7. Klik add attachment pilih document yang akandiupload klik OK8. Klik submitii. Pembuatan Name Tag:● Untuk BU AHI, HC Rep membuatkan name tag training● Untuk BU HCI dan SLT, newcomer mengumpulkan pas fotoukuran 3x4 dengan background biru, HC Rep melakukanprint name tag menggunakan kertas template sesuai BU● Untuk FBI, HC Rep print nama panggilan new comer dandimasukkan ke name tag FBIiii. Pembagian atribut karyawanAtribut karyawan berupa buku saku dan lap microfiberc. Pendaftaran ke mesin finger:i. Mesin Absensi Finger Scan / HunnoUntuk BU AHI, TGI dan SLT - AHI, HC Rep mendaftarkan NIP dansidik jari new comer di mesin finger.● Cara mendaftarkan di mesin HUNNO (Mesin Finger)o Tekan tombol “MENU”o HC Verify sidik jario Setelah terbuka, klik ‘USER MGT”o Klik “NEW USER”o Input NIP new comer di kolom “USER ID” Khususuntuk SLT, huruf E pada NIP diganti dengan angka“99”.Contoh : “E00343”, maka menjadi “990343”o Arahkan anak panah ke bawah, klik ‘FINGERPRINT” untuk mendaftarkan sidik jari karyawano Pastikan user role nya adalah ‘NORMAL USER”● Cara mendaftarkan di aplikasi komputer TIME ATTENDANCEo Masuk aplikasi “TIME ATTENDANCE ADMIN”o Masukkan password, yaitu ‘PASSWORD”, lalu kliktombol OKo Masuk ke menu “ALAT”, lalu klik “PENGATURANINFORMASI KARYAWAN”o Pada kolom “FINGER PRINT ID” dan ‘KODEKARYAWAN”, input NIP karyawan newcomer(Khusus untuk SLT, pada “FINGERPRINT ID”,masukkan sesuai dengan ID yang di daftarkan di44E Book HC Ops – People Management
mesin finger hunno. Contoh NIP E01234 makaditulis 991234)o Selanjutnya isi data newcomer. lalu klik “SIMPAN”● Khusus Industrial pendaftaran finger karyawan dilakukanoleh HC Rep/Branch Manager di store terkait melalui mesinHunnoii. Aplikasi melalui HC Plus Mobile (CICO)Absensi yang dilakukan menggunakan aplikasi HC Plus Mobiledapat dilakukan oleh all BU, dengan cara :● Newcomer diarahkan untuk download aplikasi “HC PLUSMOBILE”● Masukkan NIP new comer dan masukkan password HC Plus(dikirimkan ke email pribadi newcomer)● Setelah login, klik menu (gambar kotak)● Lalu klik Check in / Check out (sesuai waktu absensi)● Pastikan CICO dilakukan secara In Radius● CICO out Radius diperkenankan jika karyawan berada diluarwilayah store karena melakukan pekerjaan sesuai denganjob desc (contoh : installer)● Lakukan foto selfie (pastikan grooming sesuai denganstandard).● Klik “SUBMIT”iii. Mini FingerAbsensi dilakukan melalui alat mini finger di masing-masingstore. Caranya adalah:● HC Rep menginformasikan NIP new comer kepada SM / PIC● SM / PIC mendaftarkan sidik jari new comer (penjelasanmenyusul)● Khusus untuk Part Timer, huruf P pada NIP diganti denganangka “77”. Contoh: “P00123”, maka menjadi “770123”d. Input scheduleSchedule karyawan baru harus diupload pada hari pertama bekerja,Caranya adalah:i. Tim operasional store mengirimkan data schedule bulanberikutnya ke HC Repii. HC Rep download template/format schedule di aplikasi PeoplePro.● Masukkan NIP dan Password, klik submit45E Book HC Ops – People Management
● Masuk menu CORE TIME ATTENDANCE WORKSCHEDULE MATRIX BY EMPLOYEE IMPORT GET IMPORTFORMAT● Setting periode yang dimaksud, lalu klik tombol “SAVE”● Setelah file XLS terdownload, maka masukkan dataschedule. Pastikan data terisi dengan benar (NIP, NamaKaryawan, Job Title ID, Job Title, Sequence, Shift Code).● Simpan file dengan format “XLS”● Lalu upload data schedule dengan cara : CORE TIMEATTENDANCE WORK SCHEDULE MATRIX BY EMPLOYEE IMPORT IMPORT DATA● Pilih file yang dimaksud, lalu klik “SUBMIT”e. Setting Approved MemberSetting Approved Member dilakukan agar karyawan baru bisa melakukanpenginputan RMR atau ESS agar bisa dilakukan approve oleh atasannya.Setting approval member menggunakan aplikasi HC Plus. Caranya adalah :i. Setting Approver Member menggunakan format file yang telahditentukan oleh HC Personaliaii. Isi data newcomer sesuai dengan format file templateiii. Input Helpdesk, dengan cara: masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu submitiv. Masuk ke menu ESS OTHER HELPDESK ADD NEW HELPDESKv. Ketik Judul Helpdeskvi. Kolom TYPE, pilih DEPT. PERSONNEL ADMINvii. Kolom CATEGORY, pilih APPROVALviii. Kolom SUB CATEGORY, pilih SETTING LEAVE APPROVAL (NEWCOMER)ix. Kolom PRIORITY, pilih MEDIUM atau HIGH (tergantungkebutuhan)x. Kolom DESCRIPTION, isi permohonan setting approval memberxi. Pada bagian ATTACHMENT, klik tombol “BROWSE”, pilih filetemplate yang sudah diisixii. Klik SUBMITf. Melengkapi data pribadi newcomer di systemHC Rep melakukan upload dokumen SPK new comer dan memastikan newcomer telah mengisi data pribadi di system. Caranya adalah:i. Scan SPK dan lakukan penamaan file sesuai dengan format(NIP_SPK_Nama Lengkap New Comer).46E Book HC Ops – People Management
ii. Pastikan dokumen disimpan dalam format PDF/JPG, dengan filesize max. 500KBiii. Upload scan SPK maksimal pada hari pertama newcomer masukiv. Cara upload: masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS >> Input NIPdan Password, lalu submitv. Masuk ke menu MSS PERSONIL EMPLOYEE DOCUMENTMANAGEMENT SYSTEM EMPLOYEE DOCUMENTMANAGEMENT SYSTEM UPLOAD UPLOAD ATTACHMENT CONTINUE UPLOAD. Pilih file yang akan di upload, klik SUBMITvi. Lalu masuk ke menu MSS PERSONIL EMPLOYEE DOCUMENTMANAGEMENT SYSTEM EMPLOYEE DOCUMENTMANAGEMENT SYSTEM POSTINGvii. Pilih dokumen yang akan di posting, klik tombol POSTINGg. Melakukan filling dokumen hard copyBerkas new comer disimpan dalam plastic sheet ukuran F4. Berkas yangdisimpan hard copy adalah:i. Surat Perjanjian Kerjaii. Peraturan Etika Bisnis & Non Kompetisiiii. Pernyataan Sebagai Karyawan Baruiv. Perjanjian Kopkari2.1.B Staff Existinga. Personnel Administrationi. Personal Data● Cara untuk melihat data karyawan yang masuk dalam otorisasiHC Rep. melalui aplikasi People Pro:o Masuk ke aplikasi masuk ke PEOPLE PRO InputNIP dan Password, lalu SUBMITo Klik CORE PERSONNEL MANAGEMENT DISPLAYPERSONNEL DATA CENTER Klik REFRESH atauSEARCH (masukkan nama/NIP karyawan yangdimaksud)● Cara untuk melihat data karyawan yang masuk dalam otorisasiHC Rep. Melalui aplikasi HC Plus:o Masuk ke aplikasi masuk ke HC PLUS Input NIPdan Password, lalu SUBMITo Klik MSS PERSONIL PEMBAHARUAN DATA LIST PEMBAHARUAN DATA KLIK BOX (centang)47E Book HC Ops – People Management
kolom By NIP masukkan NIP karyawan yangdimaksud● Cara untuk melihat List Data Karyawan yang bisa di filter Per BUatau per Lokasi, dapat dilakukan dengan cara:o Masuk ke Masuk ke aplikasi masuk ke HC PLUS Input NIP dan Password, lalu submito Klik MSS PERSONIL EMPLOYEE LISTo Setting filter sesuai kebutuhan, lalu klik VIEWii. Update Personal Data Karyawan/Individual ChangesHC melakukan verify pengkinian data di HC Plus untuk mengecek datakaryawan yang belum lengkap.● Cara melakukan verify pengkinian data adalah sebagai berikut:o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIPdan Password, lalu SUBMITo Masuk ke menu MSS PERSONIL PEMBAHARUAN DATA VERIFY PENGKINIAN DATAo Tarik data yang belum lengkap, dan lakukanreminder kepada karyawan● Setelah karyawan melakukan pengkinian data, HC melakukanposting perubahan data karyawan di People Pro, dengan cara :o Masuk aplikasi People Pro. masukkan NIP danPassword, klik SUBMITo Klik Core Personnel Management PostingPersonal Data Changes Refresh Klik NamaKaryawan Postingo Lakukan pengecekan perubahan data / input datayang dilakukan oleh karyawan.o Jika sudah sesuai, klik tanda centang pada bagianyang akan di posting, lalu klik saveiii. Employee Analysis DesignMenu Employee Analysis Design digunakan untuk melakukan sorting /filter data karyawan sesuai dengan kebutuhan yang lebih spesifik. Caranyaadalah:● Masuk ke aplikasi masuk ke PEOPLE PRO Input NIP danPassword, lalu SUBMIT● Klik CORE PERSONNEL MANAGEMENT PERSONNEL ANALYSISDESIGN● Masuk Menu FIELD SELECTION48E Book HC Ops – People Management
