KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA
I ISI KANDUNGAN Bahagian Tiga Bahagian Empat Bahagian Satu Bahagian Dua Prakata III Perutusan Ketua Setiausaha Kementerian IV Penghargaan Ketua Unit Audit Dalam V
II ISI KANDUNGAN Bahagian Lapan Bahagian Tujuh Bahagian Lima Bahagian Enam
III PRAKATA Pada tahun 2022, Unit Audit Dalam Kementerian Sumber Manusia (UAD KSM) berjaya melaksanakan fungsi pengauditan yang dirancang dengan jayanya seperti dalam Rancangan Audit Tahunan 2022. Selaras dengan PP PS 3.1, UAD KSM telah menghasilkan Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2022 yang meliputi hasil pengauditan dan aktiviti UAD yang telah dijalankan sepanjang tahun 2022. Pengauditan yang dijalankan merangkumi Pengauditan Pengurusan Kewangan, Prestasi, ICT, Penampilan Audit dan Pengauditan Khas. Laporan ini turut disertakan dengan aktiviti dan sumbangan UAD kepada Kementerian dan Jabatan. Segala penemuan Audit dan syor-syor penambahbaikan dibentangkan dalam laporan ini perlu dijadikan sumber rujukan kepada Kementerian dan Jabatan dalam usaha berterusan untuk menambah baik kawalan dalaman, tadbir urus dan seterusnya meningkatkan akauntabiliti di semua PTJ dan Pusat Kos. UAD KSM dengan ikhlasnya mengucapkan sekalung penghargaan dan terima kasih terhadap kerjasama yang diberikan semasa pengauditan dijalankan. Di samping itu, UAD KSM juga menyanjung tinggi usaha dan komitmen yangditunjukkanolehsemua pihak terhadap penemuan Audit yang dibangkitkan. Semoga jalinan kerjasama yang ditunjukkan mampu mempertingkatkan tahap kecemerlangan dan kecekapan pengurusan ke arah pengurusan yang lebih baik. Jutaan terima kasih diucapkan kepada semua warga Sidang Pengarang khasnya dan warga UAD KSM amnya yang memberikan komitmen yang tidak berbelah bahagi dalam merealisasikan penerbitan Laporan Tahunan Audit Dalam KSM Tahun 2022. Sidang Pengarang, Unit Audit Dalam Kementerian Sumber Manusia
IV Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera. Saya merakam ucapan sekalung tahniah dan penghargaan kepada Unit Audit Dalam Kementerian Sumber Manusia (UAD KSM) di atas komitmen dan kerja keras dalam memastikan semua program pengauditan yang dirancang dapat dilaksanakan seterusnya menerbitkan Laporan Tahunan Audit Dalam 2022. UAD KSM yang merupakan sebahagian daripada sistem kawalan dalaman KSM memainkan peranan penting dalam memastikan amalan tadbir urus oleh setiap organisasi di bawah KSM kekal cemerlang terutama dari aspek pengurusan kewangan dan pengurusan aktiviti serta program yang dilaksanakan. Justeru, sebagai mekanisme check and balance, UAD KSM akan terus berperanan secara profesional, bebas dan proaktif dalam melaksanakan program-program pengauditan yang dirancang. Saya berharap penemuan Audit yang dimuatkan dalam laporan ini dapat dijadikan sumber rujukan oleh warga KSM bagi meningkatkan akauntabiliti pengurusan kewangan serta memastikan setiap program dan projek mencapai objektif yang ditetapkan. Semoga UAD KSM akan terus cemerlang dalam membantu mencapai misi dan visi KSM. Akhir kata, saya ingin merakam penghargaan kepada seluruh warga Kementerian Sumber Manusia atas kerjasama dan komitmen padu kepada UAD KSM sepanjang pengauditan dalam usaha meningkatkan prestasi tadbir urus Kementerian khususnya serta akauntabiliti sektor awam. Segala teguran Audit akan memberi impak untuk penambahbaikan yang praktikal dan dijadikan iktibar agar segala kelemahan akan diperbetulkan. Sekian, terima kasih. PERUTUSAN TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA (OPERASI) YANG MENJALANKAN TUGAS KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA
V Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera. Alhamdulillah, syukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan limpah kurnia dan inayah-Nya Laporan Tahunan Audit Dalam KSM Tahun 2022 dapat diterbitkan. Ucapan setinggi penghargaan dan terima kasih ditujukan kepada YBhg. Datuk Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi) yang menjalankan tugas Ketua Setiausaha KSM, Ahli-ahli Jawatankuasa Audit dan Ketua-ketua Jabatan yang sentiasa memberi kerjasama dan sokongan kepada pihak Unit Audit Dalam Kementerian Sumber Manusia (UAD KSM) semasa pengauditan dilaksanakan. Sesungguhnya tanpa komitmen dan kerjasama yang jitu daripada pihak auditi, pengauditan yang dilaksanakan tidak akan berjaya disempurnakan dalam tempoh yang ditetapkan. Akhir sekali, ucapan penghargaan dan terima kasih kepada semua pegawai serta kakitangan UAD KSM atas semangat kerja berpasukan dan komitmen yang tinggi untuk menyempurnakan semua aktiviti yang dirancang sehingga laporan ini berjaya disediakan. Sekian, terima kasih. PENGHARGAAN KETUA AUDIT DALAM
MAKLUMAT KORPORAT 1
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 1. MAKLUMAT KORPORAT 1.1 PENUBUHAN UNIT AUDIT DALAM Unit Audit Dalam Kementerian Sumber Manusia (UAD KSM) mula beroperasi pada 1 Julai 1997 selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan. UAD adalah sebahagian dari komponen kawalan dalaman KSM dan bertanggungjawab kepada Ketua Setiausaha (KSU) KSM. UAD KSM diberi kuasa untuk melaksanakan pengauditan meliputi semua Bahagian, Jabatan, Mahkamah dan Unit di bawah seliaan KSM seperti JTK, JTM, JPK, JKKP, JHEKS, JPP dan MPM. 1.2 VISI, MISI DAN OBJEKTIF UNIT AUDIT DALAM 1.3 PIAGAM PELANGGAN Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan dan syor kepada Ketua Setiausaha dan Ketua-ketua Jabatan ke arah meningkatkan tadbir urus Sektor Awam MISI Menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan meningkatkan tadbir urus Kementerian Sumber Manusia dan jabatan-jabatannya VISI Membantu Pengurusan Atasan mencapai matlamatnya melalui pendekatan sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan proses kawalan dan tadbir urus OBJEKTIF PENGAUDITAN Dilaksanakan secara profesional dan berkualiti berpandukan piawaian pengauditan yang diterima umum LAPORAN PENEMUAN Laporan pengauditan kewangan dikeluarkan dalam tempoh 30 hari bekerja selepas pengauditan dilaksanakan manakala laporan pengauditan prestasi dikeluarkan dalam tempoh 1 bulan selepas pelaksanaan audit dan dokumen lengkap diterima RANCANGAN PENGAUDITAN Kemukakan kepada pihak Perbendaharaan Malaysia selewat-lewatnya pada 31 Januari setiap tahun semasa LAPORAN TAHUNAN Kemukakan kepada pihak Perbendaharaan Malaysia selewat-lewatnya pada 31 Mac setiap tahun berikutnya
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 1.4 FUNGSI UNIT AUDIT DALAM KSM 1.5 PERJAWATAN PEGAWAI UAD Waran Perjawatan UAD KSM Tahun 2022 yang diluluskan oleh JPA adalah 22 orang. Perjawatan yang diisi adalah 18 orang seperti di Jadual 1-1. JADUAL 1-1 WARAN PERJAWATAN UNIT AUDIT DALAM KSM TAHUN 2022 JAWATAN GRED BIL. LULUS BIL. ISI BIL. KEKOSONGAN Ketua Unit Audit Dalam W54 1 1 0 Ketua Seksyen Audit (Prestasi) W52 1 1 0 Ketua Seksyen Audit (Kewangan) W48 1 1 0 Juruaudit Kanan W44 3 3 0 Pegawai Teknologi Maklumat F44 1 0 1 Juruaudit W41/44 2 1 1 Penolong Juruaudit Tinggi W36 1 1 0 Penolong Juruaudit Kanan W32/36 3 3 0 Penolong Juruaudit W29/32 5 3 2 Setiausaha Pejabat N29 1 1 0 Ketua Pembantu Tadbir N22/26 1 1 0 Pembantu Tadbir (P/O) N19/22 2 2 0 JUMLAH 22 18 4 Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman organisasi 1 Mengkaji aktiviti organisasi agar diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan 2 Memberi nasihat/ pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk ICT 3 Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk kelulusan Ketua Eksekutif 4 Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari kehilangan, penipuan dan penyelewangan 6 Mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, peraturan dan arahan yang berkuatkuasa 5 Membentangkan Rancangan Tahunan dan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit 8 Melaporkan kepada Ketua Eksekutif hasil pengauditan dan memantau tindakan susulan 7
