PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 31 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 PUSAT TANGUNGJAWAB (PTJ) PENGURUSAN BAJET TERIMAAN PEROLEHAN BELANJA AMANAH/ DEPOSIT ASET & STOR KENDERAAN MARKAH AUDIT JTK Pulau Pinang 7.08 5.00 15.00 24.43 20.00 TB 12.69 3.40 92.21 PTK Tawau 7.41 5.00 15.00 25.00 17.24 2.69 14.79 3.93 91.06 PTK Sarikei 7.70 5.00 13.10 25.00 16.70 5.00 15.00 3.10 90.60 PTK Bakun 7.90 5.00 15.00 25.00 16.00 5.00 13.30 3.40 90.60 JTK Pahang 10.00 5.00 15.00 23.64 18.33 3.21 11.30 3.38 89.86 ILP Kota Kinabalu 7.60 5.00 15.00 23.40 17.10 5.00 13.90 2.70 89.80 PTK Saratok 7.50 5.00 13.59 25.00 19.31 TB 11.67 2.65 89.18 PTK Mukah 8.33 5.00 15.00 25.00 16.25 3.93 11.39 4.23 89.13 PTK Betong 8.33 5.00 15.00 25.00 14.17 5.00 12.43 3.08 88.01 ILP Selandar 6.60 5.00 14.20 23.80 16.70 5.00 12.80 3.90 88.00 JTK Kelantan 8.93 5.00 15.00 25.00 15.00 TB 12.00 2.25 87.56 JTK WP Labuan 7.50 5.00 15.00 24.51 17.58 TB 9.64 3.86 87.46 PTK Lahad Datu 6.80 5.00 15.00 22.70 16.30 4.30 13.50 3.30 86.90 ILP Nibong Tebal 7.40 5.00 14.20 25.00 17.00 5.00 10.60 2.10 86.30 ILP Sandakan 9.40 5.00 11.80 20.60 17.50 4.30 12.50 5.00 86.10 PTK Kota Kinabalu 7.10 5.00 13.60 22.70 18.00 5.00 11.70 3.00 86.10 PTK Kudat 6.19 5.00 12.22 21.67 16.15 5.00 13.89 5.00 85.12 JKKP WP Labuan 7.92 5.00 12.63 23.53 15.76 TB 11.06 3.57 83.65 PTK Sibu 8.10 5.00 15.00 18.20 15.00 5.00 13.90 3.30 83.50 PTK Sandakan 7.70 5.00 9.40 22.80 15.60 4.30 13.40 5.00 83.20 JKKP Perak 7.50 5.00 13.18 16.67 14.55 TB 12.86 3.97 77.58 4.2.3 PENEMUAN AUDIT YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Setiap isu Audit yang dibangkitkan, dianalisis tahap risikonya untuk menilai implikasi isu terhadap pencapaian objektif sesuatu aktiviti yang diaudit. Analisis yang dilakukan dapat membantu Kementerian/ Jabatan untuk mengambil tindakan segera terhadap isu berisiko tinggi yang boleh mengakibatkan pemborosan, pembaziran, ketirisan wang awam serta penyelewengan. Keterangan bagi tahap risiko adalah seperti di carta alir berikut:
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 32 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Berdasarkan Penampilan Audit yang dilaksanakan terhadap 30 PTJ pada tahun 2022, berikut adalah isu berisiko tinggi yang telah dikenalpasti dan dianalisis di Jadual 4-4: JADUAL 4-4 PENEMUAN RISIKO TINGGI BIL. PENEMUAN AUDIT BIL. PTJ PTJ TERLIBAT KAWALAN PENGURUSAN 1 Pemeriksaan Mengejut (AP309) tidak dibuat dengan teratur/ tidak menyeluruh - Resit Kew.38/ setem/ pos daftar tidak diperiksa 12 • ILP Nibong Tebal • ILP Sandakan • ILP Selandar • ILP Kota Kinabalu • JTK WP Labuan • JKKP P.Pinang • JKKP Perak • JKKP WP Labuan • PTK Sarikei • PTK Saratok • PTK Tawau • PTK Kota Kinabalu KAWALAN TERIMAAN 2 Daftar Borang Hasil (Kew.67) tidak disediakan/ tidak diselenggara/ tidak kemas kini 2 • JKKP WP Labuan • JKKP Perak 3 Penyata Mengenai Borang Hasil Yang Dikawal (Kew.68) tidak dilengkapkan dengan teratur/ tepat 5 • ILP Nibong Tebal • ILP Sandakan • JKKP WP Labuan • PTK Saratok • PTK Kota Kinabalu 4 Pegawai yang menjalankan tugas terimaan/ pungutan di kaunter bayaran tidak dilantik secara bertulis 1 • JKKP Perak 5 Peraku Penyata Pemungut tidak diwakilkan kuasa oleh Pegawai Pengawal 1 • PTK Sarikei 6 Resit Rasmi Kew.38 tidak disimpan selamat 1 • ILP Sandakan 7 Resit Rasmi Kew.38 lewat disediakan 1 • PTK Kudat 8 Hasil tidak dipungut dengan segera 1 • ILP Selandar 9 Kutipan lewat dimasukkan ke dalam bank 1 • PTK Kudat
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 33 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 BIL. PENEMUAN AUDIT BIL. PTJ PTJ TERLIBAT 10 Baki setem berbeza antara rekod dan pengiraan fizikal. 1 • JTK Kedah 11 Kadar perkhidmatan (Programme Teaching Factory) tidak ditetapkan dengan menyeluruh 1 • ILP Sandakan KAWALAN PEROLEHAN 12 Pesanan Kerajaan hanya dikeluarkan selepas perkhidmatan disempurnakan 1 • PTK Sibu 13 Kajian tidak dibuat/ tidak dibuat dengan sempurna 1 • ILP Sandakan 14 Perolehan dipecah kecil 1 • ILP Sandakan 15 Perolehan tidak ditawarkan kepada pembekal yang menawarkan harga terendah 1 • PTK Sibu 16 Kontrak lewat disempurnakan 8 • JKKP WP Labuan • JKKP Pulau Pinang • JKKP Melaka • JKKP Perak • JPP Kelantan • ILP Sandakan • ILP Selandar • PTK Sibu 17 Kontrak ditandatangani lebih awal berbanding Tarikh SST 1 • JTK Pahang 18 SST yang dikembalikan syarikat tidak diisi dengan lengkap 2 • PTK Kota Kinabalu • ILP Kota Kinabalu 19 SST tanpa tandatangan Pegawai Diberi Kuasa dikemukakan kepada pembekal 1 • JKKP Perak 20 Bayaran kontrak sewaan mesin fotostat melebihi nilai kontrak 1 • JKKP Perak KAWALAN PERBELANJAAN 21 Pegawai Penyedia Arahan Pembayaran Tidak Diturunkan Kuasa 8 • ILP Nibong Tebal • ILP Selandar • JKKP Melaka • JKKP Perak • JTK Kelantan • PTK Sarikei • PTK Sibu • PTK Kudat 22 Baki wang tunai di tangan tidak sama dengan baki pada Buku Tunai Wang Runcit 5 • JPP Melaka • JTK Kedah • JTK WP Labuan • JKKP Perak • JKKP WP Labuan 23 Perbelanjaan tidak dibenarkan menggunakan PWR 1 • PTK Bakun 24 Arahan pembayaran tidak disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap 3 • ILP Selandar • PTK Sibu • PTK Kota Kinabalu
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 34 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 BIL. PENEMUAN AUDIT BIL. PTJ PTJ TERLIBAT 25 Bayaran diperaku terhadap tuntutan perjalanan yang tidak wajar 1 • PTK Sibu 26 Bayaran penuh ke atas perbelanjaan bertugas rasmi yang terlebih tuntut 1 • PTK Sibu 27 Bayaran penuh dibuat atas kerja yang tidak disempurnakan (improper payment) 1 • ILP Nibong Tebal 28 Bayaran penuh dibuat ke atas perkhidmatan terlebih tuntut 1 • ILP Sandakan PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT/ AMANAH 29 Lejar individu deposit tidak diselenggara 1 • JTK Pahang 30 Baki dalam daftar/ rekod kecil tidak sama dengan akaun utama deposit setiap bulan 1 • PTK Mukah 31 Deposit pampasan pekerja belum diwartakan 2 • PTK Lawas • PTK Tawau PENGURUSAN ASET DAN STOR 32 Aset alih lewat didaftarkan dalam SPPA/ tidak dapat disahkan sama ada didaftarkan dalam tempoh yang ditetapkan/ Aset Alih tidak didaftarkan 3 • JKKP WP Labuan • JKKP Perak • JTK Kelantan 33 Aset Alih tidak diperiksa 100% oleh Pegawai Pemeriksa Aset yang dilantik/ tidak dapat mengesahkan sama ada pemeriksaan Aset Alih dilakukan 4 • JKKP WP Labuan • JTK Pahang • PTK Betong • PTK Saratok 34 Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA14) tidak diisi dengan lengkap 3 • ILP Selandar • PTK Serian • PTK Mukah 35 Program penyelenggaraan tidak dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan 1 • PTK Kapit 36 Keanggotaan Pemverifikasi Stor tidak mengikut ketetapan 2 • ILP Sandakan • JTK WP Labuan PENGURUSAN KENDERAAN 37 Tiada bukti penyata pembelian bahan api disemak silang sebelum bayaran dibuat 7 • ILP Nibong Tebal • ILP Kota Kinabalu • JTK Pahang • JKKP Melaka • JKKP WP Labuan • PTK Sarikei • PTK Betong
