MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 89 perkara terperingkat daripada dalam atau luar premis MARA dengan memasuki kawasan pejabat melalui cara yang tidak dibenarkan / sah. Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan oleh semua Pusat Pentadbiran MARA adalah: i. Kaunter Pelanggan dan Tempat Khas Pelawat Menyediakan kaunter pelanggan dan tempat khas pelawat bertujuan untuk menghalang atau menghadkan akses dengan mengadakan limit kepada orang yang tidak sepatutnya daripada memasuki kawasan pejabat atau ruangan larangan di Pusat Pentadbiran MARA, seperti Bilik Pengarah / Pengetua, bilik asrama atau lain-lain yang berkenaan. Untuk menjamin keselamatan dan memberi keselesaan kepada pelanggan, perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian: a. Memastikan Kaunter Utama perlu dalam keadaan kemas, bersih dan teratur setiap masa;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 90 b. Menyediakan maklumat bagi membantu pelawat dan orang awam berkenaan pejabat dan kemudahan-kemudahan yang terdapat di kawasan / premis Pusat Pentadbiran MARA; c. Memastikan Buku Daftar Pelawat mesti ditulis dengan terang, kemas dan teratur; d. Memastikan lampu di kaunter utama dipasang sepanjang malam; e. Mengendalikan sistem pengurusan pas pelawat; f. Menyemak dan menyusun semua pas pelawat serta mengenal pasti pas yang tidak dipulangkan; g. Polis Bantuan MARA / Pengawal wajib membuat rondaan secara bergilir-gilir di kawasan sekitar dan tidak dibenarkan hanya duduk di kaunter / pos kawalan; h. Polis Bantuan MARA / Pengawal hendaklah memastikan kaunter utama / pos kawalan tidak
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 91 dijadikan tempat berkumpul atau lepak sepanjang masa bertugas; dan i. Memerhatikan sebarang pergerakan mencurigakan dan membuat laporan segera kepada Penyelia Bertugas dan tindakan sebagaimana prosedur perlu diambil. ii. Sistem Kad Keselamatan a. Kad Keselamatan Warga Kerja: Penggunaannya diwajibkan terhadap warga kerja MARA, sama ada lantikan tetap, kontrak, sementara dan sambilan atau mereka yang menjalani latihan praktikal / industri di MARA, bersesuaian dengan jenis lantikan masing-masing. PKJ / PPKJ hendaklah membuat auditan berkala terhadap rekod pemilikan kad keselamatan kepada warga kerja MARA mahupun kad-kad pelawat.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 92 Tatacara pengeluaran kad keselamatan bagi warga kerja MARA adalah tertakluk kepada prosedur dan arahan yang sedang berkuatkuasa. Contoh Kad Keselamatan Warga Kerja Mara b. Kad Keselamatan Pelawat Penggunaannya diwajibkan terhadap semua pelawat yang berurusan dengan MARA. Tatacara penggunaan dan pengeluaran kad keselamatan bagi pelawat adalah tertakluk kepada prosedur dan arahan yang sedang berkuatkuasa.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 93 Contoh Kad Keselamatan Pelawat c. Kad Keselamatan Pekerja Penyelenggaraan Penggunaannya diwajibkan terhadap semua pekerja / kontraktor penyelenggaraan, pencucian atau mana-mana kerja yang berkaitan di premis / bangunan MARA. Tatacara penggunaan dan pengeluaran kad ini adalah tertakluk kepada prosedur dan arahan yang sedang berkuatkuasa.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 94 \ Contoh Kad Keselamatan Pekerja Penyelenggaraan d. Prosedur Pemulangan Kad Keselamatan PKJ dan Bahagian / Pusat yang berkenaan adalah bertanggungjawab untuk memungut dan mendapatkan semula kad keselamatan daripada warga kerja yang bersara atau tamat perkhidmatan dan seterusnya memulangkannya kepada Pegawai atau Bahagian yang bertanggungjawab sebagaimana prosedur dan arahan yang sedang berkuatkuasa. KONTRAKTOR 787012
