KOMPUTERISASI AKUNTANSI MYOB Accounting Plus V.18 Hana Mardiyah, S. Pd.
iii KATA PENGANTAR Buku MYOB Plus V.18 ini disusun untuk menyelesaikan kasus akuntansi terutama penyajian dan pelaporan keuangan secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan pendekatan bukti transaksi sebagai upaya untuk mendekati kegiatan dan permasalahan akuntansi secara nyata dalam buku ini. Penulisan yang dilakukan oleh kami ini ditujukan untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah “Komputerisasi Akuntansi”. Di samping itu, kami mengharapkan agar buku ini bisa digunakan oleh rekan-rekan yang akan mengambil mata kuliah Komputerisasi Akuntansi agar memberikan kemudahan dalam memahami penggunaan program MYOB untuk menyusun laporan keuangan. Buku MYOB Versi Plus 18 ini terdiri dari lima bab yang membahas mengenai Sekilas tentang MYOB, settingan awal MYOB, Saldo awal MYOB, Pencatatan transaksi menggunakan MYOB, Membuat laporan keuangan, jurnal pembalik dan tutup buku pada akhir tahun. Pada bab terakhir akan diberi satu kasus perusahaan yang dapat digunakan untuk latihan lebih lanjut. Penulis berharap semoga buku ini dapat bermanfaat. Namun, penulis menyadari bahwa buku ini masih banyak kekurangan. Saran maupun kritik dari pembaca sangat penulis harapkan sebagai bahan masukan. Terakhir penulis ingin
iv mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penulisan buku ini yang tak mungkin disebutkan satu persatu yang telah memberikan inspirasi bagi penulis. Bandung, Desember 2017 Penulis
v DAFTAR ISI KATA PENGANTAR................................. iii DAFTAR ISI................................................. v BAB 1 SEKILAS TENTANG MYOB........ 1 1.1 Pengertian MYOB ......................................1 1.2 Sejarah MYOB ...........................................3 1.3 Kelebihan dan Kekurangan MYOB ............4 1.4 Pengaturan Tanggal dan Mata Uang .........10 1.5 Mengoperasikan Program MYOB Plus Versi 18..............................................................13 1.6 Daftar Menu Utama MYOB Plus v18 .......14 BAB 2 Membuat File Perusahaan dan Saldo Awal MYOB................................................ 23 2.1 Membuat File Perusahaan .........................27 2.2 Menyusun Daftar Akun.............................36 2.3 Menghapus dan Menyesuaikan Kode Pajak ..................................................................53 2.4 Menyusun Preferensi Sistem MYOB ........60 2.5 Menentukan Linked Account ....................62 2.6 Menampilkan Daftar Linked Account.......68 2.7 Memasukkan Neraca Saldo Awal..............69 2.8 Menampilkan Laporan Neraca Saldo Awal ..................................................................72
vi 2.9 Membuat Data Customer (Pelanggan) dan Supplier (Pemasok) ....................................... 73 2.10 Membuat Saldo Awal Customer & Supplier ................................................................. 76 2.11.......... Membuat Data Inventory (Persediaan Barang Dagang) ....................................... 83 2.12 Membuat Saldo Awal dan Menentukan Harga Jual Inventory ................................ 88 BAB 3 Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 ....................................................911 3.1 Transaksi Spend Money.............................91 3.2 Transaksi Receive Payments dan Spend Money.................................................... 944 3.3 Transaksi Penjualan Kredit..................... 977 3. 4 Transaksi Pay Bills................................ 999 3.5 Transaksi Retur Penjualan dan Spend Money.................................................. 1011 3. 6 Transaksi Pay Bills dan Pembelian Kredit ............................................................. 1066 3.7 Transaksi Retur Pembelian dan Receive Payment...................................................110 3.8 Transaksi Penjualan Tunai dan Receive Payment ............................................... 1133 3.9 Transaksi Pembayaran PPN dan Dividen Terutang............................................... 1166 3.10 Transaksi Penjualan Kredit & Pay Bills ............................................................. 1200
