MANUAL KERJA KAKOM (Pembentangan Pertama)

6.4 PROSES KERJA JAWATANKUASA TEKNIKAL, PERTANDINGAN DAN
KEPEGAWAIAN - PENYEDIAAN BUKU TEKNIKAL

Mula

Kenalpasti sukan yang
dipertandingkan

Draf peraturan teknikal
dan pertandingan

Penyelarasan bersama
setiap pengerusi teknik

Penyelarasan bersama
Persatuan Sukan

‘Prove reading’ untuk
dibukukan

Edaran buku kepada
semua yang berkenaan

Tamat

6.5 PROSES KERJA JAWATANKUASA TEKNIKAL, PERTANDINGAN DAN
KEPEGAWAIAN – BANTAHAN DAN RAYUAN

Mula

Bantahan diterima

Surat panggilan mesyuarat
kepada JK Bantahan

Mesyuarat Bantahan diadakan Ditolak Surat rasmi
keputusan
Diterima dikeluarkan
Surat rasmi keputusan
dikeluarkan

Tamat

6.6 PROSES KERJA JAWATANKUASA TEKNIKAL, PERTANDINGAN DAN
KEPEGAWAIAN – PENYEDIAAN KEPUTUSAN RASMI

Mula

Keputusan pertandingan
diterima

Pengesahan keputusan
rasmi Ketua Pengadil

Terima keputusan rasmi
dari venue koordinator

Keputusan rasmi
dibukukan

Edaran untuk
Sekretariat Induk

Edaran untuk
jawatankuasa lain

Tamat

4.5 JK KEMUDAHAN, ALATAN DAN LOGISTIK PERTANDINGAN

1. SENARAI / BIDANG TUGAS JAWATANKUASA:

a. Mengumpul maklumat keperluan JK berkaitan dengan kemudahan serta
alatan dan bahan untuk tindakan

b. Menyediakan fail
c. Memohon keperluan dari urusetia untuk menyediakan serta

memperbanyakkan kemudahan dan peralatan yang diperlukan semasa
kejohanan
d. Menetapkan cara/bentuk agihan peralatan serta persediaan
e. Menyemak, merekod, dan memantau serta memastikan penerimaan dan
agihan peralatan serta persediaan kemudahan untuk kejohanan
f. Membuat agihan tugas dikalangan ahli Jawatankuasa
g. Menyediakan anggaran perbelanjaan
h. Menerima kembali peralatan yang telah diagihkan dan meletakkan ditempat
yang asal
i. Menyediakan laporan post-mortem
j. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa kecil
k. Penyelarasan dengan jawatankuasa lain yang berkaitan
l. Menyerah fail jawatankuasa kecil yang lengkap kepada setiausaha dalam
masa 2 minggu.
m. Menguruskan hal-hal yang tidak dinyatakan / perkara-perkara berbangkit

2. TATACARA TINDAKAN
A) SEBELUM
i. Menyediakan fail jawatankuasa
ii. Melantik Jawatankuasa
iii. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat jawatankuasa.
iv. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa,
v. Menentukan bidang tugas jawatankuasa.
vi. Menetapkan tempoh tugasan kerja.
vii. Menentukan senarai peralatan/kemudahan/logistik yang diperlukan.
(Lampiran 4.1)
viii. Menentukan/mengenalpasti dan melawat lokasi serta kemudahan.
ix. Menentukan perbelanjaan kemudahan dan peralatan yang
diperlukan.
x. Memohon anggaran perbelanjaan untuk peralatan dan kemudahan.
xi. Menghantar surat permohonan penggunaan kemudahan dan
peralatan.
xii. Mendapatkan maklumbalas dari agensi berkepentingan.
xiii. Membuat pengesahan dari jawatankuasa dan agensi
berkepentingan.
xiv. Memastikan peralatan yang akan digunakan berada di tempatnya.

B) SEMASA
i. Menyemak alatan yang diambil.
ii. Mengagihkan peralatan dan kemudahan kepada jawatankuasa
yang berkenaan.

C) SELEPAS
i. Mengumpulkan peralatan yang telah digunakan.
ii. Memastikan peralatan dan kemudahan telah digunakan berada
dalam keadaan baik.
iii. Memulangkan kembali peralatan kepada agensi berkepentingan.

iv. Memastikan pembayaran dibuat. (sekiranya ada)
v. Menyediakan senarai penerima surat penghargaan kepada

setiausaha pengelola KAKOM.

vi. Mesyuarat post-mortem jawatankuasa.
vii. Menyediakan laporan.

3. CARTA ALIR TINDAKAN

Mula

1 Mesyuarat Satu

2 Senarai

Tidak Ada

Ya
3 Permohonan

4 Mesyuarat Dua

Tidak Ada
Ya

5 Lawatan Tapak
6 Maklumbalas

7 Mesyuarat Tiga
8 Perbelanjaan

9 Mengambil

Selesai

1 Menyemak dan Menyenarai
2 Melaksana

Selesai

1 Pembayaran
2 Memastikan dan Mengumpul
3 Penyerahan
4 Surat Penghargaan

4. SENARAI SEMAK KERJA Tindakan Catatan
Ya Tidak
Bil Perkara

A. SEBELUM

1. Menyediakan fail jawatankuasa

2. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat
jawatankuasa.

3. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa,
melantik AJK.

4. Menentukan bidang tugas jawatankuasa.

5. Menetapkan tempoh masa gerak kerja

6. Menentukan senarai
peralatan/kemudahan/logistik yang
diperlukan.

7. Menentukan/mengenalpasti dan melawat
lokasi dan kemudahan.

8. Menentukan perbelanjaan kemudahan dan
peralatan yang diperlukan.

9. Memohon bajet untuk peralatan dan
kemudahan.

10. Menghantar surat permohonan
menggunakan kemudahan dan peralatan.

11. Mendapatkan maklumbalas dari institusi
berkenaan.

12. Membuat pengesahan dari jawatankuasa
dan institusi berkaitan.

13. Mengambil peralatan yang akan digunakan.

Bil Perkara Tindakan Catatan
Ya Tidak
B. SEMASA

1. Menyemak, menyenarai dan
mendapatkan alatan yang diambil.

2. Menggunakan peralatan dan
kemudahan.

Bil Perkara Tindakan Catatan

Ya Tidak

C. SELEPAS

1. Mengumpulkan peralatan yang telah
digunakan.

2. Memastikan peralatan dan kemudahan
telah digunakan berada dalam keadaan
baik.

3. Memulangkan kembali peralatan
kepada institusi yang berkaitan.

4. Membuat pembayaran.

5. Menghantar surat penghargaan kepada
institusi berkenaan.

6. Mensyuarat post-mortem jawatankuasa.

5. CONTOH-CONTOH LAMPIRAN

- Lampiran 1 : Surat permohonan alatan dan kemudahan.

- Lampiran 2 : Surat lantikan jawatankuasa.

- Lampiran 4 : Surat Permohonan institusi luar.

- Lampiran 5 : Senarai alatan

- Lampiran 6 : Senarai kemudahan.

- Lampiran 7 : Surat Penghargaan.

- Lampiran 8 : Minit Mesyuarat Jawatankuasa.

- Lampiran 9 : Laporan Post-Mortem.

- Lampiran 10 : Senarai perolehan peralatan

4.6 JK HADIAH, SIJIL, CENDERAMATA

1.0 TUJUAN
Untuk menjelaskan keperluan dan format yang seragam bagi penyediaan
prosedur dan arahan kerja Karnival Kokurikulum Matrikulasi (KAKOM) bagi
semua urusan yang berkaitan penyampaian Hadiah, Sijil dan Cenderamata
sepanjang kejohanan ini.

2.0 TANGGUNGJAWAB
Adalah menjadi tanggungjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha
dan semua ahli jawatankuasa serta petugas Jawatankuasa Sijil, Hadiah dan
Cenderamata untuk memastikan proses penyampaian sijil, hadiah dan
cenderamata kepada semua pemenang dapat dijalankan dengan lancar.

3.0 SENARAI TUGAS
3.1 Melantik Naib Pengerusi, Setiausaha dan Ahli Jawatankuasa
3.2 Mempengerusikan Mesyuarat JK Kecil
3.3 Membuat anggaran perbelanjaan (jika perlu)
3.4 Menyediakan sijil kemenangan, sijil penyertaan dan sijil penghargaan
(eCert).
3.5 Menyediakan hadiah kemenangan bagi setiap acara dengan secukupnya
3.6 Menyediakan cenderamata pemenang bagi setiap acara dengan
secukupnya.
3.7 Menyediakan persiapan yang lengkap untuk semua majlis penyampaian
hadiah
3.8 Memastikan semua sijil, hadiah dan cenderamata yang diperlukan berada
di lokasi majlis penyampaian hadiah dengan jumlah yang mencukupi
3.9 Sentiasa berhubung dengan Jawatankuasa Teknikal, Pertandingan dan
Kepegawaian untuk mendapatkan maklumat terperinci dan tepat
mengenai lokasi majlis penyampaian hadiah.

3.10 Menyediakan atur cara majlis penyampaian hadiah bagi setiap acara
sukan mengikut lokasi yang telah ditetapkan

3.11 Menentukan susunan acara penyampaian hadiahmengikut keutamaan
semasa majlis penyampaian hadiah bagi setiap acara sukan.

3.12 Menyediakan pengacara majlis (2 orang di setiap lokasi) bagi majlis
penyampaian hadiah serta memastikan penyelarasan dibuat dalam
menentukan penyampai hadiah

3.13 Mendapatkan senarai lengkap VIP yang akan melaksanakan majlis
penyampaian hadiah mengikut lokasi, keutamaan dan acara sukan
daripada sekreteriat

3.14 Menyediakan pembawa-pembawa hadiah (pembawa dulang) dan usher
3.15 Menyediakan pegawai pengiring untuk VIP yang akan menyampaikan

hadiah
3.16 Bekerjasama dengan secretariat dan jawatankuasa yang lain untuk

mendapatkan maklumat yang lain,
3.17 Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan

4.0 SENARAI SEMAK (KEPERLUAN TUGASAN) YA TIDAK

BIL PERKARA
4.1 Senarai acara sukan
4.2 Lokasi setiap acara
4.3 Jadual pertandingan
4.4. Keperluan peralatan (meja, alas meja, dulang, alas

dulang, bunga)
4.5 Sijil, Hadiah (medal) dan cenderamata
4.6 Pengacara majlis
4.7 Pegawai pengiring
4.8 Floor Manager
4.9 Senarai penyampai hadiah
4.10 Senarai penerima hadiah
4.11 Usher
4.12 Pembawa dulang hadiah
4.13 Lagu / muzik latar
4.14. CD player
4.15 PA sistem – JK siaraya
4.16 Podium – individu dan berpasukan
4.17 Pakaian untuk pembawa hadiah
4.18 Karpet
4.19 Payung
4.20 Walkie-Talkie
4.21 Sukarelawan

5.0 PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA
5.1 Floor Manager di setiap lokasi penyampaian hadiah bertanggungjawab
terhadap prosedur standard majlis penyampaian hadiah seperti berikut:

5.1.1 Pengesahan Awal

5.1.1.1 Menyusun atur keperluan majlis penyampaian hadiah
mengikut acara iaitu medal, sijil, dulang dan alas

5.1.1.2 Medal dan sijil dihantar ke lokasi

5.1.1.3 Podium disediakan di lokasi

5.1.2 Pemeriksaan Awal – 2 jam sebelum majlis bermula
5.1.2.1 Pengesahan jadual penyampaian hadiah dan senarai
peserta
5.1.2.2 Podium dan dulang disediakan
5.1.2.3 Muzik berfungsi
5.1.2.4 PA sistem berfungsi

5.1.3 Permulaan Acara Akhir
5.1.3.1 Penyampai hadiah berada di lokasi dan bersedia
5.1.3.2 Pengesahan nama penyampai hadiah kepada pengacara
majlis
5.1.3.3 Pasukan majlis penyampaian hadiah bersedia

5.1.4 Tamat Acara / Keputusan Rasmi
5.1.4.1 Keputusan rasmi yang telah disahkan oleh JK Teknikal
dan Pertandingan diserahkan kepada Floor Manager
Penyampaian Hadiah
5.1.4.2 Mengagihkan sijil, pingat dan cenderamata kepada
pembawa dulang
5.1.4.3 Semak untuk memastikan tiada kesilapan pingat

