FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Masa Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/18 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA AA berdasarkan situasi diluar jangka yang diarahkan oleh syarikat. 5.1.1.3 Surat tersebut hendaklah dilampirkan bersama:- 1. Borang permohonan sambung masa Lampiran 10 (a-i) 2. Salinan penjanjian kontrak 3. Rekod hujan (jika berkaitan) 4. Salinan Vo masa yang telah diluluskan sebelum ini (Jika ada) 5.1.1.4 Kerani hendaklah memajukan borang sambung masa ke wilayah untuk kelulusan RC bagi SPK projek. 5.1.1.5 Kerani hendaklah memajukan borang sambung masa ke peringkat wilayah atau ibu pejabat dimana kontrak itu dikeluarkan. 5.1.2 Peringkat Wilayah 5.1.2.1 Kerani wilayah hendaklah menerima borang perubahan masa yang lengkap daripada projek untuk diproses seterusnya untuk kelulusan RC. 5.1.2.2 Kerani hendaklah mengeluarkan borang perubahan masa resmi selepas kelulusan RC diperolehi, untuk ditandatangani oleh kontraktor. 5.1.2.3 Kerani hendaklah memajukan borang perubahan masa kontrak peringkat ibu pejabat dimana kontrak itu dikeluarkan untuk mendapat kelulusan CEO. 5.1.3 Peringkat Ibupejabat 5.1.3.1 Kerani Ibu Pejabat hendaklah menerima borang perubahan masa kontrak yang lengkap daripada wilayah untuk diproses seterusnya untuk kelulusan CEO. 5.1.3.2 Bagi dokumen permohonan yang tidak lengkap, kerani akan menghubungi semula ke Wilayah
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Masa Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/18 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA AA untuk melengkapkan semula dokumen tersebut atau memulangkan semula. 5.1.3.3 Kerani akan memajukan kepada KBP, PC dan COO untuk sokongan dan diluluskan oleh CEO. 5.1.3.4 Kerani hendaklah mengeluarkan borang perubahan masa siap kerja selepas kelulusan CEO diperolehi, untuk ditandatangani oleh kontraktor. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah merekod penerimaan dokumen. 6.2 Tiga (3) salinan borang perubahan masa kontrak (yang ditandatangan oleh KBP hendaklah diedarkan oleh kerani kepada projek, kontraktor dan satu (1) simpanan fail kontrak Ibupejabat.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Masa Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/18 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Tidak Lengkap Lengkap 1. Kerani Perolehan 1.Kerani Perolehan 1. KUP/KBP 2. OC/COO 1. RC/CEO 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 2. RC/CEO 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan - Terima Permohonan perubahan masa (tempoh tamat kontrak) - Cop terima, rekod & semak samada dokumen tersebut lengkap @ tidak. - Mendapatkan sokongan KUP/KBP & OC/COO - Mendapatkan kelulusan RC/CEO - Menyediakan Endorsement - 3 salinan dihantar semula untuk pengesahan RC/CEO - Mengesahkan - Menyediakan MEMO yang disahkan oleh Ketua Bahagian Kontrak & Bekalan - Mengedarkan endorsement berserta MEMO ke projek ditandatangi pemborong - Membuat perubahan dalam sistem SKB (tukar nilai kontrak dan PO Limit). Perubahan kuantiti / nilai & masa hendaklah diubah oleh kerani di mana kontrak dan PO dikeluarkan. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh: Diluluskan oleh : Salinan : Terima permohonan Wilayah/ perubahan Projek untuk pembetulan Cop tarikh terima, rekod, semak Sokongan Pengesahan Pengedaran Endorsement Menyediakan MEMO Kelulusan Endorsement Membuat perubahan
