ISI KANDUNGAN TAJUK 1. PROSEDUR PENDAFTARAN VENDOR 2. PROSEDUR PERMOHONAN KELULUSAN TENDER DI PROJEK 3. PROSEDUR PERMOHONAN KELULUSAN TENDER WILAYAH 4. PROSEDUR PERMOHONAN TENDER DI IBU PEJABAT 5. PROSEDUR PENYEDIAAN TAWARAN RUNDINGAN 6. PROSEDUR PENYEDIAAN TAWARAN TERTUTUP 7. PROSEDUR PENYEDIAAN TAWARAN TERBUKA IBU PEJABAT & WILAYAH 8. PROSEDUR PENGURUSAN TENDER DEPOSIT 9. PROSEDUR PEMBUKAAN PETI TENDER 10.PROSEDUR PENGURUSAN MEMBUKA TENDER 11.PROSEDUR MESYUARAT PENILAIAN HARGA TENDER 12.PROSEDUR TEMURUNDING TENDER 13.PROSEDUR KELULUSAN TAWARAN HAD KUASA 14.PROSEDUR PENYEDIAAN PERJANJIAN KONTRAK 15.PROSEDUR PENERIMAAN BAYARAN WANG AMANAH 16.PROSEDUR SIJIL BAYARAN SEMASA 17.PROSEDUR VO KUANTITI 18.PROSEDUR VO MASA 19.PROSEDUR TINDAKAN KEATAS KONTRAKTOR 20.PROSEDUR PENYEDIAAN BAYARAN AKHIR KONTRAK 21.PROSEDUR REKOD BAYARAN DAN PENYIMPANAN SIJIL BAYARAN KONTRAK 22.SOP PR
ISI KANDUNGAN TAJUK 23.SOP PO 24.SOP MIGO 25.SOP MIRO 26.PROSEDUR PENEGELUARAN BEKALAN STOK 27.SOP SURAT PERINTAH PERUBAHAN KERJA (SPPK) 28.SOP DUTI SETEM
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pendaftaran Vendor No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/1 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 7 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENDAFTARAN VENDOR 1.0 Tujuan Memastikan bekalan atau perkhidmatan yang dberikan adalah terbaik dan menepati keperluan yang ditetapkan oleh syarikat bagi mewujudkan vendor yang berkelayakan, stabil dan berdaya saing. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 FC - Field Controller 3.2 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.3 Pendaftaran vendor Pendaftaran vendor ditakrifkan sebagai pembekal atau pemborong yang ingin mendaftar syarikatnya dengan FPMSB bagi tujuan untuk membekal/menyediakan perkhidmatan/bekalan. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 5–Pengurusan Vendor. 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Pendaftaran Vendor 5.1.1 Di Peringkat Projek 5.1.1.1 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan vendor berdaftar dengan pendaftaran syarikat secara atas talian (on-line) melalui laman sesawang FELDA https://www.tenderwizard.my/felda - (e-perolehan) atau https://ep.fgvh.my (e-daftar).
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pendaftaran Vendor No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/1 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 7 FELDA 5.1.1.2 FC mengarahkan Kerani untuk mengenalpasti dan mengingatkan vendor untuk memperbaharui sijil tersebut sebelum tamat tempoh. 5.1.1.3 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan vendor yang hendak berurusniaga perlu menunjukkan salah satu sijil pendaftaran yang sah kepada Syarikat. 5.1.1.4 FC mengarahkan Kerani untuk mengisi borang permohonan mewujudkan kod vendor dalam SKB dengan mengisi borang “VENDOR MASTER DATA” dan dimajukan ke PRODATA atau melalui laman sesawang http://hd.feldaprodata.com.my/helpdesk05. 5.1.1 Di Peringkat Wilayah 5.1.1.1 KUP hendaklah memastikan vendor berdaftar dengan pendaftaran syarikat secara atas talian (on-line) melalui laman sesawang FELDA https://www.tenderwizard.my/felda - (e-perolehan) atau https://ep.fgvh.my (e-daftar) dan dibuka sepanjang masa. 5.1.1.2 KUP hendaklah mengenal pasti dan mengingatkan vendor untuk memperbaharui sijil tersebut sebelum tamat tempoh. 5.1.1.3 KUP hendaklah memastikan vendor yang hendak berurusniaga perlu menunjukkan salah satu sijil pendaftaran yang sah kepada Syarikat. 5.1.1.4 KUP hendaklah mengisi borang permohonan mewujudkan kod vendor dalam SKB dengan mengisi borang “VENDOR MASTER DATA” dan dimajukan ke PRODATA atau melalui laman sesawang http://hd.feldaprodata.com.my/helpdesk05.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pendaftaran Vendor No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/1 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 7 FELDA 5.1.1 Di Peringkat Ibupejabat 5.1.1.1 KUP hendaklah memastikan vendor berdaftar dengan pendaftaran syarikat secara atas talian (on-line) melalui laman sesawang FELDA https://www.tenderwizard.my/felda - (e-perolehan) atau https://ep.fgvh.my (e-daftar) dan dibuka sepanjang masa. 5.1.1.2 KUP hendaklah mengenal pasti dan mengingatkan vendor untuk memperbaharui sijil tersebut sebelum tamat tempoh. 5.1.1.3 KUP hendaklah memastikan vendor yang hendak berurusniaga perlu menunjukkan salah satu sijil pendaftaran yang sah kepada Syarikat. 5.1.1.4 KUP hendaklah mengisi borang permohonan mewujudkan kod vendor dalam SKB dengan mengisi borang “VENDOR MASTER DATA” dan dimajukan ke PRODATA atau melalui laman sesawang http://hd.feldaprodata.com.my/helpdesk05 5.2 Kesan tindakan pembatalan / penggantungan vendor 5.2.1 Di Peringkat Projek 5. 2.1.1 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan dalam tempoh hukuman itu, vendor tidak layak menyertai urusniaga kontrak baru dengan syarikat. Tindakan ini tidak memberi kesan kepada lain-lain kontrak yang sedang dilaksanakan oleh vendor yang terlibat rujuk syarat-syarat dalam perjanjian kontrak. 5.2.1.2 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan vendor yang diisytiharkan bankrap, semua kontrak yang sedang atau yang telah diberi oleh syarikat kepada hendaklah ditamatkan serta merta.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pendaftaran Vendor No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/1 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 7 FELDA 5.1.2.3 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan vendor yang terbukti terlibat dalam kes jenayah (seperti rasuah, pergaduhan, penipuan) samada dilakukan oleh pekerja atau pihak pengurusannya, semua kontrak yang sedang berjalan atau yang telah diberikan kepadanya oleh syarikat hendaklah ditamatkan serta merta. 5.2.2 Di Peringkat Wilayah 5.2.2.1 KUP mengarahkan Kerani untuk memastikan dalam tempoh hukuman itu, vendor tidak layak menyertai urusniaga kontrak baru dengan syarikat. Tindakan ini tidak memberi kesan kepada lain-lain kontrak yang sedang dilaksanakan oleh vendor yang terlibat rujuk syarat-syarat dalam perjanjian kontrak. 5.2.2.2 KUP hendaklah memastikan vendor yang diisytiharkan bankrap, semua kontrak yang sedang atau yang telah diberi oleh syarikat kepada hendaklah ditamatkan serta merta. 