● Pada kolom Categories, Klik sub menu data, pada Attributes klikcheckbox pada data yang dimaksud● Masuk menu SEARCH CRITERIA, setting data yang dimaksud● Klik GENERATEiv. To Do List PersonnelUntuk melakukan pengecekan data pribadi yang perlu diperbaikikaryawan, HC Rep dapat melakukan penarikan data To Do List dengan cara:● Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP dan Password,lalu SUBMIT● Masuk ke menu MSS PERSONIL TO DO LIST PERSONIL ● Klik Sub Menu sesuai dengan kebutuhanv. Time ManagementHC Rep melakukan monitoring terhadap hal-hal yang berhubungan denganabsensi karyawan. Terdiri dari beberapa macam kegiatan, yaitu:● Upload schedule bulanano Tim operasional store mengirimkan data schedulebulan berikutnya ke HC Repo HC Rep download template/format schedule diaplikasi People Proo Masukkan NIP dan Password, klik submito Masuk menu CORE TIME ATTENDANCE WORKSCHEDULE MATRIX BY EMPLOYEE IMPORT GETIMPORT FORMATo Setting periode yang dimaksud, lalu klik tombol“SAVE”o Setelah file XLS terdownload, maka masukkan dataschedule. Pastikan data terisi dengan benar (NIP,Nama Karyawan, Job Title ID, Job Title, Sequence,Shift Code).o Simpan file dengan format “XLS”o Lalu upload data schedule dengan cara: CORE TIME ATTENDANCE WORK SCHEDULE MATRIX BYEMPLOYEE IMPORT IMPORT DATAo Pilih file yang dimaksud, lalu klik “SUBMIT”● Perubahan Scheduleo Perubahan schedule dilakukan oleh staff melaluimenu RMR di HC Plus49E Book HC Ops – People Management
o Melakukan posting RMR, dengan cara :▪ Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS InputNIP dan Password, lalu SUBMIT▪ MSS TIME MANAGEMENT SHIFT ROSTER REQUEST ADMIN UPDATE STATUS● Pengecekan absensiHC melakukan pengecekan absensi karyawan dalam periode cutoff yang berjalan. Caranya adalah:o Masuk ke aplikasi People Pro Input NIP danPassword Submito Klik CORE TIME MANAGEMENT ATTENDANCEENTRYo Setting tanggal / periode yang ingin dilakukanpengecekan pada kolom “Period”o Klik “Refresh” (atau “Search” jika ingin melakukanpengecekan untuk karyawan tertentu)● Roster SummaryHC Rep melakukan pengecekan terkait karyawan yang rosternyabelum terinput. Caranya adalah:o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIPdan Password, lalu SUBMITo MSS TIME MANAGEMENT TO DO LISTMANAGEMENT ROSTER SUMMARYo Setting filter sesuai kebutuhan, klik VIEW● Perbaikan absensiHC Rep melakukan perbaikan absensi sesuai denganpermasalahan yang muncul.o Posting RMR: Jika karyawan sudah melakukan input RMR,HC wajib melakukan approve melalui HC Plus. Dengan carasebagai berikut:▪ Masuk ke aplikasi HC Plus Input NIP danPassword, lalu SUBMIT▪ MSS TIME MANAGEMENT SHIFT Roster Management Request▪ Pastikan filter status = Approved50E Book HC Ops – People Management
▪ Pastikan Start Date dan End Date sudahsesuai▪ Klik “Update Status”o Absen Revision: Dilakukan untuk memperbaiki absensiyang telah terbayar (lewat dari periode cut off). Periodeyang bisa diperbaiki adalah 3 periode cut off ke belakaCaranya adalah :o Klik “Update Status”o Karyawan yang akan mengisi / mengajukan absencerevision o HC Rep melakukan pengecekan danapproval melalui HC Pluso Masuk ke aplikasi HC Plus ? Input NIPdan Password, lalu SUBMITo MSS ? TIME MANAGEMENT ?ABSENCE REVISION ?ABSENCE REVISION APPROVALo Cek data dengan status submittedo Lalu klik Transaction ID dan lakukan pengecekandata absensi yang akan diperbaikio Klik Submit / Reject (sesuai dengan kondisi)● Perbaikan Absensi ManualJika Karyawan terlewat melakukan RMR / RMR ter reject bysystem, maka untuk absensi bermasalah jenis “MANGKIR” dan“INCOMPLETE”, bisa dilakukan perbaikan absensi secara manual,dengan melampirkan bukti approval dari Duty Manager. Caramelakukan perbaikan absensi manual adalah:o Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP danPassword, lalu klik Submito Masuk menu CORE TIME MANAGEMENT ATTENDANCE ENTRYo Setting periode perbaikan absensi, lalu klikSEARCHo Masukkan Nama / NIP karyawan yang dimaksudo Hapus data absensi yang ingin diperbaiki, Klik EXITo Masuk ke menu WORKSCHEDULE DESIGN BYEMPLOYEE klik tanda kaca pembesar (search) masukkan nama/NIP karyawan klik Submit 51E Book HC Ops – People Management
EDIT SCHEDULE SETTING BULAN KLIK SHIFTCODE KLIK TANGGAL YANG DIMAKSUD SAVEAtau dapat dilakukan dengan cara:o Masuk ke menu WORK SCHEDULE MATRIX BYEMPLOYEE IMPORT GET IMPORT FORMATo Submit Saveo Lalu buka file, masukkan kode roster pada tanggalyang dimaksud, save file.o Upload file tersebut dengan cara: WORKSCHEDULEMATRIX BY EMPLOYEE IMPORT IMPORT DATA Pilih File OpenNote:o Jika terjadi absensi minus massal (misal satu tokotidak absen pulang padahal di tarikan absensi Hunnoada data finger out), bisa lakukan email ke IT PeopleProo Jika terjadi case karyawan dengan RMR sudahberstatus completed, tapi absensi di People Probelum berubah, maka bisa dilakukan perbaikanabsensi secara manual, dengan melampirkan buktiapproval dari Duty Manager● Leave AdministrationMenu Leave Administration digunakan untuk melakukanpengecekan dan penginputan cuti karyawan. Aplikasi yangdigunakan adalah People Pro. Caranya adalah:o Display Leave EntitlementMenu ini digunakan untuk melakukan pengecekanterhadap jumlah jatah cuti dan cuti yang telahdiambil oleh karyawan. Cara melakukannyaadalah:▪ Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP danPassword, lalu klik Submit▪ Masuk menu CORE LEAVEADMINISTRATION DISPLAY LEAVEENTITLEMENT REFRESH52E Book HC Ops – People Management
o Input Annual Leave / ESSMenu ini digunakan untuk membantumenginputkan Cuti / ESS karyawan dalam kondisitertentu.Caranya adalah:▪ Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP danPassword, lalu klik Submit▪ Masuk menu CORE LEAVEADMINISTRATION SCHEDULE LEAVE ANDABSENCE▪ Pada kolom “Applicant”, klik tanda ,masukkan NIP/nama karyawan▪ Pada kolom “Applying for”, klik tanda arrowdown, pilih sub menu sesuai kebutuhan.Khusus untuk Annual Leave, klik tombol“FULL DAY”▪ Klik tanggal yang dimaksud, isi keteranganpada kolom DESCRIPTION, klik SAVEo Absence Application ListMenu ini digunakan untuk melakukan pengecekanterhadap status pengajuan ESS karyawan. Caranyaadalah:▪ Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP danPassword, lalu klik Submit▪ Masuk menu MSS > Time Management >Cuti & Ketidakhadiran > Admin Cuti &Ketidakhadirano Absence Application ListCuti melahirkan diajukan oleh karyawatiyang akan melakukan persalinan. Idealnyacuti dilakukan 45 hari sebelum HPL hingga45 hari setelah HPL.Untuk kasus tertentu dimana karyawatimeminta untuk tetap kerja kurang dari 45hari dari HPL, maka harus melampirkan suratpernyataan yang ditandatangani oleh suamiybs.53E Book HC Ops – People Management
Sedangkan untuk administrasi cutimelahirkan, karyawan ybs input pengajuancuti melahirkan di HC Plus denganmelampirkan hasil pemeriksaan dokterkandungan yang mencantumkan HPL(biasanya dituliskan di buku pemeriksaankandungan)Setelah karyawan mengajukan cutimelahirkan di HC Plus, HC Rep melakukanapproval dengan cara :● Masuk ke HC Plus, MSS, TimeManagement● Klik transaction ID yang dimaksud, laluklik Submitvi. Online Document RequestMenu ODR digunakan untuk memproses permohonan surat sesuai dengankebutuhan karyawan. Aplikasi yang digunakan adalah HC Plus, caranyaadalah:● Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu submit● MSS PERSONIL ONLINE DOCUMENT REQUEST PROSESHC ODR● Setting periode sesuai kebutuhan● Klik STATUS FORM PROCESS● Setting “Source” centang di checkbox ODR, klik SEARCH● Klik Form ID, lalu cek pengajuan, Klik SUBMIT● Setelah itu reminder kepada HC Area untuk melakukanapproval● Setelah di approve oleh HC Area, kembali ke langkah 1-3● Klik STATUS FORM SIGNED● Klik checkbox di samping Form ID, lalu klik “PRINT”vii. Ikatan DinasProsedur ini bertujuan untuk memastikan proses ikatan dinas karyawan dilakukan dan ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yangberlaku sampai dengan selesainya proses ikatan dinas. Ikatan dinasdiperlukan terkait adanya kebutuhan akan kegiatan training ataupuntravelling.54E Book HC Ops – People Management