5.1.4.4 Pastikan pemenang memakai pakaian yang sesuai
5.1.4.5 Taklimat ringkas kepada pemenang dan penyampai
hadiah
5.1.4.6 Iring pemenang ke lokasi berkumpul
5.1.4.7 VIP dijemput ke podium lokasi berkumpul

5.1.5 Sebelum majlis bermula
5.1.5.1 Pastikansemuapemenangberada di posisi yang betul
5.1.5.2 Pasukan majlis penyampaian hadiah dan pemenang
bersedia untuk bergerak
5.1.5.3 Memaklumkan kepada pengacara

5.1.6 Majlis bermula
5.1.6.1 Memberi isyarat kepada penjaga muzik untuk memulakan
muzik iringan
5.1.6.2 Pengacara mengumumkan majlis penyampaian hadiah
bermula
5.1.6.3 Pasukan penyampaian hadiah bergerak ke podium
5.1.6.4 Pengacara mengumumkan nama penyampai hadiah,
pemenang ketiga, kedua dan pertama
5.1.6.5 Penyampaian pingat oleh penyampai
5.1.6.6 Penyampaian sijil oleh penyampai
5.1.6.7 Penyampaian cenderamata oleh penyampai

5.1.7 Selepas Majlis (0-5 minit selepas majlis)
5.1.7.1 Pemenang akan turun dari podium
5.1.7.2 Semua bergerak keluar dari kawasan podium
5.1.7.3 Penyampai hadiah diiring ke tempat VIP
5.1.7.4 Pemenang diminta menandatangani borang pengesahan
penerimaan pingat

5.1.8 Selepas Majlis (15 minit selepas majlis)
5.1.8.1 Semua peralatan yang digunakan semasa majlis
penyampaian hadiah diperiksa, dikembalikan seterusnya
disimpan
5.1.8.2 Mendapatkan pengesahan jadual acara untuk esok dan
menetapkan masa majlis
5.1.8.3 Makluman kepada semua ahli pasukan majlis
penyampaian hadiah mengenai majlis penyampaian
hadiah yang seterusnya

5.2 Penyelaras Majlis Penyampaian Hadiah bertanggungjawab memastikan
proses penyampaian hadiah mengikut prosedur dan turutan

Bil Prosedur Kerja YA TIDAK
1. Pengumuman penyampaian hadiah mengikut acara diumumkan

2. Pendahulu pembawa pingat bergerak ke podium diikuti oleh
pemenang pingat gangsa, pemenang pingat perak dan pemenang
pingat emas seterusnya oleh penyampai hadiah

3. Pembawa pingat, sijil dan cenderamata akan mengambil tempat di
hadapan sebelah kiri podium dalam dua barisan, didahului oleh
pembawa pingat gangsa, pingat perak seterusnya pingat emas

4. Pengacara akan mengumumkan pemenang pingat

5. Pemenang pingat akan naik ke podium dan pembawa pingat akan
maju ke hadapan berhampiran VIP yang akan menyampai akan
pingat.
Sebaik sahaja pingat disampaikan, pembawa pingat tersebut akan

balik ke tempat beliau semula dan seterusnya pembawa sijil dan
cenderamata akan maju ke hadapan untuk berhampiran dengan
penyampai hadiah kepada pemenang
6. Prosedur tersebut akan diulangi bagi penyampaian kepada semua
pemenang

7. Sebaik sahaja tamat, pemenang dan penyampai hadiah akan
dibawa oleh penyambut tetamu ke tempat menunggu

6.0 CARTA ALIR
6.1 CARTA ALIR MAJLIS PENYAMPAIAN HADIAH

JK MULA JK TEKNIKAL,
SAMBUTAN PERTANDINGAN
KEPEGAWAIAN
DAN
PROTOKOL

Pengumuman majlis penyampaian hadiah dimulakan dengan iringan
muzik

Pergerakan masuk pasukan majlis penyampaian sijil, hadiah dan
cenderamata ke podium

Pengumuman nama penyampai sijil, hadiah dan cenderamata

Pengumuman nama pemenang

Penyampaian hadiah (medal) kepada pemenang oleh penyampai
hadiah

Penyampaian sijil dan cenderamata kepada pemenang oleh
Penyampai hadiah

Pergerakan keluar kumpulan penyampai dan penerima sijil, hadiah dan
cenderamata

TAMAT

6.2 CARTA ALIR PENYEDIAAN SIJIL, HADIAH DAN CENDERAMATA
MULA

Penyediaan rekabentuk TIDAK
sijil, hadiah dan
cenderamata

Persetujuan rekabentuk
sijil, hadiah dan
cenderamata

Setuju

JK Pengelola

Tempahan sijil, hadiah dan
cenderamata

Mengumpul dan
mengklasifikasikan sijil,
hadiah dan cenderamata

TAMAT

JAWATANKUASA SUKARELAWAN

1.0 TUJUAN

Untuk menjelaskan secara terperinci berkenaan proses penyediaan sukarelawan
mengikut format MPK secara sistematik berdasarkan kepada keperluan piawaian
dan format yang seragam bagi penyediaan prosedur dan arahan kerja untuk
KAKOM.

2.0 TANGGUNJAWAB

Melalui penulisan ini, Jawatankuasa Sukarelawan bertanggungjawab di dalam
mengendalikan proses untuk menyediakan dan menguruskan sukarelawan
KAKOM untuk keperluan semua sekretariat mengikut peringkat. Carta organisasi
Jawatankuasa Sukarelawan seperti di bawah (lampiran).

3.0 SKOP (SENARAI TUGAS JAWATANKUASA)

3.1 Mesyuarat Jawatankuasa kecil
3.1.1 Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa
Kecil.
3.1.2 Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
3.1.3 Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
3.1.4 Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa kecil.

3.2 Merangka Perbelanjaan
3.2.1 Membuat anggaran perbelanjaan .
3.2.2 Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa.

3.3 Maklumat daripada Urusetia/JK
3.3.1 Bekerjasama dengan urusetia dan jawatankuasa lain untuk
mendapatkan maklumat yang berkaitan.
3.3.2 Meneliti maklumat untuk digunakan sepanjang kejohanan

3.4 Menguruskan penyediaan dan pendaftaran sukarelawan.
3.5 Menyediakan skop tugasan dan tanggungjawab sukarelawan.
3.6 Menyediakan jadual tugasan sukarelawan (jadual dan lokasi).
3.7 Menganjurkan kursus/latihan sukarelawan.
3.8 Menguruskan keperluan sukarelawan.
3.9 Menguruskan dan memantau sukarelawan semasa kejohanan.

Tatacara Tindakan

Sebelum
1. Mewujudkan fail JK
2. Melantik jawatankuasa & surat lantikan, agihan tugas
3. Menyediakan rangka jumlah guna tenaga sukarelawan
4. Merancang anggaran perbelanjaan
5. Menyediakan senarai agihan sukarelawan
6. Memastikan kebersihan, keselamatan, keceriaan dan kelengkapan
7. Menyediakan peraturan sekarelawan
8. Menyediakan borang pendaftaran sukarelawan.
9. Memberi taklimat kepada sukarelawan.
10. Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara berbangkit jika ada

Tatacara Tindakan
Semasa

1. Menerima dan mengalukan ketibaan sukarelawan
2. Mengagihkan sukarelawan kepada jawatankuasa
3. Memantau dari semasa ke semasa.
4. Menyelesaikan masalah berbangkit jika ada.

Tatacara Tindakan
Selepas

1. Mesyuarat dan post mortem.
2. Menyediakan laporan & penyerahan kepada Setiausaha Jawatankuasa

pengelola 14 hari selepas kejohanan

4.0 SENARAI SEMAK (KEPERLUAN TUGASAN)

1 Kertas Kerja
2. Senarai Jawatankuasa
3 Bilik Mesyuarat
4. Bilik Operasi Sukarelawan
5. Borang Sukarelawan
6. Surat Perlantikan dan Syarat Perlantikan
7. Senarai Maklumat Sekretariat KAKOM
8. Senarai Acara Dipertandingkan
9. Senarai Lokasi Pertandingan / Upacara kejohanan
10. Senarai Penyelaras Acara / Pegawai Teknikal
11. Senarai Pegawai untuk dihubungi
12. Pengangkutan
13. Penginapan
14. Makanan
15. Pakej Pakaian Sukarelawan
16. Elaun Harian
17. Penceramah Kursus
18. Ruang Kursus

Bil Perkara Ya Tidak
1 Menyediakan fail jawatankuasa.

2 Menyelesaikan masalah berbangkit berkenaan
dengan sukarelawan

3 Menetapkan sistem pelaporan diri di tempat
penginapan.

4 Menetapkan tempat penginapan peserta serta
pengagihan sukarelawan kepada jawatankuasa.

5 Menyelia setiap masa keadaan sukarelawan

6 Menyediakan peraturan sukarelawan

7 Membentuk jawatankuasa dan mengadakan
mesyuarat jawatankuasa kerja.

8 Menyediakan anggaran perbelanjaan .

9 Menyediakan laporan post-mortem.

10 Menyerah fail jawatankuasa kecil yang lengkap
kepada setiausaha JK Pengelola dalam masa.

11 Melaksanakan tugas lain yang diarahkan / perkara
berbangkit jika ada.

5.0 PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA (PENYEDIAAN KERTAS KERJA)

Bil Prosedur Kerja Pegawai /
Jawatankuasa
1 Menyediakan kertas kerja, anggaran perbelanjaan,
anggran jumlah pecahan dan syarat lantikan Di rujuk

Jawatankuasa
Sukarelawan

Semakan dan kelulusan Jawatankuasa
Sukarelawan
a. Menyediakan kertas kerja dan dihantar kepada
2 Jawatankuasa Pengelola. Jika ada pindaan, buat

pembetulan pada kertas kerja, jika tiada terus
kepada proses berikutnya

3 Memohon Kelulusan penganjuran dan kewangan Jawatankuasa
daripada Jawatankuasa Pengelola Sukarelawan

4 Menubuhkan Jawatankuasa Jawatankuasa
a. Mesyuarat Jawatankuasa Sukarelawan KAKOM Sukarelawan

5 Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
a. Mesyuarat Jawatankuasa Sukarelawan Sukarelawan

Mengedarkan Borang Sukarelawan

a. Menyediakan dan menghantar borang pendaftran

6 sukarelawan kepada semua Jawatankuasa Jawatankuasa
b. Mengambil tindakan maklum balas sebelum tarikh Sukarelawan

akhir. Jawatankuasa
Sukarelawan
c. Melakukan penapisan dan pemilihan

Edaran Surat Tawaran

a. Menyediakan surat lantikan sukarelawan dan
syarat-syarat tawaran

7 b. Mengedarkan kepada semua Sukarelawan
c. Mendapatkan jawapan penerimaan lantikan dari

pemohon
d. Mendaftar sukarelawan yang menerima lantikan

Justifikasi Sukarelawan

a. Memperincikan jumlah bilangan sukarelawan

berdasarkan penawaran

8 b. Pembahgian sukarelawan mengikut bidang dan Jawatankuasa
lokasi Sukarelawan

c. Klasifikasi tugas Sukarelawan Jawatankuasa
Sukarelawan
d. Penyediaan keperluan sukarelawan seperti pakej
Jawatankuasa
pakaian, pengangkutan dan penginapan Sukarelawan

Menganjurkan Kursus

a. Merangka jumlah kursus yang bersesuaian

dengan keperluan

b. Menetapkan tarikh dan lokasi kursus

9 c. Mengenalpasti penceramah berdasarkan
kesesuaian kursus

d. Mengeluarkan surat penganjuran kursus kepada

semua sukarelawan

e. Menyediakan keperluan kursus termasuk

penginapan, pengangkutan, makanan dan pakej

Program Latihan

a. Mengenalpasti latihan

b. Mengenalpasti kejohanan dan tarikh kejohanan

yang sesuai untuk menghantar sukarelawan

10 sebagai pendedahan
c. Menyediakan jumlah sukarelawan yang akan

terlibat dan dimaklumkan kepada sekretariat

d. Menguruskan keperluan sukarelawan seperti

elaun, makanan, penginapan dan pengangkutan

sepanjang program

Pengurusan Sukarelawan KAKOM

a. Para sukarelawan mendaftar di perkampungan

sukan dua hari lebih awal dari tarikh kejohanan

dan diberikan taklimat

b. Para sukarelawan akan diberi agihan pakej

pakaian sebelum bertugas

c. Sepanjang hari kejohanan sukarelawan akan

11 bergerak secara serentak dan dipecahkan Jawatankuasa
mengikut lokasi masing-masing Sukarelawan

d. Setiap hari, sebelum bertugas para sukarelawan Jawatankuasa
Sukarelawan
akan melapor kehadiran pada ketua dan
Jawatankuasa
mengambil elaun harian selepas bertugas dari Sukarelawan

Ketua Sekretariat Jawatankuasa
Sukarelawan
e. Jawatankuasa Sukarelawan dan penyelaras

program akan memantau sepanjang sukarelawan

bertugas

Menyediakan laporan

a. Menyediakan laporan sukarelawan
12 b. Menyediakan laporan kewangan peruntukan

sukarelawan
c. Mengadakan post mortem

Menyediakan sijil penghargaan

13 a. Pemberian sijil kepada para sukarelawan
b. Menghantar sijil penghargaan kepada penama

melalui Kolej / Jawatankuasa

Mengemaskini Dokumen dan fail

a. Mengumpul segala laporan dan minit mesyuarat
14 berkaitan penyediaan sukarelawan KAKOM

b. Surat mesyuarat difailkan
c. Salinan akan dihantar kepada Pengelola

6.0 CARTA ALIR PROSES KERJA JK SUKARELAWAN
6.1 Penyediaan Kertas Kerja Untuk Jawatankuasa Sukarelawan

Mula

Penyediaan Kertas Kerja, Anggaran
Perbelanjaan, Anggaran Jumlah

Pecahan Sukarelawan Dan Syarat
Lantikan

Semakan
dan

Kelulusan

Memohon kelulusan penganjuran
dan kewangan

Tamat

6.2 Penubuhan Jawatankuasa Kerja sukarelawan
Mula

Menubuhkan Jawatankuasa
Mengadakan Mesyuarat

Tamat
6.3 Penubuhan Jawatankuasa Kerja Sukarelawan

Mula
Mengedarkan Borang Sukarelawan

Mengedarkan Surat Tawaran
Justifikasi Sukarelawan

Tamat

6.4 Pelaksanaan Program Latihan

Mula

Penganjuran Kursus

Tahap 1
Tahap 2
Tahap 3

Latihan

Mengenalpasti Pengurusan Menyediakan Sediakan Sijil Kemaskini
Latihan Sukarelawan Lapoan Penghargaan Dokumen / Fail

Tamat

BAB 5

Penyelaras 2 - Ketua Jabatan Sains (KJS)

5.1 JAWATANKUASA SAMBUTAN, PROTOKOL & PENGURUSAN MAJLIS

1.0 TUJUAN

Untuk menjelaskan keperluan standard dan format yang seragam bagi penyediaan
prosedur dan arahan kerja Karnival Kokurikulum Matrikulasi (KAKOM) selaras dengan
semua urusan sambutan, protocol dan pengurusan majlis sepanjang kejohanan ini.

2.0 TANGGUNGJAWAB

Adalah menjadi tanggungjawab Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha dan semua
Ahli Jawatankuasa dan Petugas Jawatankuasa sambutan, protocol dan pengurusan
majlis untuk memastikan perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa dan semua
urusan yang berkaitan dengan Kejohanan.

3.0 SENARAI TUGAS JAWATANKUASA

3.1 Jawatankuasa Protokol.

3.1.1 Mengadakan kursus bagi Etiket Sosial dan Protokol.

3.1.2 Memastikan semua protocol dipatuhi.

3.1.3 Menasihati jawatankuasa lain dalam pematuhan amalan protocol.

3.1.4 Memastikan tetamu yang hadir diberi layanan mengikut protocol yang
piawai.

3.2 Jawatankuasa pengurusan majlis.

3.2.1 Mendapatkan Kad Jemputan Perasmian Pembukaan dan Penutup
Kejohanan, Kad Jemputan bagi semua acara sampingan seperti Jamuan
makan malam untuk semua pegawai dan kontingen serta Jamuan Khas
untuk ketua-ketua kontingen yang disahkan oleh Sekretariat.

3.2.2 Mengedarkan Kad-kad Jemputan Perasmian /Penutup Kejohanan dan
lain-lain majlis rasmi.

3.2.3 Mendapatkan pengesahan kehadiran setiap jemputan telah dibuat.

3.2.4 Memaklumkan senarai nama akhir yang akan hadir dalam majlis akan
dilaksanakan untuk tujuan pengurusan program selanjutnya.

3.3 Jawatankuasa Sambutan.
3.3.1 Mengadakan kursus bagi Etiket Sosial dan Protokol.
3.3.2 Mendapatkan senarai akhir jemputan yang akan datang dalam setiap
majlis yang diatur.
3.3.3 Memastikan semua tetamu berasa selesa sepanjang menghadiri semua
majlis yang diaturkan sepanjang pertandingan Karnival Kokurikulum
Matrikulasi (KAKOM) berlangsung.
3.3.4 Memastikan segala keperluan tetamu (seperti kenderaan, penginapan dll)
semasa ketibaan mereka disediakan.

3.4 Jawatankuasa LO (Pengiring/Pengantara)

3.4.1 Mengadakan kursus bagi Etiket Sosial dan Protokol.
3.4.2 Memastikan tetamu yang diring berasa selesa dan senang untuk

berurusan.

3.4.3 Membantu memenuhi keperluan tetamu sebaik mungkin.

3.4.4 Menyelaras keperluan tetamu yang diiring dengan Jawatankuasa lain.

3.4.5 Memastikan tetamu yang diiring dapat mengikuti semua jadual aktiviti
yang telah ditetapkan.

4.0 SENARAI SEMAK (KEPERLUAN TUGASAN)
4.1 Jawatankuasa Protokol
4.1.1 Kenal pasti taraf majlis
4.1.2 Kenal pasti tetamu yang hadir mengikut taraf.
4.1.3 Tag tempat duduk.
4.1.4 Tempat jamuan tetamu.
4.1.5 Jadual ketibaan tetamu.
4.1.6 Keperluan kecemasan tetamu.

4.2 Jawatankuasa Jemputan.
4.2.1 Kenal pasti taraf majlis.
4.2.2 Kenal pasti tetamu yang hendak di jemput.

4.2.3 Memastikan senarai terkini/pengesahan kehadiran tetamu
yang dijemput.

4.3 Jawatankuasa Sambutan.
4.3.1 Kenal pasti VVIP dan VIP yang tiba.
4.3.2 Jadual ketibaan / program.
4.3.3 Door – gift (cenderamata)

4.3.4 Kenal pasti VVIP atau VIP tempatan yang akan menyambut.
4.3.5 Keperluan kenderaan dan penginapan.
4.3.6 Jadual pergerakan tetamu.

4.4 Jawatankuasa LO (Pengiring/Pengantara)

4.4.1 Kenal pasti tetamu.

4.4.2 Jadual pergerakan tetamu.

4.4.3 Selaraskan keperluan tetamu (kenderaan, penginapan,
jamuan dll)

5.0 PROSEDUR DAN ARAHAN KERJA
5.1 Penyediaan Petugas (Protokol, Sambutan dan LO)

Bil. Prosedur Kerja Pegawai/Jawatankuasa yang
dirujuk
1 Kenal pasti petugas
• Permohonan Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
• Tawaran Sambutan dan LO

2 Dapatkan/tentukan bilangan petugas yang Jawatankuasa Sukarelawan dan
diperlukan berdasarkan lokasi dan agihan Kebersihan
tugas

3 Keluarkan surat lantikan
4 Mengadakan Kursus Etiket Sosial dan

Protokol
5 Adakan taklimat agihan tugas dan lokasi

kepada petugas
6 Tentukan bilangan surelawan yang akan

membantu

5.2 Penyelarasan Dengan Semua Jawatankuasa

Bil. Prosedur Kerja Pegawai/Jawatankuasa yang
1 Dapatkan semua maklumat aktiviti dirujuk

2 Selaraskan maklumat dan keperluan Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Protokol, Jemputan, Sambutan dan LO Sambutan dan LO

3 Tentukan jadual dan petugas yang Semua Pengerusi Jawatankuasa
diperlukan mengikut lokasi
Sekretariat
4 Taklimat kepada petugas yang terlibat di Semua Pengerusi Jawatankuasa
setiap lokasi
Sekretariat
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

5.3 Sambutan Ketibaan di Penginapan

Bil. Prosedur Kerja Pegawai/Jawatankuasa yang
dirujuk
1 Dapatkan jadual ketibaan kontinjen/tetamu
khas Jawatankuasa Teknikal

2 Memastikan semua petugas bersedia di Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
lokasi masing (satu jam lebih awal daripada Sambutan dan LO
jadual ketibaan)
ü Amalan Etiket Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
3 Menyelaras sambutan mengikut taraf
tetamu Sekretariat
ü Amalan protokol JPM Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
4 Menyediakan semua keperluan yang
diperlukan tetamu/kontinjen semasa Jawatankuasa Pendaftaran,
ketibaan Penginapan dan Perkampungan
ü Mengiringi kontingen ke tempat Sukan
pendaftaran/akreditasi
ü Penyerahan kunci

5 Menentukan LO VVIP dan kontingen Jawatankuasa Sukarelawan dan
mengikut keperluan Kebersihan

Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

5.4 Majlis Perasmian

Bil. Prosedur Kerja Pegawai/Jawatankuasa yang
dirujuk
1 Memastikan petugas bersedia di lokasi
masing-masing Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
2 Pastikan tetamu/VVIP yang hadir Sekretariat

3 Pastikan tandas, surau dan kemudahn lain Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
dalam keadaan baik Sambutan dan LO

Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

4 Pastikan tempat duduk dan meja Sekretariat
tetamu/VVIP Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

Jawatankuasa Sukarelawan dan
Kebersihan

5 Mendapatkan jadual pergerakan semua Sekretariat
tetamu dan VVIP Sekretariat

6 Mendapatkan sambutan mengikut taraf Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
tetamu Sambutan dan LO
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
7 Memastikan air mineral dengan gelas Sambutan dan LO
disediakan di meja utama Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
8 Mengiringi VVIP ke bilik menunggu. Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Pastikan minuman/makanan ringan Sambutan dan LO
disediakan
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
9 Mengiringi tetamu dan VVIP ke tempat Sambutan dan LO
duduk yang disediakan

5.5 Sambutan di lokasi pertandingan

Bil. Prosedur Kerja Pegawai/Jawatankuasa yang
dirujuk
1 Memastikan petugas bersedia di lokasi
masing-masing Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
2 Mendapatkan maklumat tetamu yang akan Sekretariat
hadir
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
3 Menyelaras sambutan tetamu mengikut Sambutan dan LO
taraf

4 Mengiringi tetamu ke tempat duduk VVIP Sekretariat
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
5 Mengiringi VVIP untuk menyampaikan Sambutan dan LO
hadiah Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
6 Mengiringi VVIP ke tempat jamuan Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
7 Mengiringi VVIP balik/pergi ke lain lokasi
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

5.6 Protokol Penyampaian Hadiah Pegawai/Jawatankuasa yang
Bil. Prosedur Kerja dirujuk
1 Mengiringi VVIP ke upacara penyampaian
Jawatankuasa Sijil, Hadiah dan
hadiah Cenderamata

2 Menasihati pengcara majlis mengenai Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
protokol Sambutan dan LO
Jawatankuasa Sijil, Hadiah dan
3 Mengiringi VVIP ke tempat duduk Cenderamata
Jawatankuasa Sijil, Hadiah dan
Cenderamata

5.7 Sambutan Di Majlis Penutup

Bil. Prosedur Kerja Pegawai/Jawatankuasa yang
dirujuk
1 Pastikan semua petugas bersedia di lokasi
masing-masing Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
2 Pastikan tetamu /VVIP yang hadir
Sekretariat

3 Pastikan tandas, surau dan kemudahn lain Jawatankuasa Sijil, Hadiah dan
dalam keadaan baik Cenderamata

Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

4 Pastikan tempat duduk dan meja Sekretariat
tetamu/VVIP
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

Jawatankuasa Sukarelawan dan
Kebersihan

5 Mendapatkan jadual pergerakan semua Sekretariat
tetamu dan VVIP Sekretariat

6 Mendapatkan sambutan mengikut taraf Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
tetamu Sambutan dan LO
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
7 Memastikan air mineral dengan gelas Sambutan dan LO
disediakan di meja utama Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
8 Mengiringi VVIP ke bilik menunggu. Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Pastikan minuman/makanan ringan Sambutan dan LO
disediakan
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
9 Mengiringi tetamu dan VVIP ke tempat Sambutan dan LO
duduk yang disediakan Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
10 Mengedarkan buku atur cara kepada VVIP

5.8 Sambutan Bagi Mesyuarat Ketua Kontingen

Bil. Prosedur Kerja Pegawai/Jawatankuasa yang
dirujuk
1 Pastikan semua petugas bersedia di lokasi
masing-masing Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
2 Pastikan tetamu /VVIP yang hadir Sekretariat

3 Dapatkan jadual pergerakan VVIP yang Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
hadir Sambutan dan LO
Sekretariat
4 Menyelaras sambutan semua VVIP yang
hadir Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
5 Mengiringi VVIP ke dewan mesyuarat Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
6 Mengiringi VVIP ke tempat jamuan setelah Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
selesai mesyuarat Sambutan dan LO
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
7 Mengiringi VVIP balik ke tempat Sambutan dan LO
penginapan apabila mesyuarat selesai Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO

5.9 Mengiringi Kepulangan Tetamu Pegawai/Jawatankuasa yang
Bil. Prosedur Kerja dirujuk
1 Mendapatkan pergerakan balik tetamu
Sekretariat
2 Selaraskan maklumat dengan
jawatankuasa lain yang terlibat Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
3 Mengiringi tetamu ke kenderaan Sekretariat

Jawatankuasa Pendaftaran,
Penginapan dan Perkampungan
Sukan

Jawatankuasa Protokol, Jemputan,
Sambutan dan LO
Jawatankuasa Protokol, Jemputan,

Sambutan dan LO
6.0 CARTA ALIR

6.1 JAWATANKUASA PROTOKOL

CARTA ALIR PROSES KERJA
Mula

Penyediaan petugas

Penyelarasan dengan
semua jawatankuasa

Pelaksanaan protokol

Hotell Majlis Lokasi Majlis penyampaian
penginapan perasmian pertandingan hadiah

Majlis Makan majlis
malam
Majlis penutupan Mesyuara ketua kepulangan
kontinjen

Tamat

6.2 JAWATANKUASA JEMPUTAN
CARTA ALIR PROSES KERJA
Mula

Penyediaan petugas
pelantikan & latihan

Penyelarasan dengan
semua jawatankuasa

Pelaksanaan jemputan

Hotell Majlis Lokasi Majlis penyampaian
penginapan perasmian pertandingan hadiah

Majlis Makan majlis
malam
Majlis penutupan Mesyuara ketua kepulangan
kontinjen

Tamat

6.3. JAWATANKUASA SAMBUTAN
CARTA ALIR PROSES KERJA
Mula

Penyediaan petugas

Penyelarasan dengan
semua jawatankuasa

Pelaksanaan sambutan

Hotell Majlis Lokasi Majlis penyampaian
penginapan perasmian pertandingan hadiah

Majlis Makan majlis
malam
Majlis penutupan Mesyuara ketua kepulangan
kontinjen

Tamat

6.4 JAWATANKUASA LO (PENGIRING/PENGATARA)
CARTA ALIR PROSES KERJA
Mula

Penyediaan petugas

Penyelarasan dengan
semua jawatankuasa

Pelaksanaan LO

Hotell Majlis Lokasi Majlis penyampaian
penginapan perasmian pertandingan hadiah

Majlis Makan majlis
malam
Majlis penutupan Mesyuara ketua kepulangan
kontinjen

Tamat

BAB 6

Penyelaras 3 - Jabatan Matematik dan Sains Informatik (KJM)

JAWATANKUASA JAMUAN RASMI, MAKANAN DAN MINUMAN

1.0. TUJUAN

Untuk menjelaskan keperluan format yang seragam bagi penyediaan dan
arahan kerja untuk KAKOM. Dokumen ini bertujuan untuk memastikan semua
urusan yang berkaitan dengan makanan atlit, pegawai kejohonan dan VVIP /
VIP berjalan lancar dan teratur sepanjang kejohanan ini berlangsung.

2.0. TANGGUNGJAWAB

Jawatankuasa Jamuan dipertanggungjawabkan untuk memberikan
perkhidmatan yang terbaik sebelum, semasa dan selepas urusan berkaitan
jamuan dalam KAKOM.

3.0. SENARAI TUGAS

Skop penyediaaan makanan bagi Jawatankuasa Makanaan merangkumi
I. Majlis Jamuan Rasmi Perkampungan Sukan KAKOM
II. Majlis Jamuan Perasmian KAKOM

III. Majlis Jamuan Penutup KAKOM
IV. Penyediaan makanan harian kontijen KAKOM

3.1. Melantik Ahli Jawatankuasa Kecil:
3.1.1. Berbincang bersama pengerusi berkaitan perlantikan
Jawatankuasa.
3.1.2. Memaklumkan berkaitan perlantikan Jawatankuasa kecil
3.1.3. Menyediakan surat perlantikan.

3.2. Mesyuarat Jawatankuasa kecil:
3.2.1. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada Jawatankuasa
Kecil
3.2.2. Menyelaraskan mesyuarat jawatankuasa kecil.
3.2.3. Mengedarkan surat perlantikan jawatankuasa kecil.
3.2.4. Bermesyuarat dan menyenaraikan tugas setiap jawatankuasa
kecil.

3.3. Anggaran Perbelanjaan.
3.3.1. Membuat anggaran perbelanjaan
3.3.2. Membentangkan anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh
Jawatankuasa

3.4. Melantik dan mewujudkan JK dan menyediakan fail JK.
3.5. Menyediakan cadangan menu sajian sepanjang kejohanan kepada

Jawatankuasa Pengelola.
3.6. Memilih dan menentukan pengusaha / pembekal makanan yang

berpengalaman dalam penyediaan dan penyajian makanan.
3.7. Mendapatkan sebutharga menu.

