Plaza Puri- Tipe Regular untuk pemenuhan reguler. Isi Job Title dan Location. Contoh:Sales Engineer BontangLangkah - langkah :1. Klik menu “Working Folder” - “Create Working Folder”2. Pilih Type working Folder : Project atau Regular3. Tuliskan Job Title dan Lokasi4. Klik “Save”14E Book HC Ops - Recruitment
● Create Sub-FolderSub-Folder terkoneksi dengan ERF.Langkah - langkah :1. Klik tombol “Manage”2. Klik tombol “+Add Sub Folder” pada bagian kanan3. Tuliskan “Sub Folder Title”4. Klik select pada tombol ERF ID dan pilih no ERF yang sesuai5. Klik “Save”● Cara Memindahkan kandidat ke Sub FolderLangkah - langkah :1. Klik ikon folder untuk akses lamaran yang telah di screening dan dipindahkanke Working Folder.2. Kandidat dari Working Folder dapat dipindahkan ke Sub-Folder dengan cara beri tanda centang di kandidat lalu klik tombol “Move to SubFolder”● Change Status KandidatLangkah - langkah :1. Klik tombol “View Sub Folder”2. Klik tombol “Detail” pada sub folder yang dipilih.3. Klik tombol “Detail” pada kandidat yang akan di ubah status.4. Klik tombol “Change Status”vi. Invite Interview HRD1. Menu ini digunakan untuk mengirimkan undangan interview awalkepada kandidat yang lolos pada tahap seleksi administrasi dantest online.2. Masuk menu “Job Application”3. Isi detail kata kunci pencarian kandidat, klik tombol “Search”15E Book HC Ops - Recruitment
4. Setelah muncul data kandidat, klik “Change Status” → Change to:Interview Process → Submit5. Isi detail undangan interview: jadwal interview, lokasi interviewdan Nama & NIP interviewer6. Employee ID diisi dengan Nama & NIP interviewer. Appraisal FormTemplate disesuaikan dengan job level yang akan dituju kandidat.7. Jika sudah selesai, klik button “Submit”vii. Assign User To Interview1. Masuk menu “Job Application”, lalu search kandidat2. Klik button “Detail”3. Scroll sampai section Interview, klik button “Add Interview”4. Isi detail Interview, lalu klik “Submit”viii. Manage Interview1. Menu ini digunakan untuk melihat respon dari kandidat yang kitaundang untuk interview2. Masuk menu “Interview” → pilih “Manage Interview”Status :a. Unconfirmed: kandidat belum memberikan respon kehadiranb. Confirmed: kandidat memberikan respon“accept”/mengonfirmasikan kehadirannya pada jadwalc. Reject: kandidat memberikan respon “reject”/konfirmasiketidakhadiran kandidat pada jadwald. Rescheduled: kandidat tidak dapat hadir sesuai jadwal yangditentukan dan mengajukan reschedule. Recruiter dapatmengatur jadwal ulang dengan klik tombol “reschedule” yangberwarna biru tua.ix. Mengisi Form Interview1. Masuk ke menu “Interview”, pilih sub menu “Interview”2. Masukkan nama kandidat di kolom “Search”, pilih “Search by:Candidate Name”, kemudian klik tombol “Search”3. Klik tombol “Detail” untuk mengisi Form Interview4. Isi penilaian interview, “Strong points”, “Points to develop” dan“Question Text” Kolom “Remarks” dapat diisi dengan catatankhusus mengenai poin-poin dalam “Question Text”5. Isi hasil interview dengan memilih pada kolom “Result”,kemudian klik tombol submit.x. Mengubah Job Vacancy Candidate1. Menu ini digunakan saat hasil interview kandidat belum sesuaidengan posisi yang dilamar, namun masih memungkinkan untukdiproses pada posisi lain.2. Masuk menu “Job Application”, lalu search kandidat16E Book HC Ops - Recruitment
