BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 91 BAB 3 MENCATAT TRANSAKSI DALAM MYOB PLUS V18 Dalam bab 3 ini akan membahas bagaimana cara mencatat transaksi dalam aplikasi MYOB Plus V18. Berikut ini adalah contoh transaksi yang terjadi di perusahaan PT. PUSAKA JAYA selama periode Desember 2011. 3.1 Transaksi Spend Money Transaksi spend money merupakan transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang yang tidak berkaitan dengan membayar utang dagang. Dimana pengeluaran uang tersebut dapat berupa penggeluaran dengan menggunakan cash in bank atau bisa juga dengan menggunakan akun petty cash, berikut adalah contoh dari transaksi spend money dengan pay from account cash in bank: Transaksi #1 (Spend Money) Untuk mencatat transaksi No.1 dapat dilakukan dengan cara klik menu banking kemudian pilih spend money. Kemudian atur pay from account-nya, karena transaksi tersebut diatas Rp 1.000.000, maka pastikan pay from accountnya cash in bank agar seseuai dengan kebijakan perusahaan. Lalu masukkan Cheque No, date
92 MYOB Accounting Plus V.18 dan amount yang tertera dalam bukti transaksitersebut. Arahkan pointer kepada kolom Acct #, kemudian pilih account yang terkait, karena bukti transaksi tersebut digunakan untuk membayar beban yang belum dibayar pada bulan sebelumnya, maka pilih account expenses payable/accrued expense, kemudian klik record. Selain transaksi diatas, terdapat contoh transaksi spend money yang berkaitan dengan petty cash, yaitu transaksi spend money yang
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 93 pengeluarannya dibawah nominal tertentu yang telah ditentukan oleh perusahaan, misalnya dibawah Rp 1.000.000 ditetapkan sebagai transaksi petty cash. Transaksi #2 (Spend Money) Untuk mencatat transaksi tersebut pada dasarnya sama dengan mencatat dokumen transaksi No. 1, klik menu banking → spend money, namun dalam pay from account-nya pilih petty cash, karena berdasarkan kebijakan perusahaan pengeluaran kas dibawah Rp 1.000.000 menggunakan dana kas kecil (petty cash). Kemudian isi Cheque No, date, amount serta isi kolom acct# dengan account advertising expense, klik record.
94 MYOB Accounting Plus V.18 3.2 Transaksi Receive Payments dan Spend Money Untuk mencatat transaksi-transaksi yang berkaitan dengan penerimaan dari penjualan dan piutang usaha dari konsumen kepada perusahaan dapat dicatat dalam receive payment. Transaksi #3 (Receive payment) Transaksi tersebut dapat dicatat dengan cara: a) Klik menu sales, kemudian pilih receive payment.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 95 b) Tentukan deposit to account. c) Kemudian pilih costumer yang sesuai dengan bukti transaksi. d) Masukkan nilai nominal pembayaran dalam kolom amount received. e) Kemudian pilih jenis metode pembayaran yang digunakan. f) Tulis memo sesuai dengan keterangan di bukti transaksi. g) Masukkan No. Faktur dan tanggal dalam kolom ID# dan date. h) Isikan kolom amount applied untuk rincian nominal yang dibayarkan. i) Masukkan denda keterlambatan ke dalam kolom finance charge, jika ada. j) Kemudian pastikan out of balance-nya nol, klik record.
