RETAIL ACADEMY TAHAP 3
SELAMAT DATANG KE RETAIL ACADEMY 3 SELAMAT MAJU JAYA!
ISI KANDUNGAN 1.0 Pendahuluan & Objektif 2.0 Standard Operasi 3.0 Sistem dan Fungsi 4.0 MenguruskanPerkhidmatanPelanggan 5.0 Mengendalikan Urusan Lain
PENDAHULUAN & OBJEKTIF 1.1 Objektif Panduan dan Latihan RA3 Memberipemahaman yang lebihjelas mengenai tugasan dan tanggungjawab dalam bidang Operasi samaada dalam bentuk teori atau amali. Bertujuan untuk meningkatkan kualiti pengurusan dan pentadbiran syif secara keseluruhan. Mencapai standard pelaksanaan yang diinginkan seperti yang terkandung dalam Watsons Standard Operating Prosedur dan juga memastikan tugasan harian disiapkan mengikut jadual. Memastikan staf mendapat Latihan yang betul dan lengkap bagi meningkatkan kecekapan dalam menjalankan tugasan yang dipertanggungjawabkan. Membantu mencapai sasaran KPI kedai sepertimana yang telah ditetepkan.
MODULE 2.1 STANDARD OPERASI 2.1 Pre Opening 2.1.1 Masuk Kedai 2.1.2 HRAS CLOCKING SYSTEM (Clock In & Clock Out) 2.1.3 Pengisytiharan (Self Declaration) 2.1.4 Locker 2.1.5 Pengurusan Peti Safe 2.1.6 E-mail 2.1.7 Morning Walk 2.1.8 Staff Assignment 2.1.9 Briefing 2.1.10 Menguruskan Kaunter Juruwang (Manage POS)
Pre Opening / Masuk Kedai Buka dan tutup kedaihendaklah mengikut “Waktu Operasi / Business Hours’ yang telah ditetapkan. Pastikanpembukaan kedaipada setiap hari berjalan lancar dan dilaksanakan dengantatacara yang betul bagi menjaga keselamatan kakitangan kedaidan melindungi harta benda syarikat. • Staf perlu bersedia untuk masuk kedai sebelum waktuoperasi bermula. • Tidakdibenarkan masuk kedalam berseorangan tanpa saksi • Saksi mestilah dikalangan staf atau Pengurusan kedai itu sendiri. (kecuali ataskebenaran ASOM) • Pastikankeadaan sekelilingkedai selamat sebelum membuka pintu kedai. • Pastikankeadaan sekelilingkedai selamat sebelum membuka pintu kedai. • Jika keadaan tidak selamat atau ada kehadiran orang / kenderaan yang mencurigakan, jangan buka pintu kedai, beritahu ASOM / RSOM dan Loss Prevention Department serta merta. • Semua staff diwajibkan memakai Uniform lengkap beserta name tag sebelum mamasuki kedai. • Semua staf hanya boleh menggunakan pintu utama sahaja untuk keluar dan masuk ke kedai. Hand Over Staff • Pihak pengurusan hendaklah membuat Till Check setiap kali membuat pertukaran juruwangdi kaunter. • Juruwang yang mengambil alih kaunterhendaklah mengira semula loan yang berada didalam kaunter. Hand Over Management •Pertukan tugaspihak pengurusan mesti dibuat dibawahpengawasanCCTV MODULE 2.1 STANDARD OPERASI https://bit.ly/3LxcgF3
HRAS CLOCKING SYSTEM (Clock In & Clock Out) HR Automation System (HRAS) adalah penghubungantara perisian kedai dengan perisian server. Pengurusan kedai perlu memahami dan mampu mengendalikan sistem HRAS (Staff attendance and Registration System) Terdapat beberapa langkah pengendalian yang perlu difahami: • Daftar Masuk Pentadbiran •Jadual Kedatangan •Selenggara • Manual Attendance Daftar Masuk Pentadbiran (Pendaftaran Staf Baru) Sistem ini merekodkan waktudaftar masuk dan keluar seseorang staf yang bekerja dalam syarikat. Pekara yang perlu dilakukan : • Daftarkan maklumat peribadi staf dalam HRAS system. (Proses pendaftaran perlu dilakukan denganbetul) •Setiap staf wajibuntuk didaftar masuk kedalam sistem HRAS dengan menggunakan informasi dalam kad pengenalan (IC). Serta alamat terkini. MODULE 2.1 STANDARD OPERASI
• Setelah nama staf di daftarkan dalam HRAS, sistem akan muat naik detail staf ke dalam sistem ORACLE untuk mendapatkan no ID Staf Rekod Kedatangan harian Sistem inibertindak seperti ‘digital punch card’ dengan menggunakan IC untuk mengenalpasti rekodkedatangan setiap staf. (Attendance Staf) • Setiap staf wajibuntuk mendaftar waktu masuk dan keluar (Clock in & Clock out) setiap haridengan menyentuh kad reader yang terdapatdidalam kedai dengan menggunakan IC. • Clock-in dan clock out perlu dilakukan setiap kali : • Masuk kerja • Keluar rehat • Balik dari rehat • Waktu balik (Shift berakhir) MODULE 2.1 STANDARD OPERASI Kedai daftar nama staf baru dalam HRAS Data akan dimuat naik kesystem Oracle untuk proses mendapatkan no ID staf No ID & Data akan dimuat turun ke system HRAS dan TNA 1 3 2
