MODUL PEMUDAHCARA PENGURUSAN PIB-G

DISEDIAKAN OLEH :
JURULATIH UTAMA DAERAH PPDPP 2018 & 2019

ISI KANDUNGAN

PRAKATA 2
SENARAI TUGAS SETIAUSAHA 3
CARTA GANTT TUGAS TAHUNAN SETIAUSAHA 4
MODUL 1 : PENGURUSAN MESYUARAT AGUNG PIBG 5 – 29
MODUL 2 : PENDAFTARAN E-SARANA 30 – 35
MODUL 3 : PENGURUSAN MESYUARAT 36– 59
MODUL 4 : PENGISIAN E-SARANA 60 – 92
MODUL 5 : THON / MAKAN MALAM AMAL / KARNIVAL 93 – 147
MODUL 6 : KEWANGAN 148 – 158
PENUTUP 159

1

PRAKATA

Setinggi-tinggi syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan izin-Nya, Modul
Pemudahcara Pengurusan PIB-G ini berjaya diterbitkan. Modul ini diterbitkan hasil daripada
inisiatif Jurulatih Utama Persatuan Ibu Bapa dan Guru Daerah PPDPP. Usaha ini adalah
sebagai panduan atau rujukan untuk membantu semua setiausaha baru dan lama bagi
memudahkan pengurusan PIB-G sekolah masing-masing.

Pelbagai cabaran dan rintangan telah ditempuhi dalam menghasilkan sebuah modul
yang mantap dari segi pengisiannya. Modul ini mengandungi input-input berguna berkaitan
pengurusan PIB-G. Selain itu, modul ini bukan sahaja mengupas skop tugas setiausaha
malah turut mengandungi bidang tugas bendahari PIB-G. Bukan itu sahaja, modul ini juga
turut disertakan koleksi contoh bahan kertas kerja, surat menyurat, akta perlembagaan dan
borang yang boleh digunakan oleh setiausaha untuk kelancaran pengurusan PIB-G sekolah.

Modul ini boleh disesuaikan mengikut keperluan kerana setiap sekolah mempunyai
persekitaran, kemudahan serta pengalaman yang unik dan berbeza-beza. Walaupun
demikian, setiausaha PIB-G perlu lebih proaktif untuk melaksanakan tugas setiausaha.

Mudah-mudahan perkongsian modul ini dapat memberi impak yang positif kepada
usaha-usaha yang akan dilaksanakan sekolah dengan kerjasama PIB-G, komuniti dan
sektor swasta.

2

SENARAI TUGAS SETIAUSAHA
(1) Bertanggungjawab sepenuhnya dalam semua urusan pentadbiran PIBG serta

hal surat-menyurat biasa dan panggilan mesyuarat, mengadakan sistem fail
yang kemas kini berhubung dengan pengurusan segala dokumen, risalah
serta rekod-rekod PIBG.
(2) Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Yang
Dipertua dan Pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio serta menyediakan
edaran untuk dibentangkan semasa mesyuarat.

(3) Menyediakan Minit Mesyurat Agung dan Mesyuarat Jawatankuasa dan
mengedarkannya apabila diperlukan.

(4) Menghantar maklumat/dokumen tertentu dari semasa ke semasa kepada
Pendaftar Sekolah-sekolah Negeri, misalnya senarai Jawatankuasa PIBG dan
Minit Mesyuarat Agung selepas mesyuarat berkenaan.

(5) Menjadi salah seorang penandatangan cek-cek PIBG. Menjalankan tugas-
tugas lain yang diarahkan oleh Yang Dipertua dan Pengetua/Guru Besar selaku
Ex-Officio dari semasa ke semasa

3

BULAN JAN CARTA GANTT TUG
TUGAS
FEB MAC APRIL
Penyediaan untuk Mesyuarat
Agung PIB-G Tahunan

Mesyuarat Agung PIB-G
Tahunan

Penyerahan Dokumen Mesyuarat
Agung PIB-G Tahunan

Kemasukan Data Kehadiran
(esarana)
1.HARI PENDAFTARAN
2.MESYUARAT AGUNG
TAHUNAN PIBG

3.HARI PELAPORAN

4.HARI SUKAN TAHUNAN

5.HARI ANUGERAH

6.PELIBATAN IBU BAPA SECARA
SUKARELA DALAM AKTIVITI
PIBG/SEKOLAH
Pengurusan Fail PIB-G

Papan Kenyataaan PIB-G

4

GAS TAHUNAN SETIAUSAHA DIS

MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV

4

5

MODUL 1 : PENGURUSAN MESYUARAT AGUNG PIB-G
Aliran Kerja Mesyuarat Agung

1.0 SEBELUM MESYUARAT AGUNG
Mula

Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa terakhir.

Membentuk Jawatankuasa Mesyuarat Agung
(Rujuk Lampiran 1)

Memberi notis mesyuarat kepada ahli-ahli serta
meminta usul-usul (Rujuk Lampiran 2)
.
Menulis surat jemputan kepada perasmi. (Rujuk
Lampiran 3)

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
Penyemak Usul.

Menyediakan kertas mesyuarat (Buku Aturcara)
(Rujuk Lampiran 4)

Menasihati Jawatankuasa dalam aspek persediaan
mesyuarat.

