Analisa Sistem Informasi
Analisa Sistem Informasi Copyright© PT Penerbit Penamuda Media, 2024 Penulis: Abrar Hadi, S.Kom., M.Kom., Dwi Vernanda, S.T., M.Pd., Zatin Niqotaini, S.Tr.Kom., M.Kom., Muhamad Masjun Efendi, M.Kom., Dini Hamidin, S.Si, MBA., M.T., Nuk Ghurroh Setyoningrum, S.Kom, M.Cs., Dr. Fitrianingsih, SKom., MMSI., Anis Yusrotun Nadhiroh, S.Kom, M.MT., Hendra Di Kesuma, S.Kom., M.Cs., Afifah Nurrosyidah, S.Kom., M.Kom., Ph.D (Cand)., Ismarmiaty, ST., MMSI., Setiawan Assegaff, ST, MMSI, Ph.D., Cosmas Eko Suharyanto, S.Kom., MMSI., Ir.Pujo Hari Saputro, S.Kom., M.T. ISBN: 978-623-8586-65-3 Desain Sampul: Tim PT Penerbit Penamuda Media Tata Letak: Enbookdesign Diterbitkan Oleh PT Penerbit Penamuda Media Casa Sidoarium RT 03 Ngentak, Sidoarium Dodeam Sleman Yogyakarta HP/Whatsapp : +6285700592256 Email : [email protected] Web : www.penamuda.com Instagram : @penamudamedia Cetakan Pertama, Juni 2024 x + 224, 15x23 cm Hak cipta dilindungi oleh undang-undang Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin Penerbit
v Kepada Para Pembaca yang Terhormat, Saat ini, dunia bisnis dan teknologi informasi semakin tidak terpisahkan. Perubahan yang pesat dalam lingkungan bisnis mendorong organisasi untuk terus beradaptasi dan meningkatkan efisiensi operasional mereka. Buku ini, yang berjudul "Analisa Sistem Informasi", hadir sebagai panduan untuk memahami betapa pentingnya sistem informasi dalam mendukung berbagai aspek bisnis. Melalui analisa yang mendalam, buku ini menggali konsep-konsep krusial dalam pengembangan sistem informasi, mulai dari identifikasi kebutuhan pengguna hingga desain solusi yang efektif. Diharapkan, buku ini akan memberikan wawasan yang berharga bagi para profesional TI, mahasiswa, dan siapa pun yang tertarik dalam memahami bagaimana sistem informasi dapat menjadi pendorong keunggulan kompetitif. Terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung terwujudnya buku ini. Semoga isi buku ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi pembaca. Selamat membaca! KATA PENGANTAR
vi Kata Pengantar ...................................................................... v Daftar Isi ............................................................................. vi Bab 1 - Konsep Dasar Analisis Sistem Informasi ......................... 1 A. Definisi Analisis Sistem ................................................... 2 B. Konsep Dasar Analisa Sistem ........................................... 3 C. Alat Bantu Analisis Sistem ............................................... 5 D. Aplikasi Analisis Sistem Informasi Dalam Bidang - Bidang Tertentu......................................................................... 6 E. Peranan Analisis Sistem Informasi Dalam Organisasi ........ 7 Bab 2 - Peran dan Tujuan Analisis Sistem Informasi ................ 11 A. Mengenali Masalah........................................................12 B. Tujuan Analisis Sistem Informasi....................................19 C. Peran Sistem Analis .......................................................20 D. Tantangan Proses Analisis Sistem ...................................21 Bab 3 - Metodologi Analisis Sistem Informasi .......................... 23 A. Klasifikasi Metodologi Analisa Sistem Informasi ..............25 DAFTAR ISI
vii Bab 4 - Identifikasi Kebutuhan Pengguna dalam Analisis Sistem Informasi ............................................................... 33 A. System requirement (Kebutuhan Sistem)......................... 34 B. Tipe-tipe Kebutuhan Sistem ........................................... 34 C. Functional Requirement ................................................ 35 D. Teknik Pengumpulan Requirement ................................ 37 Bab 5 - Pengumpulan Data dan Informasi untuk Analisis Sistem Informasi ............................................................... 39 A. Pentingnya Pengumpulan Data dan Informasi................. 40 B. Teknik Wawancara........................................................ 41 C. Teknik Pengumpulan Data Dokumentasi......................... 46 D. Teknik Observasi........................................................... 49 E. Questionnaires and Surveys ........................................... 51 F. Teknik Forum Group Discussion..................................... 52 Bab 6 - Model Proses Bisnis dalam Analisis Sistem Informasi .... 53 A. Proses Bisnis................................................................. 54 B. Fungsi Proses Bisnis ...................................................... 57 C. Komponen Proses Bisnis................................................ 59 D. Pentingnya Mengoptimalkan Proses Bisnis...................... 62 E. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Bisnis........... 65 F. Peran Kepemimpinan dalam Mengoptimalkan Proses Bisnis ........................................................................... 66
viii G. Studi Kasus Penerapan Mengoptimalkan Proses Bisnis Pada Bisnis....................................................................67 H. Tantangan Proses Bisnis dalam Sistem Informasi. ............69 I. Model Proses Bisnis Dalam Sistem Informasi...................70 Bab 7 - Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) dalam Sistem Informasi ............................................................... 77 A. Gap Analysis..................................................................78 B. Tujuan ..........................................................................80 C. Metode Gap Analysis......................................................81 D. Kelebihan dan kekurangan Metode Gap Analysis .............86 E. Perhitungan Gap Analisis ...............................................87 F. Langkah-langkah Penggunaan Fit Gap Analysis................89 Bab 8 - Analisis Kelayakan Sistem Informasi ........................... 93 A. Kelayakan Teknis...........................................................94 B. Kelayakan Ekonomi .......................................................98 C. Kelayakan Operasional................................................. 102 D. Kelayakan Hukum dan Regulasi.................................... 105 Bab 9 - Pemodelan Data dalam Analisis Sistem Informasi ........ 109 A. Pengenalan Pentingnya Pemodelan Data Dalam Analisis Sistem Informasi ......................................................... 110 B. Konsep Dasar Pemodelan Data ..................................... 111
