BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 41 Dalam gambar di atas, kelompok akun Assets yang aktif, kita perhatikan nama-nama akun tersebut: 1. Kolom pertama berisi nomor akun dan nama akun. 2. Kolom kedua berisi tipe akun, yang berisi kelompok akun (Asset kelompok akun utama bertipe Header atau Non postable yang ditandai dengan nama akun tersebut tercetak tebal, Other Asset subkelompok Asset berfungsi akun detail atau postable). 3. Kolom bertiga berisi Tax, yang berisi akun yang betanda N-T (No-Tax) artinya akun tersebut tidak kena pajak, sedangkan yang tidak bertanda N-T adalah akun-akun yang berfungsi sebagai akun header atau non postable. 4. Kolom keempat berisi linked, ada nama akun yang ditandai dengan √, artinya akun tersebut berkaitan dengan akun lain (Linked Accounts). 5. Kolom kelima berisi saldo (Balance), untuk akun-akun postable saldonya adlaah saldo akun itu sendiri. Sedangkan untuk akun header, saldonya adalah himpunan saldo-saldo akun kelompoknya. Membuat Daftar Akun Header 1. Setelah terbuka window Account List, klik tombol New. 2. Pilih tipe akun Header.
42 MYOB Accounting Plus V.18 3. Lalu tentukan tipe akun yang akan kita buat, ada beberapa pilihan akun dengan tipe Header. MYOB membagi klasifikasi akun menjadi 8 kelompok. Masing-masing klasifikasi telah diberikan nomor default seperti berikut ini: Kelompok Akun Digit Pertama Sebagai Kode Akun Assets (Aktiva) 1-xxxx Liabilities (Kewajiban) 2-xxxx
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 43 Equity (Modal) 3-xxxx Income (Pendapatan) 4-xxxx Cost of Sales (Harga Pokok Penjualan) 5-xxxx Expense (Beban) 6-xxxx Other Income (Pendapatan Lainlain) 8-xxxx Other Expense (Beban Lain-lain) 9-xxxx 4. Ketikkan nomor akun, cukup hanya mengetikkan empat digit terakhir dari setiap nomor. 5. Lalu ketikkan nama akun, maksimal hanya 30 karakter untuk setiap nama akun. 6. Klik OK, atau tekan tombol New untuk meneruskan akun header lainnya. Account di dalam MYOB dapat disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat dirinci lagi menjadi sub account di bawahnya. Nomor account dapat diisi maksimal 5 (lima) digit. Sedangkan untuk setiap akun ada dua kemungkinan hierarkinya, yaitu sebagai account induk (Header) atau sebagai account anak (Detail). Berikut ini gambaran pembuatan Chart of Account: Level 1 1-0000 Assets Header Level 2 1-1000 Current Assets Header Level 3 1-1100 Cash & Bank Header Level 4 1-1101 Cash on Bank Detail
44 MYOB Accounting Plus V.18 Level 4 1-1102 Petty Cash Detail Level 4 Bank Mandiri Detail Level 3 1-1200 Trade Receivable Detail Level 3 1-1300 Inventory Header Level 4 1-1301 Raw Material Inventory Detail Level 4 1-1302 Work In Progres Inventory Detail Level 4 Finished Good Inventory Detail Level 2 1-2000 Fixed Assets Header Level 1 harus selalu Header, sedangkan level 4 harus selalu Detail. Sedangkan untuk level 2 dan 3 bisa berubah-ubah dari Header menjadi Detail, begitu pula sebaliknya. Karena untuk Level 4 biasanya dapat beranak lebih dari 10, maka untuk sistem penulisannya sebagai berikut: Level 1 Level 2 Level 3 Level 4
