MODUL PEMUDAHCARA PENGURUSAN PIB-G

CONTOH SURAT KELULUSAN PPD UNTUK DIHANTAR KEPADA PIHAK POLIS
115

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PROGRAM THON / KARNIVAL / MAKAN MALAM
AMAL KEPADA PIHAK POLIS

DOKUMEN BERKAITAN KELULUSAN PIHAK POLIS
1. CONTOH SENARAI SEMAK LAMPIRAN 8
2. CONTOH SENARAI SEMAK BORANG PERMOHONAN LESEN
3. DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR:
a. SURAT PERMOHONAN KEPADA POLIS – KEPALA SURAT PIB-G
b. BORANG PERMOHONAN LESEN (POL.162)
c. SENARAI AJK PIB-G
d. SENARAI PEMUNGUT DERMA
e. SIJIL PERTUBUHAN
f. KAD DERMA/THON PIB-G
g. CONTOH LENCANA PEMUNGUT DERMA
h. SURAT SOKONGAN – KELULUSAN PPD
i. MINIT MESYUARAT (SEBUT AKTIVITI THON)
j. PENGISIAN SISTEM BLESS (CETAKAN)
4. CONTOH SURAT JAWAPAN KELULUSAN DARIPADA POLIS
5. CONTOH LESEN
6. SURAT PERMOHONAN MELANJUTKAN TEMPOH KUTIPAN KEPADA PPD
7. SURAT PERMOHONAN MELANJUTKAN TEMPOH KUTIPAN KEPADA POLIS

116

1. SENARAI SEMAK LAMPIRAN 8

SENARAI SEMAK
LESEN PUNGUTAN RUMAH KE RUMAH DAN DI JALAN
LEBIH DARI SATU NEGERI DI SEMENANJUNG MALAYSIA

DI BAWAH AKTA 200

Nama Pemohon : ……………………………………………………………….

Jawatan Pemohon : …………………………………………………………….

Kandungan Catatan

1. Borang Permohonan (Pol. 162)

(Yang diisi dengan lengkap) ……………

Senarai AJK Pertubuhan / PIBG / ………….....

2. Tokong / Kuil (nama penuh, no. k/p
lama atau baru, alamat rumah, tarikh

lahir,umur dan jawatan)

Senarai Pemungut Derma (16 tahun ke atas) …………... ……….…….
(nama penuh, no. k/p lama atau baru, tarikh
3

lahir, umur dan alamat rumah) …………… ..…………..

Sijil Pertubuhan (Borang 9) Bagi Persatuan/
4. Tokong/ Kuil

…………… …………….

Contoh Kad Derma, Jogathon, Walkathon,

5. Resit Rasmi (hendaklah sama dengan nama
Pertubuhan/ PIBG/ Tokong/ Kuil)

…………… …....………
Contoh Lencana Pemungut, Derma

6. (lencana hendaklah sama dengan nama
Pertubuhan/ PIBG/ Tokong/ Kuil)

…………… .…………...
Surat Sokongan Kementerian Berkenaan

7. (bagi permohonan dari Pertubuhan atau
Penyelidikan)

Mendirikan Bangunan : Salinan Plan …………… …………….
8. Bangunan .…………… …..……….

Minit Mesyuarat terbaru …………… .……………
9. …………… ……………

Pengisian System BLESS
10. (www.bless.gov.my)

*Laporan audit kutipan ini hendaklah disemak dan diaudit oleh Juru Audit Luar yang
berdaftar

117

2. SENARAI SEMAK BORANG PERMOHONAN (POL. 162) – Perlu ditaip

(Polis 162 – Pin. 4/85)
ORDINAN KUTIPAN DARI RUMAH KE RUMAH DAN JALAN, 1947

JADUAL PERTAMA
(PERATURAN 3)

BORANG PERMOHONAN LESEN

1. Nama, alamat, pekerjaan dan keturunan pemohon.

2. Tujuan pungutan.

3. Tempat-tempat pungutan akan dibuat.

4. Masa dan tarikh lesen dikehendaki.

5. Cara memungut yang dicadangkan.

6. Bahagian yang dicadang dari jumlah pungutan untuk ditetapkan pada tiap-tiap tujuan
pungutan.

7. Bayaran yang dicadangkan untuk –
a. Penganjur
b. Pemungut
c. Lain-lain orang

8. Perbelanjaan yang dianggarkan dan butir- butirnya.

9. Anggaran jumlah pungutan, nyatakan matlamatnya

10. Adakah hukuman-hukuman kesalahan jenayah terhadap penganjur, samada di dalam
Negeri-Negeri Tanah Melayu atau lain-lain tempat.

11. Nama, alamat, pekerjaan, jantina dan umur (samada lebih 16 tahun atau tidak) orang-
orang yang dipilih menjadi pemungut.

12. Nama-nama dan alamat-alamat orang yang tidak kurang daripda dua orang yang akan
bekerja atau mengambil bahagian membantu menganjurkan pungutan (tidak termasuk
orang yang menjadi pemungut).