5.2.2.3 KUP hendaklah memastikan vendor yang terbukti terlibat dalam kes jenayah (seperti rasuah, pergaduhan, penipuan) samada dilakukan oleh pekerja atau pihak pengurusannya, semua kontrak yang sedang berjalan atau yang telah diberikan kepadanya oleh syarikat hendaklah ditamatkan serta merta. 5.2.3 Di Peringkat Ibupejabat 5.2.3.1 KUP mengarahkan Kerani untuk memastikan dalam tempoh hukuman itu, vendor tidak layak menyertai urusniaga kontrak baru dengan syarikat. Tindakan ini tidak memberi kesan kepada lain-lain kontrak yang sedang dilaksanakan oleh vendor yang terlibat rujuk syarat-syarat dalam perjanjian kontrak.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pendaftaran Vendor No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/1 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 7 FELDA 5.2.3.2 KUP hendaklah memastikan vendor yang diisytiharkan bankrap, semua kontrak yang sedang atau yang telah diberi oleh syarikat kepada hendaklah ditamatkan serta merta. 5.2.3.3 KUP hendaklah memastikan vendor yang terbukti terlibat dalam kes jenayah (seperti rasuah, pergaduhan, penipuan) samada dilakukan oleh pekerja atau pihak pengurusannya, semua kontrak yang sedang berjalan atau yang telah diberikan kepadanya oleh syarikat hendaklah ditamatkan serta merta. 5.3 Pendaftaran semula vendor 5.3.1 Di Peringkat Projek 5.3.1.1 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman dan sijil pendaftaran nya masih belum tamat, boleh menyertai urusniaga atau tender dalam syarikat. 5.3.1.2 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman dan sijil pendaftaran telah tamat, boleh memohon untuk memperbaharui sijil tersebut dengan e-perolehan atau e-daftar 5.3.1.3 FC mengarahkan Kerani untuk memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman yang sijil pendaftarannya telah dibatalkan, boleh memohon pendaftaran baru. 5.3.1 Di Peringkat Wilayah 5.3.1.1 KUP hendaklah memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman dan sijil pendaftarannya masih belum tamat, boleh menyertai urusniaga atau tender dalam syarikat.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pendaftaran Vendor No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/1 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 7 FELDA 5.3.1.2 KUP hendaklah memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman dan sijil pendaftaran telah tamat, boleh memohon untuk memperbaharui sijil tersebut dengan e-perolehan @ e-daftar. 5.3.1.3 KUP hendaklah memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman yang sijil pendaftarannya telah dibatalkan, boleh memohon pendaftaran baru. 5.3.2 Di Peringkat Ibupejabat 5.3.2.1 KUP hendaklah memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman dan sijil pendaftaran nya masih belum tamat, boleh menyertai urusniaga atau tender dalam syarikat. 5.3.2.2 KUP hendaklah memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman dan sijil pendaftaran telah tamat, boleh memohon untuk memperbaharui sijil tersebut dengan e-perolehan atau e-daftar. 5.3.2.3 KUP hendaklah memastikan vendor yang telah tamat tempoh hukuman yang sijil pendaftarannya telah dibatalkan, boleh memohon pendaftaran baru. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani akan menyimpan sijil pendaftaran e-perolehan atau e-daftar kontraktor dalam fail.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pendaftaran Vendor No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/1 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 7 dari 7 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Pendaftaran Vendor dengan Syarikat FPMSB/FELDA GAGAL LULUS 1. Pemborong 1. JKPV Kump. Felda/Felda 1. JKPV Kump. Felda/Felda Permohonan dibuat melalui e-daftar / e-ikof secara online Ditemuduga oleh Pegawai Penilai Lulus @ Gagal kerana permohonan tidak memenuhi kriteria yang ditetapkan Pengeluaran Sijil Pendaftaran Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Pendaftaran Vendor Kelulusan dan sijil pendaftaran dikeluarkan
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Kelulusan Tender Di Projek No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/2 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 3 FELDA TAJUK : PROSEDUR PERMOHONAN KELULUSAN TENDER DI PROJEK 1.0 Tujuan Setiap kerja yang hendak ditender di projek perlu mendapat kelulusan daripada Regional Controller di peringkat wilayah. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 RC - Regional Controller 3.2 OC - Operation Controller 3.3 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.4 KUPK - Ketua Unit Pentadbiran & Kewangan 3.5 FC - Field Controller 3.6 AFC - Asisstant Field Controller 3.7 Permohonan Kelulusan Tender Permohonan kelulusan tender bermaksud setiap panggilan tender kerja di ladang perlu mendapat kelulusan sebelum ditender. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.3 – Permohonan Melaksanakan Kerja
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Kelulusan Tender Di Projek No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/2 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 3 FELDA 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Penyediaan Borang Permohonan Tender 5.1.1 FS hendaklah merancang setiap kerja yang hendak ditenderkan bagi nilai dibawah RM5,000.00. 5.1.2 FS hendaklah mengisi borang Permohonan Kelulusan Kerja Bagi Tender di Projek – Lampiran 1(a) tiga (3) bulan awal sebelum tarikh mula kerja. 5.1.3 FC/AFC hendaklah menyemak permohonan yang disediakan oleh FS dari perkiraan, anggaran dan bajet. 5.1.4 AFC/FS memajukan borang permohonan kepada FC untuk ditandatangani. 5.1.5 Kerani akan menghantar borang permohonan ke Pejabat Wilayah untuk sokongan OC dan diluluskan oleh RC. 5.1.6 KUP akan mengarahkan kerani untuk menghantar satu salinan borang permohonan Lampiran 1(a) ke projek. 5.1.7 FS akan memproses untuk panggilan tawaran tertutup di peringkat projek. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan borang kelulusan kerja yang ditender di projek yang telah diluluskan dalam fail mengikut bulan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Kelulusan Tender Di Projek No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/2 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 3 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Lampiran 1(a) GAGAL LULUS RC 1. Field Supervisor 2. AFC 3. FC 1. OC 2. RC 1. AFC 2. FS 3. Kerani Memberi maklumat Menyediakan Memohon Sokongan Mengesahkan Meluluskan Menyedikan dokumen tender. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Projek Dihantar Ke Wilayah Tender Projek Tawaran Tertutup
