Hướng dẫn tự học Microsoft Word

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách ...................................................................... 6
Thủ thuật chung .................................................................................................................. 6

Phóng to hay thu nhỏ ...................................................................................................... 6
Định dạng nhanh chóng .................................................................................................. 6
Thêm nhiều lựa chọn hơn ............................................................................................... 7
Xuống dòng không tạo chỉ mục ...................................................................................... 7
Các Smart Tags ............................................................................................................... 7
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng............................................................... 7
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng ............................................................................ 8
Sử dụng lệnh Paste Special ................................................................................................. 8
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng ...................................................................................... 9
Xoá thông tin cá nhân ......................................................................................................... 9
Vẽ một đường thẳng ........................................................................................................... 9
Máy tính có sẵn trong Word ............................................................................................... 9
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes ............................................................ 10
Status Bar có gì cho bạn?.................................................................................................. 10
Tuỳ biến AutoText............................................................................................................ 11
Track changes - So sánh các văn bản................................................................................ 11
Split – So sánh nhiều phần của văn bản............................................................................ 12
Bảo vệ văn bản của bạn .................................................................................................... 12
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản ............................................................... 12
Đặt font chữ mặc định....................................................................................................... 13
Tính toán trên bảng ........................................................................................................... 13
Tạo bảng nhanh chóng ...................................................................................................... 14
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới .................................................. 14
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước .................................................................................. 14
Giấu tên văn bản trong Recently Used Files..................................................................... 15
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word.................................................................................... 15
Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word ........................................................................ 16
Chèn âm thanh vào văn bản Word.................................................................................... 16
Track changes - So sánh các văn bản................................................................................ 17
Split – So sánh nhiều phần của văn bản............................................................................ 17
Bảo vệ văn bản của bạn .................................................................................................... 17
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản ............................................................... 18
Đặt font chữ mặc định....................................................................................................... 18
Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn ....................................................................... 18
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn.............. 19
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:............................................... 19
Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect ............................................................................ 20
TẬN DỤNG MACRO ...................................................................................................... 21
Công cụ ẩn trong Microsoft Office ................................................................................... 21

Microsoft Office Picture Manager ................................................................................ 21
Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging ......... 22

Microsoft Clip Organizer.............................................................................................. 22

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard......................................................... 23

Microsoft Office Application Recovery ....................................................................... 23

Microsoft Office Language Settings ............................................................................. 23

Microsoft Office Access Snapshot Viewer................................................................... 23

Digital Certificate for VBA Projects............................................................................. 23
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office ................................................................. 24

Microsoft Office............................................................................................................ 24

Microsoft Outlook......................................................................................................... 24
Internet Explorer (IE) và Firefox .................................................................................. 24
10 thao tác nhanh với MS Office ...................................................................................... 24
Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office ....................................................................... 25
Lối tắt tới lối tắt ............................................................................................................ 25
Thao tác với Word ............................................................................................................ 25
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi ............................................................................... 25
Hai cửa sổ trên một màn hình........................................................................................... 26
Thao tác với Excel ............................................................................................................ 26
Thay đổi hướng Enter ................................................................................................... 26
Sang trang với page break............................................................................................. 27
Sử dụng tính năng AutoFill........................................................................................... 27
Thao tác với Outlook ........................................................................................................ 28
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname................................................................................. 28
Tạo thêm không gian .................................................................................................... 28
Thủ thuật nâng cao trong MS Word ................................................................................. 28
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày................................................................ 28
Sửa đổi định dạng tài liệu ............................................................................................. 29
Tránh cảnh báo phiền phức........................................................................................... 29
Dán văn bản không chứa định dạng.............................................................................. 29
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản .................................................... 30
Sử dụng menu Work ..................................................................................................... 30
Vẽ hình trong MS-Word ................................................................................................... 30
Tự in phím tắt trong MS Word ......................................................................................... 32
Các định dạng đặc biệt trên chữ........................................................................................ 34
Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại ........................................................ 34
Định dạng chỉ số ........................................................................................................... 34
Định dạng chỉ số mũ ..................................................................................................... 35
Các định dạng đặc biệt khác ......................................................................................... 35
Định dạng bề rộng chữ.................................................................................................. 35
Định dạng chữ hiệu ứng................................................................................................ 35
Khám phá thanh công cụ MS Word.................................................................................. 35
In ấn file văn bản............................................................................................................... 38
Hướng dẫn cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại, cách in ấn trong MS
word và hủy bỏ lệnh in. .............................................................................................. 38
v Cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại ................................................ 38
v In ấn trong MS word ............................................................................................... 47
v Hủy bỏ lệnh in .......................................................................................................... 49
Định dạng file văn bản ...................................................................................................... 51
MS Word: Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer) ......................................... 55
Một số thủ thuật khi in văn bản trong MS Word .............................................................. 59

Tìm kiếm – Thay thế - Di chuyển nhanh .......................................................................... 67
Muốn tìm kiếm chữ, từ ngữ trong file .......................................................................... 67
Muốn thay thế từ ngữ trong nội dung file văn bản ....................................................... 68
Di chuyển nhanh đến các vị trí cần thiết....................................................................... 69

Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ...................................................... 70
Định dạng đoạn văn bản ................................................................................................... 74
Barcode Works v3.2 - Add-ins chèn mã vạch trong MS Word ........................................ 76
Chức năng Tracks Change, Comments trong Microsoft Word ........................................ 78