13. Cadangan bagi penyeliaan pemungut.

14. Nama dan alamat Bank yang menyimpan pungutan.

15. Kembarkan di sini dua contoh lencana pemungut.

Tarikh : ………………… ……………………………….
()

118

3. DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KEPADA PIHAK POLIS

a. SURAT PERMOHONAN KEPADA PIHAK POLIS
KEPALA SURAT PIB-G

Ruj: kami :
Tarikh :

Ketua Polis Daerah XXXX
Alamat

Melalui,

Pengetua
SMK ABC

Tuan,

PERMOHONAN MENGADAKAN PROGRAM XXXXTHON SMK ABC 20XX

Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk

2. Mesyuarat AJK PIBG Bil. XX/20XX yang diadakan pada 11 Mac 20XX telah sebulat
suara bersetuju untuk mengadakan Program XXXXthon 20XX.

3. Bersama surat ini disertakan beberapa dokumen yang diperlukan bagi Program
XXXX)thon 20XX untuk rujukan dan kegunaan pihak tuan bagi proses kelulusan
permohonan tersebut.

4. Segala sumbangan dan sokongan demi kecemerlangan SMK ABC didahului dengan
ucapan terima kasih.

Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

(NAMA)
YDP PIB-G
SMK ABC

119

b. BORANG PERMOHONAN LESEN (POL. 162)

ORDINAN KUTIPAN DARI RUMAH KE RUMAH DAN JALAN, 1947
JADUAL PERTAMA
(PERATURAN 3)
_________________

BORANG PERMOHONAN LESEN

1. NAMA : NAMA YDP

ALAMAT : ALAMAT RUMAH YDP

JAWATAN :

PEKERJAAN :

KETURUNAN :

2. TUJUAN PUNGUTAN :
Program Jogathon ini merupakan satu usahasama PIBG SMK ABC dengan

sekolah untuk mengumpul dana bagi memperluaskan kantin sekolah bagi menampung
jumlah murid yang semakin meningkat. Selain itu program Jogathon ini berusaha
membantu pihak sekolah untuk menyediakan persekitaran yang kondusif agar murid-
murid gemar datang ke sekolah dan keselesaan dalam pembelajaran murid-murid.
Pengembelingan tenaga PIB-G dan pihak sekolah adalah landasan utama bagi
menjayakan semua program yang telah dirancang demi kecemerlangan sekolah.

3. TEMPAT-TEMPAT PUNGUTAN AKAN DIBUAT :
Seluruh kawasan Bandar Xxxxxxxx (Rujuk Pelan Jogathon)

4. MASA DAN TARIKH LESEN DIKEHENDAKI :
01 Julai hingga 02 September 20XX

5. CARA MEMUNGUT YANG DICADANGKAN :
Pungutan melalui kad Jogathon dari rumah ke rumah

6. BAYARAN YANG DICADANGKAN UNTUK :
Penganjur, pemungut dan lain-lain orang, tiada bayaran dikenakan. Cuma pemberian
hadiah bagi ketetapan berikut:
a. Kutipan individu yang tertinggi
b. Kutipan kelas yang tertinggi
c. Kutipan kategori guru tertinggi
d. Hadiah saguhati

7. BAYARAN YANG DICADANGKAN UNTUK :

(A) Penganjur - Tiada

(B) Pemungut - Tiada

(C) Lain-lain Orang - Tiada

120

8. PERBELANJAAN YANG DIANGGARKAN DAN BUTIR-BUTIRNYA:

ANGGARAN BELANJAWAN

a. Hadiah - RM10,500.00

b. Makanan/ Minuman - RM1,500.00

c. Sewa Ambulans - RM100.00

d. Kos Pelaksanaan - RM400.00

JUMLAH - RM12,500.00

9. ANGGARAN JUMLAH PUNGUTAN DAN MATLAMATNYA :

ANGGARAN AGIHAN

a. Membina bumbung bertemakan Sains Inovasi

di tapak perhimpunan 85% - RM212,500.00

b. Keja-kerja penyelenggaraan dan menaik taraf

bangunan serta prasarana sekolah 10% - RM25,000.00

c. Perbelanjaan sampingan 5% - RM12,500.00

JUMLAH RM250,000.00

10. Adakah hukuman-hukuman kesalahan jenayah terhadap penganjur, samada di
dalam Negeri-negeri Tanah Melayu atau lain-lain tempat.
Tiada

11. Nama, alamat, pekerjaan, jantina dan umur (samada lebih 16 tahun atau tidak)
orang-orang yang dipilih menjadi pemungut.
(Rujuk lampiran yang disertakan)

12. Nama-nama dan alamat-alamat orang yang tidak kurang daripada dua orang yang

akan bekerja atau mengambil bahagian membantu menganjurkan pungutan (tidak

termasuk orang yang menjadi pemungut)

a. NAMA (ORANG 1) - ALAMAT

b. NAMA (ORANG 2) - ALAMAT

13. Cadangan bagi penyeliaan pemungut :

Dikendalikan oleh Jawatankuasa Kutipan iaitu:

Ketua :
Pen.Ketua :
AJK :

14. Nama dan alamat bank yang menyimpan pungutan:

BANK XXX
SHAH ALAM
SELANGOR

15. Kembarkan di sini dua contoh lencana pemungut:

LENCANA LENCANA
SEKOLAH SEKOLAH

Tarikh : 02 Mei, 2016 ………………

(NAMA)
YDP PIB-G
SMK ABC

121

c. SENARAI AJK PERTUBUHAN / PIB-G / TOKONG / KUIL
- Gunakan senarai AJK sedia ada

d. SENARAI PEMUNGUT DERMA (16 TAHUN KE ATAS)
- Maklumat ibu bapa pemungut derma
- Boleh juga menggunakan senarai yang sama seperti di atas.