Data secaraautomatik akandihantar kesistem TNA (Time & Attendance) pada hari berikutnya. Selenggara Tukar kata laluan Manager/admin boleh menukar kata laluan dengan menggunakan fungsi ‘Change Password’ MODULE 2.1 STANDARD OPERASI Maklumat terperinci clock in dan clock out staf akan tertera dalam system TNA pada hari berikutnya. Clocking System TNA System
Manual attendance Staf yang mempunyai masalah tidak boleh imbas Cap Jariatau tidak mempunyai IC perlu merekodkan waktubekerja dalam manual attendance. Manual attendance • Manual attendance juga perlu digunakan untuk: • Staf Baru / Part time / Pharmacist / locum / HA, BA, BC baru • Tiadakad pengenalan (I/C) • Kad pengenalan (IC) rosak • Card Reader tidak berfungsi • Foreign Worker MODULE 2.1 STANDARD OPERASI
MODULE 2.1 STANDARD OPERASI PENGISTIHARAN (SELF DECLARATION) Declaration ialah Pengisytiharan wang dan barangan peribadi yang dibawasewaktu bertugas. Pengurusahperlu memastikan declaration dijalankan dengan tatacarayang betul bagi melindungi kakitangan kedai dan harta benda syarikat. Semua staf mesti diterangkan dan memahami mengenai “Declaration”. Pengurusanperlu menandatangani buku ‘declaration’ dan pada setiap tag yang dilekatkanpada barangan
MODULE 2.1 STANDARD OPERASI Tujuan Declaration • Memastikan tiada barangan yang memudaratkan dibawa masuk seperti minuman beralkohol, senjata dan lain – lain. • Memastikan pengurusan sentiasaberjaga-jaga dari sesiapayang ingin melakukan penyelewengan atau bertujuan tidak baik. • Keadilan untuk staff jika terjadi konflik sepertikehilangan wang atau stock. • Memudahkan pencarian jika terjadi kehilangan barangan di kedai • Sebagai Langkah kawalankeselamatan bagi mengatasi masalah kerugian (shrinkage) di kedai
MODULE 2.1 STANDARD OPERASI Locker Locker diberikan kepadasemua staf untuk penyimpanan barangan peribadi • Staf dilarang menyimpan barangan yang di jualdi Watsons / stock didalam locker •Pengurusan kedai wajib melakukan pemeriksaantempat penyimpanan barangan peribadi (locker) sekurang-kurangnya sekali seminggu •Pemeriksaan yang dibuat mestidihadapan pemilik locker, tidak dibenarkan pengurusan melakukan “ spot check” berseorangan •Semua locker mesti berada didalam keadaan berkunci dan tiada kunci ditinggalkan dilocker •Setiap pembelian barangan didalam kedaiyang disimpan di dalam locker perlu mempunyai resit pembelian dan ditandatangani oleh Pengurusan
Pengurusan Peti Safe Pengurusan yang bertugasperlu memahami prosedur pengurusan peti safe • Perlu menyimpan kunci peti safe dengan selamat dan mengikut prosedur • Nombor kombinasi peti safe adalah rahsia • Memastikan peti safe dikunci pada setiap masa. • Pengurusan yang bertugas & saksiperlu membuat kiraan safe setiap kali mula bertugas / mengambil alihtugasan penyerahan tugasdan penutupan operasi. •Proses pengiraantunai pety safe mestidibuat dibawah pengawasanCCTV. Pastikan: • Wang tukaran untuk urusniaga mencukupi (wang kecil), wang float. •Bank in wang jualan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. MODULE 2.1 STANDARD OPERASI
Email Kedaiakan menerima e-mail setiaphari. Management yang bertugasperlu membuka e-mail, dan mamahami email tersebut. Segala maklumat didalam email perlu disampaikandengan jelasdan mudah difahami kesemua staf, rakan sejawatandan manager. Antara email yang penting ialah: •E-mail secara langsung dari Pihak Operation Support. •E-mail Buletin dari Pihak Operation Support •E-mail dari pihak Warehouse. •E-mail IST dari Oracle •E-mail dari Finace •E-mail dari Area Sales Operation Manager (ASOM) Contoh E-mail : E-mail secara terusdari Pihak Ops Support MODULE 2.1 STANDARD OPERASI
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI MORNING WALK Selain daripada merujuk kepada e-mail dan Store Daily Communication Record, pengurusan yang bertugas perlu melakukan rondaan pagi bagi memeriksa kondisi / keadaan keseluruhan kedai. Tugasan ini perlu dilakukan supaya pembahagian tugasan kepada staf dapat dilakukan dengan sempurna. Gunakan Daily Checklist. Sistem berfungsi. Semua lampu menyala dan tidak rosak. Susun atur (Front Facing) Kemas serta bersih (Housekeeping). Promosi mengikut mekanik yang betul. Semua produk mempunyai tanda harga.