Bật và tắt chế độ Tracks Change................................................................................... 79
Chèn lời bình vào văn bản ............................................................................................ 79
Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons) ............................................................... 81
Kết luận......................................................................................................................... 82
Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động MS Word ........................................................... 82
Tạo đường viền (border) bao quanh đoạn văn bản ........................................................... 92
Tạo đường viền (border) cho toàn bộ file văn bản ........................................................... 95
Trang trí văn bản giống trang báo..................................................................................... 99
Tăng lực Microsoft Office .............................................................................................. 102
CẢI TIẾN OUTLOOK ................................................................................................... 103
TẠO DẤU RIÊNG CHO POWERPOINT ..................................................................... 104
Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office.................................................................. 104
Tạo dòng dấu chấm (……………) nhanh - Tabs ........................................................... 105
Tạo mục lục tự động ....................................................................................................... 110
Vai trò của Section trong trình bày văn bản ................................................................... 126
1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần). .................................................... 126
2. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một
văn bản. ....................................................................................................................... 127
3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các

Section......................................................................................................................... 127
4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản. ...................................... 128
5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản....................................... 128
Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt... vào file văn bản .................................................... 129
Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer. ................................................... 130
Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản.................................................... 131
Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản ............................................... 132
Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file ................................................ 133
Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho sinh động...................... 136
Định dạng phông chữ.................................................................................................. 136
Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau này không? 138
Thay đổi độ giãn chữ. ................................................................................................. 140
Trang trí chữ cho sinh động. ....................................................................................... 141
Chèn ghi chú ở chân trang .............................................................................................. 142
Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel............................................ 143
Dịch nhanh văn bản bằng Microsoft Word 2003............................................................ 146
Chèn ảnh vào nội dung văn bản...................................................................................... 150
Chèn chú thích ................................................................................................................ 173
Chèn chú thích với Office 2000.................................................................................. 173

Chèn chú thích với Office 2003.................................................................................. 175
Chèn nội dung của 1 file.doc đã có vào nội dung file đang mở...................................... 176
Tạo các liên kết (Link) trong MS Word.......................................................................... 177

Tạo các liên kết (Link) trong MS Word...................................................................... 177
Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản ................................................................... 182
Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word ..................................................................... 183
Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động ..................................... 183
Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office.................................................................. 185
Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu. ............................................................................ 187
Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh ........................................................... 188
Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản ................................................................... 190
Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ khi gõ văn bản ............................................. 191
Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ. .................................................................................. 193
Một số thủ thuật quan trọng khác ................................................................................... 196
Đặt mật khẩu bảo vệ nội dung file văn bản nhưng vẫn hiển thị đọc được (Office 2003)

..................................................................................................................................... 196
Đặt mật khẩu bảo vệ file không mở và lưu chỉnh sửa nội dung ..................................... 199
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MAIL MERGE CHO NHÃN BIỂU (LABEL) .............. 205
THỦ THUẬT WORD XP .............................................................................................. 221

Thêm số dòng cho tài liệu........................................................................................... 221
Đánh số trang theo từng chương trong tài liệu ........................................................... 222
Hiện hoặc ẩn số trang trên trang đầu tiên ................................................................... 222
Bỏ qua việc đánh số dòng cho một Paragraph. ........................................................... 222
Đánh dấu chọn những từ tìm thấy khi tìm kiếm ......................................................... 222

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách

Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy cách làm
bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.

Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart copy
and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng
hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS
Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts -
đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản
và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp
bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc
tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối
với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì
bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì
nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về
phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng

Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format
Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn
(Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm
đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ
chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại
định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay
một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được
sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng
giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã
được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn

Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word
hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay
đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa
chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close
All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì
bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh
sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng
ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù
hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect
Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn
Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với
những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu
vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng
của đoạn dữ liệu vừa dán).

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong
Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là
số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools |
Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến
các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải
vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi
cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo
xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải
(commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works
ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã
tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên
menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô
Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn
đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn
mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work
menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến
bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-
Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành
dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một
lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà
bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách
sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau
C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và
Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to |
Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin
Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa
sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong
trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán
trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ
font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc
chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special.
Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa
sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo
thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi
dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về
bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden
Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ
những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich
Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại
dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn
dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất
đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không?
Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên
bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã
có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở
bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung
Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate

rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính
của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán
kết quả vào.

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa?
Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm
tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng
Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại
bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Spelling &
Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check
grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các
phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các
tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy
vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ
AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện
ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây
khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để
người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và
liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là
xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều
điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options
chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar
là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang
hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang
bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột
lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi

macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi
nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà
chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là
mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ
kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn
toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào
Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ
cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp
chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm
nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện
công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này
sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng
Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi
khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra
bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp
bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File
name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản.
Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong
văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó
khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn
chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột
trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để
bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn
chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to
open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục
Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect
Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người
khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools
| Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của
bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)
và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản
không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các
văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc
định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột
vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn
nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của
bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font
chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy
chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của
cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả
năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.
Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán.
Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất
vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng

1 2 3 4 =SUM(LEF)

Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào
Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột

1
2
3
4
=SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc
dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như
trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa
kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm
vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu
mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy.
Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn
chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay
cho bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số
dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự
như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools |
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục
Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích
trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định
dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều
lần.
Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại
thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các
thông tin cần thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định
dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save, bạn hãy chọn
Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của
bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File |
Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện
ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào
mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ
hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được
sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến
danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các
tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp
tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho
hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng
Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay
đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu
chọn mục này, nhắp OK.

Tạo phím tắt tùy chọn trong Word

Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh
tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có
thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel.

Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click
vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard.

Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví dụ
muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và
phần commands là FileSaveAll.

Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn
nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press

New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử
dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào
Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử
dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy.