Butir-Butir Pemungut ALAMAT PEKERJAAN JANTINA UMUR

BIL. NAMA .
1.
2.
3.
4.
5.

e. SIJIL PERTUBUHAN
- Sijil Perakuan Pendaftaran PIB-G

f. CONTOH KAD DERMA JOGATHON, WALKATHON
- seperti pada permohonan kepada PPD

g. CONTOH LENCANA PEMUNGUT DERMA
- Lencana sekolah

h. SURAT SOKONGAN KEMENTERIAN BERKENAAN
- Surat kelulusan daripada PPD

i. MINIT MESYUARAT TERBARU
- Minit Mesyuarat Agung atau AJK yang membincangkan pelaksanaan
program thon.

j. PENGISIAN SISTEM BLESS (www.bless.gov.my)
- Untuk manual pengguna boleh rujuk http://www.kpkt.gov.my
- Perlu muat naik borang permohonan lesen
- Maklum balas akan dihantar melalui email

122

LAMPIRAN : MANUAL SISTEM BLESS

Semasa mendaftar boleh menggunakan nama Setiausaha atau YDP mengikut kesesuaian.
Email pengesahan akan dihantar selepas pendaftaran berjaya. Klik pada pautan pada email
untuk aktifkan akaun.
Kemaskini profil.
Pada ‘Organisation Profile’ klik pada perkataan ‘Society’ dan ‘Add New’

Langkah seterusnya mengikut manual pada link yang diberikan.
123

CONTOH MAKLUMBALAS SISTEM BLESS MELALUI EMAIL
1. BLESS e-Registration Validation

2. Pemakluman Penghantaran Permohonan Lesen

124

4. CONTOH SURAT JAWAPAN KELULUSAN DARIPADA PIHAK POLIS
125

5. CONTOH LESEN BAGI MENGANJUR KUTIPAN
126

6. SURAT PERMOHONAN MELANJUTKAN TEMPOH KUTIPAN KEPADA PPD

KEPALA SURAT SEKOLAH

Ruj: kami :
Tarikh :

Kepada,

Ketua Polis Daerah,
IPD Xxxxxxx,

Tuan,

PERMOHONAN LANJUTAN TARIKH KUTIPAN SUMBANGAN PROGRAM XXXXTHON
SMK ABC 20XX

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Lanjutan tarikh kutipan ini diperlukan kerana berlaku kelewatan dalam mendapatkan
kelulusan daripada pihak polis. Tarikh lanjutan adalah daripada (TARIKH) sehingga
(TARIKH).

3. Bersama-sama ini disertakan dokumen berkaitan untuk tindakan pihak Tuan / Puan
selanjutnya.

a. Salinan Surat Kelulusan PPD yang asal.

Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

tt
(NAMA)
Pengetua

127

7. SURAT PERMOHONAN MELANJUTKAN TEMPOH KUTIPAN KEPADA POLIS

KEPALA SURAT SEKOLAH

Ruj: kami :
Tarikh :

Kepada,

Ketua Polis Daerah,
IPD Xxxxxxx,

Tuan,

PERMOHONAN LANJUTAN TARIKH KUTIPAN SUMBANGAN PROGRAM XXXXTHON
SMK ABC 20XX

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Bersama-sama ini disertakan dokumen berkaitan untuk tindakan pihak Tuan / Puan
selanjutnya.

a. Salinan Surat Kelulusan dari Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Perdana
(PPDPP).

Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

tt
(NAMA)
Pengetua

PERINGATAN :

1. PELAPORAN PENUH PROGRAM THON PERLU DIHANTAR KEPADA PPD DALAM
TEMPOH 4 MINGGU SELEPAS AKTIVITI DIJALANKAN.

2. LAPORAN KEWANGAN DIHANTAR KEPADA PIHAK POLIS DALAM TEMPOH 3
BULAN

128

CONTOH LAPORAN PROGRAM THON YANG PERLU DIHANTAR KEPADA PPD
LOGO

SEKOLAH

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN ABC

LAPORAN
XXXXTHON 20XX

08 SEPTEMBER 20XX (KHAMIS)

129

1. Nama Program : XXXXthon 20XX

2. Tarikh : 08 September 20XX
3. Hari / Masa : Khamis (7.30 pagi – 3.30 petang)

4. Tempat : SMK ABC

5. Objektif : 1. Membina bumbung bertemakan Sains Inovasi di
tapak perhimpunan.

: 2. Membiayai kerja-kerja menaiktaraf dan
menyelenggara bangunan serta prasarana sekolah.

6. Sasaran kutipan : RM300,000.00
Aktiviti ini melibatkan semua guru, murid dan ibubapa
SMK ABC

7. Butiran aktiviti : 1.Kutipan sumbangan melalui Kad XXXXthon
2. ……………………………………………..
3. ……………………………………………..

8. Penilaian Program :

8.1 Kekuatan Program:

1. Mendapatkan dana kewangan PIB-G sekolah untuk membantu pihak
sekolah merealisasikan impian dengan mewujudkan iklim sekolah yang
kondusif bagi mengoptimumkan pengajaran dan pembelajaran di sekolah ini.