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI STAFF ASSISGMENT Semua tugasan perlu dirancang dengan teratur. ➢ Housekeeping ➢ Front Facing ➢ Planogram Change ➢ Price Change ➢ Customer Service ➢ Receiving ➢ Return dan sebagainya Semua staf perlu diberi jadual tugasan dengan jelas.
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI PENGURUSAN KEBERSIHAN Kebersihan dan keselamatan di kawasan tempat kerja adalah tanggungjawab semua staf dalam stor. Jadual pembersihan haruslah disediakan dan housekeeping mesti dilakukan setiap hari. Tujuan utama pemeriksaan dilakukan supaya pihak stor akan menjaga kebersihan dan keselamatan dalam stor and memahami kepentingannya. Pemeriksaan kebersihan & keselamatan akan dilakukan oleh pihak atasan, seperti Area Sales Operation Manager (ASOM), dan auditor. Penjagaan kebersihan di tempat kerja selalu dalam pemantauan pihak stor dan pihak atasan. Pihak pengurusan mesti memastikan semua staf menjaga kebersihan stor mengikut standard yang ditetapkan. ASOM atau auditor akan menggunakan checklist sebagai panduan standard syarikat. ASOM – ASOM Visitation Checklist Auditor – ZTL
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI KEBERSIHAN BILIK STOR • Semua persekitaran kerja mesti bersih dari segi keselesaan dan keselamatan pekerja. • Kebersihan tempat kerja merangkumi bilik stor. • Kebersihan bilik stor yang buruk, terutamanya pengurusan sampah yang tidak betul, penyusunan stok yang berselerak, pembahagian stok berlebihan di atas rak yang tidak kemas boleh menyebabkan masalah kesihatan dan keselamatan jika tidak diambil kira. PENYUSUNAN STOK/ KOTAK/ TOTEBOX • Penyususnan kotak atau totebox mestilah sentiasa kemas dan teratur • Pihak pengurusan mesti memastikan penyusunan kotak/totebox tidak menghalang pintu/ lalauan kecemasan. PENYUSUNAN PERALATAN LAIN • Penyusunan peralatan seperti botless rack shelving, hook, cermin kaca, dan lain lain lagi perlu disimpan di tempat yang sesuai untuk mengelakan kecederaan staf.
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI MOP/SWEEP MOP/SWEEP adalah tindakan bagi memastikan ruangtempat kerja atau peralatan bersih daripadahabuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. MOP/SWEEP juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan atau MOP/SWEEP perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI CLEAN GLASS DOOR / SIGNAGE Pengurusan yang bertugas haruslah memastikan bahagian hadapan stor sentiasa dalam keadaan bersih dan teratur. Pastikan ruang pejalan kaki sentiasa bersih dan selamat iaitu tiada halangan seperti kotak / sampah Signboard juga haruslah bersih daripada kekotoran. Pastikan di pintu masuk sentiasa di bersihkan daripada kekotoran cop jari / sawang labah-labah Pastikan stack rack yang berada di bahagian hadapan stor dalam keadaan bersih dan tersusun. Pastikan juga kesemua pedestal dibersihkan setiap hari. Pastikan juga tiada halangan yang menghalang laluan pintu masuk stor
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI CLEAN SHELVING / FRIDGE / STOK Pastikan shelving sentiasa dalam keadaan bersih semasa membuat Replenishment. Barang disusun dengan kemas dan teratur supaya tidak membahayakan pelanggan ketika membeli belah’ Pastikan tiada barangan berbahaya (pisau / gunting) ditinggalkan di shelving.