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 35 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 BIL. PENEMUAN AUDIT BIL. PTJ PTJ TERLIBAT 38 Penyata penggunaan KSBTTR bulanan tidak diterima/ tidak dicetak/ tidak disemak silang oleh Pegawai Kenderaan dengan dokumen berkaitan 3 • JTK Pahang • PTK Saratok • PTK Bakun 39 Penyimpanan Kad Inden/ KSBTTR/ Buku Rekod Pergerakan KSBTTR tidak diurus dengan teratur 1 • JTK Pulau Pinang 40 Saman kesalahan lalu lintas belum dijelaskan 3 • JTK Kelantan • JKKP Pulau Pinang • JKKP Perak 41 Pengurusan saman tertunggak tidak dilaksanakan dengan teratur 2 • ILP Nibong Tebal • ILP Selandar 4.2.4 SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, pihak Audit berpendapat bahawa prestasi pengurusan kewangan di semua 35 PTJ adalah baik. Namun masih terdapat kelemahan yang perlu diambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan bagi meningkatkan lagi tahap pematuhan serta prestasi tadbir urus pengurusan kewangan di Pejabat-pejabat berkaitan. Sehubungan itu, Ketua Jabatan adalah disyorkan untuk memberi pertimbangan terhadap perkara-perkara seperti berikut: a. merancang, menyelia dan memantau dengan lebih rapi terhadap kerja-kerja pegawai yang bertanggungjawab bagi memastikan tugasan dilaksanakan selaras dengan peraturan yang ditetapkan; b. memastikan isu yang dibangkitkan oleh Unit Audit Dalam diambil tindakan corrective dan preventive secara menyeluruh. Tujuan tindakan corrective adalah untuk memastikan kelemahan yang dibangkitkan dapat diperbetulkan manakala tindakan preventive adalah bagi memastikan kelemahan yang sama tidak berulang; c. peraturan-peraturan kewangan yang ditetapkan dipatuhi sepenuhnya;
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 36 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 d. memastikan latihan yang relevan dan mencukupi diberikan kepada semua pegawai yang terlibat bagi meningkatkan pengetahuan serta kemahiran supaya dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan; e. memastikan pengurusan aset, stor dan kenderaan Jabatan diuruskan dengan teratur bagi mengelakkan daripada berlakunya pembaziran dan penyalahgunaan; dan f. memastikan peraturan-peraturan kewangan yang ditetapkan dipatuhi sepenuhnya.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 37 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 4.3 PENGAUDITAN PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA CUT OFF 31 DISEMBER 2021 FAKTA UTAMA Objektif Persediaan awal pelaksanaan perakaunan Kerajaan Persekutuan Polisi • Tempoh peralihan bagi persediaan pelaksanaan perakaunan yang ditetapkan oleh JANM telah bermula pada tahun 2018. • Data baki awal aset cut off 31 Disember 2021 perlu diverifikasi oleh Unit Audit Dalam (UAD) Kementerian untuk dimigrasi ke sistem iGFMAS. Pelaksana Ketua Akauntan Kementerian Memantau dan memastikan pelaksanaan perakaunan akruan Kementerian selaras dengan keperluan semasa dalam memastikan Penyata Kewangan Kementerian adalah tepat. Ketua Unit Audit Dalam Kementerian Memantau dan memastikan pelaksanaan perakaunan akruan Kementerian selaras dengan keperluan semasa dalam memastikan Penyata Kewangan Kementerian adalah tepat.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 38 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 4.3.1. LATAR BELAKANG Sistem Integrated Government Financial and Management System (iGFMAS) yang berasaskan akruan telah mula dilaksanakan pada 1 Januari 2018. Garis Panduan Polisi Peralihan Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan telah dikeluarkan sebagai persediaan awal pelaksanaan perakaunan akruan selaras dengan pemakaian Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 11 Tahun 2017 Polisi Peralihan Pelaksanaan Akruan Kerajaan. Garis Panduan ini menetapkan tempoh masa peralihan selama tiga (3) tahun bermula daripada tarikh pelaksanaan sistem iGFMAS bagi mengakaunkan baki awal aset, liabiliti dan ekuiti kerajaan. Tempoh masa peralihan tiga (3) tahun bagi persediaan awal pelaksanaan perakaunan Kerajaan Persekutuan adalah bermula pada 1 Januari 2018 dan berakhir pada 31 Disember 2020. Sehubungan itu, polisi baki awal aset dalam tempoh peralihan menetapkan sekurang-kurangnya sebanyak 90% aset tak alih dan aset alih yang dikenal pasti hendaklah diperakaunkan pada tahun 2018 dan bakinya sebanyak 10% hendaklah diperakaunkan pada tahun 2019 dan 2020. Perkara 4.1.1 Garis Panduan Polisi Peralihan Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan menyatakan dalam melaksanakan polisi tempoh peralihan tersebut, Ketua Akauntan Kementerian selaku sebahagian daripada ahli Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian bertanggungjawab memantau dan memastikan pelaksanaan perakaunan akruan Kementerian seiring dan selaras dengan keperluan semasa dalam memastikan Penyata Kewangan Kementerian tepat. JANM melalui surat bil. JANM.PPPA.600-11/3/3 (6) bertarikh 22 Disember 2021 menetapkan bahawa Unit Audit Dalam (UAD) Kementerian perlu melaksanakan pengesahan data berikut: i. Data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh 2017 yang belum dimigrasi; ii. Pembetulan data baki awal aset dan liabiliti yang telah dimigrasi; dan iii. Pelarasan ke atas kesilapan perakaunan data aset dan liabiliti bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021. Bagi memastikan data dapat di migrasi ke iGFMAS dengan lancar dalam tempoh peralihan pelaksanaan perakaunan akruan, JANM telah menetapkan tarikh data perlu dikemukakan oleh Bahagian Akaun (BA) kepada UAD dan tarikh pengesahan oleh UAD terhadap baki awal aset dan liabiliti sehingga selesai seperti jadual berikut:
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 39 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 JADUAL 4-5 TEMPOH PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI CUT OFF 31 DISEMBER 2021 KOMPONEN DATA DATA CUT OFF AKTIVITI MIGRASI DATA BAKI AWAL DISERAH OLEH BAHAGIAN AKAUN UNTUK DIAUDIT PENGESAHAN JURUAUDIT DALAM SELESAI (TERMASUK KUIRI) Aset dan Liabiliti 31 Disember 2017 31 Disember 2018 hingga 31 Disember 2020 Batch 1 Selewat-lewatnya pada 31 Januari 2022 28 Februari 2022 Batch 2 Selewat-lewatnya pada 31 Mei 2022 30 Jun 2022 4.3.2. OBJEKTIF PENGAUDITAN UAD memainkan peranan sebagai barisan pertahanan kedua bagi memastikan data baki awal aset dan liabiliti yang disediakan oleh Bahagian Akaun Kementerian adalah tepat dan bebas daripada sebarang kesilapan ketara. 4.3.3. SKOP PENGAUDITAN 4.3.3.1 Pengauditan yang dijalankan meliputi data baki awal Aset Dalam Pembinaan, Aset Alih, Aset Tak Alih Bangunan dan Aset Tak Alih Tanah bagi cut-off date sehingga 31 Disember 2021 yang telah dikemukakan kepada UAD untuk pengesahan. 4.3.3.2 Pengauditan dilaksanakan terhadap sampel aset yang telah dipilih seperti berikut: JADUAL 4-6 SAMPEL PENGAUDITAN BIL. JENIS ASET/PTJ BIL. ASET % SAMPEL JUMLAH (RM) % SAMPEL Aset Dalam Pembinaan 1. Projek Meroboh dan Membina Semula Bangunan Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang 1 100% 2,055,328.01 97.00% 2. Pembelian 36 Unit Rumah Kedai Dalam Pembinaan Yang Direka Khas Untuk Institut Latihan Perladangan Segamat, Johor 36 100% 6,405,000.00 100% Jumlah Aset Dalam Pembinaan 37 100% 8,524,457.56 100%
PENGURUSAN KEWANGAN PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 40 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 BIL. JENIS ASET/PTJ BIL. ASET % SAMPEL JUMLAH (RM) % SAMPEL Aset Alih 1. Caw. Pengurusan Sumber Manusia KSM 4 100% 14,850.00 100% 2. Ibu Pejabat Jabatan Tenaga Manusia 1 100% 3,500.00 100% 3. Institut Teknikal Jepun Malaysia 2 100% 120,000.00 100% 4. Institut Latihan Perindustrian Perai 37 30.83% 1,569,167.00 79.34% 5. Institut Latihan Perindustrian Ipoh 79 9.31% 16,002,175.01 70.11% 6. Jabatan Tenaga Kerja Perak 9 100% 218,405.03 100% 7. Pejabat Tenaga Kerja Ipoh 2 100% 4,750.00 100% 8. Pejabat Tenaga Kerja Tapah 2 100% 6,870.00 100% 9. Mahkamah Perusahaan P.Pinang 1 100% 5,000.00 100% 10. Jabatan Perhubungan Perusahaan Perak 1 100% 4,154.00 100% 11. Pejabat Tenaga Kerja Lahad Datu 4 100% 12,265.00 100% Jumlah Aset Alih 142 14.27% 17,961,136.04 71.3% Aset Tak Alih – Bangunan 1. Banggunan Pejabat/ Latihan Kampus NIOSH Kerteh, Terengganu 1 100% 4,326,800.00 100% Jumlah Aset Tak Alih - Bangunan 1 100% 4,326,800.00 100% Aset Tak Alih – Tanah 1. Tapak Tambahan ILP Marang, Terengganu 1 100% 720,000.00 100% Jumlah Aset Tak Alih - Tanah 1 100% 720,000.00 100% 4.3.4 PENEMUAN AUDIT a. ASET DALAM PEMBINAAN (AUC) i. Projek Meroboh dan Membina Semula Bangunan Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang Penemuan Audit Bayaran Imbuhan Balik Perunding Terkurang Nyata dalam templat Bahagian Akaun KSM sebanyak RM12,793.30.