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 45 X – X X X X = 6 – 1110 Mengganti Akun yang Sudah Ada MYOB telah menyediakan akun yang sudah langsung ada saat kita membuat data file perusahaan baru. Akun tersebut sudah disediakan secara otomatis dan akun tersebut yang nantinya akan digunakan MYOB sebagai default untuk transaksi yang sifatnya pasti ada di perusahaan. Akun tersebut ada yang bisa dihapus dan ada pula yang tidak bisa dihapus. Akun yang tidak bisa dihapus, bisa diganti ke nomor dan nama lain. Untuk mengubah nama akun dari bahasa aslinya bahasa inggris menjadi bahasa Indonesia, pada prinsipnya kita tidak perlu menterjemahkan namanama akun tersebut, melainkan kita cukup memanfaatkan kode akun yang disediakan MYOB untuk disesuaikan dengan akun yang lazim berlaku di Indonesia. Akun yang sudah disediakan tersebut adalah sebagai berikut: 1. General Cheque Account = Kas Akun ini sebagai default untuk mencatat transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Dalam kasus PT. Level 4 = Harus Detail Level 3 = Bisa Detail / Header Level 2 = Bisa Detail / Header Level 1 = Harus Header (tidak bisa diganti)
46 MYOB Accounting Plus V.18 Pusaka Jaya ini ubahlah namanya menjadi 1- 1100 Cash In Bank. 2. Undeposited Fund = Kas yang belum disetorkan Akun ini digunakan sebagai akun sementara saat kita menerima pembayaran dari pelanggan berupa cek/giro yang belum jatuh tempo. Saat penerimaan cek/giro tersebut akan dicatat mengurangi piutang, tetapi belum menjadi kas. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor atau nama lain. Karena akun ini tidak digunakan di kasus PT. Pusaka Jaya maka biarlah apa adanya. Ganti nomor akun menjadi 1-5000 supaya menjadi urutan terbawah dari daftar aset. 3. Trade Debtors = Piutang Usaha Trade Debtors adalah piutang usaha, akun ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan kepada para pelanggan. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini ubahlah namanya menjadi 1-1300 Accounts Receivable. 4. Trade Creditors = Utang Usaha Trade Creditors adalah utang usaha, akun ini digunakan untuk menampung transaksi pembelian pada para pemasok. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini ubahlah namanya menjadi 2-1100 Accounts Payable. 5. Payroll Liabilities = Kas Pengeluaran Gaji
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 47 Payroll Liabilities adalah utang gaji/upah, akun ini digunakan sebagai penampung utang atas gaji/upah yang belum dibayarkan kepada para karyawan. Akun ini bisa dihapus. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini hapus saja akun tersebut. 6. Retained Earning = Laba Ditahan Retained Earning adalah laba ditahan, akun ini digunakan sebagai penampung laba periode berjalan setelah suatubfile ditutup buku tahunan. Semua laba/rugi periode berjalan akan dipindahkan ke akun retained earnings ini saat proses tutup buku dilakukan. Akun ini tidak bisa dihapuskan hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Untuk perusahaan perseorangan retained earning ini diganti dengan modal pemilik. Untuk koperasi retained earning ini diganti dengan sisa hasil usaha. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini ubahlahh namanya menjadi 3-1100 Capital Stock. 7. Current Earning = Laba Tahun Berjalan Current Year Earning adalah laba periode berjalan, akun ini akan digunakan sebagai penampung laba/rugi periode berjalan. Selisih antara pendapatan dengan harga pokok dan beban dalam satu periode akan ditampung dalam akun Current Earning, dan nilainya akan ditampilkan pada posisi neraca disebelah ekuitas. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini ubahlahh namanya menjadi 3-9000 Current Earnings.
