MANUAL KERJA KAKOM (Pembentangan Pertama)

4.4 Menguruskan Pengagihan Peruntukan Kewangan, Perolehan dan

Pembayaran

Bil. Perkara Ya Tidak

4.4.1 Penyaluran peruntukan

• Senarai no akaun Bendahari JK Kecil

• Senarai agihan peruntukan

4.4.2 Perolehan

• Senarai pembelian

• Senarai pembekal

• Sebutharga

• Dokumen tender

4.4.3 Pembayaran

• Nota hantarann

• Invois

4.5 Menguruskan Peralatan Dan Logistik Ya Tidak
Bil. Perkara
4.5.1 Senarai peralatan teknikal
• Alat tulis
• Tiang bendera
• Podium
• Bendera
4.5.2 Senarai peralatan sukan
• Bola pertandingan
• Keperluan gelanggang
4.5.3 Senarai cenderamata, goodies
4.5.4 Peralatan ICT
4.5.5 Telefon, fax dan internet

4.6 Menguruskan Majlis Pelancaran KAKOM

Bil. Perkara Ya Tidak
Ya Tidak
4.6.1 Persiapan majlis

• Tempat

• Senarai jemputan

• Kad jemputan

• Teknikal

• Pentas

4.6.2 Gimik pelancaran

• Logo

• Lagu

• Maskot

• Obor

• Manual Prosedur Kerja

4.6.3 Teks ucapan

• Perasmi

4.7 Menguruskan Kad Akreditasi
Bil. Perkara
4.7.1 Kategori akreditasi
• VVIP
• VIP
• Pegawai kontinjen
• Pegawai
• Atlet
• Pengadil
• Pegawai teknikal
• Sukarelawan
• Media

4.8 Melantik Dan Memantau Pegawai Perantara (Liaison Officer) Tidak
Bil. Perkara Ya
4.8.1 Senarai pegawai perantara
4.8.2 Modul latihan perantara

4.9 Menguruskan Insurans Dan Pengurusan Risiko Ya Tidak
Bil. Perkara Ya Tidak
4.9.1 Senarai atlet dan pegawai
4.9.2 Polisi insurans Ya Tidak

4.10 Menguruskan Penerbitan Dan Percetakan
Bil. Perkara

4.10.1 Senarai penrbitan
• Buku cenderamata
• Games Handbook
• Buletin
• Manual Prosedur Kerja

4.10.2 Senarai cetakan
• Kad jemputan

4.11 Menguruskan Raptai
Bil. Perkara

4.11.1 Senarai jawatankuasa kerja
4.11.2 Senarai agensi luar
4.11.3 Pengangkutan

4.12 Mengurus Pendaftaran Dan Penyertaan Kontinjen Ya Tidak

Bil. Perkara
4.12.1 Menyenaraikan kontinjen terlibat

4.12.2 Menyediakan bahan-bahan edaran

4.12.3 Mengadakan mesyuarat dengan kontinjen-kontinjen
terlibat

4.12.4 Menetapkan penyertaan dan pendaftaran acara

4.12.5 Menetapkan tarikh pendaftaran dan tarikh tutup

4.12.6 Menyemak kelayakan peserta

4.13 Menguruskan Derma Dan Penajaan Ya Tidak
Bil. Perkara Ya Tidak

4.13.1 Mendapatkan kelulusan
4.13.2 Menyediakan senarai penaja
4.13.3 Menyediakan kertas cadangan penajaan
4.13.4 Membuat tindak ikut

4.14 Menubuhkan JK Bantahan Dan Rayuan
Bil. Perkara

4.14.1 Menerima bantahan dan rayuan
4.14.2 Mengenalpasti ahli Jawatankuasa
4.14.3 Mengurus setiakan mesyuarat
4.14.4 Mengelurkan keputusan rayuan dan laporan

4.15 Menguruskan Pertandingan Logo, Maskot, Slogan Dan Lagu Rasmi

Bil. Perkara Ya Tidak
4.15.1 Menerima arahan dari Jawatankuasa Pengelola
4.15.2 Menyediakan syarat-syarat pertandingan

4.15.3 Mengeluarkan surat edaran pertandingan

4.15.4 Melantik JK Penilai

4.15.5 Mengumumkan keputusan rasmi

4.15.6 Mendapatkan pengesahan logo, maskot, slogan dan
lagu rasmi dari JK Pengelola

4.16 Menguruskan Publisiti Dan Liputan Media Massa Ya Tidak

Bil. Perkara
4.16.1 Mendapat arahan JK Pengelola
4.16.2 Menyediakan draf cadangan publisiti sebelum, semasa

dan selepas
4.16.3 Mengguruskan pertemuan dengan wakil media
4.16.4 Mengeluarkan kenyataan rasmi JK Pengelola
4.16.5 Mengeluarkan keputusan rasmi