Tamat

6

LAMPIRAN 1

AJK PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIB-G SMK ABC
20XX

Tarikh : XXXX

Hari : XXXX

Masa : XXXX

Tempat : XXXX

AJK INDUK

Penasihat : Pengetua
Ex-officio : PK 1
: PK 2
Pengerusi : PK 3
Setiausaha : PK 4
Bendahari : Pn. AB
: Pn. AC
: Pn. AD

JAWATANKUASA PELAKSANA/KERJA

BIL AJK KECIL BIDANG TUGAS
1. SAMBUTAN DAN
• Bekerjasama bersama bahagian lain untuk
PROTOKOL menentukan protokol yang perlu dipatuhi.
1.
2. • Bersedia setengah jam sebelum majlis
• Sentiasa berada di ruang hadapan untuk

menyambut ketibaan tetamu.
• Mengiringi ibu bapa ke dewan dengan bantuan

pengawas.

2. JEMPUTAN • Menyenaraikan tetamu-tetamu yang akan dijemput.
1. • Menyediakan surat jemputan untuk tetamu
2.
kehormat dan surat jemputan makluman kepada
AJK PIB-G. (Senarai nama AJK PIB-G boleh
didapati daripada Setiausaha PIB-G).
• Mengedarkan surat jemputan kepada ibu bapa
(melalui guru kelas).
• Mengumpulkan surat maklum balas dan
mendapatkan jumlah kehadiran tetamu.
• Memaklumkan bilangan tetamu yang akan hadir
kepada Jawatankuasa Jamuan dan Persiapan
Dewan.

3. PENDAFTARAN • Menyediakan tempat pendaftaran, papan tanda dan
1. peralatan yang diperlukan sehari sebelum
2. mesyuarat.

• Berada di tempat pendaftaran pada jam 7.20 pagi.
• Menyediakan Buku Pelawat untuk ditandatangani

oleh Perasmi.
• Menyediakan Borang Pendaftaran Ibu Bapa /

Penjaga mengikut tingkatan/kelas.

7

4. JURUACARA • Menyediakan skrip yang lengkap dan mengikut
1. protokol.
2.
• Sentiasa berhubung dengan penyelaras untuk
5. BACAAN DOA memastikan maklumat yang disampaikan tepat.
1.
• Mengendali majlis sehingga tamat.
6. BUKU PROGRAM • Merancang dan menyusun perjalanan majlis.
1.
2. • Menyediakan dan membaca doa yang bersesuaian
dengan majlis.

• Menyediakan buku aturcara yang lengkap mengikut
aturcara yang telah dipersetujui.

• Merancang, menyusun program dan aturcara yang
telah dipersetujui.

• Mendapatkan draf daripada Setiausaha PIB-G.
• Menyerahkan buku program kepada bahagian

pendaftaran untuk diedarkan.

7. SIARAYA • Menyediakan sistem siaraya dan memastikan alat
1. berkeadaan baik dan berfungsi.
2.
• Jika perlu alat siaraya boleh disewa.
8 MULTIMEDIA (jika perlu) • Menentukan bilangan pembesar suara dan
1.
kedudukan alat berkenaan bersesuaian dengan
9. TEKS UCAPAN majlis.
(jika perlu)
• Menyediakan slaid multimedia untuk majlis.
10. JAMUAN
1. • Menyediakan teks ucapan dan kata alu-aluan PPD,
2. Pengetua dan YDP

11 CENDERAMATA & SIJIL • Berbincang dengan penyelaras untuk tempahan
1. makanan dan minuman (bilangan/harga/menu).
2.
• Merancang dan membuat tempahan lebih awal.
12 PENCATAT NAMA • Pastikan hidangan mencukupi dan disediakan
1.
2. sebelum jamuan bermula.
• Melayan tetamu semasa jamuan.
• Makanan disediakan kepada ibu bapa sebelum

majlis bermula.

• Menyediakan sijil untuk AJK PIB-G Sesi 20XX
• Menyediakan cenderamata untuk Perasmi dan AJK

PIB-G.

• Menyediakan marker pen dan pemadam untuk
mencatat.

• Mencatat nama calon semasa pencalonan.
• Mencatat jumlah undi yang didapati.
• Mencatat senarai nama AJK yang terpilih.

8

13 PENGIRA UNDI • Mengira jumlah undi yang didapati oleh calon.
1. • Mencatat jumlah undi di dalam kertas sebagai
2.
rujukan.

14 PENCATAT MINIT • Bersedia di meja yang disediakan sebelum
1. mesyuarat bermula.
2.
• Mencatat minit semasa mesyuarat dijalankan.
• Menyerahkan salinan minit yang lengkap kepada

Setiausaha.

15 KAWALAN LALU • Mengawal kenderaan yang masuk ke dalam
LINTAS(jika perlu) kawasan sekolah.
1.
2. • Menentukan tempat letak kenderaan untuk VIP dan
guru-guru

• Mengawal lalu lintas apabila majlis selesai.
• Menyediakan pelajar badan beruniform untuk

membantu.

16 KEBERSIHAN(jika perlu) • Sediakan bakul sampah/plastik sampah di tempat-
1. tempat yang diperlukan

• Pastikan kawasan dewan dan kantin dalam
keadaan bersih sebelum dan selepas mesyuarat.

• Pastikan semua tandas berkeadaan baik dan bersih
(Laporkan kepada penyelaras jika terdapat
kerosakan)

17 PERSIAPAN BACK DROP • Menyediakan ‘back drop’ dan hiasan yang sesuai.
1. • Membuka kembali ‘ back drop’ selepas mesyuarat.
2.

18 PERSIAPAN / HIASAN • Menghias pentas mengikut kesesuaian majlis.
PENTAS • Menyediakan rostrum
1. • Berbincang dengan penyelaras berkaitan alatan
2.
yang diperlukan.
• Menyediakan papan tulis.