vii 3.11 Transaksi Receive Money dan Pembelian Kredit....................................................1235 3.12 Transaksi Pay Bill & Receive Payment ..............................................................1277 3.13 Transaksi Pemeliharaan Aset dan Penjualan ..............................................1300 3.14 Transaksi Pembelian & Pembayaran Angsuran Pinjaman...............................1333 3.15 Transaksi Penyesuaian .......................1366 BAB 4 MENYAJIKAN LAPORAN KEUANGAN, JURNAL PEMBALIK, DAN TUTUP BUKU.......................................... 151 4.1 Menyajikan Laporan Keuangan ..............151 4.2 Jurnal Pembalik (reversing Entries)........154 4.3 Tutup BUku Tahunan (Start New Year)............................................................157 BAB 5 LATIHAN SOAL..........................167 DAFTAR PUSTAKA................................176
viii
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 1 BAB 1 SEKILAS TENTANG MYOB Pembahasan pada BAB 1 ini menjelaskan tentang pengertian MYOB, sejarah singkat MYOB Accounting, manfaat dari penggunaan MYOB, menjelaskan dan menampilkan gambar dari software akuntansi MYOB Accounting Plus V18 dan bagaimana kita harus memasangnya pertama kali, persiapan pembuatan file baru, dan melakukan pemasangan data perusahaan baru beserta komponennya. Program MYOB Accounting dapat membantu kita dalam membuat maupun membaca laporan keuangan. Pengertian MYOB Kegiatan transaksi penjualan dan pembelian yang semakin banyak tidak bisa lagi hanya bergantung pada pembukuan manual. Dengan komputerisasi maka kita akan mendapatkan keuntungan, diantaranya sebagai berikut: 1. Kecepatan pengolahan data. Kita hanya perlu satu kali data input untuk mendapatkan output dari bermacammacam transaksi, misalnya kita
2 MYOB Accounting Plus V.18 menginput data penjualan secara kredit. Dengan satu kali input, kita akan mendapatkan output dari data stok (inventory). 2. Ketelitian pengolahan data. Program yang baik akan memberi tahu kita bila kita sudah melakukan posting. Komputer akan memaksa kita untuk melakukan pencatatan dengan benar. Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB (Mind Your Own Businnes) Accounting merupakan software komputer pengolah data akuntansi yaitu proses pencatatan data transaksi akuntansi yang dilakukan dengan cara memasukkan data transaksi ke dalam komputer kemudian komputer akan mengolahnya menjadi laporan. Biasanya MYOB Accounting digunakan dalam beberapa perusahaaan seperti perusahaan jasa, dagang dan lain-lain. Program aplikasi ini paling cocok diterapkan pada perusahaan menengah kebawah dan kurang cocok diterapkan untuk perusahaan besar karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 3 sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. MYOB Accounting adalah salah satu program aplikasi untuk menjalankan akuntansi berbasis komputer yang terpadu. Dalam paket program ini dapat menjalankan program pendataan penjualan, pembelian, inventory, payroll, time billing, pendapatan, kartu pelanggan, maupun supplier dan karyawan, perhitungan pajak, dan lain-lain. Sejarah MYOB MYOB (Mind Your Own Business) dimulai di Australia pada tahun 1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenalkan kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar dengan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan terjangkau. Banyak penghargaan yang diterima oleh jajaran produk MYOB sejak tahun 1991 sampai sekarang. MYOB pada tahun itu juga memenangkan 1991 MacWorld Award untuk kategori Best Accounting Software dan kategori Best Newcomer Software. Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak dibawah naungan MYOB Limited. MYOB kemudian
4 MYOB Accounting Plus V.18 mengembangkan 6 cabang untuk meng-cover pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia, yang saat ini terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara lainnya, versi Malaysia adalah yang pertama dia Asia, sebelum munculnya versi Singapura, Hongkong dan AsiaInternational, dan sekarang telah lebih banyak lagi versi negara yang tersedia. Tahun 1999, saham MYOB Limited mulai diperdagangkan di pasar saham Australia dan menjadi ‘most successful stock listing’ di Australian Stock Exchange. Sampai tahun ini MYOB telah terjual sebanyak hampir 1 juta copies. Di Asia, perkembangan MYOB mengalami percepatan yang luar biasa dan diharapkan akan mendekati kecepatan perkembangan penggunaan MYOB di Australia, Amerika, Eropa, dan region lain di dunia, hal tersebut ditandai dengan berkembangnya MYOB Asia yang sekarang telah dipecah menjadi MYOB Malaysia, MYOB Singapura dan MYOB Hongkong. 1.1 Kelebihan dan Kekurangan MYOB MYOB Accounting memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan yang dijabarkan sebagai berikut.
