FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Peti Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/9 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 7 FELDA 7.3 Peringkat Ibu Pejabat 7.3.1 KUP akan mengeluarkan notis rasmi kepada JBT tarikh dan waktu membuka peti tender. Notis dikeluarkan kepada ahli JBT melalui email atau surat rasmi. 7.3.2 Peti tender dibuka oleh pentadbir KUP/Kerani dan disaksikan (3) orang ahli JBT seperti berikut:- a) Ketua Bahagian Perolehan b) Ketua Bahagian ATAU Eksekutif Operasi c) Ketua Bahagian ATAU Eksekutif Kewangan d) Audit Dalam 7.3.3 KUP/Kerani hendaklah memastikan sampul tender yang diterima dikeluarkan dari peti tender dan di buka di hadapan ahli JBT untuk disahkan penerimaan tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN BHD JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Peti Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/9 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 7 dari 7 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN 1. Kerani 1. Kerani 1. Kerani 1. Kerani 1. Ahli JBT mengikut Peringkat & nilai kontrak i) Jenis Tender ii) No. Tender iii) Tarikh & masa tender ditutup i) Buka tingkap peti tender. ii) Tarikh & masa yang tepat. Kerani akan menutup tingkap atau ruangan memasukkan sampul surat tender dan dikunci. Mengeluarkan notis rasmi kepada JBT tarikh dan waktu membuka peti tender. Notis dikeluarkan kepada ahli JBT melalui email atau surat rasmi. Peti tender dibuka oleh tiga (3) orang ahli JBT Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Tampal maklumat di Peti Tender Buka tingkap peti tender Notis Rasmi Tamat Tempoh Buka Peti Tender
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/10 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 7 FELDA TAJUK : PROSEDUR MEMBUKA DOKUMEN TENDER 1.0 Tujuan Memastikan proses membuka dokumen tender dilakukan mengikut prosedur dan syarat-syarat yang ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 JBT - Jawatankuasa Buka Tender 3.2 KPK - Ketua Pegawai Khidmat 3.3 RC - Regional Controller 3.4 OC/EO - Operation Controller/Eksekutif Operasi 3.5 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.6 KUPK - Ketua Unit Pentadbiran dan Kewangan 3.7 AFC - Assistant Field Controller 3.8 Membuka Tender adalah proses membuka sampul surat yang mengandungi borang sebutharga penender. 4.0 Rujukan Manual Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.9 – Pengurusan Tender 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Membuka Tender 5.1.1 Di Peringkat Projek 5.1.1.1 Kerani membawa sampul surat tender ke Bilik Mesyuarat untuk dibuka oleh Ahli JBT yang terdiri daripada: i) AFC ii) FC iii)Kerani
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/10 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 7 FELDA 5.1.1.2 Ahli JBT hendaklah mengasingkan sampul surat tersebut mengikut turutan nombor tender. 5.1.1.3 Ahli JBT akan menandakan dengan membulatkan pada nombor sampul tersebut mengikut turutan bilangan sampul tender. 5.1.1.4 Ahli JBT akan mengguntingkan sampul tender di bahagian atas sampul untuk mengelakkan daripada dokumen di dalamnya terjejas. 5.1.1.5 Ahli JBT hendaklah cop buka tender pada muka hadapan sebutharga tender. Maklumat yang terdapat pada cop tersebut ialah tarikh, masa, bilangan dan tiga (3) ahli JBT. 5.1.1.6 Ahli JBT menyemak, menanda dan menandatangani jika terdapat kesalahan maklumat di dalam borang sebutharga tersebut. 5.1.1.7 Kerani hendaklah mengisi Borang Ringkasan Tender dengan lengkap. 5.1.1.8 AFC hendaklah menandatangani dokumen tender yang telah dibuka bagi pengesahan penerimaan tender. 5.1.1.9 Borang tender yang lewat diterima hendaklah disahkan oleh Ahli JBT dengan dicop dan dipulangkan kepada vendor dengan segera bersama surat rasmi melalui emel atau surat berdaftar. 5.1.2 Di Peringkat Wilayah 5.1.2.1 Kerani membawa sampul surat tender ke Bilik Mesyuarat untuk dibuka oleh Ahli JBT yang terdiri daripada: a) OC/EO b) KUPK c) KUP
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/10 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 7 FELDA 5.1.2.2 Ahli JBT hendaklah mengasingkan sampul surat tersebut mengikut turutan nombor tender. 5.1.2.3 Ahli JBT akan menandakan dengan membulatkan pada nombor sampul tersebut mengikut turutan bilangan sampul surat tender. 5.1.2.4 Ahli JBT akan mengguntingkan sampul tender di bahagian atas sampul untuk mengelakkan daripada dokumen di dalamnya terjejas. 5.1.2.5 Ahli JBT hendaklah cop buka tender pada muka sebutharga tender-tender tersebut. Maklumat yang terdapat pada cop tersebut ialah tarikh, masa, tender deposit bilangan dan tiga (3) ahli JBT. 5.1.2.6 Ahli JBT menyemak, menanda dan menandatangani jika terdapat kesalahan maklumat di dalam borang sebutharga tersebut. 5.1.2.7 KUP perlu mengisi Borang Ringkasan Tender dengan lengkap. 5.1.2.8 KUP hendaklah menandatangani dokumen tender yang telah dibuka bagi pengesahan penerimaan tender. 5.1.2.9 Borang tender yang lewat diterima hendaklah disahkan oleh Ahli JBT dengan dicop dan dipulangkan kepada vendor dengan segera dengan bersama surat rasmi melalui emel atau surat berdaftar.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/10 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 7 FELDA 5.1.3 Di Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 Pembukaan Dokumen tender di Ibu Pejabat, dilaksanakan oleh sekurang-kurangnya tiga (3) orang ahli JBT seperti berikut:- a) Ketua Bahagian Perolehan b) Ketua Bahagian ATAU Eksekutif Operasi c) Ketua Bahagian ATAU Eksekutif Kewangan d) Audit Dalam 5.1.3.2 Kakitangan Perolehan hendaklah mengasingkan sampul surat tersebut mengikut turutan nombor zxtender. 5.1.3.3 Kakitangan Perolehan akan menandakan dengan membulatkan pada nombor sampul tersebut mengikut turutan bilangan sampul surat tender. 5.1.3.4 Kakitangan Perolehan akan mengguntingkan sampul tersebut di bahagian atas sampul untuk mengelakkan daripada dokumen di dalamnya terjejas. 5.1.3.5 Kakitangan Perolehan hendaklah cop buka tender pada muka sebutharga tender-tender tersebut. Maklumat yang terdapat pada cop tersebut ialah tarikh, masa, bilangan, deposit tender dan tiga (3) ahli JBT. 5.1.3.6 Ahli JBT menyemak, menanda dan menandatangani jika terdapat kesalahan maklumat di dalam borang sebutharga tersebut. 5.1.3.7 KUP perlu mengisi Borang Ringkasan Tender dengan lengkap. 5.1.3.8 KUP perlu menandatangani dokumen tender yang telah dibuka bagi pengesahan penerimaan tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/10 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 7 FELDA 5.1.3.9 Borang tender yang lewat diterima hendaklah disahkan oleh Ahli JBT dengan dicop dan dipulangkan kepada vendor dengan segera dengan bersama surat rasmi melalui emel atau surat berdaftar. 6.0 Pemeliharaan Rekod 6.1 Di Peringkat Ibupejabat/Wilayah/Projek AFC/KUP perlu memastikan Borang Ringkasan Tender dan Sebutharga asal yang disahkan penerimaannya di dalam kabinet atau almari berkunci.