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 1.6 CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA MENTERI SUMBER MANUSIA TIMBALAN MENTERI SUMBER MANUSIA KETUASETIAUSAHA TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA (DASAR DAN ANTARABANGSA) TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA (OPERASI) BAHAGIAN/ UNIT DI BAWAH KSU JABATAN-JABATAN BADAN BERKANUN/ SYARIKAT BAHAGIAN DASAR BAHAGIAN PEMBANGUNAN, KEWANGAN DAN SUMBER MANUSIA BAHAGIAN UNDANGUNDANG JABATAN TENAGA KERJA SEMENANJUNG MALAYSIA PERTUBUHAN KESELAMATANSOSIAL (PERKESO) CAWANGAN DASAR SUMBER MANUSIA UNIT AUDIT DALAM JABATAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN CAWANGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA CAWANGAN BERHAD(PSMB) PERANCANGAN STRATEGIK PARLIMEN DAN KABINET UNIT KOMUNIKASI KORPORAT JABATAN TENAGA MANUSIA CAWANGAN PEMBANGUNAN DAN KEWANGAN INSTITUT KESELAMATANDAN KESIHATANPEKERJAAN CAWANGAN DASAR NEGARA(NIOSH) PERBURUHAN UNIT INTEGRITI JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PERBADANANTABUNG PEMBANGUNAN KEMAHIRAN(PTPK) BAHAGIAN ANTARABANGSA BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT MAHKAMAH PERUSAHAAN MALAYSIA ATASEGENEVA BAHAGIAN AKAUN JABATAN HAL EHWAL KESATUAN SEKERJA TALENTCORP CORPORATION MALAYSIABERHAD (TALENTCORP) ATASESINGAPURA CAWANGAN KAWALSELIA DAN PENGUATKUASAAN ATASECHENNAI JABATAN PERHUBUNGAN PERUSAHAAN ATASEJAKARTA JABATAN TENAGA KERJA SARAWAK MAJLIS PERUNDINGAN GAJI NEGARA JABATAN TENAGA KERJA SABAH BAHAGIAN PENGURUSAN PEKERJA MIGRAN
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 4 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 1.7 CARTA ORGANISASI UAD UAD KSM diketuai oleh Ketua Audit Dalam, Encik Muntadar bin Mohamad Saleh. Terdapat 3 seksyen UAD iaitu Seksyen Audit Prestasi, Seksyen Audit Kewangan, dan Seksyen Audit Khas yang melaksanakan fungsi auditan serta dibantu oleh Seksyen Pentadbiran & Penyelarasan.
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 5 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 1.8 FUNGSI SEKSYEN UAD Pengauditan pengurusan kewangan merangkumi pemeriksaan terhadap sistem kewangan, kawalan dalaman dan rekod kewangan untuk menentukan sama ada perbelanjaan, hasil, aset dan stor telah diurus mengikut undang-undang, peraturan dan arahan berkuatkuasa SEKSYEN AUDIT KEWANGAN Pengauditan prestasi merangkumi penilaian terhadap aktiviti/program Kementerian/ Jabatan untuk menentukan objektif telah dicapai dan penggunaan sumber secara berhemat, cekap dan berkesan serta value for money SEKSYEN AUDIT PRESTASI Pengauditan merangkumi penilaian terhadap sistem ICT di Kementerian/ Jabatan dan menjalankan siasatan yang diarahkan oleh Ketua Setiausaha Kementerian berkaitan operasi Kementerian/ Jabatan SEKSYEN AUDIT KHAS
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 6 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 1.9 PERTUKARAN PEGAWAI UAD SELAMAT DATANG Sabarudin Bin A Kadir Wahab Juruaudit W48 19 September 2022 Mohd Burhanuddin Bin Ramlan Penolong Juruaudit W29 05 September 2022 Norain Binti Hamsi Penolong Juruaudit W32 12 Disember 2022 Mohammad Hafizudin Bin Kather Maideen Penolong Juruaudit W29 05 September 2022 SEKALUNG PENGHARGAAN Izal Rizam Bin Abd Rashid Juruaudit W48 05 September 2022 Roslina Binti Abdul Rahman Penolong Juruaudit Kanan W32 28 November 2022 Asmadi Bin Dawam Juruaudit W41 13 April 2022 Zailawani Binti Mukhtar Pegawai Teknologi Maklumat F44 05 September 2022 Faisal Aiman Bin Kurnain Penolong Juruaudit W29 07 Jun 2022 Azliza Binti Zainal Penolong Juruaudit W29 05 September 2022
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 7 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 1.10. EKSEKUTIF UAD Dari Kiri : Encik Mohammad Hafizudin bin Kather Maideen | Puan Norain Bt Hamsi | Puan Aneeza Bt Mohamad | Puan Noor Azlina Bt Nor Hasim | Puan Faiqah Bt Mohd Daud | Encik Asman Bin Mohamad Siron PEGAWAI DAN KAKITANGAN UAD Dari Kiri : Puan Faiqah Bt Mohd Daud | Puan Noor Azlina Bt Nor Hasim | Puan Idayu Binti Abdul Manap | Puan Norfatihah Binti Yahuda | Puan Nor Azreen Binti Yusoff | Puan Aneeza Bt Mohamad | Encik Sabarudin Bin A Kadir Wahab | Encik Asman Bin Mohamad Siron | Encik Muntadar Bin Mohd Saleh | Encik Muhamad Amirul Asraf Bin Md Yusuf | Encik Mohammad Hafizudin bin Kather Maideen | Encik Mohd Burhanuddin Bin Ramlan | Puan Nor Aslina Binti Mat Hassan | Puan Siti Aminah Binti Abdullah | Puan Norain Bt Hamsi | Puan Ashafilzah Binti Ahmad | Puan Hafidzoh Binti Ahmad @ Md Akhir | Cik Intan Baizura Binti Marbaie SEKSYEN AUDIT PRESTASI
MAKLUMAT KORPORAT 1 – 8 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Dari Kiri : Encik Mohd Burhanuddin Bin Ramlan | Encik Sabarudin Bin A Kadir Wahab | Puan Nor Aslina Binti Mat Hassan | Cik Intan Baizura Binti Marbaie | Puan Ashafilzah Binti Ahmad SEKSYEN AUDIT KEWANGAN SEKSYEN AUDIT ICT Dari Kiri : Encik Muhamad Amirul Asraf Bin Md Yusuf | Puan Nor Azreen Binti Yusoff SEKSYEN PENTADBIRAN DAN PENYELARASAN Dari Kiri : Puan Siti Aminah Binti Abdullah | Puan Hafidzoh Binti Ahmad@Md Akhir | Puan Idayu Binti Abdul Manap | Puan Norfatihah Binti Yahuda
PENCAPAIAN PRESTASI UAD 2
PENCAPAIAN PRESTASI UAD 2 – 1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 2. PENCAPAIAN PRESTASI UAD Rancangan Audit Tahun 2022 telah diluluskan oleh Timbalan Setiausaha KSM semasa Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) Bil. 4/2021. Sebanyak lima (5) program Audit telah dirancang untuk pengauditan meliputi Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti), Pengauditan Prestasi dan Pematuhan, Pengauditan ICT dan Khas, Penampilan Audit Sistem Kecemerlangan Pengurusan Kewangan dan Pengesahan Data Baki Awal Aset dan Liabiliti Perakaunan Akruan. Butiran lanjut seperti di Jadual 2-1. JADUAL 2-1 PENCAPAIAN KERJA PENGAUDITAN TAHUN 2022 JENIS PENGAUDITAN RANCANGAN PENCAPAIAN i. Pengurusan Kewangan (AI) 4 4 ii. Prestasi dan Pematuhan 3 1* iii. ICT dan Khas 4 4 iv. Penampilan SKPK 30 30 v. Pengesahan Baki Awal Aset dan Liabiliti (Akruan) 2 2 JUMLAH 43 41 Nota : (*) Sebanyak 2 tajuk kajian telah digantikan dengan 2 Penampilan Audit Pencapaian pengauditan mengikut jenis pengauditan adalah seperti di Jadual 2-2 hingga Jadual 2-6. 2.1. PENCAPAIAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN JADUAL 2-2 PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PTJ LAPORAN AUDIT ULASAN i. Ibu Pejabat JTK Sarawak 09.08.2022 Selesai ii. Ibu Pejabat JTM 11.11.2022 Selesai iii. Kementerian Sumber Manusia (KSM) 26.04.2022 Selesai iv. Mahkamah Perusahaan Malaysia 17.02.2022 Selesai 2.2 PENCAPAIAN PENGAUDITAN PRESTASI DAN PEMATUHAN JADUAL 2-3 PENGAUDITAN PRESTASI DAN PEMATUHAN TAJUK LAPORAN AUDIT ULASAN i. Pengurusan Stor Bekalan Bahan Guna Habis di Institusi Latihan KSM di Ibu Pejabat JTM, ILP Ipoh, ILP Tangkak dan ADTEC Jerantut 20.12.2022 Selesai ii. Pengurusan Program Penguatkuasaan Mesin Dandang JKPP di IP JKPP/ Selangor/ Sabah/Johor Digugurkan dan digantikan dengan Penampilan Audit SKPK