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI BRIEFING RUJUKAN LANJUT 1MM PocketU Ops Buletin 8 Steps Customer Service 4 Steps Customer Service Briefing perlu di lakukan sekurang kurang 2 kali sehari. 1. Morning briefing untuk staf yang bertugas waktu pagi 2. Briefing untuk staf yang masuk tengah hari atau petang. Secara umum tujuan briefing adalah : Staf dan pengurusan perlu bersedia untuk membuka kedai sebelum waktu operasi bermula. Memberikan informasi terkini mengenai promosi terbaru. Menyampaikan pengetahuan produk /1MM / PocketU. Mengingatkan staf tentang Standard Operasi. (8 steps / 4 steps / customer service) Menyampaikan informasi-informasi yang dianggap penting dalam pelaksanaan pekerjaan.
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI MENGURUSKAN KAUNTER JURUWANG (MANAGE POS) Juruwang dan Pengurusan haruslah menyimpan ‘password’ mesin POS kepunyaan sendiri secara sulit Sistem POS akan memaparkan skrin penukaran ‘password’ setiap bulan Adalah menjadi satu kesalahan jika juruwang menggunakan ‘password’ staf lain pada sistem POS. Pengurusan akan mempunyai 2 set ‘password’, 1 set digunakan untuk ‘cashiering’ biasa dan satu set lagi untuk fungsi ‘supervisor’ (cthnya: untuk buat transaksi “Refund”, “pickup”, dan sebagainya) Semasa membuat ‘backend user’, ‘Store-incharge’ perlu memastikan set ‘password’ untuk fungsi ‘supervisor’ kepunyaan pengurusan, tidak boleh digunakan untuk penggunaan fungsi ‘cashiering’
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI END OF DAY Proses untuk menutup urusniaga harian, dan memindahkan data jualan ke HQ untuk dianalisis, dan sebagainya. QR CODE Sebelum urusniaga harian ditutup, segala proses yang melibatkan sistem urusan Storeline hendaklah diselesaikan dengan sempurna dengan mengikut prosedur yang ditetapkan. EPOS KAUNTER Pihak pengurusan bersama juruwang harus mengisi borang “ Closing Till Check “ dengan lengkap dan jumlahnya perlulah sama dengan “ EPOS Report” bagi setiap kaunter jualan. Pastikan jumlah kutipan jualan TUNAI, CREDIT CARD dan DEBIT CARD adalah sama dengan DAILY POS REPORT & CREDIT CARD SETTELMENT (Dicetak dari Terminal) STORELINE (PC) Pihak pengurusan melengkapkan proses End Of Day di dalam sistem Storeline iaitu : POS Declaration > POS Locking > Safe Declaration > Safe Lock > End Of Day Staff tidak di benarkan untuk melakukan sebarang transaksi di kaunter juruwang ketika proses EOD dijalankan. • Tips i) Siapkan tugasan lain yang belum selesai (sekiranya ada) ii) Buat front facing dan replenishment di planogram. iii) iii) Bersihkan kedai. PERINGATAN!!
MODUL 2.1 STANDARD OPERASI POS DECLARATION POS LOCKING SAFE DECLARATION SAFE LOCKING Proses End Of Day (EOD).
MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Negative Check Laporan negative check boleh dicetak dari sistem (RSIM) setiap hari sebelum memulakan perniagaan iaitu sebelum store mula beroperasi oleh staff pengurusan kecuali hari Rabu dan Khamis Negative check ialah satu aktiviti memperbetulkan SOH di dalam sistem RSIM dengan mengubah SOH yang negative kepada SOH yang betul.
BAGAIMANA NEGATIVE CHECK BERLAKU Bagaimana Negative Check boleh berlaku? Negative check berlaku apabila Stock On Hand (SOH) dalam sistem Retail Stor Inventory Management (RSIM) kosong tetapi ada penjualan telah dibuat pada hari tersebut.
