MANUAL KERJA KAKOM (Pembentangan Pertama)

1. Mendapatkan senarai maklumat bilangan DI RUJUK
VVIP/VIP, pegawai dan tetamu. Sekretariat
JK Makanan
Menyelaras dengan pengusaha makan JK Makanan
2. berkenaan maklumat tentang bilangan
Sekretariat
terkini yang terlibat di dewan makan. JK Makanan

Memastikan semua aspek persiapan di JK Makanan

dewan makan telah sempurna susun atur Sekretariat
JK Makanan
3. meja dan kerusi di tempat makan beserta
keperluan peralatan lain seperti kipas

angin, cooler ,label meja dan kerusi,alas

meja, kebersihan di tempat makan.

Memastikan makanan yang disediakan

4. adalah dalam keadaan baik, bersih dan
berkualiti dan mecukupi.

Memastikan semua aspek penyajian

5. makan telah lengkap tersedia 1jam
sebelum dijadualkan.

6.0. CARTA ALIR
6.1 PROSES PENGURUSAN SAJIAN MAKANAN BUFFET HARIAN

Mula

Mendapatkan maklumat terkini daripada
sekretariat sekurang-kurangnya 3 hari

sebelum waktu makan diperlukan.

Menyelaras dengan pihak pengusaha
makanan/cafe berkenaan maklumat

terkini atlit makan di cafe

Memeriksa 'buffet line' 1 1/2 jam sebelum
masa makan (Cth: sesetengan makanan
mula dihantar, kebersihan, label makanan
disediakan, makanan diperiksa dari segi

rasa, warna dan bau dll.

Memeriksa kali Memastikan kerja-kerja
terakhir lokasi tempat pengemasan dilakukan

makan sepenuhnya selepas
masa makan
Semua atlit
mengambil makanan

di cafe ditetapkan

Tamat

6.2 PROSES PENGURUSAN SAJIAN MAKANAN BERBUNGKUS
Mula

Menerima borang pesanan dari sekretariat sekurang-
kurangnya 3 hari sebelum makanan tersebut diperlukan serta

pastikan borang tersebut dilengkapkan dan ditandatangani
oleh: a) Pengurus Pasukan b) Ketua JK Jamuan setiap cafe

Menyerahkan satu salinan kepada pengusaha makanan / cafe
2 hari sebelum makanan dan memastikan cafe telah
menerimanya serta telah mengambil tindakan

PROSES AGIHAN MAKANAN BERBUNGKUS PADA
HARI YANG TELAH DIPOHON OLEH KONTINJEN

JK Makanan perlu menghubungi pihak pengusaha makanan /
cafe 2 jam sebelum mengambil makanan untuk mendapatkan

maklumat status terkini persiapan bungkusan makanan
(Cth: berlaku kelewatan makanan disiapkan).

Jika berlaku kes Proses penghantaran makanan
kelewatan, sila hubungi
bersambung
dengan pemandu
JK Makanan dan sukarelawan
kenderaan dan urusetia
kontinjen dengan dikehendaki memastikan SEMUA
makanan dimasukkan kedalam kotak
segera.Maklumkan
besar / beg plastik besar dan dilabelkan
tentang waktu terkini
makanan dijangka dapat (tarikh, kontingen, acara sukan, bilangan
dan lokasi pertandingan.
disiapkan.

Sukarelawan menyerahkan makanan dan meminta pegawai
penerima menandatangani borang penerimaan

Tamat

6.3 PROSES PENGURUSAN JAMUAN RASMI

Mula

Memastikan pengusaha makanan
mendapatkan maklumat menu, bilangan

VVIP / VIP dan tetamu diperolehi

Memastikan semua persiapan dan
peralatan di tempat majlis jamuan telah siap
sedia sekurang-kurangnya 2 jam sebelum

majlis bermula (kebersihan, label
meja,tagging kerusi, alas meja, kipas,

cooler dll)

Memastikan sajian telah siap disediakan
sepenuhnya sekurang-kurangnya 1 jam

sebelum majlis jamuan bermula

JK memeriksa aspek kualiti makanan dari
segi rasa, warna, bau, kuantiti makanan

yang disediakan.

Memastikan petugas bersedia di lokasi
tempat makan yang ditetapkan untuk

menerima tetamu dan memantau
permintaan/kekurangan untuk diambil

tindakan segera.

Memastikan kerja-kerja pengemasan
dilakukan sepenuhnya selepas makan.

Tamat

JAWATANKUASA KEBERSIHAN

1.0 TUJUAN

Untuk menjelaskan secara terperinci berkenaan proses penyediaan Kebersihan
mengikut format MPK secara sistematik berdasarkan kepada keperluan piawaian
dan format yang seragam bagi penyediaan prosedur dan arahan kerja untuk
KAKOM.

2.0 TANGGUNJAWAB

Melalui penulisan ini, Jawatankuasa bertanggungjawab di dalam mengendalikan
proses untuk menyediakan dan menguruskan kebersihan KAKOM untuk
keperluan semua sekretariat mengikut peringkat.
Carta organisasi Jawatankuasa seperti di bawah (lampiran).

3.0 SKOP (SENARAI TUGAS JAWATANKUASA)

3.1 Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil:
3.1.1 Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan
Jawatankuasa.
3.1.2 Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil
3.1.3 Menyediakan surat perlantikan.

3.2 Mesyuarat Jawatankuasa kecil:
3.2.1 Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa
Kecil
3.2.2 Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
3.2.3 Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
3.2.4 Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa kecil.

3.3 Anggaran Perbelanjaan.
3.3.1 Membuat anggaran perbelanjaan
3.3.2 Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa

3.4 Maklumat daripada Urusetia / JK
3.4.1 Bekerjasama dengan urusetia dan jawatankuasa lain untuk
mendapatkan maklumat yang berkaitan.
3.4.2 Meneliti maklumat untuk digunakan sepanjang kejohanan

3.5 Menguruskan penyediaan dan perancangan peralatan dan keperluan.
3.6 Menyediakan skop tugasan dan tanggungjawab.
3.7 Menyediakan jadual tugasan Jawatankuasa Kebersihan (jadual dan

lokasi).
3.8 Menguruskan keperluan Jawatankuasa Kebersihan.

