Pengantar Manajemen - 141 standar dan tidak mengidentifikasi kegagalan yang telah terjadi. Latihan Soal 1. Jelaskan pengertian pengendalian ! 2. Jelaskan jenis-jenis pengendalian ! 3. Bagaimana langkah-langkah dalam proses pengendalian?
142 - Pengantar Manajemen BAB XII PENGENDALIAN LANJUTAN
Pengantar Manajemen - 143 A. Kualitas Sistem Pengendalian yang Efektif Menurut R.N. Anthony dan Vijay Govindarajan, sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang dipergunakan manajemen untuk mengendalikan organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai. Sistem Pengendalian Manajemen berbeda dengan pengendalian sederhana. Proses pengendalian yang dipergunakan manajemen menggunakan elemen dasar pengendalian, yaitu detector, assessor, effector dan communication network. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi di organisasi, assessor membandingkan antara apa yang terjadi (aktual) dengan standar, effector melakukan tindakan jika ada perbedaan antara apa yang terjadi (aktual) dengan apa yang diharapkan (standar). Namun ada perbedaan signifikan antara pengendalian manajemen dengan proses pengendalian sederhana (thermostat, suhu tubuh, pengendara mobil). Adapun perbedaannya sebagai berikut : 1. Standar pengendalian manajemen tidak dapat ditetapkan di muka. Standar lebih ditentukan oleh hasil dari proses perencanaan yang berkesinambungan. 2. Pengendalian manajemen tidak otomatis, karena berkaitan dengan faktor manusia. 3. Pengendalian manajemen membutuhkan koordinasi antar individual. 4. Hubungan antara tindakan yang harus dilakukan dengan perilaku yang diharapkan tidak tegas. 5. Pengendalian yang optimal adalah pengendalian oleh diri sendiri (self control).
144 - Pengantar Manajemen Faktor kunci dalam efektivitas sistem pengendalian adalah kualitas informasi yang diterimanya. Sistem pengendalian yang baik mendapatkan informasi yang akurat dan terbaru. Informasi ini diperoleh dari titik di mana operasi menghasilkannya, seperti angka penjualan berdasarkan faktur dan pengiriman berdasarkan slip. Hal ini memberikan waktu manajemen untuk mengevaluasi masalah dan mengambil tindakan korektif, sehingga informasi tersebut harus terbaru. Dalam banyak kasus, sistem pengendalian dapat memasok data secara real time, tetapi sistem masih harus memproses banyak data keuangan, dan hal ini seringkali menyebabkan penundaan. 1. Planning Informasi sistem pengendalian yang masih mentah, tidak akan bermanfaat bagi manajemen kecuali jika terdapat perbandingan dengan tolok ukur dan target yang ditetapkan. Karena itu, perlu integrasi yang kuat antara sistem pengendalian dengan proses perencanaan. Apabila rencana strategis memerlukan tingkat kualitas tertentu yang ditentukan oleh hasil pengujian, sistem pengendalian harus mampu melacak hasil tes tersebut. Pada kondisi ini, fokus sistem pengendalian harus sesuai dengan fokus rencana strategis. 2. Flexibility Sistem pengendalian yang efektif sangat fleksibel. Hal ini berarti bahwa system harus memiliki keseluruhan kemampuan akuisisi data dan pemrosesan
Pengantar Manajemen - 145 data yang manajemen dapat sesuaikan dengan perubahan kondisi. Apabila data yang dikumpulkan dari satu sumber tidak lagi mencerminkan situasi aktual, maka manajemen harus dapat mengidentifikasi sumber data lain yang lebih baik dan mengadaptasi sistem untuk dapat menyesuaikannya. Dalam kasus seperti itu, sistem harus dapat menerima proses bisnis baru yang memungkinkan pengendalian manajemen di area aktivitas baru. 3. Objectivity Manajer harus dapat membuat keputusan dan bertindak berdasarkan hasil sistem pengendalian. Mereka dapat melakukannya dengan kredibel dan membuat keputusannya diterima oleh organisasi, karena keputusan diambil berdasarkan data yang objektif dan evaluasi. Untuk mencapai objektivitas seperti itu, sistem pengendalian harus transparan dan mengukur parameter yang relevan dengan bisnis. Sistem pengendalian paling efektif yaitu saat hasilnya dapat mengindikasi jenis tindakan korektif yang diperlukan. 4. Economics Biaya sistem pengendalian harus dibandingkan dengan bisnis yang dikendalikan. Manfaat yang diharapkan dan penghematan biaya yang dihasilkan dari implementasi dan penggunaan sistem pengendalian harus sejalan dengan biaya pemasangan dan pengoperasian sistem. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengurangi biaya tak terduga dan mencapai
146 - Pengantar Manajemen tujuan kompetitif, disamping pertimbangan terhadap sistem pengendalian yang terlalu mahal dan dapat meningkatkan biaya dan mengurangi daya saing. B. Alat Bantu Pengendalian Manajerial Alat alat pengendalian yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah : 1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception) Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengeczualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan. 2. Management Information System (MIS) MIS yaitu suatu metode informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
Pengantar Manajemen - 147 3. MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu : a. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah. b. Tahap desain konseptual. c. Tahap desain terperinci. d. Tahap implementasi akhir. 4. Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu : a. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan b. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system c. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi d. Adanya pengujian pendahuluan e. Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system Sedangkan criteria utama MIS efektif yaitu : a. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar b. Tepat waktu dalam pemakainya c. Menekan biaya secara efektif d. System yang digunakan harus tepat dan akurat e. Dapat diterima oleh yang bersangkutan 5. Analisa Rasio Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan
148 - Pengantar Manajemen pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi. 6. Penganggaran Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumbersumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan. Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan. C. Teknik dan Metode Pengendalian Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern organisasi. Efektivitas unsur pengendalian sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi yang pimpinan puncaknya menganggap anggaran hanya sebagai alat untuk
Pengantar Manajemen - 149 memenuhi kebutuhan stakeholder organisasi, bukan sebagai alat pimpinan untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan organisasi, lingkungan ini akan mengakibatkan pimpinan menengah dan karyawan tidak serius dalam melaksanakan anggaran organisasi. Lingkungan pengendalian harus diberi tekanan perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan di dalam organisasi. Metode pengendalian pimpinan merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai dilakukan empat tahap, yaitu: 1. penyusunan program (rencana jangka panjang), 2. penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), 3. pelaksanaan dan pengukuran, 4. pelaporan dan analisis. Proses pengolahan organisasi dimulai dengan perencanaan strategik (strategic planning) uang didalamnya terjadi proses penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan organisasi dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut dipilih, proses pengelolaan organisasi kemudian diikuti dengan penyusunan programprogram untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam perencanaan strategik.
150 - Pengantar Manajemen Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan penaksiran sumber yang dialokasikan kepada setiap program tersebut. Program merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam perencanaan strategik. Jika tidak disusun berdasarkan program, pada dasarnya organisasi seperti berjalan tanpa tujuan yang jelas. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penerapan peran (role setting) dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Dalam proses penyusunan anggaran ditetapkan siapa yang akan berperan dalam melaksanakan sebagai kegiatan pencapaian tujuan perusahaan dan ditetapkan pula sumber ekonomi yang disediakan bagi pemegang peran tersebut, untuk memungkinkan ia melaksanakan perannya. Sumber ekonomi yang disediakan untuk memungkinkan pimpinan berperan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tersebut diukur dengan satuan moneter standar yang berupa informasi akuntansi. Oleh karena itu, penyusunan anggaran hanya mungkin dilakukan jika tersedia informasi akuntansi pertanggungjawaban, yang mengukur berbagai sumber ekonomi yang disediakan bagi setiap manajer yang berperan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam tahun anggaran. Dengan demikian, anggaran berisi informasi akuntansi pertanggungjawaban yang mengukur sumber ekonomi yang disediakan selama tahun anggaran bagi manajer yang diberi peran untuk mencapai tujuan
Pengantar Manajemen - 151 organisasi. Dalam sebagai alat pengirim peran (role sending device) kepada pimpinan yang diberi peran dalam pencapaian tujuan perusahaan. Proses penyusunan anggaran merupakan proses penetapan peran yang menggunakan informasi akuntansi pertanggungjawaban untuk menyiapkan nilai sumber ekonomi yang disediakan bagi setiap pimpinan pusat pertanggungjawaban guna melaksanakan perannya masing-masing. Partisipasi para pimpinan dalam penyusunan anggaran merupakan faktor yang menimbulkan self control dalam pelaksanaan anggaran. Partisipasi adalah suatu proses pengambilan keputusan bersama oleh dua pihak atau lebih yang mempunyai dampak masa depan bagi pembuat keputusan tersebut. Partisipasi dalam penyusunan anggaran berarti keikutsertaan pimpinan kegiatan dalam memutuskan bersama dengan komite anggaran mengenai rangkaian kegiatan di masa yang akan datang, yang akan ditempuh oleh pimpinan kegiatan tersebut dalam pencapaian tujuan perusahaan. Tingkat partisipasi pimpinan kegiatan dalam penyusunan anggaran akan mendorong moral kerja yang tinggi dan inisiatiaf para pimpinan. Moral kerja yang tinggi merupakan kepuasan seseorang terdapat pekerjaan, atasan, dan rekan sekerjanya. Moral kerja ditentukan oleh seberapa besar seseorang mengidentifikasi dirinya sebagai bagian dari organisasi. Agar proses penyusunan anggaran dapat menghasilkan anggaran yang dapat berfungsi sebagai alat pengendalian, proses penyusunan anggaran harus menanamkan sense of commitment dalam diri penyusunannya.
152 - Pengantar Manajemen Proses penyusunan anggaran yang tidak berhasil menanamkan sense of commitment dalam diri penyusunannya berakibat anggaran yang disusun tidak lebih hanya sekedar sebagai alat perencanaan; yang jika terjadi penyimpanan antara realisasi dari anggarannya, tidak satu pun pimpinan yang merasa bertanggung jawab. Di samping program dan anggaran sebagai periode pengendalian, pelaksanaan rencana yang tertuang dalam program dan anggaran memerlukan sistem informasi akuntansi untuk mengukur konsumsi sumber daya dalam pencapaian tujuan organisasi. Sistem informasi akuntansi digunakan untuk dasar pelaksanaan tahap ketiga dan keempat pengendalian; pelaksanaan dan pengukuran; dan pelaporan dan analisis. Latihan Soal 1. Jelaskan mengenai kualitas system pengendalian yang efektif 2. Jelaskan alat bantu pengendalian manajerial 3. Jelaskan teknik dan metode pengendalian
Pengantar Manajemen - 153 Daftar Pustaka George, J.M. & Gareth R.Jones. 2002. Organizational Behaviour. Prentice Hall. New Jersey Gibson, 2002. Organisasi Perilaku. Terjemahan, Edisi V. Jakarta:Penerbit Erlangga. Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen Edisi 2. BPFE. Yogyakarta. Hasibuan, Malayu S.P. 2004. Organisasi dan Motivasi. Jakarta : PT Bumi Aksara. Ivancevich, John. 2007. Perilaku & Manajemen Organisasi. Jakarta: Erlangga James L. Gibsonet al. 2012. Organizations: Behavior, Structure, Processes (New York: McGraw-Hill Companies. Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta: Salemba Humanika. Mulyasa. 2011. Manajemen Berbasis Sekolah, Konsep, strategi dan Implementasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya Nurhasanah, S & Wisnu, D.U.R. 2005. Teori Organisasi Struktur dan Desain. Cetakan 1. Malang: Universitas Muhammadiyah Malang. Reksohadiprodjo, Sukanto & Handoko, Hani. 2001. Organisasi Perusahaan Teori Struktur dan Perilaku. Yogyakarta: BPFE UGM. Robbins, Stephen. P & Judge,T.A. 2013. Organizational Behavior Edition 15. New Jersey: Pearson Education
154 - Pengantar Manajemen Robbins, S & Coulter, M. 2007.Manajemen. Edisi Kedelapan. Jakarta: PT Indeks Richard, L.D. 2010. Organization Theory and Design SouthWestern: Cengage Learning. Ricky, W.G. 2004. Manajemen. Jakarta:Erlangga. Silalahi, Ulber.2002. Pemahaman Praktis Asas-asas Manajemen. Bandung:Mandar Maju. Stephen, P.R, 2009. Manajemen, Jilid 1. Edisi Kesepuluh. Penerbit Erlangga. Tjiptono, Fandy & Anastasia, Diana. 2003. Total Quality Management. Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi Offset. Wirawan. 2010. Konflik dan Manajemen Konflik: Teori. Aplikasi, dan Penelitian. Jakarta: Salemba Humanika. Wibisono, Dermawan. 2003. Riset Bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Pengantar Manajemen - 155 Tentang Penulis A.A. Sagung Istri Pramanaswari, lahir 12 April 1993 di Denpasar, Bali. Saya memulai karir dosen pada tahun 2019 sampai saat ini. Sebelumnya sejak tahun 2014 saya telah merintis bisnis bidang retail dan Pendidikan. Saya menamatkan Pendidikan diploma 4 Akuntansi di Politeknik Negeri Bali, kemudian melanjutkan Pendidikan megister akuntansi di Universitas Udayana. Saya juga ingin menumbuhkan jiwa kewirausahaan yang kreatif, inovatif sehingga mahasiswa berani memulai usaha. Sehingga saya juga aktif mensosialisasikan pentingnya berwirausaha bagi generasi milenial. Di dalam buku pertama saya juga saya berikan contoh nyata implementasi teori pada kehidupan nyata. Dimana keberhasilan sebuah organisasi juga tergantung dari pengelolaan manajemen yang baik. Buku ini diharapkan mampu memberikan gambaran nyata tentang pentingnya manajemen dalam kesuksesan organisasi.
156 - Pengantar Manajemen