Bagaimana Mengelak Daripada Berlakunya Negative Check? Apa Yang Perlu Anda Tahu? Kemaskini semua kertas kerja setiap hari sebelum jam 8pm. Melakukan replenishment dengan betul. Membuat penerimaan stok (receiving) dengan betul. Tidak salah kuantiti semasa melakukan adjustment Memahami fomula pengiraan negative check Memasukkan PLU yang betul semasa melakukan adjustment Laporan negative check mesti disiapkan setiap awal pagi untuk mendapatkan kuantiti yang betul SM/SIC perlu buat adjustment kuantiti bagi setiap PLU yang negative pada hari yang sama, dengan menggunakan Reason Code yang betul. (Kecuali barangan Consignment / Free gift /standee dari Warehouse)
Apa Yang Perlu Dilakukan Sekiranya Stor Menerima Laporan Negative Check? Menyemak Semak Inventory Movement • SM/pengurusan perlu tahu dan faham mengenai setiap rekod yang di keluarkan. Kenalpasti Kenalpasti PLU yang terlibat. • SM/pengurusan perlu mengenalpati setiap transaksi PLU yang terlibat. Siasat Siasat SOH bagi PLU yang terlibat • Siasatan perlu dilakukan serta merta bagi sebarang perbezaan & adjustment perlu dilakukan dalam masa 2 hari IT Portal Log IT Portal bagi SOH yang bermasalah • Sekiranya masih ada masalah SOH selepas semakan, sila log IT Portal untuk siasatan lanjut dan lakukan adjustment dalam masa 3 hari. Adjustment Lakukan Adjustment bagi PLU yang terlibat • Adjustment yang dilakukan mesti disertakan dengan penjelasan dan pelan tindakan oleh SM/SIC pada lampiran laporan negative check. Filing R6 Daily Count/Negative Check/Gap Check • Helaian "adjustment" mesti dikepilkan bersama Negative Check Report
MODULE 2 : STANDARD OPERASI Daily Management Task Gap Check Prosedur Gap Check Hanya dilakukan pada setiap hari Rabu sahaja Dilakukan bermula sebelum jam 10 pagi dan perlu disiapkan sebelum jam 3 petang Hanya boleh dibuat oleh pihak pengurusan. Mesti dilakukan dengan menggunakan HHT. Gap Check merupakan aktiviti yang dilakukan untuk mengesan kekosongan fizikal mengikut planogram dan ia juga bertujuan memperbetulkan SOH di sistem dan stok fizikal di stor supaya proses Auto Replenisment (AR) bergerak dengan lancar dan tepat.
Kepentingan Melakukan Gap Check Persediaan Melakukan Gap Check Sebelum melakukan Gap Check, SM/pengurusan perlu memeriksa dan memastikan piawaian paparan barangan di Planogram di patuhi mengikut standard yang telah ditetapkan oleh syarikat :- Untuk mengekalkan ketepatan stok di stor Untuk memastikan dan mengesahkan stok yang Out Of Stock (OOS) di Planogram. Mengurangkan OOS di Planogram Bagi memastikan stok di stor berada di tahap yang maksimum untuk meningkatkan jualan. Pada hari Selasa, SEMUA kertas kerja mesti dilengkapkan dan dikemaskini sebelum pukul 8.00 malam. Siapkan Replenishment sehari sebelum hari Gap Check Letakkan Flapper Out Of Stock (OOS) bagi item yang kuantiti 0 Planogram adalah yang terkini (Termasuk kaunter kosmetik) Semua item yang terpapar di rak planogram mempunyai tag harga
Persediaan Gap Check di Kaunter Kosmetik ➢ Cetak semua Planogram untuk bahagian kaunter Kosmetik. ➢ Arahkan seorang staf untuk menyusun semula mengikut planogram dan isikan semula (replenish) semua produk. ➢ Bulatkan plu yang kosong pada helaian planogram. Tuliskan Plu tersebut di tepi. ➢ Sekiranya anda ada promoter yang bertugas, pastikan mereka membantu untuk menyusun dan mengenalpasti produk yang kosong. Tips penting dalam melakukan Gap Check ➢Replenish di planogram (menambahkan stok) dengan teliti sebelum 'Gap Check’. ➢100% imbas gap dengan betul mengikut prosedur yang ditetapkan. ➢Menjalankan siasatan/pencarian stok berkenaan gap tersebut jika terdapat SOH dalam system untuk mengetahui punca kehilangan. ➢Jika terjumpa, sila pamerkan stok di planogram dan catatkan kuantiti yang di jumpai di 'Gap Check Report’. ➢Jika mendapati barangan fizikal '0' setelah siasatan dilakukan, lakukan pengubahan stok (stock adjustment)
Planogram Change Planogram – Module Change & Set Up ➢ Planogram adalah lukisan terperinci susun atur stok dengan perhatian khusus pada penempatan produk dan juga merupakan rancangan penyusunan untuk mempamerkan barangan di dalam stor untuk memaksimumkan jualan. ➢ Semua susunan produk mesti mengikut Floor Plan dan Planogram yang telah disediakan, yang dihantar ke stor oleh pihak HQ. Gambar Produk Laporan planogram Maklumat planogram Tarikh pertukaran planogram Pertukaran Planogram akan dilakukan setiap minggu. Gambar susun atur planogram akan dimuat turun ke dalam Space Master setiap hari ahad. Tahukah anda?
