Analisa Sistem Informasi - 41 B. Teknik Wawancara Wawancara merupakan Teknik tradisional dan pendekatan mendasar bagi para analis untuk mengumpulkan informasi terkait dengan proyek sistem informasi. Pada tahap awal proyek, para analis sering menginvestasikan banyak waktu untuk mewawancarai individu terkait peran mereka, data yang mereka gunakan, dan potensi peningkatan dalam metode pemrosesan informasi. Selain itu, pemangku kepentingan lainnya juga diwawancarai untuk memahami lintasan organisasi, kebijakan/aturanaturan, ekspektasi manajerial terhadap unit yang diawasi, dan aspek operasional non-konvensional lainnya. Selama proses wawancara, seluruh data faktual, opini, dan dugaan dikumpulkan dan sambil juga mengamati isyarat nonverbal seperti bahasa tubuh dan emosi untuk mengetahui preferensi individu dan evaluasi mereka terhadap sistem yang ada. Teknik wawancara yang efektif sangat penting untuk analisis sistem informasi yang sukses, karena memungkinkan analis untuk mengekstrak informasi yang relevan dari para pemangku kepentingan, mengidentifikasi kebutuhan dan poin-poin penting, serta menerjemahkannya ke dalam persyaratan yang dapat ditindaklanjuti. Valacich and George (2017) memberikan panduan wawancara yang efektif, yaitu: 1. Persiapan wawancara: jadwalkan janji temu pada waktu dan durasi yang nyaman bagi narasumber. Berikan gambaran yang jelas tentang tujuan wawancara tersebut. Susunlah strategi, informasi apa
42 - Analisa Sistem Informasi yang ingin dikumpulkan dan rumuskan pertanyaannya (printing question). 2. Buatlah panduan wawancara atau daftar periksa (checklist) untuk mengatur urutan pertanyaan dan mengalokasikan waktu untuk setiap segmen wawancara. Integrasikan sebagian panduan wawancara tersebut dengan catatan yang dibuat selama proses wawancara. Lakukan wawancara dengan: a. Orang-orang yang memahami operasi dan masalah sistem saat ini serta kebutuhan sistem di masa depan. b. Kelompok dengan beragam kebutuhan untuk menemukan keselarasan dan perbedaan antara persyaratan sistem. 3. Memilih pertanyaan wawancara, penting untuk menentukan kombinasi dan urutan pertanyaan terbuka dan tertutup yang akan digunakan. a. Pertanyaan terbuka, digunakan untuk menggali informasi yang tidak dapat diprediksi jawabannya, atau ketika pertanyaan yang tepat untuk diajukan tidak pasti. Keunggulan pertanyaan terbuka adalah memungkinkan mereka untuk merespons dengan menggunakan bahasa dan struktur mereka sendiri, sehingga menumbuhkan rasa partisipasi dan kontrol yang lebih besar. Kelemahannya adalah potensi waktu respons yang lebih lama, dan pertanyaannya sulit diringkas. Contoh pertanyaan terbuka dengan respon yang tidak terstruktur:
Analisa Sistem Informasi - 43 1) Metode apa yang digunakan untuk menyelesaikan tugas ini? 2) Bagaimana pemeriksaan dilakukan? 3) Fungsi tambahan apa yang Anda inginkan untuk dimasukkan ke dalam sistem penagihan yang baru? Contoh pertanyaan terbuka dengan jawaban terbatas dan fakta yang terverifikasi 1) Apakah laporan-laporan tersebut diperiksa sebelum didistribusikan? 2) Apakah buku panduan menguraikan proses penghitungan? 3) Berapa banyak pelanggan yang melakukan pemesanan melalui situs web bulan lalu? b. Pertanyaan tertutup, menyediakan berbagai jawaban yang dapat dipilih oleh orang yang diwawancarai. Keunggulan pertanyaan tertutup adalah efektif digunakan ketika jawaban-jawaban utama sudah diketahui, tidak membutuhkan waktu yang lama, dan memungkinkan cakupan topik yang lebih luas. Selain itu, kemampuan untuk mengamati bahasa tubuh dan nada suara dapat membantu menafsirkan tanggapan narasumber. Pertanyaan tertutup dapat berbentuk: Benar atau salah, pilihan ganda (dengan hanya satu jawaban atau memilih semua pilihan yang relevan), menilai respons atau gagasan dalam sebuah skala, dan Urutkan item pertanyaan tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya.
44 - Analisa Sistem Informasi Pertanyaan-pertanyaan dengan rentang respons dapat mencakup hal-hal berikut ini: 1) Dalam skala 1 sampai 10, dengan 1 yang terendah dan 10 yang tertinggi, seberapa efektifkah pelatihan Anda? 2) Bagaimana Anda menilai tingkat keparahan masalah: rendah, sedang, atau tinggi? 3) Apakah sistem mati merupakan sesuatu yang tidak pernah terjadi, kadang-kadang, sering, biasanya, atau selalu? Buatlah catatan rinci atau, dengan persetujuan, merekam wawancara, karena jawaban-jawaban yang diberikan mungkin berisi informasi penting terkait proyek. Transkripsikan catatan tersebut dalam waktu 48 jam setelah wawancara. 4. Hindari ekspektasi mengenai sistem baru atau sistem pengganti, kecuali jika yakin bahwa fitur-fitur tersebut memang akan dimasukkan ke dalam sistem yang telah diselesaikan. Beritahukan kepada orang yang diwawancarai bahwa proyek ini melibatkan beberapa tahap dan perlu mempertimbangkan berbagai perspektif, di samping kelayakan teknis. 5. Gali wawasan dari calon pengguna sistem, pengguna sistem yang saling terhubung, staf manajerial, profesional TI yang memahami sistem yang ada, dan pihak-pihak lain yang relevan. Pahami perspektif mereka tentang tantangan dan peluang saat ini, serta saran mereka untuk meningkatkan layanan informasi yang bermanfaat bagi organisasi.