96 MYOB Accounting Plus V.18 Transaksi #4 (Spend Money) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara: a) Klik menu Banking, kemudian pilih Spend Money. b) Masukkan informasi atas dokumen transaksi pengeluaran kas yang terkait, yaitu: pada Cheque No, masukkan No. bukti transaksi. c) Pada bagian Date, masukkan tanggal. d) Pada bagian Amount, masukkan nominal uang yang dikeluarkan yaitu Rp 2.865.000. e) Isi memo sesuai dengan keterangan dalam dokumen transaksi. f) Tekan tombol Tab pada keyboard hingga pointer menuju ke list jurnal. g) Pada Acct# pilih akun yang terkait dengan transaksi untuk Akun Expense Payable (Accrued Expense), lalu tekan TAB lagi.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 97 h) Pada amount masukkan jumlah transaksi, yaitu : Rp 2.865.000. i) Klik Record! Untuk kembali ke menu utama, klik cancel. 3.3 Transaksi Penjualan Kredit Transaksi #5 (Penjualan Kredit) Untuk mencatat transaksi penjualan klik menu sales dari command centre, kemudian pilih enter sales. sebelum mencatat transaksi tersebut, kita harus mengubah layout tampilan terlebih
98 MYOB Accounting Plus V.18 dahulu dengan cara klik layout lalu pilih layout yang diinginkan, dalam transaksi penjualan barang, biasanya layout yang digunakan adalah item. Kemudian masukkan nama customer yang sesuai dengan bukti transaksi, yaitu Toko Kurnia Jaya Elektronik. Hilangkan tanda cheklist (√) pada kotak tax inclusiv karena harga yang tertera dalam bukti transaksi belum termasuk PPN. Atur termin pembayaran menjadi N/30 sesuai dengan bukti transaksi dengan mengklik tanda panah putih pada term. Masukkan nomor faktur pada kolom invoice, tanggal pada kolom date, kemudian pada kolom ship masukkan jumlah barang yang dijual, sedangkan dalam kolom item number diisi dengan kode jenis barang yang dijual. Kemudian pada kolom price masukkan harga jual barang yang sesuai dengan bukti transaksi, tekan enter. Karena dalam bukti transaksi tersebut tidak ada beban angkut, maka kosongkan kolom freight, jika ada masukkan biaya angkut yang tertera dalam bukti transaksi. Pastikan total amount-nya sesuai dengan jumlah yang tertera di bukti transaksi, kemudian klik record.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 99 3. 4 Transaksi Pay Bills Transaksi pay bills merupakan transaksi yang digunakan untuk mencatat pembayaran utang perusahaan kepada para supplier. Seperti transaksi berikut ini : Transaksi #6 (pay bills) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a) Klik menu Purchase, kemudian klik Pay Bills. b) Masukkan nama supplier sesuai dengan dokumen transaksi, yaitu PT BOJOEM.
100 MYOB Accounting Plus V.18 c) Masukkan No. bukti pengeluaran kas, yaitu BKK12-3. d) Masukkan tanggal terjadinya transaksi pada kolom Date. e) Pada isian Amount, masukkan nominal pelunasan faktur sesuai dengan bukti transaksi, yaitu Rp 69.300.000. f) Pada isian memo ketik “Pelunasan Faktur Fk.2011 tertanggal 28 Nov 2011” g) Isikan kolom Amount Applied untuk rincian nominal yang dibayarkan. h) Jika terkena denda keterlambatan, maka isi kolom Finance charge sesuai dengan denda yang ditanggung perusahaan. karena dalam transaksi ini tidak terdapat denda keterlambatan, maka kolom Finance charge kosongkan saja. i) Pastikan out of balance-nya nol. Kemudian klik record. Untuk kembali ke command centre klik cancel.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 101 3.5 Transaksi Retur Penjualan dan Spend Money Transaksi #7 (Retur Penjualan) Transaksi retur penjualan terjadi apabila perusahaan menerima sebagian barang yang telah dijualnya kepada pelanggan dikarenakan barang yang dikirim tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pelanggan atau terdapat cacat dalam barang yang sudah dikirim kepada pelanggan tersebut. Dalam aplikasi MYOB tidak terdapat form khusus untuk mencatat transaksi retur penjualan, sehingga cara pengisiannya hampir sama dengan transaksi penjualan biasa, hanya saja untuk kolom Ship diisikan angka minus.
