PERATURAN PENGECUALIAN PEROLEHAN UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

PERATURAN PENGECUALIAN
PEROLEHAN

UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

1

ISI KANDUNGAN

PK7.1 Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/ Acara Rasmi Dan Jamuan Keraian............. 8
PK 7.2 1. Takrifan ................................................................................................................. 8
PK 7.3 2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan....................................................................... 8
3. Syarat Perolehan.................................................................................................. 9
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................10
6. Pesanan Belian ...................................................................................................11
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................11
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................11
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................11
Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej..................................13
1. Takrifan ...............................................................................................................13
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................13
3. Syarat Perolehan................................................................................................14
4. Rundingan Harga ...............................................................................................14
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................15
6. Pesanan Belian ...................................................................................................15
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................15
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................16
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................16
Penyertaan Latihan Yang Dianjurkan Oleh Agensi Kerajaan Atau Syarikat Swasta
........................................................................................................................................ 18

1. Takrifan ...............................................................................................................18
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................18
3. Syarat Perolehan................................................................................................19
4. Tatacara Rundingan Harga PP/PK7.16: Garis Panduan Rundingan Harga

Bagi Rundingan Terus.......................................................................................19
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ....Error! Bookmark not

defined.
6. Pesanan Belian ...................................................................................................20
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................20
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................20
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................21
10. Penyertaan Latihan di Luar Negara.................................................................21

2

PK 7.4 11. Arahan Perbendaharaan (AP)99(e).................................................................21
PK 7.5 Perolehan Penginapan, Makanan Dan Minuman Bagi Yang Melaksanakan Tugas
PK 7.6 Rasmi .............................................................................................................................23
1. Takrifan ...............................................................................................................23
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................23
3. Syarat Perolehan................................................................................................23
4. Rundingan Harga ...............................................................................................24
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................24
6. Pesanan Belian ...................................................................................................24
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................25
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................25
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................25
Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian Internet...................................................26
1. Perolehan Perisian Komputer atau Lesen Pengguna....................................26
3.3 Rundingan Harga ...............................................................................................27
2. Perolehan Pangkalan Data, Jurnal Dan Maklumat Secara Atas Talian ......31
2.3 Rundingan Harga ...............................................................................................32
3. Pelanjutan Kontrak Penyelenggaraan Dan Menaik Taraf Bagi

Perkhidmatan Rangkaian ICT Dan Perkhidmatan Internet .........................35
3.3 Tatacara Rundingan Harga – PP/PK7.16: GARIS PANDUAN RUNDINGAN

HARGA BAGI RUNDINGAN TERUS ..................................................................36
3.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................36
3.5 Pesanan Belian ...................................................................................................36
3.7 Bon Pelaksanaan................................................................................................37
3.8 Dokumen Perjanjian ..........................................................................................37
Perolehan Kenderaan ...................................................................................................41
1. Kategori Kenderaan ...........................................................................................41
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................41
3. Syarat Perolehan Kenderaaan Baharu ............................................................42
4. Tatacara Rundingan Harga -PP/PK7.16: GARIS PANDUAN RUNDINGAN

HARGA BAGI RUNDINGAN TERUS ..................................................................43
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................44
6. Larangan Perolehan Kenderaan Import .........................................................44
7. Pesanan Belian ...................................................................................................45
8. Surat Setuju Terima (SST) ...............................................................................45
9. Bon Pelaksanaan................................................................................................45

3

PK 7.7: 10. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................45
PK 7.9 Perolehan Perkhidmatan Penyelenggaraan Dan Pembaikan Kenderaan..............47
PK 7.10 1. Takrifan ...............................................................................................................47
PK7.11 2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................47
3. Syarat Perolehan................................................................................................48
4. Tatacara Rundingan Harga – PPP/PK7.16 : Garis Panduan Rundingan

Harga Bagi Rundingan Terus ...........................................................................48
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................48
6. Pesanan Belian ...................................................................................................49
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................49
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................49
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................49
Perolehan Bahan Bakar Di Semenanjung Malaysia .................................................51
1. Jenis Bahan Bakar..............................................................................................51
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................51
3. Syarat Perolehan................................................................................................52
4. Tatacara Rundingan Harga PPP/PK7.16: Garis Panduan Rundingan Harga

Bagi Rundingan Terus.......................................................................................53
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................53
6. Pesanan Belian ...................................................................................................54
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................54
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................54
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................54
10. Tanggungjawab Ketua PTj ...............................................................................55
Perolehan Percetakan Warta Kerajaan......................................................................56
1. Kaedah dan Had Nilai........................................................................................56
2. Syarat Perolehan................................................................................................56
3. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj UMT .........................56
4. Pesanan Belian ...................................................................................................56
5. Surat Setuju Terima ..........................................................................................56
6. Bon Pelaksanaan................................................................................................57
7. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................57
Perolehan Bekalan/Penghantaran Buku Cetakan/ Terbitan Dalam Dan Luar
Negara (Termasuk e-book) ........................................................................................58
1. Perolehan Bekalan/Penghantaran Buku Cetakan/Terbitan Dalam Negara

(termasuk e-book).............................................................................................58

4

2. Perolehan Bekalan/Penghantaran Buku Cetakan/Terbitan Luar Negara
(termasuk e-book).............................................................................................61

3. Arahan Perbendaharaan (AP) 99(e)................................................................64

PK 7.11: Perolehan Bekalan Surat Khabar Dan Majalah Tempatan......................................65

1. Kaedah dan Had Nilai........................................................................................65

2. Syarat Perolehan................................................................................................65

3. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal UMT................................65

4. Pesanan Belian ...................................................................................................66

5. Surat Setuju Terima ..........................................................................................66

6. Bon Pelaksanaan................................................................................................66

7. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................66

PK 7.12 Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan ..........................................................68

1. Takrifan ...............................................................................................................68

2.1 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................69

2.2 Syarat Perolehan................................................................................................69

2.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj. .................................70

2.5. Pesanan Belian ...................................................................................................71

