3 – 25 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN h. Perkhidmatan Kontrak Kawalan Keselamatan – Tanggungjawab Pegawai Operasi Penemuan Audit Merujuk Jadual 1 Skop Perkhidmatan, Kontrak Perkhidmatan menyatakan bahawa Pegawai Operasi boleh dihubungi oleh wakil Kerajaan sepanjang masa termasuk pada hari cuti umum. ILP Kangar: Semasa lawatan Audit, Pegawai Operasi memberikan kerjasama yang baik untuk hadir ke ILP bagi sesi temu bual berkaitan penemuan Audit terhadap perkhidmatan keselamatan yang dijalankan. Bagaimanapun, Pegawai Operasi bagi Syarikat Zafa Security Sdn. Bhd. di ILP Kangar tidak memberi kerjasama untuk hadir ke sesi temu bual bersama pihak Audit dengan pada 24 Februari 2022. Maklum Balas Auditi Pihak institut telah memaklumkan perkara ini kepada pihak pengurusan tertinggi syarikat dan pihak syarikat telah berjanji untuk mengambil tindakan yang sepatutnya terhadap pegawai ini. i. Kelengkapan dan Peralatan Penemuan Audit Merujuk Klausa 11.2 (a), Kontrak Perjanjian menyatakan bahawa Syarikat hendaklah menyediakan segala kelengkapan dan peralatan yang diperlukan oleh Pengawal Keselamatan sepertimana yang dinyatakan dalam Jadual 4 bagi tujuan memberikan Perkhidmatan di bawah Perjanjian. Merujuk Klausa 11.2 (b), Kontrak Perjanjian menyatakan bahawa Syarikat hendaklah memastikan sepanjang tempoh Perjanjian, segala peralatan dan kelengkapan sentiasa berada dalam keadaan baik, disenggarakan dengan teratur serta boleh berfungsi dengan sempurna pada setiap masa. Semakan Audit berdasarkan Jadual 4, Kontrak Perjanjian menyatakan 13 kelengkapan dan peralatan perlu dibekalkan dengan lengkap dan sempurna oleh Syarikat seperti berikut:
3 – 26 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN Penemuan Audit JADUAL 3-1-2 KELENGKAPAN DAN PERALATAN YANG PERLU DIBEKALKAN OLEH SYARIKAT KESELAMATAN BIL KELENGKAPAN DAN PERALATAN KUANTITI TAHAP PEMATUHAN ILP [Patuh (√) / Tidak Patuh (x) ILP KANGAR ILP PERAI ILP MERSING ILPKS 1. Pakaian Seragam Lengkap 2 pasang/ pengawal x x x x 2. Mesin Perakam Waktu 1 unit √ √ x x 3. Walkie-Talkie 6 unit x x x x 4. Wisel 7 unit x √ √ √ 5. Cota 7 unit √ √ x √ 6. Sistem Watchman Clocking 1 unit √ √ √ √ 7. Meja Banquet 2 unit x √ x x 8. Kerusi 4 unit √ x x x 9. Lampu Suluh (Big Torch Light) 4 unit x x x x 10. Baju Hujan 7 unit x x x x 11. Vest Pemantul Cahaya 7 unit √ x x x 12. Traffic Cone (Ketinggian minima 75cm) 7 unit √ √ x x 13. ‘First Aid Kit’ di Pondok Pengawal Utama 1 unit x √ x √ Maklum Balas Auditi Pihak Institut mengambil maklum perkara ini dan pihak syarikat telah menyediakan semua peralatan untuk kegunaan PK.
3 – 27 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PENGAUDITAN PEMATUHAN j. Keselamatan dan Kerahsiaan Penemuan Audit Perkara 11.1.(i)(v), Kontrak Perjanjian menyatakan bahawa Syarikat hendaklah memastikan PK tidak dibenarkan menerima kunci mana-mana pejabat Premis dan memasuki kawasan dalam pejabat di Premis terutama sebelah malam kecuali diiringi kakitangan pejabat atau ketika kecemasan. ILP Mersing: • Semakan Audit mendapati Syarikat Strategy Services Sdn. Bhd. tidak menyediakan mesin perakam waktu di pos utama pengawal untuk rekod kehadiran PK setiap hari. PK perlu akses melalui pintu utama pejabat untuk menggunakan mesin perakam waktu yang disediakan oleh ILP. • Semakan lanjut Audit mendapati pihak pengurusan ILP menyerahkan anak kunci pintu utama pejabat untuk kegunaan PK tanpa sebarang dokumen pergerakan anak kunci direkodkan. Selain itu, terdapat juga aset ILP di ruang menunggu kaunter tersebut yang boleh menyebabkan risiko kehilangan pada masa akan datang. ILPKS: • Semakan Audit mendapati Syarikat Time Guards Sdn. Bhd. tidak menyediakan mesin perakam waktu di pos utama pengawal untuk rekod kehadiran PK setiap hari. PK perlu akses melalui pintu utama pejabat untuk menggunakan mesin perakam waktu yang disediakan oleh ILP. • Semakan lanjut Audit mendapati pihak pengurusan ILP menyerahkan anak kunci pintu utama pejabat untuk kegunaan PK tanpa sebarang dokumen pergerakan anak kunci direkodkan. Anak kunci pintu utama digantung oleh PK di dalam pos utama pengawal tanpa sebarang kawalan. Selain itu, terdapat juga aset ILP di ruang menunggu kaunter tersebut yang boleh menyebabkan kehilangan pada masa akan datang. Maklum Balas Auditi Pihak ILP mengambil maklum, mesin perakam waktu telah ditempatkan di bilik pengawal dan kunci pejabat telah diambil oleh pihak institut.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 28 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 3.2 PENGURUSAN STOR BAHAN GUNA HABIS DI INSTITUT LATIHAN JABATAN TENAGA MANUSIA FAKTA UTAMA Kaedah Perolehan PTJ Diaudit Nilai Perolehan Untuk 3 Tahun (2020 – Julai 2022) • Sebut Harga ‘A’ • Sebut Harga ‘B’ • Pembelian Terus • ILP Ipoh • ILP Tangkak • ADTEC Jerantut • ILP Ipoh – RM1.64 juta • ILP Tangkak – RM763,083 • ADTEC Jerantut -RM700,840 Pelaksana Cawangan Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat JTM • Urus Setia Jawatankuasa Sebut Harga ‘A’ Perolehan Bahan Guna Habis. Bahagian Pembangunan dan Penyelenggaraan Aset ILJTM/ Perolehan ILJTM • Menguruskan proses perolehan bahan guna habis di peringkat institut. • Menguruskan penerimaan, pendaftaran, penyimpanan, verifikasi, pindahan dan pelupusan bahan guna habis. Contoh Bahan Guna Habis (BGH) • Bulb-Mentol • Lampu High Bay LED • Tangga Aluminium • Cable red/black • Lampu Downlight • Capacitor Ceiling Fan • Extension cable with extension reel 3.2.1. LATAR BELAKANG a. Jabatan Tenaga Manusia (JTM) telah ditubuhkan pada tahun 1969 bertanggungjawab untuk melahirkan tenaga mahir dengan menyediakan latihan kemahiran sepenuh masa dan separuh masa, mengkaji keperluan latihan kemahiran tenaga kerja dan mewujudkan hubungan kerjasama dengan majikan dan industri. JTM telah melahirkan tenaga mahir negara daripada peringkat sijil latihan hingga Diploma Lanjutan dalam pelbagai bidang kursus kemahiran. JTM telah menubuhkan 32 institut latihan di seluruh negara terdiri daripada Institut Latihan Perindustrian (ILP), Pusat Latihan Teknologi Tinggi (ADTEC) dan Japan-Malaysia Technical Institute (JMTI).