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 95 e. Prosedur Kehilangan / Gantian Kad Keselamatan Kehilangan kad keselamatan perlu dilaporkan kepada pihak polis dan memaklumkan segera kepada Bahagian bertanggungjawab beserta salinan laporan polis. Ini adalah bagi menyekat akses kad berkenaan di dalam sistem agar tidak disalah guna oleh pihak-pihak tertentu untuk kepentingan peribadi. Penggantian kad keselamatan yang rosak boleh dilakukan dengan melengkapkan Borang Permohonan Pas Keselamatan MARA, membuat bayaran dan menyerahkan kepada Bahagian yang bertanggungjawab. Kad Keselamatan Jabatan yang asal perlu dikembalikan semasa penggantian berkenaan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 96 Contoh Borang Permohonan Pas Keselamatan MARA 6.1.2 Kawalan Akses ke Kawasan Pejabat dan Ruangan Larangan Langkah keselamatan perlindungan diperlukan di kawasan pejabat dan ruangan larangan bagi menghalang pencerobohan. Langkah-langkah yang diperlukan adalah:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 97 i. Menyediakan sistem kawalan akses keselamatan seperti pemeriksaan keselamatan, penggunaan kad akses keselamatan, kawalan keselamatan oleh Polis Bantuan MARA atau syarikat kawalan keselamatan swasta; ii. Pencahayaan persekitaran yang baik dan mencukupi; iii. Pagar keselamatan perlu mempunyai sekurang-kurangnya 2 pintu bagi menghadkan akses keluar / masuk ke kawasan berkenaan; iv. Penyediaan peralatan CCTV atau memasang penggera keselamatan; v. Membersih dan membangunkan kawasan usang / terbiar dengan aktiviti yang bersesuaian; vi. Mengelakkan ruang tersembunyi dan tersorok; dan vii. Memastikan kedudukan dinding pemisah, tempat pembuangan sampah dan lain-lain elemen di sekitar kawasan tidak membantu kepada aktiviti pencerobohan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 98 6.1.3 Kunci Keselamatan Kunci merupakan salah satu daripada benteng utama terhadap keselamatan nyawa dan harta benda di dalam sesebuah lokasi. Pematuhan terhadap garis panduan ini penting dalam memastikan sistem kawalan keselamatan dapat dilaksanakan dengan sempurna dan menghindari segala kemungkinan kes seperti jenayah, pencerobohan, kehilangan dan kerosakan harta benda daripada berlaku. i. Buku Daftar Kunci Buku Daftar Kunci adalah buku daftar yang digunakan untuk mendaftar dan merekod semua anak kunci yang terdapat di Pusat Pentadbiran masingmasing. Kunci perlu direkod menggunakan kod, contoh seperti berikut:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 99 BIL NO KOD KUNCI KETERANGAN LOKASI CATATAN 1 A001 PINTU UTAMA: KANAN Bil Kunci: 20 2 A002 PINTU UTAMA: KIRI Bil Kunci: 20 3 B001 BILIK BINCANG Bil Kunci: 3 4 B002 BILIK STOR Bil Kunci: 3 5 C001 KABINET STOK ALAT TULIS 1 Bil Kunci: 3 6 C002 KABINET FAIL Bil Kunci: 3 7 C003 KABINET STOK ALAT TULIS 2 Bil Kunci: 3 8 D001 BILIK MULTIMEDIA Bil Kunci: 3 Buku Daftar Kunci Hanya Unit Pentadbiran sahaja dibenarkan membuat sebarang penyalinan kunci setelah mendapat kebenaran daripada PMP terlebih dahulu. Penyalinan kunci secara persendirian adalah dilarang. ii. Buku Daftar Pemilikan Kunci Pemilikan kunci oleh warga kerja perlu direkodkan di dalam Buku Daftar Pemilikan Kunci. Pemilik kunci perlu menandatangani ruang penerimaan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 100 kunci semasa menerima kunci berkenaan dan menandatangani ruang pemulangan kunci apabila berpindah keluar daripada pusat atau tidak lagi memegang kunci berkenaan. Contoh Format Daftar Pemilikan Kunci adalah seperti berikut: BIL KUNCI NAMA PEMEGANG KUNCI TERIMA PULANG CATATAN TKH T/TGN TKH T/TGN 1 B001 Mohd Noor Alwi 03/02/15 MOHD 31/12/16 MOHD BERTUKAR 2 A001 Mohd Noor Alwi 03/02/15 MOHD 31/12/16 MOHD BERTUKAR 3 A001 Siti Nor Zabedah Khalid 02/01/15 ZABED 4 A001 Munirah Yatim 01/06/16 irrah Contoh Buku Daftar Pemilikan Kunci Pemegang kunci adalah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap keselamatan kunci dan lokasi kunci yang dipegang. Sebarang kehilangan kunci perlulah dilapor kepada PKJ / PPKJ / PB / pegawai bertanggungjawab di pusat masingmasing. Tindakan bersesuaian perlu diambil bagi mengekang sebarang kemungkinan bahaya daripada kehilangan kunci berkenaan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 101 iii. Buku Daftar Pergerakan Kunci Semua