PENCAPAIAN PRESTASI UAD 2 – 2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 TAJUK LAPORAN AUDIT ULASAN iii. Pengurusan Program Penguatkuasaan Pemeriksaan Ladang JTKSM di IP JTKSM/ Johor/ Perak/ Terengganu Digugurkan dan digantikan dengan Penampilan Audit SKPK iv. Perolehan Kawalan Keselamatan Senjata Api JTM di IP JTM/ILJTM Perak/ Kelantan/ Sabah/ Sarawak 26.05.2022 Selesai 2.3 PENCAPAIAN PENGAUDITAN ICT DAN KHAS JADUAL 2-4 PENGAUDITAN ICT DAN KHAS TAJUK LAPORAN AUDIT ULASAN i. Pengurusan Perolehan Pembangunan Sistem Kawal Urus Dokumen (MYSKUD) 15.09.2022 Selesai ii. Pengurusan Data Portal JobsMalaysia kepada Portal MYFutureJobs Digugurkan dan digantikan dengan Penampilan SKPK PTK Kapit iii. Pengurusan Aduan Working for Workers (WFW) Digugurkan dan digantikan dengan Penampilan SKPK PTK Saratok 2.4 PENCAPAIAN PENAMPILAN SISTEM KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN JADUAL 2-5 PENAMPILAN AUDIT SKPK PTJ LAPORAN AUDIT ULASAN PTK Sandakan 06.07.2022 Selesai ILP Sandakan 07.07.2022 Selesai ILP Selandar 27.01.2022 Selesai ILP Nibong Tebal 16.02.2022 Selesai PTK Lahad Datu 22.03.2022 Selesai PTK Sarikei 27.05.2022 Selesai PTK Sibu 10.06.2022 Selesai ILP Kota Kinabalu 20.01.2023 Selesai PTK Kota Kinabalu 16.01.2023 Selesai PTK Kudat 02.02.2023 Selesai PTK Bakun 16.01.2023 Selesai PTK Kapit 07.12.2022 Selesai PTK Saratok 07.12.2022 Selesai JTK Kedah 28.03.2022 Selesai JPP Sarawak 01.03.2022 Selesai JTK Pahang 08.06.2022 Selesai JPP Melaka 14.04.2022 Selesai JKKP Melaka 21.04.2022 Selesai JKKP Perak 13.06.2022 Selesai JKKP Pulau Pinang 10.06.2022 Selesai JTK Pulau Pinang 02.06.2022 Selesai JKKP Labuan 06.07.2022 Selesai JTK Labuan 01.07.2022 Selesai JTK Kelantan 01.07.2022 Selesai JPP Kelantan 24.05.2022 Selesai PTK Tawau 22.11.2022 Selesai PTK Betong 03.01.2023 Selesai PTK Lawas 12.01.2023 Selesai PTK Mukah 12.01.2023 Selesai PTK Serian 09.01.2023 Selesai
2 – 3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENCAPAIAN PRESTASI UAD 2.5 PENCAPAIAN PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI (AKRUAN) JADUAL 2-6 PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET & LIABILITI DATA YANG PERLU DISAHKAN AMAUN (RM) STATUS Cut Off 31 Disember 2021 Aset Dalam Pembinaan Pembelian 36 Unit Rumah Kedai Dalam Pembinaan Yang Direka Khas Untuk Institut Latihan Perladangan Segamat, Johor 6,405,000.00 Selesai Aset Tak Alih - Tanah Tapak Tambahan ILP Marang, Terengganu 720,000.00 Selesai Aset Tak Alih - Bangunan Banggunan Pejabat/ Latihan Kampus NIOSH Kerteh, Terengganu 4,326,800.00 Selesai Cut Off 30 Jun 2022 Aset Dalam Pembinaan Projek Meroboh dan Membina Semula Bangunan Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang 2,055,328.01 Selesai Aset Alih 995 Aset Alih di 11 Pejabat (Pengesahan secara sampel terhadap 142 aset alih yang terpilih bernilai RM17,961,136.04 (71.3%) 25,191,012.61 Selesai
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3
3 – 1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN 3.1 PENGAUDITAN PENGURUSAN PEROLEHAN PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN DI INSTITUT LATIHAN JABATAN TENAGA MANUSIA (ILJTM), JABATAN TENAGA MANUSIA FAKTA UTAMA Kaedah Perolehan Jumlah Pengawal Keselamatan Tindakan • Perolehan Tahun 2020 secara tender terbuka bagi 24 ILJTM bermula 1 Ogos 2020 hingga 31 Julai 2023 (36 bulan) • Perolehan Tahun 2021 secara tender terbuka bagi lapan (8) ILJTM bermula 1 Julai 2021 hingga 31 Januari 2024 (31 bulan) i. 7 orang Pengawal Keselamatan (PK) ii. Dua (2) syif: - Syif siang – 3 orang, Syif malam – 4 orang - Syif siang – 4 orang, Syif malam – 3 orang Selesai 54 Dalam Tindakan - Pelaksana Cawangan Kewangan dan Perolehan, JTM ILJTM • Bertanggungjawab dalam pengurusan perolehan. • Menyelaras perolehan di semua ILJTM. • Bertanggungjawab dalam aspek pengurusan, pelaksanaan dan pemantauan perkhidmatan kawalan keselamatan. • Pengurusan pembayaran 3.1.1 LATAR BELAKANG a. Jabatan Tenaga Manusia (JTM) telah ditubuhkan pada tahun 1967 di bawah Kementerian Sumber Manusia (KSM) untuk menyediakan dan menjalankan program latihan kemahiran bagi memenuhi dan meningkatkan taraf kemahiran pekerja untuk sektor perindustrian. Sebanyak 32 Institut Latihan Jabatan Tenaga Manusia (ILJTM) telah ditubuhkan terdiri daripada 23 Institut Latihan Perindustrian
3 – 2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN (ILP) dan lapan (8) Pusat Latihan Teknologi Tinggi (ADTEC) dan satu Institut Teknikal Jepun Malaysia (JMTI). b. Bagi tujuan memastikan keselamatan institut dan pelajar terjamin, aset Kerajaan dilindungi, perkhidmatan kawalan keselamatan tanpa senjata api sangat penting dan menjadi keperluan di kesemua ILJTM. Bagi tujuan tersebut, pengurusan perolehan perkhidmatan kawalan keselamatan dilaksanakan dan diuruskan oleh Cawangan Kewangan dan Perolehan JTM yang juga bertindak sebagai penyelaras. ILJTM pula bertanggungjawab memastikan sistem perkhidmatan penyampaian kerajaan yang diberikan adalah berkesan, aset Kerajaan telah diuruskan dengan teratur dan peruntukan wang awam bagi menguruskan perolehan kontrak perkhidmatan kawalan keselamatan telah dibelanjakan dengan berhemat serta mendapat value for money. 3.1.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan kontrak perkhidmatan kawalan keselamatan di Jabatan Tenaga Manusia (JTM) telah dirancang dan dilaksanakan secara cekap, berhemah dan teratur selaras dengan peraturan yang ditetapkan. 3.1.3 SKOP PENGAUDITAN Pengauditan ini meliputi pengurusan perolehan secara tender bagi kawalan keselamatan di ILJTM bagi tahun 2020 dan 2021 sahaja. Pengauditan ini dijalankan di Ibu Pejabat Jabatan Tenaga Manusia dan empat (4) Institut Latihan Perindustrian (ILP) yang terpilih dengan jumlah kos kontrak sebanyak RM3.075 juta iaitu seperti berikut:
3 – 3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN JADUAL 3-1-1 SAMPEL ILP YANG DIPILIH BIL. ILP TARIKH PENGAUDITAN TEMPOH KONTRAK NAMA SYARIKAT KESELAMATAN KOS KONTRAK (RM) 1 ILP Kangar, Perlis 21.02.2022 - 25.02.2022 01.08.2020 – 31.07.2023 Zafa Security Services Sdn. Bhd 879,969.60 2 ILP Perai, Pulau Pinang 28.02.2022 – 04.03.2022 01.08.2020 – 31.07.2023 Resq Force Sdn. Bhd. 928,776.24 3 ILP Mersing, Johor 14.03.2022 – 18.03.2022 01.07.2021 – 31.01.2024 Strategy Services Sdn. Bhd. 635,614.27 4 ILP Kota Samarahan (ILPKS), Sarawak 28.03.2022 – 01.04.2022 01.07.2021 – 31.01.2024 Time Guards Sdn. Bhd. 631,404.90 JUMLAH 4 3,075,765.01 3.1.4 METODOLOGI PENGAUDITAN Metodologi pengauditan meliputi semakan terhadap rekod, fail dan dokumen berkaitan. Perbincangan dan temu bual dilakukan dengan pegawai dan kakitangan yang terlibat dengan perkhidmatan kawalan keselamatan. Bagi tujuan pengesahan, lawatan dan pemeriksaan fizikal turut dijalankan bagi mengukuhkan penemuan/bukti Audit. 3.1.5 RUMUSAN AUDIT a. Secara keseluruhan pengurusan perolehan kawalan keselamatan adalah kurang memuaskan. Terdapat banyak perkara perlu diberi perhatian bagi memantapkan lagi pengurusan perolehan kawalan keselamatan. b. Penemuan Audit yang perlu diberikan perhatian adalah seperti berikut: i. Dokumen kontrak • kontrak disempurnakan secara legally binding melebihi tempoh empat (4) bulan ii. Insurans • ILJTM tidak mengemukakan salinan bukti perlindungan insurans untuk kesemua PK yang dilantik.