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 41 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Maklum Balas Auditi Bahagian Akaun KSM Bahagian Akaun bersetuju nilai Aset Dalam Pembinaan (AUC) terkurang nyata sebanyak RM12,793.30 dan jumlah ini akan dibawa masuk sebagai data migrasi AUC. Kekurangan ini adalah disebabkan dokumen sokongan lewat dikemukakan sebelum templat diserahkan kepada pihak Audit. Penemuan Audit Kos pindahan barang-barang kelengkapan pejabat tidak boleh dimasukkan sebagai kos Aset Dalam Pembinaan yang menyebabkan templat Bahagian Akaun KSM terlebih nyata sebanyak RM 168,839.98. Maklum Balas Auditi Bahagian Akaun KSM Bahagian Akaun bersetuju jumlah AUC terlebih nyata sebanyak RM168,839.98 dan jumlah ini akan dikeluarkan dari data migrasi AUC. Amaun terlebih nyata adalah disebabkan PTJ tidak mengemukakan dokumen sokongan lewat dikemukakan sebelum templat diserahkan kepada pihak Audit. Penemuan Audit Kerja-kerja Penyelenggaraan di PTK Butterworth tidak boleh dimasukkan sebagai kos Aset Dalam Pembinaan bagi Bangunan LBPPP kerana ia menyebabkan nilai Aset Dalam Pembinaan dalam templat BA KSM telah terlebih nyata sejumlah RM152,678.77. Maklum Balas Auditi Bahagian Akaun KSM Bahagian ini bersetuju jumlah AUC terlebih nyata sebanyak RM152,678.77, dan jumlah ini akan dikeluarkan dari data migrasi AUC. Amaun yang terlebih ini adalah disebabkan PTJ tidak mengemukakan dokumen sokongan kepada Bahagian ini, sebelum data dikemukakan kepada pihak Audit.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 42 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 b. ASET ALIH Penemuan Audit Aset Telah Dilupuskan Atau Dipindahkan Empat (4) Aset Alih yang disenaraikan dalam templat di bawah Institut Latihan Perindustrian Ipoh, Jabatan Tenaga Kerja Perak dan Pejabat Tenaga Kerja Lahad Datu telah dilupuskan atau dipindahkan. Ini menyebabkan nilai Aset Alih dalam templat telah terlebih nyata sejumlah RM316,891.00. Maklum Balas Auditi Bahagian Akaun KSM Bahagian Akaun mengambil maklum penemuan Audit terhadap Aset Alih tersebut. Tindakan selanjutnya yang akan diambil adalah seperti berikut: 1. Institut Latihan Perindustrian Ipoh: a. Aset yang telah dilupuskan, iaitu Induction Furnace (KSM/JTM/ILPIPH?H/14/104) bernilai RM150,000.00 tidak akan dimasukkan sebagai data migrasi. b. Aset yang dilupuskan, iaitu Van (KSM/JTM/ILPIPH/H/16/1) bernilai RM63,122.00 tidak akan dimasukkan sebagai data migrasi. 2. Jabatan Tenaga Kerja Perak: a. Pacuan 4 Roda (Toyota Hilux) (KSM/JTKSM/08-1/H/13/1) bernilai RM100,000.00 akan dimasukkan sebagai data migrasi di bawah Pejabat Tenaga Kerja Teluk Intan (PTK Teluk Intan), kod PTJ: 47051044. 3. Pejabat Tenaga Kerja Lahad Datu: a. Aset yang telah dilupuskan, iaitu Komputer Riba (Laptop) (KSM/JTKSBH/12-02-01/H/09/4) bernilai RM3,769.00 tidak akan dibawa masuk sebagai data migrasi.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 43 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit Aset Alih Tidak Dapat Dikesan Di Pejabat Tenaga Kerja Ipoh Semakan fizikal Audit di Pejabat Tenaga Kerja Ipoh pada 1 November 2022 mendapati komputer riba dengan nombor pendaftaran KSM/JTKSM/08-03-01/H/09/5 tidak berada di lokasi sepertimana penempatan dalam KEW.PA-3, serta aset tersebut tidak dapat dikesan. Maklum Balas Auditi PTK Ipoh 1. Semakan pejabat ini mendapati terdapat kesilapan merekodkan jenis aset dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) yang mana aset KSM/JTKSM/08-03-01/H/09/5 adalah sebuah komputer desktop telah direkodkan sebagai komputer riba. Aset komputer dekstop, nombor pendaftaran aset KSM/JTKSM/08-03-01/H/09/5 berstatus cadangan pelupusan tidak berada di lokasi penempatan iaitu stor Pejabat Tenaga Kerja Ipoh. 2. Pembantu Tadbir bertanggungjawab terhadap aset tersebut menyatakan cadangan pelupusan bagi aset tersebut telah direkodkan dalam borang KEW PA-19 pada 28.11.2020. Surat kelulusan pelupusan JTKSM.300-2/10 Jld 3(10) bertarikh 29.10.2021 telah diterima pada 10.11.2021. Bagaimanapun, senarai kelulusan pelupusan aset tersebut tidak termasuk komputer desktop, nombor pendaftaran asset KSM/JTKSM/08-03- 01/H/09/5. 3. Aset yang diluluskan untuk pelupusan dikumpulkan di hadapan ruangan pantri pejabat dan beberapa aset termasuk yang tidak mendapat kelulusan pelupusan dikumpulkan di dalam stor. 4. Pada 28.2.2022, aset-aset ini telah diambil oleh syarikat pelupusan termasuk aset komputer dekstop, nombor pendaftaran aset KSM/JTKSM/08-03-01/H/09/5 yang berada di dalam stor yang sama. 5. Memandangkan aset tersebut telah dilupuskan, tindakan susulan bagi proses hapus kira akan dilaksanakan dengan kadar segera.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 44 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 c. ASET TAK ALIH BANGUNAN i. Bangunan Pejabat / Latihan Kampus NIOSH, Kerteh Penemuan Audit i. Berdasarkan Senarai Semak Dan Panduan Untuk Pengesahan Data Baki Awal Oleh UAD bagi Aset Tak Alih, UAD hendaklah merujuk kepada Dokumen Sumber Utama untuk mengesahkan ketepatan data baki awal yang dikemukakan. Dokumen Sumber Alternatif seperti penilaian yang dibuat oleh pihak JPPH hanya boleh digunakan sekiranya kos tidak dapat ditentukan menggunakan Dokumen Sumber Utama. ii. Data baki awal Aset Tak Alih (Bangunan) (Batch 2) yang perlu disahkan oleh UAD KSM berdasarkan templat yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun (BA) KSM berjumlah RM4,326,800.00 adalah bangunan pejabat/ latihan dan rumah sampah bagi Kampus NIOSH Kerteh, Terengganu yang dibuat penilaian oleh pihak JPPH. iii. Berdasarkan semakan terhadap dokumen sumber utama serta lain-lain dokumen yang berkaitan, pihak Audit berpandangan bahawa kos sebenar pembinaan Bangunan Pejabat/ Latihan Kampus NIOSH Kerteh, Terengganu yang berjumlah RM8,933,632.73 merupakan amaun yang lebih tepat untuk di migrasi ke iGFMAS sebagai nilai baki awal Aset Tak Alih (Bangunan) KSM berbanding amaun penilaian yang dibuat oleh pihak JPPH berjumlah RM4,326,800.00.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 45 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Maklum Balas Auditi Bahagian Akaun KSM Bayaran bagi kos bangunan NIOSH Kerteh telah dibuat oleh pihak NIOSH. Oleh kerana dokumen sokongan masih belum diterima dengan lengkap pada Januari 2022 dan pada masa yang sama, BA KSM telah mendapat nilaian JPPH, Maka BA KSM telah menggunakan nilaian JPPH untuk dimigrasikan. Walaubagaimanapun, BA KSM telah memohon semua Dokumen Sumber Utama yang bekaitan pembinaan NIOSH Kerteh daripada Bahagian Pembangunan. KSM dan BA KSM akan mengemukakan semula templat Baki Awal Aset Tak Alih (Bangunan) untuk pengesahan UAD pada serahan seterusnya iaitu sebelum 31 Mei 2022. 4.3.5. RUMUSAN AUDIT Secara keseluruhannya, UAD telah dapat mengesahkan data baki awal Aset Dalam Pembinaan, Aset Alih, Aset Tak Alih Bangunan dan Aset Tak Alih Tanah bagi cut-off date sehingga 31 Disember 2021. Ringkasan penemuan Audit adalah seperti berikut: Aset Dalam Pembinaan • Projek Meroboh dan Membina Semula Bangunan Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang telah terlebih nyata sejumlah RM308,725.45. • Templat yang dikemukakan bagi Pembelian 36 Unit Rumah Kedai Dalam Pembinaan Yang Direka Khas Untuk Institut Latihan Perladangan Segamat, Johor adalah tepat. Aset Alih • Sampel 142 Aset Alih yang berjumlah RM17,961,136.04 telah dapat disahkan dengan dokumen sumber. Bagaimanapun, daripada jumlah tersebut, RM316,891.00 telah terlebih nyata. Manakala satu (1) aset alih bernilai RM2,650.00 tidak dapat dikesan.