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Masa Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/18 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA AA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penguatkuasaan Peraturan Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/19 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 7 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR PENGUATKUASAAN PERATURAN KONTRAK 1.0 Tujuan Penguatkuasaan peraturan kontrak bertujuan untuk memastikan kontraktor melaksanakan kerja yang diberikan kepadanya dilaksanakan mengikut “standard” dan kualiti yang ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/ Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/ Wilayah/ Projek. 3.0 Definisi 3.1 KPE - Ketua Pegawai Eksekutif 3.2 KPO - Ketua Pegawai Operasi 3.3 RC - Regional Controller 3.4 FC - Field Controller 3.5 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.6 AFC - Assistant Field Controller 3.7 FS - Field Supervisor 3.8 Penguatkuasaan Peraturan Kontrak Penguatkuasaan peraturan kontrak bermaksud tindakan yang perlu diambil ke atas kontraktor berdasarkan syarat-syarat kontrak dan penentuan kerja yang terdapat dalam perjanjian. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 7.6 – Penamatan Kontrak
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penguatkuasaan Peraturan Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/19 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 7 FELDA AA 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Penyediaan Syor Penamatan Kontrak 5.1.1 Peringkat Projek 5.1.1.1 FC mengarahkan FS untuk memanggil kontraktor bagi membincangkan mengenai persediaan memulakan kerja setelah perjanjian kontrak ditandatangani. 5.1.1.2 FS akan menyelaras tarikh mesyuarat bersama kontraktor yang dipengerusikan oleh FC. 5.1.1.3 FS mengeluarkan notis rasmi memulakan kerja setelah mesyuarat diadakan. 5.1.1.4 FS menyediakan rekod kemajuan kerja dalam buku rekod sebagai bukti kerja telah dilaksanakan. 5.1.1.5 FS mengeluarkan surat peringatan sekiranya kontraktor gagal untuk memulakan kerja selepas tiga (3) hari dari tarikh mula kerja. 5.1.1.6 FS mengeluarkan surat amaran pertama kepada kontraktor berdasarkan Perkara 27(a) dalam Perjanjian Kontrak sekiranya masih gagal untuk memulakan kerja yang ditandatangani oleh FC. Tempoh notis ialah selama tiga (3) hari dari tarikh surat. 5.1.1.7 Sekiranya kontraktor masih gagal memulakan kerja setelah tamat tempoh notis tersebut, FS hendaklah mengeluarkan surat amaran kedua kepada kontraktor yang ditandatangani oleh FC. Tempoh notis ialah selama tiga (3) hari dari tarikh surat.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penguatkuasaan Peraturan Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/19 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 7 FELDA AA 5.1.1.8 Setelah tamat tempoh tiga (3) hari notis bagi surat amaran kedua, sekiranya kontraktor masih gagal untuk memulakan kerja, FS hendaklah mengeluarkan surat amaran ketiga berdasarkan Perkara 28 dalam perjanjian dengan menyatakan mengenai peruntukan penamatan kontrak. 5.1.1.9 FC hendaklah melaporkan secara rasmi (bertulis) kepada Pejabat Wilayah mengenai syor penamatan kontrak. 5.1.2 Peringkat Wilayah 5.1.2.1 KUP hendaklah menyediakan syor penamatan kontrak kepada RC bagi kontrak yang dikeluarkan oleh Pejabat Wilayah. 