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 29 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 b. Bahan guna habis merupakan elemen penting dalam proses pembelajaran latihan kemahiran. Pengurusan perolehan bahan guna habis dilaksanakan di peringkat ILJTM melalui kaedah sebut harga dan pembelian terus. Sepanjang tempoh 2020 sehingga bulan Julai 2022, sejumlah RM37.11 juta telah diperuntukkan kepada 32 ILJTM bagi perolehan bahan guna habis dan sejumlah RM28.99 juta telah dibelanjakan untuk tujuan tersebut. 3.2.2. OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan dilaksanakan untuk menentukan sama ada pengurusan perolehan dan stor bahan guna habis di ILJTM telah diuruskan dengan teratur, cekap, berkesan dan mencapai objektifnya. 3.2.3. SKOP PENGAUDITAN Pengauditan ini meliputi pengurusan perolehan dan pengurusan stor bahan guna habis oleh ILJTM bagi tempoh 2020 sehingga bulan Julai 2022. Pengauditan ini dijalankan di Ibu Pejabat Jabatan Tenaga Manusia dan tiga (3) ILJTM, iaitu ADTEC Jerantut, ILP Ipoh dan ILP Tangkak. 3.2.4. RUMUSAN AUDIT Secara keseluruhannya, pengauditan yang dilaksanakan pada bulan September hingga November 2022 merumuskan pengurusan stor bekalan bahan guna habis boleh dipertingkatkan bagi memastikan bekalan bahan guna habis dapat dimanfaatkan oleh golongan sasaran dalam tempoh yang ditetapkan. Penemuan Audit yang perlu diberi perhatian dan diambil tindakan adalah seperti berikut: • Perolehan Industrial Vacuum Cleaner dibuat menggunakan peruntukan perolehan Bahan Guna Habis (BGH) di ILP Ipoh di mana ia sepatutnya menggunakan peruntukan perolehan aset alih; • Pegawai yang telah dilantik dan terlibat dalam proses perolehan di ADTEC Jerantut tidak mengisi dan menandatangani Integrity Pact;
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 30 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 • Pembekal yang dipilih menawarkan harga di luar julat yang ditetapkan, iaitu antara (-) 44% hingga (+)16% bagi tahun 2021 dan (-) 54% hingga (+)16 bagi tahun 2022 di ADTEC Jerantut. Julat sepatutnya adalah (-)15% hingga (+)5% bagi tahun 2021 dan (-)30% hingga (+)10% bagi tahun 2022; • Kertas Perakuan tidak disediakan dengan lengkap di ADTEC Jerantut; • Tarikh akhir serahan bekalan selepas tamat tempoh kontrak di ketiga-tiga Institut; • Denda tidak dikenakan kepada pembekal gagal membekal bahan guna habis dalam tempoh yang telah ditetapkan di ILP Ipoh dan ILP Tangkak; • Pelanjutan tempoh kontrak bagi perolehan kurang dari RM200,000 di ILP Ipoh; • Borang Terimaan Barang-barang (KEW.PS-1) tidak disediakan/ disediakan secara manual bagi perolehan dibuat menggunakan vot dana mengurus di ketiga-tiga Institut; • Maklumat harga pada KEW.PS-1 tidak tepat di ILP Ipoh kerana kesilapan merekodkan harga; • Item perolehan BGH yang sama direkod sebanyak dua (2) kali pada KEW.PS-1 yang berbeza di ILP Ipoh; • KEW.PS-1 disediakan selepas bayaran dibuat di ketiga-tiga Institut; • KEW.PS-1 tidak disediakan bagi penerimaan stok/ bekalan yang diperoleh melalui vot dana Amanah di ILP Tangkak; • KEW.PS-1 bagi penerimaan stok/ bekalan yang diperoleh melalui vot dana Amanah disediakan dengan menggunakan SPS bagi 25 item di ILP Ipoh di mana sepatutnya KEW.PS-1 perlu disediakan secara manual; • Tiada bukti KEW. PS-3 disediakan bagi perolehan item Bahan Guna Habis (BGH) yang menggunakan Vot Dana Belanja Mengurus di ILP Ipoh; dan • Tiada bukti KEW. PS-3 disediakan bagi perolehan item BGH vot dana Amanah di ILP Ipoh dan ILP Tangkak.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 31 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 3.2.5. PENEMUAN AUDIT a. Pengurusan Perolehan i. Perancangan Perolehan Item Bahan Guna Habis Penemuan Audit Sebut Harga Perolehan Bahan Guna Habis (BGH) Latihan Dan Peperiksaan Akhir Bengkel Kemahiran Dan Untuk Kegunaan Jawatankuasa Penyelenggaraan Tahun 2022 Klasifikasi Bidang Mekanikal di ILP Ipoh mendapati satu (1) aset alih, iaitu Industrial Vacuum Cleaner telah disenaraikan sebagai BGH dan diperoleh menggunakan peruntukan bekalan bahan mentah dan bahan-bahan untuk penyelenggaraan dan pembaikan (OS 26000). Maklum Balas Auditi ILP Ipoh • Pihak ILP Ipoh mendapati item ini dalam knowledge base bekalan stor. • Pihak ILP Ipoh juga telah mendapat kelulusan pembelian dari pihak Jabatan Akauntan Negara. • Vacuum Cleaner akan didaftarkan sebagai Aset Bernilai Rendah (ABR). ii. Pelaksanaan Integrity Pact Penemuan Audit Pegawai yang telah dilantik dan terlibat dalam proses perolehan di ADTEC Jerantut tidak mengisi dan menandatangani Integrity Pact seperti yang ditetapkan oleh peraturan. Maklum Balas Auditi ADTEC Jerantut Terdapat kesilapan di mana Institut telah menggunakan format borang Integrity Pact. Sehubungan itu, Institut telah mengambil tindakan segera dan menyempurnakan keperluan mengisi dan menandatangani Integrity Pact bagi pegawai yang terlibat. Perkara ini telah diambil perhatian dan akan dipatuhi pada masa akan datang.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 32 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 iii. Pelantikan Pembekal • Pembekal Yang Dipilih Menawarkan Harga Di Luar Julat di ADTEC Jerantut Penemuan Audit Pembekal yang dipilih menawarkan harga di luar julat yang ditetapkan, iaitu antara (-) 44% hingga (+)16% bagi tahun 2021 dan (-) 54% hingga (+)16 bagi tahun 2022 di ADTEC Jerantut. Julat yang sepatutnya dibenarkan ialah antara (-)15% hingga (+)5% bagi tahun 2021 dan (-)30% hingga (+)10% bagi tahun 2022. Maklum Balas Auditi ADTEC Jerantut Pihak Jawatankuasa Institut memilih pembekal yang menawarkan harga di luar julat kerana item tersebut sangat diperlukan bagi tujuan latihan dan penyelenggaraan kendiri. Selain itu, Bahan Guna Habis Kimia agak kurang ditawarkan oleh pembekal kerana sukar diperoleh di pasaran. Pada masa akan datang pemilihan akan dibuat mengikut julat yang disyorkan oleh Ibu Pejabat. • Kertas Perakuan Tidak Disediakan Dengan Lengkap Penemuan Audit Berdasarkan semakan terhadap Kertas Perakuan Sebut Harga Untuk Pertimbangan Jawatankuasa Sebut Harga, tiada bukti yang menunjukkan Jawatankuasa Sebut Harga telah mengarahkan Jawatankuasa Penilaian untuk membuat semula penilaian kewangan. Maklum Balas Auditi ADTEC Jerantut Terdapat kesilapan semasa penyediaan Kertas Perakuan kerana tidak dinyatakan di dalamnya bahawa sebut harga berkenaan telah dibuat penilaian semula pada peringkat Jawatankuasa Penilaian Harga bagi sembilan (9) item Bahan Guna Habis Elektrikal Sesi 1/2022 dalam sistem ePerolehan. Perkara ini telah diambil maklum dan akan dipatuhi pada masa akan datang.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 33 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 iv. Pengurusan Surat Setuju Terima • Tarikh Akhir Serahan Bekalan Bahan Guna Habis Selepas Tamat Tempoh Kontrak. Penemuan Audit Surat Setuju Terima (SST) dan Pesanan Kerajaan (LO) yang dikeluarkan oleh ILP Ipoh, ILP Tangkak dan ADTEC Jerantut mendapati 60 daripada 66 (91%) sampel tarikh akhir serahan bekalan yang dinyatakan dalam LO adalah selepas tarikh tamat kontrak. Maklum Balas Auditi ILP Tangkak Pihak ILP Tangkak mengakui kesilapan ini. Penambahbaikan yang akan dilaksanakan adalah melanjutkan tempoh kontrak agar bekalan dapat dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan. Pihak Institut akan memastikan perkara ini tidak akan berulang kembali. ADTEC Jerantut Tempoh Permintaan Kontrak (CO) melebihi tarikh tamat kontrak kerana kesilapan semasa cipta CO. Peminta telah mengunci masuk tarikh mula dan tarikh akhir mengikut tarikh tempoh kontrak, namun tidak ditandakan (√) pada kotak jika ingin mengekalkan tarikh mula hantar dan tarikh akhir hantar seperti yang dikunci masuk oleh peminta. Sekiranya tidak ditanda maka tarikh akan bermula pada tarikh CO dicipta dan menyebabkan tarikh akhir penghantaran akan berganjak melebihi tarikh tamat kontrak. Perkara ini telah diambil maklum dan akan dipatuhi. Institut akan mengambil tindakan dengan lebih teliti dalam penyediaan Surat Setuju Terima (SST) dan CO pada masa akan datang. ILP Ipoh Pembekal tidak dapat membekalkan dalam tempoh yang ditetapkan kerana Perintah Kawalan Pergerakan.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 34 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 • Denda Tidak Dikenakan Kepada Pembekal Yang Menyerahkan Bekalan Selepas Tempoh Serahan Penemuan Audit Lima (5) syarikat lewat menyerahkan bekalan antara tiga (3) hingga 63 hari. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati pihak Institut tidak mengenakan denda kepada syarikat terlibat atas kelewatan tersebut. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh Hanya terdapat beberapa item sahaja yang tidak dapat dibekalkan dalam tempoh masa yang diberi. Ada item yang mengalami kenaikan harga melebihi harga tawaran. Pihak ILP Ipoh merasa tidak wajar untuk dikenakan denda. ILP Tangkak Pihak ILP Tangkak mengakui kesilapan ini. Penambahbaikan yang akan dilaksanakan adalah melanjutkan tempoh kontrak agar bekalan dapat dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan. Pihak Institut akan memastikan perkara ini tidak akan berulang kembali. • Pelanjutan Tempoh Kontrak Bagi Perolehan Kurang Dari RM200,000 Penemuan Audit Pembekal yang telah dipilih oleh Jawatankuasa Sebut Harga ‘A’ bagi membekalkan BGH Latihan dan Peperiksaan Akhir Bengkel Kemahiran dan untuk kegunaan jawatankuasa penyelenggaraan bagi tahun 2021 spesifikasi bidang elektrik di ILP Ipoh adalah syarikat A dengan nilai kontrak berjumlah RM28,412.00. Semakan lanjut mendapati ILP Ipoh telah menerima permohonan daripada syarikat A untuk melanjutkan tempoh serahan dan kontrak sehingga 1 September 2021 melalui surat bertarikh 23 Julai 2021 disebabkan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP). Pihak Audit dimaklumkan Pengarah ILP Ipoh telah meluluskan pelanjutan tempoh kontrak tersebut.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 35 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Maklum Balas Auditi ILP Ipoh Pihak ILP Ipoh terpaksa melanjutkan tempoh serahan disebabkan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP). Pengarah ILP Ipoh telah menimbangkan pelanjutan disebabkan Perintah Kawalan Pergerakan yang perlu dipatuhi bergantung kepada situasi semasa. b. Pengurusan Stor i. Penerimaan Bahan Guna Habis • KEW.PS-1 Tidak Disediakan Penemuan Audit ILP Ipoh, ILP Tangkak dan ADTEC Jerantut telah merekodkan penerimaan stok dalam Borang Terimaan Barang-barang [BTB] KEW.PS-1. Bagaimanapun, semakan lanjut pihak Audit mendapati kesemua tujuh (7) item perolehan BGH bagi Pertandingan Kemahiran di ILP Ipoh berjumlah RM8,049.50 tidak menggunakan KEW. PS-1 sebagai pengesahan penerimaan stok/ bekalan. Selain itu, semakan Audit juga mendapati 12 daripada 21 item BGH Projek Inovasi dan Pertandingan WSMB Bidang Elektrik berjumlah RM2,257 juga tidak direkodkan dalam KEW.PS-1. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh KEW.PS-1 telah direkodkan secara manual oleh Bahagian yang menerima BGH. • KEW.PS-1 Disediakan Secara Manual Penemuan Audit KEW.PS-1 disediakan secara manual untuk merekod pengesahan penerimaan perolehan yang dibayar menggunakan vot dana mengurus (B46) bagi 158 item BGH tempoh tahun 2020 hingga Julai 2022 di ILP Ipoh dan 36 item di ADTEC Jerantut.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 36 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Maklum Balas Auditi ILP Ipoh KEW.PS-1 telah direkodkan secara manual disebabkan kod item masih tiada di dalam Sistem Pengurusan Stor. Permohonan kod baru SPS mengambil masa yang agak lama untuk diluluskan. ADTEC Jerantut Sistem SPS mula digunakan di ADTEC Jerantut pada tahun 2020. Terdapat item perolehan pada tahun 2020 dan 2021 yang tiada dalam knowledge base Sistem SPPA. Bagi mengelakkan kelewatan proses pengeluaran item yang diperlukan bagi tujuan latihan, pegawai telah mengambil inisiatif untuk menggunakan kaedah pendaftaran secara manual. Walau bagaimanapun, pegawai juga telah membuat permohonan kepada Perbendaharaan melalui Borang Permohonan Kod Stok Baru Sistem Pengurusan Stor (SPS) dan dihantar kepada Perbendaharaan melalui emel. Mulai tahun 2022, tiada lagi item perolehan yang didaftar secara manual. • Maklumat Harga Pada KEW. PS-1 Tidak Tepat Penemuan Audit KEW. PS-1 item perolehan BGH dengan Invois dan Nota Penerimaan Bekalan mendapati ada perbezaan maklumat harga bagi empat (4) item yang menyebabkan berlaku amaun terkurang catat sejumlah RM987.00 pada KEW. PS-1 di ILP Ipoh. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh Terdapat kesilapan merekod harga item di dalam KEW.PS-1. • Item Perolehan Bahan Guna Habis Yang Sama Direkod Dua (2) Kali Pada KEW.PS-1 Yang Berbeza di ILP Ipoh Penemuan Audit Arahan Pembayaran, Invois dan Nota Penerimaan Bekalan di ILP Ipoh mendapati item perolehan BGH yang sama direkod sebanyak dua (2) kali pada KEW.PS-1 yang berbeza. Sebanyak satu (1) item direkod dengan menggunakan nombor kod item yang sama dan tiga (3) item menggunakan kod item yang berbeza. Hal ini menyebabkan kuantiti item BGH telah terlebih
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 37 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 kod item yang berbeza. Hal ini menyebabkan kuantiti item BGH telah terlebih rekod sebanyak 75 unit yang berjumlah RM1,451.00 di KEW.PS-1 dan 78 unit berjumlah RM2,342.00 di KEW.PS-3. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh SPS tidak boleh dipinda jika berlaku pertindihan pendaftaran stok yang disebabkan oleh kesukaran mengakses sistem. • KEW.PS-1 Disediakan Selepas Arahan Pembayaran Dilaksanakan Penemuan Audit KEW.PS-1 disediakan selepas pembayaran dibuat dan tidak dilampirkan bersama-sama arahan pembayaran sebagai bukti perolehan bekalan telah disempurnakan di ILP Ipoh, ILP Tangkak dan ADTEC Jerantut: • Sebanyak 26 daripada 29 (90%) KEW.PS-1 disediakan setelah pembayaran dibuat di ILP Ipoh bagi tahun 2020, 21 daripada 26 (81%) bagi tahun 2021 dan 25 daripada 38 (66%) bagi tahun 2022. • Sebanyak 25 daripada 42 (60%) KEW.PS-1 telah disediakan setelah pembayaran dibuat di ILP Tangkak bagi tahun 2020, 17 daripada 38 (45%) bagi tahun 2021 dan 35 daripada 45 (78%) bagi tahun 2022. • Sebanyak lapan (8) daripada 12 (67%) KEW.PS-1 telah disediakan setelah pembayaran dibuat di ADTEC Jerantut bagi tahun 2020, 14 daripada 20 (70%) bagi tahun 2021 dan 6 daripada 11 (55%) bagi tahun 2022. • Tempoh penyediaan KEW. PS-1 mengambil masa antara satu (1) hingga 363 hari bagi ILP Ipoh, satu (1) hingga 175 hari bagi ILP Tangkak dan satu (1) hingga 273 hari bagi ADTEC Jerantut bagi tempoh tahun 2020 sehingga bulan Julai 2022. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh i. ILP Ipoh akan mengambil tindakan bagi mempercepatkan penyediaan KEW.PS-1 selepas pembayaran dibuat. ii. ILP Ipoh telah memohon pewujudan kod stok yang masih tiada di dalam SPS yang menyebabkan kelewatan merekod di dalam KEW.PS-1.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 38 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 ILP Tangkak Pihak ILP Tangkak mengakui terdapat kelewatan untuk penyediaan KEW.PS1. Penambahbaikan yang akan dilaksanakan adalah menyelesaikan penyediaan KEW.PS-1 sebelum proses penghantaran barang. Pihak ILP Tangkak akan memastikan semua proses permohonan kod SPS dapat dilakukan awal bagi item yang tiada kod SPS. Pihak Institut akan memastikan perkara ini tidak akan berulang kembali. ADTEC Jerantut Terdapat sebahagian item yang diperoleh telah didaftarkan selepas pembayaran dibuat adalah disebabkan beberapa faktor termasuk tahap kebolehcapaian sistem SPS yang tidak begitu stabil semasa proses pendaftaran stok. Perkara ini telah diambil maklum dan akan dipatuhi dengan sebaiknya pada masa akan datang. • Penyelenggaraan Rekod Perolehan BGH Yang Dibayar Melalui Vot Dana Amanah Penemuan Audit • Arahan pembayaran perolehan BGH yang dibayar dengan menggunakan vot dana Amanah mendapati KEW.PS-1 tidak disediakan bagi sembilan (9) item di ILP Tangkak. • KEW.PS-1 disediakan dengan menggunakan SPS bagi 25 item di ILP Ipoh, yang sepatutnya disediakan menggunakan KEW.PS-1 secara manual. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh ILP Ipoh telah menyediakan KEW.PS-1 bagi perolehan BGH menggunakan dana akaun amanah. ILP Tangkak Pihak ILP Tangkak mengakui terdapat kekeliruan untuk penyediaan KEW.PS1 bagi BGH yang dibayar dengan menggunakan vot dana Amanah. Penambahbaikan yang akan dilaksanakan adalah memastikan penyediaan KEW.PS-1 dibuat secara manual. Pihak Institut akan memastikan perkara ini tidak akan berulang kembali.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 39 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 ii. Perekodan Stok Bahan Guna Habis • Tiada bukti KEW. PS-3 disediakan bagi perolehan item BGH Penemuan Audit • Sebanyak 45 item BGH bagi Program Daikin (arahan pembayaran nombor 12000579) dan 9 item BGH Projek Inovasi dan Pertandingan WSMB Bidang Elektrik (arahan pembayaran nombor 12000358) yang menggunakan Vot Dana Belanja Mengurus (B46) di ILP Ipoh. • Sebanyak 19 item BGH vot dana Amanah di ILP Ipoh dan ILP Tangkak. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh Pihak ILP Ipoh akan mengambil tindakan pada masa akan datang untuk merekod KEW.PS-3 bagi perolehan BGH Projek Inovasi dan Pertandingan WSMB serta perolehan menggunakan dana akaun amanah. ILP Tangkak Pihak ILP Tangkak mengakui terdapat kekeliruan untuk penyediaan KEW.PS3 bagi BGH yang dibayar dengan menggunakan vot dana Amanah. Penambahbaikan yang akan dilaksanakan adalah memastikan penyediaan KEW.PS-3 dibuat secara manual. Pihak Institut akan memastikan perkara ini tidak akan berulang kembali. iii. Pengukuran Prestasi Pengurusan Stor Penemuan Audit ILP Ipoh, ILP Tangkak dan ADTEC Jerantut mendapati Kadar Pusingan Stok (KPS) masing-masing ialah di antara 1.11 hingga 1.96 bagi tahun 2020 dan 2.21 hingga 2.80 bagi tahun 2021. Bagaimanapun jika dibandingkan di antara tempoh dua (2) tahun tersebut secara umumnya berlaku peningkatan KPS. Kadar ini menunjukkan prestasi stor masing-masing telah dipertingkatkan berbanding tahun sebelum. Maklum Balas Auditi ILP Ipoh Kadar Pusingan Stok (KPS) bagi ILP Ipoh pada tahun 2020 dan 2021 adalah 1.12 dan 2.65. Secara keseluruhan pihak ILP Ipoh berusaha untuk meningkatkan kadar pusingan stor dengan memastikan setiap bahagian menguruskan stok secara efisen.
