MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 39 x. Melaporkan serta-merta kepada Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk aktivitiaktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 40 5.4.2 Tatacara Pelantikan Pegawai Pengelas MULA 1. Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai dari bahagian/pusat untuk dilantik sebagai PP. 2. Melengkapkan Lampiran B dan KPKK9 untuk pelantikan sebagaimana contoh di 5.4.3. 3. PMP perlu memastikan borang diisi dengan lengkap. 4. Borang lengkap dikemukakan ke BPIN untuk dimajukan kepada KKLW bagi pengiktirafan dan pengeluaran sijil. Contoh sijil yang ditandatangani oleh Menteri KKLW adalah sebagaimana di 5.4.4 5. Sijil yang telah ditandatangani oleh Menteri KKLW akan diserahkan kepada BPIN dan kemudian diedarkan kepada pusat. 6. Salinan sijil lantikan perlu dipamerkan manakala salinan asal disimpan dalam fail peribadi. SELESAI Tidak lengkap Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang Lengkap
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 41 5.4.3 Borang Pelantikan Pegawai Pengelas (Lampiran B dan KPKK9) LAMPIRAN B BORANG PELANTIKAN PEGAWAI AWAM SEBAGAI PEGAWAI PENGELAS MENGIKUT SEKSYEN 2B 1. Nama : 2. No. Kad Pengenalan : 3. Jawatan Sekarang : 4. Nama Perkhidmatan : 5. Kumpulan : 6. Tarikh lantikan ke Perkhidmatan sekarang : 7. Tarikh mula memegang Jawatan sekarang : 8. Alamat Pejabat : ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 42 9. Tugasan Harian (nyatakan secara ringkas tugas-tugas sekarang) : ……………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………. 10. Peringkat keselamatan (nyatakan peringkat keselamatan perkara terperingkat/rahsia yang diuruskan sekarang) : ……………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………. 11. Perakuan pegawai : Saya mengaku bahawa maklumat yang diberikan di atas adalah benar. Tarikh : …………………… .…………………………………….. (Tandatangan Pemohon) 12. Perakuan Ketua Jabatan Saya menyokong / tidak menyokong pelantikan pegawai di atas untuk pelantikan sebagai Pegawai Pengelas Nama: Tandatangan: Jawatan: Tarikh : Cop rasmi Jabatan :
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 43
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 44 5.4.4 Contoh Sijil Pelantikan Pegawai Pengelas AAAAAAAAAAAA BBBBBBBB
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 45 5.5 Pegawai Pengelas Semula (PPS) Pegawai Pengelas Semula terlantik berdasarkan kepada Seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88). Perlantikan ini sah sehingga penyandang bertukar jawatan atau berpindah ke pusat pentadbiran lain. Jawatan Pegawai Pengelas Semula di MARA adalah: a. Ibu Pejabat MARA: Ketua Pengarah MARA b. Pejabat MARA Negeri: Pengarah MARA Negeri c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pengarah / Pengetua IPMa: d. Pusat Latihan MARA Pengarah / Pengetua / Ketua Unit 5.5.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pegawai Pengelas Semula PPS adalah bertanggungjawab dalam memastikan apa-apa dokumen yang telah dikelaskan akan terhenti menjadi
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 46 rahsia rasmi selepas pengelasan semula mengikut peruntukan seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi iaitu: “Seseorang Menteri atau pegawai awam yang dipertanggungkan dengan apa-apa tanggungjawab terhadap mana-mana Kementerian, Jabatan atau mana-mana perkhidmatan awam atau Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau Ketua Pegawai yang menjaga hal ehwal pentadbiran sesuatu Negeri boleh, pada bila-bila masa, mengelaskan semula apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual atau apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagaimana yang telah dikelaskan dan selepas pengelasan semula itu, suratan, maklumat atau bahan tersebut hendaklah terhenti menjadi rahsia rasmi’.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 47 5.6 Pendaftar Rahsia (PR) Pendaftar Rahsia dilantik berdasarkan kepada arahan di Para 42 dan 43, Buku Arahan Keselamatan. PR dilantik oleh Ketua Jabatan masing-masing atas penyandang, jawatan yang disandang dan jabatan / kementerian yang beliau bertanggungjawab. PR adalah bertanggungjawab sepenuhnya dalam proses pendaftaran dokumen terperingkat yang telah dikelaskan oleh Pegawai Pengelas. Perlantikan ini sah sehingga penyandang bertukar jawatan atau berpindah ke pusat pentadbiran lain. Jawatan PR di MARA adalah dipertanggungjawabkan kepada semua: a. Ibu Pejabat MARA: Setiausaha Majlis Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (P/O) (Surat Menyurat) Unit Pendaftar Rahsia Rasmi MARA