2.6 Surat Setuju Terima ..........................................................................................72

2.7 Bon Pelaksanaan................................................................................................72

2.8 Dokumen Perjanjian ..........................................................................................72

2.9 Tanggungjawab Ketua PTj ...............................................................................72

3.1 Kaedah Dan Had Nilai .......................................................................................74

3.2 Syarat Perolehan................................................................................................75

3.3 Tatacara Rundingan Harga PPP/PK7.16: Garis Panduan Rundingan Harga
bagi Rundingan Terus .......................................................................................75

3.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................76

3.5 Pesanan Belian ...................................................................................................77

3.6 Surat Setuju Terima ..........................................................................................77

3.7 Bon Pelaksanaan................................................................................................78

3.8 Dokumen Perjanjian ..........................................................................................78

3.9 Tanggungjawab Ketua PTj ...............................................................................78

PK 7.13 Perbelanjaan Kemudahan Perubatan Untuk Pegawai Dan Pesara Perkhidmatan

Awam Persekutuan Di Bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 2009
........................................................................................................................................ 81

1. Latar Belakang ...................................................................................................81

2. Taksiran...............................................................................................................81

5

PK7.14 3. Kaedah Dan Had Nilai .......................................................................................81
PK7.15 4. Syarat Perolehan................................................................................................82
PK7.16 5. Pesanan Belian ...................................................................................................82
PK7.17 6. Surat Setuju Terima ..........................................................................................83
7. Bon Pelaksanaan................................................................................................83
8. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................83
Perolehan Perkhidmatan Agen Pengembaraan ....................................................85
1. Latar Belakang ...................................................................................................85
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................85
3. Syarat Perolehan................................................................................................85
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................86
6. Pesanan Belian ...................................................................................................86
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................86
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................86
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................87
Perolehan Perkhidmatan Multimodal Transport Operator (MTO).....................88
1. Latar Belakang ...................................................................................................88
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................88
3. Syarat Perolehan................................................................................................88
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................89
6. Pesanan Belian ...................................................................................................89
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................89
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................90
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................90
Perolehan Perkhidmatan Guaman ...........................................................................92
1. Latar Belakang ...................................................................................................92
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.....................................................................92
3. Syarat Perolehan................................................................................................92
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ..................................93
6. Pesanan Belian ...................................................................................................93
7. Surat Setuju Terima ..........................................................................................93
8. Bon Pelaksanaan................................................................................................93
9. Dokumen Perjanjian ..........................................................................................94
Perolehan Perkhidmatan Senggaraan dan Pembaikan Kapal/Bot ....................95
1. Senggaraan Berjadual .......................................................................................95

6

2. Senggaraan Bot Kecil ........................................................................................98
3 Pembaikan Kerosakan Kecemasan................................................................101
4 Senggaraan dan Pembaikan Lain ..................................................................104

7

PE-1 Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara
Rasmi Dan Jamuan Keraian

1. Takrifan

1.1 “Majlis/acara rasmi adalah ditafsirkan sebagai

mesyuarat/persidangan/konvensyen/program atau aktiviti yang diadakan

di peringkat Antarabangsa / Kebangsaan /Kementerian /Jabatan berkaitan

dengan urusan rasmi UMT, acara pelancaran atau pembukaan rasmi

serta penutup sesuatu projek / pertandingan oleh UMT. Contoh majlis atau

program adalah Majlis Konvokesyen UMT atau Majlis Jalinan Mesra Pelajar.

1.2 “Pakej” adalah ditafsirkan sebagai perolehan yang merangkumi
kombinasi mana-mana item bagi menganjurkan majlis atau acara rasmi
UMT dan jamuan keraian rasmi UMT seperti penginapan, makan minum,
sewaan dewan atau bilik mesyuarat, penyewaan peralatan dan kemudahan
lain yang berkaitan.

1.3 “Katering” adalah ditafsirkan sebagai perkhidmatan penyediaan makanan
bagi majlis jamuan yang diuruskan oleh PTj tanpa melibatkan penginapan
atau sewaan dewan/khemah serta peralatan seperti kerusi, meja, perhiasan
dan alat siaraya.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk melaksanakan
perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan penginapan, makan
minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, sewaan peralatan, kemudahan lain

yang berkaitan secara pakej atau katering untuk penganjuran

majlis/acara rasmi dan jamuan keraian rasmi adalah seperti berikut:

Bil Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
i Sehingga RM20 ribu Ketua PTj

ii Melebihi RM20 ribu sehingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu

8

iii Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan UMT
RM100juta

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.

3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan dan hanya dikecualikan bagi:

3.2.1 Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; atau

3.2.2 Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA)

3.3 Keutamaan hendaklah diberikan seperti berikut:

3.3.1 Dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan

atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan

Ruang Pejabat/Bangunan); dan

3.3.2 Hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort).

3.4 PTj adalah digalakkan untuk mengatur jamuan keraian rasmi di pejabat

secara katering.

3.5 Pelawaan bagi nilai perolehan berikut:
3.5.1 sehingga RM20 ribu
i. Keutamaan kepada pengusaha kafetaria di dalam UMT
ii. boleh dilaksanakan di kalangan mana-mana
syarikat/pembekal sama ada berdaftar dalam kod bidang
040103 (Makanan Bermasak Islam) atau tidak berdaftar
dengan Kementerian Kewangan yang menyediakan
perkhidmatan katering di dalam daerah atau Kawasan Kuala
Terengganu atau Kuala Nerus.

3.5.2 melebihi RM20 ribu:
i. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam kod
bidang 040103 (Makanan Bermasak Islam) yang
menyediakan perkhidmatan katering
ii. Keutamaan kepada pengusaha kafetaria di dalam UMT

9

iii. Keutamaan Syarikat di dalam daerah atau Kawasan Kuala
Terengganu atau Kuala Nerus.

3.6 Kekerapan mengadakan Majlis atau Keraian Rasmi hendaklah dihadkan
kepada aktiviti rasmi yang dianggap penting dan perlu sahaja.

3.7 Pelantikan pengurus acara (event manager) adalah tidak dibenarkan.

3.8 Bagi jumlah kos pengiraan pakej, kadar kelayakan (kadar penginapan, makan
minum peserta dan urus setia serta jamuan keraian rasmi) hendaklah tidak
melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa atau peruntukan yang
diluluskan sesuatu program.

