Crossdock Receiving Crossdock Receiving adalah penerimaan barangan dari pihak Warehouse. Sebahagian besar penerimaan adalah barangan jualan, free gift dan e-com. Barangan lain yang diterima melalui warehouse adalah seperti POSM, Uniform, Peralatan IT untuk kedai baru. Proses penerimaan barangan crossdock hendaklah dilakukan dengan tatacara yang betul bagi mengelakkan risiko kerugian pada kedai dan syarikat. Hanya Pengurusan yang dibenarkan untuk membuat penerimaan dan pengahantaran crossdock. Tiada penolakkan penghantaran dibenarkan kecuali : • Pengahantaran ke cawangan kedai yang salah . • Cawangan kedai atau kompleks atau loading bay kompleks sudah tutup/tidak beroperasi. • Stock take sedang dijalankan • Penghantaran selepas pukul 9.30pm untuk street store, dengan kebenaran ASOM, RSOM dan pihak Warehouse Transport Aliran dan proses Crossdock Barangan dari Warehouse mesti tiba di kedai destinasi dalam keadaan yang baik dan kuantiti yang betul MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK HQ Supplier Distribution Centre (DC) Customer Store Logistics PTL di Warehouse Delivery truck menuju stor Delivery truck sampai ke store Penerimaan stok oleh pihak store Barangan di jual di cashier counter Penyusunan stok dilantai Transaksi jualan jualan dan backroom kepada pelanggan
Proses penerimaan stock MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Lori sampai kedai (Muat turun Data ke Zebra) • Pihak pengurusan perlu memeriksa dan memastikan: 1.Informasi mengenai Transporter lengkap & tepat dan Transpoter memakai name tag kasut 2.Periksa dokumen dari Warehouse. Pastikan semua dokumen lengkap: i. LTVL – 4 keping ii. Warehouse shipping summary manifest iii.Totebox Seal iv.No kedai betul Periksa dan buka Seal • Pihak pengurusan dan saksi pergi ke loading bay Bersama Transpoter. 3. Bawa padlock kedai. (jika tiada saksi) 4. Periksa semua seal pada lori dan bandingkan dengan nombor seal yang tercatat pada LTVL atau Warehouse Shipping Summary. Pastikan nombor seal sama. Jika berbeza atau seal rosak, jangan buka seal. Balik semula ke kedai dan hubungi pLoading Team Warehouse untuk arahan selanjutnya. Catatkan masalah tersebut pada LTVL.
Transpoter turunkan stok dan bama ke kedai 5. Sekiranya tiada masalah seal boleh dibuka. 6.Saksikan transpoter menurunkan totebox dan carton. • Periksa totebox dan carton – dilabel dengan nombor kedai anda (bukan untuk kedai lain) 7.Saksi ttunggu di lori atau jika tiada saksi, pihak pengurusan pasang padlock sebelum meninggalkan lori. 8. Iringi transpoter balik ke kedai Bersama stock. Periksa dan kira totebox / kotak 9. Buat pemeriksaan totebox /seal /carton, jika terdapat kerosakan ( seal hilang, basah atau rosak), sila ambil gambar keadaan totebox dar carton serta catatkan pada LTVL untuk proses QDN 10. Asingkan totebox atau carton yang rosak. Penerimaan dalam sistem RSIM 2.0 11. Lakukan penerimaan dalam sistem RSIM 2.0 menggunakan Zebra 12. Imbas barcode semua totebox/carton yang diterima. Jika barcode tidak boles diimbas sila masukkan nombor tersebut secara. 13. Buat pemeriksaan 100% pada isi totebox atau carton yang didapati rosak atau dicurigai telah dibuka sebelum stranspoter meninggalkan kedai. MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Seal Pintu Lori 13. Iringi transpoter ke loading bay atau tempat penerimaan. • Seal pintu lori dengan seal bernombor siri seperti yang tercatat dalam LTVL bagi kedai penerima seterusnya. Jika nombor seal tidak sama, sila hubungi Loading Team Warehouse untuk arahan selanjutnya sebelum membenarkan pemandu meninggalkan lokasi. 14.Isikan masa tamat penerimaan pada LTVL 15.Serahkan semua Salinan dokumen kepada pemandu. Pastikan kedai mempunyai satu Salinan yang telah ditandatangani dengan lengkap. Sekiranya kedai anda adalah kedai penerima terakhir, pastikan tiada lagi stock yang berada di dalam lori kecuali totebox kosong dan totebox return (outbound) ke Warehouse atau Rebalancing
MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Pemeriksaan rawak dan QDN 1. Pemeriksaan penerimaan stock hendaklah dibuat 100% untuk semua totebox, Carton yang terbuka. 2. Sila isukan QDN jika terdapat masalah barang rosak, kekurangan totebox/carton, kekurangan kuantiti barang, barang tamat Tarikh luput atau kuantiti barang terlebih. 3. Proses QDN perlu dilengkapkan dalam QDN Portal 4. Proses tuntutan sangat penting dan perlu dibuat dengan betul bagi mengelakkan kerugian stor atau stock berlebihan yang bukan milik mereka menjadi stoj stor. 5. Perlu dilakukan menepati piawaian yang telah ditetapkan • WM store : 24 jam selepas penerimaan stok • EM store : 48 jam selepas penerimaan stok 6. Tuntutan QDN merangkumi • Kuantiti barang kurang • Kuantiti barang lebih • Barang rosak • Barang sudah tamat Tarikh luput • Barangan hamper tamat Tarikh luput (disusuli dengan email) • Kekurangan totebox/carton • Menerima barangan tetapi PLU tidak terdapat dalam IST/system • Tidak menerima barang tetapi PLU ada dalam IST/system • Barcode tidak boleh diimbas
