• Siapkan foto – foto yang dibutuhkan sebagai bukti pelaksanaan HAI Business danfoto bukti kegiatan disesuaikan dengan tema HAI Business minggu terkaitdi-upload ke dalam link yang di share PIC HC Ops penanggung jawab kegiatan HAIBusiness.94E Book HC Ops – People Management
2.5 EMPLOYEE COMMUNITYPEMBENTUKAN KOMUNITAS DI SEGALA BIDANG (OLAHRAGA/HOBBY, KEROHANIAN DLL)Untuk hal ini peran HC diharapkan aktif mengikuti semua atau salah satu kegiatan yangdiadakan oleh operasional baik yang masing – masing store ataupun gabungan seluruhstore yang di handle oleh HC tersebut.Tujuan nya agar HC bisa menjadi partner operasional dan memberikan contoh yangpositif buat seluruh karyawan dengan menjadi role model untuk budaya perusahaansalah satunya adalah teamwork. Untuk kegiatan – kegiatan yang biasa ada di setiap storeadalah pertandingan Futsal, badminton, pecinta alam (bisa bergabung dengan tim HOuntuk pecinta alam) dan Rohis. Peran HC disini bisa sebagai peserta atau sekedarmenonton acara tersebut dengan memberikan semangat untuk all karyawan.Untuk semua kegiatan tersebut harus didokumentasikan dan dikirim baik di group WAnasional atau ke team ER untuk dimuat di Media Sosial Kawan Lama sebagai mediabranding buat perusahaan kita. Apabila ada event besar misalnya pertandingan antarstore per Area, bisa diajukan DBS oleh operasional masing – masing store untukhadiahnya.95E Book HC Ops – People Management
#CHAPTER 3PEOPLE DEVELOPMENTE Book HC Ops – People Development
KPI (measurement proses)● HC Ops berkolaborasi dengan KLA melalui program people Development oleh HCOps: Training mandatory program oleh Hc Ops● HC Ops aktif dalam kegiatan mendukung operational excellence (kolaborasioperation)97E Book HC Ops – People Development
3.1 COACHING DAN COUNSELING3.1.A Pengertian CoachingSetiap perusahaan tentu paham bahwa coaching adalah salah satu upaya meningkatkankualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang mereka miliki.1. Coaching adalah bimbingan atau pelatihan yang diberikan perusahaan kepadapara karyawan agar keterampilan mereka selama bekerja dapat meningkat.2. Coaching bertujuan agar para karyawan bisa makin memahami tuntutanpekerjaan yang berdampak pada tujuan pribadi atau tujuan profesionalperusahaan 3.1.B Pengertian CounselingCounseling adalah bimbingan yang diberikan ahli profesional kepada orang lain lewatteknik psikologis. Dalam lingkup pekerjaan, counseling biasanya merupakan upayapengarahan, penyuluhan, sekaligus pemberian bantuan dari konselor yang ditunjukperusahaan kepada para karyawan. Agar kedua hal ini bisa berkesinambungan, baikpelatihan dan penyuluhan, perusahaan akan menunjuk divisi khusus untuk bertanggungjawab dalam melaksanakannya.3.1.C Fungsi Coaching and Counseling1. Karyawan Makin Paham Potensi Diri2. Motivasi Karyawan Meningkat3. Kinerja Tim Jadi Lebih Baik4. Hubungan Internal Perusahaan Positif5. Keuntungan Perusahaan Meningkat3.1.D Teknik Terbaik untuk Coaching dan Counseling1. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam sesi coaching.Memberikan feedback dari setiap kinerja karyawan agar terjadi peningkatanmotivasi atas kepedulian yang diberikan perusahaan.a. Membuka jalur komunikasi antara atasan dan bawahan entah lewat grupkhusus di WhatsApp atau lainnya. Melalui komunikasi yang dibangundengan baik, setiap karyawan tentu akan makin terbuka dan kesadaranuntuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan otomatis juga mengalamipeningkatan.b. Alih-alih bertindak sebagai ahli yang serba tahu, coaching menempatkanatasan sebagai pihak yang kerap mengajukan pertanyaan kepada karyawanagar mereka bisa mengenali diri mereka.98E Book HC Ops – People Development
Kunci Utama Coaching yang Efektif.b.i. Kejelasan (Clarity)Sebelum Anda memberikan umpan balik pastikan Anda tahu apayang akan dibicarakan. Persiapkan secara jelas dan spesifik apa yangharus dikomunikasikan. Susunlah sebuah percakapan denganpembukaan yang positif. Awal pembicaraan yang baik tentu lebihmenyenangkan. Anda bisa mulai dengan memberikan masukkanpositif yang bisa menciptakan suasana positif sehingga coachee lebihterbuka untuk mendengarkan. Jika Anda ingin memberi umpan baliktentang hal yang sensitif ,usahakan dengan kata-kata yang halusnamun jelas. Usahakan selalu memberikan umpan balik secaraspesifik apalagi berhubungan dengan perilaku dan penampilanmereka. Hal ini membuat mereka lebih paham dan sadar untukmerubah diri lebih baik.b.ii KonfirmasiBiasanya sesi penyampaian umpan balik ini lebih sensitif dan sukardisampaikan. Adanya ikatan emosional antara coach dan coachee.Anda sebagai coach harus mampu lebih banyak mendengar apa yangdisampaikan oleh coachee. Tidak hanya mendengar namun jugaperhatikan tingkah laku coachee anda. Hal ini menjadi acuan Andamenilai sampai mana tingkat emosi dari coachee Anda. Lihat apakahkadar toleransi mereka masih tinggi. Ini agar anda tahu apakahmereka bisa diajak untuk berdiskusi dan diberikan umpan balik. Ingatjuga untuk lakukan konfirmasi atas umpan balik yang telah Andasampaikan. Lihat bagaimana coachee Anda memahami dan sadartentang hal yang harus diubah agar lebih baik lagi.b.iii MendengarkanPercakapan dalam coaching yang ideal porsinya adalah coach lebihbanyak mendengarkan lalu memberikan pertanyaan. Aturan yangdigunakan coach adalah 90/10. 90% adalah mendengarkan dan 10%adalah melakukan tindakan. Kebanyakan bisnis coachberpengalaman seperti yang ada di GLC menggunakan aturan ini.Anda sebagai coach dan pemimpin harus mampu menahan diriuntuk sedikit berbicara. Berikan ruang dan waktu bagi karyawan.Anda untuk menjawab dan berbicara. Komunikasi yang efektif adalahlebih banyak mendengarkan. Ini gunanya agar Anda mengumpulkan99E Book HC Ops – People Development