ix C. Teknik Pemodelan Data ................................................114 Bab 10 - Pemetaan Alur Kerja (Workflow) dalam Analisis Sistem Informasi .................................................... 119 A. Definisi workflow.........................................................120 B. Jenis workflow .............................................................123 C. Metode penyusunan workflow ......................................124 D. Menyusun diagram workflow........................................127 Bab 11 - Pengujian dan Validasi Sistem Informasi ................... 131 A. Konsep Testing pada Sistem Informasi...........................132 B. Faktor yang Berhubungan dengan Pengujian Sistem Informasi ....................................................................132 C. Tujuan dari Pengujian Sistem Informasi.........................133 D. Pemetaan Fase Pengujian Sistem Informasi....................135 E. Tingkatan dalam Pengujian (Mailewa et al. 2015) ............141 F. Pengujian berdasarkan Tipe (Mailewa et al. 2015) ...........143 G. International Standar Operation (ISO) 25010 (Anon 2023).147 Bab 12 - Implementasi Perubahan Sistem Informasi ............... 155 A. Konsep Dasar Implementasi Perubahan Sistem Informasi156 B. Definisi Implementasi Perubahan .................................157 C. Peran Sistem Informasi dalam Organisasi ......................157
x D. Alasan Pentingnya Implementasi Perubahan Sistem Informasi.................................................................... 158 E. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Implementasi Perubahan Sistem Informasi ................... 164 F. Contoh kasus sukses implementasi perubahan sistem informasi yang ada di indonesia.................................... 166 Bab 13 - Evaluasi Kinerja Sistem Informasi ............................ 169 A. Tujuan Evaluasi Kinerja Sistem Informasi...................... 171 B. Metode Evaluasi Kinerja Sistem Informasi ..................... 174 C. Kendala Evaluasi Kinerja Sistem Informasi .................... 184 Bab 14 - Tantangan dan Inovasi dalam Analisis Sistem Informasi .............................................................. 187 A. Tantangan Sistem Informasi......................................... 188 B. Tantangan Sistem Informasi Kedepan ........................... 190 C. Tantangan Analisis Sistem Informasi............................. 194 D. Inovasi Analisis Sistem Informasi.................................. 197 Daftar Pustaka ................................................................... 198 Tentang Penulis ................................................................. 198
Analisa Sistem Informasi - 1 Konsep Dasar Analisis Sistem Informasi Abrar Hadi, S.Kom., M.Kom 1
2 - Analisa Sistem Informasi A. Definisi Analisis Sistem Gambar 1.1. Sistem Lama dan Sistem Baru Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang system yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahankelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 1. Tujuan Analisis Sistem Tujuan analisis sistem informasi yakni utuk merancang sistem baru maupun menyempurnakan sistem yang sudah ada sebelumnya. Berikut ini, tujuan dari analisis system diantaranya yakni : a. Kita dapat Membuat keputusan jika sistem saat ini bermasalah ataupun juga tidak berfungsi dengan
Analisa Sistem Informasi - 3 baik & hasil analisisnya akan digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan dapat ditandatangani c. Mengidentifikasi masalah atau mencari pemecah masalahnya d. Mempelajari sistem yang sedang berjalan saat ini. 2. Fungsi Analisis Sistem Adapun Beberapa fungsi dari Analisis Sistem yang dapat kita ketahui adalah : a. Kita Dapat mengidentifikasikan berbagai macam masalah dari pemakai . b. Kita akan Menentukan secara jelas mengenai akan sasaran yang harus dicacat untuk dapat memenuhi kebutuhan user. c. Dapat memilih metode alternatif dalam akan memecahkan masalah pada sistem. d. Dapat merencanakan ataupun menerapkan rancangan sistem sesuai dengan apa yang diinginkan user. B. Konsep Dasar Analisa Sistem Pengertian Analisa Sistem menurut Ariesto Hadi Sutopo (2002 : 242) yakni : ‚Analisis sistem adalah proses menentukan kebutuhan sistem – apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem tersebut diimplementasikan‛. Jadi dapat disimpulkan analisa sistem adalah penguraian dari suatu
4 - Analisa Sistem Informasi sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh sistem, yaitu: 1. Identify (mengidentifikasi) Yaitu mengidentifikasi atau mendefinisikan masalah, langkah ini merupakan langkah pertama didalam tahap analisa sistem, yang dimulai dengan mengetahui terlebih dahulu masalah – masalah yang terjadi. Tugasnya adalah : a. Mengidentifikasikan penyebab terjadinya masalah. b. Mengidentifikasikan titik keputusan. c. Mengidentifikasikan sumber dayanya sebagai personil kunci. 2. Understand (memahami) Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada dengan mempelajari secara terinci, bagaimana sistem yang ada beroperasi dengan cara melakukan penelitian. 3. Menganalisa hasil penelitian Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan.