Phạm Lê Minh Định

Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word

Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để soạn thảo văn bản rất
phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó. Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức năng
“Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word. Chức năng này rất hữu ích với các bạn thường
hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh.

Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu
Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở ra hộp thoại
“Thesaurus…”.

Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace with
Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở khung dưới. Nếu bạn
muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng nghĩa đó rồi bấm vào nút
“Replace” để thay thế.

Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần tìm từ
đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm chọn nút “Look Up”.
Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất hiện ở khung dưới.

Nguyễn Cao – Chu Diệu Thúy

Chèn âm thanh vào văn bản Word

Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm
rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để chèn âm thanh.

Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.

Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file. Trong phần
tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường dẫn; - Display as Icon:
hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng với text.

Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói. Nếu như bạn
đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính giọng nói
của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thể Create New. Sau đó, rê

thanh trượt đến phần Wave Sound.

Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói của mình
để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải không bạn.

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm
nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện
công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này
sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng
Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi
khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra
bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp
bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File
name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản.
Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong
văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó
khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn
chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột
trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để
bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn
chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to
open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục
Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect
Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người
khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools
| Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của
bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)
và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản
không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các
văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc
định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột
vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn
nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của
bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font
chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy
chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của
cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn

Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của Recosoft
Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng PDF sang định dạng
tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click chuột đơn giản.

Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột, paragraph,
bảng, Style, ảnh... nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác.

Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office Personal được
thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung lượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn

nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương trình QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì
chương trình mới có thể làm việc.

Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình Microsoft Word lên.
Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File. Một hộp thọai sẽ xuất hiện để yêu cầu
bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi. Kế đến bạn hãy nhấn nút Options để hiệu
chỉnh một chút.

Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảng tính,... thì
bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh đó PDF2Office
Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy chọn ở mục Page. Chọn nơi
lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open PDF
files.

Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển đổi của
mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên lưu ý là ở phiên bản
dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5 trang mà thôi. Cùng với nhiều
hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt được kết quả cao hơn.

Chương trình được cung cấp tại website: http://www.recosoft.com/ với dung lượng khoảng 4,02
MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 49 USD.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để
thao tác nhanh hơn

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các
biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn
bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những
phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.

Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt
cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết
vào văn bản.

Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.

- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để
gán phím tắt.

- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó,
bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.

- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.

- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để
mở ra cửa sổ “Symbol”.

- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.

- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”.
Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không
còn tác dụng nữa.

- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect

Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản 2000 trở về
sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng tiện lợi này sẽ tự động
chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi lúc chúng thường chèn vào hay
thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi như tên riêng chẳng hạn.

Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức. Mặt khác, bạn cũng có thể dùng
tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu.

Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ nội dung mà bạn thường
xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options. Trong nhãn
AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm sáng trước đó. Tiếp đến
nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả năng tự động chèn thêm đoạn văn
bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa chỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên
trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và bên dưới mục ”Replace”. Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn
Plain text hoặc Formatted text bên trên văn bản (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung
văn bản được chèn vào tài liệu, sau đó nhấn Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt
theo thứ tự bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.

Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính năng
AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm (dấu này sẽ được
thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các thay đổi trên định dạng
chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn Yes, nếu không thì tất cả các thao
tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.

AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn không thể chọn
trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong mục “Replace”. Bạn
có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text) hoặc văn bản được định dạng
(formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong Word và Outlook, tính năng AutoCorrect
còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1). Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở
lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa kích hoạt và nhấn Delete.

TẬN DỤNG MACRO

Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ ở một kiểu
font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rất tiện lợi. Sức mạnh đằng
sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA. Ngay cả trong trường hợp bạn dùng tính năng tạo marco tự
động trong Word và Excel bằng cách nhấn Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn
VBA cũng có thể được giấu kín. Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu
kín mã Visual Basic ngay cả trong và sau quá trình tạo macro. Nếu không sử dụng tổ hợp phím
<Alt>-<F11> hoặc chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy được
những đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền.

Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản “vô nghĩa”. Trước hết hãy mở một
tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và nhấn Enter. Ngay lập tức, một đoạn văn bản 45 từ
lặp đi lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy dog” sẽ xuất hiện. Chỉ cần thay
đổi con số bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này sẽ lặp lại với số lần chính là con số bạn vừa nhập
vào.

Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy
thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những công cụ này
có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và
Start | Microsoft Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8
đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot
Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có
một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng
một lần (Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công
cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.

Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office
trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh
chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này
tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng
hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office
Picture Manager.

Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ
View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft
Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn
có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến
thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào
File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần

xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn
cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export
sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương
phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức
ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File | Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu
không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document
Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn
Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy
tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét
văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh
dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn
vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra
những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng
đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng
của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và
tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn
hay thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document
Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng
ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa
nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools | Recognize Text Using
OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI (Microsoft
Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên
định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp
tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng
MDI chỉ có 333KB.

Microsoft Clip Organizer

Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có
thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools | Clips online. Bạn cũng có
thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn

hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS
Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì
sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng
dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại
công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ
Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled
hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft
Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots.
Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft
Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định
chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft
Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng
VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn hãy
khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS
Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.

Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp
chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số
phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:

Microsoft Office

- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả
trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.
- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™

Microsoft Outlook

- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.

Internet Explorer (IE) và Firefox

- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản
hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.

10 thao tác nhanh với MS Office

Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft.
Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn 15% tính của bộ phần

mềm chiếm tới 245 MB này.
Thậm chí, với 15% đó, chúng ta
cũng không biết rõ những tính
năng bên trong, phím tắt, thủ
thuật thao tác nhanh, các tài liệu về mánh khóe được công
bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook.