2. Membantu meringankan beban guru-guru serta sekolah dalam apa jua
program yang menjurus kepada memperkasakan pelajaran dan kebolehan
murid ke tahap yang lebih cemerlang.

3. Program ini juga secara tidak langsung memberi peluang kepada PIBG
sekolah ini berfungsi dengan lebih baik dan sentiasa peka dengan fungsi
sebenar organisasi PIB-G dalam sesebuah sekolah.

4. Mewujudkan kolaborasi yang mantap di antara guru-guru, ibu bapa dan
masyarakat setempat dalam memperkasakan sarana ibu bapa.

130

8.2 Kelemahan Program:
1. Masalah proses permohonan permit yang memerlukan masa yang agak
panjang bagi mendapatkan kelulusan.
2. Penglibatan ibu bapa di hari kejadian agak kurang memuaskan
memandangkan aktiviti Karnival ini dijalankan pada hari Khamis iaitu hari
bekerja.
8.3 Cadangan Penambahbaikan:
1. Proses permohonan permit perlu dilakukan seawal 6 bulan daripada tarikh
aktiviti dijalankan.
2. Mengadakan promosi dengan lebih giat di sekolah-sekolah sekitar Bandar
Xxxxxx.
3. Mengadakan aktiviti pada hujung minggu sama ada Sabtu atau Ahad
supaya lebih ramai pengunjung dapat sama-sama memeriahkan aktiviti.

131

9. Laporan Kewangan:

INTERNAL AUDITORS REPORT FOR XXXXTHON 2016
COLLECTION
FOR SMK ABC

10. Dokumentasi Bergambar :

132

133

XXXXTHON 2018

134

Disediakan : Disemak : Disahkan :
……..………….
………………. …….……..…..
SETIAUSAHA PENGETUA YDP PIBG

135

CARTA ALIR PROSES KERJA PROGRAM KARNIVAL / MAKAN MALAM AMAL

Tidak Mula

Ya Cadangan pelaksanaan program diminitkan
dalam Mesyuarat Agung PIB-G / Mesyuarat
AJK PIBG
Memohon kelulusan PPD
(Rujuk Lampiran)

Mendapat kelulusan dari PPD
(Rujuk Lampiran)

Mengedarkan surat makluman kepada
ibubapa dan komuniti
(Rujuk Lampiran)

Proses perlaksanaan program karnival.

Laporan dan dokumentasi di hantar ke PPD
dalam masa sebulan

Tamat

136

CONTOH SURAT IRINGAN

KEPALA SURAT SEKOLAH

Rujukan Tuan :
Rujukan Kami :

Tarikh :
Pegawai Pendidikan
Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Perdana
Jalan Kepuk 19/2, Seksyen 19
40300 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan
(u.p. Unit Perhubungan dan Pendaftaran)
Tuan,
MEMOHON KEBENARAN MENJALANKAN PROGRAM KARNIVAL SEKOLAH
MENENGAH KEBANGSAAN ABC TAHUN 20XX
Perkara di atas adalah di rujuk.

Dengan segala hormatnya dilampirkan dokumen berkaitan untuk makluman
dan tindakan pihak tuan.

Dengan segala hormatnya dilampirkan dokumen yang telah dilengkapkan
seperti yang diminta oleh pihak tuan.

Dengan segala hormatnya dilampirkan dokumen yang berkaitan untuk
mendapat kelulusan pihak tuan.

Kerjasama pihak tuan amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

tt
( NAMA )
PENGETUA

137

CONTOH SURAT MEMOHON KELULUSAN PPD - KARNIVAL

KEPALA SURAT PIB-G

___________________________________________________________________
Ruj. Kami : SMKABC 700-2/1/1 ( )
Tarikh : 14 Mac 2016

Pegawai Pelajaran Daerah
Pejabat Pelajaran Daerah Petaling,
Jalan Kepuk 19/2, Seksyen 19,
40300 Shah Alam,
Selangor.
(u.p : Unit Perhubungan dan Pendaftaran)

Melalui,

Pengetua
SMK ABC

Tuan,

PERMOHONAN KELULUSAN MENGADAKAN PROGRAM KARNIVAL 2016

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa pihak sekolah akan mengadakan program XXXXthon
peringkat sekolah seperti ketetapan berikut :

Tarikh : xxxxxxxxxxx (Hari Kemuncak)
Masa : xxxxxx

3. Tujuan karnival ini dijalankan adalah untuk :
i. Mengumpul dana bagi...
ii. Menaiktaraf bangunan serta kerja-kerja penyelenggaraan sekolah.

4. Sehubungan dengan itu, karnival ini melibatkan semua guru dan murid sesi pagi dan
petang. Bersama-sama ini disertakan dokumen berkaitan untuk perhatian dan tindakan
pihak tuan selanjutnya.