Beberapa kegiatan Training/Travelling yang memiliki konsekuensi IkatanDinas antara lain:● Kegiatan di luar negeri:o Pembelian produk, Kunjungan Survey & Observasikepada Produsen.o Seminar dan Pameran dari supplier/ mitraperusahaan di luar negeri.o Pelatihan Eksternal di luar negeri.o Incentive Trip● Kegiatan di dalam negeri:o Temu Wicara o On the Job Trainingo Pelatihan Eksternal di dalam negerio Incentive Trip di dalam negeri✔ HC Rep/ Corporate IR Officer wajib memastikan bahwa pengajuansudah sesuai dengan ketentuan perusahaan.✔ HC Rep/ Corporate IR Officer berkoordinasi dengan DepartemenPayroll/Department Corporate Learning & Development mengenaipengadaan Training/Travelling tersebut.✔ PIC yang membuat Surat Perjanjian Ikatan Dinas di Store/DC adalahHC Rep, sedangkan di HO oleh Corporate IR Officer. Jika tidakterdapat HC Rep pada Store/DC, maka peranan HC Rep akandigantikan oleh HC Area.✔ Karyawan yang bersangkutan wajib menandatangani Surat PerjanjianIkatan Dinas sebelum melakukan kegiatan Training / Travelling.✔ Apabila karyawan yang bersangkutan dalam masa ikatan dinasmengajukan pengunduran diri, maka karyawan harus menanggungpenalti sesuai dengan ketentuan yang tertuang di dalam Surat Perjanjian Ikatan Dinas dan/atau ditindak lanjuti sesuai dengan peraturan perusahaanviii. Employee Document Management System (EDMS)Prosedur ini bertujuan untuk memastikan segala dokumen kekaryawanantelah di upload dan disimpan di dalam sistem perusahaan dan dapatdiakses secara online untuk mempermudah proses permintaan dokumenketika diperlukan oleh perusahaan.● Upload Dokumen55E Book HC Ops – People Management
Menu ini digunakan untuk melakukan upload dokumenkaryawan, baik new comer maupun existing. Caramelakukan upload dokumen melalui aplikasi HC Plus.o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIPdan Password, lalu SUBMITo MSS PERSONIL EMPLOYEE DOCUMENTMANAGEMENT SYSTEM EDMS UPLOAD UPLOAD ATTACHMENT CONTINUE UPLOADo Siapkan file yang akan diupload, pastikan nama filetelah telah sesuai dengan ketentuan format namafile, dengan size maksimal 500KBo Pilih file, klik OPENo Setelah file sukses di upload, Klik CLOSE● Posting DokumenMenu ini digunakan untuk melakukan posting dokumenkaryawan yang telah di upload, baik new comer maupunexisting. Cara melakukan posting EDMS melalui aplikasi HCPlus.o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIPdan Password, lalu SUBMITo MSS PERSONIL EMPLOYEE DOCUMENTMANAGEMENT SYSTEM EDMS POSTINGo Klik Employee ID Klik Document Type yang akandi postingo Klik Posting Documentb. Employee MovementEmployee rotation digunakan untuk melakukan perubahan job level karyawan(Promosi dan Demosi) dan rotasi (mutasi lokasi, jabatan, departemen).i. PromotionUntuk promosi di input oleh superior melalui HC Plus, dandilakukan sejalan dengan program People Development / TalentManagement ( PA / HAV).Untuk melakukan monitoring terhadap promosikaryawan, HC Rep dapat melakukan pengecekanmelalui HC Plus dengan cara :● Buka HC Plus dan login56E Book HC Ops – People Management
● Klik Personil, Employee Movement,Employee Movement ListPeople Development :Menu ini digunakan untuk monitoring prosespengembangan karyawan (IDP, TalentManagement, Acting, LDP dan Talent Pool)ii. DemotionUntuk proses demosi harus dilakukan berdasarkan approval daritim Industrial Relation. Setelah itu baru dilakukan penginputanDemosi.Caranya adalah:● Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu SUBMIT● MSS PERSONIL EMPLOYEE MOVEMENT EMPLOYEEMOVEMENT HC INPUT ADD● Masukkan NIP, lalu klik START● Klik EDIT, lalu masukkan data sesuai kebutuhan● Klik SUBMIT DESTINATION input REASON Saveiii. MutationMenu mutasi dilakukan ketika karyawan melakukan rotasi, baikjabatan, departemen maupun lokasi. Caranya adalah:● Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu SUBMIT● MSS PERSONIL EMPLOYEE MOVEMENT EMPLOYEEMOVEMENT HC INPUT ADD● Masukkan NIP, lalu klik START● Klik EDIT, lalu masukkan data sesuai kebutuhan● Klik SUBMIT DESTINATION input REASON Saveiv. EMS (Employee Movement System)Menu ini digunakan untuk melakukan monitor terhadap EMSyang telah di input, agar bisa melakukan follow up jikadiperlukan. Caranya adalah :● Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu SUBMIT● MSS PERSONIL EMPLOYEE MOVEMENT EMPLOYEEMOVEMENT LIST● Setting tanggal, lalu setting filter sesuai kebutuhan57E Book HC Ops – People Management
● Klik SEARCHv. Personnel Change NoticeMenu PCN digunakan untuk melakukan pengecekan terhadapEMS yang berstatus completed serta dapat juga digunakan untukmelakukan penginputan rotasi yang tidak dapat dilakukan melaluiEMS karena kondisi tertentu.● Input PCNMenu ini digunakan untuk input mutasi karyawan, yangterkendala ketika dilakukan input EMS. Kendala tersebutbiasanya terjadi karena beberapa case, seperti:o karyawan masih memiliki EMS yang statusnyabelum Completedo Periode rotasi kurang dari 3 bulan sejak rotasisebelumnyao Newcomer dengan masa kerja kurang dari 3 bulan Cara input PCN adalah sebagai berikut :1) Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan Password, laluklik Submit2) Masuk menu CORE PERSONNEL MANAGEMENT INDIVIDUAL CHANGES3) Klik tombol “NEW” lalu masukkan data sesuaikebutuhan, klik SAVE● Cek status PCNMenu ini digunakan untuk melakukan monitoring statusPCN, yaitu:o EMS berstatus completed yang telah terbentukPCNo PCN yang telah di inputo PCN perpanjangan kontrakCara melakukan pengecekan PCN adalah:1) Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP danPassword, lalu klik Submit2) Masuk menu CORE PERSONNELMANAGEMENT INDIVIDUAL CHANGES3) Setting filter sesuai kebutuhan pada kolom“Status”4) Klik REFRESH58E Book HC Ops – People Management
c. Performance Managementi. Performance Evaluation (PE)Prosedur ini berfungsi untuk melakukan pengecekan terhadapkaryawan yang akan selesai masa magang/kontrak.● Cara Pengecekan PEMenu ini digunakan untuk monitor status PE, sertamelakukan reminder kepada superior untuk melakukanpenilaian jika belum dilakukan.1) Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu SUBMIT2) MSS PERSONIL PERFORMANCE EVALUATION REVIEW PERFORMANCE EVALUATION3) Setting filter yang dibutuhkan, klik SEARCH4) Klik pada ID untuk melihat detail penilaian● Cara print PKWTJika PE telah di posting oleh superior dengan hasil kontrakdiperpanjang, maka tahap selanjutnya adalah melakukanprint PKWT, dengan cara:1) Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu SUBMIT2) MSS PERSONIL PCN PRINT AGREEMENT3) Setting filter yang diperlukan, klik SEARCH4) Klik checkbox di samping nama, lalu klik PRINTNote :- Untuk setiap PE Perpanjangan Kontrak (kecualiperpanjangan dari Magang ke kontrak), setelah PE dinilai(submit) oleh superior akan muncul PB UUCK. Caramemprosesnya adalah :- Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS dan Login- MSS > Payroll > Form UUCK > Form UUCK Print- Setelah ditandatangani dan di scan, uploadmenggunakan tools yang sama- Untuk PE yang tidak diperpanjang, maka di inputtermination, dan setelahnya akan muncul PB UUCK● Cara Cek List PE dan Gagal CreateMenu ini digunakan untuk mengecek List PE yang harussegera dinilai dan mengecek PE yang gagal create:59E Book HC Ops – People Management
1) Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP danPassword, lalu SUBMIT2) MSS PERSONNEL Performance Evaluation TodolistPerformance Evaluation3) Setting filter yang diperlukan, klik SEARCH4) Klik checkbox di samping nama, lalu klik PRINTii. Performance AppraisalProsedur ini digunakan untuk melakukan penilaian terhadapkinerja karyawan, yang akan berhubungan dengan prosespromosi karyawan. Dilakukan setahun sekali, yaitu pada awaltahun untuk penilaian selama 1 tahun ke belakang. Prosespenilaian didasarkan pada Quality Objective dan KeyPerformance Indicator untuk masing-masing jabatan.2.1.C. TERMINATIONMenu ini digunakan untuk melakukan penginputan bagi karyawan yang resign dan habismasa kontrak. Aplikasi People Pro yang digunakan untuk melakukan penginputan.a. Jenis-Jenis Terminationi. Volunteer TerminationTerminasi Volunteer adalah terminasi yang diajukan olehkaryawan yang bersangkutan melalui surat pengunduran diri.ii. NonVolunteer TerminationTerminasi non volunteer adalah terminasi yang dilakukan ataskeputusan perusahaan, karena kepentingan tertentu.b. Cara Input Terminationi. Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan Password, lalu klikSubmitii. Masuk menu CORE TERMINATION REGULAR TERMINATIONiii. Klik tombol NEW EMPLOYEE (Input NIP Karyawan yang akandetermination)iv. Klik Applied Date (Masukkan tanggal Karyawan tersebutmemasukkan Surat Resign)v. Klik Last Working Date (Masukkan tanggal hari karyawan tersebutbekerja)vi. Klik Internal Reason dan pilih sesuai kebutuhanvii. Mengisi Description jika dibutuhkan60E Book HC Ops – People Management
