Hướng dẫn tự học Microsoft Word

o This point forward: Áp dụng cho từ dòng nội dung văn bản ở dưới điểm
đặt con trỏ đến hết file.

3. Chọn nút OK để hoàn thành việc chia văn bản thành cột báo.
Trang trí chữ hoa đầu đoạn to đẹp giống trên báo chí.
1. Lựa chọn (bôi đen) chữ đầu của đoạn văn bản
2. Vào Format \ Drop cap…

3. Xuất hiện hộp thoại Drop cap:

 Position: Vị trí đặt

o Dropped: Chữ đầu tiên của các dòng sau cùng đoạn văn bản hiển thị
thẳng với mép ngoài (lề trái) của chữ hoa to.

o In Margin: Chữ đầu tiên của các dòng sau cùng đoạn văn bản hiển thị
trong lề, thẳng với mép trong của chữ hoa to.

 Font: Chọn phông chữ.
 Line to drop: Chữ hoa to hiển ở mấy dòng.
 Distance from text: Đặt khoảng cách từ chữ hoa to xa với chữ tiếp theo của đoạn

văn bản.

4. Chọn nút OK để hoàn thành việc tạo chữ hoa to đầu đoạn văn bản

Kết quả tạo được sau khi chia cột báo và trang trí chữ hoa to đầu đoạn
văn bản... giống như một trang báo

Tăng lực Microsoft Office

Bạn nhận được thông báo đã đến lúc cần nâng cấp Windows để tránh cho hệ thống găp
phải những "hỏng hóc" trong tương lai. Tuy nhiên, hệ điều hành không phải là phần mềm
duy nhất được hưởng lợi từ việc nâng cấp định kỳ này.

Nếu như Word, Excel hay một số ứng dụng khác của Microsoft Office bắt đầu gặp trục trặc, thì
các bản cập nhật miễn phí được cung cấp tại website office.microsoft.com có thể giúp bạn chấn
chỉnh cách thức hoạt động cũng như tăng cường tính bảo mật cho bộ phần mềm văn phòng này.

Bắt đầu bằng cách nhấn vào liên kết Downloads trong khung trái của trang web, và sau đó chọn
Check for Updates. Dịch vụ này chỉ làm việc với trình duyệt Internet Explorer, và có thể sẽ yêu
cầu bạn tải về thành phần điều khiển ActiveX cần thiết cho việc cập nhật. Nếu đây là lần đầu tiên
"đặt chân" đến website này, chắc hẳn bạn sẽ phải quay lại trang web để cập nhật nhiều lần nữa vì
dịch vụ không cho phép cùng lúc cài đặt nhiều bản nâng cấp (hay bản sửa lỗi).

Nâng cấp Microsoft Office bằng cách tải các bản sửa lỗi mới nhất

Sau khi cài đặt xong, bạn hãy duyệt qua những bản cập nhật có thể tải về cho phiên bản Office
của mình bằng cách nhấn chuột vào một trong các liên kết ở giữa trang Downloads. Chọn liên kết
Updates bên dưới tên của các ứng dụng Office. Bất kỳ bản cập nhật nào có nhãn Critical hoặc
Security thì gần như chắc chắn đã được cài đặt bởi bản cập nhật Office. Dù vậy, danh sách này sẽ
đem đến cho bạn một cái nhìn rõ ràng hơn về các tùy chọn cập nhật đối với từng ứng dụng cụ thể.

Một khi tất cả ứng dụng đã được nâng cấp, bạn nhấn vào các liên kết Add-in đối với các chương
trình đã chọn của mình. Chắc chắn rằng không có nhiều người dùng Office cần đến công cụ Latin
and Cyrillic Transliteration (chuyển đổi ngôn ngữ sang tiếng Latin và Kirin), nhưng hầu hết sẽ
đánh giá cao công cụ Remove Hidden Date trong Word, PowerPoint và Excel. Chương trình dạng
applet này sẽ giúp bạn tránh gặp phải những rắc rối nghiêm trọng khi vô tình để lại chú thích
(comment) và ghi nhận thay đổi nội dung (track change) trong phiên bản cuối cùng của các tài
liệu dùng chung. Và nếu người dùng muốn "nhúng" giá cổ phiếu ở thời điểm gần nhất vào tập tin
Word và Excel sẽ hài lòng với tính năng Stock Actions dùng cho công cụ Research Task Pane.
Tiện ích này sẽ tự động tải về giá cổ phiếu từ dịch vụ MSN Money Quotes (dĩ nhiên, máy tính
phải đang được kết nối Internet).