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/10 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 7 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN 1. Kerani 1. Ahli JBT 1. Ahli JBT 1. Ahli JBT 1. Ahli JBT 1. Ahli JBT 1. Projek – Kerani 2. Wilayah – KUP 3. Ibupejabat - KUP 1.Pengerusi JBT 1. Ahli JBT 2. Kerani Bawa sampul ke Bilik Mesyuarat Asingkan sampul surat mengikut nombor Bulatkan pada nombor Guntingkan di hujung sampul Cop buka tender pada muka sebutharga tender-tender tersebut Menyemak, menanda dan menandatangani jika terdapat kesalahan maklumat di dalam borang sebutharga. Mengisi Borang Ringkasan Tender (Lampiran 5) dengan lengkap. Menandatangani dokumen tender yang telah dibuka bagi pengesahan penerimaan tender Disahkan oleh Ahli JBT dengan dicop dan dipulangkan kepada vendor dengan segera Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Buka sampul Pengasingan Tandakan Gunting COP Semak & sahkan Borang Ringkasan Tender Pengesahan Borang tender lewat
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Membuka Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/10 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 7 dari 7 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Rumusan & Penilaian Harga Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/11 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 6 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN RUMUSAN DAN PENILAIAN HARGA TENDER 1.0 Tujuan Sebutharga setiap tawaran tender perlu dirumuskan dan disenarai pendek mengikut peraturan yang ditetapkan sebelum dibentangkan kepada Jawatankuasa Penilaian Tender. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai Bahagian Perolehan dan Eksekutif/petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd di Ibupejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 JKPHT - Jawatankuasa Penilaian Harga Tender 3.2 JKPT - Jawatankuasa Pemberian Tender 3.3 JKT - Jawatankuasa Temurunding 3.4 JBT - Jawatankuasa Buka Tender 3.5 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.6 KPO/COO - Ketua Pegawai Operasi 3.7 KPK - Ketua Pegawai Khidmat 3.8 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.9 RC - Regional Controller 3.10 OC/EO - Operation Controller/Eksekutif Operasi 3.11 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.12 KUPK - Ketua Unit Pentadbiran & Kewangan 3.13 EKS - Eksekutif 3.14 FC - Field Controller 3.15 AFC - Assistant Field Controller 3.16 FS - Field Supervisor 3.17 Rumusan Dan Penilaian Rumusan bermaksud ringkasan butiran yang menyenaraikan semua sebutharga tender bagi setiap tender. Penilaian bermaksud keputusan yang dibuat oleh JKPHT bagi menentukan penender yang sesuai
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Rumusan & Penilaian Harga Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/11 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 6 FELDA AA untuk ditemurunding. Penilaian Tender adalah satu proses yang kompleks yang melibatkan beberapa kriteria bagi memenuhi keperluan teknikal dalam membuat keputusan panggilan temurunding. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.10 – Penilaian Tawaran/Tender. 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Penyediaan Rumusan 5.1.1 Di Peringkat Projek 5.1.1.1 Kerani hendaklah menyediakan rumusan sebutharga tender yang telah disahkan oleh JBT. 5.1.1.2 AFC dikehendaki menyemak rumusan sebutharga yang disediakan bagi penyediaan buku penilaian tender untuk dibentangkan di Mesyuarat JKPHT. 5.1.2 Di Peringkat Wilayah 5.1.2.1 Kerani hendaklah menyediakan rumusan sebutharga tender yang telah disahkan oleh JBT. 5.1.2.2 KUP dikehendaki menyemak rumusan sebutharga yang disediakan bagi penyediaan buku penilaian tender untuk dibentangkan di Mesyuarat JKPHT. . 5.1.3 Di Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 Kerani hendaklah menyediakan rumusan sebutharga tender yang telah disahkan oleh JBT.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Rumusan & Penilaian Harga Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/11 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 6 FELDA AA 5.1.3.2 KUP dikehendaki menyemak rumusan sebutharga yang disediakan bagi penyediaan buku penilaian tender untuk dibentangkan di Mesyuarat JKPHT. 5.2 Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Tender 5.2.1 Di Peringkat Projek 5.2.1.1 Kerani akan mengeluarkan notis Mesyuarat JKPHT terdiri daripada tiga (3) orang wakil JKPT1 seperti berikut :- a) AFC b) FS d) Kerani – Setiausaha 5.2.1.2 Kerani akan mengeluarkan notis Mesyuarat JKPHT terdiri daripada tiga (3) orang wakil JKPT2 seperti berikut :- a) FC b) AFC c) FS d) Kerani – Setiausaha 5.2.1.3 JKPHT menentukan penender yang layak untuk dipanggil temurunding berdasarkan kriteria seperti berikut :- a) Tawaran harga yang terendah, munasabah dan menepati spesifikasi kerja serta memenuhi syarat-syarat yang dikehendaki. b) Kemampuan dan keupayaan penender dari segi modal, buruh dan peralatan. c) Pengalaman dan prestasi kerja penender sebelumnya.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Rumusan & Penilaian Harga Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/11 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 6 FELDA AA 5.2.1.4 Kerani dikehendaki merekodkan keputusan JKPHT di dalam buku penilaian harga dan Ahli JKPHT hendaklah menandatangani buku rekod sebagai mengesahkan keputusan penilaian harga tender. 5.2.2 Di Peringkat Wilayah 5.2.2.1 Kerani akan mengeluarkan notis Mesyuarat JKPHT terdiri dari tiga (3) wakil JKPT1 seperti berikut :- a) OC b) KUPK b) EKS c) KUP 5.2.2.2 Kerani akan mengeluarkan notis Mesyuarat JKPHT terdiri dari tiga (3) wakil JKPT2 seperti berikut :- a) RC b) OC b) KUPK d) EK e) KUP 5.2.2.3 JKPHT menentukan penender yang layak untuk dipanggil temurunding berdasarkan kriteria seperti berikut : a) Tawaran harga yang terendah, munasabah dan menepati spesifikasi kerja serta memenuhi syarat-syarat yang dikehendaki. b) Kemampuan dan keupayaan penender dari segi modal, buruh dan peralatan. c) Pengalaman dan prestasi kerja penender sebelumnya. 5.2.2.4 Kerani dikehendaki merekodkan keputusan JKPHT di dalam buku penilaian harga dan Ahli JKPHT