5.1.2.2 Setelah syor penamatan diluluskan oleh RC, KUP akan menyediakan notis Penamatan Kontrak Borang 3A kepada kontraktor dalam tempoh masa tujuh (7) hari. 5.1.2.3 KUP akan menyediakan Surat Penamatan Kontrak Borang 3B setelah tamat tempoh tujuh (7) hari tersebut yang ditandatangani oleh RC. 5.1.2.4 Sekiranya melibatkan kontrak yang disediakan oleh Ibu Pejabat, KUP hendaklah menyediakan syor penamatan kepada KPE yang ditandatangani oleh RC. 5.1.2.5 Kerani Perolehan hendaklah menghantar Notis dan Surat Penamatan Kontrak kepada kontraktor melalui Surat Berdaftar (AR Register) atau serahan tangan berserta pengesahan akuan penerimaan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penguatkuasaan Peraturan Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/19 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 7 FELDA AA 5.1.3 Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 KUP hendaklah menerima dan merekod syor penamatan kontrak dari Pejabat Wilayah. 5.1.3.2 KUP memajukan syor penamatan kepada KPO untuk sokongan. 5.1.3.3 KUP akan menyediakan notis Penamatan Kontrak Borang 3A kepada kontraktor yang ditandatangani oleh KPE dalam tempoh masa tujuh (7) hari. 5.1.3.4 KUP akan menyediakan Surat Penamatan Kontrak Borang 3B setelah tamat tempoh tujuh (7) hari tersebut dan ditandatangani oleh KPE. 5.1.3.5 Kerani Perolehan hendaklah menghantar Notis dan Surat Penamatan Kontrak kepada kontraktor melalui Surat Berdaftar (AR Register) atau serahan tangan berserta pengesahan akuan penerimaan. 7.0 Penyimpanan Rekod 7.1 Kerani hendaklah menyimpan semua dokumen dalam fail kontrak berkenaan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penguatkuasaan Peraturan Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/19 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 7 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN PERINGKAT PROJEK 1. Field Supervisor 1. Field Supervisor 1. Field Supervisor 1. Field Supervisor 1. Field Supervisor 1. Field Supervisor 1. Field Supervisor 1. Field Supervisor 1. Field Controller Memanggil kontraktor bagi membincangkan mengenai persediaan bagi memulakan kerja. Menyelaras tarikh mesyuarat bersama kontraktor Mengeluarkan notis rasmi memulakan kerja. Menyediakan rekod kemajuan kerja dalam buku rekod sebagai bukti. Surat peringatan sekiranya kontraktor gagal untuk memulakan kerja. Mengeluarkan surat amaran pertama kepada kontraktor berdasarkan Perkara 27(a) dalam Perjanjian Kontrak. Sekiranya kontraktor masih gagal memulakan kerja setelah tamat tempoh notis. Setelah tamat tempoh tiga (3) hari notis bagi surat amaran kedua. Melaporkan secara rasmi (bertulis) kepada Pejabat Wilayah mengenai syor penamatan kontrak. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Memanggil kontraktor Tarikh Mesyuarat Notis Rasmi Rekod Kemajuan Kerja Surat Peringatan Surat Amaran 1 Surat Amaran 2 Surat Amaran 3 Laporkan pada Wilayah
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penguatkuasaan Peraturan Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/19 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 7 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN PERINGKAT WILAYAH GAGAL LULUS 1. KUP 1.RC 1. KUP 1. KUP 1. KUP 1. Kerani Menyediakan syor penamatan kontrak kepada RC. Melulus Menyediakan notis Penamatan Kontrak Borang 3A. Surat Penamatan Kontrak Borang 3B setelah tamat tempoh tujuh (7)hari Sekiranya melibatkan kontrak Ibu Pejabat, menyediakan syor penamatan kepada CEO dan ditandatangani oleh CEO. Menghantar Notis dan Surat Penamatan Kontrak kepada kontraktor Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Syor Penamatan kontrak Notis Rasmi Surat Penamatan Kontrak Kertas Syor (Jika melibatkan HQ) Notis & Surat Penamatan