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 40 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 ILP Tangkak Pihak ILP Tangkak mengakui terdapat kelemahan untuk mencapai Kadar Pusingan Stok yang baik iaitu 4 KPS. Penambahbaikan yang akan dilaksanakan adalah merancang setiap pembelian barang mengikut keperluan. Pihak Institut akan memastikan perkara ini tidak akan berulang kembali. ADTEC Jerantut Kadar Pusingan Stok (KPS) ADTEC Jerantut pada tahun 2021 adalah 2.80 (Sederhana). Perkara ini berlaku disebabkan jumlah pengeluaran stok agak rendah semasa tempoh pemulihan pandemik COVID-19 di mana jumlah pengambilan pelajar juga berkurangan. Manakala pelaksanaan proses pembelajaran yang dilaksanakan adalah secara hibrid. Institut akan memastikan pengurusan stor dan KPS diperkemaskan dan ditambah baik pada masa akan datang. Laporan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan bagi Suku Keempat Tahun 2022, ADTEC Jerantut telah mencatatkan KPS pada kadar 4.12. 3.2.6. SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan pihak JTM dan pihak Institut mengambil tindakan bagi mengatasi perkara yang dibangkitkan seperti berikut: a. Memastikan perancangan perolehan tahunan bekalan stok dibuat dengan teliti dan menyeluruh merangkumi semua jenis kaedah perolehan iaitu tender, sebut harga dan pembelian terus bagi mengelakkan perolehan di pecah kecil serta pembelian bekalan stok melebihi keperluan yang akan memberi impak kepada kadar pusingan stok tahunan Institut; b. Pihak Institut perlu memastikan proses perolehan sebut harga dibuat selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan dan arahan dalaman yang berkuat kuasa; c. Pihak Institut perlu mempertingkatkan penyelenggaraan rekod pengurusan stor selaras dengan peraturan yang ditetapkan;
PENGAUDITAN PEMATUHAN 3 – 41 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 d. Pihak Ibu Pejabat JTM dan Institut perlu memastikan latihan yang berkaitan dengan perolehan diberi kepada pegawai yang terlibat dengan proses perolehan; dan e. Pihak Ibu Pejabat JTM perlu melaksanakan pemantauan secara berkala terhadap proses perolehan yang dilaksanakan dan pengurusan stor di kesemua institut latihan di bawah JTM.
PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 4
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 4.1 PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN FAKTA UTAMA Objektif Skop Pengauditan PTJ Pengurusan Bajet Hasil Perolehan Belanja Amanah/ Deposit Aset/ Stor Kenderaan Kementerian Sumber Manusia Mahkamah Perusahaan Malaysia TB Jabatan Tenaga Kerja Sarawak Jabatan Tenaga Manusia Risiko Isu Tahap Pematuhan Pengurusan Kewangan Tinggi 29 Sederhana 32 Rendah 36 Tindakan PTJ TAHAP PENCAPAIAN PENARAFAN Kementerian Sumber Manusia 88.7% Mahkamah Perusahaan Malaysia 96.5% Jabatan Tenaga Kerja Sarawak 86.9% Jabatan Tenaga Manusia 89.4% Selesai 91 Dalam Tindakan 6 Elemen Disemak TB = Tidak Berkaitan
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 4.1.1. LATAR BELAKANG Pengurusan Kewangan yang teratur dan mematuhi peraturan berkuat kuasa adalah penting dalam memastikan sesebuah Kementerian/ Jabatan mencapai objektif yang ditetapkan serta melaksanakan fungsi-fungsinya dengan cekap dan berkesan. Pada tahun 2022, Unit Audit Dalam Kementerian Sumber Manusia telah melaksanakan pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) di Kementerian dan tiga (3) Ibu Pejabat Jabatan bagi menyokong inisiatif KPI Generik yang diwujudkan dalam Pelan Strategik KSM 2021 -2025. Butirannya seperti dalam jadual berikut: BIL. NAMA IBU PEJABAT JABATAN TARIKH AUDIT TARIKH LAPORAN TARIKH MAKLUM BALAS DITERIMA TARIKH EXIT CONFERENCE 1 Kementerian Sumber Manusia (KSM) 01.03.2022 – 31.03.2022 26.04.2022 24–30.05.2022 31.05.2022 2 Mahkamah Perusahaan Malaysia (MPM) 11.01.2022 – 28.01.2022 17.02.2022 10.03.2022 24.03.2022 3 Jabatan Tenaga Kerja Sarawak (JTK Sarawak) 01.07.2022 – 29.07.2022 09.08.2022 09.09.2022 29.07.2022 4 Jabatan Tenaga Manusia (JTM) 01.09.2022 – 31.10.2022 15.12.2022 14.01.2023 07.02.2023 Pengauditan pengurusan kewangan dilaksanakan menggunakan Senarai Semak Pengauditan Pengurusan Kewangan Unit Audit Dalam Kementerian Sumber Manusia pindaan Februari 2018 yang melibatkan lapan (8) elemen kawalan seperti berikut: Elemen Pengurusan Kewangan Kawalan Pengurusan Kawalan Bajet Kawalan Terimaan Kawalan Perolehan Kawalan Perbelanjaan Pengurusan Akaun Amanah & Deposit Pengurusan Aset & Stor Pengurusan Kenderaan
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 a. Kawalan Pengurusan Kawalan Pengurusan merupakan kawalan utama dan menyeluruh oleh pihak pengurusan untuk memastikan pengurusan kewangan Kementerian/ Jabatan dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi peraturan yang ditetapkan. Elemen Kawalan Pengurusan meliputi struktur organisasi, sistem dan prosedur yang diwujudkan, tadbir urus organisasi serta pengurusan sumber manusia. Pihak pengurusan perlu memastikan pengurusan kewangan diurus dengan baik melalui sistem dan prosedur yang teratur serta kawalan dalaman dan aktiviti pemantauan yang berkesan. b. Kawalan Bajet Bajet merupakan perancangan kewangan yang merupakan anggaran pendapatan dan perbelanjaan Kementerian/ Jabatan bagi sesuatu tahun kewangan. Pengurusan bajet bertujuan memastikan sumber yang terhad dirancang dan diagih secara teratur mengikut kepentingan, mengawal operasi serta mengurus prestasi bagi mencapai objektifnya. Kawalan Bajet meliputi peringkat penyediaan, pindah peruntukan, kawalan dan pemantauan perbelanjaan hingga kepada pelaporan mengenai pencapaiannya. c. Kawalan Terimaan Kawalan Terimaan merupakan prosedur yang diwujudkan bagi memastikan semua pungutan Kementerian/ Jabatan diurus mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan serta diakaunkan dengan sempurna. Di samping itu, Kementerian/ Jabatan perlu memastikan semua aspek keselamatan telah diambil kira bagi melindungi aset, wang, resit dan kaunter kutipan. d. Kawalan Perolehan Kawalan Perolehan meliputi semakan terhadap kawalan am perolehan, pengurusan perolehan melalui semua kaedah serta pengurusan dokumen kontrak dan Bon Pelaksanaan/ Wang Jaminan Pelaksanaan bagi menentukan sama ada perolehan telah dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 4 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 e. Kawalan Perbelanjaan Kawalan Perbelanjaan meliputi proses bayaran dan perakaunan. Perbelanjaan dibuat melalui peruntukan mengurus dan pembangunan. Langkah Kawalan Perbelanjaan yang sempurna, menjamin peruntukan dibelanjakan dengan cekap dan berhemat selaras dengan undang-undang serta peraturan yang telah ditetapkan dan dapat mengelakkan daripada berlakunya pembaziran, penyelewengan dan pemborosan. f. Pengurusan Akaun/ Kumpulan Wang Amanah Dan Deposit Semakan Audit dijalankan terhadap pengendalian Akaun/ Kumpulan Wang Amanah dari segi penyediaan dan penyerahan Penyata Tahunan, kesempurnaan rekod perakaunan/ penyata penyesuaian akaun/ transaksi akaun, tindakan susulan terhadap pemerhatian Audit mengenai akaun Amanah, jenis Sijil Audit serta tindakan penutupan akaun. Semakan Audit terhadap pengurusan Kumpulan Wang Pendahuluan Diri/ Pelbagai dan Akaun Deposit adalah berdasarkan Pekeliling dan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan dengan daftar/ rekod, bayaran balik pendahuluan, penyediaan senarai baki dan deposit yang tidak dituntut. g. Pengurusan Aset Dan Stor Pengurusan Aset dan Stor merangkumi penerimaan, perekodan, penggunaan, penyenggaraan, penyimpanan dan pelupusan aset alih serta bekalan stok Kerajaan. Ia hendaklah diurus secara cekap, teratur dan berhemat selaras dengan peraturan kewangan. Aset alih dan bekalan stok yang diperoleh untuk kegunaan rasmi perlu direkodkan, dikawal dan dipantau dengan sempurna. Rekod berkaitan perlu diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. h. Pengurusan Kenderaan Kerajaan Kenderaan yang diperoleh untuk kegunaan Kementerian/ Jabatan perlu direkodkan, dikawal dan dipantau dengan sempurna bagi mengelakkan dari berlakunya penyalahgunaan. Semakan Audit adalah untuk menilai tahap pematuhan Kementerian/ Jabatan kepada peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan berkenaan dengan penggunaan dan penyenggaraan kenderaan.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 5 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Bagi menentukan tahap pematuhan terhadap pengurusan kewangan Pejabat yang dilawati, sistem pengukuran yang digunakan adalah berasaskan “Star Rating”. Penarafan “Star Rating” pengurusan kewangan adalah berdasarkan skala 1 hingga 5 bintang iaitu dari tahap tidak memuaskan kepada cemerlang berdasarkan kepada markah yang diperoleh bagi setiap Pejabat seperti di jadual berikut: JADUAL 4 – 1 PENILAIAN TAHAP PEMATUHAN PENARAFAN TAHAP PEMARKAHAN Cemerlang 90% - 100% Baik 80% - 89% Memuaskan 70% - 79% Kurang Memuaskan 60% - 69% Tidak Memuaskan 59% Ke Bawah 4.1.2. RUMUSAN AUDIT Secara keseluruhannya, tahap pematuhan terhadap Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) bagi Tahun Kewangan 2021 di Kementerian Sumber Manusia adalah Baik. Satu (1) daripada tiga (3) Ibu Pejabat Jabatan yang dipilih untuk dilaksanakan pengauditan Pengurusan Kewangan pada tahun 2022 iaitu Ibu Pejabat MPM memperoleh tahap pematuhan Cemerlang. Manakala, tahap pematuhan terhadap pengurusan kewangan di Ibu Pejabat JTK Sarawak dan Ibu Pejabat JTM pula di tahap Baik. Tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan adalah seperti di rajah berikut: 88.7 96.5 86.9 89.4 82 84 86 88 90 92 94 96 98 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN KEWANGAN