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Rumusan & Penilaian Harga Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/11 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 6 FELDA AA penender menandatangani buku rekod sebagai mengesahkan keputusan penilaian harga tender. 5.2.3 Di Peringkat Ibu Pejabat 5.2.3.1 KUP hendaklah mengeluarkan notis Mesyuarat JKPHT terdiri dari tiga (3) wakil seperti berikut :- ` a) KPE/CEO b) KPO/COO c) KPK d) KBP 5.2.3.2 JKPHT menentukan penender yang layak untuk dipanggil temurunding berdasarkan kriteria seperti berikut :- a) Tawaran harga yang terendah, munasabah dan menepati spesifikasi kerja serta memenuhi syarat-syarat yang dikehendaki. b) Kemampuan dan keupayaan penender dari segi modal, buruh dan peralatan. c) Pengalaman dan prestasi kerja penender sebelumnya. 5.2.3.3 KUP hendaklah merekodkan keputusan JKPHT di dalam buku penilaian harga dan Ahli JKPHT penender menandatangani buku rekod sebagai mengesahkan keputusan penilaian harga tender. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan Buku Mesyuarat Penilaian Harga dalam fail mesyuarat penilaian harga tender.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Rumusan & Penilaian Harga Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/11 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 6 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN 1.Kerani 1.Projek – AFC 2.Wilayah – KUP 3.Ibupejabat - KUP 1. Ahli JKPHT mengikut nilai (Rujuk Polisi & Prosedur Perolehan) 1. JKPHT 1. JKPHT Menyediakan rumusan Sebutharga - Menyemak rumusan sebutharga bagi penyediaan buku Penilaian Tender untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JPT. - Sokongan - Semak - Sahkan - Tentukan penender yang layak untuk ditemurunding. - Rekod keputusan Polisi & Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh : Diluluskan oleh : Salinan : Semakan Tentukan Penender Yang Layak Rekod Rumusan Mesyuarat JKPHT
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Temurunding Tawaran Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/12 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 7 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR TEMURUNDING TAWARAN TENDER 1.0 Tujuan Temurunding tawaran tender dilaksanakan untuk perbincangan butiran tender dan menilai potensi serta mengukur kemampuan penender bagi memperolehi kadar harga yang sesuai dan berpatutan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai Bahagian Perolehan dan Eksekutif/petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd. 3.0 Definisi 3.1 JKT - Jawatankuasa Temurunding 3.2 JKPHT - Jawatankuasa Penilaian Harga Tender 3.3 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.4 KPO/COO - Ketua Pegawai Operasi 3.5 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.6 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.7 OC/EO - Operation Controller/Eksekutif Operasi 3.8 KUPK - Ketua Unit Pentadbiran & Kewangan 3.9 EKS - Eksekutif 3.10 FC - Field Controller 3.11 AFC - Assistant Field Controller 3.12 FS - Field Supervisor 3.13 Temurunding Temurunding bermaksud perjumpaan yang diadakan diantara penender yang telah dipilih melalui mesyuarat JKPHT. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.11 – Temurunding Tawaran.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Temurunding Tawaran Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/12 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 7 FELDA AA 5.0 Prosedur Terperinci: 5.1 Di Peringkat Projek 5.1.1 AFC mengarahkan Kerani menyediakan Buku Rundingan Harga berdasarkan keputusan Mesyuarat JKPHT. 5.1.2 Kerani hendaklah mencetak maklumat mengenai sebutharga tender dari komputer dan menyediakan Buku Rundingan Harga. 5.1.3 Kerani mengedarkan Buku Rundingan Harga kepada JKT dua (2) hari sebelum tarikh rundingan harga. 5.1.4 Kerani “key in” maklumat dalam borang rundingan harga berdasarkan sebutharga tender. 5.1.5 AFC menyemak maklumat dalam borang rundingan harga. 5.1.6 Kerani memaklumkan kepada ahli JKT melalui telefon, email atau surat rasmi terdiri daripada wakil JKPT1 seperti berikut: a) AFC b) FS c) Kerani – Setiausaha d) AFC ladang berhampiran 5.1.7 Kerani memaklumkan kepada ahli JKT melalui telefon, email atau surat rasmi terdiri daripada wakil JKPT2 seperti berikut: a) FC b) AFC c) FS d) Kerani – Setiausaha e) FC/AFC ladang berhampiran 5.1.8 Kerani bertanggungjawab untuk menghubungi penender yang ditemurunding melalui telefon, email dan membuat susulan mengenainya.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Temurunding Tawaran Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/12 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 7 FELDA AA 5.1.9 Kerani menyediakan surat rasmi panggilan temurunding kepada penender yang ditandatangani oleh FC. 5.1.10 JKT memastikan penender mengisi dan menandatangani borang rundingan harga setelah dipersetujui oleh kedua-dua pihak. 5.1.11 JKT menandatangani borang rundingan harga pada hari yang sama. 5.2 Di Peringkat Wilayah 5.2.1 KUP mengarahkan Kerani menyediakan Buku Rundingan Harga berdasarkan keputusan Mesyuarat JKPHT. 5.2.2 Kerani mencetak maklumat mengenai sebutharga tender dari komputer dan menyediakan Buku Rundingan Harga. 5.2.3 KUP mengedarkan Buku Rundingan Harga kepada JKT dua (2) hari sebelum tarikh rundingan harga. 5.2.4 Kerani “key in” maklumat dalam borang rundingan harga berdasarkan sebutharga tender. 5.2.5 KUP menyemak maklumat dalam borang rundingan harga. 5.2.6 Kerani memaklumkan kepada ahli JKT melalui telefon, email atau surat rasmi terdiri daripada wakil JKPT1 seperti berikut: a) OC b) KUPK c) EKS d) KUP e) Wakil Felda Wilayah (Kategori Pegawai) 5.2.7 Kerani memaklumkan kepada ahli JKT melalui telefon, email atau surat rasmi terdiri daripada wakil JKPT2 seperti berikut: a) RC b) OC
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Temurunding Tawaran Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/12 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 7 FELDA AA c) KUPK d) EKS e) KUP f) Wakil Felda Wilayah (Kategori Pegawai) 5.2.8 Kerani bertanggungjawab untuk menghubungi penender yang ditemurunding melalui telefon, email dan membuat susulan mengenainya. 5.2.9 Kerani menyediakan surat rasmi panggilan temurunding kepada penender yang ditandatangani oleh KUP. 5.2.10 JKT memastikan penender mengisi dan menandatangani borang rundingan harga setelah dipersetujui oleh kedua-dua pihak. 5.2.11 JKT menandatangani borang rundingan harga pada hari yang sama. 5.3 Di Peringkat Ibu Pejabat 5.3.1 KUP mengarahkan Kerani menyediakan Buku Rundingan Harga berdasarkan keputusan Mesyuarat JKPHT. 5.3.2 Kerani mencetak maklumat mengenai sebutharga tender dari komputer dan menyediakan Buku Rundingan Harga. 5.3.3 KUP mengedarkan Buku Rundingan Harga kepada JKT dua (2) hari sebelum tarikh rundingan harga. 5.3.4 Kerani “key in” maklumat dalam borang rundingan dan print “hard copy”. 5.3.5 KUP menyemak maklumat dalam borang rundingan harga. 5.3.6 KUP memaklumkan kepada Ahli Jawatankuasa Temurunding melalui telefon, email atau surat rasmi mengikut nilai kerja seperti berikut :