CẢI TIẾN OUTLOOK

Nâng cấp Microsoft Office bằng cách tải các bản sửa lỗi mới nhất tại trang chủ Microsoft.

Nếu như bạn đã cài đặt phiên bản Service Pack 2 cho bộ ứng dụng văn phòng Office 2003 hay bất
kỳ bản cập nhật Junk E-mail Filter nào gần đây cho tiện ích gửi nhận thư điện tử Outlook 2003,
thì Outlook sẽ có khả năng kiểm tra từng email được gửi đến và gán cho email đó một con số
Fishing Confidence Level - FCL. Giá trị FCL càng cao khẳng định email đó gần như chắc chắn
xuất phát từ một địa chỉ mạo danh (hay còn được gọi là các địa chỉ lừa đảo) và sẽ chuyển email
đó vào thư mục Junk E-mail trong Outlook (thư mục chứa thư rác). Nơi đây chỉ hiển thị email
dưới dạng văn bản thuần túy vì thế sẽ không có liên kết (link) nào có thể hoạt động hay hình ảnh

nào được hiển thị khi bạn xem email này. Để khôi phục lại các liên kết và hình ảnh, bạn phải di
chuyển email này sang một thư mục khác.

Thật đáng tiếc, công nghệ chống giả mạo của Outlook hoạt động chưa thật sự hiệu quả. Trong vài
trường hợp (rất hiếm khi xảy ra), Outlook có thể chặn "nhầm" các thư quảng cáo được yêu cầu từ
phía người dùng do vậy tốt nhất là bạn cần tắt tính năng này: chọn Tools > Options > Preferences
> Junk E-mail và sau đó ở nhãn Options, bỏ đánh dấu mục "Dont turn on links ...".

TẠO DẤU RIÊNG CHO POWERPOINT

Đặt một tập tin ảnh, một hình vẽ hay một dòng văn bản lên tất cả slide trong tập tin thuyết trình
PowerPoint chỉ là công việc dễ dàng khi bạn sử dụng tính năng Slide Master. Rất đơn giản, bạn
hãy mở tập tin PowerPoint và chọn View > Master > Slide Master. Để đặt cùng một hình vào tất
cả các slide, bạn chọn Insert > Picture > From file, duyệt qua và chọn hình cần bổ sung, rồi nhấn
Insert. Nếu muốn chèn vào một dòng văn bản, bạn nhập nội dung vào một trong các hộp thoại
văn bản (textbox) có tên Date Area, Footer Area, hoặc Number Area, hoặc sử dụng các công cụ
vẽ của PowerPoint để tạo một textbox tùy ý và cuối cùng là chọn View > Normal. Khi này, tất cả
slide (trừ slide đầu tiên) sẽ hiển thị những hình ảnh và văn bản mà bạn vừa nhập vào.

Ngoài ra, nếu muốn PowerPoint tự động đặt hình hoặc văn bản lên tất cả tập tin trình diễn mới,
bạn nhấn File > New và chọn một mẫu được thiết kế sẵn (template) bằng cách nhấn vào mục
From design template ở khung cửa sổ bên phải. Sau đó thực hiện theo các bước được hướng dẫn
ở phần trên, và chọn File > Save để kết thúc. Trong trình đơn thả xuống Save as Type, bạn chọn
Design Template. Trong hộp File Name, bạn gõ Blank, rồi sau đó nhấn Save. Từ đây trở đi, tất cả
tập tin trình diễn được tạo mới sẽ được chèn sẵn hình ảnh và văn bản. Để loại bỏ chúng, bạn chỉ
cần thực hiện xóa template có tên Blank.

Bùi Xuân Toại

Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office

Trước hết chúng ta tìm hiểu chức năng AutoCorrect trong
Microsoft Word. Chức năng ban đầu của AutoCorrect là dùng
để sửa lỗi gõ sai trên bàn phím, ví dụ từ "teh" thì sẽ tự động sửa lại thành từ "the", "(c)"
thành "©",... Sau đó người ta vận dụng chức năng AutoCorrect trong việc soạn thảo văn bản như
cài thêm các cụm từ thường gặp để gõ tắt như: vn thay bằng Việt Nam, pl thay bằng pháp luật,...

Để thêm một từ cho AutoCorrect, từ trình đơn Tools chọn AutoCorrect Options để gọi hộp thoại
AutoCorrect. Trong khung Replace gõ cụm từ tương ứng (VD: vn), trong khung With gõ cụm từ
thay thế (VD: Việt Nam) rồi nhấn vào nút Add. Nhấn OK để đóng hộp thoại. Từ đây về sau, khi
soạn thảo văn bản ta chỉ cần gõ vn thì MS Word sẽ tự sửa thành "Việt Nam". Nội dung
AutoCorrect chứa nhiều cụm từ thường gặp sẽ giúp cho việc soạn thảo văn bản nhanh hơn.