3 – 4 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN iii. Pelan Lokasi Watchman Clock • Tiada bukti perubahan penempatan lokasi watchman clock telah dimaklumkan dan dipersetujui oleh pihak pengurusan ILP. iv. Pengurusan Bayaran Perkhidmatan • Tempoh Pengemukaan Dokumen Tuntutan Bayaran Perkhidmatan dimana 14 tuntutan bayaran perkhidmatan telah lewat dikemukakan iaitu antara 2 hingga 103 hari. • Baucar bayaran tidak disokong dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap. • Dokumen sokongan tidak dikepil bersama baucar bayaran dan disimpan berasingan di ILP Kangar, ILP Mersing dan ILP Kota Samarahan tidak dicap ‘Telah Bayar’. v. Pelantikan Pengawal Keselamatan • Tiada Biodata PK - Syarikat Resq Force Sdn. Bhd. tidak menyerahkan dokumen biodata PK yang sedang bertugas • Tiada Tapisan Keselamatan oleh Kementerian Dalam Negeri (KDN) iaitu seramai seorang PK di ILP Kangar, empat (4) orang PK di ILP Perai dan tujuh (7) orang PK di ILPKS. • Tiada sijil Kursus Certified Security Guards (CSG) iaitu seramai enam (6) orang PK di ILP Kangar, tujuh (7) orang PK di ILP Perai, tujuh (7) orang PK bertugas di ILP Mersing dan tujuh (7) orang PK bertugas di ILPKS. • Tiada dokumen Pemeriksaan Kesihatan Oleh Pegawai Perubatan Kerajaan iaitu seramai tujuh (7) orang PK bertugas di ILP Perai, tujuh (7) orang PK di ILP Mersing dan tujuh (7) orang PK bertugas di ILPKS. • Tiada dokumen pemeriksaan Pemeriksaan Kesihatan Bagi PK Berumur 56 Tahun Hingga 65 Tahun bagi dua (2) PK bertugas di ILP Mersing yang melebihi umur 55 tahun. Bagaimanapun, Encik Aziz bin Mat Daud bertugas di ILP Kangar mempunyai pemeriksaan kesihatan bagi PK melebihi umur 55 tahun tetapi disahkan oleh Pegawai Perubatan Swasta. • Dokumen Pemeriksaan Ujian Air Kencing tidak diserahkan iaitu Seramai tujuh (7) orang PK bertugas di ILP Perai, tujuh (7) orang PK di ILP Mersing dan tujuh (7) orang PK bertugas di ILPKS tidak mempunyai dokumen
3 – 5 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN pemeriksaan kesihatan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan semasa lawatan Audit dijalankan. vi. Perkhidmatan Kontrak Keselamatan • Tanggungjawab Pengawal Keselamatan - seorang PK yang sedang bertugas pada syif malam di ILP Perai tidak memakai pakaian seragam lengkap semasa menjalankan tugas. • Perbuatan Melanggar Etika Pengawal Keselamatan - Bekas berisi puntung rokok berada dalam pos utama pengawal dan dalam pos B di ILP Perai - PK yang sedang bertugas pada syif pagi pada 28 Mac 2022 sedang tidur di pondok pengawal ILPK • Buku Laporan Keluar Masuk - tiada buku laporan keluar masuk pelawat dicatatkan oleh PK yang bertugas pada syif pagi dan malam di pos utama pengawal di ILPKS dan palang pagar di pintu utama ILPKS sentiasa dibuka walaupun tiada kenderaan keluar dan masuk. • Pengesahan Kehadiran ILP Kangar - empat (4) rekod kehadiran punch card PK tidak selari dengan rekod Laporan Harian Kawalan Keselamatan pada tahun 2021. Rekod kehadiran punch card menunjukkan PK sedang bercuti tetapi di dalam Laporan Harian Kawalan Keselamatan menunjukkan nama PK hadir bertugas dan begitu juga sebaliknya. ILP Perai - Rekod kehadiran punch card PK banyak ditulis secara manual menggunakan pen tanpa ada menyatakan sebab-sebab tertentu serta tiada pengesahan oleh penyelia ILP - lima (5) rekod kehadiran punch card PK tidak selari dengan rekod Buku Laporan Harian Pengawal Keselamatan pada tahun 2021.
3 – 6 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN - Seramai lapan (8) orang PK menjalankan tugas melebihi tempoh 24 jam pada tahun 2020 dan 2021. - Terdapat empat (4) PK bekerja berterusan tanpa cuti rehat dan cuti sakit selama tiga (3) hingga 6 (enam) bulan. ILP Mersing - Lima (5) rekod kehadiran punch card PK tidak selari dengan rekod Buku Laporan Harian Pengawal Keselamatan pada tahun 2021. Rekod kehadiran punch card menunjukkan PK sedang bercuti tetapi di dalam Buku Laporan Harian menunjukkan nama PK hadir bertugas dan begitu juga sebaliknya. - sebanyak lima belas (15) rekod kehadiran punch card PK tidak selari dengan Rekod Laporan Kehadiran Bertugas pada bulan Julai 2021. - Rekod kehadiran punch card PK tidak selari dengan rekod di Buku Kehadiran di mana rekod kehadiran punch card menunjukkan PK hadir bertugas tetapi dalam Buku Kehadiran Manual PK bercuti dan begitu juga sebaliknya iaitu sebanyak 12 rekod pada Disember 2021 dan dua (2) rekod pada Januari 2022. ILPKS - Semakan Audit mendapati rekod kehadiran punch card PK tidak selari dengan rekod di Buku Kehadiran Manual dimana rekod kehadiran punch card menunjukkan PK hadir bertugas tetapi dalam Buku Kehadiran Manual PK bercuti dan begitu juga sebaliknya iaitu sebanyak 12 rekod pada Disember 2021 dan dua (2) rekod pada Januari 2022. - Pihak Audit tidak dapat mengesahkan rondaan dan clocking setiap dua (2) jam sekali dijalankan oleh PK yang bertugas kerana Buku Laporan Rondaan tidak direkodkan secara terperinci. • Rondaan Menggunakan Sistem Watchman Clock ILPKS - Pihak Audit meragui laporan slip yang disertakan oleh Syarikat bagi tujuan tuntutan bayaran setiap bulan bermula tempoh perkhidmatan sehingga bulan Februari 2022
3 – 7 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN • Clocking Setiap 2 Jam Sekali ILP Kangar - Pihak Audit telah tiba di kawasan ILP Kangar pada jam 8.10 malam dan mendapati dua (2) PK berada di dalam pos utama. Pihak Audit membuat lawatan fizikal ke pos wanita dan seterusnya ke pos utama jam 8.50 malam dan mendapati dua (2) PK masih berada di dalam pos utama. - clocking point di ILP Kangar kelihatan bersawang seolah-olah lama tidak disentuh. Perkara ini menimbulkan keraguan kepada pihak Audit terhadap rondaan dan clocking yang dilaksanakan oleh PK. ILP Perai - Pihak Audit meragui bilangan mesin watchman clock yang digunakan oleh Syarikat di ILP Perai. - Clocking point kelihatan berkarat, bersawang dan anak kunci tercabut daripada kotak. Keadaan ini seolah-olah clocking point lama tidak disentuh. ILPKS - Fail Laporan Harian Rondaan merekodkan PK Melati membuat rondaan dan clocking setiap hari secara berkala. Bagaimanapun, hasil temu bual bersama PK Melati mendapati clocking tidak dibuat dan hanya rondaan dilakukan di sekitar kawasan asrama perempuan sahaja • Mencatatkan Laporan Sepanjang Masa Kawalan ILP Perai - Terdapat 185 kali pertindihan masa clocking pada masa yang sama pada tahun 2020 manakala pada tahun 2021 sebanyak 41 kali pertindihan masa clocking pada point yang sama merujuk slip clocking harian yang ditampal pada Borang Pengesahan Pelaksanaan Rondaan dan Clocking. - rekod di Laporan Harian Kawalan Keselamatan tidak selari dengan rekod slip clocking di Borang Pengesahan Pelaksanaan Rondaan dan Clocking. Ini kerana slip clocking menunjukkan clocking tidak dibuat setiap 2 jam sekali manakala laporan harian mencatatkan rondaan dan clocking dibuat setiap 2 jam sekali.
