PERATURAN PENGECUALIAN PEROLEHAN UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

2.6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan

2.7 Surat Setuju Terima (SST)

2.7.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi:
c) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai
atau;
d) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

2.8 Bon Pelaksanaan

2.8.1 Bon pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan yang melebihi
RM200 ribu sama ada bermasa atau one off

2.9 Dokumen Perjanjian

2.9.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
c) Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa tertakluk
kepada sebarang had nilai; atau
d) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

2.9.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

3 Pembaikan Kerosakan Kecemasan
3.1 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

101

3.1.1 Kaedah yang digunakan untuk perolehan pembaikan kerosakan
kecemasan adalah secara rundingan terus.
3.1.2 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk
adalah seperti berikut:
Bil
i. Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
Sehingga RM100 ribu Ketua PTj

ii. Melebihi RM100 ribu sehingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu (JKSH)

iii. Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan
RM100juta

3.2 Syarat Perolehan

3.2.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
3.2.2 Bagi bot/kapal yang mengalami kerosakan kecemasan semasa
menjalankan tugas, pembaikan bolehlah dibuat oleh mana-mana
3.2.3 limbungan atau kontraktor yang berhampiran secara lantikan terus
Untuk pembaikan peralatan bot/kapal yang tidak memerlukan
bot/kapal memasuki limbungan, pembaikan bolehlah dilaksanakan
oleh kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
Malaysia dalam kod bidang yang sesuai

3.3 Tatacara Rundingan Harga PPP/PK 7.16 – Garis Panduan
Rundingan Harga bagi Rundingan Terus

3.3.1 Bagi perolehan pembaikan kerosakan kecemasan, rundingan
harga adalah dikecualikan.

3.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.4.1 Perolehan pembaikan kerosakan kecemasan tidak perlu melalui
Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.5 Pesanan Belian

102

3.5.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan
3.5.2 dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan
(AP)176.1(d) atau (e)
Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan

3.6 Surat Setuju Terima (SST)

3.6.1 Surat Setuju Terima (SST) tidak perlu dikeluarkan perolehan
pembaikan kerosakan kecemasan

3.7 Bon Pelaksanaan

3.7.1 Bon pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan yang melebihi RM200
ribu sama ada bermasa atau one off

3.8 Dokumen Perjanjian

3.8.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
a) Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa tertakluk
kepada sebarang had nilai; atau
b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

3.8.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

103

4 Senggaraan dan Pembaikan Lain
4.1 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

4.1.1 Kaedah yang digunakan untuk perolehan pembaikan kerosakan
kecemasan adalah secara rundingan terus.
4.1.2 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk
adalah seperti berikut:
Bil
i. Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
Sehingga RM100 ribu Ketua PTj

ii. Melebihi RM100 ribu sehingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu (JKSH)

iii. Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan
RM100juta

4.2 Syarat Perolehan

4.2.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
4.2.2 Kerja - kerja pembaikan kecil di luar keupayaan anak-anak kapal
dan kosnya tidak melebihi RM100,000 setahun bagi sebuah
4.2.3 bot/kapal bolehlah ditawarkan secara lantikan terus dengan mana-
mana limbungan/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan. Kerja pembaikan kecil dan kosnya tidak melebihi
RM50,000 setahun bagi sebuah bot/kapal boleh dihantar ke mana-
mana limbungan/kontraktor yang diketahui sentiasa memberikan
perkhidmatan yang terbaik dan dengan harga yang berpatutan,
sama ada berdaftar atau tidak.
Bagi keperluan alat ganti dan bahan-bahan lain yang berkaitan yang
tidak terdapat dalam simpanan/stok UMT, pembelian boleh dibuat
daripada limbungan/kontraktor yang sedang membaiki bot/kapal
tersebut dengan syarat Sijil Ketiadaan (NonAvailibility [N.A]) telah
dikeluarkan oleh agensi tersebut. Untuk mengelakkan kelewatan
penyiapan bot/kapal, Sijil N.A juga boleh dikeluarkan dalamkeadaan
di mana pembekal Kontrak Pusat dan kontrak agensi tidak dapat
membekal alat ganti

104

4.3 Tatacara Rundingan Harga PPP/PK 7.16 – Garis Panduan
Rundingan Harga bagi Rundingan Terus

3.3.1 Bagi perolehan pembaikan kerosakan kecemasan, rundingan
harga adalah dikecualikan.

4.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

4.4.1 Perolehan pembaikan kerosakan kecemasan tidak perlu melalui
Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

4.5 Pesanan Belian

4.5.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan
4.5.2 dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan
(AP)176.1(d) atau (e)
Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan

4.6 Surat Setuju Terima (SST)

4.6.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi perolehan
Senggaraan dan Pembaikan Lain

4.7 Bon Pelaksanaan

4.7.1 Bon pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan yang melebihi RM200
ribu sama ada bermasa atau one off

4.8 Dokumen Perjanjian

4.8.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
c) Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa tertakluk
kepada sebarang had nilai; atau

105

d) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

4.8.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

5 Carta Alir

5.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Perkhidmatan Senggaraan dan
Pembaikan Kapal/Bot adalah sepertimana berikut:

Membuat Kajian Membuat Rundingan Perakuan oleh
Pasaran Harga Jawatankuasa
(PTj) (PTj) Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj

(PTj)

Menyediakan Mengeluarkan Mengeluarkan Surat
Dokumen Perjanjian Pesanan Belian Setuju Terima
(Pejabat Bendahari) (Pejabat Bendahari)
(Pejabat Bendahari)

Pembekal
menyempurnakan

perkhidmatan

106

PE-22 Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat

1. PEROLEHAN PENYEWAAN RUANG PEJABAT MENGGUNAKAN DANA
KERAJAAN PERSEKUTUAN

1.1 TUJUAN

2.1.2 Garis panduan ini adalah khusus bagi penyewaan yang dibuat
melalui rundingan terus dan menggunakan peruntukan tahunan
Kerajaan Persekutuan. la perlu dikemukakan kepada KPT untuk
persetujuan supaya perbelanjaan yang ingin dibuat adalah selaras
dengan Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP):PB3.1/2013 :
Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengurangkan
Perbelanjaan Awam.

1.2 LATAR BELAKANG

1.2.1 Mengikut amalan semasa, semua permohonan kelulusan
1.2.2 penyewaan ruang pejabat bukan milik Kerajaan oleh UA perlu
dikemukakan kepada KPT berdasarkan kepada Pekeliling
Pentadbiran Kementerian Pengajian Tinggi Bilangan 4 Tahun
2007.
Hal ini juga disokong oleh Kementerian Kewangan seperti berikut:
i. Surat bertarikh 30 Mac 2016 berhubung aktiviti penyewaan

di peringkat UA adalah memadai dipertimbangkan di
peringkat KPT sahaja; dan

107

ii. Surat bertarikh 15 Januari 2018 menjelaskan bahawa
penyewaan ruang pejabat bukan merupakan isu perolehan
dan ia tidak tertakluk kepada tatacara perolehan dan
peraturan di bawah IPP/PK, MOF

1.2.3 Justeru, garis panduan ini dikeluarkan khusus untuk menyediakan
tatacara permohonan oleh UA bagi tujuan penyewaan ruang
pejabat di premis bukan milik Kerajaan Persekutuan.

1.3 TAKRIF
”Penyewaan” bermaksud kebenaran menggunakan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat bagi tempoh masa tertentu berdasarkan kepada
bayaran yang dipersetujui.

”Ruang pejabat” bermaksud ruang dalam bangunan yang munasabah
dan selesa untuk tujuan penyewaan bagi kegunaan UA berkaitan dengan
fungsi UA tersebut.

"Tempoh sewaan” bermaksud tempoh sewaan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat yang diluluskan oleh KPT dengan tempoh tidak
melebihi tiga (3) tahun.

”Urus setia” bermaksud pegawai di Bahagian Kewangan, Kementerian
Pengajian Tinggi yang bertanggungjawab memproses permohonan
penyewaan daripada UA.

‘Dana Kerajaan Persekutuan adalah:
i. Sumber Kerajaan Persekutuan secara geran, pinjaman atau
sebarang peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan Persekutuan
sama ada secara sepenuhnya atau sebahagiannya bagi
membiayai perbelanjaan operasi mengurus dan pembangunan
projek/perolehan Badan Berkanun Persekutuan;
ii. Baki daripada geran, pinjaman atau sebarang peruntukan yang
disalurkan oleh Kerajaan Persekutuan; dan

108

iii. Hasil atau faedah/hibah daripada pelaburan yang menggunakan
sumber Kerajaan Persekutuan.

