101
Bidang Keberhasilan Utama atau KRA merujuk kepada hasil akhir (outcome) atau output umum bagi mencapai misi dan visi
MATLAMAT STRATEGIK/KRA CARA BAGAIMANA ORGANISASI INGIN MENCAPAI MISINYA SETELAH MENGENAL KEKUATAN DAN KELEMAHAN DALAM ORGANISASI SERTA ANCAMAN DAN PELUANG DI PERSEKITARAN LUAR 103
MATLAMAT STRATEGIK/ KRA Sasaran atau kedudukan khusus bagi mencapai misi dan visi organisasi. Matlamat strategik merupakan pernyataan positif kepada pernyataan isu strategik. Bilangan KRA yang sesuai: 3-5 104
Ciri Pernyataan Matlamat Strategik/ KRA • Hasil akhir + Umum = misi & visi • Berfokus • Tanggungjawab peringkat tinggi (korporat) • Tiada tempoh atau tempoh jangka panjang • Penggunaan ayat: luas, umum dan ringkas • Boleh bersifat kualitatif • Kritikal dan mesti capai jika ingin menjayakan misi dan visi
Isu Strategik Kecemerlangan akademik pelajar masih belum mencapai tahap yang diinginkan oleh sekolah dan pihak berkepentingan 106 1. Pengurusan Kurikulum Matlamat Srategik Meningkatkan tahap kecemerlangan akademik pelajar
Isu Strategik Pencapaian murid dalam bidang kokurikulum masih lagi pada tahap minimum dan perlu dicemerlangkan pada masa hadapan 107 2. Pengurusan Kokurikulum Matlamat Strategik Meningkatkan pencapaian pelajar dalam bidang kokurikulum
Isu Strategik Pencapaian keseluruhan dalam aspek-aspek berkaitan pengurusan hal ehwal murid pada tahap minimum dan perlu ditingkatkan. 108 3. Pengurusan Hal Ehwal Murid Matlamat Strategik Meningkatkan prestasi pengurusan HEM
PERINGKAT DUA Menterjemahkan Hala Tuju Kepada Operasi Organisasi
110 1. MENENTUKAN OBJEKTIF
111 OBJEKTIF • 1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. • 2. Hasil akhir (final outcomes) yang ingin dicapai yang dinyatakan secara khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya
112 What are SMART-A Measures? When creating a ‘balanced’ set measures for an organization, aligning measures where possible is also critical for your success …. TIMELY REALISTIC AGREED TO MEASURABLE SMART MEASURES SPECIFIC ALIGNED
113 Perhatian Penting • Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu. • Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI. • Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi.
114 1. Objectives are specific, measurable results produced while implementing strategies. 2. While identifying objectives, keep asking “Are you sure you can do this?” 3. Use a round-robin technique to collect all members' ideas for objectives. tujuan. 4. Integrate the current year's objectives as performance criteria in each “implementer's” job description and performance review. 5. Remember that objectives and their timelines are only guidelines, not rules set in stone. They can be deviated from, but deviations should be understood and explained Tips
115
116
117
118 The individual needs of each student are met Our students enjoy a positive and enjoyable learning experience Our students demonstrate exemplary behaviour Providing quality & varied extra curricula activities Effective teaching methods that instil the joy of learning Knowledgeable, efficient, competent, nurturing & highly motivated staff who display our core values Transparency & Accountability Financial viability FIDUCIARY LEARNING INTERNAL CUSTOMER b.1. ‘Align’: Pemetaan Objektif dengan Misi & Visi sekolah Our students strive towards academic excellence Safe welcoming, efficient, comfortable facilities and working environment Ongoing maintenance & upgrading of facilities Ample supply of resources – teaching aids, technology, equipment Consistent discipline Providing opportunity for Learning religion Principles Responsive curriculum that encompasses the motto “work, play and learn together” Our students are well rounded & excel in all fields Our students enjoy a safe, welcoming, efficient, comfortable and family oriented environment
119
120 Basic Scorecard Terminology (Institute Aminuddin Baki) Objectives Objectives: What the strategy is trying to achieve Targets Targets: The level of performance or rate of improvement needed Initiatives: Key action programs required to achieve targets Measures Initiatives Measures: How success or failure (performance) against objectives is monitored Financial Excellent Financial Management Stakeholders & Customer satisfied with IAB services Stakeholders & Customer satisfaction Innovation & Growth Strategy Map Quality Core Business Quality & World Class Educational Leaders High Competency Staff and Peacefull Internal Business Processes Mission & Vision
121 Hubungan Pengukuran Prestasi dengan Hala Tuju Organisasi Mandat - Misi – Visi - Nilai – Piagam Pelanggan Isu-Isu Strategik Bidang keberhasilan Utama (KRA) Objektif Key Performance Indicator (KPI)
122 Bengkel Kumpulan • Aktiviti: • 1. Senaraikan KRA dan objektif dalam bentuk peta yang menunjukkan hubungannya dengan mencapai hala tuju sekolah anda (10 minit) • 3. Persembahan (5 minit)
123 2. MENENTUKAN KPI/ MENGUKUR PENCAPAIAN OBJEKTIF
12 124 4 APAKAH ITU KPI ATAU KEY PERFORMANCE INDICATOR KPI adalah petunjuk-petunjuk yang menerangkan sejauhmanakah sebuah organisasi atau program mencapai objektifnya atau hasil akhirnya (results). KPI ialah tanda-tanda yang menunjukkan keberhasilan (outcomes) yang dibina dalam perancangan organisasi, digunakan berterusan untuk mengawal dan mengukur tahap prestasi organisasi.
