Pengantar Manajemen Copyright© PT Penerbit Penamuda Media, 2024 Penulis: AA Sagung Istri Pramanaswari, S.S.T.Ak., M.Si ISBN: 978-623-8586-77-6 Desain Sampul: Tim PT Penerbit Penamuda Media Tata Letak: Enbookdesign Diterbitkan Oleh PT Penerbit Penamuda Media Casa Sidoarium RT 03 Ngentak, Sidoarium Dodeam Sleman Yogyakarta HP/Whatsapp : +6285700592256 Email : [email protected] Web : www.penamuda.com Instagram : @penamudamedia Cetakan Pertama, Juni 2024 x + 155, 15x23 cm Hak cipta dilindungi oleh undang-undang Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin Penerbit
v Kata Pengantar uji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat-Nya yang telah tercurah, sehingga penulis bisa menyelesaikan Buku Pengatar Manajemen ini. Adapun tujuan dari disusunnya buku ini adalah sebagai bahan pengetahuan dan refrensi untuk kalangan umum baik masyarakat maupun tenaga pendidik dan akademik. Buku Pengantar Manajemen ini diharapkan dapat mempermudah para mahasiswa, dan akademisi, mempelajari manajemen, memperluas pengetahuan tentang teori, konsep, proses, teknik, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan manajemen. Selain itu buku ini juga menjelaskan contoh nyata implementasi proses manajemen di Perusahaan. Penulis juga ingin menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dan membantu, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses penyusunan buku ini. Penulis sadari bahwa rampungnya tulisan ini bukan semata-mata karena kemampuan dan gagasan penulis, melainkan banyak sumbangsih dari berbagai pihak, khsususnya bagi penulis, akademisi dan praktisi manajemen sebelumnya, dimana karyanya dijadikan referensi oleh penulis seperti tercantum dalam daftar pustaka. Terakhir penulis ingin sampaikan permohonan maaf apabila dalam buku ini terdapat ketidaksempurnaan, sehingga tanggapan dan saran konstruktif sangat diharapkan untuk perbaikan selanjutnya. Semoga buku yang ada di tangan pembaca ini dapat bermanfaat. Denpasar, 6 Juni 2024 AA. Sagung Istri Pramanaswari,SST.Ak.M.Si P
vi Daftar Isi KATA PENGANTAR ................................................................ v DAFTAR ISI ......................................................................... vi BAB I. ORGANISASI ............................................................... 1 A. Pengertian Organisasi ..................................................... 2 B. Karakteristik Organisasi .................................................. 4 C. Organisasi Tradisional dan Modern.................................10 Latihan Soal .......................................................................13 BAB II. FUNGSI MANAJEMEN ............................................... 14 A. Pengertian Manajemen ..................................................15 B. Alasan-Alasan Dibutuhkan Manajemen Dalam Organisasi.16 C. Fungsi dan Proses Manajemen........................................20 D. Peran dan Ketrampilan Seorang Manajer.........................27 Latihan Soal .......................................................................30 BAB III. PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN ..................... 31 A. Latar Belakang Masalah Manajemen ...............................32 B. Teori Manajemen Klasik.................................................33
vii C. Teori Manajemen Ilmiah ............................................... 35 Latihan Soal....................................................................... 40 BAB IV. PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN LANJUTAN .... 41 A. Teori Klasik .................................................................. 42 B. Aliran Hubungan Manusiawi.......................................... 50 C. Aliran Manajemen Modern ............................................ 54 D. Teori Manajemen di Masa Mendatang............................. 55 Latihan Soal....................................................................... 57 BAB V. PENGAMBILAN KEPUTUSAN ..................................... 58 A. Pengambilan Keputusan Manajer ................................... 59 B. Proses Pengambilan Keputusan...................................... 61 C. Tipe-tipe Pengambilan Keputusan .................................. 64 D. Bagaimana Seorang Manajer sebagai Pengambil Keputusan .................................................................... 66 Latihan Soal....................................................................... 67 BAB VI. HAKIKAT PEKERJAAN MANAJER .............................. 68 A. Pengambilan Keputusan Berkelompok............................ 69 B. Kebaikan dan Kelemahan Keputusan Berkelompok ......... 71 C. Gaya dalam Pengambilan Keputusan .............................. 72 D. Metode Kuantitatif dalam Pengambilan Keputusan .......... 75 Latihan Soal....................................................................... 79
viii BAB VII . PERENCANAAN .................................................... 80 A. Pengertian Pengambilan Keputusan Manajer...................81 B. Proses Pengambilan Keputusan ......................................83 C. Tipe-tipe Pengambilan Keputusan...................................85 D. Seorang Manajer Sebagai Pengambil Keputusan...............87 E. Pengambilan Keputusan Berkelompok ............................89 F. Kebaikan dan Kelemahan Keputusan Berkelompok..........90 G. Gaya dalam Pengambilan Keputusan...............................93 Latihan Soal .......................................................................94 BAB VIII. PENGORGANISASIAN ............................................ 95 A. Pengertian Struktur dan Desain Organisasi ......................96 B. Langkah-Langkah Dasar dalam Membuat Keputusan Pengorganisasian ..........................................................97 C. Unsur-unsur Organisasi ............................................... 100 D. Penerapan Desain Organisasi ....................................... 101 Latihan Soal ..................................................................... 107 BAB IX. PENGORGANISASIAN LANJUTAN ............................ 108 A. Koordinasi dan Delegasi Wewenang.............................. 109 B. Manajemen Sumber Daya Manusia ............................... 110 C. Pengelolaan Perubahan Organisasi dan Inovasi.............. 111