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah
berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik
kepada UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
seperti berikut:

5.2.1 Memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi;

5.2.2 Menilai kemampuan syarikat/hotel/pusat konvensyen dengan
mengambil kira pelbagai faktor seperti syarat dan kadar

10

pembayaran, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia
kemudahan dan lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh PTj.
Perbandingan antara satu tawaran dengan tawaran yang lain
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing); dan

5.2.3 Memperakukan pemilihan syarikat/hotel/pusat konvensyen yang
layak kepada Pihak Berkuasa Melulus berdasarkan tawaran yang
terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan UMT.

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)176.1(d) atau (e)

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima
7.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi:

7.1.1 perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau;

7.1.2 perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

8. Bon Pelaksanaan
8.1 Bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off yang
menggunakan kaedah ini dikecualikan daripada dikenakan Bon Pelaksanaan.

9. Dokumen Perjanjian

9.1 Perolehan secara one-off adalah dikecualikan daripada mengadakan
dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi

11

perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian.
9.2 Perolehan bermasa atau bersiri, satu dokumen perjanjian hendaklah
diwujudkan.
9.3 PTj hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum arahan bayaran dilakukan.

10. Carta Alir

10.1 Carta Alir bagi pelaksanaan Perolehan Penganjuran Majlis Rasmi adalah
sepertimana berikut :

Membuat Kajian Membuat Rundingan Perakuan oleh Kelulusan Perolehan
Pasaran Harga Jawatankuasa oleh Pihak Berkuasa
(PTj) (PTj) Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan Surat
menyepurnakan Pesanan Belian Setuju Terima
(Pejabat Bendahari)
perkhidmatan (Pejabat Bendahari)

12

PE-2 Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan
Secara Pakej

1. Takrifan

1.1 “Latihan” adalah ditafsirkan sebagai proses pemindahan ilmu

pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang

bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam

organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal (lab),

seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan

rasmi/korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan program lain yang

memenuhi definisi latihan.

1.2 “Pakej” adalah ditafsirkan sebagai perolehan yang dibuat dalam satu

Pesanan Belian / Surat Setuju Terima (SST) / perjanjian merangkumi

kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti

penginapan, makanan, dewan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang

berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang

berkeupayaan dan berkemampuan.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had Nilai Perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk melaksanakan
perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan kemudahan latihan
secara pakej adalah seperti berikut:

Bil. Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

i. Sehingga RM20 ribu Ketua PTj

ii. Melebihi RM20 ribu Jawatankuasa Sebut Harga
sehingga RM500 ribu

iii. Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan UMT
sehingga RM100juta

13

2.2 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah memastikan semua urusan berkaitan
pelantikan penyedia kemudahan latihan mematuhi dasar dan prinsip perolehan
UMT serta amalan tadbir urus baik.

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;

3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan dan hanya dikecualikan bagi:

3.2.1 Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; atau

3.2.2 Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA).

3.3 Perolehan tidak tertumpu kepada satu penyedia kemudahan latihan dan

keutamaan diberikan kepada ILA.

3.4 Perolehan juga boleh dilaksanakan dengan penyedia kemudahan latihan

seperti berikut:

3.4.1 Dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan

atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan Ruang

Pejabat/Bangunan); dan

3.4.2 Hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort).

3.5 Kadar kelayakan bagi penginapan, makanan dan minuman peserta latihan

hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa.

3.6 Perolehan perkhidmatan penyedia latihan (training provider)

hendaklah mematuhi peraturan perolehan berkuat kuasa dan tidak

boleh menggunakan peraturan perolehan perkhidmatan kemudahan

latihan secara pakej ini.

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha
untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada
UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak
secara bertulis.
14

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah

seperti berikut:

5.2.1 Memastikan syarat perolehan seperti di para 3 dipatuhi;

5.2.2 Menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan

mengambil kira pelbagai faktor seperti syarat pembayaran, kadar

pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka,

keupayaan penyedia kemudahan latihan dan kriteria lain yang

ditetapkan oleh UMT. Perbandingan antara satu tawaran

penyedia kemudahan latihan dengan tawaran penyedia

kemudahan latihan yang lain hendaklah dibuat berasaskan

kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); dan

5.2.3 Memperakukan kepada Pihak Berkuasa Melulus, penyedia

kemudahan latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik

dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi.

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan selaras
dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e).

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi:
7.1.1 perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau;
7.1.2 perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

15

8. Bon Pelaksanaan
8.1 Bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off yang
menggunakan kaedah ini dikecualikan daripada dikenakan Bon Pelaksanaan.

9. Dokumen Perjanjian
9.1 Perolehan secara one-off adalah dikecualikan daripada mengadakan
dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi
perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian.
9.2 Perolehan bermasa atau bersiri, satu dokumen perjanjian hendaklah
diwujudkan.
9.3 PTj hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum arahan bayaran dilakukan.

10. Carta Alir
10.1 Carta Alir bagi pelaksanaan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan
Latihan adalah sepertimana berikut:

16

Membuat Kajian Membuat Rundingan Perakuan oleh Kelulusan Perolehan
Pasaran Harga Jawatankuasa oleh Pihak Berkuasa
(PTj) (PTj) Spesifikasi dan Melulus Mengikut Had
Penilaian Teknikal PTj
Nilai Perolehan
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Pesanan Mengeluarkan Surat
menyepurnakan Belian Setuju Terima

perkhidmatan (Pejabat Bendahari) (Pejabat Bendahari)

17

PE-3 Penyertaan Latihan Yang Dianjurkan
Oleh Agensi Kerajaan Atau Syarikat
Swasta

1. Takrifan

1.1 “Latihan” adalah ditafsirkan sebagai proses pemindahan ilmu
pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap
yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam
organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal
(lab), seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi/
korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan program lain yang
memenuhi definisi latihan.

1.2 Jenis Latihan:

1.2.1 Latihan dalam atau luar negara yang dianjurkan oleh Agensi

Kerajaan atau pihak swasta sedia ada di pasaran yang terbuka

kepada pegawai Kerajaan.

1.2.2 Latihan yang ditawarkan adalah spesifik dan berdasarkan

keperluan UMT.