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 5 1. Kelebihan MYOB MYOB memiliki banyak sekali kelebihan, sehingga menjadi salah satu software akuntansi yang banyak diminati oleh user dan laku keras di pasaran. Berikut ini adalah beberapa kelebihan dari MYOB : a. Mudah Untuk Digunakan Kelebihan pertama dari software MYOB ini adalah mudah untuk digunakan. Hal ini sama seperti kebanyakan software lainnya, MYOB memiliki icon–icon serta deskripsi yang jelas untuk setiap fungsinya. Sehingga siapapun yang mungkin tidak mempelajari akuntansi, tetap akan bisa menggunakan software MYOB ini. Kita hanya perlu menginput data – data dalam database, lalu kemudian melakukan penghitungan dengan mudah dan cepat. b. Pengolahan Perhitungan Akuntansi yang Akurat dan Tepat Perhitungan akuntansi akan menjadi lebih cepat dan juga efisien dengan menggunakan software ini. Bayangkan apabila kita harus menghitung pembukuan dengan berbagai rumus akuntansi untuk satu periode secara manual, pasti akan memakan waktu yang sangat lama. Oleh karena itu, penggunaan MYOB sangat membantu dalam hal
6 MYOB Accounting Plus V.18 efisiensi waktu dan juga kecepatan dari perhitungan akuntansi. c. Dapat Membantu Mengolah Manajemen Proyek Apabila kita membawahi lebih dari 1 departemen, maka MYOB bisa melakukan hal ini. Jadi, MYOB bersifat multi-user, bisa digunakan untuk mengawasi dan juga melakukan pengolahan data dari proyek–proyek yang sudah dilakukan oleh departemen yang kita bawahi, seperti departemen keuangan, departemen marketing, departemen HRD, dan kemudian mengolahnya untuk membuat laporan akuntansi dan keuangan perusahaan secara utuh. d. Tidak Memerlukan Maintanece Sebuah software, apabila sudah di install akan bisa digunakan terus menerus tanpa perlu melakukan maintanance bahkan mengeluarkan biaya bulanan. Maka dari itu MYOB sangat efektif untuk digunakan dalam jangka waktu yang panjang, tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan lagi setiap bulannya untuk software ini. e. Terintegrasi Dengan Database Perusahaan MYOB juga sudah memiliki fitur integrasi dengan database perusahaan.
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 7 Jadi, kita hanya perlu memasukan database yang akan diolah dan dianalisa, maka hasilnya akan muncul dengan cepat dan juga akurat. Kita tidak perlu repot– repot meng-copy file terlebih dahulu. Banyaknya software database yang ada memungkinkan keterkaitan software satu dengan yang lainnya, namun untuk software MYOB ini cukup fleksibel untuk masalah database, sebab database yang tersimpan pun cukup aman. f. Lebih Cepat Dalam Melakukan Penghitungan Akuntansi Perhitungan akuntansi juga akan menjadi lebih cepat dengan menggunakan software MYOB ini. Tidak perlu membawa banyak berkas yang tebal dan menggunakan perhitungan rumus secara manual. Anda akan lebih cepat dan juga efektif untuk melakukan penghitungan tersebut. Menurut Suryana (2009 : 7) menyebutkan beberapa keunggulan MYOB Accounting yaitu: a. Sebagaimana software aplikasi yang lain, MYOB dari versi apapun dibuat berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan (SAK).
8 MYOB Accounting Plus V.18 b. Program ini juga dirancang untuk mudah digunakan (User Friendly). c. MYOB telah mengalami uji coba dan uji kelayakan sehingga melepaskan ketergantungan pemakai kepada jasa seorang pembuat program. d. Pencatatan transaksi penjualan dan pembelian sampai 12 digit, sangat cukup untuk perusahaan kecil menengah. Fasilitas pembuatan laporan keuangan yang lengkap dan pembuatan analisis laporan keuangan yang bisa langsung dicetak maupun diaktifkan dengan program Excel. 2. Kekurangan dari Software MYOB Meskipun memilki banyak keunggulan dan kelebihan, namun software ini juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut ini adalah beberapa kekurangan dari MYOB : a. Tidak Adanya Fitur Pelaporan Perpajakan di Indonesia Karena merupakan salah satu software yang dikembangkan oleh Australia, maka dari itu beberapa fitur masih mengadopsi Australian style, seperti fitur perpajakannya. Sehingga bagi anda yang ingin menghitung pajak dan juga pelaporan pajak, anda harus
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 9 menggunakan software lainnya untuk melakukan penghitungan pajak perusahaan anda. b. Hanya Bisa Dilakukan pada Satu Perusahaan MYOB hanya cocok untuk digunakan oleh pebisnis yang hanya memilki satu perusahaan saja. Jadi bagi anda yang memiliki perusahaan atau anak perusahaan lebih dari satu, alias multi company, sehingga tidak cocok bagi pengusaha yang multi-company. Aplikasi MYOB belum bisa memenuhi kebutuhan para pebisnis dengan banyak kebutuhan. c. Belum Tersedia dalam Bahasa Indonesia Mungkin bukan merupakan masalah yang penting, namun demikian terkadang ada beberapa pengguna atau user yang tekadang suka kebingungan akan perbedaan istilah dalam bahasa Indonesia dan juga Bahasa Inggris. Karena itu, belum adanya Bahasa Indonesia dalam software MYOB ini juga merupakan suatu kelemahan. d. Beda Format Neraca Keuangan Dengan Indonesia Masih dari perbedaan negara, format keuangan yang didukung oleh software MYOB ini merupakan format neraca keuangan Australia, sehingga hal
10 MYOB Accounting Plus V.18 ini cukup merepotkan, karena format neraca keuangan yang umum digunakan di Indonesia berbeda dengan format neraca keuangan di Australia. e. Belum Mendukung Multi Currency MYOB juga ternyata belum mendukung multi currency, sehingga anda harus melakukan konversi mata uang terlebih dahulu sebelum memasukkan transaksi yang sudah anda lakukan, Cukup repot memang apabila sebuah software keuangan belum mendukung fitur multi currency. f. Belum Mendukung Fitur Multi Gudang Bagi anda yang memiliki lebih dari 1 gudang pun ternyata masih juga direpotkan oleh keterbatasan dari software MYOB. MYOB belum mendukung multi gudang atau multi warehaouse. Hal ini Membuat anda akan kerepotan, terutama apabila anda memiliki lebih dari satu gudang penyimpanan. 1.4 Pengaturan Tanggal dan Mata Uang Format tanggal dan simbol mata uang yang digunakan dalam MYOB mengikuti setting window yang digunakan. setiap komputer memiliki setting date & time yang berbeda, untuk mengatur tampilan tanggal dan simbol mata uang yang akan digunakan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Klik
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 11 Start Menu > Control Panel > Clock, Languange And Region > Region, kemudian pilih nama negara, lalu klik Additional Setting.
