MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - i BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO DAN INSPEKTORAT MARA Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA, No 21, Jalan MARA 50609, Kuala Lumpur Tel: 03-261 32552 / 35043 PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA Edisi 2
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - ii GARIS PANDUAN PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA Versi 2.0 BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO DAN INSPEKTORAT, Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA, No 21, Jalan MARA, 50609 Kuala Lumpur Tel: 03-261 32552 / 35043 Faks: 03-2698 6140 Emel: [email protected]
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - iii Diterbitkan oleh: MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) No 21, Jalan MARA, 50609 Kuala Lumpur. Tel: 03-261 32552 / 35043 Faks: 03-2698 6140 Emel: [email protected] Website: http://www.mara.gov.my @MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) Hak cipta terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripada penerbitan ini boleh diterbitkan semula atau disimpan dalam bentuk yang boleh diperolehi semula atau disiar dalam sebarang bentuk dengan apa cara sekali pun sama ada secara elektronik, mekanikal, fotokopi, penggambaran semula, rakaman dan sebagainya tanpa mendapat izin tertulis daripada MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - iv KANDUNGAN Muka Surat KATA ALUAN KETUA PENGARAH MARA .. .. .. x Definisi .. .. .. .. .. .. .. xi 1 Tujuan .. .. .. .. .. .. 1 2 Pengenalan .. .. .. .. .. .. 3 2.1 Ancaman Keselamatan .. .. .. .. 5 3 Objektif .. .. .. .. .. .. 9 4 Struktur Organisasi JawatankuasaKeselamatan Perlindungan MARA .. .. .. .. .. .. 11 4.1 Ibu Pejabat .. .. .. .. .. 13 4.2 Pejabat MARA Negeri / Institusi Pendidikan MARA .. 14 5 Pelantikan Pegawai Keselamatan di MARA .. .. 15 5.1 Ketua Jabatan (KJ) .. .. .. .. 16 5.1.1 Fungsi dan Tanggungjawab Ketua Jabatan .. 17 5.2 Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) .. .. 18 5.2.1 Fungsi dan Tanggungjawab PKJ.. .. .. 19 5.2.2 Tatacara Pelantikan PKJ .. .. .. 24 5.2.3 Borang Pelantikan PKJ (KPKK6) .. .. 25 5.2.4 Contoh Surat Pelantikan PKJ .. .. .. 26 5.3 Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) .. 27 5.3.1 Fungsi dan Tanggungjawab PPKJ.. .. .. 28 5.3.2 Tatacara Pelantikan PKJ .. .. .. 32 5.3.3 Borang Pelantikan PKJ (KPKK6) .. .. 33 5.3.4 Contoh Surat Pelantikan PKJ .. .. .. 34 5.4 Pegawai Pengelas (PP) .. .. .. .. 35 5.4.1 Fungsi dan Tanggungjawab PP.. .. .. 36 5.4.2 Tatacara Pelantikan PP .. .. .. 40 5.4.3 Borang Pelantikan PP (Lampiran B) dan KPKK9 .. 41 5.4.4 Contoh Sijil Pelantikan PP .. .. .. 44 5.5 Pegawai Pengelas Semula (PPS) .. .. .. 45 5.5.1 Fungsi dan Tanggungjawab PPS .. .. 45 5.6 Pendaftar Rahsia (PR) .. .. .. .. 47 5.6.1 Fungsi dan Tanggungjawab PR .. .. 48 5.6.2 Tatacara Pelantikan PR .. .. .. 52 5.6.3 Borang Pelantikan PR (KPKK6) .. .. 53 5.6.4 Contoh Surat Pelantikan PR .. .. .. 54
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - v 5.7 Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) .. .. .. 55 5.7.1 Fungsi dan Tanggungjawab PRJ.. .. .. 56 5.7.2 Tatacara Pelantikan PRJ .. .. .. 59 5.7.3 Borang Pelantikan PRJ (KPKK6) .. .. 60 5.7.4 Contoh Surat Dan Sijil Pelantikan PRJ .. .. 61 5.8 Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) .. .. 63 5.8.1 Fungsi dan Tanggungjawab PTRJ.. .. .. 64 5.8.2 Tatacara Pelantikan PTRJ .. .. .. 67 5.8.3 Borang Pelantikan PTRJ (KPKK6) .. .. 68 5.8.4 Contoh Surat Dan Sijil Pelantikan PTRJ .. 69 5.9 Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) .. 71 5.9.1 Fungsi dan Tanggungjawab JKB.. .. .. 72 5.9.2 Tatacara Pelantikan JKB .. .. .. 76 5.9.3 Borang Pelantikan JKB (KPKK20) .. .. 77 5.9.4 Contoh Surat Pelantikan JKB .. .. .. 78 5.10 Pegawai Bertugas (PB) .. .. .. .. 80 5.10.1 Fungsi dan Tanggungjawab PB.. .. .. 80 5.10.2 Tatacara Pelantikan PB .. .. .. 83 5.10.3 Contoh Jadual PB .. .. .. .. 84 5.10.4 Borang Senarai Semak PB (MARA.KP-01) .. 85 5.10.5 Contoh Surat Pelantikan PB .. .. .. 86 6 Aspek-Aspek Keselamatan .. .. .. .. 87 6.1 Keselamatan Fizikal .. .. .. .. 88 6.1.1 Kawalan Bangunan .. .. .. .. 88 - Kaunter Pelanggan dan Tempat Khas Pelawat.. 89 - Sistem Kad Keselamatan .. .. .. 91 o Kad Keselamatan Warga Kerja .. .. 91 o Kad Keselamatan Pelawat .. .. 92 o Kad Keselamatan Pekerja Penyelenggaraan.. 93 o Prosedur Pemulangan Kad Keselamatan .. 94 o Prosedur Kehilangan / Gantian Kad Keselamatan 95 6.1.2 Kawalan Akses ke Kawasan Pejabat dan Ruangan Larangan .. .. .. .. .. 96 6.1.3 Kunci Keselamatan .. .. .. .. 97 - Buku Daftar Kunci .. .. .. 98 - Buku Daftar Pemilikan Kunci .. .. 99