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 48 b. Pejabat MARA Negeri: Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (P/O) (Surat Menyurat) c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (P/O) (Surat Menyurat) d. Pusat Latihan MARA Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (P/O) (Surat Menyurat) 5.6.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pendaftar Rahsia Fungsi dan tanggungjawab seorang Pendaftar Rahsia juga bertanggungjawab dalam memastikan tindakan-tindakan berikut dilaksanakan dinyatakan Dalam Perkara 43 Buku Arahan Keselamatan iaitu:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 49 i. Menyimpan satu rekod yang dipertingkatkan tidak rendah daripada Sulit (Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit sahaja) mengandungi semua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia; ii. Menerima dan memproses dokumendokumen terperingkat serta mengedarkannya kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahan-arahan Pusat Pentadbiran MARA. Sampul-sampul surat yang tertulis Persendirian mestilah dihantar dengan tidak terbuka kepada pegawai yang dialamatkan. Surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya boleh dibuka oleh penama itu sahaja dan surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan MARA hanya boleh dibuka oleh penama itu atau penggantinya atau Ketua Jabatannya; iii. Menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan supaya akuan terima bagi dokumendokumen yang dihantar itu diterima;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 50 iv. Menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semua pergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. Pendaftar Rahsia mestilah mengetahui kedudukan setiap fail terperingkat dan untuk ini diaudit fail berkala hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada dalam simpanan penerima; v. Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai Keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat; vi. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis Amanah Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 51 vii. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya; viii. Bertanggungjawab melaporkan sertamerta kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92; dan ix. Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 52 5.6.2 Tatacara Pelantikan Pendaftar Rahsia MULA 1. Pegawai yang telah dikenalpasti sebagai PR akan melengkapkan borang Lampiran E1 untuk pelantikan sebagaimana contoh di 5.6.3. 2. PMP perlu memastikan borang diisi dengan lengkap. 3. Borang yang lengkap perlu dikemukakan ke Pejabat KPKK Cawangan Negeri bersama-sama borang lantikan jawatan-jawatan lain, sekiranya ada dan senarai pelantikan keseluruhan bagi bahagian / pusat berkenaan. 4. Pegawai Keselamatan Jabatan perlu mengeluarkan surat lantikan kepada PR sebagaimana contoh 5.6.4 dengan menyertakan sekali senarai tugas PR seperti contoh di 5.6.1. Surat lantikan perlu diserahkan kepada PR manakala salinan perlu disimpan dalam fail peribadi. Senarai lantikan PR perlu dihantar ke BPIN untuk makluman dan rekod SELESAI Tidak lengkap Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang Lengkap
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 53 5.6.3 Borang Pendaftar Rahsia (Lampiran E1) LAMPIRAN E1 PELANTIKAN PEGAWAI PENDAFTAR RAHSIA 1. Alamat Kementerian / Jabatan : ............................................................. ….......................................................... ….......................................................... 2. Pegawai Pendaftar Rahsia I 2.1 Nama : ........................................................... 2.2 Jawatan: .......................................................... 2.3 No. Kad Pengenalan: ...................................... 3. Pegawai Pendaftar Rahsia II 3.1 Nama : ........................................................... 3.2 Jawatan: .......................................................... 3.3 No. Kad Pengenalan: ...................................... 4. Perakuan Ketua Jabatan Saya mengesahkan bahawa Pegawai tersebut di atas adalah dilantik sebagai Pegawai Pendaftar Rahsia Tandatangan: ........................................................ Nama: ......................................................... Jawatan: ........................................................... No. Kad Pengenalan: .............................................. Tarikh: ...........................................................
