TERHAD
(b) Memeriksa aset dan barang yang belum digunakan atau
belum dikeluarkan seperti stok tidak bergerak, berlebihan,
`obsolete’ atau `dead-stock’.
e. Proses Pelupusan. Proses pelupusan aset dan barang melibatkan empat
peringkat utama:
(1) Penyediaan Dokumen
(a) Pasukan pemegang aset dan barang dikehendaki
menentukan dokumen sokongan pelupusan disediakan dalam
bentuk:
i. Sijil Kondem
ii. Sijil Tidak Ekonomik Untuk Dibaiki atau
iii. Pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal bagi
aset dan barang yang belum digunakan, usang atau sebab-
sebab lain mengapa ianya tidak diperlukan lagi.
(b) Permohonan pelupusan hendaklah dibuat dengan
menggunakan borang Kew 300V dan dikemukakan untuk
penetapan tarikh pemeriksaan Lembaga kepada:
i. Pegawai Tadbir Awam Briged / Markas Armada /
Markas Udara atau Pengarah KEMENTAH Cawangan
Sabah dan Sarawak bagi pemeriksaan LPP.
ii. Bahagian Kewangan dan Akaun atau Pengarah
KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak bagi
pemeriksaan LPA.
(c) Satu salinan Arahan Penubuhan Lembaga Pemeriksa yang
dikeluarkan oleh Panglima Markas / Pegawai Memerintah /
Pegawai Pemerintah atau Pengarah KEMENTAH Cawangan
Sabah dan Sarawak hendaklah dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan dan Akaun.
(2) Pemeriksaan, Syor dan Kelulusan
(a) Lembaga Pemeriksa selepas membuat pemeriksaan boleh
membuat syor pelupusan mengikut mana-mana kaedah seperti
berikut:
i. pemusnahan secara ketuk dan tanam;
162
TERHAD
TERHAD
ii. penjualan melalui kontrak pusat;
iii. penjualan secara sebutharga / tender;
iv. pelaburan melalui kontrak sedia ada;
v. pemulangan kepada Kumpulan Stor Pemulangan;
vi. hadiah kepada jabatan lain.
(b) Syor Pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan dan Akaun atau Pengarah KEMENTAH Cawangan
Sabah dan Satawak mengikut mana yang berkenaan untuk
kelulusan.
(c) Satu salinan kelulusan yang dikeluarkan oleh Pengarah
KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak, hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dan Akaun.
(3) Tindakan Pelupusan
(a) Tindakan pelupusan hanya boleh dilaksanakan setelah
kelulusan diperolehi kecuali pelupusan secara ketuk dan tanam
dan pemulangan kepada Kumpulan Stor Pemulangan bagi aset
dan barang yang nilai perolehan asal kurang RM 1,000 setiap satu.
(b) Pelupusan yang melibatkan pemberian hadiah, ketuk tanam
atau bakar hendaklah disaksikan oleh Pegawai Tadbir Awam
Briged / Markas Armada / Markas Udara atau Pengarah
KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak.
(c) Pelupusan aset dan barang secara ketuk tanam seperti
pakaian, tilam, perabut dan peralatan sukan. Lembaga Pemeriksa
hendaklah memastikan aset dan barang tersebut benar-benar
dimusnahkan.
(d) Pelupusan yang melibatkan aset dan barang yang perlu
dibakar, tindakan berkenaan hendaklah mengikut peraturan yang
ditetapkan oleh Jabatan Alam Sekitar dan Pihak Berkuasa
Tempatan.
(e) Pelupusan secara jualan sebutharga dan tender akan
diuruskan oleh Bahagian Kewangan dan Akaun Pengecualian
diberi kepada Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan
Sarawak untuk menguruskan penjualan secara sebutharga.
163
TERHAD
TERHAD
(f) Semua hasil penjualan termasuk yang dikendalikan oleh
Kumpulan Stor Pemulangan (RSG) hendaklah direkodkan dan
dilaporkan kepada Bahagian Kewangan dan Akaun setiap suku
tahun.
(g) Tindakan pelupusan hendaklah diselesaikan dalam tempoh
tiga bulan selepas kelulusan diperolehi.
(h) Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak
dikehendaki mengemukakan penyata bulanan mengenai pelupusan
dan hasil penjualan aset dan barang yang dilupuskan dengan
menggunakan Lampiran A Surat Pekeliling Perbendaharaan
3/2002 kepada Bahagian Kewangan dan Akaun.
(4) Sijil Pelupusan (Kew 300)
(a) Setelah syor pelupusan dilaksanakan, pasukan dikehendaki
mengemukakan Sijil Pelupusan Kew 300X kepada Bahagian
Kewangan dan Akaun atau Pengarah KEMENTAH Cawangan
Sabah dan Sarawak untuk direkodkan sebagai tanda proses
pelupusan tersebut telah selesai.
(b) Potong kira lejar boleh dibuat setelah Kew 300X dikeluarkan.
KUASA PELUPUSAN
5. Kuasa menimbang dan meluluskan syor pelupusan adalah seperti berikut:
a. Kementerian Pertahanan
(1) Setiausaha, Bahagian Kewangan dan Akaun bagi aset dan barang
yang telah digunakan yang mempunyai nilai perolehan asal setiap satu
tidak melebihi RM 50,000 atau tidak melebihi RM 500,000 secara agregat.
(2) Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak bagi aset
dan barang yang telah digunakan yang mempunyai nilai perolehan asal
setiap satu tidak melebihi RM 50,000 atau tidak melebihi RM 500,000
secara agregat bagi unit-unit di Sabah dan Sarawak.
b. Kementerian Kewangan
(1) Bagi pelupusan aset dan barang yang mempunyai nilai perolehan
asal setiap satu melebihi RM 50,000 atau melebihi RM 500,000 secara
agregat.
164
TERHAD
TERHAD
(2) Semua pelupusan aset dan barang yang belum digunakan atau
belum dikeluarkan tetapi tidak diperlukan lagi termasuk dead-stock.
ARAHAN
6. Semua formasi perkhidmatan dan Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan
Sarawak dikehendaki melaksanakan pelupusan aset dan barang mengikut garis
panduan ini. Dalam melaksanakan tindakan pelupusan, rujukan hendaklah juga dibuat
kepada arahan-arahan berkaitan.
PROSES PELUPUSAN
7. Permohonan pemeriksaan aset dan barang yang hendak dilupus perlu
dikemukakan dengan menggunakan borang Kew 300V secara berasingan mengikut
Lembaga yang berkenaan.
8. Permohonan hendaklah disertakan dengan butir-butir yang lengkap seperti
berikut:
a. Nama, kuantiti dan nilai perolehan aset dan barang.
b. Dokumen-dokumen pengesahan aset dan barang yang tidak diperlukan.
c. Kew 300V hendaklah ditaip menggunakan komputer dan kertas bersaiz
A4.
d. Kew 300V berasingan hendaklah digunakan bagi aset dan barang yang
telah digunakan yang mempunyai nilai perolehan asal kurang RM 1,000 setiap
satu atau tidak melebihi RM 25,000 secara agregat bagi satu pemeriksaan, tiada
nilai sisa, pemusnahannya hanya sesuai secara ketuk dan tanam atau
memulangkan kepada Kumpulan Stor Pemulangan untuk jualan sisa besi buruk.
9. Jadual Pemeriksaan LPP akan ditetapkan oleh Pegawai Tadbir Awam Briged /
Markas Armada / Markas Udara manakala jadual bagi LPA 1 dan 2 ditetapkan oleh
Bahagian Kewangan dan Akaun. Bagi Sabah dan Sarawak jadual LPP, LPA 1 dan 2
ditetapkan oleh Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak.
10. Pada hari pemeriksaan, perkara berikut hendaklah diatur dan disusun oleh
pasukan untuk pemeriksaan Lembaga:
a. Aset dan barang yang hendak dilupus.
b. Sijil Kondem, Sijil Tidak Ekonomik Dibaiki, Surat Pengesahan `Obsolete’,
Surat pengesahan aset dan barang tidak diperlukan, buku rekod senggaraan dan
dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
165
TERHAD
TERHAD
c. Menyediakan tenaga kerja dan alat bantuan lain seperti cat / bahan untuk
menanda, pemukul, gunting dan lain-lain.
d. Menyediakan kenderaan yang mencukupi bagi mengangkut aset dan
barang yang dilupus ke kawasan pembuangan untuk dimusnahkan.
11. Lembaga Pemeriksa hendaklah memeriksa aset dan barang dan memastikan:
a. Barang-barang telah digunakan;
b. Sama ada rosak dan tidak boleh digunakan lagi;
c. Cacat, usang atau melebihi keperluan;
d. Kerosakan bukan disebabkan kecuaian Pegawal Awam;
e. Maklumat-maklumat di dalam sijil kondem adalah betul dan sama seperti
aset dan barang yang diperiksa dan;
f. Kuantiti, jenis barang dan nombor pendaftaran yang diperiksa adalah
betul.
g. Membuat laporan keadaan aset dan barang yang diperiksa serta syor
seperti berikut mengikut kesesuaian:
(1) Dijual melalui sebutharga / tender
(2) Dijual secara tukaran (trade in)
(3) Pemberian kepada mana-mana Jabatan / Agensi Kerajaan
(4) Dimusnahkan secara ketok, tanam dan dibakar
(5) Dipulangkan ke Kumpulan Stor Pemulangan untuk dijual sebagai
besi buruk
(6) Cara lain yang sesuai
h. Syor dan Laporan hendaklah disiapkan pada hari pemeriksaan.
12. Laporan Lembaga Pemeriksa
a. Pengerusi Lembaga Pemeriksa hendaklah menyediakan tujuh salinan
Kew 300V bagi LPA dan lima salinan bagi LPP yang mengandungi laporan, syor
dan ditandatangani oleh semua ahli Lembaga Pemeriksa.
166
TERHAD
TERHAD
b. Laporan dan syor Lembaga Pemeriksa hendaklah disertakan dengan tiga
salinan dokumen sokongan seperti BAT M 22, pengisytiharan “obsolete” atau
laporan sebab aset dan barang tidak diperlukan lagi.
13. Kelulusan Syor Lembaga Pemeriksa
a. Laporan dan syor Lembaga Pemeriksa hendaklah dikemukakan untuk
kelulusan kepada Bahagian Kewangan dan Akaun atau Pengarah KEMENTAH
Cawangan Sabah atau Sarawak mengikut mana yang berkenaan.
b. Kelulusan pelupusan daripada pihak berkuasa akan dikemukakan kepada
pasukan untuk tindakan pelupusan dan disalinkan kepada Audit Dalam dan
Cawangan Logistik / Material / Markas Perkhidmatan berkenaan.
167
TERHAD
TERHAD
SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL
TUDM KINRARA
KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA WANG AWAM / ASET KERAJAAN
RUJUKAN:
A. PU 4101 Bahagian 1 Seksyen 23.
PENDAHULUAN
1. Peraturan ini perlu dibaca bersama:
a. Arahan Perbendaharaan (AP) 315 hingga 328.
b. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007.
c. Perintah Angkatan Tentera, Jil. III Bab 12 Seksyen 8.
2. Peraturan ini melibatkan perkara-perkara yang di sebutkan di bawah ini
yang berlaku dalam urusan biasa harian dan tidak disengajakan yang boleh dicaj
kepada akaun awam.
a. Kehilangan harta benda Kerajaan disebabkan kemusnahan akibat 'force
majeure', kemalangan yang tidak dapat dielakkan atau disebabkan kecurian,
penipuan atau kecuaian.
b. Kehilangan/kekurangan harta benda yang tidak disebabkan oleh kecurian,
penipuan atau kecuaian.
c. Kehilangan semasa pengangkutan/perjalanan di antara unit.
3. Segala kejadian yang tersebut di atas yang disyaki dilakukan dengan sengaja
yang dapat dielakkan tidak boleh dicaj kepada akaun awam dan hendaklah diambil
tindakan tatatertib dan 'recovery' di bawah undang-undang tentera yang berkuatkuasa
bagi anggota tentera dan Akta Acara Kewangan dan Arahan Perbendaharaan bagi
anggota awam.
4. Peraturan ini menetapkan tindakan yang perlu diambil apabila sesuatu
kehilangan berlaku di unit-unit TUDM. Semua Pemerintah Unit hendaklah menentukan
ianya dipatuhi oleh semua peringkat anggota (tentera dan awam) di bawah naungan
masing-masing.
5. Semua Pemerintah Unit juga dinasihatkan bahawa semua kehilangan wang
awam tidak kira apa sebab atau nilainya hendaklah dilaporkan serta merta kepada
168
TERHAD
TERHAD
Bahagian Kewangan, Kementah melalui Markas Formasi masing-masing dan MTU
menurut peruntukan yang ditetapkan dalam peraturan ini.
ERTIKATA
6. Dalam peraturan ini melainkan kandungan ayatnya menghendaki makna yang
lain:
a. Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan
oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan
atau kecuaian.
b. Hapuskira ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
Hapuskira aset dilakukan adalah seperti berikut:
(1). Mengawal kerugian yang ditanggung oleh kerajaan akibat
kehilangan aset.
(2). Menyelaraskan rekod aset.
(3). Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap
kepentingan keselamatan aset kerajaan.
(4). Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas
kecuaian pegawai.
KUASA MELULUS
7. Peringkat Perbendaharaan.
a. Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM200,000 atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM1,000,000.
b. Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan
ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal iaitu:-
(1). Telefon Bimbit;
(2). Walkie-Talkie;
(3). Kamera Digital;
(4). Kamera Video;
(5). Komputer Riba;
169
TERHAD
TERHAD
(6). Palmtop/Pocket PC;
(7). Personal Digital Assistant (PDA):
(8). LCD projector;
(9). Pemain CD/DVD; dan
(10). Smartphone.
c. Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian
pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
8. Peringkat Ketua Setiausaha, Kementerian Pertahanan.
a. Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000.00 atau jumlah
keseluruhannya tidak melebihi RM1,000,000.00 dan tidak melibatkan aset di
para 7(b).
b. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira, mesti
berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan
pegawai awam.
9. Ketua-ketua Perkhidmatan ataupun pegawai-pegawai ATM yang lain tidak
mempunyai sebarang kuasa menghapuskira akan tetapi hanya boleh menyokong untuk
menghapuskira sahaja.
MELAPORKAN KEHILANGAN
10. Apabila berlaku kehilangan wang awam atau barang awam Pemerintah Unit
hendaklah melaporkan kepada Pegawai Atasannya dengan serta merta. Pemerintah
Unit atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset
atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada polis atau
Cawangan Provos Marsyal (CPM) dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan
diketahui.
11. Pemerintah Unit di mana kehilangan itu berlaku hendaklah menyediakan
Laporan Awal KEW.PA-28 seperti di Kembaran A. Laporan tersebut bersama laporan
polis atau CPM hendaklah dihantar dalam tempoh 2 hari berkerja kepada Markas
Formasi, MTU- Inspektorat dan MTU-Belanjawan (UP: Khidmat Kewangan). MTU-
Belanjawan akan mengambil tindakan mengemukakannya kepada:
a. Ketua Setiausaha KEMENTAH.
b. Akauntan Negara.
170
TERHAD
TERHAD
c. Ketua Audit Negara.
12. Di mana perlu, Pemerintah Unit hendaklah mengadakan Lembaga Penyiasatan
untuk siasatan terperinci ke atas setiap kehilangan. Lembaga Penyiasatan yang
dilantik hendaklah mengunakan KEW.PA-29 seperti di Kembaran B. Keanggotaan
Lembaga Penyiasatan hendaklah terdiri daripada
a. Pegawai yang tidak terlibat dalam kehilangan.
b. Pegawai yang berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat.
c. Sekurang-kurang 2 ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai
Pengerusi.
13. Tugas dan tanggungjawab Lembaga Penyiasatan ialah
a. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan;
b. Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan;
c. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan;
d. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang;
e. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)
dan Arahan Keselamtan Kerajaan dipatuhi;
f. Mengenalpasti kelemahan yang wujud;
g. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya
kejadian kehilangan.
h. Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.
14. Setelah penyiasatan selesai, Lembaga Penyiasatan bertanggungjawab
menyediakan Laporan Akhir mengunakan KEW.PA-30 seperti di Kembaran C dan
kemukakan kepada Unit Hapuskira, Cawangan Pengurusan Aset, Bahagian Kewangan
KEMENTAH dalam tempoh 2 bulan dari tarikh perlantikan walaupun Laporan Hasil
Penyiasatan Polis atau CPM belum diperolehi. Keterangan bertulis pegawai yang
terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir. Pemerintah Unit hendaklah
mengambil langkah yang efektif supaya menentukan penyiasatan habis dalam
jangkamasa yang ditetapkan.
15. KEW. PA-30 hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan berikut
a. Salinan Daftar Harta Modal (KEW. PA- 2) / Daftar (KEW. PA-3).
171
TERHAD
TERHAD
b. Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6).
c. Gambar lokasi kejadian.
d. Dokumen-dokumen yang berkaitan.
16. Unit Hapuskira, Cawangan Pengurusan Aset akan mengemukakan Laporan
Akhir untuk syor dan ulasan kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal Pegawai
Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah
bertanggungjawab untuk:-
a. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj
atau tatatertib atau kedua-duanya sekali; atau
b. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj
atau tatatertib; dan
c. Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
17. Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di
Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. Bagi
maksud ini Pegawai Pengawal boleh:-
a. Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada;
atau
b. Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk mejalankan siasatan
semula.
c. Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal
hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus
dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUS KIRA DI PEROLEHI
18. Tindakan oleh unit selepas kelulusan diperolehi ialah
a. Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan di dalam Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3).
b. Mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset (KEW. PA-31) Kembaran D kepada
Bahagian Kewangan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan Kuasa
Melulus.
172
TERHAD
TERHAD
c. Mengemukakan syor/surcaj/tatatertib untuk dibawa ke Pihak Berkuasa
Tatatertib ATM/Kementerian/Jabatan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh
surat kelulusan Perbendaharaan.
d. Memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor
surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari
tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
BAGI KEKURANGAN YANG TIDAK DISEBABKAN OLEH KECURIAN, PENIPUAN
ATAU KECUAIAN BAGI STOR/ASET KERAJAAN
19. Kekurangan barang/stok akibat rosak/susut nilai yang bukan disebabkan oleh
kecurian, penipuan atau kecuaian hendaklah dikemukakan kepada CPA, Bahagian
Kewangan dengan menggunakan Penyata Perselisihan Stok seperti Kembaran E.
Penyata Perselisihan Stok tersebut hendaklah dihantar melalui formasi yang lebih tinggi
dalam tempoh sebulan daripada kekurangan itu diketahui. Kehilangan akibat rosak atau
susut nilai yang dimaksudkan adalah seperti berikut:
a. Kesusutan akibat dipotong, ditimbang dan dibancuh.
b. Kesusutan disebabkan kekecutan, kebocoran, penyejatan, pengewapan
dan tumpahan.
c. Kerugian disebabkan kerosakan yang tidak disengajakan atau tidak dapat
dielakkan.
20. Apabila kelulusan diperolehi, Penyata Perselisihan Stok tersebut hendaklah
dikembalikan kepada unit melalui saluran yang sama oleh CPA, Bahagian Kewangan.
Kuasa kelulusan hapus kira yang diterima oleh pasukan hendaklah direkodkan dalam
lejar bagi mengesahkan tindakan potongkira yang telah diambil.
BAGI KEHILANGAN WANG AWAM
21. Apabila terdapat apa-apa kehilangan wang awam tindakan yang perlu diambil
adalah seperti berikut:
a. Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkan kehilangan
kepada Pemerintah Unit dengan serta merta.
b. Pemerintah Unit atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan
atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan kepada polis
dan CPM dalam tempoh dua hari dari waktu kehilangan diketahui.
22. Pemerintah Unit di mana kehilangan itu berlaku hendaklah menghantar Laporan
Permulaan (Lampiran J) berserta dengan Laporan Polis/CPM dalam tempoh satu bulan
dari tarikh kehilangan itu diketahui kepada Cawangan Pengurusan Aset Bahagian
173
TERHAD
TERHAD
Kewangan dengan menggunakan format seperti di Kembaran F. Salinan-salinan
laporan berkenaan perlu dihantar kepada pihak-pihak berikut:
a. Ketua Akauntan, Bahagian Akaun
Kementerian Pertahanan Malaysia
b. Ketua Setiausaha Perbendaharaan
(Bahagian Kawalan dan Pemantauan)
Kementerian Kewangan Malaysia
c. Ketua Audit Negara
(Cawangan Audit Pertahanan)
Jabatan Audit Negara
d. Akauntan Negara Malaysia
Jabatan Akauntan Negara Malaysia
e. Saluran pemerintahan yang berkenaan.
23. Jika kehilangan wang tunai telah dipastikan, Pegawai Pengawal hendaklah
memohon pendahuluan amaun yang sama banyak daripada Kumpulan Wang Amanah
Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) yang mana KSU KEMENTAH adalah
bertanggungjawab atas nama pejabat di mana kehilangan itu berlaku bagi
menggantikan amaun yang hilang. Pendahuluan ini hendaklah dijelaskan sesudah
kuasa hapus kira diperoleh dengan cara mendebitkan kehilangan yang berkenaan itu
ke dalam vot Kerajaan.
24. Pemerintah Unit hendaklah mengaturkan penyiasatan penuh untuk menyiasat
tentang sesuatu kehilangan itu. Laporan Penyiasatan itu hendaklah dimana perlu,
mengandungi segala butir seperti dalam Kembaran G sebagai Laporan Akhir. Salinan
penyataan-penyataan dan surat-surat yang berkaitan boleh dikepilkan kepada laporan
tetapi tidak boleh dianggap sebagai ganti untuk sesuatu laporan yang sendirinya
lengkap.
25. Laporan Akhir hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan dan dikemukakan kepada
CPA, Bahagian Kewangan dalam 4 salinan melalui MTU-Belanjawan (UP: Khidmat
Kewangan) dalam tempoh 4 bulan dari tarikh penyerahan Laporan Permulaan
walaupun hasil keputusan penyiasatan oleh CPM atau Polis belum lagi diterima.
Selepas itu, Pemerintah Unit hendaklah memaklumkan kepada CPA, Bahagian
Kewangan atas kemajuan penyiasatan sekali pada tiap-tiap 4 bulan.
26. Pegawai Pengawal, jika perlu, boleh melantik satu Lembaga Penyiasatan untuk
menyiasat kehilangan itu. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia boleh
menamakan seseorang pegawai atau pegawai daripada jabatan-jabatan selain
daripada KEMENTAH untuk turut serta dalam penyiasatan sesuatu kehilangan yang
melibatkan wang awam atau barang/awam. Dalam hal yang demikian, satu laporan
174
TERHAD
TERHAD
bersama hendaklah dihantar oleh Pegawai Pengawal dan pegawai yang dipilih oleh
Perbendaharaan itu.
27. Jika telah dipastikan bahawa anggota ATM adalah bertanggungjawab bagi
kehilangan itu, tindakan yang sewajarnya hendaklah diambil mengikut undang-undang
yang sedang berkuat kuasa pada waktu itu.
28. Wang yang dikutip balik melalui potongan gaji akibat penalti yang dikenakan
kerana kehilangan di bawah bahagian ini, hendaklah dikreditkan kepada akaun hasil
yang berkaitan.
29. Dalam keadaan di mana baucar debit dikenakan Laporan Awal dan Laporan
Akhir boleh diketepikan tetapi Pemerintah Unit hendaklah menghantar satu laporan
bulanan dalam 4 salinan kepada Bahagian Kewangan (Cawangan Pengurusan Aset)
menggunakan format seperti Kembaran H. Dalam hubungan ini, ia tidak termasuk
barang keselamatan di mana siasatan hendaklah dilakukan.
30. Jika baucar debit dikenakan terhadap seseorang individu kerana kehilangan,
amaun yang didebit hendaklah sama banyak dengan harga asal benda yang hilang.
PEMBAYARAN YANG SALAH (PEMBAYARAN LEBIH ATAU PEMBAYARAN
TANPA KUASA)
31. Pembayaran lebih atau pembayaran yang dibuat tanpa kuasa atau tersalah
bayar, biasanya pembayaran balik sepenuhnya hendaklah dikutip daripada penerima
pembayaran tersebut. Semua kes pembayaran yang salah hendaklah dilaporkan terus
kepada Pegawai Pengawal melalui CPA, Bahagian Kewangan dengan menggunakan
borang di Kembaran F (Lampiran J) dan diagihkan kepada formasi atasan masing-
masing. Jika pembayaran balik sepenuhnya diperolehi, laporan tidak perlu dihantar
kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan, melainkan jika Pegawai Pengawal
berpendapat bahawa sesuatu kes tindakan tatatertib hendaklah diambil ke atas
seseorang pegawai kerana kecuaian berkaitan dengan pembayaran lebih tersebut.
32. Jika penerima pembayaran itu seorang anggota ATM, Pegawai Pengawal boleh
membenarkan anggota tersebut membayar balik pembayaran yang salah itu secara
ansuran, dengan syarat pembayaran balik sepenuhnya dilakukan secepat mungkin
tetapi tidak lewat dari 6 bulan selepas pembayaran yang salah itu diketahui atau
sebelum anggota tersebut meninggalkan Perkhidmatan ATM (mengikut mana yang
lebih awal). Dalam kes-kes di mana tempoh pembayaran balik sepenuhnya melebihi 6
bulan atau jika anggota tersebut meninggalkan Perkhidmatan ATM sebelum
pembayaran balik sepenuhnya dilakukan, kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan
Malaysia hendaklah diperolehi. Jika bayaran balik secara ansuran diluluskan,
permohonan mendapatkan pendahuluan daripada Kumpulan Wang Amanah
Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama anggota berkenaan hendaklah dihantar
oleh CPA, Bahagian Kewangan kepada Perbendaharaan Malaysia untuk kelulusan.
Satu salinan kelulusan Perbendaharaan Malaysia hendaklah dihantar kepada Pengarah
175
TERHAD
TERHAD
UGAT untuk membuat potongan gaji. Ansuran-ansuran itu hendaklah dikreditkan
kepada Akaun Pendahuluan Diri.
33. Sekiranya kutipan sepenuhnya tidak diperolehi atau keadaan di mana Pegawai
Pengawal berpendapat bahawa pembayaran yang salah itu telah dibuat atau diterima
melainkan dengan suci hati, atau bahawa pembayaran yang salah itu tidak boleh atau
tidak patut diperolehi balik sepenuhnya daripada penerima pembayaran, tatacara yang
ditetapkan di para terdahulu hendaklah dipatuhi.
34. Jika alasan pembayaran yang salah dapat diterima oleh Ketua Setiausaha
Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Kewangan (CPA) akan
menurunkan/menyampaikan kuasa untuk apa-apa amaun yang tidak dikutip itu dibiar
dipertanggungkan kepada akaun. Salinan-salinan kuasa tersebut hendaklah dihantar
kepada Bahagian Akaun, Jabatan Audit Negara (CAP) atau Pengarah UGAT, yang
mana berkenaan. Bagi alasan pembayaran salah yang tidak dapat diterima oleh
Perbendaharaan, tindakan kutipan balik hendaklah diambil sebagaimana yang diarah
oleh Perbendaharaan Malaysia.
35. Dalam kes-kes di mana tindakan tatatertib perlu diambil kerana kecuaian
berkaitan dengan pembayaran yang salah, tindakan yang sewajarnya hendaklah
diambil oleh Ketua Jabatan mengikut undang-undang yang sedang berkuat kuasa dan
satu Laporan Akhir hendaklah dihantarkan kepada Pegawai Pengawal mengikut format
di Kembaran G.
HUTANG DAN TUNGGAKAN HASIL YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN BALIK
36. Hutang dan tunggakan hasil dalam bentuk ini bererti segala wang yang kena
dibayar kepada Kerajaan dan jika diterima hendaklah dikreditkan kepada akaun hasil
atau kumpulan wang amanah masing-masing. Wang itu bolehlah termasuk:
a. Semua hasil yang patut dipungut.
b. Surcaj atau potongan gaji.
c. Pinjaman daripada Kerajaan.
d. Semua bayaran melalui baucar debit seperti bayaran api dan air,
kehilangan barang-barang awam, kerosakan berek dan pengeluaran secara
membayar balik.
37. Jika tidak mungkin untuk mendapatkan balik apa-apa hutang atau tunggakan
hasil, Ketua Jabatan yang bertanggungjawab dikehendaki menghantar satu laporan
seperti di Kembaran I dalam 4 salinan kepada CPA, Bahagian Kewangan melalui
markas formasi masing-masing. Berkenaan dengan kutipan bagi bayaran kemudahan
api dan air (utility charges), laporan hendaklah dihantar kepada Mk Log TD-Kumpulan
176
TERHAD
TERHAD
KP terlebih dahulu sebelum dimajukan kepada Bahagian Akaun, Kementerian
Pertahanan.
38. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia sesudah mempertimbangkan
laporan itu, akan menyampaikan kepada Pegawai Pengawal kuasa Menteri Kewangan
untuk mengetepikan kutipan hutang atau hasil jika diputuskan tiada tindakan
selanjutnya untuk mendapatkan balik patut diambil. Salinan surat kuasa tersebut
hendaklah dihantar kepada Ketua CAP, Jabatan Audit Negara, Bahagian Akaun dan
Ketua Jabatan yang berkenaan.
39. Jika Pegawai Pengawal berpendapat bahawa surcaj atau potongan gaji
perlu dikenakan terhadap seseorang individu kerana kecuaian dalam menjalankan
kewajipannya yang mengakibatkan kehilangan hasil, ia hendaklah melaporkan dengan
sewajarnya kepada Suruhanjaya Perkhidmatan/Markas Perkhidmatan yang berkenaan
dengan satu salinan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia.
40. Suruhanjaya Perkhidmatan/Markas Perkhidmatan yang berkenaan
hendaklah mengambil tindakan yang sewajarnya dan memaklumkan kepada Ketua
Jabatan dan Ketua Audit Negara tentang tindakan yang akan diambil dengan satu
salinan kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia.
LAPORAN PENGADUAN KEHILANGAN DISEBABKAN KEMALANGAN ATAU
SEMASA DALAM PERJALANAN
41. Sesuatu perbelanjaan tambahan kepada Kerajaan kerana sesuatu kerugian
tidak langsung, misalnya kos membaiki bagi alat dan kos buruh bagi kenderaan selepas
sesuatu kemalangan, tidak disifatkan sebagai hapus kira oleh kerana kenderaan itu
masih dipertanggungkan dalam lejar melainkan kenderaan itu merupakan kehilangan
sepenuhnya. Kos membaiki merupakan bayaran terus kepada vot penyenggaraan.
Mana-mana wang yang dibayar balik daripada individu kerana kecuaian,
penyalahgunaan, ganti rosak kerana kemungkinan atau disebabkan kemalangan
hendaklah diproses mengikut Tatacara Mengurus Kejadian Kemalangan Jalan Raya.
42. Apa-apa kehilangan dalam perjalanan bagi barang yang diimport dan yang
belum dimasuk kira ke dalam lejar tidak disifatkan sebagai hapus kira daripada lejar.
Jika tuntutan dibuat daripada mana-mana kumpulan wang insurans atau firma, jumlah
wang yang diterima itu hendaklah dikreditkan kepada hasil. Tuntutan, biasanya, tidak
dibuat bagi kekurangan atau barang yang pecah di mana nilainya tidak melebihi
RM50.00 terhadap barang yang diterima daripada luar negara.
43. Berkenaan dengan sesuatu kehilangan dalam perjalanan antara unit ATM,
adalah menjadi tanggungjawab penerima untuk mengemukakan Laporan Perselisihan
(Discrepancy Report) kepada pengirim seperti format di Kembaran J.
44. Pengirim hendaklah mengesahkan Laporan Perselisihan tersebut dan
menyelaraskan kuantiti pengeluaran di baucar pengeluaran dan lejar dengan
177
TERHAD
TERHAD
sewajarnya. Satu salinan laporan ini hendak juga dipulangkan kepada penerima untuk
menyokong kemasukan lejar.
45. Dalam semua kes kehilangan dalam perjalanan, penerima akan hanya
mengambil kira dalam lejar, kuantiti yang betul diterima sahaja dan menyokong catatan
itu dengan Baucar Penerimaan/Invois serta sama ada dokumen-dokumen tuntutan
insurans atau Laporan Perselisihan yang sudah disahkan oleh pengirim.
46. Berkenaan dengan sesuatu kehilangan dalam perjalanan antara unit ATM,
pengirim apabila mengetahui kehilangan itu, hendaklah menghantar Laporan
Permulaan mengikut para 10. Satu salinan laporan itu hendaklah juga dihantar kepada
penerimanya.
47. Pengirim hendaklah mengaturkan penyiasatan penuh untuk menyiasat
kehilangan itu dan menghantar Laporan Akhir seperti para 12 hingga 16 beserta
dengan Kembaran J.
48. Pengirim adalah bertanggungjawab untuk menyelaraskan lejar dengan
sewajarnya dengan disokong oleh Baucar Pengesahan Pengeluaran setelah mendapat
kelulusan hapus kira.
49. Berkenaan dengan kehilangan atau kerosakan ke atas barang dalam masa
pengangkutan atau semasa dalam perjalanan, pengirim hendaklah mengambil tindakan
yang sewajarnya untuk menuntut ganti rosak daripada pihak yang berkenaan.
PENGGANTIAN
50. Unit adalah dibenarkan membuat pemohonan untuk mendapatkan penggantian
benda-benda yang hilang semasa tindakan hapus kira sedang dilakukan. Satu salinan
Laporan Permulaan hendaklah dikepilkan kepada permohonan.
178
TERHAD
TERHAD
SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL
TUDM KINRARA
PERATURAN PELUPUSAN ASET DAN BARANG TUDM
RUJUK:
A. PU 4101 BAHAGIAN 1 SEKSYEN 14
PENDAHULUAN
1. Peraturan ini hendaklah dibaca dan dipraktikkan bersama-sama:
a. Panduan Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor 207 hingga 232.
b. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007.
c. Perintah Angkatan Tentera Jil. III Bab 2 Sek 8.
d. Surat Arahan KEMENTAH, Bahagian Kewangan & Akaun Bil. 6/2002.
e. Surat Arahan KEMENTAH, Bahagian Kewangan Bil. 3/2007.
2. Peraturan ini melibatkan semua aset, barang-barang, kelengkapan-kelengkapan,
kenderaan-kenderaan, pesawat-pesawat terbang, jentera-jentera, senjata-senjata dan harta
kerajaan yang lain di atas kira-kira TUDM atau di bawah naungan dan kawalan Kementerian
Pertahanan.
3. Peraturan ini tidak dipakai untuk pemusnahan barang-barang dan harta Kerajaan
yang disebabkan kecacatan atau kehilangan atau kemalangan. Peraturan Kehilangan dan
Hapuskira Wang Awam serta Barang-barang Awam di dalam Perkeliling Perbendaharaan Bil
5 Tahun 2007 Bab F dan AMU Bahagian 1 Seksyen 23 hendaklah digunakan untuk tujuan
tersebut.
TUJUAN
4. Peraturan ini bertujuan untuk memberi panduan mengenai tatacara pelupusan
kepada semua unit-unit TUDM supaya pelupusan aset dan barang Kerajaan dapat
dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan.
5. Ia juga bertujuan untuk memperkemaskan lagi tatacara pelupusan yang diamalkan di
peringkat TUDM, selaras dengan penurunan kuasa melalui Warta No. P.U.(B) 513 dan Surat
Kementerian Kewangan Bil. K. KEW BKP/PA/664/17 (59) bertarikh 13 Julai 2002 mengenai
pemberian kuasa pelupusan kepada Kementerian Pertahanan.
ASET
6. Aset adalah bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan
kerajaan yang dibeli atau disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui
sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
OBJEKTIF PELUPUSAN ASET
7. Pelupusan aset Kerajaan adalah bertujuan untuk:-
179
TERHAD
TERHAD
a. Memastikan tiada lagi penyimpanan aset yang tidak boleh digunakan atau
tidak diperlukan.
b. Menjimatkan ruang stor dan pejabat.
c. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.
d. Membolehkan aset milik TUDM dipindahkan ke Kementerian/ Perkhidmatan
lain yang lebih memerlukan atau atas sebab-sebab tertentu.
8. Adalah menjadi tanggungjawab semua pemerintah di unit-unit TUDM untuk
menentukan segala harta kerajaan di bawah jagaannya yang didapati tidak berguna lagi
kerana sebab-sebab yang munasabah, telah usang disebabkan fair wear and tear, atau
berlebihan kerana tiada penggunaan selanjutnya atau penggunaan yang rendah, tidak di-
biarkan begitu sahaja tetapi mengambil langkah-langkah sewajarnya untuk pelupusan
dengan secepat mungkin supaya mengurangkan kos penstoran di samping usaha mendapat
balik apa jua nilai wang yang ada.
JUSTIFIKASI PELUPUSAN ASET
9. Aset-aset TUDM boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut:
a. Tidak Ekonomi Dibaiki (TEB).
b. Usang/obselete.
c. Rosak dan tidak boleh digunakan.
d. Luput tempoh penggunaan.
e. Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum.
f. Tiada alat ganti.
g. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan.
h. Disyor selepas pemeriksaan aset.
i. Tidak lagi diperlukan oleh TUDM.
j. Perubahan teknologi.
k. Melebihi dari keperluan.
URUSAN BARANG-BARANG UNTUK PELUPUSAN
10. Semua aset dan barang-barang TUDM yang telah dikeluarkan untuk kegunaan dan
disyorkan untuk dilupuskan hendaklah dipulangkan oleh pengguna ke Cawang Materiel
ataupun MATRA (jika berkenaan) sebagai SCRAP. Barang-barang yang cacat dan di
darjahkan R/S atau R/D dan tidak dapat dipulihkan kerana TEB atau lain-lain sebab juga
hendaklah diuruskan mengikut peraturan ini. Selain dari label Scrap, tindakan SPKB (OHM)
perlu untuk menurunkan statusnya kepada SCRAP.
180
TERHAD
TERHAD
11. Alatan R/D yang telah disahkan sebagai TEB atau SCRAP oleh OEM, MRO Centre
atau Jawatankuasa Teknikal MLU hendaklah ditukar statusnya kepada SCRAP oleh MATRA
yang berkenaan setelah menerima arahan dari MLU.
12. Tindakan SPKB (Awaiting Disposal) hendaklah dilakukan oleh MATRA atau
Kumpulan Simpanan Stok di Cawang Materiel yang menjaga alatan SCRAP berkenaan.
Senarai alatan Awaiting Disposal tersebut perlu dicetak dan diambil tindakan pelupusan
mengikut peraturan ini.
13. Setelah jumlah setiap kelas barang-barang itu memenuhi syarat-syarat di perenggan
10,11 dan 12, ianya hendaklah diambil tindakan pelupusan mengunakan borang
KEW. PA-17.
LEMBAGA PEMERIKSA
14. Tindakan pelupusan adalah tertakluk kepada pemeriksaan dan keputusan/syor oleh
Lembaga Pemeriksa yang ditubuhkan di sesebuah unit. Terdapat 3 jenis Lembaga
Pemeriksaan yang boleh ditubuhkan di unit-unit TUDM iaitu
a. Lembaga Pemeriksaan Pasukan (LPP). Lembaga ini ditubuhkan untuk
memeriksa dan membuat laporan ke atas aset atau barang-barang seperti berikut:
(1) Memeriksa aset dan barang yang telah digunakan, yang mempunyai
nilai perolehan asal kurang RM1,000 setiap satu atau tidak melebihi
RM25,000 secara agregat bagi satu pemeriksaan, tiada nilai sisa,
pemusnahannya hanya sesuai secara ketuk dan tanam atau memulangkan
kepada Kumpulan Stor Pemulangan untuk jualan sisa besi buruk.
(2) Memeriksa aset dan barang yang telah digunakan, yang mempunyai
nilai perolehan asal kurang RM20,000 setiap satu atau tidak melebihi
RM300,000 secara agregat bagi satu pemeriksaan.
b. Lembaga Pemeriksa Am 1 (LPA 1). Lembaga ini ditubuhkan untuk
memeriksa aset dan barang yang telah digunakan, menjadi rosak dan tidak
ekonomik untuk dibaiki serta mempunyai nilai perolehan asal diantara RM20,000
hingga RM100,000 setiap satu atau tidak melebihi RM5 juta secara agregat bagi satu
pemeriksaan.
c. Lembaga Pemeriksa Am 2 (LPA 2). Lembaga ini ditubuhkan untuk
memeriksa dan membuat laporan ke atas aset atau barang-barang seperti berikut:
(1) Memeriksa aset dan barang yang telah digunakan, menjadi rosak dan
tidak ekonomik untuk dibaiki serta mempunyai nilai perolehan asal melebihi
RM100,000 setiap satu atau melebihi RM 5 juta secara agregat bagi satu
pemeriksaan.
(2) Memeriksa aset dan barang yang belum digunakan atau belum
dikeluarkan seperti stok tidak bergerak, berlebihan, obsolete atau dead-stok.
PEMBENTUKAN LEMBAGA PEMERIKSA
15. Apabila terdapat aset dan barang-barang yang hendak dilupuskan, unit hendaklah
memohon kepada Bahagian Kewangan, KEMENTAH, melalui Markas Formasi dan MTU –
Khidmat Kewangan untuk satu Lembaga Pemeriksa ditubuhkan. Permohonan hendaklah
dibuat menggunakan KEW. PA-17. Di mana sesuatu barang itu pada lazimnya telah
diperiksa terlebih dahulu oleh woksyop atau firma yang diberi kontrak untuk membaikinya,
181
TERHAD
TERHAD
satu salinan sijil woksyop atau surat perakuan bahawa barang itu tidak ekonomik dibaiki
(TEB) hendaklah disertakan.
16. Perlantikan Ahli Lembaga Pemeriksa adalah di bawah bidang kuasa Pegawai
Pengawal (KSU, Kementerian Pertahanan) untuk tempoh tidak melebihi 2 tahun. Pelantikan
dibuat adalah berdasarkan kriteria dan jawatan tertentu setelah menerima pencalonan dari
MTU- Khidmat Kewangan. Bahagian Kewangan, KEMENTAH akan mengeluarkan satu
arahan pembentukkan rasmi (convening order) untuk membentuk Lembaga tersebut.
Pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa akan dibuat menggunakan KEW. PA-15.
17. Pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa adalah berdasarkan seperti berikut:
a. LPP
(1) Pengerusi - Pegawai TUDM sekurang-kurangnya berpangkat Mejar
atau setaraf, berkebolehan menilai dan menaksir kebergunaan aset dan
barang yang hendak dilupus.
(2) Ahli Pertama – Pegawai Tadbir Awam Pangkalan. Bagi Sabah dan
Sarawak sekurang-kurangnya Penolong Pegawai Tadbir.
(3) Ahli Kedua - Pegawai TUDM sekurang-kurangnya berpangkat
Pegawai Waren atau setaraf, berkebolehan menasihat Lembaga Pemeriksa
mengenai perkara-perkara teknikal aset dan barang yang hendak dilupus.
. b. LPA 1
(1) Pengerusi - Pegawai Kanan TUDM sekurang-kurangnya berpangkat
Lt Kol atau setaraf, berkebolehan menilai dan menaksir kebergunaan aset
dan barang yang hendak dilupus.
(2) Ahli Pertama - Pegawai Pelupusan, PS 2 Khidmat Kewangan (Awam)
dari Markas Tentera Udara.
(3) Ahli Kedua - Pegawai Teknikal sekurang-kurangnya berpangkat
Kapten TUDM atau setaraf yang berkebolehan menasihat Lembaga Pemeriksa
mengenai perkara-perkara teknikal aset dan barang yang hendak dilupus
c. LPA 2
(1) Pengerusi - Pegawai Kanan Bahagian Kewangan yang berkebolehan
menilai dan menaksir kebergunaan aset dan barang yang hendak dilupus.
(2) Ahli Pertama - Pegawai teknikal, Pegawai TUDM berpangkat
Mejar/Kapt yang berkebolehan menasihat Lembaga Pemeriksa mengenai
perkara-perkara teknikal aset dan barang yang hendak dilupus.
(3) Ahli Kedua - Pegawai Bahagian Kewangan yang berkebolehan
menasihat cara pelupusan yang sesuai.
18. Pada tarikh yang ditetapkan, Lembaga tersebut akan berkumpul di unit berkenaan
dan menjalankan pemeriksaan ke atas barang-barang berkenaan.
BIDANG TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
182
TERHAD
TERHAD
19. Bidang tugas Lembaga Pemeriksa adalah seperti berikut:
a. Memeriksa aset dan barang mengikut borang KEW. PA-17.
b. Memeriksa rekod dan dokumen aset dan barang dalam tempoh (1) bulan dari
tarikh diarahkan.
c. Menyediakan laporan dan syor pelupusan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.
d. Menandatangani KEW. PA-17 dan mengemukakan laporan kepada Urusetia
Pelupusan.
TINDAKAN PELUPUSAN
20. Tindakan pelupusan aset dan barang-barang melibatkan empat peringkat utama:-
a. Penyediaan Dokumen
(1) Pasukan pemegang aset dan barang-barang dikehendaki
menentukan dokumen sokongan pelupusan disediakan dalam bentuk:-
(i) Sijil Kondem.
(ii) Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-16).
atau
(iii) Pengesahan daripada Jawatankuasa Pemeriksa atau
Jawatankuasa Teknikal bagi aset dan barang yang belum digunakan,
usang atau sebab-sebab lain mengapa ianya tidak diperlukan lagi.
(2) Permohonan pelupusan hendaklah dibuat dengan menggunakan
borang KEW. PA-17 dan dikemukakan untuk penetapan tarikh pemeriksaan
Lembaga kepada:-
(i) Pegawai Tadbir Awam Pangkalan/Markas Tentera Udara atau
Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak bagi
pemeriksaan LPP.
(ii) Bagi Pangkalan-pangkalan di Semenanjung Malaysia
hendaklah dikemukakan ke MTU-Khidmat Kewangan. Bagi pangkalan
di Labuan dan Sarawak permohonan penubuhan hendaklah kepada
Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak bagi
pemeriksaan LPA.
(3) Bagi LPP satu salinan Arahan Penubuhan Lembaga Pemeriksa yang
dikeluarkan oleh Panglima Markas/Pegawai Memerintah/Komander
Pangkalan atau Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak
hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan Cawangan
Pengurusan Aset KEMENTAH dan Markas Tentera Udara, Cawangan
Khidmat Kewangan.
b. Pemeriksaan, Syor dan Kelulusan
183
TERHAD
TERHAD
(1) Lembaga Pemeriksa selepas membuat pemeriksaan boleh membuat
syor pelupusan mengikut mana-mana kaedah seperti berikut:-
(i) pemusnahan secara ketuk dan tanam;
(ii) penjualan melalui kontrak pusat;
(iii) penjualan secara sebutharga/tender/lelong jualan sisa;
(iv) peleburan melalui kontrak sedia ada;
(v) pemulangan kepada Kumpulan Stor Pemulangan;
(vi) hadiah kepada; jabatan lain.
(2) Syor Lembaga Pemeriksa Pelupusan hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Kewangan atau Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan
Sarawak mengikut mana yang berkenaan untuk kelulusan.
(3) Satu salinan kelulusan yang dikeluarkan oleh Pengarah KEMENTAH
Cawangan Sabah dan Sarawak, hendaklah dikemukakan kepada Bahagian
Kewangan.
c. Pelupusan Fizikal Aset dan Barang-Barang
(1) Tindakan pelupusan hanya boleh dilaksanakan setelah kelulusan
diperolehi kecuali pelupusan secara ketuk dan tanam dan pemulangan
kepada Kumpulan Stor Pemulangan bagi aset dan barang yang nilai
perolehan asal kurang RM1,000 setiap satu.
(2) Pelupusan yang melibatkan pemberian hadiah, ketuk tanam atau
bakar hendaklah disaksikan oleh Pegawai Tadbir Awam Pangkalan/Markas
Tentera Udara atau Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak.
(3) Pelupusan aset dan barang secara ketuk tanam seperti pakaian,
tilam, perabut dan peralatan sukan, Lembaga Pemeriksa hendaklah
memastikan aset dan barang tersebut benar-benar dimusnahkan.
(4) Pelupusan yang melibatkan aset dan barang yang perlu dibakar,
tindakan berkenaan hendaklah mengikut peraturan yang ditetapkan oleh
Jabatan Alam Sekitar dan Pihak Berkuasa Tempatan.
(5) Pelupusan secara jualan sebutharga lelong dan tender akan
diuruskan oleh Bahagian Kewangan. Pengecualian diberi kepada Pengarah
KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak untuk menguruskan penjualan
secara sebutharga.
(6) Pelupusan aset yang mempunyai nilai sisa seperti kelongsong peluru
dan peti-peti peluru dan lain barang yang mempunyai nilai sisa pasukan
hendaklah mengumpulkannya sekurang-kurang 1 ton dan memaklumkan ke
Cawangan Pengurusan Aset, Bahagian Kewangan KEMENTAH bagi tujuan
urusan sebutharga.
(7) Semua hasil penjualan termasuk yang dikendalikan oleh Kumpulan
Stor Pemulangan (RSG) hendaklah direkodkan dan dilaporkan kepada
Bahagian Kewangan setiap suku tahun.
184
TERHAD
TERHAD
(8) Tindakan pelupusan hendaklah diselesaikan dalam tempoh tiga bulan
selepas kelulusan diperolehi.
d. Sijil –Sijil Perakuan
(1) Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-18)
(i) Aset yang dilupuskan secara tanam, bakar, buang atau
tenggelam hendaklah disaksikan oleh Pegawai Tadbir Awam
Pangkalan/Pegawai Pelupusan (Awam) MTU-Khidmat Kewangan.
Mereka juga hendaklah menandatangani Borang KEW. PA-18.
(2) Sijil Pelupusan (KEW. PA-19)
(i) Setelah syor pelupusan dilaksanakan, unit-unit dikehendaki
mengemukakan Sijil Pelupusan KEW. PA-19 kepada Bahagian
Kewangan KEMENTAH atau Pengarah KEMENTAH Cawangan
Sabah dan Sarawak untuk direkodkan sebagai tanda proses
pelupusan tersebut telah selesai.
(ii) Penyelarasan akaun hanya boleh dibuat setelah KEW. PA-19
dikeluarkan.
e. Tindakan penyelarasan akaun.
(1) Tindakan penyelarasan akaun perlu dilakukan oleh SCAF Cawang
Materiel untuk pelupusan barang-barang di Pangkalan atau MLU-KAS untuk
pelupusan barang-barang di MATRA. Tindakan SPKB (Review Diposition)
hendaklah dilakukan hanya setelah sijil pelupusan (KEW.PA 19) diperolehi.
21. Proses tindakan pelupusan secara terperinci adalah seperti di Kembaran A dan
senarai Borang KEW. PA yang terlibat seperti di Kembaran B.
22. Carta proses kerja untuk tindakan pelupusan seperti di Kembaran C.
23. KUASA PELUPUSAN
a. Kementerian Pertahanan
(1) Ketua Setiausaha KEMENTAH bagi aset dan barang yang telah
digunakan yang mempunyai nilai perolehan asal setiap satu tidak melebihi
RM50,000 atau tidak melebihi RM500,000 secara agregat.
(2) Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak bagi aset dan
barang yang telah digunakan yang mempunyai nilai perolehan asal setiap
satu tidak melebihi RM50,000 atau tidak melebihi RM500,000 secara agregat
bagi unit-unit di Sabah dan Sarawak.
b. Kementerian Kewangan
(1) Bagi pelupusan aset dan barang yang mempunyai nilai perolehan asal
setiap satu melebihi RM50,000 atau melebihi RM500,000 secara agregat.
185
TERHAD
TERHAD
(2) Semua pelupusan aset dan barang yang belum digunakan,
STA/STB/Stok Usang atau belum dikeluarkan tetapi tidak diperlukan lagi
termasuk dead-stok.
PELUPUSAN PERALATAN PERTAHANAN YANG DIBELI DARI AMERIKA SYARIKAT
24. Pesawat, peralatan kelengkapan dan sistem-sistem pertahanan yang dibeli dari
Amerika Syarikat tertakluk kepada Arm Export Control Act (AECA) Amerika Syarikat dan
syarat-syarat perjanjian tertentu yang telah ditandatangani oleh Kerajaan Malaysia. Oleh itu
sebarang perubahan, tujuan penggunaan dan pindahan hak milik selain dari tujuan asal
pembelian mestilah mendapat kelulusan daripada Kerajan Amerika Syarikat.
25. Sebarang syor pelupusan oleh oleh Lembaga Pemeriksa perlulah dikemukakan
kepada MTU- Perolehan (Foreign Military Sales) melalui MTU-Khidmat Kewangan sebelum
dikemukakan ke Bahagian Kewangan atau Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan
Sarawak mengikut mana yang berkenaan bagi tujuan kelulusan.
PELUPUSAN PERALATAN KOMPUTER
26. Berdasarkan kepada AP 315-328 dan Perkeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007,
unit-unit yang memohon pelupusan peralatan komputer perlu menyediakan dan
mengemukakan kertas kerja cadangan pelupusan ke Jawatankuasa Teknikal di Bahagian
Pengurusan Maklumat (BPM), KEMENTAH melalui MTU- Khidmat Kewangan untuk kajian
samaada memerlukan pelupusan, diperbaiki atau digunakan semula. KEW. PA-16 akan
dikeluarkan oleh BPM setelah Jawatankuasa tersebut mengesahkan peralatan berkenaan
TEB. Hanya setelah mendapat kelulusan unit boleh meneruskan tindakan pelupusan
mengunakan borang KEW. PA-17.
PELUPUSAN BAHAN BERCETAK
27. AP 150 dan TPS 230-232 telah mengariskan bahan bercetak kepada 3 kategori iaitu
a. Dokumen Am. Dokumen dalam kategori ini hanya boleh dilakukan tindakan
pelupusan setelah mendapat kelulusan Ketua Arkib Negara. Dokumen-dokumen
dalam kategori ini adalah terdiri daripada dokumen-dokumen seperti berikut:
(1) Borang Am.
(2) Fail Terbuka.
(3) Majalah/ Penerbitan.
(4) Buku.
b. Dokumen Kewangan. Dokumen dalam kategori ini memerlukan kelulusan
dari Kementerian Kewangan, Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara sebelum
pelupusan dilakukan. Dokumen-dokumen dalam kategori ini terdiri daripada
dokumen seperti berikut:
(1) Baucar.
(2) Borang Pesanan Tempatan.
(3) Lesen, permit.
(4) Buku tunai.
(5) Lejar.
186
TERHAD
TERHAD
(6) Kad Kawalan Stor.
(7) Daftar Harta Modal/Inventori.
(8) Borang-borang kewangan lain yang telah digunakan.
c. Dokumen Maklumat/ Unsur Keselamatan. Dokumen dalam kategori ini
memerlukan kelulusan dari Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. Dokumen-
dokumen dalam kategori ini adalah seperti berikut:
(1) Dokumen terhad, sulit, rahsia.
(2) Lesen, permit
(3) Borang dengan maklumat peribadi orang ramai.
28. Pelupusan fizikal bahan-bahan bercetak yang telah diluluskan hendaklah dirujukkan
kepada Jabatan Percetakan Negara dengan memberi butir-butir seperti jumlah, jenis, ukuran
dan lain-lain maklumat mengenainya. Jika perlu, satu salinan surat kebenaran daripada
pihak-pihak yang berkenaan (seperti Pegawai Pengawal, Arkib Negara, Ketua Audit Negara,
dsb) hendaklah dilampirkan bersama.
29. Penender yang berjaya akan memungut sendiri barang tersebut setelah mendapat
arahan daripada Jabatan Percetakan Negara. Manakala dokumen-dokumen yang berdarjah
adalah dikecualikan kerana kaedah pelupusan fizikalnya adalah tertakluk kepada arahan
yang lain.
187
TERHAD
TERHAD PU 4101
ARAHAN MATERIEL UDARA
BAHAGIAN 1 KEMBARAN A KEPADA
SEKSYEN 14
PANDUAN PROSES TINDAKAN PELUPUSAN ASET DAN
BARANG-BARANG KERAJAAN
1. Permohonan Pemeriksaan.
a. Permohonan pemeriksaan aset dan barang yang hendak dilupuskan
perlu dikemukakan menggunakan borang KEW.PA-17 secara berasingan
mengikut lembaga yang berkenaan.
b. Permohonan hendaklah disertakan dengan butir-butir yang lengkap
seperti berikut :
(1) Nama, kuantiti dan nilai perolehan aset dan barang.
(2) Dokumen-dokumen pengesahan aset dan barang yang tidak
diperlukan.
c. KEW.PA-17 hendaklah ditaip menggunakan komputer dan kertas
bersaiz A4.
d. KEW.PA-17 berasingan hendaklah digunakan bagi aset dan barang
yang telah digunakan, yang mempunyai nilai perolehan asal kurang RM1,000
setiap satu atau tidak melebihi RM25,000 secara agregat bagi satu
pemeriksaan, tiada nilai sisa, pemusnahannya hanya sesuai secara ketuk dan
tanam atau memulangkan kepada Kumpulan Stor Pemulangan untuk jualan
sisa besi buruk.
2. Jadual Pemeriksaan. Jadual Pemeriksaan LPP akan ditetapkan oleh
Pegawai Tadbir Awam Pangkalan/Markas Tentera Udara, manakala jadual bagi LPA
1 oleh MTU- Cawangan Khidmat Kewangan manakala LPA 2 ditetapkan oleh
Bahagian Kewangan KEMENTAH. Bagi Sabah dan Sarawak jadual LPP, LPA 1 dan
2 ditetapkan oleh Pengarah KEMENTAH Cawangan Sabah dan Sarawak.
3. Pemeriksaan.
a. Pada hari pemeriksaan, perkara berikut hendaklah diatur dan disusun
oleh unit untuk pemeriksaan Lembaga sebagaimana urutan dalam senarai
KEW. PA-17.
(1) Aset dan barang yang hendak dilupus.
(2) Sijil Kondem, Perakuan Pelupusan Aset (KEW. PA-16), surat
pengesahan obsolete, surat pengesahan aset dan barang tidak
diperlukan,
buku rekod senggaraan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
188
TERHAD PU 4101
(3) Menyediakan tenaga kerja dan alat bantuan lain seperti
cat/bahan untuk menanda, penukul, gunting dan lain-lain.
(4) Menyediakan kenderaan yang mencukupi bagi mengangkut
aset dan
barang yang dilupus ke kawasan pembuangan untuk dimusnahkan.
b. Lembaga Pemeriksa hendaklah memeriksa aset dan barang bagi
memastikan:
(1) Barang-barang telah digunakan.
(2) Rosak dan tidak boleh digunakan lagi.
(3) Cacat, usang atau melebihi keperluan.
(4) Kerosakan bukan disebabkan kecuaian Pegawai Awam.
(5) Maklumat-maklumat di dalam sijil kondem adalah betul dan
sama seperti aset dan barang yang diperiksa dan.
(6) Kuantiti, jenis barang, dan nombor pendaftaran yang diperiksa
adalah
betul.
c. Membuat laporan keadaan aset dan barang yang diperiksa serta syor
seperti berikut mengikut kesesuaian:
(1) Dijual melalui sebutharga/tender.
(2) Dijual secara tukaran (trade in).
(3) Pemberian kepada mana-mana Jabatan/Agensi Kerajaan.
(4) Pemberian kepada mana-mana Jabatan/Agensi Kerajaan.
(5) Dimusnahkan secara ketok, tanam atau dibakar.
(6) Dipulangkan ke Kumpulan Stor Pemulangan untuk dijual
sebagai besi
Buruk.
(7) Cara lain yang sesuai.
d. Syor dan Laporan hendaklah disiapkan pada hari pemeriksaan.
189
TERHAD PU 4101
4. Laporan Lembaga Pemeriksa.
a. Pengerusi Lembaga Pemeriksa hendaklah menyediakan tujuh salinan
KEW. PA- 17 bagi LPA dan lima salinan bagi LPP yang mengandungi
laporan, syor dan ditandatangani oleh semua ahli Lembaga Pemeriksa.
b. Laporan dan syor Lembaga Pemeriksa hendaklah disertakan dengan
tiga salinan dokumen sokongan seperti KEW.PA-16 pengisytiharan “obsolete”
atau laporan sebab aset dan barang tidak diperlukan lagi.
c. Bagi LPP laporan hendaklah dikemukakan terus ke Bahagian
Kewangan KEMENTAH dan salinan ke Cawangan Khidmat Kewangan MTU.
Manakala bagi LPA 1 dan LPA 2, laporan hendaklah dikemukakan terus
kepada Cawangan Khidmat Kewangan MTU. Bagi unit di Labuan dan
Sarawak laporan hendaklah dikemukakan ke Pengarah KEMENTAH Sabah
dan Sarawak.
5. Kelulusan Syor Lembaga Pemeriksa.
a. Laporan dan syor Lembaga Pemeriksa bagi LPA 1 dan LPA 2 akan
dikemukakan untuk kelulusan kepada Bahagian Kewangan atau Pengarah
KEMENTAH Cawangan Sabah atau Sarawak untuk kelulusan mengikut mana
yang berkenaan.
b. Kelulusan pelupusan daripada kuasa pelulus akan dikemukakan
kepada unit untuk tindakan pelupusan dan disalinkan kepada Audit Dalam
dan Cawangan Lojistik/Material/Markas Perkhidmatan berkenaan.
6. Pinda Kaedah Pelupusan. Permohonan untuk meminda kaedah
pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah
dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh
pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan pelupusan baru
hendaklah dikemukakan.
7. Pelanjutan Tempoh.
a. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan
kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan.
Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.
b. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas
tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan
pelupusan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa
aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
190
TERHAD PU 4101
ARAHAN MATERIEL UDARA
BAHAGIAN 1 KEMBARAN B
KEPADA
SEKSYEN 14
BORANG-BORANG YANG BERKAITAN DENGAN PELUPUSAN
1. KEW PA 15 - LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA
PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
2. KEW PA 16 - PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET
KERAJAAN
3. KEW PA 17 - LAPORAN LEMBAGA ASET ALIH KERAJAAN
4. KEW PA 18 - SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH
KERAJAAN
5. KEW PA 19 - SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
6. KEW PA 20 - LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH
KERAJAAN
7. KEW PA 21 - KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN
ASET ALIH KERAJAAN
8. KEW PA 22 - BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH
KERAJAAN
9. KEW PA 23 - JADUAL TENDER PELUPUSAN ASET ALIH
KERAJAAN
10. KEW PA 24 - KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA
PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
11. KEW PA 25 - BORANG SEBUTHARGA ASET ALIH KERAJAAN
12. KEW PA 26 - JADUAL SEBUTHARGA ASET ALIH KERAJAAN
13. KEW PA 27 - KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH
KERAJAAN
14. KEW PA 27 (a) - SENARAI ASET YANG DILELONG
191
TERHAD PU 4101
ARAHAN MATERIEL UDARA
BAHAGIAN 1 KEMBARAN C KEPADA
SEKSYEN 14
CARTA ALIR PROSES PELUPUSAN
1 1 - Unit memohon pelupusan (KEW PA 17) ke
MTU setelah diluluskan oleh MLU. Melakukan
2 Tindakan Awaiting Disposal dalam SPKB.
Tidak 3 2 - Penubuhan dan Pemeriksaan oleh Lembaga
Lengkap Pemeriksaan. Butiran dimasukkan ke dalam
4 SPKB.
Lengkap 3 - Laporan dan Syor oleh Lembaga Pemeriksa
(KEW PA 18) dimajukan ke MTU untuk
5 semakan.
5a 5b 4 - Dimajukan ke Cawang Pengurusan Aset
Lulus KEMENTAH.
Ya Tidak 5 - Mendapatkan kelulusan pelupusan.
6 5 a. KSU, KEMENTAH
Nilai perolehan asal setiap satu < RM 50,000
7 atau jumlah keseluruhan < RM 500,000.
8 5b . Perbendaharaan
Nilai perolehan asal setiap satu > RM 50,000
9 atau jumlah keseluruhan > RM 500,000.
6 - Dikembalikan kepada MTU bersama Sijil
Kelulusan Pelupusan (KEW PA 19) untuk
tindakan pelupusan.
7 - Dimajukan ke unit untuk melaksanakan
pelupusan fizikal mengikut syarat perlupusan
yang ditetapkan KEW PA 19.
8 - Penyelarasan akaun oleh unit. Tindakan
Strike Off Charge dalam SPKB oleh MLU-KAS
atau SCAF (yang berkenaan).
9. Unit memohon penggantian.
192
TERHAD
SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL
TUDM KINRARA
RAMALAN (PROVISIONING) MATERIAL
RUJUK:
A. PU 4301 BAHAGIAN 3 SEKSYEN 12
PENDAHULUAN
1. Peraturan ini menetapkan garis panduan untuk mengira keperluan stok
material bagi menampung rancangan operasi TUDM untuk stok di peringkat MATRA
dan Cawang Materiel.
2. Peraturan ramalan komponen terdapat di dalam AMU Bil 41.
RAMALAN MATERIAL
3. Ramalan material meliputi semua alatan 'consumable' atau 'expendable' dan
majoriti alatan kelas B kecuali alatan yang tertakluk kepada skala atau yang dapat
diperbaiki atau dipulih atau yang ditukar mengikut rancangan penggantian berjadual.
Ramalan material hendaklah dilaksanakan melalui SPKB-Material Provisoning.
Pengiraan ramalan melalui SPKB-Material Provisioning hanyalah bertujuan untuk
memudah pengiraan imbangan aset, liabiliti dan membuat ramalan keperluan untuk
sesuatu tempoh tertentu. Dalam peraturan ini, liabiliti bermaksud komitmen
keperluan bagi sesuatu tempoh stok. Berbagai ramalan atau 'allocation' lain
kemungkinan boleh ditimbangkan dan ditambahkan untuk mempastikan jumlah
liabiliti yang muktamad bagi tujuan perolehan.
4. Dua faktor perlu diambilkira untuk mempastikan liabiliti ialah faktor masa dan
faktor kuantiti. Faktor masa adalah merupakan tempoh ramalan atau
provisioning/stocking period. Manakala faktor kuantiti adalah stok yang sedia ada
termasuklah stok simpanan dan stok bakal masuk.
PENETAPAN PARAS PEGANGAN STOK
5. Kaedah asas pengawalan stok TUDM adalah melalui penetapan paras
pegangan stok bagi setiap baris alatan. Paras-paras stok akan dikira dan ditetapkan
oleh SPKB melalui tindakan dalam Skrin Material Provisioning Calculation. Ia akan
direkodkan sehinggalah pengiraan baru dibuat. Fungsinya hanyalah sebagai
penunjuk untuk tindakan yang perlu diambil. Paras stok akan dikawal melalui tiga
asas perkiraan seperti yang dijelaskan di bawah ini :
a. Paras Stok Maksimum (Maximum Stok Level - MSL) ialah kuantiti
dalam 'unit of issue' di mana pegangan stok tidak dibenarkan melebihinya.
MSL meliputi anggaran keperluan stok bagi 12 bulan perolehan dalam negara
dan 36 bulan perolehan dari luar negara. Untuk alatan 'perishable' atau yang
tertakluk kepada tempoh hayat seperti tayar, tiub, gas, cat, bahan kimia dan
seumpamanya, kuantiti MSL adalah berdasarkan kepada kadar penggunaan
193
TERHAD
TERHAD
sebenar supaya mengelakkan dari pembaziran akibat tamat tempoh hayat
sebelum stok dapat digunakan. Paras MSL akan menentukan jumlah stok
pada sesuatu masa tidak berlebihan. Namun begitu faktor-faktor lain seperti
stok tidak diperlukan lagi (obsolete) akibat perubahan terhadap sistem,
pemindahan operasi dan sebagainya perlulah dipertimbangkan. Apabila paras
ini telah dipenuhi semua permohonan dan pesanan yang terbengkalai perlu
dikaji semula, ditangguhkan atau dibatalkan jika perlu.
b. Angka Tindakan Ramalan (Provisioning Action Figure - PAF) atau
Ordering Level ialah kuantiti dalam 'unit of issue' di mana pesanan
penambahan stok (stock replenishment) hendaklah dibuat supaya
penghantaran diperolehi sebelum tahap stok jatuh ke paras LSF (lihat
perenggan c). Dua faktor utama yang terlibat dalam menentukan PAF ialah :
(1) Anggaran penggunaan.
(2) Tempoh masa di antara permohonan/pesanan dan penerimaan
alatan (lead time).
Pengalaman menunjukkan bahawa jangka masa penghantaran alatan dari
luar negara adalah purata 12 hingga 18 bulan. Adalah penting bahawa
jangka masa hantaran diteliti dari masa ke semasa. Apabila paras stok
mencecah atau di bawah PAF, permohonan/pesanan hendaklah dilakukan
serta merta. Secara teorinya, kuantiti permohonan/pesanan adalah
berdasarkan perbezaan di antara MSL dan LSF (MSL - LSF). Alatan
sepatutnya akan diterima sebelum pegangan stok jatuh ke paras LSF dan
seterusnya ia akan meningkat semula ke paras MSL. Perkara-perkara berikut
hendaklah diambil tindakan sebelum permohonan/pesanan dibuat:
(1) Menentukan semua paras stok semasa adalah betul. Sekiranya
tidak, paras stok perlu dikaji semula dan paras yang baru perlu
ditetapkan. Ianya perlu dikaji semula dan paras yang baru hendaklah
dipastikan.
(2) Menyemak sama ada terdapat permohonan/pesanan yang
masih terbengkalai.
(3) Memastikan tindakan di atas dilaksanakan melalui sistem
berkomputer.
c. Paras Stok Rendah (Low Stock Figure - LSF) adalah kuantiti dalam
'unit of issue' yang mana pegangan stok tidak dibenarkan jatuh di bawah
paras ini. LSF juga dikenali sebagai 'paras bahaya' (danger level) kerana
ianya akan mengakibatkan ketiadaan stok (stock out/nil stock). Apabila
mencecah paras ini gesaan atau tindakan menaiktaraf (upgrading) hendaklah
dilakukan dengan serta merta terhadap pesanan-pesanan yang terbengkalai.
Secara teorinya, alatan harus diterima sebelum stok jatuh ke LSF. Walau
bagaimanapun faktor aliran (trend) penggunaan, kemampuan pasaran
(market availability) dan kelewatan penghantaran tidak boleh diketepikan atas
sebab-sebab yang tidak dapat diramalkan dan dielakkan. Dalam keadaan
194
TERHAD
TERHAD
begini LSF memainkan peranan sebagai 'buffer/safety stock' yang masih
boleh digunakan sementara menunggu penerimaan alatan. Paras LSF
hendaklah mengambilkira terhadap keperluan operasi TUDM. Paras LSF juga
hendaklah meliputi kadar penggunaan untuk sesuatu tempoh masa sekurang-
kurangnya 6 bulan. Penggunaan LSF tidak disyorkan bagi alatan komponen.
6. Untuk sentiasa mengawasi keadaan yang berubah-ubah selepas paras stok
seperti yang disebutkan tadi, adalah penting semua paras stok diteliti setiap 12
bulan dan dipinda jika perlu meskipun kajian berkala akan menjaminkannya.
Sekiranya ia tidak dilakukan, paras stok yang telah dipastikan dahulu akan menjadi
'out of date' sementara sistem kawalan tidak berkesan lagi. Untuk mengawasi
keadaan ini, kedudukan stok hendaklah sentiasa diberi perhatian setiap kali
transaksi dilakukan.
7. Kesimpulannya, MSL menetapkan siling stok maksimum untuk menampung
operasi bagi satu tempoh yang ditetapkan. PAF merupakan isyarat/tanda untuk
membuat permohonan/pesanan untuk menambah (replenish) stok.
LSF menunjukkan paras bahaya kerana stok 'buffer' (jika ada) terpaksa digunakan
sementara untuk mengatasi masalah kelewatan dalam penghantaran alatan yang
tidak dijangka ataupun untuk mengatasi perubahan (variation) dalam penggunaan.
ASAS PERKIRAAN
8. Asas-asas perkiraan di dalam SPKB-Material Provisioning adalah seperti
berikut:
a. Effort Factor (EF). Jumlah bilangan atau kadar penggunaan pesawat,
sistem dan kelengkapan utama di dalam TUDM. Perubahan dalam daya
tenaga boleh mengakibatkan perubahan dalam kadar penggunaan. Oleh itu,
adalah penting bahawa segala perubahan yang signifikan mengenai
kelengkapan, anggota program pembaikan dan ubahsuaian kadar
penggunaan atau faktor-faktor yang lain yang akan mempengaruhi EF dibuat
kepastian. Sebagai hitungan untuk peningkatan atau penurunan tenaga atau
penggunaan, perubahan dalam EF boleh dikira seperti berikut:
Anggaran Kekuatan atau Tenaga masa depan
(Future Estimated Strength or Effort)
EF = -----------------------------------------
Kekuatan atau Tenaga Sebenar Yang Lepas
(Past Actual Strength or Effort)
dan hendaklah disebutkan sebagai perpuluhan atau decimal.
b. Trend Factor (TF) ialah perselisihan (variance) dalam penggunaan
sesebuah alatan di mana tenaga adalah tetap (constant). Misalnya, jika
kekuatan dan penggunaan pesawat terbang Nuri didapati sama pada tahun
2006, 2007 dan
2008, tetapi kadar pengeluaran alatganti telah meningkat 20% melebihi yang
telah ditentukan pada setiap tahun sebelumnya, adalah dipercayai aliran
peningkatan ini akan berterusan pada tahun 2009. TF boleh digunakan
setelah disiasat mengenai hayat alatan, tempoh komponen dalam
penggunaan, masa kenaikan aliran dan lain-lain faktor yang berkaitan. TF
hanya dapat diambilkira apabila terdapat bukti aliran peningkatan atau
195
TERHAD
TERHAD
penurunan yang jelas dalam tempoh penggunaan tiga tahun berturut-turut.
Purata peratusan peningkatan atau penurunan adalah asas TF dan disebut-
kan dalam decimal seperti jadual di Kembaran A.
EF dan TF juga dikenali sebagai Faktor Ramalan/Provisioning Factor (PF)
kerana faktor-faktor ini digunakan untuk mendapatkan kadar pengunaan
masa depan. Faktor-faktor ini digunakan untuk mengubah atau menyelaras
yang kadar penggunaan yang lepas dengan mengambilkira faktor pengunaan
masa depan atau semasa.
time' c. Lead Time adalah tempoh penghantaran bekalan atau 'delivery lead
(LT) iaitu dari tarikh perolehan dibuat sehingga tarikh penerimaan stok
mengikut pengalaman sebenar ataupun secara anggaran yang realistik.
Tempoh yang biasa di dalam TUDM ialah antara 6 bulan hingga 12 bulan.
d. Admin Lead Time adalah anggaran tempoh masa yang diperlukan
oleh
pihak yang mengurus aset dan perolehan untuk melakukan tapisan,
pentadbiran dan prosedur tertentu bagi membolehkan pembelian stok
dilakukan.
e. Past Usage ialah jangka masa yang perlu ditetapkan untuk mengira
kadar
penggunaan yang lepas.
f. Provisioning Period ialah jangkamasa ramalan yang ditetapkan untuk
mengira ramalan. Perbendaharaan Negara menetapkan provisioning yang
dibenarkan adalah untuk tempoh selama 12 bulan. Walaubagaimanapun
tempoh ini berkemungkinan berubah mengikut pertimbangan dan keperluan
operasi TUDM. Jangkamasa biasa digunakan oleh TUDM ialah di antara 12
bulan hingga 24 bulan. Provisioning Period bagi unit-unit ialah untuk
jangkamasa 8 bulan manakala untuk MATRA ialah 16 bulan.
PENGIRAAN PARAS PEGANGAN STOK
9. Apabila asas pengiraan telah dimasukkan ke dalam skrin Material
Provisioning, Paras Pegangan Stok boleh dijanakan melalui SPKB melalui tindakan-
tindakan di dalam Material Provisioning Calculation . Data-data yang ditunjukkan
setelah paras pegangan stok dijanakan ialah:
a. Maximum Stock Level (MSL). Paras ini adalah stok maksimum yang
dibenarkan boleh disimpan bagi sesuatu tempoh yang telah ditetapkan.
Perkiraan MSL dalam SPKB adalah menggunakan formula:
MSL = MCA x EF x TF x Past Usage
196
TERHAD
TERHAD
b. Monthly Consumption Average (MCA). MCA adalah purata
pengeluaran berulang (Recurring Issue), pengeluaran gantian (In-Lieu Issue)
dan bakal keluar berulang (Recurring Dues-Out) akhir tolak bakal keluar
berulang permulaan berdasarkan past usage yang ditetapkan. Dengan itu,
formula untuk perkiraan MCA adalah seperti berikut:
MCA RI + I/L + (DOE-DOB)
= -----------------------------
Past Usage
Adalah diingatkan, sebelum perkiraan dilakukan, pastikan semua transaksi
permohonan berstatus “S”. Perkiraan tidak boleh dilakukan kepada
permohonan yang masih berstatus “T”.
c. Provisioning Action Figure (PAF) adalah berubah-ubah (variable)
dan tidak tetap. Parasnya akan berubah dipengaruhi oleh tempoh
penghantaran bekalan atau 'delivery lead time' (LT) mengikut pengalaman
sebenar ataupun secara anggaran yang realistik. Pemantauan boleh
dilakukan melalui PAF Breach Item. Data-data paras PAF diperolehi melalui
pengiraan berikut:
MSL
PAF = (LT + 6) x -----------------------
Provisioning Period
d. Low Stock Figure (LSF) juga adalah data seperti MSL tetapi
berdasarkan kepada tempoh penggunaan yang pendek seperti 6 bulan dan ia
boleh dikira seperti:
6 x MSL
LSF = ------------------------
Provisioning Period
PROVISIONING SLIP (PS)
10. Setelah asas pengiraan dan kemaskini pengiraan ramalan dilakukan cetakan
laporan PS hendaklah dilakukan. Bahagian I hingga III akan dijanakan oleh SPKB
secara automatik. Bahagian IV hingga VI akan diambil tindakan oleh MLU-KAS. Jika
kajian mendapati perolehan perlu dilakukan Bahagian VII akan diambil tindakan oleh
MLU-Beli.
KUANTITI KOMITMEN LIABILITI
11. Ini ialah jumlah amaun sesuatu alatan yang dikomitkan untuk satu tempoh
yang dikira berasaskan tempoh penggunaan yang ditetapkan dan dicampurkan
kepada kuantiti MSL setelah ramalan seperti berikut dilakukan:
197
TERHAD
TERHAD
a. Ramalan atau Allocation (AL) adalah kuantiti stok yang dikhaskan
untuk:
(1) Pengeluaran khas kuantiti yang ditetapkan untuk sebab-sebab
tertentu.
(2) Skala alatan yang diisytiharkan.
(3) Projek khas seperti keperluan kelengkapan yang dibekalkan
oleh Kerajaan yang diarahkan oleh MTU ataupun berdasarkan skala
yang diluluskan. (Pengeluaran seumpamanya adalah non-recurring).
b. Rezab Perang atau War Reserve (WR) merupakan stok yang
diperlukan untuk keperluan darurat, kecemasan atau 'operational emergency'.
Ramalan untuk perang sebenar tidak berbangkit dalam TUDM buat masakini.
Ramalan seumpama ini boleh dibuat mengikut masa atau kuantiti.
ASET
12. Aset (asset) adalah jumlah kuantiti:
a. Stok iaitu kuantiti stok sebenar. Memandangkan kuantiti tersebut
adalah termasuk stok penyelenggaraan (maintenance stock) dan stok yang
telah diramalkan dan dikepilkan khas seperti di perenggan 9, adalah
mustahak bahawa kedudukan kuantiti stok sebenar yang bebas (free stock)
mesti ditunjukkan.
b. Bakal Masuk atau Dues In (DI). Barang yang telah dipesan tetapi
belum dibekalkan atau belum diterima.
13. Maklumat-maklumat seperti yang tersebut di atas hendaklah dipenuhi di
bahagian IV dalam dokumen Provisioning Slip yang dicetak melalui untuk
perbandingan semua stok aset dengan liability yang dikomitkan termasuklah yang
diramalkan di bahagian III. Perbandingan ini akan menunjukkan:
a. Tahap stok berlebihan yang boleh dipertimbangkan untuk pelupusan
atau
b. Tahap stok berkurangan yang mana pembelian hendaklah dilakukan
untuk kuantiti yang disyorkan untuk menampung liabiliti.
14. Bagi stok berlebihan, sebelum keputusan dicapai sama ada hendak disimpan
atau dilupuskan, secara sebahagian atau kesemua barang-barang dan kuantiti yang
terlibat, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah mengambilkira perkara-perkara
berikut:
a. Usang (obsolete).
b. Adakah penggunaan lain yang pihak pengguna tidak mengetahui.
c. Adakah alatan lain yang digunakan sebagai ganti.
198
TERHAD
TERHAD
d. Kemungkinan ianya akan diperlukan semula di masa akan datang
yang tidak diketahui pada masa kini.
e. Bolehkah ianya digunakan untuk tujuan selain daripada tujuan asal.
f. Keadaan pasaran jika sekiranya keperluan wujud selepas pelupusan.
g. Akibat dari ketiadaan stok jika sekiranya keperluan berbangkit setelah
dilupuskan.
h. Nilai pasaran stok yang hendak dilupus dan anggaran kos simpanan
sekiranya kekal disimpan terus.
i. Lain-lain pertimbangan yang akan membantu dalam membuat
keputusan sedemikian berpandukan jenis dan penggunaan alatan berkenaan.
15. Bagi pembelian untuk menampung tahap stok yang kurang untuk mengambil
peluang mendapatkan faedah secara pembelian pukal dan penggunaan dalam
tempoh jangkamasa penghantaran, perbezaan di antara PAF dan LSF hendaklah
ditambahkan untuk memastikan kuantiti yang sebenar perlu dibeli.
16. Walau apapun di dalam peraturan ini, pegawai yang bertanggungjawab juga
boleh membuat keputusan di luar ramalan matematik setelah mengambil kira segala
perkara penting yang lain mengikut pengalaman beliau lazim dipertimbangkan untuk
membuat keputusan yang luar biasa yang munasabah tanpa mengakibatkan operasi
atau kerugian. Justifikasi untuk keputusan sepertinya hendaklah dinyatakan dalam
dokumen PS yang berkenaan.
17. Semua dokumen PS yang telah disokong oleh pegawai yang
bertanggungjawab hendaklah dimajukan kepada MLU-Pembelian untuk urusan
pembelian secepat mungkin.
199
TERHAD
TERHAD PU 4301
BAHAGIAN 3 PERATURAN MATERIEL UDARA
KEMBARAN A KEPADA
SEKSYEN 18
TENTERA UDARA DIRAJA MALAYSIA
BUKU DAFTAR BAT L 3017
BIL NO PKT NAMA BERTUKAR TARIKH BERTUKAR TARIKH GESAAN CATATAN
(4) DARI UNIT DI TERIMA KE UNIT DIHANTAR (10)
(1) (2) (3) (5) (6) (7) (8) (9)
200
TERHAD PU 4101
ARAHAN MATERIEL UDARA
BAHAGIAN 1 SEKSYEN 55
PROSEDUR MENGAMBIL ALIH DAN MENYERAH RUMAH KELUARGA
PENDAHULUAN
1. Peraturan ini perlu dibaca bersama :
a. MU 204-5004 Manual Udara Senggara Komplek, Bahagian 3.
b. PU 4301, Bhg 2 Seksyen 10.
c. Armed Forces Order Jil III, Chapter 9 Sec 3.
2. Semua peringkat pegawai dan LLP yang telah berkahwin adalah layak untuk
memohon menduduki Rumah Keluarga. Memandangkan kepada jumlah Rumah
Keluarga yang terhad berbanding dengan jumlah pemohon, maka permohonan
tersebut akan dipertimbangkan mengikut asas-asas yang tertentu seperti terkandung
di dalam Armed Forces Orders Volume III, Chapter 9, Section 3. Perintah yang
sama juga menyebutkan tentang keadaan di mana seseorang itu perlu
mengosongkan Rumah Keluarga yang didiaminya.
3. Berasaskan kepada kelayakan tersebut, Pegawai Senggara Kompleks (PSK)
yang menjalankan tugas bagi pihak Pegawai Memerintah akan berhubung terus
dengan pegawai dan LLP berkenaan dalam urusan yang berkaitan dengan
mengambil alih dan menduduki Rumah Keluarga serta semasa menyerah dan keluar
dari Rumah Keluarga apabila diperlukan berbuat demikian.
TUJUAN
4. Arahan ini bertujuan untuk membentangkan prosidur yang perlu dilaksanakan
semasa mengambil alih, menduduki dan menyerahkan Rumah Keluarga di dalam
TUDM.
NOTIS MENGAMBIL ALIH DAN MEMASUKI RUMAH KELUARGA
5. Apabila permohonan untuk menduduki Rumah Keluarga telah diluluskan,
PSK akan mengeluarkan `Notis Mengambil Alih dan Memasuki Rumah Keluarga’
sekurang-kurangnya 14 hari sebelum dari tarikh mengambil alih. Format notis
tersebut adalah seperti di Kembaran A. Notis tersebut perlu disalinkan kepada
Ketua Cawang Materiel (KCM) dan hendaklah disediakan bersama-sama dengan
`Surat Perjanjian Menduduki Rumah Keluarga’ seperti format di Kembaran B.
Surat perjanjian tersebut perlu ditandatangani oleh anggota yang akan menduduki
Rumah Keluarga dengan disaksikan oleh PSK atau wakilnya pada tarikh yang
ditetapkan.
TARIKH PEMERIKSAAN MASUK DAN MENGAMBIL ALIH
6. PSK bertanggungjawab untuk mengaturkan satu tarikh pemeriksaan yang
bersesuaian dengan kehadiran wakil KCM dan juga bakal penghuni. Tarikh yang
201
TERHAD PU 4101
ditetapkan itu hendaklah mana-mana hari dalam tempoh seminggu iaitu tidak awal 3
hari dari tarikh mengambil alih dan juga tidak lewat 3 hari dari tarikh yang ditetapkan
itu.
PEMERIKSAAN OLEH BAKAL PENGHUNI
7. Bakal penghuni Rumah Keluarga adalah bertanggungjawab untuk memeriksa
inventori dan juga bangunan Rumah Keluarga termasuk `fittings’ sebelum
menurunkan tandatangan menandakan telah mengambil alih Rumah Keluarga
tersebut. Pemeriksaan hendaklah berasaskan perkara berikut:
a. Peralatan dan barang-barang yang di bawah kawalan Cawang Materiel
perlu diperiksa berasaskan kepada `Inventory of RMAF’ (BAT L 3006).
Setelah berpuas hati, bakal penghuni hendaklah menandatangani `Inventory
Discrepancy Certificate’ (BAT L 3013) yang akan disediakan oleh wakil KCM.
Sebarang kekurangan dan berlebihan hendaklah dicatatkan di ruang yang
berkenaan. Ini adalah untuk memastikan bakal pemegang inventori tidak
dipertanggungjawabkan atas `discrepancy’ tersebut selepas tarikh
pemeriksaan.
b. Bakal penghuni rumah keluarga akan diberi satu salinan “Perintah
Untuk Pemegang Inventori Rumah Keluarga” dan menandatangani sijil yang
menyatakan tugas dan tanggungjawab sebagai pemegang inbentori.
Format seperti di Kembaran C.
c. Sebarang kerosakan kepada bangunan dan juga `fittings’ Rumah
Keluarga tersebut hendaklah dimaklumkan kepada wakil PSK dan laporan
secara bertulis perlu disediakan. Format laporan berkenaan adalah seperti di
Kembaran D.
8. Jika terdapat keadaan di mana bakal penghuni telah menandatangani
`Inventory Discrepancy Certificate’ tanpa sebarang catatan `Deficiencies’ atau tidak
melaporkan sebarang kerosakan dengan mengisi borang yang telah ditetapkan,
anggota berkenaan akan dipertanggungjawabkan ke atas sebarang kehilangan
barang-barang atau kerosakan ke atas Rumah Keluarga tersebut.
PENGESAHAN MENDUDUKI RUMAH KELUARGA
9. Berdasarkan kepada tarikh mengambil alih Rumah Keluarga `Immediate
Notification of a Change In Occupation of A Married Quarter’ (BAT H 8) akan
disediakan oleh Cawang Materiel. Borang tersebut mencatatkan tarikh menduduki
Rumah keluarga berserta dengan rekod bacaan meter air dan meter elektrik.
10. Borang BAT H 8 tersebut perlu disediakan dalam tempoh 7 hari dari tarikh
mengambil alih dan satu salinan dimajukan kepada Pegawai Perkhidmatan Anggota
untuk disiarkan dalam PERBAH II. Salinan borang tersebut juga hendaklah
dimajukan kepada Pegawai Berek bagi tujuan pemotongan gaji untuk kutipan
penggunaan air dan elektrik. Satu salinan borang tersebut hendaklah disimpan di
dalam salinan akaun inventori di pejabat Cawang Materiel.
202
TERHAD PU 4101
TINDAKAN SEMASA MENDUDUKI RUMAH KELUARGA
11. Penghuni Rumah Keluarga selaku pemegang inventori boleh berurusan terus
dengan Cawang Materiel bagi tujuan permohonan, pertukaran atau pemulangan,
peralatan dan barang-barang Rumah Keluarga. Bagi kerosakan yang disyaki bukan
berpunca dari `fair, wear and tear’ Ketua Cawang Materiel hendaklah mengambil
tindakan berasaskan kepada prosedur kehilangan kecil atau kehilangan besar
seperti terkandung di dalam AMU Bahagian 1 Seksyen 23.
12. Bagi kerosakan kepada `fittings’ atau bangunan Rumah Keluarga itu sendiri,
penghuni Rumah Keluarga hendaklah berurusan dengan JKR Tentera/UPKAT
melalui PSK.
PEMERIKSAAN OLEH PEGAWAI MEMERINTAH
13. Pegawai Memerintah berhak untuk melakukan pemeriksaan ke atas Rumah
Keluarga dari masa ke semasa bagi memastikan keadaan Rumah Keluarga serta
peralatan dan barang-barang kepunyaan harta awam digunakan dengan sebaik-
baiknya oleh penghuni. Sebarang kerosakan yang berpunca dari kecuaian atau
`Vandalism’ perlu diganti atau dibaiki oleh penghuni Rumah Keluarga tersebut
dengan kos sendiri.
14. Selain dari pemeriksaan oleh Pegawai Memerintah, pemeriksaan inventori
hendaklah dilakukan oleh penghuni Rumah Keluarga pada setiap 3 tahun dari tarikh
mengambil alih. Notis pemeriksaan inventori akan dikeluarkan oleh Cawang
Materiel 14 hari sebelum tarikh pemeriksaan. Pemegang inventori hendaklah
menandatangani salinan SCAF (Account) di pejabat Cawang Materiel dalam masa 7
hari dari tarikh pemeriksaan yang ditetapkan.
NOTIS MENYERAH DAN MENGOSONGKAN RUMAH KELUARGA
15. Apabila seseorang itu perlu keluar dari Rumah Keluarga, PSK akan
mengeluarkan `Notis Mengosongkan Rumah Keluarga’ sebelum tempoh 30 hari dari
tarikh yang ditetapkan. Notis tersebut hendaklah disalinkan kepada KCM dan
formatnya adalah seperti di Kembaran E.
16. Notis tersebut boleh diberikan melalui telefon terlebih dahulu dan disusuli
dengan bertulis kemudiannya. Penghuni Rumah Keluarga hendaklah membuat
persiapan yang sewajarnya supaya penyerahan Rumah Keluarga dapat
dilaksanakan pada tarikh yang ditetapkan.
PEMERIKSAAN SERAH MENYERAH RUMAH KELUARGA
17. Pemeriksaan serah menyerah inventori dan juga bangunan Rumah Keluarga
hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 3 hari dari tarikh Rumah Keluarga
dikosongkan. Ianya akan dilakukan bersama-sama oleh penghuni Rumah Keluarga,
wakil PSK dan juga wakil KCM.
18. Adalah menjadi tanggungjawab wakil KCM untuk memeriksa kuantiti barang-
barang yang tercatat di dalam inventori dan meneliti sebarang kerosakan barang-
barang berkenaan. Sebarang kekurangan dan kerosakan hendaklah direkodkan di
dalam BAT L 3013. Jika terdapat perbezaan pendapat di antara penghuni Rumah
203
TERHAD PU 4101
Keluarga dan juga wakil KCM di atas sebab kerosakan barang-barang inventori
(apabila disyaki kerosakan berpunca dari kecuaian atau `Vandalism’), Ketua
Cawang Materiel hendaklah dimaklumkan untuk keputusan selanjutnya.
19. Wakil PSK pula hendaklah memeriksa dan meneliti sebarang kerosakan
kepada `fittings’ dan juga bangunan. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan
dan formatnya adalah seperti di Kembaran F. PSK hendaklah membuat keputusan
sama ada sebarang kerosakan itu perlu dibaiki/diganti oleh penghuni dengan kosnya
ditanggung oleh penghuni itu sendiri atau pun ianya ditanggung oleh kerajaan. Jika
PSK berpendapat bahawa kos pembaikan/penggantian perlu ditanggung oleh
individu, Pegawai Memerintah hendaklah dimaklumkan. Jika Pegawai Memerintah
berpuas hati dengan laporan PSK, `Notis Pembaikan/Penggantian oleh Penghuni
Rumah Keluarga’ hendaklah dikeluarkan kepada individu berkenaan. Format notis
tersebut adalah seperti di Kembaran G. Pembaikan atau penggantian hendaklah
dilaksanakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh notis dikeluarkan.
20. Jika pembaikan/penggantian dipersetujui akan dibuat oleh individu,
pemeriksaan selanjutnya hendaklah dibuat pada tarikh tamat tempoh yang
diberikan. Sekiranya individu berkenaan gagal melaksanakan
pembaikan/penggantian seperti yang ditetapkan, tindakan dibawah Akta 1972
hendaklah dilaksanakan oleh Pegawai Memerintah.
PENGESAHAN MENGOSONGKAN RUMAH KELUARGA
21. Berdasarkan kepada tarikh menyerah Rumah Keluarga `Immediate
Notification of a Change In Occupation of A Married Quarter’ (BAT H 8) akan
disediakan oleh Cawang Materiel. Borang tersebut mencatatkan tarikh
mengosongkan Rumah Keluarga berserta dengan rekod bacaan meter air dan meter
elektrik.
22. Borang BAT H 8 tersebut perlu disediakan dalam tempoh 7 hari dari tarikh
mengambil alih dan satu salinan dimajukan kepada Pegawai Perkhidmatan Anggota
untuk disiarkan dalam PERBAH II. Salinan borang tersebut juga hendaklah
dimajukan kepada Pegawai Berek bagi tujuan pemberhentian kutipan penggunaan
air dan elektrik. Satu salinan borang tersebut hendaklah disimpan di dalam salinan
akaun inventori di pejabat Cawang Materiel.
PEMBACAAN METER ELEKTRIK DAN AIR SEMASA MENYERAH RUMAH
23. Arahan pemberhentian pemotongan menetapkan BAT H 8 dimajukan ke
pejabat berek bagi tujuan pemotongan gaji penghuni rumah keluarga yang
menyerah kan rumah tersebut. Bagi mengatasi masalah kelewatan
pemberhentikan pemotongan selepas keluar dari rumah keluarga, wakil KCM akan
mencatat bacaan meter api dan air dan memajukan satu salinan faksimile kepada
pejabat berek sebagai makluman awal tentang bacaan terakhir api dan letrik yang
digunakan. Bacaan yang sama akan dimasukkan kepada BAT H 8 sebagai
tindakan susulan oleh Pejabat Berek. Format faksimile tersebut adalah
sebagaimana Kembaran H.
PENYELESAIAN BIL ELEKTRIK DAN AIR BAGI RUMAH KELUARGA DI LUAR
TANGGUNGJAWAB PEJABAT BEREK PASUKAN
204
TERHAD PU 4101
24. Di beberapa Pangkalan TUDM seperti kawasan Lembah Klang, Pangkalan
Udara Butterworth dan Pangkalan Udara Labuan terdapat Rumah Keluarga TUDM
yang diperolehi oleh kerajaan melalui cara sewaan berkelompok atau pun pembelian
daripada pihak swasta. Kawasan kediaman tersebut biasanya terletak di luar
kawasan pangkalan seperti di taman-taman perumahan awam. Rumah Keluarga
dari kategori ini adalah diluar tanggungjawab Pejabat Berek Pasukan untuk
pembacaan meter elektrik dan air.
25. Tanggungjawab untuk mendapatkan kemudahan bekalan elektrik dan air bagi
Rumah Keluarga tersebut serta pembayaran bil-bil adalah tanggungjawab penghuni
sendiri. Untuk mendapat perkhidmatan bekalan elektrik dan air, penghuni perlu
mendapat surat kebenaran menduduki rumah keluarga daripada PSK terlebih
dahulu. Dengan merujuk kepada surat berkenaan tersebut, penghuni bolehlah
memohon terus kepada Jabatan berkenaan (TNB/JBA), membayar deposit serta
menjelaskan bil bulanan.
26. Bagi tujuan penyelesaian akhir sebelum mengosongkan Rumah Keluarga,
penghuni hendaklah menjelaskan semua bil-bil tertunggak, mendapat semula wang
deposit serta resit penutupan akaun perkhidmatan elektrik atau air.
27. Resit asal penutupan akaun perkhidmatan elektrik atau air mesti ditunjukkan
semasa membuat urusan serah menyerah Rumah Keluarga di Cawang Materiel.
Kerani Inventori di Cawang Materiel Pangkalan hendaklah meneliti serta
memastikan bahawa resit tersebut benar-benar menunjukkan pembayaran semua bil
tertunggak telah dijelaskan. Seterusnya Kerani Inventori hendaklah menentukan
satu salinan fotokopi resit berkenaan disimpan di dalam folder inventori Rumah
Keluarga berkaitan.
RUMAH KELUARGA KOSONG
28. PSK bertanggungjawab sepenuhnya ke atas rumah keluarga yang tiada
penghuni ke atas barang -barang kerajaan yang ada di dalamnya. Kunci rumah
keluarga disimpan di pejabat PSK setelah menandatangani sijil menerima
sementara rumah keluarga tersebut dari Cawang Materiel sehingga penghuni baru
mengambil alih.
29. Di sepanjang tempoh Rumah Keluarga tersebut di bawah tanggungjawab
PSK. PSK adalah bertanggungjawab untuk menentukan keadaan rumah tersebut
serta peralatan di dalamnya berada di dalam keadaan baik dan sempurna. Rumah
keluarga tersebut hendaklah berada di dalam keadaan sempurna serta sedia untuk
didiami pada bila-bila masa diperlukan.
PENUTUP
30. Prosedur yang dibentangkan di atas adalah untuk kebaikan bersama di
samping memastikan Rumah Keluarga berada dalam keadaan asalnya. Ianya juga
cuba mewujudkan nilai peribadi yang mulia dikalangan penghuni Rumah Keluarga di
samping menekankan aspek akauntabiliti dikalangan semua pihak yang terlibat
dalam pengurusan Rumah Keluarga TUDM.
205
TERHAD
SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL
TUDM KINRARA
PENGELUARAN ALATAN PERSENDIRIAN UNTUK
TUGAS KHAS KEPADA PEGAWAI DAN AHLI UDARA
RUJUK:
A. PU 4301 BAHAGIAN 3 SEKSYEN 18
AM
1. Alatan untuk kegunaan persendirian misalnya pakaian penerbangan, pakaian
tentera dan awam yang dikeluarkan kepada pegawai dan ahli udara untuk tugas-
tugas khas adalah tertakluk kepada perakaunan lanjutan dalam Personal Inventory/
Clothing.
PERAKAUNAN
2. Setiap pegawai dan ahli udara yang berkhidmat mempunyai akaun Personal
Inventory/ Clothing yang disimpan di dalam SPKB. Setiap kali alatan ini
dikeluarkan dan dipulangkan SCAF perlulah mengemaskini akaun tersebut.
3. Apabila seorang pegawai atau ahli udara ditukarkan keluar, KCM hendaklah
menentukan Personal Inventory/Clothing ini diperiksa dan disemak serta dikemaskini
bersama anggota berkenaan. Pengesahan oleh pemegang dan SCAF perlu dimaju-
kan segera kepada unit baru anggota tersebut melalui mel berdaftar bersama
dokumen persendirian yang lain.
4. Apabila seorang pegawai atau ahli udara bertukar masuk ke sesuatu unit,
SCAF unit penerima hendaklah memeriksa Personal Inventory/ Clothing.
5. KCM atau Pegawai SCAF dikehendaki memeriksa setiap Personal Inventory/
Clothing sekurang-kurangnya sekali dalam setiap enam bulan untuk memastikan
ianya dikemaskini. KCM dikehendaki menurunkan pengesahan seperti berikut
selepas setiap pemeriksaan:
"Saya telah memeriksa Personal Inventory/Clothing pada (tarikh)
........................ dan didapati bahawa:
*a. Personal Inventory/ Clothing telah pun dikemaskini.
6. KCM hendaklah menentukan setiap Personal Inventory/ Clothing disemak
dan dibuat pengesahan oleh pemegangnya. Satu salinan yang telah ditandatangani
oleh SCAF dan pemegangnya hendaklah disimpan di SCAF. Semakan hendaklah
dibuat dalam keadaan berikut:
a. Sekali setiap enam (6) bulan menetap di unit.
b. Sebelum bertukar ke unit lain.
206
TERHAD
TERHAD
c. Apabila bersara dari perkhidmatan.
d. Apabila bertukar perkhidmatan.
Keperluan ini hendaklah disiarkan melalui PERBAH Satu Unit dan anggota-anggota
yang gagal mematuhinya tanpa sebab yang munasabah hendaklah diambil tindakan
tatatertib
mengikut kaedah-kaedah ATM. Jika sekiranya amat perlu seorang anggota
terpaksa bertukar keluar secara mendesak dan masa tidak mengizinkan untuk
menandatanganinya
sebelum bertukar, KCM hendaklah memaklumkan perkara tersebut kepada unit baru
dengan syor bahawa tindakan tersebut disempurnakan oleh unit barunya.
7. Segala keraguan atas kesahihan catatan dalam Personal Inventory/Clothing
hendaklah disiasat oleh KCM dan diambil tindakan penyelarasan yang sesuai.
8. Semua pengeluaran dan pemulangan alatan hendaklah dibuat tindakan di
dalam Personal Inventory/Clothing.
9. Sebelum penyelesaian anggota berkenaan kerana bertukar ke unit lain atau
apabila bersara dari perkhidmatan, SCAF hendaklah memeriksa Personal Inventory/
Clothing. KCM hendaklah menentukan sebarang alatan yang telah tamat haknya
ataupun melebihi hak/sukatan dipulangkan sebelum anggota berkenaan berlepas
dari unit. KCM dan pemegang kemudian dikehendaki menandatangani pengesahan
seperti di perenggan 5 dan 6.
10. KCM tidak dibenarkan menandatangani borang penyelesaian sehingga
berpuas hati dengan kedudukan Personal Inventory/Clothing tersebut. Di mana
perlu, tindakan debit hendaklah dikenakan atas alatan yang kurang, hilang atau
cacat.
11. Apabila seorang anggota ditukar perkhidmatan, diberhentikan atau bersara,
semua alatan yang tersenarai dalam Personal Inventory/Clothing hendaklah
dipulangkan selaras dengan prosedur di Bahagian 2 Seksyen 20. Tindakan debit
perlu diambil terhadap alatan yang kurang, hilang atau cacat.
12. Anggota yang meninggal dunia, hilang dalam peperangan (missing in action -
MIA) atau penawanan perang (Prisoner of War - POW), atau sakit teruk dan
`invalid/disabled' tanggungjawab penyelesaian Personal Inventory/Clothing yang
berkenaan adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan penyelesaiannya atau
Pengerusi Jawatankuasa Penyelaras. Semua alatan hendaklah dipulangkan seperti
di perenggan 10. Alatan yang kurang, hilang atau cacat tidak akan didebit tetapi
diuruskan untuk menghapuskira mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
13. Semua dokumen debit atau untuk menghapuskira hendaklah dirujuk silang
dengan Personal Inventory/Clothing yang terlibat.
14. Semua Personal Inventory/Clothing akibat perenggan 10 dan 11 hendaklah
ditutup dan daftar berkenaan dicatatkan sewajarnya. Daftar berkenaan hendaklah
disimpan untuk rujukan dan auditan dan pelupusannya adalah tertakluk kepada
arahan PU 4101 Bahagian 1 Seksyen 3.
207
TERHAD
TERHAD PU 4301
BAHAGIAN 3 PERATURAN MATERIEL UDARA
KEMBARAN A KEPADA
SEKSYEN 18
TENTERA UDARA DIRAJA MALAYSIA
BUKU DAFTAR BAT L 3017
BIL NO PKT NAMA BERTUKAR TARIKH BERTUKAR TARIKH GESAAN CATATAN
(4) DARI UNIT DI TERIMA KE UNIT DIHANTAR (10)
(1) (2) (3) (5) (6) (7) (8) (9)
208
TERHAD
SEKOLAH SISTEM MATERIEL
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL
TUDM KINRARA
CLOTHING
AF ADMIN INST. NO. 4
1. INTRODUCTION
a. Clothing footwear, accoutrements and necessities etc to which airmen are
entitled as a free issue on enlistment are laid down in the Armed Forces Clothing
Scale.
b. Clothing, footwear and necessities for airmen and officers employed
as aircrew, are laid down in the Supply Staff Instruction Part 4 Leaflet 2. Clothing
necessities for Aircrew may be termed as flying clothing. Provisioning
responsibility for flying vests on PRO Markas Tentera Udara. Unitare to obtain
flying clothing from Markas Logistik Udara by means of Bat L 3003.
c. Units may hold up to four months maintenance stock of clothing and
necessities calculated from WASTAGE RATES.
CLOTHING ISSUES
Reference: AF 830 Vol 1 Pt 2 Leaflet B 18/2
1. Clothing Parades
a. Initial issue of clothing is to be made at formal clothing parades in store
accordance with scale. Scales are to be displayed in the clothing store.
b. The date and times when clothing parade are to be held is to be published
in Part 1 Orders.
c. Issues are to be witnessed by the Flight or Section Commander or his
representative, who is to be an officer or at the C.O.'s discretion a WO or Civilian
of equal status.
d. The unit tailor is to be present at all clothing parades at which item of
uniform are issued.
2. Witnessing Officer
The Supply Officer is to instruct nominated officers in their duties as Witnessing
Officers. A guide to their duties is given at the Annexure `A' to this lesson.
209
TERHAD
TERHAD
3. Fitting of Uniforms
a. All articles of uniform clothing are to be fitted to the satisfaction of the
witnessing officer.
b. Any tailoring alterations where necessary is to be done by the Base Tailor.
4. Initial Kitting of Recruits
a. Issues of clothing to recruits will be made on a locally produced Sub. Form
prepared in single copy for each airman.
b. At the time of parade, the base tailor and Witnessing Officer are to be
present.
c. Each airman will sign for items received on the form.
d. Where items of clothing are not available for issue the witnessing officer
will raise at F. 1383 (deficiency list) and hand it to the airman (see Para 7 below).
e. If an airman is absent from the parade the witnessing officer will delete his
name from the form and notify the FCIH concerned.
5. Action on completion of Clothing Parade
a. When all issues have been made to the airmen, the NCO i/c Clothing
Store is to prepare a F 665C consolidating the total quantity of each item issued
to the airmen.
b. The Witnessing Officer is to certify the F 665C that the items of clothing
were issued in his presence.
c. The F 665C allotted an internal issue voucher number and the quantity of
each item listed is to be posted to the Bin Stock Card. The F 665C is then
passed to SCAF for stock record action.
6. F1383 (Deficiency List)
a. When it is not possible to issue airmen with complete clothing at a
clothing parade, the Witnessing Officer is to prepare a F 1383 for each individual
concerned.
b. Entries on F 1383 s are to be made in ink. All unused lines rules through
in red ink.
210
TERHAD
TERHAD
c. The relevant F 665C voucher number is to be quoted; the F 665C
stamped with the Unit Stamp, signed by the S.O. and handed over to the airman
concerned.
7. Issues against F 1383 (Deficiency List)
a. Airman having F 1383 are to make regular check with the clothing store.
b. Where items recorded on F 1383 are available for issue, the issue will be
made on a locally produced form.
c. At the time of issue the F 1383 will be withdrawn from the airman. The
withdrawn F 1383 is to be quoted with the voucher number on which the
deficiency items were issued and attached for filling.
d. If any items recorded on F 1383 is to be prepared. The new F 1383 is to
be annotated with the issue voucher number on which the original deficiency
occurred.
e. The new F 1383 is to be dated, stamped with the Unit Stamp signed by
the S.O. and handed to the airman.
8. Replacement Issues to Airmen
a. Replacement issues of items will be made at times laid down by a KCM
and published in Base Standing Orders.
b. Details of the times laid down are also to be displayed prominently in the
Clothing Store.
c. Replacement is to be made on a locally produced form, which is totally at
the end of each day.
d. The Unit Tailor is to be present whenever items or Uniform Clothing are
issued.
e. The form is allotted a conversion voucher number and posted to Bin Stock
Card - Bat L 3009.
f. Scrap - Bat L 3015 action is to be taken for U/S items returned except in
the case of woolen articles, leather boots and shoes which are to be listed on
Bat L 74 (Board of Survey).
g. The form is then passed to SCAF for Stock Record action Bat L 3014.
211
TERHAD
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
JURUTEKNIK MATERIEL
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search