PENGURUSAN KEWANGAN 4 – 46 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Aset Tak Alih Bangunan • Kos sebenar pembinaan Bangunan Pejabat/ Latihan Kampus NIOSH Kerteh, Terengganu yang berjumlah RM8,933,632.73 merupakan amaun yang lebih tepat untuk dimigrasi ke iGFMAS sebagai nilai baki awal Aset Tak Alih (Bangunan) KSM berbanding amaun penilaian yang dibuat oleh pihak JPPH berjumlah RM4,326,800.00. Aset Tak Alih Tanah • Templat Aset Tak Alih (Tanah) yang merupakan Tapak Tambahan di Institut Latihan Perindustrian Marang, Terengganu berjumlah RM720,000.00 telah dapat disahkan dengan dokumen sumber. 4.3.6 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan agar Bahagian/ Jabatan yang terlibat memastikan Data Baki Awal Aset Kementerian yang akan dimigrasi adalah tepat dan betul dengan mengambil tindakan seperti berikut: • Pihak Bahagian Akaun KSM perlu meneliti semula isu Audit yang dibangkitkan dan membuat pelarasan yang sewajarnya terhadap isu nilai aset terlebih dan terkurang agar nilai Baki Awal Aset yang dimigrasi adalah tepat dan betul serta selaras dengan standard perakaunan akruan yang ditetapkan.
PENGAUDITAN ICT 5
PENGAUDITAN ICT 5 – 1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 5.1 PENGAUDITAN PENGURUSAN PEROLEHAN PEMBANGUNAN SISTEM KAWAL URUS DOKUMEN (MySKUD) DI JABATAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN (JKKP) FAKTA UTAMA Objektif Pembangunan Tindakan • Sistem ini merupakan sistem utama JKKP kepada pelanggan jabatan dari dalam dan luar negara bagi perkhidmatan permohonan kelulusan rekabentuk sama ada dandang stim, mesin angkat, bejana tekanan tak berapi, lif dan kebenaran memasang talian paip • Peruntukan RM3.127 juta • Pembangunan RMKe- 11 • Perolehan secara tender terbuka. • Dibangunkan oleh Syarikat Technonet Sdn. Bhd. • Tempoh kontrak 20 April 2018 hingga 19 Disember 2020 (32 bulan) • Tempoh lanjutan masa (EOT) 20 Disember • 2020 hingga 19 Disember 2021 (12 bulan) • Selesai 13 Dalam Tindakan - Pelaksana Seksyen Teknologi Maklumat, JKKP • Bertanggungjawab dalam aspek pengurusan, pelaksanaan, penyelenggaraan dan pemantauan sistem MySKUD. • Memantau operasi teknikal dan memastikan keseluruhan sistem penyampaian perkhidmatan JKKP dilaksanakan dengan cekap dan efisyen.
PENGAUDITAN ICT 5 – 2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 5.1.1 LATAR BELAKANG a. Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Malaysia (JKKP) adalah sebuah Jabatan di bawah Kementerian Sumber Manusia (KSM). Jabatan ini bertanggungjawab untuk memastikan keselamatan, kesihatan dan kebajikan orang yang sedang bekerja, dan melindungi orang lain daripada bahaya-bahaya keselamatan dan kesihatan yang berpunca daripada aktiviti pekerjaan pelbagai sektor. b. Peningkatan sistem JKKP menerusi transformasi pembangunan Sistem Kawal Urus Dokumen (MySKUD) bertujuan menggantikan sistem sedia ada iaitu Sistem Kawal Urus Dokumen (SKUDv3) yang masih mengekalkan teknologi dan perkakasan yang telah tamat jangka hayat dan tempoh sokongan. Sistem ini merupakan sistem utama JKKP kepada pelanggan jabatan dari dalam dan luar negara bagi perkhidmatan permohonan kelulusan rekabentuk sama ada dandang stim, mesin angkat, bejana tekanan tak berapi, lif dan kebenaran memasang talian paip. Berdasarkan laporan MyGSOC (2017) sistem SKUDv3 terdedah kepada ancaman virus kerana tidak dapat mengemaskini perisian sistem operasi kepada versi yang terkini. c. Objektif utama Sistem Kawal Urus Dokumen (MySKUD) adalah seperti berikut: i. Menyediakan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pengguna secara atas talian sepenuhnya. ii. Membangunkan sebuah sistem baru bagi menggantikan sistem sedia ada yang lebih efisien dan berinovasi seiring dengan teknologi semasa. iii. Meningkatkan kutipan hasil jabatan dengan wujudnya sistem atas talian yang menawarkan perkhidmatan yang lebih komprehensif dan efisyen.
PENGAUDITAN ICT 5 – 3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 iv. Membolehkan permohonan, kelulusan, pendaftaran, pembaharuan, pembayaran, semakan dan lain-lain perkhidmatan dilaksanakan secara atas talian dan real-time di mana-mana adanya kemudahan internet secara 24/7 sepanjang tahun kepada pengguna. v. Membolehkan proses permohonan, kelulusan, pendaftaran, pembaharuan pembayaran dan lain-lain perkhidmatan yang ditawarkan secara atas talian dapat dikesan dan dipantau status proses tersebut oleh pihak pelanggan, pemilik proses dan pihak pengurusan dan atasan JKKP; vi. Meningkatkan produktiviti kakitangan JKKP dengan adanya sistem yang lebih stabil, cekap, mudah dan memenuhi keperluan pengguna; dan mempercepatkan proses permohonan d. Perolehan bagi Kontrak Pelaksanaan Projek Transformasi Pembangunan Sistem Kawal Urus Dokumen (MySKUD) dilaksanakan secara tender terbuka dimana pembekal yang telah dilantik adalah Syarikat Technonet Sdn. Bhd dengan kos projek berjumlah RM3,127,135.68 termasuk cukai jualan dan perkhidmatan (SST). Tempoh kontrak bermula 20 April 2018 hingga 19 Disember 2020 (32 bulan) dan terdapat lanjutan masa (EOT) selama 12 bulan bermula 20 Disember 2020 hingga 19 Disember 2021. Tarikh permulaan waranti dan khidmat sokongan serta penyelenggaraan sistem aplikasi MySKUD bermula 1 Januari 2021 hingga 31 Disember 2021. 5.1.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pelaksanaan pengurusan perolehan pembangunan Sistem Kawal Urus Dokumen (MYSKUD) adalah mengikut objektif yang ditetapkan; diuruskan dengan cekap, berkesan dan mengikut peraturan yang ditetapkan. 5.1.3 SKOP PENGAUDITAN a. Pengauditan ini meliputi dua (2) bidang utama iaitu prestasi pembangunan sistem dan pengurusan pembangunan sistem MySKUD. Prestasi pembangunan sistem dinilai berdasarkan dua (2) perkara iaitu pencapaian output dan pencapaian outcome.