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Temurunding Tawaran Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/12 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 7 FELDA AA 5.3.7 KUP/Kerani bertanggungjawab untuk menghubungi penender yang ditemurunding melalui telefon, email dan membuat susulan mengenainya. 5.3.8 Kerani menyediakan surat rasmi panggilan temurunding kepada penender yang ditandatangani oleh KBP. 5.3.9 JKT memastikan penender mengisi dan menandatangani borang rundingan harga setelah dipersetujui oleh kedua-dua pihak. 5.3.10 JKT menandatangani borang rundingan harga pada hari yang sama dan buku rundingan harga tender. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan borang sebutharga dan rumusan serta Buku Rundingan Harga dalam peti besi yang berkunci sehingga keputusan diperolehi. 6.2 Kerani hendaklah menyimpan borang sebutharga dan rumusan serta Buku Rundingan Harga dalam fail setelah keputusan diperolehi. Nilai Kerja AJK Temurunding <RM500,000 a) Ketua Pegawai Operasi b) Ketua Pegawai Khidmat c) Pegawal Perladangan d) Ketua Jabatan Perancangan & Prestasi e) Ketua Bahagian Perolehan f) Wakil Felda >RM500,000 a) Ketua Pegawai Eksekutif b) Ketua Pegawai Operasi c) Ketua Pegawai Khidmat d) Ketua Jabatan Perancangan & Prestasi e) Ketua Bahagian Perolehan f) Wakil Felda
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Temurunding Tawaran Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/12 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 7 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN 1.Kerani 1. Kerani 1.Projek – AFC 2.Wilayah – KUP 3.Ibupejabat - KUP 1. Kerani 1. 1. Projek – AFC 2.Wilayah – KUP 3.Ibupejabat – KUP 1. Projek – Kerani 2. Wilayah – KUP 3. Ibupejabat – KUP 1. Projek – Kerani 2. Wilayah – KUP/Kerani 3. Ibupejabat – KUP/Kerani 1. Kerani 1. Jawatankuasa Temurunding Menyediakan Buku Rundingan Harga berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Tender Cetak maklumat mengenai sebutharga tender dari komputer dan menyediakan Buku Rundingan Harga. Megedarkan Buku Rundingan Harga kepada Jawatankuasa Temurunding. (2 hari sebelum rundingan). Key-in maklumat dalam borang rundingan dan cetak Menyemak mklumat dalam borang rundingan harga. memaklumkan kepada Jawatankuasa Temurunding melalui telifon, email atau surat rasmi menghubungi penender yang ditemurunding melalui telefon, fax, email. menyediakan surat rasmi panggilan temurunding kepada penender. memastikan penender mengisi dan menandatangani borang rundingan harga Polisi & Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh : Diluluskan oleh : Salinan : Cetak “Key-in” Semak Buku Runding Harga Edaran Buku Surat Rasmi Hubungi Penender Isi & T/tangan Borang Rundingan Harga Makluman
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Temurunding Tawaran Tender No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/12 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 7 dari 7 FELDA AA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Kelulusan Tawaran Dan Had Kuasan Perolehan No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/13 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR KELULUSAN TAWARAN DAN HAD KUASA PEROLEHAN 1.0 Tujuan Kelulusan tawaran kontrak dilaksanakan bagi mendapat kelulusan terlebih dahulu oleh pegawai penguasa yang dilantik mengikut had kuasa perolehan sebelum kerja diberikan kepada kontraktor. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/petugas Felda Plantation Management Sdn.Bhd. (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 JPL - Jawatankuasa Perolehan Lembaga 3.2 JKPT - Jawatankuasa Pemberian Tender 3.3 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.4 KPO/COO - Ketua Pegawai Operasi 3.5 KPK - Ketua Pegawai Khidmat 3.6 PC - Plantation Controller 3.7 RC - Regional Controller 3.8 OC/EO - Operation Controller/Eksekutif Operasi 3.9 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.10 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.11 KUPK – Ketua Unit Pentadbiran Kewangan 3.12 FC – Field Controller 3.13 AFC – Assistant Field Controller 3.14 FS – Field Supervisor 3.15 Kelulusan Tawaran Kelulusan tawaran bermaksud penyediaan kertas cadangan/syor bagi mendapatkan kelulusan mengeluarkan tawaran kepada kontraktor yang terpilih dari pegawai penguasa yang diberi kuasa had kuasa perolehan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Kelulusan Tawaran Dan Had Kuasan Perolehan No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/13 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA AA 3.8 Had Kuasa Perolehan Had Kuasa Perolehan bermaksud kelulusan yang diberikan kepada pegawai yang diberi kuasa meluluskan sesuatu tawaran kerja mengikut had melulus. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 6.12 – Kelulusan Tawaran Dan Had Kuasa Perolehan. 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Di Peringkat Projek 5.1.1 AFC hendaklah mengarahkan FS menyediakan kertas kerja kelulusan selepas keputusan mesyuarat temurunding harga dicapai terdiri dari tiga (3) wakil JKPT1 (<RM5,000.00) seperti berikut :- a) FC b) AFC c) Kerani d) FS (Setiausaha) 5.1.2 AFC hendaklah mengarahkan FS menyediakan kertas kerja kelulusan selepas keputusan mesyuarat temurunding harga dicapai terdiri dari tiga (3) wakil JKPT2 (>RM5,000.00 hingga RM50,000.00) seperti berikut :- a) RC b) OC/EO c) KUP d) FC 5.1.3 AFC hendaklah menyemak kertas kerja kelulusan. 5.1.4 Kerani akan mengedarkan kertas kerja kelulusan kepada Ahli JKPT untuk sokongan dan tandatangan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Kelulusan Tawaran Dan Had Kuasan Perolehan No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/13 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA AA 5.1.5 FC meluluskan kertas kerja JKPT1, manakala JKPT2 disyorkan oleh FC. 5.1.6 Kerani memajukan JKPT2 ke Wilayah untuk mendapatkan kelulusan RC. 5.2 Di Peringkat Wilayah 5.2.1 KUP akan mengarahkan Kerani menyediakan kertas kerja kelulusan selepas keputusan mesyuarat temurunding harga dicapai terdiri dari tiga (3) wakil JKPT1 (>RM50,000.00 hingga RM100,000.00)seperti berikut :- a) RC - Pelulus b) OC/EO c) KUPK d) KUP 5.2.2 KUP akan mengarahkan Kerani menyediakan kertas kerja kelulusan selepas keputusan mesyuarat temurunding harga dicapai terdiri dari tiga (3) wakil JKPT2 (>RM100,000.00 hingga RM200,000.00)seperti berikut :- a) KPE/CEO - Pelulus b) KPO/COO c) PC d) KBP e) RC 5.2.3 KUP menyemak kertas kerja kelulusan. 5.2.4 Kerani akan mengedarkan kertas kerja kelulusan kepada Ahli JKPT untuk sokongan dan tandatangan. 5.2.5 RC meluluskan kertas kerja JKPT1, manakala JKPT2 disyorkan oleh RC. 5.2.6 Kerani memajukan JKPT2 ke Ibu Pejabat untuk mendapatkan kelulusan CEO.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Kelulusan Tawaran Dan Had Kuasan Perolehan No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/13 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA AA 5.3 Di Peringkat Ibu Pejabat 5.3.1 KUP menyediakan kertas kerja kelulusan mengikut had kuasa perolehan selepas keputusan mesyuarat temurunding harga dicapai seperti berikut :- 5.3.1.1 <RM500,000.00 - Kelulusan KPE/CEO 5.3.1.2 >RM500,000.00 - Kelulusan JPL 5.3.2 Kelulusan bagi nilai <RM500,000.00 terdiri dari ahli JKPT seperti berikut :- a) KPE/CEO - Pelulus b) KPO/COO c) KPK d) PC e) KBP 5.3.3 Kelulusan bagi nilai >RM500,000.00 terdiri dari ahli JKPT seperti berikut :- a) 3 Ahli JPL yang dilantik oleh Lembaga b) CEO (mengesahkan) c) KPK (setiausaha) 5.3.4 KBP menyemak kertas kerja kelulusan. 