4.17 Menguruskan Kata Aluan, Teks Ucapan, Pengacaraan Majlis Dan Bacaan
Doa

Bil. Perkara Ya Tidak

4.17.1 Mendapatkan arahan

4.17.2 Menyediakan draf kata aluan, teks ucapan dan bacaan
doa

4.17.3 Mengenalpasti pengacara majlis

4.17.4 Mendapatakan pengesahan kata aluan dan teks ucapan

4.17.5 Menyediakan draf teks pengacara majjlis

4. CARTA ALIR PROSES KERJA SEKRETARIAT
4.1 Menguruskan Mesyuarat / Bengkel
Mula

Mendapatkan tarikh
Tempahan tempat mesyuarat
Mengeluarkan surat jemputan

Semak pengesahan kehadiran
Penyediaan fail mesyuarat
Persiapan dan perjalanan
mesyuarat
Perekodan minit mesyuarat
Penyediaan minit mesyuarat

Pengesahan minit mesyuarat

Pengedaran minit mesyuarat
Mendapatkan maklumbalas

minit

Tamat

4.2 Menguruskan Pejabat dan Sumber Manusia Sekretariat

Mula

Mendapatkan lokasi
sekretariat

Penyediaan peralatan
sekretariat

Menguruskan fail dan
inventori

Mengurus sumber
manusia

Menempatkan sumber
manusia

Mengurus gaji dan
tuntutan perjalanan

Tamat

4.3 Menguruskan Penyediaan Manual Prosedur Kerja
KAKOM

Mula

Mengadakan bengkel
MPK

Mengadakan bengkel
pemurniaan MPK

Pengesahan dan
edaran MPK

Bengkel pemurniaan
akhir MPK

Bayaran kepada semua
AJK

Tamat

4.4 Menguruskan Pengagihan Peruntukan Kewangan,
Perolehan Dan Pembayaran
Mula

Mengadakan mesyuarat
bajet

Kelulusan peruntukan

Pengagihan peruntukan

Menguruskan proses
perolehan

Menguruskan
pembayaran

Menyelaras laporan
kewangan

Tamat

4.4 Menguruskan Peralatan Dan Logistik
Mula

Pesanan
Penerimaan
Verifikasi penerimaan
Rekod penyimpanan
Pengeluaran
Kawalan inventori