Analisa Sistem Informasi - 45 6. Selain mendokumentasikan informasi faktual yang diperoleh selama wawancara, penting untuk mengenali potensi yang bias. Seperti, individu yang diwawancarai tidak memberikan tanggapan atau informasi yang lengkap (menahan informasi) jika mereka berusaha melindungi area tanggung jawab atau fungsi mereka. Atau, dapat juga orang yang diwawancarai memutarbalikkan fakta. Selain itu, beberapa responden mungkin mencoba menawarkan bantuan meskipun mereka tidak memiliki pengalaman yang diperlukan untuk memberikan informasi yang akurat. Gambar 5.1. Strategi Pertanyaan dari Atas ke Bawah dan dari Bawah ke Atas (Dennis, Wixom and Tegarden, 2015) Teknik Interview bisa mengalami kegagalan atau tidak berhasil. Berikut adalah beberapa alasan utamanya menurut Tilley and Rosenblatt (2017) adalah kurangnya hubungan baik antara pewawancara dan orang yang diwawancarai, yang disebabkan oleh adanya kesalahpahaman atau bisa juga orang yang diwawancarai mungkin memiliki kekhawatiran terhadap sistem baru,
46 - Analisa Sistem Informasi yang menyebabkan keengganan atau kewaspadaan selama wawancara. Atau, bisa saja terjadi orang yang diwawancarai hanya memberikan jawaban yang singkat atau tidak lengkap. Jika terjadi seperti ini, beralihlah ke pertanyaan tertutup atau pertanyaan dengan pilihan jawaban yang sudah ditentukan, sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik. C. Teknik Pengumpulan Data Dokumentasi Melakukan wawancara dengan individu yang menggunakan sistem secara teratur atau memiliki kepentingan di dalamnya terbukti menjadi cara yang efisien untuk memperoleh wawasan tentang sistem saat ini dan yang akan datang. Teknik pengumpulan data dokumentasi melengkapi pendekatan ini dengan meneliti dokumentasi sistem dan organisasi memungkinkan pemahaman yang lebih dalam tentang sistem saat ini dan kerangka kerja organisasi yang mendukungnya. Sehingga pengumpulan data dokumentasi ini ditujukan untuk menemukan masalah yang dilaporkan, kebijakan, aturan, dan petunjuk serta contoh konkret penggunaan data dan informasi dalam organisasi. Berdasarkan analisis dokumen seorang analis mendapatkan wawasan tentang prasyarat untuk sistem baru dalam berbagai aspek, yaitu: 1. Masalah sistem yang ada (seperti kesenjangan data atau prosedur yang berulang) 2. Potensi untuk memenuhi kebutuhan yang muncul melalui peningkatan ketersediaan informasi atau
Analisa Sistem Informasi - 47 kemampuan pemrosesan (seperti menganalisis distribusi berdasarkan kategori pelanggan) 3. Tujuan organisasi yang dapat membentuk kebutuhan sistem (seperti membina hubungan yang lebih erat antara organisasi dan pelanggan/pemasok) 4. Identifikasi personil kunci yang terkait dengan sistem yang ada saat ini (seperti manajer distribusi yang memimpin studi tentang perilaku pelanggan retail) 5. Nilai-nilai organisasi atau individu yang mempengaruhi prioritas fungsi yang diinginkan (misalnya, memprioritaskan pangsa pasar dibandingkan dengan keuntungan jangka pendek) 6. Skenario pemrosesan informasi yang terkadang tidak dapat dilakukan dengan metode penentuan kebutuhan lainnya (seperti prosedur unik untuk customer dengan order volume tinggi) 7. Wawasan tentang alasan di balik desain sistem saat ini, yang mungkin menyarankan fitur yang tidak ada dalam perangkat lunak saat ini tetapi sekarang layak dan bermanfaat (seperti ketersediaan data lokasi armada transportasi secara real-time) 8. Data, aturan pemrosesan data, dan prinsip-prinsip operasional organisasi yang harus dijunjung tinggi oleh sistem informasi (seperti surat penugasan). Isu-isu tersebut berkaitan dengan sistem formal dan informal yang berlaku di organisasi. Sistem formal didokumentasikan dalam catatan resmi organisasi, sedangkan sistem informal mewakili metode operasional organisasi yang sebenarnya. Sistem informal ini biasanya muncul karena adanya kekurangan dalam prosedur formal, praktik kerja individu, resistensi terhadap
48 - Analisa Sistem Informasi peraturan, dan faktor-faktor lainnya. Setiap sistem tersbeut memberikan wawasan yang berharga tentang kebutuhan informasi dan langkah-langkah yang diperlukan untuk beralih dari layanan informasi saat ini ke layanan informasi di masa depan. Bentuk data dokumentasi dapat berbentuk: 1. Formulir bisnis. Formulir ini biasanya digunakan untuk semua jenis fungsi bisnis, seperti dari merekam pesanan ke pembayaran tagihan untuk menunjukkan apakah barang telah dikirimkan. Formulir memberikan informasi penting tentang sifat organisasi. 2. Laporan yang dihasilkan oleh sistem yang ada, yang berfungsi sebagai luaran utama untuk jenis sistem tertentu, laporan memungkinkan untuk melacak kembali informasi yang disajikan ke data yang diperlukan. 3. Jenis dokumen-dokumen lainnya, seperti dokumen kosong yang diisi oleh personil organisasi dan diberikan ke departemen/disimpan untuk arsip, deskripsi pekerjaan, kebijakan perusahaan dan aturan-aturan perusahaan yang didokumentasikan. Gambar 5.2 Contoh Dokumen Lainnya
Analisa Sistem Informasi - 49 4. Jika sistem yang ada sudah terkomputerisasi, satu set dokumen berharga lainnya berkaitan dengan deskripsi sistem informasi saat ini, yang merinci desain dan fungsionalitasnya. Berbagai dokumen termasuk dalam kategori ini, mulai dari diagram alir hingga kamus data dan dari laporan alat bantu CASE hingga manual pengguna. Dengan dokumen-dokumen tersebut seorang analisis mendapatkan wawasan tentang prosedur operasi/alur kerja/proses bisnis, aliran dokumen utama dan laporan serta salinan dokumen aktual dan laporan. Namun, bisa saja dokumentasi sistem terkadang sudah ketinggalan zaman. Formulir mungkin mengalami perubahan atau menjadi usang, sementara prosedur yang didokumentasikan dapat berubah atau dihapus. Oleh karena itu, penting untuk mendapatkan salinan formulir dan dokumen operasional yang saat ini digunakan serta meninjau sampel formulir kosong dan yang sudah diisi. Sampel dokumen ini dapat diperoleh selama wawancara dengan individu yang bertanggung jawab untuk melaksanakan prosedur tertentu. Selain itu, jika sistem bergantung pada perangkat lunak, disarankan untuk meneliti dokumentasi yang terkait dengan paket perangkat lunak tersebut. D. Teknik Observasi Teknik observasi merupakan aktivitas pengamatan terhadap prosedur operasi yang sedang berjalan dalam rangka untuk melakukan pencarian fakta faktual lainnya. Observasi ini mengamati pekerja pada waktu-waktu
50 - Analisa Sistem Informasi tertentu untuk melihat bagaimana data ditangani dan informasi apa yang yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Aktivitas ini akan memberikan wawasan tambahan dan pemahaman yang lebih baik tentang prosedur sistem dan sekaligus memungkinkan analis untuk memverifikasi pernyataan yang dibuat dalam wawancara dan menentukan apakah prosedur benar-benar beroperasi seperti yang dijelaskan. Melalui observasi, mungkin ditemukan bahwa dokumentasi sistem maupun pernyataan wawancara tidak akurat. Perencanaan observasi (Tilley and Rosenblatt, 2017): 1. Siapkan daftar periksa tugas-tugas khusus untuk diamati dan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. 2. Beri pertanyaan yang cukup (tanpa mengganggu) untuk memastikan pemahaman yang menyeluruh tentang operasi sistem saat ini. Misalnya Apa yang terjadi jika seorang karyawan memulai shift mereka 15 menit terlambat, namun bekerja 30 menit lebih lama dari waktu yang dijadwalkan? 3. Pada saat observasi, perhatikan setiap langkah dalam transaksi, dan catatlah dokumen, input, output, serta proses yang terlibat. 4. Cek setiap formulir, catatan, dan laporan dan tentukan tujuan dari setiap item informasi tersebut. 5. Pertimbangkan setiap pengguna yang bekerja dengan sistem: Informasi apa yang diterima dan dihasilkan orang tersebut dari orang lain? Bagaimana informasi tersebut dikomunikasikan? Berapa banyak dukungan
Analisa Sistem Informasi - 51 yang dibutuhkan pengguna, dan siapa yang menyediakannya? 6. Bicaralah dengan orang-orang yang menerima laporan terkini untuk mengetahui apakah laporan tersebut lengkap, tepat waktu, akurat, dan dalam bentuk yang berguna. Tanyakan apakah informasi dapat dapat dihilangkan atau ditingkatkan dan apakah orang ingin menerima informasi tambahan informasi tambahan. E. Questionnaires and Surveys Teknik Kuesioner atai disebut survei, adalah sebuah dokumen yang berisi sejumlah pertanyaan standar yang dapat dikirimkan kepada banyak individu. Selain itu, kuesioner juga dapat digunakan untuk memperoleh data tentang berbagai hal, seperti jumlah tugas yang diemban, laporan yang diterima, jumlah transaksi yang diurus, jenis pekerjaan yang dilakukan, tantangan yang dihadapi, serta pandangan mengenai cara meningkatkan kinerja atau efisiensi pekerjaan. Dalam merancang kuesioner, aturan yang paling penting adalah: 1. Kuesioner yang dibuat singkat dan mudah digunakan. 2. Berikan instruksi yang jelas yang akan menjawab semua pertanyaan yang diantisipasi. 3. Susun pertanyaan-pertanyaan dimulai dari yang sederhana hingga yang lebih kompleks 4. Gunakan istilah dan kata-kata yang sederhana.
