Hướng dẫn tự học Microsoft Word

Cách 2:
1. Nhấn phím F12 hoặc Ctrl+S để lưu tài liệu
2. Xuất hiện hộp thoại Save As:

Click vào nút Tools \ Chọn Security Options… (Đối với Office 2000 thì chọn mục General
Options…)
3. Xuất hiện hộp thoại Security:

 Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật khẩu khi mở.
 Password to modify: Nếu chỉ nhập mật khẩu ở ô này thì người dùng vẫn xem được nội

dung file văn bản (bằng cách mở Read Only), chỉ khi chỉnh sửa và lưu lại thì người dùng
mới phải nhập mật khẩu.
4. Chọn nút OK, màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password:

Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to open (hoặc Modify)
5. Nhấn nút OK. Lúc này màn hình sẽ trở lại hộp thoại Save As

6. Nhập tên file vào ô File name và nhấn nút Save để hoàn thành.

Đếm số ký tự trong đoạn văn bản

MS Word: Khi bạn tham gia một cuộc thi nào đó, yêu cầu bạn cần trình bày nội dung bằng
file.doc và có hạn chế số lượng từ. Làm thế nào để bạn đếm được số lượng từ, số lượng ký
tự… công việc này rất đơn giản, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đếm ký tự
trong file văn bản như sau:

1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần đếm.

2. Vào Tools \ Word count…

3. Xuất hiện hộp thoại Word Count:

Các thông số thông báo như sau:
- Pages: Số trang
- Words: Số từ
- Characters (no spaces): Số ký tự (không tính ký tự trắng)
- Characters (with space): Số ký tự (Tính cả ký tự trắng)
- Paragraphs: Số đoạn
- Lines: Số dòng.
-  Include footnotes and endnotes: Không đếm chú thích
  Include footnotes and endnotes: Đếm cả chú thích
- Nút Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ Word Count

4. Close: Đóng hộp thoại thông báo.

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MAIL MERGE CHO NHÃN
BIỂU (LABEL)

Bước 1.
- Chọn Tools menu – Letters and Mailing
- Chọn Mail merge hoặc Envelopes and Labels

Về tổng quát thì nên chọn vào lệnh Mail Merge… sẽ xuất hiện màn hình sau:
(Chú ý panel bên phải theo mũi tên chỉ)

- Bấn chọn vào nút chọn Labels ở phần select document type (chọn kiểu văn
bản) rồi chọn Next: Starting document để tiếp tục làm việc.

Bước 2: Chọn 1 trong 3 tùy chọn:
- Use the current document: Sử dụng văn bản hiện hành (đang mở sẵn)
- Change document layout: Thay đổi cách nhìn của văn bản (hay thay đổi định
dạng).
- Start from existing document: Bắt đầu từ văn bản đã có (phải chọn từ các thư
mục đã có văn bản này).
- Thường mặc định là Change document layout
- Bấm chọn vào Label option

Label Options bao gồm các điều khiển: Details….; New Label…. Và các nút điều
khiển khác cho phép lựa chọn Loại mát in trong mục Printer information; thông tin
về các loại nhãn, kiểu cách đã được dựng sẵn (cung cấp sẵn cho người sử dụng)
trong các hộp Labels products; Product number. Tuy nhiên, người dùng có thể lựa
chọn hoặc tạo mới cho phù hợp với yêu cầu, phong cách riêng.
Lúc đó, có thể bấm chọn vào các điều khiển Details hoặc New Label.

1. Nếu bấm vào Details… sẽ cho cửa sổ cài đặt sau:

Chỉ ra các mục chi tiết của các loại giấy đã dựng sẵn, có trong thư viện.
Gồm các mục:

- Label name: Tên riêng cần đặt cho loại nhãn sắp tạo ra (để có thể sử dụng
sau này theo phong cách, cách thức riêng của người sử dụng).

- Top margin; Side margin; Label height, label width: là các chừa đỉnh, lề,
chiều cao, độ rộng của mỗi nhãn như minh họa tại cửa sổ <lablel name>

information
- Number across; Number down là số cái nhãn có trong hàng ngang và hàng

dọc của trang giấy chuẩn.
- Paper size: Trang giấy chuẩn được lựa chọn để đạt vào các nhãn biểu. Tùy

thuộc vào máy in, cỡ giấy chuẩn sẽ được lựa chọn cho phù hợp. Loại giấy
thông dụng hiện nay trên thị trường dùng để in văn bản là loại giất A4 (21 x

29.7 cm)

+ Chọn Paper size: A4(21 x 29.7 cm)
+ Number across: x (Chọn x nhãn theo chiều ngang/1 trang giấy A4)
+ Number down: y (Chọn y nhãn theo chiều dọc/ trang giấy A4)
+ Label height : Cỡ (29.7: x ~ 10)
+ Label width : Cỡ (21: y)
Chỉnh thêm lề ở phần Top margin, Side margin, vertical picth cho phù hợp.