Với Microsoft Office 2000/2003 chạy trên máy tính dùng HĐH Windows 2000/2003/XP, dữ liệu
của AutoCorrect được lưu giữ trong file MSO1033.acl tại vị trí C:\Documents and
Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office.

Như vậy, bạn có thể dễ dàng sao lưu nội dung AutoCorrect (chỉ cần lưu giữ file MSO1033.acl),
hoặc chia sẻ cho các máy tính khác (chép file MSO1033.acl vào thư mục C:\Documents and
Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office theo tài khoản người dùng tương
ứng).

Ngoài ra, bạn còn có thể liệt kê toàn bộ nội dung của AutoCorrect thành một file văn bản bằng
cách dùng tập tin tài liệu mẫu SUPPORT.DOT của Office 2003 nằm trong thư mục C:\Program
Files\Microsoft Office\OFFICE11\MACROS (bạn có thể copy file này vào máy tính dùng Office
2000). Ghi chú: SUPPORT.DOT chỉ có khi cài đặt đầy đủ, tham khảo hướng dẫn cài đặt ở trang
support.microsoft.com ("How to Install the Support.dot Template", KB: 289506).

Mở file này trực tiếp từ cửa sổ Windows Explorer, có thể Microsoft Word sẽ đưa ra hộp thoại
Security Warning cảnh báo macro chứa virus, bạn nhấn vào nút Enable Macros để tiếp tục, file
này sẽ tự động tạo một tài liệu mới trong Word, lúc này bạn nhấn nút AutoCorrect Backup thì
hộp thoại AuCorrect Utility xuất hiện. Bạn nhấn nút Backup, Word sẽ liệt kê nội dung file
MSO1033.acl vào tài liệu có tên mặc định là AutoCorrect Backup Document. Bạn có thể xem nội
dung AutoCorrect hoặc in ra giấy.

Tạo dòng dấu chấm (……………) nhanh - Tabs

1. Vào Format\Tabs…

2. Xuất hiện hộp thoại Tabs

 Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng.
 Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm)
 Alignment: Căn lề dòng tab.

o Left: Lề trái
o Center: Giữa dòng
o Right: Lề phải.
 Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---)
 Nút Set: Thiết lập
3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs.
Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau.

* Nếu muốn bỏ đường Tab:
1. Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position
2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn
3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab.
4. Chọn nút OK để hoàn thành.
Đổ màu nền cho file. (khi in lại không có)
1. Vào Format \ Background

2. Lựa chọn màu sổ ra, hoặc vào More Colors… và Fill Effects… để mở rộng thêm nhiều loại
màu muốn chọn.
Sau khi chọn màu nền xong, file văn bản sẽ chuyển sang chế độ hiển thị là Web Layout:

3. Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường (không có màu nền): Vào View\Print Layout
Đặt file văn bản có tiêu đề, màu nền… trình diễn giống chương trình MS-PowerPoint.
1. Vào Format\Theme…

2. Xuất hiện hộp thoại Theme:

 Choose a Theme: Lựa chọn kiểu trình diễn có sẵn trong bộ Office. Trên vùng
Sample of Theme: là nơi hiển thị hình ảnh minh họa cho việc lựa chọn.
Nếu có dòng thông báo: “To install the selected theme and see its preview, click
Install” thì cần click vào nút Install và đường dẫn tới bộ cài Office để cài đặt bổ
sung.

  Vivid Colors: Đặt màu sắc sống động
  Active Graphics: Đặt hiệu ứng đồ họa
  Background Image: Đặt ảnh nền
 Nút Set Default…: Thiết lập chế độ mặc định.
 Nút Style Gallery: Thiết lập file hiện hành thành một kiểu trình diễn mới.
3. Kích nút OK để hoàn thành.
Sau khi chọn xong, file văn bản sẽ chuyển sang chế độ hiển thị là Web Layout:

4. Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường: Vào View\Print Layout.

Tạo mục lục tự động

* Một số tổ hợp phím tắt thường dùng:

- Alt + Ctrl + 1: Heading 1 (Đề mục 1)
- Alt + Ctrl + 2: Heading 2 (Đề mục 2)
- Alt + Ctrl + 3: Heading 3 (Đề mục 3)
Từ Heading 4 trở đi sẽ không dùng tiếp được phím tắt như trên. Tuy nhiên có thể dùng tổ hợp
phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting, sau đó cùng phím mũi tên lựa chọn
loại Heading.