Analisa Sistem Informasi - 5 4. Membuat laporan hasil analisa Setelah proses analisa selesai dilakukan, maka dibuat laporan hasil analisa yang nantinya akan diserahkan ke ketua untuk diminta pendapat dan saran – saran yang berguna didalamnya. C. Alat Bantu Analisis Sistem Adapun alat bantu yang dapat membantu kita dalam proses menganalisis data yaitu sebagai berikut : 1. Data Flow Diagram adalah diagram yang menggambarkan aliran informasi atau data dari bentuk input menjadi sebuah output. Data Flow Diagram banyak digunakan oleh pengguna sistem karena diagram yang dihasilkan lebih jelas dan terstruktur. 2. Diagram Kontek, Berbeda dengan Data Flow Diagram, Diagram kontek menggambarkan suatu sistem dengan sederhana. Diagram kontek menggambarkan suatu sistem secara garis besarnya saja. 3. Flow Map menggambarkan arus sistem secara keseluruhan. Pada umumnya, flow map menjelaskan urutan proses dan menjukkan bagaiaman proses tersebut bekerja dalam proses tersebut. 4. Kamus Data berisi kumpulan informasi pada data flow diagram. Informasi yang terkumpul pada kamus data antara lain definisi data, struktur data dan pemakai data. Alat bantu analisis sistem masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Ada pengguna yang memakai alat bantu yang detail dan lengkap,
6 - Analisa Sistem Informasi namun ada juga pengguna yang menggunakan alat bantu yang sederhana dan rangkap. D. Aplikasi Analisis Sistem Informasi Dalam Bidang - Bidang Tertentu Berikut adalah beberapa aplikasi analisis system informasi dalam berbagai bidang dapat kita gunakan, diantaranya. 1. Aplikasi Bisnis Dalam bisnis, analisis sistem informasi dapat membantu dalam meningkatkan kinerja bisnis dengan memperbaiki, mengembangkan sistem baru yang lebih baik, dan mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang belum terpenuhi. Dan juga dapat membantu dalam memperbaiki efisiensi dan efektivitas operasi bisnis, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan kepuasan pelanggan. 2. Aplikasi Industri Dalam industri, analisis sistem informasi dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi, mengurangi biaya produksi, serta meningkatkan kualitas produk. Selain itu, dapat juga digunakan untuk membantu dalam pengembangan sistem kontrol dan monitoring, sehingga proses produksi dapat dilakukan secara lebih akurat dan efisien. 3. Aplikasi Pemerintahan Dalam pemerintahan, analisis sistem informasi dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan
Analisa Sistem Informasi - 7 efektivitas proses administrasi, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dan juga dapat membantu dalam pengembangan sistem informasi yang lebih baik dan terintegrasi antara instansi pemerintah yang berbeda. Analisis sistem informasi merupakan proses penting bagi bisnis modern untuk memastikan sistem informasi yang digunakan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Prosesnya melibatkan berbagai tahap, metode, dan teknik analisis berbeda. Hasil yang diharapkan adalah pemahaman lebih baik tentang sistem yang digunakan dalam bisnis, identifikasi masalah dan peluang perbaikan, serta pengembangan solusi yang tepat untuk meningkatkan kinerja. E. Peranan Analisis Sistem Informasi Dalam Organisasi Analisis sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi bisnis. Berikut adalah beberapa peran dan fungsi utama yang mereka emban: 1. Mendukung Operasi Bisnis yang Efisien : Analis sistem membantu mengoptimalkan operasional bisnis dengan merancang dan mengelola sistem informasi yang efisien. Mereka memastikan bahwa proses bisnis berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
8 - Analisa Sistem Informasi 2. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial yang Bijak Analis sistem membantu manajemen dalam mengumpulkan, memproses, dan menganalisis informasi. Dengan data yang akurat, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta. 3. Mendukung Keunggulan Strategis Sistem informasi yang baik dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi. Analis sistem membantu merancang solusi teknologi yang mendukung strategi bisnis dan membedakan organisasi dari pesaingnya. 4. Meningkatkan Efektivitas Manajerial Dengan sistem informasi yang terintegrasi, manajemen dapat mengelola sumber daya dan memantau kinerja dengan lebih baik. Analis sistem membantu memastikan sistem ini berfungsi dengan optimal. 5. Meningkatkan Produktivitas Sistem informasi yang efisien mempercepat proses bisnis dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk tugas-tugas rutin. Ini membantu meningkatkan produktivitas karyawan dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. 6. Meningkatkan Efisiensi Analis sistem merancang sistem yang mengurangi duplikasi data, mempercepat alur kerja, dan
Analisa Sistem Informasi - 9 mengurangi biaya operasional. Efisiensi ini berkontribusi pada keseluruhan kinerja organisasi. 7. Meningkatkan Akurasi Data Dengan sistem informasi yang baik, data yang dihasilkan lebih akurat dan dapat diandalkan. Analis sistem memastikan integritas data dan mengurangi risiko kesalahan. 8. Mempermudah Koordinasi Sistem informasi membantu mengkoordinasikan aktivitas antar departemen dan anggota tim. Analis sistem merancang sistem yang memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi. 9. Menekan Biaya Dengan mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi, sistem informasi membantu organisasi menghemat sumber daya dan mengoptimalkan pengeluaran. 10. Meningkatkan Kualitas Produk atau Layanan Dengan sistem informasi yang baik, organisasi dapat memantau kualitas produk atau layanan yang mereka tawarkan. Analis sistem membantu memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan sesuai dengan standar yang diinginkan. Dapat kita simpulkan, peran dan fungsi sistem informasi dalam organisasi bisnis sangatlah banyak, mulai dari mengoptimalkan kegiatan bisnis hingga meningkatkan kualitas produk atau layanan. Sistem
10 - Analisa Sistem Informasi informasi membantu organisasi bisnis menjalankan semua aktivitasnya dengan mudah dan efisien.
Analisa Sistem Informasi - 11 Peran dan Tujuan Analisis Sistem Informasi Dwi Vernanda, S.T., M.Pd. 2
12 - Analisa Sistem Informasi nalisis sistem informasi merupakan suatu teknik untuk menemukan dan memecahkan suatu permasalahan, teknik ini dilakukan dengan cara mendekomposisi atau menguraikan sistem menjadi beberapa komponen yang membentuknya (Agarwal and Tanniru, 1990). Umumnya analisis sistem informasi digunakan sebagai dasar untuk merancang sebuah sistem yang baru, sehingga pada tahap analisis perlu diketahui secara pasti mengenai kinerja, alur, komponen-komponen yang terlibat dari sistem tersebut (Weng, Rong and Yu, 2024). Langkah-langkah dasar analisis yaitu mengenali masalah, memahami kinerja sistem, menganalisis hasil, dan Menyusun dokumen hasil analisis. A. Mengenali Masalah Mengenali masalah atau disebut dengan identifikasi permasalahan. Seorang sistem analis harus mampu menggali semua informasi dan pengetahuan terkait sistem yang sedang dianalisis dengan tujuan untuk mengenali apa yang menjadi permasalahan saat ini. Informasi dan pengetahuan yang dimaksud termasuk dengan bisnis yang diterapkan pada organisasi tersebut. Untuk dapat mengenali masalah perlu adanya proses: 1. Mengenali penyebab masalah Baik pengguna atau organisasi akan menyadari adanya masalah jika ada sesuatu yang berjalan tidak sesuai dengan yang seharusnya. Masalah yang ada sebenarnya memiliki sumber atau penyebabnya, penyebab masalah inilah yang harus bisa ditangkap A
Analisa Sistem Informasi - 13 oleh sistem analis berdasarkan hasil wawancara atau observasi secara langsung. Bagaimana cara mengenali penyebab masalah? ‚Dimulai dengan mengkaji atau mempelajari terlebih dahulu mengenai subjek permasalahan yang didapat dari pengguna atau observasi, dibuat beberapa pertanyaan lalu dicari jawaban yang tepat dari pertanyaan-pertanyaan tersebut‛ Sebagai ilustrasi mengenali penyebab masalah sebagai berikut: Air keran di kamar mandi tidak mengalir, ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini maka kita perlu mengenali dulu apa yang menjadi penyebab air keran tidak mengalir. Sebelum melakukan perbaikan harus diidentifikasi dulu apa yang menyebabkannya, kita harus mengkaji subjeksubjek permasalahan dimulai dari mengecek tempat penampungan air. Apakah ada airnya atau tidak, jika ternyata air tidak ada maka harus dipastikan apakah ada kebocoran di tempat penampungan air. Selanjutnya kita mengecek apakah mesin air menyala atau tidak, jika ternyata menyala apakah mengalir ketempat penampungan atau tidak. Berikutnya jika ternyata mesin air nya mati maka kita harus mengecek apakah mesin rusak atau aliran listrik yang tidak ada. Setelah mengenali penyebab masalah dengan beberapa pertanyaan maka kita bisa menentukan apa penyebab masalah dan apa solusi untuk memcahkan permasalahan tersebut.
