151 DALAMAN LUARAN S- Strength S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor. S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor. S3. Data SSDM yang kemas kini. S4. Guru disiplin tegas dan disegani. S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab. S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer. S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan. S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah. S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun. S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid. C- Challenges C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah. S-C 1. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 2. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.
152 DALAMAN LUARAN W- Weakness W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi. C- Challenges C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah. W-C 1. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.
153 BIL TOWC STRATEGI 1 S-O (1) S-O (2) 1. ( S10+S1+02+05 ) Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. (S5+S6+O6+O3) 2. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. 2 O-W (1) O-W (2) O-W (3) 3. (W6 + O6) Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan 4. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6) Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG. 5. (W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG. 3 S-C (1) S-C (2) 6. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 7. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling. 4 W-C(1) 8. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah. PENJANAAN STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS MATRIK Objektif / sasaran Jangka Panjang : 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar.
154 Bil TOWS deduction rearrange and group Broad area or strategy 1 3 7 Aktiviti kokurikulum secara berterusan Pemilihan bakat secara berterusan. Seorang pelajar satu permainan 1.Menggalakkan penyertaan pelajar dalam aktiviti kokurikulum 2 4 6 Mengunakan jurulatih luar untuk aktiviti kokurikulum secara berfokus Bantuan luar untuk menambah kemudahan sukan Program meningkatkan kemahiran mengurus bagi guru 2.Gabungan kepakaran luar dan dalam untuk meningkatkan kopentensi guru. 5 Program penerangan kepada pelajar, ibubapa dan komuniti kepentingan aktiviti sukan dan permainan 3.Penerangan kepada penjaga kepentingan dan pengiktirafan aktiviti kokurikulum melalui program khas
155 PENILAIAN STRATEGI KRITERIA PEMILIHAN STR 1 STR 2 STR3 STR 4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8 a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi staf yang bertanggungjawab. b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab. c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan. e. Andaian keupayaan yang mengatasi halangan. f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi. g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas. h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini. i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan. 0 2 5 3 2 5 5 5 5 5 1 5 1 0 2 1 1 5 3 1 4 1 3 2 0 2 2 0 1 2 2 1 2 1 0 1 0 1 1 5 3 4 5 4 7 1 2 2 2 4 0 1 2 2 3 3 3 3 4 1 5 0 3 2 1 3 1 2 2 2 0 Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16 Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7
6/17/2014 156 Alat Asas Kualiti (Tools) 1. Carta Aliran 2. Lembaran Semak 3. Histogram 4. Gambarajah Pareto 5. Gambarajah Tulang Ikan 6. Gambarajah Serakan 7. Stratification 8. Force Field Analysis 9. The Emphasis Curve 10. Carta Kawalan
6/17/2014 157 Management Methods Affinity Diagram Benchmarking Deming Wheel(PDCA) Gantt charts ISO 9001 Quality Circles TOWS/COWS 7S McKinsley 6 Sigma KPI
158 6. MEMBINA PELAN TAKTIKAL
159 Strategi 1 Meningkatkan kesedaran murid dan ibu bapa Program-program sahsiah dan disiplin Bil Pelan Taktikal Pelaksana/ Tanggungja wab Tempo h Anggaran Kos Output/outco mes KPI Sasaran Pelan kontigensi 01. 1. Mesyuarat J/kuasa Permufakatan Sekolah PK HEM Jan, April, Julai, Okt AJK tahu peranan, tugasan, perkembangan terkini % kehadiran guru % guru faham peranan 100% 100% 2. Rondaan kawasan sekolah PK HEM Jan- Nov Pelajar tidak merayau-rayau tanpa tujuan di kawasan sekolah atau ponteng kelas. % pelajar merayau-rayau di kawasan sekolah % ponteng menurun. 0% 0% 3. Buku Kawalan Kelas PK HEM Jan- Nov Pelajar tidak ponteng kelas % pelajar ponteng 0% 4. Spot Check di kelas PK HEM Jan- Nov Pelajar tidak membawa barang larangan ke sekolah dan tiada kes vandalisme. % kes Vandalisme % kes kecurian menurun. 0% 0% 5. Kad Disiplin PK HEM Jan- Nov RM100 Mudah mengesan pelajar yang bermasalah untuk tindakan % pemegang kad Bilangan tempoh mengesan 100% 2 jam