3.9 Menguruskan dan memantau Kebersihan semasa dan selepas
Kejohanan.

Tatacara Tindakan
Sebelum
1. Mewujudkan fail JK
2. Melantik jawatankuasa & surat lantikan, agihan tugas
3. Menyediakan rangka jumlah guna tenaga sukarelawan
4. Merancang anggaran perbelanjaan
5. Menyediakan senarai agihan sukarelawan
6. Memastikan kebersihan, keselamatan, keceriaan dan kelengkapan
7. Menyediakan peraturan sekarelawan
8. Menyediakan borang pendaftaran sukarelawan.
9. Memberi taklimat kepada sukarelawan.
10. Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara berbangkit jika ada

Tatacara Tindakan
Semasa

1. Menerima dan mengalukan ketibaan sukarelawan
2. Mengagihkan sukarelawan kepada jawatankuasa
3. Memantau dari semasa ke semasa.
4. Menyelesaikan masalah berbangkit jika ada.
Tatacara Tindakan
Selepas
1. Mesyuarat dan post mortem.
2. Menyediakan laporan & penyerahan kepada Setiausaha Jawatankuasa

pengelola 14 hari selepas kejohanan

4.0 SENARAI SEMAK (KEPERLUAN TUGASAN)

1 Kertas Kerja
2. Senarai Jawatankuasa
3 Bilik Mesyuarat
4. Bilik Operasi
5. Borang
6. Senarai Maklumat Sekretariat KAKOM
7. Senarai Acara Dipertandingkan
8. Senarai Lokasi Pertandingan / Upacara kejohanan
9. Senarai Penyelaras Acara / Pegawai Teknikal
10. Senarai Pegawai untuk dihubungi
11. Pengangkutan
12. Penginapan
13. Makanan

Bil Perkara Ya Tidak
1 Menyediakan fail jawatankuasa.

2 Menyelesaikan masalah berbangkit berkenaan
dengan Kebersihan

3 Menyelia setiap masa keadaan sukarelawan

4 Membentuk jawatankuasa dan mengadakan
mesyuarat jawatankuasa kerja.

5 Menyediakan anggaran perbelanjaan .

6 Menyediakan laporan post-mortem.

7 Menyerah fail jawatankuasa kecil yang lengkap
kepada setiausaha JK Pengelola dalam masa.

8 Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara
berbangkit jika ada.

5.0 PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA
5.1 Prosedur dan arahan kerja (Penyediaan Kertas Kerja)

Bil Prosedur Kerja Pegawai /
Jawatankuasa
1. Menyediakan kertas kerja, anggaran
perbelanjaan, anggran jumlah keperluan peralatan Di rujuk

Jawatankuasa
Kebersihan

Semakan dan kelulusan Jawatankuasa
a. Menyediakan kertas kerja dan dihantar Kebersihan

2. kepada Jawatankuasa Pengelola. Jika ada
pindaan, buat pembetulan pada kertas kerja,

jika tiada terus kepada proses berikutnya

3. Memohon Kelulusan penganjuran dan kewangan Jawatankuasa
daripada Jawatankuasa Pengelola Kebersihan

Menubuhkan Jawatankuasa Jawatankuasa
4. a. Mesyuarat Jawatankuasa Kebersihan Kebersihan

KAKOM

5. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
a. Mesyuarat Jawatankuasa Kebersihan Kebersihan

Mengedarkan Borang Keperluan Jawatankuasa
Kebersihan
a. Menyediakan dan menghantar borang

6. keperluan kepada semua Jawatankuasa
b. Mengambil tindakan maklum balas sebelum

tarikh akhir

c. Melakukan penapisan

Justifikasi Kebersihan Jawatankuasa
7. a. Pembahgian mengikut bidang dan lokasi Kebersihan

b. Klasifikasi tugas Kebersihan

Menyediakan laporan Jawatankuasa
a. Menyediakan laporan sukarelawan Kebersihan

8 b. Menyediakan laporan kewangan peruntukan Jawatankuasa
sukarelawan Kebersihan

c. Mengadakan post mortem

Mengemaskini Dokumen dan fail

a. Mengumpul segala laporan dan minit

9 mesyuarat berkaitan penyediaan
sukarelawan KAKOM

b. Surat mesyuarat difailkan

c. Salinan akan dihantar kepada Pengelola

6.0 CARTA ALIR PROSES KERJA
6.1 Penyediaan Kertas Kerja Untuk Jawatankuasa Kebersihan

Mula

Penyediaan Kertas Kerja, Anggaran
Perbelanjaan, Anggaran Jumlah
Peralatan

Semakan
dan

Kelulusan

Memohon Kelulusan Penganjuran
Dan Kewangan

Tamat

6.2 Penubuhan Jawatankuasa Kerja Kebersihan
Mula

Menubuhkan Jawatankuasa
Mengadakan Mesyuarat

Tamat
6.3 Penubuhan Jawatankuasa Kerja Kebersihan

Mula
Mengedarkan Borang Keperluan
Mengedarkan Surat / Maklum balas

Keperluan
Justifikasi Sukarelawan

Tamat

JAWATANKUASA PENDAFTARAN, PENGINAPAN DAN PERKAMPUNGAN SUKAN

1.0 TUJUAN

Untuk menjelaskan keperluan piawaian dan format yang seragam bagi
penyediaan prosedur dan arahan kerja untuk KAKOM dan bagi semua urusan
menyambut ketibaan atlit dan pegawai kontinjen di perkarangan perkampungan
sukan dan penginapan.

2.0 TANGGUNJAWAB

Adalah menjadi tanggunjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa dan petugas jawatankuasa untuk memastikan
perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa dan semua urusan berkaitan
KAKOM

3.0 SKOP (SENARAI TUGAS JAWATANKUASA)

3.1 Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil.
3.2 Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan jawatankuasa.
3.3 Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil.
3.4 Menyediakan surat perlantikan.
3.5 Memperolehi jadual ketibaan terkini kontinjen dari sekretariat Karnival

Kokurikulum Matrikulasi (KAKOM)
3.6 Menyambut ketibaan kontinjen di perkampungan sukan / penginapan.
3.7 Memandu arah kontinjen ke tempat taklimat / mesyuarat.
3.8 Menjalankan sesi percubaan (trial run) untuk keseluruhan proses dan

prosedur.

4.0 Carta Alir
4.1 Ketibaan Atlit dan Pegawai Kontinjen

MULA

KETIBAAN ATLIT / PEGAWAI

URUSAN TETAMU URUSAN
PENDAFTARAN

SESI PENERANGAN / SOAL JAWAB

TAMAT

5.0 Senarai Semak (Keperluan Tugasan)
5.1 Senarai nama setiap kategori seperti berikut:
5.1.1 Atlit
5.1.2 Pegawai Kontinjen
5.1.3 Pegawai Teknikal / Pengadil
5.1.4 Pegawai Pengurusan Atasan
5.1.5 Kumpulan Urusetia
5.2 Jadual ketibaan terkini kontinjen
5.3 Lokasi simpanan sementara peralatan kontinjen
5.4 Jadual tugasan
5.5 Senarai nombor telefon setiap ahli urusetia
5.6 Senarai nama dan nombor pegawai / penginapan / hotel

6.0 Prosedur dan arahan kerja penginapan (Pendaftaran / Ketibaan Atlit dan
pegawai)

Turutan langkah atau tindakan bagi melaksanakan tugas bermula dengan:

Bil Prosedur Kerja Pegawai /
Jawatankuasa

Di rujuk

LO menyerahkan atlit dan pegawai kepada wakil Pegawai
Penginapan
1. jawatankuasa perkampungan sukan / penginapan di
lokasi.