14 - Analisa Sistem Informasi 2. Mengenali titik Keputusan Setelah sistem analis menentukan penyebab masalahnya maka langkah berikutnya adalah mengenali atau mengidentifikasi titik keputusan masalah tersebut (Quick and Sayar, 2024). Sebagai ilustrasi penentuan titik keputusan sebagai berikut: Pada masalah air keran tidak mengalir, setelah dikenali dan diidentifikasi maka ditentukan apa yang menjadi penyebab masalah. Ternyata penyebab masalahnya yaitu mesin air tidak hidup, selanjutnya kita harus mengenali apa saja yang menyebabkan mesin air tidak hidup. Identifikasi semua titik yang menyebabkan mesin air tidak hidup, dimulai dari pengecekan aliran listrik, pengecekan mesin di bagian luar, mesin bagian dalam, sampai ditemukan titik utama yang menyebabkan mesin air tidak menyala. Jika ternayata titik keputusan ada pada kelistrikan, maka yang akan dibongkar adalah kabel-kabel dan kelistrikannya. Maka tidak perlu membongkar mesin bagian dalam, karena tidak berpengaruh pada tidak nyalanya mesin air. Salah satu cara untuk menentukan titik-titik keputusan yang tepat yaitu dengan membuat suatu diagram atau bagan alir. 3. Mengenali personal kunci Langkah terakhir dalam mengenali masalah yaitu mengidentifikasi personal-personil kuncil, berdasarkan diagram atau bagan alir dari titik kunci maka akan didapatkan personal kunci yang berpengaruh baik
Analisa Sistem Informasi - 15 langsung maupun tidak terhadap titik keputusan masalah. Sebagai ilustrasi penentuan personal kunci sebagai berikut: Dari masalah air keran tidak mengalir diketahui penyebab masalahnya yaitu mesin air tidak menyala, selanjutnya telah ditemukan titik keputusan mesin air tidak menyala yaitu pada kelistrikan mesin air. Berikutnya akan diidentifikasi personal kunci yang berpengaruh pada kerusakan listrik mesin air diantaranya kabel yang terbakar karena mesin air menyala terlalu lama, adanya semut yang membuat kabel menjadi rapuh sehingga menyebabkan kabel putus. 1. Mempelajari Alur Kerja Sistem Seorang sistem analisis dapat mempelajari alur kerja sistem dengan cara melakukan penelitian dan pengumpulan data secara rinci terutama terkait operasional sistem yang berjalan. Sistem analis harus memahami dengan detail bagaimana operasi-operasi yang bekerja pada sistem, lalu mengidentifikasi kelemahan dan kebutuhan dari user pemakain system. Pengumplan data yang dilakukan dengan cara wawancara langsung terhadap user (mulai dari pimpinan hingga pengguna akhir), melakukan obervasi atau pengamatan, membuat sejumlah pertanyaan dan pengambilan sampel (Todde et al., 2020; Xing, 2024). Tahap kedua dari proses analisis sistem ini memiliki langkah teknik yang harus dilakukan yaitu:
16 - Analisa Sistem Informasi a. Penentuan Jenis Penelitian b. Penjadwalan c. Pembagian Tugas d. Kegiatan Wawancara, Observasi e. Pengumpulan Hasil 2. Menganalisis Hasil Tahapan utama selama proses analisis sistem informasi yaitu menganalisis hasil penelitian yang telah dilakukan. Seorang analisis yang telah memiliki pengalaman dalam menganalisis sistem informasi tidak merasa kesulitan, karena semakin sering seorang analisis memecahkan suatu kasus maka akan dengan mudah untuk menganalisis kasus/ permasalahan lainnya. Kegiatan analisis yang pertama yaitu: a. Menemukan kelemahan sistem dengan membuat sejumlah pertanyaan yang mengandung kata ‚mengapa?, perlukah?, apakah telah?‛ Pertanyaan-pertanyaan ini akan terjawab dengan menganalisis hasil penelitian, salah satunya dengan melihat diagram flow/ flowchart dari sistem yang saat ini sedang berjalan. Selanjutnya dari jawaban pertanyaan tersebut sistem analisis dapat menemukan kelemahan dan masalah utama dari sistem yang sedang dianalisis. b. Mengevaluasi distribusi pekerjaan dan job desk Suatu organisasi tentu memiliki pekerja yang memiliki job desk masing-masing, untuk itu seorang sistem analisis perlu mengevaluasi bagaimana distribusi pekerjaan untuk setiap pekerja.