Tamat

4.5 Menguruskan Majlis Pelancaran KAKOM

Mula

Penetapan tarikh dan
tempat majlis

Menguruskan persiapan
sebelum majlis

Semakan pengesahan
kehadiran tetamu

Raptai majlis

Menguruskan media
dan siding akhbar

Menyelaras mesyuarat
post mortem

Tamat

4.6 Menguruskan Kad Akreditasi

Mula

Penyediaan format
borang online

Penetapan pusat
akreditasi

Pendaftaran dan
pengesahan maklumat

Semak pengesahan
kehadiran

Pengeluaran kad
akreditasi

Mengurus kehilangan
dan kecurian kad

Tamat

4.7 Mengurus Pegawai Perantara (Liason Officer)
Mula

Menyiapkan skop kerja
perantara

Memilih dan melantik
perantara

Membuat latihan
perantara

Membuat agihan tugas

Melaksana tugas

Penilaian keseluruhan

Tamat

4.8 Menguruskan Insurans Dan Pengurusan Risiko
Mula

Memilih dan membuat
rundingan agen insuran

Melantik agen insuran

Merekod senarai
individu untuk diinsuran

Membuat tuntutan
insuran

Memastikan tuntutan
diuruskan oleh agen

Tamat

4.9 Menguruskan Penerbitan dan Percetakan

Mula

Menyediakan draf
dokumen

Melantik pencetak

Semak dan mengesah
draf dokumen

Pengesahan draf
cetakan
Cetakan

Membuat edaran

Tamat

4.10 Menyelaras Pelaksanaan Kajian Impak KAKOM

Mula

Mengenal pasti skop
kajian

Memilih dan melantik
penyelidik

Menyalurkan
peruntukan kewangan

Mendapatkan laporan
interim

Pembentangan hasil
kajian

Penerbitan hasil kajian

Tamat

4.11 Menguruskan Raptai

Mula

Menetapkan tarikh

Menguruskan
mesyuarat persediaan
Membuat mesyuarat

dengan agensi luar
Memantau proses raptai

Membuat post mortem

Melaporkan hasil raptai

Tamat

4.12 Menguruskan Majlis Perasmian Perkampungan Sukan
/ Pembukaan dan Penutup

Mula

Penetapan tarikh dan
tempat majlis

Menguruskan persiapan
sebelum majlis

Semakan pengesahan
kehadiran tetamu

Raptai majlis

Mengurus media dan
sidang akhbar

Menyelaras mesyuarat
post mortem

Tamat

4.13 Menguruskan Mesyuarat Post Mortem
Mula

Mendapatkan tarikh
mesyuarat

Semakan pengesahan
kehadiran

Mendapatkan laporan
jawatankuasa kerja

Menyediakan laporan
jawatankuasa kerja

Menbentang laporan
jawatankuasa kerja

Menyediakan laporan
post mortem

Tamat

4.14 Menyelaras Penyediaan Laporan KAKOM

Mula

Menbuat laporan
mesyuarat

Melantik pencetak

Semak dan pengesahan
draf laporan

Pengesahan draf
laporan
Cetakan

Membuat edaran

Tamat

STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT KAKOM
JAWATANKUASA TERTINGGI
JAWATANKUASA TETAP

URUS SETIA TETAP SEKRETARIAT
JAWATANKUASA PENGELOLA

JAWATANKUASA KECIL

BADAN-BADAN LUAR

JAWATANKUASA SEKRETARIAT KAKOM

PENGERUSI

SETIAUSAHA 1

SETIAUSAHA 2
KETUA

SEKRETARIAT

Penyelaras Penyelaras Penyelaras Penyelaras Penyelaras Penyelaras 6 Penyelaras 7 Penyelaras
1 2 3 4 5 8

4.3 JAWATANKUASA PENDAFTARAN, PENGINAPAN DAN PERKAMPUNGAN
SUKAN

1.0 Tujuan
Untuk menjelaskan keperluan piawaian dan format yang seragam bagi
penyediaan prosedur dan arahan kerja untuk Karnival Kokurikulum Matrikulasi
(KAKOM) dan bagi semua urusan yang berkaitan dengan urusan menyambut
ketibaan atlit dan pegawai kontinjen di perkarangan perkampungan sukan dan
penginapan.

2.0 Tanggunjawab
Adalah menjadi tanggunjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa dan petugas jawatankuasa untuk memastikan
perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa dan semua urusan berkaitan
Karnival Kokurikulum Matrikulasi (KAKOM)

Skop (Senarai Tugas Jawatankuasa)
2.1 Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil.
2.2 Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan jawatankuasa.
2.3 Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil.
2.4 Menyediakan surat perlantikan.
2.5 Memperolehi jadual ketibaan terkini kontinjen dari sekretariat Karnival

Kokurikulum Matrikulasi (KAKOM)
2.6 Menyambut ketibaan kontinjen di perkampungan sukan / penginapan.
2.7 Memandu arah kontinjen ke tempat taklimat / mesyuarat.

2.8 Menjalankan sesi percubaan (trial run) untuk keseluruhan proses dan
prosedur.

3.0 Carta Alir
3.1 Ketibaan Atlit dan Pegawai Kontinjen

MULA

KETIBAAN ATLIT / PEGAWAI

URUSAN TETAMU URUSAN
PENDAFTARAN

SESI PENERANGAN / SOAL JAWAB

TAMAT

4.0 Senarai Semak (Keperluan Tugasan)
4.1 Senarai nama setiap kategori seperti berikut:
4.1.1 Atlit
4.1.2 Pegawai Kontinjen
4.1.3 Pegawai Teknikal / Pengadil
4.1.4 Pegawai Pengurusan Atasan
4.1.5 Kumpulan Urusetia
4.2 Jadual ketibaan terkini kontinjen
4.3 Lokasi simpanan sementara peralatan kontinjen
4.4 Jadual tugasan
4.5 Senarai nombor telefon setiap ahli urusetia
4.6 Senarai nama dan nombor pegawai / penginapan / hotel

5.0 Prosedur dan arahan kerja penginapan (Pendaftaran / Ketibaan Atlit dan
pegawai)

Turutan langkah atau tindakan bagi melaksanakan tugas bermula dengan:

Bil Prosedur Kerja Pegawai /
Jawatankuasa

Di rujuk

1. LO menyerahkan atlit dan pegawai kepada wakil Pegawai
jawatankuasa perkampungan sukan / penginapan di Penginapan
lokasi.

2. Jawatankuasa Penginapan menerima serta mengalu- Pegawai
alukan ketibaan atlit dan pegawai. Penginapan

3. Jawatankuasa Penginapan serta sukarelawan membantu Pegawai
dalam urusan penempatan Penginapan

4. Semua atlit dan pegawai di jemput untuk menghadiri sesi Sekretariat

taklimat / soaljawab berkaitan prosedur perkara-perkara

berkaitan penginapan.