* Cách tạo Heading:

1. Dùng 1 trong 3 tổ hợp phím trên để tạo loại Heading tương ứng. Ví dụ: Dùng tổ hơp phím Alt
+ Ctrl + 1 áp dụng cho loại Heading 1. Nếu không dùng 3 loại Heading 1, 2, 3 thì có thể vào hộp
Style và chọn loại Heading tùy thích:

2. Thay đổi lại định dạng font chữ của Heading

Trường hợp dùng Office 2000:

1, Sau khi đã chọn đề mục là Heading 1, bạn thay đổi định dạng font chữ bình thường.

2, Kích vào hộp Style trên thanh Formatting (hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + S), lúc đó ô định

vị sẽ hiển thị ở dòng Heading 1 .

3, Gõ phím Enter

4, Xuất hiện thông báo Modify Style

Update the style to reflect recent changes?: Bạn có muốn cập nhật sự thay đổi mới của Style
(heading)?”

 Reapply the formatting of the style to the selection: Sử dụng kiểu định dạng mặc định.
 Automatically update the style from now on: Tự động cập nhật kiểu định dạng từ thời điểm
này.
5. Chọn nút OK để hoàn thành thay đổi định dạng lại font chữ cho heading 1.
Việc thay đổi này chỉ áp dụng được cho file bạn đang sử dụng, sang file mới những heading sẽ
trở lại chế độ mặc định của Office 2000.
Trường hợp dùng Office 2003:
1, Vào hộp Style\More…

Hoặc vào Format\Style and Formatting…

2, Trên màn hình sẽ xuất hiện panel Style and Formatting bên phải, chọn Heading1:

3, Trên ô Formatting of selected text, chọn Modify:
4, Xuất hiện hộp thoại Modify Style:

 Name: Tên Heading
 Formatting: Định dạng font chữ.
  Add to template: Áp dụng định dạng mới này cho cả những file sau.

Nếu không đánh dấu thì chỉ áp dụng cho file hiện tại.
  Automatically update: Khi thay đổi thêm định dạng khác cho Heading

sẽ tự động cập nhật mà không cần phải vào hộp thoại Modify Style để
sửa đổi.

 Nút Format: Một số định dạng cho Heading

o Font…: Mở hộp thoại Font, thay đổi định dạng phông chữ

o Paragraph…: Mở hộp thoai Paragraph, thay đổi định dạng đoạn
văn bản.

o Tabs…: Mở hộp thoại Tabs, đặt Heading có định dạng tabs.

o Border…: Mở hộp thoại Boder, đặt Heading có định dạng đường
viền.

o Language…: Mở hộp thoại Language, thay đổi kiểm tra lỗi chính
tả ngôn ngữ.

o Frame:… Mở hộp thoại Frame, đặt Heading thành frame có thể
di chuyển ở mọi vị trí file văn bản.

o Numbering…: Mở hộp thoại Bulleted and Numbering. Đặt
Heading có đánh số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động.

o Shortcut key…: Mở hộp thoại Customize Keyboard, sửa hoặc bổ
sung phím tắt dùng cho loại Heading.

5, Sau mỗi thao tác chọn nút OK hoặc Close để hoàn thành việc định dạng Heading.
* Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo
1. Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file)
2. Vào Insert \ Reference \ Index and Tables…

Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables…
3. Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

 Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
 Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
  Show page numbers: Hiển thị số trang.
  Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
  Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới

trang đặt Heading.
 Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
 Show levels: Số cấp độ Heading.
 Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ

MS Word
 Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số

tính năng khác.

 Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung
phần mục lục tự động.

Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng
hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục
lục không?"

Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự
động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
4. Kích và nút OK để MS Word hiển thị mục lục.

Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím
Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.
Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, có thể xóa nội dung mục lục đã tạo và làm lại thao tác
“Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo” để cập nhật lại các đề mục chính xác
tại số trang hiển thị.
Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn đã hiểu thì
công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực hiện thành công!

Vai trò của Section trong trình bày văn bản

Trong một số trường hợp khi xây dựng một văn bản (thường là các đề án, luận văn...), ta có
nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như thiết
lập nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy khi in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác
nhau; nhiều hệ thống thứ tự số trang và thiết lập chế độ bảo vệ khác nhau cho mỗi đoạn...
trong cùng một văn bản.
Có thể bằng cách này hay cách khác, bạn dùng các công cụ trong ứng dụng thực hiện được các
tính năng trên, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một phương pháp chia đoạn và sẽ thực hiện các
chức năng trên từng đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section.

1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần).

Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó chọn thực đơn Insert, chọn Break, ta có các lựa
chọn như sau:

Để chèn thêm section, ta chọn 4 lựa chọn ở mục Section break types, cụ thể như sau
- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo.
- Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ.
- Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo.
- Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.
Sau khi thực hiện xong thao tác trên, văn bản đã được chia thành hai phần, phần sau cách phần
trước bởi ranh giới là dấu Section break mà ta vừa chèn vào (có thể nhìn thấy dấu phân cách này
khi ta chọn thực đơn View và chọn Nomal, số thứ tự của section cũng thể hiện trên thanh trạng
thái). Bằng cách này, ta có thể chia một tập tin văn bản thành nhiều Section theo ý muốn.

2. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation)
trong cùng một văn bản.

Ta có thể thiết lập mỗi một section có một hệ thống lề (Margin) khác nhau theo ý muốn, cách làm
như sau:
Đặt con trỏ vào Section muốn thiết lập lề, chọn File, chọn Page setup, chọn thẻ Margin. Ta thiết
lập lề cho trang in bình thường theo ý muốn, và cuối cùng, muốn chế độ lề vừa thiết lập chỉ áp
dụng cho Section chứa con trỏ thì tại mục Apply to ta chọn This section (hình minh hoạ), nếu
muốn chế độ căn lề áp dụng cho toàn bộ văn bản ta chọn Whole document. Tương tự ta cũng
thiết lập được hướng giấy in cho riêng từng Section tại thẻ Paper size.

3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer)
cho các Section.

Tại Section sau, ta muốn có tiêu đề trên và tiêu đề dưới khác với Section trước ta làm như sau:
Đặt con trỏ tại Section sau, chọn thực đơn View, chọn Header and footer, trước khi soạn vào nội
dung tiêu đề chúng ta nhấn vào nút Same as previous cho nút này đang ở chế độ lún xuống thành
chế độ bình thường nhằm loại bỏ tuỳ chọn các Header và footer của tất cả các Section đều giống

nhau (hình minh hoạ).

Lúc này các Header và footer mà ta gõ vào, sẽ khác với các Header và footer của Section trước
đó. Bằng cách này, ta có thể tạo các Header và footer cho riêng từng section.

4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản.

Ta có thể tạo mỗi một Section có một hệ thống số thứ tự của trang (page number) khác nhau, cách
làm như sau:
Đặt con trỏ tại Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert, chọn Page
numbers, cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format. Tại mục Page numbering của của sổ
Page Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên
của Section (hình minh hoạ). Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự trang
riêng theo ý muốn của bạn.

5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản.

Sau khi đã tạo được các Section cần bảo vệ nội dung, ta làm như sau:
Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document hiện ra, ta đánh dấu
vào mục Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút

Sections.

Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section được đánh số theo thứ tự từ 1 đến
9. Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu vào Section đó, thí dụ Section 2.

Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options). Hộp thoại
Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenter Password to
open.
Sau khi hoàn thành các bước này, văn bản đã được bảo vệ theo từng Section theo ý đồ của bạn,
tất cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên là trừ chính bạn).
Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect Document. Hộp
thoại Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô Password ta mới có thể sửa chữa
được đoạn văn bản mà ta bảo vệ.
Chu Ngọc Anh (Sở Bưu chính Viễn thông tỉnh Vĩnh Phúc)
Email: [email protected]

Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt... vào file văn bản

MS Word: Tiếp theo loạt bài về Tin học văn phòng, QuanTriMang.com giới thiệu cách đánh số
trang file văn bản; chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học, chèn giờ … ngày … tháng … năm, và một
số nội dung khác vào nội dung file văn bản.

Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer.

1. Vào Insert \ Page Numbers…

2. Màn hình xuất hiện hộp thoại Page Numbers:

 Position: Vị trí đặt số
o Top of page (Header): Đặt số lên đầu trang (Header)
o Bottom of page (Footer): Đặt số ở dưới cùng trang (Footer)

 Alignment: Căn theo lề:
o Right: Lề phải
o Center: Căn lề giữa
o Left: Lề trái

  Show number on first page: Cho hiển thị/ẩn đánh số trang ở trang đầu tiên của
file.

 Nút Format… Mở hộp thoại Page Number Format - Một số căn chỉnh cho việc
đánh số trang:

o Number format: Kiểu đánh số (1, 2, 3,…; - 1 -, - 2 -, - 3 -…; a, b, c,…)
o Include chapter number: Chèn thêm thứ tự đề mục
o Page numbering: Số thứ tự trang đang đánh:
Mặc định của chế độ đánh số trang là bắt đầu từ trang số 1, nếu bạn không muốn số bắt đầu là số
1, mà là số 6 thì nhập vào ô Start at số 6 (Chú ý: Nếu đánh số trang bắt đầu từ số 6 thì trang đầu
tiên sẽ được đánh số 6, lúc này nếu bạn đặt lệnh in là trang số 1, 2, 3, 4, 5 thì máy in sẽ không đọc
được để in).
3. Chọn nút OK để hoàn thành việc đánh số trang.

Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản

1. Vào Insert \ Date and Time…

2. Xuất hiện hộp thoại Date and Time:

 Available formats: Lựa chọn kiểu giá trị hiển thị
 Language: Lựa chọn loại ngôn ngữ hiển thị (Anh, Việt,…)
  Update automatically: Tự động cập nhật
 Nút Default…: Thiết lập chế độ mặc định

3. Chọn nút OK để đồng ý chèn ngày, tháng, giờ vào nội dung file.

Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản

1. Vào Insert \ AutoText:

2. Lựa chọn nội dung muốn chèn

Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file

1. Vào Insert \ Symbol…

2. Xuất hiện hộp thoại Symbol, chọn thẻ Symbols & chọn ký tự đặc biệt:

 Font: Chọn loại phông chữ hiển thị ký tự đặc biệt
 Recently used symbols: Hiển thị 16 ký tự đặc biệt đã được sử dụng gần thời điểm

hiện tại nhất.
 Wingding: Hiển thị con số của ký tự đặc biệt. (Trong toán học mỗi một ký tự đều

được mã hóa bởi một con số nào đó)
 Charater code: Số của ký tự đặc biệt, ở ô này bạn có thể nhập số của ký tự đặc

biệt để tìm mà không phải lựa chọn theo bảng danh sách ký tự hiển thị ở trên.
 From: Số hiển thị ở Wingding và Charater code phụ thuộc ở From: Lựa chọn cơ

số hiển thị, mặc định để ở dạng Symbol (decimal) - cơ số 10, hoặc có thể lựa
chọn dạng Symbol (hex) – cơ số 16.
 Nút AutoCorrect… Hiển thị hộp thoại AutoCorrect: Thiết lập chế độ tự động sửa
ký tự (ví dụ: bạn có thể đặt từ “abc” là ký tự “@” thì sau khi gõ xong từ “abc” và
cách ra, MS Word sẽ tự động chuyển thành ký tự “@”)

 Nút Shortcut Key: Mở hộp thoại Customize Keyboard: Tạo phím tắt cho ký tự
đặc biệt.

o Tại ô Press new shortcut key: Gõ phím tắt dùng cho ký tự đặc biệt (ví dụ
trên ảnh là dùng tổ hợp phím Alt + 9 cho ký tự )

o Kích vào nút Assign: Thiết lập phím tắt cho ký tự đó, lúc này tổ hợp
phím tắt (Alt + 9) sẽ được chuyển sang vùng Current keys.

o Chọn Close để hoàn thành.

Việc đặt phím tắt cho ký tự đặc biệt này sẽ giúp bạn không phải vào hộp thoại Symbol mà vẫn
chèn ký tự đặc biệt, rút ngắn thời gian gõ nội dung văn bản. Tuy nhiên, bạn nên chú ý đặt phím
tắt chỉ cho những ký tự đặc biệt thường xuyên sử dụng và tổ hợp phím đặt không trùng với các
tổ hợp phím tắt đang sử dụng, tránh trường hợp làm mất tác dụng của tổ hợp phím đó.

3. Kích vào nút Insert và Close để chèn ký tự đặc biệt ra nội dung file văn bản

Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho
sinh động.

Định dạng phông chữ.

1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng.

2. Vào Format \ Font (Ctrl + D)

=> Xuất hiện hộp thoại Font:

3. Chọn thẻ Font
 Font: Chọn loại phông chữ
 Font style: Chọn kiểu chữ bình thường, đậm, nghiêng, đậm nghiêng
 Size: Chọn kích thước chữ.
 Font color: Màu chữ
 Underline style: Loại đường gạch chân chữ.
 Underline color: Màu đường gạch chân chữ.

 Effects: Một số kiểu lựa chọn bổ sung:
o  Strikethrough: Gạch giữa chữ.
o  Double strikethrough: Nét gạch đôi giữa chữ.
o  Superscript: Chỉ số trên. (Ctrl + Shift + =)
o  Subscript: Chỉ số dưới. (Ctrl + =)
o  Shadow: Kiểu hình bóng
o  Outline: Nét chữ bao ngoài.
o  Emboss: Chữ nổi mờ (màu trắng) trước
o  Engrave: Chữ nổi mờ (màu trắng) sau.
o  All caps: Chữ in hoa lớn
o  Hidden: Ẩn chữ.