PENGAUDITAN ICT 5 – 4 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 i. Pencapaian output merangkumi skop perkhidmatan yang perlu dilaksanakan berdasarkan kontrak. ii. Pencapaian outcome merangkumi kepuasan pengguna dalaman dan luaran terhadap penggunaan sistem MySKUD. b. Pengurusan pembangunan sistem meliputi struktur tadbir urus, pelantikan jawatankuasa, perancangan, pengurusan kontrak, pengurusan bayaran, kajian keperluan pengguna, reka bentuk sistem, latihan dan pemindahan teknologi, integrasi, migrasi, pelan pemulihan bencana, pengujian sistem, perkhidmatan sokongan dan penyelenggaraan serta pemantauan. c. Sebelas (11) daripada 43 (25.58%) modul dipilih untuk diaudit dari segi capaian dan kefungsian sistem meliputi modul Permohonan Jurutera Stim Gred 2, Verifikasi Rekabentuk Lif, Eskalator dan Moving walk, Kelulusan Rekabentuk Bejana Tekanan, Pendaftaran dan Pembaharuan Peralatan Perlindungan Diri (KPD), Orang yang Kompeten Lif Gred 1, Orang yang Kompeten Lif Gred 2, Permohonan Orang Yang Kompeten Lif Gred 3, FYK Pembuat dan Pembaikpulih Bejana Tekanan, Kebenaran Memasang dan Mengendali Talian Paip Petroleum Darat, Kewangan dan Modul Pentadbir. d. Pengauditan dijalankan di Ibu Pejabat di JKKP di Putrajaya bermula bulan Jun hingga Ogos 2022 5.1.4 METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan dijalankan di JKKP dengan menyemak fail, rekod, dokumen, rekod dan walkthrough sistem di peringkat Ibu Pejabat JKKP . Temu bual dan perbincangan dengan pegawai JKKP juga diadakan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, analisis soal selidik kepuasan pengguna terhadap sistem MySKUD juga turut dilaksanakan. Butiran lanjut seperti jadual berikut: JADUAL 5-1-1 TEMPOH PENGAUDITAN BIL TARIKH PENGAUDITAN LOKASI 1. 03.06.2022 Entrance Conference 2. 13.06.2022 Pengauditan bermula di Ibu Pejabat JKKP, Putrajaya 3. 07.07.2022 – 20.07.2022 Walkthrough sistem 11 modul 4. 26.07.2022 – 18.08.2022 Kajian Soal Selidik Kepuasan Pengguna Sistem MySKUD Sumber: Program Audit UAD, KSM
PENGAUDITAN ICT 5 – 5 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 5.1.5 RUMUSAN AUDIT Secara keseluruhannya, pengauditan yang dijalankan bermula 13 Jun 2022 hingga 30 Ogos 2022 merumuskan pengurusan pembangunan sistem MySKUD adalah BAIK. Namun, terdapat beberapa perkara perlu diberi perhatian bagi memantapkan lagi pengurusan sistem MySKUD. Butiran lanjut seperti berikut: a. Prestasi Pembangunan Sistem Pencapaian output MySKUD adalah baik di mana semua perkhidmatan telah dilaksanakan selaras dalam kontrak dan dalam tempoh masa ditetapkan. Bagi pencapaian outcome pula secara purata keseluruhannya lebih 73% pengguna sangat bersetuju dan bersetuju dengan kualiti sistem, kualiti maklumat, kepuasan pengguna, kepenggunaan sistem, impak individu dan penggunaan sistem MySKUD b. Pengurusan Pembangunan Sistem Pengurusan projek MySKUD adalah baik di mana ia dipantau dan dilaksanakan selaras dengan kontrak. Bagaimanapun, pentadbiran kontrak dan pengurusan aset hendaklah dipertingkatkan. Ringkasan penemuan Audit dan perkara yang perlu diberikan perhatian adalah seperti berikut: i. Dokumen Kontrak • Kontrak lewat ditandatangani selama 1 bulan 26 hari daripada tarikh SST ditandatangani • Tarikh kontrak ditandatangani tidak dinyatakan dalam kontrak. ii. Pengurusan Bayaran • Terdapat lapan (8) baucar bayaran tanpa dokumen sokongan yang lengkap iaitu tidak melampirkan minit Keputusan Jawatankuasa Pemandu MySKUD yang meluluskan pembayaran bayaran kemajuan projek. iii. Bon Pelaksanaan • Dokumen kontrak tambahan, salinan bon bagi perlanjutan masa tidak disediakan di mana sepatutnya bon tersebut perlu dilanjutkan
PENGAUDITAN ICT 5 – 6 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 sehingga 19 Disember 2022 kerana perjanjian tambahan berakhir pada 19 Disember 2021. iv. Reka Bentuk Sistem • Terdapat enam (6) System Design Specification (SDS) tidak dilengkapkan dengan nama di ruangan “Disemak Oleh” manakala satu (1) modul tiada tandatangan dan tarikh kelulusan. v. Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) • Tiada Sijil Penerimaan Pengguna dikeluarkan sebagai perakuan penerimaan sistem aplikasi selesai. vi. Integrasi Sistem MySKUD • Penggunaan MOHR Payment Gateway (MOHR Wallet) telah ditukarkan kepada Portal MOLPay tidak dibincangkan dan diputuskan dalam ketiga- tiga jawatankuasa projek. vii. Latihan Pentadbir • Terdapat tiga (3) daripada lima (5) sesi latihan tidak dilaksanakan dan bilangan peserta yang tidak mencukupi. viii. Kelewatan Pendaftaran Aset • Semua aset yang diterima di Ibu Pejabat, JKKP telah didaftarkan lewat 14 hari daripada tarikh penerimaannya. ix. Perbezaan Nilai Aset • Kos keseluruhan tujuh (7) unit aset yang dibayar berdasarkan baucar bayaran adalah berjumlah RM370,312.06 manakala kos keseluruhan yang direkodkan di SPPA berjumlah RM339,507.30. Terdapat perbezaan nilai kos aset secara keseluruhannya di SPPA berjumlah RM30,804.76. x. Pelabelan Aset • Enam (6) unit aset yang ditempatkan di Pusat Data, KSM dan satu (1) unit Network Distribution Switch bertempat di JKKP Sabah mendapati semua aset tersebut tidak dilengkapkan dengan label sebagai tanda pengenalan.
PENGAUDITAN ICT 5 – 7 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 xi. Pengemaskinian Daftar • Nama pegawai penempatan tidak dikemas kini di KEW.PA 3 bagi enam (6) unit perkakasan iaitu tiga (3) unit Hyper-Converged Infrastructure Appliance, dua (2) unit 10Gbe Top Of Rack Switch For Servers dan satu (1) unit Tape Library. xii. Merekod Stok • Seunit External Hard Disk yang diterima bagi Sistem MySKUD tidak direkodkan sebagai stok di KEW.PS-3 bernilai RM21.20 termasuk 6% SST xiii. Pendaftaran Aset Tak Ketara (ATK) • Sebanyak empat (4) jenis perisian bagi Sistem Operasi dan Pangkalan Data berjumlah RM298,655.00 serta empat (4) jenis perisian bagi Perisian Aplikasi berjumlah RM360,042.00 tidak didaftarkan sebagai Aset Tak Ketara mengikut format Daftar Harta Intelek, KEW.ATK-3. 5.1.6 PENEMUAN AUDIT a. Pengurusan Kontrak Penemuan Audit i. Dokumen Kontrak Berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan - PK4.2 perkara 5 menyatakan bahawa Dokumen kontrak hendaklah disempurnakan dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangani oleh syarikat. Semakan Audit mendapati pihak JKKP telah mengeluarkan Surat Setuju Terima bertarikh 11 April 2018 bernombor rujukan JKKP BP(S)/127/857/147 () dan perakuan penerimaan oleh Syarikat Technonet Sdn. Bhd. dibuat pada 19 April 2018. Berdasarkan dokumen kontrak Perjanjian Pelaksanaan Projek Transformasi Pembangunan Sistem Kawal Urus Dokumen (MySKUD), JKKP (nombor kontrak: JKKP/ICT/2018/1) mendapati bukti penyeteman diperoleh dari Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia bertarikh 4 Oktober 2018. Ini menunjukkan Kontrak Perjanjian yang disempurnakan secara legally binding melebihi tempoh empat (4) bulan seperti yang ditetapkan oleh pekeliling yang berkuat kuasa iaitu kelewatan selama 1 bulan 26 hari.
PENGAUDITAN ICT 5 – 8 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit Selain itu, tarikh kontrak ditandatangani tidak dinyatakan dalam kontrak asal. Butiran lanjut seperti jadual dan gambar berikut: JADUAL 5-1-2 PELAKSANAAN TEMPOH KONTRAK PERJANJIAN MYSKUD TARIKH SST DITANDATANGANI OLEH SYARIKAT (a) TARIKH KONTRAK DISEMPURNAKAN (TARIKH SETEM) (b) TEMPOH SST DAN KONTRAK DISEDIAKAN (c)=(b)-(a) JUMLAH KELEWATAN (d)=(c)-(4 bulan) 19.04.2018 04.10.2018 179 hari (5 bulan 26 hari) 1 bulan 26 hari Sumber: Kontrak Perjanjian GAMBAR 5-1-1 TIADA TARIKH PERJANJIAN DITANDATANGANI Sumber: Kontrak Perjanjian Asal Maklum Balas Auditi Kelewatan Kontrak Perjanjian adalah berpunca disebabkan kelulusan bagi permohonan pindaan tempoh projek daripada 20 bulan kepada 32 bulan diperolehi pada Jun 2018. Permohonan pindaan dibuat berikutan tempoh projek yang diluluskan oleh EPU JPM adalah 20 bulan tidak merangkumi skop Khidmat Sokongan dan Penyelenggaraan. Berkaitan teguran tarikh kontrak tidak dinyatakan dalam kontrak asal adalah kerana Jabatan ini berpendapat tarikh berkenaan merujuk kepada tarikh cop dimatikan iaitu pada 4 Oktober 2022. Ini kerana dalam pekeliling Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan tidak menyatakan dengan jelas perkara berkenaan.
PENGAUDITAN ICT 5 – 9 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit i. Bon Pelaksanaan Merujuk kepada PP-PK4, tempoh sah laku jaminan bon pelaksanaan adalah bermula daripada tarikh kontrak berkuat kuasa sehingga dua belas (12) bulan selepas tamat tempoh kontrak atau selepas penghantaran terakhir yang mana terkemudian. Sekiranya berlaku kelewatan dalam penyiapan projek, tindakan serta merta hendaklah diambil oleh agensi untuk memastikan tempoh sah laku bon pelaksanaan dilanjutkan, tidak kira sama ada Kerajaan mengenakan ganti rugi tertentu atau ganti rugi ditetapkan atau lanjutan masa diluluskan. Semakan Audit bon pelaksanaan bernombor rujukan KEBPGI180012 bertarikh 26 April 2018 bernilai RM156,356.78 ada dikemukakan oleh syarikat menggunakan perkhidmatan Maybank Islamic. Tempoh kuat kuasa bon adalah 20 April 2018 sehingga 19 Disember 2021 iaitu meliputi 12 bulan selepas tamat tempoh kontrak. Bagaimanapun, merujuk kepada dokumen kontrak tambahan, salinan bon bagi perlanjutan masa tidak disediakan di mana sepatutnya bon tersebut perlu dilanjutkan sehingga 19 Disember 2022 kerana perjanjian tambahan berakhir pada 19 Disember 2021. Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum teguran berkenaan dan akan mengambil langkah penambahbaikan pada kontrak akan datang. b. Pengurusan Bayaran Penemuan Audit Perkara 99 (a) Arahan Perbendaharaan menyatakan semua baucar hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap untuk membolehkan ia disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain yang dikembarkan padanya. Semakan Audit mendapati baucar bayaran yang telah dibelanjakan kepada pembekal Syarikat Technonet Sdn. Bhd. bagi tempoh perkhidmatan bermula April 2018 hingga Disember 2021 adalah berjumlah RM3,127,135.68 iaitu 100% bayaran telah disempurnakan melalui 18 baucar bayaran.