Proses ketibaan atlit serta pegawai tamat dan urusan Perkampungan
seterusnya disalurkan Sukan

PROSES PENDAFTARAN MASUK ATLIT DAN PEGAWAI

1.0 Tujuan

Untuk menjelaskan keperluan piawaian dan format yang seragam bagi
penyediaan prosedur dan arahan kerja untuk Karnival Kokurikulum Matrikulasi
(KAKOM) dan bagi semua urusan yang berkaitan dengan urusan menyambut
ketibaan atlit dan pegawai kontinjen di perkarangan perkampungan sukan dan
penginapan.

2.0 Tanggunjawab

Adalah menjadi tanggunjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa dan petugas jawatankuasa untuk memastikan
perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa dan semua urusan berkaitan
Karnival Kokurikulum Matrikulasi (KAKOM).

3.0 Skop (Senarai Tugas Jawatankuasa)

3.1 Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil.

3.2 Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan jawatankuasa.

3.3 Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil.

3.4 Menyediakan surat perlantikan.

3.5 Mengenalpasti agihan bilik penginapan atlit, pegawai kontinjen, pegawai
kejohanan sekretariat.

3.6 Menyediakan bilik penginapan mengikut kelayakan setiap kumpulan.

3.7 Memastikan semua peralatan, kemudahan dan perkhidmatan berkaitan
penginapan dalam keadaan kondusif, sempurna dan mencukupi.

3.8 Memastikan urusan pendaftaran masuk ke tempat penginapan berjalan
lancar dan sempurna.

3.9 Memastikan prosedur dan peralatan penginapan diperjelaskan dan
dipatuhi oleh semua yang terlibat.

3.10 Menyediakan buku panduan perkampungan sukan @ penginapan luar
untuk setiap tetamu sebagai rujukan kepada semua keperluan
perkhidmatan.

4.0 Carta Alir
4.1 Proses Pendaftaran masuk atlit dan pegawai

MULA

RUJUK KE MEJA SEMAKAN SENARAI TETAMU
URUSETIA
TETAMU
TERSENARAI

PEGAWAI MENGENALPA PENGADIL /
STI TETAMU TEKNIKAL

KONTINJEN
PROSES PEMBAHAGIAN BILIK

PROSES PENDAFTARAN
ONLINE

TANDATANGAN BORANG PENDAFTARAN

SERAHAN KUNCI BILIK / PENGINAPAN
MENUNJUK ARAH BILIK / PENGINAPAN

URUSAN MASUK BILIK / PENGINAPAN

TAMAT

5.0 Senarai Semak (Keperluan Tugasan)
5.1 Senarai nama setiap kategori seperti berikut:
5.1.1 Atlit
5.1.2 Pegawai Kontinjen
5.1.3 Pegawai Teknikal / Pengadil
5.1.4 Pegawai Pengurusan Atasan
5.1.5 Kumpulan Urusetia
5.1.5.1 Sekretariat
5.1.5.2 Perubatan
5.1.5.3 Keselamatan
5.1.5.4 Makanan Dan Minuman
5.1.5.5 Penginapan
5.1.5.6 Pengangkutan
5.1.5.7 Pegawai Seranta (LO)
5.2 Senarai agihan bilik (bilangan dan no. Bilik) mengikut kelayakan dan
kumpulan tersebut di atas.
5.3 Jumlah bilik urusetia yang diperlukan mengikut kumpulan berikut.
5.4 Manual panduan di setiap lokasi penginapan.

6.0 Prosedur dan arahan kerja (Proses Pendaftaran masuk atlit dan pegawai)

Turutan langkah atau tindakan bagi melaksanakan tugas bermula dengan:

Bil Prosedur Kerja Pegawai /
Jawatankuasa

Di rujuk

1. Jawatankuasa Penginapan menyemak senarai nama Pegawai
tetamu daripada Kontinjen (Pengurus Pasukan) dan Penginapan
dibandingkan dengan senarai semak daripada
Jawatankuasa Induk

2. Sila rujuk Sekretariat Karnival Kokurikulum Matrikulasi Pegawai
(KAKOM) jika nama tetamu/atlet/pegawai tidak ada di Penginapan
dalam senarai semak

Sekiranya nama tidak tersenarai terus ke proses
pendaftaran penginapan

3. Urusetia akan menyemak mana-mana individu yang tidak Pegawai
ada di dalam senarai semak, jawatankuasa penginapan Penginapan
akan mengajukan masalah ini ke urusetia /sekretariat

4. Terdapat 3 kategori tetamu yang perlu di uruskan Pegawai
pendaftaran penginapan iaitu:- Penginapan

Kategori A
Atlit dan Pegawai Kontinjen

Kategori B
VIP yang terdiri daripada Pegawai Atasan KPM, KPT,
IPT, dan Agensi Kerajaan yang lain

Kategori C
Pengadil dan pegawai Kejohanan (teknikal)

Selain daripada kategori yang dinyatakan di atas, tetamu
yang datang ke jawatankuasa akan dirujuk ke
jawatankuasa yang berkenaan.