160 PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1 NAMA STRATEGI Mewujudkan Partnership/ Rakan Strategi dengan pihak luar BIL PROGRAM/ PROJEK T/JAWAB TEMPOH/T ARIKH KOS/ SUMBER Hasil akhir KPI PELAN KONTIGENSI 1 Program Maju Diri GPK HEM 3 hari Januari Setiap tahun RM500.00 PIBG Murid lebih berkeyakinan Peratus murid yang berubah sikap dan minat belajar % penurunan kes disiplin Ceramah 2 Bengkel Kemahiran belajar GBSM 2 hari Mac Setiap tahun RM300.00 KAUNSELING Murid menguasai kemahiran belajar % peningkatan dalam ujian bulanan dan penggal Edaran bahan bengkel
161 Alignment by Soichiro Honda-Honda Motors: • 1. Craft a vision: what we will be • 2. Create goals and performance measures: What 4 or 5 things we must do to get there • 3. Alignment: Translate the work of each person into alignment with the goals. hak milik mbustamanIAB.KPM 161
162 hak milik mbustamanIAB.KPM 162
163 Cascading KPI
164 6. MEMBINA PELAN OPERASI
165 Format Program/Pelan Operasi • 1. Nama Program • 2. Rasional • 3. Objektif Program • 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan • 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas • 6. Kos Pelaksanaan • 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi • 8. Penilaian Program • 9. Tindakan Susulan • 10. Lampiran Berkenaan
166 Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB KPI Sasaran Prestasi 1 Mesyuarat staf dan AJK PIBG 1.1 Ucapan GB 1.2 Bentang kertas konsep 1.3 Lantik AJK 1.4 Agih tugas 1.5 Tetap tarikh 1.6 Bincang kos 1.7 Jemputan 1.8 Hal-hal lain GB GPK HEM YDP PIBG Bilangan hari 1 hari 2 Surat mesyuarat • Jemputan kepada ibu bapa dan guru • Kaunselor Profesional • PPD ( Perasmian) • AJK Setiausaha Bilangan hari 7 hari 3 Publisiti JK publisiti Bilangan hari 7 hari CONTOH PELAN OPERASI & KPI
167 ANGGOTA ALIRAN KERJA MASA SEBENAR(MINIT) CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA Terima dan semak permohonan 5 Sah dokumen dan lulus 3 Terima bayaran 2 Tangkap imej 1 Cetak muka surat utama 2 Laminate 1 Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian 2 Encoding 1 Sah keluar 2 Serahan 11 JUMLAH SEBENAR: 30 minit 9 PI 5 PIT 9 PI 3 PI 3 PI 3 PI 3 PI 1 PI 4 PI 3 PI
168
169 1 Objektif 1: Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti IAB ( MS ISO 9001: 2008, TQM dan SSR) Aktiviti1.1: Mengurus Mesyuarat Kualiti: a. Mesyuarat SSR b. Mesyuarat kajian Semula MS ISO 9000 c. Mesyuarat JK Kawalan Kualiti dan Pemastian Kualiti d. Mesyuarat Audit Dalaman e. Mesyuarat Audit dengan pihak luar (Moody International) f. Semakan dokumen kualiti g. Perancangan Sistem Kualiti Aktiviti 1.2: Menghadiri mesyuarat di KPM berkaitan Kualiti (atas arahan Ketua Jabatan) Aktiviti 1.3: Urusetia Pengumpulan maklumat untuk SSR i. Bilangan aktiviti setahun ii. Bilangan Ketakakuran (minor) SPK oleh pihak ketiga i. Bilangan mesyuarat ii. Jumlah Masa i. Tempoh masa (min 10 bulan) ii. Bilangan mesyuarat setahun 4 kali setahun 2 kali setahun 4 kali setahun 2 kali setahun 1 kali 2 kali 1 kali 0 ketakakuran 1 kali 2 hari 8 bulan (Nov 2010-Jun 2011) 2 kali
PERINGKAT 3: MENGIMPLEMENTASIKAN HALA TUJU
171 Isu-Isu Utama Dalam Pelaksanaan Perancangan Strategik Secara Berkesan Satu kajian dalam majalah Fortune mendapati bahawa kurang10 peratus daripada strategi yang dijana dengan berkesan telah dilaksanakan dengan berkesan. Dalam kajian lain, Fortune mendapati bahawa dalam lebih daripada 70% peratus daripada kes-kes apabila CEO gagal bukan berpunca daripada strategi tetapi pelaksanaan yang jauh menyimpang.
172 HALANGAN TERHADAP PELAKSANAAN STRATEGI
Isu-Isu Implementasi: 1.Kepimpinan & Pengurusan Strategi 2. Penyebaran & Internal marketing Pelan Strategik (komunikasi) 3. Pengurusan Perubahan 4. Pengukuran & kawalan strategi (cascading KPI) 5. Budget
MENGURUS PERUBAHAN/TRANSFORMASI
Jangan bernostalgia tentang masa lalu Jangan kekal dengan keadaan sekarang Berubahlah mengikut rentak Berubahlah mengikut masa -Guan Zhong- (Chinese Scholar,”Spring and Autumn Period)
Mengapa Tentangan Terhadap Perubahan di Tempat Kerja? AKTIVITI PERBINCANGAN
• Takut kepada perkara yang tidak diketahui. Perubahan menandakan ketidaktentuan, dan ketidaktentuan adalah tidak selesa. Tidak tahu apa yang boleh berlaku sering membawa kepada kebimbangan yang tinggi. Menentang perubahan adalah salah satu cara untuk mengurangkan kebimbangan.
Takut kegagalan. Arahan baharu memerlukan kemahiran dan kebolehan yang mungkin di luar kemampuan kita. Terdapat tentangan untuk mencuba pendekatan baharu kerana semua tahu bagaimana untuk bekerja dalam sistem sedia ada tetapi takut mereka tidak akan dapat berbuat demikian kerana kemahiran dan tingkah laku baharu yang diperlukan.