PENGAUDITAN ICT 5 – 10 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit Bagaimanapun, terdapat lapan (8) baucar bayaran tanpa dokumen sokongan yang lengkap iaitu tidak melampirkan minit Keputusan Jawatankuasa Pemandu MySKUD yang meluluskan pembayaran bayaran kemajuan projek. JADUAL 5-1-3 BAUCAR TANPA DOKUMEN SOKONGAN LENGKAP BIL. NO. BAUCAR TARIKH BAUCAR JUMLAH TERMASUK GST/ SST (RM) DOKUMEN YANG TIDAK DILAMPIRKAN 1. 12002612 09.11.2018 133,941.60 Minit Keputusan Jawatankuasa Pemandu MySKUD meluluskan bayaran kemajuan. 2. 12000073 09.02.2021 37,100.00 3. 12000074 09.02.2021 88,510.00 4. 12000473 28.04.2021 95,400.00 5. 12000475 28.04.2021 71,285.00 6. 12000814 17.08.2021 71,285.00 7. 12001141 09.11.2022 71,285.00 8. 12000063 07.02.2022 71,285.00 Sumber: Baucar bayaran Maklum Balas Auditi Dokumen sokongan bagi lapan (8) baucar bayaran berkenaan telah dilengkapkan dengan melampirkan minit Keputusan Jawatankuasa Pemandu MySKUD dan minit Jawatankuasa Teknikal MySKUD. c. Reka Bentuk Sistem Penemuan Audit Berdasarkan Klausa 6.2 Kontrak, Syarikat hendaklah menyediakan Dokumen Dokumen Reka bentuk Sistem (SDD) untuk semakan dan Kelulusan Kerajaan. Semakan Audit terhadap 32 dokumen SDS mendapati terdapat ruangan yang tidak lengkap di mana terdapat enam (6) SDS tidak dilengkapkan dengan nama di ruangan “Disemak Oleh” manakala satu (1) modul tiada tandatangan dan tarikh kelulusan.
PENGAUDITAN ICT 5 – 11 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit JADUAL 5-1-4 PELAKSANAAN SYSTEM DESIGN SPECIFICATION (SDS) SIGN OFF BIL. NAMA MODUL DISEMAK OLEH TARIKH SEMAK DILULUSKAN OLEH TARIKH LULUS Modul Perkhidmatan Verifikasi dan Kelulusan 1. Kebenaran Memasang dan Mengendali Talian Paip Petroleum Darat Tandatangan Tanpa Nama 24.06.2020 Ir. Noorazman bin Soud 24.06.2020 2. Kebenaran Pengubahsuaian dan Baik Pulih Stesen Memeter dan Mengatur Gas Asli Tandatangan Tanpa Nama 24.06.2020 Ir. Noorazman bin Soud 24.06.2020 3. Kebenaran Hot Tap dan Talian Paip Sementara Tandatangan Tanpa Nama 24.06.2020 Ir. Noorazman bin Soud 24.06.2020 4. Kebenaran Pengubahsuaian dan Baik Pulih Sistem Paip Retikulasi Gas Petroleum Cecair Tandatangan Tanpa Nama 24.06.2020 Ir. Noorazman bin Soud 24.06.2020 5. Kelulusan Pengubahsuaian dan Baik Pulih Sistem Paip Retikulasi Fuel Gas (Asme B 31.1 & B 31.3) Tandatangan Tanpa Nama 24.06.2020 Ir. Noorazman bin Soud 24.06.2020 6. Kebenaran Pengubahsuaian dan Baik Pulih Sistem Paip Retikulasi Gas Asli Tandatangan Tanpa Nama 24.06.2020 Ir. Noorazman bin Soud 24.06.2020 Modul Pendaftaran & Pembaharuan Orang Kompeten dan Orang Bertanggungjawab (OYK/OYB) 1. Jurutera Stim Gred 1 Mohd Fadli Azhar bin Ibrahim 28.8.2020 Tiada Maklumat Tiada Maklumat Sumber: Dokumen Kontrak dan Dokumen SDS
PENGAUDITAN ICT 5 – 12 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit GAMBAR 5-1-2 TIADA TANDATANGAN DAN TARIKH KELULUSAN MODUL JENTERA STIM GRED 1 Sumber: Dokumen SDS Tarikh: 28.08.2020 Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum teguran berkenaan dan akan mengambil langkah penambahbaikan pada pelaksanaan projek akan datang. d. Pengujian Penerimaan Pengguna (UAT) Penemuan Audit Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) Merujuk kepada Klausa 9.1 Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) Kerajaan hendaklah dengan bantuan Syarikat menjalankan UAT bagi maksud memastikan keupayaan, fungsi dan spesifikasi aplikasi mengikut standard dan kehendak yang dinyatakan di dalam Jadual V – Spesifikasi Teknikal di bawah Perjanjian ini. Semakan Audit mendapati sesi pengujian telah dilaksanakan mengikut dua (2) Fasa iaitu pembangunan modul dan submodul Fasa 1 dan pembangunan modul/submodul Fasa. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati tiada Sijil Penerimaan Pengguna dikeluarkan sebagai perakuan penerimaan sistem aplikasi selesai. Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum teguran berkenaan dan akan memastikan Sijil UAT dikeluarkan sebagai perakuan penerimaan sistem aplikasi selesai.
PENGAUDITAN ICT 5 – 13 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 e. Integrasi Sistem MySKUD Penemuan Audit Berdasarkan Klausa 4, perkara 5.1(d) Skop Kerja dan Jadual XV Kontrak, Pelan Integrasi Sistem MySKUD melibatkan integrasi data di antara Sistem MySKUD dan sistem-sistem sedia ada di JKKP serta sistem-sistem sedia ada di Agensi Kerajaan Semakan Audit mendapati berdasarkan kontrak asal integrasi pembayaran atas talian menggunakan MOHR Payment Gateway (MOHR Wallet). Bagaimanapun berdasarkan dokumen pengujian User Acceptance Test (UAT) penggunaan MOHR Payment Gateway (MOHR Wallet) telah ditukarkan kepada Portal MOLPay. Bagaimanapun, perkara ini tidak dibincangkan dan diputuskan dalam ketigatiga jawatankuasa projek. Maklum Balas Auditi Perubahan Provider Payment Gateway ini berlaku kerana kontrak MOHR Payment Gateway sedia ada tidak akan diperbaharui oleh Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM). Sehubungan itu JKKP diminta untuk mencari Payment Gateway Provider lain bagi memastikan skop integrasi pembayaran atas talian yang dinyatakan dalam kontrak dapat dilaksanakan seperti dirancang. Tiada perubahan skop berlaku (intergrasi pembayaran atas talian) dan perubahan ini telah dimaklumkan kepada JK Pemandu JKKP cuma tidak diminitkan. f. Latihan dan Program Pemindahan Teknologi (ToT) Penemuan Audit Latihan Pentadbir Sistem Semakan Audit mendapati dua (2) sesi Latihan Pentadbir Sistem telah dijalankan pada bulan Februari 2021 secara dalam talian melibatkan seramai (2) orang peserta bagi setiap sesi. Bagaimanapun, sebanyak tiga (3) sesi latihan yang tidak dijalankan oleh Syarikat dimana sepatutnya lima (5) sesi perlu dilaksanakan. Manakala bilangan peserta tidak mencukupi kerana sepatutnya dihadiri seramai 10 orang seperti yang dijanjikan di Jadual IX Kontrak Perjanjian.
PENGAUDITAN ICT 5 – 14 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit JADUAL 5-1-5 BAUCAR TANPA DOKUMEN SOKONGAN LENGKAP BIL. NAMA MODUL KAEDAH LATIHAN TARIKH BILANGAN PESERTA BILANGAN PESERTA SEPATUTNYA 1. Kursus Latihan Pentadbir Sangfor & SOP Secara dalam talian 4, 11 & 15 Februari 2021 2 4-10 2. Kursus Latihan Pentadbir Arcserve Secara dalam talian 5 dan 1o Februari 2021 2 4-10 Sumber: Laporan Kursus Latihan Pentadbir Sistem MySKUD Maklum Balas Auditi Latihan Pentadbir dilaksanakan sebanyak 2 sesi sahaja kerana pada perlaksanaan projek , Jabatan mendapati tiada keperluan Latihan Pentabir ini di berikan kepada pegawai lain. Ini kerana hanya pegawai Unit Pengurusan Operasi & Infrastruktur Seskyen Teknologi Maklumat Ibu Pejabat sahaja yang bertanggungjawab memantau dan menyelia pentadbiran operasi sistem mySKUD. Walaubagaimanapun tiga (3) sesi latihan Pentadbir Sistem ini digantikan dengan Dua Puluh Empat (22) sesi latihan Pengguna MySKUD yang melibatkan 273 orang peserta mana di skop kontrak latihan ini hanya ditawarkan hanya 2 hari / 20 peserta oleh pihak syarikat. Selain itu pihak syarikat juga telah melaksanakan satu sesi Handholding bersama Pelanggan Jabatan pada 11 Ogos 2022 bertempat di Bilik Mesyuarat Aras 1, Blok D4, Kompleks D, Putrajaya. Sebanyak 24 orang peserta daripada 12 syarikat terpilih telah menyertai sesi handholding ini.