52 - Analisa Sistem Informasi 5. Usahakan untuk tidak mengarahkan jawaban atau menggunakan pertanyaan yang memberikan petunjuk jawaban yang diharapkan. 6. Batasi penggunaan pertanyaan terbuka yang sulit ditabulasikan. 7. Batasi penggunaan pertanyaan yang dapat menimbulkan kekhawatiran tentang keamanan kerja atau masalah-masalah negatif lainnya. 8. Sertakan bagian di akhir kuesioner untuk komentar umum. F. Teknik Forum Group Discussion Teknik diskusi kelompok atau disebut dengan brainstorming merupakan teknik yang banyak digunakan untuk mengumpulkan masukan, melibatkan diskusi kelompok kecil yang berfokus pada masalah, peluang, atau isu tertentu. Metode ini mendorong terciptanya ideide segar, mendorong keterlibatan tim, dan memfasilitasi perluasan kontribusi dan konsep satu sama lain. Sesi diskusi dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dimana para peserta bergiliran berbicara atau dapat memilih untuk tidak berbicara. Sebaliknya, curah pendapat tidak terstruktur memungkinkan peserta untuk berbicara secara bebas kapan saja. Hasil dari diskusi ini didokumentasikan dan dimasukkan ke dalam proses pencarian fakta.
Analisa Sistem Informasi - 53 Model Proses Bisnis dalam Analisis Sistem Informasi Nuk Ghurroh Setyoningrum, S.Kom, M.Cs 6
54 - Analisa Sistem Informasi roses bisnis harus dipahami dengan baik karena memberikan gambaran tentang apa yang perlu dilakukan dalam bisnis yang akan kita buat. Hal ini memungkinkan kita untuk merumuskan dan mengatur alur bisnis tersebut dalam sistem dengan rapi, sehingga kita tidak salah memahami langkah-langkah pembuatan sistem. Oleh karena itu, penting untuk memahami maksud dan tujuan dari proses bisnis tersebut. Pemodelan proses bisnis berkaitan dengan tahapan analisis dan desain, yang meliputi alur pembuatan, aturan bisnis, dan alur bisnis. Pertama, dalam pembuatan sistem informasi, perusahaan harus memiliki cara untuk mempermudah komunikasi dengan pihak lain. Untuk itu, diperlukan sarana yang mendukung komunikasi tersebut, seperti diagram yang menggambarkan proses bisnis yang akan dilakukan. Diagram ini membantu pihak yang akan bekerja sama. Namun, untuk membuat diagram tersebut, diperlukan tahapan analisis dan desain. Tahapan-tahapan ini membantu dalam menyusun diagram proses bisnis sekaligus kerangka sistem informasi. Analisis sistem melibatkan penelitian terhadap sistem yang ada dengan tujuan merancang atau memperbarui sistem. Setelah tahap analisis selesai, langkah berikutnya adalah pemodelan proses bisnis, yaitu membuat model atau flowchart untuk memungkinkan desain dan implementasi sistem informasi yang diinginkan perusahaan. A. Proses Bisnis Merupakan metodologi perencanaan dalam pengoperasian proses bisnis ataupun keterampilan karyawan yang dapat ditingkatkan agar lebih baik sehingga dapat mendorong prosedur, alur kerja yang lebih P
Analisa Sistem Informasi - 55 efisien dan efektif bagi pertumbuhan bisnis secara keseluruhan. Proses ini juga dapat disebut sebagai proses perbaikan fungsional yang dapat membantu meningkatkan proses bisnis dalam suatu perusahaan. Tujuan dari Business process improvement (BPI) adalah untuk mengeliminasi kesalahan-kesalahan, memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitive dengan peningkatan proses bisnis, memenuhi permintaan pelanggan dan tujuan bisnis yang lebih efektif (Ilmu Komputer, 2019). Gambar 6.1. Fase Business Process Improvement 1. Mengorganisir Perbaikan Mengorganisir perbaikan bertujuan untuk mengelola proses bisnis internal maupun eksternal agar menjadi lebih baik dalam suatu organisasi. Salah satu caranya adalah dengan mendefinisikan proses bisnis yang kritis. a. Memilih pemilik proses b. Mendefinisikan batasan awal perbaikan c. Membentuk dan melatih tim perbaikan proses d. Mengembangkan model perbaikan e. Menetapkan ukuran-ukuran kesuksesan
56 - Analisa Sistem Informasi 2. Pemahaman Proses Pemahaman proses dilakukan untuk mencapai pemahaman menyeluruh tentang semua dimensi dalam proses bisnis yang terjadi dalam organisasi. Hal ini memastikan bahwa setiap dimensi fungsional memahami dengan jelas alur proses dan prosedur yang ada. a. Membuat diagram alur proses b. Menentukan hubungan-hubungan dalam proses yang berjalan c. Menganalisis waktu proses d. Pelaksanaan perbaikan secara cepat e. Pengelolaan proses dan prosedur 3. Penyederhanaan Proses Penyederhanaan proses bertujuan untuk memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas proses bisnis dengan mengurangi waktu proses, menstandarisasi, atau memperbarui proses. a. Menyederhanakan proses b. Memilih proses yang diinginkan c. Mengurangi birokrasi d. Memperbarui peralatan e. Menstandarisasi proses f. Mempercepat waktu proses 4. Pengukuran dan Kontrol Pengukuran dan kontrol proses bisnis dilakukan untuk memantau jalannya proses bisnis melalui pemeriksaan dan pengukuran terhadap target yang ingin dicapai oleh organisasi.
Analisa Sistem Informasi - 57 a. Membuat pengukuran proses dan tujuan yang diinginkan b. Menyediakan mekanisme umpan balik c. Melakukan evaluasi rutin terhadap proses 5. Perbaikan Berkelanjutan Perbaikan berkelanjutan dilakukan dengan langkah-langkah berikut, dengan tujuan untuk mengimplementasikan proses perbaikan berikutnya dengan berbagai langkah seperti perubahan, penghapusan, penambahan proses, dan sebagainya. a. Menilai konsekuensi perubahan pada bisnis dan pelanggan b. Mengklasifikasikan proses c. Mengidentifikasi dan mengatasi masalah proses d. Membandingkan proses dengan praktik terbaik e. Melakukan peninjauan berkala terhadap kualifikasi B. Fungsi Proses Bisnis Proses bisnis berperan sebagai pendekatan terstruktur yang membantu organisasi dalam mencapai tujuan khusus yang telah ditetapkan. Proses ini juga digunakan untuk menjabarkan setiap tugas dan kegiatan dengan maksud untuk meningkatkan efisiensi atau efektivitas setiap fungsi. Lebih lanjut, proses bisnis juga memberikan pemahaman yang jelas tentang cara kerja yang optimal. Proses bisnis dalam sistem informasi memegang peran penting sebagai kerangka kerja yang membimbing organisasi dalam mencapai tujuan mereka. Dengan
58 - Analisa Sistem Informasi menyediakan struktur yang terorganisir, proses bisnis membantu dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi berbagai tugas dan aktivitas yang diperlukan untuk menjalankan operasi perusahaan dengan efisien. Lebih dari sekadar sekumpulan langkah-langkah, proses bisnis memberikan pandangan menyeluruh tentang bagaimana informasi dan sumber daya organisasi dapat dialirkan, diproses, dan dikelola dengan baik. Hal ini tidak hanya memungkinkan pengelolaan yang lebih efektif dari operasi sehari-hari, tetapi juga memberikan kerangka kerja untuk inovasi, perbaikan berkelanjutan, dan adaptasi terhadap perubahan lingkungan yang cepat. Dengan demikian, proses bisnis sistem informasi tidak hanya membantu meningkatkan kinerja organisasi, tetapi juga memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik dan responsif terhadap kebutuhan pasar. Selain itu, proses bisnis sistem informasi menjadi landasan yang kokoh untuk inovasi dan adaptasi. Dengan memungkinkan pemantauan terus-menerus atas kinerja operasional, proses bisnis membuka pintu bagi identifikasi peluang perbaikan dan pengembangan baru. Ini tidak hanya meningkatkan daya saing organisasi dalam pasar yang terus berubah, tetapi juga mempromosikan budaya pembelajaran yang terus berkembang. Dengan menggabungkan data dan informasi yang relevan dengan proses operasional, sistem informasi membentuk fondasi yang kuat untuk pengambilan keputusan yang tepat waktu dan berbasis fakta. Dalam keseluruhan, proses bisnis dalam sistem informasi bukan hanya tentang mengatur operasi harian, tetapi juga tentang mempersiapkan
Analisa Sistem Informasi - 59 organisasi untuk menghadapi tantangan masa depan dengan lebih baik. C. Komponen Proses Bisnis Proses bisnis terdiri dari berbagai komponen penting yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan organisasi. Komponen-komponen ini mencakup input, aktivitas, output, pelaku, dan sumber daya. Input mencakup segala sesuatu yang diperlukan untuk memulai proses, seperti data, informasi, atau bahan mentah. Aktivitas adalah langkah-langkah atau tindakan yang diambil untuk mengubah input menjadi output yang diinginkan. Output adalah hasil akhir dari proses bisnis, yang bisa berupa produk, layanan, atau informasi yang dihasilkan. Pelaku adalah individu atau tim yang terlibat dalam menjalankan proses, sedangkan sumber daya mencakup alat, teknologi, dan infrastruktur yang mendukung aktivitas tersebut. Memahami komponen-komponen ini secara mendalam sangat penting untuk mengelola, menganalisis, dan mengoptimalkan proses bisnis dalam sebuah organisasi. Manajer modern saat ini dituntut tidak hanya untuk menjalankan apa yang sudah ada dalam organisasi, tetapi juga untuk menciptakan peluang baru. Peluang ini bisa berupa produk baru, layanan baru, proses bisnis baru, dan jika diperlukan, upaya reorganisasi. Manajer diharapkan berpikir dan bertindak secara kreatif dan inovatif, namun tetap dalam batasan etika bisnis yang baik (Sarosa, n.d.). Dimensi teknologi informasi mengacu pada alat yang digunakan oleh manajer untuk menghadapi dan mengantisipasi perubahan dalam lingkungan bisnis.