Bạn có thể mua được hàng tấn sách đủ loại về các thủ thuật cho Office. Tuy nhiên, chúng sẽ là
quá lớn và khó nhớ. chúng tôi xin cung cấp với bạn đọc một số thao tác cơ bản, giúp bạn tăng tốc
trong công việc với Office 2003, XP và 2000.

Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office

Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu. Bạn
giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như
Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General ,
và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box".

Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office sẽ giúp bạn
nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools ->Customize, chọn vào
thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ
chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các
biểu tượng đó mà còn hiện cả phím tắt cho bạn.

Thao tác với Word

Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải gõ bằng tay.

Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ nào trên thanh công

cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các cụm từ cũng như các cụm văn

bản mà bạn tự thêm vào.

Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi

Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào đó. Nhưng

khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di chuyển tới chỗ đó khá

mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ
cần giữ -. Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã

tạo ra thay đổi.

Hai cửa sổ trên một màn hình
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau
của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản
có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Window
-> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử dụng chuột để di chuyển
đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất kì thay đổi nào của một
trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ
đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh split.

Thao tác với Excel
Thay đổi hướng Enter
Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có hiệu quả
trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định, khi bạn nhấn Enter,
con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách đó, bạn có thể thay đổi hướng
mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn thẻ Edit chọn mục Move selection after
Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.

Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ở cuối màn
hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp - và - để chuyển đổi qua lại giữa các
bảng tính.

Sang trang với page break

Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài hàng sang trang một trang khác. Trông

chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để tránh vấn đề này ? Để xem khi nào bảng tính sẽ bị tách

trang, bạn chọn View -> Page Break Preview. Nếu đây là lần đầu tiên bạn dùng chức năng này,

bạn sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này không thực sự hữu ích. Bạn hãy đánh dấu chọn

vào hộp Do not to show it again để tắt màn hình này vào lần sử dụng sau. Bạn sử dụng thanh

cuộn ngang và dọc để xem Excel tách trang như thế nào. Các trang sẽ được đánh dấu bằng một

nhãn lớn và dòng kẻ page break sẽ được in đậm. Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng

chuột.

Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của trang. Sau đó bạn chọn Insert -> Page

Break. Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page Break.

Sử dụng tính năng AutoFill

Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong tuần, tháng, năm. Để làm được điều

này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2 giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô và AutoFill sẽ tự

động điền tiếp cho bạn.

- Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào ô bên
cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô. Bây giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểu tượng hình dấu cộng
(không phải dấu cộng với các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó cho đến chỗ bạn muốn. Bạn sẽ thấy
các ô có giá trị tăng dần (3,4,5,...). Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn cũng sẽ có các giá trị 300,
400, 500...

- Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày trong tuần, hoặc một tháng trong năm,
Excel có thể tự động điền giá trị bằng AutoFill. Nếu bạn nhập vào ngày cuối của tháng, AutoFill
sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể điền một dãy các năm hoặc quý như
2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.
Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn. Để lựa chọn
một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ thấy lựa chọn Fill
Formatting Only hoặc Fill Without Formatting. Nếu bạn không thích cách mà AutoFill điền dữ
liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều tuỳ chọn hơn.

Thao tác với Outlook

Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname

Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một trường
gọi là Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname các bạn của
bạn vào, nhưng đó cũng làm một cách rất nhanh và chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.

Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn muốn sử
dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập đầy đủ họ tên của
từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người này với người khác và bạn
có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ
nickname vào trường "To:" là đủ.

Tạo thêm không gian

Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ dàng để đọc
thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp nào đó, bạn cần nhiều
không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn
nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều -
không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.

Thủ thuật nâng cao trong MS Word

Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những
thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất thời gian. Tại sao không
sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn?

Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trong Word:

Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày

Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc với macro
mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.

Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đặt tên
macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua
các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế
để chạy tự động khi mở một tập tin mới.

Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp lại khi mở một
tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools-
>Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong
cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự
động chạy khi tạo tài liệu mới.

Sửa đổi định dạng tài liệu

Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để
chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn
bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong
một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm
kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application
Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài
đặt Windows.

Tránh cảnh báo phiền phức

Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu Macro là một biểu tượng, tên,
hoặc các template, Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần hoặc các kí tự nào đó được biểu
mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy tạo một chữ diễn cho một danh sách các lệnh,
kí số (digital signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro này hoặc các hoạt động và phím tắt.
hơn. Rất nhiều chương trình sử dụng

macro và tạo ra các macro nhằm
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ loại bỏ những hoạt động, thao tác
Office. Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 lặp lại trong quá trình sử dụng.
(Office10 nếu sử dụng Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Macro được hỗ trợ rất tốt từ trong
Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin bộ Office của Microsoft, đặc biệt
mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập là Word.
tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office.
Khi sử dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó,
trong Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong
khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose..,
và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo
mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại
những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.

Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa
chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.

Dán văn bản không chứa định dạng

Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ người sử
dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và
những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và sử dụng Unformatted Text
mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều
là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:

Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _
dataType:=wdPasteText
End Sub

Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách Categories trong
Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut
Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close.

Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word
nhanh chóng và đơn giản.

Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản

Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí
tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit -
>Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và
gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi
có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.

Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn
macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm
dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành .Warp=wdFindStop.

Sử dụng menu Work

Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File của Word sẽ
nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tin thường sử dụng mới
gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ
General. Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay
không. Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục
Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên
hàng có các menu và nhấn OK.

Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu Work và chọn
Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và
chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.