Stock Replenishment Selling Floor • Penyusunan stock hendaklah mengikut FIRST EXPIRED FIRST OUT (FEFO) • Istilah ini digunakan dalam pengurusan stock dan inventori untuk menerangkan cara berurusan dengan produk mudah rosak atau dengan Tarikh tamat tempoh. •Produk dengan Tarikh tamat tempoh yang paling hampir akan dipamerkan di bahagian hadapan. • Stor akan menggunakan peralatan yang sesuai untuk mempamerkan barangan julan serta aktiviti promosi untuk mempengaruhi niat pelanggan untuk mencapai tujuan penjualan. •Susun atur produk perlu kemas, bersih dan mengikut standard syarikat • Semua susunan produk mesti mengikut Floor Plan dan Planogram yang telah disediakan. MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK
Pengurusan Backroom •Pengurusan backroom yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi menjamin penjagaan dan pengawalan stok agar berkeadaan baik dan sempurna •Penyimpanan stok berlebihan perlu dikumpul dan disusun mengikut kategori pembahagian stok samada di atas rak mahupoun di dalam totebox atau kotak. •Barangan yang sama perlula disusun sebaris dari depan sampai ke belakang. • Kotak yang belum dibuka tidak perlu dileraikan dan boleh disusun di atas rak. • Kotak tersebut boleh disusun dibahagian atas rak, tetapi hanya untuk barangan yang ringan, seperti tisu, sanitary dan sebagainya. MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK
Direct Receiving Direct receiving ialah penerimaan stok secara terus dari pembekal (tidak melalui warehouse) • Stok dihantar oleh pihak pembekal • Stok dihantar oleh transporter yang dilantik oleh pembekal Proses penerimaan stok perlu dilakukan denagan tatacara yang betul bagi mengelakkan risiko kerugian pada kedai dan syarikat. Mematuhi Standard dan Procedur (SOP) • Dilarang menerima stock diwaktu puncak (peak hours) dan selepas pukul 6.00 petang • Buat penerimaan dibawah pengawasan CCTV dengan disaksikan oleh transpoter dan saksi • Penerimaan hendaklah menggunakan ZEBRA • Hanya Pengurusan yang dibenarkan untuk membuat penerimaan Direct Receiving Aliran dan Proses direct Receiving MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK
Langkah yang perlu dilakukan sewaktu penerimaan stok Sekiranya salah satu piawaian yang telah ditetapkan seperti diatas tidak dipatuhi sila tolak (reject) penghantara tersebut. Semasa proses penolakan (reject) stock, Pengurusan yang bertugas mestilah cop “Reject” di hadapan PO dan tuliskan sebab penolakan dan Tarikh dengan jelas MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK • Pastikan transpoter membawa Purchase Order (PO) dan stok • Periksa PO – alamat dan nombor stor di PO hendaklah betul • PO dalam system RSIM tidak luput Tarikh (Expired) • Periksa status di PO, status mestilah Approve Periksa • Buka kotak dihadapan transporter • Asingkan mengikut PLU • Penerimaan perlu menggunakan ZEBRA • Imbas barcode pada barangan dan masukkan kuantiti. Periksa & Proses Penerimaan • Periksa kuantiti yang diterima. Pastikan kuantiti adalah betul. • Sahkan penerimaan stock. • Cetak 2 Salinan GRN (Good Receive Note) yang telah diproses • Cop dan lengkapkan informasi pengurusan, saksi dan transpoter Proses Pengesaha n & Cetakkan
MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK • Buka kotak dihadapan transporter • Asingkan mengikut PLU • Penerimaan perlu menggunakan ZEBRA • Imbas barcode pada barangan dan masukkan kuantiti. Periksa & Proses Penerimaan • Rekodkan maklumat penerimaan ke dalam “Direct Receiving” log book. • Rekod dalam “Control Sheet” sebelum mengahantar PO dan GRN yang telah diproses ke HQ. Direct Invoice Team (Audit Department) melalui Weekly Submission • Letakkan sensormatic pada stok yang perlu dan susun segera di planogram/lantai jualan. Rekod dan Susun Stok Langkah penerimaan direct receiving dari courier adalah sama dengan direct receiving dari supplier Direct Receiving (supplier) Courier Periksa PO Tandatangan consignment note Item check Bersama transpoter (di bawah CCTV) Buat item check selepas courier service berlalu (di bawah CCTV) Management Cop dan tandatangan dokumen Management cop dan tandatangan dokumen Transpoter tandatangan dokumen NA Receive dalam system RSIM Receive dalam system RSIM Display stok dan file dokumen Display stok dan file dokumen
Return Return adalah proses pemulangan barang dari kedai kepada warehouse atau kepada pihak pembekal Return hendaklah dilakukan dengan tatacara yang betul bagi memastikan kedai tidak mengalami kerugian akibat dari kesilapam sewaktu melakukan proses tersebut. Terdapat tiga jenis return (pemulangan) iaitu : 1. RAC : Return Ask by Central (RAC) 2. DER : Damage & Expired Return 3. RTV : Return to Vendor Faktor Utama return Banyak factor yang menyebabkan pemulangan perlu dilakukan. Di antaranya iali kerana : • Tiada/kurang keuntungan • Slow moving • Disenaraikan keluar dari planogram (inactive) • Disenaraikan keluar dari kedai/Watsons (Deleted) • Tamat tempoh promosi (EOP) • SOH barangan melebihi Max/Return Excess • Melepasi Tarikh luput (Expired) • Rosak MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK
Outbound – Return to Warehouse Return Asked by Centra (RAC) adalah return (pemulangan) barang dari Kedai ke Warehouse Arahan membuat return datang dari bahagian Operation Support Group. Ianya perlu mengikut standar dan arahan yang telah ditetapkan. PemulanganRAC hendaklah mengikut 100% arahan dalan “Communication Return List” dari Operation Support • Dilarang memulangkan barangan selain daripada senarai yang diberikan. Sila rujuk “Return Guide” • Dilarang memulangkan barangan Crossdock melalui RTV melainkan dinyatakan dalam “ReturnGuide” atau atas arahan pihak Operation Support. MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK
Proses Pemulangan Proses pemulangan dibahagikan kepada 4 bahagian Utama iaitu Jenis-jenis pemulangan ke warehouse Terdapat 4 jenis pemulangan terdiri dari 1. XD – Crossdock 2. RTS _ Return to storage 3. CON – Return to concourse 4. Return Damage & Exp, contoh R1 hingga R6 MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK 1 • Persediaan pemulangan 2 • Proses Scan & Pack 3 • Pengutipan (Truck Loading) 4 • Kemaskini dokumen
MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Baca komunikasi Operation Sales Team Fahami arahan Cari Barang Scan & Pack without confirm Confirm truck loading collection Print RAC Summary report Pengesahan Pengurusan & Transpoter Download document dari RSIM Arahan dalam “Communication return List” Baca komunikasi Operation Sales Team Baca komunikasi “SC Comm Returns” dari Operasi Support Group. Fahami arahan Rujuk XD return list yang dilampir dalam email” communication Return List” kepada kedai sekurang-kurangnya 7 hari sebelum Tarikh kutipan. Buka dan cetak lampiran yang disediakan. Terdapat 5 worksheet yang berlainan di dalam file tersebut • Action Plan – Langkah yang perlu diambil beserta dateline • All stores – Senarai PLU yang terlibat dalam pemulangan untuk semua kedai • Listed Stores – Senarai PLU yang terlibat dalam pemulangan untuk kedai tertentu sahaja • DR Contacts – Nama dan Nombor phone supplier • Totebox Compilation – Totebox compilation mengikut area Kenal pasti jenis pemulangan pada minggu tersebut. Proses ini penting bagi mengelakkan kekeliruan dalam memilih jenis return. • Return SOH > Max Only • Return All if Non – POG Only • Return SOH > 2x Max Only • Must Return All (including damage and expired) • Return SOH > 2x Max Only ( exclude damaged & less 1 year expired item)
MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Cari barangan yang disenaraikan untuk pemulangan mengikut 100% arahan yang ditetapkan seperti POG Deletion, Return to Delete (RTD), End of Promotion (EOP), Rosak, luput Tarikh, Slow Moving dan Return Excess. Utamakan mencari barangan RTD terlebih dahulu • Laksanakan proses Scan & Pack mengikut arahan dan Tarikh dalam Return Action Plan • Proses “Scan & Pack” mestilah menggunakan ZEBRA • Pastikan RAC sudah ada didalam system RSIM (berstatus “to Send”) jika tiada, emailakan kepada Operation Support dan CC ASOM •Labelkan totebox dengan kemas dan betul • Arahan pengutipan akan dikeluarkan oleh pihak Warehouse sekurangkuranganya 3 hari sebelum Tarikh pengutipan. • Pastikan jumlah totebox adalah sama seperti yang dinyatakan dalam Store RAC Shipping Manifest Summary Report dan cetak Summary tersebut • Pihak pengurusan perlu melengkapkan dokumen dan dapatkan tandatangan transpoter sebagai pengesahan • Pastikan semua document RAC berstatus SEND telah di muat turun dan disimpan di dalam folder RETURN sebagai rujukan. Cari Barang Scan & Pack without confirm at RSIM Pengesahan Management & Transpoter Download dokumen dari RSIM Pengutipan / Truck loadig, collection Print RAC Summary report
Return to Vendor (Pemulangan Terus kepada pembekal) RETURN TO Vendor (RTV) ialah barang yang perlu dipulangkan kepada vendor ataupun pembekal secar aterus Prose pemulangan (return) hendaklah dilakukan dengan tatacara yang betul bagi mengelakkan risio kerugian pada kedai dan syarikat Aliran dan proses Return – RTV (melalui Operation Support) MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Terdapat dua cara pemulangan kepda pembekal 1. Melalui komunikasi yang di hantar oleh Operation Support 2. Kedai menghubungi pembekal supaya mengambil Return atau membuat Return secara terus sewaktu lawatan pembekal ke kedai
Cara Pertama Melalui komunikasi oleh Operation Support 1. Operation Support akan menghantar email kepada kedai mengenai return 2. Patuhi Tarikh akhir yang telah ditetapkan didalam lampiran action plan Baca komunikasi “SC Comm return’ dari Operation Support Team Fahami arahan. Cetak lampiran yang disediakan. Terdapat 5 worksheet yang berlainan di dalam file tersebut • Action Plan – Langkah yang perlu diambil beserta dateline • All stores – Senarai PLU yang terlibat dalam pemulangan untuk semua kedai • Listed Stores – Senarai PLU yang terlibat dalam pemulangan untuk kedai tertentu sahaja • DR Contacts – Nama dan Nombor phone supplier • Totebox Compilation – Totebox compilation mengikut area Cari barangan yang disenaraikan untuk pemulangan mengikut 100% arahan yang ditetapkan MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Baca komunikasi dari operation Support Fahami arahan Cari Barang
Buat (create) RTV dalam system RSIM. Bungkus barang denagn kemas, mengikut piawaian syarikat Sewaktu pembekal dating membuat pungutan, pastikan barangan diperiksa sekali lagi, bersaksikan pe,bekal. Sahkan (Send) dalam system RSIM Cetak 2 Salina RTV, pastikan RTV berstatus Send. Cop dan dapatkan maklumat lengkap dari pembekal (transpoter) serta pengurusan kedai. Serahlan 1 Salinan dokumen beserta barangan kepada pembekal. MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Create RTV dalam system RSIM Pembekal dating mengambil barang Serahkan salinan RTV dan Barangan
Cara Kedua Kedai menghubungi pembekal supay amengambil Return atau membuat Return secara terus sewaktu lawatan pembekal ke kedai Aliran dan proses Return – RTV ( Supplier dating ke kedai) Kenalpasti senarai pembekal yang boleh buat pemulangan secara terus dengan merujuk kepada senarai yang telah diberikan oleh pihak Operation Support • Ambil/ Cari barang yang hendak di pulangkan •Cipta document RTV di dalam system RSIM. Pastikan No code dan Supplier betul • lakukan pemeriksaan Bersama pembekal (transpoter) • Asingkan mengikut PLU dan kod pembekal dan bungkus barangan mengikut piawaian syarikat • Imbas barangan menggunakan ZEBRA dan masukkan kuantiti MODUL 2.2 DAILY MANAGEMENT TASK Supplier berada di kedai Cipta document RTV di dalam system RSIM Imbas barangan menggunakan ZEBRA
• Lengkap proses pemulangan (return) didalam system RSIM dan sahkan status dari “To Send” kepada “Send •Cetak 2 Salina RTV, pastikan RTV berstatus Send. Cop dan dapatkan maklumat lengkap dari pembekal (transpoter) serta pengurusan kedai. Serahlan 1 Salinan dokumen beserta barangan kepada pembekal. Cetak RTV yang berstatus Send Lengkapkan proses dalam RSIM
MODUL 2 STANDARD OPERASI Outbound - Inter Store Transfer Out (IST OUT) Aliran dan Proses IST OUT dari kedai A (kedai penghantar) QR CODE Proses Membuat IST OUT 2.0 / Zebra 2.0 Atur cara kerja. • Pengeluaran stok (IST OUT) barangan hendaklah mengikut piawaian yang telah ditetapkan. Dapatkan Kebenaran ASOM/RSOM 1
MODUL 2 STANDARD OPERASI Outbound - Inter Store Transfer Out (IST OUT) (sambungan) QR CODE Cari barang yang hendak IST Out Cipta IST dalam sistem RSIM 2.0 Imbas barang guna HHT/Zebra Bungkus (packing) dalam totebox Approved IST dalam sistem RSIM 2.0 Cetak IST Hantar ke stor penerima 2 3 4 5 6 7 8 /Zebra
MODUL 2 STANDARD OPERASI Inbound - Inter Store Transfer In (IST IN) • Inter Store Transfer (IST) adalah proses pemindahan barang di antara kedai. Terdapat dua jenis IST iaitu IST IN dan IST OUT. • Proses pemindahan hendaklah dilakukan dengan tatacara yang betul bagi memastikan kedai penghantar dan kedai penerima tidak mengalami kerugian akibat dari kesilapan sewaktu melakukan proses tersebut. QR CODE •IST IN – Pemindahan masuk barangan dari kedai lain. •IST OUT – Pemindahan keluar barang ke kedai lain. • IST hanya di benarkan setelah mendapat pengesahan dari ASOM/ RSOM. • Semua dokumen harus dilengkapkan dan disahkan dalam sisitem RSIM 2.0 secepat mungkin setelah proses pemeriksaan selesai.
MODUL 2 STANDARD OPERASI Inbound - Inter Store Transfer In (IST IN) (sambungan) • IST antara kedai tidak dibenarkan kecuali untuk barangan berikut: QR CODE • Pembukaan kedai baru tetapi barang tidak di bekalkan oleh pembekal. • Terdapat permintaan pelanggan. • Barang promosi bulanan, WKS atau PWP yang telah terjual habis. • Barang lebihan concourse yang tidak boleh di pulangkan kepada pembekal. • Barang planogram telah terjual habis.
MODUL 2 STANDARD OPERASI Inbound - Inter Store Transfer In (IST IN) (sambungan) Aliran dan proses IST IN untuk kedai A (kedai penerima) Proses Penerimaan 2.0
MODUL 2 STANDARD OPERASI Inbound - Inter Store Transfer In (IST IN) Atur Cara Kerja • Penerimaan barangan hendaklah mengikut piawaian yang telah ditetapkan. QR CODE Dapatkan Kebenaran ASOM/RSOM Terima stok dari kedai penghantar Lakukan pemeriksaan bersama saksi Kemaskini rekod dalam sistem RSIM 2.0 Susun stok dilantai jualan Cetak dokumen & lengkapkan informasi Serahkan dokumen pada kedai penghantar 1 2 3 4 5 6 7 Lakukan pemeriksaan bersama saksi
MODUL 2 STANDARD OPERASI VOID QR CODE SOF VOID https://get-qr.com/ h48PI4 Void ialah proses pembatalan transaksi jualan di kaunter juruwang. Transaksi void hendaklah di lakukan dengan tatacara yang betul bagi melindungi kepentingan juruwang, kakitangan kedai dan syarikat. Semua transaksi void hendaklah di lakukan di hadapan pelanggan yang membuat pembatalan pembelian. Semua transaksi void mesti di lakukan oleh Pengurusan dan di saksikan oleh juruwang yang bertugas bagi satu-satu kaunter. Pengurusan mesti mengenalpasti mengapa void perlu di lakukan. Setiap resit “reprint” mesti di semak semula oleh Pengurusan yang menjalankan proses pertukaran shif juruwang dan penutupan kaunter, direkodkan dalam borang till check dan di bandingkan dengan laporan POS. Selepas proses End of Day (EOD) semua resit “reprint” hendaklah di kepilkan bersama laporan harian Void (Voided transactions Report dan Cancel/substract Report). Store Manager / SIC perlu menurunkan tandatangan sebagai pengesahan memantau kekerapan void di kedai masing masing.
MODUL 2 STANDARD OPERASI Terdapat 3 jenis Void yang diguna pakai dikedai. ➢ ➢Untuk membatalkan pembelian barangan tertentu (satu atau lebih barang) dalam satu transaksi. ➢ Untuk mengurangkan kuantiti barangan bagi suatu plu dalam pembelian. ➢ Untuk membatalkan keseluruhan transaksi pembelian. QR CODE Void Line Void Item Void Transaction Contoh: Resit Void Transaction Contoh: Resit Void Line
MODUL 2 STANDARD OPERASI QRCODE EXCHANGE & REFUND Memastikan proses penukaran barang dan transaksi refund dilakukan dengan tatacara yang betul bagi melindungi kepentingan pelanggan, juruwang, kakitangan kedai dan syarikat. Exchange & Refund adalah proses penukaran barang dan bayaran balik yang perlu dilakukan mengikut polisi syarikat. Penukaran barang & refund boleh di lakukan oleh pelanggan di manamana cawangan Watson’s walaupun barang bukan dibeli dari cawangan tersebut. (kecuali barang e-Com) Proses penukaran barang dan refund hanya boleh dilaksanakan oleh Pengurusan sahaja. Pelanggan yang hendak membuat penukaran barang atau mendapatkan refund mestilah membawa resit asal bersama sebagai bukti pembelian.
MODUL 2 STANDARD OPERASI QR CODE SYARAT EXCHANGE & REFUND Barangan yang di beli pelanggan terdapat kerosakan bungkusan atau isi kandungan dan pelanggan enggan membuat penukaran barang. Barangan yang di beli pelanggan hampir tamat tarikh luput dan pelanggan enggan untuk membuat penukaran barang. Pelanggan membuat aduan harga pesaing lebih murah dan membuat pembatalan pembelian. Dalam hal ini, barang yang di pulangkan mestilah dalam keadaan baik dan masih dalam bungkusan asal. Pelanggan datang semula dengan aduan terdapat perbezaan harga dalam resit berbanding tag harga,mailer atau iklan dan menuntut pembayaran balik perbezaan harga Pelanggan datang semula ke kedai dan membuat pembatalan sebahagian atau keseluruhan pembelian atas sebab-sebab tertentu. Pelanggan datang semula ke kedai dan membuat penukaran dengan barang yang lain. Pelanggan datang semula ke kedai dan membuat penukaran dengan barang yang berharga lebih tinggi.
MODUL 2 STANDARD OPERASI QR CODE SYARAT EXCHANGE & REFUND (sambungan) Contoh: Resit Refund
Pick Up Definisi Pick Up Pick Up adalah proses memindahkan wang jualan dari laci kanunter juruwang ke dalam pejabat (peti safe). Hanya boleh dilakukan oleh pihak pengurus dan disaksi oleh juruwang yang bertugas. Dilakukan bertujuan untuk mengurangkan risiko kecurian atau shortage di setiap kaunter Proses Pick Up Staf keluarkan duit sales dari laci kaunter Staf membuat pengiraan dengan sebut amaun Staf menyerahkan duit kepada pihak pengurusan Pihak pengurusan membuat pengesahan Pihak pengurusan key in amaun pick up dalam sistem Resit pick up keluar dari ePos. Selesai pick up 1 4 5 6 2 3
Tahukah anda? Bagi stor yang high volume atau stor risiko tinggi,kutipan mesti dilakukan lebih kerap ketika waktu kemuncak (12pm-2pm, atau 5pm-8pm) Sekiranya stor dibuka pada pukul 10 pagi,kemudian lakukan kutipan pada pukul 12tengah hari,2 petang,4 petang,6 petang & 8 malam dan sebelum closing. Susunan Wang di Dalam Laci Kaunter Juruwang ➢ Pastikan juruwang menyusun wang didalam drawer mengikut nilai wang tersebut. ➢ Tujuan adalah untuk memudahkan sewaktu membuat pengiraan dan mengawal cash float. Memudahkan mengambil wang mengikut nilai sewaktu berurusan dengan pelanggan. Kenapa Pick up dilakukan? • Mengurangkan risiko berlakunya kecurian di kaunter jualan • Memudahkan juruwang mengawal Cash Float di dalam drawer. • Dapat mendisiplinkan staf. Bagi stor yang high volume atau stor risiko tinggi,kutipan mesti dilakukan lebih kerap ketika waktu kemuncak (12pm-2pm, atau 5pm-8pm) Sekiranya stor dibuka pada pukul 10 pagi,kemudian lakukan kutipan pada pukul 12tengah hari,2 petang,4 petang,6 petang & 8 malam dan sebelum closing.