12 MYOB Accounting Plus V.18 Jika currency, date & time telah selesai disetting, maka klik apply. Dalam pengaturan regional, biasanya dengan memilih negara, misal: Indonesia, maka secara otomatis seluruh setting akan mengacu pada setting yang berlaku di Indonesia.
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 13 1.5 Mengoperasikan Program MYOB Plus Versi 18 Untuk mengoperasikan program MYOB Accounting Plus versi 18 dapat dilakukan dengan cara : 1. men-double click icon MYOB Accounting Plus versi 18 yang ada pada dekstop. 2. Atau dengan meng-klik start > all program > MYOB accounting versi 18 plus. Setelah program MYOB dapat diaktifkan, maka akan muncul kotak dialog yang berisi menu Open, Create, Explore, What’s New dan Exit. Klik salah satu tombol berikut ini : Digunakan untuk membuka file/data akuntansi yang telah ada. Untuk membuat data akuntansi yang baru. Untuk membuka contoh data akuntansi yang dapat digunakan
14 MYOB Accounting Plus V.18 sebagai panduan dalam mengoperasikan program MYOB v18 plus termasuk didalamnya pencatatan transaksi dan laporan keuangan. Untuk mengetahui berbagai mengenai tambahan fasilitas MYOB Plus v18 dibandingkan dengan MYOB versi sebelumnya. Digunakan untuk keluar dari aplikasi MYOB Plus v18. 1.6 Daftar Menu Utama MYOB Plus v18 Dalam Myob Plus v18 terdapat 8 menu utama yang dapat digunakan, seperti yang tertera dalam gambar berikut ini: Menu Account dipakai untuk mencatat berbagai informasi penting, misalnya mencatat awal transaksi, melihat bagan akuntansi, memisahkan laporan keuangan
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 15 berdasarkan jenis usaha,dsb. Menu Banking merupakan menu yang berhubungan dengan arus kas. Dengan modul ini kita dapat mencatat aliran arus kas yang tidak melewati menu sales atau purchases. Seperti:pembelian barang habis pakai, pembayaran/ penerimaan bunga bank, biayabiaya umum, administrasi, dsb. Menu Sales, mencatat semua transaksi penjualan, yang nantinya akan mempengaruhi data stok, jumlah piutang dan besarnya uang muka yang dibayarkan oleh pelanggan. Menu Time Billing, dipakai untuk menghitung penjualan/pembelian yang menggunakan perhitungan per satuan waktu. Misalnya biaya konsultasi manajemen per jam. Menu Purchases mencatat semua transaksi pembelian, yang nantinya akan langsung mempengaruhi data stok, besarnya hutang, dan besarnya uang muka yang dibayarkan kepada pemasok. Menu Payroll, digunakan untuk penggajian dengan menggunakan system payroll. Menu ini bisa dipakai untuk berbagai macam cara
16 MYOB Accounting Plus V.18 penggajian: harian, bulanan, tahunan. Menu Inventory, dipakai untuk mencatat stock barang maupun inventaris yang dimiki perusahaan. Menu Card File, dipakai untuk membuat kartu data, baik kartu data stok, kartu data karyawan, pelanggan maupun supplier. Setiap menu dalam command centre tersebut memiliki command button. Berikut ini adalah command button yang ada dalam beberapa menu MYOB Plus versi 18. Command button menu Accounts: a. Accounts List: memuat informasi akun yang sudah disediakan oleh MYOB. Dalam accounts list ini kita dapat mengganti nama/nomor akun, menambah akun ataupun menghapus akun. b. Record Journal Entry: digunakan untuk menulis transaksi-transaksi sesuai dengan jurnal umum. c. Transaction Journal: untuk melihat informasi atau seluruh transaksi sesuai dengan tanggal yang ditentukan. d. BASlink: digunakan untuk menetapkan Bussines Account Statement.