1.2.3 Yuran/fi bagi latihan telah ditetapkan oleh penganjur.

1.2.4 Perolehan perkhidmatan daripada penyedia latihan (training

provider) bagi latihan yang memerlukan sebarang

custom ization hendaklah mematuhi peraturan perolehan yang

berkuat kuasa dan tidak boleh menggunakan peraturan ini.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had Nilai Perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk
melaksanakan perolehan penyertaan latihan yang dianjurkan oleh agensi
Kerajaan / Swasta adalah seperti berikut:

18

Had nilai Pihak Berkuasa Catatan
Melulus -
Sehingga RM20 ribu (PBM)
Melebihi RM20 sehingga
Ketua PTj
RM50 ribu
JKKLA atau JKMB Bagi satu (1) penyertaan
Melebihi RM50 ribu yuran yang melebihi
(Jawatankuasa Konferensi RM20 ribu, hendaklah
(JKKLA) atau melalui tatacara di
Pejabat Pendaftar
Jawatankuasa Mobiliti
(JKMB) (Jawatankuasa
Konferensi & Latihan -
Naib Canselor
JKKLA atau
Jawatankuasa Mobiliti-

JKMB)

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.
3.2 Kajian pasaran adalah dikecualikan.
3.3 Kertas cadangan termasuk objektif latihan, outcome, kos dan justifikasi

pemilihan latihan perlu disediakan untuk ditimbang oleh Pihak Berkuasa
Melulus
3.4 Keutamaan kepada penyedia latihan yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan.
3.5 PTj digalakkan untuk mengemukakan penyertaan seawal mungkin bagi
menikmati diskaun pendaftaran awal (early bird registration).
3.6 Latihan secara customization dari penyedia latihan adalah tertakluk kepada
peraturan perolehan semasa.

4. Rundingan Harga

4.1 Bagi perolehan sehingga RM20 ribu:
4.1.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus
dalam SOP Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan Terus adalah
dikecualikan.

4.1.2 PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan

19

mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

4.2 Perolehan melebihi RM20 ribu:

4.2.1 Rundingan harga hendaklah dilaksanakan sepertimana di
Peraturan Rundingan Terus dalam SOP Perolehan: 5.9 –
Perolehan Rundingan Terus yang mana proses ini perlu
melalui Pejabat Bendahari, UMT

4.2.2 Proses rundingan hendaklah dilaksanakan sebelum dikemukakan
kepada JKKLA atau JKMB atau Naib Canselor.

4.2.3 Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan UMT

5. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e) (sekiranya
ada keperluan).

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima tidak perlu dikeluarkan bagi perolehan ini sama
ada bermasa atau one-off tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai.

8. Bon Pelaksanaan

8.1 Perolehan yang menggunakan kaedah ini dikecualikan daripada Bon
Pelaksanaan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau
one-off.
20

9. Dokumen Perjanjian

9.1 Perolehan secara one-off adalah dikecualikan daripada mengadakan
dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi
perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi
memastikan kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama
Pesanan Belian.

10. Penyertaan Latihan di Luar Negara

10.1 Pesanan Belian, Surat Setuju Terima dan dokumen perjanjian bagi
perolehan bermasa atau one-off untuk latihan luar Negara adalah
dikecualikan.

10.2 Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut
hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam dokumen yang berkaitan bagi
memastikan kepentingan UMT terpelihara.

10.2 Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi Telegraphic Transfer (TT) atau
kaedah lain yang dibenarkan.

11. Arahan Perbendaharaan (AP)99(e)

11.1 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh dibuat sekiranya
11.2 perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja telah dilaksanakan dengan
sempurna.
Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran yang perlu dibuat
sepenuhnya sebelum latihan dilaksanakan.

12. Carta Alir

12.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Penyertaan Latihan yang dianjurkan oleh
Agensi Kerajaan Atau Syarikat Swasta adalah sepertimana berikut:

21

Membuat Kajian Membuat Rundingan Perakuan oleh Kelulusan Perolehan
Pasaran Harga Jawatankuasa oleh Pihak Berkuasa
(PTj) (PTj) Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan Surat
menyepurnakan Pesanan Belian Setuju Terima
(Pejabat Bendahari)
perkhidmatan (Pejabat Bendahari)

22

PE-4 Perolehan Penginapan, Makanan Dan Minuman
Bagi Yang Melaksanakan Tugas Rasmi

1. Takrifan

1.1. “Anggota Pentadbiran” adalah ditafsirkan sebagai seseorang yang
memegang jawatan sebagai Menteri, Timbalan Menteri, Setiausaha
Parlimen atau Setiausaha Politik dan seseorang yang memegang sesuatu
jawatan yang bersamaan di dalam Negeri itu atau yang memegang
jawatan sebagai anggota Majlis Mesyuarat Kerajaan (selain anggota
kerana jawatan).

1.2. “Pegawai Awam” adalah ditafsirkan sebagai seseorang pegawai di dalam
Perkhidmatan Awam Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam
Kerajaan Negeri termasuk yang dilantik secara tetap dan sementara.

1.3. "Tugas Rasmi" bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat selain
daripada menghadiri kursus yang dibenarkan. Contoh tugas rasmi adalah
menghadiri program LIMA di Langkawi atau Pameran Penyelidikan.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai Perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus untuk melaksanakan

perolehan secara pembelian terus bagi penginapan, makanan dan

minuman untuk untuk melaksanakan tugas rasmi seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
(PBM)

Sehingga RM50 ribu Ketua PTj

Melebihi RM50 ribu Naib Canselor

3. Syarat Perolehan

23

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.
3.2 Kajian pasaran adalah dikecualikan.
3.3 Kertas cadangan telah diluluskan oleh Pengurusan PTj
3.4 PTj perlu menyediakan kertas cadangan termasuk objektif, outcome, kos

dan justifikasi pemilihan penyedia penginapan, makanan dan minuman
tersebut untuk ditimbang oleh Pihak Berkuasa Melulus.
3.4 Kadar penginapan, makanan dan minuman hendaklah tidak melebihi kadar
kelayakan semasa yang berkuat kuasa seperti yang telah ditetapkan.
3.5 Peraturan ini tidak terpakai bagi tugas rasmi di luar negara.

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha
untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT
dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara
bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj
5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi
dan Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi.

6. Pesanan Belian
6.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e).

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan.

24

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan ini sama ada bermasa atau one-off
dikecualikan tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai.

8. Bon Pelaksanaan

8.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama
ada bermasa atau one-off.

9. Dokumen Perjanjian

9.1 Dokumen perjanjian adalah dikecualikan bagi perolehan ini sama ada
bermasa atau one-off tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai.

9.2 Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut
hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan kepentingan UMT
terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian dan memastikan
semua obligasi syarikat telah disempurnakan sebelum bayaran dilakukan.

10. Carta Alir

10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Penginapan, Makanan dan Minuman bagi
yang melaksanakan tugas rasmi adalah sepertimana berikut:

Membuat Kajian Membuat Rundingan Perakuan oleh Kelulusan Perolehan
Pasaran Harga Jawatankuasa oleh Pihak Berkuasa
(PTj) (PTj) Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan Surat
menyepurnakan Pesanan Belian Setuju Terima
(Pejabat Bendahari)
perkhidmatan (Pejabat Bendahari)

25

PE-5 Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian
Internet

1. Perolehan Perisian Komputer atau Lesen Pengguna
1.1 Kaedah dan Had Nilai

1.1.1 Kaedah Perolehan secara rundingan terus adalah dibenarkan bagi
perolehan perisian komputer atau lesen pengguna untuk
perisian khusus atau perisian umum

1.1.2 Had nilai, kuasa melulus (para 1.1.3) dan syarat-syarat (para

1.2) adalah juga terpakai untuk perolehan yang melibatkan naik

taraf perisian komputer atau pembaharuan lesen.

1.1.3 Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut:

(a) Perisian Khusus:

Had Nilai Pihak Berkuasa
Melulus

(PBM)

Sehingga RM20 ribu Ketua PTj

Melebihi RM20 ribu sehingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu Lembaga Perolehan

Melebihi RM500 ribu sehingga RM100
juta

(b) Perisian Umum: Pihak Berkuasa Melulus
(PBM)
Had Nilai
Ketua PTj
Sehingga RM20 ribu Jawatankuasa Sebut Harga
Melebihi RM20 ribu sehingga RM500
Lembaga Perolehan
ribu
Melebihi RM500 ribu sehingga Kementerian Kewangan

RM1 juta
Melebihi RM1 juta

26

1.2 Syarat Perolehan

1.2.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.

1.2.2 Kajian pasaran hendaklah dilaksanakan.

1.2.3 Perisian berkenaan boleh diperoleh daripada mana-mana pemilik
perisian atau pembekal tunggal/agen tunggal.

1.2.4 Pembekal tunggal/agen tunggal hendaklah mempunyai surat
lantikan yang sah daripada pemilik perisian berkenaan.

1.2.5 Perolehan hanya untuk perisian komputer sahaja dan tidak
termasuk perkakasan.

1.2.6 Kelulusan teknikal perlu diperolehi daripada Jawatankuasa ICT
UMT atau JPICT Kementerian atau MAMPU selaras dengan
peraturan berkuat kuasa yang dikeluarkan oleh MAMPU. Rujuk
Lampiran 1 (Surat Pekeliling Am – Bil 3 Tahun 2015 : Garis
Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal Dan
Pemantauan Projek Teknologi Maklumat Dan Komunikasi
(ICT) Agensi Sektor Awam)

1.2.7 Perisian komputer atau lesen pengguna adalah dibenarkan untuk
diimport dari Negara yang mengeluar atau mengedarkannya
sekiranya tidak dapat dibekalkan dari punca tempatan.

1.3 Rundingan Harga

3.3.1 Perolehan sehingga RM20 ribu:

a) Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan
Terus dalam SOP Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan
Terus adalah dikecualikan bagi perolehan sehingga RM20
ribu;

27

b) PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan
mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

3.3.2 Perolehan melebihi RM20 ribu:

a) Rundingan harga perlu dilaksanakan sepertimana Tatacara
rundingan harga di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan Terus

b) Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan UMT.

1.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

1.8.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa
Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj.

1.8.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di para
1.2 dipatuhi.

1.5 Pesanan Belian

1.8.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)
176.1(d) atau (e).

1.8.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

28

1.6 Surat Setuju Terima Tawaran (SST)

1.8.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan yang menggunakan kaedah
ini perlu dikeluarkan bagi:

a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had
nilai; atau

b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu

1.7 Bon Pelaksanaan

1.7.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi RM200 ribu
sama ada bermasa atau one-off.

1.8 Dokumen Perjanjian

1.8.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
a) perolehan bermasa; atau
b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

1.8.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

1.8 Arahan Perbendaharaan (AP 99(e))

2.8.2 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh dibuat
sekiranya perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja telah
dilaksanakan dengan sempurna.

29

2.8.3 Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran yang perlu
dibuat sebahagian atau sepenuhnya sebelum
pembekalan/perkhidmatan dilaksanakan.

1.9 Penyedia Perkhidmatan Berpangkalan di Luar Negara

1.1.1 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia pekhidmatan
berpangkalan di Luar Negara adalah dikecualikan daripada
mengeluarkan Pesanan Belian, Surat Setuju Terima dan dokumen
perjanjian.

1.1.2 Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi telegraphic transfer (TT)
atau kaedah lain yang dibenarkan.

1.10 Carta Alir

1.10.1 Carta Alir bagi Perolehan Perisian Komputer atau Lesen Pengguna
adalah sepertimana berikut:

Membuat Kajian Membuat Rundingan Perakuan oleh Kelulusan Perolehan
Pasaran Harga Jawatankuasa oleh Pihak Berkuasa
(PTj) (PTj) Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan Surat
menyempurnakan Pesanan Belian Setuju Terima
(Pejabat Bendahari)
perkhidmatan (Pejabat Bendahari)

30

2. Perolehan Pangkalan Data, Jurnal Dan Maklumat Secara Atas
Talian

2.1 Kaedah dan Had Nilai
2.1.1 Kaedah perolehan secara rundingan terus adalah dibenarkan bagi
perolehan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas
talian.