lebih banyak informasi terkait kendala yang dihadapi karyawan Anda.Kira-kira hambatan apa yang sedang mereka hadapi. Apabila Andamendominasi percakapan hal ini membuat karyawan merasaterintimidasi dan tidak terbuka. Tentu bukan ini tujuan yang ingindicapai dalam proses coaching. Tujuan coaching adalah menciptakantransparansi antara coach dan coachee sehingga masalah cepatdiketahui dan diselesaikan. Idealnya percakapan dilakukan dandibantu dengan rangkuman pertanyaan yang membuat coacheemenemukan jawaban atas masalahnya sendiri. Hal ini lebih baiksehingga coachee lebih independent dan dapat mencari solusisendiri.b.iv. KomitmenUntuk mengakhiri proses coaching, tetapkan sebuah komitmenantara coach dan coachee. Komitmen harus jelas, spesifik, dan bisamenjadi penguat kepercayaan antara coach dan coachee. Tanyakankepada coachee/karyawan Anda, apakah mereka telah berkembangdengan baik dari segi keahlian dan keterampilan. Lalu tanyakan pulacara mereka untuk meningkatkan hal tersebut. Pertanyaan ini akanmemicu mereka untuk memikirkan tentang action yang harusdilakukan. Sedikit tips bagi Anda pemimpin dalam perusahaan.Lakukan cara berikut ini agar coachee dapat berkomitmen. Buatlahdaftar persetujuan hal yang harus dilakukan oleh coachee. Adanyadokumentasi memicu komitmen dan menjadi pengingat bagicoachee. Dengan demikian coachee bisa melakukan action atas hasilyang disepakati.3.1.E Coaching Berakhir PKWT1. Tahapan KomunikasiKaryawan yang akan berakhir kontrak akan muncul pada menu coaching 3 (tuga) bulansebelumnya, maka beikut tahapan komunikasi yang perlu diperhatikan:100E Book HC Ops – People Development
2. Petunjuk Pengisiana. Login HCPlus kemudian:- klik menu MSS- pilih Development- pilih Coaching- kemudian buka Dashboard Coach 2024101E Book HC Ops – People Development
b. Pilih karyawan yang ingin di-coaching:- klik menu pada Transaction ID yang ingin dinilai / sudah muncul- Download Template untuk melakukan print/cetak form coaching- Kemudian lakukan coaching pada karyawan yang bersangkutan secara langsung dan landa tanganc. Upload Coaching: - Kembali pada menu coaching seperti tahap sebelumnya, kemudian klik pada bagianUpload/View File - Lampirkan form coaching yang sudah diisi dan ditanda tangan kemudian Submitd. Ulangi tahap yang sama pada Coaching ke 2 dan 3e.102E Book HC Ops – People Development
3. Detail Penjelasan● Coaching 1 s/d Coaching 3 (termasuk informasi mengenai berakhirnyamasa kontrak dan keputusannya) WAJIB disampaikan oleh SM/SL(pimpinan tertinggi di Store) secara langsung ke Karyawan dan tidakdapat didelegasikan ke DSM, Spv, HC atau pihak lainnya.● Komunikasi yang disampaikan oleh SM/SL saat Coaching 1 s/d Coaching3 (termasuk informasi mengenai berakhirnya masa kontrak dankeputusannya) harus JELAS, TIDAK AMBIGU, TIDAK NGAMBANG dandisampaikan secara langsung ke Karyawan. Untuk memastikanobjektivitas SM/SL dapat meminta atau melibatkan HC Rep/HC Areaketika melakukan pemanggilan ke Karyawan ybs.● Mohon dapat diperhatikan tahapan dalam komunikasi yang dilakukanke Karyawan, sehingga tidak mepet memberikan Keputusan terlaludekat dengan tanggal berakhirnya kontrak. Berikan kesan yang baikketika Karyawan akan selesai masa kerjanya dengan Perusahaandengan memberikan perlakukan/treatment yang proper dan“me-manusia-kan”.● Apabila terdapat Karyawan yang tidak diperpanjang masa kontrak-nya,maka pengajuan penggantiannya dapat dilakukan sebelum tanggalberakhir kontrak kerjanya dengan Perusahaan, misalnya di 2 (dua)bulan atau 1 (satu) bulan sebelum berakhir kontrak sudah adakeputusannya, maka ERF sudah dapat diajukan dengan tujuan tidakada kekosongan posisi sehingga operasional tidak terganggu (note :kemungkinan ada periode transisi, misal 1 (satu) bulan ada 2 orangyang menjabat yaitu Karyawan yang akan berakhir kontraknya danKaryawan baru penggantinya dan hal ini dimungkinkan).● Akan ada proses reminder berupa “Push Email Notification” yangdikirimkan ke SM (email mgr) cc ke AM, mulai H90, H-60, & H-30(note : untuk H-45 akan tetap ada reminder untuk penilaian PE).103E Book HC Ops – People Development