19 PERSIAPAN DEWAN • Dapatkan bantuan pekerja untuk membersihkan

(SEBELUM MESYUARAT) dewan sebelum majlis.

1. • Pastikan langsir dewan berkeadaan baik dan bersih.
2. • Pastikan suis lampu dan kipas berfungsi

• Sediakan tempat duduk untuk tetamu khas dan VIP.

• Sediakan kerusi untuk tetamu dan pastikan

jumlahnya mencukupi.

• Sentiasa bersedia semasa ketibaan tetamu tiba

untuk memastikan kerusi yang disediakan

mencukupi.

• Pastikan dewan bersih dan tersusun sebelum

mesyuarat.

• Menyediakan/menyusun kerusi dan meja dan alas

untuk AJK PIBG.

• Menyediakan meja yang mempunyai alas untuk

9

kegunaan multimedia.
• Membuka dewan awal pada hari program

dijalankan.

19. MENGEMAS DEWAN • Menyimpan semula kerusi, meja, pasu bunga dan

(SELEPAS MESYUARAT) semua alatan yang digunakan didalam dewan.

1. • Memastikan dewan kembali bersih selepas

2. mesyuarat.

• Mendapatkan maklumat peralatan yang diambil

daripada AJK Persiapan Dewan (Sebelum).

• Mengunci semula dewan selepas tamat majlis.

20. BANNER • Menyediakan kain rentang dan menggantungkan
1. kain rentang itu sekurang-kurangnya seminggu lebih
awal.

21. FOTOGRAFI • Merakam gambar-gambar yang sesuai.
1. • Menyusun gambar mengikut perjalanan majlis dan
2.
menyerahkan kepada AJK Dokumentasi

22. DOKUMENTASI • Mengumpul semua maklumat majlis untuk
1. didokumentasikan.
2.
• Menyerahkan dokumentasi yang lengkap kepada
penyelaras.

10

LAMPIRAN 2

LOGO PERSATUAN IBU BAPA - GURU
PIB-G SMK ABC
24, JALAN ABC, SHAH ALAM,
SELANGOR

Rujukan Tuan :

Rujukan Kami :

Tarikh :

Kepada:
Semua Ibu Bapa dan Penjaga,

Tuan/Puan,

JEMPUTAN MESYUARAT AGUNG PERSATUAN IBU BAPA - GURU KALI KE-X

Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Berhubung dengan perkara di atas adalah dimaklumkan bahawa Persatuan Ibu
Bapa dan Guru akan mengadakan Mesyuarat Agung PIB-G kali ke-X yang akan diadakan
seperti berikut:

Tarikh :
Masa :
Tempat :
Pakaian : Berpakaian kemas dan sopan.

3. Agenda mesyuarat adalah seperti berikut:

3.1 Ucapan Penasihat
3.2 Ucapan YDP
3.3 Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung yang lalu
3.4 Membentangkan dan Menerima Laporan Tahunan
3.5 Membentangkan dan Menerima Penyata Kewangan yang berakhir

31 Disember 20XX
3.6 Memilih Jawatan Kuasa
3.7 Memilih 2 orang JuruAudit
3.8 Membahaskan Usul-usul
3.9 Ucapan Penangguhan

3. Oleh yang demikian, tuan-tuan dan puan-puan adalah dijemput hadir bagi memberi
sokongan kepada kecemerlangan sekolah. Sila isi borang usul yang dilampirkan dan
kembalikan pada atau sebelum ______________.

4. Kerjasama daripada pihak tuan/puan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

( NAMA )

YDP PIBG
SMK ABC

11

BORANG USUL MESYUARAT AGUNG PIB-G KALI KE-XX
Saya………………………………………… No.K/P…………………..…………………
Ibu/ Bapa/ Penjaga kepada…………………………..………… Tahun……………..akan
HADIR/TIDAK HADIR dalam mesyuarat tersebut.
Saya mencadangkan usul-usul berikut untuk diketengahkan semasa Mesyuarat Agung PIB-
G kali ke-XX :
……………………………………………………………………………………………………………
……………...……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………
Adalah diharapkan agar tuan/puan dapat mempertimbangkan usul-usul yang dinyatakan di
atas.
Sekian, terima kasih.
Yang Benar,
…………………………………
()

Catatan:
1. Semua usul yang dikemukakan akan dipertimbangkan oleh pihak pengurusan sekolah.

Usul akan diperbahaskan hanya dengan kehadiran pencadang dan tidak menyentuh
sensitiviti.
2. Potong yang tidak berkenaan. Sila kembalikan helaian pada atau sebelum
_____________________ .

12

LAMPIRAN 3

LOGO PERSATUAN IBU BAPA - GURU
PIB-G SMK ABC
24, JALAN ABC, SHAH ALAM,
SELANGOR

Rujukan Tuan :

Rujukan Kami :

Tarikh :

Kepada,
……………………………..

Melalui,

Pengetua,
SMK ABC.