Apa Yang Perlu Stor Lakukan Sekiranya Menerima Layout Pertukaran Modul di Dalam Space Master? Pastikan planogram dikemaskini dengan stok yang sepatutnya mengikut module. Pastikan tiada kotak kosong dipamerkan di shelf. Pamerkan OOS Flapper "New Stock Is On Its Way" untuk barangan yang SOH "0" sahaja Pastikan barangan di lantai jualan dipamerkan dengan tanda harga yang betul Stor hendaklah failkan kesemua planogram module untuk rujukan stor, Audit dan lain-lain.
Off Shelf Display (OSD) - Set Up ➢ OSD merupakan peralatan yang digunakan untuk mempamerkan produk bagi menyokong hasil jualan di dalam stor. ➢ Penggunaan OSD adalah bergantung kepada keluasan (square fit) setiap stor ➢ Penempatan OSD perlulah merujuk kepada Floor Plan bagi setiap stor ➢ Produk yang dipamerkan perlu mengikut kesesuaian size dan jenis OSD yang digunakan di stor ➢Stack Rack mempamerkan produk yang besar ➢Lokasi stack rack mestilah berada di kawasan POG produk Division untuk memudahkan pelanggan Stack Rack ➢Lebih kecil dari stack rack.Produk berlainan boleh dipamerkan di kedua-dua bahagian ➢Produk yang dipamerkan mempunyai saiz yang sederhana ➢Lokasi mestilah berada di Kawasan POG produk Division untuk memudahkan pelanggan 2ways stack rack ➢Lebih kecil dari stack rack. Produk boleh dipamerkan di satu bahagian sahaja. ➢Produk yang dipamerkan mempunyai saiz yang sederhana. ➢Lokasi single stack rack mestilah berada di Kawasan POG produk Division untuk memudahkan pelanggan Single stack Rack Jenisjenis OSD
➢D Bin mempunyai bin yang bersaiz kecil. ➢Diperkenalkan untuk bersesuaian dengan konsep stor. ➢Produk yang dipamerkan mempunyai saiz yang kecil dan dengan kuantiti jualan yang banyak. ➢Lokasi D Bin di hadapan atau berdekatan kawasan kaunter jualan. D Bin ➢Standee banyak digunakan untuk promosi bulanan. ➢Mempunyai tarikh tamat tempoh supaya mudah untuk stor menguruskan ruang di lantai jualan. ➢Lokasi standee mestilah berada di Kawasan POG produk Division untuk memudahkan pelanggan memilih barang Standee ➢Diperkenalkan untuk menambah ruang bagi mempamerk an mask. ➢Produk yang dipamerkan mempunyai saiz yang kecil. ➢Lokasi mask tower mestilah berada di Kawasan POG tetap mask untuk memudahkan pelanggan memilih produk Mask Tower Jenisjenis OSD
➢Digunakan hanya untuk mempamerkan payung dan baju hujan. ➢Lokasi berada di hadapan kedai atau di bahagian kawasan kaunter juruwang. Umbrella Stand ➢Diperkenalkan untuk memudahkan produk besar dan ringan seperti paper dan cotton dipamerkan dengan kuantiti yang banyak. ➢Lokasinya mestilah berada di kawasan POG tetap untuk memudahkan pelanggan memilih produk Paper & Cotton Bin ➢Digantung pada island di department yang berkenaan atau untuk jualan berlainan department yang sesuai (cross selling) Hang Sell Jenisjenis OSD
Pharmacy/Poison Stock Display Poison stok ❑Merupakan barangan ubat ubatan terkawal yang hanya boleh dijual oleh ahli farmasi sahaja. ❑Jika ahli farmasi bercuti, tiada penjualan ubatan terkawal dibenarkan di dalam kaunter farmasi. ❑Terdapat 2 bahagian penyimpanan Poison Stok, iaitu di kaunter Farmasi dan dalam peti sejuk farmasi Penyimpanan Poison Stock di kaunter farmasi Semua poison stok haruslah di kumpul dan disusun di kaunter farmasi mengikut fungsi produk. Kaunter farmasi hendaklah sentiasa dikunci. 2 set kunci asal dan pendua disimpan dibawah jagaan ahli farmasi.