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penguatkuasaan Peraturan Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/PROC/19 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 7 dari 7 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN PERINGKAT IBUPEJABAT TIDAK DISOKONG DISOKONG 1. KUP 1.KUP 1.KPO 1. KUP 1. KPE 1. KUP 1. KPE 1. Kerani Menerima dan merekod syor penamatan kontrak dari Pejabat Wilayah. Memajukan syor penamatan kepada KPO. Sokongan Menyediakan notis Penamatan Kontrak Borang 3A. T/tangan. Menyediakan Surat Penamatan Kontrak Borang 3B. T/tangan. Menghantar Notis dan Surat Penamatan Kontrak kepada kontraktor Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Notis Rasmi Surat Penamatan Kontrak Notis & Surat Penamatan Penerimaan & Rekod Syor Penamatan kontrak
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Belian (PR) No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/22 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA TAJUK : PROSEDUR PERMOHONAN BELIAN (PR) 1.0 Tujuan Memastikan belian dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan petugas Ibu Pejabat/ Wilayah/ Projek Felda Plantation Management Sdn Bhd yang dipertanggungjawabkan. 3.0 Definisi 3.1 KPE - Ketua Pegawai Eksekutif 3.2 KPO - Ketua Pegawai Operasi 3.3 KPKK - Ketua Pegawai Khidmat Korporat 3.4 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.5 PR - “Purchase Requisition” – Permohonan Belian 3.6 PO - “Purchase Order” - Pesanan Rasmi 3.7 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.8 SKB - Sistem Komputer Berintegrasi 3.9 ME51N - “Create Pursharse Requisition” 3.10 ZMM89 - Mencetak Permohonan Belian 3.11 ME54 - “Release Strategy” 3.12 “Purchase Requisition” – Permohonan Belian PR bermaksud proses permohonan belian melalui sistem secara “online” - SKB. 4.0 Rujukan Polisi dan Prosedur Perolehan. Pekara 8 - Belian
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Belian (PR) No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/22 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Asas Permohonan Belian 5.1.1 Permohonan yang perlu mendapat kelulusan Ibu Pejabat seperti berikut : i) Harta Tetap bernilai RM500.00 keatas a) Perabut Pejabat & Rumah Kakitangan b) Mesin c) Jentera d) Kenderaan e) Bangunan f) Peralatan ii. Barangan Stok a) Bahan Kimia Ladang/Racun Tikus Butik b) Baja iii. Barangan Kawalan a) Polibeg b) Tayar Kenderaan c) Biji Benih Sawit/Getah d) Anak Benih Sawit/Getah e) Peralatan Semaian 5.2 PR - Projek 5.2.1 Kerani perlu menyemak stok dan bajet sebelum menyediakan PR. 5.2.2 Kerani perlu mendapatkan tiga (3) sebutharga dari pembekal dan membuat rumusan harga. 5.2.3 Setelah sebutharga diperolehi, kerani hendaklah memasukan maklumat belian dalam SKB melalui transaksi create PR “ME51N” berdasarkan kadar harga terendah yang diperolehi. 5.2.4 Kerani hendaklah mencetak PR melalui transaksi SKB “ZMM89” dan hendaklah disahkan oleh FC 5.2.5 Kerani hendaklah menghantar PR yang lengkap ke Wilayah.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Belian (PR) No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/22 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA 5.3 PR - Wilayah 5.3.1 Kerani Perolehan hendaklah menyemak dan merekod penerimaan PR. 5.3.2 KUP hendaklah menyemak permohonan tersebut terutamanya dari segi keperluan dan bajet. 5.3.3 PR hendaklah mendapat pengesahan RC. 5.3.4 KUP hendaklah membuat surat kebenaran pembelian tempatan kepada Projek setelah PR diluluskan mengikut nilai kelulusan belian. 5.3.5 Sekiranya pembelian tersebut melibatkan barangan Stok, Harta Tetap, Tayar, Peralatan Semaian dan Bahan Tanaman, Kerani perlu memajukan PR tersebut ke Ibu Pejabat untuk kelulusan. 5.4 PR – Ibu Pejabat 5.4.1 Kerani Unit perlu menyediakan PR yang lengkap dan menghantar ke Unit Bekalan sebelum membuat pesanan. 5.4.2 Kerani Perolehan hendaklah menyemak dan merekod penerimaan PR. 5.4.3 KUP/kerani hendaklah mengesahkan PR dan diserahkan kepada KPO/KPKK/KBP untuk kelulusan. Kerani hendaklah memastikan release strategy (ME54) diperolehi untuk menjana PO (ME21N). 