b lectura Mx SEP La Administración de la Vinculación Tomo 2

4. Es importante que haya mecanismos para tener acceso oportuno INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN
a niveles organizacionales superiores cuando no se pueden
resolver problemas de manera rápida por cualquier factor ajeno
a la buena administración.

5. En la comunicación con los diversos órganos e instancias de
las IES, es posible aprovechar un formato en la Internet. Dicho
formato puede contar con pocos elementos clave, pero orien-
tados a permitir la toma de una decisión, como son: Problema
o tema, antecedentes, opciones de solución, solución reco-
mendada y sus implicaciones y comentarios, con espacio para
anotar la decisión de la persona con poder ejecutivo para
tomarla.

8.3. VENTANILLA ÚNICA DE VINCULACIÓN (VUV)

DEFINICIÓN
La VUV es una instancia dedicada a actuar como punto de contacto,
enlace, canalización de información y coordinación (one-stop shop)
para personas dentro y fuera de las IES que se acercan a la misma con
una pregunta, duda, inquietud o problema relativo a la vinculación.
La VUV proporciona la información necesaria, o canaliza la pregunta
a la persona idónea para resolver el asunto a la brevedad posible,
proporcionando una respuesta tentativa y especificando que la per-
sona idónea, o su representante autorizado, contestará en un lapso
máximo de 48 horas.

IMPACTO
Las IES son estructuras grandes y complejas y es difícil identificar
qué persona o dependencia debe responder a una pregunta, propi-
ciar información o tomar una decisión relativa a la vinculación. Por
su misma naturaleza, la vinculación es una actividad que requiere
de respuestas rápidas y oportunas para las personas interesadas en
ella, sobre todo cuando se trata de empresarios cuyo ritmo de traba-
jo no tolera demoras en la resolución de problemas o inquietudes o,
peor todavía, trámites burocratizados y lentos. Así, se considera la
VUV como una instancia imprescindible para ofrecer un servicio
rápido de alta calidad.

MISIÓN
La misión de la VUV es responder de manera ágil y oportuna a las
preguntas e inquietudes de aquellas personas y organizaciones que
requieren información en cuanto al SIV y los proyectos de vincu-
lación que genera, proporcionando dicha información enseguida a

315

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ la persona que contacte la VUV, o canalizando la pregunta a la
dependencia universitaria capaz de proporcionar una respuesta
definitiva.

COMENTARIOS
1. La necesidad de manejar una VUV de ninguna manera implica que

todo lo relativo a la vinculación debe pasar por ella, o que esta
instancia se encarga de la operación de la vinculación o la rea-
lización de proyectos. Por lo contrario, es una herramienta de
enlace. Unida a la IUV, facilita la creación del contexto adminis-
trativo en el cual existe una multiplicidad de contactos entre las
instancias, personas y organizaciones involucradas o interesadas
en la vinculación.
2. Para que funcione de manera efectiva y pueda actuar oportuna-
mente, una VUV requiere:

• Una misión muy clara, con un plan y objetivos operativos co-
rrespondientes.

• Políticas, normas y procedimientos caracterizados por su cla-
ridad pero al mismo tiempo ágil y flexible en su aplicación.

• Criterios de calidad operativa y excelencia de servicio al
cliente rigurosamente aplicados.

• Recursos humanos, financieros y de otra índole, y una in-
fraestructura administrativa y técnica adecuada a su misión.

• Personal dedicado y capacitado, incluyendo Ejecutivo(s) de
Vinculación, recepcionista, operadora, especialista(s) en
información, comunicación y canalización de preguntas.
Puede incluir estudiantes realizando diversas actividades de
vinculación.

• Espacio adecuado, bien ubicado, incluyendo sala de
reuniones.

• Equipo idóneo a su misión:
Teléfono con grabadora, FAX, red electrónica y, de ser nece-
sario, acceso a medios de comunicación a distancia.

• Mecanismos para ponerse en contacto de inmediato con las
personas aptas para responder a preguntas e inquietudes

• Horario de servicio conforme al horario de trabajo en los di-
versos sectores, especialmente el privado: de las 08:00 a las
20:00 horas durante la semana y de las 08:00 a las 14:00 horas
los sábados.

• Servicio los doce meses al año.
• Amplia información a la mano, impresa o en el banco de datos

de vinculación y otras fuentes apropiadas, para contestar a
preguntas por teléfono o correo electrónico o para canalizarlas.

316

8.3.1. RESPUESTAS A EVITAR EN LA ATENCIÓN INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN

A CLIENTES INTERESADOS

PROPÓSITO
Listar algunas respuestas a evitar en la atención a las personas que
se ponen en contacto con la Ventanilla Única de Vinculación, u otras
instancias universitarias, para informarse sobre un tema relacionado
con la vinculación.

INTRODUCCIÓN
La buena administración de la vinculación implica ofrecer servicio
de altísima calidad en todos sus aspectos, especialmente en interac-
ciones telefónicas y, cada día más, en la Internet. Para ello se
requiere fijar estándares de calidad, por ejemplo, en la atención que
se presta.

EJEMPLOS DE RESPUESTAS BUENAS Y MALAS

• MAL: No sabría decirle. • BIEN: Disculpe, no sé, pero
favor de dejar su número de
teléfono y la persona encar-
gada le atenderá enseguida.

• MAL: Este no es mi departa- • BIEN: El Departamento de Vin-
mento. culación se encarga de esto;
favor de darme su número
de teléfono y un funciona-
rio del departamento se co-
municará con usted a la
brevedad.

• MAL: Perdón, aquí no trata- • BIEN: El Departamento de Vin-
mos este asunto. culación se encarga de esto;
favor de darme su número
de teléfono y el Sr. García o
su secretaria le atenderá en-
seguida.

• MAL: Llame al teléfono 623 • BIEN: Paso su llamada ense-
2020. guida al Ejecutivo de Vincu-
lación de la Facultad de
Química, el químico Pérez,
quien lo atenderá.

317

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ 8.4. COMITÉ CONSULTIVO DE VINCULACIÓN (CCV)

DEFINICIÓN
El CCV es un gremio integrado por representantes de dentro y afuera
de las IES que se encarga de asesorar y apoyar en el logro de los
resultados planteados por el SIV, promoviendo un acercamiento
multisectorial y multidisciplinario a su trabajo, adaptando una pers-
pectiva colaboradora pero independiente de las corrientes institu-
cionales que puedan inhibir la innovación, así como de la franca
discusión de opciones para el desarrollo de la vinculación o de
problemas y soluciones de gran importancia. Contribuye a asegurar
una estrecha y continua cooperación entre las personas y organiza-
ciones de diversos sectores de la región involucradas e interesadas
en la vinculación.

IMPACTO
El CCV es un órgano de importancia sobresaliente porque genera y
coordina fuerzas internas y externas que apoyan a las IES en sus
proyectos de vinculación, pero va más allá que la estructura univer-
sitaria. Ayuda a aportar al SIV recursos, visibilidad, creatividad e
innovación que las políticas y estructuras exclusivamente institu-
cionales, puedan ser incapaces de realizar. El CCV es de gran impor-
tancia como órgano que propicia estabilidad y continuidad durante
cambios de administración.

COMENTARIOS
1. Para asegurar amplio y franco análisis, no es conveniente que el

coordinador de la agenda y el trabajo del CCV sea el rector o direc-
tor, sino una persona externa de confianza y prestigio que cola-
bore de manera estrecha y continua con él.
2. El CCV exitoso trabajará con base en un plan anual, que se ela-
bora por medio de consenso, orientado a lograr el éxito del SIV,
generando beneficios para las IES y sus colaboradores.
3. El apoyo permanente de personal al CCV puede ser proporciona-
do por un EdV, asistido por una secretaria, pues el seguimiento
que asegura la efectividad y continuidad de su operación es prio-
ritaria.
4. Tanto las máximas autoridades universitarias, el EdV, académicos,
estudiantes y egresados, y representantes de los sectores social,
público y productivo son excelentes colaboradores pro-activos
del CCV.
5. Es conveniente que el CCV se reúna por lo menos dos veces al
semestre para analizar temas nuevos y dar seguimiento a inicia-
tivas en camino.

318

6. Es importante que las fechas de las reuniones se fijen desde prin- INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN
cipio de año dado que sus integrantes son personas generalmente
muy ocupadas.

7. El Esquema 8.4.1., Organigrama del Comité Consultivo de Vinculación,
ilustra su estructura y actividades importantes.

8. El éxito de la vinculación depende de las ideas, aportaciones de
diversa índole y asesoría de numerosas personas, razón por la
cual es deseable contar con un consejo en las instancias en donde
se realizan proyectos, como son las unidades académicas. Estos
consejos proporcionan información, sugerencias, estrategias y
apoyo para la vinculación y, además, ayudan en la identificación
de proyectos, utilizando un plan operativo y una agenda de
reuniones.

319

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ ESQUEMA 8.4.1. ORGANIGRAMA DEL COMITÉ CONSULTIVO DE VINCULACIÓN (CCV)

PROPÓSITO: Presentar un esquema sobre la organización y operación de un CCV.

Rector

Jefe de la
Instancia de
Vinculación

Miembros del Comité
Consultivo

Empresarios IES Representante Cámaras de Instancias Otros
y otros del Comité de Industriales y gubernamentales
clientes de Comercio
Vinculación
Regional

Ejecutivos de Vinculación, altos directivos de unidades
académicas, institutos y centros especializados.