2. Jawatankuasa Penginapan menerima serta mengalu- Pegawai
alukan ketibaan atlit dan pegawai. Penginapan

3. Jawatankuasa Penginapan serta sukarelawan membantu Pegawai
dalam urusan penempatan Penginapan

Semua atlit dan pegawai di jemput untuk menghadiri sesi Sekretariat
taklimat / soaljawab berkaitan prosedur perkara-perkara

4. berkaitan penginapan. Perkampungan
Proses ketibaan atlit serta pegawai tamat dan urusan Sukan

seterusnya disalurkan

PROSES PENDAFTARAN MASUK ATLIT DAN PEGAWAI

1.0 Tujuan

Untuk menjelaskan keperluan piawaian dan format yang seragam bagi
penyediaan prosedur dan arahan kerja untuk Karnival Kokurikulum Matrikulasi
(KAKOM) dan bagi semua urusan yang berkaitan dengan urusan menyambut
ketibaan atlit dan pegawai kontinjen di perkarangan perkampungan sukan dan
penginapan.

2.0 Tanggunjawab

Adalah menjadi tanggunjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa dan petugas jawatankuasa untuk memastikan
perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa dan semua urusan berkaitan
Karnival Kokurikulum Matrikulasi (KAKOM).

3.0 Skop (Senarai Tugas Jawatankuasa)

3.1 Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil.

3.2 Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan jawatankuasa.

3.3 Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil.

3.4 Menyediakan surat perlantikan.

3.5 Mengenalpasti agihan bilik penginapan atlit, pegawai kontinjen, pegawai
kejohanan sekretariat.

3.6 Menyediakan bilik penginapan mengikut kelayakan setiap kumpulan.

3.7 Memastikan semua peralatan, kemudahan dan perkhidmatan berkaitan
penginapan dalam keadaan kondusif, sempurna dan mencukupi.

3.8 Memastikan urusan pendaftaran masuk ke tempat penginapan berjalan
lancar dan sempurna.

3.9 Memastikan prosedur dan peralatan penginapan diperjelaskan dan
dipatuhi oleh semua yang terlibat.

3.10 Menyediakan buku panduan perkampungan sukan @ penginapan luar
untuk setiap tetamu sebagai rujukan kepada semua keperluan
perkhidmatan

4.0 Carta Alir
4.1 Proses Pendaftaran masuk atlit dan pegawai

MULA

RUJUK KE MEJA SEMAKAN SENARAI TETAMU
URUSETIA
TETAMU
TERSENARAI

PEGAWAI MENGENALPA PENGADIL /
STI TETAMU TEKNIKAL

KONTINJEN
PROSES PEMBAHAGIAN BILIK

PROSES PENDAFTARAN
ONLINE

TANDATANGAN BORANG PENDAFTARAN

SERAHAN KUNCI BILIK / PENGINAPAN
MENUNJUK ARAH BILIK / PENGINAPAN

URUSAN MASUK BILIK / PENGINAPAN

TAMAT

5.0 Senarai Semak (Keperluan Tugasan)
5.1 Senarai nama setiap kategori seperti berikut:
5.1.1 Atlit
5.1.2 Pegawai Kontinjen
5.1.3 Pegawai Teknikal / Pengadil
5.1.4 Pegawai Pengurusan Atasan
5.1.5 Kumpulan Urusetia
5.1.5.1 Sekretariat
5.1.5.2 Perubatan
5.1.5.3 Keselamatan
5.1.5.4 Makanan Dan Minuman
5.1.5.5 Penginapan
5.1.5.6 Pengangkutan
5.1.5.7 Pegawai Seranta (LO)
5.2 Senarai agihan bilik (bilangan dan no. Bilik) mengikut kelayakan dan
kumpulan tersebut di atas.
5.3 Jumlah bilik urusetia yang diperlukan mengikut kumpulan berikut.
5.4 Manual panduan di setiap lokasi penginapan.

6.0 Prosedur dan arahan kerja (Proses Pendaftaran masuk atlit dan pegawai)

Turutan langkah atau tindakan bagi melaksanakan tugas bermula dengan:

Bil Prosedur Kerja Pegawai /
Jawatankuasa

Di rujuk

Jawatankuasa Penginapan menyemak senarai nama

1. tetamu daripada Kontinjen (Pengurus Pasukan) dan Pegawai
dibandingkan dengan senarai semak daripada Penginapan

Jawatankuasa Induk Pegawai
Penginapan
Sila rujuk Sekretariat Karnival Kokurikulum Matrikulasi
(KAKOM)jika nama tetamu/atlit/pegawai tidak ada di Pegawai
2. dalam senarai semak Penginapan
Sekiranya nama tidak tersenarai terus ke proses
pendaftaran penginapan Pegawai
Penginapan
Urusetia akan menyemak mana-mana individu yang tidak
3. ada di dalam senarai semak, jawatankuasa penginapan

akan mengajukan masalah ini ke urusetia /sekretariat

Terdapat 3 kategori tetamu yang perlu di uruskan
pendaftaran penginapan iaitu:-
Kategori A
Atlit dan Pegawai Kontinjen

Kategori B
VIP yang terdiri daripada Pegawai Atasan KPM, KPT,
IPT, dan Agensi Kerajaan yang lain

Kategori C
4. Pengadil dan pegawai Kejohanan (teknikal)

Selain daripada kategori yang dinyatakan di atas, tetamu
yang datang ke jawatankuasa akan dirujuk ke
jawatankuasa yang berkenaan.

Setelah kategori tetamu dikenalpasti, para tetamu bagi
kategori A akan dilkukan proses pembahagian bilik
manakala tetamu dari kategori B dan C akan terus
didaftarkan secara Online

Proses Pembahagian bilik bagi tetamu Kategori A

dilakukan berdasarkan kepada faktor-faktor berikut:-

A. Jantina

B. Jenis Sukan

5. C. Majlis Sukan Pegawai
Proses pembahgian bilik dan kemasukan senarai ke bilik- Penginapan

bilik dilakukan lebih awal sebelum ketibaan atlit.

Ini bertujuan untuk meminimakan waktu menunggu

semasa pengambilan kunci bilik dilakukan.

Pendaftaran Online bagi ketiga-tiga Kategori dilakukan Pegawai
menggunakan sistem pendaftaran yang telah direka khas Penginapan

6. untuk tujuan pendaftaran secara online yang mempunyai
ciri-ciri keselamatan yang komprehensif, traceable dan

boleh diharapkan.