Analisa Sistem Informasi - 17 c. Mengevaluasi standar, kebijakan, SOP Seorang sistem analis harus mengukur kinerja yang selama ini berlangsung, hal ini bisa dilihat dan disusun pertanyaan terkait ‚sejauh mana kebijakan yang sudah ada?, apakah kebijakan mencakup keseluruhan?, apakah standar sudah memenuhi semua kriteria?, apakah SOP yang dibuat sudah sesuai dengan alur yang sebernarnya?, apakah SOP benarbenar diterapkan?‛ d. Menganalisis kebutuhan informasi Seorang analis tidak hanya mengenali masalah yang dihadapi oleh pengguna namun perlu mengidentifikasi kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sehingga perlu dianalisis kebutuhan informasi apa saja yang akan diperlukan (Goryacheva et al., 2022). 3. Menyusun Dokumen Hasil Analisis Penysunan dokumen hasil analisis dilakukan setelah semua tahapan analisis telah dilakukan, dokumen laporan hasil analisis harus mencakup pernyataan bahwa tahapan analisis telah selesai dilakukan, hasil temuan dan permasalahan yang ada, terdapat satu template masukan dan saran, serta adanya template persetujuan. Laporan hasil analisis akan diserahkan kepada penanggung jawab pengembangan sistem yang selanjutnya akan didistribusikan kepada anggota tim atau manajemen. Selanjutnya penanggung jawab dan anggota tim lainnya akan memahami apa saja yang menjadi temuan, permasalahan selama analisis sistem
18 - Analisa Sistem Informasi dilakukan (Zhi et al., 2023). Selanjutnya dokumen diserahkan kepada tim desainer untuk dibuatkan perancangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan semua permasalahan hasil analisis sistem berjalan. Disusunnya dokumen hasil analisis ini dengan tujuan: a. Kelengkapan data Mengorganisir semua data, fakta, dokumen, formulir terkait sistem, maka dapat diketahui kekeurangan data atau yang belum terkumpul namun dibutuhkan b. Mempermudah analisis Dokumen hasil juga berisi proses bisnis, alur kerja sistem yang digambarkan dalam bentuk diagram atau bagan, hal ini dapat membantu seorang analis sistem dan tim pengembang untuk memahami dan menganalisisnya c. Media komunikasi Dokumen hasil analisis dapat digunakan sebagai media komunikasi terutama komunikasi antara tim pengembang, dengan adanya dokumen hasil analisis dapat membantu anggota tim lainnya memahami sistem yang sedang dikembangkan d. Dasar pembagian tugas Adanya dokumen hasil analisis dapat ditentukan ruang lingkup dan batasan sistem yang akan dikembangkan, hal ini berpengaruh pada pembagian pekerjaan kepada anggota tim pengembang e. Membantu keamanan Dokumentasi hasil analisis yang lengkap berisi fakta, formulir, alur kerja, proses bisnis ini dapat
Analisa Sistem Informasi - 19 digunakan sebagai dokumen dasar pengembangan sistem hingga akhir. Jika pengembangan sistem telah selesai dan masuk ketahap user acceptance test atau deployment namun ternyata pengguna tidak menerima atau adanya perbedaan antara sistem yang telah dikembangkan dengan kebutuhan pengguna, maka dokumen hasil analisis ini bisa menjadi acuan dan dapat dipelajari kembali. Adanya perbedaan tersebut apakah kesalahan selama pengembangan atau memang tidak ada pada saat tahapan analisis (Kadebu et al., 2023). B. Tujuan Analisis Sistem Informasi Tujuan utama dari analisis sistem informasi adalah untuk mengembangkan sistem informasi baik sistem informasi yang sudah ada sebelumnya maupun yang belum ada sama sekali. Karena pengembangan sistem informasi bisa meliputi membangun sistem informasi baru, menggantikan sistem informasi yang sudah ada, mengubah sistem lama baik sebagian maupun keseluruhan yang muara akhirnya yaitu menyempurnakan sebuah sistem informasi. Tujuan dari proses analisis sistem yaitu: 1. Setelah melalui semua tahapan analisis sistem maka akan ditetapkan permasalahan dan kebutuhan dari pengguna 2. Penggambaran alur proses bisnis dari sistem yang sedang berjalan saat ini 3. Penetapan ruang lingkup, batasan, dan standar sistem yang akan dikembangkan
20 - Analisa Sistem Informasi 4. Penetapan solusi yang akan diimplementasikan untuk memecahkan permasalahan sesuai dengan hasil analisis C. Peran Sistem Analis Pada proses analisis sistem perlu adanya orang yang kompeten untuk memahami dan menganalisis sistem informasi, pekerjaan tersebut merupakan tugas dari seorang ‚sistem analis‛. Seorang sistem analisis mampu memahami dan mengidentifikasi secara detail terkait beragam persolaan dan kebutuhan dari pengguna, selain itu sistem analis memastikan secara tepat tujuan dari pengembangan sistem informasi, menetapkan solusi yang tepat sesuai dengan kebutuhan user, dan dapat Menyusun jadwal pengembangan sistem informasi(Guerrero-García, 2014). Sistem analis memiliki tugas penting dalam proses analisis sistem informasi, yaitu: 1. Harus mampu berinteraksi dengan user atau pelanggan sehingga dapat memahami sistem yang saat ini sedang berjalan, serta memudahkan untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang akan dikembangkan 2. Seorang sistem analis juga harus mampu berinteraksi dengan desainer sistem. Hal ini untuk memudahkan perancangan sistem yang akan dikembangkan, sehingga sesuai dengan hasil analisis dan kebutuhan usernya. 3. Seorang sistem analis perlu berinteraksi intens dengan programmer untuk memastikan bahwa