pergerakan kunci di pusat, sama ada pinjaman atau pemulangan perlu direkodkan ke dalam Buku Daftar Pergerakan Kunci. BIL KUNCI NAMA PEMINJAM KUNCI TERIMA PULANG CATATAN TKH MASA T/ TGN TKH MASA T/ TGN 1 B001 AAAAAAAAAA 12/05/17 2.30 Aa 12/05/17 3.05 Aa 2 B002 BBBBBBBBBB 14/05/17 9.00 bb 14/05/17 9.15 bb 3 B001 BBBBBBBBB 17/05/17 8.30 bb 17/05/17 6.30 bb 4 Contoh Buku Daftar Pergerakan Kunci iv. Kawalan Dan Penyimpanan Anak Kunci Semua anak kunci Induk (Master Key) perlu disimpan di peti kunci khas simpanan kunci yang tidak dapat dilihat, bertutup dan sentiasa berkunci. v. Semakan Buku Daftar Kunci Buku Daftar Kunci, Buku Daftar Pemilikan Kunci dan Buku Daftar Pergerakan Kunci perlu disemak atau
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 102 diaudit sekurang-kurangnya setahun sekali oleh PKJ / PPKJ bagi memastikan pengurusan kunci di pusat masing-masing adalah betul dan selamat. Peti Penyimpanan Kunci 6.1.4 Perkhidmatan Polis Bantuan MARA (PBM) / Kawalan Keselamatan Swasta i. MARA perlu melantik PBM atau Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Swasta bagi memastikan keselamatan di premis MARA sentiasa di tahap yang optimum;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 103 ii. PBM / Pengawal Keselamatan Swasta hendaklah sentiasa memantau pergerakan orang awam yang memasuki premis MARA agar keselamatan di semua premis adalah terjamin. Mereka perlu cekap, terlatih dan sentiasa bersiap sedia dalam menghadapi sebarang kemungkinan. Anggota pengawal swasta mestilah memiliki Certified Security Guard (CSG); iii. Senarai nama dan nombor telefon pegawai dan orang yang berkepentingan serta pihak berkuasa seperti PDRM, JBPM, JPAM dan hospital berdekatan mestilah dipamerkan di kawasan yang strategik supaya mudah dihubungi sekiranya berlaku sebarang insiden; vi. Bilangan petugas sewaktu hari bekerja, cuti hujung minggu atau cuti umum perlu mencukupi sebagaimana kontrak, keperluan dan jadual;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 104 iv. Memastikan pintu keluar masuk utama di Pusat Pentadbiran MARA ditutup selepas jam 7.00 malam (tertakluk kepada keperluan dan arahan PMP di pusat berkenaan); vii. Menyediakan laporan rondaan dan melakukan kunci jam mengikut giliran yang telah ditetapkan; viii. PBM atau Pengawal Keselamatan Swasta perlu menjalani tapisan kasar. Laporan berkenaan perlu diserahkan kepada MARA untuk direkodkan; ix. Tanggungjawab dan tugas-tugas PBM atau Pengawal Keselamatan Swasta adalah sebagaimana yang telah ditetapkan di dalam kontrak dan tertakluk kepada Standard Operating Procedure (SOP) MARA / arahan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa; x. PBM atau Pengawal Keselamatan Swasta perlu menyediakan laporan setiap hari atau mengikut keperluan / arahan dan dihantar kepada PMP di pusat yang berkenaan. Laporan adalah termasuk:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 105 a. Buku / laporan kehadiran PBM / Pengawal Keselamatan Swasta; b. Laporan Keselamatan Harian, termasuk sebarang insiden yang mencurigakan sama ada berlaku atau tidak; dan c. Laporan Kunci Jam. 6.1.5 Kawalan Mesin Faksimili Bagi kawalan yang optimum, mesin faksimili hendaklah ditempatkan di bilik khas yang berkunci dan dijaga oleh PIC, dicadangkan di bilik Setiausaha Pejabat / PR / PPKJ. Tindakan-tindakan berikut perlu diambil bagi urusan penghantaran dokumen rasmi yang diklasifikasikan sebagai dokumen tidak terperingkat: a. Warga kerja yang bertanggungjawab perlu mengisi borang yang disediakan sebelum menghantar dokumen rasmi melalui mesin faksimili berkenaan;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 106 Borang Penghantaran Dokumen Tidak Terperingkat Melalui Mesin Faksimili b. Sebuah buku daftar penghantaran dokumen melalui mesin faksimili perlu disediakan, diisi dan disimpan dalam bilik mesin faksimili;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 107 Buku Daftar Penghantaran Dokumen Tidak Terperingkat Melalui Mesin Faksimili