3. Klik button “Detail”4. Scroll sampai section Proposed Vacancies, klik button “ChangeVacancy”5. Pilih vacancy yang akan dipropose, isi notes, jika sudah selesai klik“Submit”xi. Offering ManualPada step ini dilakukan untuk mengirimkan kepada kandidatpenawaran Gaji Fixed (untuk kandidat yang masuk ke dalam list posisijabatan dgn Nego Gaji). Saat ini proses offering salary masihdilakukan secara manual melalui email yang dikirimkan kepadakandidat oleh HC Rep / Talent Acquisition.xii. Waiting Profile Completion1. Status ini digunakan saat kandidat sudah akan join dan digunakanuntuk kandidat melengkapi data diri dan upload kelengkapandata yang diperlukan. Masuk ke menu “Job Application”Isi detail kata kunci pencarian kandidat, klik tombol “Search”2. Setelah muncul data kandidat, klik “Change Status” → Change to:“Waiting Profile Completion”3. Tick [√] dokumen yang perlu dilengkapi oleh kandidat sebagaipersyaratan karyawan baru Kawan Lama Group4. Klik “Submit” jika sudah selesai, kandidat akan mendapatkanemail notifikasi untuk melengkapi data5. Saat kandidat sudah upload scan kelengkapan data danmelengkapi profil diri, recruiter dapat cek melalui menu“Candidate”, search kandidat tsb, klik “Detail”6. Recruiter dapat melakukan validasi dokumen dengan cara viewscan dokumen yang sudah diuploadxiii. Posting To Employee (Migrasi Data Kandidat Dari E-Recruitment KePeople Pro)1. Menu ini digunakan untuk mentransfer data kandidat dariE-recruitment ke People Pro untuk selanjutnya diprosespenginputan NIP di People Pro.2. Masuk menu “Job Application” View this profile, klik “Update tolatest”3. Change status kandidat menjadi “Ready to Posting”4. Masuk menu “Working Folder” - klik “View Sub Folder” (pilih SubFolder kandidat yang sudah dibuat sebelumnya) → based on ERFKetika memindahkan ERF untuk menjadi sub folder HC harusmengecek17E Book HC Ops - Recruitment
Job Title → LINK GSHEET panduan cara mengecek job titleOrganization recruit → panduan cara mengecek organizationrecruitLocation CodeCompany CodeJob Level → cek job level dari data OD5. Tick [ √ ] kandidat yang akan di posting, lalu klik button “Posting”6. Login ke PeoplePro, masuk ke menu Core → Recruitment →Offering. Isikan data kandidat (Employment Type, SalaryTemplate, Offering Date, Start Date & Join Date) juga input dataSalary kandidat sesuai dengan Perjanjian Kerja.1.2.C EDMS (Employee Document Management System)1. Upload Dokumen :1. Buka HC Plus – pilih menu MSS – Personil – Employee Document ManagementSystem - Employee Document Management System Upload2. Klik button Upload New Attachment, kemudian tampil halaman master filetype untuk menunjukkan daftar kategori dokumen yang dapat digunakanuntuk penamaan dokumen yang akan di upload.Berikut format penamaan file untuk di upload: NIP_SubDocType_FileNameContoh : 143999_KTP_KTPAde3. Klik button Continue Upload, lalu upload dokumen yang sudah di scan denganformat file .pdf. Jumlah file yang dapat di upload secara maksimal adalah 50file dokumen.4. Setelah file berhasil di upload, klik button Close.2. Dokumen yang wajib ada :● Surat Perjanjian Kerja/PKWT● KTP● NPWP + cek E-NPWP● Kartu Keluarga● Fotokopi Rekening BCA● Paklaring/Ijazah (khusus untuk employee type P0: Magang 3 Bulan/jabatantertentu di Elite)● SIM (untuk driver Elite)● Ijazah Gada Pratama (untuk posisi LP)3. Edit/Revisi Upload Dokumen :Setelah melakukan upload, user masih dapat melakukan revisi jenis dokumenyang akan di posting. Pada tahap ini maka dokumen yang sebelumnya di upload,otomatis digantikan dengan dokumen revisi. Berikut langkah-langkah untuk melakukan edit/revisi upload dokumen:1. Klik button Employee ID yang akan di edit18E Book HC Ops - Recruitment
2. Klik button Edit3. Upload dokumen dan isi bagian Notes, lalu klik button Save4. Posting Dokumen Kekaryawanan :● Buka HC Plus – pilih menu MSS – Personil – Employee Document ManagementSystem - Employee Document Management System Posting● Pilih parameter yang ada untuk melakukan pencarian nama atau NIP karyawanyang akan diposting, lalu klik button Search● Klik button Employee ID untuk menampilkan detail dari dokumen yang akan diposting.● Klik button Preview untuk menampilkan isi dari dokumen yang akan diposting,atau klik button Download untuk mengunduh dokumen yang akan diposting.● Apabila dokumen sudah sesuai, maka klik button Posting. Atau klik buttonReject untuk dokumen yang kurang sesuai.Tgl Cut Off Upload dokumen ke EDMS HC PlusBATAS WAKTU UPLOAD DAN POSTING EDMS MAKSIMAL DI TANGGAL JOIN KARYAWAN19E Book HC Ops - Recruitment