Analisa Sistem Informasi - 21 pengembangan sistem sesuai dengan hasil analisis dan desain serta sesuai dengan kebutuhan pengguna. 4. Sistem analis juga perlu terlibat dalam proses pengujian, hal ini untuk membantu para tester menguji sesuai dengan alur dan data yang ditentukan. 5. Mendampingi pengimplementasian sistem baru yang akan digunakan 6. Menyiapkan dokumen dimulai dari dokumen analisis, perancangan, implementasi, pengujian, hingga dokumen penggunaan sistem informasi. Secara teknis peran dari sistem analis selain memahami permasalahan dan menentukan solusi permasalahan tersebut yaitu: 1. Membantu dalam penyusunan proposal 2. Menentukan strategi pengembangan dan metodologi pengembangan yang akan digunakan 3. Menyeimbangkan beberapa persyaratan diantaranya kebutuhan bisnis, biaya, maupun teknis 4. Menjabarkan sistem yang akan dikembangkan kepada para anggota tim pengembang 5. Mengontrol dan mengawasi kegiatan pengembangan sistem informasi (Janisar et al., 2024) D. Tantangan Proses Analisis Sistem Selama proses analisis sistem informasi memiliki beberapa tantangan. Tantangan yang sering ditemui oleh seorang sistem analis: 1. Sistem informasi yang sedang di analisis terlalu kompleks dan rumit
22 - Analisa Sistem Informasi 2. Pengguna akhir tidak mendukung adanya pengembangan sistem informasi 3. Pengguna tidak mengungkapkan dengan jelas dan pasti bagiamana kebutuhan yang dimaksudnya 4. Terbatasnya bukti, dokumen, formulir terkait sistem informasi yang sedang berjalan 5. Waktu keseluruhan pengembangan sistem informasi singkat, sehingga pada proses analisis waktunya juga singkat (Meyer zu Hörste et al., 2000)
Analisa Sistem Informasi - 23 Metodologi Analisis Sistem Informasi Zatin Niqotaini, S.Tr.Kom., M.Kom. 3
24 - Analisa Sistem Informasi etodologi adalah suatu kerangka kerja atau pendekatan sistematis yang digunakan untuk melakukan suatu kegiatan atau proses secara terorganisir dan efektif. Metodologi memberikan langkahlangkah, prosedur, aturan, dan pedoman yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu bidang atau disiplin ilmu. Dalam konteks yang lebih umum, metodologi dapat merujuk pada pendekatan yang digunakan dalam penelitian, analisis, pengembangan produk atau layanan, manajemen proyek, pembelajaran, dan berbagai aktivitas lainnya. Bab yang menerangkan metodologi ini akan membahas langkahlangkah dan proses yang terlibat dalam analisis sistem informasi. 1. Pendahuluan: Bab ini akan menjelaskan mengapa analisis sistem informasi penting dalam konteks bisnis dan teknologi informasi. Ini termasuk pemahaman tentang peran sistem informasi dalam organisasi, tujuan analisis, dan manfaat yang diharapkan dari proses ini. 2. Pengumpulan Data: Langkah pertama dalam analisis sistem informasi adalah mengumpulkan data yang diperlukan. Bab ini akan membahas teknik-teknik pengumpulan data seperti wawancara, survei, observasi, dan analisis dokumen. 3. Analisis Kebutuhan: Setelah data terkumpul, langkah berikutnya adalah menganalisis kebutuhan sistem informasi. Ini melibatkan identifikasi kebutuhan pengguna, pemodelan proses bisnis, dan mengidentifikasi persyaratan fungsional dan non-fungsional. M
Analisa Sistem Informasi - 25 4. Perancangan Sistem: Bab ini akan menjelaskan proses merancang solusi untuk memenuhi kebutuhan yang telah diidentifikasi. Ini termasuk perancangan struktur database, antarmuka pengguna, algoritma, dan arsitektur sistem. 5. Pengujian: Langkah selanjutnya adalah menguji sistem untuk memastikan bahwa ia berfungsi sebagaimana mestinya dan memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan. Bab ini akan membahas strategi pengujian, pembuatan skenario pengujian, dan evaluasi hasil pengujian. 6. Implementasi: Setelah sistem lulus uji, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikannya dalam lingkungan produksi. Bab ini akan membahas strategi implementasi, migrasi data, pelatihan pengguna, dan manajemen perubahan. 7. Pemeliharaan dan Dukungan: Terakhir, bab ini akan membahas tentang pemeliharaan sistem informasi yang sudah diimplementasikan, termasuk dukungan teknis, perbaikan bug, peningkatan fungsionalitas, dan manajemen versi. A. Klasifikasi Metodologi Analisa Sistem Informasi Berikut adalah beberapa klasifikasi umum dari metodologi analisis sistem informasi: 1. Functional Decomposition Methodologies Pendekatan sistematis dalam analisis dan desain sistem yang menguraikan suatu sistem kompleks menjadi komponen-komponen yang lebih sederhana dan terpisah. Metodologi ini bertujuan untuk me-
26 - Analisa Sistem Informasi mahami fungsi-fungsi dasar sistem dan bagaimana komponen-komponen ini saling berinteraksi. Berikut adalah beberapa metodologi FDM yang umum digunakan: a. IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling): IDEF0 adalah metodologi yang digunakan untuk menggambarkan fungsi-fungsi dalam suatu sistem menggunakan diagram aliran fungsional. Diagram ini menguraikan sistem menjadi fungsi-fungsi dasar yang terdiri dari input, proses, kontrol, dan output. b. DFD (Data Flow Diagram): DFD adalah metodologi yang digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam suatu sistem. DFD menguraikan sistem menjadi proses-proses, data, dan entitas yang saling berhubungan, membantu dalam memahami bagaimana data diproses dan disebarkan di dalam sistem. c. Structured Analysis (SA): SA adalah pendekatan yang menguraikan sistem menjadi modul-modul yang lebih kecil dan lebih terdefinisi, yang kemudian dapat dianalisis dan dirancang secara terpisah. Pendekatan ini membantu dalam memahami fungsi-fungsi utama sistem dan struktur organisasi sistem. d. Functional Modeling Technique (FMT): FMT adalah metodologi yang menguraikan sistem menjadi serangkaian fungsi-fungsi dasar yang dapat dilaksanakan secara terpisah. Pendekatan ini membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan
Analisa Sistem Informasi - 27 fungsional sistem dan mengorganisasikan fungsifungsi tersebut secara hierarkis. e. Entity-Relationship Modeling (ERM): Meskipun lebih sering digunakan dalam desain basis data, ERM juga dapat digunakan dalam FDM dengan menguraikan sistem menjadi entitas dan hubungan antara entitas tersebut. Pendekatan ini membantu dalam memahami bagaimana entitas berinteraksi dalam sistem. Kelebihan dari Functional Decomposition Methodologies adalah mempermudah pemahaman tentang fungsi-fungsi dasar dalam suatu sistem, memisahkan kompleksitas menjadi bagian-bagian yang lebih terkelola, dan memfasilitasi analisis dan perancangan sistem yang lebih efektif. Namun, pendekatan ini juga dapat menjadi kompleks jika tidak diimplementasikan dengan benar, terutama dalam sistem yang sangat besar dan kompleks. 2. Data Oriented Methodologies Pendekatan dalam pengembangan perangkat lunak yang menempatkan data sebagai fokus utama dalam analisis, desain, dan implementasi sistem. Pendekatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa desain sistem didasarkan pada pemahaman yang mendalam tentang data yang akan diproses dan disimpan. Berikut adalah beberapa metodologi dataoriented yang umum digunakan: a. Database-Centric Design: Metodologi ini menekankan penggunaan basis data sebagai inti dari sistem. Desain sistem berpusat pada struktur
28 - Analisa Sistem Informasi basis data, termasuk entitas, relasi, dan skema database yang diperlukan. Pendekatan ini memastikan bahwa data disimpan dan diakses dengan efisien. b. Data Modeling: Data modeling adalah proses mengidentifikasi, menentukan, dan menggambarkan struktur data yang dibutuhkan oleh sistem. Metode seperti Entity-Relationship Modeling (ERM) dan Data Flow Diagrams (DFD) digunakan untuk memodelkan data dan hubungan antara entitas dalam sistem. c. Data-Driven Design: Pendekatan ini menggunakan data sebagai panduan dalam merancang logika aplikasi. Keputusan dan alur kerja dalam aplikasi didasarkan pada data yang ada, sehingga memungkinkan respons yang lebih adaptif terhadap perubahan data. d. Data Warehousing and Business Intelligence (BI): Metodologi ini fokus pada pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data dari berbagai sumber untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang informasional dan efektif. e. Service-Oriented Architecture (SOA): SOA memungkinkan interaksi antara berbagai layanan dan aplikasi dengan memanfaatkan data yang tersedia secara terdistribusi. Fokus utama adalah mempercepat integrasi dan pertukaran data antar komponen sistem. f. Big Data Methodologies: Metodologi ini dirancang khusus untuk menangani volume besar data yang bervariasi, seperti data yang dihasilkan oleh
Analisa Sistem Informasi - 29 Internet of Things (IoT), media sosial, dan aplikasi berbasis cloud. Pendekatan ini mencakup teknikteknik seperti Hadoop, Apache Spark, dan analisis data skala besar. Keuntungan dari pendekatan data-oriented adalah meningkatkan akurasi dan konsistensi data, memungkinkan integrasi yang lebih baik antara komponen sistem, dan memfasilitasi analisis data yang lebih dalam. Namun, pendekatan ini juga memerlukan perencanaan yang cermat dalam desain basis data, manajemen data yang efisien, dan perlindungan data yang tepat. 3. Prescriptive Methodologies Jenis metodologi yang memberikan pedoman atau rekomendasi yang spesifik dan terstruktur tentang cara menjalankan suatu kegiatan atau proses. Berbeda dengan deskriptif yang lebih fokus pada menjelaskan apa yang terjadi, prescriptive lebih fokus pada memberikan petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Dalam berbagai bidang, ada beberapa contoh prescriptive methodologies: a. Prescriptive Analytics: Ini adalah pendekatan analitik yang menggunakan data dan teknik analisis untuk memberikan rekomendasi tindakan yang harus diambil dalam situasi tertentu. Contohnya adalah sistem rekomendasi produk e-commerce yang mengarahkan pelanggan untuk membeli produk berdasarkan perilaku mereka.
30 - Analisa Sistem Informasi b. Prescriptive Maintenance: Ini adalah pendekatan dalam pemeliharaan peralatan atau sistem yang menggunakan data pemantauan dan analisis prediktif untuk meramalkan kegagalan dan memberikan rekomendasi perawatan yang diperlukan untuk mencegah kegagalan tersebut. c. Prescriptive Medicine: Dalam bidang kesehatan, ini mengacu pada metode diagnostik dan perawatan yang memberikan rekomendasi spesifik tentang pengobatan atau tindakan yang harus diambil berdasarkan data pasien dan pemodelan klinis. d. Prescriptive Design: Dalam desain produk atau sistem, metodologi ini memberikan pedoman tentang desain yang optimal berdasarkan kebutuhan dan preferensi pengguna serta pemahaman yang mendalam tentang fungsifungsi yang diinginkan. e. Prescriptive Marketing: Dalam pemasaran, ini mengacu pada penggunaan data dan analisis untuk memberikan rekomendasi tindakan pemasaran yang spesifik, seperti segmentasi pelanggan, penetapan harga, dan strategi promosi. f. Prescriptive Project Management: Ini adalah pendekatan dalam manajemen proyek yang memberikan pedoman tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk mengelola proyek secara efisien, termasuk alokasi sumber daya, perencanaan waktu, dan mitigasi risiko.