5. Kerjasama dan pertimbangan daripada pihak tuan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.
”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

tt
()
YDP PIB-G
SEKOLAH ABC

138

CONTOH SURAT MEMOHON KELULUSAN PPD – MAKAN MALAM AMAL
KEPALA SURAT PIB-G

Ruj. Kami : SMKXX 700-2/1/1 ( )
Tarikh : 14 Mac 20XX

Pegawai Pelajaran Daerah
Pejabat Pelajaran Daerah Petaling,
Jalan Kepuk 19/2, Seksyen 19,
40300 Shah Alam,
Selangor.
(u.p : Unit Perhubungan dan Pendaftaran)

Tuan,

PERMOHONAN KELULUSAN MENGADAKAN MAKAN MALAM AMAL XX SMK ABC 20XX

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa pihak sekolah akan mengadakan Makan Malam
Amal XX 20XX seperti ketetapan berikut :

Tarikh : xxxxxx

Masa : xxxxxx

Tempat : xxxxxx

3. Tujuan ini dijalankan adalah untuk :
i. Mengumpul dana bagi membiayai dan menaik taraf pelbagai kemudahan
dan prasarana sekolah.
ii. Membantu pihak sekolah untuk membiayai aktiviti akademik dan
kokurikulum murid.

4. Sehubungan dengan itu, pihak sekolah akan membuat jualan meja bagi
mendapatkan dana yang diperlukan. Harga 1 meja yang dicadangkan ialah RMXXXXX.XX
Bersama-sama ini disertakan dokumen berkaitan untuk perhatian dan tindakan pihak tuan
selanjutnya.

5. Kerjasama dan pertimbangan daripada pihak tuan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.
”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

(NAMA)
YDP PIBG
SMK ABC

139

CONTOH SURAT KELULUSAN DARIPADA PPD

SMK ABC
PENGETUA
SMK ABC
SHAH ALAM
SELANGOR.

KELULUSAN MENGADAKAN KARNIVAL XXX 2016

SMK ABC

SMK ABC

SHAH ALAM

140

CONTOH SURAT EDARAN KARNIVAL

KEPALA SURAT PIB-G

Ruj. Kami : SMKABC/PIB-G/100-7/1/7(8)
Tarikh : 4 April 2016

…………………………
…………………………

Melalui ,
Pengetua,

Tuan,
MAJLIS MAKAN MALAM SEMPENA KARNIVAL AMAL MEGA AUTOSHOW 2016
Dengan segala hormatnya, perkara di atas dirujuki.

2. Sukacita dimaklumkan,Persatuan IbuBapa Dan Guru (PIB-G) Sekolah
Menengah Kebangsaan ABC akan mengadakan program seperti butiran berikut:

Program : MAJLIS MAKAN MALAM SEMPENA

Tarikh KARNIVAL AMAL MEGA AUTOSHOW 2016
Masa
Tempat : 6 Mei 2016 ( Jumaat)
: 8.00 malam – 11.00 malam

: Dewan Tun Sri Lanang, SMK ABC

3. Objektif program adalah untuk mengumpul dana bagi tujuan sumbangan ke
tabung PIBG SMK ABC untuk menaiktaraf dan membaik pulih Dewan Tun Sri
Lanang SMK ABC.

4. Sebarang sumbangan boleh disalurkan ke nombor akaun 800-194-0381
PIBG SMK ABC.

5. Sebarang pertanyaan bolehlah disalurkan dan dikemukakan kepada Pn. Siti
di talian 012-292 XXX.

Sekian terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan tugas,

tt
()
YDP PIBG
SMK ABC

141

SURAT JAWAPAN SUMBANGAN

SUMBANGAN UNTUK ‘PROGRAM MAJLIS MAKAN MALAM SEMPENA KARNIVAL
AMAL MEGA AUTOSHOW SMK ABC 2016”

Saya / Kami ingin menyumbangkan kepada PIB-G SMK ABC untuk ‘Program Majlis
Makan Malam Sempena Karnival Amal Mega Autoshow SMK ABC 2016”

2. Bentuk sumbangan saya / kami adalah dalam bentuk tunai / cek yang bernilai RM
_________.

3. Sumbangan derma peribadi saya sebanyak RM _______________ (jika sumbangan
dalam bentuk cek boleh dibuat atas nama PIBG SMK ABC, No akaun : 800-194-0381)

4. Saya ingin membeli kerusi / meja untuk Majlis Makan Malam Sempena Karnival
Amal Mega Autoshow SMK ABC 2016 pada nilai kad berikut :

i) Kad makan malam meja berhidang RM 100/orang
Bil kad dikehendaki: _______

ii) Kad makan malam meja buffet RM 60/orang
Bil kad dikehendaki: _______

iii) Kad makan malam penonton RM 20/orang

Bil kad dikehendaki: _______

Sekian, terima kasih.

Tandatangan : __________________________
Nama : __________________________
Alamat : __________________________

No Tel __________________________
: __________________________

142

MEMOHON SUMBANGAN KEPADA IBUBAPA/KOMUNITI
KEPALA SURAT PIB-G

Rujukan Kami : smkABC/07/002( )

Tarikh : 15 Mei 20XX

Kepada,
-------------------------------
-------------------------------

Tuan,

MEMOHON SUMBANGAN BAGI KARNIVAL XXX PIB-G 20XX SMK ABC

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sehubungan dengan itu, pihak PIB-G dan sekolah amat berbesar hati sekiranya
pihak tuan dapat membuat sumbangan ikhlas bagi menjayakan KARNIVAL XXX PIB-G
20XX SMK ABC

3. KARNIVAL XXX akan diadakan pada 08 September 2016. Tujuan utama
diadakan KARNIVAL XXX ini adalah seperti berikut:

i. Mengumpul dana bagi membina sebuah bumbung yang bertemakan Sains
Inovasi di tapak perhimpunan sekolah untuk keselesaan murid-murid serta
meningkatkan pengetahuan sains dalam kalangan warga sekolah.

ii. Membiayai kerja-kerja menaik taraf dan kerja-kerja penyelenggaraan bangunan
sekolah.

iii. Mengeratkan hubungan antara pihak sekolah dan komuniti setempat melalui
PIB-G bagi mencapai aspirasi dan perpaduan negara.