Tiếp theo, đặt tên (gõ vào hộp: Label name) cho tuỳ chọn vừa cài đặt này.
Bạn sẽ được:

2. Nếu bấm vào New Label…. Sẽ được:
Tương tự như trên nhưng mục Label name chưa có, yêu cầu ta thiết kế mới và lưu
lại tên cho tiện sử dụng về sau.

Với lựa chọn Details…. Và chọn label TÔI LÀ AI? sẽ được 1 series các khung
nhãn sau:

- Chọn tiếp Next: Select recipients để tiếp tục Bước 3 - hoặc Previous: Select
document type (nếu muốn quay lại, làm lại bước trước đó).

Bước 3: Chuẩn bị danh sách (một bộ cơ sở dữ liệu – Database) có thể điền vào
mỗi nhãn. – Ở bước này có những mục sau:

- Select recipients bao gồm các phần tử công việc cần lựa chọn như sau:
+ Use an existing list: Dùng loại danh sách (database) đã có sẵn – Lúc đó mục

Use an existing list phía dưới sẽ xuất hiện và kèm theo mục lưa chọn là Browse
người dùng có thể click chuột vào để lựa chọn trong thư mục những danh sách
cần trộn cho Labels.
Cửa sổ Select Data source là mặc định. Người dùng có thể chọn danh sách có
sẵn từ bất kỳ thư mục nào trên máy (rồi chọn Open).

+ Select from outlook contacts: Chọn từ ứng dụng Outlook contacts

 Nếu chọn Select from Outlook list: Trên máy phải có cài đặt chương trình

Outlook.
+ Type new list: Gõ nhập một danh sách mới. Khi chọn mục này, phía dưới sẽ
xuất hiện Type new list và dưới mục này có lệnh create… - Bấm chọn vào đây,
ta sẽ tiến hành các thao tác tạo mới một bảng danh sách phục vụ cho việc trộn
các mẫu Label.

* Danh sách này có thể được tạo bởi Microsoft word; Microsoft Excel;
Microsoft Access; …..
* Hoặc có thể được tạo mới và trực tiếp (sẽ có dạng của 1 tập tin cơ sở dữ liệu
loại Access) ngay trong các bước của mail merge. Các bước sẽ hướng dẫn tiếp
theo sau đây (Lựa chọn: Type new list)
VD: Bảng danh sách sau

TT HOTEN NGAYSINH NOISINH DIACHI DANTOC TONGIAO DONVICONGTAC

1 NGUYỄN VĂN A 02.06.1998 DALAT

2 LÊ THỊ B 03.05.1999 TPHCM

… ……. …. …. … …. ….

Khi nhấp vào lệnh Create sẽ xuất hiện bảng New Address List gồm
Enter Address Information: Bạn gõ các thông tin vào các hộp nhập liệu theo danh
mục mặc định (như hình) và còn có các nút lệnh sau:

 New entry: Nhập mới từng danh sách theo danh mục ở trên các hộp nhập
liệu – lúc đó, bên dưới (Vew Entries sẽ nhảy số bản tin, mẫu tin - Ở dòng
này sẽ giúp cho người sử dụng có thể tùy ý lựa chọn thứ tự của entry để có
thể hiệu chỉnh, bổ sung).

 Delete entry: Xóa bỏ các mẫu tin (entry) nếu cần thiết.

 Find entry…: Truy tòm các mẫu tin (entry)

 Filter and sort…: Lọc hoặc sắp xếp các entry.

 Customize… Xuất hiện cửa sổ: New Address List có tác dụng giúp người
sử dụng thiết lập một danh sách mới theo yêu cầu cá nhân với các danh
mục tùy ý – bao gồm các nút lệnh thao tác như sau:
@ Add….: Bạn có thể thêm một danh mục mới vào danh sách.
@ Delete: Xóa bỏ một danh mục.
@Rename: Đổi tên một danh mục
@ Move Up, Move down: Di chuyển thứ tự các danh mục trong danh sách
lên trước hoặc xuống sau:

Lúc này, bạn có thể chọn từng mục có sẵn trong danh sách mặc định – nhấn nút
Delete để xóa bỏ rồi nhấn nút Add để thêm vào danh mục (những field name) mới
và dùng nút Rename để đổi tên theo ý của mình. – Rồi OK.

* Cần nhắc nhở: Các field Name nên cố gắng ngắn gọn, tránh sử dụng dấu thanh
tiếng Việt.