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 17 e. Send to Accountant: laporan keuangan dapat disimpan atau dikirim melalui email. f. Company Data Auditor: untuk rekonsiliasi bank, back up data, mereview transaksi dan mengecek review perpajakan. g. Transfer Money: untuk mentransfer dana dari cash on hand dengan cash in bank, atau sebaliknya. Command button menu Banking: a. Spend Money: untuk mencatat pengeluaran uang selain membayar hutang dagang. b. Bank Register: untuk melihat mutasi kas di bank dan dapat menambah transaksi perbankan. c. Receive Money: mencatat transaksi dari penerimaan kas/Bank selain dari customer. d. Print Cheques: untuk melakukan pencetakan cek dari printer. e. Prepare Electronic Payments: proses pembayaran secara elektronik. f. Reconcile accounts: melakukan rekonsiliasi bank untuk semua accounts, yang sering dilakukan reconcile adalah tentang cash/bank, accounts receivable dari customer dan accounts payable dari supplier. g. Prepare Bank Deposit: mencatat proses penerimaan kas dari pendapatan atau pembayaran dari pelanggan.
18 MYOB Accounting Plus V.18 h. Transaction Journal: untuk melihat semua transaksi kas yang telah dicatat. i. Print/email remittance advices: Command button menu Sales: a. Sales register: kita dapat melihat daftar penjualan, penerimaan dari penjualan, retur penjualan dan yang berkaitan dengan penjualan. b. Enter sales: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang sedang berjalan baik secara kredit ataupun tunai. c. Receive payment: untuk mencatat penerimaan dari penjualan dan piutang usaha dari konsumen yang dibayar kepada perusahaan. d. Print receipts: mencetak bukti penerimaan kas atas penjualan. e. Transaction journal: digunakan untuk melihat rincian dari jurnal penjualan. f. Print/email invoices:digunakan untuk mencetak/mengirim invoice/faktur penjualan yang dicatat melalui sales. g. Print/email statements: digunakan untuk mencetak/mengirm faktur yang belum dilunasi/dibayar. Command button dalam menu Time Billing: a. Activities list: untuk mencatat daftar jasa/service yang dijual kepada costumer/akan dipakai oleh perusahaan itu sendiri.
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 19 b. Enter activity slip: mencatat slip transaksi penggunaan jasa/service tersebut. c. Enter timesheet: mencatat detail aktivitas dalam timesheet dan digunakan untuk membuat activities slip. d. Activity log: merupakan form kumpulan activity slip yang menunjukkan suatu yang telah dilakukan dengan tampilan per diary view atau detail view. e. Prepare time billing invoice: digunakan untuk proses pengambilan data dari activity slip. Dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirimi tagihan (invoice) f. Transaction journal: melihat rincian jurnal pembayaran/penagihan dari pelanggan pada tabulasi sales. Command button dalam menu Purchases: a. Purchases register: digunakan untuk melihat transaksi yang telah dibuat dengan status quote (permohonan pembelian), order (pesanan pembelian) open bill (saldo awal pemasok), retur&debits (retur pembelian). b. Enter purchases: untuk mencatat transaksi pembelian baik secara kredit maupun tunai. c. Pay bills : digunakan untuk mencatat pembayaran-pembayaran dari pembelian yang belum terbayar (utang dagang) kepada pemasok.
20 MYOB Accounting Plus V.18 d. Print/email purchases orders: untuk membuka jendela forms selection dimana kita dapat mencetak/mengirim faktur-faktur pembelian yang belum terbayar. e. Print cheques: untuk mencetak cek yang berhubungan dengan pembelian, pembayaran utang, serta retur pembelian. f. Prepare electronic payments: digunakan untuk pembayaran melalui cek. g. Transaction journal: untuk melihat jurnal pada tabulasi purchases. Command button dalam payroll: a. Payroll categories: untuk membuat dan mengedit kategori-kategori gaji. b. Enter timesheet: untuk mencatat semua jam kerja karyawan atau jam lembur karyawan berdasarkan gaji standar/jam. c. Process payroll: membantu proses pencatatan gaji karyawan. d. Transaction journal: untuk melihat rincian jurnal pada tabulasi disbursements. e. Print payment summary: untuk mencetak faktur-faktur pembayaran yang belum terbayar. f. Pay liabilities: untuk mencatat dan mengedit pembayaran kewajiban perusahaan.
