NOTA KURSUS

TERHAD

36. Bagi kuantiti yang berkurangan setelah tindakan Reconciliation of Deficient
Item perlu dilakukan. Setelah tindakan ini dilakukan penyelarasan akan berlaku
secara automatik melalui SPKB. Paparan skrin Reconciliation of Deficient Item
adalah seperti di bawah.

37. Tindakan Reconciliation of Surplus Item pula perlu dilakukan untuk
penyelarasan stok berlebihan. Tindakan ini boleh dilakukan apabila tindakan
Retrieve dilakukan kepada activity line yang berstatus “S” dalam proses Audit Stock
Adjustment. Paparan skrin Reconciliation of Surplus Item adalah seperti di bawah.

262
TERHAD

TERHAD

38. Semakan dapat dibuat oleh Ketua Sel Semakan Stok di dalam Proses AUDIT
STOCK PROGRESS INQUIRY untuk memastikan kesemua alatan yang dibuat
penyelarasan adalah sepadan. Paparan skrin Audit Stock Progress Inquiry adalah
seperti di bawah.

263
TERHAD

TERHAD
AUDIT STOCK FINAL AND SUMMARY REPORT
39. Laporan Akhir Semakan Stok perlulah dicetak dan dibuat pengesahan oleh
Ketua Sel Semakan Stok. Laporan ini perlu disimpan untuk rujukan. Laporan
tersebut boleh diperolehi dalam proses Audit Stock Report. Paparan skrin Audit
Stock Report adalah seperti di bawah. Contoh Laporan Akhir Semakan Stok adalah
seperti di Kembaran C.

40. Ringkasan Laporan Akhir ini juga perlu dicetak dan ditanda tangani oleh
Stock Taker, Stock Holder , Ketua Cawang Materiel dan Pegawai Memerintah.
Contoh Ringkasan Laporan Akhir Semakan Stok adalah seperti di Kembaran D.
41. Dalam menyediakan laporan ke MTU-Belanjawan (Khidmat Kewangan),
maklumat juga boleh diperolehi melalui SPKB iaitu dengan mencetakkan Laporan
Lampiran K. Laporan ini perlu ditandatangani oleh Pegawai Memerintah. Contoh
Laporan Lampiran K adalah seperti di Kembaran E .
PENUTUPAN SEMAKAN STOK
42. Semakan Stok yang telah lengkap perlu ditutup melalui tindakan Audit Stock
Activity Reprocess. Paparan skrin Audit Stock Activity Reprocess adalah seperti di
bawah.
.

264
TERHAD

TERHAD

LAPORAN KEMAJUAN

43. Ketua Sel Semakan Stok hendaklah memajukan satu laporan bulanan
kepada Pegawai Memerintah mengenai kemajuan dan sebarang perkara lain yang
menghalang (menentang) kemajuan program semakan stok mengikut rancangan.

44. Ketua Sel Semakan Stok hendaklah menyediakan satu laporan sementara
sebaik sahaja keputusan semakan stok dipastikan. Laporan tersebut hendaklah
diagihkan kepada SCAF dan Stor dengan tujuan membolehkan bahagian-bahagian
berkenaan meninjau dan mengadakan siasatan dalaman terhadap sebarang perkara
yang timbul serta merancang langkah yang wajib untuk mengatasi/membaiki
keadaan. Sekiranya difikirkan penting, laporan tersebut boleh dibahaskan di
persidangan Pegawai Memerintah. Apabila keputusan perkiraan dipersetujui, ASIL
hendaklah disahkan oleh pegawai-pegawai yang berkenaan.

LAPORAN MUKTAMAD

45. Apabila semua tindakan telah dilaksanakan terhadap setiap program (vendor,
sistem dan sebagainya) mengikut aturcara dalam peraturan ini dan laporan
sementara disetujui dan diluluskan termasuk penyelesaian lembaga penyiasatan jika
diadakan (lihat perenggan 25), Ketua Cawang Materiel hendaklah mengeluarkan Sijil
Perakuan Semakan Stok Tahunan seperti di Kembaran F dan memajukan laporan
kepada MTU-Belanjawan (Khidmat Kewangan). Laporan Semakan Stok perlu
dimajukan berserta dokumen-dokumen berikut:

a. Ringkasan Penyata Perselisihan Stok (lihat Kembaran G).

b. Penyata Perselisihan Stok (KEW 300K) (lihat Kembaran H).

c. Sijil Pengesahan Pengiraan Stok dan Penyesuaian (lihat Kembaran I).

d. Analisa Barang-Barang Berkurangan/Berlebihan (lihat Kembaran J).

46. Jika sekiranya ia melibatkan tindakan hapuskira untuk stok yang berkurangan
dokumen-dokumen seperti berikut hendaklah dimajukan bersama setiap laporan:

a. Laporan Lembaga Penyiasatan.
265

TERHAD

TERHAD

b. Lampiran J (laporan awal) kepada AP 316 b - lihat AMU Bil. 23/95.
c. Lampiran K (laporan akhir) kepada AP 317 c - lihat AMU Bil. 23/95.
d. Lampiran E kepada Perintah Angkatan Tentera Jil. III, Bab 3,
Seksyen 6 (ulangkali pertama) - lihat AMU Bahagian 1 Seksyen 23.
Semua dokumen tersebut hendaklah dimajukan dalam tujuh (7) salinan.
47. MTU dikehendaki meneliti setiap laporan semakan stok dan mengambil
sebarang langkah yang diwajibkan untuk mengatasi masalah-masalah yang bersabit
dan memperbaiki segala kelemahan yang timbul.
48. Dalam sebarang perkara yang luar biasa yang dianggap meliputi pemerhatian
awam, AKS Materiel boleh mengarahkan supaya satu semakan stok berasingan
secara mengejut dan bebas atau membentuk satu lembaga penyiasatan berasingan
jika sekiranya tidak bersependapat dengan laporan tersebut.
49. Laporan-laporan yang dapat disokong hendaklah disertakan dengan ulasan
dan dimajukan kepada MTU-Belanjawan (Khidmat Kewangan) untuk urusan dan
keputusan sewajarnya.
50. Semua laporan semakan stok akan dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan, Kementah melalui MTU-Belanjawan (Khidmat Kewangan) untuk
mendapatkan kelulusan. Cawang Materiel akan dimaklumkan keputusan muktamad
terhadap setiap laporan. Apabila keputusan diberi, tindakan perlu dibuat ke dalam
proses Deficient Management.
51. Setiap program semakan stok tidak dikira tutup sehingga segala perkara yang
berbangkit telah diambil penyelesaiannya dan kelulusan muktamad daripada pihak
atasan diperolehi. Ketua Cawang Materiel dikehendaki mengawasi setiap laporan
dan buat gesaan dari masa ke semasa supaya setiap kes dapat diselesaikan
secepat mungkin.

266
TERHAD

TERHAD

DEFICIENT MANAGEMENT
52. Setelah mendapat kelulusan Cawangan Pengurusan Aset, Kementah melalui
MTU-Belanjawan (Khidmat Kewangan) untuk membuat hapuskira alatan yang
berkurangan. Proses Deficient Management perlu dilakukan. Walaupun alatan yang
berkurangan telah dibuat penyelarasan akaun di dalam Pangkalan Data, maklumat
tentang kekurangan tersebut masih tersimpan di dalamnya sehinggalah proses ini
dilakukan. Tindakan hapuskira semakan stok hanya akan lengkap selepas tindakan
Deficient Management ini dilakukan dalam Audit Stock Deficient Management.
Paparan skrin Audit Stock Deficient Management adalah seperti di bawah.

SEMAKAN MENGEJUT
53. Apabila semakan mengejut diadakan (lihat perenggan 5 d dan e) ianya juga
hendaklah dijalankan mengikut aturcara dalam peraturan ini. Walau bagaimanapun,
semakan seperti itu tidak dikira sebahagian daripada rancangan semakan stok
berjadual. Oleh itu, segala selisihan stok hendaklah dibuat penyelarasan dengan
serta merta secara penyelarasan mengikut peraturan semasa.

267
TERHAD

TERHAD
SIMPANAN DATA-DATA PERANGKAAN
54. Cawang Materiel hendaklah menyimpan data-data dan carta-carta
seperti berikut mengikut vendor, sistem dan sebagainya untuk tujuan rujukan dan
analisa di masa akan datang;

a. Perkembangan inventori.
b. Nilai inventori.
c. Tahap diskrepansi barang-barang dan nilai.
d. Jumlah stok dapat dijumpa semula termasuk nilai.
e. Jumlah hapuskira barang-barang dan nilai.
f. Perangkaan penting yang lain.

268
TERHAD

TERHAD PU 4301
PERATURAN MATERIEL UDARA
KEMBARAN A KEPADA
BAHAGIAN 3 SEKSYEN 19

269

TERHAD PU 4301

BAHAGIAN 3 PERATURAN MATERIEL UDARA

KEMBARAN B KEPADA
SEKSYEN 19

CAWANG MATERIEL
PHYSICAL STOCK TALLY SHEET

NO. SIRI PSTS ………………. Tarikh Kiraan:………………..

Bil Lokasi Vendor dan Nama Pengenalan D of Q Kti Keadaan
Part No. (d)

(a) (b) (c) (e) (f) Baik Rosak

Dikira oleh:

Tandatangan:
Nama:
Pangkat:
Tarikh:

270

TERHAD PU 4301
PERATURAN MATERIEL UDARA
KEMBARAN C KEPADA
BAHAGIAN 3 SEKSYEN 19

271
TERHAD

TERHAD PU 4301
PERATURAN MATERIEL UDARA
KEMBARAN D KEPADA
BAHAGIAN 3 SEKSYEN 19

272
TERHAD

TERHAD PU 4301
PERATURAN MATERIEL UDARA
KEMBARAN E KEPADA
BAHAGIAN 3 SEKSYEN 19

273
TERHAD

TERHAD PU 4301

BAHAGIAN 3 PERATURAN MATERIEL UDARA

KEMBARAN F KEPADA
SEKSYEN 19

SIJIL PERAKUAN SEMAKAN STOK CAWANG MATERIEL

Nama Pasukan:

Tahun:

Saya mengesahkan bahawa pemeriksaan stor telah dibuat bagi tempoh yang tersebut di
bawah:

Bil Tempoh Jenis Jenis Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah

Semakan Stor Baris Baris Baris Baris

Stok Dipegang Diperiksa Berkurangan Berlebihan

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

Jenis Semakan Stok (Potong Mana Yang Tidak Berkenaan)
- Semakan Stok Tahunan/Pusingan
- Semakan Khas
- Semakan Serah Menyerah
- Semakan Stok Lain

Tandatangan:________________________
Nama: _____________________________
Jawatan:____________________________
Tarikh: _____________________________
(Hendaklah Ditandatangan oleh Ketua Cawang
Materiel)

274
TERHAD

TERHAD PU 4301

BAHAGIAN 3 PERATURAN MATERIEL UDARA

KEMBARAN G KEPADA
SEKSYEN 19

RINGKASAN PENYATA PERSELISIHAN STOK

Bil Pasukan No. Tempoh Nilai Nilai Rujuk Markas
Tentera Udara
Laporan Verifikasi Kekurangan Lebihan
(g)
Verifikasi Pengiraan

Pengiraan Stok

Stok

(a) (b) (c) (d) (e) (f)

Jumlah

Pelarasan Diluluskan, Kekurangan Bernilai RM_______________Diluluskan Untuk
Dihapuskan dan Lebihan Bernilai RM______________________Diluluskan untuk
dimasukkira.

Tarikh: ____________________________

Setiausaha
Bahagian Kewangan dan Akaun

275
TERHAD

TERHAD PU 4301

BAHAGIAN 3 PERATURAN MATERIEL UDARA

KEMBARAN H KEPADA
SEKSYEN 19

PENYATA PERSELISIHAN STOK (KEW 300K)

Perselisihan ditemui di stor________________________pada ______________________

Siri Rujukan No. Perihal Unit Harga Kekurangan Lebihan Catatan
Verifikasi/ Kod Barang- Seunit (k)
Barang
Semakan (e) (f) (g) (h) (i) (j)
Stok (d)

(a) (b) (c)

Pelarasan Diluluskan Kecuali Item No. _____________________________________________

Tarikh:

____________________________
Setiausaha

Bahagian Kewangan dan Akaun

276
TERHAD

TERHAD PU 4301

BAHAGIAN 3 PERATURAN MATERIEL UDARA

KEMBARAN I KEPADA
SEKSYEN 19

SIJIL PENGESAHAN PENGIRAAN STOK DAN PENYESUAIAN

Nama Pasukan:

Rujukan Permohonan:

PERAKUAN PEGAWAI MEMERINTAH/ PEGAWAI PEMERINTAH

Saya telah menyemak Laporan Verifikasi/ Pengiraan Stok ini dan berpuashati bahawa tiada
kekurangan dan lebihan didapati semasa pengiraan semakan stok dijalankan seperti di
KEW. 300-K.

Tarikh: ____________________ __________________________
Nama:
Jawatan:

ULASAN FORMASI ATASAN

Markas ini menyokong/tidak menyokong supaya kekurangan dihapuskira dan lebihan
dimasukkira.

Tarikh: ____________________ __________________________
Nama:
Jawatan:

KELULUSAN PEGAWAI PENGAWAL

Pelarasan diluluskan. Kekurangan bernilai RM_______________________ diluluskan untuk
dihapuskira dan lebihan bernilai RM________________________ diluluskan untuk
dimasukkira.

Tarikh: ____________________ __________________________

Bp Setiausaha Bahagian
Bhg Kewangan dan Akaun

277
TERHAD

BAHAGIAN 3 TERHAD KEMBARAN J KEPADA
PERATURAN MATERIEL UDARA SEKSYEN 19

ANALISA BARANG-BARANG BERKURANGAN/BERLEBIHAN

SIRI UNIT TAHUN JENIS DIPERIKSA KEKURANGAN BERLEBIHAN JUMLAH PERSELISIHAN

SEMAKAN STOR

STOK BARIS NILAI BARIS NILAI % BARIS NILAI % BARIS NILAI % %

BARANG (RM) BARANG (RM) (8/6) BARANG (RM) (11/6) BARANG (RM) (13/5) (15/6)

12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Kekurangan yang telah ditemui dalam pemeriksaan di atas tetapi belum dikemukakan ke kementerian untuk kelulusan hapuskira. Sila
nyatakan.

a) Jumlah kekurangan :

b) Jumlah baris barang yang berkurangan :

c) Jumlah keseluruhan baris barang :

278
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

SISTEM PEROLEHAN DI DALAM TUDM

RUJUK:

A. PU 4101 BAHAGIAN 1 SEKSYEN 5

PENDAHULUAN

1. Dalam mencapai peranan dan matlamat TUDM, adalah penting satu
sistem bantuan materiel yang cekap yang akan menentukan segala bekalan
diperolehi dengan cepat untuk menjayakan rancangan-rancangan yang diaturkan.

2. Sistem perolehan TUDM yang diwujudkan dan dipraktikkan kini telah dibentuk
untuk memberikan fleksibiliti pembelian yang luas yang akan membolehkan TUDM
menikmati pelbagai keuntungan daripada segi:

a. Mewujudkan 'competitive buying'.

b. Mengelakkan monopolisasi.

c. Jaminan kualiti.

d. Mendapatkan diskaun yang maksimum.

e. Penghantaran dengan cepat.

3. Beberapa sistem perolehan seperti berikutnya telahpun dikenalpasti dan telah
diimplimentasikan dengan berkesan:

a. Pembelian Kontrak. Perolehan Pesawat Terbang, Air Defence
Equipment (ADE), Air Support Equipment (ASE), Ground Support Equipment
(GSE), Air Support Vehicle (ASV), dan kelengkapan kapital yang lain
termasuk alatganti permulaan, pembelian secara 'one-time package' dan
segala perolehan bantuan logistik TUDM. Kontrak-kontrak seperti ini
termasuk perolehan perkhidmatan kepakaran tertentu adalah diuruskan
secara tender tempatan atau tender antarabangsa. Jenis tender yang biasa
dipakai ialah:

(1) Tender Terbuka (Open Tender). Periklanan keperluan tidak
terhad atau diskriminatori.

(2) Tender Terhad (Restricted Tender). Periklanan

keperluan terhad kepada hanya pembekal-pembekal yang dianggap

berkemampuan untuk menawar produk yang dikehendaki.

(3) Tender Perundingan (Negotiated Tender).

Serupa dengan tender terhad tetapi syarat-syarat pembelian

279
TERHAD

TERHAD

dirundingkan dengan setiap penender secara berasingan terlebih
dahulu sebelum tawaran muktamad diusulkan. Menurut pembahagian
fungsi di KEMENTAH, segala aspek urusan kontrak adalah
tanggungjawab Bahagian Perolehan. Penglibatan TUDM (MTU)
adalah dari segi menetapkan keperluan; menyediakan GSOR di mana
perlu, membangunkan penentuan dan spesifikasi; menjalankan
penilaian tender dan pengujian jika perlu (evaluation and trial) dan
sebagai penasihat kepakaran dalam perundingan.

b. Perjanjian Perolehan Terus (Direct Procurement Agreement -
DPA). Pembelian alatan dan materiel 'proprietary' dan perkhidmatan rawatan
dan pemulihan komponen terus daripada pembuat utama atau 'original
equipment manufacturer' (OEM); pembekal, pengedar utama (sole distributor)
atau pemegang francais (franchise holder). Perjanjian seperti ini adalah
untuk jangka masa panjang bagi menjamin 'continuity of product support',
'originality' serta kualiti alatan dan materiel untuk menentukan 'maintainability'
aset-aset utama TUDM. Proses mengaturkan DPA adalah serupa dengan
proses kontrak.

c. Foreign Military Sales (FMS). Pembelian alatan dan materiel secara
Kerajaan ke Kerajaan terus dari agensi-agensi ketenteraan Amerika Syarikat.
Sistem ini khusus untuk pesawat terbang F5 dan F18D, kelengkapan dan
material keluaran Angkatan Tentera Amerika Syarikat. Kebaikan sistem ini,
selain dari menjamin bantuan materiel yang cekap dengan kos yang
termurah, ianya juga membolehkan TUDM "access to and participation
in USAF engineering, quality control and product support facilities". Sistem ini
merupakan satu perjanjian di antara Kerajaan Amerika dan Kerajaan
Malaysia melalui 'Letter of Offer and Acceptance (LOA)' yang di inisiatif oleh
USAF bagi program-program tertentu yang akan dikenal pasti khusus untuk
memenuhi keperluan TUDM. Apabila diterima dan diluluskan oleh Kerajaan
Malaysia, USAF akan membentukkan kos bagi setiap program dari mana
TUDM layak memperolehi keperluan. Urusan sistem ini juga melalui Bahagian
Perolehan, KEMENTAH.

d. Pembelian Sebutharga (BB2). Pembelian alatan dan materiel,
kecuali alatan kapital dan perolehan perkhidamatan yang nilainya tidak
melebihi RM200,000.00 setiap satu melalui sumber domestik yang mana
tidak wujud saluran bekalan yang rasmi dan tidak memerlukan perikatan
kontrak yang formal baginya. Keperluan boleh diusulkan oleh mana-mana
unit bila-bila masa sahaja dan dimajukan melalui saluran tertentu
kepada Bahagian Bekalan yang bertanggungjawab ke atas segala aspek
urusannya. Unit-unit TUDM tidak dibenarkan memanggil atau mengendalikan
sebutharga.

e. Pembelian Tempatan (LPO). Pembelian alatan dan materiel dan
perolehan perkhidmatan secara terhad dari pasaran tempatan lokasi
unit/domestik yang diperlukan segera dan saluran bekalan biasa atau kontrak
formal tidak ada atau tidak sesuai baginya. Cara pembelian diuruskan
sepenuhnya oleh setiap unit TUDM berdasarkan syarat-syarat dan prosedur
dalam Perintah Angkatan Tentera, Jil. lll Bab 8 Sek 8.

280
TERHAD

TERHAD

ATURCARA PEROLEHAN

Direct Procurement Agreement (DPA)

4. Pembelian Biasa. Pembelian ini diuruskan oleh MLU. Pesanan BAT L
3020/3020A akan diaturkan bagi keperluan tertentu berpandukan 'provisioning slip'
(PS) daripada MATRA dan setelah dibuat tapisan oleh MTU. Nombor pengenalan
dan harga barang-barang adalah berpandukan kepada senarai/katalog yang
berkenaan. Pemindaan harga atau tawaran barang ini tidak dibenarkan tanpa
persetujuan bertulis terlebih dahulu dari pegawai yang berkenaan. Setiap inden
akan dihadkan kepada satu pembekal/vendor/ sistem sahaja.

5. Setiap inden hendaklah didaftarkan mengikut siri

vendor/sistem yang bersesuaian misalnya, MINAIR/001/90/SSK; MINAIR/101/90/IBS

dan sebagainya daripada buku daftar manuskrip yang disediakan. Setelah

dilengkapkan dengan arahan-arahan khas seperti 'shipping

instructions', 'consignment markings' dan sebagainya, Desk Officer yang

bertanggungjawab hendaklah menentukan catatan liabiliti dibuat ke atas setiap

inden mengikut had peruntukan dan OKL yang terlibat. Inden-inden tersebut

kemudiannya hendaklah ditandatangani oleh pegawai-pegawai yang diiktirafkan

berbuat demikian.

6. Setelah ditandatangani, tiga (3) salinan inden hendaklah dimajukan kepada
pembekal yang berkenaan. Pembahagian salinan lain adalah seperti berikut:

a. Satu salinan kepada Bahagian Kewangan - Bil D, Kementah untuk
kawalan pembayaran.

b. Dua (2) salinan kepada MATRA untuk tindakan bakal masuk dan
urusan penerimaan.

c. Satu salinan kepada MTU-Belanjawan untuk pengawasan
perbelanjaan.

d. Satu salinan kepada agen tempatan (jika ada).

e. Satu salinan untuk Desk Officer untuk pengawasan perkembangan dan
penghantaran.

7. Desk Officer yang berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengawasi
dan menentukan penghantaran dibuat mengikut perjanjian dan menentukan
pengesahan penerimaan setiap inden daripada pembekal. Untuk memudahkan
pengawasan yang berkesan, gesaan hendaklah dibuat seperti berikut:

a. Pengesahan Penerimaan - 30 hari selepas pengiriman inden.

b. Nasihat Penghantaran - 60 hari selepas pengesahan penerimaan
(lihat a).

281
TERHAD

TERHAD

c. Nasihat Pengangkutan - 60 hari selepas nasihat penghantaran (lihat
b).

d. Pengesahan Penerimaan Bekalan Oleh MATRA - 30 hari dari tarikh
penghantaran melalui udara (airfreight) dan 90 hari untuk penghantaran
melalui parcel pos atau kapal. Selepas jadual tersebut sekiranya tidak ada
pengesahan daripada pembekal yang berkenaan maka gesaan perlu dihantar
ke atasnya setiap 30 hari atau lebih awal jika munasabah.

8. Pembekal yang tidak mematuhi perjanjian atau tidak memberi perkhidmatan
yang memuaskan hendaklah dilaporkan kepada pihak yang berkenaan dan diambil
tindakan yang sewajarnya sejajar dengan syarat-syarat kontrak/perjanjian yang
berkuatkuasa.

9. Setiap penerimaan akan dinasihatkan oleh MATRA melalui BAT L 3008

(CRV). Desk Officer hendaklah sentiasa memperkemaskan setiap inden supaya

menunjukkan kedudukan yang sebenar setiap masa. Apabila semua

barang diterima dengan sempurna dan sekiranya tiada perkara-perkara yang

terbengkalai terhadapnya, inden berkenaan boleh ditutup.

10. Inden-inden yang masih terbuka atau ditutup hendaklah difailkan dengan
selamat mengikut siri masing-masing untuk rujukan kelak. Semua inden adalah
dokumen pengauditan awam dan pemusnahannya adalah tertakluk kepada
peraturan dalam AMU Bahagian 1 Seksyen 3.

Keperluan Utama

11. Markas Logistik Udara adalah bertanggungjawab untuk menguruskan semua
pembelian utama berasaskan permohonan dari unit-unit. Markas Logistik Udara
juga bertanggungjawab ke atas 'upgrading' dari inden biasa kepada utama.
Pembelian akan dibuat melalui kontrak/DPA ataupun secara sebutharga atau LPO.
Pembelian utama melalui program FMS adalah tanggungjawab MLU.

12. Keperluan untuk Aircraft on Ground (AOG), Radar off Air (ROA)/Madge off Air
(MOA) dan ‘Immediate Operational Requirement’ (IOR) akan dibuat secara Teleks
atau Faks. Pesanan seperti ini akan dikenalkan dengan prefix "QD" diikuti dengan
nombor permohonan 6 angka yang didaftarkan mengikut setiap kontrak/DPA. Dua
angka yang pertama menunjukkan tahun, manakala 4 angka yang berikutnya adalah
bilangan pesanan, misalnya QD 891001.

13. Pesanan utama rendah iaitu 'Rush Order' akan dipakai mengikut tarikh 'target
date' keperluan benar-benar dikehendaki. Dua jenis keutamaan digunakan iaitu
Rush Order 1 dan Rush Order 2. Cara pesanan adalah seperti di perenggan 12
kecuali semua pesanan akan di prefix dengan RO1 atau RO2 dan akan
menyebutkan tarikh barang dikehendaki.

14. 'Upgrading' daripada inden biasa akan diuruskan apabila keperluan
kecemasan berbangkit terhadap pesanan yang masih terbengkalai. Markas Logistik
Udara akan menasihati pembekal berkenaan melalui teleks atau faks.

282
TERHAD

TERHAD
15. Semua keperluan utama yang membabitkan sistem FMS akan disalurkan
kepada MLU untuk prosesan. Gesaan terhadap pesanan yang terbengkalai akan
dibuat oleh MTU-Perolehan.
16. Semua pesanan utama yang terbengkalai hendaklah digesa dari masa ke
semasa untuk menentukan penghantaran dibuat mengikut syarat-syarat perjanjian.
Pembekal yang gagal menyempurnakan pesanan utama mengikut perjanjian akan
diambil tindakan mengikut peruntukan kontrak.
Perkhidmatan Pembaikan/Pemulihan
17. Segala keperluan hendaklah diuruskan seperti aturcara dalam AMU Bahagian
1 Seksyen 26. Upgrading, jika perlu akan diuruskan seperti perenggan 14. Gesaan
adalah seperti perenggan 16.

283
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

ATURCARA URUSAN PEMBELIAN RUNCIT

RUJUK:

A. PU 4101 BAHAGIAN 1 SEKSYEN 38

PENDAHULUAN

1. Aturcara ini menetapkan garis panduan untuk menguruskan sebutharga bagi
melakukan pembelian runcit oleh unit-unit TUDM.

2. Aturcara ini perlu dibaca dan dipakai bersama arahan-arahan berikut:

a. Arahan Perbendaharaan 168 hingga 175 (a), 195, 196, 197 (a) hingga
197 (d).

b. Perintah Angkatan Tentera Jil. III, Bab 3, Seksyen 5.

c. Lain-lain perintah dan arahan mengenai pembelian dan perbelanjaan
peruntukan wang Kerajaan yang akan dikeluarkan menerusi pihak yang
berkuasa dari masa ke semasa.

3. Aturcara ini bukan sebagai pengganti kepada arahan-arahan berkenaan,
sebaliknya sebagai penjelasan untuk memudahkan dan menentukan segala urusan
pembelian dibuat mengikut tatacara yang munasabah dan adil untuk kepentingan
TUDM.

4. Unit-unit adalah dinasihatkan supaya sentiasa mematuhi segala peraturan dan
syarat-syarat dan kuasa pembelian/perbelanjaan yang termaktub di dalam arahan-
arahan semasa tertentu. Sebarang kesulitan hendaklah dirujuk kepada pihak
berkenaan terlebih dahulu sebelum pembelian dibuat. Ini adalah untuk mengelakkan
dari tindakan surcaj di bawah AP 59 dan masalah-masalah lain yang seringkali
dihadapi oleh unit-unit terutama individu-individu yang terlibat.

PENGLIBATAN

5. Semua pembelian runcit yang melebihi RM1,000.00 bagi perolehan bekalan dan
RM5,000.00 bagi perolehan perkhidmatan, sebutharga hendaklah dipanggil dari
sekurang-kurangnya tiga (3) firma tempatan. Pembelian bagi satu-satu jenis benda
atau kelas jenis benda yang bernilai lebih dari RM1,000.00 dan RM 5,000.00 setahun
bagi perkhidmatan, firma yang dipilih hendaklah daripada firma yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan di bawah bidang yang tertentu. Sebutharga hendaklah
dipanggil hanya daripada kontraktor-kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan bagi Semenanjung Malaysia dan Pejabat Kewangan Persekutuan bagi
Sabah/Sarawak. Salinan sijil pendaftaran perlu disertakan bersama pada setiap
sebutharga dan dikemukakan bersama AM 75 yang berkenaan apabila dimajukan
untuk pembayaran.

284
TERHAD

TERHAD

6. Pembelian yang dibuat di luar kontrak atau yang tidak mempunyai kontrak
ataupun sebarang pembelian/perbelanjaan di mana tawaran sebutharga adalah
diarahkan hendaklah mematuhi aturcara di dalam peraturan ini.

7. Kes-kes yang tertakluk kepada kontrak-kontrak 'proprietary', kontrak-kontrak
pusat, kontrak-kontrak Kementerian Pertahanan yang mempunyai senarai harga tetap
yang telah diluluskan, ataupun diberi kelonggaran tertentu seperti terkandung di dalam
kontrak/ perjanjian adalah dikecualikan dari peraturan ini.

TATACARA

8. Sebelum sesuatu pembelian atau perbelanjaan dilakukan, unit-unit yang
dibenarkan melakukan pembelian/perbelanjaan dikehendaki memperolehi sebutharga
bertulis daripada sekurang-kurangnya tiga (3) firma yang diketahui sentiasa
mengenakan harga yang berpatutan dan menawarkan barang/perkhidmatan yang
bermutu.

9. Semua sebutharga hendaklah menggunakan format Lampiran Q kepada AP
170 seperti Kembaran A bagi firma-firma dalam negeri. MATRA boleh mendapatkan
sebutharga daripada firma-firma luar negeri mengikut aturcara RFQ melalui kawat
sepertimana diamalkan.

10. Borang sebutharga hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang
mengeluarkannya setelah menentukan butir-butir termasuk perihal barang-
barang/perkhidmatan dinyatakan dengan jelas dalam ruang-ruang tertentu.

11. Setiap keluaran sebutharga hendaklah didaftar nombor siri sebutharga
seumpama TUDM/KLG/SH/101/90/ALAT berturut-turut secara tahunan. Rekod
daftaran hendaklah
disimpan dan dikemaskini. Salinan setiap sebutharga hendaklah difail mengikut
susunan siri dan disimpan dengan selamat untuk rujukan dan auditan kelak.

12. Firma-firma berkenaan perlu diberi satu tempoh yang munasabah untuk
membuat tawaran dan ianya dikehendaki dicatatkan dengan jelas di bilangan 6 dalam
setiap borang sebutharga.

13. Peti-peti sebutharga yang tertutup perlu disediakan dan ditandakan bersesuaian
mengikut siri sebutharga dan tarikh tutup. Pemerintah Unit adalah dikehendaki
menentukan peti-peti tersebut sentiasa selamat dan berkunci dan anak kunci disimpan
dengan selamat. Anak kunci tidak dibenarkan sama sekali diberikan kepada sesiapa
melainkan Pengerusi dan Jawatankuasa Sebutharga yang dilantik (lihat perenggan
15). Peti kunci baru perlu diaturkan di mana diwajibkan.

14. Adalah menjadi tanggungjawab firma-firma yang berkenaan untuk memastikan
semua sebutharga yang dipelawa didepositkan di dalam peti yang betul mengikut siri,
tarikh dan masa tutup yang ditetapkan. Sebutharga yang lewat tidak boleh dilayan
sama sekali. Sebutharga yang diterima dengan tangan hendaklah dimasukkan ke

285
TERHAD

TERHAD

dalam peti sebutharga serta merta. Pegawai/anggota yang menerima sebutharga itu
tidak dibenarkan sama sekali untuk membukanya terlebih dahulu.

JAWATANKUASA SEBUTHARGA

15. Satu Jawatankuasa Sebutharga Unit hendaklah dilantik oleh Pemerintah Unit
yang terdiri daripada anggota-anggota berikut dan akan bersidang pada tarikh dan
masa tutup setiap sebutharga yang telah ditetapkan untuk membuka dan menilai
setiap sebutharga dan mengemukakan cadangan/syor untuk kelulusan/keputusan
Pemerintah Unit.

a. Pengerusi - Pegawai bertauliah berpangkat tidak rendah daripada Kapten
atau pegawai awam yang setaraf dan tidak terlibat secara terus dalam urusan
pembelian.

b. Ahli - Pegawai bertauliah atau Pegawai Waran atau pegawai awam yang
setaraf termasuk pegawai pakar jika perlu.

c. Setiausaha - Pegawai bertauliah atau Pegawai Waran atau pegawai
awam yang setaraf. Bidangkuasa Jawatankuasa Sebutharga Unit adalah seperti
di Kembaran B.

16. Jawatankuasa Sebutharga akan membuka semua peti sebutharga pada tarikh
dan masa yang telah ditetapkan, membuka setiap sebutharga dan mengecop dengan
tarikh dan masa membukanya dan disahkan/ditandatangan oleh setiap ahli
Jawatankuasa Sebutharga.

17. Setiap sebutharga akan diberi huruf pengenalan seperti A, B, C, D dan
seterusnya mengikut bilangan sebutharga yang diterima (lihat contoh di Kembaran C).

18. Jawatankuasa Sebutharga akan menyenaraikan semua sebutharga dalam
borang di Kembaran D dengan butir-butir tawaran. Nama firma tidak akan ditunjukkan
di dalam borang tersebut tetapi huruf pengenalan seperti di perenggan 17 sahaja boleh
digunakan untuk tujuan penilaian/taksiran tawaran. Ini adalah untuk mengelakkan dari
sebarang penyelewengan.

19. Jawatankuasa Sebutharga kemudian akan menilai setiap tawaran dengan
terperinci khusus daripada segi, penentuan; kos/harga; tempoh penghantaran; jaminan
(waranti); perkhidmatan selepas jualan (after sales service); keistimewaan dan lain-lain
maklumat/data yang penting.

20. Setelah Jawatankuasa Sebutharga berpuas hati dengan setiap tawaran dari
segala sudut, ia akan membuat pilihan mengikut keutamaan berasaskan 'tawaran yang
paling baik (best offer)' tetapi tidak semestinya tawaran yang paling rendah
(cheapest/lowest offer). Jawatankuasa Sebutharga dikehendaki memberi penjelasan
sebab-sebab pilihan itu.

21. Jika sekiranya Jawatankuasa Sebutharga terpaksa menolak semua sebutharga/
tawaran, satu laporan sulit bertulis hendaklah dikemukakan kepada Pemerintah Unit
dengan kadar segera. Sekiranya Pemerintah Unit menerima keputusan Jawatankuasa
Sebutharga itu, sebutharga yang baru akan dipanggil.

286
TERHAD

TERHAD
22. Jawatankuasa Sebutharga akan menandatangani semua borang berkenaan
dan mengemukakan dalam sampul tertutup kepada Pemerintah Unit untuk kelulusan
atau keputusan beliau.
23. Apabila kelulusan/keputusan Pemerintah Unit diperolehi, barulah jabatan yang
berkenaan dibenarkan melakukan pembelian/perbelanjaan dan mengeluarkan
pesanan kerajaan Borang AM 75 berpandukan arahan-arahan semasa.
SIMPANAN REKOD
24. Semua dokumen sebutharga bersama-sama dokumen-dokumen Jawatankuasa
Sebutharga serta kelulusan/keputusan dikehendaki difail mengikut susunan siri
sebutharga dan disimpan dengan selamat untuk tujuan auditan dan rujukan kelak.

287
TERHAD

TERHAD PU 4101

ARAHAN MATERIEL UDARA

BAHAGIAN 1 LAMPIRAN 1
SYARAT-SYARAT AM KEPADA
KEMBARAN A
KEPADA
SEKSYEN 38

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di lain-lain tempat
dalam pelawaan ini, syarat-syarat am berikut hendaklah dipakai melainkan setakat
mana syarat-syarat itu boleh ditolak secara tertentu atau diubah oleh penender.

1. Keadaan barang-barang. Semua barang-barang mestilah baru dan belum
digunakan.

2. Diskaun. Tiap-tiap diskaun termasuk diskaun-diskaun perniagaan, tunai dan
bayaran cepat yang diberi atas harga, mestilah ditunjukkan.

3. Bekalan Sebahagian. Sebutharga boleh disampaikan bagi satu-satu benda
atau bagi sebahagian kuantiti benda-benda itu.

4. Barang-barang Sama nilai. Sebutharga boleh disampaikan bagi barang-
barang samanilai yang sesuai dengan syarat butir-butir penuh diberi.

5. Setuju Terimaan

a. Sebutharga yang rendah sekali atau mana-mana sebutharga tidaklah
semestinya disetuju terima.

b. Tiap-tiap satu butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebutharga
yang berasingan.

6. Pemeriksaan

a. Kerajaan berhak mengarahkan barang-barang itu diperiksa atau diuji
oleh seorang pegawai yang dilantiknya semasa ianya dibuat atau pada bila-
bila masa yang lain sebelum diserahkan.

b. Penjual hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau
pengujian apabila dikehendaki.

7. Perakuan Mematuhi Penentuan. Penender-penender adalah dikehendaki
memperakui bahawa barang-barang yang dibekalkan oleh mereka adalah mengikut
penentuan/perkhidmatan atau standard (jika ada) yang dinyatakan dalam pelawaan
ini.

8. Penolakan

a. Barang-barang yang kualitinya rendah ataupun yang berlainan dari
yang disetuju terima dalam sebutharga boleh ditolak.

288

TERHAD PU 4101

b. Apabila diminta penjual hendaklah memindahkan barang-barang yang
ditolak itu atas risiko dan perbelanjaannya sendiri, dan ia hendaklah
membayar balik kepada kerajaan segala perbelanjaan yang telah dilakukan di
atas barang yang ditolak.

c. Fasal kecil (a) dan (b) di atas, adalah tanpa menyentuh apa-apa hak
terhadap ganti rosak kerana melanggar kontrak.
9. Pengiklanan. Tiada iklan mengenai setuju terimaan terhadap mana-mana
tender boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah atau lain-lain perantaraan
iklan tanpa kelulusan terlebih dahulu dari Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau
Pegawai Kewangan Negeri atau Kementerian Pertahanan.

10. Taksiran. Sebutharga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya
hendaklah ditafsirkan mengikut dan tertakluk kepada undang-undang Malaysia, dan
penjual bersetuju patuh kepada bidangkuasa eksklusif mahkamah-mahkamah
Malaysia dalam apa-apa jenis pertikaian atau perselisihan yang mungkin timbul
mengenai sebutharga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.

11. Insuran. Tiada apa-apa insuran atas barang-barang dalam perjalanan dari
negeri pembekal atau dalam Malaysia boleh dimasukkan dalam sebutharga.

(INGATAN - Syarat-syarat nombor 1 hingga 11 di atas adalah dipakai bagi semua
sebutharga)

BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN
MALAYSIA

12. Cukai. Melainkan jika ditunjukkan berasingan, harga hendaklah diertikan
sebagai termasuk cukai jika berkenaan.

13. Pembungkusan.

a. Melainkan jika ditunjukkan berasingan, harga hendaklah diertikan
sebagai termasuk belanja pembungkus dan membungkus.

b. Apa-apa kehilangan atau kerosakan akibat pembungkus atau
pembungkusan yang tidak cukup atau cacat, hendaklah diganti oleh penjual.

14. Pengenalan. Jika berkenaan, nama pembuat, jenama, nombor perniagaan
atau nombor katalog dan negeri atau tempat asal barang-barang itu hendaklah
ditunjukkan.

15. Cukai. Harga hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai. Jenis-
jenis cukai hendaklah ditunjukkan berasingan dalam sebutharga.

16. Matawang. Sebutharga hendaklah dinyatakan dalam ringgit Malaysia.

17. Punca Bekalan. Jika barang-barang tidak dibeli terus daripada pengilang,
sebutharga mestilah menyatakan nama dan alamat tempat beli yang melaluinya
barang-barang itu akan dibeli.

289

TERHAD PU 4101

18. Pembungkusan.

a. Barang-barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke
Malaysia melainkan jika mengikut kelaziman perdagangan barang-barang itu
dieksport dengan tidak dibungkus.

b. Melainkan jika ditunjukkan berasingan, harga hendaklah
diertikan sebagai termasuk belanja pembungkus dan membungkus.

c. Apa-apa kehilangan atau kerosakan akibat dari pembungkus atau
pembungkusan yang tidak cukup atau cacat hendaklah diganti oleh penjual.

290

TERHAD PU 4101

ARAHAN MATERIEL UDARA

BAHAGIAN 1 KEMBARAN A KEPADA
SEKSYEN 38

LAMPIRAN Q
KERAJAAN MALAYSIA
(Arahan Perbendaharaan No. 170)

SEBUTHARGA BAGI Bila menjawab, sila nyatakan nombor ini
BEKALAN BARANG-BARANG/
PERKHIDMATAN Sebutharga No
Kepada :
Pelawaan sebutharga dikeluarkan oleh :
Unit
Alamat
Tarikh :

1. Sila beri sebutharga bagi bekalan barang-barang/perkhidmatan yang disenaraikan di

bawah tertakluk kepada had-had dan syarat-syarat ditetapkan.

2. Syarat-syarat Serahan

3. Tarikh dikehendaki diserahkan/disempurnakan.

4. Pengiriman 5. Pembayaran

6. Sebutharga mestilah sampai ke alamat di atas tidak lewat daripada jam

pada dan hendaklah sah selama hari selepas itu .

7. Sebutharga mestilah dimasukkan dalam satu sampul surat berlakri yang ditanda

“Sebutharga No ”

Tandatangan :

Cop Unit Nama :

Pangkat :

Jawatan :

Butiran No . Perihal Barang-barang/ Kuantiti Kadar Amaun
Perkhidmatan dan
Syarat-syarat Khas Ruang-ruang ini hendaklah dipenuhi oleh penender
JUMLAH_________________
Hendaklah dinyatakan
oleh unit TUDM

[Diskaun-diskaun perniagaan, tunai, bayaran cepat, dan diskaun-diskaun lain, dan apa-apa
bayaran tambahan (misalnya cukai dan belanja membungkus) hendaklah ditunjukkan] .

Saya/kami dengan ini menawar untuk membekalkan barang-barang/perkhidmatan di

atas dengan harga dan syarat-syarat di Lampiran 1.

Cop Firma Penender :
Tarikh : Alamat :

MUSTAHAK - LIHAT SYARAT-SYARAT AM DI LAMPIRAN 1

291
TERHAD

TERHAD PU 4101

ARAHAN MATERIEL UDARA

BAHAGIAN 1 KEMBARAN B KEPADA
SEKSYEN 38

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA SEBUTHARGA UNIT

1. Jawatankuasa Sebutharga Unit bertanggungjawab kepada Pemerintah Unit atas
perkara-perkara berikut:

a. Mesti bersidang pada tarikh, masa dan tempat yang telah ditentukan.

b. Mendapatkan anak kunci bagi peti-peti sebutharga yang terlibat.

c. Mengeluar dan membuka setiap sebutharga dalam setiap peti yang
berkenaan.

d. Tentukan tiada sebutharga yang lewat diterima.

e. Menandatangan dan mendaftarkan tiap-tiap sebutharga mengikut huruf mulai
dengan huruf A seperti contoh di Kembaran C dengan butir-butir yang lengkap.

f. Menyediakan jadual sebutharga seperti Kembaran D dengan butir-butir yang
penuh.

g. Membuat penilaian ke atas tiap-tiap sebutharga dengan mengambilkira
faktor-faktor di bawah untuk menentukan pembelian yang paling menguntungkan.

(1) Harga.

(2) Penentuan barang/perkhidmatan yang ditawarkan.

(3) Kualiti.

(4) Jangkamasa penghantaran/siap kerja.

(5) Jaminan/waranti.

(6) Lain-lain faktor yang difikirkan wajib.

h. Membuat syor kepada Pemerintah Unit atas penender/sebutharga yang
paling baik.

i. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuashati bahawa penender yang

disyorkan itu mempunyai keupayaan dari segi teknikal dan kewangan bagi
dilaksanakan perkhidmatan yang ditendernya itu dengan sempurna dan memuaskan.

j. Jika Jawatankuasa Sebutharga berpendapat bahawa tatacara pembelian

tidak diikuti dengan sepatutnya atau menyaksikan perkara-perkara yang luar aturan,
ia boleh mengesyorkan untuk menyebut harga semula.

292
TERHAD

TERHAD PU 4101

k. Jika sekiranya Jawatankuasa Sebutharga unit tidak menyertai dengan ahli/
wakil kepakaran tertentu, ia boleh merujuk perkara-perkara teknikal berkenaan

kepada pihak kepakaran tertentu untuk penilaian/ujian atau nasihat teknikal terlebih
dahulu sebelum keputusan/syor dibuat.

l. Mengemukakan laporan dan syor jawatankuasa kepada Pemerintah Unit
untuk mendapatkan keputusan muktamad.

293
TERHAD

TERHAD PU 4101

ARAHAN MATERIEL UDARA

BAHAGIAN 1 KEMBARAN C KEPADA
SEKSYEN 38

CONTOH PENDAFTARAN SEBUTHARGA

A

SYARIKAT BANKRUP BHD
No. 10 , Jalan Rusa
56000 Kuala Lumpur

tt : xxxxxxxxxx
J/kuasa
Sebutharga
Tarikh :

B

SYARIKAT BARU BHD
No. 101 , Jalan Rimba
53000 Kuala Lumpur

tt : xxxxxxxxxx
J/kuasa
Sebutharga
Tarikh :

C

BARANG TULIN BHD
No. 475 , Jalan Garam
56045 Kuala Lumpur

tt : xxxxxxxxxx
J/kuasa
Sebutharga
Tarikh :

294
TERHAD

TERHAD PU 4101

ARAHAN MATERIEL UDARA

BAHAGIAN 1 KEMBARAN D KEPADA
SEKSYEN 38

JADUAL SEBUTHARGA SIRI ……………….

UNIT : TARIKH :

BAHAGIAN 1 PENILAIAN FIRMA

Perihal Penender A Penender B

Bil Barang Pt. No.
atau (jika ada)
Jangkamasa Jangkamasa
Perkhidmatan Harga Penentuan Kualiti Penghantaran Waranti Harga Penentuan Kualiti Penghantaran Waranti

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m)

BHG II CADANGAN JAWATANKUASA

Firma yang disyorkan : Pertama : Penender C

Kedua :

Ketiga :

Keempat :

Kelima :

Tarikh :

Tandatangan Pengerusi: Ahli-ahli : (1) (2)
295
Nama :

Pangkat :

Nombor :

TERHAD PU 4101

BHG III KEPUTUSAN PEMERINTAH UNIT

x Saya setuju terima dengan pendapat Jawatankuasa Sebutharga.
x Saya sokong / tidak sokong pembelian daripada firma yang pertama.
x Saya mengarahkan pembelian dibuat daripada firma yang ke

Iaitu syarikat
Kerana

Tarikh : Tandatangan :

BHG IV BUTIR-BUTIR PESANAN Nama :
Pesanan Am 75 No Siri :
Nilai Pesanan RM : Pangkat :
Tarikh :

Tarikh : Tandatangan :
Pegawai Pembelian :
BHG V BUTIR-BUTIR PENERIMAAN Nama :
Tarikh Penerimaan Penghantaran : Pangkat :
Nombor Baucar Penerimaan :
Tarikh : Tandatangan :

Kerani Pembelian :

Nama :

Pangkat/Nombor :

296

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM SUBANG

SISTEM KATALOG ATM

KATALOG

1. Definasi. Satu proses dimana data pengenalan (identification) bagi sesuatu
alatan diperolehi, dikumpul dan dicatit sebegitu rupa sehingga memperilehi satu identiti
yang unik bagi sesuatu alatan tersebut setelah mana ianya diberi satu nombor dan
dikelaskan bagi memenuhi fungsi perbekalan.

2. Tujuan. Tujuan utama adalah untuk membentuk dan menyelenggarakan bahasa
perbekalan bersama di dalam sistem kodifikasi NATO.

KODIFIKASI

3. Dari Kamus 'Oxford' 'English Dictionary.

" PENGUMPULAN DARI YANG SISTEMATIK UNTUK MENGELAK DARI
RAGAM YANG BERBEZA DAN DARI PERTINDIHAN ……….."

4. Dalam NATO.

"Satu set tatacara-sistem untuk fungsi pengenalan. Kelassifikasi dan pemberian
nombor bagi merekodkan data-data barang perbekalan-sebagai satu 'alat' bagi
tujuan pengurusan material dan perbekalan".

SISTEM KATALOG

5. Apabila barangan yang baru dimasukkan di dalam sistem, samada ianya
perpustakaan, mahupun Sistem Bekalan ATM, nombor arahan diberi bagi mengenali
barang tersebut. Barang-barang lebih senang dikenali dengan pengenalan nombor
daripada nama jika ianya disimpan di tempat yang betul dan tersusun.

6. Sudah tentulah memberi nombor sahaja tidak mencukupi, rekod bagi pemberian
nombor mestilah disimpan dan dirujuk silangkan kepada maklumat-maklumat bagi
barang tersebut seperti nama, pembuat dan sebagainya.

7. Bolehlah dikatakan di sini bahawa langkah pertama di dalam sistem katalog
adalah memberi nombor kepada setiap barang yang baru dimasukkan ke dalam
sistem.

8. Oleh kerana hampir seluruh negara di setiap pelusuk dunia telah pesat
membangun, berbagai jenis kilang telah didirikan. Oleh itu berbagai jenis barangan
yang moden dan sofistikated telah direka dan dikeluarkan mengikut spesifikasi
pengilang masing-masing. Sebagai pengguna kemungkinan kita akan memberi barang

297
TERHAD

TERHAD

dari satu pengilang yang baru dan memberi nombor yang baru terdapat barang
tersebut sedangkan barang yang sama telah dibeli dari pengilang yang lain dan diberi
nombor yang berbeza. Dengan ini kita akan menghadapi berbagai masalah seperti:

a. Barang yang sama dibeli dari satu pengilang atau pembekal lebih mahal
daripada satu pengilang yang lain.

b. Simpanan di dalam sistem perbekalan adalah melebihi dari yang
diperlukan.

c. Bila sesuatu alatganti kehabisan, pembelian segera terus dibuat mungkin
dari luar negeri yang mana memakan belanja pengangkutan yang banyak
sedangkan barang yang sama tetapi berlainan nombor berlambak di dalam
simpanan.

d. Barangan yang telah pupus mungkin dijual dengan harga yang murah
dan kemudian dibeli menggunakan nombor yang berlainan dengan harga yang
mahal.

e. Oleh kerana sistem nombor tidak diselaraskan, penukaran, barang-
barang tidak dapat dilakukan sesama aktibiti.

9. MAFCA ditubuhkan bagi mengatasi segala masalah yang akan timbul seperti
yang ternyata di atas dan objektif yang utama adalah untuk memastikan:

Satu barang bekalan - Satu Nombor

Satu nombor perkhidmatan - Satu barang

MAFCA

Pendahuluan.

10. Penguasa Katalog ATM adalah lebih dikenali dengan MAFCA (Malaysian Armed
Forces Cataloguing Authority) adalah satu badan penguasa yang ditubuhkan oleh
Angkatan Tentera Malaysia dengan kelulusan Jawatan Kuasa Panglima-panglima
(JPP) pada 7 Apr 81. MAFCA mula beroperasi pada pertengahan bulan Jun 81
dengan bertujuan untuk mengamalkan Sistem Kodifikasi NATO bagi membentuk
bahasa perbekalan bersama di dalam negara Malaysia.

11. Sistem yang dibentuk di dalam MAFCA ialah Sistem Katalog ATM atau
MAFCAS (Malaysian Armed Forces Cataloguing System). MAFCAS ditubuhkan
bertujuan bagi memastikan:

a. Setiap alatan di dalam sistem perbekalan adalah unik.

b. Setiap alatan diberi nombor setok yang unik.

c. Rekod-rekod data diselenggarakan bagi:

298
TERHAD

TERHAD

[1] Menentukan pembahagian nombor setok.

[2] Keperluan pengurusan perbekalan dalam pengawalan segala
bahan-bahan dari mula pembelian sehingga akhir.

Tanggungjawab Penguasa Katalog ATM

12. Mewujud, menyelaras, mengawal, memajukan serta menyelenggarakan Sistem
Katalog ATM.

13. Mengumpul, menyimpan dan menyelenggarakan data-data pengurusan
perbekalan yang boleh memberi maklumat tambahan selain daripada yang diterbitkan
di dalam katalog.

14. Bertindak sebagai biro kodifikasi nasional Malaysian, satu penguasa tungal
untuk penukaran maklumat kodifikasi di antara Malaysia dengan negara-negara yang
menyertai sistem kodifikasi NATO.

15. Bertanggungjawab untuk merancang minat jabatan-jabatan kerajaan Malaysia
yang lain tentang kebaikan-kebaikan dan faedah-faedah yang boleh didapati dari
penyertaan dan penglibatan dalam MAFCAS.

Tanggungjawab MAFCA Sebagai Biro Kodifikasi Nasional

16. Menyelaras serta mengamalkan Sistem Kodifikasi NATO di dalam negara
sendiri.

17. Membuat perjanjian dua hala dengan negara-negara yang menyertai
SistemKodifikasi NATO bagi pertukaran data-data.

18. Mengujudkan serta menjaga fail induk data kodifikasi.

19. Mengeluarkan data-data dari luar negeri untuk pengguna-pengguna tempatan.

20. Menerima dan menghantar data-data lain-lain Biro Kodifikasi Nasional.

21. Memberi kod pengilang kepada pengilang tempatan dan pembekal-pembekal
tempatan serta mendapatkan kod-kod pengilang dari luar negara.

Keuntungan Yang Diperolehi Dari MAFCAS

23. Penukaran bahan sesama peserta.

24. Penyelarasan pembelian diantara peserta-peserta.

25. Bantuan dalam peraturan-peraturan penyamaan.

299
TERHAD

TERHAD

26. Kawalan kemasukan barang.

27. Mengurangkan:

a. Jumlah setok.
b. Modal.
c. Tenaga kerja.
d. Ruang simpanan.

28. Penggunaan komputer.

29. Mengiratkan hubungan kerajaan dengan industri.

Kebaikan-kebaikan Menyertai Sistem Kodifikasi NATO Dalam Negara.

30. Sistem dokumentasi yang kemaskini (uptodate).

31. Sistem kelasifikasi yang tepat (accurate).

32. Sistem yang digunakan dalam pemerosesan dan elektronik (Electronic Data
Processor)(EDP)).

33. Mengelakkan keraguan di atas data-data yang diperolehi.

34. Melenyapkan duplikasi dan seterusnya dapat:

a. Mengurangkan pegangan inventori.
b. Mengurangkan pegangan setok.
c. Mengurangkan ruang simpanan.
d. Membuka jalan untuk proses penyamaan.

35. Dapat mengenal pasti pengilang sebenar dan seterusnya membantu
pengurusan perbekalan didalam tatacara pembelian.

36. Menjimatkan perbelanjaan daripada membazir.

37. Mengeratkan lagi hubungan diantara kerajaan dengan industri-industri.

Luar Negara.

38. Mengamalkan bahasa perbekalan bersama bagi keperluan komunikasi diantara
satu BKN dengan BKN yang lain.

39. Kemudahan membuat pembelian seberang laut.

40. Petukaran bahan-bahan diantara satu negara dengan satu negara yang lain.

41. Kawalan kemasukan barangan.

300
TERHAD

TERHAD

CONTOH-CONTOH PENGGUNAAN KODIFIKASI NATO:

Negara-negara Pakatan NATO

CONTOH NCB CODE
SEBAHAGIAN DARI CODE NEGARA
NAMA NEGARA NATO
KANADA 21 ZC
PERANCIS 14 ZF
JERMAN BARAT 12 ZG
ITALI 15 ZR
BELANDA (NETHERLAND) 17 ZN
26 ZP
PORTUGAL 27 ZW
TURKI 99 ZK
UK 00 ZZ
AS

Negara-negara Peserta Penuh

CONTOH NCB CODE
SEBAHAGIAN DARI CODE NEGARA
NAMA NEGARA PESERTA
66 ZA
PENUH 30 ZJ
98 ZE
AUSTRALIA 32 YJ
JEPUN 37 ZH
34 YW
NEW ZEALAND

SINGAPURA

KORIA SELATAN
MALAYSIA

Negara-negara Pengguna Sahaja

CONTOH CODE
SEBAHAGIAN DARI NEGARA

NAMA NEGARA ZI
PENGGUNA SAHAJA ZQ
ZO
INDIA ZM
IRAN YX
YT
PAKISTAN

FILIPINA
MEXICO

INDONESIA

301
TERHAD

TERHAD

NOMBOR STOK NATO

………..NIIN…….
()
5310 - 34 - 123 - 4567
(……) (….) (……………)

NSC NCB IIN

KUMP. KELAS NATO

NOMBOR SETOK NATO

53………………………… Kumpulan
10………………………… Kelas
5310…………………….. Kelasifikasi Perbekalan NATO
34………………………… BiroKodifikasi Nasional
123-4567………………. Nombor Pengenalan Barang
34-123-4567………….. Nombor Pengenalan Barang-barang
Nasional
5310-34-123-4567….. Nombor Setok NATO

PENGENALAN BARANG

Matlamat.

42. Satu barang bekalan hanya dikhaskan untuk satu NSN sahaja. Satu NSN hanya
dikhaskan untuk satu barang bekalan sahaja.

Definasi.

43. Keperluan data-data minimum yang boleh membezakan diantara satu barang
dengan barang yang lain.

Perinsip.

44. Satu pengenalan barang hanya diuntukkan kepada satu barang bekalan sahaja.
Satu barang bekalan hanya diuntukkan kepada satu pengenalan barang sahaja.

TERMINOLOGY PENGENALAN BARANG

Barang Produksi.

45. Barang produksi adalah satu atau lebih pecahan barangan oleh pengilang
dibawah satu nimbor bahagian. Semua bahagian yang diperkenalkan dibawah nombor
tersebut mestilah mengikut gambarajah jentera, spesifikasi dan kawalan mutu yang
sama.

302
TERHAD

TERHAD

Barang Bekalan.
46. Barang bekalan adalah apa jua barang yang dikumpul atau disimpan didalam
mana-mana cawang logistik dimana setiap barang diberi satu nombor setok yang unik
bagi membezakannya dengan satu barang bekalan yang lain.
Konsep Barang Bekalan.
47. Data-data minima diperlukan bagi membentuk ciri-ciri yang unik terhadap
sesuatu barang supaya dapat membezakannya dengan satu barang yang lain didalam
barang bekalan. Pembentukan ini diperlukan bagi memenuhi kehendak Sistem Katalog
ATM.
48. Komponen-komponen yang diperlukan didalam pengenalan barang bagi
memenuhi kehendak MAFCAS ialah:

a. Komponen penerangan.
b. Komponen EAM yang diselenggarakan pada pita megnet oleh bahagian

EDP MAFCA melalui Komputer KEMENTAH.

FSC USUALLY NUMBERED IN
INCREMENTS OF 5 OR 10 WITHIN FSG
FSG HARDWARE
& ABRASIVES
53 05 SCREWS

10 NUTS AND WASHERS
15 NAILS, KEYS AND PINS

NEW FSC BREAKOUT OF MAJOR HEADINGS
NUMBERED IN INCREMENTS OF 01 WITHIN FSG

53 05 SCREWS
06 BOLTS
07 STUDS

303
TERHAD

TERHAD

BAHASA PERBEKALAN BERSAMA

Pendahuluan.

49. Jika sistem ini menggunakan satu bahasa yang telah sedia ada seperti bahasa
Inggeris atau sebagainya, maka ianya tidak wajar kerana semua negara yang
menyertai sistem ini terdiri daripada berbilang bangsa dan bahasa. Oleh itu bahasa
perbekalan bersama dibentuk, berlainan dengan bahasa-bahasa yang telah sedia ada.

Definasi.

50. Bahasa perbekalan bersama adalah bahasa yang digunakan oleh negara-
negara NATO dan juga negara-negara yang menyertai sistem kodifikasi NATO bagi
fungsi perbekalan.

Matlamat.

51. Semua negara yang menyertai sistem kodifikasi NATO menggunakan asas
katalog dan sistem nombor yang sama iaitu memberi satu pengenalan barang yang
tetap yang dirujuk dengan nama barang yang sama, nombor stok yang sama dan
penerangan yang sama.

Perinsip Bahasa Perbekalan Bersama.

52. a. Dikenali dengan satu nama dan penerangan.

b. Dikelaskan dibawah satu kelasifikasi.

c. Diberi satu nombor pengenalan yang unik/tersendiri kepada setiap barang
bekalan.

KELASIFIKASI PERBEKALAN

53. Semasa menentukan NSC (Nato Supply Classification) bagi sesuatu barang,
jurukatalog mestilah mengetahui bahawa:

SETIAP BARANG DIDALAM SISTEM PERBEKALAN HANYA DIBERI SATU NSC
SAHAJA. SETIAP BARANG BEKALAN TIDAK BOLEH DIPERKENALKAN
DIBAWAH LEBIH DARIPADA SATU NSC.

54. Sebelum memilih Kelasifikasi Perbekalan yang sesuai, jurukatalog juga
mestilah:

a. Mengenali barang berkenaan.

b. Mengetahui bagaimana dan dimana barang tersebut digunakan.
c. Memahami segala prinsip-prinsip dan peraturan bagi menentukan

kelasifikasi perbekalan.

304
TERHAD

TERHAD

d. Berkebolehan menggunakan dan mentejemah buku panduan H2
(Kelasifikasi Perbekalan).

PERINGKAT KELASIFIKASI PERBEKALAN

Barang Rekaan Khas.

55. Barang rekaan khas adalah barang yang direka hanya untuk bahagian atau
alatan yang spesifik sahaja. Barang tersebut juga mungkin direka khas untuk bahagian
atau alatan yang lebih kompleks.

Alatan Pecahan Pasangan Induk.

56. Barang-barang yang lebih kompleks boleh dipecahkan kepada beberapa
bahagian alatan. Apabila tidak dapat memastikan NSC bagi pecahan bahagian alatan
tersebut kelasifikasi perbekalan mestilah mengikut pasangan induk.

Barang Pelbagai Gunaan.

57. Barang pelbagai gunaan adalah barang bekalan yang boleh digunakan untuk
beberapa jenis pasangan induk yang berlainan.

Kod Kondisi.

58. Kod kondisi adalah kod yang terdapat didalam publikasi siri H6 (Buku Panduan
Nama Barang) yang mana menentukan samada sesuatu barang tersebut adalah terdiri
daripada barang pelbagai gunaan, alatan pecahan pasangan induk atau barang
rekaan khas ie. - Kod Kondisi 1, 2, 3.

PENGILANG

59. Pengilang adalah samada syarikat persendirian, kompeni, badan atau aktibiti
kerajaan yang mana mengawal ciri-ciri rekabentuk dan pengeluaran barang melalui
spesifikasi, gambarajah jurutera dll. Pengilang boleh ditakrifkan sebagai yang:

a. Mengawal rekabentuk dan pengeluaran barang, atau

b. Membuat sesuatu barang menggunakan bahan-bahan mentah, atau

c. Menggabungkan barang-barang atau komponen-komponen untuk
menjadikan sesuatu barang yang lebih kompleks.

60. Selain daripada barang bekalan, Sistem Katalog juga menyediakan nombor
pengenalan kepada pengilang tetapi tidaklah dipanggil nombor. Ianya dipanggil kod
pengilang yang mana berbentuk samada lima angka ie. 12345 atau huruf dan empat
angka ie. Y1234.

305
TERHAD

TERHAD

61. Kod ini disediakan bagi kesenangan kita mengenali pengilang-pengilang yang
terdapat di dalam rekod kita. Kod-kod ini juga akan dirujuk silangkan kepada nama
dan alamat pengilang tersebut. Beberapa perkara perlulah diambil kira dalam
pemberian kod pengilang kepada pengilang-pengilang:

a. Pengilang tersebut mestilah membekal barang-barang keluarannya
kepada ATM. Tidak ada gunanya kita memberi kod pengilang kepada pengilang
yang tidak membekal barang-barang pengeluarannya kepada ATM.

b. Kod pengilang tidak akan diberi kepada penjaja agen atau mana-mana
badan yang menjadi orang tengah kecuali bagi badan-badan yang menjadi
sumber untuk mendapatkan barang bekalan.

c. Kod pengilang juga diberi kepada badan-badan yang mengawal ciri-ciri
reka bentuk barang bekalan.

d. Kod pengilang juga diberi kepada pengilang yang menggunakan barang-
barang atau komponen-komponen dari pengilang yang lain bagi mengeluarkan
barang-barang yang lebih kompleks

62. Untuk mendapatkan kod pengilang, pemohon hendaklah memohon melalui sel
IEC (Item Entry Control) atau Retro. Permohonan akan diajukan kepada Sel Bantuan
Tenikal menggunakan borang MF7.

63. Jika sesuatu pengilang itu bertukar alamat, kod pengilangnya tidak akan
berubah. Hanya alamatnya sahaja yang perlu dipinda di dalam rekod. Begitu juga jika
sesuatu pengilang itu tidak berfungsi lagi, kod pengilang tidak akan ditarik balik kerana
menggunakan barang-barang yang telah dikeluarkan oleh pengilang tersebut masih
lagi digunakan dan berfungsi dengan aktif.

KOD PENGILANG

CONTOH KOD
SEBAHAGIAN DARI PENGILAN
NAMA NEGARA PENGILANG
PERANCIS G
F&M
ITALI
A
ORGANISASI NATO
S
PORTUGAL
SINGAPURA P
Q
UK
U&K
AS
MALAYSIA ANGKA
Y

306
TERHAD

TERHAD
64. Negara-negara yang tidak menyertai Sistem Kodifikasi NATO dengan
sepenuhnya tidak berhak memberi kod pengilang kepada pengilang-pengilang di dalam
negara mereka. NAMSA telah dipertanggungjawabkan bagi semua pengilang-
pengilang yang diluar negara NATO atau negara yang menyertai Sistem Kodifikasi
NATO. Kod pengilang ini akan bermula dengan huruf 'S'.

307
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

PERANAN SEL KATALOG TUDM

Loose Note

259
TERHAD

TERHAD

Halaman Kosong

260
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

PENGENALAN SISTEM APLIKASI DALAM TUDM

Loose Note

261
TERHAD

TERHAD

Halaman Kosong

262
TERHAD