1.3 HIRING1.3.A Pemberkasan Kandidat Saat Tanda Tangan Kontrak✔ Dokumen yang wajib dibawa saat Tanda Tangan Kontrak adalah :1. KTP asli2. KK asli3. NPWP asli4. Ijazah Pendidikan Terakhir asli (diperlihatkan)5. Paklaring asli (jika ada)6. SKCK asli 7. Surat Sehat asli ( H-7 dari tanggal gabung )1.3.B Offering and Hiring at People Pro (proses submit data karyawan baruhingga keluar NIK)a. Offering: Proses data karyawan sesuai dengan kontrak kerjanya.✔ Proses yang harus dilakukan dalam Offering:1. Masuk ke PeoplePro menu MSS - Core – Recruitment – Offering.20E Book HC Ops - Recruitment
2. Klik NEW – Candidate – Klik titik-titik dalam kolom kandidat3. Pilih Nama Kandidat yang akan diproses4. Pilih Job Level sesuai Job Title → Tambahkan posisi posisi lain21E Book HC Ops - Recruitment
5. Pilih Employment Type sesuai kontrakP0: Magang 3 bulan Memiliki paklaring min 1 tahun atau min pendidikan D3P0: Magang 6 bulan Tidak memiliki paklaring atau fresh graduatedP1: K1-6 bulan Digunakan oleh Bisnis Unit Industrial (kondisional)P1: K1-1 Tahun Digunakan BU Industrial (Kondisional), Kandidat Retail min level 2CP1: K1-1 Tahun Elite Digunakan BU PT. Solusi Layanan TerpaduFBI Part Time Daily Worker PT. Foods Beverages Indonesia22E Book HC Ops - Recruitment1A Office Boy, Cleaning Service, Asst to driver, Parkir Attendant1B Driver Sim A (RETAIL & Industrial)1C Driver Sim B1 (RETAIL & Industrial)1D Driver Sim B1 Umum (RETAIL & Industrial)1E Driver Sim B2 (RETAIL & Industrial)1F Parking Coordinator2A Advisor, Sales Executive, Cashier, Customer Service Staff, Logistic Staff, Receiving Staff, InstallationStaff, Service Operation Staff, Loss Prevention Staff, Store Administration Staff, Sales Counter StaffMaterial Control Staff, Chatime Staff, Barista, Store Staff, Gindaco Crew, Cupbob Crew, Finance &Accounting Staff2B Fleet Management Staff, Driver Management & Pod Staff, Technic Staff, Area Sales PromotionRepresentative (ASPR)2C Store Supervisor, Sales Lead (LIVE Streaming), Customer Service Supervisor, Internal ControlOperation,Asst Store Manager, Installation Supervisor, Sales Project, Sales Consultant, Designer, VisualMerchandiser (AREA), Sales Representative2D Asst. Store Manager (selma), Store Manager (FBI)
6. Salary Template pilih sesuai kebutuhanDriver kenek Untuk Job Title Driver dan KenekRetail Untuk Job Title all bisnis unit retail (include SLT)FBI Part Time Untuk Job Title part time FBIIndustri Untuk all bisnis unit industrial7. Offering Date, Start Date, Joint Date adalah tanggal sesuai kontrakkerja dimulai.8. Salary sesuaikan dengan kontrak kerja (khusus untuk FBI Part Time danKonsinyasi IE tidak perlu diinput)9. Jika semua sudah sesuai data, silahkan SAVE10. Lanjutkan ke proses HIRING23E Book HC Ops - Recruitment
b. Hiring: Proses menggabungkan ERF status approved dengan kandidat dalamkategori READY TO POSTING di Erec✔ Proses yang harus dilakukan dalam HIRING:1. Masuk ke PeoplePro menu MSS - Core – Recruitment – Hiring2. Klik NEW - Candidate – Klik titik-titik dalam kolom kandidat3. Pilih Nama Kandidat yang akan diproses4. Pilih Home Based Location sesuai kontrak kerja5. Potential Candidat sesuai hasil interview kandidat6. Availability – Immediately7. Cost Center – sesuai dgn BU, bisa copas dari data karyawan existingdengan job title, lokasi dan Bisnis Unit yang sama8. Bank Account: Klik Add More, lalu Cek nomor rekening jika sudahdiinput kandidat, jika belum maka input manual24E Book HC Ops - Recruitment