3 – 8 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN - Pemakluman tidak clocking disebabkan hujan/ mesin rosak tidak dinyatakan buku laporan harian Kawalan Keselamatan • Tanggungjawab Pegawai Operasi - Pegawai Operasi bagi Syarikat Zafa Security Sdn. Bhd. di ILP Kangar tidak memberi kerjasama untuk hadir ke sesi temu bual bersama pihak Audit sepanjang tempoh pengauditan. • Kelengkapan Dan Peralatan sebanyak 13 item tidak lengkap di keempatempat ILP vii. Keselamatan Dan Kerahsiaan ILP Mersing - Syarikat Strategy Services Sdn. Bhd. tidak menyediakan mesin perakam waktu di pos utama pengawal untuk rekod kehadiran PK setiap hari. PK perlu akses melalui pintu utama pejabat untuk menggunakan mesin perakam waktu yang disediakan oleh ILP. - Semakan lanjut Audit mendapati pihak pengurusan ILP menyerahkan anak kunci pintu utama pejabat untuk kegunaan PK tanpa sebarang dokumen pergerakan anak kunci direkodkan. ILPKS - Syarikat Time Guards Sdn. Bhd. tidak menyediakan mesin perakam waktu di pos utama pengawal untuk rekod kehadiran PK setiap hari. PK perlu akses melalui pintu utama pejabat untuk menggunakan mesin perakam waktu yang disediakan oleh ILP. - pihak pengurusan ILP menyerahkan anak kunci pintu utama pejabat untuk kegunaan PK tanpa sebarang dokumen pergerakan anak kunci direkodkan. Anak kunci pintu utama digantung oleh PK di dalam pos utama pengawal tanpa sebarang kawalan. viii. Tolakan (Set-Off) • Kesemua sampel ILP gagal menyediakan segala kelengkapan dan peralatan mencukupi dan berfungsi dengan baik. Pihak ILP berhak memotong Bayaran Perkhidmatan yang kena dibayar kepada Syarikat bagi bulan seterusnya.
3 – 9 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN 3.1.6 PENEMUAN AUDIT a. Pengurusan Kontrak Penemuan Audit i. Dokumen Kontrak Berdasarkan 1PP-PK4.2 perkara 5 menyatakan bahawa dokumen kontrak hendaklah disempurnakan dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangani oleh syarikat. Semakan Audit terhadap empat (4) sampel ILJTM mendapati kesemua kontrak telah ditandatangani dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh SST ditandatangani. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati cap setem / sijil pengecualian sebagai bukti setem yang diperoleh dari Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) menunjukkan kontrak disempurnakan secara legally binding melebihi tempoh empat (4) bulan. Berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan - PK4.2 perkara 5 menyatakan bahawa dokumen kontrak hendaklah disempurnakan dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangani oleh syarikat. Maklum Balas Auditi Pihak ILP mengambil maklum dan akan memberi perhatian untuk kontrak seterusnya. b. Insurans Penemuan Audit Merujuk Klausa 11.4 Kontrak Perjanjian, Syarikat hendaklah mengambil perlindungan insurans bagi setiap PK sekiranya PK mengalami kecederaan semasa menjalankan perkhidmatan. Semakan Audit mendapati kesemua sampel ILJTM tidak mengemukakan salinan bukti perlindungan insurans untuk kesemua PK yang dilantik. Maklum Balas Auditi Kesemua ILP telah menyerahkan sesalinan bukti perlindungan insurans kepada pihak UAD.
3 – 10 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN c. Pelan Lokasi Watchman Clock Penemuan Audit Merujuk Klausa 11.1(iii) Kontrak Perjanjian, Syarikat hendaklah membuat clocking dengan menggunakan sistem watchman clock setiap 2 jam sekali ditempat-tempat yang telah ditetapkan di Rajah A, Kontrak Perjanjian. Semakan Audit mendapati terdapat perubahan penempatan lokasi watchman clock di ILP Kangar. Bagaimanapun, tiada bukti perubahan penempatan lokasi watchman clock telah dimaklumkan dan dipersetujui oleh pihak pengurusan ILP. Maklum Balas Auditi Pihak institut telah mengambil tindakan segera dengan membuat perjumpaan bersama pihak syarikat selepas audit dilaksanakan. Pihak syarikat telah diarahkan untuk menukar lokasi watchman clock mengikut lokasi seperti dalam kontrak. Tindakan selesai dilaksanakan pada 13 Mac 2022. d. Pengurusan Bayaran Perkhidmatan Penemuan Audit i. Tempoh Pengemukaan Dokumen Tuntutan Bayaran Perkhidmatan Menurut Klausa 5.2 kontrak, Syarikat hendaklah mengemukakan jumlah tuntutan Bayaran Perkhidmatan bagi setiap bulan selepas Perkhidmatan dilaksanakan berserta dokumen lengkap kepada Kerajaan tidak lewat dari 10 hari bulan bagi setiap bulan kalendar. Tuntutan bayaran hendaklah disertakan dengan dokumen-dokumen yang dinyatakan dalam Jadual 5B Kontrak. Semakan Audit terhadap 34 baucar bayaran mendapati terdapat 14 tuntutan bayaran perkhidmatan telah lewat dikemukakan iaitu antara 2 hingga 103 hari. Semakan lanjut mendapati, kelewatan di ILP Mersing disebabkan waran peruntukan diterima lewat daripada pihak JTM. Maklum Balas Auditi Pihak ILP telah mengeluarkan surat peringatan kepada syarikat mengenai isu kelewatan mengemukakan tuntutan bayaran.
3 – 11 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit ii. Baucar Hendaklah Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap Perkara 99 (a) Arahan Perbendaharaan menyatakan semua baucar hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap untuk membolehkan ia disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain yang dikembarkan padanya. Menurut Klausa 5.2 kontrak, Syarikat hendaklah mengemukakan jumlah tuntutan Bayaran Perkhidmatan bagi setiap bulan selepas perkhidmatan dilaksanakan berserta dokumen lengkap seperti yang dinyatakan dalam Jadual 5B Kontrak. • Baucar bayaran tidak dikepilkan bersama dengan Dokumen Sokongan Pengesahan Perkhidmatan di mana ia dibukukan dan disimpan berasingan di ILP Kangar, ILP Mersing dan ILPKS serta tidak dicap telah dibayar. • Dokumen Sokongan Pengesahan Perkhidmatan Bulan Ogos 2021 melampirkan Invois dan Delivery Order yang bernombor Rujuk ILPKGR14 bertarikh 4 Oktober 2021 dan deskripsi September 2021 yang kemudian dipotong dan ditulis Ogos 2021. Bagaimanapun, berdasarkan baucar bayaran nombor rujuk dokumen Invois dan DO bulan Ogos 2021 sepatutnya adalah ILPKGR13. • Dokumen Sokongan Pengesahan Perkhidmatan bulan September 2021 telah dilampirkan dengan dua (2) Delivery Order (DO) bertarikh 31 Ogos 2021 (ILPKGR13) deskripsi bulan Ogos 2021 dan DO bertarikh 30 September deskripsi September 2021 (ILPKGR14). Selain itu, invois yang dikepilkan pula untuk tuntutan bulan Ogos 2021 bertarikh 2 September 2021 (ILPKGR13). Invois dan DO yang sepatutnya dilampirkan adalah ILPKGR14 bagi bulan September 2021 sahaja. • Borang senarai semak bulanan bagi tuntutan bayaran bulanan tidak dilengkapkan dengan ruangan tarikh ditandatangani oleh wakil pengurusan syarikat dan penyelia ILJTM di ILP Kangar pada bulan Ogos 2021. • Penyata gaji, penyata potongan KWSP dan SOCSO bagi PK tidak dilampirkan dalam baucar bayaran bagi bulan September 2020 di ILP Perai. • Berdasarkan Laporan Kehadiran Bertugas bulanan didapati tiada tarikh disahkan oleh Penyelia ILJTM di ILP Kangar bagi bayaran bulan Januari, April, dan Ogos 2021.