• Tidak bersetuju dengan keperluan untuk perubahan. Rakan sekerja mungkin merasakan bahawa hala tuju baharu adalah tindakan yang salah. • Kehilangan sesuatu yang bernilai. Semua rakan sekerja ingin tahu bagaimana perubahan akan memberi kesan kepada mereka. Sekiranya mereka percaya perubahan tersebut membawa kerugian, mereka akan menentang.
• Salah faham dan kurang percaya. Manusia menentang perubahan apabila mereka tidak memahami implikasi perubahan dan menganggap ia mungkin merugikan lebih daripada menguntungkan. Ia sering berlaku apabila adanya rasa kurang percaya antara orang yang memulakan perubahan dan staf. • Inersia/malas. Perubahan memerlukan usaha yang bersungguh-sungguh. Jadi, jangan memandang rendah akan burnout.
Strategi Menangani Tentangan terhadap Perubahan Pendekatan 1. Pendidikan & komunikasi 2. Penyertaan & penglibatan 3. Memudahkan & sokongan 4. Rundingan & perjanjian 5. Manipulasi & kerjasama 6. Paksaan secara tersurat & tersirat Biasanya digunakan dalam situasi: 1. Jika terdapat kekurangan maklumat atau maklumat dan analisis sedia ada tidak tepat . 2. Jika pemula perubahan tidak mempunyai semua maklumat yang diperlukan untuk mencorak perubahan, dan jika orang lain mempunyai kuasa untuk menentang. 3. Jika orang yang menentang kerana masalah penyesuaian. 4. Jika seseorang, atau beberapa kumpulan, yang mempunyai kuasa yang besar untuk menentang jelas akan rugi dalam perubahan. 5. Jika taktik lain tidak akan berjaya, atau terlalu mahal. 6. Jika masa adalah penting, dan yang memulakan perubahan mempunyai kuasa yang besar.
183 PERINGKAT 4: PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN STRATEGI (Ukur dan Nilai Prestasi Strategi)
Ukur dan Nilai Prestasi Strategi • Selepas mewujudkan KPI dan menetapkan sasaran prestasi bagi setiap KPI, organisasi hendaklah melaksanakan pengukuran dan penilaian prestasi dengan cara mengumpul maklumat dan menilai pencapaian dengan membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran prestasi yang telah ditetapkan.
• Organisasi perlu mengenal pasti jurang antara pencapaian sebenar dan sasaran yang ditetapkan, membuat analisis sebab-sebab berlaku jurang dan mencadangkan tindakan penambahbaikan kepada pihak pengurusan atasan agensi
186 MISI VISI Contoh: BORANG PELAPORAN PRESTASI Objektif KPI Tov Sasaran Prestasi Sebenar Ulasan MATLAMAT: (LIHAT TOOL KIT 9)
Tindakan 1. Senaraikan KPI dan sasaran prestasi yang telah ditetapkan. 2. Kumpulkan data mengenai pencapaian sebenar bagi setiap KPI. 3. Bandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran prestasi bagi setiap KPI. 4. Kira peratus pencapaian bagi setiap KPI dan kenal pasti jurang pencapaian. 5. Buat analisis dan rumusan mengenai prestasi pencapaian setiap perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan berasaskan pencapaian semua KPI yang diwujudkan bagi setiap perkhidmatan. 6. Buat analisis jurang dan kaji punca berlakunya jurang.
7. Sediakan laporan mengenai tahap pencapaian prestasi organisasi keseluruhan yang mengandungi: a. Analisis mengenai pencapaian sasaran prestasi setiap perkhidmatan. b. Analisis mengenai jurang pencapaian sebenar berbanding sasaran prestasi setiap KPI yang ditetapkan. c. Analisis mengenai punca-punca berlakunya jurang. d. Cadangan tindakan pembetulan dan penambahbaikan untuk meningkatkan tahap prestasi perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Tindakan
Tiga Jenis Aktiviti Penilaian 1. Penilaian proses perancangan strategik - sejauh manakah proses perancangan efektif? 2. Pemeriksaan berkala berhubung rancangan strategik – sejauh manakah kita telah tumpukan pada hala tuju strategik kita dan mencapai matlamat? Apakah yang ditunjukkan oleh indikator prestasi kita? 189
Tiga Jenis Aktiviti Penilaian 3.Pemeriksaan berkala mengenai pelaksanaan rancangan tahunan - sejauh manakah kita telah memenuhi tempoh waktu dan berada di landasan? 190
Aktiviti Jadual Menilai proses perancangan strategik sekolah Pada akhir proses perancangan Memeriksa implementasi rancangan tahunan Bulanan atau penggal Memeriksa rancangan strategik Tahunan Kekerapan aktiviti penilaian 191
RUMUSAN
Rujukan utama • 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit Organizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. • 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass. • 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2009) Perancangan Strategik Sekolah. Kuala Lumpur: PTS Publication • 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. • 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. • 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. • 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. • 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass. • 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution. Chicago, USA. 10. http://managementhelp.org/plan_dec/str_plan/str_plan.htm