5.3.5 KUP mengarahkan kerani mengedarkan buku mesyurat rundingan harga kepada JKPT untuk kelulusan. 5.3.6 KUP hendaklah mengarahkan kerani menyediakan buku menyuarat JPL dan mendapatkan tarikh mesyuarat dari Unit Secretariat Lembaga. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan kertas kerja kelulusan mengikut pegawai melulus di dalam fail.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Kelulusan Tawaran Dan Had Kuasan Perolehan No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/13 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN GAGAL LULUS 1. Projek – Kerani 1. Wilayah – Kerani 1. Ibupejabat - KUP 1. Projek – AFC 1. Wilayah – KUP 1. Ibupejabat - KBP 1. Projek – Kerani 1. Wilayah – Kerani 1. Ibupejabat - Kerani 1. Ahli Jawatankuasa Pemberian Tender 1. Kerani Menyediakan kertas kerja kelulusan Menyemak kertas kerja kelulusan Mengedarkan kertas kerja kelulusan kepada Ahli Jawatankuasa Pemberian Tender untuk sokongan dan tandatangan Sokongan dan Kelulusan Menyimpan kertas kerja kelulusan mengikut pegawai melulus di dalam fail. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh : Diluluskan oleh : Salinan : Kertas Kerja Semak Edaran Fail Tender
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Perjanjian Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/14 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 6 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN PERJANJIAN KONTRAK 1.0 Tujuan Memastikan ikatan perjanjian antara syarikat dengan kontraktor melalui perjanjian kontrak. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif / Petugas Felda Plantation Management Sdn. Bhd. (FPMSB) di Ibu Pejabat / Wilayah / Projek. 3.0 Definisi 3.1 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.2 KPO/CEO - Ketua Pegawai Operasi 3.3 RC - Regional Controller 3.4 FC - Field Controller 3.5 AFC - Assistant Field Controller 3.6 FS - Field Supervisor 3.7 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.8 SPT - Surat Penerimaan Tawaran 3.9 SPK - Surat Perintah Kerja 3.10 SKB - Sistem Komputer Berintegrasi 3.11 LHDN - Lembaga Hasil Dalam Negeri 3.12 BG - Bank Guarantee (Jaminan Bank) 3.13 Perjanjian kontrak Perjanjian kontrak adalah persetujuan antara pihak kontraktor dengan pihak syarikat bagi melaksanakan pekerjaan yang ditenderkan mengikut syarat-syarat dan tempoh masa yang telah ditetapkan. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 7 – Pengurusan Kontrak 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Perjanjian Kontrak 5.1.1 Di Peringkat Projek
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Perjanjian Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/14 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 6 FELDA 5.1.1.1 Kerani menjanakan nombor kontrak (ME31K) dan nombor P.O (ME21N) berdasarkan kertas kerja yang telah diluluskan. 5.1.1.2 Kerani memasukkan maklumat di dalam format yang telah disediakan dan mencetak SPK. 5.1.1.3 AFC menyemak SPK 5.1.1.4 FC meluluskan SPK. 5.1.1.5 Kerani memanggil kontraktor hadir untuk tandatangan SPK dengan membawa duti setem. 5.1.1.6 Kerani hendaklah matikan setem secara atas talian di laman sesawang LHDN. 5.1.1.7 Salinan SPK akan diedarkan bersama dengan syarat kerja dan peta:- i) Hijau – Salinan Fail Kontrak (setem) ii) Putih – Salinan FS iii) Kuning – Salinan Laporan SPK iv) Merah – Salinan Kontraktor (setem) 5.1.2 Di Peringkat Wilayah 5.1.2.1 Kerani menjanakan nombor kontrak (ME31K) dan nombor P.O (ME21N) berdasarkan kertas kerja yang telah diluluskan. 5.1.2.2 Kerani memasukkan maklumat di dalam format yang telah disediakan dan mencetak SPK. 5.1.2.3 KUP menyemak SPK 5.1.2.4 RC menandatangan SPK. 5.1.2.5 Kerani memanggil kontraktor hadir untuk tandatangan SPK dengan membawa duti setem dan wang amanah menggunakan bank draf atau BG.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Perjanjian Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/14 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 6 FELDA 5.1.2.6 Kerani hendaklah matikan setem secara atas talian di laman sesawang LHDN. 5.1.2.7 Salinan SPK akan diedarkan bersama dengan syarat kerja dan peta:- i) Hijau – Salinan Wilayah (setem) ii) Putih – Salinan Projek iii) Kuning – Salinan Wilayah iv) Merah – Salinan Kontraktor (setem) 5.1.3 Di Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 Kerani menjanakan nombor kontrak (ME31K) dan nombor P.O (ME21N) berdasarkan kertas kerja yang telah diluluskan. 5.1.3.2 Kerani “key in” maklumat di dalam format Surat Penerimaan Tawaran dan mencetak SPT. 5.1.3.3 KUP perlu menyemak SPT. 5.1.3.4 KPE/CEO menandatangan SPT. 5.1.3.5 Kerani memanggil kontraktor hadir untuk tandatangan SPT dengan membawa duti setem dalam bentuk bank draf dan wang amanah dalam bentuk bank draf atau BG. 5.1.3.6 Kerani memastikan SPT ditandatangan oleh kontraktor dan membuat penerimaan duti setem dan wang amanah. 5.1.3.7 Sekiranya kontraktor tidak membayar wang amanah semasa menandatangan SPT, kerani akan cop “BD/BG WANG AMANAH BELUM DITERIMA” pada salinan SPT. 5.1.3.8 Kerani perlu menyediakan surat susulan rasmi kepada kontraktor untuk menjelaskan wang amanah.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Perjanjian Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/14 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 6 FELDA 5.1.3.9 FC memastikan Insuran Pampasan Pekerja dan Insuran Tanggungan Awan telah diperolehi oleh kontraktor setelah menandatangani surat tawaran kerja. 5.1.3.9 Kerani menyediakan tiga (3) buah Buku Perjanjian Kontrak. i) 1 salinan (Ibu Pejabat-setem) ii) 1 salinan (Kontraktor-setem) iii) 1 salinan (Wilayah melalui email) iv) 1 salinan (Projek) 5.1.3.10 Kerani perlu menyediakan dan memastikan dokumen Surat Perjanjian Kontrak seperti berikut:- i) Addendum ii) Syarat-syarat kontrak iii) SPT iv) Jadual tarikh siap kerja v) Surat pengesahan harga rundingan vi) Pelan kawasan kerja 5.1.3.11 KUP perlu menyemak dan memastikan semua dokumen perjanjian kontrak betul dan tepat. 5.1.3.12 Kerani hendaklah matikan setem secara atas talian di laman sesawang LHDN. 5.1.3.13 Kerani mengedarkan buku perjanjian kepada kontraktor, Wilayah dan Projek berserta surat dan memo penyerahan dokumen (buku perjanjian) tersebut. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Di Peringkat Projek/Wilayah/Ibupejabat 6.1.1 Kerani perlu merekod maklumat di dalam buku rekod SPK/SPT. 6.1.2 Kerani membuka fail baru kontrak mengikut nombor kontrak.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Perjanjian Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/14 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 6 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN TIDAK LULUS LULUS 1. KUP 1. Kerani 1. Kerani 1. Kerani 1. Kerani 1. Ibupejabat: KPE/CEO 2. Wilayah: RC 3. Projek: FC 1. Kerani 1. Kerani 1. Kerani 1. Kerani - Menyediakan kertas kerja/syor mengikut kuasa melulus. - Menerima surat kelulusan. - MenjanaNo. Kontrak (ME31K) - No. PO (ME21N) - Merekodkan maklumat Surat Perjanjian. - Menyediakan 4 salinan (Ibupejabat) - SPK: Hijau, Merah, Kuning, Putih (Wilayah/Projek) - Mengesahkan - Mengesahkan - Mengesahkan - Memanggil Kontraktor untuk tandatangan SPT/SPK - Buka Fail Kontrak mengikut no. Kontrak - Menyediakan 4 salinan buku yang dimatikan setem - Edaran kepada HQ, Kontraktor, Wilayah, Projek Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Kertas Kerja/Syor Terima Surat Kelulusan Menjana Pembetulan/ Penambahbaikan Merekod Surat SPT/SPK Pengesahan SPT/SPK Panggil Kontraktor Fail Kontrak Buku Perjanjian & Mati setem Edaran