FUNCIONES
• Participación en la planeación.
• Asesoría a las máximas autoridades y al jefe de la instancia de vinculación.
• Identificación de necesidades y oportunidades de vinculación.
• Integración de los aspectos curriculares y no curriculares.
• Promoción, mercadotecnia, relaciones públicas.
• Comunicación, divulgación.
• Recaudación de fondos para el SIV y sus proyectos.
• Evaluación del programa, sugerencias para mejoras.
• Identificación y solución de problemas de mayor importancia.
• Asesoría a cualquier consejo que colabore con las unidades académicas.
• Colaboración con el comité de vinculación regional,

320

8.5. COMITÉ DE VINCULACIÓN REGIONAL INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN

DEFINICIÓN
Un comité de vinculación es una agrupación de personas, empre-
sas, instituciones educativas y otras organizaciones públicas y
privadas, dedicada a promover la vinculación en una ciudad o
región específica, prestando en muchos casos atención especial a la
actualización de los planes de estudio para mejorar los cono-
cimientos, habilidades y competencias de los educandos; permi-
tiéndoles participar activamente en el ámbito de trabajo real,
coordinados, auxiliados y calificados por profesionistas con expe-
riencia en dicho ámbito. Los comités son típicamente organizados
y administrados por empresarios.

IMPACTO
Los comités son de suma importancia porque proporcionan a las or-
ganizaciones educativas la perspectiva, participación dinámica y
apoyo por parte de los clientes de la vinculación, asegurando que
responda a las demandas reales de proyectos y no a una oferta ex-
clusivamente académica.

COMENTARIOS
Un comité de vinculación:
• Incluye a representantes de los sectores privado, público, educa-

tivo y social.
• Cuenta con planes estratégicos y operativos que especifican en

términos concretos los resultados que se persiguen, así como los
recursos y planes de trabajo correspondientes.
• Actúa como un promotor y facilitador de la vinculación, generan-
do consenso en cuanto a las estrategias y modalidades de enlace
prioritarias.
• Proporciona asesoría relativa al desarrollo de la vinculación y su
coordinación en la región.
• Debe contar con estrategias que propicien la continuidad ope-
rativa.

ESTRUCTURA
Los comités cuentan típicamente con un presidente, vice-presi-
dente y coordinadores de varias áreas que son empresarios o
representantes de otros sectores, y un personal menor de apoyo
secretarial y técnico de tiempo completo que garantiza con-
tinuidad en el trabajo.

321

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ 8.6. FUNDACIÓN PARA LA VINCULACIÓN

DEFINICIÓN
La fundación es una instancia de carácter autónomo, sin fines de
lucro, que promueve la recolección de fondos para crear o fortalecer
un patrimonio que apoya diversas actividades de vinculación de las
IES, y establece normas y procesos para su aplicación.

IMPACTO
En muchos casos, las iniciativas verdaderamente innovadoras nece-
sarias para fomentar la vinculación requieren de financiamiento no
disponible en el presupuesto universitario, particularmente en casos
en que se presentan oportunidades para proyectos u otras iniciativas
imprevistas. Contrariamente, una fundación de vinculación típica
cuenta con recursos que pueden ser aplicados de manera flexible y
fuera del presupuesto normal a dichas iniciativas, que incluyen:
• Financiar proyectos de I+D, aprovechando capital semilla y un

fondo revolvente.
• Colaborar en la creación de incubadoras, parques tecnológicos,

empresas con base en tecnología, incluyendo universitarias, así
como de centros especializados de vinculación.
• Planeación y pilotaje de proyectos innovadores.
• Investigaciones para mejorar la vinculación y sus procesos admi-
nistrativo-operativos.
• Becas para asistencia a talleres, seminarios, ferias y otros eventos
promotores de la vinculación, y para estudiantes sobresalientes
que participen en las diversas actividades de vinculación.
• Adquisición de libros, videos y otros recursos de información.
• Recursos para incentivos extras, reconocimientos y premios
para personas que realizan proyectos innovadores significa-
tivos.

COMENTARIOS
1. Una fundación se considera imprescindible para fructificar el

aspecto innovador de la vinculación, debido a que los sistemas
financieros universitarios son por su naturaleza rígidos y no per-
miten dar respuestas rápidas a oportunidades imprevistas.
2. Varias fundaciones se han iniciado con fondos proporciona-
dos por egresados y empresarios que participan en su admi-
nistración.
3. Los rectores o directores de las IES participan, pero no con el pro-
pósito de controlar el trabajo sino de colaborar en el desarrollo
del consenso y la realización de los objetivos definidos en la
planeación.

322

4. No se considera a las fundaciones como competidoras de los pa- INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN
tronatos, sino complemento de ellos en áreas específicas.

5. Las fundaciones operan de acuerdo con los principios de la bue-
na administración, abordados en el Capítulo 6 de este manual,
prestando atención a la integridad y transparencia en la distribu-
ción de fondos.

8.7. CENTROS REGIONALES DE DESARROLLO (CRD)

DEFINICIÓN
Un CRD es un centro establecido y organizado para fomentar y coor-
dinar los esfuerzos de los sectores académicos, gubernamentales y
productivos, destinados a promover el desarrollo de una región,
basado en la innovación tecnológica. Crea un entorno en el cual el
desarrollo se enfoca en áreas especiales y lleva a cabo funciones
clave de interfase entre los sectores mencionados.

IMPACTO
El desarrollo tecnológico es un aspecto fundamental de la vincula-
ción y muchos proyectos de enlace están dirigidos a él. Una estrate-
gia que promueve la colaboración entre diversos sectores cuenta con
más posibilidades de fomentar la innovación que un sector actuan-
do solo. Por lo tanto, los CRD son mecanismos de vinculación im-
portantes.

COMENTARIOS
1. Un CRD puede tomar la forma de un parque científico, tecnológi-

co o industrial, un organismo especializado como un centro de
investigación y desarrollo de tecnología digital (ver http://www.
citedi.mx), o de un centro de investigación o incubadora.
En cualquier caso, los centros se dedican a:
• Fomentar y coordinar las actividades de individuos, organiza-
ciones, dependencias e instancias involucradas en la innovación
tecnológica.
• Facilitar la comunicación y la generación de confianza y respeto
mutuo entre la academia y el sector productivo.
• Realizar proyectos en su campo de acción.
• Promover la I+D, especialmente contratada y conjunta.
• Asesorar a empresas existentes y estimular la creación de empre-
sas nuevas.
• Promover la dotación de recursos humanos y financieros,
infraestructura física, equipo y materiales necesarios para empre-
sas de nueva creación.

323

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ • Aumentar la capacidad tecnológica de una región en particular,
localizando oportunidades de desarrollo tecnológico, de acuerdo
a las capacidades instaladas y las oportunidades del mercado.

2. Los CRD optimizarán su efectividad mediante una estrategia de
mantener vínculos muy estrechos con otras organizaciones e
instancias interesadas, especialmente con los diferentes niveles
de gobierno, estando así en sintonía con los planes de desarrollo
que se tengan para la región.

3. Un CRD cuenta con la infraestructura administrativa, de informa-
ción, capacitación, comunicación, de asesoría y apoyo necesarios
para cumplir con sus objetivos.

4. Un CRD puede contar con un enfoque general que trabaja en
muchos campos o uno en específico; por ejemplo, un centro de
investigación en robótica o de atención a las empresas micro,
pequeñas y medianas.

8.8. UNIDADES ACADÉMICAS E INSTITUTOS (UAI)

DEFINICIÓN
Se consideran las UAI "órganos para operar la vinculación" en el sen-
tido de que los proyectos de enlace se realizan en ellas.

IMPACTO
A pesar del hecho de que no están exclusivamente dedicadas a la
vinculación, las UAI juegan un papel imprescindible y determinante
en el desarrollo de la vinculación, por la razón de que los proyectos
que ejecutan son el fin operativo del SIV. La buena administración es
una responsabilidad clave.

COMENTARIOS
En cuanto a la vinculación, las UAI en coordinación con la Instancia
Única de Vinculación, la Ventanilla Única de Vinculación y la Fun-
dación de vinculación, tienen las siguientes responsabilidades:
1. Conforme con la planeación estratégica institucional en general y la

vinculación en particular, pueden planear, crear y dar seguimiento
a su sistema de vinculación, incluyendo normas mínimas, estruc-
turas, personal, programa administrativo, presupuesto, promoción,
canales de comunicación y colaboración internos y externos.
2. Disponer de oficinas, salas de reunión, laboratorios, equipo y
otros elementos de la infraestructura tecnológica, básicos para
operar la vinculación.
3. Apoyar el trabajo del EdV adscrito, facilitando los recursos reque-
ridos para su labor, incluyendo apoyos de operación.

324

4. Operar una bolsa de trabajo. INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN
5. Capacitar a los docentes, investigadores, estudiantes y funciona-

rios en materia de vinculación y áreas relacionadas, como lo son
el fenómeno tecnológico, las empresas, el proceso industrial y el
comercio.
6. Identificar y emplear las fuentes de financiamiento para proyec-
tos.
7. Operar un sistema de estímulos y reconocimientos para las per-
sonas que efectúan proyectos, proporcionándoles el crédito
académico debido, y conforme a su misión, a los EdV.
8. Asegurar que los estudiantes participen adecuadamente en la
vinculación.
9. Obtener y mantener actualizada la información en apoyo a la vin-
culación, enlazándose en la red institucional y el banco de datos
de vinculación.
10.Administrar de manera eficaz, ágil y transparente su partida de
vinculación.
11. Aprovechar la información y experiencias adquiridas mediante
los proyectos para la actualización curricular oportuna, junto con
la introducción de métodos de enseñanza-aprendizaje y materia-
les educativos correspondientes.
12.Elaborar los manuales, guías, formatos y otros documentos esen-
ciales para normar y operar la vinculación y sus proyectos, ase-
gurando que los indicados estén disponibles en su página Web.
13.Participar en la planeación estratégica institucional para la vin-
culación y preparar el plan operativo correspondiente, darle
seguimiento, evaluar los resultados e introducir mejoras nece-
sarias.
14.Detectar necesidades y oportunidades de vinculación, desarrollar
paquetes tecnológicos y proyectos correspondientes y adminis-
trarlos eficazmente (ver Capítulo 10, Factores a considerar en la
administración de proyectos vinculados).
15.Establecer el Consejo de Vinculación y trabajar con él.
16.Preparar y difundir informes anuales de avances con base en su
plan anual operativo de vinculación.
17.Mantener la documentación sobre la vinculación.