BAB 1 │Sekilas Tentang MYOB 21 g. Pay superannuation: untuk mencatat dan mengedit pembayaran dana pensiun. h. Prepare electronic payments: untuk memproses pembayaran karyawan, dan pembayaran lain melalui cek. i. Print pay cheques: untuk mencetak cek yang berhubungan dengan penggajian. j. Print/email pay slips: untuk mencetak/mengirim slip pembayaran. Command button dalam inventory: a. Items register: digunakan untuk menampilkan item-item persediaan baik per item ataupun keseluruhan. b. Items list: menampilkan keseluruhan barang-barang persediaan. c. Receive items: mencatat penerimaan barang. d. Transaction journal: untuk melihat jurnal yang berkaitan dengan keluar masuknya persediaan. e. Adjust inventory: digunakan untuk melakukan penyesuaian atas nilai dan jumlah item-item persediaan. f. Set item prices: digunakan untuk menentukan harga jual suatu barang persediaan. • Last cost: berdasarkan harga beli terakhir. • Average cost: berdasarkan harga pokok rata-rata g. Count inventory: digunakan untuk mencatat hasil perhitungan fisik persediaan atau dapat pula untuk
22 MYOB Accounting Plus V.18 melakukan penyesuaian nilai dan kuantitas sejumlah item persediaan. h. Build item: mencatat pembuatan item. i. Auto build items: digunakan untuk merakit item akhir dari sejumlah komponen. Command button card file: a. Card list: untuk mengedit ataupun membuat card file baru, baik kartu pelanggan, kartu pemasok maupun kartu pegawai. b. Print mailing labels: untuk menetapkan print mailing labels untuk individu atau perusahaan yang terdapat pada card file. c. Create personalised letters: untuk membuat file mail marge yang berisi informasi tentang orang atau perusahaan pada card file. d. Contact log: untuk melihat ringkasan dari seluruh kontak yang dilakukan.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 23 BAB 2 MEMBUAT FILE DAN SALDO AWAL PERUSAHAAN Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana cara membuat file perusahaan dalam MYOB Plus V18 beserta cara mengatur pajak, link account, menginput data customer, supplier,inventory,dsb dari data yang dimiliki oleh perusahaan dagang PT. PUSAKA JAYA yang melakukan kegiatan pembelian dan penjualan barang elektronik di Kudus. Untuk memudahkan dalam memahami pembahasan dalam bab 2 dan bab selanjutnya, perhatikanlah data perusahaan PT. PUSAKA JAYA berikut ini: Nama Perusahaan PT. PUSAKA JAYA Alamat Jl. Ahmad Soebarjo No. 15 Kudus No. Telepon (0291) 4423 313 No. Faksimili (0291) 4423 313 Email Address [email protected] Dalam menjalankan usaha dagangnya PT. Pusaka Jaya memiliki kebijakan akuntansi sebagai berikut: 1. Umum a. Sistem berpasangan, dengan dasar akrual basis
24 MYOB Accounting Plus V.18 b. Periode akuntansi tahunan (1 Januari s.d. 31 Desember) dibagi dalam 12 periode bulanan c. Pada setiap akhir bulan disusun neraca saldo d. Dipergunakan Special Journal dan General Journal untuk mencatat transaksi e. Mata uang menggunakan Rupiah 2. Pembelian a. Setiap pembelian akan diperhitungkan PPN Income 10% dari nilai pembelian b. Setiap retur pembelian akan diperhitungkan pengurangan atas nilai hutang dan PPN Income c. Termin pembayaran N/30 d. Untuk pembelian yang dikenakan PPN diasumsikan sudah dilampiri dengan faktur pajak standar e. Harga-harga item yang tertulis dalam faktur pembelian termasuk PPN Income 3. Pengeluaran Kas a. Pengeluaran kas diatas Rp 1.000.000,00 dibayar dengan cek dan didukung dengan Bukti Pengeluaran Kas b. Untuk pengeluaran sebesar Rp 1.000.000,00 atau kurang dibayar dengan dana kas kecil, dan sistem pencatatannya menggunakan sistem dana tidak tetap (sistem fluktuasi) 4. Penjualan a. Setiap penjualan akan diperhitungkan PPN Outcome 10% dari nilai penjualan
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 25 b. Setiap retur penjualan akan diperhitungkan pengurangan atas nilai piutang dan PPN Outcome c. Termin pembayaran yang berlaku adalah N/30 d. Untuk penjualan yang dikenakan PPN diasumsikan sudah dilampiri dengan faktur pajak standar e. Harga-harga item yang tertulis dalam faktur penjualan termasuk PPN Outcome 5. Penerimaan Kas a. Setiap penerimaan kas akan disetor ke bank sesegera mungkin pada hari yang sama dan sedapat mungkin tidak menyimpan dana dalam jumlah besar di dalam brankas perusahaan b. Dana perusahaan disimpan dalam rekening giro nomor 0011-10-12556 Bank Mandiri, Kudus 6. Penilaian Persediaan Barang a. Sistem pencatatannya menggunakan sistem Perpetual b. Metode yang dipergunakan adalah metode Rata-rata tertimbang (moving average) 7. Penyusutan Aktiva Tetap a. Penyusutan atau depresiasi aktiva tetap dihitung dengan metode garis lurus nilai residu Rp 3.300.000,00 umur ekonomis 4 tahun b. Perhitungan dan pencatatan beban penyusutan dilakukan pada setiap bulan 8. Laporan Arus kas menggunakan metode langsung.