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - vi - Buku Daftar Pergerakan Kunci .. .. 101 - Kawalan dan Penyimpanan Anak Kunci .. 101 - Semakan Buku Daftar Kunci .. .. 101 6.1.4 Perkhidmatan Polis Bantuan MARA (PBM) / Kawalan Keselamatan Swasta .. .. .. 102 6.1.5 Kawalan Mesin Faksimili .. .. .. 105 6.1.6 Kawalan Mesin Penyalin .. .. .. 110 6.1.7 Kawalan Kunci Kombinasi .. .. .. 111 6.2 Keselamatan Dokumen .. .. .. .. 113 - Terperingkat .. .. .. .. 114 - Rahsia Besar .. .. .. .. 114 - Rahsia .. .. .. .. .. 115 - Sulit .. .. .. .. .. 116 - Terhad .. .. .. .. .. 117 6.2.1 Prosedur Pengurusan Dokumen Terperingkat .. 117 - Peringkat / Pengelasan Keselamatan Dokumen Terperingkat .. .. .. .. 119 - Tanda Keselamatan Dokumen Terperingkat .. 125 - Prosedur Penyimpanan Dokumen Terperingkat 129 - Prosedur Penghantaran Dokumen Terperingkat 132 - Prosedur Penerimaan Dokumen Terperingkat 143 - Prosedur Pemusnahan Dokumen Terperingkat 145 - Prosedur Kehilangan Dokumen Terperingkat .. 148 - Pengurusan Dokumen Terperingkat Secara Elektronik .. .. .. .. 149 - Pengelasan Semula Rahsia Rasmi .. .. 152 6.3 Keselamatan Peribadi .. .. .. .. 156 6.3.1 Tanggungjawab Pengawal Pusat .. .. 157 6.3.2 Memperbaharui Perakuan Akta Rahsia Rasmi 1972 157 6.3.3 Tamat Perkhidmatan .. .. .. 159 6.3.4 Perakuan Vendor / Kontraktor .. .. 160 6.3.5 Tapisan Keselamatan .. .. .. 162 6.3.6 Jadual Permohonan Tapisan Keselamatan dan Pegawai Pengesah .. .. .. .. .. 164 6.3.7 Tatacara Pelantikan Pegawai Pengesah .. 166 6.3.8 Borang Maklumat Pengesah Jabatan .. .. 167
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - vii 6.3.9 Surat Permohonan Pegawai Pengesah Jabatan .. 168 6.3.10 Pelantikan Pegawai Pengesah Jabatan (PPJ) .. 169 6.3.11 Tatacara Tapisan Keselamatan .. .. 170 6.3.12 Pelanggaran Keselamatan .. .. .. 171 6.4 Keselamatan ICT .. .. .. .. .. 173 6.4.1 Tugas dan Tanggungjawab .. .. .. 174 6.4.2 Kawalan Pengelasan .. .. .. 176 6.4.3 Kawalan Sistem Komputer .. .. .. 177 7 Penutup .. .. .. .. .. .. 181 CONTOH BORANG BORANG NAMA BORANG M/Surat KPKK6 PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PKJ)/ PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) 184 Lampiran B PELANTIKAN PEGAWAI AWAM SEBAGAI PEGAWAI PENGELAS MENGIKUT SEKSYEN 2B 185 KPKK9 PEGAWAI PENGELASAN YANG TELAH DILANTIK DIBAWAH SEKSYEN 2B AKTA RAHSIA RASMI 1972 (AKTA 88) 188 Lampiran E1 PELANTIKAN PEGAWAI PENDAFTAR RAHSIA 189 SKL8 BORANG PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)/PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ) DIKEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI 190 KPKK20 PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL (PJKB) 191 MARA.KP01 BORANG SENARAI SEMAK PEGAWAI BERTUGAS 192 BORANG PERMOHONAN PAS KESELAMATAN MARA 193 BORANG PENGHANTARAN DOKUMEN TIDAK TERPERINGKAT MELALUI MESIN FAKSIMILI 194
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - viii BORANG NAMA BORANG M/Surat BORANG JADUAL 195 BORANG PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT SULIT/TERHAD MELALUI MESIN FAKSIMILI 196 LAMPIRAN D PERAKUAN UNTUK DITANDATANGANI OLEH PENJAWAT AWAM BERKENAAN AKTA RAHSIA RASMI 1972 197 LAMPIRAN E PERAKUAN UNTUK DITANDATANGANI APABILA MENINGGALKAN PERKHIDMATAN KERAJAAN 198 LAMPIRAN F PERAKUAN UNTUK DITANDATANGANI OLEH VENDOR/KONTRAKTOR BERKENAAN DENGAN AKTA RAHSIA RASMI 1972 199 BORANG MAKLUMAT PENGESAH JABATAN 200 CONTOH SURAT PELANTIKAN / BUKU DAFTAR M/Surat SURAT PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PKJ) 202 SURAT PELANTIKAN PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) 203 SURAT PELANTIKAN SEBAGAI PENDAFTAR RAHSIA 204 SURAT PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN BERJADUAL (JKB) 205 SURAT PELANTIKAN PEGAWAI PEGAWAI BERTUGAS 207 JADUAL SISTEM PEGAWAI BERTUGAS 208 BUKU DAFTAR KUNCI 209 BUKU DAFTAR PEMILIKAN KUNCI 209 BUKU DAFTAR PERGERAKAN KUNCI 209 BUKU DAFTAR PENGHANTARAN DOKUMEN TIDAK TERPERINGKAT MELALUI MESIN FAKSIMILI 210 BUKU DAFTAR PENERIMAAN DOKUMEN TIDAK TERPERINGKAT MELALUI MESIN FAKSIMILI 211