102 MYOB Accounting Plus V.18 Berikut adalah tahap pencatatan dari transaksi retur penjualan di atas: a. Pilih Invoice b. Pilih costumer sesuai dengan data dalam dokumen transaksi, yaitu Toko Kurnia Jaya Elektronik. c. Hilangkan tanda centang dalam Tax Inclusive d. Masukkan nomor nota kredit dalam kolom Invoice# e. Masukkan tanggal nota kredit tersebut kedalam kolom Date f. Masukkan jumlah barang yang diretur ke dalam kolom Ship dengan membubuhkan tanda minus. g. Isi kolom item number dan price sesuai dengan dokumen transaksi. h. Pastikan out of balance-nya nol, kemudian klik record !
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 103 i. Lalu untuk mengonfirmasi bahwa telah terjadi retur penjualan, maka klik Register – Returns & Credits. j. Karena retur tersebut berasal dari penjualan secara kredit, maka klik Apply to Sale. Namun apabila retur tersebut berasal dari penjualan tunai, maka pilih pay refund. k. Kemudian akan muncul kotak dialog Settle Return & Credits. Masukkan nomor dan tanggal nota kredit masingmasing kedalam kolom ID# dan Date. l. Klik kolom Amount Applied di baris yang sesuai dengan tanggal penjualan yang diretur, biasanya tertera dalam nota kreditnya. Kemudian tekan tombol tab dan pastikan out of balance-nya sudah nol, kemudian klik record!
104 MYOB Accounting Plus V.18 Transaksi #8 (Spend Money)
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 105 Untuk mencatat pembelian perlengkapan tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Klik banking → masuk ke spend money b. Atur pay from account menjadi petty cash c. Lalu isi cheque number, date, amount dan jangan lupa untuk mengisi memo sesuai dengan keterangan pada bukti transaksi. d. Selanjutnya atur account yang bersangkutan menjadi store suplies e. Selanjutnya tekan tombol tab sampai ke kolom tax, dan pastikan kolom out of balance-nya nol f. Setelah itu klik record.
106 MYOB Accounting Plus V.18 3. 6 Transaksi Pay Bills dan Pembelian Kredit Transaksi #9 (Pay Bills) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Masuk ke menu Purchases, kemudian klik pay bills. b. Tentukan pay from account-nya dengan cash in bank c. Pilih nama supplier sesuai dengan ketentuan soal. Untuk transaksi ini, supplier-nya pilih PT. Global Electronik. d. Isikan Cheque No. sesuai dengan nomor faktur, yaitu BKK12-4. e. Kemudian masukkan tanggal pembayaran utang pada kolom Date. f. Masukkan nominal pembayaran pada kolom Amount. g. Isi memo sesuai dengan keterangan dalam dokumen transaksi. h. Isikan kolom Amount Applied untuk rincian nominal yang dibayarkan.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 107 i. Jika terkena denda keterlambatan, maka isi kolom Finance charge sesuai dengan denda yang ditanggung perusahaan. karena dalam transaksi ini tidak terdapat denda keterlambatan, maka kolom Finance charge kosongkan saja. j. Pastikan out of balance-nya nol. Kemudian klik record. Transaksi #10 (Enter Purchases) Untuk mencatat transaksi pembelian secara kreditdapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Klik menu Purchases kemudian pilih enter Purchases. b. Pastikan layout tampilannya item. c. Pilih invoice
108 MYOB Accounting Plus V.18 d. Masukkan nama supplier sesuai dengan nama supplier dalam dokumen transaksi, yaitu PT. Bojoem. e. Hilangkan tanda cheklist dalam kotak tax inclusive serta pastikan termin pembeliannya sesuai dengan dokumen transaksi, yaitu n/30. f. Masukkan nomor faktur ke dalam kolom Purchase# kemudian tanggal ke kolom date. g. Pada kolom bill masukkan jumlah barang yang dibeli. h. Masukkan kode barang yang dibeli pada kolom item number. i. Masukkan harga beli sesuai dengan harga yang tertera dalam bukti transaksi tekan enter kemudian klik record!
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 109 3.7 Transaksi Retur Pembelian dan Receive Payment Transaksi #11 (Retur Pembelian) Untuk mencatat retur/pengembalian atas pembelian tersebut dapat dilakukan dengan cara : a. Klik modul Purchase → Enter Perchase.
