Pengantar Manajemen - 91 2. Keragaman pandangan lebih banyak. Selain masukan yang banyak, kelompok dapat membawa serta heterogenitas mereka kedalam proses keputusan. Hal ini membuka peluang bagi lebih banyak pendekatan dan alternatip yang akan menjadi pertimbangan. 3. Penerimaan keputusan lebih besar. Banyak solusi yang ternyata gagal setelah keputusan diambil, karena orang – orang tidak dapat menerima hasil keputusan tersebut. Akan tetapi , bila orang yang akan dikenai oleh keputusan itu dan orang tersebut dapat ambil bagian dalam proses pembuatannya, maka mereka lebih cenderung untuk menerimanya, dan bahkan akan mendorong orang lain untuk menerimanya. 4. Legitimasi keputusan lebih kuat. Masyarakat kita menghargai metode – metode yang demokratis. Proses pengambilan keputusan kelompok yang konsisten dengan sikap demokratis dipandang lebih memiliki keabsahan dari pada keputusan yang dibuat oleh seorang individu. Kekurangan keputusan kelompok Disamping keunggulan–keunggulannya. Sudah barang tentu keputusan kelompok juga mengandung kelemahan. Beberapa kekurangan keputusan kelompok antara lain:
92 - Pengantar Manajemen 5. Memakan waktu. Untuk membentuk suatu kelompok sudah jelas membutuhkan waktu tersendiri. Proses interaksi yang terjadi begitu kelompok terbentuk juga sering sekali tidak efisien. Akhirnya kelompok membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencapai kesepakatan terhadap sebuah solusi dari pada yang dapat dilakukan seorang individu. Hal ini tentu saja membatasi kemampuan manajemen untuk bertindak cepat pada saat diperlukan. 6. Tekanan untuk sependapat. Keinginan anggota kelompok untuk diterima dan dipertimbangkan sebagai aset bagi kelompok akan mengakibatkan adanya penekanan pada pihak yang berbeda pendapat, dan mendorong persesuaian diantara sejumlah pandangan. Keadaan seperti ini juga mmendorong terjadinya pemikiran kelompok (groupthink) akan dimana tekanan kelompok mengarah pada menurunya efisiensi mental, minimnya uji realitas, dan kurangnya pertimbangan moral. 7. Dominasi oleh minoritas. Boleh jadi didominasi oleh satu atau beberapa anggota Jika koalisi dominasi ini juga terdiri anggota yang berkemampuan rendah dan menengah, maka efektifitas kelompok secara keseluruhan akan mengalami gangguan.
Pengantar Manajemen - 93 8. Tanggung jawab yang kabur. Anggota kelompok sama berbagi (share) tanggung jawab, tetapi tak jelas siapa yang bertanggung jawab, sedangkan pada keputusan kelompok tanggung jawab dari setiap anggota diabaikan G. Gaya dalam Pengambilan Keputusan Perilaku seseorang akan mendekati dalam melaksanakan pengambilan keputusan. Gaya kepemimpinan dan gaya hidup adalah dua diantara contoh gaya yang mempengaruhi didalam mengambil keputusan. Seperti halnya gaya atau perilaku kepemimpinan yang ditampilkan oleh seseorang didalam melakukan pengambilan keputusanpun bermacam – macam. Menurut Carl Jung ( 1923 ) seorang psikolog telah mengindentifikasikan empat fungsi dalam kaitanya dengan pengambilan keputusan, yaitu: 1. Sensing (Pengideraan), yaitu yang berkaitan dengan tendensi untuk mencari fakta, bersifat realistis, dan melihat sesuatu dalam perspektif yang obyektif. Karenanya fungsi ini menempatkan nilai yang tinggi pada fakta yang dapat divertivikasi oleh penggunaan panca indera , menyukai rutinitas dan presisi. 2. Intuiting (Intuisi), yaitu berkaitan dengan tendensi untuk mencoba menyingkap kemungkinan – kemungkinan baru guna mengubah cara menangani sesuatu. Menyukai situasi yang baru dan unik, tidak menyukai hal – hal yang bersifat rutin, detail dan presisi.
94 - Pengantar Manajemen 3. Thinking (Pemikiran) adalah tendensi untuk mencari hubungan sebab akibat yang sistematik untuk dianalisis secara utuh, dan membedakan dengan tegas antara yang benar dan yang salah, dan pemikiranya bertumpu pada proses kognitif. 4. Feeling (Perasaan), yaitu tendensi untuk mempertimbangkan bagaimana perasaan diri sendiri dan orang lain sebagai akibat dari keputusan – keputusan yang dibuat, dalam hal ini ada perbedaan – perbedaan antara yang baik dan buruk, bernilai dan tak bernilai.dan ia menggantungkan diri pada proses afektif. Latihan Soal 1. Apa saja factor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan manajer 2. Apa saja tipe-tipe pengambilan keputusan? 3. Apa saja tahap-tahap dalam pengambilan keputusan?
Pengantar Manajemen - 95 BAB VIII PENGORGANISASIAN
96 - Pengantar Manajemen A. Pengertian Struktur dan Desain Organisasi Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Definisi struktur organisasi menurut para ahli: 1. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284). 2. Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanismemekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169). 3. Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9). 4. Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128). Desain organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk pencapaian tujuan perusahaan. Definisi desain organisasi menurut para ahli: 1. Desain organisasi adalah struktur organisasi tertentu sebagai hasil dari berbagai keputusan dan tindakan para manajer (Ivancevich, Konopaske, dan Matteson, 2007:236). 2. Desain organisasi adalah keseluruhan rangkaian elemen struktural dan hubungan di antara elemen-
Pengantar Manajemen - 97 elemen tersebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total (Griffin, 2004:352). 3. Desain organisasi adalah sebuah proses memilih dan mengelola aspek-aspek struktural dan kultural yang dilakukan oleh para manajer sehingga organisasi mampu mengendalikan kegiatan apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan bersama (Wisnu dan Nurhasanah, 2005:11). B. Langkah-Langkah Dasar dalam Membuat Keputusan Pengorganisasian Langkah-langkah Dasar dalam membuat keputusan pengorganisasian : 1. Rumuskan atau definisikan persoalan atau permasalahan Sesuatu yang terjadi tidak sesuai dengan yang diinginkan atau diharapkan. Misalnya rendahnya laju pertumbuhan ekonomi, merosotnya penjualan suatu perusahaan, penerimaan devisa hasil ekspor belum maksimum, jumlah biaya transport belum minimum. 2. Kumpulan informasi yang relevan Setiap persoalan yang sudah lama atau baru saja timbul pasti ada faktor-faktor penyebabnya. Misalnya hasil penjualan merosot, faktor penyebabnya mungkin mutu barang kurang baik, harga terlalu tinggi, ada saingan, promosi tidak efektif, dan lain sebagainya. Memcahkan persoalan berarti suatu
98 - Pengantar Manajemen keputusan atau tindakan untuk menghilangkan faktorfaktor yang menyebabkan timbul-nya persoalan tersebut. Perlu dikumpulkan data atau informasi yang relevan artinya faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab timbulnya persoalan tersebut. 3. Cari alternatif tindakan Seperti kita ketahui memutuskan berarti memilih salah satu dari beberapa alternatif yang tersedia berdasarkan criteria tertentu. Misalnya untuk mencapai hasil penjualan yang maksimum produk A harus sekian unit, produk B harus sekian unit, dan lain sebagainya. Agar biaya transport minyak minimum, permintaan dari tempat 1 harus dikirim dari pusat minyak pertama sekian barrel, dari pusat minyak kedua 2 harus dikirim sekian barrel, dan lain sebagainya. Pendeknya harus dicari sebanyak mungkin alternatif yang fisibel. 4. Analisis alternatif yang fisibel Setiap alternatif harus dianalisis, harus dievaluasi baik berdasarkan suatu kriteria tertentu atau prioritas. Hasil analisis sangat memudahkan pengambil keputusan didalam memilih alternatif yang terbaik, oleh karena kegiatan analisis berusaha memisahkan mana alternatif yang harus dipertahankan karena memenuhi syarat tertentu dan mana yang harus ditinggalkan karena tidak memenuhi syarat.
Pengantar Manajemen - 99 5. Memilih alternatif terbaik Di dalam pengambilan keputusan, pengambil keputusan harus memilih salah satu alternatif diantara banyak alternatif. Pemilihan bisa didasarkan atas kriteria tertentu seperti hasil penjualan harus maksimum, jumlah biaya harus minimum. 6. Laksanakan keputusan dan evaluasi hasilnya Pengambilan keputusan berarti mengambil tindakan tertentu (taking a certain action). Pelaksanaan suatu rencana tindakan (action plan), merupakan tahap akhir dari proses pengambilan keputusan. Akan tetapi tidak berhenti disana. Kita harus selalu berbuat evaluasi hasil keputusan, apakah memang sudah sesuai dengan tujuan semula yang sudah digariskan sebagai suatu kebijaksanaan (policy) atau ada hal-hal baru yang mengharuskan merubah tujuan semula. Evaluasi hasil memberi masukan (input) atau umpan balik (feed back) yang sangat berguna untuk memperbaiki suatu keputusan atau untuk mengubah tujuan semula karena terjadi perubahan-perubahan. Misalnya seorang dosen yang semula sudah puas dengan jenis pekerjaan memberikan kuliah, ikut berpartisipasi didalam usaha mencerdaskan bangsa, akhir-akhir ini pendiriannya berubah. Hal itu disebabkan karena gaji dosen relatif kecil tak mencukupi untuk menutup biaya hidup, maka memutuskan keluar untuk tidak menjadi dosen dan ingin mencoba hidup berwiraswasta. Di dalam keadaan dimana informasi tidak lengkap atau data hanya diperkiraan saja, maka pembuat keputusan
100 - Pengantar Manajemen (decision makers) akan membuat keputusan dalam keadaan ketidakpastian (decisions under uncertainty) dan untuk mengukur ketidakpastian tersebut harus dipergunakan konsep nilai kemungkinan atau propabilitas (probability concept). C. Unsur-unsur Organisasi Untuk bisa menjalankan sebuah organisasi secara optimal maka diperlukan kelengkapan unsur dasar dalam organisasi itu sendiri. Dengan adanya kelengkapan unsur tersebut maka organisasi dalam terlaksana dengan baik. Berikut beberapa unsur yang harus ada dalam organisasi adalah : 1. Anggota organisasi yang terdiri dari pemimpin yang mengatur organisasi secara umum, manajer yang mengepalai unit tertentu sesuai fungsi bidang kerjanya dan orang-orang yang bekerja di bawah manajer. Penyebutan ini biasanya disesuaikan dengan jenis organisasinya masing-masing. 2. Kerja sama menjadi bagian penting dalam sebuah organisasi, dengan adanya kerja sama yang baik maka tujuan organisasi dapat dicapai bersama-sama. Sehingga adanya tingkatan anggota akan membantu memudahkan dalam mengatur bagian kerja untuk menjalin kerja sama yang lebih baik 3. Tujuan organisasi akan menjadi arah perjalanan organisasi tersebut dalam menentukan kegiatan yang dilakukan nantinya
Pengantar Manajemen - 101 4. Lingkungan seperti kondisi sosial, budaya, ekonomi dan teknologi menjadi pendukung dalam mencapai tujuan dari organisasi yang telah ditentukan sebelumnya 5. Peralatan adalah sarana seperti materi, budget dan barang modal lainnya yang dapat menjadi tempat bekerja atau berkumpulnya organisasi 6. Komunikasi tentunya akan sangat mempengaruhi bagaimana setiap anggota organisasi dapat bekerjasama dengan baik. Komunikasi yang baik akan sangat mendukung perkembangan organisasi secara lebih optimal sesuai dengan proses kerja yang sudah diatur sedemikian rupa D. Penerapan Desain Organisasi Pola yang digambarkan tentang hubungan yang menyangkut berbagai unsur dan bagian dari organisasi. Struktur Organisasi yang dirancang untuk menetapkan hubungan dari berbagai unsur dalam pencapaian tujuan dengan tepat. Sedangkan Organisasi Informal tidak direncanakan struktur organisasinya biasanya muncul karenan adanya interaksi antar hubungan yang terjadi. Gambaran pola organisasi merupakan kerangka yang menghubungkan wewenang dan ssebagai penghubung antar posisi bagi anggota organisasi dan menunjukan wewenang yang harus dipertangunggung jawabkan Menurut Robbins (1994) Desain organisasi mempertimbangkan kontruksi dan mengubah struktur organisasi. hal ini sama dengan melakukan perbaikan atau
102 - Pengantar Manajemen perbaharuan terhadap bangunan rumah, dimana perancangnya menciptakan gambar pembangunan rumah yang ditetapkan dalam penyusunan organisasi, kedalam dokumen yang dikenal dengan bagan organisasi. Desain organisasi juga merupakan sebuah keputusan yang diambil pimpinan dalam menentukan struktur organisiasi yang disesuaikan dengan strategi organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuannya. Sekilas sama antara struktur dengan desain organisasi, namun memiliki perbedaan, desain organisasi lebih kepada penciptaan hubungan dan penciptaan struktur, dan merupakan kegiatan yang terus menerus yang dirancang oleh manajer, dan dibuat agar organisasi dapat bertahan, serta pemilihan desain organisasi dapat menentukan besar kecilnya organisasi, yang menimbulkan keuntungan masing-masing. Sedangkan Struktur organisasi lahir dari desain organisasi. Terdapat enam elemen kunci yang menjadi perhatian para manajer ketika hendak mendesain struktur organisasi menurut Robbins dan Judge (2008:215), sebagai berikut : 1. Spesialisasi. Spesialisasi atau pembagian kerja sangatlah penting dalam organisasi karena pekerjaan yang banyak dan luas sementara keterampilan, kecakapan, kemampuan dan pembawaan juga ketertarikan yang berbeda-beda. Spesialisasi adalah rincian dan pengelompokan dari setiap aktivitas aktivitas/kegiatan yang sejenis dan memiliki keterkaitan untuk
Pengantar Manajemen - 103 dilaksanakan oleh pejabat/bidang tertentu. Dalam pembagian kerja perlu diperhatikan beberapa hal berikut : a. Setiap pejabat mempunyai tugas pokok dan fungsi dari jabatannya. b. Tugas yang diberikan hendaknya berbeda namun tetap memiliki keterkaitan, selanjutnya untuk beban tugas diusahakan seadill mungkin dan merata, sehingga tercapai kepuasan bekerja dan kinerja organisiasi yang diinginkan. c. Dalam hal memberikan beban tugas bagi karyawan disesuaikan dengan keterampilan, kemampuan, kecakapan karyawan. 2. Pembagian Aktifitas Kegiatan/Departementalisasi. Merupakan proses pembagian aktifitas kegiatan, dengan mengelompokan kegiatan yang sama dan saling keterkaitan serta dilakukan oleh bagian yang sama dalam organisasi. Berikut lima bentuk utama dari pembagian aktifitas kegiatan yaitu sebagai berikut : a. Pembagian aktifitas kegiatan fungsi merupakan rincian kegiatan yang di kelompokan dalam organisasi menurut fungsinya. b. Pembagian aktifitas kegiatan produk merupakan aktifitas yang dilakukan dalam organisasi yang dikelompokan sesuai dengan jenis produk dan jasa yang diproduksi. c. Pembagian aktifitas kegiatan geografis merupa-
104 - Pengantar Manajemen kan aktifitas organisasi yang dikelompok-an sesuai dengan wilayah kerjanya. d. Pembagian aktifitas kegiatan pelanggan merupakan aktifitas organisasi yang dikelompokan serta disesuaikan dengan karakter pelayanan, terkait dengan permasalahan dan keperluan pelanggan. e. Pembagian aktifitas kegiatan proses merupakan aktifitas organisasi yang dikelompokan sesuai prosedur pengerjaan pada bagian produk. 3. Rantai Komando Merupakan garis tanpa putus yang menunjukan wewenang dari bagian atau satuan puncak organisasi ke bagian atau satuan paling bawah yang menunjukan siapa yang bertanggung jawab dan kepada siapa bertanggung jawabnya. Pada rantai komando terkait dengan wewenang dan kesatuan perintah. 1. Wewenang (authority) merupakan posisi manajerial yang didalamnya melekat hak-hak untuk memberi perintah untuk dilaksanakan. 2. Kesatuan perintah menunjukan perintah dan tanggung jawab yang diterima oleh seorang bawahan hanya berasal dari satu atasan saja. 4. Rentang Kendali Merupakan batas jumlah bawahan yang dipimpin dan dikendalikan dengan efektif oleh seorang manajer. Hal ini penting mengingat keterbatasan waktu, pengetahuan, keamampuan maupun fokus perhatian setiap manajer, Banyak sedikitnya jumlah
Pengantar Manajemen - 105 bawahan mencerminkan luas sempitnya rentang kendali. Rentang kendali yang sempit akan memperbanyak tingkatan manajemen. Ini berarti dapat menambah biaya, memperumit komunikasi vertikal, memperlambat pengambilan keputusan dan mendorong supervisi yang ketat sehingga menghambat otonnomi karyawan. Besar atau kecilnya batas jumlah bawahan ditentukan oleh dua faktor yaitu faktor obyektif dan faktor subjektif. Faktor obyektif adalah faktor yang melekat pada bukan pelakunya seperti tipe /corak pekerjaan, tersebar/tidaknya tempat bawahan, melakukan pekerjaan, waktu yang dibutuhkan dan sebagainya. Sedangkan faktor subyektif, yaitu faktor yang melekat pada pelakuknya seperti kejujuran, pengalaman, dedikasi, dan sebagainya. 5. Sentralisasi Pengambilan keputusan yang dilakukkan dengan memfokuskan pada satu orang didalam organisasi, jika dalam perusahaan menggunakan sistem sentralisasi maka perusahaan tersebut, dalam pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan tertinggi didalam organisasi, dengan sedikit atau tanpa masukan manajer tingkat bawah. Sedangkan jika dalam perusahaan untuk mengambil keputusan dengan desentralisasi, maka keputusan yang diambil dilakukan oleh pimpinan dibawahnya atau satu tingkat dibawahnya, yang paling dekat dengan tindakan.
106 - Pengantar Manajemen 6. Formalisasi Formalisasi merupakan kegiatan atau pekejaan yang dilakukan didalam organisasi dan distandarkan, jika seseorang yang mengemban tugasnya mempunyai sedikit kebebasan dalam menentukan pekerjaan yang harus dilakukan, kapan pekerjaan itu dilakukan serta dengan cara yang bagaimana, hal ini dapat ditandai dengan adanya uraian tugas yang jelas, Buku Pedoman Kerja dan peraturan yang tertulis, Standar Operasional Prosedur, sehingga menjadi ukuran organisasi dalam mengendalikan perilaku pegawai. Formalisasi dimaksudkan agar kesamaan produk, koordinasi lebih mudah dilakukan, biaya yang diperlukan lebih hemat, dan yang paling penting adalah produk tetap terjaga dan memiliki kesamaan. Tinggi rendahnya Formalisasi dapat dipengaruhi beberapa hal yaitu : a. Dilihat dari kebutuhan jenis keterampilan, jika kebutuhan jenis keterampilan tinggi, maka rendah formalitasnya. b. Dilihat dari tingkatan organisasi. Jika tingkatan dalam organisasi semakin tinggi maka formalisasi menjadi rendah.
Pengantar Manajemen - 107 Latihan Soal 1. Jelaskan langkah-langkah dalam pengambilan keputusan pengorganisasian 2. Jelaskan unsur-unsur organisasi 3. Jelaskan penerapan desain organisasi
108 - Pengantar Manajemen BAB IX PENGORGANISASIAN LANJUTAN
Pengantar Manajemen - 109 A. Koordinasi dan Delegasi Wewenang Mendelegasikan wewenang menjadi bagian penting dalam kelancaran roda organisasi. Di bagian muka sudah di singgung bahwa wewenang di perlukan untuk dapat maleksanakan pekerjaan, unit-unit organisasi memerlukan wewenang dan memerlukan pendelegasian wewenang dari pinpinan. Apabila dalam organisasi tidak ada atau tidak terjadi pendelegasian wewenang maka hanya ada satu orang penguasa dan dengan demikian sesungguhnya tidak ada apa yang dinamakan struktur organisasi. Mendelegasikan berarti memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas khusus dari seorang manajer kepada bawahannya. Dalam langkah pendelegasian tidak semua wewenang di serahkan atau diberikan kepada bawahan. Wewenang penuh tetap di tangannya, sebagian dari wewenang itu manajer serahkan kepada bawahannya, tetapi manajer tetap bertanggung jawab untuk wewenang keseluruhannya kepada pinpinan di atasnya lagi. Pendelegasian itu mempunyai sifat dualistis, manajer memberikan kepada bawahannya (sebagian) dan manajer menerima wewenang itu (sebagian) dari pimpinan di atasnya. Wewenang di delegasikan dalam jumlah yang cukup sehingga suatu pekerjaan dapat di laksankan sebagaimana layaknya. Secara nyata sukar diketahui, tetapi hal itu akibatnya dapat di rasakan dalam pekerjaan, apakah sesuatu di jalankan berdasarkan wewenang atau tidak dan wewenang itu diberikan dalam jumlah cukup atau tidak. Pendelegasian wewenang di lakukan oleh si pemberi kepada si penerima wewenang. Untuk memudahkan si
110 - Pengantar Manajemen penerima, pendelegasian wewenang, hendaknya tertulis dan khusus. Langkah ini nyata, di dalamnya di terangkan seluruh hubungan yang di haruskan dan sekaligus cara ini menghilangkan keragu-raguan. Dalam praktek banyak hal terjadi diluar yang tertulis dan untuk itu ada kritik bahwa pendelegasian tertulis mengurangi keluwesan (fleksibilitas) organisasi dan lebih menekankan bagian dari seluruh organisasi. Sejauh mungkin harus dihindari pendelegasian wewenang dengan lisan, sebab tidak semua maksud dan isi delegasi dapat di ingat dengan baik, lagi pula banyak mengandung risiko apabila hanya dengan mengandalkan pada maksud lisan semata-mata, yang akibatnya akan merugikan kedua belah pihak. B. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia penting bukan hanya bagi manajer di bagian HR departemen, tetapi juga penting bagi semua manajer di semua bagian supaya para manajer tersebut mempu menerapkan pengelolaan sumber daya manusi yang baik dan benar. Manajemen sumber daya manusia berguna agar para manajer tidak melakukan kesalahan-kesalahan dalam pengelolaan manusia seperti: 1. Memperkejakan orang yang salah 2. Mengalami tingkat turnover yang tinggi akibat pengelolaan sumber daya manusia yang buruk. 3. Pekerja bekerja tidak optimal 4. Melakukan proses wawancara yang bertele-tele. 5. Organisasi menghadapi tuntutan dari pengadilan akibat praktik pengelolaan sumber daya manusia yang
Pengantar Manajemen - 111 tidak memenuhi aturan hukum dan perundangundangan. C. Pengelolaan Perubahan Organisasi dan Inovasi Perubahan organisasi (Organization change) merupakan modifikasi pada beberapa bagian organisasi. Oleh karena itu, perubahan dapat melibatkan hamper semua aspek dari suatu organisasi : jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, orang-orang di dalam organisasi itu sendiri, dan lain sebagainya. Penting untuk diingat bahwa setiap perubahan dalam suatu organisasi dapat memiliki dampak yang meluas di luar bidang aktual di mana perubahan diimplementasikan. Sebagai contoh, ketika Northrup Grumman baru-baru ini memasang suatu sistem produksi otomatis di salah satu pabriknya. Karyawan dilatih untuk mengeoperasikan peralatan baru, sistem kompensasi disesuaikan untuk merefleksikan tingkat keterampilan baru tersebut, rentang manajemen supervisor ditingkatkan, dan beberapa pekerjaan yang terkait dirancang ulang. Kriteria pemilihan untuk karyawan baru juga diubah, dan suatu sistem pengendalian kualitas yang baru dipasang. Di samping itu, cukup umum dijumpai bahwa beberapa organisasi mengubah aktivitasnya agar dapat berjalan secara simultan. Selama bertahun-tahun, para peneliti telah mengembangkan sejumlah model atau kerangka kerja yang menggarisbawahi langkah-langkah untuk perubahan.
112 - Pengantar Manajemen Model Lewin merupakan salah satu yang pertama, walaupun suatu pendekatan yang lebih lengkap biasanya lebih berguna. 1. Model Lewin Kurt Lewin, seorang ahli teori organisasi yang terkenal, menyebutkan bahwa setiap perubahan memerlukan tiga langkah. Langkah pertama unfreezing individu yang akan terpengaruh oleh perubahan harus diberi penjelasan agar memahami mengapa perubahan diperlukan. Kemudian, perubahan itu sendiri diimplementasikan. Terakhir, refreezing adalah menekankan dan mendukung perubahan sehinga ia menjadi bagian dari sistem. Sebagai contoh , satu dari perubahan yang dihadapi oelh Caterpillar sebagai respons terhadap resesi yang disebutkan sebelumnya adalah pengurangan tenaga kerja besar-besaran. Langkah pertama (unfrezzing) adalah meyakinkan United Auto Workes untuk mendukung pengurangan tersebut karena pentingnya terhadap efektivitas jangka panjang. Setelah unfreezing tersebut dicapai,tiga puluh ribu pekerjaan dihilangkan (implementasi). Kemudian Caterpillar berusaha untuk meningkatkan hubungannya yang rusak dengan pekerjanya (infreezing) dengan menjamin kenaikan pembayaran di masa mendatang dan menjanjikan bahwa tidak aka nada lagi pemotongan. Walaupun model Lewin sangat menarik, sayangnya memiliki kekurangan kekhususan operasional. Oleh karena itu suatu perspektif yang komprehensif sering kali diperlukan.
Pengantar Manajemen - 113 2. Pendekatan yang Komprehensif terhadap Perubahan Pendekatan yang komprehensif terhadap perubahan memerlukan pandangan sistem dan memaparkan serangkaian langkah-langkah spesifik yang sering menyebabkan keberhasilan suatu perubahan. Langkah pertama adalah mengenali kebutuhan akan perubahan. Perubahan reaksi mungkin dipicu oleh keluhan karyawan, penurunan produktivitas, atau keputusan pengadilan; penurunan penjualan; atau pemogokan tenaga kerja. Pengindentifikasian mungkin dapat berupa kesadaran manajer bahwa perubahan dalam beberapa bidang tertentu tidak dapat diletakkan. Sebagai contohnya, manajer mungkin mengetahui adanya frekuensi umum perubahan organisasional yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi dan menyadari bahwa organisasi mereka mungkin seharusnya mengikuti pola yang sama. Stimulutus mendadak mungkin merupakan hasil dari suatu peramalan yang mengindikasikan potensi pasar baru, akumulasi dari surplus kas untuk investasi yang memungkinkan, atau suatu kesempatan untuk mencapai dan memanfaatkan suatu terobosan teknologi besar. Manajer juga mungkin memulai perubahan saat ini karena indikator-indikator menunjukan bahwa perubahan tersebut diperlukan di masa mendatang. Selanjutnya manajer harus menetapkan tujuan perubahan. Untuk meningkatkan pangsa pasar, memasuki pasar baru, meningkatkan moril karyawan, menyelesaikan kasus pemogokan, dan mengiden-
114 - Pengantar Manajemen tifikasikan kesempatan berinvestasi, kesemuanya dapat menjadi tuuan dari perubahan. Ketiga, manajer harus mendiagnosis apa yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan. Perputaran karyawan misalnya, mungkin disebabkan oleh gaji yang rendah, kondisi kerja yang buruk, supervisor yang buruk, atau ketidakpuasan karyawan. Oleh karena itu walaupun perputaran karyawan mungkin merupakan suatu stimulus untuk segera melakukan perubahan, manajer harus memahami penyebabnya untuk membuat perubahan yang besar. Langkah berikutnya adalah untuk memilih suatu teknik perubahan untuk mencapai tujuan yang dimaksud. Jika perputaran karyawan disebabkan oleh gaji yang rendah, suatu sistem kompensasi baru mungkin diperlukan. Inovasi (innovation) adalah usaha yang terkelola dari suatu organisasi untuk mengembangkan produk atau jasa baru, atau kegunaan baru dari produk atau jasa yang ada. Inovasi jelas-jelas penting karena, tanpa produk atau jasa penting karena, tanpa produk atau jasa baru, setiap organisasi akan tertinggal jauh di belakang pesaingnya Proses inovasi organisasi terdiri dari pengembangan, penerapan, peluncuran, pertumbuhan dan pengelolaan kematanagan dan penurunan ide-ide kreatif
Pengantar Manajemen - 115 3. Pengembangan Inovasi Pengembangan inovasi meliputi evaluasi, modifykasi, dan peningkatan ide-ide kreatif. Pengembangan inovasi dapat mengubah suatu produk atau jasa yang hanya memiliki potensi sederhana menjadi suatu produk atau jasa dengan potensi signifikan. 4. Aplikasi Inovasi Aplikasi inovasi adalah suatu tahap di mana suatu organisasi mengambil suatu ide yang dikembangkan dan menggunakannya dalam rancangan manufaktur atau pengantaran produk, jasa atau proses baru.Satu contoh dari aplikasi inovasi adalah penggunaan sistem focus bedasarkan radar di kamera instan Polaroid. Ide untuk menggunakan gelombang radio untuk menemukan lokasi, kecepatan, dan arah dari benda yang bergerak mula-mula diaplikasikan secara ekstensif oleh kekuatan Sekutu selama Perang Dunia Kedua. 5. Peluncuran Aplikasi Peluncuran Aplikasi adalah tahap di mana suatu organisasi memperkenalkan produk atau jasa baru ke pasar. 6. Pertumbuhan Aplikasi Ketika suatu inovasi telah diluncurkan dengan sangat berhasil,inovasi tersebut kemudian memasuki tahap pertumbuhan aplikasi. Periode ini merupakan salah satu kinerja ekonomi tinggi untuk suatu organisasi karena permintaan atas produk atau jasa sering kali lebih besar dari pasokan.
116 - Pengantar Manajemen 7. Kematangan Inovasi Setelah suatu periode pertumbuhan permintaan, suatu produk atau jasa inovatif sering memasuki suatu periode kematangan. Kematangan inovasi adalah tahap di mana sebagian besar organisasi dalam suatu industry memiliki akses terhadap suatu inovasi dan menerapkannya dengan cara yang kurang lebih sama. Aplikasi teknologi untuk suatu inovasi pada tahap ini bisa sangat canggih. Karena sebagian besar perusahaan memiliki akses terhadap inovasi , baik sebagai hasil pengembangan inovasi mereka sendiri atau menirunya dari inovasi orang lain, perusahaan tersebut tidak menyediakan keunggulan kompetitif apapun pada salah satu dari mereka. Jenjang waktu antara pengembangan inovasi dan kematangan inovasi sangat bervariasi , bergantung pada produk atau jasa tertentu. 8. Penurunan Inovasi Setiap inovasi yang berhasil menanggung bibit penurunnya sendiri. Karena suatu organisasi tidak dapat memperoleh suatu keunggulan kompetitif dari suatu inovasi pada tahap kematangan , organisasi tersebut harus mendorong ahli,insinyur, dan manajer kreatifnya untuk mulai mencari inovasi baru. Pencarian yang berkelanjutan untuk keunggulan kompetitif ini biasanya menyebabkan produk dan jasa baru bergerak dari proses kreatif menuju kematangan inovasi dan akhirnya ke penurunan inovasi. Penurunan inovasi adalah tahap di mana permintaan
Pengantar Manajemen - 117 untuk suatu inovasi menurun dan inovasi pengganti dikembangkan dan ditetapkan. D. Pentingnya Perubahan Proses dan TipeTipe Perubahan Yang Direncanakan Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan manusia. Perubahan mulai disadari menjadi bagian yang penting dari suatu organisasi diawali sekitar 40 tahun yang lalu. Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya perubahan bagi peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan. Berbagai upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan. Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasien akan pelayanan yang berkualitas. Adapun tahap-tahap perubahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tekanan dan Desakan. Pada tahap ini manajemen tingkat atas mulai merasakan adanya masalah, tekanan, desakan dan kebutuhan akan suatu perubahan. Hal ini ditandai dengan adanya penurunan produktivitas, volume penjualan dan laba, perputaran tenaga kerja tinggi
118 - Pengantar Manajemen dan kalahnya persaingan produk dipasaran, dan sebagainya. 2. Intervensi dan Reorientasi. Setelah merasakan adanya tekanan dan desakan, para manajer mulai mencoba berusaha menyelesaikannya dengan mencari dan menentukan serta merumuskan permasalahan, untuk itu mereka biasanya menyewa seseorang atau beberapa konsultan atau bisa juga pihak internal (karyawan perusahaan) sebagai pengantar perubahan. 3. Diagnosa dan Pengenalan Masalah Pada tahap ini pengantar perubahan mulai mengumpulkan berbagai informasi (data), kemudian menganalisanya. Masalah yang paling penting dikenali dan diperhatikan untuk dipecahkan. 4. Penemuan dan Komitmen Penyelesaian Pada tahap ke empat ini, pengantar perubahan dan merangsang pemikiran, kretivitas serta mulai meninggalkan metode-metode kerja lama, menggantinya dengan metode-metode baru yang lebih efektif. Begitu juga untuk penyesuaian dibuatlah rencana program-program latihan, keterampilan, peningkatan wawasan, dll. 5. Percobaan dan Pencarian Hasil.Setelah alternatif terbaik untuk penyelesaian ditemukan dan dikembangkan, selanjutnya diada-
Pengantar Manajemen - 119 kan percobaan penerapannya untuk diketahui hasilnya. 6. Penguatan dan Penerimaan Pada tahap ini, setelah penerapan programprogram kegiatan dalam rangka penyesuaian dengan perubahan ataupun pengembangannya telah berhasil dan sesuai dengan keinginan, maka kegiatan untuk perubahan tersebut diusahakan harus diterima oleh para karyawan dan menjadi penguat yang dapat mengikat semua karyawan pada perubahan. Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubah-an yang berbeda pula. Tiga macam perubahan ter-sebut adalah: a. Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi b. Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi c. Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya Seiring dengan bertambahnya pengalaman sebuah organisasi, perubahan di dalamnya dapat dibedakan menjadi tiga tipe, yaitu development change, transitional change, dan transformational change (Anderson, et al., 2001). Penjelasan lengkap dari tiga tipe perubahan dalam organisasi dapat dipaparkan sebagai berikut: 1. Development Change Tipe perubahan ini adalah yang paling sederhana diantara tipe perubahan- perubahan yang lain. Tujuan
120 - Pengantar Manajemen utama dari perubahan ini adalah untuk melakukan perbaikan, baik dari sisi keterampilan, metode, kinerja, maupun kondisi. Fokus dari perubahan ini adalah untuk memperkuat atau memperbaiki hal yang sudah terjadi dalam organisasi untuk meningkatkan kinerja guna mencapai target yang lebih tinggi. Perubahan ini umumnya terjadi karena perubahan kecil di dalam lingkungan kompetisi atau dapat juga disebabkan tuntutan organisasi untuk dapat meningkatkan kinerja operasional, oleh karenanya pada perubahan tipe ini hanya akan menimbulkan penolakan yang kecil pula jika dibandingkan dengan 2 tipe perubahan yang lain. 2. Transitional Change Perubahan ini umumnya terjadi karena ada tuntutan perubahan yang signifikan dari lingkungan kompetisi. Perubahan ini akan mengubah kondisi yang ada dalam organisasi menjadi sesuatu yang berbeda. Biasanya suatu organisasi melakukan perubahan ini jika pemimpin organisasi tersebut menyadari bahwa ada masalah atau tujuan yang tidak tercapai sehingga organisasi tersebut tidak mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka organisasi harus meninggalkan keadaan lama melalui proses transisi menuju keadaan baru. Pada perubahan ini, kebutuhan akan individu (SDM) dapat diprediksi atau dikelola. Perbedaaan transitional change dengan transformational change adalah pada faktor manusia dan budaya. Pada
Pengantar Manajemen - 121 transformational change, kedua faktor di atas sangat dominan dan merupakan faktor kunci. 3. Transformational Change Perubahan ini adalah yang paling radikal, sehingga membutuhkan pergeseran budaya, pola pikir, dan perilaku dari organisasi agar perubahan ini berhasil diimplementasikan dan bertahan lama. Perubahan ini akan dilakukan jika kondisi organisasi sangat genting sehingga harus dilakukan perubahan secara menyeluruh untuk menyelamatkan kondisi organisasi dalam kompetisi. Latihan Soal 1. Jelaskan mengenai koordinasi dan delegasi wewenang dalam organisasi! 2. Mengapa manajemen sumber daya manusia diperlukan dalam organisasi? 3. Jelaskan mengenai model lewin! 4. Jelaskan langkah-langkah apa saja yang dikembangkan dalam menghadapi perubahan organisasi! 5. Jelaskan mengenai tipe-tipe perubahan organisasi!
122 - Pengantar Manajemen BAB X PENGARAHAN
Pengantar Manajemen - 123 A. Dasar-Dasar Perilaku Keorganisasian Pengertian tentang perilaku organisasi telah dikemukakan oleh beberapa ahli. Pengertian yang diajukan meliputi faktor-faktor yang mempengaruhi bagaimana orang sebagai individu maupun sebagai anggota kelompok berperilaku dalam organisasi serta pengaruhnya terhadap struktur dan sistem organisasi. Sikap dan perilaku orang yang beraneka ragam dalam organisasi ini dipelajari untuk mencari solusi tentang bagaimana manajemen dapat mengelola organisasi secara efektif. Secara konseptual, Robbins and Judge (2013) memberikan pengertian terhadap perilaku organisasi sebagai suatu bidang studi yang menginvestigasi dampak individu, kelompok, maupun struktur pada perilaku dalam organisasi dengan maksud mengaplikasikan pengetahuan tersebut guna memperbaiki efektivitas organisasi. Sebagai suatu bidang studi, Perilaku Organisasi mempelajari tiga determinan dalam organisasi yaitu individu atau perorangan, kelompok, dan struktur. Perilaku organisasi menerapkan pengetahuan tentang perilaku yang dikaitkan dengan aktivitas kerja dan hasil kerja anggota organisasi. Ada dua hal fokus perilaku organisasi yaitu tindakan (actions) dan sikap (attitudes) dari orangorang dalam organisasi (Ratmawati dan Herachwati, 2007). Bidang studi perilaku organisasi ini merupakan ilmu pengetahuan yang diturunkan dari studi tentang tindakan dan sikap manusia. Sebagai suatu bidang studi, perilaku organisasi terdiri atas suatu kumpulan teori maupun model sebagai Ways of Thinking tentang fenomena tertentu. Perilaku
124 - Pengantar Manajemen organisasi sebagai ilmu pengetahuan yang dipelajari guna menyelesaikan berbagai masalah perilaku manusia dalam organisasi, menawarkan tantangan untuk memahami berbagai kompleksitas organisasi. Hal ini sangat mendukung pemahaman bahwa banyak persoalan organisasi mempunyai berbagai sebab, sehingga pendekatan penyelesaian persoalan organisasi mengacu pada kondisi dan situasi manusia dalam organisasi yang bersangkutan. George & Jones (2002) menyatakan perilaku organisasi adalah sebagai suatu studi tentang berbagai faktor yang mempengaruhi tindakan (act) individu dan kelompok dalam organisasi serta bagaimana organisasi mengelola lingkungannya. Dalam hal ini George & Jones, sebagaimana juga Robbins and Judge (2013) maupun Gordon (2002), memberi gambaran bahwa studi tentang perilaku organisasi ini menyediakan serangkaian alat yaitu konsep-konsep dan teori-teori yang dapat membantu orang memahami, menganalisis, dan menjelaskan perilaku dalam organisasi. Bagi para manajer, mempelajari perilaku organisasi dapat membantu memperbaiki, mendorong, atau merubah perilaku kerja, baik individu, kelompok maupun organisasi secara keseluruhan sehingga organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa perilaku organisasi sangat fokus pada ‚Human Side of Management‛ sehingga pendekatan bidang ini dalam manajemen adalah pendekatan keperilakuan (Behavioral approach to management). Pengetahuan yang diperoleh dengan mempelajari perilaku organisasi ini dapat membantu manajer mengidentifikasi problem, menentukan bagaimana cara
Pengantar Manajemen - 125 koreksinya, dan mengetahui bahwa perubahan-perubahan akan membuat suatu perbedaan, yakni dengan mengunakan pendekatan keperilakuan. B. Perilaku Kelompok Kelompok didefinisikan sebagai dua orang atau lebih berkumpul dan berinteraksi serta saling tergantung untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok juga didefinisikan sebagai dua individu atau lebih, yang berinteraksi dan saling bergantung, yang bergabung untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok sebagai dua atau lebih individu yang beriteraksi dan saling tergantung yang berkumpul bersama untuk mencapai sasaran-sasaran tertentu Robbins & Judges (2009) mendefinisikan kelompok sebagai dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling ketergantungan dalam mencapai tujuan secara bersama-sama. Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kelompok adalah dua orang atau lebih yang berkumpul, berinteraksi dan saling bergantung untuk mencapai tujuan bersama yang tidak dapat dicapai seorang diri. Kelompok terbentuk secara alamiah dalam suasana kerja yang muncul sebagai respon terhadap kebutuhan akan kontak sosial. Jenis interaksi antara individuindividu, meski informal, sangat mempengaruhi perilaku dan kinerja mereka. Kelompok dapat di sub klasifikasikan menjadi empat, yaitu grup komando, tugas, kepentingan, dan pertemanan (Sayles, 1957 dalam Robbins & Judges, 2009). Grup komando dan tugas merupakan aliansi grup formal, sedangkan grup
126 - Pengantar Manajemen kepentingan dan pertemanan beraliansi pada grup informal. Kelompok bila dilihat dari sifatnya ada kelompok yang bersifat Formal dan Informal. Kelompok Formal adalah kelompok yang sengaja dibentuk dengan keputusan manager melalui bagan organisasi untuk menyelesaikan suatu tugas secara efisien dan efetif. Sedangkan kelompok Informal adalah suatu kelompok yang tidak dibentuk secara formal melalui struktur organisasi, yang muncul karena adanya kebutuhan akan kontak sosial. Kelompok formal dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu, kelompok komando (command group) dan kelompok tugas (task group). Kelompok komando adalah kelompok yang ditentukan oleh bagan organisasi dan melaksanakan tugas-tugas rutin organisasi, yang terdiri dari seorang manajer dan semua bawahannya. Kelompok Informal adalah suatu kelompok yang bekerjasama untuk menyelesaiakan suatu tugas atau proyek tertentu. Klasifikasi kelompok informal ada dua macam, yaitu; pertama, kelompok persahabatan, yakni kelompok yang terbentuk karena adanya kesamaan-kesamaan tentang suatu hal, karena memiliki satu atau lebih karakteristik yang sama. Kedua, kelompok kepentingan merupakan orang-orang yang bekerja untuk mencapai tujuan khusus dan yang menjadi perhatian masing-masing orang. C. Motivasi dan Proses Motivasi Istilah motivasi (motivation) berasal dari bahasa latin yakni movere, yang berarti ‚menggerakkan‛ (to
Pengantar Manajemen - 127 move). Motivasi pada dasarnya merupakan kebutuhan internal yang tak terpuaskan sehingga menciptakan tegangan-tegangan yang merangsang dorongandorongan dari dalam diri individu. Motivasi sendiri menurut Stephen P. Robbins (2001 : 166) didefinisikan sebagai kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi untuk tujuan-tujuan organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan upaya itu untuk memenuhi suatu kebutuhan individual. Motivasi juga didefinisikan sebagai dorongan dari dalam diri individu berdasarkan mana dari berperilaku dengan cara tertentu untuk memenuhi keinginan dan kebutuhanya. Adapun pemotivasian dapat diartikan sebagai pemberian motifmotif sebagai pendorong agar orang bertindak, berusaha untuk mencapai tujuan organisasional (Silalahi, 2002 : 341). Motivasi terbentuk dari kebutuhan manusia dan pada dasarnya seseorang terlebih dahulu harus mengetahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan sehingga nantinya dapat mengatur rencana untuk mencapainya. Manusia berusaha untuk memuaskan kebutuhannya dan mereka memahami bahwa untuk memenuhi tujuan tersebut harus ada keinginan yang sangat kuat untuk mencapainya. Dalam pencapaian tujuan tersebut dibutuhkan suatu usaha dalam mengembangkan pengetahuan, keterampilan, keahlian dan kemampuan untuk mencapainya. Apabila usaha tersebut berhasil (tujuan dapat tercapai), maka kebutuhan akan menjadi kurang kuat dan motivasi seorangpun juga akan berkurang.
128 - Pengantar Manajemen D. Kerangka Kerja Konseptual untuk Memahami Motivasi Motivasi dibagi menjadi 2 (dua) jenis menurut Suhardi (2013), yaitu motivasi instrinsik dan ekstrinsik sebagai berikut: 1. Motivasi Intrinsik. Motivasi intrinsik ialah motivasi yang muncul dari dalam diri sendiri. Motivasi ini terkadang muncul tanpa adanya pengaruh dari luar. Biasanya seseorang yang termotivasi secara intrinsik lebih mudah terdorong untuk mengambil tindakan. Bahkan, mereka bisa memotivasi dirinya sendiri tanpa perlu dimotivasi oleh orang lain. Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi intrinsik adalah:
Pengantar Manajemen - 129 a. Kebutuhan. Seseorang melakukan kegiatan atau aktivitas didasari dari adanya faktor-faktor kebutuhan. b. Harapan. Seseorang termotivasi oleh adanya harapan yang bersifat pemuasan diri. Keberhasilan dan harga diri meningkat dan menggerakkan seseorang menuju pencapaian tujuan. c. Minat. Minat merupakan suatu rasa lebih suka dan rasa keinginan pada suatu hal tanpa ada yang menyuruh. 2. Motivasi Ekstrinsik. Motivasi ekstrinsik adalah motivasi yang muncul karena adanya pengaruh dari luar diri seorang tersebut. Motivasi ini memiliki pemicu untuk membuat seseorang termotivasi. Pemicu ini dapat berupa uang, bonus, insentif, promosi jabatan, penghargaan, pujian dan sebagainya. Motivasi ekstrinsik memiliki kekuatan untuk mengubah kemauan seseorang dari tidak mau hingga mau melakukan sesuatu hal. Faktor yang mempengaruhi motivasi ekstrinsik antara lain ialah: a. Dorongan keluarga. Dorongan keluarga merupakan salah satu faktor pendorong (reinforcing factor) yang mampu mempengaruhi perilaku seseorang b. Lingkungan. Lingkungan merupakan tempat dimana seseorang tinggal atau pun tempat seseorang bekerja.
130 - Pengantar Manajemen Lingkungan memiliki peranan yang besar dalam memotivasi seseorang. c. Imbalan. Seseorang dapat termotivasi dengan disediakannya imbalan setelah ia melakukan suatu aktivitas atau kegiatan tertentu. Latihan Soal 1. Jelaskan dasar-dasar perilaku keorganisasian ! 2. Apa yang dimaksud dengan perilaku kelompok ? 3. Jelaskan tentang motivasi dan proses motivasi !
Pengantar Manajemen - 131 BAB XI PENGENDALIAN
132 - Pengantar Manajemen A. Pengertian Pengendalian Pengendalian menjadi fungsi keempat dan merupakan bagian ujung dan sebuah proses kegiatan. Griffin, memberikan batasan tentang pengendalian sebagai pengamatan secara organisatoris terhadap sasaran yang dicapai perusahaan. 1. Pengendalian adalah proses untuk membuat sebuah organisasi mencapai tujuannya. 2. Pengendalian menurut para ahli adalah sebagai berikut: a. Earl P.Strong, controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of its plans. Artinya pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan,agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. b. Harold Koontz, control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished. Artinya pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara. 3. Arief Suadi berpendapat bahwa pengendalian manajemen adalah sebuah usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Efektif berbeda dengan efisien, efektif diartikan sebagai
Pengantar Manajemen - 133 kemampuan untuk mengerjakan yang benar, sedangkan efsien diartikan sebagai kemampuan untuk mengerjakan dengan benar. Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses untuk ‚menjamin‛ bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan caracara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena: a. Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan b. Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada rencana c. Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan dengan baik d. Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan B. Pentingnya Pengendalian Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu. Banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
134 - Pengantar Manajemen pekerjanya. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting diantaranya: 1. Perubahan lingkungan organisasi Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, ditemukannya bahan baku baru. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi. 2. Peningkatan kompleksitas organisasi Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif. 3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
Pengantar Manajemen - 135 4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan. 5. Komunikasi 6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan. C. Jenis-Jenis Pengendalian Terdapat beberapa klasifikasi pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari sistem maupun waktu pelaksanaannya. Ditinjau dari sistem pelaksanaannya, pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi: 1. Sistem pengendalian umpan balik Sistem pengendalian umpan balik beroperasi dengan pengukuran beberapa aspek proses yang sedang dikendalikan dan perbaikan proses apabila ukuran menunjukkan bahwa proses menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan. Pengendalian ini memantau operasi proses maupun masukan dalam
136 - Pengantar Manajemen suatu usaha untuk menerka penyimpangan yang potensial agar tindakan perbaikan atas penyimpangan yang terjadi dapat dilakukan guna mencegah permasalahan kompleks menimpa organisasi. Sistem pengendalian umpan balik biasanya terdiri atas lima komponen berikut: a. Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran b. Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian c. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik d. Serangkaian standar atau kriteria di mana kondisi proses yang diukur dengan standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan evaluasi e. Pengatur yang fungsinya untuk membandingkan standar karakteristik proses dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari rencana yang telah ditetapkan. Umpan balik mempunyai dua keunggulan atas pengendalian umpan depan dan pengendalian sejalan. Adapun keunggulannya yaitu: a. Umpan balik memberi para manajer informasi yang bermakna tentang seberapa efektifnya usaha perencanaan itu. Umpan balik yang menunjukkan sedikit penyimpangan anatara kinerja standar dengan kinerja sesungguhnya merupakan bukti
Pengantar Manajemen - 137 bahwa pada umumnya perencanaan mencapai tujuan. b. Pengendalian umpan balik dapat meningkatkan motivasi karyawan. 2. Sistem pengendalian umpan maju Salah satu kelemahan utama sistem pengendalian umpan balik adalah bahwa sistem tersebut tidak memberikan peringatan suatu penyimpangan sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti. Dampaknya, penyimpangan yang memakan biaya besar dapat berlangsung terus atau semakin buruk sebelum tindakan perbaikan yang efektif dilaksanakan. Hadirnya sistem pengendalian umpan maju dengan maksud untuk bertindak secara langsung pada permasalahan tersebut mencoba mencegah sebelum penyimpangan ini terjadi lagi. Sistem pengendalian umpan maju memiliki komponen yang sama dengan sistem pengendalian umpan balik, yaitu: a. Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran b. Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian c. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik d. Serangkaian standar atau kriteria di mana kondisi proses yang diukur dengan standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan evaluasi e. Pengatur yang fungsinya untuk membandingkan standar karakteristik proses dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses
138 - Pengantar Manajemen apabila perbandingan tersebut menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari rencana yang telah ditetapkan. 3. Sistem pengendalian pencegahan Jenis pengendalian yang paling didambakan yaitu pengendalian pencegahan yaitu mencegah masalah yang telah diantisipasi. Tindakan ini disebut pengendalian pencegahan karena terjadi sebelum kegiatan yang sesungguhnya. 12 Dua sistem pengendalian yang telah dideskripsikan di atas, baik sistem pengendalian umpan balik maupun sistem pengendalian maupun umpan maju, berfungsi secara ekstern terhadap proses yang sedang dikendalikan, memantau operasi, dan terlibat dalam mengambil tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan. Sebaliknya, sistem pengendalian pencegahan adalah kebajikan dan prosedur yang sebenarnya merupakan bagian dari proses tersebut. Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian intern organisasi. Ditinjau dari waktu pelaksanaannya, pengendalian dapat dibedakan menjadi empat jenis pokok, yaitu: a. Pengendalian sebelum tindakan (Preaction controls) Pengendalian sebelum tindakan sering disebut sebagai pengendalian pendahuluan (precontrol). Pengendalikan memastikan bahwa sebelum tindakan dimulai maka sumber daya manusia, bahan, dan finansial yang diperlukan telah dianggarkan.
Pengantar Manajemen - 139 b. Pengendalian kemudi (Steering controls) Pengendalian kemudi dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan sebelum suatu urutan kegiatan tertentu dilaksanakan. c. Penyaringan atau pengendalian ya/tidak (Sceening or yes/no controls) Pengendalian ya atau tidak merupakan suatu proses penyaringan yang aspek-aspek spesifikasi dari suatu prosedurnya harus disetujui atau syarat tertentu dipenuhi sebelum aktivitas dapat diteruskan. d. Pengendalian setelah tindakan (Post antion controls) Pengendalian ini berusaha untuk mengukur hasil atas suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Penyebab penyimpangan dari rencana atau standar yang telah ditentukan dan temuan tersebut diaplikasikan pada aktivitas yang sama di masa yang akan datang. D. Langkah-Langkah Dalam Proses Pengendalian Terdapat empat langkah dalam pengendalian yaitu sebagai berikut: 1. Menetapkan standar dan metode untuk mengukur kinerja (establish standard and methods for measuring performance). Penetapan standar dan metode untuk mengukur kinerja bisa mencakup standar dan ukuran untuk segala hal, mulai dari target
140 - Pengantar Manajemen penjualan dan produksi sampai pada catatan kehadiran dan keamanan pekerja. Untuk menjamin efektivitas langkah ini, standar tersebut harus dispesifikasi dalam bentuk yang berarti dan diterima oleh para individu yang bersangkutan. 2. Mengukur kinerja (measure the performance). Langkah mengukur kinerja merupakan proses yang berlanjut dan repetitif, dengan frekuensi aktual bergantung pada jenis aktivitas yang sedang diukur. 3. Membandingkan kinerja sesuai dengan standar (compare the performance match with the standar). Membandingkan kinerja adalah membandingkan hasil yang telah diukur dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Apabila kinerja ini sesuai dengan standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. Oleh karena itu, manajer tidak perlu campur tangan secara aktif dalam organisasi. 4. Mengambil tindakan perbaikan (take corrective action) Tindakan ini dilakukan manakala kinerja rendah di bawah standar dan analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau beberapa aktivitas dalam operasi organisasi atau terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Manajer hanya memantau kinerja dan bukan melaksanakan pengendalian, kecuali apabila manajer mengikuti terus proses tersebut sampai berakhir. Yang perlu mendapat prioritas adalah menentukan cara yang konstruktif agar kinerja dapat memenuhi