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - ix M/Surat BUKU DAFTAR PENGGUNAAN MESIN PENYALIN 212 BUKU DAFTAR PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT SULIT / TERHAD MELALUI MESIN FAKSIMILI 213 BUKU DAFTAR PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT SULIT / TERHAD MELALUI MESIN FAKSIMILI 214 PERMOHONAN PEGAWAI PENGESAH JABATAN, MAJLIS AMANAH RAKYAT 215 PELANTIKAN PEGAWAI PENGESAH JABATAN (PPJ) 216
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - x Kata Aluan Ketua Pengarah Selaras dengan objektif utama keselamatan perlindungan MARA iaitu untuk memberi pengetahuan, kefahaman, kesedaran dan sikap tanggungjawab terhadap pengurusan keselamatan perlindungan di MARA, infografik ini disediakan bagi memastikan objektif tersebut sentiasa dapat dipenuhi secara berterusan. Infografik ini disediakan dalam bentuk yang lebih mudah, ringkas dan menarik dengan mengambil kira setiap perubahan dan pengemaskinian berkaitan peraturan, terma rujukan, dokumen dan rujukan lain berkaitan keselamatan perlindungan di tempat kerja. Semoga infografik ini dapat membantu, menjadi panduan dan rujukan yang berkesan kepada semua warga MARA dalam mengendali dan menguruskan aspek keselamatan perlindungan di MARA. Sekian dan selamat maju jaya
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - xi DEFINISI Beberapa singkatan yang penting dalam garis panduan ini ialah seperti berikut: Bil Singkatan Maksud Singkatan 1 KPLB Kementerian Pembangunan Luar Bandar 2 ANM Arkib Negara Malaysia 3 KPKK/CGSO Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan 4 BPIN Bahagian Pengurusan Risiko dan Inspektorat 5 PMP Pegawai Mengawal Pusat 6 PMN Pengarah MARA Negeri 7 PMD Pegawai MARA Daerah 8 IPMa Institusi Pendidikan MARA 9 UPL Unit Penyelaras 10 SUM Setiausaha Majlis 11 KJ Ketua Jabatan 12 PKJ Pegawai Keselamatan Jabatan 13 PPKJ Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - xii Bil Singkatan Maksud Singkatan 14 PP Pegawai Pengelas 15 PR Pendaftar Rahsia 16 PRJ Pegawai Rekod Jabatan 17 PTRJ Pembantu Rekod Jabatan 18 PB Pegawai Bertugas 19 JKB Jawatan Keselamatan Berjadual 20 ARR Akta Rahsia Rasmi 21 PBM Polis Bantuan MARA 22 PIC Pegawai Tanggungjawab 23 SOP Prosedur Operasi Standard 23 ATM Angkatan Tentera Malaysia 24 Pusat Pentadbiran MARA Semua Bahagian dan Unit di Ibu Pejabat serta pusat-pusat operasi seperti Pejabat MARA Negeri, Pejabat MARA Daerah dan Institusi Pendidikan MARA seperti Maktab Rendah Sains MARA, Kolej MARA, Kolej Profesional MARA, Institut Kemahiran MARA dan Kolej Kemahiran Tinggi MARA serta MARA-Japan Industrial Institute
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 1 TUJUAN
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 2 1. TUJUAN Manual Pengurusan Keselamatan Perlindungan ini dibangunkan sebagai panduan bagi meningkatkan kualiti pengurusan keselamatan perlindungan dalam aspek keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi di Pusat Pentadbiran MARA. Warga MARA wajib mematuhi semua peraturan yang telah ditetapkan. Manual ini adalah betul semasa tarikh ianya disediakan. Sebarang perubahan / pindaan / penambahbaikan daripada pihak berkuasa akan dikemaskini mengikut keperluan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 3 PENGENALAN
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 4 2. PENGENALAN Sistem tadbir urus yang baik membantu dalam mencapai keselamatan perlindungan yang maksimum. Pegawai Mengawal Pusat adalah bertanggungjawab untuk melantik pegawaipegawai yang bertanggungjawab bagi memastikan kerahsiaan maklumat terperingkat di pusat pentadbiran masing-masing adalah dilindungi dan mengelakkan daripada berlakunya pelanggaran keselamatan. Pelantikan pegawai di bawah struktur organisasi Pengurusan Keselamatan Perlindungan adalah berdasarkan: i. Akta Rahsia Rasmi 1972; ii. Akta Arkib Negara 2003; dan iii. Arahan Keselamatan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 5 Semua pusat pentadbiran MARA bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan keselamatan perlindungan dilaksanakan sepenuhnya sebagaimana yang termaktub di dalam Akta dan Arahan di atas. 2.1 Ancaman Keselamatan Keselamatan perlindungan adalah penting untuk membendung ancaman keselamatan, sama ada di peringkat negara, organisasi, pusat pentadbiran atau warga kerja / individu yang berkepentingan. Antara ancaman keselamatan yang wujud adalah: i. Subversif Adalah suatu cubaan oleh individu atau organisasi menggunakan jalan yang salah di sisi undang-undang atau terkeluar daripada kehendak perlembagaan dalam usaha menukar atau meracuni pemikiran rakyat supaya menggulingkan kerajaan sesebuah negara.