Tuan,
JEMPUTAN UNTUK MENJADI PERASMI MESYUARAT AGUNG PERSATUAN IBU
BAPA-GURU SMK ABC

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Merujuk perkara di atas, kami berbesar hati ingin memohon Tuan untuk menjadi
Perasmi bagi majlis kami. Butiran tentang majlis tersebut adalah seperti berikut:

Tarikh / Hari :
Waktu :
Tempat :
Masa :

3. Diharapkan kerjasama antara pihak Tuan akan dapat melancarkan serta
memeriahkan majlis tersebut.

4. Kerjasama dan perhatian daripada Tuan, amat kami hargai.

Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

()
YDP PIBG
SMK ABC

13

LAMPIRAN 4
Panduan Penyediaan Laporan Tahunan PIB-G (Buku aturcara Mesyuarat Agung)

1 Senarai nama AJK bermula dari
1.1 Nama Ex-officio
1.2 YDP dan seterusnya (tidak termasuk juruaudit)

2 Sediakan carta kehadiran mesyuarat AJK

Bil. Nama Tarikh Mesyuarat

3 Aktiviti Umum
3.1 Senaraikan aktiviti umum
3.2 Berikan Laporan ringkas (mengikut 3.1 di atas). Catatkan aktiviti-aktiviti yang
telah dijadualkan.
a) Nama aktiviti
b) Tarikh
c) Kesan/Hasilan

4 Aktiviti Biro
4.1 Biro kurikulum
a) Senarai nama AJK Biro
b) Kekerapan Mesyuarat
c) Senarai aktiviti
d) Laporan ringkas aktiviti (seperti kaedah 3.2 di atas)
4.2
4.3

Disediakan oleh,

( )
Setiausaha PIBG
SMK ABC

Tarikh :

14

1.2 SEMASA MESYUARAT AGUNG
1. YDP semasa mempengerusikan Mesyuarat.
2. Setiausaha menyediakan Borang Kehadiran Ibu Bapa dan Guru (e-Sarana)
(Lampiran 5).
3. Setiausaha menyediakan agenda mesyuarat agung PIB-G
AGENDA MESYUARAT AGUNG PIB-G
1. Ucapan Penasihat (Pengetua/Guru Besar)
2. Ucapan Pengerusi (YDP PIB-G);
3. Membentang dan menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang
lalu;
4. Membentang dan menerima Laporan Tahunan;
5. Membentang, menerima dan meluluskan Penyata Kewangan
berakhir pada 31 Disember tahun sebelumnya;
6. Membahaskan usul jika ada;
7. Pembubaran dan pemilihan Jawatankuasa PIB-G bagi tahun
berkenaan;
8. Pemilihan Juruaudit Dalaman (2 orang);
9. Hal-hal lain;
10. Ucapan Penangguhan;

*Agenda ini adalah merujuk kepada surat siaran KPM.
Nombor rujukan: KPM100/6/1/44 Jld.11(25)

15

SEKOLAH KEB
KEHADIRAN IBU /
MESYUARAT AGUN

23 FEBRUARI
BIL NAMA IBU / BAPA / PENJAGA

16

Lampiran 5

BANGSAAN ABC Logo
BAPA / PENJAGA Sekolah
NG PIB-G 2018/2019
2019 (SABTU) KELAS TANDATANGAN

NAMA ANAK

16

1.3 SELEPAS MESYUARAT AGUNG
Menyediakan minit mesyuarat yang lengkap.
(Rujuk Lampiran 6)
Mengumpul dokumen-dokumen mesyuarat
untuk dihantar kepada Pendaftar Sekolah-
sekolah iaitu PPD (Lampiran 6) dan JPN
(Rujuk Lampiran 7,8,9 10)
Menguruskan pengiriman
Tamat

17

LAMPIRAN 6

LOGO SMK ABC
SEKOLAH 24, JALAN ABC, SHAH ALAM,
SELANGOR

Rujukan Tuan :

Rujukan Kami :

Tarikh :

Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Perdana,
Jalan Kepuk 19/2, Seksyen 19,
40300 Shah Alam, Selangor.
(u.p : En. Rosdishar bin Mohd Nusi
Unit Perhubungan dan Pendaftaran)

Tuan,

PENGHANTARAN LAPORAN MESYUARAT AGUNG PIB-G SEKOLAH MENENGAH
KEBANGSAAN ABC TAHUN 20XX

Surat tuan bertarikh _____________________ telah diambil tindakan dan
dikembalikan semula.

Bersama ini disertakan dokumen / maklumat berkaitan untuk tindakan

tuan selanjutnya.

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

Sekian, terima kasih.

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menjalankan amanah,

()
Pengetua/ GB

18

LAMPIRAN 6

MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PIB-G KALI KE - X
SMK ABC

TARIKH :
HARI :
MASA :
TEMPAT :
BILANGAN KEHADIRAN : ___ orang

1.0 Ucapan Penasihat

1.1 Puan Pengetua merakamkan sekalung penghargaan dan terima kasih……

1.2 Puan Pengetua berkongsi maklumat …..

2.0 Ucapan YDP PIB-G

2.1 YDP mengucapkan rasa syukur kerana ……..

2.2 Beliau amat berbesar hati dan berterima kasih ……

3.0 Menerima dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung PIB-G kali ke - X

3.1 YDP membentangkan Minit Mesyuarat Agung PIBG kali ke – X dari muka
surat X hingga X untuk diterima dan disahkan.

3.2 Dicadangkan oleh
Disokong oleh

4.0 Membentang dan Menerima Laporan Tahunan PIB-G kali ke - X

4.1 Setiausaha membentangkan laporan tahunan PIB-G dari muka surat X
hingga X.

4.2 Dicadangkan oleh
Disokong oleh

5.0 Membentang dan Menerima Laporan Kewangan PIB-G kali ke - X

5.1 Bendahari membentangkan laporan kewangan dari muka surat X hingga X

5.2 Dicadangkan oleh
Disokong oleh

6.0 Membahaskan Usul
6.1
6.2

19

7.0 Pembubaran dan Pelantikan AJK PIB-G SMK ABC Sesi XXXX/XXXX

7.1 AJK PIB-G SMK ABC Sesi XXXX/XXXX telah dibubarkan oleh YDP.

7.2 En. XXX telah dilantik sebagai pengerusi sementara untuk meneruskan
pemilihan AJK PIB-G sesi XXXX/XXXX

7.3 Pencalonan bagi jawatan YDP Undian (380/730)
- En Osman bin Zakaria Undian (350/730)
- En Sulaiman bin Yaakop

Pencalonan bagi jawatan NYDP Undian ( 320/730)
- Datin Farah bt Jusoh Undian (185/730)
- En Ali bin Mansor