Analisa Sistem Informasi - 31 Kelebihan dari prescriptive methodologies adalah memberikan arah yang jelas dan rekomendasi yang dapat diandalkan dalam mengambil keputusan atau menjalankan suatu kegiatan. Namun, kelemahannya adalah terkadang kurangnya fleksibilitas dalam menanggapi situasi yang kompleks atau berubah dengan cepat, sehingga perlu diperhatikan konteks dan kondisi spesifik ketika menerapkan pendekatan ini
32 - Analisa Sistem Informasi
Analisa Sistem Informasi - 33 Identifikasi Kebutuhan Pengguna dalam Analisis Sistem Informasi Muhamad Masjun Efendi, M.Kom 4
34 - Analisa Sistem Informasi A. System requirement (Kebutuhan Sistem) Fokus dari fase analisis adalah untuk sepenuhnya memahami kebutuhan sistem yang baru dan untuk mengembangkan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut, atau untuk menyimpulkan bahwa pengembangan sistem baru sebenarnya tidak diperlukan. Penetapan kebutuhan sistem merupakan langkah yang paling penting dalam siklus pengembangan perangkat lunak. Kebutuhan sistem dapat dijelaskan sebagai pernyataan tentang tugas yang harus dilakukan oleh sistem dan karakteristik yang harus dimilikinya (Tim Politeknik Telkom Bandung, 2009). B. Tipe-tipe Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Fungsional (Functional requirement) Functional requirement adalah tipe kebutuhan yang mencakup: a. Proses-proses yang harus dilaksanakan oleh sistem. b. Informasi-informasi yang harus ada di dalam sistem. 2. Nonfunctional Requirements Adalah tipe requirement yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi: a. Operasional b. Performance c. Keamanan d. Politik dan budaya
Analisa Sistem Informasi - 35 Berikut ini contoh sebuah dokumen kebutuhan sistem untuk pengembangan sistem informasi perpustakaan berbasis komputer: C. Functional Requirement 1. Sistem harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku: a. User bisa memasukkan berbagai jenis buku beserta dengan kode buku, kategori buku, judul buku, penerbit, pengarang, jumlah halaman, ISBN buku dan lain-lain b. User bisa menambahkan koleksi buku baru yang akan keluarkan c. User bisa menghitung berapa jumlah koleksi buku yang ada secara keseluruhan d. User dapat menampilkan berapa jenis atau kategori koleksi buku yang ada beserta dengan jumlahnya e. User dapat menampilkan jenis buku berdasarkan ketegori tertentu beserta jumlah bukunya f. User dapat mencari koleksi buku berdasarkan pengarang, penerbit, judul, dan lain-lain g. User dapat menampilkan nama buku yang paling sering di pinjam h. User dapat mengganti beberapa kode buku dan lain-lain yang berhubungan dengan buku i. User dapat menghapus beberapa jenis buku, judul buku dan lain-lain yang sudah rusak atau hilang j. User dapat mengurutkan buku berdasarkan kodenya, judul buku, jumlah halaman, dan lainlain
36 - Analisa Sistem Informasi k. User dapat menampilkan buku yang belum diberi kode 2. User dapat mengelompokkan buku berdasarkan pengarang dan judul buku apa saja yang telah ditulis yang ada di perpustakaan a. System harus dapat melakukan pendataan anggota 1) User dapat memasukkan data anggota baru dengan memasukkan kode anggota, nama, alamat, nomor telepon 2) User dapat menampilkan biaya pendaftaran anggota yang harus di bayarkan 3) User dapat menampilkan print kartu anggota baru 4) User dapat menampilkan menghitung berapa jumlah anggota yang ada secara keseluruhan 5) User dapat menampilkan data jumlah anggota yang berada pada daerah kecamatan yang sama 6) User bisa menambahkan data anggota baru 7) User bisa merubah data anggota apabila alamat atau nomor telepon anggota berubah 8) User dapat menampilkan anggota yang paling sering meminjam serta kategori buku yang di pinjam 9) User dapat menampilkan data peningkatan atau penurunan anggota baru setiap tahunnya b. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman:
Analisa Sistem Informasi - 37 1) User dapat mencatat semua transaksi peminjaman 2) User dapat memasukan data-data dari anggota baik nama, alamat, nomor telepon dan lain-lain 3) User dapat memasukkan jumlah buku yang di pinjam 4) User dapat memasukkan judul buku, nama pengarang, dan nama penerbit 5) User dapat menampilkan tanggal kembali buku yang di pinjam 6) User dapat mengetahui apakah anggota sudah mengembalikan buku yang di pinjam D. Teknik Pengumpulan Requirement Dalam menyusun kebutuhan, terdapat beberapa Teknik yang umumnya digunakan. Dalam uraian berikut, kita akan menjelajahi beberapa teknik pengumpulan kebutuhan yang sering dipakai.: 1. Interview Interview atau wawancara adalah teknik pengumpulan requirement yang paling umum digunakan. Langkah-Langkah dasar dalam teknik interview adalah: a. Memilih target interview b. Mendisain pertanyaan-pertanyaan interview c. Persiapan interview d. Melakukan interview e. Follow up hasil interview
38 - Analisa Sistem Informasi 2. Joint Application Development Proses kelompok terstruktur yang terfokus untuk menentukan requiremen, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersama-sama, teknik ini sangat berguna untuk mereduksi waktu pengumpulan informasi sampai 50%. 3. Questionnaires (Kuisioner) Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis, dan sering melibatkan banyak orang. Kuisioner bisa dilakukan paper based atau secara elektonik. Biasanya sampel dipilih untuk mewakili populasi tertentu. Setelah hasil kuisioner diperoleh diperlukan analisa untuk mengambil data yang sesuai dengan keperluan pengumpulan requirement. 4. Analisia Dokument Teknik ini dilakukan dengan mempelajari material yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang diamati berupa form, laporan, manual kebijakan, grafik organisasi. 5. Observasi Teknik ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada proses-proses yang sedang berjalan. Hal ini penting karena kadangkadang user atau manager tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang mereka lakukan dan menceritakan kembali ke analis.
Analisa Sistem Informasi - 39 Pengumpulan Data dan Informasi untuk Analisis Sistem Informasi Dini Hamidin, S.Si, MBA., M.T 5
40 - Analisa Sistem Informasi A. Pentingnya Pengumpulan Data dan Informasi Mengumpulkan data dan informasi atau disebut requirement elicitation merupakan salah satu langkah penting dalam melakukan analisis sistem informasi. Seorang analis harus dapat mengumpulkan informasi yang relevan tentang area masalah dan memahami kebutuhan dan persyaratan (requirement) dari para pemangku kepentingan. Data dan informasi ini dapat berasal dari berbagai sumber seperti Teknik wawancara, survei, observasi, dokumentasi yang ada, forum diskusi kelompok ataupun studi eksperimental. Dengan menggunakan teknik pengumpulan data tersebut, seorang analis dapat memperoleh pemahaman yang komprehensif mengenai sistem yang ada saat ini, kekuatan dan kelemahannya, serta mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki ataupun yang perlu dikembangkan. Selain itu, pengumpulan data juga membantu dalam mengidentifikasi potensi risiko dan tantangan yang mungkin timbul selama proses desain dan implementasi sistem dan sekaligus dapat menilai dampak sistem terhadap berbagai kelompok pengguna dari waktu ke waktu. Penggunaan teknik pengumpulan data yang tepat dapat memastikan sistem memenuhi kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan dan juga meminimalkan kesalahan serta memaksimalkan efisiensi. Pendekatan pengumpulan data yang komprehensif ini memastikan bahwa analisis sistem informasi didasarkan pada data yang akurat dan dapat diandalkan, sehingga memungkinkan analis untuk membuat keputusan dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan sistem dengan tepat.