MODUL 1 DASAR DAN HALA TUJU
Model 2 : Kerangka terjemahan Ciri Elemen Enabler Batas Very Broad O u T c o m e Hala Tuju Organisasi Proaktif Nilai Broad and Focus KRA dan Analisis Persekitaran SMART Objektif KPI Target Inisiatif Pemikiran Strategik dan Pemikiran Sistem H o w Broad Strategi Inisiatif SMART Pelan Taktikal Quality Focus Precisely Pelan Operasi
Dasar dan Hala tuju melalui sistem: MISI (DASAR) -HASRAT NEGARA/ PEMIMPIN • VISI MATLAMAT YANG INGIN DICAPAI KOMPETENSI / SOFT SKILLS PEMIKIRAN STRATEGIK, KUALITI FOKUS, PRO AKTIF B ANALISIS SITUASI PERSEKITARAN HARI INI C INPUT MAKLUM BALAS D PELAKSANAAN/ EXECUTION (KEPIMPINAN) A OUTCOMES PENGUKURAN PRESTASI STRATEGI
5 Persoalan Utama • A. Siapa Kita? ( Mandat, Misi-tanggungjawab) • B. Apakah Aspirasi Organisasi (Where do we want to be?) (i.e., our ends, outcomes, purposes, holistic vision, KRA- focus goals) • C. Bagaimanakah cara untuk berkongsian aspirasi? (How do we get there?- Action plan) • D. Bagaimana untuk mengetahui kita telah berjaya? (How will we know when we get there? (i.e., the customers' needs and wants connected into a quantifiable feedback system) • Dan secara berterusan E. Apakah perubahan persekitaran kini dan masa depan yang boleh memberi kesan kepada pencapaian aspirasi organisasi? 6
8 Kepemimpinan Strategik Keupayaan seseorang untuk menjangka, membayangkan, mengekalkan fleksibiliti, berfikir secara strategik dan bekerja dengan orang lain untuk memulakan perubahan yang akan mencipta masa depan yang berdaya maju untuk organisasi (Ireland dan Hitt,1999)
Pemikiran Strategik Penjanaan pilihan Apakah yang mungkin berlaku? Membuat Keputusan Strategik Membuat Pilihan What will we do? Perancangan Strategik Mengambil Tindakan Bagaimanakah cara untuk melakukannya? Pilihan Keputusan Strategi & Pelan Tindakan 9 Hubungan di antara pemikiran strategik dengan dengan Perancangan Strategik
mbam/iab-moe/2006 10
KEMAHIRAN KEPIMPINAN STRATEGIK
KEMAHIRAN KEPIMPINAN STRATEGIK Kemahiran insaniah /Soft Skills: • Kemahiran berfikir • Dalaman • Peribadi Hard Skills: • Teknikal • Prosedur (SOP) • Analitikal
BERFIKIRAN STRATEGIK BERFOKUSKAN KUALITI PROAKTIF
Definisi Berfikiran Strategik • Kebolehan meramal kehendak/keperluan organisasi pada masa hadapan • Keupayaan melukis rupa bentuk sasaran masa depan yang diinginkan melangkaui pengalaman hari ini • Tempoh masa 5 tahun adalah minima (Nolan et.el, 2008))
• Pemikiran strategik adalah berfikir tentang masa hadapan • Sebagai pemimpin, tanggungjawab anda adalah untuk mempengaruhi warga organisasi supaya memahami kepentingan masa hadapan
Berfikiran Strategik: Jangka panjang Ketidakpastian Mencapah Tidak lengkap Mengatasi linear Mengganggu penyelarasan
Mengintegrasi masa hadapan dalam proses membuat keputusan 1. BIG 3. LONG 2. DEEP
1. Luas (Big) Adakah kita faham bagaimana kita berhubung dan berinteraksi dengan organisasi yang lain dan persekitaran luar?
Berfikiran Luas: Berfikiran Secara Sistem
2. Dalam (Deep) Sedalam mana kita menyoal cara kita beroperasi? Adakah kita bekerja berdasarkan interpretasi pengalaman lalu atau jangkaan masa hadapan? Adakah andaian kita sekarang diterima pakai pada masa hadapan?