Sau khi hoàn thành bảng Customize
Address List, chọn OK, tiến hành nhập
danh sách trực tiếp vào bảng New Address
List – Sau mỗi lần nhập xong 1 entry thì
bấm vào nút New entry để nhập danh sách
tiếp theo.
Nhập xong danh sách, nhấp Close, máy sẽ
yêu cầu ta lưu danh sách vào 1 thư mục
(cần đặt tên file danh sách này, chọn thư
mục lưu vào)

Sau khi hoàn thành việc nhập danh sách, màn hình lúc này có dạng sau, ta có thể
chọn lại danh sách khác hoặc điều chỉnh lại danh sách vừa lập nếu cần:





Lúc này có thể nhập vào giấy mời từ bàn phím những danh mục (có thể gõ đầy đủ,
bỏ dấu tiếng Việt được bình thường), format lại nhãn (chỉ cần 1 nhãn)

Rồi chọn Next: Arrange your labels để vào bước 4.
Bước 4:

- Đặt con trỏ lần lược vào từng danh mục chọn More Items….
- Lần lượt chèn (insert) từng field code tương ứng vào labels.

Cuối cùng ta được:

Tuy nhiên, để tất cả các nhãn đều có đầy đủ như nhãn số 1, ta chọn vào nút :
Update all labels

Các nhãn còn lại sẽ tự động được cập nhật như nhãn số 1.

Để hoàn chỉnh các nhãn này: Đóng khung, chỉnh lại, định dạng, chỉnh lại độ rộng,
…. Ta có thể vào menu format để hoàn tất công việc.
Tuy nhiên, nhãn này đang ở tầm nhìn của các code. Muốn xem được, in được, ta
có thể chọn tiếp các công cụ trên toolbar như chỉ dẫn sau:

Mở lại Chèn các Lật xem từng trang Trộn ra thành 1
nguồn mã điều hoặc từng entry văn bản mới
dữ kiện (dạng *.doc)
liệu
Bấm vào đây để chuyển sang In trực tiếp từ Mail
Mở lại cách nhìn thực hoặc chỉ thấy merge mà không cần
Mail trộn ra thành văn bản
Merge mã (code)
Recipients
* Lưu ý: Khi trộn ra thành văn bản dạng *.doc, sẽ không còn
Insert những mã nên không còn tính linh hoạt. Khi có thay đổi dữ
Address liệu trong danh sách (Database nguồn của mail merge) thì văn
Block
bản này sẽ không thể cập nhật (Update) tự động được.
Insert
Greeting
line

Insert
Merge Field

Các nút còn lại, xin tự nghiên cứu (thật ra là không phổ thông lắm, ít cần đến!)

THỦ THUẬT WORD XP

PHẠM HOÀNG VIỆT ([email protected])

Thêm số dòng cho tài liệu

Muốn Word sẽ đánh số cho mỗi dòng và số dòng này sẽ hiển thị phía bên tay trái của tài liệu, bạn chọn
menu View/Print Layout. Sau đó dùng chuột đánh dấu chọn những vùng cần đánh số dòng rồi chọn menu
File/Page Setup, chọn tab Layout, bấm nút Line Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bấm chọn mục Add
line numbering. Bên dưới có các mục Start at bạn nhập số bắt đầu đếm cho dòng dầu tiên, mục From text
bạn nhập khoảng cách sẽ từ số dòng đến lề trái, mặc định là Auto, mục Count by bạn nhập vào số dòng
cách nhau khi đánh dấu. Bên dưới mục Numbering bạn chọn mục Restart each page nếu muốn sau mỗi
trang số dòng sẽ đếm lại từ đầu, chọn mục Restart each section nếu muốn số dòng sẽ đếm lại sau mỗi
section và mục Continuos sẽ đến liên lục từ đầu đến cuối. Khi chọn xong nhấn OK để Word đếm dòng và
chèn số dòng vào tài liệu.

Đánh số trang theo từng chương trong tài liệu

Khi tài liệu của bạn được tổ chức thành nhiều chương, và bạn muốn cứ qua chương mới thì số trang tương
ứng sẽ bắt đầu đếm lại là 1. Để làm được như vậy, bạn cần phải chia mỗi chương của bạn thành một section
trong tài liệu bằng cách sau mỗi chương bạn chọn menu Insert /Break để ngắt thành nhiều section. Sau khi
chia thành nhiều section, tại trang đầu tiên của section, chính là trang đầu tiên của mỗi chương bạn chọn
menu Insert/ Page Numbers, bấm nút Format rồi bạn nhập số khởi đầu lại cho trang đầu tiên của section là
1 ( hay số khác tùy bạn ) trong mục Start at và nhấn OK để đóng các hộp thoại.