Setelah kategori tetamu dikenalpasti, para tetamu bagi
kategori A akan dilkukan proses pembahagian bilik
manakala tetamu dari kategori B dan C akan terus
didaftarkan secara Online

5. Proses Pembahagian bilik bagi tetamu Kategori A Pegawai
dilakukan berdasarkan kepada faktor-faktor berikut:- Penginapan
A. Jantina
B. Jenis Sukan
C. Majlis Sukan
Proses pembahgian bilik dan kemasukan senarai ke bilik-
bilik dilakukan lebih awal sebelum ketibaan atlit.
Ini bertujuan untuk meminimakan waktu menunggu
semasa pengambilan kunci bilik dilakukan.

6. Pendaftaran Online bagi ketiga-tiga Kategori dilakukan Pegawai
menggunakan sistem pendaftaran yang telah direka khas Penginapan
untuk tujuan pendaftaran secara online yang mempunyai
ciri-ciri keselamatan yang komprehensif, traceable dan
boleh diharapkan.

7. Walaupun telah ada pendaftaran online, semua tetamu Pegawai
masih perlu menandatangani borang pendaftaran Penginapan
sebagai bukti mereka telah mendaftar masuk ke
penginapan dan tujuan rekod.

8. Setelah tetamu menandatangani borang pendaftaran, Pegawai
proses penyerahan kunci akan dilakukan Penginapan

Tiada sebarang pertukaran bilik akan dilayan tanpa
sebab yang munasabah

Jika berlaku pertukaran sebarang masalah adalah
dibawah tanggungjawab tetamu sendiri.

9. Seterusnya sukarelawan menunjuk arah serta mengiringi Pegawai
tetamu ke bilik masing-masing. Penginapan

10 Sukarelawan juga akan membantu para tetamu Sukarelawan
mengangkat barang-barang serta peralatan tetamu ke
bilik penginapan, jika perlu. Pegawai
Penginapan

TINDAKAN JAWATANKUASA

1.0 Mesyuarat Jawatankuasa kecil :
1.1 Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa Kecil.
1.2 Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
1.3 Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
1.4 Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa kecil.

2.0 Merangka Perbelanjaan.
2.1 Membuat anggaran perbelanjaan .
2.2 Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa.

3.0 Maklumat daripada Urusetia/JK

3.1 Bekerjasama dengan urusetia dan jawatankuasa lain untuk mendapatkan
maklumat yang berkaitan.

3.2 Meneliti maklumat untuk digunakan sepanjang kejohanan.

4.0 Bentuk Pendaftaran
4.1 Berbincang dalam mesyuarat reka bentuk pendaftaran yang akan dipilih.
4.2 Mendapat persetujuan pihak pengurusan/urusetia dan JK lain berkaitan
reka bentuk pendaftaran yang akan dipilih.
4.3 Membentangkan dalam mesyuarat pengelolaan berkaitan bentuk
pendaftaran yang akan digunakan pada Karnival Kokurikulum Matrikulasi
(KAKOM).

Tatacara Tindakan
Sebelum
1. Mewujudkan fail JK
2. Melantik jawatankuasa & surat lantikan, agihan tugas
3. Menyediakan laporan kerosakan, kemudahan sedia ada dan jumlah bilik yang

boleh menampung penginapan pelajar.
4. Merancang anggaran perbelanjaan dan baik pulih serta tempoh pelaksanaan
5. Menyediakan senarai agihan bilik penginapan pelajar & pegawai disertakan

dengan peraturan penginapan.
6. Memastikan kunci-kunci bilik asrama boleh diguna.

7. Memastikan tatacara pengosongan bilik di asrama berjalan dengan lancar.
8. Memastikan kebersihan, keselamatan, keceriaan dan kelengkapan di bilik
9. penginapan pelajar, tandas berada dalam keadaan memuaskan.
10. Menyediakan peraturan penginapan kolej kediaman dan ditampal di setiap
11. pintu bilik penginapan serta diedarkan kepada kontinjen.
12. Menyediakan borang pendaftaran masuk pelajar dan pegawai pengiring.
13. Memberi taklimat kepada sukarelawan.
14. Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara berbangkit jika ada

Tatacara Tindakan
Semasa

1. Menerima dan mengalukan ketibaan peserta dan pegawai pengiring di blok
kediaman.

2. Mengagihkan kunci bilik dan borang pendaftaran masuk.
3. Memantau keadaan penginapan dari semasa ke semasa.
4. Menyelesaikan masalah berbangkit jika ada.