48 MYOB Accounting Plus V.18 8. Historical Balancing Account = Saldo Awal Historical Balancing adalah saldo histori awal. Akun ini akan digunakan sebagai penyeimbang saldo awal yang dimasukan ke neraca. Jika neraca awal yang kita masukkan dari menu Setup-Balance-Account Opening Balance ada selisih antara harta, utang, dan modal maka selisih akun tersebut akan dimasukkan ke akun Historical Balancing ini, karena pada prinsip akuntansi adalah harus balance setiap transaksi. Akun ini tidak bisa dihapus, hanya bisa diganti ke nomor dan nama lain. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini ubahlahh namanya menjadi 3-9999 Historical Balancing Account. 9. Wages Salaries = Beban gaji / Upah karyawan Wages Salaries adalah beban gaji dan akun ini digunakan untuk menampung gaji karyawan. Akun ini bisa dihapus. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini ubahlahh namanya menjadi 6- 1800 Wages & Salaries. 10. Other Employer Expense Other Employer Expense adalah beban upah lainnya, dan akun ini digunakan untuk menampung gaji/upah karyawan selain gaji yang sudah dicatat kea kun Wages & Salaries. Akun ini bisa dihapus. Adapun cara mengubah nama akun dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1. Aktifkan aun yang akan diedit dengan salah satu cara berikut: a. Klik atau sorot nama akun tersebut, kemudian klik tab [Edit].
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 49 b. Klik panah zoom pada akun yang akan diedit. c. Klik ganda pada akun yang akan diedit. 2. Tekan <Tab> atau klik kotak isian Account Name. 3. Ketik nama akun yang baru. 4. Klik [OK]. Sebagai contoh adalah mengubah akun “Cheque Account” menjadi “Cash in Bank”, maka langkah-langkah yang dikerjakan sebagai berikut: 1. Klik akun Cheque Account. 2. Klik tombol [Edit]. 3. Selanjutnya, keluar jendela Edit Accounts seperti pada gambar di bawah ini. Klik ganda pada General Cheque Account
50 MYOB Accounting Plus V.18 4. Ketik kode akun : 1110. 5. Ketik <Tab> 6. Ketik “Kas”. 7. Tekan <Tab> 8. Klik [OK]. 9. Perhatikan Gambar di bawah ini sebagai bantuan untuk pengisian edit account.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 51 Hasilnya seperti terlihat dalam gambar berikut ini: Menghapus Akun yang Sudah Ada Pada prinsipnya akun-akun yang tidak dipakai dalam mencatat transaksi-transaksi perusahaan, supaya dihapus saja, agar tidak menyulitkan pada saat entri data jurnal. Karena semakin banyak akun, tentu akan merumitkan dalam memilih akun yang dipakai dalam menjurnal, sehingga tingkat kekeliruan yang akan terjadi semakin tinggi. Sedangkan akun-akun yang dapat dihapus adalah akun yang bebas (unliked), artinya bukan akun yang termasuk ke dalam Linked Account. Jika akun yang dihapus termasuk ke dalam jenis akun linked, maka terlebih dahulu akun tersebut harus dibebaskan dari link nya dengan akun-akun lain. Langkah-langkah untuk menghapus akun adalah sebagai berikut: 1. Aktifkan akun yang akan dihapus. 2. Klik menu Edit. 3. Klik Delete Account.
52 MYOB Accounting Plus V.18 Membuat Account Detail (Postable) Sebagai contoh, membuat akun “Harga Perolehan Kendaraan”. Harga Perolehan (HP) Kendaraan termasuk kelompok akun aktiva, kode golongan aktiva tetap, tipenya detail (postable), dan menduduki level 3. Maka proses untuk membuat akun tersebut adalah sebagai berikut: 1. Aktifkan command centre Account + Account List. 2. Klik tab [Asset]. 3. Klik tab [New]. 4. Tentukan tipe akun (dalam hal ini klik option “Detail Account”) 5. Tekan <tab> atau klik kotak Account Number. 6. Ketik kode akun 1-3210 (dalam hal ini ketik 3210). 7. Tekan <tab> atau klik kotak Account Name. Pilih dan Klik Delete Account
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 53 8. Ketik nama akun (dalam hal ini ketik Harga Perolehan Kendaraan). 9. Klik [OK]. 2.3 Menghapus dan Menyesuaikan Kode Pajak MYOB sudah menyediakan kode pajak yang bisa digunakan untuk mencatat pajak penjualan dan pajak pembelian, kita tinggal mengganti kode pajak VAT menjadi kode pajak PPN sesuai dengan penamaan pajak penjualan di Indonesia. Selain mengganti kode pajak dari VAT/GST menjadi PPN, kita juga bisa menentukan tarif pajak penjualan yang umumnya dikenakan tarif sebesar 10%. 1. Pajak Masukan : Pajak yang harus dibayar oleh Pembeli. Jika pembeli tersebut akan menjual lagi, maka pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluarannya.