26 MYOB Accounting Plus V.18 Sedangkan neraca saldo, data customer dan supplier beserta saldo utang/piutang serta data persediaan yang dimiliki oleh PT. PUSAKA JAYA pada periode 30 November 2011 adalah sebagai berikut: PT. PUSAKA JAYA TRIAL BALANCE Per. 30 November 2011
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 27 2.1 Membuat File Perusahaan Proses membuat data perusahaan baru dilakukan dengan langkah-langkah berikut: 1. Aktifkan program MYOB Accounting V18+ 2. Klik tombol [Create-a New Company File]
28 MYOB Accounting Plus V.18 3. Keluar kotak dialog New Company File Assistant, Introduction sebagai berikut: 4. Klik tombol [Next>]. Selanjutnya keluar kotak dialog step 2, Company Information seperti berikut: Mengaktifkan fasilitas bantu. Membatalkan proses pembuatan data akuntansi baru. Kembali ke langkah sebelumnya, jika kita ingin menyunting data yang telah diproses. Melanjutkan proses pembuatan data akuntansi ke langkah berikutnya.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 29 Misalkan data perusahaan seperti berikut ini. Nama Perusahaan : PT. PUSAKA JAYA Alamat : Jl. Ahmad Soebarjo No. 15 Kudus No. Telepon : (0291) 4423313 No. Faksimili : (0291) 4423 313 E-mail address : [email protected] PT. PUSAKA JAYA adalah badan usaha yang bergerak dalam perdagangan. Perusahaan tersebut membeli barang dagangan secara kredit dari beberapa distributor dan kemudian menjualnya secara kredit/tunai ke beberapa tokodanparalanggananlainnya di Kudus. Adapun pengisiannya adalah: a. Serial Number : Karena ini versi trial maka dikosongkan saja, kecuali kita telah membeli versi MYOB yang legal maka 12 digit serial number harus diisi.
30 MYOB Accounting Plus V.18 b. Company Name: Ketik nama perusahaan yaitu PT. PUSAKA JAYA c. Company No. : Ketik nomor perusahaan d. GST No. : Ketik nomor pengukuhan sebagai pengusaha kena pajak (PKP) e. Addres : Ketik alamat yaitu Jl. Ahmad Soebarjo No. 15 Kudus. (Jika alamat perusahaan terdiri dari beberapa baris, maka untuk memisahkan antar baris alamat, gunakanlah <enter>). f. Phone Number : Ketik nomor telepon yaitu (0291) 4423313 g. Fax Number : Ketik nomor fax perusahaan yaitu (0291) 4423 313 h. E-mail Addres : Ketik nama e-mail perusahaan : [email protected] Untuk lebih jelasnya, lihat gambar di bawah ini: 5. Klik [Next>]. Maka akan keluar kotak dialog step 3, Accounting Information berisi data yang berhubungan dengan tahun buku
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 31 sebuah siklus akuntansi yang sedang dikerjakan. Contoh pengisian dan ketentuannya adalah sebagai berikut: Current Financial Year adalah tahun buku berjalan (saat kita melakukan pembukuan). a. Last Month of Financial Year akan dikenali oleh program sebagai batas akhir tahun buku. Isi Desember. b. Conversion Month adalah bula dimulainya penggunaan MYOB pada tahun buku berjalan, sehingga kita harus menyiapkan posisi keuangan bulan sebelumnya yang akan diinput sebagai Opening Balance (saldo awal) pada data perusahaan kita. c. Number of Accounting Period merupakan data tentang panjang periode pembukuan yang
32 MYOB Accounting Plus V.18 ditetapkan. Isi Twelve. Jika Last Month of Financial Year terisi Desember, dan Number of Accounting Period terisi Twelve, maka periode akuntansi berjumlah 12 periode (12 bulan), dimulai dari 1 Januari – 31 Desember. 6. Klik [Next>]. Selanjutnya, eluar kotak dialog New Company File Assistant step 4, yang berisi penegasan mengenai informasi akuntansi yang kita kerjakan, seperti berikut ini: Kotak dialog konfirmasi, apakah data akuntansi yang kita buat, yakin sudah benar? Jika belum, kita bisa menekan [<Back], untuk memperbaikinya. Jika sudah benar, kita bisa ke langkah berikutnya. 7. Klik [Next>].
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 33 Selanjutnya, keluar kotak dialog step 5, Account List (Build your accounts list) seperti berikut: Pilihan akun yang bisa digunakan yaitu : a. I would like to start with, yaitu pilihan jika kita ingin menggunakan akun-akun yang sudah disediakan oleh program MYOB dan memilih jenis usaha dan tipe usaha yang disediakan oleh MYOB. b. I would like to import, yaitu pilihan jika kita ingin mengimpor data akun-akun yang sudah dibuat tetpai dalam format lain seperti format file text (notepad) atau format file excel. Kita dapat mengimpornya setelah menyelesaikan tahapan Company Profile.
34 MYOB Accounting Plus V.18 c. I would like to build my own, yaitu pilihan jikakita ingin membuat daftar akun sendiri. Secara default, MYOB akan memberikan daftar akun dengan jumlah yang minimal untuk diterapkan pada bidang usaha apa pun. Kita boleh memilih mana saja, karena nantinya akan kita edit juga akun-akunnya, standarnya pilih saja no. 3. 8. Klik [Next>]. Selanjutnya akan keluar kotak dialog step 6, Company File (Create your Company File) seperti berikut: Langkah ini yaitu menentukan di manakah file data perusahaan akan disimpan, kita diminta untuk menekan tombol Change sehingga akan tampil kotak dialog New.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 35 9. Klik [Save] untuk menyimpan data perusahaan ke dalam folder dan nama file yang kita kehendaki. 10. Klik [Next>]. Selanjutnya, keluarlah kotak dialog New Company File Assistant step 7, yaitu sebagai berikut: 11. Klik [Command Centre]. Selanjutnya, pilih dan klik tombol [Command Centre], untuk masuk ke menu utama MYOB Accounting, yaitu akan tampil sebagai berikut:
36 MYOB Accounting Plus V.18 Selanjutnya, kita dapat mencoba mengklik setiap command centre, untuk melihat perubahan-perubahan yang terjadi pada Command Buttons atau perintah pembuka jendela. 2.2 Menyusun Daftar Akun Pada tahap ini, kita membuat daftar akun yang akan digunakan sebagai tempat posting setiap transaksi di dalam laporan keuangan. MYOB membagi akun dalam dua bagian yaitu akun yang digunakan sebagai total dari suatu kelompok akun yang disebut akun HEADER, serta akun yang merupakan bagian dari akun header, tetapi yang akan digunakan sebagai pos penampung suatu transaksi yang disebut dengan akun dengan kelompok Detail. Akun tipe detail inilah yang digunakan sebagai penampung buku besar. MYOB membagi tipe akun menjadi beberapa kelompok dan sub kelompoknya sebagai berikut ini:
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 37 Klasifik asi Akun (Header ) Type Akun (Detail Akun) Penjelasan Akun Tipe Cash Flow Aktiva ( Assets) Bank (Kas/Ba nk) Harta yang bisa digunakan untuk mencatat penerimaan transaksi penerimaan uang dan penerimaan uang. Acounts Receiva ble (Piutang Usaha) Harta yang menampung piutang usaha dari transaksi penjualan perusahaan. Operating Other Current Asset (Harta Lancar Lain) Harta lancar lainnya selain PIutang dan kas/bank yang umurnya kurang dari satu tahun. Operating Fixed Asset (Harta Tetap) Harta tetap yang umurnya lebih dari satu tahun. Investing Other Harta tidak Investing/
38 MYOB Accounting Plus V.18 Asset (Harta Lainlain) lancar selain harta lancar dan harta tetap Financing Hutang (Liabilit y) Credit Card (Kartu Kredit) Utang yang bisa digunakan untuk membayar atau menerima pembayaran . Operating Account s Payable (Utang Usaha) Utang usaha untuk menampung utang dari transaksi pembelian. Operating Liabilit y (Utang Lancar Lain) Jatuh temponya kurang dari satu tahun. Long Term Liabilit y (Utang Jangka Panjang ) Utang jangka panjang yang jatuh temponya lebih dari satu tahun. Financing Other Liabilit y (Utang lainlain) Utang selain utang lancar dan utang jangka panjang. Financing/I nvesting
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 39 Modal (Equity) Equity (Ekuitas ) Modal (kekayaan bersih perusahaan) yang mencermink an kekayaan pemilik perusahaan. Financing Pendapa tan (Income ) Income Akun untuk menampung pendapatan usaha dari penjualan dan selain penjualan dari usaha perusahaan. Harga Pokok Penjual an (Cost of Sales) Cost of sales Harga pokok (biaya langsung). Bebanbeban (Expens e) Expense Beban Usaha Pendapa tan lainlain (Other Income) Other Income Pendapatan di luar usaha selain pendapatan utama perusahaan dari penjualan. Beban lain-lain Other Expense Biaya di luar usaha.
40 MYOB Accounting Plus V.18 (Other Expense ) Membuka Menu Daftar Akun Untuk membuat daftar akun bisa dilakukan dengan beberapa cara: 1. Klik Command Centre Accounts. 2. Pilih dan lik Tombol Account List. 3. Selanjutnya, keluar jendela Account List seperti berikut ini: Daftar nama akun (Account List) default yang ditampilkan adalah dalam bahasa Inggris seperti terlihat dalam gambar di atas. Dengan jendela ini kita dapat melakukan edit akun, mengubah nama akun, menambah akun, menghapus dan lain-lain. Pada bagian atas kotak dialog Account List terdapat beberapa kotak (Tab) yang berisi text All Account, Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Sales, Expense, Other Income, dan Other Expense yang menunjukkan kelompok akun.