Vẽ hình trong MS-Word

Ngoài chức năng chính là soạn thảo văn bản, trong MS-Word cũng hỗ trợ chức năng vẽ
hình tương đối tốt. Một số hình vẽ đơn giản có thể vẽ trực tiếp trong MS-Word mà không
cần vẽ từ các phần mềm khác rồi phải chèn vào vừa mất thời gian, lại làm tăng dung lượng
của tập tin.

Ngoài chức năng vẽ các đường thẳng, hình vuông, hình tròn... MS-Word còn có thể vẽ các đường
cong phức tạp, đường gãy khúc liên tục....

Để thực hiện việc vẽ hình, đầu tiên nếu trên màn hình chưa có thanh công cụ vẽ hình thì bạn lấy
ra như sau: Click phải chuột lên một thanh công cụ bất kỳ, chọn Drawing. Trên thanh công cụ
bao gồm khá đầy đủ các chức năng vẽ, tô màu, chọn bề dày nét vẽ, kiểu nét vẽ, vẽ các hình khối,
các mẫu hình chuẩn...

Khi cần vẽ đoạn thẳng, click vào biểu tượng vẽ đường thẳng, ấn và giữ phím Shift, khi đó con trỏ
chuột sẽ di chuyển theo đường thẳng.

Khi cần copy một đối tượng nào đó, bạn ấn và giữ phím Ctrl,
đưa con trỏ đến đối tượng, click & drag đến nơi cần copy.

Khi cần vẽ một đường cong phức tạp, bạn vào: AutoShapes >
Lines > Curve trên thanh công cụ Drawing, tương tự, vào
AutoShapes > Lines > FreeForm để vẽ các đường gãy khúc.

Nếu đường cong, gãy khúc chưa như ý muốn, bạn click phải Giữ Ctrl + click & drag đối tượng
chuột vào đối tượng rồi chọn "Edit Points", lúc này các điểm để copy (hình trái), click phải
neo trên đường sẽ hiện lên, bạn có thể tự do điều chỉnh theo ý chuột lên đối tượng, chọn Edit
muốn, hoặc bạn có thể thêm điểm vào (add points), xóa Points (Phải)
bớt điểm (delete points) để điều chỉnh đường nét mềm mại
hơn.

Muốn tô màu toàn bộ đối tượng thì đòi hỏi đối tượng đó phải được tạo nên từ một đường khép
kín, để làm được điều này bạn chỉ việc click phải chuột vào đối tượng và chọn "Close Patch"
Đồng thời ngoài những màu cơ bản, bạn có thể lót bên dưới hình vẽ bằng các mẫu tô sẵn có, hình
vẽ... (Fill Color\Fill Effects).

Ngoài ra, để tiện lợi trong khi vẽ, MS-Word có chức năng hiển thị lưới
trên trang văn bản để bạn dễ cân chỉnh hình vẽ, chức năng bắt điểm giữa
các đối tượng với nhau, giữa đối tượng với lưới.. cách thực hiện như

sau:

Trên thanh công cụ Drawing, click Draw\Grid, lúc này hộp thoại tùy
chọn sẽ hiện lên. Bạn click chọn "Display gridlines on screen" để hiển thị
mạng lưới, định bề rộng, chiều cao của các mắt lưới ở box Vertical

spacing, Horizontal spacing.

Định khoảng giữa các mắt lưới theo chiều ngang và chiều dọc ở box
Vertical every, Horizontal every (cách nhau 2 mắt lưới, 3 mắt lưới... ). Hộp tùy chọn mạng
Để bắt một đối tượng đến lưới, bạn chọn Snap objects to grid (nghĩa là lưới.
khi bạn vẽ, đầu mút của đối tượng sẽ tự động liên kết đến vị trí các mắc lưới một cách nhanh
chóng và chính xác mà bạn không cần phải canh chỉnh).Tương tự, khi cần sự liên kết giữa các đối
tượng bạn hãy click chọn "Snap objects to other objects".

Sau khi hoàn tất hình vẽ, để tránh trong quá trình chỉnh sửa,
dàn trang văn bản, các đối tượng sẽ nhảy lung tung làm hình
vẽ của bạn bị sai, biến mất trên văn bản bạn hãy liên kết
(Group) chúng lại như sau:

Giữ Shift và click chọn các đối tượng hoặc nhanh hơn bạn có
thể vào biểu tượng Select object trên thanh công cụ Drawing,
sau đó click & drag để chọn các đối tượng. Vào Draw\Group
để liên kết các đối tượng lại với nhau, lúc này tất cả hình vẽ là
một khối thống nhất, bạn có thể yên tâm chỉnh sửa văn bản. Select object

Tự in phím tắt trong MS Word
Để bạn đọc ngày càng sử dụng những công cụ trong bộ Microsoft Office một cách hiệu quả nhất,
Quản Trị Mạng sẽ cung cấp loạt bài hướng dẫn những thủ thuật đơn giản nhưng lại hiệu quả về
tính năng của 2 chương trình phổ biến nhất trong bộ Office thông dụng này: MS Word và MS
Excel
Tuần 1 số thứ nhất: Bài 1: Tự in danh sách phím tắt trong Microsoft Word
Sử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn bản đem lại hiệu quả và rất nhanh chóng trong việc
soạn thảo văn bản nhưng bạn chưa biết nhiều về các phím tắt đó và muốn tìm danh sách những
phím tắt, thật đơn giản, chương trình Microsoft Word sẽ tự liệt kê danh sách các phím tắt cho
bạn:
1. Vào Tools\Macro\Macro… (Hoặc dùng phím Alt+F8)
Xuất hiện hộp thoại Macro:

2. Chọn Word Commands trong Macro in bạn sẽ có hộp thoại Macros:

3. Tại đây bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macro name
4. Chọn nút Run hoặc Step Into
Xuất hiện hộp thoại List Commands để bạn lựa chọn việc liệt kê danh sách lệnh phím tắt

5. Chọn Current menu and keyboard settings: Liệt kê các lệnh đã được cài đặt phím tắt (có thể sử
dụng) trong List Commands
Hoặc chọn All word commands: Liệt kê tất cả các lệnh đã được cài đặt lẫn chưa cài đặt phím tắt
(bạn sẽ có thể tự cài đặt thêm) trong Microsoft Word
6. Chọn nút OK -> Kết quả sẽ in cho bạn một danh sách các phím tắt sử dụng trong chương trình
Microsoft Word:

Vậy là không cần phải tìm kiếm đâu xa mà bạn có thể có ngay danh sách tất cả các phím tắt cần
dùng trong MS Word. Bạn hoàn toàn có thể tự cài đặt thêm hoặc chỉnh sửa các phím tắt này cho
thuận tiện trong việc sử dụng. Nếu chưa biết thủ thuật này thì bạn có thể tiếp tục theo dõi tiếp các
bài sau.

Các định dạng đặc biệt trên chữ

Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại

Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại, thay vì xoá và gõ lại, bạn quét chọn
vùng văn bản, bấm menu Format > Change case. Ở cửa sổ hiện ra,bấm chọn một lựa chọn:
Sentence case (Chữ in đầu câu), lowercase (chuyển sang chữ thường), UPPERCASE (chuyển
sang chữ in), Title Case (Chữ in đầu mỗi từ),tOGGLE cASE (chữ thường đầu mỗi từ).Có thể làm
nhanh ba thao tác Sentence case, lower case, UPPERCASE bằng cách bấm nhiều lần tổ hợp phím
Shift + F3 sau khi quét chọn vùng văn bản.

Tuy nhiên đối với văn bản dùng font Unicode(Arial, Times New Roman, Tahoma...) thì không sử
dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey 3.6.Quét chọn vùng văn bản,
bấm tổ hợp phím Ctrl+C (hoặc bấm menu Edit > Copy hoặc nút Copy trên thanh công cụ
Standard). Chạy chương trình Unikey, bấm chuột phải lên biểu tượng chương trình (chữ V màu
đỏ nằm ở khay đồng hồ),chọn Công cụ (hoặc bấm Ctrl + Shift + F6), ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn
Unicode ở hai ô Đích, Nguồn trong khung Bảng mã, đánh dấu chọn mục Chuyển mã Clipboard,
đánh dấu chọn mục chọn Sang chữ hoa hoặc Sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã. Trở lại cửa
sổ soạn thảo, bấm tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, hoặc bấm nút Paste trên
thanh công cụ).

Định dạng chỉ số

Để viết công thức của nước H2O. Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format > Font.
Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt gõ chữ H, bấm
tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ số 2, sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, rồi gõ chữ O.

Định dạng chỉ số mũ

Để soạn thảo A 2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọn mục
Superscript, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp 3 phím Ctrl, Shift và dấu =, gõ
số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =/

Các định dạng đặc biệt khác

Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format. Trong cửa sổ hiện ra,vừa đánh dấu chọn các mục
trong phần Effects, vừa quan sát trong khung Preview bên dưới để tìm các loại hiệu ứng cần
dùng, bấm OK.

Định dạng bề rộng chữ

Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Character Spacing. Bấm ô Scale, chọn giá
trị %, bấm OK.

Định dạng chữ hiệu ứng

Định dạng này chỉ có tác dụng khi xem văn bản trong Word mà không in được. Quét chọn văn
bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Text Effects, vừa bấm chọn một dạng hiệu ứng trong
khung Animations vừa quan sát khung phía dưới để xem trước hiệu ứng, bấm OK

Khám phá thanh công cụ MS Word

Những thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn tùy biến môi trường Microsoft Word nhằm mục đích
tăng tính hữu dụng của các thanh công cụ và tăng tốc công việc của bạn.

Các thanh công cụ của Microsoft Word có những phím chức năng giúp tăng tốc quá trình xử lý
văn bản hàng ngày bạn vẫn thực thi lên rất nhiều. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tùy biến những thanh
công cụ đó để khiến chúng càng trở nên thiết thực và hữu dụng hơn nữa. Lấy ví dụ như việc bạn
thường xuyên sử dụng một “biểu tượng” (symbol) nhất định thì bạn có thể tạo ra một nút bấm
trên thanh công cụ để chèn biểu tượng này một cách hoàn toàn tự động. Bạn cũng có thể bổ sung
thêm các đối tượng menu vào menu tắt hay thậm trí tạo ra một menu riêng cho MS Word. Nào
chúng ta hay điểm lại xem chúng ta có thể làm được những gì để khiến cho các thanh công cụ của
MS Word trở nên hữu ích hơn nữa.

Để tạo ra một nút bấm trên thanh công cụ giúp chèn một biểu tượng vào văn bản một cách hoàn
toàn tự động và dễ dàng hơn bạn hãy vào Tools | Customize. Trong cửa sổ Customize bạn hãy
chuyển sang mục Commands rồi tìm đến lựa chọn All Commands trong danh sách liệt kê
Categories bên phía tay trái. Trong cửa sổ liệt kê All Commands bên trái bạn hãy tìm đến lện
Symbol. Hãy nhắp chuột trái vào lệnh Symbol rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ nào mà bạn
muốn nút bấm Symbol nằm ở đó. Khi hộp thoại Symbol hiện ra bạn hãy lựa chọn một biểu tượng
muốn chèn. Nhắp OK.