54 MYOB Accounting Plus V.18 2. Pajak Keluaran : Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus disetorkan ke Kas Negara. MYOB memberikan fasilitas perhitungan pajak secara otomatis untuk menghitung Pajak Masukan dan Keluaran atas faktur pembelian maupun penjualan. Sistem perhitungan pajak pun dibagi menjadi 2, yaitu: 1. Tax Inclusive : Jumlah yang diisikan di dalam Unit Price adalah harga yang sudah termasuk pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada 2. Tax Exclusive : Jumlah yang diisikan di dalam Unit Price adalah harga sebelum dikenai pajak dan belum dipotong diskon.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 55 Mengganti Kode Pajak 1. Pilih dan klik Menu Lists + Tax Codes. Perhatikan gambar berikut ini. 2. Kotak dialog Tax Code List ditampilkan. Di kotak dialog tersebut terlihat kode jenis-jenis pajak yang berlaku di Negara Australia. Jenis-jenis pajak tersebut tidak seluruhnya cocok dengan jenis-jenis pajak yang berlaku di negara Indonesia. Untuk itu jenis-jenis pajak tersebut sebaiknya dihapus saja, dan tinggalkan untuk jenis pajak VAT 0% dan N-T (Non-Taxable).
56 MYOB Accounting Plus V.18 3. Pilih dan sorot GST (Goods & Services Tax). 4. Klik tombol [Edit]. 5. Kotak dialog Tax Code Information berikut ditampilkan. Keterangan : a. Tax Code : Diisi dengan PPN (huruf kapital semua). b. Discription : Diketik Pajak Pertambahan Nilai.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 57 c. Tax Type : Pilih dan klik Goods & Services Tax. d. Rate : Diisi dengan tariff PPN di Indonesia sebesar 10%. e. Linked Account for tax collected : dipilih dan diisi dengan kode akun PPN Keluaran. Jika akun PPN Keluaran belum ada, agar dibuat lebih dahulu melalui menu edit account. f. Linked Account for tax Paid: dipilih dan diisi dengan kode akun PPN Masukan. 6. Pada versi plus 18 ada Linked Card for Tax Authority, kosongkan saja pada bagian tersebut. Lalu jika sudah selesai, klik tombol [OK]. 7. Lihat hasilnya seperti contoh berikut: Membuat Kode Pajak Baru Alternatif selanjutnya, kita bisa membuat baru saja kode pajak yang diinginkan. Pada kali ini kita menggunakan MYOB v.18+. 1. Klik List –Tax Code.
58 MYOB Accounting Plus V.18 2. Hapus pajak-pajak yang bisa dihapus. 3. Klik Edit, lalu akan muncul tampilan Tax Code Information. Lalu masuk ke menu Edit – Delete Tax Code. Menampilkan Daftar Akun Akun yang sudah dibuat bisa ditampilkan dan dicetak ke kertas atau dicetak ke media PDF (Adobe Acrobat) atau di Send to Excel. 1. Buka menu Reports, lalu pilih Index To Reports, lalu pilih Accounts!