Walaupun telah ada pendaftaran online, semua tetamu

7. masih perlu menandatangani borang pendaftaran Pegawai
sebagai bukti mereka telah mendaftar masuk ke Penginapan

penginapan dan tujuan rekod.

Setelah tetamu menandatangani borang pendaftaran, Pegawai
proses penyerahan kunci akan dilakukan Penginapan

Tiada sebarang pertukaran bilik akan dilayan tanpa
8. sebab yang munasabah

Jika berlaku pertukaran sebarang masalah adalah
dibawah tanggungjawab tetamu sendiri.

9. Seterusnya sukarelawan menunjuk arah serta mengiringi Pegawai
tetamu ke bilik masing-masing. Penginapan

10 Sukarelawan juga akan membantu para tetamu Sukarelawan
mengangkat barang-barang serta peralatan tetamu ke Pegawai

bilik penginapan, jika perlu. Penginapan

TINDAKAN JAWATANKUASA

1.0 Mesyuarat Jawatankuasa kecil :
1.1 Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa Kecil.
1.2 Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
1.3 Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
1.4 Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa kecil.

2.0 Merangka Perbelanjaan.
2.1 Membuat anggaran perbelanjaan .
2.2 Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa.

3.0 Maklumat daripada Urusetia/JK
3.1 Bekerjasama dengan urusetia dan jawatankuasa lain untuk mendapatkan
maklumat yang berkaitan.
3.2 Meneliti maklumat untuk digunakan sepanjang kejohanan.

4.0 Bentuk Pendaftaran
4.1 Berbincang dalam mesyuarat reka bentuk pendaftaran yang akan dipilih.
4.2 Mendapat persetujuan pihak pengurusan/urusetia dan JK lain berkaitan
reka bentuk pendaftaran yang akan dipilih.
4.3 Membentangkan dalam mesyuarat pengelolaan berkaitan bentuk
pendaftaran yang akan digunakan pada Karnival Kokurikulum Matrikulasi
(KAKOM).
4.4

Tatacara Tindakan

Sebelum

1. Mewujudkan fail JK

2. Melantik jawatankuasa & surat lantikan, agihan tugas

3. Menyediakan laporan kerosakan, kemudahan sedia ada dan jumlah bilik yang
boleh menampung penginapan pelajar.

4. Merancang anggaran perbelanjaan dan baik pulih serta tempoh pelaksanaan

5. Menyediakan senarai agihan bilik penginapan pelajar & pegawai disertakan
dengan peraturan penginapan.

6. Memastikan kunci-kunci bilik asrama boleh diguna.

7. Memastikan tatacara pengosongan bilik di asrama berjalan dengan lancar.

8. Memastikan kebersihan, keselamatan, keceriaan dan kelengkapan di bilik

9. penginapan pelajar, tandas berada dalam keadaan memuaskan.

10. Menyediakan peraturan penginapan kolej kediaman dan ditampal di setiap

11. pintu bilik penginapan serta diedarkan kepada kontinjen.

12. Menyediakan borang pendaftaran masuk pelajar dan pegawai pengiring.

13. Memberi taklimat kepada sukarelawan.
14. Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara berbangkit jika ada

Tatacara Tindakan
Semasa

1. Menerima dan mengalukan ketibaan peserta dan pegawai pengiring di blok
kediaman.

2. Mengagihkan kunci bilik dan borang pendaftaran masuk.
3. Memantau keadaan penginapan dari semasa ke semasa.
4. Menyelesaikan masalah berbangkit jika ada.

Tatacara Tindakan
Selepas

1. Memastikan kontinjen memulangkan kunci bilik penginapan dan peralatanlain.
2. Memastikan bilik penginapan dibersihkan
3. Mesyuarat dan post mortem.
4. Menyediakan laporan & penyerahan kepada Setiausaha Jawatankuasa

pengelola 14 hari selepas kejohanan

2.0 SENARAI SEMAK ( KEPERLUAN TUGASAN ) Ya Tidak
Ya Tidak
Bil Perkara
1 Menyediakan fail jawatankuasa.
2 Memastikan pengosongan bilik-bilik asrama.
3 Memastikan kebersihan, keselamatan, keceriaaan dan

kelengkapan bilik penginapan.
4 Menyelesaikan masalah berbangkit berkenaan dengan

penginapan
5 Menetapkan sistem pelaporan diri dan mengalukan ketibaan di

tempat penginapan pelajar.
6 Menetapkan tempat penginapan peserta serta pengagihan

kunci-kunci bilik.
7 Menyelia setiap masa keadaan penginapan peserta.
8 Menyediakan peraturan penginapan di kolej kediaman.
9 Membentuk jawatankuasa dan mengadakan mesyuarat

jawatankuasa kerja.
10 Menyediakan anggaran perbelanjaan .
11 Menyediakan laporan post-mortem.
12 Menyerah fail jawatankuasa kecil yang lengkap kepada

setiausaha JK Pengelola dalam masa.
13 Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara berbangkit

jika ada.

3.0 SENARAI SEMAK (LOKASI/VENUE/TEMPAT BERTUGAS)

Bil Perkara
1 Kenal pasti / Menyenaraikan Tempat
2 permohonan penggunaan tempat daripada pemilik

3 Penambahbaikan tempat bertugas

4 Spesifikasi tempat (mengikut standard )

5 Pemeriksaan tempat sebelum ketibaan

4.0 SENARAI SEMAK (PERALATAN)

Bil Perkara Ya Tidak

1 Menyediakan peralatan yang perlu.

2 Mengenalpasti peralatan yang diperlukan bagi semua jenis
tugasan

3 Spesifikasi peralatan ( mengikut standard ).

4 Pembahagian peralatan mengikut jenis kerja.

5 Pemeriksaan peralatan teknikal.

BAB 7

Penyelaras 4 - Jabatan Sastera Ikhtisas Dan Sains Sosial (KJSI)

JAWATANKUASA BUKU PROGRAM DAN KAD JEMPUTAN

1.0. TUJUAN

Untuk menjelaskan keperluan standard dan format bagi penyediaan prosedur
dan arahan kerja untuk semua urusan yang berkait kepada urusan penyediaan
Buku Program dan Kad jemputan KAKOM.

2.0. TANGGUNGJAWAB

Adalah bagi tanggungjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa serta Jawatankuasa Buku Program dan Kad Jemputan
untuk memastikan Buku Program dan Kad jemputan diterima sebelum
Kejohanan KAKOM

3.0. SKOP (SENARAI TUGAS)

3.1. Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil:
3.1.1. Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan
Jawatankuasa.
3.1.2. Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil.
3.1.3. Menyediakan surat perlantikan.

3.2. Mesyuarat Jawatankuasa kecil :
3.2.1. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa
Kecil.
3.2.2. Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
3.2.3. Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
3.2.4. Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa kecil.