60 - Analisa Sistem Informasi Komponen-komponen teknologi informasi ini meliputi (Laudon & Laudon, 2018; Turban et al., 2018): 1. Perangkat keras komputer adalah komponen fisik yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Saat ini, perangkat keras komputer meliputi desktop, laptop, printer, scanner, dan lainnya. Dengan kemajuan teknologi, perangkat komputasi semakin kecil dan portabel, seperti smartphone dan tablet. Perkembangan Internet of Things (IoT) juga mengintegrasikan perangkat komputasi ke dalam barang-barang sehari-hari yang biasanya bukan komputer, seperti AC, jam tangan, dan sepatu. 2. Perangkat lunak komputer adalah kumpulan instruksi yang mengendalikan dan mengoordinasikan perangkat keras komputer untuk melakukan tugas tertentu. 3. Teknologi pengelolaan data adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola data dalam media penyimpanan fisik. 4. Teknologi jaringan dan telekomunikasi data terdiri dari perangkat fisik dan perangkat lunak yang digunakan untuk mentransfer data dari satu lokasi ke lokasi lain. Jaringan komputer memungkinkan berbagai perangkat berbagi data dan sumber daya komputasi. Internet adalah contoh jaringan komputer yang digunakan secara luas di seluruh dunia. 5. Prosedur atau proses adalah panduan tertulis yang mengarahkan penggunaan sistem informasi dan teknologi terkait. Mengabaikan prosedur ini sering menjadi sumber masalah. Misalnya, jika prosedur
Analisa Sistem Informasi - 61 untuk mengganti password secara berkala tidak diikuti, password dapat diketahui oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan disalahgunakan. 6. Manusia adalah faktor terpenting dalam setiap sistem informasi, sebagai pengembang, pengelola, dan pengguna sistem tersebut. Namun, manusia juga merupakan titik terlemah dari sistem informasi, karena banyak masalah dalam sistem informasi yang berasal dari kelalaian manusia. Sumber: Laudon & Laudon (2018) Gambar 6.2. Komponen Teknologi Informasi Investasi besar pada sistem dan teknologi informasi tidak menjamin keberhasilan perusahaan. Tanpa tata kelola yang tepat, investasi tersebut bisa menjadi sia-sia. Sistem informasi adalah alat yang bertujuan untuk menambah nilai bagi bisnis. Agar mencapai hasil yang memuaskan, investasi dalam sistem informasi harus disertai dengan tata kelola yang baik.
62 - Analisa Sistem Informasi D. Pentingnya Mengoptimalkan Proses Bisnis Mengoptimalkan proses bisnis sangat penting untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan, yang pada akhirnya berkontribusi pada daya saing dan keberhasilan jangka panjang organisasi. Kemajuan teknologi informasi yang pesat belakangan ini telah mendorong terjadinya beberapa perubahan signifikan dalam dunia bisnis (Laudon & Laudon, 2018): 1. Inovasi dalam bidang teknologi informasi Kemunculan berbagai teknologi baru telah mengubah lanskap bisnis global. Dari komputasi awan (cloud computing) yang merombak cara perhitungan investasi teknologi informasi, hingga big data yang merevolusi cara perusahaan mengumpulkan, mengolah, dan menginterpretasikan informasi dalam skala besar. Perkembangan teknologi ini mendorong munculnya inovasi dalam bisnis. Contohnya, Tokopedia memungkinkan pengusaha UMKM dan individu untuk berpartisipasi dalam perdagangan elektronik tanpa perlu memikirkan pembuatan situs web, aplikasi seluler, mekanisme pembayaran, perlindungan penjual dan pembeli, pengiriman barang, dan sebagainya. Semua ini dapat dilakukan hanya dengan menggunakan telepon pintar. 2. Model usaha baru Munculnya model usaha baru, seperti layanan streaming musik Spotify dan Joox, serta layanan streaming film Netflix dan iFlix, menawarkan
Analisa Sistem Informasi - 63 alternatif menarik bagi konsumen musik dan film serta para seniman yang terlibat dalam pembuatan konten tersebut. Layanan streaming ini membantu mengurangi masalah pembajakan lagu dan film dengan menyediakan karya asli dan memberikan royalti kepada seniman saat karya mereka dinikmati oleh konsumen. Sementara itu, konsumen dapat menikmati layanan streaming dengan biaya yang relatif murah atau bahkan gratis dengan menerima iklan sebagai kompensasi. Tanpa model usaha berbasis streaming ini, masalah pembajakan mungkin akan tetap sulit diatasi. Jika tidak ada kemajuan dalam teknologi informasi, solusi ini tidak akan pernah tercapai. Layanan streaming ini juga menjadi pesaing baru bagi industri penjualan kaset, CD, VCD, DVD, dan media tradisional lainnya. Banyak toko musik konvensional mengalami kebangkrutan dan tutup karena kalah bersaing dengan layanan tersebut. 3. Ekspansi perdagangan elektronik Perdagangan elektronik di Indonesia telah mencapai nilai penjualan Rp77 triliun pada tahun 2018 dan diproyeksikan akan mencapai Rp900 triliun pada tahun 2022. Pertumbuhan perdagangan elektronik yang pesat didorong oleh kemajuan teknologi telepon seluler yang semakin terjangkau oleh masyarakat, peningkatan infrastruktur telekomunikasi dan pembayaran, serta perbaikan regulasi yang memberikan kepastian hukum dalam perdagangan elektronik. Sekarang, individu dan UMKM yang
64 - Analisa Sistem Informasi sebelumnya tidak mampu untuk terlibat dalam perdagangan elektronik dapat bersaing dengan perusahaan besar melalui platform seperti Tokopedia, Bukalapak, dan Shopee. 4. Perubahan Tata Kelola Bisnis Perkembangan teknologi informasi telah mengubah dinamika tata kelola bisnis. Karyawan kini dapat melakukan pekerjaan mereka tanpa kehadiran fisik di lokasi tertentu, sementara para manajer dapat memberikan arahan dan memantau anak buah mereka tanpa pertemuan langsung. Perubahan ini menuntut adaptasi dalam tata kelola organisasi, di mana indikator kinerja seperti kehadiran fisik dan durasi kerja di kantor bergeser menjadi penekanan pada hasil kerja. Kultur kerja dalam perusahaan juga berubah, dengan berbagi informasi dan pengetahuan menjadi praktik umum. Konsep kewenangan dan pengetahuan yang terpusat pun berubah, dengan akses terbuka terhadap pengetahuan dan kemampuan baru. Semangat kerja beralih dari persaingan menjadi kolaborasi dan kerja tim. Dengan demikian, penggunaan informasi semakin berkembang, mendukung munculnya pengetahuan baru dan inovasi, yang didorong oleh kemajuan teknologi. 5. Perubahan Pada Perusahaan dan Organisasi Organisasi bisnis modern cenderung tidak lagi memprioritaskan hierarki organisasi dan spesialisasi. Karyawan diharapkan memiliki kemampuan untuk berperan ganda, saling menggantikan peran, dan bekerja secara kolaboratif. Keahlian dan kompetensi