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 59 2. Atau bisa menekan tombol Ctrl I, lalu pilih accounts! 3. Atau bisa membuka dari Command Centre, Reports, Accounts. 4. Pilih Accounts List Summary! 5. Klik tombol Customize, klik bagian Finishing, lalu aktifkan pilihan (Check – List) Include Account Number, Klik tombol Display! PT. PUSAKA JAYA Jl. Ahmad Soebarjo No. 15 Kudus
60 MYOB Accounting Plus V.18 2.4 Menyusun Preferensi Sistem MYOB Perusahaan sudah menentukan kebijakan untuk termin pembayaran baik di pembelian maupun di penjualan dengan termin pembayaran N/30, tidak ada diskon, jatuh tempo selama 30
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 61 hari. Untuk menentukan preferensi tersebut bisa ditetapkan dari menu: 1. Buka menu Setup! 2. Pilih Preferens! 3. Pilih bagian Sales! 4. Lalu klik ikon Terms! 5. Klik ikon Terms, lalu isikan Credit Term berikut ini untuk penjualan! Payment is Due : In a Given # of Days Discount Days : 0 Balance Due Days : 30 % Discount for Early : 0% % Monthly Charge : 0% Tax Code : PPN Freight Tax Code : N-T
62 MYOB Accounting Plus V.18 6. Klik tombol OK! 7. Pilih bagian Purchase! 8. Klik tombol Terms! 9. Isikan seperti Credit Terms berikut ini untuk pembelian! 2.5 Menentukan Linked Account Dalam tampilan Account List ada sebagian akun yang saling terkait satu dengan yang lain,
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 63 yang berfungsi untuk mengatur beberapa akun dalam menyusun laporan keuangan. Link Account tidak dapat dihapus, tetapi dapat diganti dengan nomor lain. Link Account yang saling terhubung dan harus diisi dapat dikelompokkan: 1. Account & Banking Linked Accounts. Linked Account yang diisi dari menu Setup terdiri dari: Jika kita memilih Account & Banking Linked Accounts akan tampil seperti berikut ini: Untuk menampung selisih Laba/Rugi dengan nama lain Laba/Rugi tahun berjalan. Account tersebut tidak dapat diganti
64 MYOB Accounting Plus V.18 Digunakan untuk menampung Laba/Rugi pada tahun sebelumnya yang tidak dibagikan kepada pemilik perusahaan dan sudah melakukan tutup buku tahunan. Menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian saldo awal, jadi account tersebut harus bersaldo NOL sebelum melakukan transaksi. Untuk menampung sementara penerimaan pembayaran dari pelanggan (receive payment) yang belum cair di rekening Bank/kas perusahaan. Bisa juga disebut Giro belum jatuh tempo, setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang bersangkutan. 2. Sales Linked Accounts Terbagi menjadi 2 Accounts yang harus diisi dan 4 pilihan Account yang dapat digunakan. Berikut penjelasan dari fungsi masingmasing: Akun ini untuk mencatat jurnal saat terjadi penjualan (enter sales), penerimaan pembayaran dari pelanggan (receive payment) dan retur penjualan. Saldo akun ini akan dinamakan sebagai buku besar pembantu piutang dan bisa dibandingkan dengan jumlah saldo piutang di dalam data customer.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 65 Akun ini akan dijadikan sebagai default penerimaan penjualan tunai. Jika field paid to day diisikan saat memasukan transaksi dari enter sales maka nilai yang diterima akan otomatis dicatat di sisi debet jurnal dengan akun yang telah ditetapkan pada linked receipts ini. Untuk menampung account Freight Collected (Pendapatan Angkutan) yang diambil dari form Sales Invoice, jika option aktif. Namun dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini tidak ada transaksi pendapatan angkutan, maka kosongkan saja pilihan ini. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini tidak ada transaksi uang muka penjualan, maka kosongkan saja pilihan ini.