3 – 12 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN • Tiada salinan punch card bagi pengganti Pengawal Keselamatan pengganti (buffer) di ILP Mersing dan ILPKS. • Laporan pengesahan status peralatan yang dibekalkan oleh syarikat tidak disediakan oleh ILPKS bagi tempoh Julai 2021 hingga Februari 2022. • Borang pengesahan kehadiran dan rekod ketidakhadiran Pengawal bagi bulan Julai dan November 2021 tidak disediakan oleh Syarikat di ILPKS. Maklum Balas Auditi Pihak ILP telah mengambil tindakan pembetulan bagi perkara ini dan menyerahkan dokumen berkaitan kepada pihak UAD. Penemuan Audit iii. Baucar dan Dokumen Sokongan Dicap atau Ditebuk “Telah Dibayar” Merujuk kepada perenggan 3.4 dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 7 Tahun 2008, Lampiran A Para 2.21 menyatakan bahawa Arahan Pembayaran berserta dokumen sokongan hendaklah dicap atau ditebuk ‘TELAH BAYAR’. Semakan Audit terhadap baucar bayaran yang dipilih sebagai sampel mendapati ia telah disediakan oleh pegawai yang diberi kuasa dan ditandatangani mengikut had yang diluluskan. Bagaimanapun, sebanyak 26 daripada 34 baucar bayaran yang disemak mendapati dokumen sokongan tidak dikepil bersama baucar bayaran dan disimpan berasingan di ILP Kangar, ILP Mersing dan ILPKS tidak dicap ‘Telah Bayar’. Maklum Balas Auditi Pihak Institut mengambil maklum dan telah mengambil tindakan dengan mengepilkan baucar bayaran bersama dokumen sokongan yang telah dicap telah dibayar.
3 – 13 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN e. Pelantikan Pengawal Keselamatan Penemuan Audit i. Biodata Pengawal Keselamatan Merujuk Perkara 4, Syarat-syarat Khas, Lampiran 2, Kontrak Perjanjian menyatakan bahawa Syarikat yang berjaya dikehendaki menyerahkan senarai nama pekerja dan nombor kad pengenalan. Pihak Institut berhak membuat pemeriksaan ke atas pekerja-pekerja pada bila-bila masa. ILP Perai: Semakan Audit mendapati Syarikat Resq Force Sdn. Bhd. tidak menyerahkan dokumen biodata PK yang sedang bertugas iaitu Encik Md Rashidi bin Md Ariffin untuk semakan dan pemeriksaan lanjut oleh pihak pengurusan ILP Perai. Maklum Balas Auditi Pada tahun 2022 biodata PK Md Rashidi belum dihantar disebabkan tapisan keselamatan belum selesai. Namun, beliau telah berhenti dengan mengejut dan namanya telah dibatal oleh Syarikat. Penemuan Audit ii. Tapisan Keselamatan oleh Kementerian Dalam Negeri (KDN) Merujuk Klausa 10.2.(b), Kontrak Perjanjian menyatakan Syarikat hendaklah memastikan Pengawal Keselamatan yang diambil bekerja tidak mempunyai rekod jenayah dan telah disahkan lulus tapisan keselamatan oleh KDN dalam tempoh enam puluh (60) hari bekerja dari Tarikh Berkuat Kuasa Perjanjian ini atau tarikh Pengawal Keselamatan berkenaan dilantik oleh Syarikat, mengikut mana-mana yang terkemudian. Semakan Audit terhadap dokumen Syarikat yang diserahkan kepada pihak ILP mendapati PK yang sedang bertugas tidak mempunyai slip keputusan kursus tapisan keselamatan oleh KDN seperti yang dinyatakan di dalam klausa kontrak iaitu seramai seorang PK bertugas di ILP Kangar, empat (4) orang PK bertugas di ILP Perai dan tujuh (7) orang PK bertugas di ILPKS. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit mendapati dua (2) orang PK bertugas di ILP Mersing telah didaftarkan ke dalam Sistem Pengurusan Industri Keselamatan (eSIMS), KDN untuk mengikuti proses tapisan keselamatan. Maklum Balas Auditi Semua ILP telah menyerahkan slip keputusan tapisan keselamatan oleh KDN
3 – 14 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit iii. Kursus Certified Security Guards (CSG) Merujuk Klausa 10.2.(c), Kontrak Perjanjian menyatakan Syarikat hendaklah memastikan Pengawal menghadiri kursus Certified Security Guards (CSG) selama enam (6) hari dalam tempoh enam (6) bulan dari Tarikh Berkuat Kuasa Perjanjian ini atau tarikh Pengawal Keselamatan berkenaan dilantik oleh Syarikat. Semakan Audit terhadap dokumen Syarikat yang diserahkan kepada pihak ILP mendapati masih terdapat PK yang tidak mempunyai Sijil CSG seperti yang dinyatakan di dalam klausa kontrak iaitu seramai enam (6) orang PK bertugas di ILP Kangar, tujuh (7) orang PK bertugas di ILP Perai, tujuh (7) orang PK bertugas di ILP Mersing dan tujuh (7) orang PK bertugas di ILPKS. (Rujuk Jadual 15) Bagaimanapun, semakan lanjut Audit mendapati KDN telah mengeluarkan surat penangguhan keperluan menghadiri program Latihan Certified Security Guard (CSG) susulan penularan wabak covid-19 bagi Syarikat Kawalan Keselamatan bermula Mac 2020 hingga Mac 2022. Penangguhan ini sehingga pemakluman seterusnya oleh KDN. Sebanyak empat (4) surat dikeluarkan secara berasingan iaitu sebanyak dua (2) kali pada tahun 2020, sekali pada tahun 2021 dan sekali pada tahun 2022. Maklum Balas Auditi ILP Perai: Sehingga kini seramai empat (4) PK telah lulus tapisan keselamatan. Sebilangan lagi dalam proses memohon Sijil CGS. Bagi PK yang telah memiliki sijil, mereka perlu mengemukakan permohonan baharu memandangkan sijil tersebut disimpan di syarikat sebelum ini. ILP Kangar: Salinan tapisan keselamatan bagi semua PK disertakan. Pihak syarikat sedang menunggu tarikh panggilan kursus CGS bagi dua (2) orang lagi . ILP Mersing : Lima (5) PK telah memiliki sijil tersebut manakala dua (2) PK masih menunggu giliran untuk mengikuti kursus CGS.
3 – 15 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN ILP Kota Samarahan: Empat (4) PK telah hadir kursus tapisan keselamatan dan CSG. Walau bagaimanapun sijil belum diserahkan oleh pihak KDN. Selain itu, tiga (3) PK masih menunggu giliran untuk menghadiri kursus berkenaan. Penemuan Audit iv. Pemeriksaan Kesihatan Oleh Pegawai Perubatan Kerajaan Merujuk Klausa 10.2.(h), Kontrak Perjanjian menyatakan Syarikat hendaklah memastikan setiap Pengawal Keselamatan telah atau dikehendaki dari semasa ke semasa menjalani pemeriksaan kesihatan yang rapi dan disahkan sihat tubuh badan, penglihatan yang baik dan mempunyai rekod perubatan yang disahkan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan. Semakan Audit mendapati Syarikat tidak menyerahkan dokumen pemeriksaan kesihatan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan kepada pihak pengurusan ILP untuk semakan selanjutnya. Seramai tujuh (7) orang PK bertugas di ILP Perai, tujuh (7) orang PK di ILP Mersing dan tujuh (7) orang PK bertugas di ILPKS tidak mempunyai dokumen pemeriksaan kesihatan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan semasa lawatan Audit dijalankan. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit terhadap laporan kesihatan bagi semua PK yang bertugas di ILP Kangar mendapati pengesahan pemeriksaan kesihatan yang telah dijalankan adalah daripada Pegawai Kesihatan Swasta iaitu Poliklinik Perubatan Utara. Maklum Balas Auditi Semua ILP telah menyerahkan dokumen pemeriksaan kesihatan.