125 Definisi KPI • KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi • KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost) kejayaan bagi membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai objektif, matlamat, visi dan misi organisasi. • Kesimpulan: KPI adalah satu kaedah mengukur prestasi strategi dan matlamat sesebuah organisasi
126 Mengapakah pentingnya KPI dalam proses perancangan strategik? Mengikut Kaplan (2003): • If we can’t measure our processes, we can’t manage our processes • If we can’t manage our processes, we can’t change our processes for improvement • If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our customers’ expectations • MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED
12 127 7 Metrik Pengukuran Prestasi Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk: • Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output) • Rating (CGPA 3 keatas) • Ranking (Top 10, Best in the World) • Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006) • Bilangan (Absolute Numbers) • Tahap Pencapaian • Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit) • Gred atau Skor • Indeks
128 Identifying & Creating KPIs … That Can Present in Different Forms Rankings (Benchmarks) Absolute Numbers Rating (surveys) Ratio Percentages Indices Strategic Information Generated Complexity of Analysis
129 1 Objektif 2 Pengukuran (KPI) 3 Unit Pengukuran & formula 4 Fokus kualiti 5 Sumber Data 6 Kekerapan Pengukuran 7 Tanggungjawab 8 Tov & Sasaran prestasi 9 Inisiatif/ Strategi CONTOH KAD KAMUS DATA KPI
130 Bil Perkara Penjelasan 1. Perspektif BSC Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan 2. Matlamat Strategik/ KRA General Outcomes atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi teras (grand strategy) / KRA yang dinyatakan secara umum (skop yang luas) dan tempoh masa yang panjang. 3 Objektif Hasil terakhir (final results) yang ingin dicapai 4 Penerangan tentang objektif Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi 5 Fokus Kualiti Jenis : kecekapan, keberkesanan, kepuasan pelangan dll 6 Kekerapan masa pengukuran & Polariti Bilangan pengukuran dan trend pergerakan: cth meningkat itu baik atau menurun itu baik 7 Jenis unit pengukuran Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian 8. Formula pengukuran formula pengiraan 9 Sumber pengukuran jika ada 10 Kualiti data Validiti & realibiliti 11 Pemunggut Data Siapa yang bertanggungjawab 12 Baseline/TOV/status semasa titik permulaan sebagai asas pengukuran kemajuan 13 Target Prestasi (3-5 tahun) Pengukuran prestasi: cth 10%/ bilangan 2/ Tahap Johan 14 Rasional Target justifikasi penetapan sasaran- ia mesti realistik & realiable 15 Inisiatif Usaha/tindakan untuk capai objektif
131 3. MENENTUKAN SASARAN
132 [email protected] 07 132 Link KPI with target & Initiatives • Target: Desired level of performance for a performance measure (e.g., % of customer satisfaction target = 95%) • Initiatives: Action programs that will achieve our performance goals (e.g., license renewals via Internet) (source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)
133 [email protected] 07 133 Potential areas to consider when setting targets: • 1. TOV or Baselines and trends • 2. National, state, local or Education Standards. • 3. Benchmarking / Mission/ Vision • 4. Feedback from customers and stakeholders • 5. Analisis SWOC
134 Objektif KPI Sasaran Misi/Visi Matlamat Misi Visi M1 O1 o2 M2 O3 KPI KPI KPI s s s Inisiati f RUMUSAN: Rajah Pokok Untuk Perhubungan Misi dengan Sasaran
Misi + Visi Matlamat Objektif Strategi Pelan Taktikal Pelan Operasi Terlalu Umum (KRA/KSA/Teras) Umum + Fokus (KPI) S+M+A+R+T Inisitiaf Umum Inisitiaf Khusus Langkah demi Langkah ( Terperinci) What/ Where H O w
136 Contoh Isu Strategik Matlamat (KRA) Objektif KPI Sasaran TOV 2009 2010 2011 2012 Tahap pencapaian kecemerlangan akademik tidak memuaskan Meningkatkan tahap pencapaian akademik 1. Meningkatkan peratus lulus PMR % pelajar yang lulus semua mata pelajaran 98.3 98.6 99 99.5 100 Peratus pelajar mendapat semua A 4 6 10 12 15 GPS 3.58 3.0 2.9 2.8 2.7 2. Meningkatkan kelulusan SPM % pelajar yang lulus semua mata pelajaran 71.2 73.5 74.0 76.3 78.0 Peratus pelajar mencapai semua A 5 6 8 11 13 GPS 4.23 4.03 3.99 3.96 3.90 *Untuk sekolah rendah Meningkatkan kelulusan UPSR % murid yang lulus semua mata pelajaran Peratus pelajar mencapai semua A (5A) GPS