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Perjanjian Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/14 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 6 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Bayaran Wang Amanah No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/15 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR PENERIMAAN BAYARAN WANG AMANAH 1.0 Tujuan Semua kontraktor yang berurusniaga dengan Syarikat hendaklah membayar Wang Amanah sebelum memulakan kerja yang bernilai melebihi RM5,000. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 AFC - Asst. Field Controller 3.2 FC - Field Controller 3.3 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.4 OC - Operation Controller 3.5 RC - Regional Controller 3.6 SPT - Surat Penerimaan Tawaran 3.7 SPK - Surat Perintah Kerja 3.8 B.G - Bank Guarantee 3.9 Wang Amanah Adalah sejumlah wang yang perlu dibayar oleh vendor sebelum kerja dimulakan atau sesuatu aku janji tidak bersyarat (unconditional undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan untuk membayar kepada syarikat suatu nilai tertentu atas tuntutan (on demand) sekiranya vendor tidak atau gagal mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 7 – Pengurusan Kontrak 5.0 Prosedur Terperinci 5.1 Asas Bayaran Wang Amanah 5.1.1 Wang Amanah sebanyak 5% dari nilai kontrak untuk kontrak pertanian dan kejuruteraan dan 10% untuk kontrak kayu getah dari jumlah nilai sesuatu kerja hendaklah dijelaskan oleh
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Bayaran Wang Amanah No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/15 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA AA kontraktor setelah menandatangani surat tawaran rasmi dan sebelum memulakan kerja. 5.1.2 FC/KUP hendaklah memastikan kontraktor menyediakan wang amanah semasa menandatangani dokumen perjanjian kontrak SPT/SPK atau semasa arahan kerja diberikan dalam bentuk :- a) Bank Guarantee (BG) b) Bank Draf 5.1.3 FC hendaklah memastikan sekiranya wang amanah tidak dijelaskan, sijil bayaran pertama tidak boleh dilepaskan. 5.1.4 FC berhak memotong wang amanah sekali gus sekiranya kontraktor masih gagal menjelaskan wang amanah tersebut. 5.1.5 Sekiranya ada permohonan potongan wang amanah melalui sijil bayaran, FC hendaklah memajukan kepada pihak yang menyediakan kontrak atau kelulusan RC/CEO. 5.1.6 Setiap kontrak kerja di bawah nilai RM5,000 dikecualikan daripada membayar wang amanah. 5.2 Peringkat Projek 5.2.1 AFC hendaklah mengarahkan kerani untuk menerima bank draf (original) dari kontraktor dan dihantar ke wilayah untuk di ‘bank in’ kan berserta dokumen berkaitan. 5.2.2 Kerani hendaklah mengeluarkan resit penerimaan bank draf. Dalam situasi tertentu kerani projek dibenarkan ‘bank in’ ke akaun syarikat dan salinan bank in slip hendaklah dimajukan ke unit perolehan dimana kontrak itu dikeluarkan. 5.2.3 Sekiranya wang amanah diterima dalam bentuk BG (original), kerani hendaklah menyerahkan kepada pihak yang mengeluarkan kontrak tersebut untuk disimpan dalam fail kontrak. 5.2.4 Kerani hendaklah mengedarkan salinan resit seperti berikut:- a) Putih - Kontraktor b) Kuning – Wilayah c) Biru – Projek
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Bayaran Wang Amanah No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/15 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA AA 5.3 Peringkat Wilayah 5.3.1 KUP hendaklah mengarahkan kerani kewangan untuk menerima bank draf (original) dari kontraktor untuk di ‘bank in’ kan. 5.3.2 Kerani kewangan hendaklah mengeluarkan resit penerimaan bank draf. Dalam situasi tertentu kerani projek dibenarkan bank in ke akaun syarikat dan salinan bank in slip hendaklah dimajukan ke unit perolehan dimana kontrak itu dikeluarkan. 5.2.3 Sekiranya wang amanah diterima dalam bentuk BG (original), kerani perolehan hendaklah menyerahkan kepada pihak yang mengeluarkan kontrak tersebut untuk disimpan dalam fail kontrak. 5.2.4 Kerani kewangan hendaklah mengedarkan salinan resit seperti berikut:- a) Putih - Kontraktor b) Kuning – Wilayah c) Biru – Projek 5.4 Peringkat Ibu Pejabat 5.4.1 KUP hendaklah mengarahkan kerani perolehan untuk menerima bank draf (original) dari kontraktor untuk di ‘’bank in’’ kan. 5.4.2 Kerani perolehan hendaklah mengeluarkan resit sementara penerimaan ‘’Bank Draf’’ kepada kontraktor dan menyerahkan bank draft kepada kewangan untuk dibank in dalam akaun syarikat. 5.4.3 Sekiranya wang amanah diterima dalam bentuk BG (original), kerani perolehan hendaklah menyimpan dalam fail kontrak. 5.4.4 Kerani kewangan hendaklah mengedarkan salinan resit seperti berikut:- a) Putih - Kontraktor b) Kuning – Wilayah c) Biru – Projek
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Bayaran Wang Amanah No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/15 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA AA 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan BG dan resit bayaran wang amanah di dalam fail kontrak.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penerimaan Bayaran Wang Amanah No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/15 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Tidak Diterima Tidak Diterima 1. Kontraktor 1.Kontraktor 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan - Kontraktor menandatangani L.A/SPK/SPT Kontraktor menyediakan dan menyerahkan Bank Draf/Bank Guarantee (B.G)/Surat mohon potongan melalui Sijil Bayaran.(5% daripada nilai kontrak) Serahkan kepada Unit Bayaran. - Buka fail kontrak. - Menyediakan buku Perjanjian Kontrak. Matikan setem hasil (0.01% daripada nilai kontrak + RM10.00) -Mengedarkan salinan kepada kontraktor, Wilayah & Ladang. Fail yang lengkap akan diserahkan kepada Unit Bayaran. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh: Diluluskan oleh : Salinan : T/Tangan LA/SPK/SPT Wilayah/ Projek untuk pembetulan Bayaran Serahan Bank Draf/BG/Kiriman Wang Matikan Setem Fail Edaran Fail Kontrak Buku Perjanjian Kontrak