4. Sumbangan boleh disampaikan dalam bentuk barangan, wang tunai atau cek
atas nama PIB-G ABC. NO AKAUN PIB-G : XXXXXXX Tarikh akhir menyerahkan
sumbangan tuan/puan ialah pada 30 Ogos 20XX.

5. Bagi pihak PIB-G SMK ABC, saya amat menghargai dan mengucapkan terima
kasih atas sumbangan, kerjasama dan penglibatan pihak tuan bagi menjayakan KARNIVAL
XXXX PIB-G 20XX ini.

Sekian, terima kasih.

Yang menjalankan tugas,

tt
(NAMA)
YDP PIB-G
SMK ABC

143

LAMPIRAN KARNIVAL 3b

____________________________
____________________________
____________________________
____________________________

YDP PIBG, __________________
SMK ABC,
Selangor.

Tuan,

Per: __________________________________________________________

Saya, _________________________________________________________
mewakili syarikat ________________________________________________
dengan ini memberi sumbangan dalam bentuk *barangan / wang tunai / cek (sila
nyatakan) __________________________________________________ untuk
kegunaan sekolah.

Pihak kami berharap dengan sumbangan ini dapat membantu pihak PIB-G dan
sekolah menjalankan aktiviti-aktiviti dengan baik.

Sekian, terima kasih.

Yang benar, ) Nombor untuk dihubungi:
( 012-xxxxxxxxx (Pn. D) - guru
012-xxxxxxxxx (Pn. R) - guru

*potong yang mana tidak berkenaan
(Cek atas nama PIB-G ABC)

144

CONTOH SURAT PENGHARGAAN / TERIMA KASIH

KEPALA SURAT PIB-G

Ruj. Kami : SMKABC/PIB-G/100-7/1/7( )
Tarikh : 4 April 20XX

Kepada,
_______________________
_______________________
_______________________

Tuan / Puan

UCAPAN PENGHARGAAN / TERIMA KASIH

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Saya mewakili semua AJK PIB-G serta warga sekolah mengucapkan
setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih atas sumbangan tuan/puan kepada
pihak sekolah sempena Karnival / Xxxthon SMK ABC yang telah berlangsung pada
(TARIKH) dengan jayanya.

3. Sumbangan tuan/puan amat bermakna kepada semua warga sekolah demi
keselesaan murid-murid.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menjalankan tugas,

tt
( NAMA )
YDP PIBG

145

CONTOH KUPON
146

CONTOH BORANG TEMPAHAN GERAI
147

148

CARTA ALIRAN KERJA PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN

MULA

Membuka/menukar penama
Akaun Semasa di bank

Menyediakan dokumen kutipan
(Buku Daftar Ahli/Resit
Terimaan wang oleh
Guru Kelas dan Bendahari)

Melaksanakan kutipan Menyerahkan wang
kepada Bendahari

Mencatat dan mengemas kini di Buku
Tunai.
Memasukkan wang ke bank

Menyelenggarakan Buku Tunai (berterusan
dari bulan ke bulan dan dibuat pengesahan
oleh Yang Dipertua di Buku Tunai)

Menguruskan pembayaran bil-bil (cek-cek
ditandatangani oleh Bendahari dan YDP
PIBG atau Setiausaha atau sepertimana
yang ditetapkan oleh Perlembangaan.

Menyediakan Penyata Akaun Beraudit dan
membentangkannya dalam Mesyuarat
Agung Tahunan

Menghantar sesalinan Penyata Akaun
Beraudit yang telah diluluskan oleh
Mesyuarat Agung Tahunan kepada
Pendaftar Sekolah Negeri

TAMAT

149

PROSES KERJA PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN
1. Membuka/Menukar penama Akaun Semasa di bank.
(Rujuk Lampiran 1 : Surat Menukar Penama Akaun Semasa).
2. Menyediakan dokumen kutipan (Buku Daftar Ahli/Resit Terimaan Wang oleh Guru
Kelas dan Bendahari):
(Rujuk Lampiran 2a , 2b)
3. Guru Kelas melaksanakan kutipan dan menyerahkan wang kepada Bendahari
(Dokumen yang diperlukan : Buku Resit Kutipan, Borang Kutipan bagi Guru Kelas,
Borang Serahan kepada Bendahari dan Borang Penerimaan oleh Bendahari)
(Rujuk Lampiran 2c)
4. Mencatat dan mengemaskini di Buku Tunai.
(Rujuk Lampiran 3)
5. Memasukkan wang ke bank.
6. Menyelenggarakan Buku Tunai (berterusan dari bulan ke bulan dan dibuat
pengesahan oleh Yang Dipertua di Buku Tunai)
7. Menguruskan pembayaran bil-bil (cek-cek ditandatangani oleh Bendahari dan YDP
PIB-G atau Setiausaha atau seperti mana yang ditetapkan oleh Perlembagaan)
(Rujuk Lampiran 4)
8. Menyediakan Penyata Akaun Beraudit dan membentangkannya dalam Mesyuarat
Agung Tahunan.
9. Menghantar sesalinan Penyata Akaun Beraudit yang telah diluluskan oleh Mesyuarat
Agung Tahunan kepada Pendaftar Sekolah Negeri) beserta Minit Mesyuarat Agung
dan Senarai AJK PIB-G.

150

LAMPIRAN 1

LETTER HEAD PIB-G

Ruj Tuan :
Ruj Kami :
Tarikh :

NAMA BANK,
Alamat Lengkap.

Tuan,

PERTUKARAN PENAMA BAGI MENANDATANGANI CEK ATAU PENGELUARAN
WANG DARIPADA AKAUN PIB-G
(NO. AKAUN BANK X : XXXXXXXXXXXX)

Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Untuk makluman pihak tuan, Sekolah Menengah Kebangsaan ABC telah melantik
ahli jawatankuasa PIB-G yang baharu bagi sesi XXXX/XXXX.

3. Sehubungan dengan itu, pihak sekolah perlu menukar penama bagi menandatangani
cek atau pengeluaran wang daripada akaun PIB-G.

4. Dua daripada nama berikut boleh menandatangani cek atau kenyataan pengeluaran

wang daripada akaun Persatuan Ibu Bapa dan Guru pada sesuatu masa.

i. YDP (No.KP : XXXXXXXX )

ii. Bendahari (No.KP : XXXXXXXX)

iii. Setiausaha (No.KP : XXXXXXXX)

5. Bersama-sama ini dilampirkan dokumen seperti berikut:
i. Minit Mesyuarat Agung PIB-G sesi XXXX/XXXX
ii. Senarai nama AJK sesi XXXX/XXXX

6. Diharapkan permohonan ini akan mendapat pertimbangan yang sewajarnya
daripada pihak tuan dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

tt
(NAMA PENUH YDP)
JAWATAN
SEKOLAH

151

LAMPIRAN 2a

SMK ABC
ANALISIS PEMBAYARAN SUMBANGAN PIB-G TAHUN 20XX

KELAS : ) PRETASI : ( )
NAMA GURU KELAS : PIB-G PRESTASI
NOMBOR BUKU RESIT : PIB-G ( NO. RM50 A4 TARIKH NO. KRK
RESIT RM10 RESIT RM20
BIL NAMA MURID TARIKH RM5
0

1 0 00 00
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

JUMLAH KESELURUHAN
KUTIPAN

CATATAN KOD : AB ADIK BERADIK (JIKA TELAH DIBAYAR OLEH ADIK BERADIK)
H HUTANG (TIDAK MEMBAYAR SEHINGGA HUJUNG TAHUN)
S SURAT (MURID SUSAH HANTAR SURAT PERMOHONAN)

152

LAMPIRAN 2b
SMK ABC
SENARAI SERAHAN SUMBANGAN PIB-G GURU TINGKATAN IKUT KELAS TAHUN

XXXX

KELAS : 1 GEMILANG

B TARIKH NO. RESIT PIB-G A4 (RM10) NO. PRESTASI KRK (RM50)
L (RM50) BIL RM RESIT (RM20) BIL RM
15 750
BIL RM BIL RM
5 250
1 26/5/17 A12775 11 550 11 110 13723 15 300 4 200

2 28/8/17 A14097 4 200 4 40 15084 5 100 0
24 1200
3 29/9/17 A13482 2 100 2 20 14776 4 80

4 00 0

JUMLAH 17 850 17 170 43583 24 480

Kelas:2 GEMILANG

B TARIKH NO. RESIT PIB-G A4 (RM10) NO. PRESTASI KRK (RM50)
L (RM50) BIL RM RESIT (RM20) BIL RM
21 1050
BIL RM BIL RM 12 600

1 10/4/17 A12751 21 1050 0 13702 18 360 0
1 50
2 30/8/17 A13455 8 400 19 190 15091 13 260
0
3 18/9/17 0 0 14762 1 20 34 1700

4 28/9/17 A13478 1 50 12 120 14771 3 60

5 00 0

JUMLAH 30 1500 31 310 58326 35 700

Kelas:3 GEMILANG

B TARIKH NO. RESIT PIB-G A4 (RM10) NO. PRESTASI KRK (RM50)
L (RM50) BIL RM RESIT (RM20) BIL RM
21 1050
BIL RM BIL RM
4 200
1 23/5/17 A12723 16 800 18 180 13673 22 440 2 100
1 50
2 4/8/17 A14112 3 150 3 30 14962 3 60 2 100
30 1500
3 6/9/17 A14144 2 100 2 20 14990 2 40

4 13/10/17 0 0 14818 2 40

5 28/12/17 A13584 1 50 2 20 14834 1 20

JUMLAH 22 1100 25 250 73277 30 600

153

LAMPIRAN 2C
CARTA ALIR PENGURUSAN BUKU RESIT PIB-G & PENINGKATAN PIB-G

MULA

A A. Guru Kelas (GK) mengambil
B dokumen berikut:
C 1. Buku Resit PIB-G &
Peningkatan Prestasi
D 2. Borang GURU KELAS

TAMAT B. GK melengkapkan BORANG
PENYERAHAN BUKU RESIT

C. GK menyerahkan duit kutipan
kepada Bendahari:
1. Bendahari menandatangani di
helaian belakang resit terakhir
dan dicatatkan jumlah
penerimaan.
2. Bendahari memberikan Resit
sebagai bukti penerimaan.
3. Bendahari kemaskini
SERAHAN YURAN.