viii. Klik Attach>> Add>> Upload Surat Resign yang sudah di ttd olehStore Managerix. Klik SaveNote Terkait Penginputan Termination :1. Khusus untuk Chatime Part Time yang resign diatas tanggal 15,maka termination di input dengan effective date tanggal 1 bulanberikutnya, agar gaji tanggal 16 s.d hari terakhir masuk masih bisadibayarkan pada periode cut off bulan berikutnya.2. Khusus untuk pemilihan Termination Reason pada People Pro bagikaryawan Part Time / Pegawai Sementara / DW / Internship, makaberikut adalah petunjuk pengisian Termination Reason :✔ Berakhir PKWT & tidak diperpanjang : Berakhir PKWT✔ Berakhir PKWT & diperpanjang menjadi Full Time (masihdalam BU yang sama) : Berakhir PKWT - Peralihan ke FullTime✔ Berakhir PKWT & diperpanjang menjadi Full Time (tidakdalam BU yang sama selain ELITE) : Pengalihan DalamGroup✔ Berakhir PKWT & diperpanjang menjadi Full Time ke ELITE:Peralihan ke Elitec. Exit InterviewMenu Exit interview digunakan untuk mengisi jadwal interview karyawanyang akan resign setelah diisi oleh karyawan tersebut. Cara input ExitInterview:i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submitii. Masuk menu MSS TERMINATION EXIT INTERVIEW LIST EXITINTERVIEWiii. Setting tanggal sesuai kebutuhan SEARCHiv. Klik Transaksi ID (TXNID) yang berstatus WAITING INTERVIEW INTERVIEW DATEv. Isi LOCATION SARAN PERBAIKAN HASIL INTERVIEW KLIKFINAL CONCLUSION SUBMITd. Exit ClearanceMenu Exit Clearance digunakan untuk mengecek serah terima yang sudahdilakukan oleh karyawan yang akan resign setelah diisi oleh karyawan tsbdan mengecek asset detail yang belum terproses dan terbagi atas 2 yaituExit Clearance Approval dan Exit Clearance Admin. Cara input dan verifikasiExit Clearance Approval:61E Book HC Ops – People Management
i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submitii. Masuk menu MSS TERMINATION EXIT CLEARANCE EXITCLEARANCE APPROVALiii. Setting tanggal sesuai kebutuhan STTS UNCLEAR SEARCHiv. Klik Transaksi TXNID yang berstatus INPROGRESSv. Cek Asset Detail yang belum berstatus Clear - Pastikan semua Boxsudah tercentang Clearvi. Klik Submit Cara input dan verifikasi Exit Clearance Admin:i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submitii. Masuk menu MSS TERMINATION EXIT CLEARANCE EXITCLEARANCE ADMINiii. Setting tanggal sesuai kebutuhaniv. Klik Status INPROGRESS SEARCHv. Klik Transaksi TXNID PASTIKAN SEMUA BOX SUDAH DONE ATAUBERWARNA HIJAU JIKA ADA YANG BELUM CLEAR KLIK PICUNTUK MEMUNCULKAN DETAIL PIC YANG BELUMMENYELESAIKAN.vi. Klik Employee Clearance Pastikan kolom Serah TerimaPekerjaan sudah diisi Klik Done Catatan Revisi Wajib diisi Masukkan Tanggal Lahir Karyawan Resign dengan formatyyyy/mm/dd Klik Save Revvii. Akan Muncul Keterangan Print PKR Cetak PKRviii. Info Ke Superior untuk Approve Termination Karyawan Resign diHC Plusix. Setelah di Approve oleh superior Masuk lagi ke menu HC Plus Termination Exit Clearance Admin Setting Tanggal SesuaiKebutuhanx. Klik Transaksi TXN ID yang sudah di approve oleh Superior >> KlikEmployee Clearance Klik Closing Setting Format SuratPaklaring sesuai kebutuhan (Dengan Terima Kasih atau Tidakdengan Terima Kasih)e. Print PaklaringMenu HC Plus adalah menu yang akan digunakan untuk mencetakPaklaring. Cara Mencetak Paklaring:i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submitii. Masuk menu MSS TERMINATION PRINT REFERENCE LETTERBATCH 62E Book HC Ops – People Management
iii. Filter sesuai BU Setting tanggal sesuai kebutuhan Filter SesuaiNIP/Nama SEARCHiv. Klik Check Box disamping Emp ID Klik Print Reference Letter2.1.D Compensation & Benefita. Payroll AdministrationProsedur ini digunakan untuk memastikan administrasi karyawan yangberhubungan dengan payroll telah dilakukan secara benar dan terkini.i. Berkas New Commer:HC wajib melakukan upload dan posting berkas Newcomer di EDMSmaksimal pada tanggal joint karyawan.● Berkas New Comer s/d level 2 harap di Upload & diposting diEDMS dan tidak perlu di email● Dokumen yang wajib ada dan diupload antara lain:o Surat Perjanjian Kerja/PKWTo KTP & KKo NPWP + Screenshot Cek Validasi NPWPo Buku Rekening BCAo Ijazah & Transkrip Nilaio Paklaring (NonFresh Graduate)o Ijazah keterampilan khusus (Khusus untuk jabatantertentu di Elite)ii. Harap pastikan bahwa: joint date, periode kontrak, nama jabatan di SPK,lokasi, company & nilai/komposisi gaji sudah benar dan sesuai dengansystem people pro.● Jika ada data yang salah dan perlu dilakukan PCN Koreksi oleh HCPersonel maka harap memperhatikan tgl cut off yang ditetapkanoleh HC Personel. Cara Upload Berkas di system HC Plus:o Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password,lalu klik Submito Klik MSS Personil Employee DocumentManagement System Employee DocumentManagement System Upload Upload Attachmento Klik Continue Upload Pilih file yang akan diupload (pastikan nama file sesuai dengan formatberkas yang akan diupload)o Klik Submit63E Book HC Ops – People Management
(Batas waktu upload dan posting di EDMS maksimaldi tanggal join karyawan - Jika lewat maka akan diproses di periode berikutnya)b. Perubahan Data dan TunjanganProsedur ini dilakukan apabila terdapat perubahan pada Employee Data, danharus dilakukan pada periode cut off yang berjalani. PCNMemastikan bahwa PCN rotasi karyawan telah di posting tepatwaktu. Cara Mengecek melalui Aplikasi People Pro:● Masuk ke Aplikasi People Pro si NIP dan Password, laluklik Submit● Klik Core Personnel Management Individual Changes Status Posted (Jika belum status posted wajib Follow Upsesuai Approval tracking yang terlampir)ii. Laporan Perubahan TunjanganApabila ada case tertentu yang mengakibatkan adanya pengajuanform perubahan tunjangan secara manual, maka berkas harusdikirim ke pic payroll maks tanggal 15 setiap bulannya.iii. Perubahan NPWPMemastikan bahwa karyawan yang melakukan perubahan NPWPtelah di input di system dan dilaporkan kepada payroll melaluiemail dengan melampirkan scan NPWP baru.iv. Perubahan Bank AccountMemastikan bahwa karyawan yang melakukan perubahan nomorrekening BCA telah di dilaporkan kepada payroll melalui emaildengan melampirkan scan nomor rekening baru disertai alasanpenggantian rekening.c. Akurasi DataProsedur ini dilakukan untuk melakukan update data terhadap ke-akurasianEmployee Data. Jadwal Akurasi data dapat dilihat sesuai email Cut Off yang dikirimoleh Payroll. Cara melakukan pengkinian data adalah sebagai berikut:i. Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS Input NIP dan Password,lalu SUBMITii. Masuk ke menu MSS PERSONIL AKURASI DATA AKURASIDATA HRDiii. Filter sesuai BU dan Lokasiiv. Pastikan periode Akurasi Data sudah sesuai64E Book HC Ops – People Management
v. Klik Viewvi. Pastikan data karyawan sudah benar dan karyawan masih aktifvii. Lalu isi / centang checkbox sesuai kondisi,viii. Isi kolom DESCRIPTIONix. Klik Submitd. To Do List PayrollMenu ini digunakan untuk melakukan penarikan data terhadap checklist prosespayroll dan checklist overtime yang masih perlu dilakukanpengecekan/penginputan ulang. Cara melakukan pengecekan to do list payroll:i. Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik Submitii. Klik MSS Payroll To Do List Payroll iii. Setting filter sesuai kebutuhaniv. Klik Viewe. Payroll ManagementProsedur ini dilakukan untuk penginputan tunjangan variabel serta lembur bagikaryawan yang berhak.i. Payroll Cut Off List/Laporan Cut OffLaporan Cut Off di input oleh HC Rep di HC Plus, dan di approve oleh HCArea sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan oleh Payroll. Yangdiinput pada Laporan Cut Off adalah sebagai berikut :● Exc Gaji CashUntuk karyawan yang akan dikeluarkan dari list gaji cash disystem. Cara Menginput Exc Gaji Cash di system HC Plus:● Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klikSubmit● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting SesuaiBU/Company● Setting TXN Type Exc Gajicash add new Input Nip yangakan di Exc Gaji Cash Isi Alasan exc gaji cash● Klik Saveii. Gaji CashUntuk karyawan yang perlu dilakukan gaji cash karena kepentingantertentu, seperti resign dan belum sertim, atau akan resign dan memilikipinjaman belum lunas di Kopkari/Dana Kini, atau karyawan yangmenghilang tanpa kabar selama beberapa hari. Cara Menginput Gaji Cashdi System HC Plus:● Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klikSubmit65E Book HC Ops – People Management
● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting SesuaiBU/Company● Setting TXN Type Gajicash add new Input Nip yangakan di Gaji Cash Isi Alasan gaji cash● Klik Saveiii. Gaji di TransferUntuk melakukan transfer gaji karyawan yang sebelumnya telahdidaftarkan pada Gaji Cash. Dilakukan setelah HC Rep memastikan bahwakaryawan yang bersangkutan telah menyelesaikan administrasi dan telahmelakukan serah terima barang inventaris perusahaan (khusus bagikaryawan yang resign). Cara Menginput Gaji Di Transfer di System HC Plus:● Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klikSubmit● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting SesuaiBU/Company● Setting TXN Type Gaji di Transfer add new Input Nipyang akan di Gaji Transfer Input No Rekening Karyawan Isi Alasan Gaji diTransfer● Klik Saveiv. GP NolUntuk karyawan yang resign mendadak, dan tidak masuk sama sekali sejakawal bulan berjalan, sehingga tidak berhak mendapatkan gaji pada bulantersebut. Cara Menginput GP Nol di System HC Plus:● Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, lalu klikSubmit● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting SesuaiBU/Company● Setting TXN Type GP Nol add new Input Nip yang akandi GP Nol Isi alasan GP Nol Isi Tanggal resign● Klik Savev. Karyawan PerbantuanDiberikan kepada karyawan new store yang belum buka sehinggamelakukan OJT di store lain (sampai dengan level 2B). Dibuktikan denganlokasi absensi karyawan yang bersangkutan.Cara melakukan inputan Tunjangan Karyawan Perbantuan:● Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klikSubmit● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting transactiontype “Karyawan Perbantuan”66E Book HC Ops – People Management
● Klik ADD● Input Employee ID Start● Isi kolom Store Asal, Store Pembantuan dan Alasan● Isi kolom jumlah hari● Klik Savevi. Karyawan Resign Kena DendaUntuk karyawan yang resign namun masih dalam masa Ikatan Dinassehingga harus membayar denda / Penalti. Proses ini harus dilaporkanterlebih dahulu ke IR, dan dilakukan berdasarkan arahan dari pihak IR.mCara melakukan inputan Tunjangan Karyawan Perbantuan:● Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klikSubmit● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting transactiontype “KaryResignKenaDenda”● Klik ADDNEW● Input Employee ID Start● Isi kolom Tujuan dan Alasan● Isi Tanggal Resign, Tanggal Berangkat, Tanggal Pulang● Isi kolom Lama Ikatan (Dinas)● Isi kolom Jumlah denda● Klik Savevii. Potongan GajiDilakukan sebagai denda atas kehilangan Name Tag Karyawan. Caramelakukan inputan Potongan Gaji :● Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, lalu klikSubmit● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting transactiontype “Pot Gaji”● Klik ADDNEWInput Employee ID >> Start● Isi kolom Alasan● Klik Saveviii. RejoinMenu ini digunakan untuk melakukan migrasi NPWP dan Kopkari bagikaryawan yang mengalami perubahan (dari Part Timer ke Full Time ataudari BU / DC ke ELITE) agar PPh 21 dan pinjaman Kopkari dapat berlanjut.Cara melakukannya adalah sebagai berikut:- Pada saat Posting HIRING67E Book HC Ops – People Management
Rejoin dilakukan pada saat mengisi menu Hiring NIP baru di PeoplePro, dengan memasukkan NIP lama di menu other atribut.- Melalui HC Plus Menu RejoinMenu ini digunakan apabila terlupa input NIP lama pada saatmelakukan Hiring NIP Baru. Caranya adalah● Masuk ke aplikasi HCPLUS Input NIP dan Password, laluSUBMIT● Masuk ke menu MSS PAYROLL PAYROLL CUTOFF Payroll Cutoff List● Pilih Rejoin lalu Klik Add New● Emp Data masukkan NIP baru karyawan lalu Klik Stars (ceknama s.d. NPWP)● Emp Data NIP Sebelumnya masukkan NIP lama lalu KlikStars (cek nama s.d. NPWP)● Tuliskan di Kolom Alasan (contoh : Peralihan Elite dst.)● Klik Saveix. Unpaid LeaveDilakukan untuk karyawan yang cuti tanpa dibayar, dilaporkan selamaperiode karyawan tersebut cuti (misal cuti melahirkan bagi karyawandengan masa kerja kurang dari 2 tahun ataupun jarak cuti melahirkanpertama dengan berikutnya kurang dari 2 tahun).Cara Menginput Unpaid Leave di System HC Plus:● Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, lalu klikSubmit● Klik MSS Payroll Payroll Cut Off Setting SesuaiBU/Company● TXN ID Unpaid Leave add new Input Nip yang akan diUnpaid Leave Isi alasan unpaid leave● Isi tanggal Mulai Unpaid Leave Isi Tanggal Selesai UnpaidLeave (Selama karyawan masih unpaid leave maka selamaperiode cut off wajib di input)● Klik Savex. Activity AllowanceMenu ini digunakan untuk melakukan penginputan tunjangan variabel bagikaryawan yang berhak. Cara Melakukan input Activity Allowance di SystemPeople Pro:● Masuk ke Aplikasi People Pro di NIP dan Password, laluklik Submit68E Book HC Ops – People Management
● Masuk ke core Payroll Management Activity Allowance● Klik New Add Activity Date Wajib di input tanggal 1bulan berjalan Activity Code ( pilih sesuai activity yangakan diinput) Isi Nip Karyawan Isi Qty Isi Description Klik Savexi. OvertimeMenu ini digunakan untuk melakukan penginputan lembur bagi karyawanyang berhak. Harap pastikan semua Overtime Order yang diinput absennyalengkap dan shiftnya benar. Cara Menginput Overtime melalui systemPeople Pro:● Masuk ke Aplikasi People Pro di NIP dan Password, laluklik Submit● Masuk ke core Time Management Overtime orderentry OF Type Isi Description Overtime● OT Hour Recognition Pilih Sesuai DC/Store Cost centerambil sesuai BU Karyawan tersebut● OT Date Klik Add Isi tanggal OT Klik Save● Klik Add Isi Nip Karyawan yang OT● Klik Savexii. Fasilitas Penempatan● Reimburse KostKhusus untuk karyawan yang mendapatkan fasilitas kosttanpa fasilitas penempatan (misal untuk karyawanperbantuan sementara). Cara melakukan inputanReimburse Kost:- Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, laluklik Submit- Klik MSS ? Payroll ? Payroll Cut Off ? Settingtransaction type “ReimburseKosti”- Klik ADDNEW- Input Employee ID ? Start- Isi kolom Last Klaim dan Notes- Isi tanggal kost mulai dan tanggal kost berakhir- Isi periode kost ke- Isi jumlah biaya kost- Klik Save● Kontrak rumah69E Book HC Ops – People Management
● Benefit Pulang kota asalMemastikan bahwa karyawan yang mendapatkan fasilitaspenempatan telah melakukan penginputan dan di approvemaksimal pada tanggal 15 bulan berjalan agar dapatdiproses pada periode cut off bulan berjalan. CaraMengecek dan approve inputan Flexi Benefit dan Kost disystem HC Plus:- Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, laluklik Submit- Klik MSS ? Personil → Penempatan → ApproveFasilitas Penempatan → Setting tanggal sesuaiperiode → Request Status → Need Approve- Klik Fasilitas ID → Cek Kwitansi yang diupload(Pastikan kwitansi yang diupload sudah sesuaifasilitas yang diajukan)- Klik Approve● Sewa motor● Biaya Relokasi● Biaya perpindahan sekolah anak● Perbantuan perabotxiii. Santunan Sukacita dan Dukacita KaryawanSantunan Suka dan Duka merupakan bentuk kasih dan simpati perusahaanatas peristiwa sukacita maupun dukacita yang dialami oleh karyawan dankeluarganya berdasarkan pada ketentuan kebijakan santunan Sukacita danDukacita karyawan. Pengajuan Uang Suka dan Duka diajukan serta diinputoleh karyawan melalui aplikasi HC Plus. Santunan Duka dan Suka berlakubagi seluruh Karyawan Kawan Lama kecuali bagi karyawan dengan statuskekaryawanan Part Time, Pegawai Sementara, Konsinyasi, Internship,Magang, Non Karyawan, Principal, dan Pekerja Harian (Daily Worker).Ketentuan:a. Santunan Duka✔ Santunan duka diberikan kepada karyawan yang mengalamikedukaan akibat salah satu keluarga meninggal dunia.✔ Masa kerja karyawan minimal 1 (satu) tahun sejak bergabung diKawan Lama Group.✔ Anggota keluarga inti karyawan yang masuk dalam ketentuan iniadalah:o Istri/suami yang sah dan terdaftar di HC System.70E Book HC Ops – People Management