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Bayaran Semasa No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/16 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 6 FELDA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN BAYARAN SEMASA 1.0 Tujuan Memastikan proses penyediaan Sijil Bayaran semasa dilakukan mengikut syaratsyarat ditetapkan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 RC - Regional Controller 3.2 OC - Operation Controller 3.3 KBP - Ketua Bahagian Perolehan 3.4 KUPK - Ketua Unit Pentadbiran & Kewangan 3.5 FC - Field Controller 3.6 AFC - Asst. Field Controller 3.7 FS - Field Supervisor 3.8 SKB - Sistem Komputer Berintegrasi 3.9 Bayaran Kontrak Bayaran Kontrak adalah bayaran yang dibuat ke atas kerja yang telah disiapkan oleh kontraktor mengikut syarat-syarat kontrak yang telah ditetapkan. 4.0 Rujukan 4.1 Manual Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 7 – Pengurusan Kontrak 4.2 Tatacara Memasukkan maklumat bayaran di dalam SKB. 5.0 Prosedur Terperinci: 5.1 Bayaran Semasa 5.1.1 Peringkat Projek
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Bayaran Semasa No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/16 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 6 FELDA 5.1.1.1 FS hendaklah menyediakan Sijil Bayaran Kontrak yang lengkap selepas kerja siap dijalankan seperti berikut:- i. Checklist ii. Rumusan Bayaran iii. Rekod Bayaran iv. Sijil Kemajuan Kerja v. Rekod Kemajuan Kerja vi. Peta Kawasan Kerja yang berlorek vii. SPK/SPT/VO (jika ada) 5.1.1.2 Jumlah bayaran bersih bagi kontrak yang dikeluarkan di Projek, Wilayah/Kawasan dan Ibu Pejabat yang tidak melebihi RM25,000 untuk setiap Sijil Bayaran Kontrak dibayar di Pejabat Rancangan setelah mendapat kelulusan FC kecuali untuk kerja-kerja berikut :- i) Semua bayaran kemajuan kerja utama dari tebang cincang hingga menanam anak sawit/getah di ladang. ii) Penjagaan semaian sawit/getah. iii) Kontrak Kejuruteraan (membina dan membaiki jalan pertanian, membina asrama, stor baja & rumah kakitangan). iv) Bayaran Akhir (Perlepasan Denda, Wang Amanah & Tahanan) kontrak wilayah & Ibu Pejabat. v) Semua bayaran bersih kontrak yang melebihi RM25,000.00 bagi semua jenis kerja hendaklah dimajukan ke Pejabat Wilayah/Kawasan untuk bayaran. 5.1.1.3 AFC hendaklah menyemak dan mengesahkan kerja tersebut berdasarkan rekod kerja dan fizikal di ladang. 5.1.1.4 FS hendaklah memajukan sijil bayaran kepada FC untuk kelulusan dan kontraktor untuk tandatangan pengakuan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Bayaran Semasa No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/16 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 6 FELDA 5.1.1.5 Kerani perolehan hendaklah menyediakan proses bayaran kontrak melalui transaksi “MIRO” dan ZAP24 print baucer. 5.1.2 Peringkat Wilayah 5.1.2.1 Kerani Perolehan menerima dokumen sijil bayaran semasa sebanyak empat (4) salinan daripada projek. 5.1.2.2 Jumlah bayaran bersih bagi kontrak yang dikeluarkan di Projek, Kawasan, Wilayah dan Ibu Pejabat yang tidak melebihi RM100,000 untuk setiap Sijil Bayaran Kontrak di bayar di Pejabat Wilayah/Kawasan setelah mendapat kelulusan RC kecuali untuk kerja-kerja berikut :- i) Semua bayaran kemajuan kerja utama dari tebang cincang hingga menanam anak sawit/getah di ladang bagi kontrak yang dikeluarkan oleh Ibu Pejabat. ii) Penjagaan semaian sawit/getah bagi kontrak yang dikeluarkan di Ibu Pejabat. iii) Kontrak Kejuruteraan (membina & membaiki jalan pertanian, membina asrama, stor baja & rumah kakitangan) bagi kontrak yang dikeluarkan di Ibu Pejabat. iv) Bayaran Akhir (Perlepasan Denda, Wang Amanah & Tahanan) kontrak Ibu Pejabat. v) Semua bayaran bersih kontrak yang melebihi RM100,000.00 bagi semua jenis kerja hendaklah dimajukan ke Ibu Pejabat untuk tujuan rekod dan bayaran. Sekiranya kontrak tersebut disediakan di Pejabat Wilayah/Kawasan, lampirkan Surat Perintah Kerja kontrak berkenaan dengan Sijil Bayaran Kontrak. 5.1.2.3 Kerani perolehan hendaklah menyerahkan kepada KUP, OC untuk pengesahan dan RC untuk meluluskan sijil bayaran tersebut.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Bayaran Semasa No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/16 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 6 FELDA 5.1.2.4 Kerani perolehan hendaklah menyediakan proses bayaran kontrak melalui Sistem SKB transaksi “MIRO” berserta “ZAP24” Baucar bayaran dan menyerahkan kepada Kerani kewangan wilayah untuk proses bayaran. 5.1.3 Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 Kerani Perolehan menerima sijil bayaran semasa sebanyak tiga (3) salinan yang lengkap daripada projek melalui Pejabat Wilayah. 5.1.3.2 Kerani perolehan hendaklah memastikan wang amanah telah dikutip sebelum bayaran dibuat. Kerani perolehan hendaklah menyediakan proses bayaran kontrak melalui Sistem SKB transaksi “MIRO” berserta “ZAP24” Baucar bayaran dan menyerahkan kepada unit kewangan untuk proses bayaran. 5.1.3.3 Baucer hendaklah disediakan oleh kerani, disemak oleh KUP dan disahkan oleh KBP. 5.1.3.4 Kerani Perolehan hendaklah mengedarkan Sijil bayaran serta baucer yang asal kepada unit kewangan bagi proses pengeluaran cek bersama fail penyerahan bayaran bagi pengesahan penerimaan. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani hendaklah menyimpan salinan sijil bayaran dalam fail kontrak iaitu satu (1) salinan kewangan, satu (1) salinan Fail Kontrak dan satu (1) salinan projek.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Bayaran Semasa No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/16 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 6 FELDA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Tidak Lengkap Lengkap 1. Kerani Perolehan 1.Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 2. KUP/KBP 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan - Terima Sijil Bayaran Semasa - Cop terima, rekod & semak samada dokumen tersebut lengkap @ tidak. - Menyediakan rekod bayaran dan rumusan bayaran dalam Excel - Key in invois dlm sistem SKB melalui transaksi MIRO - Membuat potongan jika ada seperti wang tahanan, wang amanah atau denda lewat melalui transaksi ZMM13 - Cetak baucer melalui transaksi ZAP48 - Serahkan kepada KUP/KBP. - Menyemak dokumen - Mengesahkan - Photostat baucer kepada 2 salinan - Edarkan kepada:- i) Unit Kewangan (asal) ii)Projek iii) Fail kontrak HQ - Kemaskini dan filing untuk salinan fail kontrak Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh Diluluskan oleh : Salinan : Cop tarikh terima, rekod, semak Sediakan Rekod Bayaran Cetak baucer Potostat Semakan & Sahkan Key-in invois Terima Sijil Bayaran Wilayah/ Semasa Projek untuk pembetulan Buat Potongan Pengedaran Kemaskini & Fail