D. Selesai semua kutipan oleh GK:
1. Buku Resit PIB-G &
Peningkatan Prestasi
2. Borang GURU KELAS
3. Senarai nama murid berhutang

154

LAMPIRAN 3
PROSEDUR PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

1. Mencatat/merekod semua urusan wang keluar masuk.
2. Menerima dan menyemak Penyata Bank.
3. Menyemak penyesuaian antara Buku Tunai dan Penyata Bank.
4. Menyediakan Penyata Penyesuaian Bank dan menandatanganinya.
5. Menyemak Buku Tunai dan mengesahkan Penyata Akaun Bulanan dari semasa ke

semasa.
6. Meneruskan pemantauan dari semasa ke semasa.

155

LAMPIRAN 3a

PERSATUAN IBU BAPA - GURU

(NAMA SEKOLAH)
BAUCAR BAYARAN

TARIKH :
NO BAUCAR :
NO CEK BANK :

BAYARAN KEPADA :

RINGGIT :
MALAYSIA

PERINCIAN BAYARAN JUMLAH

TOTAL
RM

TANDATANGAN TANDATANGAN TANDATANGAN

------------------------- ----------------------- ------------------------
(PENERIMA BAYARAN) (BENDAHARI) (YDP/NYDP/AJK)

156

LAMPIRAN 3b

CARTA ALIR PENGURUSAN BAUCAR BAYARAN

MULA

A A. Isi baucar bayaran dan sertakan dokumen sokongan bagi
bayaran yang dituntut. Berikut merupakan dokumen yang
B diperlukan;
C
TAMAT 1. PIB-G:
I. Kertas kerja / Surat mohon Sumbangan yang telah
mendapat kelulusan daripada YDP PIB-G.
II. Resit yang menunjukkan berapa jumlah bayaran yang
hendak dituntut.

2. PENINGKATAN PRESTASI:
I. Borang penggunaan duit Peningkatan Prestasi
yang telah mendapat kelulusan daripada Penolong
Kanan Pentadbiran.
II. Resit yang menunjukkan berapa jumlah bayaran yang
hendak dituntut.

3. KELAS RANCANGAN KHAS (KRK):
I. Kertas kerja / Surat mohon Sumbangan yang telah
mendapat kelulusan daripada Pengetua / Penolong
Kanan Pentadbiran
II. Resit yang menunujukkan berapa jumlah bayaran yang
hendak dituntut.

4. AKAUN TUMPANG:
I. Kertas kerja / Surat mohon Sumbangan yang
mengatakan menumpang akaun PIB-G
II. Slip bank in / resit transfer online sebagai bukti duit
masuk ke akaun PIB-G

B. Serahkan baucar bayaran kepada Bendahari dan disertakan
dengan dokumen sokongan yang lengkap.

C. Bendahari membayar jumlah yang dituntut setelah
mendapat baucar bayaran beserta dokumen sokongan yang
lengkap.

NOTA: Laporan perlu disediakan jika melibatkan aktiviti/program
sekolah. Perlu difailkan.

157

LAMPIRAN 4
PROSEDUR PEMBAYARAN BIL-BIL

1. Menerima invois/bil pembelian/perkhidmatan.
2. Mencatat/merekod butir-butir pembelian/perkhidmatan.
3. Menyediakan dokumen-dokumen bayaran;

I. 2 salinan baucar bayaran (Rujuk Lampiran 3a dan 3b).
II. Cek berpalang mengikut jumlah pembelian/perkhidmatan yang ditulis atas

nama pembekal.
4. Menandatangani cek-cek pembayaran.
5. Mengirim/menyerahkan cek kepada pembekal-pembekal berkenaan.
6. Menerima balik baucar pembayaran yang telah ditandatangani beserta resit.
7. Memfail salinan baucar pembayaran (mengikut nombor siri).

158

PENUTUP

Penyusunan Modul Pemudahcara Pengurusan PIB-G ini merupakan rangkuman hasil kerja
semua Jurulatih Utama Setiausaha PIB-G PPD Petaling Perdana dengan sokongan Pejabat
Pendidikan Daerah Petaling Perdana. Objektif modul ini adalah sebagai platform
perkongsian ilmu dalam membantu rakan-rakan Setiausaha PIB-G menjalankan tugas
seharian.
Pihak kami memohon maaf sekiranya ada maklumat yang masih tidak lengkap. Maklumat
terkini akan sentiasa dikemaskini melalui emel peribadi pembeli dari masa ke masa. Mohon
kerjasama semua agar tidak menjual atau menerbit semula sebarang maklumat daripada
modul ini pada mana-mana media elektronik, cetak, ataupun sebarang jenis perkongsian
dengan mana-mana pihak. Memberi secara percuma kepada mana-mana orang atau
disimpan dalam web download page juga dilarang.
Semoga Modul Pemudahcara Pengurusan PIB-G ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-
baiknya.
Sekian, terima kasih.

159

160