Analisa Sistem Informasi - 65 menjadi lebih berharga daripada posisi hierarkis atau masa senioritas. Persaingan yang ketat di pasar juga memaksa perusahaan untuk lebih memperhatikan masukan dari konsumen. Kehadiran dan perhatian terhadap kebutuhan konsumen menjadi kunci, karena ketidakpuasan konsumen dapat dengan mudah mendorong mereka beralih ke pesaing lain. E. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Bisnis Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Bisnis (DSS) adalah suatu platform teknologi yang didesain untuk membantu pemimpin dan manajer dalam mengambil keputusan yang lebih tepat dan efektif. DSS menyediakan akses yang cepat dan mudah ke data, informasi, serta alat analisis yang diperlukan untuk memahami situasi bisnis, mengevaluasi opsi alternatif, dan menilai dampak dari setiap keputusan yang diambil. Oleh karena itu, DSS memungkinkan para pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih terinformasi dan berbasis data (Anon., n.d.). Salah satu aspek utama dari Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Bisnis adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan data dari berbagai sumber yang berbeda, termasuk data internal perusahaan, data pasar eksternal, dan data historis. Dengan menyatukan informasi dari berbagai sumber, DSS mampu memberikan gambaran yang lebih lengkap dan akurat tentang kondisi bisnis saat ini dan tren yang mungkin terjadi di masa depan. Ini memberikan pemahaman yang lebih baik
66 - Analisa Sistem Informasi kepada para pengambil keputusan tentang konteks bisnis mereka dan memungkinkan mereka untuk mengambil keputusan strategis yang lebih baik. Selain itu, DSS dilengkapi dengan alat analisis yang canggih, seperti teknik pemodelan, simulasi, dan analisis prediktif. Dengan menggunakan alat-alat ini, para pengambil keputusan dapat mengeksplorasi berbagai skenario alternatif, mengidentifikasi pola atau tren yang mungkin terlewat, dan memprediksi hasil dari keputusan yang diambil. Hal ini memberikan pemimpin bisnis dengan wawasan yang lebih mendalam, yang memiliki potensi untuk meminimalkan risiko dan memaksimalkan peluang dalam menghadapi tantangan bisnis yang kompleks dan berubah-ubah. F. Peran Kepemimpinan dalam Mengoptimalkan Proses Bisnis Kepemimpinan memainkan peran penting dalam mengarahkan, menginspirasi, dan memotivasi individu serta tim dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan bisnis yang ditetapkan. Para pemimpin bertanggung jawab untuk merumuskan visi dan strategi yang jelas, serta mengkomunikasikan mereka dengan jelas kepada seluruh tim. Selain itu, kepemimpinan yang efektif juga melibatkan kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengembangkan bakat-bakat individu dalam tim, serta memfasilitasi kerja sama dan kolaborasi yang produktif. Dalam konteks proses bisnis, kepemimpinan juga memainkan peran dalam menetapkan budaya kerja yang mempromosikan inovasi, fleksibilitas, dan pembelajaran
Analisa Sistem Informasi - 67 berkelanjutan. Para pemimpin harus mampu memimpin perubahan, menyesuaikan strategi bisnis dengan perubahan pasar dan lingkungan yang dinamis, serta memfasilitasi adaptasi organisasi terhadap perubahan tersebut. Selain itu, kepemimpinan yang efektif dalam proses bisnis juga membutuhkan kemampuan untuk mengatasi konflik, memecahkan masalah, dan membuat keputusan yang tepat waktu dan berbasis informasi, yang semuanya berkontribusi pada kinerja dan kesuksesan jangka panjang organisasi. G. Studi Kasus Penerapan Mengoptimalkan Proses Bisnis Pada Bisnis Sebuah perusahaan e-niaga terbesar di wilayah tertentu menghadapi tantangan dalam memenuhi permintaan pelanggan yang semakin meningkat secara efisien dan efektif. Dalam menghadapi masalah ini, perusahaan tersebut memutuskan untuk melakukan optimalisasi proses bisnis mereka. Mereka mulai dengan menganalisis setiap tahapan dalam siklus hidup produk, dari pengadaan hingga pengiriman, serta mengidentifikasi area-area di mana terdapat potensi untuk peningkatan efisiensi. Melalui penggunaan teknologi informasi yang canggih dan implementasi sistem pendukung pengambilan keputusan bisnis, mereka berhasil mengotomatiskan sebagian besar proses, meningkatkan visibilitas terhadap rantai pasokan mereka, dan mengurangi lead time pengiriman. Hasilnya, perusahaan mampu meningkatkan kapasitas produksi mereka, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan penyediaan layanan yang
68 - Analisa Sistem Informasi lebih cepat dan lebih dapat diandalkan. Studi kasus ini menunjukkan bagaimana optimalisasi proses bisnis dapat memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan dalam meningkatkan daya saing dan kinerja operasional mereka. Sebuah perusahaan manufaktur besar mengalami tantangan dalam meningkatkan efisiensi produksi dan mengurangi biaya produksi. Untuk mengatasi masalah ini, mereka melakukan optimalisasi proses bisnis dengan memperkenalkan teknologi otomatisasi dan penggunaan sistem manufaktur yang terintegrasi. Dengan mengotomatiskan sebagian besar tahapan produksi, termasuk pemrosesan dan pengemasan, perusahaan berhasil meningkatkan produktivitas dan mengurangi waktu siklus produksi secara signifikan. Selain itu, mereka juga memanfaatkan analisis data untuk mengidentifikasi potensi penyimpangan dalam proses produksi dan menerapkan tindakan perbaikan yang tepat waktu. Akibatnya, perusahaan berhasil meningkatkan kualitas produk, mengurangi limbah, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pengiriman produk yang lebih konsisten dan tepat waktu. Sebuah perusahaan layanan keuangan menghadapi masalah dalam menanggapi permintaan pelanggan dengan cepat dan efektif. Untuk meningkatkan responsivitas mereka, perusahaan memutuskan untuk melakukan optimalisasi proses bisnis. Mereka mengimplementasikan sistem manajemen pelanggan yang terintegrasi dan melakukan standarisasi proses layanan pelanggan mereka. Dengan demikian, mereka dapat melacak dan mengelola permintaan pelanggan secara
Analisa Sistem Informasi - 69 lebih efisien, serta memberikan layanan yang lebih konsisten dan tepat waktu. Selain itu, mereka juga memanfaatkan analisis data untuk memahami tren permintaan pelanggan dan mengidentifikasi area-area di mana peningkatan layanan dapat dilakukan. Sebagai hasilnya, perusahaan berhasil meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan loyalitas pelanggan, dan memperluas pangsa pasar mereka dalam industri layanan keuangan. H. Tantangan Proses Bisnis dalam Sistem Informasi. Tantangan dalam proses bisnis dalam sistem informasi mencakup berbagai aspek yang meliputi teknologi, manusia, proses, dan lingkungan eksternal. 1. Salah satu tantangan utama adalah integrasi sistem. Sistem informasi sering kali terdiri dari berbagai aplikasi dan platform yang berbeda, dan menciptakan integrasi yang mulus antara mereka bisa menjadi rumit. Ketidakkonsistenan data antara berbagai sistem dapat menyebabkan kesalahan dan ketidakseimbangan dalam proses bisnis. 2. Perubahan teknologi yang cepat juga merupakan tantangan. Teknologi informasi terus berkembang, dan organisasi harus mampu mengikuti perkembangan tersebut agar tetap kompetitif. Hal ini membutuhkan investasi yang besar dalam penelitian dan pengembangan serta pelatihan untuk karyawan agar memahami dan menggunakan teknologi baru dengan efektif.