2.1.2 Kaedah perolehan, had nilai, kuasa melulus dan syarat di atas
adalah juga terpakai untuk pelanjutan tempoh langganan
pangkalan data, jurnal dan maklumat atas talian.

2.1.3 Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti berikut:

Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus
Sehingga RM20 ribu (PBM)

Ketua PTj

Melebihi RM20 ribu Jawatankuasa Sebut Harga
sehingga RM500 ribu

Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan UMT
RM100 juta

2.2 Syarat Perolehan

2.2.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan adalah
mencukupi.

2.2.2 Kajian pasaran adalah dikecualikan.

2.2.3 Perolehan dibuat daripada pemilik atau pembekal tunggal /
agen tunggal.

2.2.4 Pembekal tunggal/agen tunggal hendaklah mempunyai
surat lantikan yang sah daripada pemilik pangkalan data,
jurnal dan maklumat berkenaan.

31

2.2.5 Kelulusan teknikal perlu diperolehi daripada Jawatankuasa
ICT UMT atau JPICT Kementerian atau MAMPU selaras
dengan peraturan berkuat kuasa yang dikeluarkan oleh
MAMPU. Rujuk Lampiran 1 (Surat Pekeliling Am – Bil
3 Tahun 2015 : Garis Panduan Permohonan
Kelulusan Teknikal Dan Pemantauan Projek
Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) Agensi
Sektor Awam)

2.3 Rundingan Harga

2.3.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus
dalam SOP Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan Terus adalah
dikecualikan.

2.3.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan
hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan mendapatkan
pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara
bertulis.

2.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

2.4.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui
Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj.

2.4.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di
para 2.2 dipatuhi

2.5. Pesanan Belian

2.5.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)
176.1(d) atau (e).

32

2.5.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

2.5.3 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan pesanan belian.

2.6 Surat Setuju Terima Tawaran (SST)

2.6.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan yang menggunakan
kaedah ini perlu dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang

had nilai; atau
b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu

2.6.2 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan SST.

2.7 Bon Pelaksanaan

2.7.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi
RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off.

2.8 Dokumen Perjanjian

2.8.2 Dokumen perjanjian dikecualikan bagi kaedah perolehan
rundingan terus Perolehan Pangkalan Data, Jurnal dan
Maklumat Atas Talian.

2.9 Arahan Perbendaharaan (AP 99(e))

33

2.9.1 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh
dibuat sekiranya perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja
telah dilaksanakan dengan sempurna.

2.9.2 Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran
yang perlu dibuat sebahagian atau sepenuhnya sebelum
pembekalan/perkhidmatan dilaksanakan.

2.10 Penyedia Perkhidmatan Berpangkalan di Luar Negara

2.10.1 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
pekhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan Pesanan Belian, Surat
Setuju Terima dan dokumen perjanjian.

2.10.2 Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi telegraphic
transfer (TT) atau kaedah lain yang dibenarkan.

2.11 Carta Alir

2.11.1 Carta Alir bagi Perolehan Pangkalan Data, Jurnal dan
Maklumat Atas Talian adalah sepertimana berikut:

Membuat Kajian Membuat Rundingan Perakuan oleh Kelulusan Perolehan
Pasaran Harga Jawatankuasa oleh Pihak Berkuasa
(PTj) (PTj) Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan Surat
menyempurnakan Pesanan Belian Setuju Terima
(Pejabat Bendahari)
perkhidmatan (Pejabat Bendahari)

34

3. Pelanjutan Kontrak Penyelenggaraan Dan Menaik Taraf Bagi
Perkhidmatan Rangkaian ICT Dan Perkhidmatan Internet

3.1 Kaedah dan Had Nilai

3.1.1 Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus untuk melaksanakan
perolehan secara rundingan terus bagi pelanjutan kontrak
penyelenggaraan dan menaik taraf bagi perkhidmatan
rangkaian ICT dan perkhidmatan internet adalah
berdasarkan kepada kelulusan Pihak Berkuasa Melulus(PBM)
asal.

3.1.2 Had nilai maksimum yang boleh dipertimbangkan oleh Pihak
Berkuasa Melulus adalah berdasarkan nilai perkhidmatan
selama setahun atau tertakluk kepada kontrak sedia ada.

3.2 Syarat Perolehan

3.2.1 Peruntukan kewangan adalah diluluskan dan mencukupi.

3.2.2 Kajian pasaran adalah dikecualikan.

3.2.3 Kontrak semasa masih berkuat kuasa semasa perolehan
dibuat.

3.2.4 Kelulusan teknikal perlu diperolehi daripada Jawatankuasa
Perolehan JKPICT UMT selaras dengan peraturan berkuat
kuasa yang dikeluarkan oleh MAMPU. (kecuali kontrak
penyelenggaraan)

3.2.5 Pembekal hendaklah mempunyai lesen yang sah daripada
Suruhanjaya Komunikasi Multimedia Malaysia dan berdaftar

35

3.2.6 dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang
berkaitan.
Had nilai, kuasa melulus dan syarat di atas tidak terpakai
untuk perolehan baharu atau peluasan skop perkhidmatan
rangkaian ICT dan perkhidmatan Internet.

3.3 Rundingan Harga

3.3.1 Perolehan sehingga RM20 ribu:
a) Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan

Rundingan Terus dalam SOP Perolehan 5.9-
Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

b) PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga
bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT
dan mendapatkan pengesahan/persetujuan
daripada kedua-dua pihak secara bertulis.

3.3.2 Perolehan melebihi RM20 ribu:
a) Rundingan harga perlu dilaksanakan sepertimana

Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan 5.9- Perolehan Rundingan Terus

b) Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah
dan menguntungkan UMT

3.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.4.1 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di
para 3.2 dipatuhi.

3.5 Pesanan Belian

36

3.5.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)
176.1(d) atau (e).

3.5.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

3.5.3 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan Pesanan Belian.

3.6 Surat Setuju Terima Tawaran (SST)

3.6.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan yang menggunakan
kaedah ini perlu dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang

had nilai; atau
b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu

3.6.2 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan SST.