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 6 ii. Espionaj Kegiatan perisikan bertujuan untuk memperolehi rahsia atau maklumat terperingkat secara salah di sisi undangundang meliputi politik, ekonomi, sosial, saintifik, industri, ketenteraan dan perdagangan sebuah negara lain. iii. Sabotaj Suatu perbuatan atau omitan yang bertujuan untuk mendatangkan kerosakan fizikal kepada instalasi, bangunan, peralatan atau sasaran-sasaran lain, sama ada awam atau tentera untuk membantu sebuah kuasa asing atau mencapai suatu matlamat politik. iv. Kelemahan Manusia Keinginan menunjuk-nunjuk dan menarik hati saudara mara, sahabat handai dan rakan taulan mengenai suatu perkara terperingkat sehingga menyebabkan kecuaian dalam mematuhi arahan-arahan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 7 keselamatan termasuk tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di tempat awam mengenai perkara terperingkat. Membiarkan diri menjadi sasaran pemerasan kerana berhutang, melakukan persetubuhan haram, rasuah dan kelakuan juga latar belakang yang tidak sempurna. v. Pelampau Individu atau organisasi yang mempunyai pendapat yang melampaui batas perlembagaan negara mengenai perkaraperkara politik, agama dan nas juga memperjuangkannya dan bersedia menjalankan kegiatan yang melanggar undang-undang untuk membangkitkan semangat tentangan rakyat, memecah belahkan perpaduan kaum dan menggugat keamanan negara. Langkah-langkah keselamatan yang baik adalah arahan yang mudah difahami dan penguatkuasaan dapat dijalankan dengan lancar.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 8 Tindakan ini diterjemahkan kepada sistem kawalan keselamatan perlindungan yang merangkumi 5 aspek: i. Keselamatan Umum ii. Keselamatan Fizikal iii. Keselamatan Dokumen iv. Keselamatan Peribadi v. Keselamatan ICT (Rujuk Dasar Keselamatan ICT MARA) Pengurusan Keselamatan Perlindungan hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan agar dapat difahami dan dipatuhi oleh warga kerja MARA.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 9 OBJEKTIF
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 10 3. OBJEKTIF i. Menggariskan tatacara pelantikan dan tanggungjawab pegawai keselamatan di pusat perkhidmatan MARA; ii. Menyediakan rujukan kepada semua isu berkenaan keselamatan perlindungan meliputi keselamatan fizikal, dokumen dan peribadi; iii. Memastikan pematuhan kepada Akta, Arahan dan peraturan keselamatan perlindungan; iv. Meningkatkan kefahaman mengenai dasar, peraturan dan sistem keselamatan perlindungan di MARA; dan v. Memastikan Keselamatan Perlindungan di MARA dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 11 STRUKTUR ORGANISASI JAWATANKUASA KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 12 4. STRUKTUR ORGANISASI JAWATANKUASA KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA PMP perlu mengenalpasti pegawai yang bertanggungjawab untuk dilantik sebagai pegawai keselamatan sebagaimana yang diperlukan oleh Akta berkenaan. Pegawai Keselamatan yang dilantik adalah berperanan untuk memastikan semua pengurusan maklumat terperingkat adalah mengikut prosidur dan tatacara yang betul bagi mengelakkan ketirisan maklumat akibat kecuaian pegawai atau prosesan. Berikut adalah Struktur Organisasi Jawatankuasa Keselamatan Perlindungan yang wujud di MARA:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 13 i. IBU PEJABAT MARA Nota: * TIMBALAN PENGARAH Gred 48 dan ke atas KETUA JABATAN (KETUA PENGARAH) PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (TIMBALAN KETUA PENGARAH) PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH) PEGAWAI PENGELAS (KETUA PENGARAH / TIMBALAN KETUA PENGARAH) (PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH) * PENDAFTAR RAHSIA (SETIAUSAHA / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT) PEGAWAI REKOD JABATAN (KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN) PEMBANTU REKOD JABATAN (PEMBANTU OPERASI / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 14 ii. PEJABAT MARA NEGERI (PMN) / INSTITUSI PENDIDIKAN MARA (IPMa) Nota: * TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA yang menguruskan Khidmat Pengurusan ** TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA Gred 48 dan ke atas KETUA JABATAN (PENGARAH / PENGETUA / KETUA UNIT) PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA) * (PEGAWAI MARA DAERAH) PEGAWAI PENGELAS (PENGARAH / PENGETUA) (TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA) ** PENDAFTAR RAHSIA (SETIAUSAHA / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT) PEGAWAI REKOD JABATAN (KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN) PEMBANTU REKOD JABATAN (PEMBANTU OPERASI / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT) PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 15 PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 16 5. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA 5.1 Ketua Jabatan (KJ) Ketua Jabatan adalah jawatan yang tertinggi di MARA mengikut pusat Pentadbiran MARA yang bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan perlindungan dalam Pusat Pentadbirannya seperti yang telah ditetapkan di Buku Arahan Keselamatan. Ketua Jabatan (KJ) adalah terlantik berdasarkan kepada jawatan yang disandang sebagaimana di Para 16, Buku Arahan Keselamatan. Perlantikan ini sah sehingga penyandang bertukar jawatan atau berpindah. Jawatan Ketua Jabatan (KJ) di MARA adalah:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 17 a. Ibu Pejabat MARA: Ketua Pengarah MARA b. Pejabat MARA Negeri: Pengarah c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pengarah / Pengetua d. Pusat Latihan MARA Pengarah / Pengetua / Ketua Unit yang menguruskan sesebuah pusat latihan MARA, contohnya Pengarah ILKM dan Ketua Unit PUSKEP 5.1.1 Fungsi dan Tanggungjawab Ketua Jabatan Fungsi dan tanggungjawab seorang Ketua Jabatan meliputi perkara-perkara seperti berikut: i. Mengenalpasti masalah keselamatan ii. Merumus polisi iii. Menentukan matlamat iv. Menilai sasaran
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 18 5.2 Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) adalah Pegawai Kanan KJ yang dilantik untuk menyandang jawatan tersebut sebagaimana Para 17, Buku Arahan Keselamatan. Tugas utama PKJ adalah membantu KJ dalam melaksanakan arahan-arahan keselamatan di MARA. PKJ adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan arahan-arahan keselamatan Kerajaan dengan berhubung rapat dan mendapat nasihat daripada Pegawai Keselamatan Kerajaan. Perlantikan ini sah sehingga penyandang bertukar jawatan atau berpindah ke pusat pentadbiran lain. Berdasarkan perjawatan di MARA, Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) yang dilantik hendaklah terdiri daripada: a. Ibu Pejabat MARA: Timbalan Ketua Pengarah
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 19 b. Pejabat MARA Negeri: Timbalan Pengarah (yang menguruskan khidmat pengurusan) Pegawai MARA Daerah c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua e. Pusat Latihan MARA Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua / Penolong Ketua Unit yang menguruskan sesebuah pusat latihan MARA, contohnya Penolong Ketua Unit PUSKEP 5.2.1 Fungsi dan Tanggungjawab PKJ Fungsi dan tanggungjawab seorang PKJ meliputi perkara-perkara seperti berikut: i. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen dan maklumat rasmi MARA, bangunan dan harta benda MARA daripada sebarang ancaman, kecurian, kebakaran dan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 20 sebagainya dengan mengambil kira langkah-langkah melindungi selaras dengan peraturan-peraturan yang ditetapkan; ii. Mengemukakan perakuan-perakuan kepada Ketua Jabatan akan cadangan-cadangan untuk meningkatkan langkah-langkah Keselamatan Perlindungan dari semasa ke semasa mengikut kesesuaian; iii. Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan di pusat yang dipengerusikan oleh PKJ/PPKJ pusat berperanan untuk menyelaraskan pelaksanaan kawalan Keselamatan Perlindungan serta menyelesaikan isu-isu yang berbangkit dalam melaksanakan kawalan Keselamatan Perlindungan di pusat masingmasing; iv. Mewakili Pusat dalam menghadiri mesyuarat mengenai keselamatan daripada semasa ke semasa dan jika
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 21 diperlukan, membentangkan laporan keselamatan serta isu-isu yang tidak dapat diselesaikan di peringkat Pusat / Negeri; v. Menubuhkan jawatankuasa yang akan dipengerusikan oleh Ketua Jabatan yang akan bermesyuarat dengan serta-merta jika berlaku sebarang kejadian kecemasan yang melibatkan keselamatan dokumen dan kebocoran maklumat serta harta benda MARA termasuk ancaman keselamatan, pencerobohan, kebakaran, kecurian dan sebagainya. Selanjutnya menyediakan laporan hasil mesyuarat jawatankuasa berkenaan untuk dikemukakan kepada pihak berkuasa berkenaan; vi. Mengadakan pemeriksaan daripada semasa ke semasa ke atas bangunan, sistem