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Kelulusan Tender Di Wilayah No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/3 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 3 FELDA TAJUK : PROSEDUR PERMOHONAN KELULUSAN DI WILAYAH 1.0 Tujuan Memastikan setiap kerja yang hendak ditender di Wilayah hendaklah mendapat kelulusan daripada Ketua Pegawai Eksekutif/CEO di peringkat Ibupejabat. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.2 RC - Regional Controller 3.3 OC - Operation Controller 3.4 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.5 KUPK - Ketua Unit Pentadbiran & Kewangan 3.6 FC - Field Controller 3.7 AFC - Assistant Field Controller 3.8 EO - Eksekutif Operasi 3.9 Permohonan Kelulusan Tender Permohonan Kelulusan Tender bermaksud setiap panggilan tender kerja di ladang perlu mendapat kelulusan sebelum ditender. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.3 - Permohonan Melaksanakan Kerja dan Perkara 6.7 - Jenis Tawaran 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Penyediaan Borang Permohonan Tender 5.1.1 FS hendaklah merancang setiap kerja yang hendak ditenderkan bagi nilai melebihi RM50,000.00. 5.1.2 FS hendaklah mengisi borang Permohonan Panggilan Tender seperti di Lampiran 2(a-i), 2(a-ii), 2(a-iii) dan 2(a-iv) dalam tempoh tiga (3) bulan awal sebelum tarikh mula kerja. 5.1.3 AFC perlu menyemak permohonan yang disediakan oleh FS dari segi perkiraan, anggaran dan bajet.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Kelulusan Tender Di Wilayah No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/3 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 3 FELDA 5.1.4 FS memajukan borang permohonan kepada FC untuk ditandatangan. 5.1.5 Kerani hendaklah menghantar borang permohonan ke Pejabat Wilayah untuk sokongan OC/EO dan diluluskan oleh RC. 5.1.6 KUP menyelaras dan menentukan perkara berikut:- 5.1.6.1 Sekiranya tender tersebut diputuskan untuk ditender di projek, kerani wilayah mengembalikan borang yang telah diluluskan untuk panggilan tawaran tertutup di projek bagi nilai kurang dari RM50,000.00. 5.1.6.2 Sekiranya ditender di wilayah, kerani wilayah hendaklah mengisi borang Permohonan Kelulusan Kerja bagi Tender di Wilayah – Lampiran 1(b) dan dimajukan ke Ibupejabat. 5.1.6.3 Sekiranya diputuskan ditender di Ibupejabat, kerani wilayah perlu memajukan borang lampiran 1(b) tersebut ke Ibupejabat dalam situasi tertentu. 6.0 Penyimpanan Rekod. 6.1 Kerani hendaklah menyimpan borang yang telah diluluskan dalam fail permohonan tender kerja.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Kelulusan Tender Di Wilayah No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/3 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 3 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Lampiran 2(ai)/2(aii) GAGAL LULUS RC 1. Field Supervisor 2. AFC 3. FC 1. OC 2. RC 1. KUP Memberi maklumat Menyediakan Memohon Sokongan Mengesahkan Meluluskan Menyedikan dokumen tender. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Projek Dihantar Ke Wilayah Tender Wilayah Tawaran Tertutup Tawaran Terbuka
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Permohonan Tender Di Ibu pejabat No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/4 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 4 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENGURUSAN PERMOHONAN TENDER DI IBUPEJABAT 1.0 Tujuan Memastikan permohonan tender dibuat secara telus dan adil melalui proses dan syarat-syarat yang ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai di semua peringkat ladang, Wilayah dan Ibu Pejabat yang diuruskan oleh Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB). 3.0 Definisi 3.1 KPO/COO - Ketua Pegawai Operasi 3.2 KPK/CSO - Ketua Pegawai Khidmat 3.3 PC - Plantation Controller 3.3 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.4 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.5 Pengurusan Permohonan Tender Pengurusan Permohonan Tender bermaksud menguruskan proses permohonan dari pihak projek dan wilayah supaya dapat mengenalpasti permohonan tersebut bersesuaian dengan keperluan. 4.0 Rujukan Manual Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Rujuk Perkara 6.9 – Pengurusan Tender. 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Permohonan Tender 5.1.1 Peringkat Ibu Pejabat 5.1.1.1 KUP merekod penerimaan permohonan tender dari Wilayah. 5.1.1.2 KUP akan memajukan permohonan ini kepada COO/PC untuk sokongan bagi pekerjaan operasi.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Permohonan Tender Di Ibu pejabat No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/4 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 4 FELDA 5.1.1.3 Permohonan bagi kerja-kerja pentadbiran dimajukan kepada KPK untuk sokongan. 5.1.1.4 KBP akan memutuskan sama ada tawaran tender ini dibuat melalui tiga (3) kaedah iaitu:- i) Tawaran Rundingan ii) Tawaran Tertutup iii) Tawaran Terbuka 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Satu salinan permohonan akan disimpan di dalam fail Permohonan Tender kontrak.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Permohonan Tender Di Ibu pejabat No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/4 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 4 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Tidak Lengkap Lengkap 1. Eksekutif/Pemb. Eksekutif Kontrak 1. Eksekutif/Pemb. Eksekutif Kontrak 2. Ketua Bahagian Perolehan 1. Eksekutif/Pemb. Eksekutif Kontrak 1. Ketua Pegawai Operasi ATAU 2.Ketua Pegawai Khidmat 1. Eksekutif/Pemb. Eksekutif Kontrak Merekod penerimaan. Menyemak dokumen lengkap:- - Maklumat asas - Lampiran Anggaran Harga - Peta - Syarat Kerja Semakan samada lengkap atau tidak - Menyokong untuk ditenderkan - Menyediakan kertas syor untuk kelulusan panggilan tawaran tender. - Kerja Pembangunan Tanam Semula (Kelulusan Pengarah Besar Felda) - Semua kontrak kerja selain dari kerja pembangunan tanam semula adalah kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif FPMSB Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Terima Permohonan Rekod & Semakan Sokongan Wilayah Tawaran Terbuka Tawaran Tertutup Tawaran Rundingan