70 - Analisa Sistem Informasi 3. Aspek manusia juga menjadi tantangan penting. Karyawan perlu dididik dan dilatih untuk menggunakan sistem informasi baru dengan benar. Selain itu, resistensi terhadap perubahan dan kurangnya dukungan dari pihak manajemen dapat menghambat penerapan sistem informasi baru. 4. Selain tantangan internal, faktor lingkungan eksternal juga memainkan peran penting. Peraturan dan kebijakan pemerintah yang berubah-ubah, persaingan pasar yang meningkat, serta perubahan preferensi pelanggan adalah beberapa contoh faktor eksternal yang dapat mempengaruhi proses bisnis dalam sistem informasi. I. Model Proses Bisnis Dalam Sistem Informasi Model proses bisnis dalam sistem informasi adalah representasi visual atau deskriptif dari langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas atau mencapai suatu tujuan dalam suatu organisasi menggunakan teknologi informasi. Berikut adalah beberapa model proses bisnis yang umum digunakan: 1. Model Aliran Kerja (Workflow Model): Model ini menggambarkan alur kerja dari suatu proses bisnis, yang menunjukkan bagaimana tugas-tugas diproses, diselesaikan, dan dialokasikan antara berbagai unit atau individu dalam organisasi. Workflow model membantu dalam pemahaman yang lebih baik tentang urutan tugas dan tanggung jawab yang terlibat dalam suatu proses. Contoh:
Analisa Sistem Informasi - 71 Sebuah perusahaan e-commerce yang memiliki proses aliran kerja untuk memproses pesanan dari pelanggan hingga pengiriman barang. Berikut adalah contoh model aliran kerja (workflow model) untuk proses tersebut: a. Penerimaan Pesanan: Langkah 1: Pelanggan melakukan pemesanan barang melalui platform e-commerce. Langkah 2: Sistem menerima pesanan dan memvalidasi informasi seperti ketersediaan barang dan detail pengiriman. b. Pengepakan dan Pengolahan Pesanan: Langkah 1: Pesanan diteruskan ke departemen penyediaan barang. Langkah 2: Tim gudang mengumpulkan barang dari gudang berdasarkan pesanan. Langkah 3: Barang dikemas sesuai dengan standar perusahaan dan siap untuk pengiriman. c. Pengiriman Pesanan: Langkah 1: Barang yang telah dikemas diserahkan kepada pihak kurir untuk pengiriman. Langkah 2: Informasi pengiriman (nomor pelacakan, estimasi waktu pengiriman, dll.) diberikan kepada pelanggan. Langkah 3: Pelanggan menerima barang dan konfirmasi penerimaan pesanan. d. Pemrosesan Pembayaran: Langkah 1: Setelah pesanan diterima oleh pelanggan, sistem memproses pembayaran sesuai dengan metode pembayaran yang dipilih oleh pelanggan.
72 - Analisa Sistem Informasi Langkah 2: Konfirmasi pembayaran diterima dan pesanan ditutup. 2. Model Diagram Alur Data (Data Flow Diagram): Diagram ini menggambarkan aliran data dalam suatu sistem informasi, mulai dari input awal hingga output akhir. Ini membantu dalam memahami bagaimana data diproses, disimpan, dan digunakan dalam suatu proses bisnis. Contoh: Sistem manajemen inventaris untuk sebuah toko retail. Berikut adalah contoh Model Diagram Alur Data (Data Flow Diagram) untuk sistem tersebut: a. Level 0 Diagram Alur Data: Entitas Utama: Sistem Manajemen Inventaris Proses Utama: Manajemen Inventaris Data Flow Utama: Input: Pesanan Barang, Penerimaan Barang, Permintaan Stok Output: Laporan Stok, Pemberitahuan Pemesanan, Konfirmasi Penerimaan b. Level 1 Diagram Alur Data: Proses 1: Penerimaan Pesanan Barang: Input: Pesanan Barang Output: Konfirmasi Pemesanan, Pemberitahuan Pemesanan ke Gudang Proses 2: Penerimaan Barang dari Supplier: Input: Penerimaan Barang Output: Pemberitahuan Penerimaan ke Manajemen Stok Proses 3: Manajemen Stok:
Analisa Sistem Informasi - 73 Input: Pemberitahuan Penerimaan, Permintaan Stok Output: Konfirmasi Pengiriman, Laporan Stok c. Level 2 Diagram Alur Data (Detail Proses 3: Manajemen Stok): Proses 3.1: Pemrosesan Permintaan Stok: Input: Permintaan Stok Output: Konfirmasi Pengiriman Proses 3.2: Pembuatan Laporan Stok: Input: Data Stok Output: Laporan Stok 3. Model Diagram Alur Proses (Process Flow Diagram): Model ini menunjukkan langkah-langkah dalam suatu proses bisnis secara visual, dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan aktivitas, keputusan, dan arus informasi antara mereka. Diagram alur proses membantu dalam mengidentifikasi potensi bottlenecks dan inefficiencies dalam suatu proses. Contoh : Model Diagram Alur Proses (Process Flow Diagram) untuk proses pemesanan makanan di restoran cepat saji, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Pelanggan Memilih Pesanan: Pelanggan memilih menu makanan dan minuman dari daftar yang tersedia. b. Pemesanan di Kasir: Pelanggan memesan makanan dan minuman di kasir. Kasir mencatat pesanan ke dalam sistem.
74 - Analisa Sistem Informasi c. Pengolahan Pesanan di Dapur: Pesanan ditransmisikan ke dapur. Dapur menyiapkan makanan sesuai pesanan. d. Pengiriman Pesanan ke Pelanggan: Pelayan mengambil pesanan dari dapur. Pesanan disajikan kepada pelanggan. e. Pembayaran dan Penyelesaian: Pelanggan membayar di kasir. Kasir memproses pembayaran dan memberikan struk pembayaran kepada pelanggan. f. Pembersihan dan Persiapan Ulang: Setelah pelanggan meninggalkan restoran, meja dibersihkan dan persiapan ulang dilakukan untuk pelanggan berikutnya. 4. Model Use Case: Model ini digunakan dalam pengembangan perangkat lunak untuk menggambarkan interaksi antara pengguna (aktor) dan sistem dalam mencapai tujuan tertentu. Ini membantu dalam memahami persyaratan sistem dari sudut pandang pengguna akhir. Contoh: a. Aktor: Pengguna (Nasabah) Petugas Bank b. Use Case 1: Melihat Saldo: Deskripsi: Pengguna ingin melihat saldo akun banknya. Aktor: Pengguna Alur Utama: Pengguna membuka aplikasi perbankan.
Analisa Sistem Informasi - 75 Pengguna masuk ke akunnya menggunakan kredensial yang valid. Pengguna memilih opsi "Lihat Saldo". Sistem menampilkan saldo saat ini dari akun pengguna. c. Use Case 2: Transfer Dana: Deskripsi: Pengguna ingin mentransfer dana dari satu akun ke akun lainnya. Aktor: Pengguna Alur Utama: Pengguna membuka aplikasi perbankan. Pengguna masuk ke akunnya menggunakan kredensial yang valid. Pengguna memilih opsi "Transfer Dana". Pengguna memasukkan rincian transfer, seperti jumlah dan nomor akun tujuan. Sistem memvalidasi informasi dan mengeksekusi transfer. Sistem memberikan konfirmasi ke pengguna tentang status transfer. d. Use Case 3: Pembukaan Rekening Baru: Deskripsi: Pengguna ingin membuka rekening baru di bank. Aktor: Pengguna, Petugas Bank Alur Utama: Pengguna mengunjungi cabang bank. Pengguna berbicara dengan petugas bank dan meminta untuk membuka rekening baru. Petugas bank meminta pengguna untuk mengisi formulir aplikasi pembukaan rekening.