pendawaian elektrik, bilik komputer, bilik dokumen dan peralatan, kawasan pejabat dan semua perkara di bawah tanggungjawabnya bagi memastikan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 22 ia dalam keadaan yang selamat dan tidak terdedah kepada ancaman dan risiko; vii. Menganjurkan kursus dan taklimat kesedaran Keselamatan Perlindungan dengan kerjasama Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Jabatan Perdana Menteri bagi memastikan setiap warga kerja di pusat agar memahami langkahlangkah serta peraturan-peraturan Keselamatan Perlindungan; viii. Bekerjasama rapat dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai langkah-langkah meningkatkan sistem dan kawalan Keselamatan Perlindungan di Pusat; ix. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi MARA yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 23 peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan; x. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya; xi. Melaporkan serta-merta kepada Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk aktivitiaktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92; dan xii. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditetapkan dalam peraturanperaturan Keselamatan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa dan yang dipinda daripada semasa ke semasa.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 24 5.2.2 Tatacara Pelantikan PKJ Tidak lengkap Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan semula borang MULA 1. Pegawai yang telah dikenalpasti sebagai PKJ akan melengkapkan borang KPKK6 untuk pelantikan sebagaimana contoh di 5.2.3. Borang juga boleh diperolehi daripada laman sesawang KPKK: www.cgso.gov.my 2. Urusetia di bahagian / pusat perlu semak borang yang telah dilengkapkan. Borang yang tidak lengkap perlu dilengkapkan dengan betul. 3. Ketua Jabatan perlu mengeluarkan surat pelantikan kepada PKJ yang dilantik sebagaimana contoh di 5.2.4 dengan menyertakan senarai tugas PKJ seperti contoh di 5.2.1. Surat pelantikan perlu dipamerkan manakala salinan perlu disimpan dalam fail peribadi. Senarai lantikan PKJ perlu dihantar ke BPIN untuk makluman dan rekod. 4. Borang lengkap dikemukakan ke Pejabat KPKK Cawangan Negeri bersama-sama surat pelantikan, borang pelantikan jawatan-jawatan lain, sekiranya ada dan senarai pelantikan keseluruhan bagi bahagian / pusat. SELESAI Lengkap
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 25 5.2.3 Borang Pelantikan PKJ (KPKK6)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 26 5.2.4 Contoh Surat Pelantikan PKJ KETUA PENGARAH MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) / PENGARAH / PENGETUA .......................... Nama Pegawai: Jawatan: Bahagian: PELANTIKAN SEBAGAI PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Para 17 Buku Keselamatan Kerajaan, saya dengan ini melantik tuan sebagai Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) di Majlis Amanah Rakyat (MARA) / Pusat ………………………. dan diberi kuasa membantu melaksanakan tugas dan tanggungjawab bagi sistem keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan ICT di MARA ini. 2. Sebagai Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ), tuan adalah dikehendaki setiap masa mematuhi dan melaksanakan segala arahan yang terkandung di dalam Buku Arahan Keselamatan (1985) dan juga arahan yang dikeluarkan oleh Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan dari semasa ke semasa disamping menggunakan budi bicara khususnya dalam membantu melaksanakan langkahlangkah keselamatan yang dianggap mustahak untuk kepentingan MARA ini. 3. Pelantikan ini berkuatkuasa mulai tarikh surat Lantikan ini dikeluarkan. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ‘LUAR BANDAR SEJAHTERA’ Saya yang menjalankan amanah, KETUA PENGARAH MARA / PENGARAH / PENGETUA Tarikh: “Amanah rakyat”