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Permohonan Tender Di Ibu pejabat No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/4 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 4 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Rundingan No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/5 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 MEI 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN TAWARAN RUNDINGAN DAN RUNDINGAN TERUS 1.0 Tujuan i. Kerja-kerja yang dikategorikan sebagai kecemasan hendaklah dibuat segera mengikut prosedur kontrak. ii. Pembekal tunggal yang mempunyai kemahiran khusus atau agen tunggal. iii. Tawaran Rundingan Terus kepada Syarikat Kumpulan FELDA iv. Berdasarkan polisi yang diluluskan oleh Lembaga FPMSB atau FELDA 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat. 3.0 Definisi 3.1 JKPT - Jawatankuasa Pemberian Tender 3.2 JBP - Jawatankuasa Buka Tender 3.3 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.4 COO - Chief Operational Officer 3.5 PC - Plantation Controller 3.6 RC - Regional Controller 3.7 OC - Operation Controller 3.8 FC - Field Controller 3.9 AFC - Assistant Field Controller 3.9 a. Tawaran Rundingan Tawaran rundingan adalah satu kaedah yang digunakan untuk memperolehi kadar harga yang munasabah dan berpatutan dari kalangan vendor yang berkemahiran khusus atau agen tunggal serta berkemampuan dari segi modal, teknologi dan kepakaran. b. Tawaran Rundingan Terus Tawaran rundingan terus adalah satu kaedah yang digunakan untuk memperolehi vendor yang berkelayakan dari kalangan anak syarikat kumpulan atau syarikat bersekutu FELDA yang berpengalaman dan berkemampuan untuk melaksanakan kerja berdasarkan bajet yang diluluskan oleh FELDA.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Rundingan No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/5 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 MEI 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA AA 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.7 – Jenis Tawaran 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Penyediaan Sebutharga 5.1.1 KUP/PE hendaklah merekod tarikh penerimaan permohonan dari Wilayah atau Jabatan Khidmat Operasi berserta dengan kelulusan baget “blueprint” dan maklumat asas tender. 5.1.2 KUP/PE hendaklah memastikan permohonan yang dihantar oleh Wilayah adalah lengkap seperti Lampiran 2(a-iv), anggaran harga Lampiran 2(a-iii) yang telah disahkan oleh RC termasuk maklumat asas tender, syarat penentuan kerja dan peta (10 salinan). 5.1.3 KUP/PE hendaklah mendapatkan sokongan dari PC/COO keatas permohonan tersebut. 5.1.4 KUP/PE hendaklah menyediakan kertas kerja kelulusan panggilan tawaran secara rundingan atau rundingan terus dan hendaklah diluluskan oleh KPE. 5.1.5 Setelah kelulusan diperolehi, PE hendaklah mengarahkan Kerani Perolehan menyediakan borang sebutharga dan merekodkan nombor siri tender buku rekod tender. 5.1.6 KUP hendaklah mengarahkan Kerani Perolehan menyediaan Surat Pelawaan Tawaran Rundingan atau Rundingan Terus dan tawaran ini tidak perlu diiklankan. 5.1.7 Bagi kerja-kerja teknikal dan berkepakaran tinggi, KUP hendaklah mengaturkan satu mesyuarat diantara vendor dan ahli-ahli JKPT untuk pembentangan kertas cadangan (presentation paper) atau “blue print” secara resmi sebelum mengemukakan seburharga tender atau “Pre-Quotation”.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Rundingan No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/5 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 MEI 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA AA 5.1.8 KUP hendaklah memastikan tempoh pelawaan tawaran adalah sekurang-kurangnya 7 hari dari tarikh mula pelawaan. 5.1.9 Kerani Perolehan hendaklah memastikan Peti Tender telah tersedia pada hari tawaran rundingan atau rundingan terus ditutup. 5.2 Pembukaan Tender (Rujuk Polisi Prosedur Perolehan perkara 6.9.5) 5.2.1 KUP hendaklah memanggil Tiga (3) Ahli JBT untuk bersidang bagi membuka tender pada tarikh tutup tender. 5.2.2 KUP hendaklah memastikan proses buka tender dan proses seterusnya adalah tertakluk kepada SOP sediada. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani Perolehan hendaklah menyimpan borang sebutharga tender dalam fail sebutharga tender mengikut bilangan nombor tender. 6.2 Kerani Perolehan hendaklah menyimpan borang dan resit jualan tender dalam fail jualan tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Rundingan No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/5 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 MEI 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Tidak Lengkap Lengkap 1. Field Controller 1. Field Controller 2. Pengurus Felda 3. Operation Controller 4. Regional Controller 1. COO 1. Eksekutif/Pembantu Eksekutif 2. Ketua Pegawai Eksekutif FPMSB 3. Pengarah Besar Felda 1. Eksekutif Kontrak/ Pemb. Kontrak/Kerani Kontrak 1. Eksekutif Kontrak/ Pemb. Kontrak/Kerani Kontrak 1. Pengurus Operasi 2. Eksekutif Perolehan 3. Eksekutif Kewangan 4. Audit Dalam 1. Pengarah Perladangnan 2. Ketua Pegawai Eksekutif FPMSB 3. Ketua Pegawai Operasi 4. Pengurus Besar Khidmat Menyediakan bajet tahunan - Menyediakan maklumat - Sokongan - Semak - Sahkan - Meluluskan - Menyediakan surat kelulusan panggilan tawaran, no siri tender - Mengesyorkan - Meluluskan - Menyedia dan menjual borang tender kepada penender-penender (Buka pelawaan tawaran) - Tutup pelawaan tawaran (7 hari dari buka tawaran) - Memastikan dokumen borang tawaran lengkap. - Mesyuarat Rundingan Harga Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh: Diluluskan oleh: Salinan : Status Maklumat Lengkapkan/ betulkan semula (Wilayah) Bajet Maklumat Asas (Lampiran 2(a-iii) & Lampiran 2(a-iv) Surat Pelawaan Menyertai Tawaran Tender atau “PreQoutation” Tutup Mesyuarat Rundingan Harga Buka Jual Borang Tender/Buka Tender
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Rundingan No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/5 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 MEI 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA AA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 8 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN TAWARAN TERTUTUP 1.0 Tujuan Tawaran tertutup dilaksanakan untuk memperolehi kontraktor dan pembekal yang telah dikenalpasti berpengalaman dan berkemampuan melaksanakan kerja-kerja perkhidmatan dan perbekalan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 JKPT - Jawatankuasa Pemberian Tender 3.2 RC - Regional Controller 3.3 OC - Operation Controller 3.4 FC - Field Controller 3.5 AFC - Assistant Field Controller 3.6 Tawaran Tertutup Tawaran tertutup bermaksud satu kaedah tender yang digunakan untuk memperolehi kontraktor dan pembekal. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.7 – Jenis Tawaran 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Penyediaan Sebutharga Tender Tawaran Tertutup 5.1.1 Peringkat Projek 5.1.1.1 Kerani menyediakan tender tawaran tertutup setelah mendapat kelulusan permohonan Kelulusan Kerja
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 8 FELDA AA Bagi Tender di Projek – Lampiran 1(a) dari RC di Wilayah. 5.1.1.2 Kerani akan menyediakan dokumen tawaran tertutup seperti berikut : a) Borang sebutharga tawaran tertutup. b) Surat pengesahan lawatan ke tapak. c) Borang profil kontraktor atau pembekal. d) Syarat-syarat penentuan kerja atau spesfikasi kerja yang telah ditetapkan oleh syarikat. e) Peta kawasan kerja yang telah dilorek, pelan, gambar atau lakaran yang berkaitan. f) Sampul surat tender. g) Surat Pelawaan Menyertai Tawaran secara tertutup kepada penender 5.1.1.3 Apabila penender yang dipelawa untuk menyertai tawaran hadir ke pejabat, Kerani akan meminta penender mengisi Borang Jualan Tender. 5.1.1.4 Seterusnya penender akan membuat bayaran pembelian borang tender tersebut kepada Kerani Kewangan. 5.1.1.5 Kerani Kewangan akan mengeluarkan resit rasmi syarikat sebagai bukti pembayaran. 5.1.1.6 Penender akan menyerahkan salinan resit rasmi berwarna biru kepada Kerani Kontrak & Bekalan sebagi bukti pembayaran dan menyerahkan buku dokumen tender kepada penender. 5.1.1.7 Kerani Perolehan hendaklah menerangkan perkara asas mengenai tender berkenaan seperti tarikh tutup dan dimana dokumen tender perlu diserahkan pada hari tutup tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 8 FELDA AA 5.1.2 Di Peringkat Wilayah 5.1.2.1 Apabila borang Permohonan Kelulusan Kerja Bagi Tender di Wilayah – Lampiran 1(b) yang telah diluluskan oleh KPE/CEO, KUP memberi arahan kepada Kerani Perolehan Wilayah menyediakan tender tawaran tertutup. 5.1.2.2 Kerani Perolehan Wilayah akan menyediakan dokumen tawaran tertutup seperti berikut : a) Borang sebutharga tawaran tertutup. b) Surat pengesahan lawatan ke tapak. c) Borang profil kontraktor atau pembekal. d) Borang bayaran tender deposit (melebihi RM50,000.00) e) Syarat-syarat penentuan kerja atau spesfikasi kerja yang telah ditetapkan oleh syarikat. f) Peta kawasan kerja yang telah dilorek, pelan, gambar atau lakaran yang berkaitan. g) Sampul surat tender. h) Surat “Pelawaan Menyertai Tawaran” secara tertutup kepada penender 5.1.2.3 Apabila penender yang dipelawa untuk menyertai tawaran hadir ke pejabat, Kerani Perolehan Wilayah akan meminta penender mengisi Borang Jualan Tender. 5.1.2.4 Seterusnya penender akan membuat bayaran pembelian borang tender tersebut kepada Kerani Kewangan. 5.1.2.5 Kerani Kewangan akan mengeluarkan resit rasmi syarikat sebagai bukti pembayaran. 5.1.2.6 Penender akan menyerahkan salinan resit rasmi berwarna biru kepada Kerani Perolehan sebagai
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 8 FELDA AA bukti pembayaran dan menyerahkan buku dokumen tender kepada penender. 5.1.3 Di Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 KUP akan menerima maklumat asas tender dari wilayah. 5.1.3.2 Borang maklumat asas tender dimajukan kepada COO untuk pengesahan dan kelulusan. 5.1.3.3 KUP akan menyediakan kertas kerja kelulusan tawaran tertutup kepada Jawatankuasa Pelulus Pelawaan Tawaran. Maklumat-maklumat yang perlu dimasukan dalam kertas kerja ialah : a) Latar belakang mengenai tawaran. b) Maklumat mengenai kerja. c) Penender yang di cadangkan dan telah disenarai pendek. Pelawaan tawaran dibuat kepada sekurang-kurangnya lima (5) vendor yang berdaftar dengan “edaftar” Kumpulan Syarikat FELDA atau “eperolehan” Ibu Pejabat FELDA. 5.1.3.4 Setelah kertas kerja tawaran tertutup diluluskan, KUP perlu menyerahkan maklumat asas tender kepada Kerani Perolehan untuk “key in” data dalam borang sebutharga tawaran tertutup. 5.1.3.5 Kerani Perolehan akan menyediakan dokumen tawaran tertutup seperti berikut : a) Borang sebutharga tawaran tertutup. b) Surat pengesahan lawatan ke tapak. c) Borang profil kontraktor atau pembekal. d) Borang bayaran tender deposit. e) Syarat-syarat penentuan kerja atau spesfikasi kerja yang telah ditetapkan oleh syarikat.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 8 FELDA AA f) Peta kawasan kerja yang telah dilorek, pelan, gambar atau lakaran yang berkaitan. g) Sampul surat tender. h) Surat “Pelawaan Menyertai Tawaran” secara tertutup kepada penender 5.1.3.6 Apabila penender yang dipelawa untuk menyertai tawaran hadir ke pejabat, Kerani Perolehan akan meminta penender mengisi Borang Jualan Tender. 5.1.3.7 Seterusnya penender akan membuat bayaran pembelian borang tender tersebut kepada Kerani Kewangan. 5.1.3.8 Kerani Kewangan akan mengeluarkan resit rasmi syarikat sebagai bukti pembayaran. 5.1.3.9 Penender akan menyerahkan salinan resit rasmi berwarna biru kepada Kerani Perolehan sebagai bukti pembayaran dan menyerahkan buku dokumen tender kepada penender. 5.1.3.10 Kerani Perolehan perlu menerangkan kepada penender perkara asas mengenai tender berkenaan seperti tarikh tutup dan dimana dokumen tender perlu diserahkan pada hari tutup tender. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani Perolehan perlu menyimpan borang sebutharga di dalam fail sebutharga tender. 6.2 Kerani Perolehan akan menyimpan Borang Jualan Tender dan salinan resit rasmi (berwarna biru) dalam fail Jualan Tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 8 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN PROJEK LENGKAP 1.FC 1. Field Controller 2. Pengurus Felda 3. Operation Controller 4. Regional Controller 1. KPO 1. KUP 2. KPE/CEO 1. KUP 2. Kerani 1. Eksekutif Kontrak/ Pemb. Kontrak/Kerani Kontrak 1. PO 2. KUP 3. KUPK 4. Audit Dalam 1. KPE/CEO 2. KPO/COO 3. KPK/CSO Menyediakan bajet tahunan - Menyediakan maklumat - Sokongan - Semak - Sahkan - Mengesahkan permohonan - Senarai pendek penender (sekurangkurangnya 5 penender) - Menyediakan surat kelulusan panggilan tawaran, no siri tender - Meluluskan - Menyedia dan menjual borang tender kepada penender-penender (Buka pelawaan tawaran) - Tutup pelawaan tawaran (7 hari dari buka tawaran) - Memastikan dokumen borang tawaran lengkap. - Mesyuarat Rundingan Harga Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Bajet Maklumat Asas (Lampiran 2(a-i) & Lampiran 2(a-ii) TIDAK LENGKAP Penyediaan Tender Tutup Mesyuarat Rundingan Harga Buka/Penilaian Jual Borang Tender/Buka pelawaan tawaran
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 7 dari 8 FELDA AA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Tertutup No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/6 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 8 dari 8 FELDA AA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Terbuka No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/7 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 7 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN TAWARAN TERBUKA 1.0 Tujuan Tawaran terbuka dilaksanakan untuk mewujudkan persaingan bagi memperolehi kontraktor dan pembekal yang berpengalaman dan berkemampuan melaksanakan kerja-kerja perkhidmatan dan perbekalan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibupejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.2 KPO/COO - Ketua Pegawai Operasi 3.3 PC - Plantation Controller 3.4 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.5 RC - Regional Controller 3.6 OC - Operation Controller 3.7 FC - Field Controller 3.8 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.9 EKS/PE - Eksekutif/Pembantu Eksekutif 4.0 EK - Eksekutif Kejuruteraan 4.1 Tawaran terbuka bermaksud tender yang dilaksanakan secara terbuka melalui iklan di Laman Web Rasmi atau Facebook Felda Plantation Management Sdn Bhd atau didalam surat khabar harian. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.7 – Jenis Tawaran 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Tender Tawaran Terbuka dilaksanakan di peringkat Ibu Pejabat dan Wilayah berdasarkan keperluan terutamanya untuk tender Pertanian, Kejuruteraan & Bekalan (Bekalan AM, Bahan Kimia & Baja). Tender
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Terbuka No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/7 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 7 FELDA tawaran terbuka baja dan bahan kimia ladang hanya boleh dilaksanakan di peringkat ibu pejabat FELDA atau FPMSB sahaja. 5.2 Tawaran Terbuka Peringkat Wilayah (Pertanian, Kejuruteraan & Bekalan Am ) 5.2.1 Apabila borang permohonan Kelulusan Kerja Bagi Tender di Wilayah – Lampiran 1(B) telah diluluskan oleh Ibu Pejabat, KUP memberi arahan kepada Kerani Perolehan Wilayah menyediakan tender tawaran terbuka. 5.2.2 Kerani Perolehan Wilayah akan menyediakan dokumen tawaran terbuka seperti berikut:- a) Borang sebut harga tawaran terbuka. i. Kerja Pertanian - Sebut Harga Disediakan Oleh Unit Perolehan Wilayah. ii. Kerja Kejuruteraan - Sebut Harga BQ “Bill Of Quantity” disediakan oleh Unit Khidmat Kejuteraan. b) Surat Pengesahan lawatan ke tapak i. Kerja Pertanian - Borang Pengesahan Lawatan Ke Tapak Disediakan Oleh Unit Perolehan Wilayah. ii. Kerja Kejuruteraan - Borang Pengesahan Lawatan Ke Tapak disediakan oleh Unit Khidmat Kejuruteraan. c) Borang profile kontraktor atau pembekal. d) Borang bayaran tender deposit. e) Syarat-syarat penentuan kerja atau spesfikasi kerja yang telah ditetapkan oleh syarikat. f) Peta kawasan kerja yang berlorek, pelan, gambar atau lakaran yang berkaitan. g) Sampul Surat Tender. h) Iklan tender tawaran terbuka. 5.2.3 KUP akan menyemak Borang Sebut Harga Tender yang disediakan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Terbuka No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/7 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 7 FELDA 5.2.4 KUP / Kerani Perolehan Wilayah hendaklah menyediakan iklan tender tawaran terbuka dan memajukan iklan melalui email kepada Bahagian Perolehan Ibu Pejabat, KUP/PE Bahagian Perolehan Ibu Pejabat hendaklah menghantar email rasmi kepada Pegawai Media bagi mengiklankan tawaran tender terbuka ke dalam laman web rasmi atau facebook syarikat untuk diiklankan sekurang-kurangnya sehari sebelum iklan dikeluarkan. 5.2.5 Setelah iklan tender di iklankan di laman web rasmi atau facebook syarikat, Kerani Perolehan Wilayah hendaklah memaklumkan iklan tender tawaran terbuka melalui email kepada projek berkenaan. 5.2.6 Kerani Perolehan Wilayah & Projek hendaklah memaparkan tawaran ini di papan kenyataan rasmi di peringkat projek dan wilayah. 5.2.7 Apabila penender hadir ke pejabat untuk menyertai tawaran, Kerani Perolehan Wilayah akan meminta penender mengisi Borang Jualan Tender dan mengemukakan sijil pendaftaran vendor yang asal. Borang Jualan Tender dan salinan pendaftarkan vendor hendaklah dilampirkan sebagai sebahagian dari proses penjualan borang tender. 5.2.8 Seterusnya penender akan membuat bayaran pembelian borang tender tersebut kepada Kerani Kewangan Wilayah. 5.2.9 Kerani Kewangan akan mengeluarkan resit rasmi syarikat sebagai bukti pembayaran 5.2.10 Penender hendaklah menyerahkan salinan resit rasmi berwarna biru kepada Kerani Perolehan sebagai bukti pembayaran dan menyerahkan buku dokumen tender kepada penender. 5.2.11 Kerani Perolehan hendaklah menerangkan perkara asas mengenai tender berkenaan seperti tarikh tutup dan dimana dokumen tender hendaklah diserahkan pada hari tutup tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Terbuka No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/7 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 7 FELDA 5.3 Tawaran Terbuka Peringkat Ibu Pejabat (Pertanian, Kejuruteraan Dan Bekalan Am, Baja & Bahan Kimia). 5.3.1 KUP akan menerima maklumat asas tender dari wilayah. 5.3.2 Borang maklumat asas tender dimajukan kepada KPO/COO untuk pengesahan dan kelulusan. KUP memberi arahan kepada Kerani Perolehan Ibu Pejabat menyediakan kertas kelulusan tender tawaran terbuka. 5.3.3 Kerani Perolehan Ibu Pejabat akan menyediakan dokumen tawaran terbuka seperti berikut:- a) Borang sebut harga tawaran terbuka i. Kerja Pertanian - Sebut Harga Disedaikan Oleh Unit Perolehan Ibu Pejabat. ii. Kerja Kejuruteraan - Sebut Harga “Bill Of Quantity” disediakan oleh Unit Khidmat Kejuteraan. b) Surat Pengesahan lawatan ke tapak i. Kerja Pertanian - Borang Pengesahan Lawatan Ke Tapak Disedaikan Oleh Unit Perolehan Ibu Pejabat. ii. Kerja Kejuteraan - Borang Pengesahan Lawatan Ke Tapak disediakan oleh Unit Khidmat Kejuteraan. c) Borang profile kontraktor atau pembekal. d) Borang bayaran tender deposit. e) Syarat-syarat penentuan kerja atau spesfikasi kerja yang telah ditetapkan oleh syarikat. f) Peta kawasan kerja yang berlorek, pelan, gambar atau lakaran yang berkaitan. g) Sampul Surat Tender. h) Iklan tender tawaran terbuka. 5.3.2 KUP akan menyemak Borang Sebut harga tender yang disediakan. 5.3.3 EKS/PE Perolehan Ibu Pejabat hendaklah memajukan iklan tender tawaran terbuka melalui email kepada Pegawai Media untuk mengiklankan tawaran tender terbuka ke dalam laman web rasmi syarikat atau facebook.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Terbuka No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/7 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 7 FELDA 5.3.4 Setelah iklan tender di iklankan ke dalam laman web rasmi syarikat atau facebook. Kerani Perolehan Ibu Pejabat hendaklah memajukan iklan tender tawaran terbuka melalui email kepada Unit Perolehan Wilayah dan projek berkenaan. 5.3.5 Kerani Perolehan Wilayah & Projek hendaklah ‘print’ dan memaparkan tawaran ini di papan kenyataan rasmi di peringkat projek dan wilayah. 5.3.6 Apabila penender hadir ke pejabat untuk menyertai tawaran, Kerani Perolehan Ibu Pejabat akan meminta penender mengisi Borang Jualan Tender dan mengemukakan sijil pendaftaran vendor yang asal. Borang jualan tender dan salinan Sijil Pendaftaran Vendor hendaklah dilampirkan sebagai sebahagian dari proses penjualan borang tender. 5.3.7 Seterusnya penender akan membuat bayaran borang tender tersebut kepada Kerani Kewangan Ibu Pejabat. 5.3.8 Kerani Kewangan akan mengeluarkan resit rasmi syarikat sebagai bukti pembayaran. 5.3.9 Penender hendaklah menyerahkan salinan resit rasmi berwarna biru kepada Kerani Perolehan sebagai bukti pembayaran dan menyerahkan buku dokumen tender kepada penender. . 5.3.10 Kerani Perolehan perlu menerangkan perkara asas mengenai tender berkenaan seperti tarikh tutup dan dimana dokumen tender perlu diserahkan pada hari tutup tender. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani Perolehan perlu menyimpan borang sebut harga di dalam fail sebut harga tender. 6.2 Kerani Perolehan akan menyimpan Borang Jualan Tender dan salinan resit (berwarna biru) dalam fail Jualan Tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Terbuka No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/7 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 7 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN TIDAK LENGKAP LENGKAP 1.FC 1.FC 2.Pengurus Felda 3.OC 4.RC 1. PC 1/ PC 2/ KPO 1. KUP 2. KPE/CEO 1. KUP 1. KUP 1. KBP 2. KBO 3. KBK 4. Audit Dalam Ibupejabat 1. Ketua Pegawai Eksekutif FPMSB 2. Ketua Pegawai Operasi 3. Ketua Pegawai Khidmat 4. Ketua Bahagian Perolehan 5. Wakil Felda Wilayah 1.RC 2.OC 3.KUP 4. Wakil Felda - Menyediakan bajet tahunan - Menyediakan maklumat - Sokongan - Semak - Sahkan - Mengesahkan permohonan - Menyediakan surat kelulusan panggilan tawaran, no siri tender - Mengesyorkan - Meluluskan - Iklankan - Menyedia dan menjual borang tender kepada penender-penender (Buka pelawaan tawaran) - Tutup pelawaan tawaran (14 hari dari buka tawaran) - Memastikan dokumen borang tawaran lengkap. - Pemerhati - Mesyuarat Rundingan Harga Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Bajet Maklumat Asas (Lampiran 2(a-iii) & Lampiran 2(a-iv) Kenyataan Tawaran Tender Tutup Mesyuarat Rundingan Harga Buka/Penilaian Jual Borang Tender/Buka pelawaan tawaran Iklan Lengkapkan (Wilayah)
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Tawaran Terbuka No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/7 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 7 dari 7 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Tender Deposit No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/8 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 4 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENGURUSAN TENDER DEPOSIT 1.0 Tujuan: Pengurusan Tender Deposit diadakan sebagai bukti penender berminat untuk menyertai tender. 2.0 Skop: Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah. 3.0 Definisi: 3.1 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.2 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.3 Deposit tender Deposit Tender adalah cengkeram iaitu merupakan sejumlah wang yang ditentukan oleh Syarikat yang perlu dibayar oleh pihak penender atau pembeli sebagai tanda persetujuan belian tender dalam bentuk bank draf/Money Order. .4.0 Rujukan: Manual Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Rujuk Perkara 6.9 – Pengurusan Tender. 5.0 Prosedur Terperinci: 5.1 Penerimaan Deposit Tender 5.1.1 Peringkat Wilayah 5.1.1.1 Kerani Perolehan akan menerima deposit tender daripada KUP untuk direkodkan. 5.1.1.2 Nilai deposit tender bergantung kepada nilai tawaran kontrak. Rujuk perkara 6.9.2 Deposit Tender dalam PPP syarikat.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Tender Deposit No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/8 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 4 FELDA 5.1.1.3 Kontraktor yang berjaya atau tidak berjaya, deposit tender akan di kembalikan oleh KUP/kerani setelah Perjanjian Kontrak di tandatangani. 5.1.1.4 Deposit tender akan dirampas jika kontraktor tidak menandatangan Surat Perintah Kerja (SPK). 5.1.2 Peringkat Ibu Pejabat 5.1.2.1 Kerani akan menerima deposit tender daripada KBP untuk direkodkan. 5.1.2.2 Kontraktor yang berjaya atau tidak berjaya, deposit tender akan di kembalikan oleh KUP/kerani setelah Perjanjian Kontrak di tandatangani. 5.1.2.3 Deposit tender akan dirampas jika kontraktor tidak menandatangan Surat Penerimaan Tawaran (SPT). 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Peringkat Ibupejabat/Wilayah/Projek 6.1.1 Kerani akan menyimpan deposit tender ini di dalam almari berkunci. 6.1.2 Kerani perlu menyimpan dokumentasi dalam fail deposit tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Tender Deposit No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/8 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 4 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Tidak Berjaya Berjaya 1. Kerani 1.Kerani 1. Kerani 1. Kerani - Menerima Deposit Tender daripada penender-penender (kontraktor) i) Bank Draf ii) Wang Pos iii)Bank Cek iv)Postal Order - Semak nilai Deposit Tender tersebut (berpandukan nilai kontrak atau iklan) - Merekod penerimaan Deposit Tender tersebut - Berjaya: Serahkan kepada unit Kewangan untuk di bank-in kan. - Tidak Berjaya: Diserahkan semula tender deposit tersebut kepada penender (kontraktor) melalui Pos/AR Register. - Tidak Tandatangan SPK/LA Deposit Tender Dirampas - Pemulangan Deposit Tender kepada kontraktor yang berjaya setelah Kontraktor membayar Wang Amanah bagi kontrak tersebut. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh: Diluluskan oleh : Salinan : Terima Deposit Tender Dikembalikan semula Semak & Rekod Bank-in Pemulangan Deposit Tender