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 54 5.6.4 Contoh Surat Pelantikan Pendaftar Rahsia KETUA PENGARAH MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) / PENGARAH / PENGETUA Nama Pegawai: Jawatan: Bahagian: PELANTIKAN SEBAGAI PENDAFTAR RAHSIA BAHAGIAN / PUSAT …………………. Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada oleh Arahan Keselamatan (1985) para 43(a) hingga (e), saya dengan ini melantik tuan / puan sebagai Pendaftar Rahsia dan diberi kuasa untuk mengakses dan menguruskan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Majlis Amanah Rakyat (MARA) / Bahagian / Pusat ini. 2. Sebagai seorang PR, tuan / puan adalah bertanggungjawab menjaga dan memelihara keselamatan dokumen rasmi dan dokumen Rahsia Rasmi Kerajaan di Bahagian / Pusat ini yang mana tuan / puan dipertanggungjawabkan untuk melindungi mengikut prosidur-prosidur yang ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan. 3. Tuan / puan dikehendaki mengamalkan “Prinsip Perlu Mengetahui” dalam menguruskan dokumen rasmi dan Rahsia Rasmi di Bahagian / Pusat ini dalam menjalankan tugas-tugas rasmi tuan / puan. Perhatian tuan / puan ditarik kepada peruntukan di dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 (pindaan 1986) dan kesalahan-kesalahan yang boleh disabitkan jika melakukan perkara-perkara yang bertentangan dengan peruntukan akta tersebut. 4. Pelantikan ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh surat Lantikan ini dikeluarkan dan tugas-tugas Pendaftar Rahsia (PR) adalah di Lampiran ‘C2’. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ‘Membandarkan Luar Bandar’ KETUA PENGARAH MARA / PENGARAH /PENGETUA Tarikh: “Amanah rakyat”
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 55 5.7 Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) dilantik berdasarkan kepada arahan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat yang telah menetapkan agar Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) dilantik bagi menguruskan rekod di Pusat Pentadbiran masing-masing. Pelantikan PRJ adalah bagi memastikan proses menyelenggara, memelihara dan melupuskan rekod dapat dilakukan dengan sistematik dan betul disamping mengelakkan daripada kehilangan, kemusnahan atau mengalami bencana dan kerosakan yang dapat menjejaskan kredibiliti kerajaan dan perkhidmatan awam. Perlantikan ini sah sehingga penyandang bertukar jawatan atau berpindah ke pusat pentadbiran lain. Jawatan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) di MARA adalah dipertanggungjawabkan kepada:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 56 a. Pejabat MARA Negeri: Pegawai Gred 22 ke atas b.Ibu Pejabat MARA: Pegawai Gred 22 ke atas c. Pejabat MARA Negeri: Pegawai Gred 22 ke atas Pegawai Gred 17 ke atas (PMD) d.Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pegawai Gred 22 ke atas e. Pusat Latihan MARA Pegawai Gred 22 ke atas 5.7.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pegawai Rekod Jabatan Fungsi dan tanggungjawab seorang Pegawai Rekod Jabatan di Majlis Amanah Rakyat meliputi perkara-perkara seperti berikut: - i. Menyelaras perancangan dan pelaksanaan program dan aktiviti pengurusan rekod Pusat Pentadbiran masing-masing;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 57 ii. Menyelaras aktiviti konsultansi dan latihan pengurusan rekod dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia; iii. Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di Pusat Pentadbiran masing-masing supaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian yang ditetapkan; iv. Memastikan aktiviti pelupusan rekodrekod awam tidak aktif dilaksanakan mengikut undang- undang dan peraturan; v. Sentiasa berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan maklumat terkini, serta melibatkan diri dengan program dan aktivitiaktiviti pengurusan rekod; vi. Menyelia kerja-kerja pelaksanaan pengurusan rekod yang dijalankan oleh Pembantu Tadbir Rekod Pusat; vii. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 58 Amanah Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan; viii. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya; ix. Bertanggungjawab melaporkan sertamerta kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92; dan x. Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 59 5.7.2 Tatacara Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan MULA 1. Pegawai yang telah dikenalpasti sebagai PRJ akan melengkapkan borang SKL8 untuk pelantikan sebagaimana contoh di 5.7.3. Borang juga boleh diperolehi daripada laman sesawang: www.arkib.gov.my 2. PMP perlu memastikan borang diisi dengan lengkap dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia di negeri masing-masing. 3. ANM akan menyediakan surat pengesahan beserta senarai tugas dan mengembalikannya kepada MARA. ANM akan mendaftarkan pelantikan PRJ dan menawarkan kursus yang bersesuaian kepada PRJ yang telah dilantik. 4. Setelah menghadiri kursus, ANM akan mengemukakan sijil pelantikan kepada PRJ yang berkenaan. 5. Sijil lantikan perlu diserahkan kepada PRJ manakala salinan perlu disimpan dalam fail peribadi. Senarai lantikan PRJ perlu dihantar ke BPIN untuk makluman dan rekod. SELESAI Tidak lengkap Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang Lengkap
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 60 5.7.3 Borang Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (SKL8)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 61 5.7.4 Contoh Surat dan Sijil Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan Ruj. Kami : ANM.600-2/6V18/34 Tarikh : ................................. Ketua Jabatan (alamat pejabat awam) Tuan, PENGESAHAN PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Jabatan ini mengesahkan pelantikan pegawai ............................./ pegawai-pegawai seperti di Lampiran A sebagai Pegawai Rekod Jabatan. Pelantikan ini adalah berkuatkuasa dari ...................... (Tarikh Pelantikan) sehingga pihak tuan memaklumkan sebarang perubahan atau pertukaran. Bersamasama ini disertakan Senarai Tugas Pegawai Rekod Jabatan yang perlu dimasukkan ke dalam senarai tugas semasa pegawai yang dilantik. Pihak tuan boleh mendapatkan panduan-panduan Pengurusan Rekod melalui portal rasmi Arkib Negara Malaysia di http://www.arkib.gov.my 3. Sijil Pelantikan PRJ akan dikeluarkan setelah pegawai yang dilantik mengikuti Kursus Pengurusan Rekod Jabatan Arkib Negara Malaysia. 4. Kerjasama dan perhatian tuan berhubung perkara di atas amat dihargai dan diucapkan berbanyak terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ‘BUDI BAHASA BUDAYA KITA’ Saya yang menurut perintah, ....................................................... Ketua Seksyen Konsultansi dan Latihan b.p. Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 62
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 63 5.8 Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) dilantik berdasarkan kepada arahan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat bagi membantu PRJ dalam memastikan tugastugas menyelenggara, memelihara dan melupuskan rekod dapat dilakukan dengan sistematik dan betul. Perlantikan ini sah sehingga penyandang bertukar jawatan atau berpindah ke pusat pentadbiran lain. Jawatan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan di MARA adalah dipertanggungjawabkan kepada: a. Pejabat MARA Negeri: Pegawai Gred 11 ke atas b. Pejabat MARA Negeri: Pegawai Gred 11 ke atas c. Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pegawai Gred 11 ke atas d. Pusat Latihan MARA Pegawai Gred 11 ke atas
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 64 5.8.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pembantu Tadbir Rekod Jabatan Fungsi dan tanggungjawab seorang Pembantu Tadbir Rekod Jabatan di Majlis Amanah Rakyat meliputi perkaraperkara seperti berikut: i. Membantu menyelaras perancangan dan pelaksanaan program dan aktiviti pengurusan rekod di Pusat Pentadbiran masing-masing; ii. Penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di Pusat Pentadbiran supaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian yang ditetapkan; iii. Memastikan aktiviti pelupusan rekodrekod awam tidak aktif dilaksanakan mengikut undang- undang dan peraturan; iv. Sentiasa berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan maklumat terkini, serta melibatkan diri dengan program dan aktivitiaktiviti pengurusan rekod;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 65 v. Melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod di Pusat Pentadbiran masingmasing; vi. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis Amanah Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan; vii. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya; viii. Bertanggungjawab melaporkan sertamerta kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92; dan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 66 ix. Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 67 5.8.2 Tatacara Pelantikan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan MULA 1. Pegawai yang telah dikenalpasti sebagai PTRJ akan melengkapkan borang SKL8 untuk pelantikan sebagaimana contoh di 5.8.3. Borang juga boleh diperolehi daripada laman sesawang: www.arkib.gov.my 2. PMP perlu memastikan borang diisi dengan lengkap dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia di negeri masingmasing. 3. ANM akan menyediakan surat pengesahan beserta senarai tugas dan mengembalikannya kepada MARA. ANM akan mendaftarkan pelantikan PTRJ dan menawarkan kursus yang bersesuaian kepada PTRJ yang telah dilantik. 4. Setelah menghadiri kursus, ANM akan mengemukakan sijil pelantikan kepada PTRJ yang berkenaan. 5. Sijil lantikan perlu diserahkan kepada PTRJ manakala salinan perlu disimpan dalam fail peribadi. Senarai lantikan PTRJ perlu dihantar ke BPIN untuk makluman dan rekod. SELESAI Tidak lengkap Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang Lengkap
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 68 5.8.3 Borang Pelantikan Pembantu Rekod Jabatan (SKL8)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 69 5.8.4 Contoh Surat dan Sijil Pelantikan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan Ruj. Kami : ANM.600-2/6V18/34 Tarikh : ................................. Ketua Jabatan (alamat pejabat awam) Tuan, PENGESAHAN PELANTIKAN PEMBANTU REKOD JABATAN (PTRJ) Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Jabatan ini mengesahkan pelantikan pegawai ............................./ pegawai-pegawai seperti di Lampiran A sebagai Pembantu Rekod Jabatan. Pelantikan ini adalah berkuatkuasa dari ...................... (Tarikh Pelantikan) sehingga pihak tuan memaklumkan sebarang perubahan atau pertukaran. Bersama-sama ini disertakan Senarai Tugas Pembantu Rekod Jabatan yang perlu dimasukkan ke dalam senarai tugas semasa pegawai yang dilantik. Pihak tuan boleh mendapatkan panduan-panduan Pengurusan Rekod melalui portal rasmi Arkib Negara Malaysia di http://www.arkib.gov.my 3. Sijil Pelantikan PTRJ akan dikeluarkan setelah pegawai yang dilantik mengikuti Kursus Pengurusan Rekod Jabatan Arkib Negara Malaysia. 4. Kerjasama dan perhatian tuan berhubung perkara di atas amat dihargai dan diucapkan berbanyak terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ‘BUDI BAHASA BUDAYA KITA’ Saya yang menurut perintah, ....................................................... Ketua Seksyen Konsultansi dan Latihan b.p. Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 70
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 71 5.9 Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) Para 84, Buku Arahan Keselamatan telah mengarahkan lantikan warga kerja ke jawatan di bawah keselamatan perlindungan dan warga kerja yang tidak dilantik tetapi mempunyai akses ke dokumen terperingkat MARA perlu dikemaskini dan dikemukakan ke Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan (KPKK). Ianya bertujuan untuk mengawal dan memastikan kerahsiaan MARA adalah terjaga. Pegawai yang termasuk dalam jawatan keselamatan berjadual adalah: i. PKJ ii. PPKJ iii. PP iv. PR v. PRJ vi. PTRJ vii. Pegawai yang ada akses ke dokumen terperingkat Pusat Pentadbiran