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 6 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 4.1.3. KEDUDUKAN ISU AUDIT Setiap isu Audit yang dibangkitkan, dianalisis tahap risikonya untuk menilai implikasi isu terhadap pencapaian objektif sesuatu aktiviti yang diaudit. Ia membantu Kementerian/ Jabatan untuk mengambil tindakan segera terhadap isu berisiko tinggi yang boleh mengakibatkan pemborosan, pembaziran, ketirisan wang awam serta penyelewengan. Keterangan bagi tahap risiko adalah seperti di jadual berikut: TAHAP RISIKO KETERANGAN Tinggi • Ketidakpatuhan yang memberi impak besar kepada kawalan dalaman organisasi. • Boleh mengakibatkan berlakunya pemborosan, pembaziran, kehilangan dan penyelewengan. Sederhana • Ketidakpatuhan kawalan dalaman memberi impak sederhana kepada pengurusan kewangan. • Boleh menjejaskan operasi organisasi dalam jangka panjang. • Rendah • Ketidakpatuhan kawalan dalaman memberi impak kecil kepada pengurusan kewangan. • Tidak menjejaskan operasi organisasi. Sebanyak 97 isu telah ditemui semasa pelaksanaan pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) di keempat-empat Pejabat yang dilawati. Berdasarkan tahap risiko yang ditetapkan terhadap setiap kriteria Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) didapati sebanyak 29 (30%) isu audit berisiko tinggi, 32 (33%) isu audit berisiko sederhana dan 36 (37%) isu audit berisiko rendah telah ditemui. Setakat Disember 2022, sebanyak 91 (94%) daripada 97 isu yang dilaporkan telah diambil tindakan manakala baki 6 (6%) isu masih dalam tindakan auditi. Butiran lanjut seperti di jadual berikut: T S R
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 7 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 JADUAL 4 - 2 ANALISIS STATUS PENEMUAN AUDIT BIL PTJ JUMLAH ISU TAHAP RISIKO (Bil.) STATUS TINDAKAN (Bil.) Tinggi Sederhana Rendah Selesai Dalam Tindakan 1 Kementerian Sumber Manusia (KSM) 28 11 8 9 26 2 2 Mahkamah Perusahaan Malaysia (MPM) 11 1 4 6 11 0 3 Jabatan Tenaga Kerja Sarawak (JTK Sarawak) 33 12 10 11 33 0 4 Jabatan Tenaga Manusia (JTM) 25 5 10 10 21 4 JUMLAH 97 29 32 36 91 6 Hasil pengauditan bagi Ibu Pejabat MPM telah dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 1 Tahun 2022 pada 12 April 2022. Dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 2 Tahun 2022 yang diadakan pada 14 Julai 2022 pula telah dibentangkan hasil pengauditan Pengurusan Kewangan bagi Kementerian Sumber Manusia (KSM). Hasil pengauditan bagi Ibu Pejabat JTK Sarawak pula telah dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 10 Januari 2023. Manakala hasil pengauditan bagi Ibu Pejabat JTM akan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 1 Tahun 2023 yang dijangka akan bersidang pada 5 April 2023. 4.1.4. PENEMUAN AUDIT YANG PERLU DIBERI PERHATIAN a. Kawalan Pengurusan Semakan Audit mendapati tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan berhubung kawalan pengurusan adalah antara 77% hingga 90.3%. Butirannya seperti di rajah berikut:
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 8 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Antara penemuan Audit yang dilaporkan dan perlu diambil perhatian oleh semua Ketua Jabatan bagi elemen kawalan pengurusan supaya tidak berlaku di Pejabat yang lain adalah seperti berikut: i. Pemeriksaan Mengejut Di Bawah Arahan Perbendaharaan 309 Tidak Dilaksanakan Secara Menyeluruh Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTK Sarawak dan Ibu Pejabat JTM Semakan Audit terhadap Daftar Pemeriksaan Mengejut (AP309) tidak dilaksanakan dengan menyeluruh kerana tidak meliputi semua Buku Resit Rasmi Kew. 38 yang belum digunakan. b. Kawalan Bajet Semakan Audit mendapati tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan berkaitan kawalan bajet adalah antara 92.4% hingga 100%. Butirannya seperti di rajah berikut: 82 90.3 77 79.4 70 75 80 85 90 95 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN KAWALAN PENGURUSAN
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 9 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Antara penemuan Audit yang dilaporkan dan perlu diambil perhatian oleh semua Ketua Jabatan bagi elemen kawalan bajet supaya tidak berlaku di Pejabat yang lain adalah seperti berikut: i. Pindah Peruntukan dibuat oleh Pegawai Yang Tidak Diturunkan Kuasa Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat MPM Pada tahun 2021, sebanyak 14 permohonan pindah peruntukan mengurus telah diluluskan oleh pegawai yang tidak diturunkan kuasa. ii. Peruntukan Harta Modal Tidak Dibelanjakan Secara Optimum Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTM Sepanjang tahun 2021, Ibu Pejabat JTM masih mempunyai sejumlah RM583,694.80 peruntukan pembelian/ penyenggaraan harta modal yang belum dibelanjakan. 100 92.4 100 94.2 88 90 92 94 96 98 100 102 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN KAWALAN BAJET
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 10 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 iii. Peruntukan Pembangunan Tidak Dibelanjakan Secara Optimum Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTM Bagi tahun 2022 (sehingga 30 September 2022) Ibu Pejabat JTM hanya membelanjakan sejumlah RM32.10 juta (45.2%) daripada keseluruhan peruntukan pembangunan yang diterima. c. Kawalan Terimaan Semakan Audit mendapati tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan berkenaan kawalan terimaan adalah antara 85.3% hingga 96.3%. Butirannya seperti di rajah berikut: Antara penemuan Audit yang dilaporkan dan perlu diambil perhatian oleh semua Ketua Jabatan bagi elemen kawalan terimaan supaya tidak berlaku di pejabat yang lain adalah seperti berikut: 91.3 96.3 85.3 86.1 78 80 82 84 86 88 90 92 94 96 98 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN KAWALAN TERIMAAN
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 11 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 i. Daftar Borang Hasil Tidak Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTK Sarawak Semakan Audit mendapati Daftar Borang Hasil (Kew. 67) hanya merekodkan sembilan (9) Buku Resit Rasmi (Kew.38) sedia ada yang dimiliki Ibu Pejabat JTK Sarawak dan tiada sebarang rekod dicatatkan dalam format berkenaan berhubung penerimaan 50 buah buku resit serta agihan 48 buah buku resit kepada semua 16 PTK Bahagian. Ibu Pejabat JTM Hasil semakan Audit ke atas Daftar Pemeriksaan Mengejut mendapati Ibu Pejabat JTM memiliki 77 buah Buku Resit Rasmi (Kew.38) yang masih belum digunakan, termasuk 70 buah Buku Resit Rasmi (Kew.38) yang diterima daripada dua (2) Institut Latihan Jabatan Tenaga Manusia (ILJTM). Bagaimanapun, tiada sebarang rekod dicatatkan berkenaan penerimaan kesemua 70 buah Buku Resit Rasmi (Kew.38) tersebut dalam Daftar Borang Hasil (Kew. 67). ii. Kutipan Bayaran Balik Emolumen Terlebih Bayar Tidak Dibuat Dengan Teratur Penemuan Audit Risiko KSM Pengurusan kutipan bayaran balik emolumen terlebih dibayar daripada seorang bekas Penjawat Awam Persekutuan yang berjumlah RM54,990.46 tidak dapat disahkan kerana surat tuntutan serta surat koresponden berhubung kaedah bayaran balik yang dipersetujui telah tiada dalam fail.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 12 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 iii. Akaun Belum Terima (ABT) Tidak Dilaporkan Dengan Tepat Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat MPM masih belum mengiktiraf emolumen terlebih bayar bagi empat (4) bekas pegawai task force mahkamah berjumlah RM1,151.40 yang masih belum dikutip sejak tahun 2020 sebagai ABT. d. Kawalan Perolehan Semakan Audit mendapati tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan berhubung kawalan perolehan adalah antara 85.2% hingga 100%. Butirannya seperti di rajah berikut: Antara penemuan Audit yang dilaporkan dan perlu diambil perhatian oleh semua Ketua Jabatan bagi elemen kawalan perolehan supaya tidak berlaku di Pejabat yang lain adalah seperti berikut: 93.2 100 85.2 95.6 75 80 85 90 95 100 105 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN KAWALAN PEROLEHAN
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 13 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 i. Perolehan Bekalan Toner Dipecah Kecil Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTK Sarawak Tiga (3) perolehan bekalan toner dan drum secara pembelian terus telah dipecah kecil kerana jumlah ketiga-tiga perolehan berkenaan bagi tahun 2021 telah melebihi RM20,000.00 iaitu RM32,350.00 ii. Kelemahan Dalam Pengurusan Surat Setuju Terima Dan Kontrak Penemuan Audit Risiko KSM Dokumen perjanjian bagi Perkhidmatan Penyewaan Mesin Penyalin di BPKSM bernilai RM260,820.00 telah lewat 34 hari disempurnakan daripada tarikh yang ditetapkan. Ibu Pejabat JTK Sarawak Format Pengakuan Penerimaan Surat Setuju Terima Dan Lampiran Yang Berkaitan Oleh Syarikat dalam SST dan dokumen kontrak Perkhidmatan Penyewaan Satu (1) Unit Mesin Penyalin (Heavy Duty) Di JTK Sarawak Bagi Tempoh Lapan (8) Bulan bernilai RM5,360.00 tidak diisi dengan lengkap. Selain itu, dokumen perjanjian bagi Perkhidmatan Sewaan Komputer Riba Untuk Kegunaan Pegawai JTK Sarawak bernilai RM482,400.00 lewat disempurnakan dengan kelewatan selama 173 hari daripada tarikh yang sepatutnya. Ibu Pejabat JTM Format Pengakuan Penerimaan Surat Setuju Terima Dan Lampiran Yang Berkaitan Oleh Syarikat dalam SST dan dokumen kontrak Perkhidmatan Penyewaan Dua (2) Unit Alat Penulenan Air Jenama Coway Di Ibu Pejabat JTM Bagi Tempoh Tiga (3) Tahun bernilai RM9,504.00 tidak diisi dengan lengkap.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 14 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 iii. Bon Pelaksanaan Tidak Disimpan Selamat Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTK Sarawak hanya berjaya mengemukakan dua (2) daripada empat (4) bon pelaksanaan yang masih berkuat kuasa yang hanya disimpan di dalam Bilik Fail bersama dokumen perolehan yang lain. Manakala dua (2) lagi bon pelaksanaan tidak dapat disahkan kerana tidak dikemukakan kepada pihak Audit sehingga tempoh pengauditan selesai. e. Kawalan Perbelanjaan Semakan Audit mendapati tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan berkaitan kawalan perbelanjaan adalah antara 87.5% hingga 97.2%. Butirannya seperti di rajah berikut: Antara penemuan Audit yang dilaporkan dan perlu diambil perhatian oleh semua Ketua Jabatan bagi elemen kawalan perbelanjaan supaya tidak berlaku di Pejabat yang lain adalah seperti berikut: 87.5 97.2 87.5 91.5 82 84 86 88 90 92 94 96 98 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN KAWALAN PERBELANJAAN
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 15 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 i. Bayaran Penuh Dibuat Tanpa Dokumen Sokongan Yang Lengkap Penemuan Audit Risiko KSM Semakan Audit terhadap 14 arahan pembayaran berjumlah RM4.35 juta kepada dua (2) penyedia perkhidmatan masing-masing berkaitan perkhidmatan sokongan teknikal ICT Pusat Data KSM dan perkhidmatan sokongan teknikal ICT bagi pengguna mendapati tiada sebarang dokumen pengesahan terhadap kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pihak kontraktor dilampirkan bersama kesemua 14 arahan pembayaran tersebut. ii. Bayaran Penuh Dibuat Atas Kerja Yang Tidak Disempurnakan Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTK Sarawak Pembayaran penuh telah dibuat terhadap kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ubah suai dan naik taraf kecil di ruangan pejabat Ibu Pejabat JTK Sarawak menyebabkan bayaran terlebih tuntut berjumlah RM1,725.00. Ini kerana kontraktor terlibat telah mengenakan caj yang berbeza bagi dua (2) kerja yang sama. f. Pengurusan Akaun Amanah/ Kumpulan Wang Amanah Dan Deposit Semakan Audit mendapati KSM, Ibu Pejabat JTK Sarawak dan Ibu Pejabat JTM telah mematuhi semua peraturan kewangan berkenaan Pengurusan Akaun Amanah dan Deposit. Tiada Akaun Amanah dan Deposit diwujudkan/ diselenggarakan oleh Ibu Pejabat MPM. Butirannya seperti di rajah berikut:
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 16 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 g. Pengurusan Aset Dan Stor Semakan Audit mendapati tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan berhubung pengurusan aset alih dan stor Kerajaan adalah antara 84.7% hingga 96.3%. Butirannya seperti di rajah berikut: Antara penemuan Audit yang dilaporkan dan perlu diambil perhatian oleh semua Ketua Jabatan bagi elemen pengurusan aset alih dan stor Kerajaan supaya tidak berlaku di Pejabat yang lain adalah seperti berikut: 100 87.5 100 80 82 84 86 88 90 92 94 96 98 100 102 KSM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT 84.7 96.3 90.7 89.5 78 80 82 84 86 88 90 92 94 96 98 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 17 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 i. Alat Penyaman Udara Tidak Direkodkan Sebagai Aset Kerajaan Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat MPM Alat penyaman udara yang diperoleh semasa pengubahsuaian MPM pada tahun 2018 berjumlah RM19,551.48 tidak direkod sebagai aset tak alih. ii. Aset Alih Tidak Dapat Dikesan Penemuan Audit Risiko KSM Sebanyak 181 aset alih telah dilaporkan “tidak dapat dikesan” berdasarkan Laporan Pemeriksaan Aset (KEW.PA-12) tahun 2021 yang melibatkan 10 Pejabat. iii. Pelupusan Aset Tidak Dilaksanakan Dengan Teratur Penemuan Audit Risiko KSM Pelupusan bagi empat (4) daripada 14 aset alih Cawangan Dasar Perburuhan (CDP) tidak dilaksanakan mengikut kaedah pelupusan yang diluluskan oleh Kuasa Melulus. iv. Kelewatan Melantik Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Penemuan Audit Risiko KSM Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih oleh Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) lewat dibuat selama 69 hari daripada tarikh yang ditetapkan.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 18 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 v. Penerimaan Bekalan Stok Melalui BTB (KEW.PS-1) Lewat Disahkan Dan Pendaftaran Bekalan Stok Lewat Dibuat Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat MPM Penerimaan bekalan stok mengambil masa antara 11 hingga 17 hari untuk disahkan menggunaakan KEW.PS-1 yang sepatutnya disediakan pada hari yang sama penerimaan barang bagi tujuan pengesahan penerimaan sebelum pembayaran dibuat. Ibu Pejabat JTM Penerimaan bekalan stok berjumlah RM123,396.00 tidak disahkan menggunakan BTB (KEW.PS-1) oleh Pegawai Penerima dan tidak didaftarkan dalam SPS menyebabkan KEW.PS-3 dan KEW.PS-4 tidak diselenggarakan dengan kemas kini. vi. Pengesahan Penerimaan Bekalan Stok Dibuat Selepas Bayaran Penuh Dibuat Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTK Sarawak KEW.PS-1 bagi perolehan bekalan stok yang dibayar melalui 10 arahan pembayaran berjumlah RM49,923.00 hanya disediakan oleh Pegawai Penerima selepas bayaran penuh dibuat iaitu kelewatan antara 13 hingga 338 hari. Ibu Pejabat JTM KEW.PS-1 bagi perolehan bekalan stok yang dibayar melalui enam (6) arahan pembayaran berjumlah RM32,744.50 hanya disediakan oleh Pegawai Penerima selepas bayaran penuh dibuat iaitu kelewatan antara 5 hingga 38 hari.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 19 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 h. Pengurusan Kenderaan Kerajaan Semakan Audit mendapati tahap pematuhan keempat-empat Pejabat terhadap peraturan kewangan berkaitan pengurusan kenderaan Kerajaan adalah antara 64.8% hingga 94.4%. Butirannya seperti di rajah berikut: Antara penemuan Audit yang dilaporkan dan perlu diambil perhatian oleh semua Ketua Jabatan bagi elemen pengurusan kenderaan Kerajaan supaya tidak berlaku di Pejabat yang lain adalah seperti berikut: i. Kenderaan Jabatan Tidak Mempamerkan Nama Dan Logo Kementerian Penemuan Audit Risiko KSM Semakan fizikal Audit kali kedua terhadap ketiga-tiga sampel kenderaan Jabatan yang dipilih untuk semakan mendapati satu (1) daripada tiga (3) kenderaan tersebut tidak mempamerkan nama dan logo Kementerian di kedua-dua sisi kenderaan sepertimana semakan fizikal Audit yang pertama. 66 94.4 80 64.8 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 KSM Ibu Pejabat MPM Ibu Pejabat JTK Sarawak Ibu Pejabat JTM TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 20 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 ii. Penyata Pembelian/ Penyata Kad Inden Tidak Disemak Silang Dengan Salinan Resit Dan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Oleh Pegawai Kenderaan Penemuan Audit Risiko KSM Tiada bukti Penyata Pembelian Minyak/ Penyata Kad Inden disemak silang dengan resit pembelian minyak dan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden oleh Pegawai Kenderaan sebelum bayaran dibuat. iii. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit (KSBTTR) Yang Tidak Aktif Mempunyai Baki Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat MPM 10 KSBTTR yang diperoleh untuk Kereta Rasmi Jawatan (KRJ) bagi pegawai yang terlibat dalam taskforce MPM pada tahun 2018 hingga 2019 berstatus tidak aktif dengan baki berjumlah RM3,368.96. iv. Penyenggaraan Kenderaan Tidak Direkodkan Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTK Sarawak Butiran/ maklumat semua penyenggaraan yang dilaksanakan terhadap kenderaan Jabatan yang dibayar melalui 30 arahan pembayaran berjumlah RM89,564.37 tidak direkodkan/ tidak dikemas kini dalam Buku Log Kenderaan serta Rekod Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-15).