ix D. Pentingnya Perubahan Proses dan Tipe-Tipe Perubahan Yang Direncanakan ......................................................117 Latihan Soal......................................................................121 BAB X. PENGARAHAN ........................................................ 122 A. Dasar-Dasar Perilaku Keorganisasian.............................123 B. Perilaku Kelompok.......................................................125 C. Motivasi dan Proses Motivasi.........................................126 D. Kerangka Kerja Konseptual untuk Memahami Motivasi...128 Latihan Soal......................................................................130 BAB XI. PENGENDALIAN .................................................... 131 A. Pengertian Pengendalian ..............................................132 B. Pentingnya Pengendalian..............................................133 C. Jenis-Jenis Pengendalian...............................................135 D. Langkah-Langkah Dalam Proses Pengendalian...............139 Latihan Soal......................................................................141 BAB XII. PENGENDALIAN LANJUTAN .................................. 142 A. Kualitas Sistem Pengendalian yang Efektif .....................143 B. Alat Bantu Pengendalian Manajerial ..............................146 C. Teknik dan Metode Pengendalian..................................148 Latihan Soal......................................................................152
x DAFTAR PUSTAKA ............................................................. 153 TENTANG PENULIS ............................................................ 155
Pengantar Manajemen - 1 BAB I ORGANISASI
2 - Pengantar Manajemen A. Pengertian Organisasi Keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang saling berinteraksi dan mengembangkan organisasi yang tersebut. Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang merupakan wadah atau sarana untuk mencapai berbagai tujuan atau sasaran organisasi memiliki banyak komponen yang melandasi diantaranya terdapat banyak orang, tata hubungan kerja, spesialis pekerjaan dan kesadaran rasional dari anggota sesuai dengan kemampuan dan spesialisasi mereka masingmasing. Sukanto Reksohadiprodjo dan Hani Handoko mengatakan organisasi sebagai: (1) Suatu lembaga sosial yang secara sadar dikoordinasikan dan dengan sengaja disusun; (2) terdiri dari sekumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan; (3) mempunyai batasan-batasan yang secara relatif dapat diidentifikasikan dan keberadaanya mempunyai basis yang relatif permanen; (4) dan dikembangkan untuk mencapi tujuantujuan tertentu. Gibson, Ivancevich, Donnelly, dan Konopaske mengatakan organisasi sebagai berikut: ‚An organization is a coordinated unit consisting of at least two people who function to achieve a common goal or set of goals‛.3 Gibson dkk mengatakan bahwa organisasi dapat dipahami sebagai sebuah unit yang terkoordinasi, terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi untuk mencapai tujuan bersama atau serangkaian tujuan. Sedangkan Richard L. Daft dalam bukunya Organization Theory and
Pengantar Manajemen - 3 Design, mendifinisikan organisasi sebagai berikut: ‚Organizations are (1) social entities that (2) are goaldirected, (3) are designed as deliberately structured and coordinated activity systems, and (4) are linked to the external environment‛.4 Apa yang dikatakan Daft dapat bermakna bahwa organisasi itu menggambarkan sebagai entitas sosial, yang diarahkan kepada pencapaian tujuan, dengan struktur yang dirancang secara sengaja dan terkoordinasi sebagai suatu sistem, serta terkait dengan lingkungan eksternal. Stephen P. Roobins mengatakan organisasi merupakan suatu entitas sosial yang secara sadar terkoordinasi, memiliki suatu batas yang relatif dapat diidentifikasi, dan berfungsi secara relatif kontinu (berkesinambungan) untuk mencapai suatu tujuan atau seperangkat tujuan bersama.5 dan E. Wight Bakke dalam Kusdi mengatakan bahwa organisasi sebagai: Suatu sistem berkelanjutan dari aktivitas- aktivitas manusia yang terdeferensiasi dan terkoordinasi, yang mempergunakan, mentransformasikan, dan menyatu padukan seperangkat khusus manusia, material, modal, gagasan, dan sumber daya alam menjadi suatu kesatuan pemecahan masalah yang unik dalam rangka memuaskan kebutuhan-kebutuhan tertentu manusia dalam interaksinya dengan sistemsistem lain dari aktivitas manusia dan sumbar daya dalam lingkungannya. Dengan demikian organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu entitas (wujud) sosial yang dikoordinasikan secara sadar oleh sekelompok orang secara terus menerus untuk mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai seorang diri.
4 - Pengantar Manajemen B. Karakteristik Organisasi Definisi di atas juga menegaskan bahwa secara umum organisasi mempunyai lima karakteristik utama, yakni (a) unit/entitas sosial,(b) beranggotakan minimal dua orang, (c) berpola kerja yang terstruktur, (d) mempunyai tujuan yang ingin dicapai dan (e) mempunyai identitas diri. Penjelasan masingmasing karakteristik adalah sebagai berikut : 1. Unit/entitas sosial Organisasi adalah rekayasa sosial hasil karya manusia (man-made) yang bersifat tidak kasat mata (intangible) dan abstrak sehingga organisasi sering disebut sebagai artificial being. Oleh karena sifatnya tersebut, organisasi dengan demikian lebih merupakan realitas sosial ketimbang sebagai realitas fisik. Meski bukan sebagai realitas fisik, bukan berarti bahwa organisasi tidak membutuhkan fasilitas fisik. Fasilitas fisik seperti gedung, peralatan kantor maupun mesin-mesin masih tetap dibutuhkan (meski tidak harus dimiliki) karena dengan fasilitas fisik inilah sebuah organisasi bisa melakukan kegiatannya. Di samping itu, dari fasilitas fisik ini pula orang luar mudah mengenali adanya entitas sosial. Meski begitu tidak berarti pula bahwa hanya dengan semata-mata merujuk pada keberadaan fasilitas fisik kita bisa mendefinisikan adanya sebuah organisasi. Sebagai contoh, sebelum ditutup pemerintah, Bank BHS bisa disebut sebagai
Pengantar Manajemen - 5 organisasi karena merupakan realitas sosial. Namun, setelah itu meski gedung-gedungnya masih berdiri megah dan logo BHS masih menempel di gedung tersebut Bank BHS sebagai realitas sosial sudah berakhir dan yang tinggal hanyalah realitas fisik yang tidak lagi bisa disebut sebagai organisasi. Sebagai entitas sosial, organisasi umumnya didirikan untuk jangka waktu yang relatif lama bisa berumur puluhan tahun atau ratusan tahun bahkan bisa mencapai waktu yang tidak terbatas. Keberadaan sebuah organisasi tidak terkait dengan masih ada/tidaknya pendiri organisasi tersebut. Sekalipun para pendiri sudah tidak lagi terlibat dengan organisasi karena meninggal dunia atau karena alasan lain, tidak menyebabkan organisasi tersebut dengan sendirinya bubar. Sebagai contoh, Matsushita Electric Industrial (MEI) – perusahaan elektronik terkenal dari Jepang yang didirikan pada tahun 1930-an sampai sekarang masih eksis meski pendirinya Kenosuke Matsushita sudah lama meninggal dunia. Organisasi kadang-kadang juga sengaja didirikan untuk jangka waktu tertentu. Kegiatan sebuah proyek atau kepanitiaan misalnya merupakan beberapa jenis organisasi yang mempunyai umur terbatas misalnya panitia pesta pernikahan, panitia Penyelenggaraan Pekan Olahraga Nasional (PON) yang dapat segera dibubarkan manakala kegiatan telah selesai dikerjakan.
6 - Pengantar Manajemen 2. Beranggotakan minimal dua orang Sebagai hasil karya cipta manusia, organisasi bisa didirikan oleh seseorang yang mempunyai kemampuan, pengetahuan, dan sarana lainnya. Kadang-kadang juga didirikan oleh dua orang atau lebih yang sepakat dan mempunyai ide yang sama untuk mendirikan organisasi. Tanpa melihat siapa yang mendirikan atau berapa pun banyaknya pendiri sebuah organisasi, yang pasti manusia dianggap sebagai unsur utama dari organisasi. Tanpa keterlibatan manusia sebuah entitas sosial tidak bisa dikatakan sebagai organisasi. Bahkan secara ekstrim bisa dikatakan bahwa tidak ada satu pun organisasi yang tidak melibatkan manusia dalam kegiatannya. Artinya keterlibatan manusia dalam organisasi adalah sebuah keharusan. Istilah populernya adalah organization is by people for people – organisasi didirikan oleh manusia untuk kepentingan manusia. Namun, untuk dikatakan sebagai organisasi, seseorang tidak bisa bekerja sendirian, misalnya hanya dibantu mesin-mesin atau robot, tetapi harus melibatkan orang lain – satu orang, dua orang, tiga orang atau lebih yang bekerja sama dalam satu ikatan, baik dalam ikatan fisik – tempat kerja yang sama ataupun dalam satu jaringan kerja. Dengan kata lain, salah satu persyaratan agar sebuah entitas sosial disebut organisasi adalah harus beranggotakan dua orang atau lebih agar kedua orang tersebut bisa saling kerja sama, melakukan pembagian kerja
Pengantar Manajemen - 7 dan agar terdapat spesialisasi dalam pekerjaan. 3. Berpola kerja yang terstruktur Prasyarat bahwa organisasi harus beranggotakan minimal dua orang menegaskan bahwa berkumpulnya dua orang atau lebih belum dikatakan sebagai organisasi manakala berkumpulnya dua orang atau lebih tersebut tidak terkoordinasi dan tidak mempunyai pola kerja yang terstruktur. Sebagai contoh, ketika terjadi kebakaran di sebuah kampung, biasanya para tetangga secara sukarela membantu memadamkan kebakaran tersebut. Ada di antara mereka yang mengambil air, menyelamatkan barang-barang dari amukan api, menolong orang dari jebakan api, menyiramkan air ke tempat yang terbakar atau bahkan ada sebagian orang yang hanya sekadar melihat kejadian dan mungkin ada wartawan yang meliput kejadian tersebut. Berkumpulnya beberapa orang tetangga dalam kaitannya dengan upaya mereka untuk memadamkan kebakaran, belum cukup untuk mengatakan bahwa kegiatan tersebut adalah organisasi paling tidak karena mereka sekadar bekerja bersama-sama bukan bekerja sama dengan pola kerja yang terstruktur. 4. Mempunyai tujuan Organisasi didirikan bukan untuk siapa-siapa dan bukan tanpa tujuan. Manusia adalah pihak yang paling berkepentingan terhadap didirikannya sebuah organisasi. Organisasi didirikan karena
8 - Pengantar Manajemen manusia sebagai makhluk sosial, sukar untuk mencapai tujuan individualnya jika segala sesuatunya harus dikerjakan sendiri. Kalau toh dengan bekerja sendiri tujuan individual tersebut bisa dicapai, tetapi akan lebih efisien dan efektif jika cara pencapaiannya dilakukan dengan bantuan orang lain melalui sebuah organisasi. Artinya, tujuan didirikannya sebuah organisasi adalah agar sekelompok manusia yang bekerja dalam satu ikatan kerja lebih mudah mencapai tujuannya ketimbang mereka harus bekerja sendiri-sendiri. Dalam hal ini harus dipahami bahwa meski ada kerja sama di antara sekelompok orang dalam satu ikatan kerja tetapi tidak bisa diinterpretasikan bahwa tujuan mereka sama. Ada kemungkinan tujuan masing-masing individu berbeda, tetapi kesediaan mereka berada dan bergabung dalam sebuah organisasi menunjukkan atau dianggap bahwa mereka mempunyai kesepakatan untuk saling membantu dalam mencapai satu set tujuan baik tujuan masing-masing individu (tujuan anggota organisasi) maupun tujuan organisasi itu sendiri (tujuan para pendiri organisasi). 5. Mempunyai identitas diri Ketika sepotong besi dipadukan dengan besi lain maka perpaduan besi tersebut bisa menjadi sebuah mesin yang berbeda dengan mesin lainnya. Jika beberapa suara diaransir maka jadilah sebuah lagu yang berbeda dengan lagu lainnya. Demikian juga jika sekelompok manusia diorganisir untuk
Pengantar Manajemen - 9 melakukan kegiatan maka jadilah sekelompok manusia tersebut entitas sosial yang berbeda dengan entitas sosial lainnya. Sebuah mesin mudah dibedakan dengan mesin lainnya melalui tampilan fisiknya, sebuah lagu berbeda dengan lagu lainnya melalui nada suaranya, namun tidak demikian dengan organisasi. Perbedaan satu entitas sosial dengan entitas sosial lainnya sulit untuk ditengarai karena beberapa alasan. Pertama sifat organisasi yang intangible dan abstrak menyulitkan seseorang untuk melihat atau menyentuh organisasi. Kedua, organisasi sebagai subsistem dari sistem sosial yang lebih besar memungkinkan para anggotanya saling berinteraksi dengan anggota masyarakat di luar organisasi. Bahkan ketiga, sering terjadi bahwa seseorang menjadi anggota lebih dari satu organisasi sehingga batasan organisasi seolah-olah menjadi kabur kalau batasan tersebut hanya dilihat dari keanggotaan seseorang. Meski demikian bukan berarti sebuah organisasi tidak mempunyai batasan dan identitas diri. Identitas diri sebuah organisasi secara formal misalnya bisa diketahui melalui akte pendirian organisasi tersebut yang menjelaskan siapa yang menjadi bagian dari organisasi dan siapa yang bukan, kegiatan apa yang dilakukan, bagaimana organisasi tersebut diatur atau siapa yang mengaturnya. Di samping itu, organisasi juga dapat diidentifikasikan melalui variabel yang sifatnya
10 - Pengantar Manajemen informal dan sulit dipahami tetapi keberadaannya tidak diragukan. Variabel tersebut biasa disebut sebagai budaya. Seorang antropolog dari Filipina – F, Landa Jocano bahkan menegaskan bahwa sekelompok orang yang bekerja sama tidak akan dikatakan sebagai organisasi manakala kelompok tersebut tidak mempunyai budaya. Jadi, budaya dalam hal ini dianggap sebagai variabel yang menjadi karakteristik sebuah organisasi dan membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lainnya. C. Organisasi Tradisional dan Modern 1. Teori Organisasi Tradisional Teori organisasi Tradisional telah mempengaruhi filsafat manajemen dan tahun 1900 sampai tahun 1950. Ia bersumber pada ide-ide Adam smith (tahun 1776. Akan tetapi, baru sejak tahun 1900 falsafah teori tradisional dalam bentuk lebih lengkap disesuaikan oleh Taylor, Fayol, dan Weber yang berkaitan dengan aspek-aspek pembagian kerja, hirakhi ketat, standar, prestasi pekerjaan agar sasaran-sasaran perusahaan dapat dicapai. Menurut organisasi tradisional, organisasi dipandang sebagai sebuah sistem tertutup dimana semua variabel diperhatikan dan berada dibawah pengendalian pihak manajemen. Teori tradisional itu membawa hasil nyata dalam praktik yang terjadi kenaikan pruduktipitas yang berarti, yang sangat
Pengantar Manajemen - 11 dibutuhkan pada masa itu.Tetapi suatu hal pokok bahwa teori organisasi tradisional mengabaikan faktor manusia. Nasib para pegawai atau karyawan tidak diperhatikan (mereka seakan-akan dianggap sebagai bagian dari mesin). Seperti mesin apabila onderdil mesinnya rusak maka dapat diganti. Hasil produksi (output) dicapai dengan pengorbanan manusia yang terlampau besar. Dalam organisasi diberlakukan peraturan-peraturan ketat, prosedurprosedur ketat, hirarkhi yang kuat, tiap pekerjaan diterisolasi dari teman-teman sekerjanya. Akibat dari semua itu buruh makin banyak absen, kualitas yang dihasilkan makin merosot dan para pekerja makin terasing dari pekerjaan mereka. Timbul macam-macam komflik-komflik. Gejalagejala tersebut dibalas olah pihak manajemen daengan cara-cara yang makin ketat. Kekeliruan pihak manajemen adalah pihak manajemen hanya menanggapi gejala-gejalanya saja tetapi bukan sebab-sebab yang menimbulkan masalah tersebut. Hasil pendekatan menurut teori organisasi tradisional adalah ketidak puasan dalam pekerjaan. Manusia dikorbankan untuk kepentungan produksi. 2. Teori Organisasi Modern Teori organisasi modern terkadang dihubungan dengan perilaku, situasi, dan sistem. Teori modern melihat semua unsur dalam organisasi dianggap sebagai satu kesatuan. Teori modern melihat bahwa organisasi bukanlah suatu sistem yang tertutup berkaitan dengan sistem yang stabil, organisasi
12 - Pengantar Manajemen adalah suatu sistem terbuka bila organisasi ingin mempertahankan kelangsungan hidupnya dan dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Teori modern adalah multi disiplin dengan sumbangan dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan, berinteraksi dengan bagian-bagian dan fungsi-fungsi dalam organisasi ataupun dengan organisasi lain dan lingkungannya. Organisasi klasik menekankan pada pencapaian efisiensi dan efektivitas organisasi, dengan menekankan pada analisis dan deskripsi organisasi melalui konsep koordinasi dan vertikal. Organisasi dan lingkungan yang dinamis serta didukung teknologi memerlukan konsep sistem bagi operasi atau proses organisasi, sehingga diperlukan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, komunikasi, motivasi, dan integrasi demi kesuksesan operasi tujuan-tujuan organisasi. Organisasi memiliki kerja yang sangat kompleks, dinamis, multi level, multi demensional, multi variable, dan probabilistik. Organisasi terdiri dari antar hubungan bagian-bagian sistem, sebagai sistem organisasi terdiri dari: unsur struktur, unsur proses, dan unsur perilaku organisasi. Teori modern yang lebih dinamis seperti yang dikatakan Ludwig von Bertalanffy seorang ahli biofisiologi Jerman mengambil konsep ‚organisasi‛ yang dikembangkan ahli-ahli biologi pada semua jenis sistem secara umum. Gagasan Bertalanffy berkembang dengan pesat, ia mengatakan bahwa setiap satuan atau unit
Pengantar Manajemen - 13 apapun (unit biologis, sosial, kultural, politik, ekonomi dll) dapat didekati dengan pendekatan organik sebagai ‚system‛. Latihan Soal 1. Bagaimana hubungan antara organisasi dengan manusia dan manajemen? 2. Mengapa manusia membutuhkan organisasi 3. Apa saja ciri-ciri organisasi? 4. Apa saja karakteristik organisasi?
14 - Pengantar Manajemen BAB II FUNGSI MANAJEMEN
Pengantar Manajemen - 15 A. Pengertian Manajemen Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen berasal dari bahasa perancis kuno―mé nagement ‖, yang berarti seni melaksanakan dan mengatur ‖.Istilah manajemen juga berasal dari kata management (Bahasa Inggris) yang berasal dari kata ―to manage‖ yang artinya mengurus atau tatalaksana. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI): Manajemen adalah (1) orang yg mengatur pekerjaan atau kerja sama di antara berbagai kelompok atausejumlah orang untuk mencapai sasaran; (2) orang yg berwenang dan bertanggung jawabmembuat rencana, mengatur, memimpin, dan mengendalikan pelaksanaannya untukmencapai sasaran tertentu. Pengertian manajemen menurut Oxford adalah ‚the process of dealing with orcontrolling people or things‛
16 - Pengantar Manajemen (proses berurusan dengan atau mengendalikan orang atau benda). Dalam Encylopedia Of The Social Sciences dikatakan bahwa Manajemen adalah suatu proses dengan proses mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu di selenggarakan dan di awasi. Jika kita meninjau dari literatur manajemen, kita akan menemukan istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu : 1. Manajemen sebagai suatu proses, 2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, 3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science). B. Alasan-Alasan Dibutuhkan Manajemen Dalam Organisasi Alasan utama manajemen itu dibutuhkan dalam suatu organisasi atau usaha: 1. Untuk memudahkan pencapaian tujuan, baik tujuan organisasi maupun tujuan pribadi. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan juga tujuan individu yang ada dalam organisasi tersebut. Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha
Pengantar Manajemen - 17 pencapaian tujuan menjadi lebih mudah. Ada empat tujuan manajemen dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut: a. Tujuan Sosial Tujuan sosial manajemen adalah agar organisasi atau perusahaan bertanggungjawab secara sosial dan etis terhadap keutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan dampak negatifnya. b. Tujuan Organisasional Tujuan organisasional adalah sasaran formal yang dibuat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. c. Tujuan Fungsional Tujuan fungsional adalah tujuan untuk mempertahankan kontribusi pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi d. Tujuan Individual Tujuan individual adalah tujuan pribadi dari tiap anggota organisasi atau perusahaan yang hendak mencapai melalui aktivitasnya dalam organisasi. 2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuantujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi seperti: pimpinan, pegawai, pelanggan, serikat kerja, pemilik dan karyawan, maupun pelanggan, konsumen, suplier, serikat pekerja, asosiasi perdagangan, pemerintah dan masyarakat.
18 - Pengantar Manajemen 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Banyak cara untuk mengukur hasil kerja suatu organisasi dan salah satu yang umum adalah efisiensi dan efektivitas. a. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, dengan perbandingan antara sumber daya yang digunakan, berdasarkan perhitungan ratio atau perbandingan terbaik antara output dan input artinya beberapa ouput yang dihasilkan dalam proses dibandingkan dengan input yang masuk. Singkatnya makin besar output yang dihasilkan dan semakin kecil input yang diperlukan maka semakin efisien. Jadi, seorang manajer dikatakan efisien apabila ia mampu mencapai hasil yang lebih tinggi, dibanding dengan masukan-masukan yang digunakan (tenaga kerja, uang, bahan, mesin-mesin dan waktu). Efisensi organisasi mungkin lebih mudah terjadi jika ada keterlibatan warga Negara dalam kerja pemerintahan. Efisiensi saja tidak cukup tetapi juga responsiveness to concern of citizents. Efisiensi menghendaki adanya mekhanisme rasional dalam organisasi. Sedangkan sebelum pejabat memutuskan sesuatu memerlukan informasi yang lengkap (komprehensif), benarkah ini sudah terpenuhi. Dan benarkah bahwa keputusan itu sudah mengakomodasi kepentingan organisasi dan kepentingan partisipan.
Pengantar Manajemen - 19 Efisiensi menyangkut pertimbangan tentang keberhasilan organisasi pelayanan publik mendapatkan laba, memanfaatkan faktor-faktor produksi serta pertimbangan yang berasal dari rasionalitas ekonomis. Apabila diterapkan secara objektif, kriteria, seperti likuiditas, solvabilitas, dan rentabilitas merupakan kriteria efisiensi yang relevan. Efisien jika output > daripada input (hasil lebih besar daripada pengorbanan). b. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Atau dengan kata lain seorang manajer dapat dikatakan efektif apabila dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode yang tepat untuk mencapai tujuan. Efektivitas adalah sejauh mana output yang dihasilkan dapat memenuhi sasaran dan tujuan manajemen, dimana ukuran efektivitas hampir selalu digunakan untuk menggambarkan kesesuaian rencana dengan realisasi. Menurut ahli manajemen Peter Drucker: efektivitas ialah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things), sedang efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right). Oleh karena itu, menurut beliau, bagi para manajer pertanyaan yang paling penting adalah: Bukan bagaimana melakukan pekerjaan dengan benar untuk dilakukan dan memusatkan
20 - Pengantar Manajemen sumber daya dan usaha pada pekerjaan tersebut. Contoh: Seorang manajer yang bersikeras untuk memproduksi mobil yang besar, sedang permintaan masyarakat justru pada mobil-mobil yang kecil, maka itu adalah manajer yang tidak efektif, meskipun produksi mobil-mobil yang besar tersebut dilakukan dengan efisien. Apakah tujuan dari didirikannya organisasi pelayanan publik tersebut erat kaitannya dengan rasionalitas teknis, nilai, misi, tujuan organisasi, serta fungsi agen pembangunan. Proses-proses dari lembaga dengan menggunakan sumber-sumber yang tersedia dapat menghasilkan sesuai dengan apa yang digariskan. Efektivitas berkaitan dengan seberapa jauh sasaran telah tercapai, dan efisiensi menunjukkan bagaimana mencapainya, yakni perbandingan biaya, usaha, dan pengorbanan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai. Efektif jika sasaran organisasi tercapai (bedakan dengan tujuan). Bisa terjadi tujuan kegiatan tercapai tetapi tidak tepat sasaran. C. Fungsi dan Proses Manajemen Proses manajemen mencakup kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Kata proses ditambahkan untuk mengartikan kegiatan
Pengantar Manajemen - 21 yang dilakukan dengan cara sistematis dan kegiatan tersebut dilakukan oleh manajer pada semua tingkat. Fungsi manajemen adalah proses dari langkah-langkah mulai dari perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi. Banyak pandanganpandangan yang berbeda dari para ahli mengenai rumusanrumusan fungsi-fungsi manajemen, di sini penulis mengambil pandangan dari seorang ahli bernama George R. Terry. Sesuai dengan bukunya yang berjudul ‘’principles of manajement‛ Terry memberikan pendapat bahwa fungsi manajemen meliputi 4 (empat) elemen penting yang disingkat dengan istilah POAC. 1. Planning (Perencanaan) Sesuatu yang memberikan pedoman, garis besar serta tujuan disebut dengan perencanaan, sebuah perencanaan dalam sebuah organisasi menjadi suatu rencana yang berisikan tentang perumusaanperumusan yang akan diimplementasikan yang tentu saja tujuan akhir dari sebuah rencana adalah jalan untuk menuju visi perusahaan tercapai. Oleh sebab itu perencanaan merupakan tahap awal dalam manajemen. a. Karakteristik perencanaan Perencanaan yang ideal sedikitnya memiliki ciri-ciri: 1) Perencanaan yang dibuat harus masuk akal (Rasional) karena sebuah rencana akan dikatakan logis apabila perencaan tersebut masuk akal sehat manusia.
22 - Pengantar Manajemen 2) Perencanaan yang dibuat tidak kaku (fleksibel), artinya sebuah perencaan harus bisa diterima dan dikerjakan oleh siapapun sehingga pelaksanaannya berjalan lancar sesuai harapan perusahaan atau organisasi. Sebuah perencanaan yang baik adalah perencanaan yang (continue) artinya sebuah organisasi atau perusahaan apabila ingin maju dan terus berkembang tentu saja harus terus menerus menyusun perencanaan agar dapat dievaluasi rencana sudah berjalan, sehingga dapat diperbaiki rencana yang belum sempurna agar lebih baik lagi. b. Ketidakberhasilan suatu rencana: Suatu perencanaan tidak akan berjalan lancar atau tidak berhasil karena : 1) Suatu rencana yang dibuat tidak memikirkan pandangan jauh kedepan hanya mengejar perencanaan cepat selesai biasanya ini salah satu contoh suatu perencanaan tidak berhasil atau perencanaan tidak berjalan lancar karena perhitungan. 2) Pemberian wewenang yang tidak sesuai dengan prosedur atau struktur organisasi sehingga menimbulkan tumpang tindih tugas dan tanggung jawab, tentu saja hal ini menyebabkan perencanaan tidak berjalan lancar. 3) Kurangnya modal usaha akibat perubahanperubahan kebijakan- kebijakan pemerintah, pengaruh iklim yang tidak menentu hal ini bisa
Pengantar Manajemen - 23 menyebabkan berkurangnya modal usaha. 4) Suatu perencanaan yang sudah tersusun sangat baik sekalipun belum tentu dalam implementasinya berjalan dengan baik karena tergantung dari pelaksanaan perencanaan tersebut. 5) Dukungan masyarakat sangat diperlukan dalam suatu perencanaan, karena masyarakat dapat memberikan dampak yang sangat besar dalam perencanaan suatu organisasi seperti pastisipasi masyarakat. 2. Pengorganisasian (organizing) Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas, pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang, pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Suatu perusahaan amat sangat bermanfaat banyak, khususnya dilingkungan organisasi tersebut dan harus mempunyai : a. Pencapaian sesuai dengan harapan. b. Pembagian tugas dan tanggungjawab yang jelas. c. Peraturan-peraturan yang mudah dipahami dan dilaksanakan. d. Tersedianya sumber daya manusia, prasarana yang tekhnologi yang mendukung jalannya suatu organisasi.
24 - Pengantar Manajemen Organisasi mempunyai dua macam pengertian yang dapat dibedakan menjadi: a. Organisasi sebagai alat manajemen Dalam pengertian diatas yang dimaksud dengan organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai wadah/tempat sumberdaya manusia mampu bergerak bebas dalam pelaksanaan fungsi dari penggorganisasian. b. Organisasi sebagai fungsi manajemen Dalam pengertian orgabnisasi sebagai fungsi manajemen yang dimaksud adalah sebuah organisasi harus mampu memberikan ruang gerak yang fleksibel dan dinamis dalam pelaksanaan fungsi manajemen yang berlaku dalam suatu organisasi. 3. Penggerakan (actuating) Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja.Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan. Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.
Pengantar Manajemen - 25 4. Controlling (pengawasan) Mc. Farland berpendapat bahwa ‚pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan‛. Jadi dapat kita simpulakn bahwa pengawasan adalah tindakan untuk memastikan apakah sesuatu rencana perusahaan sudah berjalan sesuai dengan prosedur perusahaan, atau pelaksanaan suatu perencanaan sesuai dengan rencana perusahaan. Berikut ini adalah kegunaan dari pengawasan antara lain: a. Menumbuhkan rasa memiliki perusahaan sehingga timbul tanggung jawab yang tinggi dalam menjalankan tugas dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dijalani. b. Untuk mendidik para karyawan agar mampu melaksanakan rencana perusahaan sesuai dengan yang telah ditentukan. c. Untuk menghindari penyalahgunaan, kesalahan dan kerugian perusahaan. d. Memperbaiki sistem yang salah dalam perusahaan atau prosedur yang salah dalam suatu organisasi. Macam-macam pengawasan dalam suatu organisasi: a. Internal controlling, pengawasan jenis ini
26 - Pengantar Manajemen adalah pegawasan yang dilakukan didalam lingkungan organisasi yang dilaksanakan oleh satuan unit/devisi perusahaan yang ditunjuk sebagai pengawasan suatu organisasi tersebut, contoh devisi ini adalah devisi internal audit. b. Eksternal controlling, pengawasan jenis ini adalah pengawasan yang dilakukan diluar lingkungan oragnisasi, biasanya adalah pemerintah yang memberikan tugas khusus kepada satuan unit untuk mengawasi suatu organisasi contohnya adalah pengawasan yang dilakukan oleh konsultan pengawas. c. Preventif controlling, pengawasan jenis ini adalah pengawasan yang dilakukan yang sifatnya mencegah terjadinya kesalahan sebelum dikalukan pengawasan yang selanjutnya. Bentuk-bentuk pengawasan yang dilakukan yaitu: a. Membuat kebijakan-kebijakan perusahaan yang berubungan dengan sistem prosedur suatu perusahaan termasuk penyusunan tugas dan tanggungjawab. b. Membuat panduan/ pedoman dalam susunan kerja secara manual c. Mencatat susunan tugas dan tanggungjawab dari susunan tugas terendah sampai tertinggi. d. Membuat sistem organisasi yang sesuai untuk menunjang kegiatanorganisasi.
Pengantar Manajemen - 27 e. Membuat sistem punishment agar karyawan bekerja berpedoman pada prosedur yang ditetapkan. f. Represif Controlling Represif Controlling yaitu jenis pengawasan dilakukan apabila selesai dikerjakan, tujuan pengawasan ini adalah memastikan apakan semua berjalan sesuai dengan rencana perusahaan. D. Peran dan Ketrampilan Seorang Manajer Adapun persyaratan yang harus dimiliki oleh seorang manajer, di antaranya seorang manajer harus memiliki keterampilan manajerial (manajerial skills) yang berupa keterampilan teknis (technical skill), keterampilan hubungan antara manusia (human skill) dan keterampilan konseptual (conceptual skill). Apakah seorang manajer lebih dituntut untuk memiliki keterampilan konseptual, hubungan antarmanusia atau teknikal, sangat bergantung pada level manajerialnya. Seseorang yang berada di puncak organisasi tentu saja dituntut untuk memiliki keterampilan konseptual lebih banyak ketimbang keterampilan teknis. Demikian sebaliknya bagi manajer bawah seharusnya lebih banyak memiliki keterampilan teknis. Keterampilan yang Dibutuhkan untuk lasing-masing level manajerial :
28 - Pengantar Manajemen 1. Keterampilan teknis Keterampilan teknis adalah kemampuan seseorang untuk mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang dimilikinya, khususnya pengetahuan yang sangat khusus atau spesialis. Akuntan, insinyur, dan dokter adalah beberapa contoh profesi yang memerlukan keahlian khusus dan keterampilan teknis. Keterampilan ini biasanya diperoleh melalui pendidikan formal yang sangat intensif di bidangnya. Namun, tidak semua keterampilan teknis diperoleh seseorang melalui pendidikan formal, kadang-kadang melalui pengalaman kerja yang panjang dan menekuni satu bidang pekerjaan tertentu seseorang dapat memperoleh dan mengembangkan keterampilan teknis. Seorang manajer tentunya dituntut untuk mempunyai keterampilan teknis agar kegiatan organisasi bisa berjalan lebih efektif. 2. Keterampilan hubungan antarmanusia Kemampuan untuk bekerja sama, memahami, dan memotivasi orang lain merupakan keterampilan hubungan antarmanusia yang harus dimiliki oleh seorang manajer. Meskipun seorang manajer mempunyai keterampilan teknis yang tinggi tetapi tidak mempunyai keterampilan hubungan antarmanusia yang baik, misalnya tidak bisa berkomunikasi dengan baik, tidak bisa memotivasi orang lain, tidak bisa mendelegasikan pekerjaanpekerjaannya, tidak pernah bisa mendengarkan saran orang lain, tidak bisa mengatasi konflik dan
Pengantar Manajemen - 29 tidak bisa memahami kebutuhan orang lain maka manajer tersebut diperkirakan akan gagal dalam menjalankan perannya sebagai seorang manajer. 3. Keterampilan konseptual Seorang manajer harus mempunyai kesiapan dan kemampuan mental untuk menganalisis dan mendiagnosis masalah-masalah yang bersifat kompleks. Keterampilan manajer seperti ini disebut keterampilan konseptual. Sebagai contoh, ketika seorang manajer hendak mengambil keputusan maka ia harus bisa menemukan masalah yang tepat, menemukan beberapa alternatif untuk memecahkan masalah tersebut, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih alternatif terbaik sehingga keputusan yang diambilnya menguntungkan semua pihak, khususnya bagi organisasi yang berada di bawah kendalinya. Dalam hal ini, keterampilan teknis dan keterampilan hubungan antarmanusia saja dianggap tidak cukup jika manajer tersebut tidak bisa secara konseptual mengambil keputusan yang tepat.
30 - Pengantar Manajemen Latihan Soal 1. Mengapa manajemen diperlukan dalam mencapai tujuan organisasi? 2. Bagaimana hubungan manajer dengan manajemen? 3. Apa saja ketrampilan yang dibutuhkan seorang manajer? 4. Bagaimana ciri-ciri perencanaan yang ideal? 5. Apa saja karakteristik sebuah perencanaan?
Pengantar Manajemen - 31 BAB III PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
32 - Pengantar Manajemen A. Latar Belakang Masalah Manajemen Dalam setiap organisasi atau perusahaan, perbedaan pendapat sering kali disengaja atau dibuat sebagai salah satu strategi para pemimpin untuk melakukan perubahan. Perubahan tersebut dapat dilakukan dengan menciptakan sebuah konflik. Akan tetapi, konflik juga dapat terjadi secara alami karena adanya kondisi obyektif yang dapat menimbulkan terjadinya konflik. Seperti yang dikemukakan oleh Hocker dan Wilmot (Wirawan, 2010:8), konflik terjadi karena pihak-pihak yang terlibat konflik memiliki tujuan yang berbeda. Konflik bisa juga terjadi karena tujuan pihak yang terlibat konflik sama tapi cara untuk mencapainya berbeda Konflik merupakan masalah hubungan dalam komunikasi antarpribadi. Jika hubungan dalam komunikasi antarpribadi sudah tidak berjalan dengan baik, maka kemungkinan besar hubungan komunikasi dalam skala yang lebih besar tidak akan berjalan baik pula. Dalam komunikasi antarpribadi komunikan dan komunikator harus dapat memahami maksud atau pesan yang disampaikan supaya pesan yang diterima sama dengan pesan yang disampaikan. Perbedaan pesan yang diterima dengan pesan yang disampaikan inilah yang menjadi penyebab utama timbulnya konflik. Pada ilmu manajemen konflik didefinisikan sebagai interaksi antara dua atau lebih pihak yang satu sama lain saling bergantung namun terpisahkan oleh perbedaan tujuan dimana salah satu dari pihak-pihak tersebut menyadari perbedaan tersebut dan melakukan suatu
Pengantar Manajemen - 33 tindakan terhadap konflik tersebut. Manajemen konflik merupakan serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku maupun pihak luar dalam suatu konflik. Manajemen konflik termasuk pada suatu pendekatan yang berorientasi pada proses yang mengarahkan pada bentuk komunikasi (termasuk tingkah laku) dari pelaku maupun pihak luar dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan (interests) dan interprestasi. Sebagai manusia tidak mungkin bisa menghindarkan konflik, karena hadirnya konflik sebagai akibat interaksi dengan orang lain. Dalam setiap organisasi terdapat unsur-unsur konflik, yang perlu dipertimbagkan adalah bagaimana mengelola konflik tersebut sehingga tidak memberikan dampak negatif. Konflik identik dengan pertentangan atau perselisihan, oleh karena itu sering dinilai sebagai suatu hal yang negatif dan merugikan padahal konflik adalah bagian proses sosial yang wajar dan tidak mungkin dihindari, untuk pihak manajemen perusahaan tidak perlu menghilangkan semua konflik, hanya konflik yang menimbulkan gangguan tercapainya tujuan perusahaan saja yang perlu dihindari. Kadang suatu konflik muncul akan menciptakan suatu perbaikan bagi keadaan yang sebelumnya. B. Teori Manajemen Klasik Pionir Teori Manajemen Klasik Robert Owen (1771— 1858) merupakan manajer dan pemilik beberapa pabrik kapas (cotton) di Inggris. Pada waktu itu, kondisi kerja di pabrik sangat buruk. Owen sampai pada kesimpulan bahwa manajer harus menjadi pembaru (reformer). Ia
34 - Pengantar Manajemen melihat peranan pekerja yang cukup penting sebagai aset perusahaan. Pekerja bukan hanya merupakan input, tetapi merupakan sumber daya perusahaan yang signifikan. Selanjutnya, dia memperbaiki kondisi kerja pekerjanya dengan mendirikan perumahan (tempat tinggal) yang lebih baik. Ia mendirikan toko tempat pekerja bisa membeli barang kebutuhan di toko tersebut dengan harga murah. Mengurangi jam kerja menjadi 10,5 jam per hari dari sebelumnya sekitar 15 jam sehari dan menolak pekerja di bawah umur 10 tahun. Owen berpendapat, dengan memperbaiki kondisi kerja atau investasi pada sumber daya manusia, perusahaan dapat meningkatkan output dan juga keuntungan. Manajer lain pada waktu itu lebih senang melakukan investasi pada sisi teknis, seperti investasi pada mesin, dan melupakan perbaikan/investasi pada sumber daya manusia. Di samping itu, Owen memperkenalkan sistem penilaian terbuka dan dilakukan setiap hari. Dengan cara semacam itu, manajer diharapkan bisa melokalisasi masalah yang ada dengan cepat. Cara semacam itu juga membuat pekerja yang berprestasi menjadi bangga karena namanya dikenalkan ke pekerja lain. Cara semacam itu mendorong sistem feedback yang banyak dibicarakan pada masa-masa berikutnya: Charles Babbage (1792—1871) Babbage merupakan profesor matematika di Inggris. Dengan latar belakang kuantitatifnya, ia percaya bahwa prinsip-prinsip ilmiah dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi produksi, produktivitas naik, dan biaya operasi turun. Kontribusinya terlihat dari bukunya On the Economy of Machinery and Manufactures. Ia menganjurkan
Pengantar Manajemen - 35 pembagian kerja (division of labor) sehingga kerja atau operasi setiap pabriknya bisa dianalisis secara terpisah. Dengan cara semacam itu, training bisa dilakukan dengan lebih murah. Pekerja yang melakukan pekerjaan yang sama secara berulang-ulang akan semakin terampil dan berarti semakin efisien. Dia percaya bahwa metode kuantitatif bisa digunakan untuk menganalisis persoalan perusahaan, seperti untuk mengefisienkan penggunaan bahan baku atau fasilitas lain. Dengan ide-ide semacam itu, Babbage merupakan pionir manajemen ilmiah. C. Teori Manajemen Ilmiah Teori manajemen ilmiah muncul karena kebutuhan meningkatkan produktivitas. Pada awal abad ke-20, perusahaan raksasa bermunculan, sedangkan penawaran tenaga kerja relatif kurang. Pendahulu-pendahulu teori manajemen juga membantu memunculkan manajemen ilmiah. Frederick Winslow Taylor (1856- 1915) disebut sebagai bapak manajemen ilmiah. Taylor memfokuskan perhatiannya pada studi waktu untuk setiap pekerjaan (time and motion study). Di sebuah pabrik baja di Philadelphia, Taylor melihat pekerja yang melakukan praktik soldiering sengaja memperlambat pekerjaan, lebih rendah dibandingkan dengan kemampuan yang sebenarnya. Taylor kemudian mengembangkan analisis kerja. Pekerjaan dipecah-pecah ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil. Waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut ditentukan (biasanya dengan melihat waktu yang dipakai oleh pekerja yang baik). Metode yang terbaik dan tercepat
36 - Pengantar Manajemen untuk melakukan pekerjaan tersebut dipelajari. Taylor kemudian memperkenalkan sistem pembayaran differential (differential rate system). Dengan sistem tersebut, karyawan akan memperoleh kenaikan upah apabila berhasil melampaui standar yang telah ditentukan. Kenaikan upah tersebut dihitung secara teliti berdasarkan perkiraan kenaikan keuntungan perusahaan karena kenaikan produksi tersebut. Upah menjadi fair karena ditentukan secara ilmiah. Sehingga perusahaan maupun pekerja akan sama-sama memperoleh keuntungan. Pekerja yang tidak efisien tidak perlu takut kehilangan pekerjaan karena penawaran tenaga kerja pada waktu itu masih kurang. Karena teorinya tersebut, Taylor kemudian bekerja menjadi konsultan di beberapa perusahaan. Taylor merasa dapat mengaplikasikan idenya dengan lebih efektif dan melaporkan bahwa banyak perusahaan yang sukses dengan menggunakan metodenya. Sebagai contoh, di suatu pabrik, dengan menganalisis dan memecah pekerjaan, dapat ditemukan metode yang lebih baik. Pekerja dapat dikurangi dari 120 menjadi hanya 35 orang. Jam kerja dikurangi dari 10,5 jam menjadi 8,5 jam. Akurasi kerja dapat meningkat dengan 2/3-nya. Upah naik 80 sampai 100 persen. Semangat kerja karyawan juga naik. Meskipun sukses menaikkan produktivitas, banyak tantangan yang muncul. Pekerja mulai takut diberhentikan apabila perusahaan menggunakan metode yang dikembangkan oleh Taylor. Tantangan terhadap Taylor menyebabkan pemogokan pada sebuah pabrik Watertown Arsenal di Massachussets, Amerika Serikat. Wakil rakyat (anggota kongres) memanggil Taylor meminta penjelasan
Pengantar Manajemen - 37 mengenai ide-idenya. Penjelasan Taylor ditulis dalam dua buku: Shop Management dan The Principles of Scientific Management. Manajemen ilmiah, menurut Taylor, didasarkan pada beberapa langkah atau prinsip sebagai berikut ini : 1. Mengembangkan ilmu (science) untuk setiap elemen pekerjaan dan untuk menggantikan metode perkiraan yang tanpa didasari ilmu (rule-of-thumb). 2. Memilih karyawan secara ilmiah dan melatih mereka untuk melakukan pekerjaan 3. Mengawasi karyawan untuk memastikan bahwa mereka mengikuti metode yang telah ditentukan untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Pengawasan dilakukan secara ilmiah. 4. Kerja sama antara manajemen dan pekerja ditingkatkan. Persahabatan antara keduanya juga ditingkatkan. Taylor berpendapat bahwa agar prinsip tersebut sukses, diperlukan revolusi mental yang menyeluruh, baik dari sisi manajemen maupun sisi pekerja. Daripada bertikai memperebutkan keuntungan yang ada, lebih baik keduanya memfokuskan peningkatan produktivitas dan keuntungan agar lebih besar. Keuntungan yang lebih besar akan menguntungkan semuanya. Taylor percaya bahwa manajemen ataupun pekerja mempunyai kepentingan yang sama untuk meningkatkan produktivitas. Frank B. Gilberth (1868—1924) dan Lillian Gilberth (1878—1972) merupakan suami istri yang mempunyai minat yang sama terhadap manajemen. Frank Gilberth melakukan studi pekerjaan tukang batu (bricklayer) dalam melakukan tiga hal yaitu mengajar tukang batu
38 - Pengantar Manajemen yang junior, bekerja cepat, dan kemudian sengaja memperlambat kerjanya. Setelah melakukan studi, Frank Gilberth mengajukan metode kerja yang lebih efisien. Metodenya mengurangi pergerakan fisik dari 18 jenis menjadi hanya lima jenis dan meningkatkan output 200-300 persen. Sukses tersebut mengarahkannya pada studi gerak dan kelelahan. Menurutnya, pergerakan yang dapat dihilangkan akan mengurangi kelelahan. Semangat kerja akan naik karena bermanfaat secara fisik pada karyawan. Lilian Gilberth memberikan kontribusi pada lapangan psikologi industri dan manajemen personalia. Tujuan akhir manajemen ilmiah adalah membantu pekerja mencapai potensi sepenuhnya sebagai seorang manusia. Keduanya mengembangkan rencana promosi tiga tahap yang ditujukan sebagai program pengembangan karyawan dan untuk menaikkan semangat kerja karyawan dengan cara : 1. Menyiapkan promosi 2. Melakukan pekerjaan 3. Melatih calon pengganti Menurut metode tersebut, seorang pekerja akan bekerja seperti biasa sambil menyiapkan promosi karier dan melatih calon penggantinya. Dengan demikian, pekerja menjadi pelaksana pelajar, yaitu menyiapkan karier yang lebih tinggi dan pengajar dalam arti mengajari calon penggantinya. Henry L. Gantt (1861— 1919) pernah bekerja dengan Taylor. Kemudian, dia bekerja sendiri dan melakukan perbaikan metode Taylor. Dia melakukan perbaikan metode penggajian Taylor (differential system) karena menurutnya metode tersebut kurang memotivasi pekerja. Setiap pekerja yang
Pengantar Manajemen - 39 dapat menyelesaikan beban kerja hari itu menerima 50 cents. Pengawas (supervisor) memperoleh bonus untuk setiap pekerja yang berhasil memenuhi standar kerja pada hari itu. Pengawas juga akan memperoleh bonus tambahan apabila semua karyawan dapat memenuhi standar yang telah ditentukan. Dengan insentif semacam itu, pengawas diharapkan akan melatih pekerja dengan lebih baik. Gantt juga memperkenalkan sistem penilaian terbuka yang merupakan ide Owen. Kemajuan pekerja dicatat dengan bagan kotak warna hitam apabila berhasil memenuhi standar dan warna merah apabila tidak bisa memenuhi standar. Gantt chart (bagan Gantt) kemudian populer dan digunakan untuk perencanaan, yaitu mencatat skedul (jadwal) pekerjaan tertentu. Sumbangan dan keterbatasan teori manajemen ilmiah memberikan beberapa sumbangan penting. Produksi massal merupakan salah satu perwujudan teori manajemen ilmiah. Barang diproduksi dengan cepat dan sebanyak-banyaknya, seperti proses produksi lini perakitan. Proses produksi semacam itu sangat efisien. Ide massalisasi semacam itu bahkan memengaruhi sektor lain, misalnya jasa. Rumah makan cepat saji (fast food restaurant), seperti McDonald, mengikuti ide proses produksi lini perakitan. Desain pekerjaan, pemilihan, dan pengembangan karyawan secara ilmiah juga merupakan hasil dari teori manajemen ilmiah. Manajemen ilmiah mendorong pendekatan rasional untuk memecahkan masalah. Pendekatan semacam itu mendorong pendekatan ilmiah pada manajemen dan mendorong pendekatan manajemen sebagai ilmu. Pendekatan semacam itu mendorong profesionalisme
40 - Pengantar Manajemen manajemen. Teori manajemen ilmiah mempunyai beberapa keterbatasan. Asumsi bahwa manusia (pekerja) akan berusaha memenuhi kebutuhan ekonomi dan fisiknya tidak selalu benar. Tujuan produktivitas atau keuntungan cenderung mengarah pada ekploitasi pekerja. Asumsi universalitas pendekatan manajemen ilmiah bahwa manajemen dapat dipakai untuk semua situasi dan di semua tempat tidak sepenuhnya tepat. Hal ini disebabkan ada beberapa pendekatan yang cocok untuk waktu/tempat tertentu, tetapi tidak cocok untuk waktu/tempat yang lain. Latihan Soal 1. Apa yang dimaksud teori manajemen ilmiah? 2. Apa yang dimaksud teori manajemen klasik?