5.4.4 KUP mengarahkan kerani untuk membuat surat kebenaran pembelian tempatan kepada Projek atau Wilayah setelah PR diluluskan mengikut nilai kelulusan belian. 6.0 Penyimpanan Maklumat 6.1 Kerani hendaklah menyimpan semua PR dalam fail.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Belian (PR) No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/22 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Kerani KUP Wilayah Regional Controller Wilayah Ketua Unit Perolehan Ibu Pejabat KPO/ KPKK/KBP Kerani Kerani - Menyemak & merekod PR - Mendapatkan 3 sebutharga - Menjana PR dalam transaksi ME51N - Mencetak PR – transaksi ZMM89. . Menyemak bajet dan keperluan. . Membuat surat Kelulusan belian . Menyemak PR - Kelulusan KPO/KPKK/KBP . - Menyediakan surat kebenaran belian kepada projek atau wilayah - Penyimpanan maklumat. Disediakanoleh : Disemakoleh Diluluskanoleh : Salinan : Release strategy Surat kelulusan belian tempatan. Hantar surat belian tempatan ke Projek/Wilayah Hantar ke Ibu Pejabat untuk permohonan belian terkawal. Penyimpanan Dokumen - Failling Permohonan (PR) Ladang/Wilayah/Ibu Pejabat YA TIDAK
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Permohonan Belian (PR) No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/22 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pesanan Belian (PO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/23 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA TAJUK : PROSEDUR PESANAN RASMI (PO) 1.0 Tujuan Memastikan pesanan belian dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan petugas Ibu Pejabat/ Wilayah/Projek Felda Plantation Management Sdn Bhd yang dipertanggungjawabkan. 3.0 Definisi 3.1 PR - “Purchase Requisition” – Permohonan Belian 3.2 PO - “Purchase Order” - Pesanan Rasmi 3.3 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.4 SKB - Sistem Komputer Berintegrasi 3.5 ME21N. - “Create Purchase Order” 3.6 ME51N - “Create Purchase Requisition” 3.7 ZMM89 - Mencetak Permohonan Belian (PR) 3.8 ME54N - “Release Strategy” 3.9 ME31K - “Create Contract” 3.10 ME9F - Mencetak Pesanan Rasmi (PO) 3.11 RC - Regional Controller 3.12 EKS - Eksekutif 3.13 PE - Pembantu Eksekutif 3.14 FC - Field Controller 4.1 Rujukan Polisi dan Prosedur Perolehan. Pekara 8 - Belian 5.0 Prosedur Terperinci: 5.1 PO - Peringkat Projek 5.1.1 Kerani hendaklah memastikan surat kelulusan permohonan belian tempatan diperolehi terlebih dahulu samaada dari Wilayah ataupun Ibu Pejabat .PR yang diluluskan oleh RC hendaklah melalui Transaksi ME54N – “Realese Strategy”
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pesanan Belian (PO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/23 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA 5.1.2 Kerani akan menjana PO melalui transaksi ME21N. 5.1.3 Kerani perlu mencetak PO melalui transaksi ME9F dan mendapatkan kelulusan FC. 5.1.4 Kerani hendaklah membuat edaran salinan PO seperti berikut: i) Pembekal - Warna Biru ii) Projek - Warna Hijau & Putih iii) Bayaran - Warna Kuning 5.2 PO - Wilayah 5.2.1 Kerani Perolehan hendaklah memastikan surat kelulusan permohonan belian tempatan diperolehi terlebih dahulu dari Ibu Pejabat untuk pembelian Projek ataupun Wilayah mengikut nilai. 5.2.2 Kerani Perolehan hendaklah menjana PO melalui transaksi ME21N. 5.2.3 Kerani Perolehan hendaklah mencetak PO melalui transaksi ME9F. 5.2.4 KUP menyemak dan mendapatkan kelulusan RC. 5.2.5 Kerani perlu membuat edaran salinan PO seperti berikut : i) Pembekal - Warna Biru ii) Wilayah - Hijau iii) Projek - Putih iv) Bayaran - Warna Kuning 5.3 PO - Ibu Pejabat 5.3.1 Kerani Perolehan hendaklah mendapatkan kelulusan PR. 5.3.2 PE/ Kerani akan menjana PO melalui transaksi ME21N dan mencetak PO melalui transaksi ME9F. 5.3.3 PE/Kerani hendaklah menyediakan surat kelulusan belian tempatan kepada Projek atau Wilayah mengikut nilai kelulusan