8.9. CENTRO ESPECIALIZADO DE VINCULACIÓN (CEV)

DEFINICIÓN
El CEV es considerado como una instancia universitaria que cuen-
ta con un enfoque específico de investigación y desarrollo, aseso-
ría técnica y, en caso de transferencia de tecnología, con un campo
particular, como robótica, acuacultura, o atención a empresas
micro y pequeñas.

325

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ IMPACTO
Los CEV son determinantes para la vinculación, dado que su misión
fundamental es la realización de proyectos de enlace; en otras pa-
labras, es una instancia de vinculación.

COMENTARIOS
Los diecisiete puntos señalados en la sección Comentarios del Tema
8.8., se aplican también a la administración de los CEV.

FORMATO 8.9.1. FORMATO PARA LA PLANEACIÓN OPERATIVA DE VINCULACIÓN EN UN ÓRGANO O

INSTANCIA DE VINCULACIÓN

PROPÓSITO: Presentar un modelo de formato útil para la planeación operativa de vinculación.
1. Nombre y datos de la Unidad Administrativa

2. Fecha en que se realiza el plan
3. Responsable del plan y sus datos

4. Periodo que cubre el plan de a

5. Breve descripción de la misión de vinculación del órgano o instancia:

6. Resultados a lograr para el desarrollo de la vinculación durante el período del plan, como por ejemplo:
la elaboración de un plan de mercadotecnia

• Resultados a lograr
• Responsable para el logro del objetivo
• Fecha de inicio y terminación
• Criterios de calidad y evaluación
• Fechas de revisión de avances (seguimiento)
1.
2.
3.
etcétera.

Nota: El responsable para el logro de cada resultado desarrollará un plan y breve programa de acción para
que se lleve a cabo.

7. Proyecto a desarrollar y ejecutar
• Nombre o tipo del proyecto
• Organización colaboradora

326

• Responsable INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN
• Fecha de inicio y terminación
• Presupuesto estimado
1.
2.
3.
etcétera.
Nota: El responsable de cada proyecto debe desarrollar el plan de trabajo correspondiente .
8. Actividades que se pueden realizar para fomentar la vinculación:
• Adecuación del plan operativo actual.
• Evaluación del programa de vinculación: logros y avances, problemas y soluciones.
• Fortalecimiento de la base científica y tecnológica para realizar proyectos.
• Capacitación en materia de vinculación dentro de la UA y en organizaciones colaboradoras actuales

y potenciales.
• Actualización de la red y el banco de datos en apoyo a la vinculación.
• Publicidad, promoción y mercadotecnia.
• Adecuación del sistema administrativo para la vinculación.
• Iniciativas colaboradoras con otras IES.
• Identificación de necesidades y oportunidades para proyectos.
• Mejor integración de estudiantes en proyectos.
• Adecuación del plan de estudios con base en la información y experiencias adquiridas en la operación

de proyectos.
• Difusión de los resultados de proyectos exitosos.
• Programa de visitas a empresas.
• Crear / revitalizar el Consejo de Vinculación.
• Reuniones con organismos intermedios (CANACO, CANACINTRA, COPARMEX, etc).
Nota: Con base en este plan, el Ejecutivo de Vinculación realizará su plan anual de trabajo. Ver Capítulo 12,

El Ejecutivo (gestor) de Vinculación.

327

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ BIBLIOGRAFÍA

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Dirección. Scott, Foresman, Glenview, Illinois, EUA, 1986.

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Empresarial. UNAM Hoy, No. 34, septiembre / octubre de 1997.

Jones-Evans, D., et al., Creating a Bridge Between University and Industry in
Small European Countries: The Role of the Industrial Liaison Office. R&D
Management, Vol. 29, No. 1, 1999.

Morales Castro, Arturo y Karina Valencia Castorena, Bases para Formar un Equipo
Eficaz. Adminístrate Hoy, Año VI, Mayo, 1999.

Streubel, Henning, Technologietransfereinrichtungen in Deutschland und in
Frankreich. Deutscher Universitaetsverlag, Wiesbaden, Deutschland, 2000.

_____, Boletín Filantropía: Órgano Informativo del Centro Mexicano para la Filan-
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_____, Comité de Vinculación del Chaco. Genios e Ingenios. No. 3, 2000

_____, Fundación. Publicación Mensual de la Fundación Arturo Rosenblueth.
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Instituto Politécnico Nacional, México, D.F., México, varios años.

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1. Operación de Instancias Únicas de Vinculación y ejemplos de sus páginas Web

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http://www.cgvi.ipn.mx
Columbia University:
http://www.cc.columbia.edu/cu/cie
Cornell University:
http://www.research.cornell.edu.COTABA/COTABA.html
University of Warwick:
http://www.warwick.ac.uk/services/RDSO
Penn State University:
http://www.research.psu.edu.iro
Universidad Politécnica de Valencia:
http://www.ctt.upv.es/ctt/ctt.html
Massachussetts Institute of Technology:
http://ilp.mit.edu/ilp/index.html

328

Simon Fraser University: INSTANCIAS Y ÓRGANOS PARA OPERAR LA VINCULACIÓN
http://www.sfu.ca/uilo/
Universidad de Cádiz:
http://www.2.uca.es/serv/ortri/índice.htm
British Columbia Institute of Technology:
http://www.bcit.ca/BusinessIndustry.shtml
Universidad de Costa Rica, Unidad de Transferencia de Tecnología:
http://www.vinv.ucr.ac.cr/VI/vicerrec/utt
Universidad Nacional Autónoma de México:
http://unam.mx/vinculación/funcion.htm
2. Parques científicos y tecnológicos Utah State University:
http://usu.edu/
3. Fundación Universidad - Empresa de Madrid:
http://www.fue.es
4. Fundación Roberto Medellín de la UNAM
http:www.fquim.unam.mx/html
5. Fundacaió Bosch i Gimpera Barcelona:
http://www.fbg.es/ca/index/html
6. Administración de fundaciones universitarias:
http://www.ord.umaryland.edu/resources/pihandbok/unirelatedfound.html
7. Investigación para la creación de una página nacional web de vinculación
en Inglaterra
http://www.jisc.as.uk/pub98/shopwind.html
8. Relación de Instancias Únicas de Vinculación y sus directores de
universidades alemanas
http://www.elfi.ruhr-uni-bochum.de/transfer/personenliste.php3
9. Lineamientos para la administración de una fundación universitaria
http://www.virginia.edu/foundations/policy.html
10. Ejemplo de una guía Internet para la integración de paquetes tecnológicos
http://www.unam.mx/vinculacion/dgmetod.html
11. Centro Mexicano para la Filantropía:
http:www/cemefi.org

329



DOCUMENTOS DE GESTIÓN

Y ADMINISTRACIÓN



Capítulo 9

DOCUMENTOS DE GESTIÓN

Y ADMINISTRACIÓN

PROPÓSITO

Describir las guías administrativas y operativas, así como de otros
documentos, para la buena administración de la vinculación.

RESUMEN
Es fundamental para la buena administración contar con informa-
ción amplia y actualizada, de fácil acceso y disponible en la red,
sobre las normas, políticas y procesos administrativos SIV. Dicha in-
formación, que se proporciona en documentos idóneos, tiene diver-
sos propósitos y beneficios:
• Norma el SIV.
• Proporciona lineamientos para sistematizar, estandarizar y agili-

zar los procesos administrativos, tomando en cuenta la necesidad
de la flexibilidad en su aplicación.
• Define el campo de acción en diversas áreas, facilitando la inno-
vación y la toma de riesgos prudentes.
• Contesta a las preguntas ¿Qué hay que hacer, por qué, cómo,
quién lo hace, con qué recursos, cómo se evalúa y se verifica lo
que se está haciendo?
• Subraya la importancia de ciertos elementos administrativos
básicos, como: planeación estratégica; evaluación y mejora con-
tinua; convenios y contratos; el sistema de información adminis-
trativo (Management Information System).
• Establece criterios de calidad.
• Sirve como fuente para la orientación, inducción y capacitación
del personal.
• Proporciona las pautas y continuidad necesarias para la buena ad-
ministración, evitando la práctica dañina de "empezar de cero" cada
vez que se intenta realizar una actividad administrativa u operativa.

333

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ • Disminuye la tendencia de tomar decisiones con base en el azar,
preferencias totalmente personales o sobre la marcha, así como la
confusión administrativa y la duplicación de trabajo.

• Aclara políticas básicas en áreas clave, como las condiciones y
tiempos que docentes e investigadores pueden dedicar a las di-
versas actividades de vinculación y su acreditación curricular y
profesional.

• Facilita la administración y distribución justa de ingresos y otros
beneficios generados mediante proyectos, normas para la nego-
ciación, redacción de convenios y contratos y otros asuntos civi-
les. No tener disponible las normas que rigen estas actividades
clave complica e inhibe la administración de la vinculación, y
puede resultar en problemas legales graves.

Como se indica en el Tema 9.1., Guías para la administración de la vincu-
lación, y en el Cuadro 9.1.1. Documentos de gestión y administración, mucha
de la información imprescindible para el SIV se presenta en forma de
guías o manuales, los que facilitan la toma de decisiones en cuanto a los
temas que tratan. Cada IES se encarga de elaborar las guías consideradas
más importantes, pero una de ellas, resumida en el Listado de
Vinculación 9.1.2., Temas a abordar en la guía administrativa-operativa de la
vinculación, es fundamental porque establece los lineamientos princi-
pales para administrar todo el SIV. Asímismo, en el Esquema 9.1.3.,
Documentos para la planeación y operación de la vinculación, se mencionan
los principales documentos de la gestión y la administración.

Se enfatiza que las guías deben ser documentos de apoyo que pro-
muevan la agilidad y eficiencia de la toma de decisiones y los trámites
administrativos; de lo contrario, se convierten en herramientas de
control burocrático que estrangulan la creatividad e innovación, así
como la capacidad de actuación rápida y oportuna, de las cuales la
vinculación depende absolutamente. Es importante que las guías, sus
formatos y otros esquemas estén disponibles por la Internet.

Conviene organizar talleres que examinen estrategias y proce-
dimientos concretos para llevar a cabo las guías que se elaboren y así
asegurar que se apliquen en la práctica y no queden simplemente
archivadas y descuidadas.

Además de las guías, continuamente actualizadas, es importante
contar con diversas relaciones breves de "does and dont’s" es decir,
acciones a tomar y a evitar, en áreas administrativas clave, así como
listados de verificación sencillos, según el modelo presentado en el
LdV 9.1.4., Ejemplo de listado de verificación. En el mismo orden de
ideas, son relaciones breves sobre temas importantes pero no mere-
cen una guía, como por ejemplo políticas para el uso de las unidades
de transporte usadas en actividades de vinculación.

En el Tema 9.2., Documentación para nuevos colaboradores en la vin-
culación, se enfatiza la importancia de que las personas que entran al
SIV cuenten con la información esencial para orientarse en su traba-

334

jo, y aunque no se trata de una guía específica, es necesario que se DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
mantengan los expedientes y archivos que permiten la documen-
tación de acciones que están en marcha o que ya se cumplieron. Lo
anterior proporciona la continuidad del proceso administrativo y
evita el caos que resulta cuando nuevas decisiones contradicen a las
que se tomaron con anterioridad.

Los formatos son herramientas de gran utilidad para captar fácil-
mente información necesaria para la toma de decisiones y otros ele-
mentos administrativos clave para estandarizar y agilizar procesos. Es
deseable optimizar su uso, tanto en forma impresa como en la In-
ternet y contar con un mecanismo para su evaluación, adecuación y
actualización continua. Es importante que las guías, relaciones y otros
documentos sean fácilmente accesibles y que se verifique su apli-
cación en la práctica, haciendo de manera oportuna los ajustes nece-
sarios. De lo contrario serán papeleo inútil.

El Tema 9.3., Documentación para la participación estudiantil en pro-
yectos, proporciona elementos necesarios para facilitar esta actividad.

9.1. GUÍAS PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE LA VINCULACIÓN

DEFINICIÓN
Una guía es un documento que establece objetivos, normas, políticas,
procedimientos, procesos y, si se requiere, listados de verificación,
formatos y otros elementos necesarios para llevar a cabo una actividad
administrativa de manera eficiente, eficaz y ágil.

IMPACTO
La administración exitosa de la vinculación requiere estandarizar
la forma en que se llevan a cabo ciertas actividades, especialmente
aquellas más o menos rutinarias, con el fin de agilizar su rea-
lización y minimizar la posibilidad de errores, confusión, o pro-
blemas legales. Las guías propician los estándares administrativos
necesarios.

Las guías son indispensables para actividades de orientación, induc-
ción, capacitación, entrenamiento y divulgación de la información so-
bre el SIV y temas relacionados. Éstas aseguran que se hagan las cosas
sistemáticamente, con la debida estandarización, continuidad y confia-
bilidad, y forman parte de la documentación escrita y en red, necesarias
para la buena operación del SIV.

COMENTARIOS
1. El propósito de las guías es facilitar y agilizar la administración

y la toma de decisiones, no estrangular el SIV con papeleo y

335

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ burocracia; su elaboración y uso debe ser consistente con este
principio.
2. Es esencial asegurar que las guías sean cortas y sencillas, escritas
de manera clara de fácil acceso y uso y, sobre todo, aplicadas con
la debida flexibilidad y prudencia; de lo contrario, se vuelven
documentos burocráticos que inhiben en vez de agilizar la buena
administración.
3. Deben ser revisadas y actualizadas periódicamente, por lo menos
cada año.
4. Por lo anterior es conveniente que las guías estén disponibles en
la Internet y accesibles al público en general, o sólo para la comu-
nidad académica cuando involucren asuntos inapropiados para
la difusión general.
5. Las guías se elaboran conjuntamente con el personal que labora
dentro y fuera de las IES con interés en el tema tratado.

GUÍAS ÚTILES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN
Nota: Cada IES elaborará la guía que le sea más conveniente, sin olvi-
dar que son de suma importancia para el logro de la misión del SIV,
de acuerdo con la necesidad de optimizar el rendimiento de los
recursos invertidos en él. En caso de que no se aproveche una guía,
es imprescindible contar con otro tipo de documento que instru-
mente la buena administración de cualquier elemento básico.
Algunas guías importantes son:

1. Guía administrativa-operativa del SIV.
2. Guía administrativa-operativa de la Instancia Única de Vincu-

lación.
3. Guía administrativa-operativa de la Ventanilla Única de Vin-

culación.
4. Guía del sistema de información administrativo de vincu-

lación.
5. Guía para la planeación y operación de proyectos, (ver LdV

10.1.3. Elementos de una guía para la planeación y ejecución de
proyectos).
6. Guía sobre factores legales en materia de vinculación: propie-
dad intelectual, patentes, licencias, franquicias, regalías.
7. Guía para la elaboración de convenios y contratos de vincu-
lación y de oficios de intención.
8. Guía para la preparación y ejecución de presupuestos para la
vinculación, incluyendo del fondo revolvente, partidas finan-
cieras discrecionales y capital semilla.
9. Guía de inducción y orientación para:

• Rector, director y autoridades máximas (puede ser en
video).

• Funcionarios.
• Ejecutivos de Vinculación.

336

• Directores de unidades académicas y centros especiali- DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
zados.

• Profesores e investigadores.
• Estudiantes.
10.Guía para la planeación estratégica y operativa del SIV.
11. Guía para la elaboración de ante-proyectos y proyectos de vincu-
lación.
12.Guía para la participación estudiantil en la vinculación.
13.Guía para el Comité Consultivo de Vinculación (y consejos en las
unidades académicas, institutos y centros de investigación o es-
pecializados de vinculación).
14. Guía para la administración de órganos e instancias de vincula-
ción especializados, como: una incubadora, centro de servicios al
sector privado, parque tecnológico o centro de investigación en
ingeniería.
15.Guías para la elaboración de documentos especiales, como: re-
porte de invento, acuerdo preliminar para realizar un proyecto
de I+D, y reportes anuales de trabajo de los órganos e instancias
de vinculación.
16.Guía de distribución de ingresos de proyectos vinculados.
17.Guía para Consejos de Vinculación.
18.Guía para la elaboración de planes de negocio de vinculación.
19. Guía para la elaboración de planes de mercadotecnia y ventas.
20.Guía para la elaboración y distribución del catálogo de servicios.
21.Guía de negociaciones para la venta de proyectos.
22.Guía para la elaboración de paquetes tecnológicos.
23.Guía para el diagnóstico del potencial y la disponibilidad para
realizar la vinculación.
24.Guía del servicio a clientes.
25.Guía para la administración del programa de calidad total.

Nota: Es conveniente elaborar una guía a sugerir a las EOC para que
la utilicen al operar sus actividades de vinculación, a fin de facilitar-
les las actividades de colaboración.

337

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ CUADRO 9.1.1. DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

GUÍAS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
VINCULACIÓN PARA FACILITAR LA TOMA

DE DECISIONES

ADMINISTRATIVAS OPERATIVAS

De fácil acceso, con utilización
de tecnología moderna,
sencillas, flexibles y
actualizadas

• Normas
• Políticas
• Procesos administrativos del SIV
• Pasos a seguir en la gestión y operación

de la vinculación y sus proyectos

Guías
• Documentos para la planeación y operación

de las actividades de la administración de la
vinculación
• Documentos para nuevos colaboradores
• Listado de verificación, formatos o esquemas

Propósito de los documentos
• Realizar acciones oportunas, correctas y

efectivas
• Evitar confusión en procesos y

procedimientos
• Agilizar la realización de acciones rutinarias

338

9.1.2. TEMAS A ABORDAR EN LA GUÍA OPERATIVA DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
-ADMINISTRATIVA DE LA VINCULACIÓN

PROPÓSITO
Mencionar algunos temas importantes a considerar en la elabora-
ción de una guía operativa-administrativa de la vinculación.

INTRODUCCIÓN
• Propósito de la guía.
• Contenido y estructura.
• Procedimientos para su aplicación y actualización.
• Fecha de elaboración y el responsable de ella.

INTRODUCCIÓN A LAS IES
• Historia breve de la IES.
• Misión.
• Rector y altos directivos.
• Organigrama que incluye las instancias de vinculación.
• La organización de vinculación.

INTRODUCCIÓN A LA VINCULACIÓN
• Definición.
• Justificación e importancia.
• Misión.
• Vinculación y la ley orgánica.
• Reglamentos.
• Alcance y límites.
• Vínculos internos de comunicación y colaboración.
• Relaciones con los sectores social, público y privado.
• Resultados que busca.
• Actores principales y sus papeles.
• Beneficios.
• Barreras y su mitigación.

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA INSTITUCIONAL DE VINCULACIÓN (SIV)
• Breve historia, establecimiento y logros hasta la fecha.
• Filosofía: acercamiento “empresarial” a la vinculación; oferta con

base en la demanda; criterios de calidad y mejora continua; orien-
tación hacia los clientes y servicios; administración ágil; enfoque
en la innovación y la toma de riesgos prudentes para estimular la
vinculación; compromiso con la mejora continua.
• Apoyo en la Teoría de Sistemas.
• Aspectos de pertinencia regional.

INFORMACIÓN DETALLADA SOBRE EL SIV
• Misión.
• Organigrama global de la organización de vinculación.

339

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ • Página Web de vinculación.
• Resultados específicos de búsqueda.
• Políticas y normas mínimas en áreas clave.
• Resumen de los principales productos y servicios que propor-

ciona el SIV.
• Intercambio de personal, estadías profesionales, participación de

empresarios y otros profesionales en la planeación y operación
de la vinculación.
• Introducción a aspectos clave del sistema administrativo.

• Planeación estratégica y operativa.
• Diagnóstico de la capacidad y disponibilidad para realizar la

vinculación.
•Adquisición y aplicación de recursos humanos, financieros y
de otra índole.
• Órganos e instancias con tareas en materia de vinculación.
• Canales de comunicación interna y externa.
• Programa de administración de la calidad total.
• Diferencia entre actividades de alta dirección y operativas.
• Importancia de la delegación de autoridad.
• Proyectos y actividades principales actuales.
• Estrategias de colaboración con el gobierno, las cámaras de
comercio y otras IES y órganos regionales para desarrollar un
acercamiento intersectorial a la vinculación.
• Código de prácticas del SIV.
• Otros documentos de gestión y administración.

EL ASPECTO CURRICULAR DE LA VINCULACIÓN
• Definición.
• Importancia e impacto.
• Integración de la vinculación respecto de las funciones sustantivas
• Formación de recursos humanos mediante proyectos de vincu-

lación
• Integración de teoría y práctica.

• Aprovechamiento de los conocimientos y experiencias adquiri-
das mediante proyectos. para la actualización curricular y el me-
joramiento académico.

• Interdisciplinariedad en la docencia e investigación a favor de la
vinculación.

• Participación estudiantil en actividades y proyectos de vincu-
lación.
• Planeación de la participación, contrato de aprendizaje y aporta-
ciones, revisión de avances, informe final, acreditación académica.

EL ASPECTO NO-CURRICULAR DE LA VINCULACIÓN
• Definición.
• Breve introducción a la ciencia, tecnología e investigación y su

importancia para la vinculación.

340

• Transferencia de tecnología.
• Servicios profesionales y otras modalidades de vinculación.
• Datos sobre órganos e instancias que realizan proyectos de vin-

culación.
• Colaboración con los sectores social, público y productivo.

ASPECTOS FINANCIEROS DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
• Financiamiento y presupuestos para la vinculación.
• Obtención de ingresos y su distribución.
• Elaboración y control de presupuestos.
• Partidas financieras para la vinculación.
• El fondo revolvente y capital semilla.
• Partida discrecional para gastos imprevistos.

PLAN DE NEGOCIOS DE VINCULACIÓN
• Definición.
• Propósito.
• Relación con el plan estratégico de vinculación.
• Normas, políticas y proceso de elaboración.
• Contenido.
• Aplicación.
• Evaluación de resultados y actualización.

ESTRATEGIAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN

DE INFORMACIÓN PARA LA VINCULACIÓN

• Diagnóstico de la capacidad y potencialidad para operar la vin-
culación.

• Investigaciones y otros mecanismos para generar información
sobre las necesidades y posibilidades de proyectos.

• Evaluaciones que se realizan en los distintos órganos e instancias
de vinculación.

INSTANCIA ÚNICA DE VINCULACIÓN
• Propósito.
• Misión.
• Personal.
• Ubicación y horario de trabajo.
• Página Web.
• Políticas y normas básicas de operación.
• Funciones y responsabilidades principales.
• Organigrama.
• Nombres, teléfono, fax, correos electrónicos del personal.

VENTANILLA ÚNICA DE VINCULACIÓN

• Propósito.
• Misión.

341

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ • Personal.
• Ubicación, horario de trabajo y prestación de servicios fuera de

las horas hábiles.
• Página Web.
• Políticas y normas básicas de operación.
• Funciones, responsabilidades y servicios principales.
• Organigrama.
• Nombres, teléfono, fax, correos electrónicos del personal.

PARTICIPANTES EN ACCIONES DE VINCULACIÓN
• Docentes, investigadores, estudiantes, egresados, jubilados.
• Asesores externos: políticas, contratación, supervisión.
• Colaboración con representantes de los sectores social, público y

privado.

COMITÉ CONSULTIVO Y CONSEJOS DE VINCULACIÓN
• Definición.
• Misión.
• Integración.
• Actividades principales.

PROYECTOS DE VINCULACIÓN
• Definición.
• Guía para la elaboración de ante-proyectos y proyectos (planea-

ción, ejecución, seguimiento, evaluación, identificación y solución
de problemas).
• Criterios de calidad y de servicio excelente al cliente.
• Aspectos legales y de confidencialidad.
• Paquetes tecnológicos cotizados pero adaptables a las necesi-
dades de los clientes.
• Estrategia para cotización de proyectos.
• Almacenamiento de resúmenes de proyectos en el banco de datos
de vinculación.

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
• Definición.
• Propósito.
• Elementos principales y sus aplicaciones.
• Capacitación para su uso.
• Red: enlaces internos y externos.
• Banco de datos de vinculación continuamente actualizado

PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
• Plan de mercadotecnia y ventas.
• Boletines, spots, otros.
• Visitas para detectar opciones de proyectos.

342

• Catálogo de servicios, usando terminología de las empresas y
otras organizaciones colaboradoras, de acuerdo con la demanda
regional de proyectos y no con la estructura de la IES.

• Bitácora con ejemplos de proyectos concluidos con fotos y testi-
monios.

• Videos y publicidad en red.
• Difusión de los resultados de los proyectos.

PROGRAMA DE ORIENTACIÓN, CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

EN MATERIA DE VINCULACIÓN DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN

• Definición.

• Propósito.

• Personal, instancias y órganos dentro y fuera de las IES a capacitar.
• Contenido:

• Módulos designados de acuerdo con las necesidades e intere-

ses del cliente/usuario.

• Materiales.

• Temas: vinculación, administración, ciencia y tecnología, la empresa.

• Calendario de presentaciones.

EJECUTIVOS DE VINCULACIÓN
• Definición.
• Funciones y responsabilidades principales.
• Ubicación en la estructura organizacional de vinculación.
• Contratación, orientación, inducción, capacitación y profesiona-

lización.
• Recompensas y estímulos.
• Presupuesto operativo, incluyendo partida presupuestal y apli-

cación del fondo discrecional para gastos imprevistos.
• Equipo y apoyo administrativo.

• Personal secretarial.
• Equipos (computadora, teléfono con contestador, fax, correo

electrónico, copiadora, unidad de transporte).

OTROS TEMAS A CRITERIO DE LAS IES
Nota: La guía debe contar con las referencias cruzadas apropiadas.

ANEXOS
1. Formatos y listados de verificación relacionados específicamente

con la guía.
2. Relación de otras guías, manuales, su ubicación y disponibilidad

en la red.
3. Ejemplos de presupuestos y cotizaciones; protocolos de proyec-

tos: contratos y convenios; paquetes tecnológicos, entre otros.
4. Nombres, puestos y datos de personas dentro y fuera de las IES

que jueguen un papel importante en la vinculación.

343

5. Fuentes de financiamiento para proyectos.
6. Direcciones Internet relacionadas con la vinculación.
7. Definiciones de términos clave (glosario).
8. Bibliografía.

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ ESQUEMA 9.1.3 DOCUMENTOS PARA LA PLANEACIÓN Y OPERACIÓN DE LA VINCULACIÓN

PROPÓSITO: Este esquema muestra los documentos más importantes para la planeación estratégica y
operativa de la vinculación y, por lo tanto, su administración efectiva.

Plan de desarrollo institucional

Plan estratégico de vinculación

Planes operativos de índole distinta

Instancia Única Unidades académicas Ejecutivos de
de Vinculación institutos y centros Vinculación
especializados
Ventanilla Única
de Vinculacion

Planes para funciones especializadas

Mercado y ventas • informática • administración de calidad

9.1.4. EJEMPLO DE LISTADO DE VERIFICACIÓN

PROPÓSITO
Proporcionar ejemplo de un listado de verificación. Los formatos, guías
y los listados deben estar disponibles por escrito y en la red.

1. Plan de proyecto completo, elaborado según el formato corres-
pondiente.

2. Factible y viable por parte de ambas partes.
3. Compatible con políticas y reglamentos en materia de vinculación.
4. Resultados específicos a generar y entregar.
5. Información y referencias relevantes al proyecto consultado.
6. Factores legales y de propiedad intelectual.
7. Deja beneficios concretos y medibles para ambas partes.
8. En dado caso, estrategia y mecanismo de aplicación o comercialización.
9. Cuenta con aspecto curricular claro.

344

10. Involucra estudiantes cuando es posible. DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
11. El proyecto es prioritario.
12. Fechas realistas de inicio y terminación.
13. Responsable(s) e involucrados identificados, con documentos.
14. Ruta crítica definida y programa de seguimiento.
15. Recursos humanos, financieros, necesarios, disponibles.
16. Apoyos técnicos y de otra índole, programados.
17. Sistema de seguimiento operativo y financiero.
18. Criterios de calidad y evaluación identificados.
19. Personas e instancias interesadas.
20. Proporciona beneficios mutuos.
21. Presupuesto definido y adecuado.
22. Contrato bien elaborado.
23. Programa de pago y distribución de ingresos.
24. Revisión por parte del ejecutivo de vinculación.
25. Herramientas aplicadas de informática.
26. Posibles problemas y soluciones contempladas.
24. Opciones de difusión.

Nota: Se harán las debidas mejoras en áreas deficientes antes de ini-
ciar el proyecto.

9.2. DOCUMENTACIÓN PARA NUEVOS

COLABORADORES EN LA VINCULACIÓN

COMENTARIOS
Los documentos que se deben proporcionar a los nuevos colabo-
radores en materia de vinculación se seleccionan y listan para evitar
olvidos involuntarios, que perjudicarían la buena marcha de la
actividad, así como para facilitar el programa de inducción, inte-
gración y capacitación.

IMPACTO
1. Los funcionarios que inician su trabajo en la administración de la

vinculación deben tener disponible la documentación para orien-
tar su trabajo. En caso de no tenerla presentaría el riesgo de no
poder realizar las tareas de manera ágil, efectiva y correcta, te-
niendo que comenzar su trabajo “de cero”.
2. La documentación verdaderamente útil debe estar ordenada y ser
de fácil acceso, ya sea por escrito o en red.
3. En ciertos casos, la documentación debe ser accesible también a
otras personas involucradas o interesadas en la vinculación.

DOCUMENTACIÓN IMPORTANTE
1. Todas las guías ya elaboradas relacionadas con la administración

del SIV.

345

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ 2. Ley orgánica y reglamentos sobre la vinculación.
3. Información y documentación:

• Plan de desarrollo institucional.
• Plan estratégico de vinculación.
• Plan de negocios de vinculación.
• Plan de mercadotecnia de vinculación.
4. Plan operativo de vinculación y la instancia u órgano en donde
trabaja.
5. Perfil comercial, industrial, empresarial, estatal, regional, nacional
y, de ser necesario, internacional.
6. Proyectos nuevos y concluidos, de estos últimos, presentar los
resúmenes de los resultados.
7. Correspondencia relativa a la vinculación, guardada en el archivo
de vinculación de la instancia.
8. Libros y artículos básicos sobre temas clave, disponibles a la ma-
no y en la biblioteca: vinculación, administración, ciencia y tecno-
logía, la empresa y el proceso industrial.
9. Datos sobre las empresas y otras organizaciones con las cuales se
han desarrollado proyectos.
10.Datos sobre el personal interno y externo involucrados e intere-
sados en la vinculación.
11.Informes de reuniones realizadas dentro y fuera de las IES en ma-
teria de vinculación.
12.Relación de acciones en desarrollo y los pasos a seguir para cumplirlas.

9.3. DOCUMENTACIÓN PARA LA PARTICIPACIÓN

ESTUDIANTIL EN PROYECTOS

DEFINICIÓN
La participación estudiantil en la vinculación reviste gran importancia,
desde el punto de vista de la formación integral de los mismos, por
lo que contar con guías y documentos que la faciliten es importante
para esta actividad.

INTRODUCCIÓN
Como se menciona en el Capítulo 3, La vinculación para el fortaleci-
miento de la academia: su aspecto curricular, la participación estudiantil
en proyectos es esencial. Una serie de documentos que resumen as-
pectos claves de la relación entre la vinculación y la enseñanza-
aprendizaje, que se pueden proporcionar a los estudiantes de nuevo
ingreso los ayudarán a identificar oportunidades para aprovechar
actividades prácticas, incluyendo proyectos de vinculación.

EJEMPLO
Se presenta un ejemplo de un documento que podría responder a
esta necesidad.

346

SECCIÓN A DOCUMENTOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Vinculación y aspectos básicos del proceso educativo
1. Saber cosas en términos de la educación integral.

• Conocimientos básicos.
• Conocimientos especializados.
• Conocimientos de la profesión.

• Aprendizaje activo en proyectos.
• Auto-aprendizaje en el aula y en la práctica.
• Documentación de lo aprendido.
• Reflexión sobre lo aprendido.
• Evaluación de lo aprendido.
• Definición de otros conocimientos y experiencias a adquirir.
2. Poder hacer cosas: habilidades y destrezas.
• Experiencias prácticas en el aula con énfasis en proyectos.
• Simulaciones.
• Juego de roles.
• Ejercicios.
• Trabajo en equipo.
• Trabajos escritos con base en problemas actuales.
• Experiencias prácticas en el campo de trabajo.
• Servicio social y comunitario.
• Prácticas y residencias profesionales.
• Proyectos y estancias en las empresas y organizaciones co-

laboradoras.
• Proyectos que cumplen con requisitos de un curso.
• Habilidad para definir conocimientos y cosas que hacer para

lograr objetivos personales y profesionales.
3. Tomar la iniciativa para hacer cosas.

• Habilidades emprendedoras.
• Disposición para tomar riesgos prudentes.
• Evaluación continua de resultados de aprendizaje y proyectos.
• Disposición y método para llevar a cabo ajustes y mejoras.

SECCIÓN B
“Saber” y “Hacer” aplicados al desarrollo de proyectos

SABER HACER
• Conocimiento • Habilidad y destreza
• Teoría • Práctica
• Concepto • Proceso
• Principio • Procedimiento
• Análisis • Decisión
• Planear • Programa y proyecto
• Calcular • Elaborar presupuesto
• Actuar • Realizar proyecto
• Evaluar • Mejorar

347

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ BIBLIOGRAFÍA

Informe Anual de Actividades 1999. Instituto Politécnico Nacional. México. 1999.
Manual de Procedimientos para la Prestación de los Servicios Externos de los
Institutos Tecnológicos. Dirección General de los Institutos Tecnológicos.
México. 1994.
Manual Institucional de Vinculación. Instituto Politécnico Nacional. México. 2000.
WWW
Sistemas software para el uso y administración de documentos y formatos:
http://www.dmoz.org/Computers/Software/Document_Management/Consulti
ng/ http://www.mctel.fr/spd_videomask_en.html

348

LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS VINCULADOS



Capítulo 10

LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS VINCULADOS

PROPÓSITO

Identificar y analizar los diversos factores a considerar para la buena
administración de proyectos de vinculación.

RESUMEN
Realizar un proyecto vinculado es una actividad compleja porque
involucra un aspecto sustantivo: el servicio o producto que se
planea generar, y un aspecto administrativo: las decisiones, proce-
dimientos y pasos a realizar para lograr los resultados que se plan-
tean. Es esencial atender ambos aspectos de manera correcta, ágil
y efectiva para que el proyecto tenga éxito. Además, muchos de
los proyectos tratan de problemas complejos de carácter interdis-
ciplinario.

En el Tema 10.1., Desarrollo de proyectos de vinculación, se exami-
nan los elementos del proyecto de manera descriptiva y amplia. En
el Cuadro 10.1.1. Etapas de la administración de proyectos vinculados,
se esquematiza el procedimiento en esta actividad. En el Esquema
10.1.2., Aspectos sustantivos y administrativos de proyectos, se mues-
tran los elementos relevantes de dichos aspectos, los que requieren
atención cuidadosa. El Esquema 10.1.3., Elementos clave en el desa-
rrollo de un proyecto o actividad de vinculación, demuestra la interre-
lación en forma resumida. El Cuadro 10.1.4. Factores a considerar en
el desarrollo de un proyecto, ayuda a dar una idea general de la
operación de los mismos. El LdV 10.1.5., Elementos de una guía para
la planeación y ejecución de proyectos, sintetiza los temas tratados y
otros que también deben ser considerados cuando se pretende
realizar un proyecto. No siempre es necesario atender cada punto
del listado para cada proyecto, pero sí es importante contemplar su
posible relevancia.

351

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ En el Tema 10.2. Aspecto económico de los proyectos de vinculación, se
señalan los principales aspectos económicos a considerar en un
proyecto. Al concluirlo, es esencial elaborar un breve reporte, tratan-
do puntos como se mencionan en el Tema 10.3., Resumen de un
proyecto de vinculación cumplido, incluyendo un extracto del mismo
para el banco de datos de vinculación. El LdV 10.3.1. Evaluación de un
proyecto de vinculación cumplido, permite ver los aspectos a conside-
rar en su evaluación.

10.1. DESARROLLO DE PROYECTOS DE VINCULACIÓN

DEFINICIÓN
La realización de un proyecto requiere una buena administración de
sus principales componentes y etapas. Aquí se presentan de manera
sintética los más importantes.

IMPACTO
Los proyectos son mecanismos formales mediante los cuales se rea-
liza la gran mayoría de las actividades de enlace. Todos los elementos
relacionados con ellos deben ser administrados correctamente. Estos
elementos incluyen: planeación; ejecución; seguimiento; identifi-
cación y solución de problemas; entrega y difusión de resultados;
evaluación; aspectos técnicos, financieros y jurídicos.

Existen actividades de vinculación importantes e imprescindibles
que no son proyectos formales, por ejemplo, la participación de un
Ejecutivo de Vinculación en un foro o en una cámara de comercio,
las que también precisan ser bien administradas.

COMENTARIOS
En seis etapas generales, en el desarrollo de un proyecto, deben lle-
varse a cabo las acciones correspondientes de manera sistemática,
considerando su interrelación con dos o más etapas en contextos
distintos.
1. Etapa de conceptualización en donde se tratan temas generales

como:
• El propósito y enfoque general, la demanda específica a que

responde, alcances y límites, si es macro o micro y su ubica-
ción espacial: local, regional, nacional o internacional.
• La relación del proyecto con los objetivos del SIV.
• Necesidades de información para planear el proyecto.
• Criterios de calidad y evaluación, así como de satisfacción del
cliente.
• Identificación de posibles estrategias para el desarrollo del
proyecto.

352

• Aspectos interdisciplinarios del proyecto. LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS VINCULADOS
• Los interesados en el proyecto, el impacto y los beneficios que

se pueden anticipar.
• El ambiente social, político, económico y tecnológico en que se

desarrollará el proyecto y su relación con el medio ambiente.
• Los recursos humanos, económicos, físicos y materiales

necesarios para realizar el proyecto.
• El aspecto curricular del proyecto.
• La posibilidad de incluir estudiantes, egresados y jubilados en

el proyecto.

2. Etapa de anteproyecto o proyecto básico
En esta etapa se realiza un estudio de factibilidad y viabilidad de los
elementos clave del proyecto: técnicos; humanos; costo-beneficio;
la relación con los objetivos del SIV; la posibilidad y estrategia de
comercialización; los criterios de calidad y otros aspectos clave. En
proyectos de investigación con resultados comercializables, habrá
que considerar factores como: requerimientos del mercado; aspec-
tos legales y de confidencialidad; plan de negocios; inversiones
adicionales para llevar la nueva tecnología, producto o servicio al
mercado; y posibles reglamentos gubernamentales nacionales o
internacionales. En cualquier tipo de proyecto es esencial identi-
ficar los obstáculos actuales y potenciales, y definir estrategias
para superarlos.

3. Etapa de elaboración por escrito del proyecto
Se consideran los temas mencionados en el Esquema 10.1.2., Elementos
clave en el desarrollo de un proyecto o actividad de vinculación, y se hace
el análisis necesario para asegurar que no haya fallas en su diseño,
se aplica el listado de verificación para proyectos y se incorpora el
proyecto en el programa automatizado del sistema de información
administrativa para darle seguimiento.

4. Etapa de negociación y contratación del proyecto
En ésta, se contemplan todas las acciones necesarias para realizar
negociaciones de ganar–ganar, con el objeto de encontrar los puntos
de acuerdo entre la IES y la EOC.

5. Etapa de realización del proyecto
Se incluyen ejecución, seguimiento, control, evaluaciones parciales,
identificación y solución de problemas.

6. Etapa de conclusión del proyecto
Se entrega el resultado acordado, se realiza el reporte final, se
difunden los elementos apropiados y se redacta el resumen que
enriquecerá el banco de datos de vinculación. Luego se propor-
ciona a la instancia encargada de la planeación académica la infor-

353

mación sobre conocimientos obtenidos para la actualización cu-
rricular.

Para facilitar la planeación y ejecución de proyectos es importante
que los formatos y listados de verificación que se usan para planear,
ejecutar, dar seguimiento, evaluar proyectos y elaborar el reporte,
estén disponibles en la red y en forma impresa, a fin de que se utili-
cen en el contexto interactivo.

CUADRO 10.1.1. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS VINCULADOS

FACTORES A CONSIDERAR
LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ
SUSTANTIVOS ADMINISTRATIVOS
PRODUCTO PLANEACIÓN
SERVICIOCONTROL DIRECCIÓN

ORGANIZACIÓN

Conceptualización del proceso general

Anteproyecto, estudio de factibilidad y vialidad, análisis de riesgos

Elaboración de documentos, formatos y materiales del proyecto

Negociación y contratación

Realización, seguimiento y evaluación

Conclusión, entrega del producto o servicio y evaluación externa

Informe de proyecto cumplido
• Resultados logrados
• Problemas encontrados y su solución
• Conocimientos y experiencias a incluir en la actualización curricular
• Resumen a incluir en el banco de datos de vinculación

354

ESQUEMA 10.1.2. ASPECTOS SUSTANTIVOS Y ADMINISTRATIVOS DE PROYECTOS

PROPÓSITO: Este esquema muestra que un proyecto de vinculación cuenta con un aspecto sustantivo y uno
administrativo. Para que el proyecto tenga éxito, los elementos de ambos deben ser especificados y mane-
jados correctamente. Es importante reconocer que de no atender adecuadamente el aspecto administrativo
se inhibe la posibilidad de que el proyecto tenga éxito.

2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS CORRESPONDIENTES

1. ASPECTO SUSTANTIVO Toma de decisión Actividad administrativa LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS VINCULADOS
¿Cómo y quién lo hace? Planeación
¿Qué producto o servicio? ¿Con cuáles recursos? Presupuesto
¿A qué costo? Fechas de inicio y terminación Plan de trabajo
¿Para cuándo? Ruta crítica Seguimiento
¿En qué etapas? ¿Con qué herramientas Evaluación
¿Con qué criterios de calidad? para medir la calidad?
Elaboración de informe final
Entrega del producto o servicio

ESQUEMA 10.1.3. ELEMENTOS CLAVE EN EL DESARROLLO DE UN PROYECTO O ACTIVIDAD DE VINCULACIÓN

PROPÓSITO: Resumir elementos clave a considerar en el desarrollo de un proyecto de vinculación.

¿Qué? Necesidad a la cual se Descripción del ¿Qué se necesita?
¿Cómo? responde problema y resultados ¿Por qué se necesita?

¿Cuánto? Estrategia y programa a lograr Antecedentes
Calidad para solucionar el Resultados a lograr:
pproblema
¿quién, cuándo?
Costo del proyecto
Descripción • Estudio de factibilidad y
del proyecto viabilidad

• Plan de trabajo, incluyendo
la ruta crítica

• Inclusión en el sistema
automatizado para el
seguimiento de proyectos

• Aspectos legales

• Equipo de trabajo

Presupuesto • Gastos del proyecto
• Fuente de financiamiento
• Planeación y control financiero

Criterios y estándares Acuerdo escrito Especificaciones y Seguimiento

355

CUADRO 10.1.4. FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS

FACTORES A CONSIDERAR EN EL
DESARROLLO DE PROYECTOS

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ Aspecto Sustantivo Aspecto Administrativo

Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Planeación, Ejecución, Seguimiento
Por qué y Para qué y Evaluación

Productos y servicios Metas, lograr resultados
Eficiencia, eficacia en apoyo

Apoyos administrativos

Integración en los
proyectos

Elementos clave en desarrollo de Guía para planeación y ejecución
acción o proyecto de proyectos

• Qué quiere el cliente • Introducción a la guía
(resultados a lograr) • Misión y estructura del SIV
• Modalidades y normas para el
• Criterios de calidad y evaluación
mediante indicadores desarrollo de proyectos
• Aspectos curricular y no curricular
• Presupuesto • Factores para formalizar proyectos
• Estudio de factibilidad y viabilidad • Sistema administrativo
• Planeación y organización del • Actualización

trabajo
• Programa de seguimiento
• Contrato

Realización y control del proyecto
356

10.1.5. ELEMENTOS DE UNA GUÍA PARA LA PLANEACIÓN

Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

PROPÓSITO
Mostrar la elaboración de una guía para la planeación y ejecución
de proyectos de vinculación.

SECCIÓN 1 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS VINCULADOS
• Introducción a la Guía.
• Propósito.
• Misión de la Institución de Educación Superior (IES).
• Misión del Sistema Institucional de Vinculación (SIV) y los resul-

tados que persigue.
• Definiciones.

• Acción de vinculación.
• Proyecto de vinculación.
• Funciones de la Instancia Única de Vinculación en apoyo de los
proyectos.
• Funciones de la Ventanilla Única de Vinculación en apoyo a los
proyectos.

SECCIÓN 2
• Normas mínimas para el desarrollo de proyectos.
• Exposición de las normas incluyendo aspectos éticos.
• Resultados que las IES persiguen en la realización de proyectos.
• Contribución y pertenencia del proyecto al desarrollo social,

económico, tecnológico local, regional, nacional.
• Participantes en proyectos.

• Miembros de la comunidad académica incluyendo estudiantes.
• Egresados y jubilados.
• Miembros de la empresa u organización colaboradora.
• Empresas consultoras que pueden aportar un conocimiento

experto a proyectos que faltan en las IES, políticas para su uso,
contratación y supervisión.
• Criterios a considerar en el desarrollo del proyecto.

SECCIÓN 3

• Modalidades de proyectos.
• Transferencia de tecnología.
• Servicios profesionales.
• Asesorías.
• Investigación conjunta.
• Investigación contratada.

357

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ • Paquete tecnológico.
• Intercambio académico.
• Elaboración de modelos, aparatos, equipo.
• Capacitación y educación continua.
• Sectores con los cuales se puede desarrollar proyectos.
• Proyectos internacionales.

SECCIÓN 4
• Aspecto curricular (académico) de un proyecto.
• Definición.
• Relación del proyecto con las funciones sustantivas.
• Formación de recursos humanos.
• Actualización curricular y de las materias.
• Participación estudiantil en proyectos.

• Servicio social.
• Prácticas y residencias profesionales.
• Proyectos académicos en las empresas.
• Otros.
• Acreditación curricular (académica) y profesional.
• Aspectos interdisciplinarios.
• Aprovechar las experiencias y los conocimientos adquiridos me-
diante el proyecto para la actualización curricular y el mejora-
miento académico.

SECCIÓN 5
• Factores clave a considerar en la elaboración y formalización de

un proyecto.
• Datos generales.
• Nombre del proyecto.
• Tipo de proyecto.
• Responsables del proyecto dentro y fuera de las IES.
• Fechas de inicio y terminación.
• Criterios de calidad y sistema de seguimiento.
• Cotización.
• Estrategia a seguir.
• Gastos a cubrir.
• Realizar una pérdida financiera para obtener otros beneficios.
• Obtener utilidades.
• Resultados a lograr, producto o servicio a generar y entregar.
• Resultados específicos.
• Beneficios que se esperan del proyecto.
Para las IES.
Para la empresa u organización colaboradora.
Para los participantes.
• Factibilidad y viabilidad del proyecto.

358

Técnica. LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS VINCULADOS
Económica.
Práctica/operativa.
Administrativa.
Humana.
Otra.
• Posible comercialización de los resultados.
• Discusión del proyecto con el ejecutivo de vinculación.
• Aspecto curricular y estudiantil.
• Factores jurídicos.
• Contrato.
• Seguro.
• Propiedad intelectual e industrial.
• Derechos de autor.
• Confidencialidad.
• Patente, licenciamiento, regalías.
• Arbitraje de conflictos.
• Responsables de daños.
• Cancelación del contrato.
• Requisitos para la realización del proyecto.
• Personal experto y de apoyo.
• Capacitación y entrenamiento para participantes.
• Espacio.
• Equipo.
• Material, instrumentos, reactivos, etcétera.
• Pasajes y viáticos.
• Apoyo administrativo, logístico, técnico, de información y
computación.
• Análisis costo-beneficio y de riesgo.
• Análisis del entorno.
• Factores que favorecen e inhiben el proyecto.
• Problemas que pueden presentarse y estrategias para
enfrentarlos.
• Presupuesto.
• Normas mínimas para la elaboración del presupuesto.
• Costo total del proyecto.
Gastos directos.
Gastos indirectos.

Prever inflación durante el transcurso del proyecto.
Gastos imprevistos del orden de 5% al 10% del costo direc-
to, para enfrentar contingencias no previstas durante la
planeación del proyecto.
• Desglose del presupuesto.
• Fuentes y métodos de financiamiento.
• Cobros a la empresa u organización colaboradora.
• Proceso de control presupuestal.
• Distribución de ingresos.

359

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ Responsable del proyecto.
Unidades académicas (Universidades, Institutos, etc.).
• Pago de honorarios.
• Utilidad.
• Coordinación del proyecto con personas dentro y fuera de las IES.
• Administración del proyecto.
• Especificación de las actividades administrativas a realizar.
• Programa de seguimiento.
• Reportes e informes parciales.
• Criterios, proceso y fechas de revisión de avances y evaluación.
• Guión (cronograma) de acciones necesarias para realizar el pro-
yecto (definición de la ruta crítica).
• Acción a realizar.
• Responsable.
• Recursos.
• Fecha de inicio y terminación.
• Comentarios.
• Forma, contenido, fecha de elaboración y difusión de reporte
final del proyecto.
• Resultados obtenidos.
• Problemas presentados y soluciones adaptadas.
• Factores que contribuyeron al éxito del proyecto.
• Eficiencia del sistema administrativo.
• Lecciones adquiridas en la realización del proyecto.
• Opción para iniciar otro proyecto con la misma u otra empresa.
• Difusión de los resultados no-confidenciales del proyecto a los
medios de comunicación.
• Almacenamiento del resumen de resultados en el banco de datos
de vinculación.
• Entrega de información útil para la actualización curricular, si se
pretende vender, aplicar o usar los resultados del proyecto.
• Definición de la estrategia correspondiente.
• Comercialización.
• Promoción.
• Venta.
• Instalación.
• Operación.
• Capacitación.

10.2. ASPECTO ECONÓMICO DE LOS PROYECTOS

DE VINCULACIÓN

DEFINICIÓN
El aspecto económico de un proyecto incluye todos los elementos
financieros asociados con el financiamiento, así como el presu-
puesto, su ejercicio y control.

360

IMPACTO LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS VINCULADOS
El aspecto económico de un proyecto constituye un elemento deter-
minante en su planeación y ejecución, dado que determina el costo
del mismo, el rendimiento que se espera de los recursos invertidos
y la planeación y control presupuestal.

FACTORES ECONÓMICOS A CONSIDERAR
• Normas para la cotización de proyectos.

• Proceso de cotización de proyectos.
• Cálculo de inflación del proyecto a largo plazo.
• Compra de equipo y materiales.
• Posible aprovechamiento del fondo revolvente y contribuciones.
• Gastos ordinarios, extraordinarios y para contingencias im-

previstas.
• Sistema de presupuestación y control financiero, incluido en

red.
• Reglamentos de Hacienda y otras dependencias gubernamen-

tales.
• Auditoría financiera del proyecto a su terminación.
• Impuestos y fletes.
• Facturación y cobros.
• Conciliaciones.
• Realización de pagos a los investigadores, académicos y estu-
diantes que participaron len proyectos.
• Honorarios para la persona que promovió el proyecto (EdV u
otro).
• Distribución de ingresos a las IES y la instancia que realizó el
proyecto.
• Formatos y listados de verificación para la elaboración del pre-
supuesto.

COMENTARIOS SOBRE EL COSTEO DE PROYECTOS
1. Es esencial contar con un sistema ágil, efectivo y claro para definir

los costos de los proyectos y distribuir internamente los ingresos
derivados de dichos proyectos vinculados, incluyendo el pago de
compensaciones al personal así como a quien lo generó.
2. El presupuesto incluye gastos directos e indirectos.
3. Los beneficios pueden ser financieros o de otra índole, como
equipo o acceso a laboratorios.
4. Es recomendable utilizar una guía y formatos disponibles en la
red para que se pueda elaborar el presupuesto de manera correc-
ta, simple y transparente.
5. Se requiere de una política sobre diferentes formas de cobro, que
incluya definir:

361

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ • En cuanto a las expectativas financieras por parte de las IES, éstas
deben:
• Prever las pérdidas financieras para obtener otros beneficios.
• Cubrir los costos.
• Obtener un beneficio económico (ganancia) o de otra índole.

• En cuanto el monto del cobro:
• Debe cobrarse la totalidad del proyecto; en este caso, el con-
tratante es el “propietario” y detentaría la propiedad in-
telectual.
• Cobro prorrateado; en este sentido, las IES comparten el ries-
go con el contratante y cobra inicialmente una parte del cos-
to. El resto del costo y el beneficio, especialmente económico,
se cobra a futuro en términos de regalías y otros esquemas.
• La propiedad intelectual puede ser compartida o únicamente
de las IES.

10.3. RESUMEN DE UN PROYECTO DE

VINCULACIÓN CUMPLIDO

DEFINICIÓN
El informe de las actividades realizadas es una parte valiosa de un
proyecto de vinculación, ya que permite destacar lo más impor-
tante del mismo. El resumen de este informe de proyecto
cumplido significa la “carta de presentación” y se debe elaborar
adecuadamente.

IMPACTO
El resumen es importante porque documenta el proyecto y sus re-
sultados para la divulgación y difusión, para su inclusión en el
banco de datos de vinculación y para su posible uso en la promo-
ción de la vinculación. Proporciona también información sobre los
factores que facilitaron e inhibieron su realización, con el fin de
mejorar la administración de otros proyectos. Además, puede ser
utilizado como un caso práctico útil para la capacitación en mate-
ria de vinculación, así como para facilitar el intercambio de infor-
mación.

COMENTARIOS
Es conveniente considerar el siguiente esquema en el resumen de
proyectos cumplidos:
• Nombre del proyecto o título de la investigación.
• Un código que indica el campo general del proyecto.
• Palabras descriptivas clave.

362

• Datos del responsable del proyecto, del supervisor del proyecto LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS VINCULADOS
por parte de la EOC y de participantes adicionales, sean docentes,
empleados, estudiantes, egresados, consultores.

• Fecha de inicio y terminación.
• Área / disciplina / giro.
• IES e instancias que realizaron el proyecto.

• Organización privada o pública colaboradora.
• Descripción breve.
• Resultado(s) principal(es) que se buscaron.
• Resumen de resultados logrados.
• Contribuciones al desarrollo social, económico o tecnológico.
• Factores que contribuyeron al éxito del proyecto.
• Problemas, sus orígenes y soluciones adaptadas.
• Ingresos y otros beneficios generados.
• Lecciones aprendidas útiles para realizar otros proyectos seme-

jantes.
• Posibilidades de realizar otros proyectos con la EOC.
• Experiencias y conocimientos adquiridos mediante el proyecto

para su aplicación a la actualización curricular.
• Recomendaciones generales para mejorar y agilizar la planeación

y administración de proyectos.
• Elaboración de un resumen del reporte final.
• Revisión del resumen por parte del Director de la Unidad

Académica, Instituto o Centro Especializado y del Ejecutivo de
Vinculación.
• Divulgación y difusión de los resultados apropiados.
• Incorporación del resumen en el banco de datos de vinculación.

10.3.1. EVALUACIÓN DE UN PROYECTO DE

VINCULACIÓN CONCLUIDO

PROPÓSITO
Listar temas a considerar en la evaluación de un proyecto termina-
do a realizar por parte del responsable en las IES. Se seleccionarán
aproximadamente 15 preguntas apropiadas y oportunas a incluir en
un cuestionario que se enviará a la EOC contratante para solicitar sus
comentarios. En dado caso, es útil elaborar una evaluación de una
actividad que no sea proyecto formal, como por ejemplo una feria de
modelos.
• Fecha de la evaluación.
• Evaluador y sus datos.
• Título del proyecto o actividad evaluada.
• Responsable en las IES.
• Responsable en las EOC.
• Principales participantes en el proyecto dentro y fuera de la IES.

363

LA ADMINISTRACIÓN DE LA VINCULACIÓN : CÓMO HACER QUÉ • Empresa u organización colaboradora y sus datos.
• Fecha de inicio y terminación.
• Presupuesto del proyecto y egresos e ingresos actuales.
• Objetivos planeados y convenidos, y comparación con los obje-

tivos logrados.
• Ajustes que se hicieron en el desarrollo del proyecto.
• Calidad, trascendencia, beneficios e impacto del producto o ser-

vicio entregado.
• Conformidad de lo entregado con el presupuesto, mecanismos

de trabajo y cronograma de acciones contratadas.
• Recursos humanos, materiales, de equipo y de otra índole uti-

lizados.
• Aspecto técnico del proyecto y su aprovechamiento.
• Conveniencia y utilidad del aspecto administrativo, incluyendo

la contratación y seguimiento.
• Estrategias que se utilizaron para contratar y desarrollar el

proyecto.
• Factores que contribuyeron al logro de los objetivos.
• Factores que inhibieron el proyecto y acciones tomadas para

superarlas.
• Ingresos y/o otros beneficios obtenidos por el proyecto.
• Satisfacción, desarrollo profesional y disposición a colaboración.

de los involucrados en el proyecto.
• Datos del proyecto a difundir al público.
• Datos del proyecto a almacenar en el dato de bancos de vincu-

lación.
• Lecciones aprendidas en el desarrollo del proyecto.
• Influencia en el desarrollo del país.
• Recomendaciones para mejorar el proceso de planear y realizar

éste y otros proyectos.
• Comentarios adicionales.
• Instancias a que se entregará la evaluación.

364