PENGAUDITAN ICT 5 – 15 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 g. Pengurusan Aset Penemuan Audit i. Kelewatan Pendaftaran Aset Perenggan 2, AM 2.3, Pekeliling Perbendaharaan menyatakan bahawa setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. Semakan Audit mendapati penerimaan bagi enam (6) unit aset Sistem MySKUD adalah pada tahun 2018 berdasarkan dokumen DO yang telah diakui penerimaannya. Namun begitu, semakan Audit terhadap SPPA, JKKP mendapati semua aset yang diterima di Ibu Pejabat, JKKP telah didaftarkan lewat 14 hari daripada tarikh penerimaannya. JADUAL 5-1-6 ASET BAGI SISTEM MySKUD DIDAFTARKAN LEWAT BIL. PERKAKASAN NOMBOR SIRI PENDAFTARAN TARIKH TERIMA BERDASARKAN DO TARIKH PENDAFTARAN DI SPPA TEMPOH KELEWATAN (hari) 1. Hyper - Converged Infrastructure Appliance KSM/JKKP/H/18/12 22.10.2018 30.06.2020 1 tahun, 8 bulan dan 10 hari 2. KSM/JKKP/H/18/13 22.10.2018 30.06.2020 3. KSM/JKKP/H/18/14 22.10.2018 30.06.2020 4. 10Gbe Top Of Rack Switch For Servers KSM/JKKP/H/19/26 19.12.2018 30.06.2020 1 tahun, 6 bulan dan 13 hari 5. KSM/JKKP/H/19/27 19.12.2018 30.06.2020 7. Tape Library KSM/JKKP/H/19/28 10.12.2018 01.07.2020 1 tahun, 6 bulan dan 22 hari Sumber: DO dan SPPA GAMBAR 5-1-3 DOKUMEN DO BAGI HYPER - CONVERGED INFRASTRUCTURE APPLIANCE Sumber: Laporan Aktiviti Pemasangan dan Konfigurasi Perkakasan dan Perisian
PENGAUDITAN ICT 5 – 16 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit GAMBAR 5-1-4 DOKUMEN DO BAGI HUAWEI SWTICH Sumber: Laporan Aktiviti Pemasangan dan Konfigurasi Perkakasan dan Perisian GAMBAR 5-1-5 DOKUMEN DO BAGI HYPER - CONVERGED INFRASTRUCTURE APPLIANCE Sumber: Laporan Aktiviti Pemasangan dan Konfigurasi Perkakasan dan Perisian Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum teguran berkenaan dan akan memastikan aset yang diterima akan didaftarkan dalam tempoh yang ditetapkan pada masa akan datang.
PENGAUDITAN ICT 5 – 17 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit ii. Perbezaan Nilai Aset Jadual VIII, Kontrak Perjanjian memperincikan harga setiap unit perkakasan yang diterima bagi Sistem MySKUD. Namun begitu, kos seunit yang didaftarkan ke dalam SPPA adalah tidak tepat bagi tujuh (7) unit perkakasan berdasarkan semak silang bersama baucar bayaran dan perincian kos di Jadual VIII. Semakan lanjut Audit mendapati kos keseluruhan tujuh (7) unit aset yang dibayar berdasarkan baucar bayaran adalah berjumlah RM370,312.06 manakala kos keseluruhan yang direkodkan di SPPA berjumlah RM339,507.30. Perkara ini menyebabkan perbezaan nilai kos aset secara keseluruhannya di SPPA berjumlah RM30,804.76. JADUAL 5-1-7 ASET BAGI SISTEM MySKUD DIDAFTARKAN LEWAT BIL. NOMBOR SIRI PENDAFTARAN KOS SEUNIT (RM) PERBEZAAN NILAI KOS (RM) TERLEBIH/ TERKURANG NYATA DI SPPA BAUCAR BAYARAN KEW.PA-3, SPPA Hyper-Converged Infrastructure Appliance 1. KSM/JKKP/H/19/12 78,079.60 66,294.00 11,785.60 Terkurang Nyata 2. KSM/JKKP/H/19/13 78,079.60 66,294.00 11,785.60 Terkurang Nyata 3. KSM/JKKP/H/19/14 78,079.60 66,294.00 11,785.60 Terkurang Nyata 10Gbe Top Of Rack Switch For Servers 1. KSM/JKKP/H/19/26 26,984.42 35,457.00 (8,472.58) Terlebih Nyata 2. KSM/JKKP/H/19/27 26,984.42 35,457.00 (8,472.58) Terlebih Nyata Network Distribution Switch 1. KSM/JKKP/H/19/6 28,118.62 23,874.30 4,244.32 Terkurang Nyata Tape Library 1. KSM/JKKP/H/19/28 53,985.80 45,837.00 8,148.80 Terkurang Nyata JUMLAH KESELURUHAN 370,312.06 339,507.30 30,804.76 Terkurang Nyata Sumber: Jadual VIII, Kontrak Perjanjian dan KEW.PA 3
PENGAUDITAN ICT 5 – 18 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Maklum Balas Auditi Perbezaan nilai aset ini berlaku adalah kerana aset didaftarkan berdasarkan nilai harga yang tertera pada invois perolehan aset yang mana nilai harganya adalah kurang 10 peratus daripada nilai harga sebenar. Nilai 10 peratus harga ini tidak dimasukkan dalam invois pembayaran aset berkenaan kerana ianya telah dibayar oleh JKKP sebagai bayaran penyempurnaan permulaan projek selepas kontrak perolehan ditandatangani kedua-dua pihak. Berdasarkan teguran audit, Jabatan ini ini telah melaksanakan mendaftarkan semula tujuh (7) unit aset berkenaan di sistem SPPA . Penemuan Audit iii. Pelabelan Aset Perenggan 9.10.1, AM 2.3, Pekeliling Perbendaharaan menyatakan bahawa semua Aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel atau mengecat atau mencetak timbul bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan/ PTJ yang berkenaan di tempat dan mengikut format yang bersesuaian pada Aset Alih berkenaan. Semakan fizikal Audit terhadap enam (6) unit aset yang ditempatkan di Pusat Data, KSM dan temu bual bersama pegawai JKKP terhadap satu (1) unit Network Distribution Switch bertempat di JKKP Sabah mendapati semua aset tersebut tidak dilengkapkan dengan label sebagai tanda pengenalan. GAMBAR 5-1-6 GAMBAR 5-1-7 Hyper-Converged Infrastructure Appliance 10Gbe Top Of Rack Switch For Servers
PENGAUDITAN ICT 5 – 19 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit GAMBAR 5-1-8 GAMBAR 5-1-9 Network Distribution Switch Tape Library Sumber: Pusat Data, KSM Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum teguran berkenaan dan tindakan melengkapkan kesemua aset dengan label telah dilaksanakan. Penemuan Audit i. Pengemaskinian Daftar Perenggan 9.8, AM 2.3, Pekeliling Perbendaharaan menyatakan bahawa daftar aset alih hendaklah dikemas kini apabila berlaku antara perkara-perkara seperti perubahan penempatan dan perubahan nama pegawai penempatan. Semakan fizikal Audit mendapati sepanjang tempoh pengauditan, pihak Audit mendapati Encik Norruwaidi Hakiman bin Abdul Malek tidak lagi berkhidmat di JKKP. Bagaimanapun, nama pegawai penempatan tidak dikemas kini kerana masih bernama Encik Norruwaidi Hakiman bin Abdul Malek di KEW.PA 3 bagi enam (6) unit perkakasan iaitu tiga (3) unit Hyper-Converged Infrastructure Appliance, dua (2) unit 10Gbe Top Of Rack Switch For Servers dan satu (1) unit Tape Library.
PENGAUDITAN ICT 5 – 20 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit JADUAL 5-1-8 ASET BAGI SISTEM MySKUD DIDAFTARKAN LEWAT BIL. NOMBOR SIRI PENDAFTARAN PEGAWAI PENEMPATAN DI KEW.PA-3 Hyper-Converged Infrastructure Appliance 1. KSM/JKKP/H/18/12 Encik Norruwaidi Hakiman bin Abdul Malek 2. KSM/JKKP/H/18/13 Encik Norruwaidi Hakiman bin Abdul Malek 3. KSM/JKKP/H/18/14 Encik Norruwaidi Hakiman bin Abdul Malek 10Gbe Top Of Rack Switch For Servers 1. KSM/JKKP/H/19/26 (8,472.58) 2. KSM/JKKP/H/19/27 (8,472.58) Tape library 1. KSM/JKKP/H/19/28 8,148.80 Sumber: KEW.PA 3 Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum akan teguran berkenaan dan tindakan pengemaskinian penempatan telah dilaksanakan dengan menempatkan aset berkenaan kepada En. Rosli bin Wahid. h. Pengurusan Stor Kerajaan Penemuan Audit i. Merekod Stok Perenggan 1, AM 6.3, Pekeliling Perbendaharaan menyatakan semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat. Semakan Audit mendapati satu (1) unit External Hard Disk yang diterima bagi Sistem MySKUD tidak direkodkan sebagai stok di KEW.PS-3 bernilai RM21.20 termasuk 6% SST.