Sau khi bạn tạo ra phím bấm theo cách trên thì nút bấm sẽ mang tên của biểu tượng đó. Để làm
cho nút bấm trở nên thân thiện hơn bạn hãy một lần nữa mở hộp thoại Customize rồi nhắp chuột
phải vào nút bấm bạn vừa tạo ra đó. Giờ đây bạn hãy xem trong menu ngữ cảnh chuột phải bạn có
thể đổi tên hay đổi cả biểu tượng cho phím bấm đó.

Tương tự sử dụng cách trên bạn có thể bổ sung thêm một nút bấm trên thanh công cụ cho phép
bạn chèn một bức ảnh vào trong văn bản hoàn toàn tự động. Bạn hãy tìm đến lệnh InsertPicture
trong danh sách All commands rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ nào thuận tiện với bạn nhất.
Sau đó bạn hãy nhắp chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo ra đó và lựa chọn một bức ảnh liên kết
với phím bấm đó bằng cách chọn Assign Hyperlink | Insert Picture. Hãy nhớ là bạn phải để hộp
thoại Customize vẫn mở trong khi nhắp chuột phải vào nút bấm đó nếu không thì sẽ không có tác
dụng đâu.

Bạn có thể tạo ra những bức ảnh cho các nút bấm trên thanh công cụ của bạn từ bất cứ bức ảnh
nào có kích cỡ 16 x 16-pixel. Sau đó bạn sao chép bức ảnh đó vào trong clipboard của hệ điều
hành và dán nó thay thế cho nút bấm trên thanh công cụ bằng cách nhắp chuột phải vào nút bấm
muốn thay đổi và chọn Paste Button Image. Một lần nữa hay nhớ là phải mở hộp thoại Customize
trước khi nhắp chuột phải vào nút bấm thanh công cụ nhé.

Để chuyển nút bấm chèn một bức ảnh sang các ứng dụng khác của bộ Microsoft Office bạn hãy
mở ứng dụng MS Office muốn chuyển sang và hộp thoại Customize trong MS Word, nhắp chuột
phải vào nút bấm muốn chuyển và chọn lệnh Copy Button Image. Bạn chuyển sang ứng dụng
muốn chuyển nút bấm qua và mở hộp thoại Customize bằng cách tương tự như trong MS Word
rồi dùng lệnh Paste Button Image như bình thường.

Danh sách All Commands chứa một loạt các lệnh trong Word có chức năng tương tự như lệnh
Symbol kể trên như Color, Column, Condensed, Expanded, Lowered, Raised, FontSize, and
FileOpenFile… cũng chỉ bằng những bước thực hiện đơn giản như trên. Bằng cách này chúng tôi
bảo đảm công việc xử lý các văn bản của bạn sẽ được tăng tốc lên rất nhiều.
Bạn cũng có thể tùy biến MS Word bằng cách bổ sung thêm các lệnh vào menu tắt (Shortcut
Menus). Để thực hiện công việc này bạn hãy mở hộp thoại Customize chuyển sang mục Toolbar.
Trong danh sách các thanh công cụ của Word bạn hãy đánh dấu lựa chọn Shortcut Menus. Khi
thanh công cụ này xuất hiện bạn hãy lựa chọn Text, Table, hay Draw tùy thuộc theo sở thích của
bạn. Với menu mới còn đang mở bạn hãy chuyển sang mục Commands trong hộp thoại
Customize rồi kéo và thả các lệnh cần thiết vào menu tắt này.
Một cách khác để tùy biến Word là bổ sung một trong số những menu được xây dựng sẵn trong
ứng dụng như menu Work chẳng hạn. Các thanh công cụ được xây dựng sẵn trong Word cũng
nằm trong hộp thoại Tool | Customize. Bạn hãy chọn Built-in menu trong danh sách Categories
bên tay trái của cửa sổ rồi kéo và thả menu Work trong danh sách Commands bên tay trái để thả
vào bất kỳ một thanh công cụ nào hay thanh menu hệ thống của Word.

Thanh menu Work có chứa các đường dẫn đến các tệp tin cho phép bạn mở các tệp tin một cách
nhanh chóng – một chức năng rất tiện dụng cho nếu như bạn phải làm việc với rất nhiều văn bản
khác nhau. Để vận hành chức năng này bạn hãy mở hộp thoại Customize và mở một tệp tin mà
bạn muốn bổ sung vào menu Word. Với tệp tin bạn văn bản đang mở bạn hãy lựa chọn menu
Word | Add To Work Menu, giờ đây đường dẫn của tệp tin đó đã được lưu trong menu Work và
bạn hoàn toàn có thể mở nó một cách rất nhanh chóng.
Để loại bỏ đường dẫn của một tệp tin nào đó trong thanh menu Work bạn hãy bấm tổ hợp phím

Ctrl + Alt + _ (phím gạch dưới) lúc này con trỏ đã chuyển thành một dấu trừ lớn. Bạn hãy nhắp
chuột vào menu Work rồi nhắp chuột lên tệp tin mà bạn muốn xóa khỏi danh sách. Chú ý không
những tệp tin bị xóa khỏi thanh menu Work mà cả trên ổ cứng của bạn do vậy bạn hãy thật sự
thận trọng mỗi khi xóa một tệp tin nào đó. Để tránh tình trạng bạn thường xuyên phải xóa tệp tin
nào đó khỏi danh sách và mất luôn tệp tin đó thì bạn hãy tạo một bản back-up của tệp tin đó ở
một thư mục khác rồi hãy tiến hành xóa nó khỏi danh sách của Work menu bởi vì bạn không
được Word cảnh báo mỗi khi xóa một tệp tin nào đó trên Work menu.
Bạn đã có đầy đủ mọi thứ giúp cho công việc của bạn trở nên tiện lợi và nhanh chóng hơn bao giờ
hết. Nhưng nếu bạn muốn đưa mọi thứ trở về trạng thái ban đầu thì sao? Bạn hãy mở hộp thoại
Customize ra rồi nhắp vào nút Reset và chọn Yes. Mọi thứ lại về trạng thái ban đầu.