c. Sekiranya penerima tidak menerima bilangan muka surat dokumen yang mencukupi, tindakan untuk menghantar semula dokumen perlulah dibuat;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 108 d. Selepas menghantar dokumen, slip / laporan penghantaran hendaklah dikepilkan bersama salinan asal borang penghantaran; e. Dokumen asal hendaklah dihantar menyusuli salinan dokumen faksimili yang telah dihantar; dan f. Peraturan penerimaan dokumen rasmi yang tidak terperingkat adalah sebagaimana berikut: o Setiap Pusat Pentadbiran MARA perlu mewujudkan buku daftar penerimaan dokumen melalui mesin faksimili dan disimpan bersama di bilik mesin faksimili; dan o Penerima hendaklah memaklumkan kepada penghantar jika salinan yang dihantar tidak mencukupi jumlah salinan seperti yang dinyatakan dalam borang penghantaran.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 109 Format Buku Daftar Penerimaan Dokumen Tidak Terperingkat Melalui Mesin Faksimili Memori dokumen yang terakam dalam mesin berkenaan perlu dipadamkan agar ianya tidak disalahgunakan oleh pihak ketiga yang berkepentingan dan menjaga kerahsiaan maklumat terperingkat.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 110 6.1.6 Kawalan Mesin Penyalin a. Bagi kawalan yang optimum, mesin penyalin hendaklah ditempatkan di bilik cetakan dan dijaga oleh PIC. b. Buku daftar penggunaan mesin ini hendaklah diwujudkan bagi merekodkan penggunaannya. c. Memori dokumen yang terakam dalam mesin berkenaan perlu dipadamkan agar ianya tidak disalahgunakan oleh pihak ketiga yang berkepentingan dan menjaga kerahsiaan maklumat terperingkat. d. Contoh Buku Daftar Mesin Penyalin adalah seperti berikut:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 111 Buku Daftar Penggunaan Mesin Penyalin 6.1.7 Kawalan Kunci Kombinasi a. Kunci Kombinasi / Tatakira perlu diuruskan oleh dua orang pegawai, iaitu pemegang nombor kombinasi dan pemegang kunci. b. Nombor kunci kombinasi perlu ditukar setiap:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 112 o Penggunaan sebagai penyimpanan dokumen terperingkat: perlu ditukar setahun sekali dan dihantar ke CGSO negeri masingmasing. o Penggunaan sebagai penyimpanan kewangan: perlu ditukar setiap enam bulan dan dihantar ke Pejabat Perbendaharaan. c. Nombor kunci kombinasi juga perlu ditukar jika salah seorang pegawai telah bertukar. d. Nombor kunci kombinasi perlu dihantar ke CGSO atau Pejabat Perbendaharaan menggunakan dua lapis sampul surat. Nombor kombinasi hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke sampul surat yang dimeterai dan ditanda dengan Peringkat Keselamatan dan nama pusat ditulis di sampul surat berkenaan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 113 6.2 Dokumen Dokumen rasmi MARA adalah bahan rasmi, sama ada sesuatu suratan bertulis atau sebahagian daripada sesuatu suratan, seperti: a. Sesuatu peta, pelan, model, graf atau lukisan; b. Sesuatu gambar foto; c. Sesuatu piring hitam, pita rakaman, runut bunyi atau lain-lain alat yang mengandungi suara atau lain-lain data (bukan imej yang boleh dilihat) supaya boleh dikeluar ulang darinya; atau d. Sesuatu filem, negatif, pita rakam atau lain-lain alat yang mengandungi satu imej atau lebih yang boleh dilihat supaya keluar ulang darinya. Dokumen Rahsia Rasmi adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 114 peringkat keselamatan sama ada ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’, sebagaimana takrifan berikut: i. Terperingkat: Dokumen atau surat rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Maklumat dalam dokumen terperingkat mesti diberi perlindungan keselamatan berdasarkan undang-undang berkaitan dan Arahan Keselamatan yang bertujuan untuk mengawal rahsiarahsia negara dengan berkesan. ii. Rahsia Besar: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara / organisasi.