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Bayaran Semasa No. Dokumen: SOP/JKK/BPROC/16 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 6 dari 6 FELDA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Kuantiti Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/17 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN PERUBAHAN KONTRAK 1.0 Tujuan Melancarkan kerja-kerja di ladang siap sepenuhnya dengan membuat perubahan kontrak mengikut syarat perolehan. 2.0 Skop Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif / Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat / Wilayah / Projek. 3.0 Definisi 3.1 KPE/CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.2 KPO/COO - Ketua Pegawai Operasi 3.3 RC - Regional Controller 3.3 OC - Operation Controller 3.2 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.3 FC - Field Controller 3.4 AFC - Assistant Field Controller 3.5 VO - Permohonan Perubahan Kontrak 3.6 Perubahan Kuantiti dan Harga Perubahan kontrak bermaksud pertambahan, pengurangan kuantiti dan harga di dalam sesuatu kontrak kerja keadaan keperluan kerja sebenar di ladang. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 7.4 – Perubahan Kontrak 5.0 Prosedur Terperinci: 5.1 Perubahan Kuantiti Dan Harga Kontrak 5.1.1 Peringkat Projek 5.1.1.1 Projek hendaklah membuat surat makluman perubahan kuantiti kepada pemborong bergantung dimana kontrak itu disediakan.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Kuantiti Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/17 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 2 dari 5 FELDA AA 5.1.1.2 Manakala bagi perubahan kadar harga pemborong hendaklah memajukan surat permohonan kepada projek dengan menyatakan justifikasi yang berkaitan. 5.1.1.3 FS hendaklah menyediakan VO lampiran 11 (a-i) yang dilampirkan bersama dokumen berikut :- a. Salinan penjanjian kontrak b. Rekod data GPS (hendaklah disahkan oleh Pegawai GPS) c. Lampirkan salinan VO yang telah diluluskan sebelum ini 5.1.1.4 Kerani hendaklah memajukan borang VO ke wilayah untuk kelulusan RC bagi SPK projek. 5.1.1.5 Kerani hendaklah memajukan borang VO ke peringkat wilayah atau ibu pejabat dimana kontrak itu dikeluarkan. 5.1.2 Peringkat Wilayah 5.1.2.1 Kerani wilayah hendaklah menerima borang VO yang lengkap daripada projek untuk diproses seterusnya untuk kelulusan RC. 5.1.2.2 Kerani hendaklah mengeluarkan VO rasmi selepas kelulusan RC diperolehi, untuk ditandatangani oleh kontraktor. 5.1.2.3 Kerani wilayah hendaklah membuat perubahan ini di dalam sistem menggunakan transaksi ME22N/ME32K. Dalam situasi tertentu untuk kerja tuai dan angkut sahaja kerani dibenarkan untuk key-in dalam sistem SKB setelah borang VO dimajukan berdasarkan penyata kilang (FSA13) . 5.1.2.4 Kerani hendaklah memajukan borang permohonan VO kontrak peringkat ibu pejabat dimana kontrak itu dikeluarkan untuk mendapat kelulusan CEO.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Kuantiti Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/17 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 3 dari 5 FELDA AA 5.1.2.5 Sekiranya berlaku pertambahan vo, nilai tambahan wang amanah dari nilai asal hendaklah dikutip melalui sijil bayaran dan potongan hanya dibenarkan sekali sahaja. 5.1.3 Peringkat Ibu Pejabat 5.1.3.1 Kerani Ibu Pejabat hendaklah menerima borang VO yang lengkap daripada wilayah untuk diproses seterusnya untuk kelulusan CEO. 5.1.3.2 Bagi dokumen permohonan yang tidak lengkap, kerani akan menghubungi semula ke Wilayah untuk melengkapkan semula dokumen tersebut atau memulangkan semula. 5.1.3.3 Kerani akan memajukan kepada KBP, PC dan COO untuk sokongan dan diluluskan oleh CEO. 5.1.3.4 Kerani hendaklah mengeluarkan VO rasmi selepas kelulusan CEO diperolehi, untuk ditandatangani oleh kontraktor. 5.1.2.5 Kerani hendaklah membuat perubahan ini di dalam sistem menggunakan transaksi ME22N/ME32K. 5.1.2.6 Sekiranya berlaku pertambahan vo, nilai tambahan wang amanah dari nilai asal hendaklah dikutip melalui sijil bayaran dan potongan hanya dibenarkan sekali sahaja. 6.0 Penyimpanan Rekod 6.1 Kerani perlu merekod penerimaan dokumen. 6.2 Tiga (3) salinan borang permohonan sambung kuantiti (Endorsement) yang ditandatangan oleh KBP hendaklah diedarkan oleh kerani kepada projek, kontraktor dan satu (1) simpanan fail kontrak Ibupejabat.
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Kuantiti Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/17 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 4 dari 5 FELDA AA CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN Tidak Lengkap Lengkap 1. Kerani Perolehan 1.Kerani Perolehan 1. KUP/KBP 2. OC/COO 1. CEO 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 2. RC/CEO 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan 1. Kerani Perolehan - Terima Permohonan perubahan kuantiti (tempoh tamat kontrak) - Cop terima, rekod & semak samada dokumen tersebut lengkap @ tidak. - Mendapatkan sokongan KUP/KBP & OC/COO - Mendapatkan kelulusan CEO - Menyediakan Endorsement - 3 salinan dihantar semula untuk pengesahan RC/CEO - Mengesahkan - Menyediakan MEMO yang disahkan oleh KUP/KBP - Mengedarkan endorsement berserta MEMO ke projek ditandatangi pemborong - Membuat perubahan dalam sistem SKB (tukar nilai kontrak dan PO Limit). Perubahan kuantiti / nilai & kuantiti perlu diubah oleh kerani di mana kontrak dan PO dikeluarkan. Manual Perolehan Polisi Prosedur Perolehan. Disediakan oleh : Disemak oleh: Diluluskan oleh : Salinan : Terima permohonan perubahan Wilayah/ Projek untuk pembetulan Cop tarikh terima, rekod, semak Sokongan Pengesahan Pengedaran Endorsement Menyediakan MEMO Kelulusan Endorsement Membuat perubahan
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Kuantiti Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/17 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 5 dari 5 FELDA AA
FELDA PLANTATION MANAGEMENT SDN. BHD. JABATAN KHIDMAT KORPORAT Bahagian Perolehan Prosedur Penyediaan Sambung Masa Kontrak No. Dokumen: SOP/JKK/BPR/18 No. Pindaan: 0 Tarikh Berkuatkuasa: 15 Mei 2023 Muka Surat 1 dari 5 FELDA AA TAJUK : PROSEDUR PENYEDIAAN SAMBUNG MASA KONTRAK 1.0 Tujuan Memastikan kerja-kerja di ladang siap sepenuhnya dengan membuat sambung masa siap kerja mengikut syarat perolehan. 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Perolehan dan Eksekutif/Petugas Felda Plantation Management Sdn Bhd (FPMSB) di Ibu Pejabat/Wilayah/Projek. 3.0 Definisi 3.1 CEO - Ketua Pegawai Eksekutif 3.2 COO - Ketua Pegawai Operasi 3.3 RC - Regional Controller 3.3 OC - Operation Controller 3.2 KUP - Ketua Unit Perolehan 3.3 FC - Field Controller 3.4 AFC - Assistant Field Controller 3.5 Perubahan Masa Perubahan masa adalah perlanjutan atau pemanjangan tempoh siap kerja asal atas sebab-sebab diluar kawalan vendor atau syarikat. 4.0 Rujukan Polisi & Prosedur Perolehan FPMSB Perkara 7.4 – Perubahan Kontrak 5.0 Prosedur Terperinci: 5.1 Sambung Masa Siap Kerja 5.1.1 Peringkat Projek 5.1.1.1 Kontraktor hendaklah membuat surat permohonan sambung masa siap kerja kepada FC berdasarkan situasi yang bukan disebabkan oleh kontraktor. 5.1.1.2 FS hendaklah membuat surat makluman kepada kontraktor untuk menyambung tarikh siap kerja