Jika input manual■ Bank: Harus selalu pilih BCA / BCA 00001■ Account No: Masukkan nomor rekening BCA a.n Kandidat, tidakboleh diwakilkan■ Account Type: Pilih TABUNGAN■ Company Account: Pilih sesuai Bisnis UnitNote : lakukan pengecekan terlebih dahulu pilihan default Company Bank yang muncul. BCA Syariah hanya untuk lokasiACEH. Untuk lokasi selain Aceh, pilih Company Bank BCAKonvensional.■ Use THR: Selalu dicentang Ratio – By Percent – 100.009. Offering salary● Effective Date dan Decision Date harus sama dgn tgl kontrak kerjadimulai● Salary Template: sda poin 6 dalam offering● Salary Item: sda. Poin 7 dalam offering25E Book HC Ops - Recruitment
10. Membership● NPWP Name akan muncul otomatis cek kesesuaian nama dgn KTPdan fisik npwp.● PTKP ada beberapa tipe (terlampir) PTKP 26E Book HC Ops - RecruitmentK/0 Menikah tanpa anakK/1 Menikah dengan tanggungan 1 anakK/2 Menikah dengan tanggungan 2 anakK/3 Menikah dengan tanggungan 3 anakTK/0 Lajang / SingleTK/1 Duda dengan tanggungan 1 anakTK/2 Duda dengan tanggungan 2 anakTK/3 Duda dengan tanggungan 3 anak atau lebih
Note: Untuk Karyawan: WANITA● Semua status wanita (lajang/menikah/janda):PTKP selalu = TK/011. Personal Datai. Residential Address: Alamat tinggal saat iniii. Original Address: Alamat sesuai KTPiii. Contact Information: Klik add dan masukkan No telepon rumahatau HP yang aktif (untuk yang primary klik centang). Notelepon/HP bisa lebih dari 1 nomoriv. Email: Klik Add lalu centang primaryv. Family: Klik Add, utk relationship sesuaikan dengan data di kartukeluargavi. Identity Card: Pastikan No KTP dan Kartu Keluarga terinput dansesuaivii. Emergency Contact: Wajib mencantumkan keluarga yang bisadihubungi12. Education: di bagian Formal Education pastikan last educationtercentang untuk pendidikan terakhirnya13. Job Experience: Cross check data dengan paklaring, jika tidak ada tidakperlu diinput14. Candidate Photo: Pastikan latar belakang photo kandidat berlatarbelakang biruNOTE:✔ Jika data sudah valid, klik save dan data kandidat display di menu hiring.27E Book HC Ops - Recruitment
✔ Jika data sudah di save masih dapat di edit jika ada revisi.✔ Jika sudah fix maka data kandidat dapat di posting untuk mendapat kanNIK karyawan.1.3.C Flow Alur Kerja KLG1.3.D Matrix Salary RETAIL28E Book HC Ops - Recruitment
1.4 NEW EMPLOYEE MAINTENANCE1.4.A Cara Pendaftaran Absen Finger Newcomera) HCI Group (Informa, Selma, Susen, Eyesoul, Pet Kingdom)1. Karyawan melakukan download aplikasi HC PLUS MOBILE padaPlaystore/Applestore2. Log in menggunakan NIP dan Password HC Plus3. Check IN = dilakukan pada saat karyawan mulai bekerja di lokasi store4. Check OUT = dilakukan pada saat karyawan selesai bekerja di lokasi store29E Book HC Ops - Recruitment
b) AHI & TGI1. Karyawan didaftarkan absensi pada mesin finger oleh HC Representative2. HC Representative menginput NIP karyawan baru pada program TimeAttendance Admin atau Attendance Management3. HC Representative/PIC store melakukan penarikan data absensi setiap hariagar data absensi dapat terintegrasi dgn People ProUntuk data kehadiran akan naik ke system People Pro H+1 sejak absensidilakukan penarikan, dan data mangkir akan naik ke system People ProH+2 sejak ketidakhadiran.c) FBI (CHATIME, GINDACO, CUPBOP):1. Karyawan didaftarkan absensi pada program Finger Net/mini finger olehHC Representative2. Langkah – langkah:✔ Login ke Finger Net✔ Klik REG – input NIP yang akan di daftarkan – daftarkan sidik jarikaryawan (1 jari yang sama)✔ Masukkan alamat email karyawan untuk dikirimkan email notifikasiabsensi pada kolom cc✔ Klik tanda panah hijauCara setting NIP karyawan yang mengandung hurufNIP ELITE (E00001, E00002,... dst ) di isi 99+NIP (huruf E diganti dengan 99)Chatime Part Timer (P00001, P00002,... dst) di isi 77+NIP (huruf P0 diganti dengan 77)1.4.B Seragam1. Seragam New Comera. Newcomer menggunakan kemeja putih polos, celana bahan hitam, sepatuhitam sesuai Standar Penampilan Berseragam Business Unitmasing-masing.b. Karyawan LP new comer menggunakan kemeja batik lengan pendek dancelana bahan hitam.c. Karyawan diberikan seragam sesuai dengan jabatan setelah melewati masakerja 3 bulan.2. Khusus HCI● Karyawan baru join di bulan Ke-1 akan mendapatkan “Seragam Layak30E Book HC Ops - Recruitment
Pakai” ex karyawan Informa yang sudah resign.● Pemberian seragam yg baru akan diberikan di bulan ke-2 setelah karyawanjoin.● Tidak ada penerapan denda/penalty jika karyawan resign tidakmengembalikan seragam karena merupakan fasilitas dari atribut seragam.Namun bisa ditekankan saat recruitment HC Reps dapat menginformasikankembali ke karyawan atas tata tertib/regulasi terkait resign.3. Khusus Chatime Part Timer● Karyawan mengenakan kaos hitam polos (tidak bergambar)● Celana jeans biru dongker● Sepatu kets/sneakers (warna bebas, tidak mencolok)● Hijab & manset: ZOYA warna abu/grey4. Panduan Pemesanan Seragam Melalui Aplikasi K2a. Login (https://k2apps.klgsys.com)Username : KLGROUP\\NIP.NAMA DEPANPassword : 3 angka terakhir NIP + 3 huruf nama depanb. Klik tanda yang ada di pojok kiri atas.c. Pilih List Application Support Request Transaction-Create Newd. Isi no Avaya store/no HP HC Representativee. Category : pilih GA – General Affairf. Company Allocation : pilih sesuai PT masing-masingg. Site Allocation : pilih sesuai site tujuan/kebutuhan seragamh. Department Allocation : pilih sesuai store tujuan/kebutuhan seragami. Request Type : pilih GA - Requestj. Need by Date : isi dengan tanggal kebutuhan seragam diterimak. Case : isi dengan tujuan pemesanan seragaml. Request Item – Add New✔ Item Category : GA – Request – Permintaan Barang: Uniform✔ Description : isi dengan kode article seragam yang dipesan✔ Qty : isi dengan jumlah pesanan seragam✔ Date : isi dengan tanggal kebutuhan penerimaan seragamm. Klik SubmitNote: Item di input satu persatu. Untuk kebutuhan item lainnya dapatmengulangi langkah diatas.n. Attachment (optional)*Biasanya, attachment berisi:Excel rekap kebutuhan seragam, terutama jika pesan untuk lebih dari 1store dan minta untuk kirim ke masing-masing site (rekapukuran/kebutuhan masing2 store).31E Book HC Ops - Recruitment
o. Follow up ke superior untuk melakukan approval Helpdesk tersebut.5. Cek Progress Pemesanan Seragam Melalui Aplikasi K2a. Login (https://k2apps.klgsys.com)Username : KLGROUP\\NIP.NAMA DEPANPassword : 3 angka terakhir NIP + 3 huruf nama depanb. Klik tanda yang ada di pojok kiri atasc. Pilih List Application – Support Request – List-Documentd. Pencarian bisa dengan cara Setting Request Date sesuai tanggalpemesanan atau input no Helpdesk pada kolom Request No.e. Klik Displayf. Double klik pada Helpdesk yang ingin di cekg. Cek progress di kolom History32E Book HC Ops - Recruitment
h. Estimasi kedatangan seragam dapat dilihat pada kolom Header Detail(dibawah ATTACHMENT)1.4.C Orientasi Training for New Comer1. Orientasi training diberikan agar karyawan baru mendapat informasi terkaitlingkungan kerja, dan ketentuan perusahaan yang berlaku.2. Orientasi training diberikan kepada karyawan baru paling lambat 1 bulansetelah karyawan bergabung di perusahaan3. Materi training yang diberikan adalah:✔ Company Profile KLG✔ Corporate Regulation KLG● Rule Regulation● HC Plus● People Pro● Standar Penampilan● Etika Ber Email & Telepon● Keselamatan & Kesehatan Kerja4. STC New ComerLangkah-langkah proses Training Karyawan baru store Existing adalah sebagaiberikut:a. Store menyiapkan team buddy/lokal trainer dan membuat matrixpembelajaran.b. Menyiapkan Form-form yang menunjang kegiatan pembelajaran karyawanbaru, seperti:● Form STC● Form PKTG● Form Training Attendance (digunakan untuk absensi ketikaOrientasi Training dan training lainnya serta audit)c. Di Orientasi Training. Batas maksimal karyawan wajib di OT adalah 1bulan dari awal gabungd. Ketika di OT, karyawan diberikan Form STC dan Form PKTG sebagaipanduan pembelajaran PK dan Prosedur.Pembelajaran PK dalam satu hari :● Pk Nontechnical: 20 item setiap hari (kecuali week end,fokus ke sales).● PK Technical: 10 item setiap hari (kecuali week end, fokuske sales).e. Diberikan link KLA Mobile untuk dipelajari.f. Diberikan test Orientasi dan Tes Sertifikasi. dengan rincian adalah:33E Book HC Ops - Recruitment
● Minggu 1 adalah Tes Orientasii. Minggu ke 2 dan Minggu ke 3 test Sertifikasiii. Minggu ke 4 Test Ulang All Materig. Batas maksimal karyawan di tes adalah 1 bulan dari awal gabung. Datanilai tes ini adalah untuk mereview pembelajaran selama masatraining di satu bulan pertama dalam masa probation/magang.h. Setelah satu bulan, Form STC dan Form PKTG, karyawan wajibmengembalikan kembali Form STC dan Form PKTG ke HC Rep, dan disimpan oleh Bapak/Ibu HC Rep untuk keperluan audit. (Semua kolomdi Form STC dan Form PKTG wajib diisi).i. Team Buddy/lokal trainer yang ditunjuk, wajib memberikan penilaianterhadap karyawan baru melalui Form on The Job Evaluation dandiserahkan kembali ke Bapak/Ibu Hc Rep (setelah selesai diisi).5. Cara Membuka KLA✔ Install aplikasi colibri di HP masing-masing karyawan.✔ Jika melalui intranet store menggunakan alamat web:http://klamobile.klgsys.com✔ Masukkan NIK Karyawan dan Password yang sama dgn passwordhcplus✔ Pilih Course✔ Pilih menu yang akan dipelajari✔ Menu course yg dipelajari akan tercentang update H+1 sebagai tandasudah dipelajari34E Book HC Ops - Recruitment
1.5 CARA PENGINPUTAN KARYAWAN YANG REJOIN● Materi Alur Proses Rejoin dapat diakses di link berikut : ttps://bit.ly/AlurProsesRejoint● Alur Proses REJOIN1. HC Ops memproses kandidat Rejoin di Erec sampai proses mengawinkan data ERFdan E-rec2. Kemudian melakukan Proses di PPRO :- Melakukan proses Offering- Melakukan proses Hiring dan melakukan tambahan proses Rejoin :Personal Data - Other Attribute - Add - Attribute Category : Old NIP – input NIPLama karyawan – klik Confirm- Kemudian Save dan Posting2. Secara otomatis cutoff rejoin sudah terinput dan terApprove Otomatis35E Book HC Ops - Recruitment
1.5.A Cetak Name Tag Karyawana. Persiapan Cetak :1. Masuk ke aplikasi HCPLUS (alamatnya : http://10.1.32.192/HCPLUS)2. Login dengan user name & password seperti biasa3. Masuk ke menu Personil ◊ Employee ◊ Print Name Tag4. Silahkan filter berdasarkan company, location, organization jika perlu. Laluklik View.5. Click pada EmpID untuk mengedit Nick Name & Display Name6. Akan tampil menu edit nickname & display nameNote :✔ Nick name adalah nama Panggilan✔ Display Name adalah nama yang tertera di name Tag.✔ Silahkan sesuaikan nick & display name sesuai keperluan. Laluclicks Save.✔ Ulangi step ini untuk karyawan yang akan di print name tag nya.b. Prosedur Pencetakan1. Click Add pada karyawan yang akan dicetak name Tag nya2. Di pojok kanan atas akan muncul floating window (window nya bisa digeser2 sesuai keperluan) yang berisi karyawan yang akan dicetak.Keterangan:✔ List berbentuk table max 3x3 berisi karyawan yang akan di print✔ Tombol delete. Untuk menghapus karyawan yang dipilih.✔ Template yang digunakan untuk layout print✔ Top margin (batas atas) kertas template name tag. Ini sudahsesuai dengan kertas yang diberikan oleh GA. Tetapi jikacetakannya tidak akurat, bisa diganti sesuai kertas yang andapakai.✔ Left margin (batas kiri) kertas. Sama dengan point 336E Book HC Ops - Recruitment
✔ Tombol Insert Dummy. Untuk menambahkan record kosong.Digunakan jika tidak semua bagian template akan dicetak.✔ With Photo. Jika ingin langsung mencetak fotonya di kertas.Hanya bisa digunakan jika printer anda warna✔ Tombol Clear. Untuk menghapus semua karyawan dari daftarprint✔ Tombol Print. Untuk mencetak berdasarkan settingan yangtertampil.3. Click ADD untuk karyawan lain nya yang akan dicetak name tagnya. Maximum 9karyawan yang bisa dicetak sekaligus.4. Pilih template yang akan digunakan. Misal company TGI Store (untuk BU ToysKingdom), HCIR Store (untuk BU Informa & IE) atau SELMA Store (untuk BU Selma).5. Tentukan Top Margin & Left Margin kertas nya. Pada kondisi default inisudah sesuai dengan kertas template yang dicetak oleh GA. Cara menghitung margin :▪ Top Margin : dari bagian atas kertas, ke tanda potong yang striphorizontal▪ Left Margin : dari bagian kiri kertas, ke tanda potong yang strip vertikalNote: terkadang perbedaan printer bisa membuat pencetakanbergeser. Untuk itu coba disesuaikan left margin & top margin nyajika hasil cetak agak bergeser.6. Click Print untuk export ke PDF. Akan muncul window dialog untuk save7. Pilih Save file, lalu click OK. Pilih folder tujuan yang anda mau & click Save8. Setelah proses download selesai, buka PDF baru saja anda save.9. Buka PDF10. Click menu File Print Settingan di test pada printer HP Laserjet 1020. Dicoba dulu & sesuaikan jika perlu :✔ Pilih printer yang telah tersetting di PC anda✔ Pastikan page Scaling : NONE, Matikan (uncheck) Auto Rotate &Center dan Matikan Choose Paper source✔ Click Page Setup. Pastikan Paper Size nya A4. Orientation nyaPortrait (kecuali Store Toys: Landscape)11. Click OK di Window Page Setup & Click OK di Window Print untuk cetak.12. Jika setelah di print ada pergeseran, ulangi print dari HCPLUS dansesuaikan Top & Left Marginnya.13. Khusus template Toys yang landscape, saya test di HP Laserjet 1020, caramemasukan kertas nya dibalik. Untuk printer lain, silahkan disesuaikan37E Book HC Ops - Recruitment
c. Name Tag Karyawan BU AZKO1. Ketentuan Name Tag AZKO :- Wajib mengenakan kemeja AZKO.- Background foto warna abu-abu (terlampir)- Penampilan Umum : Pastikan penampilan rapi dan wajah terlihat jelas. Untuk Pria :- Mencukur kumis dan janggut agar wajah terlihat jelas.- Panjang rambut tidak melebihi telinga, serta ditata rapi. Untuk Wanita: - Hindari makeup berlebihan. - Rambut ditata rapi, dan aksesoris rambut digunakan hanya jika diperlukan untuk menunjang kerapian. - Warna hijab sesuai standar (cream atau khaki) - Hijab dimasukkan ke dalam atasan agar terlihat rapiNote : Area Manager, Store Manager, DSM, SPV & Staff (Advisor, CS & Cashier)menggunakan Name tag/ID Card Pin. Sedangkan Tim Support (Receiving, Teknisi &Installer) menggunakan Name Tag (New design brand AZKO) dengan Lanyard.2. Mekanisme Pembuatan Nama pada ID Card Pin AZKO- Format Nama: Pembuatan nama harus mengikuti standar yang telahditentukan dalam panduan yang diberikan oleh HCBP melalui email- Bahan & Desain: Nama pada ID Card dicetak cutting sticker warna putihmenggunakan font Open Sans Condensed Bold ukuran 28pt.- Proses Pembuatan:1. Store diwajibkan mencetak nama ID Card melalui digital printing atauvendor yang tersedia di masing-masing wilayah.2. HC Operations akan memberikan rekomendasi digital printing atauvendor rekanan di setiap wilayah untuk memastikan standar yangseragam dalam pembuatan nama pada ID Card.3. Biaya: Biaya pembuatan nama pada ID Card dapat diklaimmenggunakan petty cash sesuai dengan prosedur yang berlaku.4. Hasil cetak ID Card: contoh hasil id card yang sudah dicetak, harapfoto dan dikirimkan ke HCBP.38E Book HC Ops - Recruitment
1.6 PERALIHAN (KARYAWAN REJOIN)1.6.A Proses Peralihan Karyawan KLG ke Elite✔ Dapat dilakukan dengan tahapan:1. Menunggu email dari tim Elite utk list nama karyawan yg akan dialihkan2. Jika pengalihan atas keinginan user KLG maka harus mendapat persetujuandari HCBP KLG dan berkoordinasi dengan HCBP Elite3. Proses peralihan selalu setiap tanggal 1 setiap bulannya4. Cara penginputan NIK dapat melihat lampiran terpisah (Judul : PANDUANPENGINPUTAN SISTEM KARYAWAN PERALIHAN)5. HC melakukan REJOINT di cut off excel hcplus cut off periode karyawan jointdate1.6.B Proses Peralihan Karyawan Elite ke KLGDapat dilakukan dengan beberapa tahapan yakni :1. Tes di E-Rec seperti pelamar external di website recruitment2. Jika hasil tes ybs Lulus (Active File) maka SM koordinasi dengan OperationalElite & HCBP Elite untuk proses peralihan3. SM mengajukan email approval ke ARM4. Email approval ARM diajukan ke HCBP KLG untuk approval terminasinya5. Jika HCBP Approved, maka SM mengajukan ERF di peoplepro6. HC memastikan ERF approved dan melakukan terminasi karyawan diPeoplePro efektif akhir bulan7. Kandidat tersebut melakukan pemberkasan New Comer di E-Rec8. HC melakukan sign kontrak dengan kandidat dan penyerahan dokumen sertamelakukan antigen kandidat9. HC melakukan penginputan NIP baru karyawan tersebut untuk joint di cut offberikutnya10. HC melakukan REJOINTdi saat melakukan inputan new comer. Input NIK lamakaryawan pada menu Hiring (ikuti langkah-langkah pada poin 1.5)39E Book HC Ops - Recruitment
#Chapter 2:PEOPLE MANAGEMENTE Book HC Ops – People Management
KPI (measurement proses)● Melakukan semua daya upaya untuk mencegah Penyebaran Covid-19 dengan mempercepatproses Vaksinasi nasional, serta melakukan tracing case sebagai bentuk proses pencegahanpenyebaran C19.● Melakukan upaya terbaik dalam penanggulangan karyawan terdampak bencana danmusibah.● Pengelolaan fasilitas Kerja untuk karyawan dan implementasi pengelolaan kebersihan dankerapihan store/DC/branch.41E Book HC Ops – People Management
Pengertian People ManagementPeople Management adalah semua aktivitas terkait pengelolaan data karyawan,proses administrasi penggajian (payroll system), pengupahan (compensation andbenefit), pengelolaan kegiatan karyawan, komunitas dan fasilitas karyawan, pengelolaankepedulian terhadap karyawan melalui employee care (suka, duka, dan musibah) sertapengelolaan media komunikasi internal dari perusahaan kepada karyawan. 42E Book HC Ops – People Management
2.1 PERSONNEL ADMINISTRATION Scope Kepegawaian Tools yang digunakana. New Employeeb. Staff Existingc. Termination1. People Pro2. HC Plus2.1.A. NewEmployeeUntuk karyawan yang baru bergabung, HC Rep wajib memberikan:a. Orientasi training karyawan baru:HC Rep memberikan materi orientasi training untuk karyawan baru(dilakukan oleh HC Trainer atau HC Officer)b. Menyiapkan atribut kerja:i. Pembagian seragam:Pembagian stock seragam kepada newcomer berdasarkan BU● AHIPembagian seragam dilakukan setelah 3 bulan masamagang.● HCI / FBIUntuk BU FBI dan HCI, pembagian seragam dilakukansetelah ttd SPK, maksimal H-1, agar mereka dapatmenggunakan seragam pada hari pertama bekerja.Untuk memastikan kesediaan stok seragam, dilakukanpemesanan seragam melalui aplikasi K2.Cara Pengajuan Melalui K2:1. Masuk melalui Aplikasi K2 https://k2apps.klgsys.comUsername Masukkan KLGROUP\\NIP.NAMA DEPANContoh: (KLGROUP\\123456.DANIEL)2. Masukkan Password: 3 Angka Belakang NIP + 3 HurufBesar Nama Depan KLIK LOGINContoh : 456DAN3. Klik workspace list application support request transaction-create new4. Masukkan no avaya took klik category search kliksearch (loope) klik general affair5. Klik request type search/loope klik GA-request input need by date6. Di kolom case masukkan reason pengajuan seragam43E Book HC Ops – People Management