3 – 16 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit v. Pemeriksaan Ujian Air Kencing Merujuk Klausa 10.2.(n), Kontrak Perjanjian menyatakan Syarikat hendaklah memastikan Pengawal Keselamatan bukan seorang penagih dadah dan menjalani pemeriksaan air kencing dan lulus ujian air kencing dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh berkuat kuasa perjanjian ini atau tarikh Pengawal Keselamatan berkenaan dilantik oleh Syarikat mengikut mana yang terkemudian. Semakan Audit mendapati Syarikat tidak menyerahkan dokumen pemeriksaan ujian air kencing bagi PK yang bertugas kepada pihak pengurusan ILP untuk semakan selanjutnya. Seramai tujuh (7) orang PK bertugas di ILP Perai, tujuh (7) orang PK di ILP Mersing dan tujuh (7) orang PK bertugas di ILPKS tidak mempunyai dokumen pemeriksaan kesihatan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan semasa lawatan Audit dijalankan. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit terhadap laporan kesihatan pemeriksaan ujian air kencing bagi semua PK di ILP Kangar mendapati pengesahan pemeriksaan kesihatan yang telah dijalankan adalah daripada Pegawai Kesihatan Swasta iaitu Poliklinik Perubatan Utara. Maklum Balas Auditi Semua ILP telah menyerahkan dokumen kecuali di ILP Kangar kerana menunggu tarikh temu janji dengan pihak AADK Negeri Perlis bagi menjalankan pemeriksaan air kencing. f. Perkhidmatan Kontrak Kawalan Keselamatan – Tanggungjawab Pengawal Keselamatan Penemuan Audit i. Memakai Pakaian Seragam Perkara 1 (a), Jadual 1 Skop Perkhidmatan, Kontrak Perjanjian menetapkan Pengawal Keselamatan wajib memakai pakaian seragam lengkap semasa menjalankan tugas. ILP Perai: Semasa lawatan fizikal Audit pada 2 Mac 2022, jam 9 malam mendapati seorang PK yang sedang bertugas pada syif malam di ILP Perai tidak memakai pakaian seragam
3 – 17 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit lengkap semasa menjalankan tugas iaitu Encik Md Rashidi bin Md Arifin. Hasil temu bual bersama PK Rashidi menyatakan pakaian seragam masih belum disediakan oleh Syarikat setakat lawatan Audit dijalankan. Maklum Balas Auditi ILP Perai telah menyerahkan uniform lengkap kepada semua PK kecuali PK Md Rashidi kerana tiada stok. Penemuan Audit i. Memakai Pakaian Seragam Perkara 1 (a), Jadual 1 Skop Perkhidmatan, Kontrak Perjanjian menetapkan Pengawal Keselamatan wajib memakai pakaian seragam lengkap semasa menjalankan tugas. ILP Perai: Semasa lawatan fizikal Audit pada 2 Mac 2022, jam 9 malam mendapati seorang PK yang sedang bertugas pada syif malam di ILP Perai tidak memakai pakaian seragam lengkap semasa menjalankan tugas iaitu Encik Md Rashidi bin Md Arifin. Hasil temu bual bersama PK Rashidi menyatakan pakaian seragam masih belum disediakan oleh Syarikat setakat lawatan Audit dijalankan. Maklum Balas Auditi ILP Perai telah menyerahkan uniform lengkap kepada semua PK kecuali PK Md Rashidi kerana tiada stok. Penemuan Audit ii. Perbuatan Melanggar Etika Pengawal Keselamatan Perkara 1 (f), Jadual 1 Skop Perkhidmatan, Kontrak Perjanjian menetapkan Pengawal Keselamatan tidak menggunakan telefon bimbit, merokok, tidur, mabuk atau lainlain perbuatan yang melanggar etika Pengawal Keselamatan yang boleh menjejaskan imej Kerajaan. ILP Perai: Semakan fizikal Audit ketika PK sedang bertugas syif malam pada 2 Mac 2022 jam 9 malam mendapati bekas berisi puntung rokok berada dalam pos utama pengawal dan dalam pos B di ILP Perai.
3 – 18 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN ILPKS: Semakan fizikal Audit semasa PK sedang bertugas syif malam pada 30 Mac 2022 mendapati bekas berisi puntung rokok berada dalam pos utama pengawal. Selain itu, pihak Audit mendapati PK yang sedang bertugas pada syif pagi pada 28 Mac 2022 tidur di pondok pengawal ILPKS. Maklum Balas Auditi Semua ILP telah memberikan surat peringatan kepada PK. Penemuan Audit iii. Buku Laporan Keluar Masuk Perkara 1 (g), Jadual 1 Skop Perkhidmatan, Kontrak Perjanjian menetapkan Pengawal Keselamatan hendaklah memeriksa dan membuat catatan dalam buku laporan segala maklumat seperti jawatan, nombor kad pengenalan, nombor kenderaan dan lain-lain pengenalan individu yang memasuki kawasan pada waktu pejabat dan selepas waktu pejabat termasuk pada hari cuti umum atau hari kelepasan am. ILPKS: Semakan fizikal Audit mendapati tiada buku laporan keluar masuk pelawat dicatatkan oleh PK yang bertugas pada syif pagi dan malam di pos utama pengawal di ILPKS. Selain itu, pihak Audit mendapati palang pagar di pintu utama ILPKS sentiasa dibuka walaupun tiada kenderaan keluar dan masuk. Ini menunjukkan perkhidmatan kawalan keselamatan di pintu utama ILPKS kurang memuaskan sepanjang tempoh waktu pejabat dan selepas waktu pejabat. Maklum Balas Auditi Buku Pelawat telah dibekalkan dan palang pagar telah diperingatkan kepada PK untuk menurunkan palang hanya dibuka bila ada kereta hendak memasuki premis, perkara ini telah diambil tindakan sewajarnya oleh PK.
3 – 19 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit iv. Clocking Setiap 2 Jam Sekali Perkara 1 (k), Jadual 1 Skop Perkhidmatan, menetapkan Pengawal Keselamatan hendaklah membuat clocking setiap 2 jam sekali di tempat-tempat yang telah ditetapkan di bawah Perjanjian. ILP Kangar: • Semakan Audit terhadap slip clocking setiap bulan mendapati rondaan syif malam pada jam 8 mengambil masa 1 jam untuk keseluruhan 15 point. Pihak Audit telah tiba di kawasan ILP Kangar pada jam 8.10 malam dan mendapati dua (2) PK berada di dalam pos utama. Pihak Audit membuat lawatan fizikal ke pos wanita dan seterusnya ke pos utama jam 8.50 malam dan mendapati dua (2) PK masih berada di dalam pos. • Semakan fizikal Audit juga mendapati clocking point di ILP Kangar kelihatan bersawang seolah-olah lama tidak disentuh. Perkara ini menimbulkan keraguan kepada pihak Audit terhadap rondaan dan clocking yang dilaksanakan oleh PK mengikut slip clocking yang telah disediakan setiap bulan sepanjang tempoh perkhidmatan. Gambar 3-1-1 Gambar 3-1-2 Clocking Point Kelihatan Berkarat, Bersawang Dan Anak Kunci Tercabut Lokasi: ILP Kangar Tarikh: 22.02.2022 Clocking Point Kelihatan Berkarat, Bersawang Dan Anak Kunci Tercabut Lokasi: ILP Kangar Tarikh: 22.02.2022 • Pihak Audit juga telah meminta Pegawai Operasi Syarikat untuk datang berjumpa pasukan Audit dengan membawa kunci watchman clock pada 24 dan 25 Februari 2022, tetapi Pengurus Syarikat/ Pegawai Operasi tidak hadir untuk memberi kerjasama bagi mengesahkan slip clocking semasa semakan fizikal dilaksanakan.