3.7 Bon Pelaksanaan

3.7.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi
RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off.

3.8 Dokumen Perjanjian

3.8.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:

a) perolehan bermasa; atau
b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

37

3.8.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

3.9 Arahan Perbendaharaan (AP 99(e))

3.9.1 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh
3.9.2 dibuat sekiranya perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja
telah dilaksanakan dengan sempurna.
Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran
yang perlu dibuat sebahagian atau sepenuhnya sebelum
pembekalan/perkhidmatan dilaksanakan.

3.10 Penyedia Perkhidmatan Berpangkalan di Luar Negara

3.10.1 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
pekhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan Pesanan Belian, Surat
Setuju Terima dan dokumen perjanjian.

3.10.2 Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi telegraphic
transfer (TT) atau kaedah lain yang dibenarkan.

3.11 Carta Alir

3.11.1 Carta Alir bagi Perolehan Pelanjutan Kontrak
Penyelenggaraan Dan Menaik Taraf Bagi Perkhidmatan
Rangkaian ICT Dan Perkhidmatan Internet adalah
sepertimana berikut :

38

Membuat Kajian Membuat Perakuan oleh Kelulusan
Pasaran Rundingan Harga Jawatankuasa Perolehan oleh
(PTj) Spesifikasi dan Pihak Berkuasa
(PTj) Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan
menyempurnakan Pesanan Belian Surat Setuju

perkhidmatan (Pejabat Terima
Bendahari) (Pejabat
Bendahari)

39

Lampiran 1
SURAT PEKELILING AM BILANGAN 3 TAHUN 201 : Garis Panduan Permohonan

Kelulusan Teknikal Dan Pemantauan Projek Teknologi Maklumat Dan
Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam

40

PE-6 Perolehan Kenderaan

1. Kategori Kenderaan

1.1 Kenderaan terbahagi kepada tiga (3) kategori seperti berikut:

1.1.1 Kenderaan umum bagi maksud kegunaan Agensi dan terdiri
daripada empat (4) jenis seperti berikut:
a) Kenderaan jenis motosikal;
b) Kenderaan jenis kereta saloon;
c) Kenderaan jenis pacuan empat roda (4WD) /SUV; dan
d) Kenderaan jenis utiliti iaitu MPV, van, pick-up dan

lori/trak.

1.1.2 Kereta Rasmi Jawatan dan kereta Jabatan di bawah
penswastaan kereta saloon Kerajaan.

1.1.3 Kenderaan untuk tujuan operasi pertahanan dan
keselamatan serta Special Purpose Vehicle.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai Perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) adalah dibenarkan

untuk melaksanakan perolehan kenderaan secara rundingan terus

sehingga RM1 juta bagi setiap jenis kenderaan umum di para 1.1.1 di atas

seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
(Kategori Kenderaan Umum) (PBM)

Sehingga RM20,000 setahun bagi setiap jenis Ketua PTj
atau satu (1) kontrak Jawatankuasa Sebut Harga
Lembaga Perolehan UMT
Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 ribu
setahun bagi setiap jenis kenderaan

atau satu (1) kontrak

Melebihi RM500 ribu sehingga RM1 juta
setahun bagi setiap jenis kenderaan atau

satu (1) kontrak

41

2.2 Perolehan kereta Rasmi Jawatan dan kereta Jabatan di bawah
penswastaan kereta saloon Kerajaan pula hendaklah merujuk kepada
peraturan penyediaan kemudahan kenderaan tersebut.

2.3 Perolehan semua jenis kenderaan untuk tujuan operasi pertahanan dan
keselamatan serta Special Purpose Vehicle seperti trak askar, ambulan,
bomba dan lain-lain hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara perolehan
semasa yang berkuat kuasa dan tidak boleh menggunakan peraturan
perolehan kenderaan ini.

3. Syarat Perolehan Kenderaaan Baharu

3.1 Setiap perolehan kenderaan baharu di bawah kategori kenderaan umum
seperti di para 1.1.1 perlu mematuhi kesemua syarat seperti berikut:

3.1.1 Peruntukan tahunan yang mencukupi dan telah diluluskan di
bawah bajet tahunan UMT;

3.1.2 PTj adalah bertanggungjawab sepenuhnya untuk
menjalankan kajian pasaran bagi setiap jenis kenderaan
dengan merancang dan memastikan perolehan kenderaan
tersebut dibuat secara berhemat. PTj hendaklah mengambil
langkah berjimat cermat dan melaksanakan perolehan
kenderaan berdasarkan keperluan sebenar PTj. Pemantauan
rapi hendaklah dibuat bagi memastikan kesemua syarat di
atas dipatuhi sepenuhnya.

3.1.3 Semua kenderaan hendaklah kenderaan buatan tempatan
atau yang dipasang dalam negara (CKD) sahaja;

3.1.4 Perolehan hendaklah dilaksanakan di kalangan syarikat
pembuat/pemasang atau pengedar yang sah yang dilantik
oleh syarikat pembuat/pemasang;

42

3.1.5 Syarikat hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan
dalam kod bidang yang berkaitan;

3.1.6 Harga kenderaan hendaklah harga bersih (net selling price)
3.1.7 tidak termasuk komisen jurujual, cukai jalan dan
insurans;

Perolehan kenderaan melebihi RM1 juta setahun bagi setiap
jenis kenderaan atau dalam satu kontrak perlu dilaksanakan
secara tender terbuka mengikut tatacara perolehan semasa
yang berkuat kuasa

4. Rundingan Harga

4.1 Perolehan sehingga RM20 ribu:

4.1.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan
Terus :5.9 – Perolehan Rundingan Terus adalah
dikecualikan.

4.1.2 PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan
mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

4.2 Perolehan melebihi RM20 ribu:

4.2.1 Rundingan harga perlu dilaksanakan sepertimana di Peraturan
Rundingan Terus : 5.9 – Perolehan Rundingan Terus.

4.2.2 Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan UMT.