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pesanan Belian (PO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/23 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA 5.3.4 Kerani perlu membuat edaran salinan PO seperti berikut : i) Pembekal - Warna Biru ii) Ibu Pejabat - Hijau iii) Wilayah/Projek - Putih iv) Bayaran - Warna Kuning 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan salinan PO dalam fail.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pesanan Belian (PO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/23 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Kerani Eksekutif Perolehan Ketua Unit Perolehan Ketua Bahagian Perolehan Ketua Unit Perolehan Ketua Eksekutif/ Ketua Pegawai Khidmat Korporat Kerani Perolehan - Memastikan kelulusan pembelian telah diperolehi. - Memasukkan data dan menjana -ME21N - Mencetak PO - ME9F. - Memajukan kepada Ketua Bahagian Perolehan – semakan - Memajukan kepada Pengurus Projek/ Pengurus Besar Wilayah. - Kelulusan PO diperingkat dan surat belian tempatan Projek/Wilayah/Ibu Pejabat - Membuat edaran salinan PO dan Simpan fail Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Membuat surat kelulusan kepada Wilayah/Projek Memastikan PR telah direlease oleh pelulus. TIDAK YA Penerimaan Projek/Wilayah Menjana PO - ME21N Ibu Pejabat Menjana PO - ME21N Mencetak PO, Penyemakan dan Kelulusan Pengedaran dan Penyimpanan Fail
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Pesanan Belian (PO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/23 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Barang (MIGO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/24 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 4 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENERIMAAN BARANG (MIGO) 1.0 Tujuan Memastikan semua penerimaan barangan mengikut jenis barang, kuantiti, spesifikasi dan tarikh yang telah ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) 3.0 Definisi 3.1 PO - “Purchase Order” - Pesanan Rasmi 3.2 DO - “Delivery Order” – Penghantaran Pesanan 3.3 RC - Regional Controller 3.4 FC - Field Controller 3.5 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.6 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.7 EO - Eksekutif Operasi 3.8 SKB - Sistem Komputer Berintegrasi 3.9 GRN - Goods Received Note – Nota Penerimaan Barang 3.10 MB90 - Mencetak Transaksi GRN 3.11 MIGO - Goods Movement-Pergerakkan Barang 4.0 Rujukan Polisi dan Prosedur Perolehan. Perkara 8 - Belian 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Penerimaan Barang - Projek 5.1.1 Kerani hendaklah menyemak barang yang diterima mesti sama dengan DO dan PO yang dikeluarkan. 5.1.2 Kerani hendaklah memastikan barang yang diterima dan disimpan ditempat yang disediakan dengan betul. 5.1.3 Sekiranya barang yang diterima tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan, kerani perlu melaporkan kepada FC.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Barang (MIGO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/24 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 4 FELDA 5.1.4 Jika berlaku perbezaan kuantiti/spesifikasi,FC hendaklah membuat catitan dan pengesahan dalam DO. Kerani juga hendaklah memaklumkan kepada pembekal dan EO. 5.1.5 Kerani hendaklah menjana penerimaan barang mengikut kuantiti sebenar yang diterima dalam sistem transaksi MIGO dalam tempoh 24 jam penerimaan barang dan pastikan Delivery note hendaklah diisi No DO. 5.1.5 Kerani hendaklah mencetak GRN dalam transaksi (MB90) dan disahkan oleh FC. 5.1.6 Kerani hendaklah menyertakan salinan GRN dan DO untuk difailkan dan salinan asal perlu dihantar ke unit kewangan bagi proses bayaran bagi pembayaran diperingkat projek. 