Pencalonan 5 ajk (ibu bapa) Undian (185/730)
- En Yaakop bin Ayob Undian (175/730)
- Pn Nisa binti Yunus Undian (163/730)
- En Amin bin Redha Undian (150/730)
- En Alimudin bin Mansor Undian (143/730)
- En Idrus bin Man Undian (141/730)
- Pn Farhana binti Dzor Undian (103/730)
- En Aidin bin Tukiman

7.4 AJK PIB-G SMK ABC Sesi XXXX/XXXX yang telah terpilih adalah seperti
berikut :

JAWATAN NAMA
Penasihat
Yang Dipertua En Osman bin Zakaria
Naib Yang Dipertua
Setiausaha Kehormat Datin Farah bt Jusoh
Bendahari Kehormat
AJK (11 Orang) 1. GURU
2. GURU
3. GURU
4. GURU
5. GURU
6. GURU
7. En Yaakop bin Ayob
8. Pn Nisa binti Yunus
9. En Amin bin Redha
10. En Alimudin bin Mansor
11. En Idrus bin Man

Pemeriksa Kira-kira 1. IBU BAPA
Wakil Ibu Bapa 2. GURU
Wakil Guru

20

8.0 Hal-hal Lain Disemak oleh,
8.1
8.2 .................................

9.0 Ucapan Penangguhan ()
9.1
9.2 Yang Dipertua PIB-G
SMK ABC
Disediakan oleh,
………………………
()
Setiausaha PIB-G
SMK ABC

Disahkan oleh,

……………………….
()
Penasihat PIB-G
SMK ABC

21

Lampiran 1/PIB-G JPS/SPS-UPP/15
SENARAI NAMA AHLI JAWATANK
Nama Sekolah: SK XX
No.Pendaftaran: SEL : XXX

Tahun : 2019/2020

Bil Nama Penuh No. KPT. Jawatan Pekerjaan
(HURUF BESAR) (Biru Dalam PIB-

sahaja) G

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Disahkan oleh:
Pengetua / Guru Besar

………………………….

22

Lampiran 7

KUASA PIB-G SMK ABC 2019/2020

n Alamat Tempat Tinggal, Nama anak/jagaan dan Tandatangan
No. Telefon dan email. Darjah/Tingkatan

22

LAMPIRAN 8

LOGO PERSATUAN IBU BAPA - GURU
PIB-G SMK ABC
24, JALAN ABC,
XXXX

Rujukan Tuan :

Rujukan Kami :

Tarikh :

Pengarah
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor,
Jalan Jambu Bol 4/3E,
Seksyen 4,
40604 Shah Alam,
Selangor Darul Ehsan.
(u/p: Unit Perhubungan dan Pendaftaran)

Melalui,

Pengetua/Guru Besar,
XXXXXX.

MEMOHON KELULUSAN KUTIPAN SUMBANGAN PIB-G TAHUN XX

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Berdasarkan Mesyuarat Agung PIB-G Kali Ke-XX SMK/SK XXX, semua ahli yang
hadir telah sebulat suara bersetuju untuk mengekalkan kutipan sumbangan sebanyak
RM60.00 sekeluarga / (menaikkan kutipan sumbangan PIBG daripada RM50.00 sekeluarga
kepada RM70.00 sekeluarga).

3. Disertakan juga Minit Mesyuarat Agung PIB-G Kali Ke-XX untuk rujukan pihak tuan.
dan senarai AJK PIB-G bagi sesi XX.

4. Sehubungan dengan itu, pihak sekolah ingin memohon kelulusan pihak JPN
Selangor bagi menjalankan kutipan tersebut demi melancarkan pelaksanaan perancangan
sekolah.

5. Perhatian dan sokongan dari pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih.
’BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’.

Saya yang menjalankan tugas,

( )
YDP PIBG
SMK ABC

*Minit mesyuarat bagi sumbangan pibg perlu dinyatakan seperti contoh: Sumbangan PIB-G
tahun…. Berjumlah RM….. bagi setiap keluarga telah dipersetujui dengan sebulat suara

oleh ahli PIB-G.)

23

LAMPIRAN 9
24

LAMPIRAN 10

LOGO PERSATUAN IBU BAPA-GURU
PIBG SMK ABC
24, JALAN ABC,
XXXXX

Rujukan Tuan :

Rujukan Kami :

Tarikh :

Pengarah,
Jabatan Pendidikan Selangor
Jalan Jambu Bol 4/3E,
Seksyen 4, 40604 Shah Alam,
Negeri Selangor Darul Ehsan.
(u.p. : Unit Perhubungan dan Pendaftaran)

Melalui,

Pengetua,
SMK ABC.

Tuan

PERMOHONAN KEBENARAN MENAIKKAN SUMBANGAN PIB-G SMK ABC

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk:

2. Adalah dimaklumkan bahawa PIB-G SMK ABC telah menjalankan telah
mengadakan Mesyuarat Agung kali ke-X pada ....... Dalam mesyuarat tersebut ahli
mesyuarat telah bersetuju sebulat suara untuk menaikkan sumbangan PIB-G dari RMXX
kepada RMXX bagi satu keluarga pada tahun 20XX.

3. Sehubungan dengan itu, PIB-G SMK ABC memohon jasa pihak tuan agar dapat
meluluskan kenaikan sumbangan PIB-G. Sumbangan tersebut amat diperlukan untuk
menampung pelbagai program yang telah dirancang oleh pihak PIB-G dan sekolah.

4. Bersama ini disertakan lampiran Minit Mesyuarat Agung PIB-G kali ke-XX untuk
tindakan pihak tuan.

Kerjasama daripada pihak tuan/puan, kami ucapkan ribuan terima kasih.

Sekian,

Saya yang menjalankan tugas,

....................................
()

YDP PIBG
SMK ABC

25

PROSEDUR MESYUARAT AGUNG PIB-G

Bil Proses Tindakan

1. Mengarahkan Setiausaha memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Pengetua/Guru
terakhir, selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh Mesyuarat Besar/YDP/
Agung PIB-G. Setiausaha

2. Memberi notis mesyuarat secara bertulis kepada ahli-ahli Setiausaha
sekurang-kurangnya 14 hari sebelum Mesyuarat Agung.

3. Menulis surat jemputan kepada tetamu khas (jika perlu) untuk Setiausaha
merasmikan majlis melalui Pengetua/Guru Besar.

4. Mengadakan Mesyuarat Penyemak Usul. Pengetua/Guru Besar Pengetua/ Guru

turut hadir. Besar

1. YDP @ Naib Yang Dipertua

2. Setiausaha

3. Penolong Kanan

5. Menyediakan kertas mesyuarat (Buku Aturcara)

5.1 Agenda Mesyuarat

5.1.1 Membentang dan menerima minit Mesyuarat YDP
5.1.2 Agung yang lalu Setiausaha
5.1.3 Bendahari
5.1.4 Membentang dan menerima Laporan Tahunan Pengerusi
Jawatankuasa Sementara

Membentang dan menerima Penyata Kewangan
yang telah diaudit

Memilih Ahli Jawatankuasa yang baru

5.1.5 Melantik 2 orang juruaudit
5.1.6 Membahas dan menerima usul-usul
5.1.7 Ucapan penangguhan

6. Menasihati Jawatankuasa dan mementukan semua Pengetua/Guru
prosedur/aturan protokol dipatuhi dan persiapan majlis dibuat Besar
mengikut kesesuaian tokoh.

7. Mempengerusikan mesyuarat hingga selesai dan YDP
menangguhkannya.

8. Mencatat minit dan keputusan mesyuarat. Setiausaha/
Pencatat

26

9. Menghantar laporan Mesyuarat Agung Tahunan Setiausaha
1. Minit Mesyuarat Agung PIB-G Setiausaha
2. Senarai Jawatankuasa yang dipilih Bendahari
3. Laporan Kewangan Beraudit
4. Surat Iringan Sekolah Pejabat
dalam tempoh tidak melebihi 21 hari daripada hari mesyuarat
yang ditandatangani oleh YDP PIB-G.

10 Sumbangan PIB-G Setiausaha/YDP
a) Mengekalkan Sumbangan PIB-G (fail)
1. Surat Makluman daripada PIB-G
2. Kelulusan daripada JPS Pejabat
3. Surat Iringan Sekolah kepada PPD
Setiausaha/YDP
b) Menaikkan Sumbangan PIB-G Setiausaha
1. Surat Permohonan daripada PIB-G Pejabat
2. Minit Mesyuarat Agung PIB-G
3. Surat Iringan Sekolah kepada JPS

27

Carta Aliran Mesyuarat Agung Tergempar (sekiranya diperlukan)
Mula
Menerima permintaan bertulis daripada ahli-ahli
Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa
Memberi notis mesyuarat kepada ahli-ahli
dalam tempoh 7 hari bekerja.
Menyediakan kertas mesyuarat.

Menjalankan mesyuarat
Menyediakan minit mesyuarat untuk dihantar
kepada Pendaftar Sekolah-sekolah
Menguruskan pengiriman
Tamat

28

AGENDA MESYUARAT AGUNG TERGEMPAR

Hadir bersama (Senarai nama Pegawai/ Ex-Officio)

Agenda 1 : Ucapan Yang Dipertua (menyatakan tujuan mesyuarat
diadakan)

Agenda 2 : Membincangkan perkara-perkara yang memerlukan mesyuarat
ini diadakan.
a. Catatkan minit mesyuarat
b. Catatkan pertanyaan/jawapan yang timbul.

Agenda 3 : Hal-hal lain.

29

30

PENDAFTARAN ADMIN SEKOLAH OLEH PPD
1. Peranan ADMIN PPD yang dilantik oleh JPN adalah mendaftarkan semua

ADMIN SEKOLAH di bawah PPD tersebut.
2. Setelah mendaftarkan PENGGUNA SEKOLAH, ADMIN PPD perlu melakukan

langkah melantik PENGGUNA SEKOLAH tersebut sebagai ADMIN.
3. Sekarang. PENGGUNA SEKOLAH akan menjadi ADMIN SEKOLAH.

PENDAFTARAN PENGGUNA PIB-G OLEH ADMIN SEKOLAH
1. Peranan ADMIN SEKOLAH yang dilantik oleh PPD adalah untuk mendaftarkan

Pengguna PIB-G SEKOLAH di sekolah masing-masing.
2. Buka pelayar internet (browser) dan taipkan URL

https://sarana.moe.gov.my/index.php untuk melayari Sistem e-Sarana.
3. Masukkan ID Pengguna dan Katalaluan.

*Nota: ID Pengguna adalah NO KP.
Kata laluan ‘default’ adalah NO KP.
4. ADMIN SEKOLAH berperanan untuk memasukan data kehadiran KPI 1
manakala PENGGUNA PIB-G berperanan memasukan data kehadiran
sukarelawan KPI 2.
5. ADMIN SEKOLAH login menggunakan ID Pengguna dan Kata laluan default
iaitu:
➢ ID Pengguna : NO KP
➢ Katalaluan : NO KP

MASUKKAN NO KAD
PENGENALAN PENGGUNA
Paparan Login ADMIN SEKOLAH

31

6. Pilih MENU: SENARAI PENGGUNA.
MENU SENARAI
PENGGUNA

32

7. Pilih MENU: DAFTAR PENGGUNA (rujuk sebelah atas kanan)

DAFTAR PENGGUNA

8. Pilih Peringkat Pengguna: PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIB-G).
9. Lengkapkan maklumat PENGUNA PIB-G. Penuhkan semua ruang yang

dikehendaki (WAJIB) dengan maklumat yang tepat.
10. Kemudian, klik DAFTAR.

33

PERSATUAN IBU BAPA DAN
GURU (PIBG)

11. Senarai PENGGUNA PIB-G di sekolah tersebut akan dipaparkan seperti yang
berikut.

NAMA

12. PENGGUNA PIBG boleh login samasepertipadalangkah 5.

LAIN-LAIN MAKLUMAT

34

• ADMIN di setiap peringkat dihadkan hanya kepada SEORANG.
• PENGGUNA di setiap peringkat dihadkan hanya kepada 3 ORANG sahaja.
• Jika berlaku masalah pertukaran pengguna, pengguna hanya perlu menghubungi

ADMIN yang mendaftarkan pengguna tersebut untuk menetapkan semula
katalaluan (reset).
• CONTOH:

o Sekiranya ADMIN SEKOLAH A lupa kata laluan. ADMIN SEKOLAH A
hanya perlu menghubungi ADMIN PPD untuk membantu menyelesaikan
masalah tersebut.

o Sekiranya PENGGUNA PIBG di Sekolah A lupa kata laluan. PENGGUNA
PIB-G Sekolah A hanya perlu menghubungi ADMIN SEKOLAH tersebut
untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut.

PETUNJUK

untuk mengedit maklumat yang telah disi
untuk memadamkan maklumat yang telah diisi
untuk admin reset password pengguna di bawahnya

35

36

SENARAI SEMAK PENGURUSAN MESYUARAT

BIL PERKARA RUJUKAN CATATAN

A. SEBELUM MESYUARAT Takwim
1. Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan
Tempat Mesyuarat Rekod Tempahan
2. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat
Nota Minta
2.1 Bilik Mesyuarat
2.2 Makan Minum (Jika Ada) Maklum Balas Minit
Mesyuarat Lepas
3. Menentukan Kertas Kerja/ Isu/ Program/
Laporan (Sekiranya Ada) Surat/ Memo
Panggilan
4. Surat Jemputan Mesyuarat
1 4.1 Nama Jawatankuasa
Rekod Mesyuarat
4.2 Tarikh Dan Tempat Mesyuarat
4.3 Masa Mula Dan Dijangka Tamat Rekod Kehadiran
4.4 Nama Pengerusi Catatan Mesyuarat
4.5 Agenda Mesyuarat
5. Agenda Mesyuarat Minit Mesyuarat
5.1 Perutusan Pengerusi
5.2 Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu Minit Mesyuarat/
5.3 Perkara-Perkara Berbangkit Borang Maklum
5.4 Perkara-Perkara Baharu
5.5 Hal-Hal Lain Balas
5.6 Penutup / Penangguhan PK15-1 Borang
Maklum Balas
B. SEMASA MESYUARAT
6. Sediakan

6.1 Rekod Kehadiran
2 6.2 Perkara-Perkara Yang Dibincangkan

6.3 Keputusan-Keputusan Yang Dibuat
6.4 Tindakan-Tindakan Susulan Yang Perlu

Diambil

C. SELEPAS MESYUARAT
7. Menyediakan Minit Mesyuarat

8. Mengedarkan Minit Mesyuarat
3 Dan Borang Maklum

Balas Dalam Tempoh 1 Minggu Kepada
Semua Ahli
9. Mengumpul Dan Menyatukan

Maklum Balas Dalam Tempoh 2 Minggu

37

MESYUARAT JAWATANKUASA PIB-G
(Rujuk Buku Panduan Pengurusan PIB-G halaman )
(35) Jawatankuasa PIB-G hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 kali dalam

tempoh satu tahun persekolahan.
(36) Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberikan kepada anggota Jawatankuasa PIB-

G selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh mesyuarat.
(37) Yang Dipertua, atau sekurang-kurang 3 orang anggota Jawatankuasa PIB-G,

boleh memanggil mesyuarat Jawatankuasa PIB-G apabila difikirkan perlu dengan
persetujuan Penasihat.
(38) Setiap anggota Jawatankuasa PIB-G yang tidak hadir mesyuarat sebanyak 2 kali
tanpa sebab hendaklah digugurkan keanggotaan dalam Jawatankuasa PIB-G
secara automatik dan Yang Dipertua hendaklah mengemukakan notis bertulis
kepada anggota berkenaan sebaik sahaja keputusan itu dibuat.

38

CARTA ALIR PENGURUSAN MESYUARAT

MULA

Berbincang Tetapkan objektif
Ya
dengan
Pengerusi tidak Sediakan Agenda mesyuarat

Edar notis dan agenda

Mengadakan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat

Menyediakan status maklumbalas
TAMAT

* Tindakan selepas mesyuarat:

1. Hari ke 3 – draft minit siap untuk semakan

2. Hari ke 7 – minit diedarkan berserta borang

3. Hari ke 14 maklumbalas kepada ahli mesyuarat
– borang maklumbalas yang lengkap

diserahkan semula kepada Setiausaha

39

LAMPIRAN 10

LOGO PERSATUAN IBU BAPA-GURU
PIB-G SMK ABC
24, JALAN ABC, SHAH ALAM,
SELANGOR

Rujukan Tuan:

Rujukan Kami:

Tarikh :

Kepada :
( Senarai seperti dalam lampiran)

Tuan/Puan,
NOTIS MESYUARAT AJK PIB-G BIL. …………….. / 2019

Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa mesyuarat di atas akan diadakan seperti ketentuan
yang berikut :

Tarikh : ....................................................

Masa : ....................................................

Tempat : ....................................................

Pengerusi : ....................................................

Pakaian : ....................................................

3. Agenda mesyuarat adalah seperti berikut;
3.1. Perutusan Pengerusi
3.2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3.3. Perkara - perkara Berbangkit.
3.4. Perkara - perkara Baharu
3.4.1
3.4.2
3.4.3

3.5. Hal-hal Lain
3.6. Penutup

Kehadiran dan kerjasama tuan/puan dalam perkara ini amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menjalankan amanah,

()
Setiausaha

40

SENARAI AJK PIB-G SMK ABC BAGI SESI 2019/2020

BIL NAMA JAWATAN
1

2

3

4

5

6

7

8

9.

10.

11

12.

13

14.

15.

16.

17.

18

41

LOGO PERSATUAN IBU BAPA-GURU
SEKOLAH SMK ABC
24, JALAN ABC, SHAH ALAM,
/PIB-G SELANGOR

Mesyuarat SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT
Tarikh : ……………….....................................………… kali ke ……........
Masa : ………………….....................................……………………….……
Tempat : ……………………......................................…………………………
Pengerusi : ……………………....................................……………………..……
: …………………..........................................…………………………

BIL NAMA TANDATANGAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20
(Sila tambah/kurangkan ruangan mengikut bilangan ahli jawatankuasa)

42

TIDAK HADIR

BIL NAMA GURU CATATAN
1

2

3

4

5

(Sila tambah/kurangkan ruangan mengikut bilangan ahli jawatankuasa)

Disediakan oleh :

()
Setiausaha ……………......................

43

PERSATUAN IBU BAPA-GURU LOGO
SMK ABC SEKOLAH
/ PIB-G
24, JALAN ABC, SHAH ALAM,
SELANGOR

MINIT MESYUARAT............................................. BIL ………/……………….

Tarikh :

Masa :

Tempat :

Pengerusi :

Kehadiran : 1.
2.
3.

Hadir Bersama (Jika ada) : 1.
2.

Tidak Hadir : 1.
2.

Urus Setia/Setiausaha :

1 PERUTUSAN PENGERUSI Tindakan:
1.1 Tindakan:

1.2.

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2.1. Minit Mesyuarat Bil .../.... dicadangkan pengesahannya oleh .......
(nama dan jawatan) dan disokong sebulat suara oleh ahli mesyuarat.

Tindakan:

3 PERKARA BERBANGKIT:
3.1. Perkara ...(para pada minit -. 4.2...) muka surat ... : (Tajuk utama
perkara) (Nyatakan maklum balas terkini)
Tindakan:

3.2. Perkara ... (para pada minit ) muka surat ... : (Tajuk utama perkara)
(Nyatakan maklum balas terkini)
Tindakan:

4 PERKARA-PERKARA BAHARU
4.1 (Tajuk Utama 1) Contoh : Kurikulum
4.1.1 (Tajuk Kecil 1 daripada tajuk utama 1) Contoh : Buku
Persediaan Mengajar
Keterangannya...

44

Tindakan:
4.1.2 (Tajuk Kecil 2 daripada tajuk utama 1) Contoh : Pelaksanaan

MBMMBI
Keterangannya...

Tindakan:

4.2. (Tajuk Utama 2) Contoh : Hal Ehwal Murid
4.2.1 (Tajuk Kecil 1 daripada tajuk utama 2) Contoh : Disiplin Pelajar
Keterangannya ...
Tindakan:

4.2.2

Tindakan:

5 HAL-HAL LAIN

5.1. Perkara... Tindakan:
Keterangan...

5.2.

Tindakan:

6 PENUTUP
Mesyuarat diakhiri dengan ...

Mesyuarat ditangguhkan...

Mesyuarat ....Bil...akan diadakan pada...

Urus setia:
Nama Setiausaha

45

LOGO PERSATUAN IBU BAPA-GURU
SEKOLAH SMK ABC

/PIB-G 24, JALAN ABC, SHAH ALAM,
SELANGOR

REKOD EDARAN MINIT MESYUARAT

Nama Dokumen : ....................................................................................

Tarikh Edaran Dibuat : .....................................................................................

Bil Nama Guru Tandatangan Catatan

(Sila tambah/kurangkan ruangan mengikut bilangan ahli jawatankuasa)
Disahkan oleh :
…………………….................
PENGETUA/GURU BESAR

46