ORGANISASI SEBAGAI AISBERG 14.5 Aspek yg boleh dilihat Strategi Objektif Dasar dan Prosedur Struktur Kuasa Formal Rantaian Arahan Aspek yg tersembunyi Tingkah laku Persepsi Norma-norma kumpulan Interaksi Tidak Formal Konflik interpersonal dan antara kumpulan
3. Long/Jauh Sejauh mana kita melihat masa hadapan? Adakah kita memahami alternatif organisasi kita pada masa hadapan?
CIRI- CIRI BERFIKIRAN TERBUKA MENERIMA KEPELBAGAIA N BERFIKIR DI LUAR KOTAK INGIN TAHU MENCABAR ANDAIAN BERHATI-HATI SIMPATI OPTIMIS CIRI-CIRI PEMIKIR STRATEGIK
Penilaian Kendiri Masa: 15 minit AKTIVITI 3
104-125 Luar biasa: Anda adalah seorang pemikir strategik yang berbakat. Anda mempunyai ciri-ciri, tingkah laku, sikap, dan kapasiti kognitif yang perlu untuk berfikir secara strategik. 78-103 Hebat: Anda seorang pemikir strategik yang amat efektif dalam pelbagai bidang tetapi akan mendapat manfaat sekiranya menajamkan beberapa kemahiran anda. 51-77 Memuaskan: Anda tahu dan mengamalkan asas-asas pemikiran strategik. Walau bagaimanapun, anda boleh meningkatkan kejayaan dengan terus meningkatkan kemahiran anda. 25-50 Lemah: Anda perlu berusaha meningkatkan kemahiran pemikiran strategik supaya anda tahu bagaimana menganalisis peluang dan masalah daripada perspektif yang luas dan memahami kesan sesuatu tindakan terhadap orang lain. Bahagian II: Pemarkahan Gunakan jadual di bawah untuk mentafsirkan markah anda.
Definisi • Bertanggungjawab untuk memilih setiap tindakan, sikap dan perasaan tanpa menyalahkan orang lain/situasi • Tindakan yang dilakukan adalah ikhlas yang sejajar dengan matlamat
Bagaimana menjadi Proaktif? Berhenti seketika Fikirkan apa yang anda perlu/tidak perlu lakukan Pilih tindakan yang betul CHOOSE
Definisi Berfokuskan Kualiti adalah pendekatan menyeluruh organisasi sejajar dengan kepuasan pelanggan/pihak yang berkepentingan dan perkhidmatan yang membawa kepada kesetiaan dan sokongan pelanggan
31 PRINSIP 1: ISO 9000 TUMPUAN KEPADA PELANGGAN Organisasi wujud kerana ada pelanggan Organisasi hendaklah: Memahami keperluan semasa dan keperluan masa depan pelanggan Memenuhi keperluan tersebut Memuaskan hati pelanggan
32 INPUT PROSES OUTPUT P D C A OUTCOME 1. Kecekapan 3. Kepastian kualiti 4. Inovasi 5. Quality of work life 2. Keberkesanan 6. Produktiviti 7. Budgetability 7 Kriteria Prestasi (Sink & Tuttle Model, 1989)
33 8 PRINSIP PENGURUSAN KUALITI Standard MS ISO 9000:2000 STANDARD ISO 9000 1. Tumpuan kepada pelanggan 2. Kepimpinan 3. Penglibatan anggota organisasi 4. Pendekatan proses 5. Pengurusan berdasarkan pendekatan sistem 6.Penambahbaikan menyeluruh 7. Pendekatan membuat keputusan berasaskan fakta 8. Hubungan dgn pembekal untuk faedah bersama
mbam/iab-moe/2006 34 PLANNING IN THE HIERARCHY OF ORGANIZATIONS Strategic Planning Operational Planning Top Executives Middle-Level Managers @ 2003 Pearson Education Canada Inc. First-Level Managers
Persediaan Peringkat 1 PRA PERANCANGAN
Model Pengurusan Strategik untuk Institusi Pendidikan Awam . 1. Praperancangan 7. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan 2. Hala tuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai (Termasuk Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korporat) 5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi) 6. Implementasi Strategi 3. Analisis Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran Organisasi 4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI Pusingan Semula
1. Mengumpul Maklumat: i. Latar belakang organisasi ii. Pencapaian organisasi yang lepas (dalam semua aspek) iii. Laporan analisis prestasi program/projek (strategi) tahun sebelum iv. Laporan status prestasi semasa v. Analisis prestasi perancangan strategik lepas
2. Mengadakan taklimat kepada semua staf: Fokus utama: i. bina tahap kesediaan minda dan komitmen semua staf untuk berubah secara strategik. ii. Pemikiran strategik