o Ayah/Ibu Kandung dari karyawan dan terdaftar dai HCSystem.o Semua anak-anak yang sah dan terdaftar di HC System.✔ Apabila ada lebih dari 1 karyawan yang berhubungan denganpihak yang meninggal, maka pemberian santunan akandibayarkan mengikuti guidance sebagai berikut:o Apabila yang meninggal adalah anak pasangan karyawanyang bekerja di Kawan Lama Group: santunan akandibayarkan ke Suami sebagai kepala keluarga.o Apabila yang meninggal adalah orang tua dari lebih darisatu karyawan Kawan Lama Group karena memiliki anggotakeluarga inti lain yang bekerja di Kawan Lama Group, makaanggota keluarga inti tertua yang terdaftar di Kawan LamaGroup yang akan dibayarkan.✔ Apabila karyawan yang meninggal dunia maka hanya diberikankarangan bunga.✔ Mekanisme pengajuan santunan dukao Karyawan melakukan klaim uang duka melalui HC Pluspaling lambat 30 hari sejak tanggal kematian. Klaimsantunan duka yang dilakukan setelah 30 hari sejak tanggalkematian tidak dapat diproses.o Pastikan anggota keluarga ini yang meninggal sudahterdaftar sebelumnya di HCPlus dan memiliki nama yangsama seperti pada Kartu Keluarga dan Surat Kematian.o Karyawan harus menyiapkan dan mengunggah dokumenpendukung ke HCPlus seperti: Kartu Keluarga, KTP Keluargayang meninggal/Surat Lahir (apabila belum memiliki KTP),KTP karyawan, Surat Kematian keluarga yang meninggal.o Sebagai bagian dari verifikasi:o Setelah pengajuan disetujui oleh HC Plus/HCRepresentative, status anggota keluarga akan berubah darimenjadi wafat/deceased.o Pengajuan yang telah disetujui akan masuk ke tim Payrolluntuk diproses pembayaran bersama dengan pembayarangaji di bulan berikutnya.b. Santuann Suka✔ Santunan Suka diberikan kepada karyawan sebagai tanda kasih perusahaan untuk pernikahan karyawan yang pertama.71E Book HC Ops – People Management
Karyawan dengan status sudah pernah menikah sebelumnyatidak menerima santunan suka.✔ Masa kerja karyawan minimal 1 (satu) tahun sejak bergabung diKawan Lama Group.✔ Santunan Suka Dapat diklaim karyawan maksimal 30 harikalender dari sejak tanggal pernikahan.✔ Santunan suka berupa uang diberikan kepada karyawan denganGroup Posisi A-D.✔ Apabila pernikahan terjadi antara sesama karyawan Kawan LamaGroup:o Klaim cukup dilakukan oleh salah satu karyawan saja. Karyawan yang melakukan klaim harus menginformasikan NIK karyawan pasangannya sehingga secara otomatissantunan berupa uang akan ditransfer ke masing-masing karyawan dan nilai santunan akan mengikuti Group Posisi Masing-masing karyawan.o Karyawan dengan Group Posisi E/F tidak eligible untuk santunan suka berupa uang, sedangkan pasangan dari karyawan Group Posisi E/F tetap memperoleh uang suka sesuai dengan Group Posisi-nya.o Pasangan karyawan yang telah diklaim uang suka oleh pasangannya tidak bisa lagi melakukan klaim di dalamsistem.✔ Mekanisme Pengajuan Santunan Suka untuk karyawan denganGroup Posisi A-D:o Karyawan melakukan klaim santunan suka melalui HCPlus maksimal 30 hari sejak tanggal pernikahan. Klaimsantunan suka yang dilakukan setelah 30 hari sejak tanggalpernikahan tidak dapat diproses.o Karyawan yang melakukan pernikahan menyiapkan dan mengunggah dokumen pendukung secara lengkap ke dalam HCPlus seperti dokumen Surat Nikah / Catatan Sipil, KTP karyawan, KTP pasangan.Kesalahan / ketidaklengkapan dokumen dapat menyebabkan ditolaknya pengajuan.Note: Khusus wilayah Bali dapat mengajukan surat keterangan kawin/nikah dari Kepala Desa atau Perbekel(setara Lurah).72E Book HC Ops – People Management
o Apabila karyawan menikah dengan sesama karyawan Kawan Lama Group, maka karyawan harus menginputnomor ID pasangan di HCPlus, sehingga secara sistem akanmenghubungkan status pernikahan kedua karyawan dan sistem akan mengambil entitlement uang suka sesuaiGroup Posisi masing-masing karyawan dengan statuspernikahan belum menikah.✔ Pengajuan akan diverifikasi:o Untuk HO, atasan langsung akan melakukan approvaluntuk memastikan bahwa pernikahan pertama karyawanmerupakan pernikahan yang sah. Kemudian,HC persoakan melakukan verifikasi dokumen yang diunggah olehkaryawan.o Untuk Non HO, HC Representative akan melakukan approval untuk memastikan bahwa pernikahan pertamakaryawan merupakan pernikahan yang sah, dan melakukanverifikasi dokumen yang diunggah oleh karyawan.Pengajuan yang dibiarkan tidak di-approve/ di-rejectdalam 7 hari akan eskalasi ke super superiormasing-masing. Setelah pengajuan disetujui oleh HC Perso/HC Rep, status pernikahan karyawan akanberubah dari tidak kawin menjadi kawin di dalam sistem.✔ Pengajuan yang telah disetujui akan masuk ke tim Payroll untuk diproses pembayaran bersamaan dengan pembayarangaji di bulan berikutnyaNOTE:Mekanisme approval permohonan Santunan Suka / Duka oleh HC:✔ Masuk ke aplikasi HCPLUS → Input NIP dan Password, laluSUBMIT✔ Masuk ke menu MSS → PAYROLL → UANG SUKA DUKA →APPROVE UANG SUKA DUKA BY EMPLOYEE✔ Atur filter sesuai kebutuhan, klik tombol SEARCH✔ Lakukan pengecekan data, dan apabila telah sesuai, kliktombol SUBMIT / SAVEMekanisme monitoring status permohonan Santunan Suka / Duka:✔ Masuk ke aplikasi HCPLUS → Input NIP dan Password, laluSUBMIT✔ Masuk ke menu MSS → PAYROLL → UANG SUKA DUKA →MONITORING UANG SUKA DUKA BY EMPLOYEE73E Book HC Ops – People Management
✔ Atur filter sesuai kebutuhan, klik tombol SEARCHc. Karangan Bunga✔ Karangan Bunga SukaKarangan Bunga diberikan kepada Karyawan dengan Group Posisi E-F yang menikah sebagai bentuk Santunan Suka.✔ Karangan Bunga Dukao Karangan Bunga duka untuk karyawan yang meninggaldunia, diberikan untuk semua Group Posisi sesuai denganketentuan.o Karangan Bunga duka untuk keluarga karyawan yang meninggal dunia, diberikan dengan kepada karyawandengan group posisi sebagai berikut :Lokasi Group Posisi / PosisiHO Min. Group Posisi CStore /CabangMin. Posisi Store Manager / BranchManagerDC Min. Posisi ManagerNote :● Karangan Bunga yang bisa di klaim ke perusahaan hanya 1 karangan, dengan pengaturan sebagai berikut :Nama PengirimKarangan BungaPIC Pemesanan PIC ApprovalKawan Lama Group ER / HC Rep ER● Budget Karangan Bunga adalah sebagai berikut :HO / DC / Corporate Store / CabangMaksimumBesaran BudgetKarangan BungaGroup Posisi A-C Staff – SM / BM Rp.750.000,-Group Posisi D AM Rp.1.000.000,-Group Posisi E RM Rp.1.500.000,-74E Book HC Ops – People Management
Group Posisi F - Rp.2.000.000,-● Permohonan approval budget dikirimkan melalui email oleh HCRepresentative ke Employee Relations (ER) denganmencantumkan :- Nama Vendor- Contoh Desain- Harga + Ongkos Kirim● Karangan Bunga yang perlu dikirim ke kota yang berbedadilakukan dengan koordinasi dengan HC Representative kotatujuand. Dengan pertimbangan tertentu, santunan kedukaan dan bantuan pernikahan karyawan diluar dari ketentuan yang sudah diatur diatasdapat diberikan dengan persetujuan dari Presiden Direkturxiv. Pengajuan Uang Suka dan DukaProsedur ini digunakan untuk melakukan input permohonan sumbanganbagi karyawan yang mengalami kedukaan maupun pernikahan✔ Uang Duka:Diberikan kepada karyawan yang mengalami kedukaan (keluargameninggal). Proses pemberian uang duka wajib di input maksimal1 bulan dari tanggal kejadian.● Masuk ke aplikasi HCPLUS Input NIP dan Password, laluSUBMIT● Masuk ke menu MSS PAYROLL UANG DUKA ADD NEW● Input NIP Karyawan klik Start● Family Relation klik Get Fam Data (pilih nama almarhum)● Death date (pilih tanggal kematian)● Isi Note (ex. Contoh Dokumen Lengkap)● Doc Sequence (ex. Total dokumen lampiran)● Upload Information:o Upload KTP Karyawan klik uploado Upload KTP Anggota Keluarga/Surat Lahir Anak klik uploado Upload Kartu Keluarga klik uploado Upload Surat Kematian klik upload● (Format file, PDF, jpg, jpeg, png dan maks size 500 kb / file)● Klik Save75E Book HC Ops – People Management
✔ Uang Suka:Diberikan kepada karyawan yang menikah untuk pertama kalinya.Proses pemberian uang suka wajib di input maksimal 1 bulan daritanggal kejadian.● Masuk ke aplikasi HCPLUS Input NIP dan Password, laluSUBMIT● Masuk ke menu MSS PAYROLL UANG SUKA ADD NEW● Input NIP Karyawan klik Start● Marriage date (pilih tanggal pernikahan)● Spouse EmpID (jika pasangan adalah karyawan aktif atauGet Spouse Data (pilih nama pasangan)● Spouse name (input nama pasangan)● Isi Note (ex. Contoh Dokumen Lengkap)● Doc Sequence (ex. Total dokumen lampiran)● Upload Information:● Upload KTP Karyawan klik uploado Upload KTP Pasangan klik uploado Upload Surat Nikah klik uploado Upload Undangan klik uploado (Format file, PDF, jpg, jpeg, png dan maks size500KB/ file)● Klik Savexv. Insurance ClaimProsedur ini dilakukan untuk penginputan klaim medical bagi karyawanyang terdaftar Asuransi Eksternal. Insurance Claim dilakukan melaluiaplikasi Andika. Namun pada situasi tertentu yang membutuhkan bantuanHC Rep untuk melakukan klaim, maka cara melakukannya adalah sebagaiberikut :● Masuk ke aplikasi HCPLUS Input NIP dan Password, laluSUBMIT● Masuk ke menu MSS OTHER TANDA TERIMA ASURANSIINS 2022 INSURANCE CLAIM INS 2022● Klik Add New● Input NIP karyawan dan klik start● Pilih receipt date sesuai tanggal kwitansi● Pilih type klaim Rawat Jalan / Rawat Inap● Masukan nominal sesuai kwitansi● Masukan jumlah dokumen yg akan dikirim76E Book HC Ops – People Management