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 115 Contoh: o Kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama kerajaan berkaitan politik atau ekonomi. o Maklumat perancangan gerakan dan penempatan ATM jika berlaku peperangan. o Maklumat lengkap berkaitan pertubuhan / gerakan perisikan Malaysia dan modus operandi. iii. Rahsia: Dokumen rasmi, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara / organisasi, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat negara / organisasi atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing / organisasi luar yang berkenaan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 116 Contoh: o Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan negara asing. o Maklumat penting pemasangan angkatan tentera. o Maklumat penting aktiviti Subversif. iv. Sulit: Dokumen rasmi, maklumat rasmi atau bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara / organisasi tetapi boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara / organisasi. Contoh: o Maklumat-maklumat Pusat Pentadbiran MARA yang boleh menyebabkan kesusahan atau memalukan pentadbiran. o Maklumat biasa yang mungkin membolehkan pendapatan atau faedah kewangan jika terdedah sebelum masanya.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 117 v. Terhad: Dokumen rasmi, maklumat rasmi atau bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan sebagai Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit tetapi perlu diberi tahap perlindungan keselamatan. Contoh: o Buku Arahan / SOP MARA / Pusat Pentadbiran o Perintah / Arahan semasa MARA / Pusat Pentadbiran o Dokumen mengenai pembekalan barangan / alat kelengkapan MARA 6.2.1 Prosedur Pengurusan Dokumen Terperingkat Berdasarkan Arahan Keselamatan, penetapan tahap keselamatan telah dilaksanakan di Pusat Pentadbiran MARA adalah bagi mengawal kerahsiaan sebagaimana akta dan arahan keselamatan yang sedang berkuatkuasa.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 118 Peruntukan-peruntukan yang terkandung dalam Buku Arahan Keselamatan dan ARR 1972 perlu dipatuhi dan menjadi amalan biasa dalam pengurusan dokumen terperingkat di Pusat Pentadbiran MARA. Dalam memastikan keselamatan dan tahap kerahsiaan dokumen terperingkat di MARA sentiasa terjaga dan selamat daripada sebarang penyalahgunaan oleh pihak tidak bertanggungjawab, Pegawai Pengelas hendaklah mematuhi undangundang, pekeliling dan arahan berkaitan seperti dalam Buku Arahan Keselamatan, di antaranya: a. Peringkat / Pengelasan keselamatan dokumen terperingkat; b. Tanda keselamatan dokumen terperingkat; c. Prosedur penyimpanan dokumen terperingkat; d. Prosedur penghantaran dokumen terperingkat;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 119 e. Prosedur penerimaan dokumen terperingkat; f. Prosedur pemusnahan dokumen terperingkat; g. Prosedur kehilangan dokumen terperingkat; h. Pengurusan dokumen terperingkat secara elektronik; dan i. Pengelasan semula rahsia rasmi. i. Peringkat / Pengelasan Keselamatan Dokumen Terperingkat Peringkat dokumen bergantung kepada kandungan dan tidak kepada peringkat fail. Dokumen di atas perkara yang sama tidak semestinya diberi peringkat yang sama dengan peringkat dokumen yang terdahulu. Peringkat dokumen tidak bergantung kepada perkara utama. Penggunaan peringkat keselamatan yang betul amat penting agar semua peraturan-peraturan dalam penyelenggaraan dan penggunaannya
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 120 tidak membebankan setiap orang yang terlibat. Pemprosesan dalam peringkat dan pengelasan dokumen terperingkat adalah sebagaimana berikut: Tatacara Pengelasan Dokumen Terperingkat MULA 1. Pegawai Pengelas menilai kandungan dokumen yang dikeluarkan oleh Pusat Pentadbiran berkenaan sahaja. 2. Sekiranya bukan maklumat terperingkat, masukkan ke Fail Terbuka mengikut Kumpulan Rekod Urusan Am. 3. Sekiranya maklumat terperingkat, kelaskan / tanda peringkat dokumen mengikut kesesuaian. 4. Pendaftar Rahsia yang dilantik akan merekod peringkat dokumen di Am492A. 5. Pegawai Pengelas perlu menandatangani di ruang 7, Am492A. 6. Dokumen dihantar ke sasaran dan failkan ke Fail Terperingkat. Cara penghantaran dan simpanan adalah sebagaimana yang ditetapkan mengikut peringkat dokumen. SELESAI Tidak Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad Maklumat Terperingkat Ya ? 1 2 3 4 5 6