Hiện hoặc ẩn số trang trên trang đầu tiên

Khi bạn đánh số trang cho tài liệu và bạn muốn trên trang đầu tiên không xuất hiện số trang thì chọn menu
Insert/Page Numbers rồi bỏ dấu chọn mục Show number on first page. Nếu muốn xuất hiện lại thì chọn lại
mục trên. Cuối cùng nhấn OK để kết thúc.

Bỏ qua việc đánh số dòng cho một Paragraph.

Khi bạn dùng chức năng đánh số dòng cho tài liệu và bạn muốn một Paragraph nào đó không cần đánh số
dòng thì bạn chọn menu View – Print Layout rồi dùng chuột chọn paragraph không cần đánh số dòng và
chọn menu Format – Paragraph, chọn tab Line and Page Breaks, đánh dấu chọn mục Suppress line numbers
rồi nhấn OK.

THỦ THUẬT WORD XP

PHẠM HOÀNG VIỆT

Đánh dấu chọn những từ tìm thấy khi tìm kiếm

Khi bạn sử dụng chức năng tìm kiếm trong menu Edit/ Find, nếu bạn đánh dấu chọn mục Hightlight all
items found in và nhấn Find Next hoặc Find All, Word sẽ tô đen những từ tìm thấy được trên tài liệu, nếu
bạn muốn tìm luôn trong Header và Footer thì bạn chọn mục Headers and Footers trong danh sách.

Sử dụng ký tự thay thế khi tìm kiếm

Khi tìm kiếm một từ nào đó trong tài liệu nhưng bạn không nhớ rõ chính xác về từ cần tìm, bạn có thể sử
dụng ký tự thay thế để tìm kiếm. Ví dụ như bạn nhập vào ô tìm kiếm là s*d thì chương trình sẽ tìm tất cả
những từ nào bắt đầu bằng ký tự s và kết thúc bằng ký tự d và có bất kỳ ký tự nào ở giữả. Để sử dụng được
chức năng này, bạn bấm vào nút More trên cửa sổ Find rồi chọn mục Use wildcards rồi nhập nội dung tìm
kiếm với những ký tự thay thế có thể sử dụng như sau :

Ký tự Mô tả
?
Sử dụng để thay thế một ký tự. Ví dụ tìm từ s?d thì word sẽ tìm tất cả
* những từ có 3 ký tự bắt đầu bằng ký tự s và kết thúc bằng ký tự d. Kết
quả ví dụ là sad.
<
> Sử dụng để thay thế tất cả những ký tự. Ví dụ bạn tìm từ s*d thì Word
[] sẽ tìm tất cả những từ có chiều dài bất kỳ có ký tự đầu là s và ký tự cuối
[x - y] là d. Kết quả ví dụ là sad, hay started.

[!x - y] Tìm từ bắt đầu với một số ký tự. Ví dụ tìm từ <(inter) kết quả sẽ là
interesting, intercept,..
{n}
Tìm từ kết thúc với một số ký tự. Ví dụ tìm từ (in)> kết quả sẽ là within
{n,}
Tìm từ có ký tự thỏa mãn một trong những ký tự. Ví dụ tìm từ w[io] thì
{n,m} kết quả là win, won.
@
Tìm từ có ký tự thỏa mãn một trong những ký nằm trong khoảng các ký
tự x đến y. Ví dụ tìm từ có kí tự bắt đầu với các ký tự nằm trong khoảng
từ ký tự r đến t như sau : [r-t]ight, kết quả là right, sight

Tìm từ có ký tự không thỏa mãn một trong những ký nằm trong khoảng
các ký tự x đến y. Ví dụ như bạn tìm từ t[!a-m] kết quả là tock, tuck chứ
không thể có từ tack, tick

Tìm từ có ký tự xuất hiện n lần. Ví dụ tìm từ fe{2}d sẽ tìm những từ có
ký tự đầu là f, e, và kí tự e sẽ xuất hiện 2 lần rồi đến ký tự d cuối cùng.
Kết quả là từ feed,.. và từ fed sẽ không hợp lệ với điều kiện trên.

Tìm từ có ký tự xuất hiện tối thiểu n lần. Ví dụ tìm từ fe{2}d sẽ tìm
những từ có ký tự đầu là f, e, và kí tự e sẽ xuất hiện tối thiểu 1 lần rồi
đến ký tự d cuối cùng. Kết quả là từ feed, fed...

Tìm từ có ký tự xuất hiện từ n đến m lần. Ví dụ tìm từ 10{1,3 } kết quả
là 10, 100, 1000

Tìm từ có ký tự xuất hiện một hoặc nhiều lần. Ví dụ tìm từ lo@t thì kết
quả là lot, loot .