66 MYOB Accounting Plus V.18 Untuk menampung account Discount Given (Potongan Penjualan) yang akan diberikan pada customer, karena membayar hutang mereka pada masa termin potongan. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini tidak ada transaksi potongan penjualan, maka kosongkan saja pilihan ini. Untuk menampung account Late Fees Collected (Pendapatan Denda/Bunga) atas keterlambatan customer membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo, namun dalam kasus PT. Pusaka Jaya ini tidak ada transaksi pendapatan denda/bunga, maka kosongkan saja pilihan ini. 3. Purchase Linked Accounts Dalam Purchase Linked Accounts ini terbagi menjadi 2 Account yang harus diisi dan 5 option account yang dapat digunakan. Berikut penjelasan dan fungsi masing-masing: : Akun ini menampung nilai utang saat kita membuat transaksi enter purchase dan pay bill. Akun ini nantinya akan dijadikan sebagai buku besar umum utang dagang yang saldonya akan dibandingkan dan harus sama dengan total utang kepada para supliernya.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 67 Akun ini akan menjadi default kas/bank yang akan mengeluarkan uang saat kita mengisikan transaksi enter purchase dan mengisikan transaksi enter purchase dan mengisi langsung di field paid to day. Pilihan ini hanya ada di MYOB Accounting versi 17 ke atas. Untuk sementara kita tidak menggunkan field ini. Kegunaan field ini adalah untuk menampung sementara transaksi penerimaan barang yang belum ada tagihan dari suppier. Akun default untuk tipe pilihan ini adalah utang (Liability). Untuk menampung account Freight Paid (beban angkutan) yang diambil dari form purchase invoice, jika option diaktifkan. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya tidak ada transaksi uang muka pembelian, maka kosongkan saja pilihan ini. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya tidak ada transaksi potongan pembelian, maka kosongkan saja pilihan ini. Dalam kasus PT. Pusaka Jaya tidak ada transaksi beban denda/bunga, maka kosongkan saja pilihan ini. Untuk lebih jelasnya, kita dapat melihat gambar berikut ini:
68 MYOB Accounting Plus V.18 2.6 Menampilkan Daftar Linked Account MYOb Accounting plus V.18 menyediakan satu laporan tambahan yang bisa menampilkan pilihan linked account yang sudah kita temukan di atas. Untuk menampilkan pilihan daftar akun yang sudah ditetapkan linked-nya bisa dibuka dari menu Repots – Index to Reports – Accounts – Linked Accounts – Display. PT. PUSAKA JAYA Jl. Ahmad Soebarjo No. 15 Kudus
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 69 2.7 Memasukkan Neraca Saldo Awal Untuk memasukkan neraca saldo awal, langkahnya adalah sebagai berikut : Cara 1 1. Pilih Account pada command centre kemudian pilih akun list. Maka akan muncul list-list akun yang sudah dibuat sebelumnya. 2. Pilih salah satu akun yang hendak dimasukkan nominal saldonya. Contoh
70 MYOB Accounting Plus V.18 Cash In Bank. Maka akan muncul kotak edit account. 3. Isikan nominal saldo pada kotak Opening Balance. Kemudian klik OK. Cara 2 1. Pilih Setup, Balance, Account Opening Balance
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 71 2. Kemudian akan muncul tampilan seperti ini 3. Isikan tiap akun dengan saldonya. Untuk saldo abnormal harus diisikan dengan nilai minus (tambahkan tanda – pada nominalnya) terlebih dahulu. a. Allowance for Doubtful Debt b. Equipment Accum Depreciation c. Withdraw (prive pemilik) d. Sales Retur e. Purchases Retur