Staf ➢ Setiap kali berlaku pertukaran shift bekerja, pihak pengurus akan menggunakan borang Till Check untuk membuat pertukaran shift juruwang di kaunter juruwang. ➢ Till Check merupakan satu proses yang dilakukan bagi pertukaran shift juruwang di kaunter juruwang ➢ Terdapat 2 atau 3 shift bekerja yang berlaku di dalam stor • Staf Morning → staf Noon • Management Morning → management noon Pihak pengurusan Till Check ➢ Till check hendaklah dilakukan oleh pihak pengurusan yang mengendalikan peti safe. ➢ Pihak pengurusan akan mencetak Pos Report di kaunter jualan dan pengiraan wang akan dilakukan oleh juruwang. ➢ Pihak pengurusan merekodkan data wang yang dikira dalam borang till check. ➢ Setelah mengasingkan wang jualan, juruwang seterusnya akan masuk dan menggunakan kauter juruwang tersebut.
Isikan nama cashier, nombor kaunter,masa, dan jumlah wang mengikut Pos Report Catat setiap jumlah wang Bersama kuantiti mengikut jenis wang Catat setiap jumlah wang keseluruhan Catat setiap amaun pembayaran bukan tunai mengikut jenis kad kredit/kupon Catat setiap amaun pembayaran bukan tunai mengikut jenis kad kredit/kupon Isikan nama & tandatangan juruwang dan pengurusan yang melakukan till check Pengendalian Borang Till Check ➢ Borang till check perlu dikepilkan bersama Epos Report. ➢ Simpan dan filing borang till check di fail nombor R8 untuk tujuan pemeriksaan oleh pihak audit.
Shift Closing Till Check ➢ Bagi penututupan shift bekerja, selepas melakukan till check, sebarang wang juruwang yang shortage atau excess hendaklah dinyatakan dalam Cash Manage. ➢ Pihak pengurus akan mengasingkan wang float dengan wang jualan dan mengisytiharkannya di kaunter jualan dengan disaksikan oleh juruwang berkenaan. ➢ Selepas till check, pihak pengurusan akan membawa keseluruhan wang jualan ke dalam ofis dan disimpan dalam peti safe. Surprise Till Check Dilakukan secara mengejut sekurang kurangnya sekali untuk setiap kaunter juruwang. Hanya boleh dilakukan oleh pihak pengurusan saja. Menggunakan borang yang sama dengan dengan borang till check. Tujuannya adalah memastikan kaunter juruwang dikendalikan dengan baik dan jumlah wang adalah sama dengan yang jumlah yang tertera di Pos Report.
Price Overide ➢ Price Override digunakan untuk membuat penukaran harga sekiranya terdapat perbezaan diantara harga di P.O.S dan pada tanda harga yang dipaparkan. ➢ Price Override hanya boleh dilakukan oleh pihak pengurusan dengan disaksikan oleh juruwang. ➢ Periksa tanda harga barangan tersebut sebelum membuat Price Override. Bagaimana Mengelak Dari Berlakunya Price Override Setiap pagi periksa Daily Price Change dan cetak tag harga termasuk menukar stack card dan shelf talker. Sempurnakan sebelum kedai di buka untuk perniagaan Apabila menerima emel Weekend Special (WKS), pastikan anda bersedia untuk mencetak dan menukar tag harga baru seawal yang mungkin pada pagi tarikh efektif. Buat pemeriksaan rawak 10 PLU bagi setiap division (A, B, C D, E & F) setiap hari menggunakan HHT bagi memastikan tag harga di lantai jualan adalah yang terkini. Pada waktu pertukaran promosi, sila lakukan pemeriksaan harga mailer seperti yang diemel oleh Ops Support dan maklumbalas mesti di beri dalam masa 24 jam dari tarikh PCO.
Store – Front End Body Check dan Waste Disposal ➢ Sebagai Langkah keselamatan, badan, bag dan plastik sampah perlu diperiksa oleh pengawal keselamatan atau pengurusan sebelum meninggalkan stor. ➢ Pemeriksaan sebelum keluar stor wajib dijalankan kepada semua pekerja Watsons (Stor dan HQ yang bertugas) termasuk jurujual, pembekal, syarikat pengangkutan, pelawat dan kontraktor tanpa mengira pangkat. Cara Pemeriksaan Dilakukan Lakukan pemeriksaan tanpa sentuhan fizikal. Sekiranya terdapat barangan keperluan seperti minyak angin atau barangan lain, pastikan barangan tersebut mempunyai pelekat Watsons (declarations). Staf hendaklah menunjukkan semua poket dan pastikan ianya tidak mengandungi barang-barang syarikat yang belum dibayar. Angkat kaki seluar dan tunjukkan pangkal stokin Pemeriksaan Badan Staf yang diperiksa hendaklah memberikan kerjasama sepenuhnya.
Buka beg atau bungkusan dan tunjukkan isi kandungan di dalam beg berkenaan kepada pihak pengurusan atau pengawal keselamatan. Tunjukkan resit pembelian sekiranya anda membeli barangan di Watsons. Buka setiap poket yang terdapat pada beg yang dibawa. Pastikan barangan keperluan peribadi yang terdapat di dalam beg mempunyai pelekat Watsons (declarations) Pemeriksaan Bag Buka bungkusan sampah dan tunjukkan isi kandungan di dalam bungkusan tersebut kepada pihak pengurusan atau pengawal keselamatan. . Pastikan tiada stok termasuk atau bercampur dengan sampah yang ingin dibuang. Periksa secara rambang sampah yang perlu dibuang. Imbas bungkusan di pedestal, dan pastikan pedestal tidak berbunyi. Jika pedestal berbunyi sila periksa untuk memastikan tiada sebarang stok atau aset di dalam bungkusan tersebut. Pemeriksaan Plastik Sampah Selepas Pemeriksaan Dilakukan ➢ Keluar dari stor dengan segera. ➢ Tidak dibenarkan berbual-bual dengan staf lain di dalam atau di luar stor Watsons setelah pemeriksaan selesai dilakukan. ➢ Jika masuk semula ke dalam stor, pemeriksaan perlu dilakukan sekali lagi
Shop Lifting - Internal ➢ Merupakan kecurian dalaman yang berlaku apabila pekerja mencuri barangan, makanan, wang tunai atau stok semasa bekerja. ➢ Kecurian dalaman juga merujuk kepada pekerja yang mencuri wang atau harta benda dari pekerja yang lain. Apa Yang Stor Perlu Lakukan Sekiranya Mengesyaki Tindakan Salah Laku? lakukan siasatan dan jangan terus membuat tuduhan. Lakukan pemeriksaan dokumen dan CCTV (sekiranya ada). laporkan kepada ASOM melalui borang Laporan Insiden Untuk kes membabitkan Polis. Hubungi pihak Polis untuk kutipan pesalah dan buat laporan dan email kepada pihak Security Simpan statement bertulis, laporan Polis (jika ada), dan emel berkenaan di dalam Fail R2- Security, & Stocktake untuk rujukan
Shop Lifting - External ➢ Merupakan kecurian luaran yang merujuk kepada pelanggan yang sengaja membawa keluar stok dari kedai sebelum melakukan pembayaran. ➢ Selalunya berlaku diakibatkan oleh kekurangan langkah keselamatan dan pencegahan di lantai jualan. Apa Yang Stor Perlu Lakukan Sekiranya Mengesyaki Pelanggan? Beritahu semua staf, promoter dan security guard agar bersedia di semua pintu keluar dan masuk serta berada di kawasan jualan Pastikan anda mengenalpasti lokasi dan jenis item yang diambil oleh pelanggan. Maklumkan Security Guard (jika ada) dan minta beliau mengawasi suspek bersama terutama jika suspek lebih daripada 2 orang Lihat sama ada suspek membayar barangan yang diambil.jika tidak, Tahan suspek sebaik sahaja dia keluar dari stor Jika suspek berkeras,jelaskan kepada suspek anda perlu melakukan pemeriksaan dan ini adalah satu tugas untuk dilakukan dan memohon kerjasama.
Syndicate ➢ Sindiket ialah pencuri yang bergerak secara berkumpulan. ➢ Mencuri barang-barang seperti kosmetik, produk kecantikan dan vitamin yang mahal atau apa-apa barangan yang hangat di pasaran. ➢ Sasaran ialah stor yang mempamerkan barangan mahal yang banyak tetapi kurang kawalan sebagai sasaran. Beritahu semua staf, Promoter, dan Security Guard agar bersedia di semua pintu masuk, dan berada di kawasan jualan. Lakukan 4 langkah khidmat pelanggan kepada mereka supaya mereka rasa terganggu, dan membatalkan niat mereka. Jangan tangkap tetapi perhatikan pergerakkan mereka sehingga mereka sedar yang mereka sedang diperhatikan dan berharap mereka batalkan niat. Buat Laporan Polis setelah mereka beredar, maklumkan butiran kejadian melalui borang Laporan Insiden dan emel kepada Security Dept, ASOM dan RSOM. Simpan statement bertulis pencuri, laporan polis dan Laporan Insiden berkenaan di dalam Fail R2 dan lakukan adjustment 85 bagi item yang terlibat Apa Yang Stor Perlu Lakukan Sekiranya Mengesyaki Sindiket Di Dalam Stor?
Pedestal ➢ Pedestal, adalah sebahagian daripada sistem keselamatan dinamakan Electronic Alarm System (EAS) . ➢ Digunakan untuk mengesan Sensormatic Tag yang tidak dinyahaktifkan ➢ Pihak pengurusan yang bertugas perlu membuat pemeriksaan ke atas pedestal dua kali sehari bagi setiap shift pagi dan petang. ➢ Pedestal mampu mengesan kecurian melalui sensormatic tag yang terdapat pada produk. Rutin Harian Pemeriksaan Pedestal ➢ Semua pedestal di stor perlu diberikan bilangan turutan, iaitu bermula dari sebelah kiri (dari dalam stor) sebagai no 1 sehinga akhir pedestal. ➢ Pilih barangan yang mempunyai sensormatic tag dan lakukan pemeriksaan dengan menghampiri pedestal yang terdapat di pintu masuk.
Rutin Harian Pemeriksaan Pedestal - Sambungan ➢ Buat pemeriksaan sensormatic tag di tengah antara dua pedestal dan bukan disebelah pedestal. Jika tiada masalah, siren akan berbunyi serta lampu pedestal akan menyala. ➢ Ulangi langkah ini untuk semua pedestal mengikut turutan bagi semua barangan yang dipilih. ➢ Berhenti di pedestal yang tidak menyala dan catat no pedestal yang tidak berfungsi. ➢ Pihak pengurusan di kehendaki mengisi dan melengkapkan borang pedestal checklist ➢ Pedestal wajib diperiksa minimum 2 kali sehari pada syif pagi, dan petang. ➢ Borang pedestal checklist perlu ditandatangani oleh pihak pengurusan ➢ Sila failkan borang pedestal checklist di Fail R2- Security, & Stocktake ➢ Jika terdapat pedestal yang tidak berfungsi, periksa semula dengan sensormatic tag yang baru. Jika berfungsi, sila tukar label yang
Store – Back End Staff/Management Declaration ➢ Declaration ialah pengisytiharan wang dan barangan peribadi yang dibawa sewaktu masa bekerja. ➢ Pengurusan perlu memastikan declaration dijalankan dengan tatacara yang betul bagi melindungi kakitangan stor dan harta benda syarikat. ➢ Pengurus perlu menandatangani buku declaration setiap kali pengisytiharan wang dan barangan peribadi dilakukan. ➢ Semua staff mesti diterangkan dan memahami mengenai “Declaration”. Wang tunai 1. Semua wang tunai perlu di isytiharkan didalam buku Declaration dan disimpan di dalam loker 2. Declaration wang perlu dilakukan ;- -Setiap mula shift kerja -Setiap keluar rehat -Setiap balik dari rehat -Tamat shift kerja -Pengeluaran wang dari ATM Barangan peribadi 1. Lekatkan tag yang ditandatangani oleh pengurusan dan tarikh pengisytiharan pada setiap barangan peribadi yang ada dijual di watsons atau barangan GWP yang terdapat di watsons
Tujuan Utama Melakukan Pengistiharan (Self Declaration) Memastikan tiada barangan yang memudaratkan dibawa masuk seperti minuman beralkohol,senjata dan lain lain Mengelakkan berlakunya penyelewengan Mengelakkan salah faham sekiranya terjadi konflik seperti kehilangan wang atau stok Memudahkan pencarian sekiranya terjadi sebarang kehilangan di dalam stor Sebagai langkah kawalan keselamatan bagi mengatasi masalah kerugian (shrinkage) di dalam stor
Locker Check ➢ Locker diberikan kepada semua staf untuk penyimpanan barangan peribadi. Staf dilarang menyimpan barangan yang dijual di watsons/stok di dalam loker Pengurus kedai wajib melakukan pemeriksaan loker bagi semua staff sekali dalam seminggu Pemeriksaan mesti dibuat dihadapan pemilik loker, tidak dibenarkan melakukannya berseorangan. Semua loker mesti berada di dalam keadaan berkunci dan tiada kunci ditingglkan di sana Setiap pembelian barangan di dalam kedai yang di simpan di dalam loker perlu mempunya resit pembelian dan ditandatangani oleh pehak pengurusan
Tujuan Melakukan Locker Check Memastikan tiada barangan yang tidak diisytiharkan disimpan di dalam loker Pemeriksaan loker mengejut yang betul boleh digunakan sebagai langkah kawalan keselamatan bagi mengatasi masalah kerugian di stor Dapat mengurangkan kes kecurian internal di dalam stor
Weekly Count (High Risk Item) ➢ Terdapat 2 pengiraan stok yang dilakukan secara mingguan di dalam store iaitu :- ✓ TOP 25 Shrinkage ✓ Cycle Count TOP 25 Shrinkage ➢ Senarai Top 25 Shrinkage adalah berpandukan senarai stok berdasarkan keputusan stocktake terkini yang dikeluarkan oleh pihak Audit. ➢ Rujuk keputusan Stocktake, senarai Top 25 PLU adalah yang telah ditanda dengan warna merah. ➢ Senarai stok Top 25 Shrinkage mestilah diasingkan stoknya dan letak pada rak yang di khususkan didalam backroom untuk kawalan yang lebih mudah ➢ Susun pada rak dan buat pemeriksaan sekurang-kurangnya seminggu sekali menggunakan helaian daily count. (tidak boleh dikira oleh orang dan hari yang sama setiap minggu)
Pengiraan Stok Top 25 Shrinkage Staff atau pengurusan yang berlainan • Kiraan mestilah dilakukan sekurangkurangnya satu minggu sekali oleh staf dan management yang berlainan. Cetak senarai semak • Cetak senarai semak, isikan Tarikh kira, Hari dan Minggu. Sediakan peralatan • Gunakan HHT & imbas stok tersebut untuk memastikan plu yang betul dan isikan jumlah kiraan dalam senarai semak tersebut. Pemeriksaan fizikal stok • key-in PLU stok tersebut untuk mengetahui SOH dalam sistem dan isikan dalam ruang system SOH quantity dalam senarai semak.
Apa Yang Perlu Di lakukan Selepas Pengiraan Top 25 Shrinkage ➢ Store Manager perlu memeriksa kiraan Top 25 dan memastikan perbezaan antara SOH dengan jumlah kiraan. ➢ Jika terdapat perbezaan daripada SOH dengan jumlah kiraan, SM/SIC perlu membuat siasatan terhadap PLU tersebut dan kenal pasti punca penemuan stok tersebut. ➢ Siasatan perlu dilakukan serta merta bagi sebarang perbezaan. Adjustment perlu dilakukan pada hari tersebut/ pengiraan. ✓ Adjustment code 99 general adjustment untuk stok yang kurang dari SOH, sila rujuk kepada SOF 8.9.2 (-) General Adjustment (Code 99). ✓ Adjustment code 11 general adjustment untuk stok yang lebih dari SOH, sila rujuk kepada SOF 8.9.1 (+) General Adjustment (Code 11). ➢ Sekiranya ada masalah SOH, sila maklumkan kepada IT Portal untuk penyelesaian dan sempurnakan adjustment dalam masa 3 hari.