1.4 SYARAT-SYARAT PENYEWAAN

1.4.1 Dasar penyewaan yang ditetapkan seperti berikut:

i. Harga sewaan hendaklah merujuk kepada harga yang
ditetapkan oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
(JPPH)

ii. Aspek keselamatan bangunan hendaklah memenuhi segala
keperluan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan
(PBT) dan lain-lain agensi berkaitan;

1.4.2 Meneliti kaedah sewaan yang terbaik untuk tujuan ruang pejabat
berdasarkan kepada harga sewaan semasa yang menguntungkan
pihak Kerajaan dan sewaan yang tidak melibatkan elemen-elemen
lain seperti pengubahsuaian, kelengkapan dan sebagainya;

1.4.3 Kadar sewa bangunan adalah bagi ruang kosong sahaja dan tidak
termasuk kos pengubahsuaian, perabot dan tempat meletak
kereta berbayar. Pengubahsuaian dan pembelian perabot
hendaklah dibuat secara perolehan biasa;

1.4.4 Selaras dengan PB 3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah
Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan, semua cadangan untuk
sewaan baharu/ tambahan tidak dibenarkan kecuali melibatkan
kos yang lebih rendah daripada penyewaan sedia ada setelah
mengambil kira kos perpindahan dan pengubahsuaian kecil;

1.4.5 Tempoh penyewaan hendaklah tidak melebihi tiga (3) tahun.
Namun begitu, bagi permohonan pembaharuan penyewaan, pihak
UMT hendaklah mengemukakan permohonan ke KPT untuk
kelulusan sekurang-kurangnya enam (6) bulan sebelum tarikh
tamat tempoh penyewaan sedia ada; dan

1.4.6 Bagi permohonan pembaharuan penyewaan, kadar sewa
hendaklah dirujuk semula dengan JPPH dan agensi lain yang
berkaitan tertakluk kepada keperluan;

109

1.4.7 Memandangkan urusan penyewaan ini melibatkan kontrak, pihak
UMT hendaklah memastikan bahawa:

i. Syarikat yang hendak dilantik mestilah berdaftar dengan
Kementerian Kewangan;

ii. Kajian pasaran berkaitan sewaan bangunan dan tidak
tertumpu hanya kepada satu penyedia perkhidmatan
sahaja bagi memastikan kerajaan memperolehi harga
terendah terbaik;

iii. Syarikat/pemilik bangunan mematuhi obligasi kontrak
serta spesifikasi dan mutu perkhidmatan yang ditetapkan

iv. Memastikan syarikat/ pemilik bangunan bebas daripada
tindakan undang-undang; dan

v. Memastikan syarikat yang dilantik mempunyai kuasa yang
sah oleh pemilik kediaman.

1.4.8 Syarat-syarat Iain yang ditetapkan dan dimaklumkan secara
bertulis oleh urus setia di KPT, dari semasa ke semasa.

1.5 PERUNTUKAN KEWANGAN

1.5.1 Memandangkan penyewaan melibatkan kontrak, peruntukan
kewangan telah diluluskan dalam Anggaran Belanja Mengurus
(ABM) tahun semasa dan mencukupi untuk memenuhi obligasi
kontrak berkenaan.

1.5.2 Sebarang permohonan peruntukan tambahan ke atas penyewaan
yang sedang berkuat kuasa tidak akan dipertimbangkan.

1.6 TATACARA PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN
Tatacara pelaksanaan penyewaan bangunan adalah seperti berikut:

1.6.1 UMT hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Teknikal untuk
memilih premis di lokasi yang bersesuaian untuk disewa. Premis
tersebut hendaklah menepati kriteria-kriteria kemudahan dan

110

keselamatan am bagi sesebuah bangunan untuk disewa sebagai
ruang pejabat;

1.6.2 Berdasarkan premis yang telah dikenal pasti, UMT hendaklah
mendapatkan harga tawaran sewaan daripada pemilik premis atau
dokumen berkaitan yang diperlukan bagi tujuan penilaian harga
sewaan. Harga tawaran ini bukanlah suatu komitmen yang
mengikat UMT;

1.6.3 PTj perlu mendapatkan penilaian daripada pihak Jabatan Penilaian
dan Perkhidmatan Harta (JPPH) yang berhampiran. Penilaian yang
dibuat oleh JPPH adalah rahsia dan tidak boleh dimaklumkan
kepada pemilik premis;

1.6.4 Penyewaan bangunan perlu mendapat persetujuan LPU dengan
mengemukakan dokumen berkaitan seperti laporan teknikal,
harga tawaran daripada pemilik bangunan dan laporan JPPH.
Sekiranya LPU tidak bersetuju, maka cadangan sewaan ini
hendaklah dihentikan.

1.6.5 Setelah mendapat kelulusan LPU, UMT perlu mengemukakan
permohonan bersama dokumen-dokumen berkaitan kepada
urusetia untuk kelulusan Ketua Setiausaha KPT. Dokumen yang
perlu disertakan bersama dengan permohonan adalah seperti
berikut:
i. Ringkasan Eksekutif;
ii. Kertas Kerja;
iii. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal sekiranya ada;
iv. Surat Tawaran Daripada Pemilik Premis;
v. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta; dan
vi. Dokumen-dokumen lain yang diperlukan dari semasa ke

semasa.

111

1.6.6 Ketua Setiausaha KPT berhak membuat sebarang keputusan
sekiranya peruntukan tidak mencukupi atau berlaku ketidakaturan
dalam urusan penyewaan bangunan ini.

1.7 TATACARA PELAKSANAAN PENYEWAAN
Tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan bagi kelulusan secara prinsip oleh
KPT untuk UA melaksanakan penyewaan ruang pejabat secara rundingan terus,
perkara-perkara berikut hendaklah dilaksanakan oleh pihak urus setia dan/atau UA:

1.7.1 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga untuk
berunding dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar
sewaan yang menguntungkan UMT.

1.8 JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

1.8.1 Anggaran nilai kontrak sewaan melebihi RM500 ribu setahun.

i. Keahlian adalah sepertimana berikut:

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Ketua Setiausaha atau Pengerusi yang dilantik melalui
Perwakilan Kuasa oleh Pegawai Pengawal

Ahli Wakil Bahagian Kewangan, KPT
Wakil JPPH
Wakil PTj yang terlibat

Wakil PPH/Pejabat Bendahari

Setiausaha Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)

Pegawai Kewangan

ii. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah dilantik oleh
Pegawai Pengawal iaitu Ketua Setiausaha, KPT berdasarkan
kepada bidang kuasa yang diwakilkan oleh pegawai
pengawal menurut peruntukan Seksyen 15A Akta Tatacara
Kewangan 1957 (Akta 61)

1.8.2 Anggaran nilai kontrak sewaan kurang RM500 ribu setahun.
i. Keahlian adalah sepertimana berikut:

112

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor

Ahli Wakil Bahagian Kewangan, KPT
Wakil JPPH
Wakil Jabatan/ Fakulti UA yang terlibat

Setiausaha Wakil PPH/ Pejabat Bendahari

Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)

Pegawai Kewangan

1.8.3 Bagi pertimbangan Jawatankuasa Rundingan Harga, dokumen seperti di
Para 1.6.5 dan surat kelulusan secara dasar daripada KPT perlu disertakan
semasa Mesyuarat Rundingan Harga dilaksanakan.

1.8.4 Sekiranya kenaikan kadar sewaan yang melebihi 10% daripada kadar
sewaan sebelumnya, kelulusan Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
Kewangan perlu diperolehi.

1.9 KELULUSAN PIHAK BERKUASA MELULUS (PBM)

1.9.1 Bagi pertimbangan Lembaga Perolehan UMT, dokumen-dokumen berikut
perlu disertakan iaitu:
i. Minit Mesyuarat Rundingan Harga
ii. Laporan Rundingan Harga
iii. Kelulusan secara prinsip daripada KPT
iv. Surat niat penyewaan daripada pihak UMT
v. Surat tawaran penyewaan daripada pemilik bangunan
sewaan
vi. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta

113

vii. Sokongan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan;
dan

1.9.3 Setelah mendapat kelulusan daripada Lembaga Perolehan UMT, tindakan
yang perlu dibuat adalah:
i. Mengeluarkan salinan surat setuju terima (SST); dan

1.9.4 Pemakluman keputusan Lembaga Perolehan beserta salinan Minit Mesyuarat
Lembaga Perolehan dan salinan Surat Setuju Terima hendaklah dikemukakan
kepada KPT untuk rekod.