5.1.7 Kerani hendaklah memastikan salinan asal GRN dan DO yang lengkap bagi stok(baja & racun) mestilah dihantar ke unit bekalan Ibu Pejabat dalam tempoh 14 hari untuk dibuat pembayaran. 5.2 Penerimaan Barang - Wilayah 5.2.1 Kerani perlu menyemak barang yang diterima mesti sama dengan DO dan PO yang dikeluarkan. 5.2.2 Kerani perlu memastikan barang yang diterima dan disimpan ditempat yang disediakan dengan betul. 5.2.3 Sekiranya barang yang diterima tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan,kerani perlu melaporkan kepada KUP. 5.2.4 KUP perlu mendapatkan keputusan dari RC atau KBP Ibu Pejabat sebelum penghantaran dibatalkan. 5.2.5 Kerani perlu menjana penerimaan barang dalam sistem transaksi MIGO dalam tempoh 24 jam penerimaan barang dan disahkan oleh RC. 5.2.6 Kerani perlu hendaklah menyertakan salinan MIGO dan DO untuk difailkan dan salinan asal perlu dihantar ke unit kewangan bagi bayaran.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Barang (MIGO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/24 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 4 FELDA 5.3 Penerimaan Barang - Ibu Pejabat 5.3.1 Kerani hendaklah menyemak barang yang diterima mesti sama dengan DO dari pembekal dan PO yang dikeluarkan. 5.3.2 Kerani hendaklah memastikan barang yang diterima dan disimpan ditempat yang disediakan dengan betul. 5.3.3 Sekiranya, barang yang diterima tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan,kerani perlu melaporkan kepada KUP. 5.3.4 KUP hendaklah mendapatkan keputusan dari KBP sebelum penghantaran dibatalkan. 5.3.5 Kerani hendaklah menjana penerimaan barang dalam sistem transaksi MIGO dalam tempoh 24 jam penerimaan barang. 5.3.6 Kerani hendaklah mencetak GRN menggunakan transaksi MB90 dan perlu disahkan oleh Ketua Bahagian Perolehan. 5.3.7 Kerani hendaklah menyertakan salinan GRN dan DO untuk difailkan dan salinan asal perlu dihantar ke unit kewangan bagi proses bayaran. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan salinan baucer bayaran dalam fail.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Barang (MIGO) No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/24 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 4 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Kerani Pengurus/Ketua Unit Ketua Unit Kerani Perolehan - Menyemak barang yang diterima mesti sama dengan DO dan PO yang dikeluarkan. - Kerani perlu menjana penerimaan barang dalam T-Kod (MIGO) dalam tempoh 24 jam. - Kerani perlu mencetak MIGO TKod ( MB90 ) dan perlu disahkan oleh Ketua Unit Perolehan. - Failkan dokumen bagi proses pembayaran. Disediakanoleh : Disemakoleh Diluluskanoleh : Salinan : Semakan barang yang di terima mesti sama dengan DO dan PO Menjana data penerimaan barang dalam T-Kod MIGO dalam tempoh 24 jam. Mencetak MIGO ( GRN ) T-Kod MB90 dan hendaklah disahkan oleh Ketua Unit Perolehan. Penyimpanan dokumen - Failling.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Baucer Bayaran - MIRO No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/25 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENGELUARAN BAUCER (MIRO) 1.0 Tujuan Menyediakan proses baucer bayaran kepada pembekal. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Unit Perolehan atau Unit kewangan petugas Ibu Pejabat/ Wilayah/ Projek Felda Plantation Management Sdn Bhd yang dipertanggungjawabkan. 3.0 Definisi 3.1 PO - “Purchase Order” - Pesanan Rasmi 3.2 DO - “Delevery Order” – Penghantaran Pesanan 3.3 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.4 RC - Regional Controller 3.5 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.6 FC - Field Controller 3.7 AFC - Asisten Field Controller 3.8 SKB - Sistem Komputer Berintegrasi 3.9 GRN - Goods Received Note – Nota Penerimaan Barang 3.10 MIRO - “Enter Incoming Invoice”–Transaksi Penyediaan Bayaran 3.11 ZAP24 - Mencetak Transaksi MIRO 4.0 Rujukan Polisi dan Prosedur Perolehan. Pekara 8 - Belian 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 MIRO diperingkat Projek 5.1.1 Kerani hendaklah memadankan dokumen asal PO, DO,GRN dan Inbois. 5.1.2 Kerani hendaklah menjana transaksi MIRO bagi penyediaan baucer dan mencetak baucer melalui transaksi ZAP24. 5.1.3 Baucer hendaklah disediakan oleh Kerani, disemak oleh AFC dan diluluskan oleh FC.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Baucer Bayaran - MIRO No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/25 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA 5.1.4 Baucer yang lengkap hendaklah dihantar ke kerani kewangan untuk bayaran. 5.1.5 Bagi bayaran bersih >RM25,000.00 hendaklah disertakan baucer bayaran (ZAP24) dan dihantar ke wilayah untuk bayaran. 5.2 MIRO - Wilayah 5.2.1 Kerani hendaklah memadankan dokumen asal PO, DO,GRN dan Inbois. 5.2.2 Kerani hendaklah menjana data dalam transaksi MIRO bagi penyediaan baucer. 5.2.3 Kerani hendaklah mencetak baucer melalui transaksi ZAP24. 5.2.4 Baucer hendaklah disediakan oleh Kerani, disemak oleh KUP disahkan oleh OC. 5.2.5 Baucer yang lengkap hendaklah dihantar ke kerani kewangan untuk bayaran. 5.3 MIRO - Ibu Pejabat 5.3.1 Kerani hendaklah memadankan dokumen asal PO, DO,GRN dan Inbois. 5.3.2 Kerani akan menjana data dalam transaksi MIRO bagi penyediaan baucer. 5.3.3 Kerani juga akan mencetak MIRO melalui transaksi ZAP48. 5.3.4 Kerani akan menyerakan kepada KUP untuk disemakan dan disahkan oleh KBP 5.3.5 Baucer yang lengkap hendaklah dihantar ke PE/KUK kewangan untuk bayaran
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Baucer Bayaran - MIRO No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/25 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA 6.0 Penyimpanan Maklumat 6.1 Kerani menyimpan salinan baucer bayaran dalam fail Baucer Dan Fail Kontrak (Bagi peringkat projek).
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Baucer Bayaran - MIRO No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/25 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Kerani Kerani Ketua Unit Kerani Unit Kewangan - Menerima dan memadankan dokumen asal DO, Invoice,GRN dengan PO. - Menjana data penerimaan untuk penyediaan Baucer Bayaran - MIRO - Mencetak Baucer Bayaran dengan transaksi ZAP 24. - Memajukan kepada Ketua Unit dan Ketua Bahagian untuk menandatangani dokumen.. - Penyimpanan Dokumen/Failling - Memajukan kepada Unit Kewangan untuk bayaran. Meneruskan Proses Selanjutnya Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Memadankan dokumen asal DO, GRN, Invoice dan PO Menjana data penerimaan untuk penyediaan Baucer Bayaran - MIRO Perlu disemak oleh Ketua Unit dan Disahkan Oleh Ketua Bahagian Hantar Baucer Ke Unit Kewangan untuk lanjutan proses bayaran. Simpan salinan dokumen
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Baucer Bayaran - MIRO No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/25 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA