MODUL PENGURUSAN PRASEKOLAH

JABATAN PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK JUN 2024

Terbitan 2024 © Institut Pendidikan Guru Malaysia Kampus Perempuan Melayu Hak Cipta Terpelihara. Mana-mana bahagian penerbitan ini tidak boleh dihasilkan semula, sisimpan dalam sistem simpnaan kekal, atau dipindahkan dalam sebarang bentuk atau sebarang cara elektronik, mekanik, penggambaran semula, rakaman dan sebagainya tanpa terkebih dahulu mendapat izin daripada Jabatan Pendidikan Awal Kanak-kanak, Institut Pendidikan Guru Malaysia Kampus Perempuan Melayu.

ISI KANDUNGAN Isi Kandungan Muka Surat Rukun Negara 6 Falsafah Pendidikan Kebangsaan 7 Kata Pengantar 8 Pengenalan 9 Tema Modul 10 Sasaran 10 Objektif 10 MODUL 1 PENGURUSAN REKOD 1.0 Pengenalan 1.1 Rekod Peribadi 1.2 Rekod Kewangan 1.3 Rekod Inventori 1.4 Lain-lain Rekod MODUL 2 PENGURUSAN RUANG 13 15 33 41 54 2.0 Pengenalan 2.1 Ruang Pembelajaran 2.2 Ruang Dalaman 2.3 Ruang Luaran 2.4 Cadangan Dalam Pengurusan Ruang 2.5 Contoh Pelan Lantai Prasekolah 59 60 71 82 87 88

ISI KANDUNGAN MODUL 3 PENGURUSAN PEMAKANAN 3.0 Pengenalan 3.1 Panduan Penyediaan Makanan 3.2 Panduan Penyediaan Menu 3.3 Penyediaan Makanan di Bulan Ramadan 3.4 Peruntukan dan Bantuan Kewangan PCG 3.5 Pemilihan Bahan Mentah 3.6 Penyimpanan Bahan Mentah 3.7 Amalan Kebersihan Semasa Penyediaan Makanan 3.8 Pengurusan Penyajian Makanan 3.9 Pembekal Luar 3.10 Peralatan dan Perkakas 3.11 Cadangan dalam Pengurusan Makanan 3.12 Instrumen Pentaksiran Penilaian Pengurusan Pemakanan 91 92 92 94 94 95 96 98 99 102 103 105 106 MODUL 4 PENGURUSAN PERSEKITARAN 4.0 Pengenalan 4.1 Aspek Pengurusan Persekitaran : Fizikal 4.2 Aspek Pengurusan Persekitaran : Sosial 4.3 Aspek Pengurusan Persekitaran : Emosi 4.4 Cadangan Aspek Pengurusan Persekitaran 109 110 127 131 133

ISI KANDUNGAN MODUL 5 PENGURUSAN KESIHATAN 5.0 Pengenalan 5.1 Penyakit berjangkit 5.2 Langkah Pencegahan Penularan 5.3 Pengurusan Makanan dan Diet 5.4 Penjagaan Kesihatan Gigi 137 138 140 148 149 MODUL 6 PENGURUSAN KESELAMATAN 6.0 Pengenalan 6.1 Aspek Keselamatan di Prasekolah 6.2 Peti Pertolongan Kecemasan 6.3 Papan Tanda Keselamatan di Prasekolah 6.4 Latihan Kebakaran 6.5 Langkah Keselamatan Semasa Kebakaran 6.6 Alat Pemadam Api 6.7 Pelan Lantai Semasa Kebakaran 153 154 160 164 165 167 170 172 RUJUKAN 173

RUKUN NEGARA BAHAWASANYA Negara kita Malaysia mendukung cita-cita hendak: Mencapai perpaduan yang lebih erat dalam kalangan seluruh masyarakatnya; Memelihara satu cara hidup demokratik; Mencipta satu masyarakat yang adil di mana kemakmuran negara akan dapat dinikmati bersama secara adil dan saksama; Menjamin satu cara yang liberal terhadap tradisi-tradisi kebudayaannya yang kaya dan berbagai corak; Membina satu masyarakat progresif yang akan menggunakan sains dan teknologi moden; MAKA KAMI, rakyat Malaysia, berikrar akan menumpukan seluruh tenaga dan usaha kami untuk mencapai cita-cita tersebut berdasarkan prinsip-prinsip yang berikut: KEPERCAYAAN KEPADA TUHAN KESETIAAN KEPADA RAJA DAN NEGARA KELUHURAN PERLEMBAGAAN KEDAULATAN UNDANG-UNDANG KESOPANAN DAN KESUSILAAN 6

7 FALSAFAH PENDIDIKAN KEBANGSAAN “Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bertujuan untuk melahirkan warganegara Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketerampilan, berakhlak mulia, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara.” Sumber: Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

8 KATA PENGANTAR Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Segala pujian dan rasa syukur kami panjatkan ke hadrat Ilahi, dengan rahmat dan petunjuk-Nya, Modul Pengurusan Prasekolah bagi kursus PAKK 3453 Pengurusan dalam Pendidikan Awal Kanak-kanak dapat kami susun dan sempurnakan. Modul ini disusun sebagai panduan guru untuk memenuhi keperluan dalam menguasi kemahiran dalam pengurusan prasekolah. Modul ini disusun sebagai panduan pembelajaran untuk memenuhi keperluan pelajar dalam memahami pengurusan dalam Pendidikan Awal Kanak-kanak. Pembukaan modul ni direka secara menyeluruh, tanpa mengira tahap pendidikan, dengan harapan dapat mengurangkan pengulangan topik sambil memastikan kandungan relevan dengan keperluan pelajar. Pembahasan modul bermula dengan menerangkan matlamat pembelajaran yang ingin dicapai. Kelebihan modul ini terletak pada integrasinya dengan bahan sejarah, serta disertakan dengan pelbagai jenis soalan untuk mengukur pemahaman dan kemahiran pelajar. Kami sedar bahawasanya modul ini masih memiliki kekurangan. Demikian itu, segala kritikan dan komen bersifat membangun sangat kami harapkan. Semoga penghasilan modul ini dapat memberi manfaat kepada pelbagai lapisan masyarakat terutama dalam kalangan pendidik.

10 PENGENALAN TEMA MODUL Modul pengurusan prasekolah 1.Guru prasekolah 2.Pelajar yang mengambil kursus Pendidikan Awal Kanak-Kanak SASARAN OBJEKTIF Meningkatkan kualiti pembelajaran untuk menyokong perkembangan kognitif, sosial, emosi dan fizikal kanak-kanak. Meningkatkan kemahiran pengurusan guru dan kakitangan prasekolah dalam pengurusan ruang, pengurusan rekod dan pengurusan pemakanan yang berkesan. Memberi panduan dalam menyediakan sumber dan bahan pengajaran yang relevan dan berguna bagi memenuhi keperluan pendidikan kanak-kanak. Modul pengurusan prasekolah ialah satu panduan yang direka bentuk untuk membantu guru atau pentadbir prasekolah dalam menguruskan operasi harian dalam meningkatkan kualiti pembelajaran di institusi prasekolah ekolah

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD KANDUNGAN MODUL : 1.0 PENGENALAN 1.1 REKOD PERIBADI REKOD KANAK-KANAK REKOD GURU / STAF CONTOH REKOD PERIBADI 1.2 REKOD KEWANGAN SUMBER / PEMEROLEHAN KEWANGAN CONTOH REKOD KEWANGAN 1.3 REKOD INVENTORI CONTOH REKOD INVENTORI 1.4 LAIN-LAIN REKOD CONTOH LAIN-LAIN REKOD

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD 1.0 PENGENALAN Pengurusan rekod merupakan satu bidang pengurusan yang bertanggujawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan dan pelupusan rekod di mana-mana institusi. Kawalan ini termasuklah penawanan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi urusan organisasi dalam bentuk rekod -MS 2223-1:2015, Bahagian 1, Klausa 3 Rekod merupakan bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya. -Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Rekod Awam merupakan rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmatan awam atau pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511] - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629). CIRI-CIRI REKOD Setiap rekod yang hendak diwujudkan perlulah sahih (authentic), mempunyai nilai-nilai kebolehpercayaan (reliable), lengkap (completeness), utuh (integrity), dan boleh digunakan (useable) semasa menjalankan tugas rasmi serta mematuhi undang-undang yang ditetapkan dan akauntabiliti. Setiap rekod yang hendak diwujudkan perlulah diuruskan dengan cekap dan teratur bermula dari pewujudan rekod, penawanan, penggunaan, pemeliharaan sehinggalah pelupusan rekod 13

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD 1.0 PENGENALAN TUJUAN PENGURUSAN REKOD Mengurangkan kepadatan rekod Mengatasi masalah kekurangan tempat menyimpan rekod Memudahkan pencarian semula rekod Mengurangkan kos Mengenalpasti & melindungi rekod-rekod yang bernilai mahupun sulit Meningkatkan profil dan produktiviti MATLAMAT PENGURUSAN REKOD Untuk menyediakan maklumat dan rekod yang tepat Untuk memastikan rekod disediakan pada individu yang tepat Untuk memastikan rekod disediakan pada waktu dan tempat yang sesuai serta tepat Memastikan rekod diurus sebaik mungkin dan mengurangkan bebanan kos Memastikan rekod yang tepat digunakan untuk proses memutuskan keputusan (decision making) KEPENTINGAN PENGURUSAN REKOD Memastikan sejarah yang penting, informasi-informasi dan fail-fail yang penting disahkan dan disimpan dengan baik. Memastikan rekod yang tidak penting diuruskan berdasarkan langkah-langkah dan garis panduan yang ditetapkan. Memudahkan pengurusan sesuatu pertubuhan lebih efektif. Kurangkan kos untuk menyimpan kemudahan dan supply yang tidak memerlukan. Memperbanyakkan ruang dalam pejabat melalui pengurusan fail-fail dan rekod yang tidak penting. Meningkatkan akauntabiliti dan time akses untuk mendapat maklumat. 14

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD 1.1 REKOD PERIBADI Rekod peribadi kanak-kanak dan kakitangan di prasekolah adalah penting untuk menjaga keselamatan, kesihatan, dan pembangunan kanak-kanak dengan baik. Rekod ini termasuk maklumat seperti kehadiran dan kesihatan Rekod peribadi harus disimpan dengan selamat dan hanya diakses oleh kakitangan yang dibenarkan untuk tujuan yang berkaitan. Penjagaan privasi adalah penting, dan maklumat peribadi hendaklah diperlakukan dengan kerahsiaan yang sewajarnya. Selain itu, rekod harus dikemaskini secara berkala untuk memastikan maklumat yang disimpan adalah yang terkini. REKOD KANAK-KANAK Rekod peribadi bermaksud rekod yang mengandungi maklumat diri kanak-kanak, keluarga, dan fizikal kanak-kanak. Guru perlu memastikan segala maklumat yang hendak diperolehi tepat dan mendapat kerjasama dari ibu bapa atau penjaga. Antara maklumat peribadi -; a.Nama penuh kanak-kanak b.Tarikh lahir c.Alamat rumah d.Nombor telefon ibu bapa / penjaga e.Nama ibu bapa / penjaga Rekod kedatangan merupakan dokumen penting di prasekolah. Guru bertanggungjawab untuk mengambil kehadiran kanak-kanak setiap hari dan mestilah direkodkan di dalam rekod kedatangan kanak-kanak. Guru juga dapat merancang jadual dan tugas PPM serta menjamin kegiatan prasekolah berjalan dengan lancar. Guru dan PPM perlu mengetahui latar belakang kanak-kanak dibawah jagaanya dan mengetahui siapa yang bertanggungjawab menghantar dan mengambil kanak-kanak dan menjamin keselamatan kanak-kanak tersebut. REKOD PERIBADI KANAK-KANAK REKOD KEDATANGAN 15

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD KESIHATAN REKOD KEMAJUAN Rekod kesihatan adalah dokumen yang mencatatkan semua maklumat kesihatan kanakkanak di prasekolah. Rekod ini juga dapat dijadikan rujukan atau bukti jika berlaku kecederaan atau kemalangan kepada kanak-kanak. FAEDAH Merancang tindakan serta pencegahan ke atas penyakit dan kesihatan Mencapai sebarang rawatan, kemalangan atau pemeriksaan perubatan Mengenal pasti corak pemakanan kanak-kanak dan merekodkannya Merancang menu untuk memenuhi keperluan kesihatan Memberikan maklumat tentang perkembangan fizikal kanakkanak Rekod kemajuan adalah penting kerana ia mencatatkan segala hasil pencapaian kanak-kanak pada akhir segala aktiviti yang telah dijalankan di prasekolah. Dapatan tersebut sebenarnya bertindak sebagai sumber maklumat yang menjadi asas rujukan kepada perancangan aktiviti tahunan, bulanan, mingguan dan harian di prasekolah. Malah ia menjadi teras aras proses amalan perkembangan menyeluruh dalam aktiviti pembelajaran yang dilaksanakan oleh guru. Oleh kerana prasekolah merupakan institusi tenaga professional awal selepas taska yang bertanggungjawab merangsang potensi kemahiran asas kehidupan dari aspek perkembangan kognitif, sosioemosi, bahasa dan fizikal. Penilaian adalah suatu proses pemerhatian kepada kemajuan kanak-kanak secara berterusan mengikut jangka waktu yang ditentukan serta bergantung kepada keperluan yang dirancangkan. Tujuannya untuk mendapatkan maklumbalas tentang keberkesanan aktiviti pembelajaran yang telah dilaksanakan dengan kanak-kanak. 16

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD KEMAJUAN Rekod kemajuan adalah penting kerana ia mencatatkan segala hasil pencapaian kanak-kanak pada akhir segala aktiviti yang telah dijalankan di prasekolah. Dapatan tersebut sebenarnya bertindak sebagai sumber maklumat yang menjadi asas rujukan kepada perancangan aktiviti tahunan, bulanan, mingguan dan harian di prasekolah. Malah ia menjadi teras aras proses amalan perkembangan menyeluruh dalam aktiviti pembelajaran yang dilaksanakan oleh guru. Oleh kerana prasekolah merupakan institusi tenaga professional awal selepas taska yang bertanggungjawab merangsang potensi kemahiran asas kehidupan dari aspek perkembangan kognitif, sosioemosi, bahasa dan fizikal. Penilaian adalah suatu proses pemerhatian kepada kemajuan kanak-kanak secara berterusan mengikut jangka waktu yang ditentukan serta bergantung kepada keperluan yang dirancangkan. Tujuannya untuk mendapatkan maklumbalas tentang keberkesanan aktiviti pembelajaran yang telah dilaksanakan dengan kanak-kanak. Hasil proses penilaian yang direkodkan, membolehkan guru merancang tindakan susulan yang sesuai dengan proses pembelajaran seterusnya berdasarkan minat, kesediaan dan tahap keupayaan kebolehan kanak-kanak bersesuaian dengan kemahiran asas perkembangan yang dimilikinya pada ketika itu. Pada masa yang sama gugru boleh membuat refleksi atau penilaian diri terhadap keberkesanan peranannya sebagai penyampaian maklumat, pemudahcara atau fasilitator, pendidik dan mentor kepada kanak-kanak. Justeru itu tugasan ini mampu meningkatkan etika profesionalisme perkhidmatan pendidikan di prasekolah. Instrumen yang boleh digunakan untuk penilaian : Hasil kerja Senarai semak perkembangan kanak-kanak Catatan anekdot Hasil kerja adalah hasil yang boleh dilihat melalui setiap lembaran kerja atau tugasan yang diberikan kepada kanak-kanak. Ia boleh dinilai daripada setiap kerja yang dilakukan oleh kanak-kanak dalam tempoh yang tertentu. 17

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD PERKEMBANGAN Penilaian dan merekod perkembangan kanak-kanak untuk mengesan dan mengenal pasti kanak -kanak yang mempunyai masalah dalam perkembangan mereka. Merekod ialah aktiviti mencatat maklumat secara bersistem berkaitan perkembangan, kebolehan, kemajuan dan pencapaian kanak-kanak. Maklumat dalam rekod perlu dikemaskini untuk memudahkan guru membuat rujukan tentang pembelajaran kanak-kanak. Kaedah merekod perkembangan kanak-kanak salah satunya adalah menggunakan rekod berterusan iaitu menyimpan rekod tersebut sebagai maklumat untuk sesi perbincangan antara guru dan ibu bapa untuk melihat kemajuan yang dicapai oleh murid. Contoh rekod yang digunakan untuk menilai perkembangan kanak-kanak adalah seperti berikut : 1) SENARAI SEMAK 2) REKOD ANEKDOT 3) REKOD BERTERUSAN Senarai semak adalah senarai item yang disediakan untuk mengenal pasti perkembangan kanak-kanak dari segi pengetahuan,kemahiran,sikap dan kebolehan. Senarai item yang disediakan adalah untuk menentukan sama ada: sesuatu tingkah laku dapat diperhatikan sesuatu perlakuan telah dilakukan kekerapan sesuatu tingkah laku Kebaikan borang senarai semak. Banyak maklumat boleh direkod Tidak perlu dilengkapkan dalam sehari Boleh digunakan oleh sesiapa sahaja Keburukan borang senarai semak. Item senarai semak terhad,perlu ditafsir berhati-hati Kurang maklumat tentang kekerapan,jangka masa dan keterangan tentang tingkah laku SENARAI SEMAK 18

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD ANEKDOT Satu catatan ringkas mengenal sesuatu peristiwa atau tingkah laku kanak-kanak yang dianggap penting,unik dan signifikan untuk direkod. Rekod anekdot ditulis secara objektif untuk menerangkan apa yang berlaku bila dan dimana berlaku. Kebaikan rekod anekdot. Pemerhati tidak memerlukan sebarang latihan bagi membuat rekod ini . Pemerhatian ini terbuka (tiada penutup) . Pemerhati mencatatkan apa sahaja yang beliau dapat saksikan dan tidak terhad kepada sejenis tingkah laku ataupun catatan. Keburukan rekod anekdot. Memenatkan guru kerana memberi lebih tumpuan pada proses merekodkan. Lebih sesuai digunakan bagi pemerhatian secara individu kerana sukar bagi guru untuk merekod pemerhatian jika secara kumpulan. Pemerhati juga perlu menjauhkan diri mereka daripada kanak-kanak yang diperhatikan. REKOD BERTERUSAN Satu catatan terperinci tentang kejadian mengikut tuntutan masa. Catatan dalam bentuk cerita naratif yang dibuat ke atas individu atau kumpulan muris semasa berlakunya sesuatu peristiwa. Setiap perlakuan dan apa yang ditutur oleh kanak-kanak akan dicatat sepanjang pemerhatian. Pemerhatian yang terperinci ini biasanya dijalankan dalam tempoh lima hingga sepuluh minit. Tujuan menggunakan rekod berterusan ;- Guru boleh menggunakan rekod berterusan sebagai salah satu penilaian diagnostik untuk menilai keberkesanan penggunaan ataupun bacaan teks misalnya penguasaan suku kata, perbendaharaan kata dan kosa kata. Panduan Hasil merekod ini juga dapat mengkategorikan kanak-kanak dalam kumpulan. Dapat mengesan pelbagai aspek perkembangan pencapaian kanak-kanak Mengesan permasalahan yang dihadapi setiap kanak-kanak menyediakan rekod berterusan Rekodkan apa yang dilakukan oleh kanak-kanak satu per satu dan terperinci. 19

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD BERTERUSAN Tujuan menggunakan rekod berterusan ;- Guna bahasa yang mudah difahami. Pastikan rekod dicatat mengikut urutan peristiwa Tentukan masa Perlu tulus dan ikhlas Panduan menulis rekod berterusan Buat pemerhatian selama 10 minit ataupun kurang dan tulis secara terperinci berkenaan tingkah laku yang diperhatikan Hanya merekodkan data, memerhati dan tidak membuat interpretasi Merekodkan hanya apa yang dilihat dan didengar dan fokus terhad pada kanak-kanak yang ingin diperhatikan Tulis atau rekod dengan terperinci mengikut urutan peristiwa yang berlaku Pastikan buku nota, kertas catatan ataupun pensel diletak di tempat yang strategik dan sulit Kelebihan menggunakan rekod berterusan Memberi gambaran sebenar dan terperinci berkenaan situasi sebenar dalam tempoh yang ditetapkan Memperlihatkan pelbagai aspek perkembangan dalam satu rekod. Contohnya dengan hanya satu rekod, guru dapat mengesan pelbagai aspek perkembangan iaitu perkembangan jasmani,emosi,rohani,intelek dan sosial Tidak memerlukan seseorang guru itu mahir dalam kemahiran pemerhatian yang khusus Memudahkan guru merekodkan dengan hanya menggunakan pensel dan kertas. Kelemahan menggunakan rekod berterusan Memerlukan pengkaji atau guru untuk memerhati setiap tingkah laku kanak-kanak yang dikaji dan ini memerlukan masa yang banyak bagi mengenal pasti masalah yang dihadapi dengan lebih tepat. Memenatkan guru kerana memberi lebih tumpuan pada proses merekodkan Lebih sesuai digunakan bagi pemerhatian secara individu kerana sukar bagi guru untuk merekod pemerhatian jika secara kumpulan Pemerhati juga perlu menjauhkan diri mereka daripada kanak-kanak yang diperhatikan. 20

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD HASIL KERJA Guru boleh menilai hasil kerja murid melalui rekod kerja yang dikumpulkan dan menjadi sumber maklumat kemajuan kanak-kanak, kekuatan, kelemahan, konsep, dan kemahiran yang mereka ketahui dan kuasai. Setiap bahan atau hasil kerja murid dikumpulkan dalam bentuk portfolio Contoh bahan yang dikumpulkan dalam portfolio murid ialah : Hasil lukisan Mewarna Lakaran dan tulisan Buku skarap Kraf tangan Buku kecil Model Video kanak-kanak Gambar yang diambil semasa kanak-kanak menjalani aktiviti pengajaran dan pembelajaran di sekolah Hasil kerja berupaya membuktikan pencapaian dan kemahiran kanak-kanak. Catat pencapaian pada masa hasil kerja dilaksanakan dan setiap hasil mesti bertulis tarikh yang lengkap supaya mudah rujukan dilakukan. Catatan yang perlu dibuat perlu menggambarkan tahap kebolehan. Contohnya : Sudah boleh membuat bulatan Sudah boleh menulis huruf Sudah boleh membaca Sebarang pembetulan, perlu ditanda dan dimaklumkan kepada kanak-kanak supaya mereka sedar akan kesilapan yang telah dilakukan dan pembetukan boleh dilakukan. 21

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD GURU/STAF REKOD PERIBADI GURU/STAF REKOD KEDATANGAN Rekod yang menerangkan maklumat peribadi tentang kakitangan. Antara perkara yang terdapat pada rekod peribadi:- Nama kakitangan Umur kakitangan Alamat Status Tarikh dan tempat lahir Jantina Berat dan tinggi Kepentingan rekod peribadi kakitangan : Boleh mengetahui latar belakang keluarga kakitangan. Mendapat tahu tentang pengalaman bekerja. Boleh mengenali tentang diri perkerja tersebut. Boleh menghubungi ibubapa/penjaga pekerja sekiranya dia mengalami kecederaan ataupun ketidakhadiran. Rekod yang menunjukkan kedatangan atau kehadiran pekerja di tempat kerja. Rekod yang ada dalam rekod kedatangan : Nama pekerja Masa datang ke tempat kerja Tandatangan pekerja Tempoh masa berkerja Kepentingan rekod kedatangan : Untuk mencatatkan kedatangan pekerja seperti datang awal dan datang lewat ke tempat kerja. Untuk mencatatakan cuti pekerja dan kes pekerja di tempat kerja. 22

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD REKOD GURU/STAF REKOD KESIHATAN REKOD PERLANTIKAN Rekod kesihatan ialah data yang menyimpan maklumat tentang kesihatan kakitangan pihak prasekolah semasa datang ke prasekolah. Rekod kesihatan hendaklah disimpan oleh hospital atau klinik kesihatan yang memeriksa kakitangan. Ringkasan hasil pemeriksaan akan diberi kepada kakitangan jika perlu sebagai rujukan. Kakitangan akan hanya diberi slip pemeriksaan untuk dikemukakan kepada Guru Besar yang bertanggungjawab menyimpannya dalam fail peribadi kakitangan di prasekolah. Peraturan perlantikan secara kontrak dalam perkhidmatan awam pada masa ini telah dijelaskan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2003 – Panduan Perlantikan Pegawai Kontrak ( PP 2/2003 ) telah disemak semula selaras dengan Peraturan-Peraturan Pegawai Awam ( Perlantikan , Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) Perakauanan penggajian bukan hanya melibatkan pembayaran gaji ,tetapi turut melibatkan penyediaan rekod yang lengkap mengenai diri pekerja disamping mematuhi dasar yang ditetapkan kerajaan. Oleh itu,dokumen yang terlibat dalam pengajian dikenali sebagai slip gaji dan penyata gaji. Slip gaji merupakan dokumen yang diterima oleh setiap pekerja daripada majikan. Suatu penyata yang menunjukkan jumlah gaji kasar serta jumlah potongan daripada pekerja. Rekod cuti iaitu cuti kakitangaan (tahunan, kecemasan dan sakit) Cuti sakit : Cuti bergaji penuh atas sebab-sebab perubatan memerlukan sijil sakit dari seorang pengawai perubatan kerajaan atau lain-lain doktor yang diterima dan diberi bagi sakit atau kecederaan yang ada harapan untuk sembuh. Cuti Kecemasan : Cuti kecemasan apabila pekerja mempunyai masalah keluarga yang tidak dapat mengelakkan diri dan perlu memgambil cuti. Contohnya kematian ahli keluarga. Cuti tahunan : Cuti tahunan merupakan waktu cuti yang diberikan kepada pekerja oleh majikan. Setiap pekerja berhak mendapatkan satu hari cuti dalam sebulan atau dua belas hari dalam setahun. REKOD GAJI REKOD CUTI 23

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF 24

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD KEDATANGAN KANAK-KANAK 25

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD KESIHATAN KANAK-KANAK 26

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD KEMAJUAN KANAK-KANAK 27

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD PERKEMBANGAN KANAK-KANAK - SENARAI SEMAK 28

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD PERKEMBANGAN KANAK-KANAK - ANEKDOT 29

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD PERKEMBANGAN KANAK-KANAK - REKOD BERTERUSAN 30

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD PERIBADI GURU 31

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD PERIBADI KANAKKANAK / STAF REKOD PERIBADI GURU 32

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD 1.2 REKOD KEWANGAN Pengurusan rekod kewangan dalam konteks prasekolah memainkan peranan yang penting dalam memastikan kelancaran operasi harian, penyelenggaraan fasiliti, serta pembangunan dan pemeliharaan sumber daya. Antara rekod kewangan yang perlu disediakan oleh guru adalah: i. Anggaran belanjawan tahunan ii. Dokumen kewangan iii. Lain-lain yang berkaitan kewangan Sumber kewangan merupakan asas penting untuk menguruskan kelas prasekolah. Sumber kewangan yang kukuh dapat membangunkan kelas prasekolah dengan serba lengkap dengan pelbagai kemudahan. Terdapat berbagai cara untuk memperolehi sumber kewangan di prasekolah. Antara sumber kewangan yang boleh diperolehi melalui: (i) sumbangan dari ibu bapa, atau orang perseorangan (ii) pemberian grant per-kapita oleh kerajaan, (iii) bantuan makanan (iv) pinjaman (v) pertubuhan bukan kerajaan (vi) badan kebajikan (vii) yuran (viii) dana SUMBER/PEMEROLEHAN KEWANGAN 33

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD Sumbangan adalah satu pemberian secara sukarela dan ikhlas dengan tanpa adanya imbalan yang bersifat keuntungan, selain itu dengan adanya sumbangan dapat menjadikan prasekolah yang lebih baik dan kondusif. Sumbangan boleh di perolehi dari ibu bapa , perseorangan Yang Berhormat , Syarikat dan Agengsi kerajaan dan bukan kerajaan (NGO) Contohnya : Sumbangan makanan , seperti milo, minuman bijirin dan sebagainya Sumbangan peralatan contohnya alat bantu mengajar, perabot, buku , permainan luar Sumbangan pakaian seragam dan baju sukan Sumbangan kewangan untuk menjalankan aktiviti contohnya Sukaneka , Hari Keluarga dan Lawatan Sumber kewangan juga boleh diperolehi dari aktiviti atau program yang di dianjur atau dikelolakan oleh pihak prasekolah itu sendiri seperti hari karnival, jualan kupon, jogathon, serta jualan bahan terpakai. Sebelum menjalankan aktiviti, pihak prasekolah perlulah menyediakan satu kertas kerja untuk tujuan tersebut. Pengurusan prasekolah akan lebih tersusun dan perjalanannya lebih teratur, jika dana kewangan banyak.Ia juga akan menjadikan prasekolah lebih kondusif. Contoh format kertas kerja yang dicadangkan ialah:- Tajuk : Tajuk projek,nama prasekolah,nama pemohon,alamat,agensi yang dituju,bajet keseluruhan,tandatangan dan tarikh menghantar. Abstrak : Lebih kurang 200-500 perkataan,merumuskan segala perkara penting,kehendak utama,objektif dan anggaran dapatan. Masalah Utama : Nyatakan dengan jelas masalah yang dihadapi oleh prasekolah kerana terpaksa meminta bantuan atau derma. Objektif : Nyatakan dengan jelas kehendak-kehendak guru malah dan keperluan. Prosuder : Nyatakan bagaimana anda dapat mencapai objektif yang anda kehendaki secara terperinci. Penilaian : Nyatakan bagaimana anda akan memberitahu agensi terlibat selepas objektif tercapai. Kelengkapan dan peralatan : Prasekolah anda mungkin mengkehendaki pekerja baru, pastikan anda menyatakan apakah kelayakan atau keperluannya. Keperluan Staf : Pastikan anda mengetahui siapakah yang perlu mengetuai projek itu jika memerlukan pekerja baru nyatakan kenapa pekerja baru di perlukan. Bajet : Tunjukkan keseluruhan anggaran kos projek. (keperluan staf peralatan yang digunakan,pengangkutan,cara memungut, dan pengurusan). SUMBANGAN 34

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD Negeri Kadar Seorang Murid Sehari (RM) Semenanjung RM 2.00 Sabah, Sarawak & WP Labuan RM 2.50 Bantuan Makanan Prasekolah (BMP) i. Tuntutan BMP hanya layak dituntut bagi murid yang bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan sahaja. ii. Kadar BMP yang layak dituntut oleh sekolah untuk murid adalah untuk tempoh 200 hari setahun adalah seperti jadual di bawah: iii. Perbelanjaan yang dibenarkan menggunakan peruntukan BMP adalah: Perolehan bahan mentah memasak Gas/bahan api memasak Makanan tambahan Perkara lain yang melibatkan penyediaan/pemberian makanan berkhasiat kepada murid di kelas prasekolah Bantuan Geran Per Kapita Prasekolah (PCG) i. Tuntutan PCG Prasekolah layak dituntut bagi murid yang bersekolah di Sekolah/Institusi Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan sahaja. ii. Kadar PCG Prasekolah yang layak dituntut oleh sekolah untuk murid prasekolah ialah RM100.00 seorang murid setahun. iii. Perbelanjaan yang dibenarkan menggunakan peruntukan PCG Prasekolah adalah: Pembelian inventori dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah serta penyelenggaraan komputer dan peralatan lain bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, cakera padat dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran. Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberikan pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. Perolehan Harta Modal adalah tidak dibenarkan. BANTUAN PERSEKOLAHAN MURID 35

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD Insurans Takaful i. Tuntutan Insurans Takaful hanya layak dituntut bagi murid yang bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan sahaja; ii. Kadar kelayakan Insurans Takaful untuk seorang murid ialah RM1.50; dan iii. Perlindungan Insurans Takaful meliputi: Setiap murid warganegara Malaysia yang berdaftar di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan mulai 1 Januari tahun semasa hingga 31 Disember tahun yang sama akan dilindungi secara automatik bagi sepanjang tempoh tersebut. Perlindungan 24 jam sehari semalam dan meliputi seluruh dunia. *Tertakluk kepada pekeliling yang sedang berkuatkuasa Elaun Murid Khas (EMK) i. EMK dibayar sebanyak RM150.00 setiap bulan bagi seorang murid yang layak. (Rujuk Surat Pekeliling Kewangan Bil. 3 Tahun 2009 – Kadar Elaun para 3) ii. EMK dibayar melalui akaun bank murid iii. Pembayaran dibuat sekali setahun iv. Peruntukan disalurkan terus oleh Bahagian Kewangan, KPM kepada Bahagian Pendidikan Khas (BPKhas) dan Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). v. Sekiranya berlaku lebihan peruntukan EMK, BPKhas dan JPN dikehendaki memulangkan lebihan peruntukan tersebut kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui cek atas nama ‘Ketua Akauntan Kementerian Pendidikan Malaysia’ sebelum atau pada 30 November tahun semasa. Bantuan Kokurikulum Prasekolah (BKKP) i. Tuntutan BKKP layak dituntut bagi murid yang bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan sahaja. ii. Kadar BKKP yang layak dituntut oleh sekolah untuk murid prasekolah ialah RM25.00 seorang murid setahun. iii. Perbelanjaan yang dibenarkan menggunakan peruntukan BKKP adalah meliputi aktiviti: Sukan/sukaneka; Karnival Pendidikan Prasekolah; Konvokesyen; dan Lawatan iv. Perbelanjaan pelaksanaan aktiviti di atas adalah seperti yang berikut: Urusan makan dan minum, penginapan, sewaan dan pengangkutan murid dan guru pengiring prasekolah/pembantu pengurusan murid; Perolehan/penyediaan bahan cetak dan bahan habis guna; Pembelian dan penyelenggaraan peralatan kokurikulum dan sukan prasekolah; dan Pembelian hadiah aktiviti. 36

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD KEWANGAN Disediakan oleh: ................................................. Disahkan oleh: ................................................. PERUNTUKAN KEWANGAN SEKOLAH 37

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD Disediakan oleh: ................................................. Disahkan oleh: ................................................. ANGGARAN PERBELANJAAN MAKAN MINUM PRASEKOLAH 38

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD NOTA MINTA PERMOHONAN MENDAPAT BEKALAN MAKANAN 39

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD Disediakan oleh: ................................................. Disahkan oleh: ................................................. ANGGARAN PERBELANJAAN WANG PERKAPITA ANGGARAN PERBELANJAAN WANG KOKURIKULUM PRASEKOLAH 40

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD 1.3 REKOD INVENTORI Sebagai satu definisi ringkas inventori ialah barang-barang yang disimpan untuk kegunaan masa depan sama ada untuk dijual atau diproses. Barang-barang ini mungkin terdiri daripada berbagai bentuk, seperti bahan mentah, barang-barang separuh siap (dalam proses pembuatan) atau barang-barang yang telah siap. Barang-barang keperluan pejabat, alat kelengkapan dan tenaga manusia yang diambil khas untuk menampung keperluan sesuatu projek masa depan juga dianggap satu inventori. Terdapat beberapa sebab mengapa inventori perlu disimpan. Kerap kali wujud satu jangka masa di antara waktu pesanan yang dibuat tidak akan tiba dengan serta merta. Oleh itu untuk menjamin supaya barang yang hendak digunakan tidak kehabisan, simpanan atau inventori adalah diperlukan. Sungguhpun pembekal boleh menhantar dengan kadar segera tetapi pelanggan kerapkali akan dikenakan kos pengangkutan yang tinggi untuk menampung kos hantaran, misalnya hantaran ekspres. PENGURUSAN INVENTORI PERALATAN Terdapat dua perkara utama dalam pengurusan inventori iaitu bilangan unit yang perlu dipesan dalam setiap pesanan dan bila pesanan harus dibuat. Objektif utama dalam membuat kedua-dua keputusan ini supaya jumlah kos pengurusan inventori yang dibincangkan adalah minimum. Kos memberi kesan yang berlainan. Misalnya kos menyimpan inventori dapat dikurangkan jika bilangan unit yang dipesan kecil dan dengan itu bilangan unit yang disimpan juga kecil. Tetapi untuk memenuhi permintaan, jika pesanan adalah kecil, pesanan perlulah dibuat lebih kerap.Contoh inventori ialah Peralatan dan kelengkapan pejabat (alat pengira, kipas angin, dsbnya).Perabot, permaidani, langsir, DEFINISI BEKALAN PEJABAT Termasuk semua barang luak (consumables) (ball pen, kertas am dsbnya). Alat tulis serta kelengkapan pejabat takluak (non-consumable) yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu (gunting, stapler dsbnya). 41