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 72 5.9.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pegawai Jabatan Keselamatan Berjadual Fungsi dan tanggungjawab seorang pegawai yang disenaraikan sebagai jawatan keselamatan berjadual di Majlis Amanah Rakyat meliputi perkaraperkara seperti berikut: - i. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis Amanah Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan; ii. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya; iii. Bertanggungjawab melaporkan sertamerta kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 73 pelanggaran keselamatan termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92; iv. Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan; v. Mengambil tindakan sebagaimana yang diarahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Atasan terhadap dokumen, bahan dan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi sebagaimana yang di minit; dan vi. Mengambil tindakan dengan memulangkan semula fail-fail terperingkat kepada Bahagian Pendaftaran Rahsia atau pegawaipegawai berkaitan sebaik sahaja tugas-tugas yang diarahkan sempurna dijalankan.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 74 Peraturan Pengendalian Fail Rahsia Besar dan Rahsia i. Mereka yang dibenarkan melihat fail ini dan kandungannya bertanggungjawab berjaga-jaga supaya terpelihara keselamatan kandungannya. Perhatian adalah tertarik kepada peruntukanperuntukan yang terkandung di dalam Akta Rahsia Rasmi Tahun 1972; ii. Fail ini dan kandungannya mengandungi surat-surat yang amat besar dan besar rahsianya dan hanya boleh dilihat oleh mereka-mereka yang dibenarkan melihatnya secara bertulis sahaja (sila lihat senarai edaran di kelepek fail ini); iii. Bila seorang pegawai itu masih lagi hendak menggunakan fail ini dan kandungannya hendaklah disimpan di dalam peti besi atau gerobok berkunci supaya mereka yang tidak ada kebenaran TIDAK dapat melihatnya. Manakala TIDAK lagi dikehendaki oleh pegawai itu, fail ini hendaklah
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 75 dipulangkan dengan serta merta kepada Pejabat Pendaftaran Rahsia atau simpanan yang dibenarkan oleh KPKK; iv. Dalam masa peredarannya, fail ini hendaklah dibawa di dalam peti berkunci atau oleh seorang yang dibenarkan untuk melihat kandungankandungan fail ini dan TIDAK dengan cara lain, melainkan telah mendapat kebenaran daripada KPKK; dan v. Fail ini dan kandungannya tidak boleh dibawa keluar pejabat melainkan jika ada sebab-sebab yang terkecuali. Pegawai-pegawai yang mendapati mustahak membawa fail ini keluar pejabat untuk urusan rasmi hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Setiausaha Negara, Jabatan Perdana Menteri dan kebenaran ini hanya boleh diberi kepada mereka yang mempunyai peti besi di rumah. KPKK hendaklah dihubungi untuk mendapat nasihat dan penjelasan yang selanjutnya jika perlu.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 76 5.9.2 Tatacara Pelantikan Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual MULA 1. Pegawai yang telah dilantik sebagai PKJ, PPKJ, PP, PR, PRJ dan PTRJ juga pegawai lain yang dikenalpasti untuk ada akses terhadap dokumen terperingkat, perlu melengkapkan borang KPKK20 untuk pelantikan sebagaimana contoh di 5.9.3. Borang juga boleh diperolehi daripada laman sesawang KPKK: www.cgso.gov.my 2. PMP perlu memastikan borang diisi dengan lengkap. 3. Borang yang lengkap perlu dikemukakan ke Pejabat KPKK Cawangan Negeri bersama-sama borang lantikan jawatanjawatan lain, sekiranya ada dan senarai pelantikan keseluruhan bagi bahagian / pusat berkenaan. 4. Pegawai Keselamatan Jabatan perlu mengeluarkan surat lantikan kepada pegawai JKB sebagaimana contoh 5.9.4 dengan menyertakan sekali senarai tugas JKB seperti contoh di 5.9.1. Surat lantikan perlu diserahkan kepada ahli JKB manakala salinan surat lantikan perlu disimpan dalam fail peribadi. Senarai JKB perlu dihantar ke BPIN untuk makluman dan rekod. SELESAI Tidak lengkap Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang Lengkap
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 77 5.9.3 Borang Pelantikan Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (KPKK20)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 78 5.9.4 Contoh Surat Pelantikan Pegawai Jabatan Keselamatan Berjadual mara memograf Kepada : Seperti senarai di bawah Daripada : Pengarah Bahagian Pengurusan Risiko & Inspektorat Salinan Kepada : Bilangan Rujuk Kami Tarikh Rujuk Tuan Tarikh PELANTIKAN PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL (JKB) Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Arahan Keselamatan (1985) para 84, saya dengan ini melantik tuan sebagai Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) dan diberi kuasa untuk mengakses dan menguruskan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Majlis Amanah Rakyat. 