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 121 Peringkat bagi sesuatu fail tidak boleh lebih rendah daripada peringkat dokumen yang tertinggi sekali yang terkandung dalam sesuatu fail berkenaan. Bil. Peringkat Fail Peringkat Dokumen Yang Dibenarkan 1 Rahsia Besar Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar 2 Rahsia Terhad, Sulit dan Rahsia 3 Sulit Terhad dan Sulit 4 Terhad Terhad sahaja Akses penggunaan bagi fail terperingkat adalah dikawal, di mana hanya pegawai yang tertentu dan berdaftar sahaja dibenarkan untuk menggunakan fail dan dokumen terperingkat berkenaan, sebagaimana berikut:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 122 Peringkat Fail & Dokumen Pegawai Yang Dibenarkan Untuk Mengakses Fail Rahsia Besar Rahsia Sulit o Pengarah / Pengetua dan ke atas; o Pegawai Pengelas; dan o Pegawai-pegawai lain perlu mendapatkan kebenaran bertulis daripada PKJ / PPKJ masing-masing. Terhad o Pengarah / Pengetua dan ke atas; o Pegawai Pengelas; o Pegawai lantikan dibawah JKB (gred 29 dan ke atas) sahaja; dan o Pegawai-pegawai lain perlu mendapatkan kebenaran bertulis daripada PKJ / PPKJ masing-masing. Akses Penggunaan Fail dan Dokumen Terperingkat
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 123 Contoh kulit fail dokumen terperingkat adalah sebagaimana berikut: Kulit Fail Rahsia Besar (Am 438) Kulit Fail Rahsia (Am 437)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 124 Kulit Fail Sulit (Am 436) Kulit Fail Terhad (Am 435-Pin.1/80)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 125 ii. Tanda Keselamatan Dokumen Terperingkat Dokumen yang telah diperingkatkan hendaklah ditanda pada setiap muka surat mengikut peringkat yang telah ditetapkan. Tandaan peringkat keselamatan adalah seperti berikut: a. Dokumen Kekal Terjilid Ditanda dengan huruf cerai atau dicap huruf besar bersaiz 7mm di sebelah luar kulit hadapan dan belakang, muka tajuk, di muka surat pertama dan penghabisan. Penandaan di penjuru kiri atas dan di penjuru kanan bawah. Contoh seperti berikut:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 126 Contoh Tanda Peringkat di Dokumen Kekal Terjilid b. Dokumen Tidak Kekal Terjilid Ditaip, dicap atau ditulis huruf besar di penjuru kiri atas dan di penjuru kanan bawah di setiap muka surat yang bertulis, bercetak atau bercap. Contoh seperti berikut:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 127 Contoh Tanda Peringkat di Dokumen Tidak Kekal Terjilid c. Lukisan, tekapan, negatif dan gambar Peringkat keselamatan ditanda pada dokumen supaya peringkatnya dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Penandaan juga hendaklah dibuat di belakang dokumen berkenaan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 128 d. Fail terperingkat Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Nombor rujukan fail hendaklah ditandakan di sebelah luar kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit fail. Hanya tajuk fail TERHAD sahaja boleh dicatatkan di sebelah luar kulit hadapan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 129 iii. Prosedur Penyimpanan Dokumen Terperingkat Dokumen-dokumen terperingkat hendaklah disimpan dalam peti keselamatan selaras dengan pengelasannya, seperti berikut: Peringkat Dokumen Kaedah Penyimpanan Yang Dibenarkan Rahsia Besar o Bilik kebal; atau o Peti besi dengan kunci tatakira/ berkombinasi. o Dokumen yang sedang digunakan hendaklah disimpan secara sementara dalam kabinet atau almari keluli berpalang besi dan berkunci. Rahsia o Kabinet atau almari keluli berpalang besi dan berkunci Sulit Terhad o Kabinet atau almari keluli yang berkunci Prosedur Penyimpanan Dokumen Terperingkat
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 130 Dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu yang singkat atau panjang hendaklah sentiasa dikunci bagi menghindari orang-orang yang tidak dibenarkan daripada dapat memerhati dan memperolehi maklumat-maklumat terperingkat berkenaan. Peti Besi dengan kunci tatakira/berkombinasi Kabinet fail keluli berpalang besi dan berkunci di bahagian atas
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 131 Dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang belum dilupuskan hendaklah disimpan mengikut peraturan di atas, kecuali jika keadaannya tidak membenarkan, hendaklah disimpan mengikut peraturan yang dibenarkan oleh PKJ dengan persetujuan KPKK. Semua kunci bagi almari besi / kabinet / bilik penyimpanan dokumen terperingkat hendaklah disimpan di dalam peti keselamatan. PKJ / PPKJ perlu memastikan pegawai yang terlibat dalam pengurusan dokumen terperingkat untuk memulangkan dokumen dan kunci kepada pegawai yang bertanggungjawab sebelum bersara / berhenti / bertukar.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 132 iv. Prosedur Penghantaran Dokumen Terperingkat Penghantaran dokumen terperingkat dalam negeri sama ada di antara Pusat Pentadbiran MARA atau agensi yang berbeza, perlu mematuhi peraturan yang berikut: a. Melalui Peti / Beg Berkunci dan menggunakan satu lapis sampul surat. Contoh Penghantaran Dokumen Terperingkat Menggunakan Peti / Beg Berkunci
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 133 Contoh Borang Jadual Kepilkan Borang Jadual (rujuk Borang Jadual Lampiran G, Buku Arahan Keselamatan) kepada surat dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, nama dan alamat penerima dan dimeterikan dengan meteri pejabat. Pastikan ceraian resit Borang Jadual diterima; atau
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 134 b. Melalui sistem dua lapis sampul surat. Sampul surat yang pertama yang telah ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, nama juga alamat penerima dan telah dimeterikan dengan meteri pejabat dimasukkan ke samput surat kedua yang bertulis nama dan alamat penerima dan ditutup dengan gam; atau Contoh Sistem Dua Lapis Sampul Surat Sampul Luar Sampul Dalam
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 135 c. Melalui Utusan Selamat; atau d. Melalui Akuan Terima Berdaftar e. Melalui Mesin Faksimili Hanya dokumen terperingkat yang memerlukan tindakan serta merta sahaja boleh dihantar melalui mesin faksimili. Peraturan penghantaran dokumen terperingkat melalui mesin faksimili telah ditetapkan melalui Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1993 yang dikeluarkan oleh MAMPU adalah seperti berikut: o Mendapat kebenaran daripada PKJ / PPKJ sebelum penghantaran dokumen terperingkat; o Memasukkan catatan berikut di akhir maklumat yang dihantar:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 136 ‘Maklumat yang terkandung di dalam dokumen ini adalah hanya untuk kegunaan pegawai yang telah dipertanggungjawabkan bagi menerima dokumen ini. Penggunaan dokumen ini tanpa kebenaran, pembocoran maklumat atau membuat salinan dokumen ini adalah tidak dibenarkan dan adalah juga satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972. Sekiranya pihak penerima mendapati dokumen terperingkat yang diterima bukan untuknya, dokumen ini perlu dikembalikan dengan serta merta kepada pihak penghantar’
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 137 o Mengisi borang penghantaran dokumen terperingkat Sulit / Terhad sebagaimana di bawah. Borang ini perlu dicetak di atas kertas yang berlainan warna daripada kertas yang digunakan bagi penghantaran dokumen tidak terperingkat; Borang Penghantaran Dokumen Terperingkat Melalui Mesin Faksimili
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 138 o Mendaftar maklumat penghantaran di Buku Daftar Penghantaran Dokumen Terperingkat. Buku ini perlu disimpan secara terkawal dalam bilik mesin faksimili; Buku Daftar Penghantaran Dokumen Terperingkat Melalui Mesin Faksimili