1.10 PEMBATALAN DAN PENAMATAN PENYEWAAN
1.10.1 UMT hendaklah memaklumkan secara bertulis dalam kadar segera kepada
Bahagian Kewangan, KPT sekiranya bercadang untuk membatalkan cadangan
penyewaan sebelum Surat Setuju Terima dikeluarkan.

1.10.2 Notis makluman pembatalan tersebut hendaklah dikemukakan bersama-sama
dengan justifikasi pembatalan yang kukuh dan perancangan UA bagi
penyewaan tersebut.

1.10.3 Sebarang penamatan kontrak penyewaan yang sedang berlangsung oleh
pihak UA, hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada Bahagian
Kewangan, KPT selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum surat penamatan
dikeluarkan beserta dengan dokumen-dokumen berikut:
i. Justifikasi penamatan kontrak penyewaan
ii. Implikasi kewangan ke atas penamatan kontrak penyewaan
iii. Perancangan UA bagi penyewaan tersebut; dan
iv. Laporan atau Ulasan Pegawai Undang-Undang UA bagi penamatan
kontrak sewaan tersebut.

1.11 PERKARA LAIN

114

1.11.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab untuk menyediakan suatu rekod
penyewaan bangunan oleh UMT bagi memudahkan urusan pemantauan.

1.11.2 Pihak UA adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua bangunan
sewaan mematuhi aspek-aspek keselamatan yang ditetapkan oleh pihak-
pihak berkuasa tempatan bagi tujuan penginapan.

1.12 CARTA ALIRAN KERJA DAN SENARAI SEMAKAN
1.12.1 Carta Aliran Kerja dan Senarai Semakan disertakan sebagai panduan seperti
di Lampiran 1 dan Lampiran 2.

115

Lampiran 1

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG
PEJABAT OLEH UA

PERKARA TANDA U) CATATAN

PERANCANGAN PENYEWAAN

1. Penubuhan Jawatankuasa Teknikal

2. Pemilihan premis sewaan

i. Keselamatan
ii. Kemudahan asas
iii. Salinan pendaftaran hakmilik, surat

persetujuan pemegang gadaian sekiranya
berkenaan atau dokumen-dokumen
yang mengesahkan pemilikan harta
iv. Pelan susun atur/ pelan lantai
v. Gambar bangunan

3. Pemilik premis mengemukakan harga tawaran

penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang
berkaitan.

4. Penilaian daripada Jabatan Penilaian dan

Perkhidmatan Harta (JPPH)

5. UMT mendapatkan persetujuan penyewaan

daripada Lembaga Pengarah Universiti.

KELULUSAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

1. Kelulusan dasar daripada KSU melalui Bahagian

Kewangan KPT perlu diperolehi.

116

JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

1. Berpandukan kelulusan KPT, Jawatankuasa

Rundingan Harga berunding dengan pemilik
premis bagi dapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

2. Ahli jawatankuasa Mesyuarat Rundingan Harga

bersetuju dengan nilai sewaan yang dirunding.

3. Mengemukakan cadangan kadar sewa yang

dipersetujui oleh Jawatankuasa Rundingan Harga
kepada Lembaga Perolehan berkaitan (UA).

4. Dokumen-dokumen tersebut perlulah disertakan

i. Minit Mesyuarat Rundingan

Harga.

ii. Laporan Rundingan Harga.

iii. Kelulusan dasar KPT.

iv. Surat niat penyewaan

daripada pihak UA.

v. Surat tawaran penyewaan

daripada pemilik bangunan

sewaan.

vi. Laporan Jabatan Penilaian

dan Perkhidmatan Harta.

vii. Sokongan Pejabat Ketua

Pegawai keselamatan

Kerajaan

viii. Sokongan Jabatan Bomba

dan Penyelamat Malaysia.

5. UA mengemukakan surat makluman bersama-

sama dengan salinan Minit Mesyuarat
Jawatankuasa Lembaga Perolehan dan salinan
Surat Setuju Terima kepada KPT.

6. Draf kontrak disemak oleh Penasihat Undang-

undang UA

7. Kontrak penyewaan bangunan untuk ruang

pejabat ditandatangani.

8. Membuat semakan dan menguruskan

permohonan pembaharuan sewaan kepada KPT
6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

NOTA: Selepas Rundingan Harga dibuat, sekiranya terdapat kenaikan kadar sewaan
yang melebihi 10% daripada kadar sewaan sebelumnya, kelulusan Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan perlu diperolehi.

117

Lampiran 2
CARTA ALIRAN KERJA
PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG PEJABAT

Pihak UA menubuhkan Jawatankuasa Teknikal

Jawatankuasa Teknikal mengenalpasti lokasi dan premis yang
bersesuaian untuk disewa.
Jawatankuasa Teknikal meminta pemilik premis mengemukakan harga
tawaran penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan kepada
pihak UA.
Mendapatkan penilaian daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta (JPPH).

Pihak UA mendapatkan persetujuan penyewaan daripada Lembaga
Pengarah Universiti (sekiranya LPU tidak bersetuju, cadangan sewaan
ini hendaklah dihentikan).
Mendapatkan kelulusan dasar daripada Ketua Setiausaha KPT melalui
Bahagian Kewangan, KPT.

Berdasarkan kelulusan KPT, Jawatankuasa Rundingan harga berunding
dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

Mengemukakan cadangan kadar sewa yang dipersetujui oleh
Jawatankuasa Rundingan Harga kepada Lembaga Perolehan UA.

Selepas kadar sewa dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan UA, UA
perlu memaklumkan kepada KPT, keputusan Lembaga Perolehan UA.

Kontrak penyewaan premis disemak oleh Penasihat Undang-undang dan
ditandatangani oleh UA.

NOTA: UA membuat semakan dan menguruskan pelanjutan sewaan
melalui KPT dalam tempoh 6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

118

2. PEROLEHAN PENYEWAAN RUANG PEJABAT MENGGUNAKAN DANA
DALAMAN UMT

2.1 TUJUAN
2.1.1 Garis panduan ini adalah khusus bagi penyewaan yang dibuat
melalui rundingan terus dan menggunakan Dana Dalaman UMT.

2.2 TAKRIF

‘Penyewaan’ bermaksud kebenaran menggunakan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat bagi tempoh masa tertentu berdasarkan kepada
bayaran yang dipersetujui.

‘Ruang pejabat’ bermaksud ruang dalam bangunan yang munasabah
dan selesa untuk tujuan penyewaan bagi kegunaan UA berkaitan dengan
fungsi UA tersebut.

‘Tempoh sewaan’ bermaksud tempoh sewaan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat dengan tempoh tidak melebihi tiga (3) tahun.

‘Dana Dalaman UMT’ adalah terimaan atau hasil selain daripada dana
Kerajaan Persekutuan (Rujuk : para….)

2.3 SYARAT-SYARAT PENYEWAAN

2.4.1 Dasar penyewaan yang ditetapkan seperti berikut:

i. Harga sewaan hendaklah merujuk kepada harga yang
ditetapkan oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
(JPPH)

ii. Aspek keselamatan bangunan hendaklah memenuhi segala
keperluan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan
(PBT) dan lain-lain agensi berkaitan

2.4.2 Meneliti kaedah sewaan yang terbaik untuk tujuan ruang pejabat
berdasarkan kepada harga sewaan semasa yang menguntungkan

119

pihak UMT dan sewaan yang tidak melibatkan elemen-elemen lain
seperti pengubahsuaian, kelengkapan dan sebagainya

2.4.3 Kadar sewa bangunan adalah bagi ruang kosong sahaja dan tidak
termasuk kos pengubahsuaian, perabot dan tempat meletak
kereta berbayar. Pengubahsuaian dan pembelian perabot
hendaklah dibuat secara perolehan biasa.

2.4.4 Tempoh penyewaan hendaklah tidak melebihi tiga (3) tahun. Bagi
permohonan pembaharuan penyewaan, pihak PTj hendaklah
mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari untuk
kelulusan sekurang-kurangnya enam (6) bulan sebelum tarikh
tamat tempoh penyewaan sedia ada; dan

2.4.6 Bagi permohonan pembaharuan penyewaan, kadar sewa
hendaklah dirujuk semula dengan JPPH dan agensi lain yang
berkaitan tertakluk kepada keperluan.

2.4.7 Memandangkan urusan penyewaan ini melibatkan kontrak, syarat
yang perlu dipatuhi:
i. Syarikat yang hendak dilantik mestilah berdaftar dengan

Kementerian Kewangan
ii. Kajian pasaran berkaitan sewaan bangunan dan tidak

tertumpu hanya kepada satu penyedia perkhidmatan
sahaja bagi memastikan kerajaan memperolehi harga
terendah terbaik
iii. Syarikat/pemilik bangunan mematuhi obligasi kontrak
serta spesifikasi dan mutu perkhidmatan yang ditetapkan
iv. Memastikan syarikat/ pemilik bangunan bebas daripada
tindakan undang-undang; dan
v. Memastikan syarikat yang dilantik mempunyai kuasa yang
sah oleh pemilik kediaman.

120

2.5 PERUNTUKAN KEWANGAN

2.5.1 Memandangkan penyewaan melibatkan kontrak, peruntukan
kewangan telah diluluskan dan mencukupi untuk memenuhi
obligasi kontrak berkenaan.

2.6 TATACARA PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN
Tatacara pelaksanaan penyewaan bangunan adalah seperti berikut:

2.6.1 Pihak PTj hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Teknikal untuk
memilih premis (kali pertama) di lokasi yang bersesuaian
untuk disewa. Premis tersebut hendaklah menepati kriteria-kriteria
kemudahan dan keselamatan am bagi sesebuah bangunan untuk
disewa sebagai ruang pejabat.

2.6.2 Berdasarkan premis yang telah dikenal pasti, PTj hendaklah
mendapatkan harga tawaran sewaan daripada pemilik premis atau
dokumen berkaitan yang diperlukan bagi tujuan penilaian harga
sewaan. Harga tawaran ini bukanlah suatu komitmen yang
mengikat UMT dengan pemilik premis.

2.6.3 Pihak PTj juga perlu mendapatkan penilaian daripada pihak
Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) yang
berhampiran. Penilaian yang dibuat oleh JPPH adalah rahsia dan
tidak boleh dimaklumkan kepada pemilik premis

2.6.4 Pihak PTj hendaklah mengemukakan dokumen berkaitan seperti
laporan teknikal, harga tawaran daripada pemilik bangunan dan
laporan JPPH untuk mendapatkan persetujuan penyewaan
daripada Lembaga Pengarah Universiti (LPU). Sekiranya LPU tidak
bersetuju, maka cadangan sewaan ini hendaklah dihentikan.

2.6.5 Setelah mendapat kelulusan LPU, PTj perlu mengemukakan
permohonan bersama dokumen-dokumen berkaitan kepada
urusetia di Pejabat Bendahari untuk kelulusan Lembaga Perolehan

121

UMT. Dokumen yang perlu disertakan bersama dengan
permohonan adalah seperti berikut:
i. Ringkasan Eksekutif;
ii. Kertas Kerja;
iii. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal sekiranya ada;
iv. Surat Tawaran Daripada Pemilik Premis;
v. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta; dan
vi. Dokumen-dokumen lain yang diperlukan dari semasa ke

semasa.

2.7 TATACARA PELAKSANAAN PENYEWAAN

2.7.1 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga untuk berunding
dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan UMT.

2.8 JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

2.8.1 Keahlian adalah sepertimana berikut:

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Timbalan Naib Canselor

Ahli Bendahari
Wakil JPPH
Wakil PTj yang terlibat

Setiausaha Wakil Pengarah Pembangunan dan Harta

Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)

Pegawai Kewangan

2.8.3 Bagi pertimbangan Jawatankuasa Rundingan Harga, dokumen seperti di
Para 2.6.5 perlu disertakan semasa Mesyuarat Rundingan Harga
dilaksanakan.

122

2.8.4 Rundingan harga hendaklah dilaksanakan sepertimana Tatacara rundingan
harga di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP Perolehan: 5.9 – Perolehan
Rundingan Terus.

2.8.5 Cadangan kadar sewaan yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Rundingan
Harga perlu dikemukakan ke Lembaga Perolehan UMT untuk
dimuktamadkan.

2.9 KELULUSAN PIHAK BERKUASA MELULUS (PBM)
2.9.1 Bagi pertimbangan Lembaga Perolehan UMT, dokumen-dokumen berikut
perlu disertakan iaitu:
i. Minit Mesyuarat Rundingan Harga
ii. Laporan Rundingan Harga
iii. Surat niat penyewaan daripada pihak UMT
iv. Surat tawaran penyewaan daripada pemilik bangunan
sewaan
v. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
vi. Sokongan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
(jika perlu); dan

2.9.2 Setelah mendapat kelulusan daripada Lembaga Perolehan UMT, tindakan
yang perlu dibuat adalah:
i. Mengeluarkan salinan surat setuju terima (SST); dan

2.10 PEMBATALAN DAN PENAMATAN PENYEWAAN
2.13.1 Pihak PTj hendaklah memaklumkan secara bertulis dalam kadar segera
kepada Pejabat Bendahari, UMT sekiranya bercadang untuk membatalkan
cadangan penyewaan.

123

2.13.2 Notis makluman pembatalan tersebut hendaklah dikemukakan bersama-sama
dengan justifikasi pembatalan yang kukuh dan perancangan PTj bagi
penyewaan tersebut.

2.13.3 Sebarang penamatan kontrak penyewaan yang sedang dilaksanakan
hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada Pejabat Bendahari selewat-
lewatnya dua (2) minggu sebelum surat penamatan dikeluarkan beserta
dengan dokumen-dokumen berikut
i. Justifikasi penamatan kontrak penyewaan
ii. Implikasi kewangan ke atas penamatan kontrak penyewaan
iii. Perancangan bagi penyewaan tersebut; dan
iv. Laporan atau Ulasan Pegawai Undang-Undang UMT bagi penamatan
kontrak sewaan tersebut.

2.11 PERKARA LAIN
2.13.1 Pihak UA adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua bangunan
sewaan mematuhi aspek-aspek keselamatan yang ditetapkan oleh pihak-
pihak berkuasa tempatan bagi tujuan penginapan.

2.12 CARTA ALIRAN KERJA DAN SENARAI SEMAKAN
2.13.1 Garis Panduan Penyewaan Bangunan yang ditetapkan. Carta Aliran Kerja dan
Senarai Semakan disertakan sebagai panduan seperti di Lampiran 1 dan
Lampiran 2.

124

Lampiran 1

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG
PEJABAT OLEH UA

PERKARA TANDA U) CATATAN

PERANCANGAN PENYEWAAN

6. Penubuhan Jawatankuasa Teknikal

7. Pemilihan premis sewaan

vi. Keselamatan
vii. Kemudahan asas
viii. Salinan pendaftaran hakmilik, surat

persetujuan pemegang gadaian sekiranya
berkenaan atau dokumen-dokumen
yang mengesahkan pemilikan harta
ix. Pelan susun atur/ pelan lantai
x. Gambar bangunan

8. Pemilik premis mengemukakan harga tawaran

penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang
berkaitan.

9. Penilaian daripada Jabatan Penilaian dan

Perkhidmatan Harta (JPPH)

10. UMT mendapatkan persetujuan penyewaan

daripada Lembaga Pengarah Universiti.

KELULUSAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

2. Kelulusan dasar daripada KSU melalui Bahagian

Kewangan KPT perlu diperolehi.

125

JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

9. Berpandukan kelulusan KPT, Jawatankuasa

Rundingan Harga berunding dengan pemilik
premis bagi dapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

10. Ahli jawatankuasa Mesyuarat Rundingan Harga

bersetuju dengan nilai sewaan yang dirunding.

11. Mengemukakan cadangan kadar sewa yang

dipersetujui oleh Jawatankuasa Rundingan Harga
kepada Lembaga Perolehan berkaitan (UA).

12. Dokumen-dokumen tersebut perlulah disertakan

ix. Minit Mesyuarat Rundingan

Harga.

x. Laporan Rundingan Harga.

xi. Kelulusan dasar KPT.

xii. Surat niat penyewaan

daripada pihak UA.

xiii. Surat tawaran penyewaan

daripada pemilik bangunan

sewaan.

xiv. Laporan Jabatan Penilaian

dan Perkhidmatan Harta.

xv. Sokongan Pejabat Ketua

Pegawai keselamatan

Kerajaan

xvi. Sokongan Jabatan Bomba

dan Penyelamat Malaysia.

13. UA mengemukakan surat makluman bersama-

sama dengan salinan Minit Mesyuarat
Jawatankuasa Lembaga Perolehan dan salinan
Surat Setuju Terima kepada KPT.

14. Draf kontrak disemak oleh Penasihat Undang-

undang UA

15. Kontrak penyewaan bangunan untuk ruang

pejabat ditandatangani.

16. Membuat semakan dan menguruskan

permohonan pembaharuan sewaan kepada KPT
6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

NOTA: Selepas Rundingan Harga dibuat, sekiranya terdapat kenaikan kadar sewaan
yang melebihi 10% daripada kadar sewaan sebelumnya, kelulusan Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan perlu diperolehi.

126

Lampiran 2
CARTA ALIRAN KERJA
PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG PEJABAT

Pihak UA menubuhkan Jawatankuasa Teknikal

Jawatankuasa Teknikal mengenalpasti lokasi dan premis yang
bersesuaian untuk disewa.
Jawatankuasa Teknikal meminta pemilik premis mengemukakan harga
tawaran penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan kepada
pihak UA.
Mendapatkan penilaian daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta (JPPH).

Pihak UA mendapatkan persetujuan penyewaan daripada Lembaga
Pengarah Universiti (sekiranya LPU tidak bersetuju, cadangan sewaan
ini hendaklah dihentikan).
Mendapatkan kelulusan dasar daripada Ketua Setiausaha KPT melalui
Bahagian Kewangan, KPT.

Berdasarkan kelulusan KPT, Jawatankuasa Rundingan harga berunding
dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

Mengemukakan cadangan kadar sewa yang dipersetujui oleh
Jawatankuasa Rundingan Harga kepada Lembaga Perolehan UA.

Selepas kadar sewa dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan UA, UA
perlu memaklumkan kepada KPT, keputusan Lembaga Perolehan UA.

Kontrak penyewaan premis disemak oleh Penasihat Undang-undang dan
ditandatangani oleh UA.

NOTA: UA membuat semakan dan menguruskan pelanjutan sewaan
melalui KPT dalam tempoh 6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

127

PE-23 Perolehan Penyewaan Bangunan Bagi Tujuan
Penginapan Siswa Oleh Universiti Awam (UA) Di Bawah
Kementerian Pengajian Tinggi

1. Perolehan Penyewaan Bangunan Bagi Tujuan Penginapan Siswa
Menggunakan Dana Kerajaan Persekutuan

1.1 TUJUAN

1.1.1 Garis Panduan Penyewaan Bangunan Bagi Tujuan Penginapan Siswa oleh
Universiti Awam (UA) di bawah Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) ini
adalah sebagai panduan dan rujukan kepada UA untuk mengemukakan
permohonan kelulusan penyewaan bangunan kepada Kementerian
Kewangan Malaysia. (SP KPT..)

1.1.2 Garis panduan ini adalah khusus bagi penyewaan yang dibuat melalui
1.1.3 rundingan terus dan menggunakan Dana Kerajaan Persekutuan.

Garis panduan ini juga adalah selaras dengan arahan Kementerian
Kewangan berhubung:
i. Urusan perolehan melalui sistem Electronic Government

Procurement Application (e-GPA) mulai 1 Mac 2016 (melalui surat
edaran bertarikh 15 Februari 2016)
ii. Penambahbaikan Tadbir Urus dan Pelaksanaan Perolehan
Kerajaan mulai 29 Jun 2018 (melalui surat edaran bertarikh 29
Jun 2018); dan
iii. Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1 berhubung Garis Panduan
Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan.

128

1.2 LATAR BELAKANG

1.2.1 Sebelum arahan Kementerian Kewangan berhubung Penambahbaikan
Tadbir Urus dan Pelaksanaan Perolehan Kerajaan mulai 29 Jun 2018,
semua permohonan pembaharuan penyewaan bangunan sedia ada bagi
tujuan penginapan siswa oleh UA diluluskan oleh Pegawai Pengawal,
selaras dengan penurunan kuasa oleh Kementerian Kewangan melalui
surat bertarikh 6 Julai 2015.

1.2.2 Manakala permohonan penyewaan bangunan baharu untuk penginapan
siswa oleh UA diperaku oleh Pegawai Pengawal, KPT sebelum
dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan

1.2.3 Memandangkan penyewaan bangunan bagi tujuan penginapan sjswa
1.2.4 merupakan suatu bentuk perolehan secara rundingan terus dan
tertakluk kepada surat Kementerian Kewangan bertarikh 15 Februari
2016 dan 29 Jun 2018 tersebut, UA perlu mendapatkan kelulusan dasar
daripada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan terlebih
dahulu sebelum memulakan sebarang perundingan untuk tujuan
penyewaan.

Justeru, garis panduan ini dikeluarkan khusus agar proses penyewaan
bangunan tersebut mematuhi tatacara perolehan yang sedang
berkuatkuasa.

1.3 TAKRIF

"Lembaga Perolehan" bermaksud Lembaga Perolehan UMT

"Penyewaan" bermaksud kebenaran menggunakan bangunan untuk dijadikan
sebagai kediaman siswa bagi tempoh masa tertentu berdasarkan kepada bayaran
yang dipersetujui.

129

"Penginapan siswa" bermaksud ruang dalam dan luar bangunan yang
dipersetujui untuk digunakan sebagai kolej kediaman siswa.

"Siswa" bermaksud seseorang pelajar berdaftar di UA, yang mengikuti kursus
pengajian, pengajaran, latihan atau penyelidikan pada peringkat persediaan,
prasiswazah, pasca siswazah yang memerlukan penginapan di kolej kediaman
pelajar.

”Penyelaras” bermaksud pegawai yang bertanggungjawab di Bahagian Kewangan
di Kementerian.

”Urus setia” bermaksud pegawai yang bertanggungjawab menyelaras urusan
penyewaan UMT

1.4 SYARAT-SYARAT PENYEWAAN
Dasar-dasar penyewaan yang ditetapkan seperti berikut:

2.3.1 Harga sewaan hendaklah merujuk kepada harga yang ditetapkan
oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) dan
Kementerian Kewangan;

2.3.2 Aspek keselamatan bangunan hendaklah memenuhi segala
keperluan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)
dan lain-lain agensi berkaitan;

2.3.3 Meneliti kaedah sewaan yang terbaik untuk tujuan penginapan
berdasarkan kepada harga sewaan semasa yang menguntungkan
pihak Kerajaan dan sewaan yang tidak melibatkan elemen-elemen
lain seperti pengubahsuaian, kelengkapan dan sebagainya;

130

2.3.4 Kadar sewa bangunan adalah bagi ruang kosong sahaja dan tidak
termasuk kos pengubahsuaian, perabot dan tempat meletak kereta
berbayar. Pengubahsuaian dan pembelian perabot hendaklah
dibuat secara perolehan biasa;

2.3.5 Selaras dengan PB 3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah
Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan, semua cadangan untuk
sewaan baharu/ tambahan tidak dibenarkan kecuali melibatkan kos
yang lebih rendah daripada penyewaan sedia ada setelah
mengambil kira kos perpindahan dan pengubahsuaian kecil;

2.3.6 Tempoh penyewaan hendaklah tidak melebihi tiga (3) tahun.
Namun begitu, bagi permohonan pembaharuan penyewaan, pihak
UMT hendaklah mengemukakan permohonan ke Kementerian
Kewangan untuk kelulusan sekurang-kurangnya enam (6) bulan
sebelum tarikh tamat tempoh penyewaan sedia ada; dan

2.3.7 Memandangkan urusan penyewaan ini melibatkan kontrak, pihak
UA hendaklah memastikan bahawa:

i. Syarikat yang hendak dilantik mestilah berdaftar dengan
Kementerian Kewangan;

ii. Kajian pasaran berkaitan sewaan bangunan dan tidak
tertumpu hanya kepada satu penyedia perkhidmatan sahaja
bagi memastikan kerajaan memperolehi harga terendah
terbaik

iii. Kelulusan pelanjutan bagi kontrak sewaan yang telah tamat
melalui e-GPA diterima daripada Kementerian Kewangan
sebelum tindakan seterusnya diambil;

iv. Syarikat/ pemilik bangunan mematuhi obligasi kontrak serta
spesifikasi dan mutu perkhidmatan yang ditetapkan;

v. Memastikan syarikat/ pemilik bangunan bebas daripada
tindakan undang-undang; dan

vi. Memastikan syarikat yang dilantik mempunyai kuasa yang
sah oleh pemilik kedjaman.

131

2.3.8 Syarat-syarat Iain yang ditetapkan dan dimaklumkan secara bertulis
oleh penyelaras di KPT, dari semasa ke semasa.

1.5 PERUNTUKAN KEWANGAN

2.3.1 Memandangkan penyewaan melibatkan kontrak, UA hendaklah
memastikan peruntukan kewangan telah diluluskan dalam
Anggaran Belanja Mengurus (ABM) tahun semasa dan mencukupi
untuk memenuhi obligasi kontrak berkenaan.

2.3.2 Sebarang permohonan peruntukan tambahan ke atas penyewaan
yang sedang berkuat kuasa tidak akan dipertimbangkan.

1.6 TATACARA PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN KEMENTERIAN
KEWANGAN

Tatacara pelaksanaan penyewaan bangunan oleh UA di bawah KPT adalah
seperti berikut:

2.3.1 UMT hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Teknikal untuk memilih
premis di lokasi yang bersesuaian untuk disewa. Premis tersebut
hendaklah menepati kriteria-kriteria kemudahan dan keselamatan
am bagi sesebuah bangunan untuk disewa bagi tujuan penginapan;

2.3.2 Berdasarkan premis yang telah dikenal pasti, PTj hendaklah
mendapatkan harga tawaran sewaan daripada pemilik premis atau
dokumen berkaitan yang diperlukan bagi tujuan penilaian harga
sewaan. Harga tawaran ini bukanlah suatu komitmen yang
mengikat UMT;

132

2.3.4 Persetujuan penyewaan daripada Lembaga Pengarah Universiti
(LPU) dengan mengemukakan dokumen berkaitan seperti laporan
teknikal, harga tawaran daripada pemilik bangunan dan laporan
JPPH. Sekiranya LPU tidak bersetuju, maka cadangan sewaan ini
hendaklah dihentikan;

2.3.5 Setelah mendapat kelulusan LPU, UMT perlu mengemukakan
permohonan bersama dokumen-dokumen berkaitan kepada
Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan melalui
sistem e-GPA untuk kelulusan. Dokumen yang perlu disertakan
bersama dengan permohonan adalah seperti berikut:

i. Ringkasan Eksekutif;
ii. Kertas Kerja
iii. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal sekiranya ada;
iv. Surat Tawaran Daripada Pemilik Premis;
v. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta;
vi. Lampiran K - Permohonan Mengenai Perolehan ke Bahagian

Perolehan Kerajaan; dan
vii. Dokumen-dokumen lain yang diperlukan dari semasa ke

semasa.

1.7 TATACARA PEROLEHAN PENYEWAAN

2.3.1 Tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan bagi kelulusan
secara prinsip oleh Kementerian Kewangan untuk UA
melaksanakan penyewaan penginapan siswa secara rundingan
terus, perkara-perkara berikut hendaklah dilaksanakan oleh pihak
KPT dan UA:

2.3.2 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga untuk berunding
dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

133

1.8 JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

2.3.1 Anggaran nilai kontrak sewaan melebihi RM500 ribu setahun:

i. Keahlian adalah sepertimana berikut:

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Ketua Setiausaha atau Pengerusi yang dilantik melalui
Perwakilan Kuasa oleh Pegawai Pengawal

Ahli Wakil Bahagian Kewangan, KPT
Wakil JPPH
Wakil PTj Pelaksana

Setiausaha Wakil Bendahari / Wakil PPH

Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)

Pegawai Kewangan

ii. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah dilantik oleh
Pegawai Pengawal iaitu Ketua Setiausaha, KPT berdasarkan
kepada bidang kuasa yang diwakilkan oleh pegawai
pengawal menurut peruntukan Seksyen 15A Akta Tatacara
Kewangan 1957 (Akta 61)

1.8.2 Anggaran nilai kontrak sewaan kurang RM500 ribu setahun.

ii. Keahlian adalah sepertimana berikut:

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor

Ahli Wakil Bahagian Kewangan, KPT
Wakil JPPH
Wakil PTj Pelaksana

Setiausaha Wakil Bendahari / Wakil PPH

Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)

Pegawai Kewangan

134

2.7.1 Bagi pertimbangan Jawatankuasa Rundingan Harga, dokumen
seperti di Para 1.6.5 dan surat kelulusan secara dasar daripada KPT
perlu disertakan semasa Mesyuarat Rundingan Harga dilaksanakan.

2.7.3 Bagi pertimbangan Lembaga Perolehan UMT, dokumen-dokumen
berikut perlu disertakan bersama semasa Lembaga Perolehan UMT
diadakan:

i. Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
ii. Laporan Rundingan Harga;
iii. Kelulusan secara prinsip daripada Bahagian Perolehan

Kerajaan, Kementerian Kewangan.
iv. Surat niat penyewaan daripada pihak UMT;
v. Surat tawaran penyewaan daripada pemilik bangunan

sewaan;
vi. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta;
vii. Sokongan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan (jika

perlu); dan
viii. Sokongan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia (jika

perlu).

1.8.7 Setelah mendapat kelulusan daripada Lembaga Perolehan UMT:
i. Mengeluarkan salinan surat setuju terima (SST); dan
ii. Menandatangani kontrak penyewaan yang telah disemak
oleh Penasihat Undang-undang UMT dalam tempoh masa 4
bulan selepas SST dikeluarkan.

1.8.8 Pemakluman keputusan Lembaga Perolehan beserta salinan Minit
Mesyuarat Lembaga Perolehan dan salinan Surat Setuju Terima

135

hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan melalui
KPT.

1.9 PEMBATALAN DAN PENAMATAN PENYEWAAN

1.9.1 UMT hendaklah memaklumkan secara bertulis dalam kadar segera kepada
Bahagian Kewangan, KPT sekiranya bercadang untuk membatalkan
cadangan penyewaan sebelum Surat Setuju Terima dikeluarkan. Notis
makluman pembatalan tersebut hendaklah dikemukakan bersama-sama
dengan justifikasi pembatalan yang kukuh dan perancangan UMT bagi
penyewaan tersebut.

1.9.2 Sebarang penamatan kontrak penyewaan yang sedang berlangsung oleh
UMT hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada Bahagian Kewangan,
KPT selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum surat penamatan dikeluarkan
beserta dengan dokumen-dokumen berikut:

i. Justifikasi penamatan kontrak penyewaan;
ii. Implikasi kewangan ke atas penamatan kontrak penyewaan;
iii. Perancangan bagi penyewaan tersebut; dan
iv. Laporan atau Ulasan Pegawai Undang-Undang UMT bagi penamatan

kontrak sewaan tersebut.

1.10 PERKARA-PERKARA LAIN

1.10.1 Menyediakan suatu rekod penyewaan bangunan bagi memudahkan urusan
pemantauan.

1.10.2 Memastikan semua bangunan sewaan mematuhi aspek-aspek keselamatan
yang ditetapkan oleh pihak-pihak berkuasa tempatan bagi tujuan
penginapan.

1.10 CARTA ALIRAN KERJA & SENARA SEMAKAN

136

1.10.1 Pihak UA perlulah mematuhi Garis Panduan Penyewaan Bangunan yang
ditetapkan. Carta Aliran Kerja dan Senarai Semakan disertakan sebagai
panduan seperti di Lampiran 1, Lampiran 2 dan Lampiran 3.

137

Lampiran 1

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG
PEJABAT OLEH UA

PERKARA TANDA U) CATATAN

PERANCANGAN PENYEWAAN

11. Penubuhan Jawatankuasa Teknikal

12. Pemilihan premis sewaan

xi. Keselamatan
xii. Kemudahan asas
xiii. Salinan pendaftaran hakmilik, surat

persetujuan pemegang gadaian sekiranya
berkenaan atau dokumen-dokumen
yang mengesahkan pemilikan harta
xiv. Pelan susun atur/ pelan lantai
xv. Gambar bangunan

13. Pemilik premis mengemukakan harga tawaran

penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang
berkaitan.

14. Penilaian daripada Jabatan Penilaian dan

Perkhidmatan Harta (JPPH)

15. UMT mendapatkan persetujuan penyewaan

daripada Lembaga Pengarah Universiti.

KELULUSAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

3. Kelulusan dasar daripada KSU melalui Bahagian

Kewangan KPT perlu diperolehi.

138

JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

17. Berpandukan kelulusan KPT, Jawatankuasa

Rundingan Harga berunding dengan pemilik
premis bagi dapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

18. Ahli jawatankuasa Mesyuarat Rundingan Harga

bersetuju dengan nilai sewaan yang dirunding.

19. Mengemukakan cadangan kadar sewa yang

dipersetujui oleh Jawatankuasa Rundingan Harga
kepada Lembaga Perolehan berkaitan (UA).

20. Dokumen-dokumen tersebut perlulah disertakan

xvii.Minit Mesyuarat Rundingan

Harga.

xviii. Laporan Rundingan

Harga.

xix. Kelulusan dasar KPT.

xx. Surat niat penyewaan

daripada pihak UA.

xxi. Surat tawaran penyewaan

daripada pemilik bangunan

sewaan.

xxii.Laporan Jabatan Penilaian

dan Perkhidmatan Harta.

xxiii. Sokongan Pejabat

Ketua Pegawai keselamatan

Kerajaan

xxiv. Sokongan Jabatan

Bomba dan Penyelamat

Malaysia.

21. UA mengemukakan surat makluman bersama-

sama dengan salinan Minit Mesyuarat
Jawatankuasa Lembaga Perolehan dan salinan
Surat Setuju Terima kepada KPT.

22. Draf kontrak disemak oleh Penasihat Undang-

undang UA

23. Kontrak penyewaan bangunan untuk ruang

pejabat ditandatangani.

24. Membuat semakan dan menguruskan

permohonan pembaharuan sewaan kepada KPT
6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

NOTA: Selepas Rundingan Harga dibuat, sekiranya terdapat kenaikan kadar sewaan
yang melebihi 10% daripada kadar sewaan sebelumnya, kelulusan Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan perlu diperolehi.

139

Lampiran 2
CARTA ALIRAN KERJA
PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG PEJABAT

Pihak UA menubuhkan Jawatankuasa Teknikal

Jawatankuasa Teknikal mengenalpasti lokasi dan premis yang
bersesuaian untuk disewa.
Jawatankuasa Teknikal meminta pemilik premis mengemukakan harga
tawaran penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan kepada
pihak UA.
Mendapatkan penilaian daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta (JPPH).

Pihak UA mendapatkan persetujuan penyewaan daripada Lembaga
Pengarah Universiti (sekiranya LPU tidak bersetuju, cadangan sewaan
ini hendaklah dihentikan).
Mendapatkan kelulusan dasar daripada Ketua Setiausaha KPT melalui
Bahagian Kewangan, KPT.

Berdasarkan kelulusan KPT, Jawatankuasa Rundingan harga berunding
dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

Mengemukakan cadangan kadar sewa yang dipersetujui oleh
Jawatankuasa Rundingan Harga kepada Lembaga Perolehan UA.

Selepas kadar sewa dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan UA, UA
perlu memaklumkan kepada KPT, keputusan Lembaga Perolehan UA.

Kontrak penyewaan premis disemak oleh Penasihat Undang-undang dan
ditandatangani oleh UA.

NOTA: UA membuat semakan dan menguruskan pelanjutan sewaan
melalui KPT dalam tempoh 6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

140

2. Perolehan Penyewaan Bangunan Bagi Tujuan Penginapan Siswa
Menggunakan Dana Dalaman

2.1 TUJUAN

2.1.1 Garis panduan ini adalah khusus bagi penyewaan yang dibuat
melalui rundingan terus dan menggunakan Dana Dalaman UMT.

2.2 TAKRIF

"Lembaga Perolehan" bermaksud Lembaga Perolehan UMT

"Penyewaan" bermaksud kebenaran menggunakan bangunan untuk
dijadikan sebagai kediaman siswa bagi tempoh masa tertentu berdasarkan
kepada bayaran yang dipersetujui.

"Penginapan siswa" bermaksud ruang dalam dan luar bangunan yang
dipersetujui untuk digunakan sebagai kolej kediaman siswa.

"Siswa" bermaksud seseorang pelajar berdaftar di UA, yang mengikuti
kursus pengajian, pengajaran, latihan atau penyelidikan pada peringkat
persediaan, prasiswazah, pasca siswazah yang memerlukan penginapan di
kolej kediaman pelajar.

" Tempoh sewaan minimum” bermaksud tempoh sewaan bangunan bagi
penginapan siswa adalah tidak kurang daripada tiga (3) tahun.

2.3 SYARAT-SYARAT PENYEWAAN

Dasar-dasar penyewaan yang ditetapkan seperti berikut:

2.3.1 Harga sewaan hendaklah merujuk kepada harga yang ditetapkan
oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH);

141

2.3.2 Aspek keselamatan bangunan hendaklah memenuhi segala
keperluan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)
dan lain-lain agensi berkaitan;

2.3.3 Meneliti kaedah sewaan yang terbaik untuk tujuan penginapan
berdasarkan kepada harga sewaan semasa yang menguntungkan
pihak UMT dan sewaan yang tidak melibatkan elemen-elemen lain
seperti pengubahsuaian, kelengkapan dan sebagainya;

2.3.4 Kadar sewa bangunan boleh bagi ruang kosong sahaja atau
termasuk perabot (secara pakej);

2.3.5 Tempoh penyewaan minimum adalah tiga (3) tahun atau tempoh
tertentu yang menguntungkan Universiti.

2.3.6 PTj hendaklah mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari
untuk kelulusan sekurang-kurangnya enam (6) bulan sebelum
tarikh tamat tempoh penyewaan sedia ada; dan

2.3.7 Memandangkan urusan penyewaan ini melibatkan kontrak, pihak
UMT hendaklah memastikan bahawa:

i. Syarikat yang hendak dilantik mestilah berdaftar dengan
Kementerian Kewangan;

ii. Kajian pasaran berkaitan sewaan bangunan dan tidak
tertumpu hanya kepada satu penyedia perkhidmatan sahaja
bagi memastikan UMT memperolehi harga terendah terbaik;

iii. Syarikat/ pemilik bangunan mematuhi obligasi kontrak serta
spesifikasi dan mutu perkhidmatan yang ditetapkan;

iv. Memastikan syarikat/ pemilik bangunan bebas daripada
tindakan undang-undang; dan

142

v. Memastikan syarikat yang dilantik mempunyai kuasa yang
sah oleh pemilik kediaman.

2.4 PERUNTUKAN KEWANGAN

2.4.1 Memandangkan penyewaan melibatkan kontrak, UA hendaklah
memastikan peruntukan kewangan telah diluluskan dalam
Anggaran Belanja Mengurus (ABM) tahun semasa dan mencukupi
untuk memenuhi obligasi kontrak berkenaan. - ayat penyewaan
dana dalaman

2.5 TATACARA PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN
Tatacara pelaksanaan penyewaan bangunan penginapan pelajar adalah
seperti berikut:

2.5.1 UMT hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Teknikal untuk
memilih premis di lokasi yang bersesuaian untuk disewa. Premis
tersebut hendaklah menepati kriteria-kriteria kemudahan dan
keselamatan am bagi sesebuah bangunan untuk disewa bagi
tujuan penginapan;

2.5.2 Berdasarkan premis yang telah dikenal pasti, UMT hendaklah
mendapatkan harga tawaran sewaan daripada pemilik premis atau
dokumen berkaitan yang diperlukan bagi tujuan penilaian harga
sewaan. Harga tawaran ini bukanlah suatu komitmen yang
mengikat UMT;

2.5.4 Pihak UMT hendaklah mengemukakan dokumen berkaitan seperti
laporan teknikal, harga tawaran daripada pemilik bangunan dan
laporan JPPH untuk mendapatkan persetujuan penyewaan
daripada Lembaga Pengarah Universiti (LPU). Sekiranya LPU tidak
bersetuju, maka cadangan sewaan ini hendaklah dihentikan;

143

2.5.5 Setelah mendapat kelulusan LPU, PTj perlu mengemukakan
permohonan bersama dokumen-dokumen berkaitan kepada
Pejabat Bendahari. Dokumen yang perlu disertakan bersama
dengan permohonan adalah seperti berikut :

i. Ringkasan Eksekutif;
ii. Kertas Kerja
iii. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal sekiranya ada;
iv. Surat Tawaran Daripada Pemilik Premis;
v. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta; dan
vi. Dokumen-dokumen lain yang diperlukan dari semasa ke

semasa.

2.6 TATACARA PEROLEHAN PENYEWAAN

2.6.1 Tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan bagi kelulusan
secara prinsip oleh LPU UMT untuk melaksanakan penyewaan
penginapan siswa secara rundingan terus

2.6.2 UMT menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga untuk
berunding dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar
sewaan yang menguntungkan UMT.

2.7 JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

i. Keahlian adalah sepertimana berikut:

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Timbalan Naib Canselor

Ahli Wakil JPPH
Wakil PTj pelaksana
Wakil Bendahari / Wakil Pejabat Pembangunan dan Harta

Setiausaha Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)

Pegawai Kewangan

144

2.7.3 Bagi pertimbangan Jawatankuasa Rundingan Harga, dokumen
seperti di Para 1.6.5 perlu disertakan semasa Mesyuarat Rundingan
Harga dilaksanakan.

2.7.5 Bagi pertimbangan Lembaga Perolehan UMT, dokumen-dokumen
berikut perlu disertakan bersama semasa Mesyuarat Lembaga
Perolehan UMT diadakan:

i. Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
ii. Laporan Rundingan Harga;
iii. Surat niat penyewaan daripada UMT;
iv. Surat tawaran penyewaan daripada pemilik bangunan

sewaan;
v. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta;
vi. Sokongan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan(jika

perlu); dan
vii. Sokongan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia (jika

perlu).

2.7.7 Setelah mendapat kelulusan daripada Lembaga Perolehan UMT,
hendaklah:
i. Mengeluarkan salinan surat setuju terima (SST); dan
ii. Menandatangani kontrak penyewaan yang telah disemak
oleh Penasihat Undang-undang UA dalam tempoh masa 4
bulan selepas SST dikeluarkan.

2.8 PEMBATALAN DAN PENAMATAN PENYEWAAN

2.8.1 Pihak PTj hendaklah memaklumkan secara bertulis dalam kadar segera
kepada Pejabat Bendahari, UMT sekiranya bercadang untuk
membatalkan cadangan penyewaan sebelum Surat Setuju Terima

145

dikeluarkan. Notis makluman pembatalan tersebut hendaklah
dikemukakan bersama-sama dengan justifikasi pembatalan yang kukuh
dan perancangan PTj bagi penyewaan tersebut.

2.8.2 Sebarang penamatan kontrak penyewaan yang sedang berlangsung,
hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada Pejabat UMT selewat-
lewatnya dua (2) minggu sebelum surat penamatan dikeluarkan beserta
dengan dokumen-dokumen berikut:

i. Justifikasi penamatan kontrak penyewaan;
ii. Implikasi kewangan ke atas penamatan kontrak penyewaan;
iii. Perancangan bagi penyewaan tersebut; dan
iv. Laporan atau Ulasan Pegawai Undang-Undang UMT bagi

penamatan kontrak sewaan tersebut.

2.9 PERKARA-PERKARA LAIN
2.9.1 Pejabat Bendahari menyediakan suatu rekod penyewaan bangunan bagi
semua jabatan dan pusat termasuk cawangan-cawangan lain bagi
memudahkan urusan pemantauan.

2.9.2 PTj memastikan semua bangunan sewaan mematuhi aspek-aspek
keselamatan yang ditetapkan oleh pihak-pihak berkuasa tempatan bagi
tujuan penginapan.

146

Lampiran 1

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK
PENGINAPAN SISWA

PERKARA TANDA CATATAN
PERANCANGAN PENYEWAAN

1. Penubuhan Jawatankuasa Teknikal
2. Pemilihan premis sewaan

i. Keselamatan
ii. Kemudahan asas
iii. Salinan pendaftaran hakmilik, surat

persetujuan pemegang gadaian sekiranya
berkenaan atau dokumen-dokumen yang
mengesahkan pemilikan harta
iv. Pelan susun atur/ pelan lantai
v. Gambar bangunan
3. Pemilik premis mengemukakan harga tawaran
penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan
4. Penilaian daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta (JPPH)
5. UA mendapatkan persetujuan penyewaan daripada
Lembaga Pengarah Universiti.

KELULUSAN KEMENTERIAN KEWANGAN

1. UA mengemukakan permohonan kelulusan kepada
Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan
melalui sistem e-GPA

2. Kelulusan daripada Bahagian Perolehan Kerajaan,
Kementerian Kewangan.

JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

1. Berpandukan kelulusan Kementerian Kewangan,
Jawatankuasa Rundingan Harga berunding dengan
pemilik premis bagi dapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

147

2. Ahli jawatankuasa Mesyuarat Rundingan Harga
bersetuju dengan nilai sewaan yang dirunding.

3. Mengemukakan cadangan kadar sewa yang
dipersetujui oleh Jawatankuasa Rundingan Harga
kepada Lembaga Perolehan berkaitan (UA).

4. Dokumen-dokumen tersebut perlulah disertakan:
i. Minit Mesyuarat Rundingan Harga
ii. Laporan Rundingan Harga.
iii. Kelulusan secara prinsip daripada Bahagian
Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan.
iv. Surat niat penyewaan daripada pihak UA.
v. Surat tawaran penyewaan daripada pemilik
bangunan sewaan.
vi. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta.
vii. Sokongan Pejabat Ketua Pegawai
keselamatan Kerajaan.
viii. Sokongan Jabatan Bomba dan Penyelamat
Malaysia

5. UA mengemukakan surat makluman bersama-sama
dengan salinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa
Lembaga Perolehan dan salinan Surat Setuju Terima
melalui KPT kepada kepada Kementerian Kewangan
mengenai keputusan Lembaga Perolehan UA.

6. Draf kontrak disemak oleh Penasihat Undang-undang
UA.

7. Kontrak penyewaan bangunan untuk penginapan
siswa ditandatangani.

8. Membuat semakan dan menguruskan permohonan
pembaharuan sewaan kepada Kementerian
Kewangan 6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

NOTA: Sekiranya harga rundingan melebihi nilaian JPPH, permohonan
kelulusan semula perlu dikemukakan kepada MOF UA perlu menyediakan
alternatif untuk sewaan ini – Peruntukan Kerajaan)

148

PE24 - TATACARA PEMBELIAN TANAH DARIPADA ORANG
PERSEORANGAN, SYARIKAT DAN PERBADANAN

1.0 PENGENALAN

1.1 Tatacara ini terpakai bagi Universiti yang membuat perolehan tanah daripada
orang perseorangan, syarikat dan perbadanan menggunakan:

i. peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui
geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan
sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan; atau

ii. peruntukan/pembiayaan dana dalaman Badan Berkanun Persekutuan.

1.2 Tatacara ini disediakan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan (PK 2.1)
Kaedah Perolehan Kerajaan di para 14.

2.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

2.1 Pegawai Pengawal KPT – Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pengajian
Tinggi (KPT)

2.2 PTP – Pesuruhjaya Tanah Persekutuan
2.3 JKPTG – Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian
2.4 JPPH – Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
2.5 JPHK – Jawatankuasa Pengawas Ke Atas Harta-harta Kerajaan, Jabatan

Perdana Menteri
2.6 LPU – Lembaga Pengarah Universiti
2.7 LP – Lembaga Perolehan
2.8 JKPE – Jawatankuasa Pelaburan dan Endowmen

149

3.0 JENIS PEROLEHAN
3.1 Pembelian tanah berbentuk:
i. Tanah kosong mengikut peraturan berkaitan yang ditetapkan oleh Ketua
Pengarah Tanah dan Galian; atau
ii. Tanah beserta dengan bangunan sama ada bangunan telah siap atau
sedang dalam pembinaan (termasuk pembelian di dalam sesuatu skim
strata)

4.0 SYARAT-SYARAT PEROLEHAN

4.1 Pembelian adalah tertakluk kepada peruntukan yang mencukupi dan
hendaklah dibuat melalui Pesuruhajaya Tanah Persekutuan (PTP) dan
dipindah milik serta didaftarkan di atas nama PESURUHJAYA TANAH
PERSEKUTUAN.

4.2 Pembelian tanah milik orang perseorangan, syarikat dan perbadanan
dibenarkan sekiranya pemilik berkenaan telah mempunyai hak milik bagi
tempoh sekurang-kurangnya lima (5) tahun serta bebas daripada sebarang
bebanan dan syarat kegunaan yang akan menghalang daripada sebarang
pembangunan yang dicadangkan. Pembelian tanah di bawah pada 3.1(i)
beserta cadangan membina infrastruktur atau cadangan membina bangunan
oleh pemilik tanah tidak dibenarkan.

4.3 PEROLEHAN MENGGUNAKAN DANA KERAJAAN PERSEKUTUAN –
Carta Alir Lampiran ….

(a) Pegawai Pengawal KPT diberi kuasa meluluskan pembelian sesuatu
tanah secara terus melalui rundingan pemilik yang berdaftar/pemaju
tanpa perlu merujuk kepada Kementerian Kewangan. Pegawai
Pengawal KPT hendaklah memastikan setiap permohonan
dikemukakan bersekali dengan perakuan daripada Jabatan Ketua
Pengarah Tanah dan Galian (JKPTG) dan penilaian daripada Jabatan
Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH). Format senarai semak
Jawatankuasa Pengawas Ke Atas Harta-harta Kerajaan (JPHK) adalah
seperti di Lampiran A.

150