3.3. Anggaran Perbelanjaan.
3.3.1. Membuat anggaran perbelanjaan.
3.3.2. Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa

3.4. Maklumat daripada Urusetia / JK
3.4.1. Bekerjasama dengan urusetia dan jawatankuasa lain untuk
mendapatkan maklumat yang berkaitan
3.4.2. Meneliti maklumat untuk digunakan sepanjang kejohanan.

3.5. Mereka bentuk kulit luar buku program dan kad jemputan
3.5.1. Bermesyuarat untuk mendapatkan kata putus pilihan/cadangan
buku Program atau kad jemputan
3.5.2. Membentang cadangan kulit buku program dan kad jemputan
dalam mesyuarat pengelolaan untuk mendapat persetujuan

3.5.3. Membentuk kulit buku program dan kad jemputan untuk dihantar
bahagian percetakan.

3.6. Bahan dan pengisian buku program dan kad jemputan.
3.6.1. Bekerjasama dengan ahli jawatankuasa kecil yang lain untuk
mendapat bahan dan perkara yang perlu dimasukan atau
dimuatkan dalam buku program dan kad jemputan.
3.6.2. Mendapat senarai nama ahli jawatankuasa serta pegawai daripada
jawatankuasa kecil yang terlibat untuk dimasukan dalam buku
program.
3.6.3. Mendapat atur cara majlis daripada jawatankuasa atur cara yang
terlibat untuk dimasukan dalam buku program dan kad jemputan
3.6.4. Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang
terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program kad
jemputan.
3.6.5. Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa
protokol untuk di muatkan dalam buku program.
3.6.6. Mencadangkan harga-harga iklan serta bekerjasama dengan
jawatan kuasa promosi untuk mendapat iklan-iklan untuk di
muatkan di dalam buku program.

3.7. Percetakan Buku Program dan kad jemputan
3.7.1. Merangka dan menyusun buku program dan kad jemputan.
3.7.2. Menghantar buku program dan kad jemputan yang telah disusun
untuk dicetak.
3.7.3. Memastikan buku program dan kad jemputan siap dicetak tepat
pada masanya.

3.8. Menghantar dan mengedarkan buku program dan kad jemputan.
3.8.1. Mendapatkan senarai tetamu kehormat, tetamu khas serta lain-lain
tetamu yang akan dijemput untuk dihantar kad jemputan.
3.8.2. Menghantar / mengirim kad jemputan kepada tetamu yang akan
hadir.
3.8.3. Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan
semasa kejohanan.
3.8.4. Memastikan semua kad jemputan sampai dan diterima oleh semua
jemputan yang akan hadir dalam kejohanan.
3.8.5. Memastikan semua kontinjen dan jemputan menerima buku
progran daripada urusetia.

3.9. Post Mortem
3.9.1. Mengadakan postnmortem JK Kecil untuk mengenalpasti
permasalahan dan cadangan penambahbaikan dapat dilakukan.

4.0. SENARAI SEMAK (KEPERLUAN TUGASAN) YA TIDAK
BIL PERKARA
1 Kulit Luar Buku Program dan Kad Jemputan
2 Isi dan maklumat Buku Program dan kad jemputan
3 Senarai JK Induk
4 Senarai JK Pengelolaan
5 Senarai JK Kecil
6 Senarai pegawai
7 Atur cara majlis
8 Jadual acara
9 Kata-kata aluaan VIP / VVIP
10 Iklan dan Harga Iklan
11 Senarai tetamu
12 Cetakan
13 Edaran

5.0. PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA DALAM PENYEDIAAN LOKASI

5.1. Pengerusi JK Buku Program dan Kad Jemputan mengenalpasti lokasi
yang bersuaian untuk digunakan untuk mendapatkan segala maklumat
kejohanan dan tempat untuk proses kerja JK.

5.2. Mengenalpasti penambahbaikan dan penyelenggaraan tempat untuk
disesuaikan dengan kerja-kerja memproses buletin.

5.3. Pemantauan bagi memastikan lokasi sesuai untuk digunapakai sepanjang
kejohanan berlangsung.

6.0. CARTA ALIR PROSES KERJA JK BUKU PROGRAM DAN KAD JEMPUTAN
Mula

Perlantikan JK Tidak
DiLuluskan
Mesyuarat JK
Tidak
Anggaran DiLuluskan
Perbelanjaan

Lulus
Mesyuarat JKK /

Pengelolaan

Rekabentuk Buku
Program / Kad
Jemputan

Lulus
Bahan dan Isi

Percetakan

Penerbitan /
Pengedaran

Tamat

JAWATANKUASA PUBLISITI DAN PROMOSI / SERANTA

1.0 TUJUAN

Untuk menjelaskan keperluan-keperluan format yang seragam bagi
penyediaan prosedur dan arahan kerja untuk KAKOM bagi semua yang
berkaitan dengan urusan publisiti dan promosi / seranta sepanjang
kejohanan ini.

2.0 TANGGUNGJAWAB

Adalah menjadi tanggungjawab Pengerusi, Naib Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa dan petugas Jawatankuasa Publisiti dan Promosi
/ Seranta untuk memastikan perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa
dan selepas kejohanan dalam semua urusan berkaitan kejohanan KAKOM.

3.0 JK PROMOSI DAN PUBLISITI / SERANTA

3.1 Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil:
3.1.1 Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan
Jawatankuasa.
3.1.2 Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil
3.1.3 Menyediakan surat perlantikan.

3.2 Mesyuarat Jawatankuasa kecil:
3.2.1 Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada
Jawatankuasa Kecil
3.2.2 Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
3.2.3 Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
3.2.4 Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa
kecil.

3.3 Anggaran Perbelanjaan.
3.3.1 Membuat anggaran perbelanjaan
3.3.2 Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa

3.4 Membuat tempahan billboard, banner dan streamer serta
meletakkannya di tempat-tempat yang strategik setelah mendapat
kebenaran daripada kerajaan tempatan.

3.5 Menghebah / memaklumkan pertandingan ini di media.
3.6 Menghubungi wartawan-wartawan untuk liputan.
3.7 Menyediakan tempat yang sesuaI untuk liputan wartawan.
3.8 Memberikan maklumat terkini kepada wartawan semasa

pertandingan berlangsung.
3.9 Menghebahkan maklumat di radio mengenai butiran pertandingan

yang sedang berlangsung
3.10 Mengadakan post mortem jawatankuasa

3.11 Menyerahkan segala bil dan butiran perbelanjaan kepada Sekretariat
KAKOM.

4.0 SENARAI SEMAK JK PUBLISITI DAN PROMOSI / SERANTA

Bil Tindakan Ya Tidak

Membuat tempahan billboard dan banner dan

meletakkan di tempat-tempat yang strategik

4.1.1 Mendapatkan logo dan maskot kejohanan

4.1.2 Membuat reka bentuk billboard dan banner

4.1.3 Mendapatkan pengesahan bagi reka bentuk

billboard dan banner

4.1 4.1.4 Menghantar kepada pembekal untuk
mencetak

4.1.5 Pembekal memohon kebenaran dari kerajaan

tempatan untuk meletakkan billboard dan

banner

4.1.6 Memastikan pembekal membuat

pemasangan tempat yang betul

Menghebah / memaklumkan pertandingan ini di

media
4.2.1 Mengenalpasti pihak media yang

bertanggungjawab untuk membuat hebahan
4.2.2 Membuat permohonan kepada pihak media

4.2 4.2.3 Membuat draf maklumat yang akan diberikan
kepada media

4.2.4 Mendapatkan pengesahan sebelum diberikan
kepada media

4.2.5 Memastikan media menyiarkan maklumat
yang tepat dan waktu yang tepat.

Membuat liputan sepanjang pentandingan
4.3.1 Menyediakan tempat yang sesuai kepada

4.3 wartawan
4.3.2 Menyalurkan maklumat yang terkini dan tepat

kepada wartawan dari semasa ke semasa

5.0 PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA

Bil Tindakan Tanggungjawab

Membuat tempahan billboard dan banner dan
5.1 meletakkan di tempat-tempat yang strategik

5.1.1 Mendapatkan logo dan maskot
kejohanan

5.1.2 Membuat reka bentuk billboard dan
banner

5.1.3 Mendapatkan pengesahan bagi reka
bentuk billboard dan banner

5.1.4 Menghantar kepada pembekal untuk
mencetak

5.1.5 Pembekal memohon kebenaran dari
kerajaan tempatan untuk meletakkan
billboard dan banner

5.1.6 Memastikan pembekal membuat
pemasangan tempat yang bet

5.2 Menghebah / memaklumkan pertandingan ini
di media

5.2.1 Mengenalpasti pihak media yang

bertanggungjawab untuk membuat

hebahan

5.2.2 Membuat permohonan kepada pihak

media

5.2.3 Membuat draf maklumat yang akan

diberikan kepada media

5.2.4 Mendapatkan pengesahan sebelum

diberikan kepada media

5.2.5 Memastikan media menyiarkan

maklumat yang tepat dan waktu yang

tepat.

5.3 Membuat liputan sepanjang pentandingan
5.3.1 Menyediakan tempat yang sesuai

kepada wartawan

5.3.2 Menyalurkan maklumat yang terkini dan

tepat kepada wartawan dari semasa ke

semasa

6.0 CARTA ALIR
6.1 Carta Alir Pengurusan Billboard dan Banner


Mula

Merancang
Bilangan Banner

dan Billboard
Perlantikan JK
Merekabentuk

Banner dan
Billboard

Merekabentuk
Banner dan
Billboard

Membuat
Permohonan Dari

Kerajaan
Tempatan

Memasang
billboard dan
banner di tempat
yang strategik

Tamat

6.2 Carta Alir Pengurusan Pihak Media

Mula

Mengenalpasti
Pihak Media
Yang Terlibat

Membuat
permohonan
kepada pihak

media

Menyalurkan
maklumat

kepada pihak
media

Memaastikan
pihak media
menyampaikan
maklumat yang

tepat

Tamat

JAWATANKUASA TAJAAN

1.0. TUJUAN

Untuk menjelaskan keperluan format yang seragam bagi penyediaan prosedur
dan arahan kerja untuk KAKOM untuk semua urusan yang berkait kepada
urusan teknikal dan pertandingan serta kepegawaian sepanjang kejohanan ini.

2.0. TANGGUNGJAWAB

Adalah menjadi tanggungjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan
semua ahli jawatankuasa dan petugas Jawatankuasa Tajaan untuk memastikan
perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa dan semua urusan berkaitan
kejohanan KAKOM.

3.0. SENARAI TUGAS

3.1. Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil:
3.1.1. Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan
Jawatankuasa.
3.1.2. Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil
3.1.3. Menyediakan surat perlantikan.

3.2. Mesyuarat Jawatankuasa kecil:
3.2.1. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa
Kecil
3.2.2. Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
3.2.3. Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
3.2.4. Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa kecil.

3.3. Anggaran Perbelanjaan.
3.3.1. Membuat anggaran perbelanjaan
3.3.2. Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa

3.4. Melantik perunding bagi tajaan.
3.4.1. Mendapatkan seberapa banyak tajaan berbentuk kewangan,
perkhidmatan dan barangan bagi mengurangkan kos penganjuran.
3.4.2. Mengenalpasti prosedur kewangan yang terlibat.
3.4.3. Merangka pakej-pakej penajaan untuk penaja.
3.4.4. Koordinasi dengan jawatankuasa lain terutamanya ajli
jawatankuasa Publisiti daPromosi,ICT, dan Protokol dan sambutan.
3.4.5. Mengatur mesyuarat berkala bagi urusan tajaan.
3.4.6. Mengenalpasti penaja-penaja utama (contoh :
telekomunikasi,makanan dan minuman, pakaian dan orang
perseorangan)
3.4.7. Mengeluarkan surat-surat kepada syarikat/penaja untuk
mendapatkan sumber tajaan.
3.4.8. Menerima sumbangan daripada penaja.

3.4.9. Mengemukakan sumbangan dan maklumat penaja kepada pihak
tertentu.

4.0. SENARAI SEMAK (KEPERLUAN TUGASAN)
1 Senarai penaja
2. Surat Pelepasan Lembaga Hasil Dalam Negeri
3 Pakej Penajaan
4. Surat permohonan Penajaan
5. Cenderahati
6. Buku Teknikal Pertandingan
7. Broucher/Pamplet/Pakej Penaja
8. Senarai sumbangan daripada Penaja
9. Borang Jawapan/Sumbangan
10. Surat Panggilan Mesyuarat
11. Sijil/surat penghargaan Penaja
12. Kad Jemputan penaja
13. Tentatif Program
14. Buku Program

5.0. PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA

5.1. PROSEDUR 1: DAPATKAN PANDUAN DARI KPM DAN BMKPM

Bil Prosedur Kerja Pegawai Peraturan /
Di Rujuk Undang-undang
1 Menulis surat kepada KPM dan
BMKPM untuk mendapatkan Tajaan Pekeliling
maklumat yang berkaitan tajaan dan Perbendaharaan
seperti prosedur kewangan dan
prosedur untuk mendapatkan tajaan Sekretariat
daripada penaja serta format surat
menyurat yang berkaitan.

2 Mendapatkan dokumen-dokumen
lepas yang berkaitan bagi
melancarkan proses-proses tajaan.

5.2. PROSEDUR 2: BERHUBUNG DENGAN AJK YANG BERKAITAN

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan /
Rujuk Undang-undang
1 Memberitahu/berhubung dengan
AJK lain yang berkaitan JK Pekeliling
(publisiti,ICT, Protokol & Tajaan, Perbendaharaan
Sambutan) bahawa AJK Tajaan Promosi dan
akan bergabung dengan mereka Publisiti,
untuk mendapatkan tajaan. Protokol dan
sambutan,
2 Memastikan tarikh-tarikh untuk Teknikal dan
membuat mesyuarat bersama pertandingan
dengan AJK tersebut (Publisiti &
Promosi, ICT, Protokol & serta
Sambutan) Persediaan

3 Mengeluarkan surat panggilan Atlit
mesyuarat bersama dengan AJK
tersebut.

Mengadakan mesyuarat dengan
AJK tersebut untuk memastikan
cara kerjasama yang boleh
bergerak untuk mengenalpasti dan
menghubungi penaja-penaja

Melantik urusetia di setiap kontinjen

5.3. PROSEDUR 3: MESYUARAT URUSETIA JAWATANKUASA TAJAAN

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan /
Rujuk Undang-undang
1 Mengeluarkan surat panggilan
jemputan mesyuarat untuk JK Tajaan, Pekeliling
urusetia-urusetia yang telah JK Kecil Perbendaharaan
dilantik
Tajaan dan
2 Melantik setiausaha yang akan Sekretariat
mencatitkan minit mesyuarat

3 Membincangkan perkara-perkara
yang berkaitan dengan prosedur
penajaan dan kewangan serta
strategi-strategi untuk
mendapatkan tajaan

4 Mengenalpasti tabung bencana
yang digunakan untuk tujuan
penerimaan sumbangan berbentuk
wang tunai

5 Merekabentuk format borang dan
surat untuk kegunaan penajaan

5.4. PROSEDUR 4: MESYUARAT URUSETIA JAWATANKUASA
PELAKSANA MENGENAI PROSEDUR KEWANGAN

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan /
Rujuk Undang-undang
1 Menyediakan dokumen yang
lengkap untuk permohonan JK Tajaan, Pekeliling
pelepasan cukai dari Lembaga Sekretariat Perbendaharaan
Hasil Dalam Negeri (LHDN) untuk dan wakil
tujuan penajaan dan kelulusan.
Mewujudkan akaun bank. LHDN

2 Menyenaraikan dan mengenalpasti
prosedur-prosedur kewangan yang
bersesuaian dengan tajaan

3 Mengenalpasti proses
keluar/masuk dana daripada tajaan
(buku vot,borang keluar/masuk
dan surat menyurat yang
berkaitan)

5.5. PROSEDUR 5: KOORDINASI DENGAN JAWATANKUASA
BERKAITAN

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan /
Rujuk Undang-undang
1 Mendapatkan maklumat daripada
lain-lain jawatankuasa tentang JK Tajaan, Pekeliling
pakej-pakej (pakaian, minyak, Promosi dan Perbendaharaan
minuman dan sebagainya)
Publisiti,
2 Berbincang dengan jawatankuasa Protokol dan
lain mengenai nama, logo atau
lambang penaja yang boleh Sambuatn
dimasukan dalam mana-mana Teknikal dan
bahagaian jawatankuasa tersebut. Pertandingan

3 Membincangkan faedah-faedah serta
yang akan diperolehi oleh pihak Persediaan
penaja.
Atlit

5.6. PROSEDUR 6: KENALPASTI PENAJA SERTA PAKEJ TAWARAN

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan/Undang-
Rujuk undang
1 Menyenaraikan penaja-penaja
yang berpotensi JK Tajaan, Pekeliling
Dan Perbendaharaan
2 Memastikan dan mematuhi
pekeliling-pekeliling kerajaan yang Sekretariat
berkaitan penajaan

3 Merangka pakej-pakej penajaan
berdasarkan bentuk sumbangan
(contoh: Penaja Utama – 1 juta ke
atas, akan diberikan peluang
dalam siaran utama.

4 Memastikan pakej-pakej tersebut
disemak dari segi perundangan
kerajaan.

5 Mendapatkan maklumat terperinci
berkenaan penaja (contoh: Alamat,
No.Tel, No.Fax dan individu yang
boleh dihubungi)

5.7. PROSEDUR 7: KELUARKAN SURAT MEMOHON PENAJAAN

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan /
Rujuk Undang-undang
1 Merangka surat penajaan
Surat yang dikeluarkan hendaklah JK Tajaan, Pekeliling
mendapat tandatangan Pengarah dan Perbendaharaan
BMKPM terlebih dahulu
berdasarkan nilai sumbangan yang Sekretariat
diberikan

2 Mengeluarkan surat dan fax
kepada penaja yang dipilih
termasuk email, perjumpaan dan
telefon

3 Menerima jawapan daripada
penaja dan mengenalpasti bentuk
sumbangan yang akan diterima

4 Menjawab dan menentukan tarikh
untuk sumbangan diterima

5.8. PROSEDUR 8: MENERIMA SUMBANGAN DARIPADA PENAJA

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan /
Rujuk Undang-undang
1 Menerima sumbangan daripada
penaja dan dimasukkan ke bank JK Tajaan, Pekeliling
dan Perbendaharaan
2 Merekodkan butiran sumbangan
(bukan wang tunai) yang diperolehi Sekretariat
daripada penaja

3 Merekodkan butiran sumbangan
(wang tunai) yang diperolehi
daripada penaja

4 Mengemaskini semua jenis
sumbangan yang akan diterima

5 Bersedia untuk menyerahkan
semua jenis sumbangan daripada
JK yang memerlukan

6 Mengadakan majlis rasmi
penyerahan sumbangan mengikut
tarikh yang ditetapkan

5.9. PROSEDUR 9: MENGEMUKAKAN SUMBANGAN DAN MAKLUMAT
PENAJA KEPADA PIHAK TERTENTU.

Bil Prosedur Kerja Pegawai Di Peraturan /
Rujuk Undang-undang
1 Menyerahkan sumbangan (bukan
wang tunai) JK terlibat JK Tajaan, Pekeliling
Sekretariat Perbendaharaan
2 Menyerahkan sumbangan (wang dan Promosi
tunai) kepada JK terlibat selepas dan Publisiti
menyediakan laporan kewangan

3 Menandatangani surat penyerahan
dan penerimaan

4 Mengemukakan maklumat penaja
kepada jawatankuasa-
kawatankuasa berkaitan

5 Menyediakan surat penghargaan
kepada penaja

6 Mengadakan majlis penghargaan
kepada penaja

6.0. CARTA ALIR PROSES KERJA JK TAJAAN Tidak
DiLuluskan
Mula

Perlantikan JK

Mesyuarat JK
Tajaan

Anggaran
Perbelanjaan

Lulus
Kenaplasti

Penaja

Keluarkan Surat
Mohon Tajaan

Keluarkan Surat
Mohon Tajaan

Menerima
Sumbangan

Rekabentuk /
Proses Buletin

Kemukakan
Sumbangan /
Tajaan Pihak

Tertentu

Tamat

JAWATANKUASA PERSEMBAHAN DAN LAWATAN

1.0 TUJUAN

Untuk membuat persembahan bagi meraikan dan memeriahkan di
perkampungan sukan dan jamuan makan malam

2.0 TANGGUNGJAWAB

Adalah menjadi tanggungjawab semua jawatankuasa persembahan untuk
memastikan persembahan yang dirancangkan dapat diuruskan serta dilaksakan
dengan jayanya mengikut perancangan yang diatur.

3.0 SENARAI TUGAS

3.1 PENASIHAT
3.1.1 Memberikan nasihat segala urusan persembahan.
3.1.2 Memantau perjalanan pengurusan dan persembahan.

3.2 PENGARAH PRODUKSI
3.2.1 Merancang pengurusan persembahan.
3.2.2 Mengarah serta memberi nasihat bagi menjayakan perancangan.
3.2.3 Memastikan persembahan sesuai dan boleh dipersembahkan
seperti mana yang dirancang.

3.3 PENGURUS PRODUKSI
3.3.1 Mengendalikan urusan pengurusan seperti surat menyurat dan
perhubungan dengan pihak yang terlibat.
3.3.2 Mengurus jadual.
3.3.3 Mengurus peserta
3.3.4 Menguruskan penginapan dan pengangkutan

3.4 PENGARAH MUZIK
3.4.1 Merancang konsep persembahan
3.4.2 Mengendalikan sesi pemilihan pemuzik
3.4.3 Menyediakan skor muzik
3.4.4 Mengnedalikan sesi latihan
3.4.5 Mengendalikan persembahan

3.5 PENGARAH SENI TARI
3.5.1 Merancang konsep persembahan
3.5.2 Mengendalikan sesi pemilihan penari
3.5.3 Mengendalikan sesi latihan
3.5.4 Mengendalikan persembahan

3.6 PENGURUS PENTAS
3.6.1 Menguruskan dan memastikan persembahan berjalan lancar.

3.7 PENGURUS TEKNIKAL
3.7.1 Merancang keperluan alatan.
3.7.2 Mengendalikan peralatan.
3.7.3 Menyelenggara peralatan.

3.8 PENGURUS LATIHAN INTENSIF
3.8.1 Merancang jadual latihan.
3.8.2 Menyediakan keperluan latihan.

3.9 PENGURUS ARTIS
3.9.1 Mengurus artis (makan / minum / logistik / kebajikan).
3.9.2 Menyelia jadual latihan dan persembahan artis.
3.9.3 Memastikan artis bertanggungjawab dengan setiap tugasan.

3.10 PENGURUS SOLEKAN DAN BUSANA
3.10.1 Menyediakan keperluan solekan untuk artis/penari dan pemuzik.
3.10.2 Menyediakan busana untuk artis.

3.11 PENGURUS PENGANKUTAN / PENGINAPAN
3.11.1 Menyediakan keperluan pengangkutan.
3.11.2 Menyediakan keperluan penginapan.

3.12 PENGURUS MAKAN / MINUM
3.12.1 Merancang dan menyediakan keperluan makanan mengikut jadua
yang ditetapkan.

4.0 SENARAI SEMAK JAWATANKUASA PERSEMBAHAN Ya Tidak
4.1 SENARAI SEMAK PENGARAH MUZIK
Bil Tindakan
1 Perancangan konsep persembahan
2 Persediaan untuk uji bakat
3 Senarai pemilihan akhir Pemuzik dan Penyanyi
4 Skor gubahan muzik
5 Alatan muzik orchestra
6 Alatan muzik tradisional
7 Latihan Intensif
8 Raptai
9 Rakaman cd lagu-lagu tarian

4.2 SENARAI SEMAK PENGARAH SENI Ya Tidak
Bil Tindakan
1 Perancangan konsep persembahan
2 Persediaan untuk uji bakat
3 Senarai pemilihan akhir penari
4 Skor gubahan muzik
5 Rakaman cd lagu-lagu tarian
6 Busana

7 Solekan
8 Latihan intensif
9 Raptai

4.3 SENARAI SEMAK TEKNIKAL Ya Tidak
Bil Tindakan Ya Tidak
1 Borang-borang inventori
2 Alatan muzik orkestra
3 Alatan muzik tradisional
4 Alatan sistem bunyi
5 Alatan sistem pencahayaan
6 Props dan Pentas
7 Krew

4.4 SENARAI SEMAK PENGURUSAN

Bil Tindakan
1 Perancangan Konsep Persembahan
2 Perancangan Bajet
3 Perancangan uji bakat

4 Pemilihan akhir pemuzik/penyanyi/penari

5 Pengurusan latihan tempat/makan
minum/penginapan/pengangkutan

6 Pengurusan keperluan teknikal

7 Pengurusan jadual persembahan

5.0 PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA

5.1 PENGARAH PRODUKSI

5.1.1 Merancang pengurusan persembahan
a. mesyuarat perancangan konsep persembahan
b. merancang dan mengadakan mesyuarat produksi

5.1.2 Mengarah serta member nasihat bagi menjayakan perancangan
a. memantau sesi latihan
b. menjalankan sesi taklimat serta mendapatkan laporan
perkembangan sesi latihan

5.1.3 Memastikan persembahan sesuai dan boleh dipersembahkan
seperti mana yang dirancang
a. merancang sesi raptai
b. menilai dan member kata putus untuk mengadakan
persembahan

5.2 SETIAUSAHA

5.2.1 Mengendalikan urusan pengurusan seperti surat menyurat dan
perhubungan dengan pihak luar

5.3 PENGARAH MUZIK

5.3.1 Merancang konsep persembahan
5.3.2 Menyediakan skor muzik
5.3.3 Mengendalikan sesi Latihan
5.3.4 Mengendalikan sesi pemilihan
5.3.5 Mengendalikan sesi pemilihan muzik
5.3.6 Mengendalikan persembahan

5.4 PENGARAH SENI TARI

5.4.1 Merancang konsep persembahan
5.4.2 Mengendalikan sesi latihan
5.4.3 Mengendalikan sesi pemilihan
5.4.4 Mengendalikan persembahan

5.5 PENGURUS PENTAS

5.5.1 Mengurus dan memastikan persembahan berjalan lancar

5.6 PENGURUS TEKNIKAL
5.6.1 Merancang keperluan alatan
5.6.2 Mengendalikan peralatan
5.6.3 Menyelenggara peralatan

6.0 CARTA ALIR
6.1 CARTA ALIR PERSEMBAHAN

Mula

Merancang Konsep dan
Jenis Persembahan

Mengadakan Bengkel
Gubahan Skor Muzik

Mengendalikan Latihan
Yang Dirancang

Membuat Persembahan
Ditempat Yang ditetapkan

Tamat