● Klik save● Masuk kembali ke menu INSURANCE BUNDLE INS 2022● Klik Add New● Filter sesuai BU dan Lokasi lalu klik View● Centang bundling lalu save● Kemudian klik Release lalu Download● Print Bundle sebagai lampiran pengiriman dokumen keAsuransiKhusus Klaim Santunan Kacamata,Melahirkan,Keguguran karyawan jugamenginput melalui HCPlus masing - masing sebagai berikut :● Masuk ke aplikasi HCPLUS Input NIP dan Password, laluSUBMIT● Masuk ke menu ESS PAYROLL INSURANCE CLAIMDOCUMENT● Klik Add● Pilih tanggal kwitansi dan klik get data● Kemudian pilih Rawat Inap/Rawat jalan, klik Continue● Pilih tipe klaim baru/susulan● Isi jumlah dokumen yang akan diserahkan● Upload lampiran (semua berkas menjadi 1 file PDF)● Isi keterangan claim● Klik submit dan email● Semua berkas diberikan ke HC Rep● HC Rep menginput semua berkas di Tanda Terimakemudian BundleKirim Bundle dan claim ke PIC AsuransiBapak Apri / AndikaJl. Layur No. 21 Rawamangun, Jakarta Timur 13220 (021-29385177)77E Book HC Ops – People Management
2.2 EMPLOYEE CARE2.2.A Penanganan Covid 19• Positif Internal (Terpapar Di Lokasi Kerja)• POSITIF INTERNAL Karyawan ISOMAN selama 14 Hari Hari ke 15 SwabPCR• Hasil Swab PCR Negatif tanpa gejala Kembali bekerja H+3 dari Swab PCRterakhir• Hasil Swab PCR Negatif dengan gejala Kembali bekerja H+5 dari Swab PCRterakhir• Hasil Swab PCR Positif Karyawan ISOMAN selama 14 Hari Hari ke 15 SwabPCR Hasil swab PCR masih Positif Karyawan ISOMAN selama 14 Hari danseterusnya sampai dinyatakan negative.• POSITIF External (Terpapar di luar Lokasi kerja/perjalanan ke Luar Kota Non Dinas(Pribadi)• POSITIF External Karyawan ISOMAN selama 14 Hari Hari ke 15 Swab PCR78E Book HC Ops – People Management
• Hasil Swab PCR Negatif tanpa gejala Kembali bekerja H+3 dari Swab PCRterakhir• Hasil Swab PCR Negatif dengan gejala Kembali bekerja H+5 dari Swab PCRterakhir• Hasil Swab PCR Positif Karyawan ISOMAN selama 14 Hari Hari ke 15 SwabPCR Hasil swab PCR masih Positif Karyawan ISOMAN selama 14 Hari danseterusnya sampai dinyatakan negative.• Proses Penginputan di Sistem untuk Karyawan yang Terpapar Covid 19• Alur penginputan karyawan yang terpapar covid 19 melalui system HCPlus:Masuk ke System HC Plus (https://hcplus.klgsys.com) Input NIP danPassword klik Login MSS Personil History Penyintas Covid Klik Add KlikAdd Masukan NIP Karyawan Search Muncul nama karyawan klik centang Submit Input Infected Date, Isolation Location, dan Kronologis Submit.• Apabila karyawan sudah dinyatakan Negatif secara swab PCR maka harusdilakukan update di HC Plus:Masuk ke System HC Plus (https://hcplus.klgsys.com) Input NIP danPassword klik Login MSS Personil History Penyintas Covid - Pilih salahsatu Txn Id karyawan yang akan di update statusnya isi Negative Date/PassAway Date (apabila meninggal dunia), update kronologis Submit2.2.B Penanganan Bencana AlamApabila terjadi force major (Banjir, Kebakaran dan gempa bumi), HC Rep dapatmemproses pengajuan dengan langkah sebagai berikut :• HC Rep mengirimkan data via EMAIL ([email protected])ke tim ER (mencantumkan data diri karyawan berupa Nama Lengkap, NIP, Jabatan,Lokasi Toko & Foto-foto kejadian).• Situasi Urgent, HC Rep koordinasi dengan HC Area & SM Store untuk pemakaianuang Petty Cash Store terlebih dahulu guna untuk membeli kebutuhan yangdiperlukan oleh korban baik berupa makanan atau uang tunai sesuai kebutuhan dilapangan dan hasil nya di dokumentasi untuk di Klaim ke tim ER.2.2.C Penanganan Karyawan SakitApabila karyawan sakit lebih dari 1 (satu) bulan, maka HC Rep harus menginformasikanvia email ke HC Area dengan mengirimkan data lengkap karyawan yang bersangkutandan menginformasikan penyakit/gejala penyakit yang diderita oleh karyawan tersebutdimulai dari awal timbul gejala sampai data yang terupdate.79E Book HC Ops – People Management
2.2.D Penanggulangan Kecelakaan Kerja• TujuanProsedur ini bertujuan untuk memastikan proses penanganan kecelakaan kerjadilakukan oleh PIC terkait sesuai dengan ketentuan yang berlaku.• Ruang LingkupProses ini berlaku di semua site dimulai dari diterimanya informasi kecelakaankerja, penanganan terhadap kecelakaan hingga pencairan dana Jamsostek untukKaryawan. Prosedur ini berlaku di seluruh Group Kawan Lama, diantaranya:• PT. Ace Hardware Indonesia, Tbk.• PT. Home Center Indonesia• PT. Kawan Lama Sejahtera• PT. Krisbow Indonesia80E Book HC Ops – People Management
81E Book HC Ops – People Management
82E Book HC Ops – People Management
83E Book HC Ops – People Management
84E Book HC Ops – People Management
85E Book HC Ops – People Management
Catatan• Note 1• PIC yang menerima informasi untuk di Non HO : Store OperationManager / DC Manager /Branch Manager /PIC yang ditunjuk dandi HO adalah ER.• Informasi dapat diterima dari Rekan Kerja/Karyawan yangmengalami kecelakaan/pihak keluarga/pihak luar yang menjadisaksi kecelakaan• Note 2• CRM mengambil tindakan berkoordinasi dengan pihak Operation(Deputy Head of Store/Head of Operation/Head of DC)berdasarkan informasi dan bukti -bukti yang didapat terkaitdengan kronologis dan tindakan yang harus diambil sampai kasusselesai.• Khusus untuk Kawan Lama Industrial, penanganan terhadapCustomer dilakukan oleh Branch Manager.• Note 3Kelengkapan data yang diperlukan antara lain adalah Nama Karyawan, NIP,tempat, lokasi tanggal & jam kejadian, uraian kejadian kecelakaan,penyebab kecelakaan, nama & lokasi Rumah Sakit / Klinik Dan penyakityang timbul karena kecelakaan.• Note 4Informasi perihal kejadian tersebut diinformasikan maksimal 1x24 jamkepada keluarga/kerabat korban dan pihak - pihak terkait yaitu:Karyawan HO: Departemen LP (terkait proses investigasi),Departemen Payroll (terkait pelaporan BPJSKetenagakerjaan) dan Personnel Admin(terkait absensiKaryawan NonHO: LP HO (terkait follow up proses investigasi)dan Departemen Payroll (terkait pelaporanBPJS Ketenagakerjaan). Untuk hal terkaitabsensi dilakukan oleh HC Rep• Note 5Minimal dokumen pendukung yang diperlukan yaitu:• Fotocopy KTP• Fotocopy Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan• Surat Keterangan Saksi/Keterangan Kepolisian• Resume/Diagnosa Dokter di Klinik/Rumah Sakit86E Book HC Ops – People Management
• Surat Tugas/Form Izin Keluar Store (Apabila kejadian di luarlingkungan kerja & di Jam Kerja.• Berita Acara Kejadian• Absensi• Kwitansi• Form 3B Jamsostek• Note 6Copy kwitansi terkait dengan pengeluaran dana urgent akan diserahkan kepihak Corporate Treasury & Payroll untuk dipertanggungjawabkan.• Note 7Dokumen yang dibuat dan dikumpulkan terkait hasil investigasi adalahsebagai berikut:• Berita Acara Kejadian• Foto lokasi, foto kondisi korban dan penyebab kejadian• Resume/diagnosa dokter dari rumah sakit/klinik (jika sudah adapenanganan medis)• Surat pernyataan saksi/pelak• Backup hasil rekaman CCTV (jika ada)• Note 8Pihak terkait adalah:• HC Rep/Dept. ER• Atasan Site terkait• CRM (Khusus Retail, untuk kecelakaan yang melibatkan customer)• Dept. IR (Jika terkait dengan proses hukum, khusus karyawan)•• PIC: Person in Charge• DC: Distribution Center• TKP: Tempat Kejadian Perkara• HC Rep: Human Capital Representative• KLHC: Kawan Lama Human Capital• CRM: Customer Relation Management• HO: Head Office• LP: Loss Prevention• ER: Employee Relation• RS: Rumah Sakit• A/R: Accounts Receivable• Daftar Singkatan dan Definisi87E Book HC Ops – People Management