PENGAUDITAN ICT 5 – 21 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit GAMBAR 5-1-10 EXTERNAL HARD DISK BAGI SISTEM MySKUD Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum akan teguran berkenaan dan tindakan merekodkan stok berkenaan telah dilaksanakan. i. Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan Penemuan Audit ii. Merekod Stok Perenggan 3, AM 7.3, Pekeliling Perbendaharaan menetapkan setiap Harta Intelek dan Harta Bukan Intelek yang diterima melalui pembelian dengan wang kerajaan, penyelidikan, hasil inovasi, reka cipta, sumbangan atau hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan atau perjanjian hendaklah didaftarkan. Semakan Audit mendapati sebanyak empat (4) jenis perisian bagi Sistem Operasi dan Pangkalan Data berjumlah RM298,655.00 serta empat (4) jenis perisian bagi Perisian Aplikasi berjumlah RM360,042.00 tidak didaftarkan sebagai Aset Tak Ketara mengikut format Daftar Harta Intelek, KEW.ATK-3.
PENGAUDITAN ICT 5 – 22 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit JADUAL 5-1-9 PERISIAN TIDAK DIDAFTARKAN DI KEW.ATK-3 BIL. PERALATAN JENAMA/ MODEL LESEN PENGGUNA KUANTITI (UNIT) HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH KOS (RM) Perisian Sistem Operasi Dan Pengkalan Data 1. Perisian Sistem Operasi Windows Server Versi Terkini (Sila nyatakan) Windows Server 2016 Datacenter Edition 1 Server 30 4,715.00 141,450.00 2. Server Client Access License (CAL) (Dengan kapasiti 200 capaian pengguna concurrent) Microsoft Windows Server per User CAL License 200 200 287.50 57,500.00 3. Server Connector License (Tiada had pengguna) Microsoft SQL Server 2016 Standard Core Edition – License & Software Assurance – 2 Cores Tiada Had 1 12,305.00 12,305.00 4. Perisian Pangkalan Data (MS SQL Server Versi Terkini) Microsoft SQL Server 2016 Standard Core Edition – License & Software Assurance – 2 Cores 2 Cores 4 21,850.00 87,400.00 JUMLAH KESELURUHAN PERISIAN OPERASI DAN PENGKALAN DATA 39,157.50 298,655.00 Sumber: KEW.PA 3
PENGAUDITAN ICT 5 – 23 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Penemuan Audit JADUAL 5-1-9 PERISIAN TIDAK DIDAFTARKAN DI KEW.ATK-3 BIL. PERALATAN JENAMA/ MODEL LESEN PENGGUNA KUANTITI (UNIT) HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH KOS (RM) Perisian Aplikasi 1. Perisian Virtualization (Limited by HCI resources) Sangfor HCI 5.8.3 Tiada Had 1 129,139.00 129,139.00 2. Perisian Proxy Load Balancer/ Firewall (Dengan kapasiti sehingga 1000 capaian pengguna concurrent) Sangfor vAD (load balancer) and vNGAF (Next Generation Firewall) Tiada Had 1 63,331.00 63,331.00 3. Perisian Sandaran Data (Backup) (Limited Enterprise 7TB) Arcserve Backup version 17.5 Arcserve UDP Version 6.5 Arcserve Backup Server (Appliance) Tiada Had 1 145,212.00 145,212.00 4. Perisian Replikasi Data (Replication For Disaster Recovery) (Must be able to support source and destination servers for MySKUD) Arcserve Replication and High Availability (RHA) Version 16.5 Tiada Had 4 5,590.00 22,360.00 JUMLAH KESELURUHAN PERISIAN APLIKASI 343,272.00 360,042.00 Sumber: KEW.PA 3 Maklum Balas Auditi Jabatan ini mengambil maklum akan teguran berkenaan dan telah mendaftarkan kesemua perisian berkenaan sebagai Aset Tak Ketara.
PENGAUDITAN ICT 5 – 24 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 5.2.7 SYOR AUDIT Pihak Audit mengesyorkan JKKP mengambil tindakan bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan seperti berikut: i. Memastikan penyediaan kontrak adalah mengikut tempoh yang ditetapkan daripada tarikh SST ditandatangani bagi menjamin kepentingan kerajaan. ii. Bon pelaksanaan hendaklah dilanjutkan bagi kontrak tambahan. iii. Memastikan baucar bayaran disokong dengan dokumen yang lengkap. iv. Dokumen teknikal yang disediakan hendaklah dilengkapkan ruangan tandangan dan tarikh sebagai bukti ia telah disahkan dan diluluskan oleh pihak Kerajaan. v. Mengeluarkan Sijil Penerimaan Pengguna sebagai perakuan penerimaan sistem aplikasi selesai. vi. Memastikan sesi latihan mencukupi selaras dengan kontrak. vii. Unit Pengurusan Aset di JKKP perlu memberi perhatian berkaitan pengurusan aset terutamanya pendaftaran aset tak alih dan aset tidak ketara. Selain itu, aset yang diterima didaftarkan mengikut nilai sebenar berdasarkan sumber perolehan sebagai rujukan utama.
JAWATANKUASA AUDIT 6
JAWATANKUASA AUDIT 6 – 1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 6.1 Pendahuluan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.2 mengenai Penubuhan Jawatankuasa Audit di Peringkat Kementerian/ Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri menetapkan supaya Jawatankuasa Audit ditubuhkan di peringkat Kementerian yang bertujuan untuk memantapkan dan mempertingkatkan tadbir urus Kementerian khususnya dalam pengurusan kewangan. Objektif penubuhan Jawatankuasa Audit adalah untuk membincangkan isu-isu yang dibangkitkan oleh Unit Audit Dalam dan Jabatan Audit Negara serta memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh pihak pengurusan supaya kelemahan yang dibangkitkan dapat diperbetulkan dan tidak berulang. Jawatankuasa Audit hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali dalam setahun manakala minit mesyuarat tersebut pula hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Strategi Korporat dan Komunikasi, Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan. 6.2 Pelaksanaan Pada tahun 2022, Jawatankuasa Audit KSM telah bersidang sebanyak empat (4) kali. Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi) KSM berikutan kekosongan jawatan Ketua Setiausaha KSM. Ketua Unit Audit Dalam KSM bertindak sebagai Setiausaha Jawatankuasa Audit manakala Unit Audit Dalam KSM pula sebagai urus setia. Salinan minit mesyuarat telah dikemukakan kepada Bahagian Kawalan Kewangan Strategik dan Korporat, Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan dan juga ke Jabatan Audit Negara untuk makluman. Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi) KSM yang telah menjalankan tugas sebagai Pegawai Pengawal Kementerian telah mengambil perhatian serius terhadap isu-isu yang dilaporkan oleh Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam. Semasa Mesyuarat Jawatankuasa Audit, kelemahan yang ditemui oleh pihak Audit telah dibincangkan supaya tindakan pembetulan dan penambahbaikan dapat dilaksanakan bagi meningkatkan prestasi pengurusan kewangan Kementerian.
JAWATANKUASA AUDIT 6 – 2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 Butiran mengenai pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa Audit KSM bagi tahun 2022 adalah seperti jadual berikut: PELAKSANAAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT KSM TAHUN 2022 Hasil pengauditan serta status isu-isu yang dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Audit KSM pada tahun 2022 (setakat 13 Januari 2023) adalah seperti berikut: JADUAL 8-1 HASIL PENGAUDITAN DAN STATUS ISU YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT KSM TAHUN 2022 KEDUDUKAN SETAKAT 13 JANUARI 2023 BIL. TAJUK PENGAUDITAN SESI JKA 2022 BILANGAN ISU STATUS ISU YANG DIBENTANGKAN (BILANGAN) TIADA TINDAKAN DALAM TINDAKAN SELESAI Pengauditan Pematuhan 1. Pengurusan Perolehan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan 4 54 - 4 50 Pengauditan Kewangan 1. Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) Ibu Pejabat JHEKS 1 38 - - 38 2. Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) Ibu Pejabat MPM 1 11 - - 11 04 03 02 01 JKA 2022 Tarikh mesyuarat: 12 April 2022 Tarikh kemuka minit: 13 April 2022 Tarikh mesyuarat: 14 Julai 2022 Tarikh kemuka minit: 15 Julai 2022 Tarikh mesyuarat: 4 Oktober 2022 Tarikh kemuka minit: 14 Oktober 2022 Tarikh mesyuarat: 12 Januari Tarikh kemuka minit: 13 Januari 2023
JAWATANKUASA AUDIT 6 – 3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM KSM 2022 BIL. TAJUK PENGAUDITAN SESI JKA 2022 BILANGAN ISU STATUS ISU YANG DIBENTANGKAN (BILANGAN) TIADA TINDAKAN DALAM TINDAKAN SELESAI Pengauditan Kewangan 3. Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) KSM 2 28 - 1 27 4. Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti) Ibu Pejabat JTK Sarawak 4 33 - - 33 5. Penampilan Audit Berdasarkan SKPK di 24 PTJ 4 138 - 4 134 Pengauditan ICT/Khas 1. Pengauditan Pengurusan Perolehan Pembangunan Sistem Kawal Urus Dokumen (MySKUD) JKKP 4 13 - - 13 JUMLAH KESELURUHAN 315 - 9 306
SUMBANGAN UAD 7