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pengurusan Tender Deposit No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/8 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 4 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Peti Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/9 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 7 FELDA TAJUK : PROSEDUR MEMBUKA PETI TENDER 1.0 Tujuan Memastikan proses Membuka Peti Tender dilakukan mengikut prosedur yang ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 JBT - Jawatankuasa Buka Tender 3.2 KPK - Ketua Pegawai Khidmat 3.3 OC - Operation Controller 3.3 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.4 KUPK - Ketua Unit Pentadbiran & Kewangan 3.5 FC - Field Controller 3.6 AFC - Assistant Field Controller 3.7 Membuka Peti Tender Membuka peti tender adalah satu proses mengeluarkan dokumen tender. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB rujuk perkara 6.9 Pengurusan Tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Peti Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/9 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 7 FELDA 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Asas Penyediaan Peti Tender 5.1.1 Peringkat Projek 5.1.1.1 FC hendaklah menyediakan Peti Tender di peringkat projek berukuran 2’ x 2’ x 4’ atau ukuran yang bersesuaian. 5.1.1.2 Pemborong hendaklah memasukan borang tender dan peti tender ditutup apabila tarikh dan waktu tender tamat. 5.1.1.3 Lokasi peti tender hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai dan selamat. 5.1.1.4 Peti tender hendaklah mempunyai 2 kunci yang berbeza dipertanggungjawabkan oleh : i) FC - Pendua ii) AFC - Kunci 1 iii) Kerani - Kunci 2 5.1.2 Peringkat Wilayah 5.1.2.1 KUP hendaklah menyediakan Peti Tender di peringkat wilayah berukuran 2’ x 2’ x 4’ atau ukuran yang bersesuaian. 5.1.2.2 Penender memasukan borang tender dan peti tender ditutup apabila tarikh dan waktu tender tamat. 5.1.2.3 Lokasi peti tender hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai dan selamat. 5.1.2.4 Peti tender hendaklah mempunyai 2 kunci yang berbeza dipertanggungjawabkan oleh : i) RC - Pendua ii) KUPK - Kunci 1 iii) Ketua Unit Perolehan - Kunci 2
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Peti Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/9 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 7 FELDA 5.1.3 Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 KBP perlu menyediakan peti tender di peringkat Ibu Pejabat berukuran 2’ x 2’ x 4’ atau ukuran yang bersesuaian. 5.1.3.2 Penender memasukan borang tender dan peti tender ditutup apabila tarikh dan waktu tender tamat. 5.1.3.3 Lokasi peti tender hendaklah diletakan di tempat yang sesuai dan selamat. 5.1.3.4 Peti tender hendaklah mempunyai 2 kunci yang berbeza dipertanggungjawabkan oleh : i) KBP - Pendua ii) KUP (Bekalan) - Kunci 1 iii) KUP (Kontrak) - Kunci 2 6.0 Pengurusan Peti Tender 6.1 Peringkat Projek 6.1.1 Kerani hendaklah menampal maklumat di peti tender. Maklumat yang perlu disediakan ialah :- i) Jenis tender ii) Nombor tender iii) Tarikh dan waktu tender ditutup (tamat) 6.1.2 Kerani perlu memastikan tingkap peti tender telah dibuka sebelum tarikh tender ditutup untuk memudahkan penender memasukkan borang tender. 6.1.3 Setelah tamat tempoh tender iaitu tujuh (7) hari Kerani akan menutup tingkap atau ruangan memasukkan sampul surat tender dan dikunci.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Peti Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/9 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 7 FELDA 6.2 Peringkat Wilayah 6.2.1 Kerani hendaklah menampal maklumat di peti tender. Maklumat yang perlu disediakan ialah :- i) Jenis tender ii) Nombor tender iii) Tarikh dan waktu tender ditutup (tamat) 6.2.2 Kerani perlu memastikan tingkap peti tender telah dibuka sebelum tarikh tender ditutup untuk memudahkan penender memasukkan borang tender. 6.2.3 Setelah tamat tempoh tender iaitu tujuh (7) untuk tawaran tertutup dan empat belas (14) hari untuk tawaran terbuka, Kerani Perolehan akan menutup tingkap atau ruangan memasukkan sampul surat tender dan dikunci. 6.3 Peringkat Ibu Pejabat 6.3.1 Kerani hendaklah menampal maklumat di peti tender. Maklumat yang perlu disediakan ialah :- i) Jenis tender ii) Nombor tender iii) Tarikh dan waktu tender ditutup (tamat) 6.3.2 Kerani perlu memastikan tingkap peti tender telah dibuka sebelum tarikh tender ditutup untuk memudahkan penender memasukkan borang tender. 6.3.3 Setelah tamat tempoh tender iaitu tujuh (7) hari untuk tawaran tertutup dan 14 hari untuk tawaran terbuka, EKS Perolehan akan menutup tingkap atau ruangan memasukkan sampul surat tender dan dikunci.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Peti Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/9 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 7 FELDA 7.0 Pembukaan Peti Tender 7.1 Peringkat Projek 7.1.1 Kerani akan mengeluarkan notis rasmi kepada JBT tarikh dan waktu membuka peti tender. Notis dikeluarkan kepada ahli JBT melalui email atau surat rasmi. 7.1.2 Peti tender dibuka oleh pentadbir AFC/Kerani dan disaksikan (3) orang ahli JBT seperti berikut:- a) AFC b) Field Supervisor c) Kerani 7.2 Peringkat Wilayah 7.2.1 KUP akan mengeluarkan notis rasmi kepada JBT tarikh dan waktu membuka peti tender. Notis dikeluarkan kepada ahli JBT melalui email atau surat rasmi. 7.2.2 Peti tender dibuka oleh pentadbir KUP/Kerani dan disaksikan (3) orang ahli JBT seperti berikut:-:- a) OC b) KUPK c) KUP