43

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi
dan Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah seperti berikut:

5.2.1 Memastikan syarat yang dinyatakan di para 3 di atas dipatuhi;

5.2.2 Menilai tawaran dengan mengambil kira faktor seperti
perbandingan harga, tempoh penghantaran, spesifikasi dan
lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh UMT; dan

5.2.3 Memperakukan tawaran yang terbaik berdasarkan keperluan
UMT untuk kelulusan Pihak Berkuasa Melulus.

6. Larangan Perolehan Kenderaan Import

6.1 PTj adalah dilarang sama sekali membeli kenderaan yang diimport
(Completely Built Up - CBU) dan hanya dibenarkan membeli kenderaan
buatan tempatan atau yang dipasang dalam negara (Completely Knocked
Down - CKD).

6.2 Sekiranya masih terdapat keperluan khusus untuk membeli kenderaan
import, PTj hendaklah terlebih dahulu merujuk dan mendapatkan perakuan
mengikut had nilai Pihak Berkuasa Melulus (PBM) dan kelulusan KSU KPT
sebelum perolehan kenderaan yang diimport dilaksanakan.

6.3 Sekiranya perolehan kenderaan yang diimport dilaksanakan tanpa
kelulusan KSU KPT, pembayaran tidak boleh dibuat kepada syarikat
pengimport. Pegawai /PTj yang gagal mematuhi prosedur ini boleh
dikenakan tatatertib/surcaj.

44

7. Pesanan Belian

7.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e).

7.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

8. Surat Setuju Terima (SST)

8.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan yang menggunakan kaedah ini perlu
dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai; atau

b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu

9. Bon Pelaksanaan

9.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan ini sama ada melebihi RM200
ribu sama ada bermasa atau one-off.

10. Dokumen Perjanjian

10.1 Dokumen perjanjian bagi perolehan ini dikecualikan sama ada bermasa atau
one-off tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai.

10.2 Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut
hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan kepentingan UMT
terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian dan semua obligasi
syarikat telah disempurnakan sebelum bayaran dilakukan.

45

11. Carta Alir
11.1 Carta Alir bagi Perolehan Kenderaan adalah sepertimana berikut :

Membuat Kajian Membuat Perakuan oleh Kelulusan
Pasaran Rundingan Harga Jawatankuasa Perolehan oleh
(PTj) Spesifikasi dan Pihak Berkuasa
(PTj) Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan
menyempurnakan Pesanan Belian Surat Setuju

perkhidmatan (Pejabat Terima
Bendahari) (Pejabat
Bendahari)

46

PE-7: Perolehan Perkhidmatan Penyelenggaraan Dan
Pembaikan Kenderaan

1. Takrifan

1.1 Penyelenggaraan berjadual merupakan penyelenggaraan berkala yang
dilakukan terhadap kenderaan pada jarak pembatuan yang telah
ditetapkan oleh pembuat atau pengeluar atau pengedar.

1.2 Pembaikan merupakan proses membaik pulih kenderaan yang rosak atau
terlibat dengan kemalangan termasuk rombak rawat enjin, mengetuk dan
mengecat.

1.3 Jaminan (warranty) merupakan perjanjian yang diberikan oleh pengeluar
untuk memperbaiki atau mengganti sesuatu barangan dalam tempoh yang
ditetapkan.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Bagi perkhidmatan penyelenggaraan berjadual (scheduled maintenance)
dan pembaikan bagi kenderaan yang masih dalam tempoh jaminan atau
telah tamat tempoh jaminan, PTj dibenar melaksanakan perolehan secara
rundingan terus dengan satu pembekal (authorised service centre) sehingga
had nilai RM50 ribu dalam satu pesanan.

2.2 Bagi pembaikan secara kecemasan, pelaksanaan perolehan secara
rundingan terus dengan satu pembekal sehingga had nilai RM20 ribu dalam
satu pesanan adalah dibenarkan.

2.3 Pelaksanaan secara sebut harga atau tender untuk melantik satu (1) atau
beberapa syarikat/bengkel secara panel bagi kerja pembaikan kenderaan
untuk suatu tempoh yang munasabah adalah digalakkan.

2.4 Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti berikut:

47

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
Ketua PTj
Sehingga RM50 ribu dalam satu (1) pesanan
belian bagi penyelenggaraan berjadual

Sehingga RM20 ribu dalam satu (1) pesanan
belian bagi pembaikan secara kecemasan

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.

3.2 Kajian pasaran adalah digalakkan

3.3 Kertas cadangan/mengisi borang/buku log pembaikan (mana-mana yang
berkaitan) dengan menyatakan justifikasi pemilihan bengkel dan kos
terlibat untuk ditimbang oleh Pihak Berkuasa Melulus.

3.4 PTj juga hendaklah merujuk kepada Tatacara Pengurusan Kenderaan UMT.

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus : 5.9 –
Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha
untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada
UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak
secara bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi
dan Penilaian Teknikal PTj.

48

5.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di para 3
dipatuhi.

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sekiranya kos penyelenggaraan
boleh ditentukan dan dikenalpasti.

6.2 Pesanan Belian adalah dikecualikan bagi perolehan pembaikan kecemasan
sahaja.

6.3 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima dikeluarkkan bagi perolehan bermasa tanpa tertakluk
sebarang had nilai atau perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

8. Bon Pelaksanaan

8.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada
bermasa atau one-off.

9. Dokumen Perjanjian

9.1 Dokumen perjanjian bagi perolehan bermasa atau one off dikecualikan tanpa
tertakluk kepada sebarang had nilai.

9.2 Walaubagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut
hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan kepentingan UMT
terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian atau Surat Setuju
Terima dan memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum bayaran dilakukan.
49

10. Carta Alir

10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Penyertaan Latihan yang dianjurkan oleh
Agensi Kerajaan Atau Syarikat Swasta adalah sepertimana berikut:

Membuat Kajian Membuat Perakuan oleh Kelulusan
Pasaran Rundingan Harga Jawatankuasa Perolehan oleh
(PTj) Spesifikasi dan Pihak Berkuasa
(PTj) Penilaian Teknikal Melulus Mengikut
Had Nilai Perolehan
PTj
(PTj)

Pembekal Mengeluarkan Mengeluarkan
menyempurnakan Pesanan Belian Surat Setuju

perkhidmatan (Pejabat Terima
Bendahari) (Pejabat
Bendahari)

50