2. Sebagai seorang JKB, tuan adalah bertanggungjawab menjaga dan memelihara keselamatan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Majlis Amanah Rakyat yang mana tuan dipertanggungjawabkan untuk melindungi mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkan di dalam buku Arahan Keselamatan. 3. Tuan dikehendaki mengamalkan “Prinsip Perlu Mengetahui” dalam menguruskan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Majlis Amanah Rakyat dalam menjalankan tugas-tugas rasmi tuan. Perhatian tuan ditarik kepada peruntukan di dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 (pindaan 1986) dan kesalahankesalahan yang boleh disabitkan jika melakukan perkara-perkara yang bertentangan dengan peruntukan akta tersebut. 4. Pelantikan ini berkuat kuasa mulai dari tarikh surat ini dikeluarkan dan tugastugas Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) adalah di Lampiran 1. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ‘LUAR BANDAR SEJAHTERA’ Saya yang menjalankan amanah, PENGARAH / PENGETUA ‘Amanah rakyat’
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 79 Lampiran 1 BIL NAMA JAWATAN JAWATAN DALAM KESELAMATAN PERLINDUNGAN TARIKH LANTIKAN 1 Siti Aminah bt Abdul Kadir Pengarah 1. Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) 2. Pegawai Pengelas (PP) 11 Jul 2016 2 Nor Eynisah bt Hassan Timbalan Pengarah 1. Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) 2. Pegawai Pengelas (PP) 1 Sept 2015 3 Khatijah bt Razali Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) 1. Pendaftar Rahsia (PR) 1 Mei 2015 4 Mila Kartikawati bt Mohamat Zaimy Pembantu Kesetiausahaan 1. Pendaftar Rahsia (PR) 1 Mei 2015 5 Siti Norhabibah bt Mohammad Fabilah Penolong Pegawai Tadbir 1. Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) 4 Jan 2016 6 Shazarynna bt Mohamed Shah Pembantu Tadbir 1. Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) 11 Feb 2016 7 Hafiz Zakuan b Omar Penolong Pengarah - 1 Mei 2015
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 80 5.10 Pegawai Bertugas (PB) Para 18, Buku Arahan Keselamatan telah mengarahkan agar setiap Pusat Pentadbiran MARA mewujudkan Sistem Pegawai Bertugas. Pelantikan Pegawai Bertugas di pusat adalah untuk menjalankan pemeriksaan keselamatan secara giliran, sama ada harian, mingguan atau bulanan mengikut kesesuaian. Pegawai Bertugas (PB) adalah bertanggungjawab secara langsung terhadap keselamatan warga kerja, KJ dan PKJ termasuk harta MARA semasa bertugas. 5.10.1 Fungsi dan Tanggungjawab Pegawai Bertugas i. Bertanggungjawab kepada soal Keselamatan Perlindungan Pejabat pada hari beliau bertugas; ii. Memastikan barang-barang dan aset yang bernilai tinggi sentiasa diawasi khususnya semasa waktu rehat tengahari dan selepas waktu pejabat,
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 81 di samping memastikan barang tersebut disimpan semula di dalam tempat yang bersesuaian dan selamat selepas waktu pejabat; iii. Memastikan aset-aset elektronik dan lampu di pejabat, bilik mesyuarat, bilik pegawai, bilik-bilik keselamatan dan lain-lain dipadamkan sebelum meninggalkan pejabat; iv. Memastikan kebersihan pejabat dan kaunter urusan diuruskan dengan sempurna oleh syarikat penyelenggara kebersihan; v. Memastikan bahawa tetamu dan pelawat di pusat telah mendapat Pas Keselamatan sebelum memasuki kawasan dari Unit Keselamatan di Lobi / Kaunter / Pintu Utama dan mengenalpasti urusan mereka di premis masing-masing; vi. Memastikan pekerja-pekerja luar (kontraktor) yang bekerja di dalam kawasan pejabat pada masa tertentu mendapat kebenaran bertulis daripada pihak pentadbiran di pusat;
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 82 vii. Memastikan maklumat-maklumat, fail-fail atau surat-surat terperingkat disimpan dengan baik dan selamat oleh pegawai dan warga kerja pejabat; viii. Memastikan kunci-kunci keselamatan disimpan di tempat yang sepatutnya sebelum meninggalkan pejabat; ix. Memastikan Pegawai / Warga kerja yang bertugas lebih masa mendapat kebenaran terlebih dahulu; x. Memastikan bahawa semua laluan keluar masuk ke pusat / premis termasuk tangga kecemasan bangunan dikunci atau ditutup sebelum meninggalkan pejabat; dan xi. Memaklumkan Pengawal Keselamatan / Polis Bantuan di pusat mengenai keadaan semasa pejabat.