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 27 5.3 Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) Jawatan Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) adalah dilantik untuk membantu PKJ dalam melaksanakan arahan-arahan keselamatan di MARA, sebagaimana arahan di Para 17, Buku Arahan Keselamatan. Perlantikan ini sah sehingga penyandang bertukar jawatan atau berpindah ke Pusat Pentadbiran lain. Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) di MARA adalah dipertanggungjawabkan kepada: a. Ibu Pejabat MARA: Pengarah Bahagian / Ketua Unit Timbalan Pengarah Bahagian b. Pejabat MARA Negeri: Timbalan Pengarah (yang bersesuaian) c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua (yang bersesuaian)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 28 d. Pusat Latihan MARA Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua / Penolong Ketua Unit yang menguruskan sesebuah pusat latihan MARA, contohnya Penolong Ketua Unit PUSKEP 5.3.1 Fungsi dan Tanggungjawab Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan Tugas sebagai Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) ini adalah sebagai tugas tambahan daripada tugastugas rasminya, meliputi: - i. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen dan maklumat rasmi Bahagian / Unit / Pusat, bangunan dan harta benda MARA daripada sebarang ancaman, kecurian, kebakaran dan sebagainya dengan mengambil kira langkahlangkah melindungi selaras dengan peraturan-peraturan yang ditetapkan;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 29 ii. Mengemukakan perakuan-perakuan kepada Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) akan cadangan untuk meningkatkan Keselamatan Perlindungan dari masa ke semasa mengikut kesesuaian; iii. Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan di Pusat yang dipengerusikan oleh PKJ dan berperanan untuk membantu menyelaraskan pelaksanaan kawalan Keselamatan Perlindungan serta menyelesaikan isu-isu yang berbangkit; iv. Mewakili Bahagian / Unit / Pusat dalam menghadiri mesyuarat mengenai keselamatan dari masa ke semasa dan jika diperlukan hendaklah membentangkan laporan keselamatan Bahagian / Unit / Pusat serta isu–isu yang tidak dapat diselesaikan di peringkat Pusat dan Negeri;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 30 v. Menubuhkan Jawatankuasa yang akan dipengerusikan oleh PKJ Pusat yang akan bermesyuarat dengan serta-merta jika berlaku sebarang kejadian kecemasan yang melibatkan keselamatan dokumen dan kebocoran maklumat serta harta benda MARA termasuk ancaman keselamatan, pencerobohan, kebakaran, kecurian dan sebagainya. Selanjutnya menyediakan laporan hasil mesyuarat jawatankuasa berkenaan untuk dikemukakan kepada pihak berkuasa berkenaan; vi. Mengadakan pemeriksaan dari masa ke semasa ke atas bangunan, sistem pendawaian elektrik, bilik komputer, bilik dokumen dan peralatan, kawasan pejabat dan semua perkara di bawah tanggungjawabnya bagi memastikan ia dalam keadaan yang selamat dan tidak terdedah kepada ancaman risiko;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 31 vii. Menganjurkan kursus dan taklimat kesedaran Keselamatan Perlindungan dengan kerjasama Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Jabatan Perdana Menteri bagi memastikan setiap warga kerja MARA di bawah seliaan memahami langkahlangkah serta peraturan-peraturan Keselamatan Perlindungan; viii. Bekerjasama rapat dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai langkah-langkah meningkatkan sistem dan kawalan Keselamatan Perlindungan di Bahagian / Unit / Pusat; dan ix. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditetapkan dalam peraturanperaturan Keselamatan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa dan yang akan dipinda dari masa ke semasa.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 32 5.3.2 Tatacara Pelantikan Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan MULA 1. Pegawai yang telah dikenalpasti sebagai PPKJ akan melengkapkan borang KPKK6 untuk pelantikan sebagaimana contoh di 5.3.3. Borang juga boleh diperolehi daripada laman sesawang KPKK: www.cgso.gov.my 2. Urusetia di bahagian / pusat perlu semak borang yang diterima. Borang yang tidak lengkap perlu dilengkapkan dengan betul. 3. Ketua Jabatan perlu mengeluarkan surat pelantikan kepada PPKJ yang dilantik sebagaimana contoh di 5.3.4 dengan menyertakan senarai tugas PPKJ seperti contoh di 5.3.1. Surat pelantikan perlu dipamerkan manakala salinan perlu disimpan dalam fail peribadi. Senarai lantikan PPKJ perlu dihantar ke BPIN untuk makluman dan rekod. 4. Borang lengkap dikemukakan ke Pejabat KPKK Cawangan Negeri bersama-sama borang pelantikan jawatan-jawatan lain, sekiranya ada dan senarai pelantikan keseluruhan bagi bahagian / pusat. SELESAI Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang Tidak lengkap Lengkap