137 [email protected] 07 137 ISU STRATEGIK BIDANG KURIKULUM MATLAMAT STRATEGIK/KRA OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI TOV 14 15 16 2017 Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang. Pemantapan kecemerlangan pencapaian akademik pelajar Peningkatan kelulusan peperiksaan UPSR % kelulusan Peperiksaan % pelajar mendapat 5A 91.7 % 33% 94% 35% 97% 37% 99% 39% 100% 40% ISU STRATEGIK MATLAMAT STRATEGIK/ KRA OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI TOV 14 15 16 2017 Pencapaian kokurikulu m masih lagi di tahap minimum Pemantapan kokurikulum ke tahap pencapaian yang cemerlang. Peningkatan pencapaian murid dalam aktiviti sukan Bilangan pelajar mencapai kejayaan: - peringkat Negeri - Peringkat daerah 3 5 7 9 11 16 13 18 15 20 ISU STRATEGIK, KRA, KPI, OBJEKTIF & SASARAN
138
139 CUSTOMER PERSPECTIVE KRA: … Strategic Objective Strategic Measures (2011, 2012,2013) Strategic Initiatives 2011 Strategic Initiatives Accountability KPI Target KPI Owner C1. C1.1 Tov:: 2011: 2012: 2013: C1.2 BL: NEW ST: LT
140 Misi Sekolah:… Visi Sekolah:….. Isu Strategik: Peningkatan prestasi belum mencapai tahap yang diinginkan. KRA/Matlamat Strategik: Peningkatan Prestasi Akademik Objektif Petunjuk (KPI) Tov (base) 2012 2013 2014 Inisiatif / Strategi Akauntibiliti Peningkat kan prestasi UPSR GPS % Lulus % 5As 2.0 93 10%.1 1.8 94.5 12% 1.7 97.0 16% 1.50 100 20% 1. meningkakan Kapibiliti guru dalam P&P 2. meningkakan Kemahiran Belajar pelajar 3. Meningkatkan sokongan komuniti GPK 1 (p) GPK HEM GPK koku
141 Bengkel Kumpulan • Aktiviti: • 1. Pengisian Template : objektif, KPI, Sasaran , Inisiatif dan Pemilik KPI (10 minit) • 3. Persembahan (5 minit)
142 4. Tindakan mencapai objektif (INISIATIF /STRATEGI)
143 Strategi Niven, 2008: “ Broad priorities”: the overall directional areas the organisation will pursue to achieve its mission.
144 Apakah itu Strategi? • Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif. • Ia bersifat ‘action-oriented’ dan berhubungan terus dengan pengukuran output. • Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu
145 What is Organisational Strategy? – “A strategy is defined as a pattern, of purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what a school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame.” (Bryson, 1995, p.32)
146 Kriteria untuk formulasi strategi • Penerimaan (pembuat keputusan) • Impak kepada pelanggan/stakeholder • Relevan • Konsisten dengan msi, visi dan nilai • Fisibiliti teknologi dan kos • Pengurusan risiko • Latihan yang diperlukan • “Timing’ • Adaptibiliti dengan persekitaran
147 PENILAIAN STRATEGI KRITERIA PEMILIHAN STR 1 STR 2 STR3 STR 4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8 a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi staf yang bertanggungjawab. b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab. c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan. e. Andaian keupayaan yang mengatasi halangan. f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi. g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas. h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini. i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan. 0 2 5 3 2 5 5 5 5 5 1 5 1 0 2 1 1 5 3 1 4 1 3 2 0 2 2 0 1 2 2 1 2 1 0 1 0 1 1 5 3 4 5 4 7 1 2 2 2 4 0 1 2 2 3 3 3 3 4 1 5 0 3 2 1 3 1 2 2 2 0 Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16 Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7
148 THE COWS MATRIX (GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS) STRENGTHS 1. 2. LIST STRENGTHS 3. 4, 5. 6. INTERNAL ENVIRONMENT WEAKNESSES 1. 2. LIST WEAKNESSES 3. 4. 5. 6. OPPORTUNITIES 1. 2. LIST OPPORTUNITIES 3. 4. 5. 6. S-O STRATEGIES PENETRATION EXPANSION INTENSIFICATION ACQUISITION INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES W-O STRATEGIES NICHE LINKAGING OR NETWORKING SUB-CONTRACTING ANCHORING ORGANIZATION DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING CHALLENGES/THREATS 1. 2. LIST THREATS 3. 4, 5. 6. S-T STRATEGIES DIVERSIFICATION CONSOLIDATION CONTINGENCY MECHANISMS W-T STRATEGIES RETRENCH MERGE WITHDRAW CLOSE SHOP STATUS QUO EXTERNAL ENVIRONMENT
149 Contoh penjanaan strategi, Pelan tindakan & Pelan Operasi
150 DALAMAN LUARAN W- Weakness W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi. O- Opportunities O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM. O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan. O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islam bagi meningkatkan sahsiah murid O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat. O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi. O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid. O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web. W-O 1. (W6 + O6) Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6) Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG. 3.(W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.