76 - Analisa Sistem Informasi Pengguna mengisi formulir dengan informasi yang diperlukan. Petugas bank memverifikasi informasi dan mengonfirmasi pembukaan rekening kepada pengguna. 5. Model Analisis dan Desain Sistem (Systems Analysis and Design Model): Model ini mencakup fase-fase analisis dan desain sistem yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi, seperti pemodelan kebutuhan pengguna, perancangan basis data, dan perancangan antarmuka pengguna. 6. Model Business Process Management (BPM): BPM merupakan pendekatan yang melibatkan pemodelan, otomatisasi, pelaksanaan, pengendalian, pengukuran, dan perbaikan terus-menerus dari proses bisnis organisasi. Ini membantu dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan responsibilitas proses bisnis. Setiap model proses bisnis dalam sistem informasi memiliki kegunaan dan cakupan yang berbeda-beda tergantung pada konteks dan tujuannya. Kombinasi berbagai model tersebut dapat membantu organisasi dalam merancang, mengelola, dan meningkatkan proses bisnis mereka sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka.
Analisa Sistem Informasi - 77 Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) dalam Sistem Informasi Dr. Fitrianingsih, SKom., MMSI 7
78 - Analisa Sistem Informasi A. Gap Analysis Secara harfiah ‚gap‛ mengidentifikasikan adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya. Gap analisys atau analis kesenjangan juga merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan maupun tahap evaluasi kerja. Menurut Pol dan Paturkar (2011), Fit/Gap Analysis (FGA) adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap). Gap analysis menurut Priadi (2020) merupakan sebuah tahapan untuk dapat menyelesaikan suatu masalah dengan menemukan kesenjangan dan mengisi kesenjangan tersebut agar dapat mencapai kondisi ideal yang diinginkan. Gap analysis merupakan salah satu tahapan yang sangat penting dalam tahapan perencanaan secara umum ataupun tahapan evaluasi kinerja. Gap analysis biasa digunakan untuk membandingkan suatu set persyaratan. Gap analysis umumnya terstruktur pada satu set area, topik atau kategori, sehingga membuat gap analysis efisien untuk mengetahui sektor atau bidang mana yang perlu diperbaiki. Muchsam et al. (2011) mengemukakan bahwa Gap analisis merupakan salah satu metode yang paling umum digunakan dalam pengelolaan manajemen internal suatu Lembaga dan sering digunakan dibidang manajemen dan digunakan untuk mengukur kualitas layanan. Gap analysis
Analisa Sistem Informasi - 79 adalah alat atau proses mengidentifikasi kesenjangan dan perbedaan antara situasi organisasi saat ini dan apa yang seharusnya di organisasi, dan digunakan untuk merancang rencana implementasi organisasi dan untuk meningkatkan efektivitas organisasinya di berbagai bidang organisasi(Kim & Ji, 2021) Boulding et al. (1993) menganalisis kualitas pelayanan dengan menggunakan gap analysis. Kesenjangan kualitas pelayanan diartikan sebagai kesenjangan antara pelayanan yang seharusnya diberikan dan persepsi konsumen atas pelayanan aktual yang diberikan. Semakin kecil kesenjangan tersebut, semakin baik kualitas pelayanan. Widayanti (2021) menggunakan gap analysis untuk mengetahui kondisi arsitektur saat ini terhadap arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi dan arsitektur teknologi. Hasil analisis Gap berupa perencanaan teknologi informasi yang diharapkan. Analisis Gap dilakukan terhadap penggunaan Sistem Informasi Narkoba (SIN) BNN (Lazuardi, Sutabri, 2023) Parasuraman et al. (1985) mengembangkan model yang memiliki lima gap (kesenjangan), yaitu: 1. Gap Persepsi Manajemen, yaitu adanya perbedaan antara penilaian pelayanan menurut pengguna jasa dan persepsi manajemen mengenai harapan pengguna jasa. 2. Gap Spesifikasi Kualitas, yaitu kesenjangan antara persepsi manajemen mengenai harapan pengguna jasa dan spesifikasi kualitas jasa.
80 - Analisa Sistem Informasi 3. Gap Penyampaian Pelayanan, yaitu kesenjangan spesifikasi kualitas jasa dan penyampaian jasa (service delivery). 4. Gap Komunikasi Pemasaran, yaitu kesenjangan antara penyampaian jasa dan komunikasi eksternal. Ekspektasi pelanggan mengenai kualitas pelayanan dipengaruhi oleh pernyataan yang dibuat oleh perusahaan melalui komunikasi ekternal pemasaran. 5. Gap dalam Pelayanan yang dirasakan, yaitu perbedaan persepsi antara jasa yang dirasakan dan yang diharapkan oleh pelanggan jika keduanya terbukti sama, maka perusahaan akan memperoleh citra dan dampak positif. Dari berbagai definisi diatas mengenai gap analisys, dapat diambil kesimpulan bahwa secara umum gap analisys dapat didefinisikan sebagai suatu metode atau alat yang digunakan untuk mengetahui tingkat kinerja suatu perusahaan atau institusi. Dengan kata lain, gap analisys merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari sistem yang sedang berjalan dengan system standar. Dalam kondisi umum, kinerja suatu perusahaan atau institusi dapat tercermin dalam B. Tujuan Tujuan melakukan Gap Analysis adalah untuk menilai kinerja Perusahaan. Tujuan Gap Analysis pada setiap proyek adalah untuk memastikan bahwa setiap proyek dieksekusi atau dilaksanakan berdasarkan metode yang efektif dan efisien. Analisis ini juga merekomendasikan
Analisa Sistem Informasi - 81 perintah-perintah, seperti key issues dan tampilan yang membutuhkan penyesuaian kebijakan pada setiap proses bisnis untuk menjamin hasil yang sesuai dengan target. Gap Analysis dalam implementasi sistem bertujuan: 1. Mengukur perbedaan antara keadaan sistem saat ini dan keadaan sistem yang diharapkan. 2. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan penyelesaian. 3. Memastikan sistem memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan. 4. Memastikan project dieksekusi sesuai dengan metode yang efektif dan efisien. 5. Mengadaptasi proses bisnis lokal perusahaan dengan best practice yang berlaku. Manfaat gap analisis: 1. Menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual dengan suatu standar kerja yang diharapkan 2. Mengetahui peningkatan kinera yang diperlukan untuk menutup kesenjangan tersebut, dan 3. Menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait prioritas dan biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan. C. Metode Gap Analysis Empat metode yang digunakan secara luas dalam gap analysis: 1. Simulation Based Pada metode ini, sistem diimplementasi dalam bentuk simulasi atau implementasi pilot. Seluruh
82 - Analisa Sistem Informasi stakeholders proyek (konsultan sistem dan staf perusahaan) berkumpul dalam bentuk workshop untuk membandingkan dan menganalisis fungsionalitas sistem dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian berdasarkan hasil analisis tersebut, konsultan sistem akan melakukan dokumentasi terhadap seluruh kebutuhan perusahaan yang tidak terpenuhi sistem dan perubahan yang dibutuhkan sistem tersebut. Tabel 1. Fase Simulation Based Phases Keterangan Planned Perencanaan partisipan, kegiatan analisa gap, serta agenda analisis yang dibuat berdasarkna blueprint proses bisnis dan analisis kebutuhan awal Implement Sistem diimplementasikan dalam bentuk simulasi Analyze Analisis sistem dilakukan dengan cara membandingkan fungsionalitas system dengan kebutuhan Perusahaan Capture Gap dari sistem dicatat dan didokumentasikan