110 MYOB Accounting Plus V.18 b. Masukkan nama supplier dengan mengklik panah ke bawah pada isian supplier. Pilih nama yang diinginkan yaitu PT BOJOEM. c. Pastikan tanda cheklist (۷) pada kotak tax inclusiv tidak ada. d. Pastikan termin pembelian sesuai kebijakan yaitu n/30. e. Pada bagian Date, masukkan tanggal 11 Desember 2011. f. Pada kolom Bill masukkan jumlah barang yang dibeli dengan diawali tanda minus (-) g. Pada kolom item number, masukkan kode jenis barang yang dibeli. h. Pada kolom price masukkan harga beli barang sesuai yang tertera dalam faktur/bukti transaksi, tekan Enter, Klik Record. i. Setelah direcord, lalu klik register. j. Pada isian Date From masukkan tanggal awal periode (1 desember) dan masukkan tanggal akhir periode (31 desember). Kemudian klik Return & Debits. k. Pada menu Return & Debits ini pilih/klik Apply to Purchase. l. Isikan tanggal terjadinya Return (11 Desember 2011). m. Pada Amount Applied klik sesuai pada tanggal retur yang terjadi yaitu tanggal 10 desember 2011.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 111
112 MYOB Accounting Plus V.18 Transaksi #12 (Receive Payment) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Klik sales → masuk ke receive payments. b. Masukan nama customer yaitu Kurnia Jaya Elektronik. c. Isikan tanggal terjadinya transaksi, dan isi amount received dengan nominal Rp 294.250.000. d. Payment method isikan cheque. e. Lalu isi memo sesuai keterangan transaksi f. Pada kolom Amount Applied, diklik atau masukkan angka sesuai dengan Amount Received, kemudian Enter. g. Setelah semua diisi klik Record!
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 113 3.8 Transaksi Penjualan Tunai dan Receive Payment Transaksi #13 (Penjualan Tunai)
114 MYOB Accounting Plus V.18 Untuk mencatat penjualan tunai pada dasarnya sama dengan mencatat penjualan kredit, hanya berbeda pada pengisian kolom paid todaynya saja. caranya yaitu: a. Klik sales → masuk ke enter sales b. Masukan nama costumer. c. Jangan lupa untuk menghilangkan tanda checklist pada kotak tax inclusive. d. Pastikan termin penjualan C.O.D (Cash on Delivery), karena ini adalah penjualan tunai. e. Lalu isilah kolom date dengan memasukan tanggal transaksi. f. Pada kolom ship masukan jumnlah barang yang akan dijual. g. Pada kolom item number masukan kode jenis barang yang akan dijual sesuai data persediaan barang yang sudah diisi diawal. h. Pada kolom price masukan harga jual barang sesuai dengan faktur. i. Setelah itu pada kolom paid today isi dengan nominal penjualan. j. Setelah semua terisi, klik Record.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 115 Transaksi #14 (Receive Payment) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Klik sales → masuk ke receive payment. b. Masukan nama costumer yaitu Kurnia Jaya Elektronik. c. Isi dalam kolom date, tanggal terjadinya transaksi. d. Pada kolom amount received, masukan nominal sebesar Rp 316.800.000.
116 MYOB Accounting Plus V.18 e. Payment method isikan dengan Cheque. f. Lalu isi memo sesuai keterangan transaksi. g. Pada kolom amount applied, diklik atau masukan angka sesuai dengan amount received, kemudian enter. h. Setelah itu klik Record. 3.9 Transaksi Pembayaran PPN dan Dividen Terutang Transaksi #15 (Spend Money-PPN Payable) Untuk mencatat transaksi spend money dapat dilakukan dengan cara: a. Klik banking → spend money. b. Masukan informasi atas dokumen transaksi pengeluaran kas yang terkait. c. Pada kolom cheque no, masukan nomor cek
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 117 d. Pada kolom date masukan tanggal terjadinya transaksi e. Pada kolom amount masukan nominal 3.500.000 f. Pada account klik dan pilih akun yang terkait dengan transaksi untuk akun PPN payable (hutang PPN) g. Pada amount masukan jumlah transaksi, yaitu 3.500.000. Setelah itu klik Record.