3.8. Memastikan tempat sajian dan tempat makan dalam keadaan bersih
dan kondusif sebelum, semasa dan selepas jamuan.

3.9. Menyediakan pesanan online untuk makanan berbungkus sekiranya
perlu dengan kerjasama JK Laman Web.

3.10. Membekalkan dan mengagihkan minuman mineral kepada ketua
kontingen / pengurus pasukan/urusetia kontingen.

3.11. Mengenalpasti dan memilih sistem susun atur meja dan kerusi serta
hiasan untuk semua tetamu termasuk VVIP dan VIP.

3.12. Menyediakan tagging bagi meja dan kerusi untuk semua tetamu
termasuk VVIP, VIP dan tetamu serta susun atur meja kerusi di lokasi

berkenaan.
3.13. Menyediakan jadual masa dan menentukan lokasi tempat makan.

3.14. Melakukan pemantauan dan memastikan sajian disediakan adalah
mencukupi dan berkualiti.

3.15. Memanjangkan maklumat / aduan mengenai makanan kepada pihak
terbabit seperti pengusaha makanan, sekretariat

4.0. SENARAI SEMAK

BIL PERKARA YA TIDAK
1. Pelantikan JK dan mewujudkan fail JK

2. Mengadakan mesyuarat JK secara berkala

3. Membuat cadangan menu

5. Lawatan tapak ke lokasi yang berkaitan.

6. Menyenaraikan cadangan-cadangan dari JK

7. Mendapatkan maklumat senarai bilangan VVIP/VIP,
tetamu, pegawai dan atlit, semua AJK dan

sukarelawan.

8. Mendapatkan sebutharga dari pengusaha makanan.

9. Membuat anggaran belanjawan JK

10. Kelulusan anggaran perbelanjaan telah diperolehi

11. Berurusan dan perbincangan menu dengan
pengusaha / pembekal makanan

12. Menentukan cafe sajian bagi setiap kontingen.

13. Memastikan tempahan makanan, meja dan kerusi,
peralatan dan keperluan lain telah dibuat.

14. Menyediakan jadual tugas JK, jadual masa sajian
disediakan.

15. Mendapatkan senarai tetamu dari JK
Protokol,Jemputan,Sambutan dan LO.

16. Menyediakan lakaran (lay out) susun atur dewan
makan.

Memastikan semua keperluan peralatan dalam

17. bentuk belian terus atau sewaan (khemah,meja dan
kerusi dan lain-lainnya telah dilaksanakan dan

diperolehi.

18. Memastikan meja dan kerusi yang sesuai dan alas
meja disusun dengan sempurna.

19. Memastikan perkakasan makanan di meja makan
telah disediakan dengan sempurna.

20. Memastikan dewan makanan dan khemah sekiranya
perlu dalam keadaan bersih dan kondusif.

21. Memastikan kipas angin disediakan dan berfungsi
dengan baik.

22. Memastikan taklimat tugasan (TOT) JK dan
sukarelawan telah dilaksanakan.

Memastikan penyelarasan telah dibuat bersama JK
23. lain yang terlibat(JK Siaraya,JK Protokol,Jemputan,

Sambutan dan LO,JK Perasmian,JK Kebersihan dll).

Memastikan sajian makanan adalah dalam keadaan
24. yang bersih, baik dan berkualiti dan mencukupi

untuk semua tetamu.

5.0. PROSEDUR
5.1 PROSES PENGURUSAN SAJIAN MAKANAN BUFFET HARIAN

BIL PROSEDUR KERJA PEGAWAI /
JAWATANKUASA
Mendapatkan maklumat terkini daripada
1. sekretariat sekurang-kurangnya 3 hari DI RUJUK
Sekretariat
sebelum waktu makan diperlukan. JK Makanan

Menyelaras dengan pengusaha makan JK Makanan
2. berkenaan maklumat tentang bilangan
JK Makanan
terkini atlit makan di buffetline cafe.

Memeriksa 'buffetline' 1 1/2 jam sebelum
masa makan(Cth: bungkusan makanan
mula di hantar,kebersihan tempat
3. makan,label tempat makan kontingen,label
makanan yang disediakan,pemeriksaan
makanan dari segi rasa, warna, bau,
kuantiti dll.

Memastikan kerja-kerja pengemasan JK Makanan

4. dilakukan sepenuhnya selepas masa
makan.

5.2 PROSES PENGURUSAN SAJIAN MAKANAN BERBUNGKUS

BIL PROSEDUR KERJA PEGAWAI
JAWATANKUASA
Menerima borang pesanan sekurang-
DI RUJUK
kurangnya 3 hari sebelum makanan
JK Makanan
1. tersebut diperlukan serta memastikan
ianya ditandatangani oleh

(i) Pengurus Pasukan

(ii) Ketua J/Kuasa Jamuan

Menyerahkan satu salinan borang pesanan

kepada pengusaha makanan selewat-

2. lewatnya 48 jam (2 hari) sebelum makanan JK Makanan
diperlukan serta memastikan pembekal /

pengusaha makanan telah menerimanya

serta mengambil tindakan sewajarnya.

Memproses agihan mkanan berbungkus JK Makanan
JK Makanan
3. pada hari dan masa yang dipohon oleh
kontinjen. Sekretariat

JK Makanan perlu menghubungi atau JK Makanan
Sukarelawan
4. mendapatkan status perkembangan terkini
sekurang-kurangnya 2 jam sebelum masa

mengambil makanan berbungkus.

Jika berlaku kes kelewatan,pihak JK

Makanan perlu menghubungi pihak

5. pemandu kenderaan dan urusetia
kontingen terbabit dengan segera untuk

makluman waktu terkini makanan dijangka

dapat disiapkan.

6. JK Makanan dengan bantuan sukarelawan
di kehendaki memastikan SEMUA

makanan berbungkus dari cafe

dimasukkan ke dalam kotak besar/beg

plastik besar.

5.3 PROSES PENGURUSAN SAJIAN MAKANAN JAMUAN RASMI

BIL PROSEDUR KERJA PEGAWAI /
JAWATANKUASA