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 83 5.10.2 Tatacara Pelantikan Pegawai Bertugas MULA 1. Surat lantikan kepada pegawai bertugas akan dikeluarkan kepada semua yang berkaitan. Sila rujuk 5.10.5 untuk contoh Surat Lantikan. Pegawai bertanggungjawab akan menyediakan jadual bertugas mengikut kesesuaian bahagian / pusat sebagaimana contoh di 5.10.3. Jadual bertugas perlu ditampal dan diambil maklum oleh pegawai yang terbabit. 2. Pegawai yang terlibat perlu menjalankan tugas mengikut jadual. Laporan akan dikeluarkan oleh Pegawai Bertugas. Format laporan adalah sebagaimana 5.10.4 3. Laporan yang telah disiapkan perlu diserahkan kepada KJ, PKJ, PPKJ (mana yang berkenaan) untuk pengesahan. 4. Laporan yang telah disahkan perlu disimpan dalam fail untuk rujukan dan semakan. SELESAI
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 84 5.10.3 Jadual Sistem Pegawai Bertugas bagi Bulan …………………………… JADUAL SISTEM PEGAWAI BERTUGAS BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO & INSPEKTORAT BULAN: 1. LOKASI PEJABAT ARAS/ BANGUNAN TINGKAT 8 KAWASAN TANGGUNGJAWAB RUANG PEJABAT BPIN 2. JADUAL BERTUGAS BIL HARI TARIKH NAMA PEGAWAI BERTUGAS CATATAN 1 JUMAAT 1 FEB 2019 2 SABTU 2 FEB 2019 3 AHAD 3 FEB 2019 4 ISNIN 4 FEB 2019 ASLEENDA BT RAMLI 5 SELASA 5 FEB 2019 TAHUN BARU CINA 6 RABU 6 FEB 2019 TAHUN BARU CINA 7 KHAMIS 7 FEB 2019 KHATIJAH RAZALI 8 JUMAAT 8 FEB 2019 SHAZARYNNA MOHAMED SHAH PENYELIA Nama Pegawai: KHATIJAH BINTI RAZALI No. Telefon Pejabat/ Bimbit: 03-26132112 Emel:[email protected] Nota: Pegawai yang ditugaskan hendaklah: 1. Mendapatkan pengganti apabila tidak dapat bertugas; dan 2. Melengkapkan Senarai Semak / Laporan Mingguan dan mengemukakannya kepada Pegawai Keselamatan Jabatan / Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan untuk semakan dan pengesahan. Tandatangan Pengawal Pusat Tarikh:
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 85 5.10.4 Borang Senarai Semak Pegawai Bertugas (MARA.KP-01)
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 86 5.10.5 Contoh Surat Pelantikan Pegawai Bertugas mara memograf Kepada : Sepertimana di senarai Daripada : Pengarah ............................................ Salinan Kepada : Bilangan Rujuk Kami Tarikh Rujuk Tuan Tarikh PEGAWAI BERTUGAS DI BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO DAN INSPEKTORAT Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Arahan Keselamatan (1985) para 18, saya dengan ini melantik tuan/ puan sebagai Pegawai Bertugas (PB) sepertimana di jadual Sistem Pegawai Bertugas dan diberi tugas dan tanggungjawab dalam memastikan keselamatan perlindungan di bahagian ini. 2. Sebagai seorang PB, tuan adalah bertanggungjawab menjaga dan memelihara keselamatan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan yang mana tuan / puan dipertanggungjawabkan untuk melindungi mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan. 3. Pelantikan ini berkuatkuasa mulai dari tarikh surat ini dikeluarkan dan tugas-tugas PB adalah sebagaimana yang dilampirkan. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” ‘LUAR BANDAR SEJAHTERA’ Saya yang menjalankan amanah, Pengarah / Pengetua MARA Negeri / IPMa neh/bpin “Amanah rakyat”
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 87
MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA 2019 Versi 2.0 Muka surat - 88 6.0 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN 6.1 Fizikal Keselamatan fizikal ialah sebarang tindakan yang memastikan keselamatan bangunan, premis atau tempat termasuk yang digunakan bagi mengurus perkaraperkara terperingkat dan sensitif adalah sentiasa dalam keadaan selamat. Pusat Pentadbiran MARA dikehendaki untuk mewujudkan perkara-perkara berikut:- 6.1.1 Kawalan Bangunan Langkah-langkah keselamatan perlu diambil untuk menghalang pelawat atau orang-orang yang tidak dibenarkan daripada mendapat, memerhati, mendengar dan memperoleh perkara-