118 MYOB Accounting Plus V.18 Transaksi# 16 (Spend Money-Dividen Payable) Untuk mencatat pembayaran dividen terutang dapat dilakukan melalui spend money, yaitu: a. Klik banking → spend money.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 119 b. Masukan informasi atas dokumen transaksi pengeluaran kas yang terkait. c. Pada kolom cheque no, masukan nomor cek. d. Pada kolom date masukan tanggal terjadinya transaksi. e. Pada kolom amount masukan nominal 2.500.000. f. Pada account klik dan pilih akun yang terkait dengan transaksi yaitu akun deviden payable (hutang deviden). g. Pada amount masukan jumlah transaksi, yaitu 2.500.000. h. Setelah itu klik Record.
120 MYOB Accounting Plus V.18 3.10 Transaksi Penjualan Kredit & Pay Bills Transaksi #17 (Enter Sales) Untuk mencatat transaksi penjualan kredit tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Klik sales → masuk ke enter sales. b. Masukkan nama customer dengan mengklik panah ke bawah pada isian customer. Pilih nama yang diinginkan yaitu Terus Jaya Elektronik. c. Hilangkan tanda cheklist (۷) pada kotak tax inclusive. d. Pastikan termin penjualan sesuai kebijakan yaitu n/30. e. Pada bagian Date, masukkan tanggal 18 desember 2011. f. Pada kolom Ship masukkan jumlah barang yang dijual.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 121 g. Pada kolom item number, masukkan kode jenis barang yang dijual. h. Lalu pada kolom price masukkan harga jual barang sesuai dengan faktur. i. Pastikan semua kolom yang harus terisi sudah terisi, setelah itu klik Record. j. Untuk mengecek bahwa jurnal dari transaksi tersebut, klik menu jurnal yang ada di bagian bawah kotak dialog.
122 MYOB Accounting Plus V.18 Transaksi #18 (Pay Bills) Untuk mencatat pelunasan faktur tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Klik Purchase → masuk ke pay bills. b. Masukan nama supplier yaitu PT BOJOEM. c. Masukan tanggal terjadinya transaksi pada kolom Date. d. Pada kolom amount, masukan nominal sebesar Rp 343.200.000. e. Lalu isi memo sesuai dengan keterangan bukti transaksi. f. Pada kolom amount applied, masukan angka sesuai dengan nominal pembayaran pada bukti transaksi, lalu enter. g. Setelah itu klik Record.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 123 3.11 Transaksi Receive Money dan Pembelian Kredit Transaksi #19 (Receive Money) Untuk mencatat transaksi 19 tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Klik banking → receive money. b. Pastikan tidak ada tanda cheklist (۷) pada kotak tax inclusive. c. Masukan tanggal terjadinya transaksi. d. Pada isian amount received, masukan nominal Rp 9.000.000. e. Pada kolom memo isilah sesuai keterangan bukti transaksi. f. Pada kolom account, pilihlah akun untuk cadangan kerugian piutang (allowance for doubtful debt) lalu enter.
124 MYOB Accounting Plus V.18
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 125 Transaksi #20 (Enter Purchases) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan sengan cara sebagai berikut: a. Klik Purchase → masuk ke enter purchase. b. Masukkan nama supplier dengan mengklik panah ke bawah pada isian supplier. Pilih nama yang diinginkan yaitu PT GLOBAL ELECTRONIC. c. Hilangkan tanda checklist pada kotak tax inclusive. d. Pastikan termin pembelian sesuai kebijakan yaitu n/30. e. Pada kolom date, masukan tanggal terjadinya transaksi yaitu tanggal 22 desember 2011. f. Pada kolom bill masukan jumlah barang yang akan dibeli.
126 MYOB Accounting Plus V.18 g. Pada kolom item number, masukan kode jebis barang yang dibeli. h. Pada kolom price masukan harga beli barang sesuai yang tertera dalam faktur, setelah itu tekan tombol enter. i. Setelah semua kolom terisi dengan benar, klik Record!