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD MERANCANG KEPERLUAN PEROLEHAN PEMBELIAN Tujuan untuk mendapatkan nilai yang terbaik. 1. Pembelian yang paling menguntungkan. 2. Pastikan peruntukan mencukupi. 3. Kuasa pembelian diperolehi. 4. Spesifikasi barang ditentukan. 5. Nasihat teknikal diperolehi. 6. Dasar dan pertaturan pembelian dipatuhi. PENYIMPANAN Tujuan untuk mengelakkan daripada kehilangan, kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan. 1. Simpan di tempat yang sesuai dengan jenis barang. 2. Memberi perhatian kepada cara susunan barang-barang. 3. Pastikan keselamatan barang-barang. 4. Sediakan tanda-tanda amaran. Membuat anggaran penggunaan Mengkaji penggunaan Menentukan keperluan 42

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD PENYELENGGARAAN PENGGUNAAN a. Penyelenggaraan bertujuan untuk: i. Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; ii. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; iii. Meningkatkan keupayaan; iv. Mengurangkan kerosakan; v. Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan; vi. Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan; vii. Menjamin keselamatan pengguna; viii. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan ix. Memelihara imej Kerajaan. b. Jenis Penyelenggaraan Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut: i. Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah kerja penyelenggaraan mengikut jadual/ program bagi memastikan setiap komponen aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar. ii. Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance) ialah kerja pembaikan atau penggantian komponen apabila berlaku kerosakan/ kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan. Penggunaan aset hendaklah mematuhi peraturan berikut: a. Bagi tujuan rasmi sahaja; b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna; c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan jika perlu; d. Hendaklah direkodkan penggunaannya; dan e. Aduan mengenai kerosakan aset hendaklah dilaporkan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih KEW.PA-9. Aset alih yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan atau Pegawai Aset Institusi. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal. 43

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD MEREKOD PELUPUSAN Tujuan: Kawalan secara dokumen supaya dapat mengesan dan mengakaun semua harta yang dimiliki. 1. Pastikan semua harta kerajaan direkod dengan kemaskini. (rujuk pekeliling perbendaharaan 2/1991 2.Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi memudahkan pihak pengurusan mencapai penggunaan yang optima serta pengurusan harta yang cekap. 3. Pastikan semua harta kerajaan mempunyai label hak milik kerajaan dan nombor kod. Jenis daftar rekod Daftar harta modal - kew 312, 312a Daftar inventori - kew 313 Daftar stok dan bekalan pejabat - kew 314 Daftar pergerakan harta modal – kew 315 Aset boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut: a. tidak ekonomi dibaiki; b. usang; c. rosak dan tidak boleh digunakan; d. luput tempoh penggunaan; e. keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum; f. tiada alat ganti di pasaran; g. pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan; h. disyor selepas pemeriksaan aset; i. tidak lagi diperlukan oleh institusi; j. perubahan teknologi; dan k. melebihi keperluan. Pelupusan ke atas stok hendaklah dilaksanakan apabila terdapat stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok. Semua pemohonan pelupusan aset alih dan stok hendaklah dilaksanakan melalui Pegawai Aset Sekolah. Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan pelupusan aset alih dan stok dilaksanakan mengikut tatacara di dalam AM2.6 1PP – Pelupusan. 44

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD PEMERIKSAAN / VERIFIKASI KEHILANGAN Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat mempastikan barangbarang masih ada dalam keadaan yang baik. 1. Verifikasi/pemeriksaan perlu diadakan mengikut lat masa yang ditentukan. 2. Pemeriksa/pemverifikasi stok perlu dilantik secara bertulis. 3. Pemeriksaan dibuat secara sistematik. 4. Sediakan laporan-laporan yang tertentu. a. Apabila berlaku kehilangan aset dan stok Kerajaan di prasekolah, pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkannya kepada Ketua Jabatan dan Pegawai Aset/Pegawai Stor dengan serta-merta. Laporan boleh dibuat dalam bentuk panggilan telefon, aplikasi pesanan ringkas (SMS, whatsapp, telegram dan seumpamanya), e-mel, surat dan sebagainya. b. Ketua Jabatan atau pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah membuat laporan polis dengan seberapa segera, tidak lewat dari 24 jam dari masa kehilangan telah diketahui jika ia ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan itu. c. Ketua Jabatan hendaklah memastikan proses hapus kira aset yang telah hilang dilaksanakan mengikut tatacara di dalam AM2.7 1PP - Kehilangan dan Hapus Kira. Buku stok pembelian bahan basah dan kering juga perlu direkodkan. Ia perlu dinyatakan dengan jelas tentang barangan yang diterima berserta kuantitinya. Buku stok ini juga perlu diperiksa oleh pentadbir bagi mengelakkan ketidakseragaman dengan perancangan pengurusan perbelanjaan. Pembantu guru juga bertangungjawab dalam menyempurnakan kelancaran pengurusan pusat prasekolah ini. BUKU STOK BAHAN BASAH DAN KERING 45

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD INVENTORI SENARAI DAFTAR INVENTORI 46

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD INVENTORI DAFTAR INVENTORI 47

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD INVENTORI SENARAI DAFTAR HARTA MODAL 48

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD INVENTORI DAFTAR HARTA MODAL 49

MODUL 1 : PENGURUSAN REKOD CONTOH REKOD INVENTORI SENARAI ASET ALIH KERAJAAN 50