3 – 20 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit ILP Perai: • Semakan fizikal Audit mendapati semasa rondaan dan clocking oleh PK Shahrul dan diiringi bersama pihak Audit pada 2 Mac 2022, mesin watchman clock dengan tidak sengaja terbuka dan terlihat kedudukan kertas slip di dalamnya. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit terhadap mesin watchman clock yang dibawa oleh Pengurus Syarikat iaitu Encik Norsham @ Mat Isa bin Ahmad mendapati struktur kedudukan kertas slip adalah berbeza. Pihak Audit meragui bilangan mesin watchman clock yang digunakan oleh Syarikat di ILP Perai. • Hasil temu bual pihak Audit bersama Pengurus Syarikat jam 9.50 pagi 4 Mac 2022 mendapati mesin watchman clock yang dibawa oleh Pengurus Syarikat merupakan mesin yang sama digunakan oleh PK semasa rondaan. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati slip clocking yang dikeluarkan terus daripada mesin watchman clock adalah bertarikh 28 Februari 2022. • Manakala slip clocking yang ditampal dan dibawa oleh Syarikat untuk semakan Audit adalah bertarikh 2 hingga 4 Mac 2022 setakat jam 9.12 pagi. Perkara ini menimbulkan keraguan kepada pihak Audit terhadap rondaan dan clocking yang dilaksanakan oleh PK mengikut slip clocking yang telah disediakan setiap bulan sepanjang tempoh perkhidmatan. Sepatutnya slip clocking yang terdapat pada watchman clock yang dibawa oleh Pengurus Syarikat adalah slip clocking yang telah kosong kerana PK baru sahaja selesai membuat rondaan pada jam 09.12 pagi dan perjumpaan bersama Audit pada jam 9.50 pagi. • Semakan fizikal Audit juga mendapati clocking point di ILP Perai kelihatan berkarat, bersawang dan anak kunci tercabut daripada kotak. Keadaan ini seolah-olah clocking point lama tidak disentuh. Perkara ini menimbulkan keraguan kepada pihak Audit terhadap rondaan dan clocking yang dilaksanakan oleh PK mengikut slip clocking yang telah disediakan. Butiran gambar adalah seperti berikut:
3 – 21 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Gambar 3-1-3 Gambar 3-1-4 Clocking Point Kelihatan Berkarat, Bersawang Dan Anak Kunci Tercabut Lokasi: ILP Perai Tarikh: 02.03.2022 Clocking Point Kelihatan Berkarat, Bersawang Dan Anak Kunci Tercabut Lokasi: ILP Perai Tarikh: 02.03.2022 ILPKS: Semakan fizikal Audit ke pos wanita pada 30 Mac 2022 jam 9.00 malam mendapati Fail Laporan Harian Rondaan merekodkan PK Melati membuat rondaan dan clocking setiap hari secara berkala. Bagaimanapun, hasil temu bual bersama PK Melati mendapati clocking tidak dibuat dan hanya rondaan dilakukan di sekitar kawasan asrama perempuan sahaja. Pihak Audit meragui rekod yang dicatatkan di Laporan Harian Rondaan dan tuntutan Syarikat yang dikemukakan kepada ILPKS. Maklum Balas Auditi Pihak ILP telah memaklumkan perkara ini kepada pihak pengurusan syarikat dan pihak syarikat telah berjanji untuk membuat pemantauan yang lebih teliti terhadap PK. Penemuan Audit v. Mencatatkan Laporan Sepanjang Masa Kawalan Perkara 1 (l), Jadual 1 Skop Perkhidmatan menetapkan Pengawal Keselamatan hendaklah membuat catatan dalam buku laporan harian semua peristiwa, kejadian dan situasi di sepanjang masa kawalan. Setiap penemuan kejadian yang boleh mengancam keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Kerajaan.
3 – 22 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit ILP Perai: • Semakan Audit mendapati PK membuat catatan rondaan sebanyak 25 point di Laporan Harian Kawalan Keselamatan dan slip clocking dilampirkan setiap bulan untuk tujuan bayaran. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati terdapat 185 kali pertindihan masa clocking pada masa yang sama tetapi berlainan lokasi clocking point pada tahun 2020 manakala pada tahun 2021 sebanyak 41 kali pertindihan masa clocking pada point yang berlainan merujuk slip clocking harian yang ditampal pada Borang Pengesahan Pelaksanaan Rondaan dan Clocking. • Semakan lanjut Audit mendapati rekod di Laporan Harian Kawalan Keselamatan tidak selari dengan rekod slip clocking di Borang Pengesahan Pelaksanaan Rondaan dan Clocking. Ini kerana slip clocking menunjukkan clocking tidak dibuat setiap 2 jam sekali manakala laporan harian mencatatkan rondaan dan clocking dibuat setiap 2 jam sekali. ILP Mersing: • Semakan Audit mendapati rekod di Laporan Harian Kawalan Keselamatan tidak selari dengan rekod slip clocking di Laporan Pengesahan Pelaksanaan Kunci Jam Watchman Clock. Ini kerana slip clocking menunjukkan clocking tidak dibuat setiap 2 jam sekali manakala laporan pengesahan kunci jam mencatatkan rondaan dan clocking sebanyak 10 point dibuat setiap 2 jam sekali. • Bagaimanapun, dalam buku laporan harian Kawalan Keselamatan pemakluman alasan tidak clocking disebabkan hujan tidak dinyatakan bagi setiap tempoh clocking masa yang sepatutnya.
3 – 23 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit ILPKS: • Semakan Audit mendapati sebanyak 26 rekod di Laporan Harian Kawalan Keselamatan tidak selari dengan rekod slip clocking di Laporan Bulanan Mengunci Jam Watchman Clock pada tahun 2021 dan 2022. Ini kerana slip clocking menunjukkan clocking tidak dibuat setiap 2 jam sekali manakala laporan mengunci jam mencatatkan rondaan dan clocking sebanyak 14 point dibuat setiap 2 jam sekali. Maklum Balas Auditi Pihak ILP telah membuat pengiraan berdasarkan penemuan Audit bagi bilangan rondaan yang diragui dan tidak dilaksanakan. Jumlah pemotongan seperti berikut: • ILP Mersing: RM1,640.30 • ILP Perai: RM1,367.00 • ILP Kota Samarahan: RM767.36 g. Perkhidmatan Kontrak Kawalan Keselamatan – Tanggungjawab Ketua Pengawal Penemuan Audit i. Mengemukakan Laporan Harian kepada Wakil Kerajaan Merujuk klausa 2(d), Jadual 1 Skop Perkhidmatan, Kontrak Perjanjian menyatakan bahawa Ketua Pengawal Keselamatan hendaklah bertanggungjawab menyediakan dan mengemukakan laporan harian kepada wakil Kerajaan. Selain itu, berdasarkan klausa 11.3 Kontrak Perjanjian menyatakan buku Laporan Harian hendaklah dilengkapkan pada setiap hari oleh Pengawal Keselamatan dan menghantar laporan keanggotaan dan keadaan keselamatan setiap hari dan mengemukakannya kepada wakil kerajaan selewat-lewatnya pada pukul 9.00 pagi hari yang berikutnya. Semakan Audit mendapati Ketua Pengawal di setiap ILP yang dilawati menyediakan laporan harian bertugas bagi syif pagi dan syif malam. Namun begitu, Ketua Pengawal di ILP Kangar dan ILPKS tidak menyerahkan buku laporan harian tersebut kepada pihak pengurusan ILP masing-masing untuk semakan dan pengesahan.
3 – 24 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Maklum Balas Auditi ILP Kangar Ketua Pengawal telah menyerahkan buku laporan harian kepada institut. ILPKS Telah diambil maklum dan PK telah menyerahkan buku Laporan hari bertugas setiap kepada PIC insitut dan disemak serta disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa terhadap kontraktor setiap hari Jumaat. Penemuan Audit ii. Menyerahkan Laporan Rondaan kepada Wakil Kerajaan Merujuk klausa 2(m), Jadual 1 Skop Perkhidmatan, Kontrak Perjanjian menyatakan bahawa Ketua Pengawal Keselamatan hendaklah menyediakan dan menyerahkan laporan rondaan kepada wakil Kerajaan. Semakan Audit mendapati laporan slip rondaan di setiap ILP yang dilawati disediakan bagi syif pagi dan syif malam. Namun begitu, Ketua Pengawal bagi ILP Kangar dan ILPKS tidak menyerahkan laporan rondaan tersebut kepada pihak pengurusan ILP masing-masing untuk semakan dan pengesahan. Maklum Balas Auditi Laporan Rondaan telah diserahkan kepada pegawai yang menyelia kontraktor (PIC) untuk menyemak dan mengesahkan laporan.