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 127 3.12 Transaksi Pay Bill & Receive Payment Transaksi #21 (Pay bills) Untuk mencatat dokumen transaksi tersebut kedalam MYOB dapat dilakukan dengan cara berikut ini: a. Pilih menu Purchase, kemudian klik pay bills. b. Pastikan pay from account-nya cash in bank. c. Pilih nama supplier sesuai dengan data di bukti transaksi, yaitu CV. Setia Selalu d. Isikan Cheque No., Date dan Amount sesuai dengan bukti transaksi. e. Kemudian isi memo dengan “pelunasan faktur F1289 tertanggal 20 November 2011” f. Pada kolom Amount Applied masukkan angka sesuai dengan jumlah pembayaran. g. Pastikan out of balance-nya nol, kemudian klik record!
128 MYOB Accounting Plus V.18 Transaksi #22 (Receive Payment) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara : a. Klik menu sales, kemudian pilih receive payment. b. Tentukan deposit to account menjadi Cash in Bank.
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 129 c. Kemudian pilih costumer yang sesuai dengan bukti transaksi, yaitu Toko Christoper Electronik. d. Masukkan nilai nominal pembayaran dalam kolom amount received. e. Kemudian pilih jenis metode pembayaran yang digunakan. f. Tulis memo sesuai dengan keterangan di bukti transaksi. g. Masukkan No. Faktur dan tanggal dalam kolom ID# dan date. h. Isikan kolom amount applied sesuai dengan nominal yang dibayarkan, yaitu Rp 178.200.000. i. Masukkan denda keterlambatan ke dalam kolom finance charge, jika ada. j. Pastikan out of balance-nya nol, klik record. k. Untuk melihat jurnal, tekan tombol Ctrl+R.
130 MYOB Accounting Plus V.18 3.13 Transaksi Pemeliharaan Aset dan Penjualan Transaksi #23 (Spend Money) Untuk mencatat bukti transaksi tersebut kedalam MYOB dapat dilakukan dengan cara: a. Pilih menu Banking, kemudian klik Spend Money. b. Karena pengeluaran kas tersebut bernilai kurang dari Rp 1.000.000,- maka atur pay from account-nya menjadi Petty Cash. c. Masukkan no faktur kedalam Cheque No, yaitu V12-3. d. Masukkan tanggal kedalam kolom Date. e. Masukkan jumlah pengeluaran kas ke dalam kolom Amount. f. Atur nama account yang terkait dengan transaksi tersebut pada kolom Acct #, isi dengan Other Operating Expenses, kemudian tekan tombol tab sampai dengan kolom Tax. g. Klik record!
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 131 Transaksi #24 (Enter Sales) Untuk mencatat transaksi penjualan dapat dilakukan dengan cara: a. Pilih menu Sales, kemudian klik Enter Sales. b. Pilih Invoice.
132 MYOB Accounting Plus V.18 c. Pilih nama customer sesuai dengan yang tertera dalam dokumen transaksi, yaitu Christoper Electronik d. Hilangkan tanda centang pada kolom tax inclusive. e. Pastikan termin penjualannya sama dengan dokumen transaksi, yaitu n/30 f. Masukkan nomor faktur kedalam kolom Invoice #. g. Masukkan tanggal transaksi pada kolom date h. Kemudian isi kolom ship dengan jumlah barang yang dijual i. Sedangkan kolom item number diisi dengan kode barang yang dijual. j. Pada kolom price, masukkan harga jual barang sesuai dengan harga yang tertera dalam faktur penjualan. k. Karena tidak ada beban angkut, maka kolom freight dikosongkan saja l. Klik record!