Analisa Sistem Informasi - 83 2. Brainstorming Discussion Based Pada metode ini, brainstorming dilakukan berdasarkan fungsionalitas sistem dibandingkan dengan kebutuhan bisnis yang ada. Setiap sesi brainstorming dilakukan dengan presentasi untuk memastikan komunikasi yang lebih efektif. Pada umumnya, brainstorming dimulai dengan presentasi fitur sistem oleh konsultan dan stakeholder perusahaan yang menyampaikan kebutuhannya. Kegiatan brainstorming tersebut kemudian menghasilkan fit dan gap antara fitur sistem dengan kebutuhan perusahaan. Tabel 2. Fase Brainstorming Discussion Based Phases Keterangan Schedule Melakukan penjadwalan dan persiapan topik untuk diskusi brainstorming Discuss Presenter menjalaskan fitur-fitur system dan mendiskusikan fungsionalitasnya dengan stakeholder Perusahaan Capture Perbedaan antara fungsionalitas sistem dan kebutuhan perusahaan dicatat Analyze Analisis terhadap perbedaan antara fungsionalitas sistem kebutuhan Perusahaan menghasilkan dokumentasi gap
84 - Analisa Sistem Informasi 3. Questionnaire Based Pada metode ini, gap analysis dilakukan melalui proses pengisian kuesioner oleh stakeholder perusahaan. Jawaban yang didapat dari kuesioner kemudian dibandingkan dengan fungsionalitas sistem untuk mendapatkan gap dari sistem tersebut. Kuesioner yang digunakan pada umumnya terstruktur dan disiapkan oleh konsultan sistem. Struktur kuesioner ini berhubungan antara kebutuhan perusahaan dan fungsionalitas sistem. Tabel 3. Fase Questionnaire Based Phases Keterangan Analyze Kebutuhan Perusahaan dianalisis berdasarkan proses bisnis dan analisis kebutuhan Formulate Kuesioner gap disiapkan berdasarkan analisis kebutuhan yang telah dilakukan Answer Penjadwalan kuesioner dilakukan oleh stakeholder Perusahaan Extract Jawaban kemudian dicocokan dengan fungsionalitas system untuk mendapatkan gap dari system tersebut 4. Hybrid Type Pada metode ini, ketiga metode gap analysis berupa simulation based, brainstorming based, dan questionnaire based digunakan. Pada umumnya,
Analisa Sistem Informasi - 85 metode hybrid dimulai dengan brainstorming dan pengisian kuesioner ketika simulasi sistem dilakukan. Pertama, agenda dipersiapkan pada sesi brainstorming yang dilakukan oleh konsultan sistem dan stakeholder perusahaan. Kemudian, konsultan sistem mempresentasikan fitur sistem sekaligus memberikan demonstrasi mengenai penggunaan sistem tersebut. Setelah presentasi, stakeholder perusahaan diminta untuk mengisi kuesioner dengan tujuan untuk mengetahui tingkat kebutuhan perusahaan. Berdasarkan diskusi brainstorming dan jawaban kuesioner pada setiap sesi, konsultan sistem dapat mendokumentasikan fit dan gap dari sistem. Tabel 4. Fase Hybrid Type Phases Keterangan Plan & Schedule Penjadwalan dan perencanaan partisipan beserta agenda sesi brainstorming dilakukan Discuss & Formulate Diskusi dilakukan antara konsultan system dan stakeholder Perusahaan, kemudian pengisian kuesioner dilakukan oleh stakeholder perusahaan Answer & Analyze Poin diskusi dan jawaban dari kuesioner dianalisis oleh konsultas sistem Extract & Capture Analisis dan jawaban dibandingkan dengan fungsionalitas system untuk menghasilkan dokumentasi gap
86 - Analisa Sistem Informasi D. Kelebihan dan kekurangan Metode Gap Analysis Berdasarkan pada tahapan dari empat metode gap analysis, dapat disimpulkan kelebihan dan kekurangan dari setiap metode. Tabel 5. Kelebihan dan Kekurangan Metode Gap Metode Gap Analysis kelebihan Kekurangan Simulation Based Stakeholder Perusahaan mendapatkan gambaran penuh dari kemampuan dan fungsi sistem Metode tersebut dapat membatasi analisis dan menghilangkan aspek penting dari optimalisasi proses Brainstorming Discussion Based Membantu konsultan system mendapatkan gambaran penuh dari kebutuhan Perusahaan dengan menggunakan kemampuan menggali informasi Diskusi yang tidak terstruktur akan mengakibatkan hasil diskusi yang kurang menangkap inti dari kebutuhan Perusahaan dan fungsionalitas sistem
Analisa Sistem Informasi - 87 Metode Gap Analysis kelebihan Kekurangan Questionnaire Based Metode yang paling cepat dilakukan dibandingkan dengan metode lainnya Terdapat risiko kurangnya informasi yang didapat jika respon kuesioner yang diterima tidak lengkap Hybrid Type Metode terbaik dalam mendapatkan hasil yang diharapkan dari gap analysis karena metode ini menggunakan kombinasi tiga metode lainnya Investasi, Tindakan dan waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan metode ini cukup membebani kinerja konsultan sistem E. Perhitungan Gap Analisis Gap analisis digunakan sebagai bahan evaluasi tindakan apa saja yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan atau meningkatkan kinerja yang diharapkan kedepannya. Tingkat kualitas sistem dikatakan baik ditunjukkan dengan nilai Qi (gap) ≥ 0. Hal ini berarti bahwa kualitas yang diharapkan oleh responden telah sesuai dengan kualitas yang ada saat ini. Sebaliknya jika Qi <0 maka sistem dikatakan kurang atau belum memenuhi
88 - Analisa Sistem Informasi harapan atau keiginan pengguna. Analisis kesenjangan dirumuskan pada Persamaan 1 (Supranto, 2021) 2011). (1) Dimana: = tingkat kesenjangan kualitas = nilai kualitas yang dirasakan saat ini = nilai kualitas yang diharapkan atau penting untuk dikembangkan Widayanti (2021) membuat matrik untuk melihat melihat sejauh mana analisis gap hasil pemodelan sistem informasi memuhi target yang diinginkan. Analisis gap pada arsitektur sistem informasi didasarkan pada hasil pengamatan sistem informasi yang telah diterapkan. Kerangka kerja Management Business Informatics (MBI) yang mengkombinasikan metode Cobit 5 dan ITIL dapat membantu dalam proses mengevaluasi tujuan dari Teknologi Informasi (TI). Analisis gap dengan menggunakan hasil evaluasi tersebut menjadi panduan untuk usulan perbaikan SIM.
Analisa Sistem Informasi - 89 F. Langkah-langkah Penggunaan Fit Gap Analysis 1. Ranking of Requirement/Importance Level Ranking requirement diperlukan tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis yang penting dapat ditampung selama implementasi sistem baru. Selain itu, ranking requirement juga memungkinkan tim proyek untuk fokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Hasil pengevaluasian dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis menghasilkan poin-poin yang akan menunjukkan kebutuhan atau requirements perusahaan. Berikut adalah Ranking of Requirement/Importance Level yang bisa digunakan dalam melakukan fit and gap analysis: a) High Critical Requirement (Mission critical requirement) Merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
90 - Analisa Sistem Informasi b) Medium Critical Requirement (Value add requirement) Merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan. c) Low Critical Requirement (Desirable requirement) Merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi. 2. Degree of Fit Setelah dilakukan penganalisaan tentang kebutuhan atau requirements perusahaan, maka langkah selanjutnya yang perlu dilanjutkan adalah menganalisa apakah tingkat kebutuhan tersebut dapat dipenuhi oleh solusi yang diberikan. Degree of Fit menentukan sejauh mana kebutuhan dapat dipenuhi oleh sistem yang baru. Degree of Fit dibagi menjadi tiga, yaitu: a) Fit (F) Kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software yang merupakan sebuah kondisi dimana requirement sepenuhnya sesuai dengan sistem yang berjalan. b) Gap (G) Sebuah kondisi dimana sistem yang berjalan sama sekali tidak sesuai dengan requirement artinya software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang