NOTA KURSUS

TERHAD

9. Clothing Issues to Officers

a. Issues on Loan (Personal Loan)

(1) Certain (items of public clothing (e.g. flying clothing may be issued
on loan to officers within entitlement of scale on separate precise
personal.

(2) Issues will be made on Bat L 147 which is to be captioned in the
normal manner.

(3) The further accounting action on the Bat L 147 will be "For Bat L
3017 Action".

(4) When items on loan are no longer required they are to be returned
to the Clothing Store on Bat L 148 endorsed "For Bat L 3017
Action".

10. Issues on Repayment

a. Issues may be made to officers of certain items on a `Repayment' Basis’.

b. Such items include caps, braid, towels, etc.

c. Issues are to be made on Bat L 147 which is to show the officer's number,
rank and name and is to be endorsed "Not For Bat L 3017 Action", cross
refer to Debit Voucher No ....

d. The NCO i/c Clothing Store will raise Bat E 64A (Debit Voucher) in Five
copies, have it signed and dated by S.O., and cross refer it to I.V. No. of Bat L
147.

e. The officer making the purchase will sign as receiving the item on the
original and duplicate copies of Bat L 147, at the same time concurring the
duplicate copy.

f. The officer is also to sign all 5 copies of Bat E 64A acknowledging liability
for the amount to be recovered.

g. After B.S.C. action has been taken on Bat L 147 both vouchers are to be
passed to SCAF.

h. SCAF will allot number to Bat E 64A from the D.V. Register retain
four copy and five copy then pass original, duplicate and triplicate to the UGAT.
i. The UGAT will sign and return triplicate which is then attached to the No.
five copy and filed in D.V. No in SCAF.

212
TERHAD

TERHAD

j. Bat L 147 is actioned to Bat L 3014 and filed in the normal manner.

NOTE: Bat L 3007 may be used in lieu of Bat L 147.

11. Material for Special Size Garments

a. Cloth will be issued by Cawang Materiel to Unit Tailor, the tailor only
holding the amount approved by Mindef.

b. The tailor will maintain an expense book showing the details of garments
made, name of the individual and the price of the garment as agreed under the
contract.

c. The KCM will carry out surprise check of materials held by the tailor at
intervals not exceeding one month.

d. Issue of clothing and accounting to unit tailor are made by means of:
(1) Loan Procedure (Bat L 3003)
(2) Conversion Procedure (Bat L 3015)

12. Alteration to Uniform

a. The unit tailor is to fit all items of uniform clothing.

b. When alterations are required, the tailor will give the airman a receipt for
the items, and then take away for alteration.

c. When collecting altered items the airman will surrender the receipt.

13. Recovery of Badges, ETC

a. When items of clothing which have been exchanged are scrapped, all
badges, buckles etc are to be removed.

b. If serviceable, they are to be Brought On Charge (BOC) by Certificate
Receipt Voucher (C.R.V - BAT L 3008) prepared in a single copy, cross-referred
to the Conversion Voucher number of the voucher on which the items were
exchanged.

c. If badges, buttons etc are unserviceable they are to be defaced and
mutilated before being passed to the Salvage Compound at the end of each
week.

213
TERHAD

TERHAD

Annex `A'

GUIDE TO THE DUTIES OF WITNESSING OFFICER

Reference: AP 830 Volume 1 Part II

The main duties of and points to be watched by witnessing officers are as
follows:

1. To ensure speedy and efficient conduct of the parade.

2. To protect the interest of airmen, attending the parade consistent with service
interests.

3. To see that all garments normally laundered are clean before acceptance into
stores.

4. To ensure that each individual receives a serviceable, correctly fitting garment.

5. To see that garments withdrawn have not been illicitly tailored (e.g. Gussets in
trouser legs, padded shoulders etc).

6. To initial in red ink all alterations or deletions on issue forms. To ensure that all
unused spaces in the `Issue' columns are ruled through in red and that the total quantity
of each item is entered in the "Total Issue" column.

7. To ensure that all issue forms are correctly recorded, deficiencies and that F.
1383 are signed and issued to airmen as necessary.

8. To supervise the fitting of uniforms by the base tailor. When garments are left
with the tailor for alterations, to ensure personnel are given a receipt.

9. To certify the times of attendance of the tailor.

10. To sign the witnessing officer certificate on the issue form.

11. To safe guard general against excessive or uneconomical issues and
misappropriate of clothing etc.

12. To refer to the Supply Officer personally any matter in which he may be in doubt
and unable to give a decision.

214
TERHAD

TERHAD

ISSUES OF CLOTHING MATERIAL TO OFFICERS (OFFICIAL) TAILOR

1. GENERAL

a. Quantities of officer’s uniform materials may be issued, at a self cost by
the Senior Supply Officer to officially appointed RMAF officers' tailor.
(Appointment of such tailors will be notified to units from time to time). This is to
enable for the materials to be held in readiness for officer’s requirements.

b. A limitation is to be placed on the quantities of each material the tailor is
permitted to hold at any one time. Recommended quantities to be issued may
be obtained from Markas Tentera Udara, Ministry of Defense.

2. RECOVERY ACTION

a. Recovery for materials supplied to official tailor is to be effected by means
of a Miscellaneous Debit Voucher (Bat E 64A) raised in five copies against the
tailor.

b. After signature by the KCM. the D.V is to be allotted a RMAF DV No.
from a manuscript register held and maintained in SCAF.

c. The D.V. is then to be signed/stamped by the tailor on all copies admitting
liability.

d. One copy is to be handed to 2 tailor for his record purposes.

e. Where possible payment at the counter is to be requested.

f. Materials so issued are to be "struck-off charge" from stock records by
C.I.V. (Bat L 3007) and cross-referred to the Debit Voucher.

g. Debit Vouchers which are forwarded to the Treasury Accountant, Ministry
of Defense for clearance.

h. Depot Vouchers are to be accompanied by cheque/s for the amount made
payable to same and "crossed'.

i. A manuscript "account book" may be maintained to ensure debits are not
allowed to be accumulated.

j. The Senior Supply Officer is to ensure prompt settlement of debit by the
tailor.

215
TERHAD

TERHAD

k. Issues of materials is to be suspended in the event of long outstanding
accounts which are not settled within three months and a report is to be made to
the Markas Tentera Udara.

3. EXPENSE BOOK

An expense book is to be maintained by the tailor for each material showing the
following details:-

a. Balance brought forward each month.

b. Receipts during the months (to be supported by DV).

c. Detailed consumption for each month.

d. Particulars of officers purchasing (to be authenticated by the signature of
the officer concerned).

e. Details of purchase and price.

4. CHECKS

a. The KCM is to carry out monthly surprise checks of uniform materials held
by the tailor. At the same time he is to scrutinize the expense book and
ensure that it is being properly maintained. He is also to satisfy himself that
approved prices are not exceeded. Cases of excessive charges are to be
reported to MTU.

b. On completion of the check the KCM is to certify the expense book as
follows:-

"Certified that I have checked the stocks of uniform materials, and the
expense book relating there to be held by M/s .......... of ........... and found them
to be correct and properly maintained after recon ciliated with the Debit
Vouchers in my custody. I further certify that the consumption for the period
......... to ....... is....... and that stocks held physically agree with that shown in
the book".

Date: ........................... ………………….................
Signature

5. STOCK RECORD

a. An annotation is to be made in the "Special Instructions" block of
the BAT L 3014 for each material, showing total monthly issues and
consumption.

216
TERHAD

TERHAD

b. This instruction does not prohibit officers from purchasing uniform
materials personally from Supply Squadron. The normal Debit Voucher
procedure will be used in such instances.

TEMPERATE CLIMATE CLOTHING

REF: S.S.I. Pt. 2 Leaflet 13

1. General

a. RMAF personnel who are selected to attend courses or who are on
temporary duty overseas are to be kitted in accordance with Armed Forces
Clothing Scales W3 Pt. 4 except for personnel proceeding to Indonesia, who are
to be kitted in accordance with scale W3A Pt. 3.

b. Since personnel proceeding overseas for courses or other duties normally
depart from K.L., the task of kitting these personnel with temperate climate
clothing is therefore the responsibility of MTU - JU4.

c. Issue of civilian clothing from public funds is permitted only one in
every five years from the date of issue.

2. Supply and Issue

a. Supply of temperate climate clothing is normally undertaken by contractor
under Mindef arrangements. Orders for the supply of temperate clothing are
placed by MTU -JU4.

b. Units will be notified of personnel selected to go overseas by Movement /
Administrative Instructions issued by Markas Tentera Udara.

c. On receipt of such instructions OC Supply Squadron are to check the
personnel Loan Record (Bat L 3017) register and dispatch immediately any Bat L
3017 held for personnel of his unit who are selected to go overseas to RMAF
K.L. The dispatch of Bat L 3017 is to be advised to OC Cawang Materiel, RMAF
K.L by signal.

d. On receipt of Bat L 3017 at RMAF, OC Cawang Materiel is to make a
through check of the records to ascertain titlement of temperate clothing for the
personnel concerned. He is to raise the demands accordingly and make
necessary arrangements for the personnel to have their clothing items issued by
the contractor.

217
TERHAD

TERHAD

Annex to
Pt. 2 L/L 13 Third Issue
CERTIFICATE OF ENTITLEMENT TO FREE ISSUE OF CIVILIAN CLOTHING

This is to certify that No ............. Rank ................Name ..................................
has been nominated to attend an oversea course in ....................................vide
................ date ............... from ...........to ................and is entitled to one free issue of
Civilian Clothing as per scale # C3 Pt. 4/C 3A Pt. 3 of the Armed Forces Clothing Scale
and has not received any such issues in the last five years.

Date: ....................................... …………………………..........................
#Delete what so ever is applicable Officer Commanding

218
TERHAD

TERHAD

CARTA SUKATAN PAKAIAN ATM

01 W3 Pegawai/LLP TUDM Kursus / Tugas Sementara Seberang Laut
(Temperate Climates).

02 W4 Pegawai/LLP (TU,TL &TD) Kursus / Tugas Sementara Seberang Laut
(Tropical Climates).

03 W 5 Pegawai Wanita TUDM Kursus/ Tugas Sementara Seberang Laut.

04 W 6 Pegawai Kadet Kursus Seberang Laut.

05 W7 Mesti Dipulangkan Apabila Anggota Diberhentikan Dari Tugas
Tentera.

06 W8 Mesti Dipulangkan Apabila Anggota Wanita LLP Diberhentikan Dari
Tugas Tentera.

07 X -1 Guru Agama ATM

08 X -2 Pekerja Awam (PAR)

219
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

PERAKAUNAN PESAWAT TERBANG

RUJUK:

A. PU 4301 BAHAGIAN 2 SEKSYEN 24

AM

1. Apabila berurusan dengan pesawat terbang, maklumat-maklumat seperti
berikut hendaklah disebutkan:

a. Jenis (type).

b. Model (mark).

c. Nombor rangka (air frame number) pesawat terbang.

SENARAI TETAP ALATAN (STA)

2. Senarai Tetap Alatan ini adalah rangkaian peralatan untuk sesebuah pesawat
mengikut jenis, model dan peranannya. Senarai Tetap Alatan mengandungi butir-
butir alatan yang perlu dibekalkan atau dipasang kepada pesawat terbang
berkenaan oleh pembuat dan oleh Tentera Udara Diraja Malaysia dan juga sebagai
kuasa untuk memohon dan mengeluarkan alatan berkenaan daripada stok TUDM.
Apabila membuat rujukan kepada Senarai Tetap Alatan atau isi kandungannya,
maka nombor pindaan terakhir yang dimasukkan hendaklah disebutkan. Satu
Senarai Tetap Alatan yang terkini hendaklah disimpan di SCAF dan satu salinan di
flait atau seksyen yang mengendalikan pesawat berkenaan setiap masa dan
pindaan hendaklah dibuat apabila menerima senarai pindaan.

3. Alatan yang berlainan nombor pengenalan (nomenclature) sepertimana yang
terdapat di dalam Senarai Tetap Alatan tetapi mempunyai persamaan boleh
dipasang kepada pesawat berkenaan dengan syarat:

a. Peralatan yang asal tiada stok.

b. Alatan yang dipasang boleh ditukar ganti dengan alatan asal.

c. Fungsinya tidak terjejas.

d. Tidak perlu mengubah struktur pesawat apabila dipasang.

4. Alatan yang disenaraikan dalam Senarai Tetap Alatan adalah dibahagikan
kepada dua seksyen, iaitu:

a. Alatan yang dipasang kekal bersama pesawat berkenaan untuk setiap
penerbangan tanpa mengira apa peranan pesawat itu digunakan. Alatan
tersebut hanya dikeluarkan dari pesawat untuk tujuan gantian atau urusan

220
TERHAD

TERHAD

ubahsuai atau lain-lain sebab yang dibenarkan melalui dalam senarai
pindaan.

b. Senarai alatan lain yang diperlukan untuk pesawat terbang
melaksanakan sesuatu tugas yang diarahkan. Alatan ini tidak dimiliki oleh
sesebuah pesawat tertentu tetapi dipegang oleh unit untuk dipasang apabila
diperlukan dan akan dibuka (tanggal) apabila tugas selesai atau apabila
pesawat meninggalkan pangkalan.

I - INVENTORI PESAWAT

5. Inventori pesawat terbang disediakan oleh Markas Logistik Udara untuk
setiap jenis, model (mark) dan nombor rangka (air frame number) pesawat terbang
yang baru diperkenalkan ke dalam perkhidmatan. Buku inventori pesawat terbang
hendaklah dipohon dari Pusat Publikasi dan Stor Borang (CPFS) dan akan
dibekalkan dengan syarat seperti berikut:

a. Apabila pesawat terbang mula diperkenalkan ke dalam perkhidmatan.

b. Sebagai gantian kepada inventori yang sudah habis ruangan/helaian.

Inventori pesawat terbang adalah digunakan untuk mengakaun dan menyemak
peralatan yang terpilih seperti yang disenaraikan dalam Senarai Tetap Alatan yang
mana mudah ditukarganti dan juga menarik.

6. Inventori pesawat terbang mengandungi dua bahagian, iaitu:

a. Bahagian I. Bahagian ini mengandungi arahan-arahan yang
menunjukkan cara-cara menguruskan inventori pesawat terbang dan
dibahagikan pula kepada tiga seksyen, iaitu:

(1) Seksyen 1. Digunakan untuk merekod alatan yang berlebihan
atau berkurangan dalam inventori pesawat terbang apabila pesawat
terbang berkenaan dipindahkan.

(2) Seksyen 2. Adalah inventori transit yang digunakan untuk
merekodkan alatan bukan dalam inventori pesawat terbang yang
digunakan apabila pesawat terbang berkenaan melaksanakan sesuatu
tugas.

(3) Seksyen 3. Merupakan Sijil Akuan Pemindahan yang mana
digunakan untuk merekod semua pergerakan pesawat terbang di
antara unit TUDM dan/atau kontraktor. Nombor siri 'aero-engine'
dan/atau 'engine change unit' yang dipasang kepada pesawat terbang
juga direkodkan dalam seksyen ini.

b. Bahagian II. Bahagian ini mengandungi senarai semakan yang
menunjukkan alatan yang disenaraikan di dalam Senarai Tetap Alatan yang
perlu diperiksa setiap kali semakan berjadual, atau apabila pesawaterbang
dipindahkan. Bahagian ini dibahagikan kepada dua seksyen, iaitu:

221
TERHAD

TERHAD

(1) Seksyen 1. Senarai alatan yang patut disemak apabila
pesawat berada dalam keadaan boleh terbang dan juga ujian bentuk
perkhidmatan yang boleh dilaksanakan oleh pesawat berkenaan.

(2) Seksyen 2. Mengandungi senarai alatan yang perlu disemak
sebagai tambahan kepada alatan yang terdapat di Seksyen 1 apabila
pesawat terbang dipindahkan dalam keadaan tidak boleh terbang.

Kuantiti yang ditunjukkan dalam ruang (column) 3 (a) kepada Seksyen 2 adalah
skala (scale) yang disalin daripada Senarai Tetap Alatan. Ruang 3 (b) kepada
Seksyen 2 adalah kuantiti alatan asal yang diambilkira (brought on charge). Ruang
3 (c) dan seterusnya menerangkan (enumerates) alatan-alatan yang berkaitan
apabila pemeriksaan dibuat. Pindaan Bahagian II kepada Inventori Pesawat
Terbang hanya dibuat berdasarkan kepada Senarai Pindaan yang mana memberi
kuasa untuk membuat pindaan, iaitu pindaan kepada Senarai Tetap Alatan.

7. BAT M 3118 (Issue and Withdrawals Form). BAT M 3118 digunakan untuk
merekod:

a. Perbezaan di antara senarai alatan dalam Bahagian II kepada inventori
pesawat terbang dengan keadaan fizikal pesawat terbang seperti mana yang
tercatat dalam Bahagian I, Seksyen 1 inventori pesawat terbang pada masa
penerimaan.

b. Pengeluaran dan penerimaan (issues and withdrawal) alatan yang
disenaraikan di Bahagian II kepada inventori pesawat terbang semasa
pesawat terbang berada di bawah tanggungjawab sesebuah unit.

c. Pertukaran enjin atau unit enjin.

d. Pindaan kepada Bahagian II inventori pesawat terbang dibenarkan.

Apabila kuasa pindaan kepada inventori pesawat terbang di Bahagian II diterima,
BAT M 3118 hendaklah diimbangkan seperti berikut; apabila alatan ditambah
kepada inventori pesawat terbang Bahagian II, ia hendaklah direkodkan di bawah
ruang 'withdrawal', dan apabila alatan dimansuhkan (deleted) dari inventori pesawat
Bahagian II, ia hendaklah direkodkan di bawah ruang 'issues'. Nombor siri pindaan
dan tarikh hendaklah dicatatkan di dalam ruang 'voucher' sebagai kuasa pindaan
kepada BAT M 3118.

8. Pegawai Materiel hendaklah melengkapkan BAT M 3118 untuk setiap
pesawat terbang. Nombor siri pesawat terbang dan nombor siri enjin yang dipasang
pada masa penerimaan dan lain-lain alatan yang lebih atau kurang yang diterima
dalam Bahagian 1 Seksyen 1 kepada inventori pesawat terbang hendaklah
direkodkan. Salinan pertama BAT M 3118 hendaklah disimpan di SCAF dan salinan
kedua diserahkan kepada Pegawai Penjaga pesawat terbang berkenaan bersama-
sama dengan inventori pesawat terbang.

II - PERGERAKAN ALATAN YANG DIGUNAKAN OLEH PESAWAT TERBANG

Pertukaran (Selain Dari Enjin atau Unit-unit Enjin)

222
TERHAD

TERHAD

9. Apabila alatan 'serviceable' dikeluarkan dari stor sebagai tukaran kepada
yang rosak mempunyai nombor pengenalan yang sama dan dipasang kepada
pesawat terbang, ia hendaklah mematuhi prosedur yang digariskan dalam Bahagian
2 Seksyen 19 dan tidak perlu merekodkan pertukaran berkenaan di ruang 'issue' dan
'witdhrawal' BAT M 3118. Pertukaran alatan yang ditunjukkan dalam inventori
pesawat terbang untuk alatan yang berlainan corak (pattern) tetapi sama guna, juga
tidak perlu direkodkan dalam BAT M 3118. BAT L 147 dan BAT L 148 berkaitan
dengannya hendaklah dirujuksilang dan dicatitkan 'Not For BAT M 3118 Action'.

Pertukaran Enjin atau Unit Enjin - Conversion and Transfer Voucher - BAT L
3015

10. Apabila pertukaran enjin atau unit enjin, BAT L 3015 hendaklah digunakan
untuk meminda nombor siri enjin atau unit-unit enjin yang tercatat dalam BAT M
3118.

Memasang atau Menanggal Alatan Dari Pesawat Terbang

11. Apabila alatan tambahan diambil dari stor untuk dipasang kepada pesawat
terbang atau apabila alatan ditanggalkan dari pesawat terbang dan dipulangkan ke
stor tanpa pertukaran, prosedur mengenainya yang terdapat dalam Bahagian 2
Seksyen 18 dan Seksyen 19 hendaklah dipatuhi. Jenis, nombor siri pesawat
terbang, sebab atau kuasa mengapa pemasangan atau penanggalan perlu dibuat
hendaklah ditulis dalam baucar yang berkaitan oleh Ketua Flait atau Seksyen yang
berkenaan. Baucar tersebut JANGAN direkod dalam lejar alatan dalam gunaan
(BAT L 3012 – articles in use ledger), tetapi hendaklah direkodkan seperti berikut:

a. Jika alatan yang diterima atau dikeluarkan adalah termasuk dalam
Bahagian II inventori pesawat terbang, baucar berkenaan hendaklah
dicatatkan 'For BAT M 3118 Action' dan hendaklah juga diposkan ke dalam
BAT M 3118 milik flait atau seksyen oleh Ketua Flait/seksyen dan BAT M
3118 di SCAF.

b. Apabila alatan diterima atau dikeluarkan tidak termasuk dalam
Bahagian II inventori pesawat terbang, transaksi berkenaan JANGAN
dicatatkan dalam BAT M 3118 dan baucar berkenaannya hendaklah
dicatatkan 'Not For BAT M 3118 Action'.

12. Kit Ubahsuaian. Prosedur yang terdapat di dalam Bahagian 3 Seksyen 10
hendaklah dipatuhi untuk mengakaun alatan kit ubahsuaian.

III -SEMAKAN BERJADUAL UNTUK PESAWAT TERBANG

13. Semua alatan dalam pegangan flait/seksyen hendaklah diperiksa seperti
mana yang diarahkan dalam prosedur di Bahagian 2 Seksyen 10. Ketua Flait atau
Seksyen yang berkenaan hendaklah memajukan semua salinan BAT M 3118 untuk
semua pesawat terbang yang berada dibawah jagaan masing-masing ke SCAF.
Pegawai Materiel hendaklah membandingkan BAT M 3118 salinan flait atau seksyen
dengan BAT M 3118 yang disimpan di SCAF dan membuat imbangan dimana perlu
supaya sama maklumat di antara kedua-dua BAT M 3118 berkenaan. Setelah
selesai membuat imbangan, BAT M 3118 milik flait atau seksyen hendaklah
dipulangkan kepada pemegang inventori berkenaan untuk memeriksa alatan yang
ada pada pesawat terbang sama dengan yang tercatat dalam BAT M 3118.

223
TERHAD

TERHAD

14. Bagi pesawat terbang yang berada di bawah tanggungjawab Pegawai
Materiel, kedua-dua salinan BAT M 3118 hendaklah dibandingkan dan diimbangkan
pada masa semakan tahunan dibuat. Pesawat terbang hendaklah disemak dengan
inventori dan mencatatkan nombor siri pesawat terbang ke dalam 'Certificate of
Stocktaking' (BAT L 3011).

15. Apabila pemeriksaan pesawat terbang dibuat berdasarkan inventorinya,
pegawai pemeriksa hendaklah memeriksa di antara pesawat terbang pada ruangan
Bahagian II Seksyen 1 (dan Seksyen 2, jika perlu) inventori pesawat terbang dan
memasukkan catatan ke dalam BAT M 3118 dan dimana yang patut hendaklah diuji
beberapa jenis perkhidmatan ke tahap kemampuan fungsi oleh sesuatu unit. Satu
senarai alatan yang didapati berkurangan setelah pemeriksaan yang dijalankan
hendaklah dicatatkan oleh Pegawai Pemeriksa dan memajukannya ke SCAF
bersama-sama salinan BAT M 3118 milik flait/seksyen berkenaan. Selepas
penyiasatan dijalankan, alatan yang dicatatkan sebagai berkurangan hendaklah
diimbangkan seperti prosedur yang terdapat di Risalah B.2/3 dan salinan senarai
berkurangan disimpan dalam salinan BAT M 3118 yang berada di SCAF. Salinan
BAT M 3118 milik flait/seksyen hendaklah diserahkan kepada flait/seksyen
berkenaan.

IV - PEMINDAHAN PESAWAT TERBANG DI ANTARA FLAIT DAN SEKSYEN

16. Apabila sesebuah pesawat terbang hendak dipindahkan di antara flait atau
seksyen, kecuali dipindahkan untuk tujuan rawatan barisan kedua (lihat perenggan
17), prosedur yang terdapat di Bahagian 2 Seksyen 21 hendaklah dipatuhi dan
maklumat pesawat terbang berkenaan hendaklah ditulis ke dalam BAT L 3015 (3
salinan), "Complete To Aircraft Inventory Part II Section (s) 1 (and 2), Column No. ..."
tertakluk kepada BAT M 3118. Pesawat terbang berkenaan hendaklah diperiksa
seperti di perengga 15. Inventori pesawat terbang dan BAT M 3118 milik
flait/seksyen hendaklah diserahkan kepada pemegang inventori yang baru.

17. Apabila pesawat terbang diserahkan kepada organisasi baikpulih dalam
pangkalan untuk rawatan barisan kedua, inventori pesawat terbang berkenaan kekal
di bawah pemegang inventori berkenaan. Satu pemeriksaan hendaklah dilakukan
sehingga pemegang inventori dan wakil organisasi baikpulih berpuashati. Inventori
pesawat terbang dan salinan BAT M 3118 milik flait/seksyen hendaklah diserahkan
bersama-sama pesawat terbang yang terlibat. Pemeriksaan yang serupa juga
hendaklah dilakukan selepas rawatan barisan kedua. Sekiranya terdapat sebarang
kekurangan (discrepancies) semasa kedua-dua pemeriksaan dilakukan, satu senarai
kekurangan (discrepancies) hendaklah disediakan dan dimajukan ke SCAF
bersama-sama BAT M 3118 untuk diambil tindakan seperti di perenggan 25. Alatan-
alatan yang tidak diperlukan semasa rawatan oleh organisasi baikpulih hendaklah
disimpan dengan selamat oleh flait/seksyen yang memegang inventori pesawat
terbang berkenaan selagi pesawat itu berada di organisasi baikpulih.

18. Pesawat terbang yang menjalani rawatan barisan pertama tidak perlu dibuat
pemeriksaan semasa dipindahkan kepada organisasi baikpulih.

19. Apabila sesebuah pesawat terbang itu dipindahkan di antara flait/seksyen,
kecuali kepada organisasi baikpulih di pangkalan sendiri, sijil pemindahan yang
terdapat di Bahagian I Seksyen 3 kepada inventori pesawat perlulah dilengkapkan.

224
TERHAD

TERHAD

V - PEMINDAHAN PESAWAT TERBANG DI ANTARA UNIT TUDM

Prosedur Yang Perlu Dipatuhi Oleh Unit Penghantar

20. Kuasa untuk memindahkan pesawat terbang di antara satu unit TUDM ke
satu unit TUDM yang lain adalah di bawah bidang kuasa Markas TUDM atau Markas
Divisyen Udara yang berkenaan. Apabila menerima kuasa pemindahan dari pihak
berkuasa atasan, pegawai yang bertanggungjawab ke atas pesawat terbang
berkenaan hendaklah memajukan salinan BAT M 3118 yang dipegang olehnya ke
SCAF untuk dikemaskini (make up).

21. Setelah pegawai penjaga pesawat yang terlibat menerima BAT M 3118
miliknya dari SCAF, beliau hendaklah menguruskan ujian kemampuan (functional
test) jenis-jenis perkhidmatan yang mampu dilakukan oleh pesawat terbang
berkenaan dan juga menentukan maklumat-maklumat di dalam inventori pesawat
terbang yang terlibat di ruang (column) Bahagian II Seksyen 1 (dan Seksyen 2, jika
berkaitan) selepas tindakan 'issues and withdrawal' dilakukan dalam BAT M 3118.
Jika terdapat sebarang kekurangan semasa ujian kemampuan dibuat ia hendaklah
disiasat dan dimana perlu diimbangkan dengan menggunakan baucar tertentu, yang
mana untuk Bahagian II inventori pesawat terbang, barang berkenaan hendaklah
dicatatkan 'For BAT M 3118 Action'. Alatan atau barang yang didapati berlebihan
hendaklah dikeluarkan, manakala alatan atau barang yang didapati berkurangan
hendaklah dipohon dan dipasang kepada pesawat terbang yang terlibat bagi
memenuhi skala yang ditetapkan.

22. Pegawai penjaga pesawat terbang dikehendaki memajukan inventori pesawat
terbang bersama-sama dengan BAT M 3118 yang dipegangnya untuk pesawat yang
terlibat ke SCAF yang mana seterusnya dikehendaki menguruskan pemindahan
inventori pesawat terbang dengan mengisi ruang kosong yang seterusnya di
Bahagian I Seksyen 1. Sebarang kekurangan yang tercacat dalam BAT M 3118
hendaklah diisi ke dalam Seksyen 3, nombor siri enjin dan/atau unit enjin dicatat
dalam BAT M 3118 sebagai sudah dipasang. Kedua-dua salinan BAT M 3118
hendaklah digariskan dengan menggunakan dakwat merah di bawah baris terakhir
dan dibuat pengesahan oleh Pegawai Materiel menyatakan sebagai 'Entered in
Aircraft Inventory'. Pegawai Materiel dikehendaki segera menandatangani di bawah
baris terakhir ruang-ruang yang lengkap dalam Bahagian I Seksyen 1.

23. Inventori pesawat terbang berserta dengan BAT M 3118 untuk flait/seksyen
hendaklah dipulangkan kepada pegawai penjaga pesawat terbang yang berkaitan,
yang mana dikehendaki memeriksa ruang pemindahan yang ditunjukkan di
Bahagian I Seksyen 1 kepada inventori pesawat terbang yang sudah dibetulkan.
Selepas meneliti pertukaran unit enjin dan/atau pemasangan enjin selari dengan
yang dicatatkan dalam Bahagian I Seksyen 3, beliau dikehendaki menandatangani
di ruang 2 sebagai pegawai pemeriksa; beliau juga dikehendaki menentukan alatan
atau alatan dipasang kepada pesawat terbang selari dengan inventorinya apabila
pesawat terbang meninggalkan pangkalan.

24. Seterusnya pegawai penjaga pesawat terbang yang terlibat dikehendaki
mengisi borang BAT L 148 dan memajukan kepada Pegawai Materiel dengan
mencatatkan "Complete to Inventory Part I Section 1 Column No. .....". Inventori

225
TERHAD

TERHAD

pesawat terbang dan salinan BAT M 3118 milik flait/seksyen berkenaan hendaklah
dimajukan bersama-sama kepada Pegawai Materiel.

25 Pegawai Materiel dikehendaki mengimbangkan akaun berpandukan prosedur
yang terdapat di Bahagian 2 Seksyen 20.

26. Pegawai Materiel dikehendaki menyediakan baucar pengeluaran mengikut
prosedur yang terdapat dalam Bahagian 2 Seksyen 15 dengan menerangkan yang
pesawat terbang sebagai "Complete to Aircraft Inventory Part II Section 1 (dan 2, jika
berkaitan) 'Column No. ... Subject to Deficiencies or Surpluses in Part I Section 1
Column No.... '. Butir-butir nombor baucar pengeluaran dan tarikh hendaklah
dimasukkan ke dalam Bahagian I Seksyen 3 kepada inventori pesawat terbang di
ruang (column) 5 dan 6 dan ditandatangani oleh Pegawai Materiel di ruang (column)
7. Kedua-dua salinan BAT M 3118 hendaklah difailkan bersama-sama BAT L 3003
(salinan hitam).

27. Jika pesawat terbang dipindahkan melalui udara, juruterbang pesawat
dikehendaki menandatangani Bahagian 1 Seksyen 2 dan jika perlu menandatangani
semua baucar pengeluaran dan pada salinan keempat (merah) BAT L 3003 dan
menyerahkan inventori pesawat terbang kepadanya untuk diserahkan kepada pihak
penerima (consignee); jika pesawat terbang dihantar dalam keadaan tidak boleh
terbang (non flying condition), salinan keempat (merah) BAT L 3003 dan inventori
pesawat terbang hendaklah dihantar dengan cara pos berdaftar dan jika ada alatan
'yang menarik dan berharga' atau alatan yang terasing (loose items), ia hendaklah
dibungkus dan dihantar berasingan bersama Nota Pembungkusan (packing note)
dimana setiap satu salinan Nota Pembungkusan dikepilkan pada setiap salinan BAT
L 3003. Walau bagaimanapun, jika pesawat terbang diangkut melalui jalan darat
oleh wakil penerima (consignee), wakilnya dikehendaki menandatangani semua
baucar pengeluaran dan pada salinan keempat (merah) BAT L 3003 dan seterusnya
menyerahkan inventori pesawaterbang kepadanya. Pegawai Materiel adalah
bertanggungjawab untuk menentukan BAT M 3053 dan semua rekod berkaitan
dihantar berpandukan kepada arahan yang sedia ada.

Prosedur Di pihak Penerima

28. Prosedur perakaunan yang perlu dipatuhi oleh unit yang menerima
(consignee) dan pesawat terbang daripada unit lain adalah seperti yang terdapat
dalam Bahagian 2 Seksyen 16.

29 Pegawai yang menerima pesawat terbang akan menerima bersama salinan
keempat (merah) BAT L 3003 berserta inventori pesawat terbang yang berkenaan.
Beliau dikehendaki memeriksa pesawaterbang tersebut melalui maklumat terakhir
yang tercatat dalam ruang di Bahagian I Seksyen 1 inventori pesawat terbang
tersebut. Beliau juga dikehendaki menentukan pesawaterbang yang dipindahkan
dalam keadaan boleh terbang diuji kemampuan fungsinya. Ketua flait yang bakal
menerima pesawat terbang dikehendaki mengisi borang BAT L 147 menyatakan "Nil
Discrepancies", atau jika terdapat kekurangan, beliau dikehendaki membuat senarai
dalam dua salinan dan menandatanganinya. Ketua flait berkenaan juga dikehendaki
memajukan inventori pesawat terbang, BAT L 147 dan salinan keempat (merah)
BAT L 3003 kepada Pegawai Materiel. Jika senarai kekurangan sudah disiapkan,
satu salinan hendaklah dikepilkan kepada BAT L 147 dengan menyatakan 'See
Discrepancy List Attached' pada baucar BAT L 147.

226
TERHAD

TERHAD

30. Sebarang kekurangan yang ditemui semasa pemeriksaan hendaklah
diuruskan seperti prosedur yang terdapat dalam Bahagian 3 Seksyen 6 sekiranya
alatan yang disenaraikan dalam Bahagian II kepada inventori pesawat terbang
didapati berkurangan, ia hendaklah dicatatkan dalam dakwat merah pada ruang
terakhir Bahagian I Seksyen 1 dengan nombor baucar penerimaan yang mana
pesawaterbang diambilkira dan ditandatangani oleh Pegawai Materiel.

31. BAT M 3118 hendaklah disediakan dalam 2 salinan. Barang-barang yang
disenaraikan dalam Bahagian II kepada inventori pesawat terbang yang mana
didapati berkurangan atau berlebihan semasa penerimaan pesawat terbang
sepertimana yang ditunjukkan diakhir Bahagian I Seksyen 1 kepada inventori
pesawat terbang hendaklah dimasukkan serta merta ke dalam BAT M 3118.
Pegawai Materiel dikehendaki menyiapkan dan menandatangani sijil penerimaan
pada BAT M 3118 dan menandatangani sebagai pegawai penerima di ruang
(column) 15 kepada Bahagian I Seksyen 3 inventori pesawat terbang dan memenuhi
ruang (column) 13 dan 14 nombor dan tarikh baucar dimana pesawat terbang
diambilkira (BOC).

32. BAT L 147 hendaklah diambil tindakan mengikut prosedur di Bahagian 2
Seksyen 18 dan satu salinan BAT M 3118 berserta inventori pesawat terbang dan
salinan pendua BAT L 147 diserahkan kepada ketua flait/seksyen yang mana
seterusnya akan meneliti dari senarai alatan berkurangan yang ada padanya dan
menentukan bahawa inventori pesawat terbang sudah dipinda di mana perlu dan
BAT M 3118 dikemaskini dengan betul. Pegawai yang memeriksa dikehendaki
menyiapkan sijil pemindahan dengan menandatangani ruang (column) 16 kepada
Bahagian I Seksyen 3 inventori pesawat terbang. Inventori pesawat terbang dan
BAT M 3118 disimpan oleh ketua flait atau seksyen dan memulangkan salinan
pendua BAT L 147 ke SCAF setelah siap ditandatangani sebagai akuan
penerimaan.

33. Baucar permohonan dan pengeluaran dalaman hendaklah dipraktiskan jika
terdapat kekurangan yang dilaporkan semasa penerimaan pesawat terbang.
Permohonan BAT L 147 untuk alatan yang disenaraikan dalam Bahagian II kepada
inventori pesawaterbang hendaklah dicatatkan "For BAT M 3118 Action".
Permohonan BAT L 147 untuk alatan yang tidak disenaraikan dalam Bahagian II
inventori pesawat terbang hendaklah dicatatkan "Not For BAT M 3118 Action" dan
hendaklah dirujuksilang kepada baucar penerimaan di mana pesawat terbang
diambilkira (BOC). Pegawai Materiel dikehendaki mencatatkan maklumat semua
permohonan tertangguh dan menentukan permohonan tersebut diberi perhatian dan
diambil tindakan yang sewajarnya.

227
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

PEMBAIKAN DAN PEMBUATAN ALATAN

RUJUK:

A. PU 4301 BAHAGIAN 3 SEKSYEN 21

AM

1. Unit-unit adalah bertanggungjawab menentukan segala peralatan di bawah
naungan sentiasa dalam keadaan selesa dan boleh guna.

2. Tatacara mengenai pentaksiran alatan adalah terkandung di dalam Bahagian
3 Seksyen 20.

3. Peraturan ini menetapkan prosedur untuk pembaikan atau pembuatan alatan
di woksyop unit di bawah jagaan Cawangan Kejuruteraan dan adalah tertakluk
kepada syarat-syarat berikut:

a. Hanya alatan unit yang tidak dapat diperolehi melalui saluran
Kerajaan/ATM/TUDM dan dalam kemampuan/kemahiran unit boleh diperbuat
di woksyop unit.

b. Perkakas-perkakas yang biasa disediakan oleh JKR tidak dibenarkan
diperbuat di woksyop unit.

c. Alatan untuk pesawat terbang hanya boleh diperbuat di woksyop unit
yang berkelayakan berbuat demikian tetapi dengan kebenaran MTU-
Kejuruteraan terlebih dahulu.

d. Rekabentuk mestilah menepati penentuan yang asal atau yang
diluluskan.

4. Segala pembaikan atau pembuatan hendaklah dipesan melalui borang
pesanan BAT M 3011 (Pesanan Untuk Ujian/Pembaikan/Pembuatan Dalam Unit)
mengikut aturcara yang dijelaskan.

5. Keperluan pembuatan oleh seksyen hendaklah dimajukan mengikut tatacara
permohonan (lihat Bhg. 2 seksyen 18) ke SCAF untuk urusan dengan woksyop unit
mengikut tatacara ini. Ruang dalam Demand Detail yang berkenaan hendaklah
dicatatkan bahawa jika alatan seterusnya tidak diperolehi melalui sumber
perkhidmatan, pembuatan tempatan adalah dicadangkan dan disertai dengan
pelan/lukisan, spesifikasi dan/atau contoh jika ada.

PEMBAIKAN

6. BAT M 3011 hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan oleh pegawai/PTTK
SCAF. Setiap pesanan hendaklah didaftarkan ke dalam daftar BAT M 3011. Ketiga-
tiga salinan kemudian dimajukan kepada KCK untuk kelulusan terlebih dahulu.

228
TERHAD

TERHAD

Setiap pesanan untuk kerja-kerja pembaikan hendaklah menjelaskan tentang

keperluannya dan memberikan butir-butir terperinci alatan untuk

pembaikan, keadaan dan jenis kerosakan/kecacatan.

7. Pesanan yang diluluskan oleh KCK akan dimajukan kepada pegawai penjaga
woksyop yang akan mencatatkan pada semua salinan tarikh kerja dapat dimulakan.
Woksyop akan menyimpan salinan asal dan kedua dan kembalikan salinan ketiga
kepada SCAF untuk rujukan. Pesanan yang tidak diluluskan akan dipulangkan ke
SCAF dengan alasan penolakannya.

8. Pada tarikh kerja akan bermula pegawai/PTTK SCAF hendaklah
mengaturkan untuk alatan berkenaan dimajukan kepada wokysop diiringi dengan
salinan no. 3 BAT M 3011 bersama picking list. Pegawai/woksyop akan
memperakukan penerimaan alatan pada salinan ketiga yang akan disimpan oleh
SCAF sebagai rekod dan melakukan tindakan acknowledge receipt dalam SPKB.

9. Apabila selesainya kerja-kerja pembaikan tarikh selesainya akan dicatatkan
kepada salinan asal dan pendua oleh pegawai penjaga woksyop dan akan
memindakan keadaan alatan selepas pembaikan ke atas label yang berkenaan.
Alatan berkenaan kemudian akan dipulangkan kepada pegawai/PTTK SCAF disertai
dengan salinan asal BAT M 3011.

10. Setelah penerimaan alatan selepas pembaikan di woksyop unit, BAT M 3011
berkenaan hendaklah direkod dan tindakan memasukkira perlu dilakukan mengikut
tatacaranya. Nombor penerimaan hendaklah dicatatkan pada salinan no. 3 BAT M
3011. Kedua-dua salinan BAT M 3011 hendaklah ditandatangani oleh
pegawai/PTTK SCAF dan salinan no. 3 akan dimajukan kepada woksyop sebagai
pengesahan penerimaan oleh Cawang Materiel.

11. Pegawai woksyop hendaklah mencatatkan nombor baucar kepada salinan
pendua BAT M 3011, kemaskinikan sijil keadaan pada salinan no. 3 dan majukan
salinan pendua kepada SCAF.

12. Di SCAF salinan asal dan kedua BAT M 3011 hendaklah dicantumkan,
dibandingkan, diskrutini dan difailkan mengikut susunan yang dipraktikkan.
Sebarang perselisihan jika timbul, hendaklah disiasat dan diselaraskan dengan
memuaskan.

PEMBUATAN

13. BAT M 3011 hendaklah diuruskan mengikut perenggan 6 dan 7. Alatan
untuk pembuatan yang telah diluluskan permohonannya akan bertukar status
kepada bakal masuk (Reserved) dalam SPKB. Apabila selesainya kerja-kerja
pembuatan, tarikh penyelesaiannya akan dicatatkan kepada salinan asal dan kedua
BAT M 3011 oleh pegawai penjaga woksyop. Alatan berkenaan diserahkan kepada
pegawai/PTTK SCAF disertai dengan salinan asal BAT M 3011.

14. Setelah penerimaan alatan selepas pembuatan di woksyop unit, BAT M 3011
berkenaan hendaklah didaftarkan sebagai baucar penerimaan (RV) selaras dengan
aturcara yang diamalkan dan alatan diserahkan perlu dimasukkira ke dalam SPKB.
Nombor RV hendaklah dicatatkan pada salinan no. 3 BAT M 3011. Kedua-dua
salinan BAT M 3011 hendaklah ditandatangani oleh pegawai/PTTK SCAF dan

229
TERHAD

TERHAD
salinan no. 3 akan dimajukan kepada woksyop sebagai pengesahan penerimaan
oleh Cawang Materiel.
15. Pegawai woksyop hendaklah mencatatkan nombor baucar kepada salinan
pendua BAT M 3011, kemaskinikan sijil keadaan pada salinan no. 3 dan majukan
salinan pendua kepada SCAF.
16. Di SCAF salinan asal dan kedua BAT M 3011 hendaklah dicantumkan,
dibandingkan, diskrutini dan difailkan mengikut susunan yang dipraktikkan.
Sebarang perselisihan jika timbul, hendaklah disiasat dan diselaraskan dengan
memuaskan.
17. Alatan yang diperbuat oleh woksyop unit hendaklah dikelaskan A, B atau C
selaras dengan peraturan dalam Bhg. 2 Seksyen 4 sebelum dikeluarkan kepada
pemohon.

230
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

URUSAN DAN KAWALAN ALATAN KIT UBAHSUAI

RUJUK:

A. PU 4101 – Bahagian 3 Seksyen 10.

PENDAHULUAN

1. Peraturan ini hendaklah dibaca dan dipraktikkan bersama-sama:

a. Manual Kejuruteraan Tentera Udara Jil 1 Bahagian 4 Risalah No. 8.

2. Pengubahsuaian terhadap sesuatu pesawat terbang, komponen-komponen,
alatan teknikal dan lain-lain kelengkapan udara adalah satu proses pengubahsuaian
kepada sesebuah alatan asal atau melengkapkan alatan yang baru yang bertujuan
mempertingkatkan tahap kebolehan dan keberkesanan alatan-alatan yang berkaitan
itu. Perlaksanaan setiap pengubahsuaian yang telah diluluskan merupakan satu
perkara yang amat utama/penting tidak kira jenis ubahsuaian apa yang terlibat.

3. Tanpa pengawalan dan pengawasan yang rapi ke atas peruntukan, perolehan
dan pengedaran, perlaksanaan serta keberkesanan pengubahsuaian tersebut bukan
sahaja akan mengalami kelewatan bahkan risiko yang bakal mengancam operasi
pesawat terbang dan kelengkapan-kelengkapan yang berkenaan. Oleh yang
demikian, adalah penting bahawa setiap ubahsuaian diurus dengan rapi untuk
dilaksanakan secepat mungkin mengikut peraturan dan keutamaan yang telah
disyorkan untuk menentukan ‘state of the art’ kelengkapan-kelengkapan berkaitan
sentiasa kekal bagi memastikan operasi TUDM berjalan dengan selamat dan
ekonomis dari segi pengurusan, penggunaan dan penyelenggaraan kelengkapan
tersebut.

4. Peraturan ini bertujuan untuk membentangkan implikasi daripada segi
tindakan logistik akibat memperkenalkan sesuatu ubahsuaian. lanya menetapkan
proses untuk membentangkan kelulusan dan pengisytiharan pengubahsuaian dan
aturcara untuk memperolehi, mengakaun dan mengeluarkan kit ubahsuai
(modification kits) kepada unit-unit.

KAWALAN PENGUBAHSUAIAN

5. Kelulusan dan kawalan pengubahsuaian adalah di bawah bidang kuasa
Jawatankuasa Pengubahsuaian Pesawat atau Aircraft Modification Committee
(AMC) di bawah naungan MTU. Jawatankuasa berkenaan akan bermesyuarat dari
masa ke masa untuk membahas dan meluluskan cadangan pengubahsuaian
daripada 'aircraft and component manufacturers', operator-operator yang lain dan
TUDM sendiri. Semua cadangan akan diterima dan dikaji oleh pegawai-pegawai
pakar tertentu dan kemudian diusulkan dalam AMC. Memandangkan sebarang
keputusan akan melibatkan keperluan wang dan alatan tertentu, PS 1 Beli dan PS 1
Belanjawan turut dilantik menyertai jawatankuasa tersebut.

231
TERHAD

TERHAD

PROSES CADANGAN UBAHSUAIAN OLEH UNIT-UNIT

6. Apabila sesuatu ubahsuaian difikirkan perlu oleh unit-unit TUDM, tindakan
seperti berikut akan diambil:

a. Memajukan cadangan ubahsuaian seperti di Kembaran A kepada
MTU-Kejuruteraan (UP: AMC).

b. Cadangan yang mendapat sokongan akan dibentangkan dalam AMC
untuk kelulusan dan seterusnya menjalankan ujian percubaan atau “Trial
Installation”.

c. Arahan percubaan akan dikeluarkan kepada unit berkenaan untuk
menjalankan percubaan.

d. Setelah tamat percubaan, unit hendaklah mengemukakan laporan
percubaan bersama-sama draf arahan pengubahsuaian kepada MTU untuk
kelulusan oleh AMC.

PERLAKSANAAN DAN PEMASANGAN UBAHSUAIAN

7. Semua pengubahsuaian hanya akan dilaksanakan dan dipasangkan setelah
diluluskan oleh AMC melalui Arahan Pengubahsuaian mengikut keutamaan dan
kelasifikasi ubahsuaian yang ditetapkan.

8. Pengubahsuaian yang tidak meliputi operasi pesawat terbang akan
dikeluarkan seperti di Kembaran B, dalam kertas putih. Pengubahsuaian yang
meliputi operasi pesawat terbang akan dikeluarkan seperti di Kembaran C, dalam
kertas merah jambu. Dalam hal ini 'modification notification to aircrews' juga akan
dikeluarkan bersama untuk dimasukkan ke dalam setiap BAT M 3053 (Aircraft
Servicing Form) yang berkenaan apabila perlaksanaan/ pemasangan dilakukan.

9. Semua pengubahsuaian yang telah dilaksanakan hendaklah direkodkan
mengikut nombor ubahsuai, misalnya RMAF/MOD/ALOUETTE/6/92, dalam
dokumen-dokumen tertentu.

10. Satu laporan hendaklah dimajukan kepada MTU melalui Markas Formasi
mengenai semua perlaksanaan pengubahsuaian oleh unit.

PENGURUSAN ALATAN UBAHSUAI

11. Setiap arahan pengubahsuaian menetapkan keutamaan implementasi serta
memberi butir-butir alatan yang diperlukan. Adalah penting setiap peringkat anggota
logistik yang terlibat dalam urusan alatan ubahsuaian membaca dan memahami
arahan serta tindakan yang perlu diambil.

232
TERHAD

TERHAD

12. Memandangkan setiap ubahsuaian mempunyai kepentingan seperti diulaskan
di perenggan 2 hingga 4, adalah mustahak bahawa perolehan dan pengeluaran
alatan yang berkenaan adalah selaras dengan keutamaan yang telah ditentukan
oleh AMC. Ini bermaksud bahawa pembelian hendaklah dilakukan secara utama.
Oleh yang demikian, MATRA adalah bertanggungjawab mengenai segala urusan
pembelian, penerimaan, pemeriksaan, pembentukan kit ubahsuai (modification
sets/kits) dan seterusnya mengeluarkan kepada unit yang berkenaan mengikut
keutamaan setiap ubahsuaian.

PUSAT UBAHSUAI

13. Sebuah Pusat Ubahsuai adalah ditubuhkan di bawah naungan MATRA untuk
membolehkan segala pengendalian alatan ubabsuai, pembentukan sets/kits
ubahsuaian dan
pengedaran kepada unit secara berpusat. Pusat ini dianggotai oleh anggota
Kejuruteraan serta Materiel dan ditubuhkan di bawah bidangkuasa Ketua Cawang
Kejuruteraan MATRA.
Tanggungjawab Pusat Ubahsuai merangkumi perkara-perkara berikut:

a. Menerima setiap arahan pengubahsuaian yang dikeluarkan oleh AMC
dan mengawal setiap pengubahsuaian sehingga pengeluarannya.

b. Berhubung rapat dan mengawasi pembelian dan penghantaran semua
alatan ubahsuai menurut keutamaan.

c. Penerimaan, pengawetan, pengeluaran dan perakaunan semua alatan
ubahsuai.

d. Pembentukan sets/kits ubabsuai dan pengeluaran kepada unit
mengikut keutamaan perlaksanaan.

e. Menyimpan rekod untuk pertukaran, 'assembly' dan pengeluaran
semua pengubahsuaian.

f. Menyediakan penyata RMAF Stat 34 setiap bulan mengikut
arahan semasa.

14. Pusat Ubahsuai dibenarkan berhubung terus dengan pihak AMC mengenai
segala perkara biasa (routine) sementara. Segala perkara daripada segi dasar
hendaklah dikemukakan melalui Markas Logistik Udara.

PERUNTUKAN

15. Setiap ubahsuaian yang telah diluluskan akan dimajukan kepada pegawai
pakar di Markas Formasi yang berkenaan. Sekiranya senarai alatganti tidak dapat
dipastikan dalam arahan ubahsuaian, pegawai pakar yang berkenaan akan
mempastikan alat-alat yang diperlukan untuk setiap ubahsuaian yang telah
diluluskan. Dua (2) salinan senarai alatganti itu akan dimajukan melalui pejabat TKS

233
TERHAD

TERHAD

Log kepada MATRA (UP: Pusat Ubahsuai dan Cawangan Kawalan Sistem) untuk
urusan perolehan.

16. Senarai alatganti yang diterima di MATRA akan diambil tindakan seperti
berikut:

a. Di Cawang Kawalan Sistem.

(1) Menyediakan satu fail bagi setiap pengubahsuaian mengikut
nombor pengubahsuaian untuk mengumpul dan mengawasi segala
perkembangan setiap masa.

(2) Membuat semakan stok 'stock check' atas semua alatan.

(3) Alatan yang mempunyai stok yang cukup/berlebihan hendaklah
dikeluarkan kepada Pusat Ubahsuai.

(4) Majukan senarai alatan yang kedudukan stok kurang
mengizinkan dan perlu pembelian kepada:

(a) Jabatan Urusan Pembelian untuk alatan bukan FMS.

(b) MTU-Pero untuk pembelian alatan FMS.

(5) Memaklumkan kepada Pusat Ubahsuai alatan yang dibuat
pengeluaran 'ex-stock' dan alatan yang dibuat pembelian.

(6) Ambil tindakan bakal masuk dan bakal keluar terhadap alatan
yang tidak dapat dikeluarkan 'ex-stock'.

b. Di Pusat Ubahsuaian:

(1) Menyediakan fail untuk setiap pengubahsuaian mengikut
nombor pengubahsuaian untuk mengawasi perkembangan setiap
masa.

(2) Memeriksa senarai-senarai alatan yang diproseskan oleh
Cawangan Kawalan Sistem.

(3) Menentukan semua alatan pengeluaran ‘ex-stock’ dibuat
pengeluaran dengan segera.

(4) Menerima, memeriksa dan menyimpan secara 'bonded' dengan
baik ke atas semua alatan yang telah dibuat pengeluaran mengikut
keutamaan ubahsuaian.

(5) Berhubung dan membuat gesaan terhadap alatan yang masih
234

TERHAD

TERHAD

terbengkalai.

(6) Menyiapkan (assemble) sets/kits ubahsuai.

(7) Buat pengeluaran sets/kits ubabsuaian yang telah siap mengikut
keutamaan.

(8) Menerima dan menyiasat sebarang laporan selisihan atau
sebarang kesulitan, mengenai sets/kits ubahsuaian.

(9) Berhubung rapat dengan AMC dan staf pakar mengenai
sebarang perubahan dan nasihat Cawangan Kawalan Sistem dan
Jabatan Urusan Pembelian MATRA.

(10) Mengadakan laporan perkembangan/kedudukan setiap
ubahsuai dari masa ke semasa.

c. Di Jabatan Urusan Pembelian (MATRA).

(1) Membuat ‘sourcing’ ke atas senarai alatan yang telah diterima
dari Cawangan Kawalan Sistem.

(2) Membuat pembelian dan tentukan penghantaran (delivery)
dicapai mengikut keutamaan setiap pengubahsuaian.

(3) Memaklumkan butir-butir pesanan dan penghantaran kepada
Cawangan Kawalan Sistem dan Pusat Ubahsuai.

(4) Buat gesaan terhadap penghantaran yang terbengkalai.

(5) Melaporkan serta merta kepada Pegawai Memerintah,
Cawangan Kawalan Sistem dan Pusat Ubahsuai mengenai sebarang
perkara yang kritikal yang berkemungkinan akan melambatkan
penghantaran dan seterusnya perlaksanaan sesuatu pengubahsuaian
yang penting.

(6) Menyimpan rekod yang lengkap dan kemaskini mengenai
penglibatan kos/perbelanjaan terhadap setiap pengubahsuaian
(termasuk pembelian oleh MTU-Pero).

17. Bagi alatan FMS, pembelian akan diuruskan oleh MTU seperti berikut:

a. Membuat 'sourcing' dan pembelian semua alatan FMS yang
dicadangkan oleh MATRA (lihat perenggan 16a (4b).

b. Memaklumkan butir-butir perolehan kepada Cawang Kawalan Sistem
dan Pusat Ubahsuai MATRA.

c. Mengawasi jadual penghantaran dan memaklumkan kepada MATRA.

d. Melaporkan serta merta kepada Cawang Kawalan Sistem dan Pusat
235

TERHAD

TERHAD

Ubahsuai MATRA mengenai sebarang perkara yang kritikal yang
berkemungkinan akan melambatkan penghantaran dan seterusnya
perlaksanaan sesuatu pengubahsuaian yang penting.

e. Menyimpan rekod yang lengkap dan kemaskini mengenai penglibatan
kos/perbelanjaan terhadap setiap pengubahsuaian.

PENGELUARAN DAN PERAKAUNAN

18. Pengeluaran kit ubahsuaian kepada unit-unit yang berkenaan akan dibuat
mengikut keutamaan oleh Pusat Ubahsuai secara perintah pengeluaran [Issue Order
(I.0)].

19. Pengeluaran kit ubahsuaian yang tidak lengkap atau pengeluaran alatan
individu tidak dibenarkan sama sekali kecuali dengan kelulusan terlebih dahulu atas
sebab-sebab tertentu. Pusat Ubahsuai dikehendaki mendapatkan kelonggaran ini
dengan justifikasi yang lengkap.

20. Unit-unit hendaklah memperakui penerimaan setiap set/kit ubahsuaian dari
MATRA melalui contoh proforma di Kembaran D.

21. Semua kit ubahsuaian hendaklah diambilkira ke dalam lejar akaun (BAT L
3014) unit mengikut nombor ubahsuaian dengan menggunakan D of Q 'set' atau 'kit'.

22. Semua kit ubahsuaian hendaklah disimpan secara 'bonded' dan berasingan
dari alatan yang lain.

23. Pengeluaran alatan daripada kit ubahsuaian untuk tujuan lain adalah dilarang
sama sekali.

24. Pengeluaran alatan ubahsuai kepada Cawang Kejuruteraan hendaklah
mengikut aturcara dalam SPKB. Pengeluaran dikehendaki menunjukkan, arahan
pengubahsuaian atau arahan pengeluaran, nombor daftar pesawat terbang atau
nombor pengenalan bagi alatan yang perlu diubahsuaikan.

25. Perlaksanaan/pemasangan setiap ubahsuaian hendaklah dicatatkan ke
dalam dokumen-dokumen yang terlibat, misalnya BAT M 3053, aircraft inventory
BAT M 3118.

26. Ubahsuaian yang perlu dilaksanakan semasa rawatan berjadual (schedule
servicing) tertentu, sekiranya belum dikeluarkan, boleh dimasukkan dalam senarai
keperluan untuk rawatan itu. Butir-butir ubahsuaian hendaklah dicatatkan dengan
jelas.

236
TERHAD

TERHAD
27. Alatan yang menjadi usang, berlebihan atau tidak berguna akibat
perlaksanaan sesuatu ubahsuaian hendaklah dipulangkan ke Cawang Materiel
dengan aturcara pemulangan. Sebab-sebab pemulangan hendaklah dinyatakan
dengan jelas. Semua alatan seperti itu hendaklah dikategorikan dan dilabelkan
dengan betul seperti alatan lain. KCM hendaklah mengambilkira alatan-alatan yang
berkenaan mengikut aturcara perakaunan semasa. Alatan sedemikian hendaklah
diuruskan seperti alatan biasa yang lain.
28. Unit-unit hendaklah menyimpan rekod yang kemaskini bagi semua
pengubahsuaian yang melibatkan sesebuah unit. Sebarang kekurangan atau
kesulitan mengenai alatan yang terlibat hendaklah dilaporkan segera kepada Pusat
Ubahsuai MATRA dan dimaklumkan kepada Markas Pemerintahan Bantuan Udara.
Di mana keadaannya akan menjejaskan perlaksanaan rancangan pengubahsuaian
yang tertentu, pihak Markas Pemerintahan Bantuan Udara hendaklah memajukan
satu laporan dengan syor mengenainya kepada AMC dengan segera untuk
keputusan sewajarnya.

237
TERHAD

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

URUSAN ALAT DAN ALATGANTI UNTUK
SISTEM RADAR PERTAHANAN UDARA

RUJUK:

A. PU 4101 BHG 1 SEKSYEN 36

PENDAHULUAN

1. Peraturan ini menetapkan tatacara mengenai aspek-aspek urusan logistik ke
atas Sistem Radar Pertahanan Udara. Ianya perlu dibaca bersama dengan:

a. Arahan Kejuruteraan Tentera Udara (AKTU).

b. PU 3201.

c. Peraturan-peraturan yang lain yang berhubungkait seperti disebutkan
di dalamnya.

SISTEM RADAR PERTAHANAN UDARA

3. Rekabentuk. Tiap-tiap sistem radar tersebut mengandungi dua jenis radar
iaitu L-Band Surveillance Radar dan C-Band Height Finder. Sebagai tambahan,
alat-alat bantuan seperti Display Console, alatan perhubungan VHF dan UHF
dilengkapkan dalam bentuk kabin. Radar-radar tersebut biasanya beroperasi
menggunakan kuasa letrik yang biasa, akan tetapi juga dapat beroperasi dengan
menggunakan kuasa sendiri, jika perlu, khususnya semasa deployment menerusi
janakuasa diesel jenis heavy duty. Sistem tersebut direkabentuk untuk dipasang
dengan cepat dan digerakkan melalui jalanraya atau diangkut dengan helikopter.

4. Kemampuan. Radar-radar tersebut mempunyai kemampuan untuk
mengesan pesawat terbang-pesawat terbang yang menyerang pada ketinggian yang
melebihi paras horizon radar dengan jarak lebih dari 200 batu. Terdapat enam
posisi kawalan dari mana pemintasan boleh dibuat ke atas jarak jauh 150 batu
daripada Pusat Pertahanan Udara. Kecekapan komunikasi merangkumi kawasan
lebih jauh daripada kawasan operasi biasa Pusat berkenaan. Setiap unit radar
adalah autonomas, mobile dan boleh dideploy melalui jalanraya atau udara.

5. Penyelenggaraan. Setiap pusat mempunyai fasilitas dan kemampuan untuk
menjalankan penyelenggaraan ke tahap barisan ketiga. Penyelenggaraan yang di
luar kemampuan Pusat atau TUDM akan dijalankan oleh kontraktor yang dilantik
ataupun pembuat sistem berkenaan.

ALATAN DAN ALATGANTI

238
TERHAD

TERHAD

6. Semua alatan, termasuk 'major assemblies', komponen dan alatganti yang
digunakan dalam sistem radar terdapat di dalam PU 3201. Ketua Cawang Materiel
(KCM) dikehendaki mendapatkan penerbitan tersebut untuk rujukan.

TATACARA PERUNTUKAN

7. Tatacara peruntukan untuk alatan dan alatganti untuk sistem radar adalah
sama dengan tatacara peruntukan yang berkuatkuasa bagi alat dan alatganti yang
lain di dalam TUDM, kecuali bagi alatan elektronik valve yang akan mengikut
tatacara seperti perenggan 8 hingga 12.

PERUNTUKAN ELEKTRONIK VALVE

8. Skala. Valve-valve tersebut adalah penting untuk fungsi radar-radar
berkenaan. Tanpa valve-valve ini fungsi dan keberkesanan radar-radar berkenaan
akan turun dan mengakibatkan ruang angkasa terancam. Valve-valve
tersebut adalah amat sensitif, mempunyai hayat, mudah rosak (malfunction),
berharga tinggi dan tidak dapat dipulihkan. Untuk menjamin valve-valve berkenaan
sentiasa ada apabila diperlukan, setiap PPU diperuntukkan pegangan simpanan 50
% daripada bilangan setiap jenis valve yang dipasang pada radar-radar tersebut
untuk kecacatan, 'random unserviceabilty' dan kelewatan dalam penghantaran
penggantian. Senarai valve-valve dan butir-butir hayat dan skala simpanan terdapat
di Kembaran A. Sebagai langkah ekonomikal, MATRA tidak akan menyimpan stok
bagi valve-valve yang berkenaan.

9. Kawalan. Tiap-tiap PPU hendaklah menentukan simpanan valve-valve
berkenaan dikawal dengan rapi supaya dapat penggunaan dengan optimum dan
berfaedah. Hayat valve-valve dalam penggunaan hendaklah direkod dan sentiasa
diawasi dengan baik. Setiap valve yang baru diterima hendaklah
dipasang serta merta dan digunakan selama 100 jam sebelum dimasukkan ke dalam
simpanan. Ini kerana untuk menikmati jaminan (waranti) sepenuhnya ke atas valve-
valve berkenaan atas pengalaman dan kepercayaan bahawa 90% daripada valve-
valve yang baru akan mengalami kegagalan dalam tempuh 100 jam yang pertama.
Valve-valve baru yang mengalami kerosakan/kecacatan dalam tempoh tersebut
hendaklah dipulangkan serta merta untuk tuntutan penggantian atas waranti.

10. Rancangan Penggantian. Valve-valve elektronik tidak boleh diperbaiki dan
perlu digantikan apabila tamat hayatnya. Untuk memastikan penggantian valve-
valve dapat dilakukan mengikut kehendak, setiap PPU dikehendaki mengaturkan
rancangan tahunan untuk penggantian semua valve elektronik bagi tahun
berikutnya. Rancangan tersebut hendaklah dihantar melalui Kembaran B kepada
MATRA untuk sampai selewat-lewatnya pada 15 Julai setiap tahun. Rancangan
penggantian ini hendaklah berpandukan faktor-faktor berikut:

a. Tempoh hayat penggunaan seperti disyorkan di dalam Kembaran A.

b. Bilangan valve dalam tiap-tiap sistem radar.

c. Kadar penggunaan/operasi 80 jam setiap valve dalam seminggu.

239
TERHAD

TERHAD

11. Kecacatan dan Waranti. Semua valve elektronik adalah dijamin oleh
pembuat. Bagi valve-valve yang kecil, murah dan tidak bernombor siri, jaminan biasa
adalah untuk 6 bulan daripada tarikh penghantaran. Valve-valve yang besar, mahal
dan mempunyai nombor siri masing-masing, umpama Magnetrons, Klystron dan
lain-lain, tempoh jaminan adalah mengikut hayat filamen (filament life). Valve-valve
berkenaan tertakluk kepada 2 jenis waranti iaitu:

a. Guaranteed Life. Hayat yang dijamin oleh pembuat (lihat Kembaran A
ruang c). Sekiranya ia gagal dalam tempoh jaminan, tuntutan waranti boleh
dibuat terhadapnya.

b. Expected Life. Jangkamasa penggunaan lebih daripada guaranteed
life tanpa berlaku kerosakan/kecacatan (malfunction), (lihat Kembaran A
ruang d).

LAPORAN CACAT

12. Segala laporan cacat hendaklah mematuhi tatacara dalam AMU Bahagian 1
Seksyen 28. Bagi valve-valve yang mengalami kerosakan/kecacatan yang tidak
dijangkakan (unexpected failure) sebelum mencapai tempoh hayat
penggunaan hendaklah dipulangkan dengan segera ke MATRA untuk membolehkan
prosesan tuntutan waranti dikemukakan mengikut jangkamasa yang ditetapkan.
Sebarang kecacatan disebabkan faulty material atau faulty workmanship akan
diganti oleh pembekal/kontraktor yang berkenaan mengikut syarat-syarat kontrak.

PERAKAUNAN

13. Segala tindakan perakaunan hendaklah diambil mengikut tatacara
perakaunan yang berkuatkuasa ke atas alatan-alatan lain TUDM. Perakaunan bagi
sistem, sub-sistem dan lain-lain assembli akan dilakukan secara sistem inventori
yang akan disediakan oleh MATRA. Unit-unit hendaklah menentukan setiap perkara
yang berkaitan dicatatkan dalam inventori dan setiap inventori berkenaan sentiasa
dalam keadaan kemaskini.

PENGSTORAN

14. Segala tatacara dalam PU 4301 termasuk peraturan-peraturan khas yang
disyorkan atas alat-alat tertentu mestilah dipatuhi setiap masa. Memandangkan
betapa sensitifnya alat-alat radar tersebut, adalah diingatkan bahawa sebarang
kegagalan dalam perkara ini akan melibatkan kerosakkan kepada alat-alat
berkenaan seterusnya kejadian ROA dan kerugian kepada Kerajaan.

PEMBAIKAN

15. Pembaikan komponen dan alat-alat ke peringkat barisan ketiga akan
dikendalikan oleh setiap PPU sendiri. Pembaikan yang diluar kemampuan unit
tetapi dalam kemampuan unit yang lain akan diuruskan mengikut tatacara SUFFIX K
selaras dengan AMU Bahagian 1 Seksyen 22. Komponen dan alat-alat
untuk pembaikan kontraktor hendaklah dipulangkan kepada MATRA untuk urusan
mengikut AMU Bahagian 1 Seksyen 26.

240
TERHAD

TERHAD PU 4101

ARAHAN MATERIEL UDARA

BAHAGIAN 1 KEMBARAN A KEPADA
SEKSYEN 36

TENTERA UDARA DIRAJA MALAYSIA

SENARAI VALVE ELECTRONIK SISTEM RADAR

Bil Part No * Kod Jangkaan Kuantiti Kelas Kuantiti
Jaminan Hayat Dipasang Skala
Hayat Setiap Simpanan

Satu

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g)

1. BS 856 F2 2,500 1 +A 1
2. BS. 872 F2 5,000 2 +A 1

3. CV. 4020 V8 10,000 6 B 3
4. CV. 4028 V5 10,000 6 B 3
5. CV. 4048 V8 10,000 12 B 6
6. CV. 4066 V8 10,000 9 B 4

7. CX. 1180 L3 4,500 3 +A 1
8. D13-51/ GH/26 T4 4,500 3 +A 1
9. D13-51/ T14/26 T4 4,500 3 +A 1
10. GX. 432 F2 2,500 3 +B 1

11. GX. 436 F2 2,500 4 +B 2
12. GX. 437 F2 2,500 4 +B 2
13. M5032Q E6 1,500 1 +A 1
14. M. 5051 G1 2,500 1 +A 1

15. M. 5052 G1 2,500 1 +A 1
16. SRU. 4438 A1 4,000 1 +A 1
17. SZ. 52A A4 2,500 2 +A 1
18. M. 105-14 U3 9,000 7 B 3

19. 16B/48H2M W2 5,000 7 +A 3
20. ZP. 1018 F8 5,000 1 +A 1
21. 6229 U3 6,000 1 +A 1
22. 7587 W3 5,000 6 B 3

23. 7895 W3 8,000 3 B 1

* Untuk butir-butir jaminan lihat katalog pembuat.
+ Valve-valve utama yang mempunyai nombor siri.

241

TERHAD PU 4101

ARAHAN MATERIEL UDARA

BAHAGIAN 1 KEMBARAN B KEPADA
SEKSYEN 36

TENTERA UDARA DIRAJA MALAYSIA

RANCANGAN PENGGANTIAN MANDATORI VALVE-VALVE
ELEKTRONIK SISTEM RADAR

JANGKAMASA 1 JANUARI …….. KE 31 DISEMBER ……….

UNIT …………………………….. TARIKH ………………………

Valve Part No Kuantiti Skala/ Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogos Sep Okt Nov Dis Jumlah Catitan
Dipasang Stok Keperluan
Tahunan

1. 1 1/1 1 12
MAC/M5032Q

Tandatangan : …………………………..
Nama : …………………….……………..
Pangkat : ……………….………………..

242

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

PENGURUSAN STOK TIDAK AKTIF, TIDAK BERGERAK DAN USANG

RUJUK:

A. PU 4101 BAHAGIAN 1 SEKSYEN 52

PENDAHULUAN

1. Kewujudan Stok Tidak Aktif, Tidak Bergerak dan Stok Usang (STA, STB dan
Stok Usang) ini adalah merugikan kerana ianya mengambil ruang stor dan juga
mengambil masa pihak pengurusan serta pekerja stor untuk mengendalikannya.

TUJUAN

2. Tujuan arahan ini dikeluarkan adalah untuk menetapkan beberapa garis
panduan berhubung dengan pengurusan STA, STB dan Stok Usang supaya urusan
dapat dikendalikan dengan lebih teratur serta dapat mengurang atau menghindarkan
STA, STB dan Stok Usang dari berlaku di dalam TUDM.

TAKRIF

3. a. Stok Tidak Aktif (STA). STA adalah barangan, komponen atau
alatganti yang bergerak perlahan dan kurang daripada satu dalam kadar
pusingan setahun untuk tempoh 5 tahun.

Kadar Pusingan Setahun = Jumlah Pengeluaran Setahun

----------------------------------------------------

Stok Awal Tahun + Stok Akhir Tahun / 2

Kadar Pusingan Setahun yang kurang daripada 1 untuk tempoh 5 tahun
adalah STA.

b. Stok Tidak Bergerak (STB). STB pula adalah barang, komponen
atau alatganti yang tidak bergerak dalam tempoh 5 tahun.

c. Stok Usang (Dead Stok). Stok Usang ditakrifkan sebagai barangan,
komponen atau alatganti yang tidak digunakan yang mana peralatan induk
atau sistem telah dilucutkan tauliah atau tamat perkhidmatan atau usang
(tamat tempoh hayat).

MENGENAL PASTI STA, STB DAN STOK USANG

4. Pengenalpastian terhadap STA, STB dan Stok Usang hendaklah dijadikan
satu amalan yang berterusan melalui sistem pentadbiran yang sedia wujud . Perlu
diingatkan barangan, komponen dan alatganti STA, STB dan Stok Usang juga perlu
dimasukkira dan dilokasikan ke dalam Pangkalan Data SPKB walaupun stok ini telah

243
TERHAD

TERHAD

diasingkan dari Stok Aktif. Data ini penting untuk mengelak dari berlaku keciciran
maklumat sekiranya ada keperluan permohonan dari pasukan lain. STA, STB dan
Stok Usang boleh dikenalpasti melalui aktiviti-aktiviti berikut:

a. Pemeriksaan Unit. Melalui pemeriksaan-pemeriksaan ini, unit boleh
mengenalpasti setiap barangan, komponen atau alatganti yang tidak aktif,
perlahan atau tidak pernah dibuat pengeluaran. Jangka waktu kegunaan
hendaklah dilaporkan dengan jelas. Pemeriksaan di pasukan lazimnya
dijalankan menerusi:

(1) Semak Stok. Mengikut jadual yang ditetapkan oleh unit.
Semak stok juga boleh dilakukan apabila berlaku pertukaran Pegawai
Memerintah atau Ketua Cawang Materiel atau PTT Kanan Stor.

(2) Pemeriksaan Khas. Dilaksanakan selepas berlakunya
bencana seperti banjir, kebakaran atau sebagaimana diarah oleh
Pegawai Memerintah atas permasalahan tertentu dari masa ke
semasa.

Umumnya dalam apa jua bentuk pemeriksaan yang dijalankan,
kesempatan mengenalpasti STA, STB dan Stok Usang perlu diambil
perhatian.

b. Pemeriksaan oleh Agensi Luar. Kedudukan STA, STB dan Stok
Usang dan Usang di pasukan juga dapat dilaporkan melalui pemeriksaan
seperti berikut:

(1) Pemeriksaan Audit. Dilaksanakan oleh Audit Negara atau Unit
Audit

Dalam.

(2) Lembaga Penyiasatan. Dilaksanakan oleh Lembaga
Penyiasatan Pasukan dan Lembaga Penyiasatan Am.

(3) Verifikasi Stok. Dilaksanakan oleh Tim Verifikasi Stok
daripada Bahagian Kewangan, KEMENTAH.

c. Keperluan Penyelenggaraan. STA, STB dan Stok Usang juga boleh
dikesan sewaktu pasukan meneliti/mengkaji kedudukan stok bagi
memenuhi keperluan penyelenggaraan/pembaikan di skuadron-skuadron.

d. Semakan Peruntukan (Provisioning Review). Kesempatan untuk
menyemak dan mengenalpasti STA, STB dan Stok Usang juga boleh
dilakukan setiap kali Semakan Peruntukan yang dijalankan. Status STA, STB
dan Stok Usang boleh diketahui melalui rekod-rekod transaksi dan maklumat
yang terdapat dalam Pangkalan Data SPKB.

TINDAKAN UNIT TERHADAP STA, STB DAN STOK USANG

244
TERHAD

TERHAD

5. Bagi mengurangkan STA,STB dan Stok Usang ke tahap yang minimum unit
hendaklah mengkaji kedudukan STA,STB dan Stok Usang pada setiap tahun secara
berkala semasa aktitivi semakan stok, semakan peruntukan atau apabila diperlukan.
Penyemakan ini perlu dilakukan melalui rekod transaksi SPKB dalam jangka masa 5
tahun. Melalui semakan ini takrifan semula status barangan, komponen atau
alatganti boleh dilakukan.

6. Sekiranya berlaku penemuan STA, STB dan Stok Usang unit hendaklah
segera memaklumkannya kepada MPBU-KAS dan Markas Wilayah Udara 1 untuk
tindakan lanjut bagi mengesahkan keperluan terhadap stok berkenaan.

7. Laporan STA, STB dan Stok Usang berdasarkan transaksi-transaksi
pengeluaran untuk tempoh 5 tahun boleh dijana dan dicetak melalui Pangkalan
Data SPKB oleh Unit dan MPBU-KAS. Format laporan adalah seperti di Kembaran
A.

8. STA tidak boleh dilupuskan kerana stok masih diperlukan oleh TUDM kecuali
stok yang telah luput tarikh, telah rosak atau didapati tidak lagi sesuai untuk
digunakan. Tindakan pengasingan sementara menunggu proses pelupusan perlu
dilakukan terhadap STA yang mengalami keadaan seperti di atas.

TINDAKAN OLEH MARKAS LOGISTIK UDARA

9. MPBU - KAS bertanggungjawab meneliti dan mengkaji terhadap Laporan
STA, STB dan Stok Usang pada setiap tahun secara berkala untuk semua jenis stor
di dalam TUDM.
Laporan ini boleh dibuat berdasarkan rekod transaksi untuk seluruh unit-unit TUDM
dan berdasarkan rekod transaksi untuk satu unit sahaja.

10. Tindakan MPBU-KAS setelah menjumpai STA, STB dan Stok Usang melalui
laporan-laporan ini perlu memajukannya kepada MPBU-Sis Gp yang berkenaan
untuk kajian keperluan oleh perkhidmatan. Tindakan lanjut yang perlu diambil
setelah pengesahan keperluan diberi oleh MPBU-Sis Gp berkenaan adalah seperti
berikut:

a. STA - MPBU-KAS perlu membuat keputusan samada stok masih perlu
disimpan oleh unit atau dipulangkan ke MATRA.

b. STB dan Stok Usang - MPBU-KAS perlu membuat keputusan

samaada stok STB yang masih diperlukan disimpan oleh unit atau MATRA.

Manakala STB yang tidak diperlukan dan Stok usang hendaklah dimajukan

kepda MTU-Belanjawan (UP: Khidmat Kewangan) untuk perlantikan

Jawatankuasa Kerja Pengesahan STB dan Stok Usang.

245
TERHAD

TERHAD

TINDAKAN MTU-KHIDMAT KEWANGAN

11. STB yang tidak diperlukan dan Stok Usang tidak boleh diambil tindakan
pelupusan sehinggalah Jawatankuasa Kerja Pengesahan STB membuat
pengesahan dan diluluskan oleh Bahagian Kewangan - Cawang Pengurusan Aset.

12. Jawatanankuasa Pengesahan STB dan Stok Usang ini dipengerusikan oleh
seorang pegawai Kanan TUDM berpangkat Kolonel yang dilantik oleh MTU dan 2
ahli yang dilantik dari pangkalan sebagai ahli teknikal dan ahli biasa.

PENGELASAN

13. Antara faktor-faktor yang perlu diteliti dan dipertimbangkan sebelum STB
dikelaskan sebagai tidak diperlukan lagi oleh TUDM adalah:

a. Umur dan jangka waktu pesawat, sistem atau kelengkapan bakal
digunakan dalam perkhidmatan.

b. Kategori kepentingan peralatan, sama ada untuk pentadbiran, latihan
atau operasi.

c. Kategori peralatan sama ada masih aktif digunakan, akan menjadi aktif
pada masa hadapan atau akan menjadi usang.

d. Persamaan bahan alatgantinya sama ada boleh dipergunakan bagi
peralatan lain.

e. Penggunaan oleh pasukan atau perkhidmatan lain dalam ATM yang
mungkin memerlukannya.

f. Modifikasi, penukaran spesifikasi dan NFP (No Further Provisioning)
oleh Perkhidmatan.

g. Rancangan pengantian atau peningkatan pesawat, sistem atau
kelengkapan.

TINDAKAN JAWATANKUASA PENGESAHAN STB DAN STOK USANG

14. Jawatankuasa Pengesahan STB dan Stok Usang setelah bersidang,
mengkaji dan mengesahkan senarai-senarai STB dan Stok Usang yang
dibentangkan hendaklah membuat keputusan dan memberi arahan tertentu ke atas
tindakan yang perlu diambil tindakan selanjutnya. Di antaranya termasuklah

a. Membuat keputusan untuk tindakan pelupusan bagi STB dan Stok
Usang.

b. Menawarkan untuk digunakan oleh perkhidmatan lain yang mungkin
memerlukannya.

246
TERHAD

TERHAD

c. Membuat keputusan menyimpan STB yang tidak perlu untuk kegunaan
masa hadapan (bersama justifikasi) dan cadangan penempatan stok
berkenaan.

15. Keputusan Jawatankuasa itu hendaklah diagihkan kepada MTU, MPBU dan
unit-unit yang terlibat.

TINDAKAN OLEH UNIT SETELAH MENDAPAT PENGESAHAN

16. Tindakan Pemulangan dan Penyimpanan. Sekiranya Jawatankuasa
memutuskan untuk menyimpan bagi keperluan masa hadapan. STB berkenaan
hendaklah dipulangkan dan disimpan di MATRA (jika perlu) untuk diselaraskan dan
dipusatkan supaya mudah dikawal dan ditadbir. STB berkenaan perlu disimpan
secara berasingan dari Stok Aktif dan dilokasikan di dalam SPKB.

17. Tindakan Pelupusan. Adalah perlu diingatkan bahawa STA dan STB tidak
boleh diambil tindakan perlupuskan kecuali peralatan tersebut telah disahkan dan
diistiharkan sebagai STB tidak perlu atau Stok Usang oleh Jawatankuasa
berkenaan. Tindakan pelupusan oleh unit perlu dilakukan mengikut tatacara
pelupusan yang sedia ada. Demi mengelakkan pertimbunan STB tidak perlu atau
Stok Usang yang besar tindakan pelupusan hendaklah diselesaikan dalam tempoh 4
bulan daripada tarikh pengesahan oleh Jawatankuasa berkenaan.

18. Tindakan Pengeluaran Daripada Pangkalan Data SPKB. STB dan Stok
Usang yang diputuskan untuk dilupuskan perlu diasingkan dan hanya dikeluarkan
dari Pangkalan Data SPKB setelah kelulusan pelupusan diperolehi oleh Bahagian
Kewangan, KEMENTAH.

19. Tindakan No Further Provisioning (NFP). STA dan STB yang diperaku
tidak lagi diperlukan oleh perkhidmatan hendaklah diberhentikan tindakan
provisioning ke atas barangan, komponen atau alatganti tersebut.

LANGKAH MENGURANGKAN STA,STB dan STOK USANG

PENGURUSAN PERALATAN

20. Jangkamasa Penggunaan (Hayat Peralatan). Rancangan ini perlu
diambilkira dengan sejelasnya demi mengurangkan STA,STB dan Stok Usang.
Faktor-faktor berikut hendaklah diikuti:

a. Markas 1 Div Udara dan Markas Logistik Udara hendaklah
memaklumkan kepada unit tentang jangkamasa penggunaan pesawat, sistem
atau kelengkapan untuk penyelarasan rancangan penyelenggaraan. Kawalan
menjadi bertambah penting apabila peralatan berkenaan boleh dikategorikan
bakal usang.

247
TERHAD

TERHAD

b. Bagi membantu mengatasi masalah ini, perkara-perkara seperti berikut
hendaklah diambil perhatian:

(1) Dasar kos sepanjang hayat (life cycle cost) dan penentuan
peralatan bakal menjadi usang (obsolescent) perlulah digunakan
sepenuhnya. Untuk tujuan itu tindakan perlu diambilkira oleh Tim
Projek atau MTU - Materiel (PERO) untuk melaksanakan LCC yang
berkesan bagi pesawat, sistem atau kelengkapan lain. Ini akan
memudahkan perancangan penggantian, perkiraan 'life cycle cost'
senggaraan serta mengklasifikasi peralatan bakal menjadi usang.

(2) Bagi peralatan yang mempunyai hayat lama, suatu kajian
setengah hayat (mid-life review) hendaklah dijalankan oleh MTU-
Kejuruteraan dan Markas Pemerintahan Bantuan Udara seperti
berikut:

(a) 'Mid-life review' perlu menurapkan hayat sisa dan sama
ada peralatan harus dihantar untuk dibaikpulih atau diubahsuai
untuk memanjangkan hayat penggunaan dan ketahanan dalam
perkhidmatan.

(b) Setiap kali kajian pertengahan hayat dibuat, stok
alatganti yang ada hendaklah diambilkira dan dibuat unjuran
kadar penggunaan dan jangka waktu stok diramal habis
digunakan.

(3) Apabila kajian menerangkan supaya peralatan diklasifikasi akan
menjadi usang, tindakan-tindakan seperti berikut perlulah
dilaksanakan.

(a) Jangka Hayat yang disambung untuk terus berada di
dalam perkhidmatan hendaklah dihadkan (jangan terlalu lama)
supaya melicinkan perancangan senggaraan dan bekalan
alatganti. Hayat peralatan yang ditetapkan sebagai akan
menjadi usang hendaklah selaras dengan jangka waktu
perolehan/ penggantian.

(b) Kontrak baru bagi pembelian alatganti hendaklah ditegah.

(c) Pembelian alatganti hanya boleh dibenarkan melalui
pembelian tempatan.

(d) 'Cannibalization of parts' adalah dibenarkan.

(e) Pesawat/Sistem didarjahkan tidak ekonomik dibaiki (TEB)
apabila sesuai hendaklah dijadikan sumber alatganti.

(f) Penstoran dan pengurusan alatganti dibuat dengan lebih
teliti.

248
TERHAD

TERHAD

KAWALAN INVENTORI

21. Unsur asas bagi menghindar atau mengurangkan STA,STB dan Stok Usang
ialah perancangan dan kawalan inventori yang berkesan sejajar dengan
perancangan-perancangan yang ditetapkan ke atas peralatan itu sendiri.
Seterusnya langkah-langkah bagi membasmi STA,STB dan Stok Usang ini boleh
disimpulkan kepada langkah-langkah mencegah dan membasmi:

a. Pencegahan STA,STB dan Stok Usang. Kawalan inventori yang
perlu diambil perhatian meliputi perkara-perkara berikut:

(1) Umur atau jangka waktu peralatan bakal digunakan.

(2) Jenis-jenis sukatan yang terlibat.

(3) Kadar penggunaan peralatan dan alatganti.

(4) Perkiraan pembekalan menggunakan sistem peruntukan
(provisioning) yang tepat.

b. Pembasmian STA,STB dan Stok Usang. Langkah untuk membasmi
terus ialah dengan mengeluarkan daripada simpanan pengstoran melalui
cara-cara tertentu yang diputuskan. Bergantung kepada jenis stok,
keperluan dan keadaannya sama ada semasa atau menjadi usang, stok-stok
ini boleh dilupuskan melalui arahan dan peraturan yang berkuatkuasa.

LAIN-LAIN FAKTOR BAGI MENGURANGKAN STA,STB DAN STOK USANG

22. 'Buy Back Clause'.

a. Aspek sampingan yang perlu diteliti sebelum STA, STB dan Stok

Usang dikurangkan ialah perihal sukarnya memperolehi alatganti tertentu.

Biasanya peralatan yang menggunakan alatganti seumpama ini hanya

digunakan oleh pihak tentera sahaja. Dalam banyak keadaan ia

menggunakan alatganti 'proprietory'.

b. Bagi mengatasi masalah terkumpulnya alatganti 'proprietory' dan
alatganti yang disokong oleh pembekal melalui Initial Supply Support List.
Stok gantian melalui persetujuan beli semula oleh pembekal iaitu 'Buy-Back
Clause' hendaklah dimasukkan ke dalam kontrak.

249
TERHAD

TERHAD
23. KODIFIKASI

a. Alatganti yang mempunyai daya Interchangeability dan In lieu di dalam
Part Katalog SPKB perlu dikemaskini dan diguna sepenuhnya. Daya
Interchangeability dan In lieu ini dapat dieksploitasikan supaya inventori
TUDM akan berkurangan.
b. Bagi maksud ini, khidmat MAFCA hendaklah digunakan dan
dimanfaatkan.

PENUTUP
24. Wujudnya STA,STB dan Stok Usang ini akan membebankan perkhidmatan
dari segi kos, modal, penstoran, senggaraan dan tenaga manusia. Oleh yang
demikian semua pihak yang berkaitan dalam pengurusan inventori hendaklah
memberi sumbangan sebaik mungkin dalam mengurangkan STA,STB dan Stok
Usang agar pengurusan aset TUDM menjadi lebih berkesan.

250
TERHAD

TERHAD PU 4101

BAHAGIAN 1 KEMBARAN A KEPADA
SEKSYEN 52

FORMAT LAPORAN SPKB MENGENAI STOK TIDAK AKTIF / BERGERAK / USANG

BIL NO NAMA JENIS KUANTITI HARGA AKHIR LAMA TIDAK CATATAN
PENGENALAN PENGENALAN STOR PEGANGAN DIKELUARKAN BERGERAK (l)

BAIK ROSAK SEUNIT SELURUH TKH KTI

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k)

251

TERHAD

SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL

TUDM KINRARA

SEMAKAN STOK DI UNIT PENGGUNA

RUJUK:

A. PU 4301 BAHAGIAN 3 SEKSYEN 19

AM

1. Prosedur dalam peraturan ini hendaklah dipakai oleh unit-unit pengguna
untuk mengaturkan semakan stok di Cawang Materiel kecuali ke atas stok PMP
yang tertakluk kepada prosedur di dalam PU 4306.

2. Prosedur semakan stok di MATRA adalah terkandung di dalam PU 4101.

3. Peraturan ini hendaklah digunakan bersama:

a. Panduan Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor TPS 187 hingga
TPS 206.

b. Perintah Angkatan Tentera Jil. III, Bab 3 seksyen 6 (ulangkaji
pertama).

4. Semakan stok atau `stocktaking' adalah suatu proses mengira, menimbang
dan mengukur semua stok secara bebas mengikut jadual yang telah ditetapkan,
merekod hasil semakan dan menyelaras semua akaun. Objektif semakan stok
adalah:

a. Memverifikasi pembetulan perakaunan dan semua rekod stok.

b. Mempastikan samada berlakunya kehilangan, kecurian atau penipuan.

c. Memperhatikan sebarang kelemahan dalam sistem penstoran,
pengawalan dan keselamatan stok.

d. Mempastikan nilai stok dalam inventori.

e. Menilai tahap pengurusan inventori.

5. Pada umumnya, tahap bilangan berlebihan dan kekurangan merupakan
kriteria untuk menilai keberkesanan cara penyimpanan dan kawalan stok.
Kesimpulannya, semakan stok adalah satu unsur (alat membantu) bagi pihak
pengurusan untuk mengkaji dan memastikan tahap pengurusan.

TANGGUNGJAWAB

6. Pemerintah Unit adalah bertanggungjawab menentukan bahawa semakan
tahunan dijalankan ke atas segala stok di bawah naungan pemerintahan beliau
mengikut rancangan di perenggan 11. Pemerintah Unit hendaklah menentukan
semakan mengejut diadakan olehnya ke atas alatan-alatan yang peka dan

252
TERHAD

TERHAD

kemungkinan berlakunya penyelewengan atau 'liable to misappropriation' atau yang
beliau fikir memerlukan semakan kekerapan.

7. Ketua Cawang Materiel (KCM) hendaklah melakukan pemeriksaan/semakan
mengejut terhadap semua stok di bawah jagaan beliau dan menentukan semua
lokasi dalam stor disemak semasa rancangan semakan stok.

8. Pemerintah Unit hendaklah menentukan verifikasi stok dijalankan dengan
memuaskan. Kebiasanya, rancangan semakan stok adalah dilakukan oleh staf
KCM, akan tetapi, sekiranya Pemerintah Unit fikirkan wajar, beliau boleh melantik
seorang pegawai lain untuk mengikuti rancangan semakan secara bebas. Jika
diperlukan oleh KCM, Pemerintah Unit hendaklah menentukan kehadiran anggota
kepakaran untuk membantu dalam memperkenalkan dan semakan alatan tertentu.

JENIS SEMAKAN STOK

9. Terdapat dua (2) jenis semakan stok, iaitu 'periodic' dan 'continuous'. Dengan
jenis 'periodic', semakan stok hanya dapat dilakukan pada akhir sesuatu tempoh.
Segala aktiviti stok, transaksi dan sebagainya hendaklah diberhentikan buat seketika
dan segala tenaga ditumpukan sehingga semakan ke atas semua stok selesai.
Cara ini lebih digunakan oleh organisasi swasta dan dijalankan pada hujung tempoh
akaun kewangan bersamaan dengan penutupan akaun tahunan.

10. Dengan cara 'continuous', semakan stok dapat dijalankan terus menerus
mengikut rancangan yang ditetapkan tanpa membekukan sebarang aktiviti dan
transaksi harian. Semakan stok di unit-unit pengguna adalah secara 'continuous'
kerana lebih sesuai. Dengannya, penerimaan dan pengeluaran dan lain-lain aktiviti
harian dapat diteruskan bagi kepentingan operasi pangkalan-pangkalan walaupun
semakan stok berjalan.

RANCANGAN SEMAKAN STOK

11. Rancangan semakan stok di unit-unit pengguna hendaklah dijalankan
daripada 1 Januari dan diakhiri tidak lewat dari 30 September setiap tahun.
Tambahan itu, semakan pertengahan juga perlu diadakan untuk alatan berharga dan
menarik (V&A) dan pakaian setiap enam (6) bulan dari tarikh semakan tahunan.

12. KCM hendaklah menyediakan program perlaksanaan pada bulan Disember
setiap tahun berpandukan tempoh di perenggan 11 mengikut susunan bulanan,
vendor dan stor untuk persetujuan Pemerintah Unit. Program yang telah diluluskan
hendaklah dimaklumkan kepada Markas Formasi masing-masing dan MTU-
Belanjawan (UP: Khidmat Kewangan). KCM hendaklah menentukan perlaksanaan
adalah sejajar dengan program berkenaan. Dalam sebarang kemungkinan
kelewatan adalah diramalkan, KCM hendaklah memaklumkan perkara tersebut
dengan penuh penjelasan dan sebarang syor kepada Pemerintah Unit untuk
pertimbangan beliau.

13. Jika sekiranya sesuatu rancangan tidak dapat disempurnakan dalam tempoh
berkenaan dan akan menjejaskan sebarang rancangan berikutnya, satu laporan
mengenainya hendaklah dimajukan oleh Pemerintah Unit kepada Markas Formasi
untuk keputusan selanjutnya daripada MTU.

253
TERHAD

TERHAD

14. Aturcara semakan fizikal hendaklah dengan cara yang membolehkan
semakan dijalankan dengan tersusun dan tanpa sebarang gangguan. Pengiraan
berulang barang yang sama tetapi dalam berbilang vendor atau nombor pengenalan
hendaklah dielakkan. Pengiraan hendaklah dijalankan terus menerus sehingga
semua stok di bawah sesuatu kumpulan/vendor dibuat semakan fizikal.

15. Segala perkiraan hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya pada 30
September, penyelarasan akaun dilakukan, unit/lembaga penyiasatan dianjurkan jika
perlu dan segala tindakan menurut peraturan ini hendaklah diselesaikan dan laporan
dimajukan kepada MTU-Belanjawan (UP: Khidmat Kewangan) melalui Markas
Formasi tidak lewat dari 31 Disember setiap tahun.

PERLAKSANAAN

16. Tindakan Oleh Sel Semakan Stok . Sel Semakan Stok dikehendaki
memberi notis semakan stok terhadap sesuatu vendor dan lain-lain kepada Sel
Kawalan Materiel dan Perakaunan (SCAF) 14 hari sebelum tarikh memula-
kan pengiraan mengikut program yang telah ditetapkan. Sebelum memulakan
pengiraan Sel Semakan Stok hendaklah berpuashati dengan keadaan inventori dan
persiapan untuk pengiraan dan tiada sebarang baucar transaksi yang terbengkalai
bagi vendor tersebut.

17. Tindakan Oleh Stor. Pegawai Penjaga Stor hendaklah mengambil langkah-
langkah seperti berikut ke atas stok yang terlibat sebelum pengiraan bermula:

a. Mengemaskini semua kawasan, rak, bin dan sebagainya untuk
memudahkan pengiraan.

b. Mengemaskini semua lokasi barang-barang termasuk di dalam
Pangkalan Data.

c. Tentukan tiada transaksi penerimaan yang terbengkalai.

d. Tentukan tiada transaksi pengeluaran yang terbengkalai.

e. Tentukan semua tanda-tanda khususnya tanda lokasi jelas kelihatan.
Di mana perlu ianya hendaklah dicat semula.

f. Tentukan semua anggota memahami dan memberi kerjasama yang
erat untuk membolehkan semakan dijalankan tanpa sebarang gangguan.
g. Tentukan pembekuan dilakukan terhadap stok yang sedang disemak,
sebarang transaksi yang mustahak perlu dimaklumkan kepada tim semakan
stok untuk diambil tindakan sewajarnya.

18. Tindakan Oleh SCAF. 7 hari sebelum permulaan pengiraan, Pegawai
Penjaga SCAF hendaklah memberi pengesahan kepada Sel Semakan Stok bahawa:

a. Semua rancangan pemindahan stok telah habis dilaksanakan atau
ditangguhkan.

254
TERHAD

TERHAD
b. Semua penerimaan dan pengeluaran yang terbengkalai telah/akan
diselesaikan sebelum pengiraan bermula.
c. Semua kawasan rak dan bin serta lokasi telah dikemaskinikan.
MENYEDIAKAN AUDIT STOCK INITIAL LISTING (ASIL)
19. Senarai Audit Stock Initial Listing (ASIL) adalah dokumen yang sah di mana
hasil pengiraan akan direkodkan sebelum penyelarasan dilakukan ke atas
Pangkalan Data. SEL SEMAKAN STOK perlu menyediakan ASIL dari Pangkalan
Data SPKB. Contoh Audit Stock Initial Listing (ASIL) ini adalah seperti di Kembaran
A. ASIL ini perlu diberi simpan sebagai dokumen untuk rujukan.
20. Barang-barang akan disenaraikan mengikut susunan nombor pengenalan.
Butir-butir seperti D of Q dan harga hendaklah direkod. Setiap barang yang
menunjukkan baki
pegangan stok akan direkodkan dalam ruang yang disediakan. Untuk menyediakan
ASIL Sel Semakan Stok perlu melakukan:

a. Audit Stock Setup Records. Untuk menyediakan format susunan.
Paparan

Skrin seperti di bawah:

b. “Audit Stock Activity Setup Records” untuk menentukan lokasi gudang,
stor

atau rak yang akan dibuat semakan.

255
TERHAD

TERHAD

SEMAKAN DAN PENGIRAAN STOK
21. Pada tarikh sebenar semakan stok, tim semakan/pengiraan hendaklah diberi
proforma Stock Tally Sheet (STS) yang kosong seperti Kembaran B. Semua STS
hendaklah didaftarkan dalam buku daftar manuskrip. Tim akan kemudiannya pergi
ke lokasi stok yang akan dibuat semakan dan menjalankan semakan/pengiraan
sepertimana aturcara yang dijelaskan di bawah ini:

a. Meletakkan satu papan tanda yang bersih dengan perkataan
"SEMAKAN STOK SEDANG BERJALAN" di lokasi yang terlibat.
b. Pengiraan hendaklah dijalankan secara rak ke rak dan bin ke bin.
Ianya akan menentukan semua barang dalam setiap lokasi dibuat semakan
dan pengiraan dan mengurangkan/mengelakkan 'omissions'. Pengiraan juga
dapat dipercepatkan dengan cara ini.
c. Setiap barang dalam lokasi berkenaan hendaklah disemak dan dikira
satu per satu kecuali:

(1) Bagi barang-barang dalam 'sealed package', kuantiti
yang ditunjukkan pada label-label di luar kotak boleh diterima
melainkan disyaki bahawa kotak tersebut telah dibuka.
(2) Bagi barangan kecil misalnya rivet, yang mana bilangan stok
adalah banyak dan sukar dan tidak praktik dikira satu per satu boleh
ditimbang dan kemudian ditukar kepada angka kuantiti.
(3) Barangan dalam kiraan 'panjang' hendaklah diukur.
d. Setiap barang hendaklah dikira dalam keadaan yang ditunjukkan pada
label melainkan barang-barang yang keadaannya berlainan dari yang
dicatatkan pada labelnya hendaklah dirujukkan kepada Cawang Kejuruteraan
(AIS) untuk memastikan keadaan sebenarnya. Perkara seperti ini hendaklah
dimaklumkan kepada Ketua SEL SEMAKAN STOK.
e. Hasil/keputusan pengiraan hendaklah direkodkan ke dalam STS.

256
TERHAD

TERHAD

f. Barang-barang yang tidak di bin atau tanpa label atau perbezaan
antara label dan barang/bin hendaklah dikenalpasti dan direkodkan dalam
STS. Di mana perlu nasihat daripada AIS hendaklah diminta. Pemegang
stok/Ketua stor hendaklah diarah untuk melabelkan dan menyimpan barang-
barang tersebut dalam bin dengan segera. Keadaan seperti ini hendaklah
dilaporkan kepada KETUA SEL SEMAKAN STOK.

g. Tarikh pengiraan/semakan stok hendaklah dicatatkan pada
setiap barang yang telah disemak.

22. Untuk menentukan kebetulan perkiraan (accuracy of count) KETUA SEL
SEMAKAN STOK hendaklah menyemak/mengira semula sekurang-kurangnya satu
baris barang daripada setiap STS. Sebarang diskripansi yang terdapat hendaklah
disiasat dan di atasi dengan segera. KETUA SEL SEMAKAN STOK hendaklah
mengesahkan tindakan/langkah tersebut telah diambil.

23. Sebaik sahaja semakan stok bermula, sebarang transaksi tidak dibenarkan
sama sekali terhadap stok yang terlibat. Sepanjang semakan stok, semua transaksi
alatan yang perlu disemak dan dikawalselia oleh SEL SEMAKAN STOK. Transaksi
adalah dibekukan kecuali setelah dimaklumkan kepada SEL SEMAKAN STOK.

MEREKODKAN KEPUTUSAN PENGIRAAN DALAM ASIL

24. Apabila semua pengiraan stok selesai, butir-butir pengiraan seperti lokasi,
kuantiti dan kategori hendaklah dipindahkan daripada STS kepada ASIL yang telah
disediakan (lihat perenggan 15) dalam ruang-ruang yang berkenaan. Pengira stok
hendaklah mengesahkan setiap dalam ruang yang disediakan.

25. Kuantiti yang telah dikira hendaklah dibandingkan dengan baki stok dalam
lejar yang ditunjukkan dalam ASIL. Sebarang berlebihan dan berkurangan
hendaklah dicatatkan dalam ruang 'gross surpluses' dan ruang 'gross deficiencies'.

26. Jika sekiranya Ketua Sel Semakan Stok berpendapat bahawa sesuatu barang
perlu dibuat pengiraan semula (recount), barang tersebut hendaklah dibatalkan dan
dicatatkan "ULANG KIRA" dalam dakwat merah. Pengiraan ke atas barang-barang
berkenaan hendaklah dijalankan sepertimana terkandung dalam peraturan ini.
7. Setelah Ketua Sel Semakan Stok berpuas hati tindakan memasukkan
pengiraan fizikal ke dalam Audit Stock Physical Count Entry perlu dilakukan.
Paparan skrin Audit Stock Physical Count Entry adalah seperti di bawah.

257
TERHAD

TERHAD

28. Keputusan dari pengiraan fizikal tersebut boleh di perolehi dari Audit Stock
Variance Report. Paparan skrin Audit Stock Variance Report adalah seperti di
bawah.

258
TERHAD

TERHAD
29. Setelah tindakan-tindakan di atas dilakukan tindakan ‘Release Upon Match’
dan Unfreeze perlu dilakukan supaya alatan yang sepadan dan tiada perbezaan
antara stok fizikal dan Pangkalan Data boleh digunakan atau dibuat transaksi.
Tindakan ini perlu dilakukan dalam Audit Stock Line Unfreeze. Paparan skrin untuk
tindakan ini adalah seperti di bawah.

TINDAKAN PENYESUAIAN
30. Alatan yang dijumpai semasa pengiraan dibuat dan tidak terdapat dalam ASIL
perlulah dimasukkira ke dalam Pangkalan Data. Tindakan ini perlu dimasukkan
melalui Audit Stock New Items Found dan seperti paparan skrin di bawah.

259
TERHAD

TERHAD

31. Untuk mengelak dari kesilapan masukkira sebelum tindakan New Found
dibuat Sel Semakan Stok perlu memeriksa alatan tersebut kerana kemungkinan
alatan tersebut telah wujud dan sepatutnya berada di lokasi lain. Sel Semakan Stok
perlu mengesahkan kedudukan alatan ini melalui tindakan Item Verify. Jika alatan
tersebut sepatutnya berada dilokasi petugas stor hendaklah dimaklumkan untuk
penempatan semula alatan berkenaan. Jika benar alatan masih belum terdapat di
Pangkalaan Data. Tindakan New Found perlu diteruskan. Paparan skrin Item Verify
adalah seperti di bawah.

SIASATAN SELISIHAN
32. Ketua Sel Semakan Stok dikehendaki menyiasat semua perselisihan dalam
stok yang terdapat pada ASIL berpandukan garis panduan seperti berikut:

a. Barang-barang yang harganya melebihi RM1,000.00 setiap satu
hendaklah dilakukan siasatan terperinci termasuklah pemeriksaan terhadap
baucar-baucar serta dokumen-dokumen yang terlibat.
b. Barang yang harganya di antara RM250.00 hingga RM1,000.00 setiap
satu akan dibuat siasatan sederhana tertakluk kepada turnover, keputusan
pengiraan dahulu, kuantiti dan nilai yang terlibat.
c. Barang yang harganya kurang dari RM250.00 setiap satu tidak perlu
disiasat melainkan atas sebab-sebab seperti di perenggan d.
d. Semua selisihan ke atas barang-barang berharga dan menarik (V&A)
tidak kira nilainya hendaklah dibuat siasatan terperinci seperti di perenggan a.
33. Semua perselisihan dalam stok hendaklah dilaporkan kepada Ketua Cawang
Materiel. Walau apapun di perenggan 24, Ketua Cawang Materiel boleh

260
TERHAD

TERHAD
menubuhkan satu lembaga/unit penyiasatan untuk menyiasat sebarang selisihan
yang berlaku tidak kira barang atau nilai. Salinan laporan setiap penyiasatan
hendaklah dimajukan dengan permohonan untuk menghapuskira sebarang
kekurangan.

34. Sebarang maklumat, siasatan, penemuan atau perkara yang berkaitan
dengan alatan yang dibuat pengiraan oleh Sel Semakan Stok perlulah dicatatkan di
dalam Audit Stok Tracking and Investigation. Ini bertujuan supaya tindakan susulan
dapat di ambil oleh penjaga stor bergantung kepada saranan atau cadangan dari
pihak Sel Semakan Stok. Paparan skrin Audit Stok Tracking and Investigation
adalah seperti di bawah.

AUDIT STOCK RECONCILIATION
35. Setelah mendapat kelulusan daripada pihak atasan untuk membuat
penyelarasan stok, tindakan penyelarasan perlu dilakukan menggunakan Proses
Stock Reconciliation. Proses ini perlu dilakukan untuk menyamakan stok di antara
Pangkalan Data dengan stok fizikal. Tindakan perlu dilakukan melalui tindakan Audit
Stock Adjustment. Maklumat tentang alatan yang perlu dibuat penyelarasan akan
diperolehi melalui tindakan ini. Paparan skrin ini adalah seperti di bawah.

261
TERHAD