- Sau khi đã chọn kiểu định dạng font chữ xong, nếu muốn để định dạng mặc định cho các file
sau thì kích vào nút Default. Một hộp thoại xuất hiện:

Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau
này không?

 Chọn Yes: Đồng ý
 Chọn No: Không đồng ý

4. Chọn nút OK để hoàn thành việc định dạng lại font chữ.

* Trường hợp bạn có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng nhanh font chữ của
mình:

- Định dạng theo những style có sẵn:

- Định dạng font chữ:
- Định dạng cỡ chữ:

- Chữ đậm:
- Chữ nghiêng:
- Chữ gạch chân:

Thay đổi độ giãn chữ.

1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng.
2. Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font
3. Chọn thẻ Character spacing, hộp thoại Font có hình ảnh sau:

 Scale: Định dạng độ giãn chữ theo %.
 Spacing: Khoảng cách giữa các chữ

o By: Tăng: Giãn thưa chữ
Giảm: Giãn chữ mau

 Position: Vị trí ở dòng

o By: Tăng: Vị trí chữ lên cao dần so với dòng
Giảm: Vị trí xuống dần so với dòng

 Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ này cho các file sau.
4. Chọn nút OK hoàn thành viện thay đổi độ giãn chữ.

Trang trí chữ cho sinh động.

1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng.
2. Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font.
3. Chọn thẻ Text Effects, hộp thoại Font có hình ảnh sau:

 Lựa chọn các hoạt hình chữ ở ô Animations.
 Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ này cho các file sau.
4. OK
Sau khi kích nút OK, đoạn font chữ đã chọn sẽ có kết quả nhấp nháy theo loại đã chọn ở ô
Animations. Ví dụ:

Lưu ý: Với việc trang trí chữ cho sinh động này chỉ nhìn trên màn hình máy tính, khi in sẽ không
xuất hiện những hình ảnh nhấp nháy.

Chèn ghi chú ở chân trang

1. Vào Insert \ Reference \ Footnote…

(Vào Insert \ Footnote với Office 2000)
2. Xuất hiện hộp thoại Footnote:

 Location: Vị trí đặt ghi chú:
o Footnote: Chân trang (thường để ghi chú ở chân trang)
o Endnotes: Đặt ở vị trí dưới cùng của file văn bản.

 Format: Định dạng.
o Number format: Định dạng kiểu đánh số ghi chú (1, 2, 3…; a, b, c…; i, iii, iii,…)
o Custom mark: Tự nhập ký tự làm ký tự ghi chú.
o Start at: Bắt đầu đánh số thứ tự từ số...
o Numbering:
 Continuous: Đánh tiếp số thứ tự
 Restart each section: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính trong đoạn
 Restart each page: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính theo trang.

 Apply changes: Áp dụng đánh ghi chú cho cả file (whole document).
 Nút Symbol… Mở hộp thoại Symbol: Chèn ký tự đặc biệt làm ký tự đánh ghi chú.

3. Chọn nút Apply và Insert để bắt đầu nhập nội dung ghi chú.

Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel

Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2
công việc:

- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.

- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói
chung không thay đổi là mấy).

Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ
nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu.
Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ
Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm
công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn
thực hiện công việc A xong thì Word tự
động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ
việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện
công việc B nữa.

Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho các báo Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển
cáo tháng 07/2005 hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD

và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trước đó để so sánh

sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005.

Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước (tháng
07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng
trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn
lại. Sau khi nhập xong ta được bảng tính với
các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005)
như H.2.

Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được

trong H.1. Điều cần làm là phải sửa số liệu

của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong

bảng phân tích đó (tức là sửa từ H.3 thành

H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ

Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần

sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự

động cập nhật dữ liệu từ Excel sang. Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho các báo

Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số cáo tháng 08/2005

liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu

thích hợp (ngay trước con số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu

Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi

OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có giá trị là 273.780 như

trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu xám. Thực hiện giống như vậy ở những số

liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen

phần số rồi copy).

Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn
làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View,
phần Field shadding chọn Always rồi OK.

Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc

dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong

văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút. Như phần

giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị

trong Excel tương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá

Hình 3: Word, phân tích số liệu của trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị
H.1 lời văn là tăng

16,39% trong

Word. Cách làm như sau: đầu tiên bạn mở bảng tính

Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm

(ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ

dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D

như sau (cột E làm tương tự):

- Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5.
Trong đó cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện
giá trị tuyệt đối của cột D.

- Nhập vào ô F2 công thức:

=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))

Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không Hình 4: Word, phân tích số liệu của
tăng giảm", nếu >0 thì hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị H.2

"giảm ".

Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.

- Nhập vào ô G2 công thức:

=IF(D2<>0;ABS(D2);"")

Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2.

Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống với H.5.

Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3:

- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.

- Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.

Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi.

Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 như H.4.

Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nhấn
menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập
nhật từ Excel vào Word.

Chú ý, để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options >
General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu không, mỗi khi bạn mở file
Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền
phức.

ĐỒNG VỊ
Email: [email protected]

Dịch nhanh văn bản bằng Microsoft Word 2003

Như các bạn đã biết, bộ Office của Microsoft là bộ công cụ mạnh, trong đó chương trình xử
lý văn bản (MS Word) được sử dụng rất rộng rãi. Nếu thường soạn thảo văn bản tiếng Anh
chắc hẳn bạn không thể bỏ qua tính năng kiểm tra chính tả (spelling), văn phạm (grammar)
hay tra từ đồng nghĩa, trái nghĩa (thesaurus) của chương trình này.

Với phiên bản 2003, Microsoft đã đưa thêm một tính năng mới rất tiện lợi, đó là tính năng dịch
nhanh văn bản từ một ngôn ngữ này sang một ngôn ngữ khác. Tính năng này hỗ trợ tiếng Anh,
Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Nga... (chưa có tiếng Việt). Tất nhiên tính năng này không thể dịch
đúng như người nhưng nó có thể giúp bạn hiểu được ý chính của văn bản mà không cần phải biết
ngôn ngữ gốc.

Để sử dụng được tính năng này, máy tính cần có kết nối mạng Internet và thiết lập thêm một số
thông số cho chương trình thông qua research task pane - tạm dịch là cửa sổ truy vấn thông tin.
Các bạn hãy mở chương trình Word 2003, từ menu Tools chọn Research (phím tắt Alt+Click), sẽ
xuất hiện một cửa sổ nhỏ bên phải văn bản hiện hành. Hãy tìm đến và chọn mục Research options
(hình 1), đảm bảo mục Translation được chọn (hình 2). Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm
các dịch vụ khác. Để hiểu rõ hơn về, bạn có thể đọc trợ giúp "About research services" và tài liệu
của tác giả Diane Vizine-Goetz & Andy Houghton, thành viên của OCLC Research
(www.oclc.org/research/memberscouncil/2004-10/vizine-goetz.ppt).

Hình 1
Hình 2

Dưới đây là một đoạn văn gốc bằng tiếng Tây Ban Nha và các bước thực hiện để dịch đoạn văn
đó sang tiếng Anh.

Đoạn văn gốc:

"Buenos días Félix:

Tengo dos clientes que desean realizar un combinado Vietnam / Camboya pero incluyendo 2
noches en Sapa ( que coincidan en Sábado) por lo que ruego informes de posibles itinerarios para
poder realiza en el mes de Agosto. Entre 15 y 20 días de estancia.

Te adjunto en fichero aparte la idea que tiene el cliente para ver si es posible o encontrar lo que
mejor se adapte a ellos pero incluyendo Sapa dentro del viaje.

Sin otro particular, y en espera de tus prontas noticias, recibe un cordial saludo

Atentamente, Josep Sala".

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn (select) đoạn văn gốc, tốt nhất là ta chọn từng đoạn để dịch được nhanh và chính
xác.

Bước 2: Chọn Tools, Language rồi chọn Translate (hình 3).

Hình 3

Sau khi chọn lệnh, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện. Mục Search for: sẽ chứa nội dung đoạn văn bản
bạn vừa chọn. Phía bên dưới sẽ chỉ ra ngôn ngữ gốc From và ngôn ngữ bạn muốn chuyển thành
To. Trong ví dụ này chúng ta sẽ chọn tiếng Anh (hình 4).

Hình 4

Sau đó để hiển thị kết quả, bạn cuộn màn hình xuống phía dưới tới mục WorldLingo hoặc nó sẽ
mở ra cửa sổ IE mới với nội dung đã được dịch. Bạn có thể copy và dán vào bên dưới đoạn văn
gốc. Lặp lại các bước trên để dịch toàn bộ văn bản gốc.

Nguyễn Hữu Phước
Email: [email protected]

Chèn ảnh vào nội dung văn bản

 Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003)
 Tải ảnh từ bộ Office trên trang web của Microsoft về máy tính.
 Dán ảnh bằng cách chụp màn hình máy tính
 Chèn ảnh từ một file ảnh đã có trong máy tính
 Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2000)
 Căn chỉnh ảnh trong Word

Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003)

1. Vào Insert \ Picture \ Clip Art…