In ấn file văn bản

Hướng dẫn cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại, cách in ấn trong MS word và
hủy bỏ lệnh in.

v Cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại
1. Kích chuột trái vào nút Start
2. Chọn Settings \ Printers and Faxes

ð Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes

3. Chọn Add a printer

ð Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard

4. Chọn nút Next
ð Xuất hiện màn hình:

Lựa chọn kiểu kết nối với máy in
ü  Local printer attached to this computer: Máy in được nối trực tiếp với máy tính.
ü  A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in được nối

qua mạng nội bộ hoặc kết nối với một máy tính khác đã được cài máy in.

5. Chọn nút Next
ð Xuất hiện màn hình:

6. Chọn nút Next
ð Xuất hiện màn hình:

Chọn cổng cắm kết nối với máy in, mặc định là cổng LPT1

7. Chọn nút Next
ð Xuất hiện màn hình:

ü Chọn tên hãng sản xuất máy in ở bên cột Manufacturer.
ü Sau đó chọn Tên loại máy tin bên cột Printers.
ü Trường hợp có đĩa của đúng loại máy in thì bạn cho đĩa vào ổ CD và chọn nút Have

Disk… => Xuất hiện hộp thoại Install From Disk, chọn đường dẫn tới ổ chứa phần
mềm cài đặt máy in:

ü Chọn nút OK
8. Chọn nút Next

ð Xuất hiện màn hình:

Bạn có muốn lựa chọn máy in này là mặc định khi in?
ü  Yes: Đồng ý
ü  No: Không
9. Chọn nút Next

ð Xuất hiện màn hình:

Bạn có muốn in luôn thử một trang?
ü  Yes: Đồng ý
ü  No: Không
10. Chọn nút Next

ð Xuất hiện màn hình hiển thị thông số đã thiết lập khi cài máy in:

11. Chọn nút Finish để hoàn thành việc cài đặt máy in

Có trường hợp bạn không thể thực hiện lệnh Xem trước khi in (Pre Preview) vì lý do
chưa cài máy in. Lúc đó bạn cũng chỉ cần thực hiện lần lượt thao tác trên để cài máy in,
bạn cũng không cần phải lo lắng không có đĩa cài hay cần phải cài đúng loại máy in mới
được vì bạn chỉ cần xem hình ảnh file văn bản trước khi in chứ không phải cài để in.

v In ấn trong MS word
1. Vào File\chọn Print… (Ctrl + P)

ð Xuất hiện hộp thoại Print

2. Printer: Máy in. Nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in cùng sử dụng thì lưu ý
lựa chọn loại máy in phù hợp. Nếu máy tính chỉ cài một loại máy in thì bạn không cần
quan tâm đến phần này.
ü Name: Tên loại máy in
ü Status: Trạng thái
ü Type: Loại máy in
ü Where: Cổng kết nối với máy tính

3. Page range: Vùng in rõ:
ü  All: In tất cả các trang trong file
ü  Current page: In tại trang con trỏ định vị
ü  Pages: In những trang được chỉ định
Ví dụ: nhập số vào hộp box
· 2 -> in trang số 2
· 2,3,5 -> in trang số 2, 3, 5
· 2-6 -> in từ trang số 2 đến trang số 6 (2, 3, 4, 5, 6)
ü  Selection: Chỉ in tại những vùng đã được lựa chọn (vùng bạn đã bôi đen)

4. Number of copies: In ra bao nhiêu bản
5. Mục Print: Mặc định ở chế độ All pages in range

ü All pages in range: In toàn bộ trang
ü Odd pages: Chỉ in những trang lẻ
ü Even pages: Chỉ in những trang chẵn

6.  Collate: In lần lượt từ trang 1 đến hết, quay lại in tiếp từ trang 1 đến hết.
 Collate: In hết trang 1, trang 2,… đến hết trang cuối cùng

7. Properties: Chọn chi tiết loại giấy in.
Lưu ý: Nếu file của bạn đã đặt số trang (ví dụ số trang bắt đầu đánh từ số 10 trở đi),
nhưng bạn đặt lệnh in trang số 8 thì máy in sẽ không thực hiện được lệnh in này.

8. OK
v Hủy bỏ lệnh in
Trường hợp bạn đã thực hiện lệnh in nhưng lại muốn hủy bỏ luôn lệnh in này, bạn không nên
thực hiện luôn thao tác xóa bỏ lệnh in vì khi máy in đang in nếu bỏ luôn lệnh in rất dễ xảy ra
trường hợp bị kẹt giấy. Trước hết cần bỏ giấy ra khỏi máy in sau đó thực hiện lần lượt các
bước sau:
1. Kích chuột phải vào biểu tượng máy in trên thanh Taskbar, chọn Open All Active

Printers and Faxes

Hoặc:
- Kích chuột Start \ Settings \ Printers and Faxes
ð Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes

Kích chuột phải vào biểu tượng máy in, chọn Open (Hoặc kích đúp chuột trái vào biểu
tượng máy in)
ð Xuất hiện cửa sổ mới

2. Chọn file muốn bỏ lệnh in
3. Vào Document trên thanh menu