72 MYOB Accounting Plus V.18 4. Jika sudah diisi semua saldo tiap akunnya pastikan Amount Left to Be Allocated Rp 0,00 maka hal tersebut mendakan bahwa neraca saldo sudah balance. Kemudian klik OK. 2.8 Menampilkan Laporan Neraca Saldo Awal Setelah memasukkan semua saldo awal, kita bisa melihat neraca saldo awal periode tanggal 1 januari 2011 1. Pilih Report, kemudian Accounts 2. Pilih Balance Sheet, kemudian Standart Balance Sheet 3. Klik tombol Customize, pilih periode (30 November 2011) 4. Pilih Finishing, aktifkan dengan nomor akun, kemudian klik Display.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 73 2.9 Membuat Data Customer (Pelanggan) dan Supplier (Pemasok) A. Membuat Data Customer (Pelanggan) Customer atau pelanggan adalah orang atau individu yang membeli barang atau jasa yang kita jual. Pelanggan tersebut akan kita catat dalam satu kartu yang berisikan informasi-informasi pelanggan. Daftar Customer bisa kita masukkan dari Menu : Card File – Card List – New
74 MYOB Accounting Plus V.18 Dibagian profile, kita isikan tipe kartu (customer), designatiom (company), nama customer, lokasi, alamat, nomor telepon, fax, email, website, salutation, dan contact. Jika sudah klik OK. Setelah semua data customer dimasukkan, maka akan terlihat seperti ini.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 75 B. Membuat data Supplier (Pemasok) Cara membuat data supplier sama saja dengan membuat data customer, tinggal klik Supplier – New
76 MYOB Accounting Plus V.18 2.10 Membuat Saldo Awal Customer & Supplier A. Memasukkan Saldo Awal Piutang Usaha (Customer) Dalam memasukkan saldo awal piutang usaha bisa dilakukan dengan dua cara. Cara yang umum dipakai adalah cara pertama.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 77 Cara 1 1. Buka menu Setup – Balance – Customer balance. Akan tampil seperti ini 2. Klik Add Sale. Kemudian akan muncul kotak seperti ini 3. Pilih Customer mana yang hendak diisikan saldonya. Klik Use Customer.
78 MYOB Accounting Plus V.18 4. Isi Invoice dengan No. Faktur. Isi tanggal kemudian jumlah piutangnya. Klik Record. 5. Jika semua saldo telah dimasukkan maka akan muncul kotak dialog seperti ini. Cara 2 1. Buka menu Setup
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 79 2. Easy Setup Asisstant 3. Klik Sales. 4. Pilih Historical Sales 5. Klik Add Sale 6. Lakukan pengisian saldo awal per pelanggan dan per faktur. Disini anda juga dapat mengedit atau menghapus faktur yang salah
80 MYOB Accounting Plus V.18 B. Memasukkan Saldo Awal Utang Usaha (Supplier) Memasukkan saldo awal utang usaha sama saja dengan memasukkan piutang usaha yang membedakan hanya menunya saja. Cara 1 • Buka menu Setup – Balances – Supplier Balances • Klik Add Purchases • Isi saldo awal utang tiap supplier (pemasok) o Supplier name : pilih nama supplier (pemasok) o Terms : otomatis terisi o PO # : Isi dengan no Purchase Order per perusahaan (bila ada)
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 81 o Date : isi dengan tanggal faktur o Supplier Inv # : isi dengan nomor faktur tagihan dari supplier o Memo :pre-conversion puirchase – nama supplier o Total Including Tax : isi dengan nilai tagihan (termasuk pajak) o Tax code : pilih PPN o Job : kosongkan saja Jika sudah semua maka klik Record. • Lanjutkan dengan mengklik add purchase lagi untuk meneruskan pengisian saldo awal tiap supplier sampai muncul kotak dialog dengan tulisan Congratulation maka jumlah utang di supplier list sama dengan utang di Account Opening Balance
82 MYOB Accounting Plus V.18 Cara 2 Untuk cara kedua sama saja dengan cara kedua pada pengisian saldo piutang customer hanya pilihan menunya saja. Jika pada customer kita pilih Sales maka pada supplier kita pilih Purchases. Klik Add Purchases, lalu isikan saldo awal per supplier
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 83 2.11 Membuat Data Inventory (Persediaan Barang Dagang) Fasilitas yang digunakan pada aplikasi untuk membuat data persediaan barang dagang baik pembelian maupun penjualan yakni pada menu Inventory. Pilih Item List lalu klik New. Bisa juga melalui menu bar, yaitu klik List – klik Items – lalu klik New.