Penyimpanan Poison Stock Dalam Peti Sejuk Sebahagian poison stok perlu disimpan di dalam suhu yang sejuk oleh itu ia perlu disimpan di dalam peti sejuk farmasi. Dilarang menyimpan barangan lain selain ubat terkawal. Rekod suhu peti sejuk mesti dikemaskini secara harian dan disimpan oleh ahli farmasi. Peti sejuk farmasi juga hendaklah sentiasa dikunci dan 2 set kunci asal dan pendua disimpan dibawah jagaan ahli farmasi Lakukan “work order” jika peti sejuk atau peralatan kesihatan tidak berfungsi dan kunci tidak dalam keadaan baik Apa Yang Perlu Anda Lakukan Sebagai Ahli Farmasi? ➢ Memastikan ubat ubatan mencukupi dengan melakukan tempahan stok setiap minggu. Rujuk SOF (QRCode) ➢ Memastikan peralatan kesihatan yang terdapat di kaunter farmasi berfungsi dengan baik, iaitu :- ✓ Blood Pressure Monitor ✓ Blood Glucose Monitor dan Lancing Device ✓ Infra Red Non-contact Monitor ✓ Heath Service Container ✓ Body Fat Analyser
Price Tag ➢ Price tag ialah tanda harga yang diletakkan pada setiap produk yang diperagakan di planogram, OSD atau di free meter. Ia juga dikenali sebagai barcode tag. ➢ Setiap planogram di dalam stor mesti mempunyai tanda harga. ➢ Anda boleh mencetak harga mengikut planogram ataupun harga individual ➢ Tanda harga mestilah dicetak dan ditukar dengan segera untuk mengelakkan kekeliruan oleh pelanggan dan tindakan dari Kementerian Perdagangan Dalam Negeri (KPDNKK). ➢ Semua staf perlu tahu cara membaca tanda yang terdapat di barcode tag seperti: ✓ Barcode number ✓ Facing ✓ No Plano ✓ No turutan sequence
Daily Price Change Kenapa perlu mengemaskini harga setiap hari? Setiap hari stor akan menerima price change dari HQ menerusi system RSIM2.0. Management yang bertugas perlu membuka system RSIM2.0 dan mencetak Price change untuk hari tersebut. Tanda harga (Price Tag) dipaparkan mengikut keperluan Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan (KPDNKK) dan kedai runcit mengikut SOP terkini. Standard harga telah di tetapkan oleh pihak HQ . Harga tidak boleh bercangah, contoh: ▪ produk yang sama ada di dua tempat dan harga berbeza ▪ Ada dua jenis promosi untuk produk yang sama. Store team perlu menukar harga secepat yang mungkin supaya harga di planogram atau di OSD tidak berbeza dari harga di kaunter juruwang. ➢ Agar tidak ada Price Overwrite (PO) berlaku ➢ Harga di kaunter juruwang auto update mengikut tarikh dan masa yang telah ditetapkan oleh pihak IT ➢ Sekiranya berlaku masalah seperti harga di kaunter tidak berubah Management perlu memaklumkan kepada pihat IT dengan Log masalah tersebut dalam IT Portal.
Damaged & Expired Check Bagaimana mengelak berlakunya stok rosak atau tamat tempoh? Untuk mengatasi masalah ini, pihak stor boleh melakukan penyemakan stok di backroom dengan menggunakan Damaged & Expired checklist. Aktiviti menyemak kerosakan dan tamat tempoh sesuatu produk ➢ Pengendalian backroom yang bersistematik dan kemas secara langsung boleh menyenangkan staf untuk melakukan aktiviti menyemak Damaged & Expired dengan senang. ➢ Kebanyakan kerugian yang dialami oleh pihak stor adalah akibatkan daripada kegagalan pengendalian stok yang baik di backroom. ➢ Kegagalan ini boleh menyebabkan stok rosak atau tamat tempoh. Menggunakan floor plan dan expired checklist Lakukan adjustment pada barangan yang sudah expired code 81 manakala damage code 83 Dibuat setiap bulan untuk Div E Confectionary Setiap 2 bulan untuk Div A,B,C dan D.
Panduan Menjalankan Pemeriksaan Kerosakan Dan Tamat Tempoh 1. Floor Plan Cetakkan floorplan yang terkini dan kirakan jumlah keseluruhan meter yang ada dalam kedai. Bahagikan floorplan kepada 10 bahagian yang perlu di periksa dalam masa 10 hari Warnakan dengan highlighter yang berbeza warna. Bilangan meter bagi satu warna mestilah lebih kurang sama. Bahagian OSD, Non POG dan stor di bahagikan kepada 5 bahagian yang lain dan juga di warnakan dengan highlighter. Floorplan ini mesti di tampalkan pada papan kenyataan dalam ofis
2. Checklist Contoh ➢ Cetak damaged and expired checklist dan tulis nombor meter planogram serta division yang hendak dilakukan pemeriksaan ➢ Bulatkan symbol “N” dan catat nombor planogram sekiranya terdapat item yang rosak atau tamat tempoh.
➢ Pengurus stor perlu melakukan pepemriksaan semula dan isi catatan atau komen pada lampiran senarai semak. ➢ Catatkan dengan lengkap item yang rosak atau hampir tamat tempoh diruangan yang disediakan ➢ Catatkan Tarikh tamat tempoh dan status produk tersebut Apa yang perlu stor lakukan sekiranya mejumpai barangan yang rosak atau hamper tamat tempoh? ➢ Asingkan barangan damage dan expired yang dijumpai semasa melakukan aktiviti pemeriksaan ➢ Rujuk kepada barkod tag barangan tersebut dan mengasingkan barangan mengikut status pemulangan. ➢ pihak pengurus perlu lakukan tindakan susulan seperti markdown, returm atau write off
Setiap lampiran e-mail melalui Ops Buletin perlu dibuka keseluruhannya. Kedai akan menerima e-mail Ops Buletin pada setiap hari Jumaat Proses Ops Buletin Contoh E-mail : Email Ops Buletin dari Pihak Ops Support MODULE 2.1 STANDARD OPERASI Department yang terlibat akan memasukan dokumen/bahan dalam Ops Buletin Folder. Mengikut tarikh Setiap hari Khamis Ops Support akan periksa semula semua informasi. Ops Support akan hantar/ download kepada semua kedai Kedai akan terima komunikasi & Link Ops Buletin
2.2.1 Negative Check 2.2.2 Gap Check 2.2.3 Planogram Change 2.2.4 Price Change 2.2.5 Damage & Expired Check 2.2.6 Crossdock Receiving 2.2.7 Direct Receiving 2.2.8 Return (RAC) 2.2.9 Direct Return (RTV) 2.2.10 Inbound 2.2.12 Outbound 2.2.12 Void 2.2.13 Exchange & Refund 2.2.14 Pick Up 2.2.15 Till Check 2.2.16 Price Override MODULE 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK
Mark Down Untuk Mark Down rujuk panduan yang disertakan dibawa Store Markdown Control log mestilah disahlan oleh Area Sales Manager dan jadual diskaun mestilah tepat Pada akhir setiap hari, Pengurusan mesti menyemak Checklist yang telah dibuat dan mengisi pada bahagian semakan. Store Manager/SIC pelu menyemak Checklist dan membuat plan Tindakan sekiranya ada masalah penyempurnaan Checklist pada setiap minggu. MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK 1. Jadual Markdown Near Expired Discount Percentage Department Validity 50% 70% Heath / Medicine 6 Month ✓ 3 Month ✓ Personal Care / Skincare 3 Month ✓ 1 Month ✓ Confectionary 3 Month ✓ 1 Month ✓ Own Label & Cosmetics 6 Month ✓ 3 Month ✓ 2. Jadual Markdown Damage Discount Percentage Department Stage 1 Stage 2 Stage 3 Stage 4 Heath / Medicine 30% for 1st and 2nd week 50% for 3rd and 4th week 70% for 5th and 6th week Write off on 7th week if the good still cannot sell of Personal Care / Skincare Confectionary Own Label & Cosmetics
MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Write Off (Pelupusan) • Pelupusan (Adjusment) adalah satu Tindakan mengeluarkan fizikal stock daripada milikan stor dan SOH dalam system mengikut SOP yang ditetapkan. •Ia melibatkan stol yang dibuat write off (adjustment) di dalam system dengan menggunakan kod-kod tertentu. • Produk yang perlu dilupus hendaklah diasingkan dari stock jualan. • Sebab pelupusan seperti : • Barang “indent” (watsons) yang expired atau damages • Produk yang tidak boleh direturn mengikut senarai return : • Produk yang rosal • Kerosakkan yang teruk dan tidak sesuai dijual lagi • Tamat Tarikh luput • Produk yang telah tamat Tarikh luput berdasarkan tempoh yang ditetapkan • Pelupusan stock yang telah di write off perlu dilakukan mengikut standard yang telah ditetapkan. • Stock perlu dipecah-pecahkan sebelum dibuang • Pelupusan disaksikan oleh juruaudit atau juruaudit stocktake. • Semasa pemeriksaan audit, keantiti dan keterangan stok akan dibandingkan dengan dokumen list stock update •Masukkan stok yang telah dipecahkan dalam plastic sampah dan buang dengan segera. +11 • General Adjustment -99 • General Adjustment -83 • Damage -82 • WH Short Shipped +86 • WH Over Delivery -81 • ExpiredSe 85 • Known Theft -90 • Samplig/ Testing/ Demo Adjusment Code