Tatacara Tindakan

Selepas
1. Memastikan kontinjen memulangkan kunci bilik penginapan dan peralatanlain.
2. Memastikan bilik penginapan dibersihkan
3. Mesyuarat dan post mortem.
4. Menyediakan laporan & penyerahan kepada Setiausaha Jawatankuasa
pengelola 14 hari selepas kejohanan

2.0 SENARAI SEMAK ( KEPERLUAN TUGASAN ) Ya Tidak

Bil Perkara

1 Menyediakan fail jawatankuasa.

2 Memastikan pengosongan bilik-bilik asrama.

3 Memastikan kebersihan, keselamatan, keceriaaan dan
kelengkapan bilik penginapan.

4 Menyelesaikan masalah berbangkit berkenaan dengan
penginapan

5 Menetapkan sistem pelaporan diri dan mengalukan ketibaan di
tempat penginapan pelajar.

6 Menetapkan tempat penginapan peserta serta pengagihan
kunci-kunci bilik.

7 Menyelia setiap masa keadaan penginapan peserta.

8 Menyediakan peraturan penginapan di kolej kediaman.

9 Membentuk jawatankuasa dan mengadakan mesyuarat
jawatankuasa kerja.

10 Menyediakan anggaran perbelanjaan .

11 Menyediakan laporan post-mortem.

12 Menyerah fail jawatankuasa kecil yang lengkap kepada
setiausaha JK Pengelola dalam masa.

13 Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara berbangkit
jika ada.

3.0 SENARAI SEMAK (LOKASI/VENUE/TEMPAT BERTUGAS)

Bil Perkara Ya Tidak

1 Kenal pasti / Menyenaraikan Tempat

2 permohonan penggunaan tempat daripada pemilik

3 Penambahbaikan tempat bertugas

4 Spesifikasi tempat (mengikut standard )

5 Pemeriksaan tempat sebelum ketibaan

4.0 SENARAI SEMAK (PERALATAN) Ya Tidak
Bil Perkara
1 Menyediakan peralatan yang perlu.
2 Mengenalpasti peralatan yang diperlukan bagi semua jenis

tugasan
3 Spesifikasi peralatan ( mengikut standard ).
4 Pembahagian peralatan mengikut jenis kerja.
5 Pemeriksaan peralatan teknikal.

JAWATANKUASA TEKNIKAL, PERTANDINGAN DAN KEPEGAWAIAN

1.0. TUJUAN
Untuk menjelaskan keperluan format yang seragam bagi penyediaan prosedur
dan arahan kerja untuk KAKOM untuk semua urusan yang berkait kepada
urusan teknikal dan pertandingan serta kepegawaian sepanjang kejohanan ini.

2.0. TANGGUNGJAWAB
Adalah menjadi tanggungjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa dan petugas Jawatankuasa Teknikal, Pertandingan
dan Kepegawaian untuk memastikan perkhidmatan yang terbaik sebelum,
semasa dan semua urusan berkaitan kejohanan KAKOM.

3.0 SENARAI TUGAS

3.1 Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil:
3.1.1 Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan jawatankuasa
3.1.2 Memaklumkan ahli berkaitan perlantikan jawatankuasa kecil
3.1.3 Menyediakan surat perlantikan

3.2 Mesyuarat Jawatankuasa Kecil:
3.2.1 Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa
Kecil
3.2.2 Menyelaraskan mesyuarat Jawatankuasa Kecil
3.2.3 Mengedarkan surat perlantikan Jawatankuasa Kecil
3.2.4 Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap Jawatankuasa
Kecil

3.3 Anggaran Perbelanjaan:
3.3.1 Membuat anggaran perbelanjaan

3.3.2 Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
jawatankuasa

3.4 Penyediaan Lokasi Pertandingan
3.4.1 Menentukan padang atau gelanggang yang akan digunakan untuk
pertandingan
3.4.2 Memastikan semua padang atau gelanggang simpanan sekiranya
gelanggang utama tidak dapat digunakan
3.4.3 Memastikan padang atau gelanggang untuk tujuan latihan rasmi
pasukan
3.4.4 Menyediakan surat permohonan rasmi tempat-tempat pertandingan
kepada pemilik lokasi berkaitan
3.4.5 Menentukan semua gelanggang aatau padang mengikut spesifikasi
pertandingan dengan merujuk kepada Badan Sukan Kebangsaan
3.4.6 Menyediakan tempat khas untuk kegunaan pegawai pasukan dan
peserta semasa pertandingan

3.5 Penyediaan Peralatan
3.5.1 Menyediakan semua keperluan atau kelengkapan peralatan
pertandingan yang digunakan bagi semua lokasi pertandingan
3.5.2 Menentukan dan menyediakan semua peralatan yang diperlukan
adalah sesuai dan mengikut peraturan pertandingan bagi semua
jenis sukan dengan merujuk kepada Badan Sukan Kebangsaan

3.6 Pegawai Teknikal (Pengadil)
3.6.1 Melantik pengadil, umpire dan pegawai pertandingan rasmi yang
diperlukan sepanjang kejohanan
3.6.2 Bertanggungjawab mengatur dan menyediakan pegawai
pertandingan di setiap lokasi pertandingan

3.7 Buku Peraturan dan Keputusan Rasmi Kejohanan

3.7.1 Menyediakan Buku Teknikal dan Pertandingan dengan merujuk kepada
Persatuan Sukan Kebangsaan

3.7.2 Menyediakan semua Jadual Pertandingan dengan merujuk kepada
Persatuan Sukan Kebangsaan

3.7.3 Memastikan semua keputusan pertandingan dikemaskini sepanjang
kejohanan

3.7.4 Menyediakan Buku Keputusan Rasmi keseluruhan pertandingan untuk
setiap sukan setelah tamat kejohanan

3.8 Pengurusan dan Pentadbiran

3.8.1 Menyediakan borang-borang pertandingan untuk diedarkan kepada
kontinjen-kontinjen mengikut jadual masa yang ditetapkan

3.8.2 Mengesahkan dan mengemaskinikan penyertaan bagi setiap kontinjen

3.8.3 Menyediakan jadual latihan rasmi bagi semua jenis sukan untuk kontinjen
yang mengambil bahagian

3.8.4 Memastikan setiap Pegawai Teknikal dan Pertandingan diberi taklimat
berkaitan

3.8.5 Mengemaskini dan menyebarkan sebarang perubahan maklumat kepada
kontinjen

3.8.6 Menyediakan Buku Keputusan Rasmi Harian pertandingan bagi setiap
acara sukan

3.8.7 Menyediakan laporan rasmi keputusan keseluruhan pertandingan

4.0 SENARAI SEMAK (KEPERLUAN TUGASAN)

4.1 Lokasi/venue/tempat pertandingan:
4.1.1 Mengenalpasti / menyenaraikan venue pertandingan
4.1.2 Permohonan penggunaan venue pertandingan daripada pemilik
4.1.3 Penambahbaikan venue pertandingan (ikut keperluan semasa)
4.1.4 Spesifikasi venue (mengikut standard pertandingan)
4.1.5 Pemeriksaan venue pertandingan sebelum kejohanan

4.2 Peralatan:
4.2.1 Mengenalpasti peralatan yang diperlukan bagi semua jenis acara
(sewa atau beli)
4.2.2 Menyediakan peralatan yang diperlukan bagi semua jenis acara
4.2.3 Spesifikasi peralatan sukan (mengikut standard)
4.2.4 Pembahagian peralatan mengikut jenis acara dan tempat
pertandingan
4.2.5 Pemeriksaan peralatan teknikal sebelum pertandingan
4.2.6 Merekod peralatan yang disediakan

4.3 Kepegawaian
4.3.1 Mengenalpasti bilangan pengadil, petugas dan sukarelawan
4.3.2 Mengenalpasti siapa pengadil, petugas dan sukarelawan
4.3.3 Mengenalpasti jenis tugas setiap petugas dan sukarelawan
4.3.4 Menentukan kos pembayaran pengadil, petugas dan sukarelawan

4.4 Buku Teknikal
4.4.1 Peraturan pertandingaan
4.4.1.1 Peraturan Am
4.4.1.2 Peraturan permainan
4.4.2 Jadual perlawanan
4.4.3 Keputusan penuh kejohanan

4.5 Dokumen Teknikal
4.5.1 Borang pendaftaran pertandingan
4.5.2 Borang pendaftaran pemain/peserta
4.5.3 Borang keputusan perlawanan
4.5.4 Lain-lain boring teknikal

4.6 Mesyuarat
4.6.1 JK Pengelola
4.6.2 JK Kecil
4.6.3 JK Teknikal, Pertandingan dan Kepegawaian bersama Persatuan
Sukan Kebangsaan (PSK)
4.6.4 JK Bantahan dan Rayuan (jika perlu)

4.7 Kos Jawatankuasa
4.7.1 Menentukan kos perbelanjaan jawatankuasa
4.7.2 Mengenalpasti kos perbelanjaan yang akan digunakan
4.7.3 Memastikan kos perbelanjaan mencukupi

4.8 Lain-lain
4.8.1 Mengenalpasti keperluan / kemudahan untuk lain-lain
jawatankuasa ditempat pertandingan
4.8.2 Koordinasi bersama dengan lain-lain jawatankuasa yang berkaitan

5.0 PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA DALAM
5.1 PENYEDIAAN VENUE
5.1.1 Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan mengenalpasti lokasi
yang bersesuaian dengan acara yang dipertandingkan
5.1.2 Menghantar surat tempahan kepada pemilik lokasi yang terlibat
berkenaan tarikh dan masa berlangsungnya acara
5.1.3 Sekiranya lokasi dipohon telah ditempah, lokasi lain akan
dikenalpasti
5.1.4 Mengenalpasti penambahbaikan dan penyelenggaran mengikut
spesifikasi permainan
5.1.5 Pemantauan bagi memastikan lokasi pertandingan selamat untuk
digunapakai semasa pertandingan

5.2 PENYEDIAAN PERALATAN SUKAN
5.2.1 Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan akan mengenalpasti
keperluan alatan bagi setiap acara
5.2.2 Pengerusi Teknik akan menyenaraikan jumlah peralatan yang
diperlukan oleh setiap permainan dan tempat pertandingan
5.2.3 Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan akan membuat proses
pembelian atau penyewaan peralatan pertandingan
5.2.4 Penerimaan dan pemeriksaan peralatan oleh Jawatankuasa
Teknikal dan Pertandingan

5.3 PENYEDIAAN PEGAWAI TEKNIKAL (PENGADIL/UMPIRE/PEMBANTU
TEKNIK)

5.3.1 Pengerusi Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan akan
mengenalpasti pengadil dan umpire yang mengadili setiap acara
sukan sepanjang kejohanan

5.3.2 Pengadil yang layak akan dilantik melalui Badan Sukan
Kebangsaan dan akan diberikan elaun kepengadilan yang telah
dipersetujui

5.3.3 Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan melalui Sekretariat
KAKOM akan melantik juri bantahan dan rayuan

5.3.4 Sebelum kejohanan bermula setiap pengadil rasmi dan pegawai
teknikal akan diberikan taklimat berkaitan kejohanan

5.4 PENYEDIAAN BUKU TEKNIKAL DAN PERTANDINGAN

5.4.1 Proses mengumpul kesemua peraturan pertandingan bagi semua
acara yang akan dipertandingkan

5.4.2 Pengerusi Teknik memastikan peraturan yang dikumpulkan adalah
peraturan sukan Yang terkini dan mengikut piawaian sukan
antarabangsa

5.4.3 Pelarasan bersama Persatuan Sukan Kebangsaan untuk proses
‘prove reading’

5.4.4 Peraturan Pertandingan dibukukan dan diedarkan kepada semua
kontinjen, pengadil dan pegawai teknikal kejohanan

5.5 BANTAHAN DAN RAYUAN

5.5.1 Sekiranya bantahan diterima ahli jawatankuasa bantahan akan
bersidang dan menilai serta memutuskan keputusan kepada
bantahan yang dibuat. Jawatankuasa rayuan pula akan bersidang
sekiranya rayuan dibuat.

5.6 KEPUTUSAN RASMI PERTANDINGAN

5.6.1 Acara KAKOM bermula di lokasi pertandingan

5.6.2 Keputusan pertandingan diterima daripada pengadil dan pegawai
teknikal pertandingan

5.6.3 Pengesahan keputusan daripada Ketua Pengadil setiap lokasi
pertandingan

5.6.4 Keputusan rasmi diterima, diedarkan melalui laman web dan
diedarkan ke Ketua Kontinjen, JK Hadiah, Sijil dan Cenderamata
serta JK Publisiti

6.0 CARTA ALIR
6.1 PROSES KERJA JAWATANKUASA TEKNIKAL, PERTANDINGAN DAN
KEPEGAWAIAN – PENYEDIAAN LOKASI PERTANDINGAN

Mula

Kenalpasti lokasi pertandingan
Lawatan ke venue pertandingan

Surat Tempahan Venue Tidak
Diluluskan
Lulus
Penambahbaikan ikut spec

Kenalpasti peralatan ikut spec

Memastikan venue sedia guna
Melaksanakan pertandingan

Tamat

6.2 PROSES KERJA JAWATANKUASA TEKNIKAL, PERTANDINGAN DAN
KEPEGAWAIAN - PENYEDIAAN PERALATAN SUKAN

Mula

Kenalpasti alatan acara
pertandingan

Penyenaraian penuh
alatan dan keperluan

Urusan
pembelian/sewaan

Penerimaan dan
pemeriksaan alatan

Merekodkan inventori

Penggunaan semasa
kejohanan

Tamat

6.3 PROSES KERJA JAWATANKUASA TEKNIKAL, PERTANDINGAN DAN
KEPEGAWAIAN – PENYEDIAAN PEGAWAI PERTANDINGAN
(TEKNIKAL/PENGADIL/PEMBANTU TEKNIKAL)

Mula

Kenalpasti senarai
pengawai pertandingan

Surat permohonan ke
persatuan sukan

Penerimaan senarai
pengawai pertandingan

Taklimat kepada
pegawai pertandingan

Acara bermula

Pengesahan keputusan
pertandingan

Tamat