84 MYOB Accounting Plus V.18 Maka akan muncul kotak Item Information yang terdiri dari beberapa fasilitas yakni profile, Buying Details, Selling Details, History, dan Auto-Build. Pilih profile untuk memasukkan informasi barang yang akan dibeli dan dijual. Pada profile bagian-bagian yang ada seperti berikut : • Item number, isi dengan kode barang.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 85 • Name, isi dengan nama barang • I buy this item, I Sell This Item, I inventory this Item, ceklis semua untuk ketiga pilihan tersebut. • Cost of Sales Account, kotak ini di isi dengan Harga Pokok Penjualan/HPP atu akun Pembelian dengan 5-1100 Cost of Good Sold • Income Account for Tracking Sales, kotak ini diisi dengan nomor akun untuk mencatat hasil penjualan barang dagangan. Pilih 4-1100 Sales. • Assets Account for Item Inventory, kotak ini diisi dengan nomor akun untuk mencatat persediaan barang dagangan. 1-500 Marchandise Inventory. Pada bagian Buying details terdiri dari : • Last Purchase Price, yakni harga beli terakhir yang pernah dilakukan • Standart Cost, isikan dasar perhitungan harga beli barang dagang perusahaan. • Buying Unit of Measure, yakni satuan pembelian dalam ukuran terkecil. Biasanya dengan pcs. • Number of Item per Buying Unit, ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty item
86 MYOB Accounting Plus V.18 • Tax Code When Bought, kode pajak yang biasa digunakan dalam pembelian. Di Indonesia gunakan PPn. Pada bagian Selling Details terdiri dari : • Base Selling Price, isikan dasar perhitungan harga jual barang dagang perusahaan. • Selling Unit of Measure, yakni satuan penjualan dalam ukuran terkecil. Biasanya dengan pcs. • Number of Item per Buying Unit, ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty item • Tax Code When Bought, kode pajak yang biasa digunakan dalam penjualan. Di Indonesia gunakan PPn.
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 87 • Inclusive/Exclusive, pilih harga yang ditetapkan diatas sudah termasuk pajak (incusive) atau belum (exclusive). • Calculate Sales Tax On, pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price ataun dari Actual Selling Price Dibawah ini bagian yang ada dalam History, berisikan ringkasa total barang yang telah dibeli dalam kuantitas maupun total nilai, dan total barang yang telah dijual baik dalam kuantitas maupun dalam nilai penjualannya serta nilai harga pokoknya dalam suatu periode.
88 MYOB Accounting Plus V.18 Pada Bagian Auto Build, berguna untuk merakit suatu item dari beberapa item lain yang ada di gudang. 2.12 Membuat Saldo Awal dan Menentukan Harga Jual Inventory Untuk persediaan awal dagang dimasukkan dari Adjust Inventory. Menu tersebut merupakan fasilitas untuk menyesuaikan barang
BAB 2│Membuat File dan Saldo Awal Perusahaan 89 baik penyesuaian harga pokok barang maupun kuantitas barang. Setiap melakukan Adjust Inventory akan ditanyakan akun tandingan dari Inventory. Adapun cara untuk memasukkan saldo awal per barang baik kuantitas maupun harga pokoknya bisa yakni : • Buka menu Command Centre – Inventory – Adjust Inventory • Kemudian isikan seperti contoh kedua jenis barang yang diisikan saldonya melalui Adjust Inventory. • Lalu isikan jumlah unit di quantity dan harga pokok barang per unit di kolom unit cost, beserta pilihan akun 1-1500 Merchandise Inventory pada kolom Account.
90 MYOB Accounting Plus V.18