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 133 3.14 Transaksi Pembelian & Pembayaran Angsuran Pinjaman Transaksi #25 (Enter Purchase) Untuk mencatat transaksi No.25 dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Klik menu Purchases kemudian pilih enter Purchases. b. Pastikan layout tampilannya item. c. Pilih invoice d. Masukkan nama supplier sesuai dengan nama supplier dalam dokumen transaksi, yaitu CV. Setia Selalu. e. Hilangkan tanda cheklist dalam kotak tax inclusive serta pastikan termin pembeliannya sesuai dengan dokumen transaksi, yaitu n/30.
134 MYOB Accounting Plus V.18 f. Masukkan nomor faktur ke dalam kolom Purchase# kemudian tanggal ke kolom date. g. Pada kolom bill masukkan jumlah barang yang dibeli. h. Masukkan kode barang yang dibeli pada kolom item number. i. Masukkan harga beli sesuai dengan harga yang tertera dalam bukti transaksi. j. Karena tidak ada beban angkut, maka kolom freight kosongkan saja. k. Pastikan total amount dan balance duenya sama dengan total pembelian dalam dokumen transaksi. Kemudian klik record!
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 135 Transaksi #26 (Pembayaran Angsuran Pinjaman) Untuk mencatat transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara : a. Pilih menu Banking, kemudian klik Spend Money. b. Atur pay from accountnya menjadi Cash in Bank
136 MYOB Accounting Plus V.18 c. Isi kolom Cheque No dengan nomor bukti transaksi, yaitu BKK12-9 d. Isi kolom Date dengan tanggal transaksi. e. Masukkan jumlah nominal pembayaran kedalam kolom Amount. f. Kolom memo diisi dengan keterangan yang terdapat di bukti transaksi. g. Kolom acct# diisi dengan account yang bersangkutan dengan bukti transaksi tersebut, yaitu account Bank Mandiri Loan dengan amount Rp 10.000.000 dan account Interest Expense dengan amount Rp 100.000. h. Pastikan out of balance-nya nol, kemudian klik record! 3.15 Transaksi Penyesuaian Dalam mencatat transaksi penyesuaian, kita diharuskan mengetahui saldo dari akun tertentu, maka dari itu sebelum mengerjakan
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 137 transaksi penyesuaian kita dianjurkan untuk melihat laporan neraca saldo (trial balance) sebelum penyesuaian per 31 Desember 2011. Caranya: masuk ke menu Report, pada kolom Index to Report pilih Tab Accounts → Trial Balance, lalu klik Display.
138 MYOB Accounting Plus V.18 Transaksi #27 (Reconcile Bank) Untuk mencatat bukti memorial tersebut dapat dilakukan dengan cara: a. Klik menu Banking, kemudian pilih Reconcile Account. b. Kemudian pada kolom Bank Statement Date isikan dengan tanggal yang tertera pada bukti memorial, yaitu 31/12/2011. Kemudian tekan enter. c. Klik tanda centang yang ada pada kotak dialog, sehingga saldo dalam New Statement Balance dan Calculated Statement Balance menjadi sama dan out of balance-nya menjadi nol. d. Klik bank entry
BAB 3│Mencatat Transaksi Dalam MYOB Plus V.18 139 e. Kemudian muncul kotak dialog Bank and Deposit Adjustment, pada isian Service Charge: - Masukkan besarnya biaya administrasi bank kedalam kolom Amount, yaitu Rp 230.000,- - Masukkan tanggal akhir periode kedalam kolom date - Kolom expense account diisi dengan akun Bank Service Charge - Memo diisi dengan “Biaya administrasi bank” f. Sedangkan pada isian Interest Earned diisi dengan: - Masukkan besarnya pendapatan bunga pada kolom Amount yaitu Rp 6.500.000 - Masukkan tanggal akhir periode kedalam kolom date.
140 MYOB Accounting Plus V.18 - Kolom expense account diisi dengan akun Interest Revenue. - Memo diisi dengan “Pendapatan Bunga”. g. Kemudian klik record! h. Kemudian, pada kolom New Statement Balance isi dengan saldo nominal yang sama dengan saldo di Calculated Statement Balance, sehingga Out of Balance-nya nol. i. Lalu klik reconcile! Kemudian muncul kotak dialog, klik reconcile lagi.