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 33 5.3.3 Borang Pelantikan Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (KPKK6)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 34 5.3.4 Contoh Surat Pelantikan Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan KETUA PENGARAH MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) / PENGARAH / PENGETUA .......................... Nama Pegawai: Jawatan: Bahagian: PELANTIKAN SEBAGAI PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Para 17 Buku Keselamatan Kerajaan, saya dengan ini melantik tuan sebagai Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) di Majlis Amanah Rakyat (MARA) / Pusat ………………………. dan diberi kuasa membantu melaksanakan tugas dan tanggungjawab bagi sistem keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan ICT di MARA ini. 2. Sebagai Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ), tuan adalah dikehendaki setiap masa mematuhi dan melaksanakan segala arahan yang terkandung di dalam Buku Arahan Keselamatan (1985) dan juga arahan yang dikeluarkan oleh Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan dari semasa ke semasa disamping menggunakan budi bicara khususnya dalam membantu melaksanakan langkah-langkah keselamatan yang dianggap mustahak untuk kepentingan MARA ini. 3. Pelantikan ini berkuatkuasa mulai tarikh surat Lantikan ini dikeluarkan. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ‘LUAR BANDAR SEJAHTERA’ Saya yang menjalankan amanah, KETUA PENGARAH MARA / PENGARAH / PENGETUA Tarikh: “Amanah rakyat”
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 35 5.4 Pegawai Pengelas (PP) Pegawai Pengelas dilantik berdasarkan kepada Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) di mana pelantikan adalah dilakukan oleh Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri. Pegawai Pengelas (PP) dilantik atas nama, jawatan yang disandang dan jabatan / kementerian yang beliau bertanggungjawab. PP adalah bertanggungjawab sepenuhnya dalam proses mengelas dokumen yang dikeluarkan oleh Pusat Pentadbiran masing-masing sebagaimana prosedur pengelasan yang termaktub dalam Buku Arahan Keselamatan. Jawatan Pegawai Pengelas (PP) di MARA adalah dipertanggungjawabkan kepada semua: a. Ibu Pejabat MARA: Ketua Pengarah Timbalan Ketua Pengarah Pengarah Bahagian Ketua Unit di Ibu Pejabat Timbalan Pengarah Bahagian
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 36 b. Pejabat MARA Negeri: Pengarah MARA Negeri Timbalan Pengarah (Gred 48 dan ke atas) c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa): Pengarah / Pengetua Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua (Gred 48 dan ke atas) d. Pusat Latihan MARA Pengarah / Pengetua / Ketua Unit Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua / Penolong Ketua Unit (Gred 48 dan ke atas) 5.4.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pegawai Pengelas Fungsi dan tanggungjawab seorang Pegawai Pengelas juga bertanggungjawab dalam memastikan tindakan-tindakan berikut dilaksanakan dinyatakan dalam seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 dan berperanan untuk membuat pengelasan maklumat berdasarkan proses berikut:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 37 i. Menyemak: untuk menentukan dokumen yang dibuat semakan merupakan dokumen Bahagian / Unit / Pusat masing-masing sahaja; ii. Menilai: menilai taraf keselamatan dokumen sama ada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad (rujuk perkara 44, Arahan Keselamatan); iii. Memberi Tanda: dokumen ditanda pengelasan mengikut peringkat yang telah ditetapkan di setiap muka surat (rujuk perkara 54, Arahan Keselamatan); iv. Mendaftar: merekod dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di Luar Jadual (Am 492) yang dikelaskan / Dalam Jadual (Am 492A dan Am 492B) Akta Rahsia Rasmi 1972 dan ditandatangani oleh Pegawai Pengelas; v. Kesemua buku daftar ini perlu dikawal dan disimpan dengan selamat dan perlu ditender dalam mahkamah sebagai bahan bukti mengenai pengelasan semula rahsia rasmi yang ditetapkan;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 38 vi. Memaklumkan semua pihak terlibat mengikut suratan asal tersebut untuk memaklumkan bahawa suratan tersebut telah dikelaskan semula dan terhenti menjadi rahsia rasmi; vii. Memaklumkan urus setia BPIN bagi urusan pengelasan semula atau penurunan taraf peringkat atau pelupusan sewajarnya dengan Jabatan Arkib Negara Malaysia dan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan; viii. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi MARA yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan; ix. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya; dan