3.2 TRAINER3.2.A Training ActivitiesSetelah merekrut SDM yang memiliki potensi, agar karyawan dapat memberikankemampuan terbaiknya untuk memberikan kontribusi maksimal, HRD harus mendukungpenuh program pendidikan dan pengembangan (dikenal juga dengan istilah L&D) untukkaryawan. Training Activities dibedakan menjadi 2:1. Training Karyawan Baru Karyawan baru adalah karyawan yang masa kerjanya 0 – 3 bulan. a. Orientasi Training/Inductiona.i. Company Profile & Corporate Culturea.ii. Rule & Regulationa.iii. Standar Penampilana.iv. K3a.v. Basic Servicea.vi. Selling Skilla.vii. Standar Etika Bertelepon dan Ber Email.Orientasi training dilakukan satu hari, pemberian materi maksimal 1 bulan daritanggal join karyawan baru. (idealnya di hari pertama join).Adapun sub materinya adalah dengan link:https://drive.google.com/drive/folders/1l1rfO-njeuZ0c4CZQEy_caU5XbFrmjPt?usp=sharingb. Pembelajaran di Aplikasi ColibriSetelah dilakukan OT, maka selanjutnya new comer diarahkan untukmelakukan pembelajaran mandiri di aplikasi kolibri di handphonemasing-masing (HC Rep memberikan link kolibri kepada newcomer), linkupdate bisa diminta dari tim HCLD Head Office.c. Store TOURHC Rep / PIC Store mengajak new comer untuk store tour, yaitu pengenalanwilayah store: pengenalan area sales (departemen-departemen), back office,jalur evakuasi, pintu karyawan, pintu customer dan sebagainya. Tujuannyaadalah supaya newcomer mengetahui dan memahami seluruh wilayah kerja(store).d. OTJT (On the Job Training).Tahapan ini adalah HC Rep menyerahterimakan new comer kepada Buddyyang ditunjuk untuk membimbing new comer dalam melaksanakan OTJT (On104E Book HC Ops – People Development
the job training), Buddy yang ditunjuk biasanya adalah Duty Manager atauSupervisor yang ditunjuk oleh store manager untuk membimbing danmengarahkan karyawan baru, sehingga proses OTJT dapat berjalan efektif.e. Review New ComerProses Review new comer bisa dilakukan setelah satu bulan pembelajarandihitung dari tanggal join. HC Rep melakukan proses review dalam bentukcoaching, berupa pemanggilan, kemudian mengevaluasi sejauh manapencapaian pembelajaran yang sudah dilakukan. Apakah peserta newcomersudah mencapai standar nilai yang diharapkan, serta apakah materi-materi dikolibri sudah dituntaskan atau belum.2. Training Basic Reguler → SGO, Basic Service, Basic Selling Skill, Merchandising3.2.B Fasilitator TrainingTugas utama seorang HC menjadi fasilitator adalah untuk melancarkan prosespembelajaran (learning process) untuk karyawan .dengan cara menyiapkan materipelatihan sesuai dengan standar yang paling update.a. Fungsi HC Sebagai Fasilitator Training sebagai berikut :i. Memfasilitasi jadwal training yang sudah ditentukanii. Membantu menyiapkan materi untuk kebutuhan training yang update di Link:(didiskusikan kembali )iii. Membantu Jalannya training baik dari jadwal, materi dan tempat dan jugatrainer dan juga form yang dibutuhkan beserta Absensiiv. Membantu menyusun Jadwal Training sesuai dengan kebutuhan Operasionalb. Refresh Training:Peran HC Rep Sebagai Traineri. Persiapan materi:● Mempelajari & memahami materi yang akan disampaikan● Mempersiapkan Pre Test & Post Test● Memilih Gaya Belajar: Visual / Audio / Kinestetikii. Persiapan training:● Mengatur jadwal Training, Undangan Training● Ruang Training: Model Kelas/Model letter U/Round Table● Media : Projector, White board, Alat Tulis (Spidol, Kertas dsb)● Absensi Training (Manual/Link)iii. Penyampaian materi training● Pembukaan: Ice Breaking & Menyampaikan Tujuan● PreTest105E Book HC Ops – People Development
● Penyampaian Materi Training● Tanya Jawab● Kesimpulan & Engagement● Post Test● Dokumentasiiv. Pasca training● Membuat laporan training● Review secara random peserta training di lapangan106E Book HC Ops – People Development
3.3 INDIVIDUAL DEVELOPMENT PLAN (IDP)3.3.A Jenis Individual Development Plan (IDP)a. IDP To be DevelopUntuk karyawan HAV diluar 3 atau 4 kuadran✔ Periode setting waktu minimal 3 bulan✔ Periode Cut off: Akhir November tahun berjalanb. IDP PotentialUntuk karyawan HAV di 3 atau 4 kuadran✔ Periode setting waktu minimal 3 bulan✔ Periode Cut off: Akhir November tahun berjalanc. IDP Assessment Untuk karyawan yang belum disarankan dari hasil assessment✔ Periode setting waktu minimal 3 bulan✔ Periode Cut off: Akhir Agustus tahun depanGambaran UmumJenis Form untuk Program IDP yaitu: IDP To Be Develop, IDP Potential, IDP Assessment.Penggunaan dari ketiga form tersebut akan disesuaikan dengan kebutuhan pengembanganmasing-masing karyawan. Berikut penjelasannya:Tipe formIDPTujuan KeteranganIDPPotentialMemperkuatkompetensi atauperforma karyawanyang sudah masuk didalam 3/4 kuadrandalam HAV MappingHAV 9 Box : 1 - 2 - 3HAV 16 Box : 1 - 2 - 3 - 4IDP To BeDevelopMengembangkankompetensi atauperforma karyawanyang berada di luar3/4 kuadran dalamHAV MappingHAV 9 Box : 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9HAV 16 Box : 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10 - 11- 12 - 13 - 14 - 15 - 16IDPAssessmentMemperkuat ataumengembangkankompetensikaryawan di posisitujuanBerlaku untuk hasil Assessment karyawan yang Belum Disarankan. Jikahasil Assessment karyawan sudah Disarankan dan Dipertimbangkan,namun Superior masih ingin melakukan pengembangan untuk karyawansilahkan melakukan pengembangan di IDP Potential dan IDP To beDevelop. Untuk gap competency karyawan akan disesuaikan dengan hasilAssessment terakhir.107E Book HC Ops – People Development
3.3.B Petunjuk Pengisian1. Individual Development Plan (IDP) All Form – AdminRole admin ditujukkan kepada HC Operation, HC Business Partner dan TalentManagement.● Buka Mozilla Firefox● Masuk ke web : https://hcplus.klgsys.com● Isi Employee ID dan Password Anda kemudian Login.108E Book HC Ops – People Development
● Pilih Menu MSS → Development → Individual Development Plan → IDPAdmin List.2. Untuk penyusunan IDP Potensial dan IDP to be Develop, admin dapat melakukan:● Klik tombol Add New,● Input NIP Karyawan● Klik tombol Search● Klik tombol Set IDP To Be Develop / Set IDP Potential3. Untuk penyusunan IDP Assessment, admin dapat melakukan:● Pada kolom Search By, pilih Employee ID.● Pada kolom Search Criteria, input NIP karyawan.● Klik tombol Search.● Setelah tampil NIP dan Nama karyawan yang sesuai, klik TXNID.109E Book HC Ops – People Development
4. Metode pengembangan yang diberikan sudah sesuai dengan Matrix IDP berdasarkanhasil HAV Mapping atau hasil assessment5. Pada tampilan Development Detail, Admin dapat melihat:● Kategori HAV Result*● Hasil Assessment *Note: *Tergantung dengan jenis IDP Form yang disetting.3.3.C Panduan Input IDP Untuk Setiap Metode Pengembangan:a. Competency Job Assignmenti. Klik tanda “plus” untuk mengisi metode pengembangan Competency JobAssignmentii. Pada kolom Target Competency, pilih salah satu Competency yang ingindikembangkan dan kemudian Klik Start.Untuk jumlah gap competency yangdapat di input maksimal 3 competency.iii. Pada kolom Activity, Anda dapat mengisi deskripsi dari Assignment/tugas yangperlu dikembangkan oleh karyawan.110E Book HC Ops – People Development
iv. Pada kolom PIC Related, Anda dapat mengisi nama karyawan yang akanterlibat dalam aktivitas Assignment / Tugas Subordinate Anda.Jumlah PIC yang dapat di input maksimal 3 karyawan. v. Untuk menambahkan PIC and adapt klik tombol Add PIC dan Input NIPkaryawan yang akan dilibatkan dalam Competency Job Assignment, kemudianklik tombol search● Jika Anda sudah menemukan nama karyawan yang sesuai,● Klik kotak di samping Emp ID.● Klik tombol Save PIC.vi. Pada kolom Start dan End, anda diminta untuk melakukan set periode waktudari proses IDPNote: Untuk periode penyelesaian IDP To Be Develop, IDP Potential, IDPAssessment jangka waktu yang di setting minimal 3 bulan.vii. Klik tombol Save Activity.111E Book HC Ops – People Development
Tampilan Luar:Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap proses IDPyang sedang berjalan ✔ Kotak Merah: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yang sedangberjalan.b. KPI Job Assignmenti. Klik tanda “plus” untuk mengisi metode pengembangan KPI JobAssignmentii. Pada kolom Performance, Anda dapat mengisi deskripsi target KPI(performa) yang perlu dikembangkan oleh karyawan.iii. Pada kolom Activity, Anda dapat mengisi deskripsi aktivitas secara spesifikyang dapat mendukung pencapaian target KPI (performa) karyawan.112E Book HC Ops – People Development
iv. Pada kolom PIC Related, Anda dapat mengisi nama karyawan yang akanterlibat dalam aktivitas Assignment / Tugas Subordinate Anda.Jumlah PIC yang dapat di input maksimal 3 karyawan.v. Untuk menambahkan PIC anda dapat klik tombol Add PIC dan Input NIPKaryawan yang akan dilibatkan dalam Competency Job Assignment, kemudianklik tombol Search.Jika Anda sudah menemukan nama karyawan yang sesuai,Klik kotak di samping Emp ID.vi. Klik tombol Save PIC.vii. Pada kolom Start dan End, Anda diminta untuk melakukan set periode waktudari proses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP To Be Develop, IDP Potential, IDPAssessment jangka waktu yang di setting minimal 3 bulan.viii. Klik tombol Save Activity.113E Book HC Ops – People Development
Tampilan Luar :Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap proses IDPyang sedang berjalan.✔ Kotak Merah: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yang sedangberjalan.c. Self Learningi. Klik tanda “plus” untuk mengisi metode pengembangan Self Learningii. Pada kolom Activity, Anda dapat mengisi deskripsi aktivitas Self Learning yangdapat mendukung pengembangan karyawan.iii. Pada kolom Objective, Anda dapat mengisi deskripsi tujuan dari aktivitas SelfLearning yang dapat mendukung pengembangan karyawan.iv. Pada kolom Result, Anda dapat mengisi hasil deskripsi dari aktivitas SelfLearning yang dapat mendukung pengembangan karyawan.v. Pada kolom Start dan End,Anda diminta untuk melakukan set periode waktudari proses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP To Be Develop, IDP Potential, IDPAssessment jangka waktu yang di setting minimal 3 bulan.114E Book HC Ops – People Development
vi. Klik tombol Save ActivityTampilan Luar:Keterangan:✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap prosesIDP yang sedang berjalan.✔ Kotak Mera: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yangsedang berjalan.d. Internal Trainingi. Klik tanda “plus” untuk memilih jenis pengembangan Internal Trainingii. Pada kolom Target Competency, pilih salah satu Competency yang ingindikembangkan. Kemudian klik tombol Start untuk jumlah gap competencyyang dapat di input maksimal 3 Competency.iii. Pada kolom Training Course, Anda dapat mengambil Course yang sesuaidengan Competency yang akan dikembangkan oleh karyawan.115E Book HC Ops – People Development
iv. Pada kolom Start dan End, Anda diminta untuk melakukan set periode waktudari proses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP To Be Develop, IDP Potential, IDPAssessment jangka waktu yang di setting minimal 3 bulan Klik tombolSave Activity.Tampilan Luar:Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap prosesIDP yang sedang berjalan✔ Kotak Merah: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yangsedang berjalan116E Book HC Ops – People Development
e. External Trainingi. Klik tanda “plus” untuk memilih metode pengembangan External Trainingii. Pada kolom Target Competency, pilih salah satu Competency yang ingindikembangkan atau Anda bisa memiliki Others untuk Course diluar dari opsiyang Competency yang telah disediakan. Kemudian klik tombol Start.iii. Untuk jumlah gap competency yang dapat di input maksimal 3 Competency.iv. Pada kolom Training Topic, Anda dapat mengisi judul Training yangdisesuaikan dengan pengembangan karyawan.v. Kolom Start dan End, Anda diminta untuk melakukan set periode waktu dariproses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP To Be Develop, IDP Potential, IDPAssessment jangka waktu yang di setting minimal 3 bulan vi. Klik tombol Save Activity.Tampilan Luar :117E Book HC Ops – People Development
Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap proses IDPyang sedang berjalan.✔ Kotak Merah: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yang sedangberjalan .f. Coachingi. Klik tanda “plus” untuk memilih metode pengembangan Coachingii. Pada kolom Activity, Anda dapat mengisi rencana aktivitas yang akandilakukan berdasarkan coaching yang dilaksanakan.iii. Pada kolom Coaching Purpose, Anda dapat mengisi deskripsi tujuan apa yangingin dicapai dari pelaksanaan coaching. Untuk jumlah coaching yang dapatdi input maksimal 5 sesi.iv. Pada kolom Target End Date, Anda dapat diminta untuk melakukan setperiode akhir waktu penyelesaian dalam sesi coaching.v. Klik tombol Save Activity.118E Book HC Ops – People Development
Tampilan Luar:Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap proses IDPyang sedang berjalan.✔ Kotak Merah: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yangsedang berjalanSetelah proses input Metode Coaching pada form IDP telah dilakukan olehSuperior dan Karyawan juga sudah melakukan Approve IDP, maka Admin dapatmengarahkan Superior untuk melakukan Verifikasi Coaching di menu DashboardCoaching Superior.g. Proses Verify oleh Superior pada menu Dashboard Coaching:i. Pilih menu MSS Development Dashboard Coachii. Pilih nama karyawan yang akan di verifikasi untuk proses coaching.119E Book HC Ops – People Development
iii. Klik nomor transaksi (Txn ID) karyawan.iv. Lengkapi kolom Ukuran Keberhasilan dan Catatan Khusus (tambahan),kemudian Superior dapat melakukan Verify Coachee sebagai tanda coachingyang di-input sudah sesuai. Proses Verify Coachee penting dilakukan untukmendukung proses update IDP Completion yang dilakukan Superior kepadakaryawan.v. Setelah seluruh metode pengembangan telah terisi, Superior dapatmemilih:✔ Save Draft: Untuk menyimpan metode pengembangan sementarayang telah diinput (draft).✔ Submit IDP Untuk mengajukan metode pengembangan yang telahdiinput ke dalam sistem. Note: Pastikan Anda klik Submit IDP untukmemulai proses pengembangan IDP karyawan.vi. Setelah itu karyawan wajib melakukan Approve IDP sesuai denganmetode pengembangan yang telah disepakati bersama pada HC Plus karyawan.Menu ESS development Individual Development Plan Approve IDP.120E Book HC Ops – People Development
vii. Apabila Superior ingin melakukan perubahan:viii. Silahkan klik tombol Edit. Perubahan hanya bisa dilakukan pada Activity,PIC Related dan Set Periode Waktuix. Kemudian klik tombol Save Activity.x. Selesai melakukan perubahan, silahkan kembali ke Menu Utama(Tampilan IDP Form) karyawan, kemudian klik tombol Update IDP pada bagianbawah, agar perubahan dapat tersimpan ke dalam sistem.xi. Untuk melakukan pengecekan terhadap nama – nama karyawan yangsudah diinput, silahkan klik Search. Selain itu, Anda juga dapat memantauprogres IDP (Progress) yang sedang berjalan dan melihat hasil IDP karyawan(Final Result).121E Book HC Ops – People Development
✔ Admin dapat mengingatkan Superior untuk memantau dan memastikan seluruhproses IDP karyawan yang sudah di setting dapat selesai tepat waktu. Hal iniberdampak pada KPI IDP Completion Superior.✔ Jika karyawan sudah menyelesaikan aktivitas pengembangan, Admin dapat Kliktombol Finish Activity dan secara otomatis untuk metode pengembangan yangbersifat mandatory Competency Job Assignment dan KPI Job Assignment, Adminakan diarahkan untuk mengisi Evaluation Form.3.3.D Petunjuk Approve Individual Development Plan (IDP) – EmployeeProses ini dilakukan oleh karyawan setelah superior submit aktivitas pengembangan diHC PLUS.1. Buka Mozilla Firefox2. Masuk ke web: https://hcplus.klgsys.com3. Isi Employee ID dan Password Anda kemudian Login4. Pilih Menu ESS → Development → Individual Development Plan → Approve IDP122E Book HC Ops – People Development
5. Pilih Txn ID yang dengan Status Submitted123E Book HC Ops – People Development
6. Pastikan bahwa metode pengembangan yang diinput sudah sesuai, kemudian klikApprove IDP124E Book HC Ops – People Development
3.3.E Individual Development Plan (IDP) Assessment1. Gambaran UmumIndividual Development Plan (IDP) Assessment digunakan untuk tujuanmemperkuat atau mengembangkan kompetensi karyawan di posisi tujuan.Tipe form IDP Tujuan KeteranganIDP Assessment Memperkuat ataumengembangkankompetensikaryawan di posisitujuanBerlaku untuk hasil Assessmentkaryawan yang BelumDisarankan. Jika hasil Assessmentkaryawan sudah Disarankan danDipertimbangkan, namunSuperior masih ingin melakukanpengembangan untuk karyawansilahkan melakukanpengembangan di IDP Potentialdan IDP To be Develop. Untuk gapcompetency karyawan akandisesuaikan dengan hasilAssessment terakhir.2. Petunjuk Pengisian Individual Development Plan (IDP) IDP Assessment – Superiora. Buka Mozilla Firefoxb. Masuk ke web: https://hcplus.klgsys.comc. Isi Employee ID dan Password Anda kemudian Login .125E Book HC Ops – People Development
d. Pilih Menu MSS → Development → Individual Development Plan → IDPSuperior Liste. Untuk penyusunan IDP Assessment, Superior dapat melakukan :i. Pada kolom Search By, pilih Employee ID.ii. Pada kolom Search Criteria, input NIP karyawan.iii. Kemudian klik tombol Search.f. Setelah tampil NIP dan Nama karyawan yang sesuai, Klik TXNID126E Book HC Ops – People Development
Metode pengembangan yang diberikan sudah disesuaikan dengan hasilAssessment. Anda bisa melihat gap competency dari hasil assessmentkaryawan Anda Development Detail Hasil Assessment.3.3.F Panduan Input IDP Untuk Setiap Metode Pengembangana. Competency Job Assignmenti. Klik tanda “plus” untuk mengisi metode pengembanganCompetency Job Assignmentii. Pada kolom Target Competency, pilih salah satu Competency yangingin dikembangkan dan kemudian Klik Start. Untuk jumlah gapcompetency yang dapat di input maksimal 3 Competency.iii. Pada kolom Activity, Anda dapat mengisi deskripsi dariAssignment/tugas yang perlu dikembangkan oleh karyawan.iv. Pada kolom PIC Related, Anda dapat mengisi nama karyawan yangakan terlibat dalam aktivitas Assignment/Tugas Subordinate Anda. Jumlah PIC yang dapat di input maksimal 3 karyawan.127E Book HC Ops – People Development
v. Untuk menambahkan PIC anda dapat klik tombol Add PIC dan InputNIP Karyawan yang akan dilibatkan dalam Competency JobAssignment, kemudian klik tombol Search.vi. Jika Anda sudah menemukan nama karyawan yang sesuai, Klikkotak di samping Emp ID.vii. Klik tombol Save PIC.viii. Pada kolom Start dan End, Anda diminta untuk melakukan setperiode waktu dari proses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP minimal 3 bulan.ix. Klik tombol Save Activity.128E Book HC Ops – People Development
Tampilan Luar :Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap proses IDPyang sedang berjalan.✔ Kotak Merah: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yang sedangberjalan .b. Self Learningi. Klik tanda “plus” untuk mengisi metode pengembangan SelfLearningii. Pada kolom Activity, Anda dapat mengisi deskripsi aktivitas SelfLearning yang dapat mendukung pengembangan karyawan.iii. Pada kolom Objective, Anda dapat mengisi deskripsi tujuan dariaktivitas Self Learning yang dapat mendukung pengembangankaryawan.iv. Pada kolom Result, Anda dapat mengisi hasil deskripsi dari aktivitasSelf Learning yang dapat mendukung pengembangan karyawan.v. Pada kolom Start dan End,Anda diminta untuk melakukan setperiode waktu dari proses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP minimal 3 bulan129E Book HC Ops – People Development
vi. Klik tombol Save Activity.Tampilan Luar:Keterangan:✔ Kotak Biru: Tombol Edit untuk melakukan update terhadap prosesIDP yang sedang berjalan .✔ Kotak Merah: Tombol Delete untuk menghapus proses IDP yangsedang berjalan.c. Internal Trainingi. Klik tanda “plus” untuk memilih metode pengembangan InternalTrainingii. Pada kolom Target Competency, pilih salah satu Competency yangingin dikembangkan. Kemudian klik tombol Start.Untuk jumlah gap competency yang dapat di input maksimal 3Competency.130E Book HC Ops – People Development
iii. Pada kolom Training Course, Anda dapat mengambil Course yangsesuai dengan Competency yang akan dikembangkan olehkaryawan.iv. Pada kolom Start dan End, Anda diminta untuk melakukan setperiode waktu dari proses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP minimal 3 bulan.v. Klik tombol Save Activity.Tampilan Luar:Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untukmelakukan update terhadap prosesIDP yang sedang berjalan.✔ Kotak Merah: Tombol Delete untukmenghapus proses IDP yang sedangberjalan.131E Book HC Ops – People Development
d. External Trainingi. Klik tanda “plus” untuk memilih metode pengembangan ExternalTraining.ii. Pada kolom Target Competency, pilih salah satu Competency yangingin dikembangkan atau Anda bisa memiliki Others untuk Coursediluar dari opsi yang Competency yang telah disediakan. Kemudianklik tombol Start.Note: Untuk jumlah gap competency yang dapat di input maksimal3 competentiii. Pada kolom Training Topic, Anda dapat mengisi judul Training yangdisesuaikan dengan pengembangan karyawan.iv. Kolom Start dan End, Anda diminta untuk melakukan set periodewaktu dari proses IDP.Note: Untuk periode penyelesaian IDP minimal 3 bulan.v. Klik tombol Save Activity.132E Book HC Ops – People Development
Tampilan Luar :Keterangan :✔ Kotak Biru: Tombol Edit untukmelakukan update terhadapproses IDP yang sedang berjalan.✔ Kotak Merah: Tombol Deleteuntuk menghapus proses IDP yangsedang berjalan.e. Coachingi. Klik tanda “plus” untuk memilih metode pengembanganCoaching.ii. Pada kolom Activity, Anda dapat mengisi rencana aktivitas yangakan dilakukan berdasarkan coaching yang dilaksanakan.iii. Pada kolom Coaching Purpose, Anda dapat mengisi deskripsi tujuanapa yang ingin dicapai dari pelaksanaan coaching. Note: Untukjumlah coaching yang dapat di input maksimal 5 sesi.iv. Pada kolom Target End Date, Anda dapat diminta untuk melakukanset periode akhir waktu penyelesaian dalam sesi coaching.133E Book HC Ops – People Development
v. Klik tombol Save Activity.Tampilan Luar:Keterangan:✔ Kotak Biru: Tombol Edit untukmelakukan update terhadap prosesIDP yang sedang berjalan.✔ Kotak Merah: Tombol Delete untukmenghapus proses IDP yang sedangberjalan.134E Book HC Ops – People Development
Setelah proses input Metode Coaching pada form IDP telah dilakukan danKaryawan juga sudah melakukan Approve IDP, maka Anda perlu melakukanVerifikasi Coaching di menu Dashboard Coaching Superior.✔ Proses Verify oleh Superior pada menu Dashboard Coaching:● Pilih menu MSS Development Dashboard Coach● Pilih nama karyawan yang akan di verifikasi untuk proses coaching.● Klik nomer transaksi (Txn ID) karyawan.134E Book HC Ops – People Development
● Lengkapi kolom Ukuran Keberhasilan dan Catatan Khusus (tambahan),kemudian Superior dapat melakukan Verify Coachee sebagai tandacoaching yang diinput sudah sesuai. Proses Verify Coachee pentingdilakukan untuk mendukung proses update IDP Completion yang dilakukanSuperior kepada karyawan.● Setelah seluruh metode pengembangan telah terisi Superior dapatmemilih:✔ Save Draft: Untuk menyimpan metode pengembangan sementarayang telah di-input (draft).✔ Submit IDP: Untuk mengajukan metode pengembangan yangtelah di-input ke dalam sistem.Note : Pastikan Anda klik Submit IDP untuk memulai prosespengembangan IDP karyawan.● Setelah itu karyawan wajib melakukan Approve IDP sesuai dengan metodepengembangan yang telah disepakati bersama pada HC Plus karyawan.Menu ESS Development Individual Development Plan Approve IDP● Apabila Superior ingin melakukan perubahan:135E Book HC Ops – People Development
i. Silahkan klik tombol Edit. Perubahan hanya bisa dilakukanpada Activity, PIC Related dan Set Periode Waktuii. Kemudian klik tombol Save Activity.Tampilan luar :Tampilan dalam:● Setelah selesai melakukan perubahan, silahkan kembali ke Menu Utama(Tampilan IDP Form) karyawan. Kemudian klik Update IDP pada bagianbawah, agar perubahan dapat tersimpan kedalam sistem.Untuk melakukan pengecekan terhadap nama – nama karyawan yang sudah diinput,silahkan klik Search. Selain itu, Anda juga dapat memantau progres IDP (Progress) yangsedang berjalan dan melihat hasil IDP karyawan (Final Result).✔ Superior wajib memastikan seluruh proses IDP karyawan yang sudah di136E Book HC Ops – People Development
setting dapat selesai tepat waktu. Hal ini berdampak pada KPI IDPCompletion Superior.✔ Jika karyawan sudah menyelesaikan aktivitas pengembangan, Superiordapat Klik tombol Finish Activity dan secara otomatis untuk jenispengembangan Competency Job Assignment dan KPI Job Assignment,Superior akan diarahkan untuk mengisi Evaluation Form.3.4 LEADERSHIP DEVELOPMENT137E Book HC Ops – People Development
PROGRAM (LDP)3.4.A Definisi LDPLeadership Development Program (LDP) adalah program pembelajaran komprehensifyang dirancang untuk mempersiapkan calon pemimpin masa depan agar mampumemimpin serta mengelola sumber daya sesuai dengan kebutuhan bisnis.1. Setelah mengikuti program ini, peserta diharapkan :✔ Memahami pentingnya kemampuan dalam memimpin secara efektifmelalui sumber daya yang ada serta mampu mengambil keputusanyang tepat yang berbasis solusi.✔ Memahami pentingnya kemampuan dalam melakukan strategi prosesperencanaan penjualan,implementasi dan pengendalian terhadap aktivitas penjualan untukmencapai target dan pertumbuhan penjualan (sales achievement &sales growth).✔ Memahami pentingnya kemampuan dalam menjalankan prosespengelolaan inventori toko mulai dari menyusun perencanaanpengadaan dan penyimpanan barang, implementasi maupun kontrolstock, serta melakukan evaluasi yang bertujuan pemenuhan marketcustomer/demand.✔ Memahami pentingnya kemampuan dalam mengimplementasikankegiatan pelayanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan2. Program Training ini mengacu pada kompetensi dasar sebagai berikut :✔ Leader & Manager Effectiveness :Kemampuan dalam memimpin secara efektif melalui sumber dayayang ada serta mampu mengambil keputusan yang tepat yangberbasis solusi✔ Marketplace Understanding :Kemampuan untuk memahami kondisi pasar, termasuk denganpelanggan, vendor dan kompetitor antar wilayah, dan mampumemahami trend serta pola perubahan pasar yang terjadi✔ Customer Relations Management :Kemampuan menyajikan customer insight dari pengelolaan datapelanggan untuk digunakan sebagai dasar pendekatan pengelolaaninteraksi dengan customer (new/existing) yang bertujuan untukmendorong sales growth✔ Sales Management :138E Book HC Ops – People Development
Kemampuan untuk melakukan proses perencanaan penjualan,implementasi dan pengendalian terhadap aktivitas penjualan yangdilakukan oleh organisasi untuk mencapai target dan pertumbuhanpenjualan (sales achievement & sales growth)✔ Inventory Management :Kemampuan menjalankan proses pengelolaan inventori toko mulaidari menyusun perencanaan pengadaan dan penyimpanan barang,implementasi maupun kontrol stock, serta melakukan evaluasi yangbertujuan pemenuhan market customer/demand✔ Store Marketing ProgramKemampuan dalam merencanakan dan menjalankan programmarketing secara cermat sehingga mampu meningkatkan potensiomset3.4.B Training Guideline1. PIC PROGRAMa. OPERATIONALi. Menjalankan program sesuai timeline yang ditentukanii. Menjadi Mentor dan memberikan pembelajaran sesuai jadwaliii. Menjadi panelis presentasiiv. Menilai presentasiv. Menilai perilaku sebagai penilaian akhir dari programb. PIC PROGRAM HCLDi. Penyaringan lulus sertifikasiii. Learning matrixiii. Info pelaksanaan programiv. WA Groupv. Enrol ke systemvi. Monitoring program melalui systemvii. Info kelulusan programc. HC OPS139E Book HC Ops – People Development
i. Sosialisasi & Informasi program ke peserta untuk join group WA.ii. Koordinasi dengan mentor terkait materi yang dipelajari denganmentor.iii. Bersama mentor menjadi panelis presentasi dan memberikanpertimbangan penilaian, menerima informasi kelulusan untukditindaklanjuti.3.4.C Pengajuan Leadership Development ProgramPengajuan Leadership Development Program (LDP) dilakukan melalui menuPeople Development System (PDS) dengan cara:A. Buka HCPlusB. Masuk ke menu EMSC. Kemudian klik pada menu DevelopmentD. Klik People Development, masuk pada menu LDPE. Lakukan input pada LDP Superior Input3.4.D Syarat Leadership Development Program (HCIR)A. To be Sr. Staff➢ Avg PA 3th min 2.67 (Regardless PA terakhir D)➢ Lulus sertifikasi FT 201➢ Promosi berjalan min 8 bulan terakhir➢ Tidak dalam masa SP➢ Tidak ada SP terkait integritas➢ Usia pada tahun berjalan max 33th➢ Status kekaryawanan dapat dijadikan permanent➢ Bersedia ditempatkan dimana sajaB. To be Section➢ Based on RTC (HAV talent)➢ Lulus sertifikasi FT 202➢ Promosi berjalan min 8 bulan terakhir➢ Tidak dalam masa SP 5. Tidak ada SP terkait integritas➢ Usia pada tahun berjalan max 38th➢ Status kekaryawanan permanent➢ Bersedia ditempatkan dimana saja140E Book HC Ops – People Development
C. To be Sr. Section➢ Based on RTC (HAV Talent)➢ Lulus sertifikasi FT 301➢ Promosi berjalan min 8 bulan terakhir➢ Tidak dalam masa SP 5. Tidak ada SP terkait integritas➢ Usia pada tahun berjalan max 42th➢ Pendidikan min D3➢ Bersedia ditempatkan dimana saja ● Khusus untuk to be Section & Sr Section● Garis putus -putus berwarna biru (HAV Talent) 3.4.E Job Requirement (AHI)ImplementasI Job Requirement (khususnya terkait Career History) untuk Promosi JabatanLeader Store Ops adalah sebagai berikut:1. Hal yang perlu diperhatikan:A. Untuk Advisor yang diajukan menjadi kandidat Supervisor, maka ybs wajib sudahpernah menjabat sebagai Advisor di minimal 2 (dua) Dept [note : untuk Advisoryang meng-handle Zona atau Floor maka dinyatakan sudah memenuhi ketentuanini, apabila history yang tercatat di PCN hanya pernah menjabat di 1 Dept mohondapat melakukan konfirmasi ke HCBP].B. Untuk Supervisor yang diajukan menjadi kandidat DSM, maka ybs wajib sudah141E Book HC Ops – People Development
pernah menjabat di posisi dengan ketentuan sbb :- Area yang memiliki lebih dari 1 (satu) Store : wajib menjabat sebagai Spvdi minimal 2 (dua) Store [note : diperbolehkan menjabat di Dept yangsama, yang penting minimal di 2 (dua) Store];- Area yang hanya memiliki 1 (satu) Store : wajib menjabat sebagai Spv diminimal 2 (dua) Dept.C. Untuk DSM yang diajukan menjadi kandidat SM, maka ybs wajib sudah pernahmenjabat sebagai DSM di minimal 2 (dua) Store [salah satunya adalah Cluster 3]atau sudah pernah menjabat sebagai Store Leader minimal 1 (satu) tahun.3.5 TALENT MANAGEMENT142E Book HC Ops – People Development