2.2.E Penanganan Karyawan Meninggal Dunia1. TujuanProsedur ini bertujuan untuk memastikan proses penanganan karyawan meninggaldunia dilakukan oleh PIC terkait sesuai dengan ketentuan yang berlaku.2. Ruang LingkupProses ini berlaku di semua site dimulai dari diterimanya informasi karyawanmeninggal dunia, penanganan terhadap keluarga yang ditinggalkan sampaimembantu keluarga dalam pencairan BPJS Ketenagakerjaan & santunan duka dariperusahaan. Prosedur ini berlaku di seluruh Group Kawan Lama, diantaranya:• PT. Ace Hardware Indonesia, Tbk.• PT. Home Center Indonesia• PT. Home Center Indonesia Retail• PT. Kawan Lama Sejahtera• PT. Krisbow Indonesia• PT. Foods & Beverages Indonesia• PT. Toys Games Indonesia3. Prosedur• HC email ke IR pengajuan uang santunan duka sebesar 1 jutaSetelah HC mengetahui ada karyawan yang meninggal dunia, HC email keIR untuk pengajuan uang santuan duka sebesar 1 juta. Untuk pengajuan nya iniHC hanya email ke team IR untuk diminta approval nya sebesar 1 juta , setelahada approval nya HC bisa meminta uang tersebut ke Chief Cashier.• HC melayat ke rumah duka bersama operasional HC berkoordinasi dengan operasional untuk melayat ke rumahkaryawan yang meninggal dunia dengan membawa uang santunan 1 jutarupiah, uang tersebut diserahkan ke pihak keluarga karyawan yang meninggaldengan disertakan Tanda terima dan ditandatangani oleh pihak keluarga, tandaterima tersebut yang asli diserahkan ke chief cashier setelah tanda tanganlengkap sebagai bentuk pertanggungjawaban pengeluaran uang petty cash.• HC melakukan proses administrasi karyawan meninggalHC Input termination karyawan yang meninggal dunia dengan reasonmeninggal dunia dan memastikan uang yang 1 juta dikembalikan ke PC store,untuk langkah – langkah nya sebagai berikut:Masuk ke People pro Core Termination Reguler termination New input NIP karyawan isi Last working isi internal reason (karyawan meninggaldunia) Submit langsung posting termination tersebut di menu TerminatedEmployee88E Book HC Ops – People Management
• HC Proses sisa uang santunan kematian karyawan meninggal duniaHC membantu menginformasikan berkas-berkas yang harus dilengkapioleh pihak keluarga agar uang santunan kematian dari perusahaan bisa cair ,dengan cara :HC mengajukan PB Kompensasi ke IR (format PB sudah ada di IR) via emaildimana sebelum nya sudah ada info dari IR berapa jumlah nominal nya lalu diminta kan tanda tangan ke pihak keluarga besar nominal yang tertera di PBKompensasi setelah dikurangi dengan uang 1 juta yang di awal. Untuk berkasyang diperlukan:• Fotocopy KTP almarhum• Fotocopy KTP ahli waris• Nomor rekening ahli waris• Fotocopy Kartu Keluarga• Surat kematian & surat ahli waris dari kelurahan/kecamatan Uang tersebut akan diproses apabila semua berkas sudah lengkap• HC proses pencairan BPJS ketenagakerjaan karyawan yang meninggalUntuk proses ini nanti pihak keluarga yang akan memproses nya ke BPJSnya, HC hanya membantu untuk paklaring nya saja setelah proses exitclearance nya beres di HC Plus, adapun caranya:Melalui aplikasi HC Plus MSS Personil Termination Exit Clearance ExitClearance AdminSelain dari exit clearance harus clear nya HC tetap harus memastikan karyawantersebut tidak ada hutang ke perusahaan seperti Kopkari atau Dankini , apabilaada hutang maka HC bisa menghubungi PIC Payrol untuk perhitungan dari sisagaji terakhir dan saldo simpanan kopkari nya ke pihak kopkari agar bisa dilunasi sisa hutangnya.89E Book HC Ops – People Management
2.3 EMPLOYEE EVENT2.3.A Pelaksanaan Vaksin• Berikut ini adalah tahapan yang dilakukan dalam proses pelaksanaan Vaksin untukkaryawan:• Lakukan proses pendataan jumlah karyawan yang belum mendapatkanvaksin. (Data bisa ditarik dari HC Plus Personil Vaccination and CovidSurvivor Result klik excel bisa dipilah data karyawan yang sudahmendapatkan vaksin dan belum).• Dari data yang diperoleh ada 2 cara yang bisa kita lakukan yaitu:• Vaksinasi mandiri oleh karyawan ke sentra vaksin• Vaksinasi bersama diselenggarakan oleh KLG• Pelaksanaan Vaksinasi Mandiri oleh karyawan ke sentra vaksin:• HC rep bisa mencari informasi tentang pelaksanaan vaksinasi disentra-sentra vaksin kota masing-masing melalui media sosial, call kerumah sakit atau klinik penyedia vaksin.• Informasikan kepada karyawan yang belum mendapatkan vaksin untukdatang ke sentra vaksin terdekat.• Setelah karyawan mendapatkan vaksin, karyawan diminta untuk uploadsertifikat vaksin di HC Plus masing-masing.• Pelaksanaan Vaksinasi Bersama:Langkah-langkah yang harus dilakukan :• Validasi data karyawan yang belum menerima vaksin untuk mendapatkandata fix.• Koordinasi dengan operation dan tentukan tanggal pelaksanaan vaksin.• Hubungi Dinkes atau Rumah Sakit yang bisa memberikan vaksinasi keperusahaan.• Dinkes atau Rumah Sakit biasanya akan meminta kita mengirimkan suratpermohonan vaksinasi untuk karyawan.• Jika sudah mendapatkan konfirmasi dari RS atau Dinkes lakukan persiapanseperti:• Lokasi penyelenggaraan Vaksin• Buat daftar perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan saatpenyelenggaraan vaksin (Meja, kursi, banner/ petunjuk alurpelaksanaan vaksin, jumlah petugas, konsumsi, perlengkapan ATKdan Laptop)• Susun proposal kegiatan termasuk biaya yang dibutuhkan.• Pengajuan proposal ke ER90E Book HC Ops – People Management
• Jika proposal sudah disetujui koordinasikan ke pihak-pihakterkait.• Susun panitia pelaksanaan vaksin• Lakukan sosialisasi pelaksanaan vaksin• Proses Pelaksanaan Vaksin• Setelah karyawan mendapatkan vaksin, HC rep bisa update datavaksin via HC Plus dan karyawan bisa upload sertifikat vaksin diHC Plus masing-masing.• Buat pertanggungjawaban proposal biaya pelaksanaan vaksin.2.3.B Sosialisasi Event (Hop, Asuransi Comercial, Peluncuran Buku Dll)Langkah-langkah yang harus dilakukan ketika HC Rep mendapatkan informasi untukpelaksanaan Sosialisasi Event adalah:• Pelaksanaan Sosialisasi secara Virtual:• Berkoordinasi dengang Team Operations akan adanya acara tersebut.• Tentukan teknis pelaksanaan sosialisasi, apakah karyawan akan joinmasing-masing via platform yang sudah ditentukan atau join bersama 1store.• Untuk pelaksanaan sosialisasi secara virtual dan join bersama maka bisadibuat team kecil untuk mempersiapan peralatan yang dibutuhkan seperti:laptop/ PC, monitor atau projector dan koneksi internet.• Jika sudah mendapatkan link untuk proses sosialisasi tersebut,informasikan ke seluruh karyawan baik yang akan join secara personal atauuntuk karyawan yang akan join sosialisasi bersama-sama di store.• Pelaksanaan Sosialisasi secara Live:• Berkoordinasi dengan Team Operations akan adanya acara ini.• Buat kepanitiaan untuk pelaksanaan event ini.• Lakukan sosialisasi untuk pelaksanaan event ini dan pastikan karyawanmendapatkan informasi dan datang pada saat acara.2.3.C Outing StoreMengacu pada kebijakan Kawan Lama Group di Masa Transisi Pandemi ke Endemi, makakaryawan kawan lama group sudah diperbolehkan mengadakan outing dimulai dari Juli2022 dengan syarat:• ZERO CASE karyawan positif COVID-19• Karyawan yang diperbolehkan ikut adalah karyawan yang sudah mendapatkanbooster.91E Book HC Ops – People Management
Proses yang perlu dilakukan oleh HC jika sudah mendapatkan informasi bahwa store akanmengadakan outing adalah :• Memastikan bahwa seluruh peserta outing sudah mendapatkan vaksin booster.• Lakukan pendaftaran Jamsostek Outing via HC Plus• Pendaftaran bisa dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :• Login ke HCPlus (hcplus.klgsys.com)MSS Payroll Jamsostek Laporan Outing JST Pilih Add New Isi Txn IDNama Event Isi Tanggal Event Lokasi Tujuan Event Pilih Company danLokasi Klik View Pilih karyawan yang akan ikut Event tersebut dengan caraklik/centang dan lalu klik ADD.Setelah semua data peserta outing di ADD klik save kemudian klik Releasedan Tick check box kemudian send email to Internal PIC.Pastikan anda menerima email pendaftaran jamsostek outing di email HCRep.92E Book HC Ops – People Management
2.4 EMPLOYEE FACILITY2.4.A Pelaksanaan Hai BusinessTujuan pelaksanaan ini yakni untuk meningkatkan kontribusi HC ke Operasional, makasetiap hari jumat, 2 kali dalam sebulan mengadakan kegiatan Hai Business, dimanaprogram ini HC Ops sebagai partner bisnis operasional membantu untuk control hal – halbasic bisa berjalan dengan semestinya adapun langkah – langkah nya untuk menjalankanHAI Business yaitu:• Link yang di gunakan (https://campsite.bio/hcopsdashboard) pilih DashboardHAI Business:• HC ke floor melakukan briefing kepada karyawan untuk menyampaikanrefreshment terkait tema HAI Business minggu tersebut dan setelahnya melakukanobservasi apakah hal – hal yang telah disampaikan di briefing dijalankan/diterapkan secara konsisten oleh karyawan (seperti grooming karyawan, basisservice dan selling skill). Kemudian apabila ada temuan yang belum standar untukdapat dilaporkan dalam link yang telah disediakan (contoh terlampir). 93E Book HC Ops – People Management