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 21 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 v. Saman Kenderaan Kerajaan Masih Belum Dijelaskan Penemuan Audit Risiko Ibu Pejabat JTM Sebanyak 21 saman berjumlah RM3,388.00 yang masih belum diselesaikan melibatkan lima (5) buah kenderaan Kerajaan bermula dari tahun 2013 sehingga tahun 2022. Saman-saman tersebut merupakan saman yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) dan Polis Diraja Malaysia (PDRM). 4.1.5 SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, pihak Audit berpendapat bahawa prestasi pengurusan kewangan di ketiga-tiga Ibu Pejabat Jabatan adalah baik. Namun masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan bagi meningkatkan lagi tahap pematuhan serta prestasi tadbir urus pengurusan kewangan di Pejabat-pejabat berkaitan. Sehubungan itu, Ketua Jabatan adalah disyorkan untuk memberi pertimbangan terhadap perkara-perkara seperti berikut: a. merancang, menyelia dan memantau dengan lebih rapi terhadap kerja-kerja pegawai yang bertanggungjawab bagi memastikan tugasan dilaksanakan selaras dengan peraturan yang ditetapkan; b. memastikan latihan yang relevan dan mencukupi diberikan kepada semua pegawai yang terlibat bagi meningkatkan pengetahuan serta kemahiran supaya dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan; c. memastikan pengurusan aset dan stor diuruskan dengan teratur supaya baki serta nilai aset dan stok dapat dikenal pasti dengan tepat selaras dengan transformasi ke arah pelaksanaan perakaunan akruan; dan d. memastikan isu yang dibangkitkan oleh Unit Audit Dalam diambil tindakan corrective dan preventive secara menyeluruh. Tujuan tindakan corrective adalah untuk memastikan kelemahan yang dibangkitkan dapat diperbetulkan manakala tindakan preventive adalah bagi memastikan kelemahan yang sama tidak berulan
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 22 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 4.2 PENAMPILAN AUDIT BERDASARKAN SISTEM KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN (SKPK) FAKTA UTAMA Objektif Skop Pengauditan Tahap Penarafan Penampilan Audit Berdasarkan SKPK Risiko Isu Tindakan Tinggi 110 Sederhana 136 Rendah 130 Selesai 347 Dalam Tindakan 29
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 23 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 4.2.1 LATAR BELAKANG Unit Audit Dalam (UAD) Kementerian Sumber Manusia (KSM) telah mula melaksanakan penilaian kendiri melalui Sistem Kecemerlangan Pengurusan Kewangan (SKPK) bagi menilai tahap pematuhan pengurusan kewangan terhadap kesemua Pusat Tanggungjawab (PTJ) di bawah KSM setiap tahun mulai tahun 2019. Dalam memperkasa kaedah penilaian kendiri melalui SKPK sebagai salah satu mekanisme pemantauan yang berkesan oleh Ketua Jabatan, mulai tahun 2021 pihak UAD membuat pengesahan terhadap maklum balas penilaian kendiri SKPK melalui pelaksanaan Penampilan Audit Berdasarkan SKPK. Pengauditan ini juga merupakan salah satu inisiatif di bawah Pelan Antirasuah Organisasi (OACP) KSM 2021-2025. Melalui inisiatif ini, pada tahun 2022 sejumlah 30 PTJ merangkumi kesemua sembilan (9) Jabatan di bawah KSM telah dipilih untuk dibuat pengesahan.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 24 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Pengauditan telah dilaksanakan mulai bulan Januari hingga Disember 2022. Butiran pengauditan bagi 30 PTJ tersebut adalah seperti jadual berikut: BIL PUSAT TANGGUNGJAWAB TARIKH AUDIT TARIKH LAPORAN TARIKH MAKLUM BALAS DITERIMA TARIKH EXIT CONFERENCE JABATAN TENAGA KERJA SEMENANJUNG MALAYSIA (JTKSM) 1 Jabatan Tenaga Kerja Kedah 06.03 – 08.03.2022 28.03.2022 24.04.2022 15.08.2022 2 Jabatan Tenaga Kerja Pulau Pinang April - Mei 2022 02.06.2022 30.06.2022 15.08.2022 3 Jabatan Tenaga Kerja Pahang 17.05 – 20.05.2022 08.06.2022 07.07.2022 15.08.2022 4 Jabatan Tenaga Kerja Kelantan 17.05 – 20.05.2022 01.07.2022 04.08.2022 15.08.2022 5 Jabatan Tenaga Kerja WP Labuan 13.06 - 17.06.2022 01.07.2022 02.08.2022 15.08.2022 JABATAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN (JKKP) 6 Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Pulau Pinang April - Mei 2022 10.06.2022 04.07.2022 13.09.2022 7 Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Perak 17.05 – 20.05.2022 13.06.2022 12.07.2022 13.09.2022 8 Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Melaka 28.03 – 01.04.2022 21.04.2022 19.05.2022 13.09.2022 9 Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan WP Labuan 13.06 – 17.06.2022 06.07.2022 11.08.2022 13.09.2022 JABATAN PERHUBUNGAN PERUSAHAAN (JPP) 10 Jabatan Perhubungan Perusahaan Melaka 31.03 – 01.04.2022 14.04.2022 28.04.2022 06.07.2022 11 Jabatan Perhubungan Perusahaan Kelantan 01.04 – 28.04.2022 24.05.2022 13.06.2022 06.07.2022 12 Jabatan Perhubungan Perusahaan Sarawak 21.02 – 25.02.2022 01.03.2022 01.03.2022 06.07.2022 JABATAN TENAGA MANUSIA (JTM) 13 Institut Latihan Perindustrian Nibong Tebal 24.01 – 28.01.2022 16.02.2022 09.03.2022 01.09.2022 14 Institut Latihan Perindustrian Selandar 17.01 – 21.01.2022 27.01.2022 16.02.2022 01.09.2022 15 Institut Latihan Perindustrian Sandakan 22.06 – 24.06.2022 07.07.2022 27.07.2022 01.09.2022 16 Institut Latihan Perindustrian Kota Kinabalu 28.11.2022 – 07.01.2023 20.01.2023 20.02.2023 Akan diadakan pada tahun 2023
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 25 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 BIL PUSAT TANGGUNGJAWAB TARIKH AUDIT TARIKH LAPORAN TARIKH MAKLUM BALAS DITERIMA TARIKH EXIT CONFERENCE JABATAN TENAGA KERJA SABAH (JTK SABAH) 17 Pejabat Tenaga Kerja Lahad Datu 17.01 – 18.02.20222 22.03.2022 14.04.2022 Akan diadakan pada tahun 2023 18 Pejabat Tenaga Kerja Sandakan 20.06 – 21.06.2022 06.07.2022 26.07.2022 19 Pejabat Tenaga Kerja Kota Kinabalu 28.11.2022 – 07.01.2023 16.01.2023 15.02.2023 20 Pejabat Tenaga Kerja Kudat 28.11.2022 – 07.01.2023 02.02.2023 03.03.2023 21 Pejabat Tenaga Kerja Tawau 05.09 – 28.10.2022 22.11.2022 13.12.2022 JABATAN TENAGA KERJA SARAWAK (JTK SARAWAK) 22 Pejabat Tenaga Kerja Sibu 25.05 – 27.05.2022 10.06.2022 30.06.2022 29.07.2022 23 Pejabat Tenaga Kerja Sarikei 23.05 – 24.05.2022 27.05.2022 13.06.2022 29.07.2022 24 Pejabat Tenaga Kerja Bakun 28.11.2022 – 07.01.2023 16.01.2023 26.01.2023 Akan diadakan pada tahun 2023 25 Pejabat Tenaga Kerja Kapit 15.09.2022 – 30.10..2022 07.12.2022 27.12.2022 26 Pejabat Tenaga Kerja Saratok 15.09.2022 – 30.10..2022 07.12.2022 03.01.2023 27 Pejabat Tenaga Kerja Betong 23.11 – 16.12.2022 03.01.2023 17.01.2023 28 Pejabat Tenaga Kerja Mukah 01.12 – 23.12.2022 12.01.2023 14.02.2023 29 Pejabat Tenaga Kerja Lawas 01.12 – 29.12.2022 12.01.2023 09.02.2023 30 Pejabat Tenaga Kerja Serian 01.12 – 29.12.2022 09.01.2023 25.01.2023 Pada tahun 2022, Penampilan Audit Berdasarkan SKPK dilaksanakan secara remote audit dan hybrid. Penampilan Audit Berdasarkan SKPK dilaksanakan secara remote audit di mana PTJ diminta untuk mengemukakan dokumen secara softcopy sepenuhnya melalui e-mel untuk semakan. Manakala pengauditan secara hybrid pula PTJ diminta untuk mengemukakan sebahagian dokumen secara softcopy untuk semakan secara remote audit dan sebahagian lagi dokumen disemak semasa lawatan fizikal.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 26 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penampilan Audit Berdasarkan SKPK yang dilaksanakan adalah merangkumi lapan (8) elemen pengurusan kewangan yang berisiko tinggi bagi sesebuah PTJ yang dipilih untuk memastikan tahap pematuhan sepenuhnya terhadap peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Penampilan Audit dilaksanakan dengan membuat pengesahan terhadap maklum balas PTJ berdasarkan 288 kriteria yang telah dibuat penilaian kendiri secara atas talian melalui SKPK pada tahun 2021. 4.2.2 RUMUSAN AUDIT Daripada 30 PTJ yang dipilih untuk dilaksanakan penampilan Audit berdasarkan SKPK, 13 PTJ memperoleh tahap pematuhan pengurusan kewangan Cemerlang; 16 PTJ mencapai tahap pematuhan pengurusan kewangan Baik; manakala satu (1) PTJ mencapai tahap pematuhan pengurusan kewangan Memuaskan. Butiran pecahan tahap pematuhan pengurusan kewangan secara keseluruhan dan mengikut Jabatan adalah seperti berikut: PECAHAN TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN KEWANGAN DI 30 PTJ Cemerlang 16 PTJ [53.3 %] 1 PTJ [3.3%] Baik Memuaskan 13 PTJ [43.4 %]
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 27 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 TAHAP PEMATUHAN TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN MENGIKUT JABATAN Cemerlang Baik Memuaskan a. PEMATUHAN TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN DI JABATAN TENAGA KERJA SEMENANJUNG MALAYSIA (JTKSM) • Perbandingan Markah Penilaian Kendiri SKPK 2021 dengan markah Audit bagi lima (5) PTJ di bawah JTKSM adalah seperti berikut: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 JTKSM JKKP JPP JTM JTK Sabah JTK Sarawak Cemerlang Baik Memuaskan JTKSM 100 96.2 100 94.4 100 95.4 92.2 89.9 87.6 87.5 80 82 84 86 88 90 92 94 96 98 100 102 JTK Kedah JTK P.Pinang JTK Pahang JTK Kelantan JTK WP Labuan PERBANDINGAN MARKAH PENILAIAN KENDIRI DENGAN MARKAH AUDIT BAGI PTJ DI BAWAH JTKSM Penilaian Kendiri oleh PTJ Markah Audit JKKP JPP JTM JTK Sabah JTK Sarawak 40% 60% 50% 25% 25% 45% 55% 80% 20% 100% 100%
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 28 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 b. PEMATUHAN TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN DI JABATAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN (JKKP) • Perbandingan Markah Penilaian Kendiri SKPK 2021 dengan markah Audit bagi empat (4) PTJ di bawah JKKP adalah seperti berikut: c. PEMATUHAN TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN DI JABATAN PERHUBUNGAN PERUSAHAAN (JPP) • Perbandingan Markah Penilaian Kendiri SKPK 2021 dengan markah Audit bagi tiga (3) PTJ di bawah JPP adalah seperti berikut: 99.8 100 100 100 93.2 93.8 77.6 83.7 0 20 40 60 80 100 120 JKKP P.Pinang JKKP Melaka JKKP Perak JKKP Labuan PERBANDINGAN MARKAH PENILAIAN KENDIRI DENGAN MARKAH AUDIT BAGI PTJ DI BAWAH JKKP Penilaian Kendiri oleh PTJ Markah Audit 100 98.1 100 93.5 93.1 98 88 90 92 94 96 98 100 102 JPP Melaka JPP Kelantan JPP Sarawak PERBANDINGAN MARKAH PENILAIAN KENDIRI DENGAN MARKAH AUDIT BAGI PTJ DI BAWAH JPP Penilaian Kendiri oleh PTJ Markah Audit
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 29 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 d. PEMATUHAN TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN DI JABATAN TENAGA MANUSIA (JTM) • Perbandingan Markah Penilaian Kendiri SKPK 2021 dengan markah Audit bagi empat (4) PTJ di bawah JTM adalah seperti berikut: e. PEMATUHAN TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN DI JABATAN TENAGA KERJA SABAH (JTK SABAH) • Perbandingan Markah Penilaian Kendiri SKPK 2021 dengan markah Audit bagi lima (5) PTJ di bawah JTK Sabah adalah seperti berikut: 97.8 99.3 100 100 86.3 88 86.1 89.8 75 80 85 90 95 100 105 ILP Nibong Tebal ILP Selandar ILP Sandakan ILP Kota Kinabalu PERBANDINGAN MARKAH PENILAIAN KENDIRI DENGAN MARKAH AUDIT BAGI PTJ DI BAWAH JTM Penilaian Kendiri oleh PTJ Markah Audit 100 99.1 99.8 99.8 100 86.9 83.2 86.1 85.1 91.1 0 20 40 60 80 100 120 PTK Lahad Datu PTK Sandakan PTK Kota Kinabalu PTK Kudat PTK Tawau PERBANDINGAN MARKAH PENILAIAN KENDIRI DENGAN MARKAH AUDIT BAGI PTJ DI BAWAH JTK SABAH Penilaian Kendiri oleh PTJ Markah Audit
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 30 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 f. PEMATUHAN TERHADAP PENGURUSAN KEWANGAN DI JABATAN TENAGA KERJA SARAWAK (JTK SARAWAK) • Perbandingan Markah Penilaian Kendiri SKPK 2021 dengan markah Audit bagi sembilan (9) PTJ di bawah JTK Sarawak adalah seperti berikut: Ringkasan markah yang diperoleh setiap PTJ mengikut kawalan adalah seperti jadual berikut: JADUAL 4-3 RINGKASAN MARKAH AUDIT DI SETIAP PTJ PUSAT TANGUNGJAWAB (PTJ) PENGURUSAN BAJET TERIMAAN PEROLEHAN BELANJA AMANAH/ DEPOSIT ASET & STOR KENDERAAN MARKAH AUDIT JPP Kelantan 9.52 5.00 TB 22.97 19.31 TB 14.08 3.65 98.05 JPP Sarawak 9.60 5.00 TB 25.00 20.00 TB 13.80 5.00 98.00 PTK Serian 8.75 5.00 15.00 25.00 20.00 5.00 14.77 3.70 97.22 JTK Kedah 9.03 5.00 15.00 24.21 19.38 4.44 13.30 5.00 95.36 PTK Kapit 8.10 5.00 15.00 25.00 20.00 5.00 11.90 4.38 94.38 JKKP Melaka 9.03 5.00 15.00 23.58 18.18 TB 14.30 3.97 93.75 JPP Melaka 9.31 5.00 TB 25.00 18.18 TB 12.83 4.46 93.48 JKKP Pulau Pinang 8.93 5.00 14.35 23.64 20.00 TB 13.73 2.92 93.23 PTK Lawas 9.52 5.00 15.00 25.00 17.60 4.00 12.32 3.85 92.29 100 99.1 95.2 97.5 96.1 97.1 100 99.4 98.9 83.5 90.6 90.6 94.4 89.2 88.0 89.1 92.3 97.2 75 80 85 90 95 100 105 PTK Sibu PTK Sarikei PTK Bakun PTK Kapit PTK Saratok PTK Betong PTK Mukah PTK Lawas PTK Serian PERBANDINGAN MARKAH PENILAIAN KENDIRI DENGAN MARKAH AUDIT BAGI PTJ DI BAWAH JTK SARAWAK Penilaian Kendiri oleh PTJ Markah Audit