3. Menubuh jawatankuasa kerja 4. Membina plan kerja/aktiviti bagi pembangunan pelan strategik (lihat contoh)
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN 1. Penubuhan Jawatankuasa Induk 14 Jun XX Pengetua/ Guru Besar 2. Taklimat memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja 20 Jun XX Pengetua/ Guru Besar 3. Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa Pelaksana 20 Jun XX JK Induk 4. Proses Pertama 4.1 Praperancangan 4.1.1 Latar belakang sekolah 4.1.1.1 Sejarah Sekolah 4.1.1.2 Enrolmen Murid 4.1.1.3 Biodata Guru Besar 4.1.1.4 Prestasi akademik, koakademik dan kokurikulum 4.1.1.5 Disiplin Murid 4.1.1.6 Demografi Penduduk 4.1.1.7 Persekitaran Sekolah 4.1.1.8 Kemudahan Fizikal 21 Jun XX 24 Jun XX JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 40
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN Proses Pertama 4.1 Praperancangan 4.1.2 Pencapaian terbaik sekolah 4.1.3 Laporan analisis program 4.1.4 Laporan prestasi semasa 4.1.4.1 Menyemak tahap kesediaan sekolah 4.1.4.2 Menyemak tahap kesediaan staf 4.1.4.3 Mengenal pasti pendekatan 4.1.5 Mengenal pasti mandat 4.1.6 Menetapkan jadual kerja pelaksana 21 Jun XX 24 Jun XX JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 5. Proses Kedua 5.1 Mendefinisikan hala tuju sekolah 5.1.1 Menyemak pernyataan misi 5.1.2 Menyemak pernyataan visi 5.1.3 Menyemak pernyataan piagam pelanggan 5.1.4 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo, warna organisasi 21 Jun XX 24 Jun XX JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 41
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN 6. Proses Ketiga 6.1 Analisis persekitaran 6.1.1 Analisis Persekitaran Strategik 6.1.2 Analisis SWOT 6.1.3 Pengumpulan analisis persekitaran 27 Jun XX 1 Julai XX JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 7. Proses Keempat 7.1 Pembinaan Pelan Strategik & Pelan Taktikal 7.1.1 Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik 7.1.2 Membentuk matlamat strategik & KPI 7.1.3 Menetapkan objektif jangka pendek & panjang 7.1.4 Pembinaan strategik utama (TOWS @ COWS Matrik) 7.1.5 Melengkapkan borang pemilihan strategi yang strategik 1 Julai XX 8 Julai XX JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 42
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN 8. Proses Kelima 8.1 Pembinaan pelan taktikal 8 Julai XX 15 Julai XX JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 9. Proses Keenam 9.1 Pembinaan Pelan Operasi 9.2 Pelancaran Pelan Strategik 2011 15 Julai XX 22 Julai XX JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 43
PERINGKAT SATU Membangunkan Hala tuju Organisasi
Peringkat 1 1. Menjelaskan mandat, Misi, Visi, Nilai dan Piagam Pelanggan 2. Melaksanakan Analisis Persekitaran 3. Memilih KRA/ Matlamat Strategik
HALA TUJU Mandat Misi Nilai Visi Piagam Pelanggan
Kamus Dewan-DBP (2005): 1.Amanah yang diberikan oleh orang ramai 2. Kuasa yang diberikan oleh pihak yang lebih tinggi 3. Surat kuasa, surat perintah 4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir
Peraturan yang bertulis dan tidak bertulis yang mengawal dan membimbing sesebuah institusi dan pihak berkepentingan. Ia mungkin terus terikat dengan undang- undang, oleh undang-undang, ordinan, akta dan piagam (Sevier, 2000)
49
Memartabatkan Profesion Keguruan Mengukuhkan Struktur Persekolahan Memantapkan Infrastruktur Institusi Pendidikan KPM Memperkukuh Penghayatan Akidah dan Nilai Murni Mentransformasi Kurikulum dan Kokurikulum Mentransformasi Pentaksiran Memartabatkan Bahasa Malaysia Memperkukuh Bahasa Inggeris Pendidikan Awal Kanak-kanak (Permata) Mengarusperdanakan VocTech Pembelajaran Maya Perkongsian Pintar Awam, Swasta, Komuniti dan Ibu Bapa 1Murid 1Sukan Inovasi dan Kreativiti PENDIDIKAN BERKUALITI UNTUK SEMUA 50